JAARVERSLAG 2014 Cliëntenraad Reinier de Graaf Inleiding Met dit jaarverslag beschrijft de Cliëntenraad (CR) van het Reinier de Graaf Ziekenhuis de activiteiten in 2014. De missie van de CR is een bijdrage leveren aan de bevordering van de kwaliteit, veiligheid en beleving van de zorg. Doordat de Cliëntenraad serieus genomen wordt door de directie en ook door de plaats die de CR zich heeft toegeëigend in de organisatie, komt er steeds meer werk op haar pad. Met veel plezier hebben wij als CR de cliënten van Reinier de Graaf vertegenwoordigd. Wij hebben de directie en belanghebbende gremia binnen het huis in raad en daad willen bijstaan bij hun beleidsmatige en bestuurlijke beslissingen. Samenstelling De Cliëntenraad is een onafhankelijk orgaan en bestaat in principe uit zes leden. De CR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Gedurende 2014 heeft een lid afscheid genomen. Er is een sollicitatieprocedure gestart waarop een lid de Cliëntenraad is komen versterken. Daarnaast heeft de CR ook een nieuwe ambtelijke ondersteuning gekregen. Leyla In, voorzitter Hans Witjens, secretaris John Aarssen, vicevoorzitter Harm Teunissen Ceciel Turkenburg Ellis Remmerswaal (tot zomer 2014) Willy Tiekstra (vanaf zomer 2014) Jacqueline Landman, ambtelijk secretaris (tot zomer 2014) Tine Abbinga, ambtelijk secretaris (vanaf zomer 2014) Werkwijze Op basis van de speerpunten van de CR, vanuit het meerjarig werkplan van de CR, en de kwaliteiten van de leden is er een onderverdeling gemaakt in portefeuilles:
Kwaliteit / veiligheid / zorg
Communicatie / interne en externe contacten / diverse patiënten groepen
Financiën / fusie
Facilitaire zaken / gastvrijheid
Algemene en interne zaken
Bouw / nieuwbouw
Als Cliëntenraad werken wij samen met de medewerkers van het Reinier. In het verslagjaar heeft de Cliëntenraad 10 keer vergaderd. Tijdens vrijwel elke vergadering worden actuele onderwerpen met de directeur, Jaap van den Heuvel, besproken. De vergaderingen van de Cliëntenraad zijn gewoonlijk Jaarverslag Cliëntenraad Reinier 2014
1
op woensdagochtend. Tevens worden extra overleggen gehouden ter verdieping en toelichting op actuele onderwerpen met medewerkers uit de organisatie. Met het bestuur van de Medische Staf wordt eenmaal per jaar vergaderd. Er is in het verslagjaar kennis gemaakt met de nieuwe voorzitter van het College van Bestuur van de Reinier Haga Groep. In dit overleg is gesproken over de positie van de patiënt, de mogelijke gevolgen van de nieuwbouw voor de patiënt en de mogelijke keuze van de oudere patiënt als speerpunt van ons jaarplan. Een lid van de Cliëntenraad is vaste deelnemer van de Klankbordgroep Nieuwbouw. Ook is er regelmatig overleg met (de managers van) de afdelingen Communicatie, Kwaliteit & Veiligheid, Klachtenopvang, FB&B, het dagelijks bestuur van Bestuur Medische Staf en Ondernemingsraad. In het najaar 2014 heeft een gesprek met de Raad van Toezicht van het Reinier-Haga plaatsgevonden. Tijdens dit gesprek lag de nadruk op wederzijdse kennismaking en het geven van toelichtingen over de werkwijze van de raden. De CR heeft haar eigen functioneren geëvalueerd eind 2014. Basis voor de evaluatie was de startnotitie CR 2013 en het meerjarig werkplan van de CR 2013 -2015. De evaluatie laat zien dat de werkwijze van de CR zoals ingevoerd in 2013, positieve resultaten heeft opgebracht. De taakverdeling van enkele leden is enigszins bijgesteld. Op verzoek van de CR heeft ook de directie zich zeer positief uitgesproken over het functioneren van de CR.
Adviezen In de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) is bepaald dat de Cliëntenraad adviesrecht heeft over tal van onderwerpen die de zorg van de patiënt direct raken. Op basis hiervan zijn 13 adviezen uitgebracht aan de directie van het Reinier in 2014. Het uitbrengen van adviezen aan de directie dient om de kwaliteit van de zorg en de dienstverlening aan cliënten te verbeteren. In deze adviezen stelt de CR meestal verbeterpunten aan de orde die vanuit cliëntperspectief optimalisering van eerder genoemde dienstverlening beogen. De Cliëntenraad adviseerde positief over de hieronder genoemde notities, waarbij in de meeste gevallen specifieke aandachtspunten zijn benoemd, kritische vragen zijn gesteld en suggesties zijn gedaan. Onderwerp advies Begroting 2014 Integratie radiotherapie Startnotitie laborganisatie Voordracht lid klachtcommissie Besturingsnotitie Rh-groep en co-bestuurder Overname MDCA Geweld en agressie Beddenhuis Automatisering poliklinisch proces nieuwbouw Jaarverslag Cliëntenraad Reinier 2014
2
Reorganisatie afdeling MI Organisatiestructuur nieuwbouw Acute opnameafdeling Positie medische specialisten Kwaliteit / veiligheid / zorg De kwaliteit van de zorg vormt vanzelfsprekend een van de belangrijkste aandachtspunten voor de Cliëntenraad. Dit komt niet alleen tot uiting in de advisering naar aanleiding van de aan de CR voorgelegde voorstellen. Leden van deCR gaan ook direct in gesprek met medewerkers en waar mogelijk patiënten over kwaliteit en kwaliteitsverbetering. Activiteiten in dit kader waren:
Het reguliere overleg met de Manager Kwaliteit & Veiligheid: dit gesprek vindt eens per kwartaal plaats. Zaken die daarbij aan de orde komen zijn onder andere de VIM (Veilig Incidenten Melden) en MIP-rapportages (Meldingen Incidenten Patiëntenzorg) en de ontwikkelingen binnen en de praktijk van het kwaliteitszorgsysteem in het algemeen. De CR waardeert daarbij met name de prettige en open sfeer waarin deze informatieve gesprekken plaatsvinden.
Een eerste, oriënterend kennismakingsgesprek met de Klachtenfunctionaris.
Een gesprek met de initiatiefnemers van de Moederraad. Daarbij is vastgesteld dat hier niet direct een rol voor de CR is weggelegd.
Het bijwonen van een presentatie over het nieuwe Oncologisch Centrum Reinier Haga, waarbij met name het enthousiasme van de initiatiefnemers indruk maakte.
Het bijwonen van enkele Spiegelgesprekken. Tijdens deze gesprekken worden patiënten bevraagd op hun ervaringen tijdens hun behandeling om zo tot verbeterpunten voor de betreffende afdeling te komen. Leden van de CR waren aanwezig bij gesprekken vanuit de afdelingen Oogheelkunde en Radiotherapie.
Een presentatie van het Hoofd van de Transferverpleegkundigen, waarbij op overtuigende wijze uitleg werd gegeven over de praktijk van de Transferverpleegkundige.
Deelname aan een intensieve LEAN Lego workshop om beter zicht te krijgen hoe LEAN, dat gericht is op het efficiënter maken van bedrijfsprocessen, in de praktijk werkt.
Binnen de Cliëntenraad wordt daarnaast ook tijd ingeruimd op elke CR vergadering voor het uitwisselen van de eigen ervaringen van de leden met de zorg die door het Reinier de Graaf wordt geboden. Communicatie / interne en externe contacten / diverse patiënten groepen Het contact onderhouden met de achterban is essentieel voor de Cliëntenraad. In de praktijk blijkt het echter lastig voor de CR om grotere aantallen cliënten te bereiken. Om op de hoogte te blijven van de vragen en wensen van onze achterban heeft de CR verschillende middelen ingezet.
Patiëntenverenigingen zijn uitgenodigd om contact met CR op te nemen. Als gevolg hiervan heeft in 2015 een gesprek met NVV plaatsgevonden.
De klachten en de klachtafhandeling van patiënten van Reinier zijn gevolgd en geanalyseerd.
Een lid van CR heeft deelgenomen aan 2 spiegelgesprekken.
Jaarverslag Cliëntenraad Reinier 2014
3
Er was structureel contact met sleutelfiguren van ons ziekenhuis.
Er is een open uitnodiging op website geplaatst om contact met de CR op te nemen.
Om te worden gezien heeft de cliëntenraad deelgenomen aan de Dag van de Bouw, de Open Dag van het ziekenhuis (met circa 5000 bezoekers) en schrijft een lid van de CR regelmatig een blog. Fusie In het verslagjaar is de noodzaak tot het instellen van een Cliëntenraad op concernniveau op de agenda gezet. In nauw overleg met de collega's van het Haga ziekenhuis zijn voorbereidingen getroffen om in 2015 tot de oprichting van een overkoepelende Cliëntenraad te komen. Financiën De Cliëntenraad volgt de Planning & Controlcyclus van het Reinier. De ter beschikking gestelde documenten worden op voor de patiënten relevante onderdelen besproken met medewerkers van het Reinier. Facilitaire Zaken & Gastvrijheid Met de directie van het Reinier zijn afspraken gemaakt, dat buiten veiligheid, kwaliteit en doelmatigheid de invalshoek gastvrijheid bij de adviesaanvragen wordt gehanteerd. Er vindt structureel overleg met de manager Facilitair Bedrijf plaats. Besproken onderwerpen waren parkeerbeleid, vrijwilligersbeleid, telefonische bereikbaarheid, interpretatie van resultaten, voedingsverstrekking en tevredenheidsonderzoeken. Een lid van de Cliëntenraad heeft in de klankbordgroep van de gastvrijheidsambassadeurs actief meegedacht en meegepraat over de visie op gastvrijheid van Reinier. Het leverde een beleidsvoorstel op dat nu als beleid is vastgesteld door de directie. Aandacht voor de patiënt neemt daar een prominente plaats in. Bouw / nieuwbouw In de periode tot de ingebruikname van het nieuwe ziekenhuis op naar verwachting 1 september 2015 vinden regelmatig bijeenkomsten plaats waarin over de voortgang van het project wordt gesproken. Zo participeert de cliëntenraad in de klankbordgroep, waardoor een bijdrage wordt geleverd aan het verbeteren van de omstandigheden waarin de patiënten in de te realiseren nieuwbouw komen te verkeren. In het overleg met de directeur wordt regelmatig de voortgang van het project besproken. De leden van de Cliëntenraad hebben deelgenomen aan de rondleiding door de nieuwbouw in het najaar 2014 .
Jaarverslag Cliëntenraad Reinier 2014
4
Tot slot De Cliëntenraad spreekt het vertrouwen uit in het personeel en de leiding van het ziekenhuis. En hoewel er altijd zaken voor verbetering vatbaar zijn, is de Cliëntenraad tevreden met de mogelijkheden die de raad worden geboden. We danken dan ook een ieder die op welke wijze dan ook heeft bijgedragen aan de cliëntenparticipatie.
Jaarverslag Cliëntenraad Reinier 2014
5
