Chapter 6 CORPORATE UNIVERSITY BEST PRACTICE
Perusahaan-perusahaan mulai menyadari bahwa aset terpenting mereka adalah SDM yang mereka miliki, dengan pengetahuan yang dimiliki oleh para pegawai. Tidaklah cukup mengatakan bahwa “SDM adalah aset terpenting”, melainkan “orang yang tepat pada tempat yang tepat dengan keahlian yang tepat”, jika diinginkan perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Corporate universities telah mengaitkan pembelajaran dengan strategi perusahaan, dan hasilnya corporate university menjadi bagian penting perusahaan. Pada beberapa organisasi, bahkan program pembelajaran di perusahaan telah mulai menjadi pendorong dalam bisnis.
Pertumbuhan Corporate university
Di tahun 1998 telah diadakan penelitian oleh ASTD yang menemukan bahwa walaupun anggaran operasional rata-rata untuk corporate university tumbuh menjadi $12,4 juta pada pertengahan 1990an, 60% dari mereka melaporkan bahwa anggaran yang mereka miliki masih $5 juta kebawah. Tentu saja perusahaan raksasa seperti Motorola, GE, dan Arthur Andersen menyebabkan kenaikan angka rata-rata. Mungkin, secara signifikan, oraganisasi yang memiliki corporate university dilaporkan menghabiskan 2,5% dari payroll untuk pendidikan. Angka ini hampir dua kali dari rata-rata nasional. Penelitian terhadap perusahaanperusahaan dengan corporate university yang maju (Motorola, GE, Arthur Andersen, dan Apple Computer) menemukan bahwa mereka memiliki orientasi strategis yang hampir sama, yaitu fokus pada pertumbuhan yang agresif dan inovasi terus menerus.
Salah satu penulis menyatakan bahwa corporate university adalah sebagai “sebuah fungsi atau departemen yang secara strategis berorientasi pada integrasi pengembangan manusia sebagai individual dengan kinerja mereka sebagai tim, dan pada akhirnya, sebagai keseluruhan organisasi yang terkait dengan supplier, 1
dengan menyelenggarakan penelitian berskala luas, dengan memfasilitasi penyampaian materi, dan dengan memimpin usaha untuk membangun tim leadership yang superior.”
Alasan Untuk Apa Corporate University Ada Corporate university adalah perangkat yang kuat untuk penciptaan dan pengelolaan modal pengetahuan dalam organisasi. Ketika ditanya alasan perlunya corporate university, 77% responden survey APQC-ASTD menyatakan bahwa pengelolaan pengetahuan (knowledge management) adalah sebagai pendorong. Mereka menyampaikan bahwa penciptaan dan pengelolaan pengetahuan telah mendorong
pengembangan
corporate
university,
dan
corporate
university
bertanggung jawab cukup besar terhadap pengelolaan pengetahuan dalam organisasi. Corporate university adalah perangkat yang paling efektif dan logis untuk pembentukan budaya perusahaan. Akuntan dan konsultan di Anderson pergi ke St. Charles untuk mempelajari budaya organisasi dan mempelajari hal-hal baru untuk mempersiapkan karir mereka selanjutnya. Crotonville milik GE digunakan oleh para “A players” yaitu manajer-manajer kunci yang mempunyai potensi dan performansi tinggi dan mendapat keuntungan dari proses pembelajaran di sana. Saturn menggunakan
corporate
university
milik
mereka
untuk
mengembangkan
kepemimpinan di semua level, dan para pegawai baru mempelajari keahlian dan nilai-nilai perusahaan di “Saturn ground zero” selama seminggu penuh.
Pendekatan-Pendekatan Untuk Corporate University Pada beberapa perusahaan, formula in-name-only bekerja dengan baik. Sebuah departemen training hanya perlu mengajari pegawainya tentang peralatan baru, meningkatkan keahlian presentasi, dan pelajaran-pelajaran menarik lainnya. Hal-hal seperti peningkatan keuntungan perusahaan, strategi, inovasi, dan keunggulan kompetitif tidak mendapat porsi di sana. Model yang lebih baik adalah program edukasi initiative-driven. Pada jenis ini corporate university memfasilitasi penyampaian inisiatif perusahaan dalam skala besar, rencana bisnis, atau proyek. Motorola University menjadi contoh yang baik dalam fungsi ini.
2
Corporate university yang bersifat change-management berkonsentrasi sebagai fasilitator perubahan besar dan transformasi pada perusahaan. Maka, corporate university seperti ini harus mempersiapkan diri untuk menata ulang dirinya ketika perubahan yang diinginkan telah tercapai. Sebagai contoh, National Semiconductor
University
mendorong
program
change-leadership
dalam
perusahaan di pertengahan 1990an dan akhirnya berubah menjadi penyelenggara program pengembangan keahlian. Corporate university yang bersifat leadership-development berfokus pada pengembangan manager dan leader. Contoh yang baik adalah GE Management Development Institute di Crotonville, New York. Mereka mempunyai program seperti Work-Out dan Change Acceleration Process (CAP), dan mereka membuktikan bahwa corporate university yang sukses haruslah (1) didukung oleh CEO, dan (2) mempunyai fokus tunggal dan jelas. Corporate university yang bersifat business-development dimaksudkan untuk membantu mengembangkan oportuniti dan mendalami kemungkinankemungkinan. Jika suatu organisasi sedang mengembangkan kantor baru, corporate university dapat membantu mencarikan pegawai dan memberikan orientasi. Corporate university yang bersifat customer/supplier relationship manager mirip dengan busness-develeopment corporate university. Mereka berfokus ada mendidik dan mengelola karyawan, pimpinan, dan para supplier tentang hubungan pelanggan dan supplier yang baik. Contoh praktisnya adalah Ford dan Motorola. Corporate university berdasarkan competency-based career development
mempunyai
fokus
peningkatan
skill
individu
dan
proses
pengembangan karir
Benchmark Manajemen dan Pengembangan Eksekutif di Corporate University Sejak 1997, APQC telah menyelenggarakan “studi best-practice” untuk menggali
bermacam-macam
aspek
dalam
tantangan
organisasional
pengembangan manajemen dan eksekutif. Maksud dari studi ini adalah untuk mengetahui inovasi-inovasi, best-practice, dan tren dalam area inisiatif corporate learning dan mendokumentasikan proses yang dilakukan. Tujuannya adalah agar para peserta dapat menjalankan proses training mereka secara lebih efisien dan mengidentifikasi gap performansi. 3
Dua puluh sembilan perusahaan berpartisipasi dalam studi APQC. Mereka ikut serta dalam perencanaan, mengisi survey, dan diwawancarai. Dari dua puluh sembilan organisasi, lima di antaranya dianggap memiliki corporate university yang kuat dan inovatif, yaitu: Arthur Anderson, Dana, Digital Equipment, Eddie Bauer, dan Saturn. Dalam mengevaluasi desain dari proses pembelajaran di tiap corporate university, tim proyek meguji kriteria sebagai berikut: (1) kesesuaian kurikulum dengan kebutuhan bisnis, (2) aplikasi untuk peserta internasional, dan (3) definisi yang jelas untuk: boundaries, degrees, dan credits.
Pengukuran terhadap penyampaian produk corporate university termasuk: (1) apakah mereka menggunakan metoda tradisional atau non-tradisional, (2) menggunakan teknologi untuk menyampaikan materi kepada peserta, dan (3) bermitra dengan provider sumber daya lokal.
Beberapa hasil utama dari penelitian adalah: 1.
Corporate university mempengaruhi perusahaan. Corporate university yang baik akan mengikuti misi, nilai-nilai, dan budaya organisasi. Mereka secara konsisten melibatkan unit bisnis dalam segala aspek proses pembelajaran. Komponen kritikal dari keterlibatan ini harus datang dari atas, maka diperlukan komitmen yang kuat dari manajemen untuk pengembangannya.
2.
Struktur organisasi corporate university. Corporate university harus sesuai dengan struktur organisasi perusahaan, dan dapat berjalan dengan optimal. Dalam hal ini, strategi bisnis organisasi tidak hanya menjadi pendorong dari struktur corporate university, tetapi menjadi alasan mengapa corporate university ada. Di lain pihak, corporate university yang terkemuka dibebaskan dari domain SDM yang kaku, dan diberikan keleluasaan dan tanggung jawab untuk menjalankan fungsinya secara produktif.
3.
Proses pembelajaran corporate university. Corporate university yang baik tidak mengikuti kaidah umum begitu saja ketika mereka mendesain sistem dan pendekatan. Biasanya mereka menentukan lebih dulu tujuan pelatihan dan persyaratan yang diperlukan hanya setelah mereka mengidentifikasi dan berfokus pada hasil yang diinginkan. Singkatnya, mereka membuat teknik pengajaran yang sesuai dengan tantangan yang dihadapi. Mereka jarang 4
secara membabi buta mengadopsi teknologi pendidikan yang terbaru, kecuali memang benar-benar diperlukan. 4.
Manajemen informasi. Suatu kepercayaan yang melandasi karakter corporate university adalah: “pengetahuan adalah kekuatan.” Corporate university adalah
perangkat
kuatr
untuk
penciptaan
dan
pengelolaan
modal
pengetahuan dalam organisasi. Benchmark seringkali dilakukan untuk mengetahui teknik-teknik untuk mengelola pengetahuan dan informasi.
Bagaimana Mengembangkan Training Sebuah
observasi
tentang
corporate
university
menyatakan
bahwa
corporate university harus berhati-hati agar tidak terjebak menjadi universitas reguler. Mereka harus dapat melakukan perubahan secara fundamental terhadap pendekatan-pendekatan training dan pengembangan karyawannya. Sementara kampus dan universitas berjuang untuk reputasi mereka, corporate university harus tahu bahwa aktivitas mereka harus mendukung tujuan perusahaan. Corporate university harus dimonitor, fleksibel, dan fokus kepada strategi organisasi induknya. Untuk menambah nilai, corporate university harus menjadi generator pembelajaran dan inovasi. Corporate universitu harus memelihara fleksibilitas mereka untuk dapat beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi pada dunia bisnis. Benchmark dapat menjadi kunci utama dalam kreasi dan inovasi di corporate university. Benchmark menjadi praktek yang biasa dilakukan di banyak perusahaan, terutama dalam kreasi atau kreasi ulang produk. Mengikuti kredo Motorola “mencuri tanpa malu-malu”, corporate university terkemuka menggunakan benchmark sebagai langkah awal sebelum mengimplementasikan praktek mereka selanjutnya.
Eksekutif Mengajar Manajer? Karena corporate university tidak berjangka waktu, kebanyakan mereka mempunyai sedikit saja staf penuh waktu, dan banyak menggunakan jasa instruktur paruh waktu dan banyak yang berasal dari perusahaan sendiri. Dengan merekrut dari organisasi atau menggunakan eksekutif sebagai fasilitator atau instruktur, mereka (1) memberikan pengalaman berharga pada para pegawai 5
dalam hal pendidikan, (2) membangun komitmen kepada para eks-instruktur dari corporate university untuk kembali bekerja sebagai bagian dari perusahaan.
Menggunakan Teknologi Edukasi Saturn menawarkan 800 kursus dan memberikan lebih dari 10.000 kelas, dengan lebih dari satu juta jam training tiap tahun. Perusahaan tersebut menggunakan beberapa fasilitas training dalam penyampaian materi. Fasilitas di Northfield mempunyai enam belas ruang kelas, empat lab komputer, dua lab teknik dengan perangkat komputer, pusat konferensi dan theater, dan lain-lain. Saturn juga didukung oleh sistem database yang besar, yang didesain oleh Electronic Data System (EDS). Saturn menggunakan database untuk mencatat jam training dan jenis training yang telah diikuti, dan pencapaian para peserta. Database juga digunakan untuk menghitung apakah ada cukup instruktur, ruang kelas, dan untuk registrasi. Pada tahun 2001, Dow mencatat perkembangan online learning dan program training, di mana ada 600 kursus yang ditawarkan secara online. Dalam satu minggu, para staf Dow telah mengikuti 14.000 kursus dari berbagai macam disiplin ilmu. Penggunaan teknologi tidak terhindarkan lagi karena bisnis menuntut kecepatan, dan juga efisiensi. Perubahan yang terjadi bukan hanya pada produk dan service yang ditawarkan, tetapi juga kepada cara pengorganisasian suatu perusahaan. Pada corporate university, infrastruktur dibangun untuk mendukung teknologi. Penggunaan intranet untuk catalog dan pendaftaran akan lebih menarik dan memberi nilai lebih badgi corporate university. Dengan penggunaan teknologi, organisasi inovatif dapat memasarkan program-program mereka dengan lebih baik, dan dapat memenuhi kebutuhan para pegawainya secara lebih efisien.
Pengukuran Hasil Tetap terhubung dengan pelanggan adalah hal yang penting dalam tiap bisnis. Banyak corporate university telah memberikan aktivitas pendidikan yang membantu unit-unit bisnis memahami pelanggan mereka dan memberikan layanan yang inovatif dan tepat sasaran. Corporate university juga melibatkan unit-unit bisnis dalam membentuk pengalaman belajar yang terkait dengan desain, penyampaian materi, dan proses-proses kritikal lainnya. Keuntungan dari hal ini 6
ada dua: unit-unit bisnis dapat menemukan solusi dan strategi yang mereka perlukan, dan para staf corporate university dapat lebih mengenal bisnis secara keseluruhan dan lebih memahami filosofi “customer first”. Jika sebuah corporate university tidak bisa menempatkan diri dalam bisnis dan tidak bisa melakukan perbaikan demi kepentingan bisnis, maka corporate university semacam ini tidak diperlukan.
Kesimpulan Corporate university merepresentasikan komitmen yang tumbuh dalam kepemimpinan bisnis untuk suatu proses pembelajaran secara terus menerus sebagai sumber keunggulan kompetitif. Corporate university mengaitkan pegawai untuk belajar mengenai strategi perusahaan, dan sebagai hasilnya, corporate university menjadi bagian penting dari organisasi. Program-program pembelajaran di perusahaan bahkan telah mulai menjadi pendorong bisnis. Sementara beberapa corporate university hanya berupa departemen training lama dengan peralatan-peralatan baru, adanya corporate university seringkali menjadi indikator komitmen para manajer dan eksekutif. Dilaporkan dalam penelitian bahwa organisasi yang memiliki corporate university menghabiskan dana sebesar 2,5% dari pendapatan mereka untuk pendidikan. Angka ini hampir dua kali dari angka rata-rata nasional (di Amerika Serikat). Corporate university adalah perangkat yang paling penting dan logis untuk pembentukan budaya perusahaan. Juga merupakan tempat yang sesuai untuk program-program reminding dan re-energizing reguler bagi para pegawai. Yang terpenting,
para
lulusan
diasumsikan
harus
mempunyai
kualifikasi
untuk
memegang peran kunci sebagai manajer dan eksekutif dalam perusahaan. Kemampuan
mempertahankan
para
pimpinan
merupakan
tanda
bahwa
perusahaan mempunya kemampuan finansial yang baik. Para investor biasanya tertarik pada perusahaan yang stabil dan memiliki SDM yang handal. Corporate university membantu perusahaan memenangkan perebutan SDM berkualitas dengan kompetitor.
7
