1
Bijlage 6 Checklist voor interviews en workshops
Hoe komen we aan de nodige informatie over de vast te leggen processen en procedures? In deze bijlage beschrijven we waar informatie aanwezig is en hoe die te gebruiken is. Deze informatie is soms vastgelegd en soms in de hoofden van de medewerkers opgeslagen. We behandelen derhalve brongegevens en plekken waar we die kunnen vinden, interviewtechnieken en workshoptechnieken.
Brongegevens
Onder brongegevens verstaan we vastleggingen van de (administratieve) organisatie en informatiesystemen welke voor een andere dan de projectdoelstelling zijn vastgelegd. Tabel 6.1
Plaats
Voorbeelden documentatie
Toelichting
ICT-afdeling
Functionele specificaties Gegevens modellen Testscripts Autorisatietabellen Locatiesoorten
Bij het bouwen van informatiesystemen worden gewoonlijk veel zakenvastgelegd. Bij de beschrijving van de functie van een informatiesysteem worden de activiteiten beschreven welke door het systeem worden ondersteund. Tevens liggen autorisaties, functies en gebruikersrollen in systemen vast. In functionele testscripts worden procesgangen beschreven welke door het systeem worden ondersteund.
Afdeling Personeelszaken
Organigram Functieprofielen Taakbeschrijvingen Beloningssysteem
De afdeling Personeelszaken stelt functieprofielen op aan de hand vanonder andere de taken van mede werkers. Deze functieprofielen bevatten daarnaast veel informatie over verantwoordelijkheden en bevoegdheden per functie. Uiteraard heeft de afdeling Personeelszaken delaatste versie van het organigram.
2
Bijlage 6 Checklist voor interviews en workshops
Plaats
Voorbeelden documentatie
Kwaliteitsbureau Procesbeschrijvingen Beheersmaatregelen Normen en indicatoren Review rapportages
Toelichting Het kwaliteitsbureau bezit vele soorten vastleggingen. Afhankelijk van de typologie van de onderneming en kwaliteitssysteem worden verschillende eisen gesteld aan de vastleggingen. Tevens vinden we hier procesnormen en prestatie-indicatoren.
Afdeling Operational Audit
Audit rapportages Naast de procesnormen en prestatieNormen en indicatoren indicatoren voor de operationele processen vinden we bij operational audit rapportages over de laatste gang van zaken.
Afdeling Risico Management
Procesrisico’s en normen Interne controle maatregelen
De afdeling Risicomanagement is gericht op het identificeren en beheersen van bedrijfsrisico’s. Niet alle risico’s zijn van belang voor een AOproject. Echter vele interne controle maatregelen zijn hier te vinden.
Interne Accountants Dienst
Handboek AO/IC Reviews en audits
De interne accountantsdienst en audit committee hebben veelal de beschikking over AO-vastleggingen ten behoeve van hun controles.
Lijnmanagement
Handboek AO/IC Bedrijfsmodellen
Het lijnmanagement blijft altijd verantwoordelijk voor de inrichting van de administratieve organisatie. Niet altijd is deze AO vastgelegd. Het loont echter de moeite het lijnmanagement te bevragen.
Project medewerker
Eigen waarneming
Rondlopen en met eigen ogen waarnemen hoe activiteiten plaatshebben is een grote bron van informatie voor de projectmedewerker.
Aandachtspunten voor het houden van een interview
Wanneer de brongegevens zijn verzameld blijkt vaak dat deze niet geheel op elkaar aansluiten, onvolledig zijn en het overzicht niet direct vinden. We gebruiken interviews om met name de huidige situatie beter te begrijpen. Voor het vastleggen van de huidige situatie zijn interviews gewoonlijk afdoende. Wanneer er naast het vastleggen van de AO tevens een verbeterdoelstelling in het project is verwerkt, kan niet worden volstaan met alleen brongegevens aangevuld met interviews. Er dienen dan tevens workshops te worden gepland. In tabel 6.2 wordt een aantal aandachtspunten beschreven voor het houden van interviews.
Checklist interviews
Tabel 6.2
3
Voorbereiden van het interview
Aandachtspunt
Toelichting
Is het doel van het interview Het doel is informatievergaring over de huidige duidelijk voor de geïnterviewde? situatie ten behoeve van de vastlegging van de AO. Is de introductie goed verzorgd? Bij voorkeur wordt de interviewer vooraf door de chef of lijnmanager geïntroduceerd. De legitimatie is relevant voor de openheid van de geïnterviewde en doelstelling van het gesprek.
Welke informatie kan vooraf worden bestudeerd?
Het vooraf sturen van documentatie leidt tot een efficiënt gesprek en beter inzicht bij interviewer en geïnterviewde. Informatie kan worden gestuurd van de geïnterviewde naar de interviewer of juist andersom.
Hoe gedetailleerd moet de informatie zijn die uit het interview komt?
De interviewer zal vooraf vaststellen over welke informatie en welk detailniveau hij wil beschikken na afloop van het interview. Hierbij stelt hij vast op welke wijze aanvullende informatie te verkrijgen is.
Wie wordt geïnterviewd?
De interviewer stelt zich vooraf op de hoogte van de organisatorische positie van de geïnterviewde. Tevens is het beschouwingsgebied en aard van de werkzaamheden van de geïnterviewde relevant.
Welke plaats is het meest geschikt?
Alhoewel het vaak praktisch is het gesprek op het kantoor van de geïnterviewde te laten plaatsvinden, geloven wij dat een neutrale plek een meer open en gelijkwaardig gesprek oplevert.
Hoe lang duurt het gesprek?
Een interview duurt in de regel niet langer dan twee uur. Getracht dient te worden de interviews zo kort als mogelijk te houden en indien nodig vervolgafspraken te maken.
Welk tijdstip is geschikt?
Een tijdstip is geschikt wanneer er minimale storingen zijn in het gesprek en beiden het gesprek voldoende hebben kunnen voorbereiden.
Hoeveel interviewers?
De regel die we kunnen hanteren is dat er zoveel interviewers zijn als geïnterviewden. Gewoonlijk worden de gesprekken een op een gevoerd. Het interviewen van meerdere medewerkers tegelijkertijd moet vermeden worden.
4
Bijlage 6 Checklist voor interviews en workshops
Tabel 6.3
Afnemen van het interview
Aandachtspunt
Toelichting
Heeft de interviewer zich voorgesteld?
De interviewer begint het gesprek door zichzelf kort voor te stellen en de projectdoelstellingen uiteen te zetten.
Is het doel van het gesprek bekend? De interviewer licht het doel van het AOproject kort toe en geeft onder meer aan in welke fase het project zich bevindt. Is het gesprek vertrouwelijk?
In gesprekken waar vertrouwelijke informatie aan de orde kan komen is het wenselijk om vooraf de vertrouwelijkheid van het gesprek te benadrukken. Indien een verslag wordt gemaakt kan dit ter goedkeuring worden voorgelegd aan de geïnterviewde.
Hoe lang duurt het gesprek?
Een interview duurt in de regel niet langer dan twee uur. Herhaal aan het begin van het gesprek hoe lang het gesprek zal duren.
Worden alle documenten verstrekt?
De interviewer geeft in het gesprek aan over welke documenten hij zou willen beschikken. Hiertoe zal hij een lijst bijhouden van opgevraagde en gebruikte documenten.
Is de interviewer neutraal?
De interviewer verzamelt informatie. Hiertoe is het niet relevant wat het oordeel of de mening is van de interviewer. Er worden geen adviezen gegeven.
Komt de geïnterviewde tot zijn recht?
De interviewer stelt zich neutraal op en geeft ruimte aan de geïnterviewde. Indien belemmeringen bestaan om open te spreken, dan worden deze opgetekend en met de projectleiding besproken.
Geeft de interviewer een juiste samenvatting?
De interviewer vat tijden het gesprek en aan het eind van het gesprek de hoofdlijn samen om na te gaan of de essentie van het gesprek is begrepen.
Is de informatievolledig?
Aan het eind van het gesprek wordt het doel van het gesprek herhaald. Gevraagd wordt of er nog aanvullende zaken relevant zijn voor het doel van het project.
Checklist interviews
Tabel 6.4
5
Na afloop van het interview
Aandachtspunt
Toelichting
Worden alle afspraken nagekomen?
De interviewer houdt zich aan de gemaakte afspraken in het gesprek. Met name wordt nagegaan of de gevraagde documenten worden aangeleverd en er wordt een verslag gemaakt. Indien gewenst wordt dit verslag ter goedkeuring aangeboden.
Is het interview volledig en diepgaand genoeg geweest?
Bij de analyse van de verzamelde informatie wordt vastgesteld of het gesprek aan de doelstellingen heeft voldaan. Eventueel benodigde extra informatie wordt verzameld door een vervolggesprek of aanvullende documentatie.
Kan de verkregen informatie worden gecontroleerd?
Bij de analyse van de verzamelde informatie wordt deze vergeleken met de uitkomsten van andere interviews en documentatie. Eventuele verschillen worden uitgezocht.
Wordt de geïnterviewde op de hoogte gehouden?
De geïnterviewde wordt opgenomen in de reguliere communicatie rond het project.
Aandachtspunten voor het houden van een workshop
Voor het ontwerpen van een nieuwe situatie zijn interviews onvoldoende. Wanneer er naast het beschrijven van de huidige situatie tevens organisatieoptimalisatie plaats moet vinden, kan niet worden volstaan met alleen brongegevens aangevuld met interviews. Er dienen dan workshops te worden gepland. Een workshop ofwel werkbijeenkomst is een bijeenkomst van meerdere personen met als doel samen te werken aan een toekomstig ontwerp. Onderstaand wordt een aantal aandachtspunten beschreven voor het houden van workshops.
6
Bijlage 6 Checklist voor interviews en workshops
Tabel 6.5
Voorbereiden van een workshop
Aandachtspunt
Toelichting
Is het doel van de workshop duidelijk voor de deelnemers?
Het doel is los te komen van de huidige situatie ten behoeve van de vastlegging van de toekomstige AO.
Is er een begeleider?
Het resultaat van een workshop wordt positief beïnvloed door het inzetten van een professionele begeleider.
Wie nemen deel aan de workshop? De deelnemers bestaan gewoonlijk uit medewerkers die de processen uitvoeren, staforganen, procesdeskundigen en even tueel systeemdeskundigen. Aan te bevelen is verschillende functies en disciplines samen te voegen. Hoeveel deelnemers kunnen maximaal meedoen?
Een workshop kent maximaal 25 deelnemers. Een aantal van 12 tot 18 deelnemers is in de regel afdoende.
Is de introductie goed verzorgd?
Bij voorkeur worden de deelnemers vooraf door de chef of lijnmanager geïnformeerd. De legitimatie is relevant voor de openheid van de deelnemers.
Welke informatie kan vooraf worden bestudeerd?
Het vooraf sturen van documentatie leidt tot een efficiënte workshop. De documentatie dient gericht te zijn op de toekomstige situatie. Een overzicht van knelpunten in de huidige situatie is een goed voorbeeld van informatie die vooraf kan worden gedeeld.
Hoe gedetailleerd moet de informatie zijn die uit de workshop komt?
Afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt is een workshop op hoofdlijnen en in een latere fase meer in detail. Gewoonlijk zullen een serie van workshops worden gepland.
Welke plaats is het meest geschikt?
Workshops worden gehouden in een afgezonderde plaats binnen de organisatie of zelfs buiten de organisatie. Relevant is dat de deelnemers een open geest hebben.
Hoe lang duurt een workshop?
Een workshop duurt minimaal een dagdeel en kan soms twee of drie dagen duren. Indien nodig kunnen vervolgafspraken worden gemaakt.
Welk tijdstip is geschikt?
Een tijdstip is geschikt wanneer er minimale storingen zijn en alle deelnemers de workshop voldoende hebben kunnen voorbereiden.
Checklist interviews
Tabel 6.6
Tabel 6.7
7
Uitvoeren van een workshop
Aandachtspunt
Toelichting
Is het doel van de workshop bekend?
De begeleider licht het doel van het AOproject kort toe en geeft onder meer aan in welke fase het project zich bevindt.
Is de begeleider neutraal?
De begeleider houdt zich bezig met de workshop en niet met de inhoud. Hiertoe is het niet relevant wat het oordeel of de mening is van de begeleider. Er worden geen adviezen gegeven.
Komen alle deelnemers tot hun recht?
De begeleider stelt zich neutraal op en geeft ruimte aan de deelnemers. Indien belemmeringen bestaan om open te spreken, dan worden deze opgetekend en met de projectleiding besproken.
Komen de deelnemers voldoende los van de huidige situatie?
Aandacht dient te worden gegeven aan het loskomen van de deelnemers van de huidige situatie. Het is niet eenvoudig creatief te zijn over zaken van alledag. Een externe impuls door bijvoorbeeld een spreker in te huren is aan te bevelen.
Is de informatie volledig?
Aan het eind van de workshop wordt het doel van de workshop herhaald. Gevraagd wordt of er nog aanvullende zaken relevant zijn voor het doel van het project.
Na afloop van de workshop
Aandachtspunt
Toelichting
Worden alle afspraken nagekomen?
De begeleider houdt zich aan de gemaakte afspraken in de workshop.
Is het interview volledig en diepgaand genoeg geweest?
Bij de analyse van de verzamelde informatie wordt vastgesteld of de workshop aan de doelstellingen heeft voldaan. Eventueel benodigde extra informatie wordt verzameld door een vervolgworkshop of aanvullende documentatie.
Kan de verkregen informatie worden gecontroleerd?
Bij de analyse van de verzamelde informatie wordt deze vergeleken met de uitkomsten van interviews en documentatie. Eventuele verschillen worden uitgezocht.
Worden de deelnemers op de hoogte gehouden?
De deelnemers worden opgenomen in de reguliere communicatie rond het project.
