Casestudy topsportevenementen

Casestudy topsportevenementen - concept eindrapportage -

Opdrachtgever: NOC*NSF

Hoofddorp, 20 augustus 2007

Inhoudsopgave 1. Inleiding................................................................................................................ 1 2. EK Turnen 2007 (Amsterdam) ............................................................................. 2 3. Thales FBK Games 2007 (Hengelo) .................................................................... 6 4. EK Judo 2005 (Rotterdam) ................................................................................ 10 5. Corus Chess 2007 (Wijk aan Zee) ..................................................................... 14 6. WK Atletiek Gehandicapten 2006 (Assen) ......................................................... 17 7. KLM Open 2006 (Zandvoort) ............................................................................. 20 8. WK Allround 2007 (Heerenveen) ....................................................................... 23 9. Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 (Div. steden).............................................. 26 11.

ABN AMRO WTT (Rotterdam)........................................................................ 29

12.

WK Honkbal 2005 (diverse steden) ................................................................ 32

13.

Aandachtspunten............................................................................................ 35

Bijlage 1: Financiering en economische betekenis ................................................... 38 Bijlage 2: Best practices ........................................................................................... 41 Bijlage 3: Gesprekspartners ..................................................................................... 42

Casestudy topsportevenementen – eindrapportage -

1. Inleiding Eén van de doelstellingen binnen de bouwsteen Evenementen & Accommodaties van het Olympisch Plan 2028 is het opstellen van een lijst met aandachtspunten voor het organiseren van grootschalige top- en breedtesportevenementen. Om de aandachtspunten voor de topsportevenementen in beeld te krijgen zijn door adviseurs van Sport2B gesprekken gevoerd met de organisatoren van een elftal grootschalige topsportevenementen die de afgelopen jaren in ons land zijn gehouden. Voor sommige evenementen is ook gesproken met een vertegenwoordiger van de gemeente waar het betreffende evenement heeft plaatsgevonden. In deze notitie presenteren wij de hoofdlijn van de gesprekken aan de hand van de volgende thema’s: - Product - Plaats - Prijs - Promotie - Personeel - Organisatie - Financiën Na bespreking van de verschillende evenementen sluiten wij af met een beknopt overzicht van de meest in het oog springende leerpunten of aanbevelingen.

Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

1

2. EK Turnen 2007 (Amsterdam) Achtergrond Het EK Turnen vond plaats van donderdag 26 tot en met zondag 29 april 2007 in de RAI in Amsterdam. Het evenement was het laatste grote toernooi vóór de WK 2007 in Duitsland waar kwalificatie voor de Olympische Spelen van Beijing kon worden afgedwongen. Het evenement had de A-status. Product Evenement • In Amsterdam werd gestreden om de individuele titels bij de meerkamp en de toestelfinales • Op dinsdag en woensdag voorafgaand aan het toernooi vond de podiumtraining plaats. Woensdagavond namen tientallen turners, jazzdansers en acrogymnasten deel aan de openingsceremonie Deelnemers & officials • Aan het EK namen ongeveer 280 atleten deel, afkomstig uit 35 landen • Ongeveer 500 personen waren als begeleiding (trainers, artsen, officials, juryleden, etc) aanwezig • Voor de atleten werd tijdens het evenement een hotel en catering geregeld Bezoekers • Het EK heeft 20.000 bezoekers getrokken. De doelstelling was 25.000. De totale capaciteit van het evenement bedroeg 36.000 personen Promodorp & horeca • Er was een promodorp aanwezig bestaande uit stands met kleding, catering en activiteiten voor kinderen • De catering was volledig in handen van de RAI Breedtesport • Door ruimtegebrek was er geen gelegenheid voor het promoten van breedtesportactiviteiten • In de aanloop van het evenement was er een uitgebreid stimuleringsproject voor turnverenigingen uit de regio. Dit project heeft 40.000 euro gekost en is mede gefinancierd door de gemeente Amsterdam Plaats Accommodatie • Het evenement vond plaats in de Hollandhal, één van de nieuwste hallen van het RAI-complex • In de aanliggende Randstadhal waren drie volledige trainingshallen ingericht • Ook de verschillende kantoorruimtes voor de organisatie, de juryleden, de UEG, de medische staf, de vrijwilligers en het perscentrum bevonden zich in deze beide hallen • Het belangrijkste verschil tussen Ahoy en de RAI is dat in Ahoy alle faciliteiten aanwezig zijn. In de RAI is niet alles aanwezig maar de huurprijs is aanzienlijk lager. Na aanpassingen zijn beide locaties ongeveer even duur Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

2

• Het Nederlandse bedrijf Jansen en Fritsen is leverancier van al het materiaal. Ongeveer een kwart van de toestellen wordt door de bond geleverd Reis & verblijf • De atleten, hun begeleiders en de officials worden ondergebracht in Amsterdamse hotels van de Accor keten. In totaal zijn door de organisatie 3.527 overnachtingen geboekt • Van de 20.000 bezoekers kwam naar schatting 75% procent van buiten Amsterdam. Slechts een klein deel – naar schatting minder dan vijf procent was afkomstig uit het buitenland • Het overgrote deel van deze toeschouwers bleef niet in Amsterdam overnachten. Het merendeel van de bezoekers kwam met de auto of het openbaar vervoer (auto 65%, OV 25%, anders 10%) Prijs Bezoekers • Bezoekers konden via de website www.ekturnen2007.nl zelf hun zitplaats uitkiezen. Zij konden zich op de site oriënteren op de mogelijkheden (plaats van de toestellen, de vaknummers etc.) • Toegangskaarten o De organisatie bepaalde zelf de prijzen van de toegangskaarten. Podiumtraining 7 euro, kwalificatie 20 euro, meerkampfinale 25 euro, toestelfinale 25 euro, passe-partout 100 euro. Bij het WK in Stuttgart koste een kaartje voor de finale 60 euro Promodorp • De kosten voor bedrijven zijn 250 euro voor hele week. Vijf partijen hebben hiervan gebruik gemaakt Deelnemers • Bij dit EK was er geen sprake van prijzengeld. Bij het WK in Stuttgart bedroeg het totale prijzengeld ongeveer 75.000 euro • Er is geen sprake van inschrijfgeld, alle kosten worden doorberekend via de facturering aan de bonden. Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • Promotie o Promotiemateriaal verspreid via turnverenigingen o Deelnemende landen ontvangen een promotiepakket o Voor 18.000 euro aan promotie-acties in het openbare vervoer in Amsterdam. Dit heeft echter geen meetbare reacties opgeleverd • Eigen logo o Alleen de kledingsponsor mag het logo commercieel gebruiken o Verenigingen waren vrij om het logo (op non-commerciële basis) te gebruiken o Tijdens het evenement controleerde de organisatie op onrechtmatig gebruik Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

3

•

Boarding o OC heeft sponsoring in eigen beheer. Dit biedt ruimte om in te spelen op individuele wensen van (potentiële) sponsoren o Internationale organisatie heeft recht op ten minste 6 borden o Het contract tussen OC en UEG vermeld dat de sponsor voor de tijdmeting (Longines) recht heeft op verschillende sponsoruitingen o Ook hoofdsponsor Univé heeft circa 20 borden. Xerox is leverancier van een kopieerapparaat, tegen vergoeding van één bord o 1 bord heeft ongeveer waarde van 7.500 euro • Imagorechten o Met de Nederlandse deelnemers waren contracten aangegaan om medewerking te verlenen aan promotionele activiteiten • Er was sprake van overschatting van de wervingskracht aan toeschouwers bij het heren turnen o Ook het lekkere weer en het afhaken van Yuri van Gelder speelden een belangrijke rol o De gedacht was dat het EK in 2004 al voldoende promotie was voor volle tribunes bij dit evenement Pers & media • In totaal zijn ongeveer 100 personen van de (inter)nationale pers aanwezig • De kosten van de perstribune bedroegen ongeveer 20.000 euro • NOS is hoofd broadcaster en heeft ongeveer 250.000 euro aan kosten. Zij heeft 18 camera’s en 65 man personeel ingezet • De uitzendlicentie is vergeven door de internationale turnorganisatie Personeel Organisatie • 175 mensen betrokken bij organisatie: 10 OC, 15 coördinatoren en 150 vrijwilligers Vrijwilligers • De KNGU beschikt over veel vrijwilligers die aan dit EK willen meewerken. De vrijwilligers zijn afkomstig uit het hele land o De organisatie zorgt voor slaapgelegenheid en eten o Vrijwilligers die van verder komen ontvangen een vergoeding en kunnen blijven overnachten. Mede daarom wordt er nadrukkelijk gekeken naar mensen uit de regio • Het ROC levert 100 stagiaires • De kledingsponsor GK voorziet alle mensen van de organisatie van kleding Derden • De RAI zorgt voor eigen horeca-personeel • Geen afspraken over politie-inzet, hoewel de politie wel af en toe komt kijken Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Motieven voor het organiseren zijn: Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

4

o Binnen Nederland is het een uitstekende gelegenheid voor de promotie van de eigen sport op hoog niveau o Leuk om te doen o Economisch is het absoluut niet interessant om te doen, omdat er geen geld mee te verdienen valt • Toewijzing aan Nederland: o Normaal gesproken flinke lobby tussen nationale bonden voorafgaand aan de officiële toewijzing o Ditmaal was Nederland enige gegadigde o Ook WK 2010 in Nederland (Rotterdam), omdat andere landen te laat waren om zich kandidaat te stellen o In 2011 gaat het eindtoernooi gaat naar Tokyo, waar de organisatie er een groot bedrag voor over heeft • Doelen OC o Bereikbaar evenement voor liefhebben o Promotie van de sport o Goede positie van de bond laten zien op internationaal niveau o Platform bieden voor nationale turners om te meten met de top o Geen sprake van financiële doelen • Het WK 2010 zal in Rotterdam plaatsvinden Overheid • Het contact met de gemeente Amsterdam was uitstekend. Zowel vanuit de gemeente als vanuit Topsport Amsterdam was er één contactpersoon Draaiboek • Wordt nauwelijks gebruik van gemaakt. Elke situatie is weer anders en draaiboek speelt niet in op onverwachte situaties. Veel afspraken worden vastgelegd volgens vergaderingen en beschikbare ervaring Financiën Resultaat • Tekort van het EK 2007 is 100.000 euro. Dit zijn kosten door de organiserende bond bijgelegd • Kaartverkoop heeft 300.000 euro opgebracht in plaats van verwachte 350.000 euro. Dit had mede te maken met het strandweer en het niet meedoen van Yuri Van Gelder in de finale op zondag • Volgens OC is een dergelijk evenement niet terug te verdienen Subsidie • Op moment dat er wordt verdiend aan het evenement dient dit overschot te worden teruggestort aan de subsidieverstrekkers. Een kostennadeel komt echter wel voor rekening van de organiserende bond. Deze wijze van subsidieverstrekking is geen stimulans • Subsidie vanuit de overheid kan een drijvende factor zijn. Op het moment dat je een goed evenement organiseert zou je het overschot in je bond moeten kunnen investeren


5

3. Thales FBK Games 2007 (Hengelo)

Achtergrond De jaarlijkse Thales FBK Games vonden in 2007 plaats op zaterdag 26 mei in het Fanny Blankers-Koen stadion in Hengelo. Het evenement heeft de status van een IAAF Grand Prix wedstrijd en is het enige evenement van die soort in Nederland. Het evenement heeft de B-status en staat op de internationale sportkalender Product Deelnemers & officials • Ongeveer 250 atleten doen mee aan deze internationale atletiekwedstrijd. Bezoekers • Het stadion is tijdens het evenement zo goed als vol met 18.000 bezoekers Promodorp & horeca • Er is geen promodorp. De beperkte duur van het evenement (ca. 4 uur) is hiervoor de belangrijkste reden. Bij het jeugd EK 2007 is er wel een promodorp • Sponsoren kunnen gebruik maken van de VIP tribune, waar de gehele middag catering wordt verzorgd. Hierbij gaat het om ongeveer 1.000 mensen, waarvan 150 uitgenodigd door de organisatie en 700 gasten van sponsoren en relaties Breedtesport • Binnen de politiek in Hengelo speelt de combinatie van het evenement met de breedtesport een belangrijke rol in het blijven ondersteunen van het evenement Plaats Accommodatie • Het FBK stadion heeft een capaciteit van 15.000 bezoekers • Na de opwaardering van de FBK-games tot IAAF Grand Prix categorie I werden er hogere eisen gesteld aan het stadion. Op 4 juli 2004 ging de renovatie van de eerste fase formeel van start. De nieuwe atletiekbanen en de nieuwe hoofdtribune zijn op 15 april 2005 opgeleverd. Het aantal banen is vergroot van zes naar acht. Om van de wateroverlast verlost te zijn, zijn de atletiekbaan en het gehele binnenveld anderhalve meter opgehoogd • Buiten het stadion, verderop op het sportterrein, is een geheel nieuwe inloopbaan aangelegd. Binnen deze 400 meter kunststof atletiekbaan is weer een rugbyveld aangelegd • De tweede fase van de renovatie bestaat uit het vernieuwen van de overige tribunes en de naastgelegen sporthal en het verbeteren van de infrastructuur in en om het stadion. De tweede fase moet afgerond zijn voor de start van het Jeugd EK in juli 2007 • De perstribune bevat 80 plaatsen. De inrichting van het perscentrum is grotendeels geregeld door de sponsoren Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

6

Reis & verblijf • Het merendeel van de atleten wordt ingevlogen via Schiphol. Ongeveer 20% van de atleten komt niet via Schiphol. Extra kosten voor transport worden aan hen doorberekend • Vliegveld Schiphol is tijdens het evenement constant voorzien van begeleiding vanuit de organisatie. Er zijn duidelijke afspraken met de luchthaven om namens de organisatie achter de douane aanwezig te zijn en voor verdere aanwezigheid op het Schipholterrein • Het transport van de sporters wordt verricht met bussen en auto’s van sponsor OAD of vervoersmiddelen van vrijwilligers • In Delden is een hotel voor de atleten (250 + 100 begeleiding). Ook verblijven hier de VIP’s en de pers • Van de toeschouwers is ongeveer 50-60% is afkomstig uit de directe omgeving van Hengelo. Ca. 10% is afkomstig uit het buitenland Prijs Bezoekers • Entreeprijzen variëren van 7,50 tot 40 euro • De VIP tribune kost 100 euro en is inclusief catering etc.

Deelnemers • Het totaal aan prijzengeld is ongeveer 250.000 euro 1e 2e 3e 4e 5e 6e 7e 8e

2007

Verkoop

Voorverkoop

Euro

Euro

Jeugd

3,00

3,00

Sta volwassenen 7,50

5,00

Zit noordzijde

15,00

12,50

Zit startzijde

20,00

17,50

Zit finishzijde

20,00

17,50

PREMIUM (USD) CLASSIC (USD) PROMOTIONAL (USD) 5,500 4,000 3,000 4,000 2,500 2,000 2,500 2,000 1,000 2,000 1,000 800 1,000 800 700 800 700 600 700 600 500 600 500 400

Mannen Premium events 800m 10.000m 110 m horden Classic events 100m Polsstokhoogspringen Kogelstoten Promotional events 400m Dubbele Mijl 400m horden 3000m steeple

Vrouwen Premium events 5.000m 100m horden Classic events 100m 800m Promotional events Hoogspringen Discus werpen

Verspringen

• •

De startgelden om atleten te contracteren variëren van enkele honderden euro’s tot 100.000 euro. Een Nederlandse wereldtopper kost tussen 5.000 en 15.000 euro De deelnemers aan de FBK Games betalen inschrijfgeld, maar dit bedrag wordt verrekend met alle kosten, zoals drie overnachtingen inclusief catering o Deze kosten worden doorberekend aan de bonden van de deelnemende landen. Voorafgaand aan het toernooi ontvangen deze


7

bonden een factuur vanuit de organisatie van FBK. De organisatie heeft dit allemaal in eigen beheer o De organisatie van de FBK Games koopt deze overnachtingen in voor 75-100 euro per persoon per nacht Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • Het logo wordt commercieel gebruikt binnen een aantal sponsorpakketten. Op alle uitingen vanuit de organisatie is het logo vermeld • Er wordt nauwelijks aandacht besteed aan merchandising, omdat het slechts om een middag atletiek gaat. Merchandising is vooral interessant bij meerdaagse activiteiten • Voor de promotieactiviteiten is een budget beschikbaar van 25.000 euro. Dit bedrag wordt vooral besteedt aan drukwerk Pers & media • De NOS is hoofd broadcast tijdens het evenement. Daarnaast schakelt FBK een eigen productiemaatschappij in voor het maken van filmmateriaal. Momenteel is er een contract met NOS tot en met 2010 met daarin zendtijdgaranties. De NOS zorgt hierbij voor eigen beeldmateriaal • De FBK Games hadden in 2007 op TV 480.000 kijkers • Sinds twee jaar zijn de FBK Games ook te volgen via internet o Dit wordt nog niet commercieel gebruikt o In 2006 18.000 kijkers, in 2007 10.000 kijkers Personeel Organisatie • De organisatie van de FBK Games bestaat uit vijf professionele medewerkers, zowel fulltime als parttime. Dit aantal wordt aangevuld met stagiaires en vrijwilligers Vrijwilligers • 450 vrijwilligers maken het evenement mogelijk. Zij ontvangen geen vergoeding. Wel wordt voor hen de catering verzorgd, evenals een eindfeest. Van de 450 vrijwilligers ontvangen ongeveer 100 personen een vergoeding omdat ze tevens jurylid zijn Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Het bid voor het Jeugd EK in juli 2007 was een initiatief van de bond zelf. De locatie is als vanzelfsprekend Hengelo • Succesvol evenement als: o Goed verlopen evenement o Goede exposure naar de buitenwereld o Vol stadion o Goede prestaties van atleten (records) o In de internationale ranking vast bij de beste 10-12 evenementen horen Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

8

•

Andere evenementen worden door FBK ook bekeken, maar er vindt geen kennisuitwisseling plaats met andere organisatiecomités Overheid • Zonder steun van de gemeente zou het evenement geen doorgang kunnen vinden. Motieven voor de gemeente om het evenement te steunen zijn: o Voeren van een actief sportbeleid, algemeen belang o Als gemeente profileren op een duidelijk punt o Verkrijgen van naamsbekendheid, mede door records o 3 uur live televisie o Citymarketing o Ondersteuning van de breedtesport o Het bieden van een mooi sportevenement • Vanuit de gemeente is iemand gedetacheerd bij de organisatie van de FBK Games. De salariskosten komen voor 50% voor rekening van de gemeente • Vanuit de gemeente wordt er actief meegedacht over de toekomst van het evenement en vooral de accommodatie • FBK heeft frequent contact met politie. Tijdens evenement is er geen extra inzet van politie. Binnen het stadion wordt vooral gebruik gemaakt van inzet door vrijwilligers, bewaking en scouting. Alleen op verkeerstechnisch gebied speelt de politie een rol Draaiboek • Hoewel een draaiboek aanwezig is, wordt er vooral op basis van ervaring gewerkt Financiën • Het totale sponsorbudget ligt rond 2 miljoen euro, waarvan 700.000 euro in materiaal wordt geleverd. De hoofdsponsor betaalt 400.000 euro. Andere sponsorbijdragen variëren van 5.000 euro tot 40.000 euro. o Circa 80 organisaties maken deel uit van de business club met verschillende sponsorbijdragen o Op verschillende momenten binnen de sponsorovereenkomst worden de sponsoruitingen geklokt door eigen mensen van de FKB Games organisatie • Voor de organisatie van de FBK Games wordt alles ondergebracht in een stichting. Deze stichting streeft naar het behalen van een kleine reserve. Wanneer er subsidie over is, moet deze worden terugbetaald. Een tekort moet echter uit eigen middelen worden gefinancierd • Het FBK stadion is een dure accommodatie die zonder steun van de gemeente zeker niet zou kunnen bestaan


9

4. EK Judo 2005 (Rotterdam) Achtergrond Het EK Judo vond plaats van vrijdag 20 tot en met zondag 22 mei 2005, in Ahoy in Rotterdam. Voor de Judo Bond Nederland (JBN) was dit het grootste evenement in 10 jaar. Het evenement had de A-status. Product Deelnemers & officials • In totaal hebben 280 atleten uit 37 landen aan het evenement deelgenomen Promodorp & horeca • Bezoekers konden een beurs bezoeken die door JBN was georganiseerd. Dit bood een platform voor het presenteren van judo en JBN. Daarnaast waren er verschillende demonstraties, kidscorner, horeca etc. • Horeca rondom het evenement wordt volledig uitbesteed aan Ahoy Breedtesport • In aanloop naar het EK zijn in het najaar 2004 en voorjaar 2005 in samenwerking met Sport en Recreatie van de gemeente Rotterdam ongeveer 600 judo clinnics georganiseerd op basisscholen waarbij 10.000 kinderen zijn bereikt Plaats Accommodatie • Capaciteit van deze locatie is 6.000 personen. Drie dagen judo betekent een maximale capaciteit van 18.000 personen Reis & verblijf • De aanwezige deelnemers en organisatie zijn ondergebracht in Rotterdamse hotels. Hotelkamers zijn door de organisatie ingekocht en met een marge doorverkocht aan de deelnemers • OAD was de vervoerspartner. Deelnemers en begeleiding werden afgehaald vanaf Rotterdam Airport en Schiphol • De schatting is dat het merendeel van de mensen met eigen vervoer richting Ahoy is gekomen en met vollere auto’s van 2 of 3 personen heeft gereden • Parkeerplaatsen waren beschikbaar rond Ahoy. Achteraf bleek dat deze waren verhuurd aan een circus, waardoor veel bezoekers elders moesten parkeren. Daarom is het moeilijk aan te geven welk deel van de bezoekers met eigen vervoer is gekomen of met openbaar vervoer Prijs Bezoekers • Ticketprijzen worden door de organisatie vastgesteld • Er werd onderscheid gemaakt tussen 1e en 2e rang. Losse kaarten rang 1 waren 35 euro en rang 2 25 euro. Een passe-partout koste 75 euro. Kinderen tot en met 15 jaar konden met korting de wedstrijden bijwonen


10

•

De kaartverkoop was niet optimaal. De ticketservice had bijvoorbeeld een maximum aantal af te nemen kaarten, terwijl de organisatie graag zag dat verenigingen kaarten zouden afnemen zonder dat er sprake was van een maximum Deelnemers • De deelnemers hoeven geen deelnemersgeld te betalen • Geen prijzengeld, maar dit komt de laatste jaren wel meer aan de orde Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • De uitgangspunten van de promotiewerking waren: o In het beginstadium richten op interne doelgroepen, vervolgens op externe doelgroepen o De boodschap via eigen middelen van doelgroep laten verlopen o Zoveel mogelijk bestaande middelen en kanalen gebruiken o Streven naar free publicity, zowel regionaal als landelijk o Zorgen voor interactie tijdens overbrengen van boodschappen • Een promotieteam werd opgericht om op evenementen in Nederland en België het EK te promoten en onder de aandacht te brengen • Andere gebruikte middelen: o Flyers versturen via de Belgische scholenpost o Promostand op evenementen o Promotiemateriaal via Duitse scholenpost o Logo’s op (inter)nationale websites o Nieuwsbrief naar alle belanghebbenden o Aanwezigheid op EJU Congres • Het logo wordt op kleine schaal commercieel gebruikt. Tijdens het evenement was één bedrijf aangewezen dat het logo commercieel mocht gebruiken. Voor komende evenementen wordt dit veel breder en beter aangepakt • Verschillende licenties aangeboden die bedrijven kunnen kopen • Voor het evenement in 2009 gaat er gewerkt worden met virtual branding, dan is er namelijk overwegend Koreaanse reclame te zien wat internationaal gezien slechts voor een kleine doelgroep interessant is • Er is geen sprake van imagorechten van atleten. Enkele fotografen worden uitgekocht waardoor de organisatie al hun beeldmateriaal kan gebruiken Pers & media • De geïnstalleerde persruimte kost ongeveer 1.500 euro • De aanwezige pers regelt zelf accommodatie. In 2009 zal er wellicht gewerkt worden met een pershotel • De NOS was hoofd broadcaster en de productiekosten waren geheel voor rekening van de NOS. • Uiteindelijk had het evenement drie uur uitzending verspreid over drie dagen


11

Personeel Organisatie • De organisatie was in voornamelijk in handen van één persoon. Vooral in de beginjaren vanaf 2001 was deze man alleen verantwoordelijk voor de totale opzet en uitvoering. In laatste twee jaar voorafgaand aan het toernooi werd hij ondersteund door mensen vanuit de bond en stagiaires etc. • Na het verkrijgen van het evenement is er een projectplan, organisatieplan en promotieplan opgesteld. Onderdeel hiervan was om de eigen ervaring en kennis te toetsen aan buitenlandse ervaring en kennis van evenementen. Daarom zijn er verschillende evenementen in het buitenland bezocht • Tevens werd een stuurgroep geïnstalleerd bestaande uit 4 personen vanuit JBN. De taak van de stuurgroep was om de hoofdlijnen voor de voorbereiding van het EK uit te stippelen en te bewaken • Motieven: bestuurslid vindt het leuk om te organiseren, niet alleen sportief aspect telt, maar ook laten zien dat Nederland goed kan organiseren, politieke verhouding binnen internationale judowereld speelt een belangrijke rol, als organiserend land is het goed om met kleine evenementen te beginnen en steeds een stukje uitgebreider en grootser aan te pakken o Judosport een impuls aan exposure geven. Normaal 28 minuten op TV binnen een jaar, met evenement is het drie uur in drie dagen o Nationaal laten zien waartoe een bond is staat kan zijn o Samen met gemeente Rotterdam 20.000 kinderen laten zien en ervaren wat judo is Vrijwilligers • Een groot deel van de vrijwilligers heeft kleding in eigen bezit, omdat zij regelmatig meewerken aan activiteiten van de JBN. Externe vrijwilligers worden door de organisatie aangekleed. • De groep vaste mensen bestaat uit 60 mensen, overwegend ouderen. o Op termijn zal dit voor problemen zorgen, omdat deze groep komende jaren sterk zal uitdunnen. o Deze groep vaste vrijwilligers is tijdens het evenement uitgebreid met ongeveer 120 mensen die werden ingezet voor veiligheid etc. Organisatie Acquisitie & voorbereiding • In 2001 is een succesvol bod gedaan vanuit JBN naar de organisatie van het EK. Vervolgens is in samenwerking met Rotterdam Topsport een bid video en bid boek geproduceerd. Deze zijn aangeboden aan de leden van de Europese Judo Unie • Stichting Rotterdam Topsport heeft een zeer actieve rol gespeeld in het binnenhalen van het evenement. Ook werd tijdens de voorbereidingen volop organisatorische, financiële en promotionele steun verleend Overheid • Politie-inzet was tijdens evenement niet nodig. Vooraf is de organisatie ingelicht over de wijze van handelen. De Groep van Bijzondere Wetten heeft Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

12

bij de organisatie aangegeven dat zij de beschikking moest hebben over een dertigtal mensen die ingezet dienden te worden voor professionele beveiliging Draaiboek • Het draaiboek wordt wel gebruikt, maar vaak komt het erop neer dat het in werkelijk allemaal anders loopt. In de eerste jaren was er helemaal geen sprake van een draaiboek, vele taken en andere zaken waren niet gedefinieerd. Dat was mede de reden voor het zelf gaan ontwikkelen van software door de JBN. Deze software is te gebruiken voor het organiseren van evenementen Financiën • Na de toewijzing is een traject van subsidie verwerving gestart wat in 2002 resulteerde in de toewijzing van een subsidie van 250.000 euro door VWS. Hiermee werd de financiële realisatie van het project mogelijk en werd een medewerker vanuit de bond vrijgemaakt om zich op dit evenement te richten • Leerpunt: probeer sponsorinkomsten niet te zien als kostendekkende post. Zorg dat sponsorinkomsten bovenop een begroting binnen komen waarin al het noodzakelijke is afgedekt.


13

5. Corus Chess 2007 (Wijk aan Zee) Achtergrond Het Corus schaaktoernooi vindt elk jaar plaats in januari en duurt twee weken. In deze twee weken worden 13 rondes gespeeld. Product Evenement • Het evenement kent competities voor zowel professionele schakers als amateurs. Tijdens het toernooi is er sprake van interactief commentaar. Spelers kunnen aanschuiven bij het geven van commentaar op collega’s, maar ook het publiek speelt hierbij een rol Deelnemers & officials • Het professionele toernooi kende in 2007 42 deelnemers, waaronder zeven Nederlanders. Bij de professionals is onderscheid tussen grootmeester A, B, C. Elke groep bestaat uit 14 deelnemers • De amateur competitie kent ongeveer 1.000 deelnemers. Hiervan is 85% afkomstig uit Europa Bezoekers • Per dag zijn er ongeveer 500 bezoekers. Het totale aantal bezoekers tijdens Corus Chess bedraagt ongeveer 7.500-8.500 personen Promodorp & horeca • In 1938 vond het Corus schaaktoernooi voor de eerste maal plaats. Een traditie die in het verleden is ontstaan en in het huidige toernooi nog steeds in ere wordt gehouden is de erwtensoep voor alle deelnemers en organisatie. In 1944 werd dit voor de eerste maal gedaan, door het inzamelen van voedselbonnen. Tegenwoordig wordt de soep gegeten door 550 mensen in een VIP tent met 100 mensen aan bediening Breedtesport • Door de locale middenstand worden activiteiten georganiseerd voor de breedtesport. Een voorbeeld hiervan is het zgn. kroegschaken. De organisatie is hier van op de hoogte maar heeft verder geen inbreng hierin Plaats Accommodatie • Het Corus Chess Tournament wordt gehouden in Wijk aan Zee. De accommodatie is De Moriaan en het nabijgelegen café De Zon. Tevens is er een VIP-ruimte gecreëerd voor 80 personen. Op de dorpsweide wordt een grote tent (1.500m2) neergezet met een keuken en een compleet strandhuis Reis & verblijf • De professionele schakers worden ondergebracht in hotel in Wijk aan Zee • Van de 7.500-8.000 bezoekers komt 20-25% uit de regio IJmond. Ca. 5-10% komt uit het buitenland. Van deze bezoekers komt naar schatting 60% met de auto, 40% met OV of de fiets Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

14

Prijs Bezoekers • Toegang tot het evenement is gratis Deelnemers • Het inschrijfgeld in deze klasse ligt rond 20 euro en is afhankelijk van de dag • Er zijn voor de diverse winnaars kleine geldprijzen te winnen Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • Er wordt weinig aan promotie gedaan. Corus Chess is één van de belangrijkste toernooien ter wereld en heeft weinig promotie nodig om een succes te zijn Pers & media • Er is vanuit de organisatie een eigen persgroep bestaande uit vijf personen. Afwisselend zijn één à twee personen afkomstig uit de VS. De aanwezige pers bestaat uit ongeveer vijftig personen, waarvan 80% uit het buitenland afkomstig is • Internet vervult een steeds belangrijkere rol voor het toernooi. Ondertussen zijn er naast de eigen website al 40-50 andere websites die verslag doen van het toernooi o Op topdagen heeft de eigen website 30.000 unieke bezoekers o De schaakpartijen zijn real time te volgen en worden ook voorzien van commentaar • Van radio en tv is minder aandacht. Daarbij moet meer gedacht worden in vorm van reportages. Wereld draait door etc. Personeel Organisatie • Het comité bestaat uit één externe betaalde kracht, twee personeelsleden vanuit Corus en twee vrijwilligers Vrijwilligers • In de loop van de jaren is het halve dorp vrijwilliger geworden en op een of andere manier aan het evenement verbonden. Op de laatste avond wordt er voor hen een afsluitend feest georganiseerd Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Doelstellingen: o De continuïteit van een toptoernooi blijven behouden o Naamsbekendheid, zeker op moment dat Hoogovens overging naar Corus o Hospitality o Het aantonen als bedrijf een goede buurman te zijn voor de omgeving. Ooit is het toernooi ook zo gestart. Corus drukt een duidelijke stempel op de regio en op deze manier wordt er iets terug gedaan voor de omgeving Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

15

o Toeristen trekken naar Wijk aan Zee o Goede band behouden met het bedrijfsleven Overheid • De gemeente speelt een rol op het gebied van faciliteiten, vergunningen, verkeer en de inzet van gemeentemedewerkers. Kosten van de gemeente worden niet doorberekend aan de toernooiorganisatie • Inzet van politie is niet aan de orde Financiën • Voor de professionele spelers regelt en vergoedt de organisatie transport en accommodatie. Dit wordt in het contract met de speler opgenomen • Sponsoring is steeds belangrijker geworden. Ondertussen is er een grote groep met sponsoren genaamd Friends of Corus Chess, die tegen variabele bedragen in deze vriendenclub worden opgenomen. Daarnaast leveren de gemeente, schaakbond en provincie bijdragen aan het evenement


16

6. WK Atletiek Gehandicapten 2006 (Assen) Achtergrond Euro Champ is een organisatie die als voornaamste doel heeft de regio bij evenementen te betrekken en ook te streven naar het vervullen van een maatschappelijke rol. De organisatie heeft in 2003 een bid uitgebracht op het WK Atletiek. Daartoe is een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd in Amsterdam, Assen en Hengelo. Assen kwam van deze drie als beste uit de bus op basis van huisvesting, kennis en vrijwilligers. Product Deelnemers & officials • Aan het WK hebben 1.047 officiële deelnemers meegedaan, 59 jeugdatleten, 58 T20 atleten, 634 begeleiders, 198 officials en 1.012 medewerkers/ vrijwilligers • De eisen en limieten om aan het WK mee te mogen doen zijn vastgesteld door de IPC. Wel heeft de organisatie de bevoegdheid om een aantal startplaatsen weg te geven. Hierdoor mochten er 24 Nederlanders deelnemen in plaats van tien Breedtesport • Tijdens het WK is een aantal side events georganiseerd, waaronder: o Internationaal jeugdkamp, 100 kinderen o Scholenproject; 7.000 kinderen o Sportstimuleringproject o Integratieproject Plaats Accommodatie • Het WK is aanleiding geweest voor permanente uitbreiding van de bestaande voorzieningen. Achteraf kan gezegd worden dat er teveel is geïnvesteerd in tijdelijke voorzieningen Reis & verblijf • In drie weken zijn ruim 2300 personen door de organisatie gehuisvest: 1.900 sporters en begeleiders en 400 vrijwilligers en medewerkers • De organisatie had de beschikking over 375 bungalows waar groepen mensen werden gehuisvest variërend van 4 tot 10 personen • Om de afstand te overbruggen werd gebruik gemaakt van pendelbussen, die om de 10 minuten beschikbaar waren. Dagelijks zijn 2.000 personen met deze bussen vervoerd van het WK-dorp naar de sportaccommodatie, trainingsaccommodatie en retour • De organisatie op Schiphol was goed geregeld, voor de douane werden de atleten en begeleiding al opgevangen en begeleid richting bussen


17

Prijs Deelnemers • Elke deelnemer (of de bond) betaalt een bedrag aan de organisatie van 1.200 euro om op het aan het toernooi te mogen deelnemen. Dit bedrag is ter dekking van de kosten voor huisvesting en eten (900), vervoer (100) en wedstrijdzaken (200) • Bij de start van het toernooi hadden nog niet alle bonden hun bijdrage betaald. Wanneer er op Schiphol niet werd betaald mochten de deelnemers in principe niet starten Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • Sponsoring door bedrijven vindt niet plaats op basis van mediawaarde, maar vooral op basis van bereidheid om maatschappelijk betrokken te zijn. Achteraf was er vanuit de sponsoren de kritiek dat wanneer ze geweten hadden dat het evenement een dergelijk impact en exposure had, ze meer hadden willen investeren en de sponsoring hadden gebruikt als middel voor relatiemarketing • Het logo wordt niet commercieel gebruikt. Eén maand na afloop van het evenement is het logo eigendom van de IPC • Tijdens het evenement zijn vijf fotografen aanwezig die per persoon 3.000 euro ontvangen. Het materiaal wordt mede gebruikt voor het uitbrengen van een fotoboek en een dvd. De verkoop van deze producten is minimaal, zij worden tevens gebruikt als relatiegeschenk • Tijdens het evenement loopt er een eigen productieteam rond, bestaande uit veertien mensen en zes camera’s. De kosten hiervan liggen rond 80.000 euro (inclusief personeel) Pers & media • Een groep van honderd personen ontvangt een persaccreditatie voor het evenement. Deze groep is gedurende twee weken aanwezig in Assen en omgeving. Vijftig personen worden gehuisvest via de organisatie, de anderen zorgen voor eigen huisvesting. Het gaat om circa twintig verschillende nationaliteiten en veertien cameraploegen Personeel Organisatie • In totaal zijn bij de organisatie 500 personen betrokken: 200 officials en 300 vrijwilligers • Begin 2006 is een deeltijd functionaris aangesteld voor alle externe communicatie • Nederlandse juryleden ontvangen een dagvergoeding van 25 euro, internationale juryleden ontvangen 200 euro, classifiers 100 euro Vrijwilligers • Randstad is middels sponsorovereenkomst ingeschakeld om vrijwilligers te werven. De vergoeding voor vrijwilligers bestond uit kledingpakket van 75 euro, en een vergoeding van 20 euro per dag. Ruim 400 van de 1.000 Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

18

•

vrijwilligers zijn geleverd door Randstad. Daarnaast heeft het Drenthe College 600 studenten als vrijwilliger ingezet De aanmelding van vrijwilligers voor het WK in 2005 liep zo hard, dat een aanmeldingsstop noodzakelijk was

Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Doelstelling was om het WK Atletiek voor gehandicapten door alle doelgroepen te laten ervaren als een internationaal topsportevenement. Overheid • De geschiedenis van de binding tussen Assen en gehandicaptensport is ontstaan in 1990 toen Assen de locatie was voor de Wereldspelen voor gehandicapten. Daarna heeft Assen zich steeds positief opengesteld voor de gehandicaptensport • De politie heeft hard meegewerkt aan het succes van het WK atletiek. Vooral bij de opening, het bezoek van de koningin en het slot was er extra politie aanwezig. Tijdens het evenement zelf was de organisatie in handen van de vrijwilligers zelf. Kosten voor de politie komen volledig voor rekening van de gemeente en worden niet doorberekend aan de organisatie Draaiboek • Er is gebruik gemaakt van een communicatie en marketingplan, waarin alle middelen heel concreet zijn benoemd en in een tijdlijn zijn gezet. Financiën • Het opgelopen tekort moest door Euro Champ zelf worden gedragen. Gelukkig zijn drie hoofdfinanciers bijgesprongen om de organisatie in stand te houden. NAM, gemeenten Assen en Provincie Drenthe dragen 1/3 van het tekort bij • In het vervolg zal een dergelijk evenement worden ondergebracht in een aparte stichting


19

7. KLM Open 2006 (Zandvoort) Achtergrond Het KLM Open is een toptoernooi in het Europese golfcircuit. Het toernooi vond in 2006 plaats van 10 tot en met 13 augustus. Product Bezoekers • 40.000 bezoekers, verspreid over de dagen aanwezig (1-4 dagen) Plaats Accommodatie • Er wordt gespeeld op de Kennemer Golf & Country Club in Zandvoort • Om een plekje te behouden op de kalender zal het toernooi moeten blijven groeien, probleem hierbij is mede de locatie waarop gespeeld wordt. Hier speelt een gebrek aan ruimte een belangrijke rol • De verblijfplaatsen worden door de spelers zelf geregeld, over het algemeen verblijven ze zo dicht mogelijk bij de speellocatie. Alle deelnemers verblijven binnen een straal van 3 km van de speellocatie • This is Golf denkt serieus na over de realisatie van een eigen accommodatie. Het is zeker haalbaar maar wel voor de lange termijn. Het zou om een accommodatie gaan waar plaats is voor 100.000 toeschouwer. Van deze omvang zijn nog maar weinig in de wereld Reis & verblijf • Het merendeel van de toeschouwers komt uit Nederland. Naar schatting minder dan 5% van het totaal is afkomstig uit het buitenland (2.000). Het merendeel van deze mensen reist heen en weer met de auto, heeft ook te maken met het soort publiek wat komt kijken. Over het algemeen welgestelde mensen. Driekwart van de mensen komt met eigen vervoer, 10% met de fiets en 15% met het OV Prijs Bezoekers • Donderdag en vrijdag kosten de kaarten 35 euro, zaterdag 40 euro en zondag 45 euro. Het bestellen van de kaarten kan via de website van het toernooi in de vorm van een e-ticket • Tegenwoordig is er een standaardbedrag van 5 euro in het toegangsbedrijf opgenomen voor het parkeren op het Circuit Park Zandvoort Promodorp • In het promodorp zijn verschillende stands te vinden. De prijzen hiervan variëren van 4.500 tot 8.500 euro Deelnemers • Met een bedrag aan prijzengeld van 1,6 miljoen euro is het KLM Open toernooi een golfevenement van middelmatige omvang. Met dit prijzengeld zit het toernooi net onder de middenmoot op de internationale speelkalender Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

20

Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • De organisatie maakt gebruik van een commercieel logo, waarover alle sponsoren de beschikking hebben. De toeleveranciers en de standhouders mogen het logo niet gebruiken • De merchandising is deels in handen van de organisatie zelf in samenwerking met het merk McGregor. De omzet was de afgelopen jaren ca. 50.000 euro • De imagorechten zijn volledig in handen van de organisatie. Op het moment dat de afbeelding commercieel gebruikt gaat worden mag dat uiteraard niet zonder toestemming van de speler zelf • De promotiecampagne wordt landelijk georganiseerd met geprinte abri’s, folder, posters, landelijke media etc. De wijze waarop dat wordt gedaan is mede afhankelijk van de uitkomsten die uit de telefonische enquête naar voren komen. De totale promotiecampagne kost ca. 500.000 euro Pers & media • Vanuit de internationale bond wordt er gewerkt met een eigen productiemaatschappij die alles filmt. Deze groep bestaat uit ongeveer 80 personen en er wordt gewerkt met 85 camera’s o Via een rekenmodel vanuit de internationale organisatie komen de kosten voor deze productie altijd uit op een bedrag van 0 euro aan kosten voor de organisatie • Aan pers worden circa 60 personen geaccrediteerd, die gedurende 4 dagen verslag doen van het evenement. In accommodatie moeten mensen van de pers zelf voorzien • In Nederland liggen de kijkcijfers op 500.000 mensen. Wereldwijd kan er slechts gesproken worden over een mogelijk bereik en dat is 230 miljoen Personeel Organisatie • Het succes van de huidige opzet zit hem vooral in de professionele houding door een bureau wat niets anders doet dan het organiseren van dit soort (kleinere) evenementen. Door ervaring raken verschillende partijen steeds beter op elkaar ingespeeld. In totaal werken bij This is Golf 12 mensen fulltime voor de organisatie van het KLM Open, het Open Ladies en een 30tal bedrijfstoernooien Vrijwilligers • In totaal wordt er een beroep gedaan op 1300 vrijwilligers, waarvan er per dag ongeveer 700 tot 800 aanwezig zijn om het toernooi in goede banen te leiden. 300 mensen zijn afkomstig uit het eigen bestand, het grootste deel wordt geleverd via verschillende golfverenigingen in het land. De organisatie hiervan verloopt mede via Randstad • De vrijwilligers ontvangen kleding, eten en een toegangspas zodat ze ook op hun ‘vrije’ dagen aanwezig kunnen zijn als toeschouwer. Niemand van de vrijwilligers ontvangt reiskostenvergoeding


21

Organisatie Overheid • Het contact tussen de organisatie en de gemeente Zandvoort verloopt stroef. De organisatie zou Zandvoort graag als partner bij het evenement betrekken. De gemeente geeft echter aan problemen te hebben met de operationele (uitingsmogelijkheden) en financiële voorwaarden • De betrokkenheid van de gemeente Zandvoort is beperkt tot noodzakelijke dingen als vergunningen etc. • Er is overleg tussen organisatie en politie om een extra oogje in het zeil te houden. Deze kosten worden niet aan de organisatie doorberekend Draaiboek • Binnen de organisatie wordt gebruik gemaakt van een draaiboek, waarin de gangbare afspraken en activiteiten in vermeld staan Financiën • Het mogelijk maken van het toernooi is voor 90% afhankelijk van sponsoren • In vergelijking met deze inkomsten spelen inkomsten uit het publiek en uitzending door tv nauwelijks een rol


22

8. WK Allround 2007 (Heerenveen) Achtergrond Het WK Allround vond plaats van 9 tot en met 11 februari 2007 in het Thialf stadion in Heerenveen. Product Promodorp & horeca • Naast het sportevenement worden door de organisatie enkele side events georganiseerd in een feest/VIP-tent buiten de schaatshal. Deze feesttent wordt ingehuurd en geëxploiteerd door Thialf • Vanuit een andere organiserende partij (IMG) zijn er enige beperkingen t.a.v. wat er rondom het evenement georganiseerd mag worden Plaats Accommodatie • De aankleding van de ijshal gaat in samenwerking tussen KNSB, Thialf en IMG. o Thialf levert hal reclamevrij op o KNSB zorgt voor aankleding in samenspraak met IMG en Thialf o IMG is verantwoordelijk voor reclame-uitingen Reis & verblijf • Bezoekers aan het evenement dienen zelf te voorzien in accommodatie wanneer zij willen overnachten • Vanaf Thialf rijden pendelbussen naar verder gelegen (gratis) parkeergelegenheid. Voor de pendelbussen wordt een kleine vergoeding gevraagd. Circa 2 euro per persoon per rit Prijs Bezoekers • Zitplaatsen kosten 37 euro per dag. Rolstoelplaatsen en staanplaatsen kosten 22 euro per dag, • Tijdens het WK Allround had Thialf een capaciteit van 10.000 toeschouwers per dag. In totaal zijn er 30.000 bezoekers geweest • De kaartverkoop vindt plaats via Thialf o Per verkochte kaart moet een deel worden afgestaan aan Thialf (1,50 euro per kaart) o De KNSB heeft plannen om de kaartverkoop in de toekomst in eigen beheer te houden Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • Over het algemeen wordt er niets aan promotie gedaan, omdat het aan publieke belangstelling niet ontbreekt


23

Pers & media • De verschillende media geven voldoende aandacht aan de diverse schaatsevenementen van deze omvang. Wel is er een wezenlijk verschil tussen de goed verkopende evenementen als EK, WK en bijvoorbeeld de World Cup, kunstschaatsen en shorttrack • De NOS is hoofd broadcaster van het evenement en voorziet zelf in alle behoeften die nodig zijn voor het eindresultaat. Vanuit KNSB is er uitstekende samenwerking met NOS, ISU en IMG wat betreft de organisatie. Met de NOS wordt ook vaak van gedachten gewisseld om het voor de kijker aantrekkelijker te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ghostrider, waarmee het spoor van andere schaatsers wordt geprojecteerd op het beeld Personeel Organisatie • De KNSB-kerngroep die het evenement in handen heeft bestaat uit drie fulltime krachten en drie ondersteunende krachten. Er is voor gekozen de huidige bezetting vanuit de bond verder uit te breiden met twee event managers • In brandweer, medici en beveiliging voorziet de KNSB zelf o Bij de brandbeveiliging gaat het om de inzet van 5 personen o Met de politie is uitstekend contact, omdat onder de vrijwilligers een oud-commissaris actief is Vrijwilligers • Ongeveer 150 vrijwilligers uit een gewest helpen bij de organisatie van het evenement. Deze vrijwilligers zijn afkomstig uit het gewest waarin het evenement wordt georganiseerd. Indien nodig wordt er voor overnachting gezorgd, maar dit is slechts bij uitzondering. In kleding en catering wordt vanuit de KNSB voorzien in samenwerking met Thialf Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Drie jaar voorafgaand aan het evenement (EK/WK) krijgen bonden de gelegenheid zich in te schrijven om het evenement te organiseren. Bonden krijgen het evenement toegewezen op basis van: o Publieke belangstelling o Entourage o Prestaties o Lobby binnen de ISU • Het is van groot belang voor de KNSB dat er binnen de verschillende internationale comités posities worden ingevuld door Nederlanders. Deze mensen vervullen een politieke rol in het verkrijgen van evenementen • Er is momenteel grote concurrentie vanuit de Oostbloklanden waar goede accommodaties worden gebouwd • Motieven voor de KNSB om het evenement te organiseren: o Bieden van een platform naar zowel de actieve als passieve schaatsliefhebber. Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

24

o Nederlands talent te kans bieden op internationaal niveau de strijd aan te gaan • Meegeven vanuit de KNSB: o Het is van groot belang dat er binnen een sport een Nederlandse topper aanwezig is. Kijk naar de ontwikkeling van darts door Nederlandse toppers o Onderschat het publiek niet, waardeer het, ook vanuit de spelers en deelnemers o Zorg dat er Nederlandse vertegenwoordiging is op belangrijke posities binnen de internationale organisaties o Verlies de historie van diverse sporten niet uit het oog Overheid • De samenwerking met de gemeente Heerenveen in goed te noemen • Op promotioneel gebied kunnen er meer activiteiten ontplooid worden o Gemeente Heerenveen heeft al behoorlijk wat geld in de accommodatie zitten en dit is een reden waarom ze afwachtend zijn met nieuwe initiatieven Financiën • Het evenement wordt toegewezen door de internationale ISU. Deze organisatie stelt een bedrag ter beschikking aan de organisatie om het evenement te kunnen organiseren. De ISU behoudt wel het recht om alle sponsoruitingen te verkopen en in eigen beheer te houden


25

9. Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 (Div. steden) Achtergrond Het WK onder 20 werd in 2005 (10 juni - 2 juli) georganiseerd in de steden Kerkrade, Utrecht, Doetinchem, Enschede, Tilburg en Emmen. Het EK onder 21 vond in 2007 (10 juni - 23 juni) plaats en werd gespeeld in de steden Groningen, Heerenveen, Nijmegen en Arnhem. Product Evenement • De organisatie streeft ernaar een evenement te bieden dat uit meer bestaat dan alleen de wedstrijden. De wedstrijden zijn aanleiding voor andere activiteiten die in de steden georganiseerd worden. Deze side events brengen het toernooi onder de aandacht en maken het zicht- en tastbaar voor een breed publiek • De invulling kan per stad of spellocatie verschillen. De locale organisaties hebben hierbij veel vrijheid. Het belangrijkste criterium vanuit de KNVB is het begrote budget per speellocatie • De side events variëren van lespakketten voor scholen tot voetbalmarathons op de plaatselijke markt Bezoekers • Van de verkochte toegangskaarten is slechts een klein deel afgenomen door buitenlandse supporters Plaats Accommodatie • Over het algemeen werden de stadions bij beide evenementen (vrijwel) om niet ter beschikking gesteld • Het contracteren van de verblijfaccommodaties is door de organisatie uitbesteed aan een externe partij. Hierdoor beperkt zij het budgetrisico en profiteert zelfs mee van de inkoopmacht van de ervaren inkooppartner (Holland International). De helft van het inkoopvoordeel vloeit terug naar de organisatie Reis & verblijf • Via de officiële website van het evenement (en tevens UEFA) worden geïnteresseerde bezoekers gewezen op mogelijke hotelaccommodaties Prijs Bezoekers • De gemiddelde prijs van een toegangskaart was ongeveer 20 euro • Toegangskaarten waren zes maanden voordien verkrijgbaar via de website van het evenement. Drie maanden voordien waren de toegangskaarten ook verkrijgbaar via alle Ticketbox verkooppunten, het systeem wat tevens bij de normale verkoop van de Nederlandse clubs wordt gebruikt


26

•

Met deze opzet krijgt de KNVB inzicht in de gegevens van de personen die kaarten aanschaffen

Promotie Pers & media • De mediacontracten zoals televisie zijn vrijwel altijd in handen van de internationale bond Personeel Organisatie • Binnen de organisatie zijn belangrijke posities ingevuld met mensen die kennis hebben over specifieke onderdelen van de organisatie zoals transport. Reden hiervoor is dat niet alle kennis binnen de KNVB aanwezig is en het wiel niet voortdurend opnieuw hoeft te worden uitgevonden • Ook het voeren van externe oriëntatiegesprekken met branche-deskundigen bleek effectief als voorbereiding op de onderhandelingen met leveranciers • Het WK 2005 was in handen van de Stichting NeXXt 2005, opgericht door de KNVB. Deze stichting opereerde vanuit Zeist met in elke speelstad een vertegenwoordiging voor de gang van zaken in de stadions Vrijwilligers • Zowel tijdens het WK (1.200) als EK (800) werd er gewerkt met een grote groep aan vrijwilligers. Tijdens het EK is het bureau In Person ingeschakeld voor de werving, selectie en begeleiding van de vrijwilligers • De vraag is in hoeverre dit in de toekomst nog haalbaar is aangezien. bij deze vrijwilligers toch een bepaalde mate van professionaliteit en kennis/ervaring ontbreekt. Zo is er voor het transport van VIP’s een bepaald basisniveau noodzakelijk, waar tijdens het EK niet altijd aan werd voldaan Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Het traject om dergelijke evenementen te mogen organiseren is voor een groot deel afhankelijk van posities die ingevuld worden door landgenoten bij de internationale sportbonden • Ook is het van belang om te anticiperen op de onderdelen waarop de verschillende kandidaat-landen worden beoordeeld in de bidprocedure o Door de ingevulde posities bij internationale bonden kunnen deze punten steeds actueel worden getoetst bij collega’s/beoordelaars o Naast de gangbare onderdelen als speelaccommodaties, hotels en trainingsfaciliteiten is het van belang om duidelijk te laten merken dat je als organisatie een gedetailleerd overzicht hebt Overheid • Gemeenten nemen de KNVB een deel van de organisatie uit handen, omdat zij de verantwoordelijkheid krijgen om het evenement lokaal te organiseren


27

Financiën • Het EK onder 20 (2007) is binnen de begroting gerealiseerd. Die begroting ging wel uit van een negatief saldo van ruim een miljoen. Er volgt nog een gesprek met de UEFA, waarin gestreefd zal worden om vanuit die organisatie nog een bedrag van 500.000 euro te ontvangen • Het risico van een mogelijk tekort was vooraf al afgedekt door de KNVB • De KNVB is in de luxepositie dat het gebruik kan maken van marktwerking. Zo is de vraag vanuit gemeenten/stadions groter dan het aantal benodigde speellocaties • Door delen van de organisatie (bijvoorbeeld speellocaties, verblijfaccommodatie en hospitality) via tenders bij derden onder te brengen en garanties af te dwingen minimaliseert de KNVB de kosten. Door het uitschrijven van tenders wordt de verantwoordelijkheid en risico overgedragen aan andere partijen die veel beter op de hoogte zijn van ontwikkelingen binnen hun eigen markt • Belangrijke is om vanuit de KNVB openheid van zaken te geven, zodat de gehele procedure transparant blijft voor de diverse partijen • De organisatie kan zich bij de internationale bond naar een zo goed mogelijke positie te onderhandelen. Zo heeft de KNVB zelf het initiatief genomen in de onderhandelingen met de UEFA om een incentive in te bouwen in opbrengsten uit kaartverkoop • Grootverdieners aan dergelijke evenementen zijn de fiscus (vanwege de diverse afdrachten), de lokale, regionale of zelfs landelijke economie en wellicht de KNVB zelf (bij hele grote evenementen als EURO 2000). Door goed te onderhandelen met partijen als de FIFA en de UEFA kan het de KNVB lukken om geld aan een evenement over te houden • Globaal is er bij het EK in 2007 voor drie miljoen euro aan toegangskaarten verkocht o 700.000 euro door verkoop via de website van de organisatie. o 1.300.000 euro door verkoop via Ticket verkooppunten. o 1.000.000 door verkoop aan de kassa


28

11.

ABN AMRO WTT (Rotterdam)

Achtergrond De directie van Ahoy ontwikkelde in de jaren zeventig plannen voor een eigen tennisevenement. Vanaf 1974 organiseert zij jaarlijks voor eigen risico – en onder ATP-licentie - het ABN AMRO World Tennis Tournament. In 2007 treedt De Bank voor de 34ste keer op als hoofdsponsor: de langste sponsorrelatie binnen de ATP tour. Product Evenement • Naast het tennistoernooi worden in Ahoy verschillende activiteiten georganiseerd om de bezoekers te entertainen en de minder bezochte dagen toch aantrekkelijk te maken (Ladies Day, Kids Day, Tennis Plaza, Sports Plaza etc.). Een andere reden was dat het evenement in de ogen van velen steeds meer een ‘pakken’ publiek werd. Met de nevenactiviteiten wilde de organisatie tegemoet komen aan de ‘gewone’ bezoekers • Richard Krajicek is als toernooidirecteur in dienst van Ahoy en verantwoordelijk voor het contracteren van de spelers. In de contracten tussen ABN AMRO en Ahoy staan ook specifieke afspraken over hoeveel spelers met welke ranking aanwezig moeten zijn. Daarnaast worden commerciële afwegingen gemaakt ten aanzien van publiekstrekkers als Leyton Hewitt • Het evenement heeft de status ATP International Series Gold, de hoogste categorie na de Grand Slam en Masters. Het evenement wordt wereldwijd geroemd vanwege de professionele uitstraling Bezoekers • Van de verkochte toegangskaarten wordt slechts een klein deel afgenomen door buitenlandse bezoekers • Voor Ahoy is dit het evenement met de meeste landelijk bezoekers • De publiekscatering is in handen van Ahoy zelf, de VIP catering wordt verzorgd door Martinair. Voor Martinair is het ABN AMRO tennistoernooi het grootste project op het gebied van catering. De VIP catering zit overigens niet in de sponsorpakketten. Plaats Accommodatie • Het toernooi wordt gespeeld in Ahoy, wat ooit is begonnen als sportpaleis. Insteek toen was het organiseren van een tennistoernooi • Het contracteren van de verblijfaccommodaties voor spelers en begeleiders wordt door de organisatie van Ahoy zelf gedaan. Er zijn daarvoor afspraken met een aantal hotels in Rotterdam Reis & verblijf • De spelers staan vanaf hun aankomst op het vliegveld onder begeleiding van de organisatie. De eventuele vliegtickets worden door de spelers zelf betaald en vanaf aankomst tot vertrek wordt alles verzorgd en betaald door de organisatie Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

29

•

De spelers kunnen onderhandelen over de mensen die ze mee mogen nemen naar het toernooi en dat geldt dus van aankomst tot vertrek

Prijs Bezoekers • De tickets voor volwassen variëren van 16 euro tot 42 euro, afhankelijk van de speeldag. Een passe-partout kost 250 euro • Toegangskaarten zijn verkrijgbaar via de website ticketservice, via de kassa van Ahoy en de gangbare landelijke voorverkoopadressen • Afgelopen editie waren er 93.042 bezoekers. Het maximum ligt op 110.000 bezoekers. 2004 was tot nu toe het absolute topjaar met 104.000 bezoekers. De aan/afwezigheid van toppers blijkt een belangrijke rol te spelen bij de kaartverkoop. Over het algemeen is dat duidelijk te zien met een vertraging van één jaar Promotie Promotie, merchandising, reclame en rechten • ABN AMRO heeft als exclusieve sponsor het alleenrecht, samen met Ahoy, om op promotionele wijze te worden genoemd. Uiteraard zijn er verschillende andere sponsoren, maar deze zullen nooit op uitingen rondom het toernooi te zien zijn • De promotionele kosten liggen rond 400.000 euro en deze worden gedeeld samen met de sponsor ABN AMRO • Merchandising is volledig in handen van ABN AMRO, maar is een onderdeel waar geen geld op verdiend wordt Pers & media • NOS is host broadcaster, maar ook de regionale TV Rijnmond speelt een belangrijke rol. Internationaal worden de televisiebeelden verkocht door de Zweedse organisatie IEC. Afgelopen editie waren er beelden te zien in 172 landen • Uit publieksonderzoeken blijkt Internet de belangrijkste bron voor geïnteresseerden om informatie krijgen vóór en na het evenement. Televisie blijkt de belangrijkste bron van informatie tijdens het evenement Personeel Organisatie • Ahoy is verantwoordelijk voor al het personeel tijdens het evenement. Veel personeel is in vaste dienst van Ahoy. Kennis en ervaring is daardoor geborgd Vrijwilligers • Het aantal vrijwilligers is beperkt. Over het algemeen bestaat de organisatie uit betaalde krachten die in dienst zijn van Ahoy Organisatie Acquisitie & voorbereiding • Ahoy beschikt over de licentie voor het toernooi. Het is één van de weinige ATP-licenties die in handen is van een accommodatie Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

30

•

De organisatie bestaat uit mensen met veel kennis er ervaring op het gebied van (sport)evenementen die op professionele wijze hiermee bezig zijn Overheid • De relatie met de gemeente Rotterdam is uitstekend. Verschil met andere evenementen in Rotterdam is dat Ahoy een winstoogmerk heeft. De gemeente Rotterdam voorziet daarom niet in een subsidie, maar doet verder alles wat zij kan om het toernooi mogelijk te maken. Enig discussiepunt is dat zij voor de aankleding van de stad aan Ahoy het reguliere commerciële tarief berekend Financiën • De omzet die tijdens het toernooi door de organisatie wordt gerealiseerd ligt rond de zes miljoen euro • Het risico van een mogelijk tekort is volledig in handen van Ahoy • Er is volledige openheid van zaken over het te winnen prijzengeld. Bit bedraagt in totaal 765.000 euro. Het prijzengeld varieert van 5.950 euro voor de eerste ronde tot 147.000 euro voor de winnaar


31

12.

WK Honkbal 2005 (diverse steden)

Achtergrond Van 2 tot en met 17 september 2005 vond in Nederland de World Cup Baseball plaats. De speellocaties waren Rotterdam, Amsterdam, Haarlem, Eindhoven en Almere. Aan het evenement namen achttien landenteams deel. Product Evenement • Het merkwaardige aantal van achttien deelnemers werd veroorzaakt door late toevoeging van de teams van Amerika en Canada • In en rond de stadions konden bezoekers terecht bij een aantal catering- en promotiestands • Rotterdam was de centrale locatie. Hier werden de openingswedstrijd en de finale gespeeld en speelde ook het Nederlands team de meeste wedstrijden Bezoekers • Van de verkochte toegangskaarten is slechts een klein deel afgenomen door buitenlandse supporters • Van de speelsteden trokken Rotterdam en Haarlem de meeste landelijke toeschouwers. De andere speelsteden trokken vooral regionaal geïnteresseerden. Dit had te maken met de omvang van de twee hoofdaccommodaties en het feit dat het Nederlands team hier al haar wedstrijden speelde Plaats Accommodatie • Het toernooi vindt plaats in diverse speelsteden: Rotterdam (capaciteit: 6.400), Haarlem (5.300), Amsterdam (2.000), Almere (2.350) en Eindhoven (1.200). Alle stadions waren door structurele of tijdelijke aanpassingen verbeterd en uitgebreid Reis & verblijf • De organisatie heeft meerdere Rotterdamse hotels (en omgeving) geselecteerd voor het onderbrengen van de verschillende teams en organisatie van het toernooi. Dit was een eis van de gemeente Rotterdam. Holland International deed de inkoop en organisatie van de accommodaties Prijs Bezoekers • De tickets voor volwassen varieerden van 5 euro tot 20 euro afhankelijk van de speeldag en leeftijdscategorie. Alle speelsteden hanteren dezelfde toegangsprijzen • De kaartverkoop was in handen van Top Ticket Line, welke bereikbaar is via website en telefoon • Met diverse scholen is en zogenaamde ‘scholendeal’ opgezet, waarbij per wedstrijd 200 kaarten beschikbaar worden gesteld voor 1 euro per stuk voor scholen in de regio’s Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

32

Promotie Pers & media • De promotie van en communicatie over het toernooi verliep voor een belangrijk deel via de website • Momenteel werkt de bond aan het updaten van de gegevens van leden, waardoor het in de toekomst eenvoudiger wordt om evenementen onder de aandacht te brengen bij de leden van de KNBSB Personeel Organisatie • De verschillende Locale Organisatie Comités (LOC’s) waren per speelstad verantwoordelijk voor de invulling van de eigen organisatie, uiteraard in overleg met de Stichting Internationale Baseball Evenementen (SIBEN) Vrijwilligers • Vrijwilligers zijn verkregen via de organiserende verenigingen. In totaal zijn er per speelstad ongeveer 200 vrijwilligers actief geweest. Kwalitatief was de organisatie met deze groep voldoende, maar in de toekomst zal er vanuit de bond wel getracht worden belangrijke posities met professionals in te vullen • In Rotterdam en Haarlem stonden al organisaties die ervaring hadden met honkbalevenementen. Deze ervaring en kennis was gedurende het gehele traject terug te zien in vergelijking tot de andere steden • Het WK heeft wel aangetoond dat belangrijke posities bij voorkeur niet met vrijwilligers moeten worden ingevuld. Zij zijn in de regel minder goed aanspreekbaar op hun verantwoordelijkheden. Bovendien kan - indien noodzakelijk - snelle en deskundige vervanging een probleem vormen • Vrijwilligers dienen bij voorkeur scherp afgebakende taken te hebben • Op het gebied van vrijwilligers waren er problemen met de Belastingdienst over de vergoeding in kleding, catering etc. De richtlijnen die de Belastingdienst hanteert ten aanzien van vergoedingen voor vrijwilligers vormen een probleem wanneer men deze mensen naast kleding ook catering aanbiedt Organisatie Acquisitie & voorbereiding • De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de organisatie van het WK 2005 was door de KNBSB overgedragen SIBEN. Ter ondersteuning heeft de KNBSB een Raad van Advies ingesteld. De feitelijke organisatie is in handen van een Organisatie Comité wat bestaat uit de bestuursleden van SIBEN. Daarnaast waren er vijf LOC’s, welke allen verantwoordelijk waren voor de gang van zaken binnen hen eigen speelstad • Het draaiboek – opgesteld op basis van ervaring met eerdere grote internationale honkbalevenementen in Haarlem en Rotterdam - was van groot belang bij de organisatie. Hierin staan alle activiteiten en afspraken gedetailleerd vermeld


33

•

Er is duidelijk onderscheid gemaakt tussen een aantal zaken welke centraal geregeld worden (hotels, catering etc.) en zaken waarbij gebruik gemaakt wordt van lokale kennis en ervaring bij bedrijven • Daarbij dient wel rekening te worden gehouden dat er mensen in de organisatie dienen te zitten met kennis van de betreffende sport. Dit is essentieel om het gevoel met de sport te houden, bijvoorbeeld op het gebied van de accommodaties • Voor de organisatie van het WK heeft de KNBSB een fors bedrag betaald aan de IBAF. Ook voor de rechten van merchandising en tv heeft de KNBSB een afdracht gedaan aan de IBAF Overheid • Iedere gemeente heeft twee personen aangesteld in het LOC • Een groot deel van de kosten om de accommodaties op WK niveau te krijgen zijn betaald uit daartoe bestemde subsidies van VWS en de locale overheden. Het gaat hierbij om structurele aanpassingen van accommodaties. Tijdelijke aanpassingen kwamen voor rekening van de organisatie • Dit WK diende voor het ministerie van VWS als pilot in de opzet voor een nieuwe subsidieaanvraag voor evenementen. Uiteindelijk heeft dit voor de organisatie van het WK goed uitgepakt Financiën • Het evenement is afgesloten met een financieel tekort. Dit werd deels veroorzaakt door de extra beveiligingseisen waarmee de organisatie enkele weken voor het toernooi werd geconfronteerd. Daarnaast zijn enkele andere posten (o.a promotie) hoger uitgevallen. Ook aan de inkomstenkant waren meevallers te noteren, mede door het succes van het Nederlands team


34

13.

Aandachtspunten

In de gesprekken zijn verschillende punten naar voren gekomen die de moeite waard zijn om nogmaals kort onder de aandacht te brengen. In dit afsluitende hoofdstuk zetten we deze punten op een rij.

Product • Houdt bij het organiseren van een evenement rekening met alles wat er rondom de wedstrijden georganiseerd kan worden. Door een zo compleet mogelijk product aan te bieden, wordt in verschillende behoeften voorzien en wordt de awareness voor en beleving van het evenement vergroot. Side events gericht op sponsoren, bezoekers of breedtesport dragen bij aan financieel en maatschappelijk draagvlak en bieden daarmee een belangrijke meerwaarde voor evenementen. Ruimte-, tijd of geldgebrek zouden niet te snel als excuus moeten gelden om op dit punt weinig of niets te doen (a)1 • Houdt rekening met de kracht van het publiek, waardeer deze groep zowel vanuit de organisatie als vanuit de atleten en deelnemers. Betrek atleten en deelnemers planmatig en actief bij het waarderen van de bezoekers (b) • Besteedt nadrukkelijk aandacht aan de zgn. make-or-buy beslissing. Ga kritisch na of bepaalde onderdelen van de evenementorganisatie zich lenen voor uitbesteding. De redenering dat zelf doen goedkoper is dan uitbesteden gaat niet altijd op. Kwaliteit speelt hierbij een rol, evenals het al of niet kunnen inzetten van marktmacht (c) • Bij uitbesteden (inkopen) loont het de moeite vooraf goed kennis te nemen van de markt van de betreffende dienstverlening. Enkele informele gesprekken met deskundigen uit het veld betalen zich eenvoudig uit in een sterkere onderhandelingspositie (c) • Een interessante constructie is het inschakelen van derde partijen als gespecialiseerd inkoper. Met hun specifieke kennis en marktmacht kunnen slagen zij er wellicht in nog betere condities af te dwingen. Vooral accommodatie- vervoers- en cateringsdiensten lenen zich voor dergelijke constructies. Bied deze inkopers een incentive om scherp te onderhandelen (c) • Succes van de Nederlandse deelnemers tijdens een evenement kan een bepalende factor zijn voor het financiële resultaat van een evenement. Schroom niet om deze relatie tussen sportief en financieel succes te beïnvloeden. Durf atleten incentives te bieden voor goede prestaties die zullen leiden tot extra aandacht en toeschouwers Plaats 1

Voor enkele aandachtspunten wordt verwezen naar een ‘best practice’: een evenement waar het genoemde aandachtspunt o.i. sterk is ingevuld. In bijlage 2 is te vinden naar welke evenementen wordt verwezen.


35

• De economische betekenis van een evenement hangt sterk samen met het aantal overnachtingen dat een evenement genereert. Het actief aanbieden, faciliteren en registreren van overnachtingen van deelnemers en bezoekers rond een evenement verdient dan ook nadrukkelijk aandacht Prijs • Ticketverkoop is een mogelijkheid om informatie over klanten te verkrijgen. Het aanmaken van een klantdatabase is een essentiële stap voor toekomstige marketingacties. Klantgegevens zijn waardevol (c) • De rol van internet in het ticketingproces neemt sterk toe. Electronische kaartverkoop is klantvriendelijk, biedt de mogelijkheid tot het aanleggen van databases, genereert traffic over de website en beperkt de distributiekosten. Dit geldt zeker wanneer de fysieke toegangskaarten worden vervangen door e-tickets (d) Promotie • Behaalde resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Hoe druk een evenement ooit bezocht is, het is vrijwel nooit een garantie dat voor volle tribunes in de toekomst. Breng het evenement steeds weer onder de aandacht van de verschillende doelgroepen en via verschillende kanalen (c) • Houdt rekening met het (meetbare) effect van een promotionele actie, de kosten van ervan en de onderlinge samenhang van verschillende acties • Schakel atleten in bij de promotie van het evenement. Geef ze vooraf, tijdens en na afloop specifieke communicatietaken. Leg dit eventueel contractueel vast (e) Personeel • Vrijwilligers vormen het visitekaartje van de organisatie. Ze vervullen een sleutelrol in het tot een succes maken van het toernooi. Het is echter in toenemende mate van belang dat ook vrijwilligers in hun dienstverlening aan atleten, officials en bezoekers een bepaald kwaliteitsniveau garanderen. Zij dragen in belangrijke mate bij aan de beleving van het evenement. Kwaliteit zit in de details • Het samenvoegen van de verschillende vrijwilligersdatabases in de sport biedt wellicht meerwaarde (leereffecten, selectiemogelijkheid, beperking reiskosten). Gespecialiseerde partijen kunnen hierbij wellicht een rol spelen • De richtlijnen van de Belastingdienst voor vergoedingen aan vrijwilligers verdienen aandacht • Maak maximaal gebruik van de deskundigheid van sportopleidingen door de inzet van hun studenten (f) Organisatie • Het hebben van landgenoten op sleutelposities binnen internationale sportbonden is één van de factoren bij de toewijzing van evenementen. Maak actief werk van het vullen van beschikbare posities in het internationale Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

36

•

•

•

netwerk. Hanteer hiervoor eventueel een sportoverschrijdende aanpak (d) Kennisuitwisseling tussen de organisatoren van evenementen verdient meer aandacht. Sportevenementen zijn onderling niet zo verschillend als men denkt. Er is veel kennis aanwezig binnen organiserend Nederland, zeker bij partijen en personen die zich op professionele basis met evenementenorganisatie bezig houden. De verspreiding en inzet van deze kennis lijkt beter te kunnen (g) Draaiboeken lijken ondergewaardeerd. Een goed draaiboek is goud waard. Zeker voor vrijwilligers zijn heldere richtlijnen en taakbeschrijvingen essentieel. In lijn met het voorgaande punt: leer van draaiboeken van andere evenementen. Aanpassing van het draaiboek dient vast onderdeel te zijn van de evaluatie (h) Ontwikkel gevoel voor de onderhandelingspositie ten opzichte van de internationale federaties. Sommige evenementen dienen een afdracht te doen aan de internationale bond, andere ontvangen juist een bijdrage in de organisatiekosten. Sommige eisen zijn onaantastbaar, andere blijken na enige tijd toch minder hard dan gedacht

Financiën • Voor de meeste evenementen geldt dat een positief financieel resultaat niet of nauwelijks tot de mogelijkheden behoort. Daarbij geldt echter ook dat het gegeven dat overschotten op een begroting moeten worden teruggegeven aan de sponsoren weinig incentive biedt om een positief resultaat na te streven. Een alternatieve richtlijn – bijvoorbeeld via een garantiefonds – zou een positief effect kunnen hebben • Ontwikkel een onderbouwd beeld van de impact van een evenement op de locale economie. Gebruik deze inzichten in de onderhandelingen met de gemeente en middenstand over hun bijdrage aan het evenement


37

Bijlage 1: Financiering en economische betekenis Financiering In deze paragraaf gaan we nader in op de financiering van topsportevenementen. Omdat niet alle onderzochte evenementen hun begrotingen ter beschikking hebben gesteld, hebben we de financiële gegevens van vier andere topsportevenementen toegevoegd aan onze analyse. Het betreft de ING Marathon (Amsterdam), de Rabo Trophy (hockey), de Holland Beker (roeien) en Jumping Amsterdam. Aan de hand van de verkregen financiële overzichten maken we duidelijk wat de belangrijkste inkomstenbronnen voor de verschillende evenementen zijn geweest. Onderzochte evenementen (11) WK ATLETIEK G. 2005 WK JEUGD < 21 2007 WK HO NKBAL 2005 FBK GAMES 2006 EK TURNEN 2007 JUMPING AMSTERDAM WK ALLROUND 2007 ING MARATHON EK JUDO 2005 RABO TROPHY HOLLAND BEKER TOTAAL

Omvang 5.065.291 4.541.000 3.783.521 1.909.976 1.862.780 1.481.612 1.274.931 1.065.066 1.012.213 653.130 176.575 22.826.095

% Totaal 22,2 19,9 16,6 8,4 8,2 6,5 5,6 4,7 4,4 2,9 0,8 100

Vanwege het beperkt aantal en de uiteenlopende karakters van de evenementen (team/individueel, meerdaags/eendaags, indoor/outdoor) is terughoudendheid geboden bij het trekken van algemene conclusies. Bovendien moet worden onderkent dat de opbouw van een evenementbegroting zelden het resultaat is van vrije financieringskeuze. Vrijwel altijd worden organisatoren door omstandigheden gedwongen richting bepaalde financieringsbronnen. Tegelijk lopen zij bij bepaalde bronnen tegen een bovengrens aan. Zo kunnen overheidssubsidies het karakter hebben van een ‘vrijwillige’ donatie vooraf of van het geforceerd dichten van een gat achteraf. Ook is de bron ‘sponsoring’ niet voor elk evenement in dezelfde mate beschikbaar. Het volgende overzicht biedt echter wel een aardige indicatie van mogelijke financieringsvormen en hun onderlinge verhoudingen. Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

38

Verhouding financieringsbronnen voor 11 evenementen Omvang % Totaal 8.461.340 37,1 4.861.762 21,3 8.936.891 39,2 180.476 0,8 385.627 1,7 22.826.095 100

Ticketing, Marketing, Sales Bonden, Overheden Sponsoring, Derden Eigen organisatie Overige TOTAAL

De verhouding tussen de verschillende financieringsbronnen verschilt per evenement. Onderstaande tabel geeft hiervan een indicatie. Verhouding financieringsbronnen per evenement

WK ATLETIEK G. 2005 WK JEUGD < 21 2007 WK HONKBAL 2005 FBK GAMES 2006 EK TURNEN 2007 JUMPING AMSTERDAM WK ALLROUND 2007 ING MARATHON EK JUDO 2005 RABO TROPHY HOLLAND BEKER

Tick eting, Marketing, Sales

Bonden, Overheden

S ponsoring, Derden

Eigen organisatie

Overige

36 60 21 2 38 33 53 47 42 46 7

0 33 37 12 19 3 39 19 34 36 14

62 8 41 78 43 60 0 32 20 18 72

1 0 0 4 0 0 0 0 5 0 0

1 0 2 4 0 4 8 1 0 0 7

Economische betekenis Sportevenementen kunnen een interessante economische betekenis hebben. Afhankelijk van de schaal van een evenement gaat het daarbij om de buurt, gemeente, regio of zelfs het land. Naast de geldstromen die vanuit de organisatie worden gerealiseerd (zie financiering) genereren ook andere partijen directe en indirecte economische effecten rond een evenement. Denk aan de bezoekers, die naast de aanschaf van een entreebewijs hun geld ook uitgeven aan merchandising, eten & drinken en hotelovernachtingen. Aan de hand van inschattingen en enkele algemene kengetallen over o.a. bezoekersbestedingen kan een indicatief beeld worden gekregen van de economische betekenis van de onderzochte evenementen. Het betreft zowel de directe als de indirecte effecten (bij leveranciers en afnemers) als afgeleide effecten (bijvoorbeeld bestedingen van bezoekers buiten het stadion). Casestudy topsportevenementen – eindrapport -

39

Door het ontbreken van nadere informatie over de geografische herkomst van geldstromen en bezoekers kan geen uitspraak worden gedaan over de mate waarin het voor het gebied additionele inkomsten betreffen, dan wel dat er sprake is van een herverdeling van bestaande geldstromen. In het laatste geval kan in ieder geval worden gesteld dat de gelden middels het evenement in het gebied zijn vastgehouden. Indicatie economische betekenis sportevenementen

Begroting EK VOETBAL <21 WK ATLETIEK GEH. WK HONKBAL ING MARATHON EK TURNEN JUMPING AMSTERDAM FBK GAMES WK ALLROUND RABO TROPHY EK JUDO HOLLAND BEKER TOTAAL

4.541.000 5.065.291 3.783.520 1.065.066 1.862.780 1.481.612 1.909.976 1.274.931 653.130 1.012.213 176.575 22.826.094

Bezoekers 150.000 62.500 134.700 225.000 20.000 53.000 18.000 30.000 36.000 18.000 nb 747.200

Economische betekenis 13.300.000 12.500.000 11.400.000 9.900.000 4.500.000 4.500.000 4.400.000 4.100.000 3.300.000 2.900.000 300.000 71.100.000

Belangrijk aandachtspunt vanuit economische optiek is dat het (inter)nationale karakter van een evenement – en de mate waarin dit leidt tot overnachtingen - in sterke mate bepalend is voor de economische betekenis ervan. Bijkomend voordeel is dat deze geldstromen voor een groot deel additioneel zijn, d.w.z. daadwerkelijk extra toegevoegde waarde opleveren voor het betreffende gebied.


40

Bijlage 2: Best practices Voor enkele aandachtspunten wordt verwezen naar een ‘best practice’: een evenement waar het genoemde aandachtspunt o.i. sterk is ingevuld. In onderstaande tabel is te vinden naar welke evenementen wordt verwezen. Best practices op diverse aandachtspunten

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

ABN AMRO WTT; Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 FBK Games Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 EK Judo; Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 ABN AMRO WTT WK Atletiek Gehandicapten 2006; Jeugdvoetbal, WK 2005 & EK 2007 EK Judo 2005 WK Honkbal Jeugdvoetbal, 2005 WK 2005 & EK 2007


41

Bijlage 3: Gesprekspartners De heer H. Been De heer H. Goosens Mevrouw J. Jansen De heer A. Kasel De heer M. Kooiman De heer J. Leijssenaar De heer N. Markesteijn De heer H. Meijer De heer J. Muskens De heer L. Nijland De heer G. Sikkens De heer M. Stokmans Mevrouw A. ter Veld De heer H. van de Weerdhof De heer F. Zwanenburg

toernooidirecteur KNVB organisatiecomité Corus Chess general manager consumer events Ahoy gemeente Assen senior beleidsmedewerker Gemeente Amsterdam organisatiecomité WK Atletiek Gehandicapten event manager This is Golf directeur KNBSB hoofd sector wedstrijdorganisatie KNSB gemeente Hengelo organisatie comité EK Turnen event manager Judo Bond Nederland gemeente Assen gemeente Zandvoort organisatie comité FBK Games/gemeente Hengelo


42

Casestudy topsportevenementen

Recommend Documents