Case studie Bedrijfspensioenfondsen die WEL uitbesteden aan één of meerdere dienstverleners Een presentatie voor BVPI Door Ann Verlinden 29 april 2011 © 2011 Towers Watson. All rights reserved.
Vraag 1 Wat staat er concreet te gebeuren (preload, testen, productie) en wat is voor de komende maanden gepland?
towerswatson.com
2 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Preload
Een aantal goede redenen om deel te nemen aan de preload
Verrijken van gegevensbestanden met ontbrekende sleutelgegevens die noodzakelijk zijn voor de Sigedis aangiften Mogelijkheid om zich te abonneren op gegevens aanwezig in de KSZ — Bvb overlijden, adreswijziging, enz…
Wat is er nodig?
Ofwel verloopt de preload via de OFP zelf — Zich aanmelden via het user management — Via het usermanagement – Een technisch gebruiker definiëren/een fysische verbinding opzetten
Ofwel verloopt de preload via een dienstverlener — De OFP dient de dienstverlener formeel de opdracht tot preload te geven
towerswatson.com
3 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Sigedis (test)aangiften
Startdatum
Testen vanaf 16/5
Productie vanaf 1/7
Wat is er nodig?
Ofwel dient de OFP zelf de (test)aangiften in — De OFP dient zich aan te melden via het user management — Indien de OFP ook aangiften zal doen via batch files dan – via het usermanagement een technisch gebruiker definiëren/een fysische verbinding opzetten
Ofwel dient een dienstverlener de (test)aangiften in voor de OFP — De OFP dient zich aan te melden via het user management voor het geven van
de mandaten via de Sigedis (test)applicatie
— De OFP dient de dienstverlener formeel de opdracht voor de Sigedis aangiften
te geven
towerswatson.com
4 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Vraag 2 Hoe is het mandaten- en toegangsbeheer geregeld? Wie doet wat?
towerswatson.com
5 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Toegangsbeheer - algemene regels
Welke spelers?
De inrichter
De OFP
De dienstverlener
Zich aanmelden via het user management betekent:
Indien de entiteit personeel heeft of geen pensioeninstelling is: — Zich melden via het portaal www.socialsecurity.be
– Ambtenaren en andere professionelen – Toegang via token of eID — De entiteit identificiëren via het KBO nummer — Een VTE aanduiden — De hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen aanvragen – voor zover nog niet aanwezig — De hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen activeren èn een lokaal beheerder aanduiden
Indien de entiteit een pensioeninstelling is èn geen personeel heeft — Via formulier op www.db2p.be registratie entiteit, VTE, hoedanigheid beheerder aanvullende pensioenen aanvragen/activeren
en lokaal beheerder aanduiden
— Zich melden via het portaal www.socialsecurity.be
– –
towerswatson.com
Ambtenaren en andere professionelen Toegang via token of eID
6 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Toegangsbeheer - algemene regels
Welke rollen? En hoe de rollen verdelen?
VTE — Wordt aangeduid door iemand die de entiteit juridisch kan/kunnen
vertegenwoordigen
Lokaal beheerder
User — Met rechten om aangiften te doen — Met rechten om mandaten/gebruikersrechten te regelen
In principe moeten zij allen personeelslid zijn van de entiteit
Beide spelers OFP en dienstverlener dienen deze rollen in te vullen
towerswatson.com
7 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Toegangsbeheer - uitzondering voor OFP’s zonder personeel
Een bestuurder neemt de rol op zich van VTE
Let op: tenzij deze bestuurder zelf en alleen de OFP kan vertegenwoordigen, dient deze bestuurder door de RvB gemachtigd te zijn om deze rol op zich te nemen
De VTE duidt eventueel een lokaal beheerder en users aan onder de personeelsleden van de inrichter of de dienstverlener.
Besteedt de nodige aandacht aan integriteit, continuïteit en confidentialiteit — Vermijdt situaties waarbij iemand zichzelf mandaat kan geven — Volg op bij vertrek van deze personeelsleden bij de inrichter of de
dienstverlener — Volg op bij einde bestuurders mandaat
towerswatson.com
8 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Mandaten – algemene regels
Een mandaat
Dient verleend te worden door de OFP
Via het usermanagement
In de Sigedis applicate
Een aangifte SetDelegation te doen
Een dienstverlener kan NIETS doen zolang hij geen mandaat heeft!
Een mandaat speelt zich af tussen 2 entiteiten
De « Delegator »
En de « Delegate » en gaat in op een bepaalde datum
Een mandaat is nooit exclusief – duidelijke afspraken zijn dus noodzakelijk!
De Delegator behoudt steeds alle rechten De Delegator kan eenzelfde mandaat aan verschillende « Delegates » toevertrouwen
towerswatson.com
9 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Mandaten – algemene regels
Een mandaat kan verder gespecifieerd worden
Per « Model » — Regulation Model: CreateRegulation, UpdateRegulation — AccountModel: AccountState, Departure, Transfer, LastAccountState — DepositModel: Deposit — AffiliationSolidarityModel: AffiliationSolidarity — PaymentModel: CreateBenefit, UpdateBenefit, Payment, AnnuityTermination — AddRegistrantModel: AddRegistrantId — ManageRegulationLinkModel: ManageRegulationLink — AllModel
Met verdere specificatie omtrent aangifte/consultatie rechten — All – Own – Deny
Per regeling
towerswatson.com
10 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Vraag 4 Wat na de ultieme aangifte van de rekeningen, wat is het vervolg? Moet u maandelijks wijzigingen aanbrengen?
towerswatson.com
11 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Welke Sigedis aangiften in 2011?
Aangifte mandaten (SetDelegation)
Zonder een mandaat kan een derde partij niets doen (zelfs niet testen!)
Maak de nodige afspraken en leg deze contractueel vast
Aangifte premies (Deposit)
Ten laatste tegen 30 september
Werkgeverspremies 2010 voor de WAP regelingen
Aangifte regeling (Regulation)
Aangifte benefit statements (AccountState)
Ten laatste tegen 31 december
towerswatson.com
12 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Welke Sigedis aangiften vanaf 1 januari 2012
Aangiften Uittreding (Departure)
Wanneer: binnen de 90 dagen nadat de pensioeninstelling op de hoogte werd gebracht
Aangifte Transfer (Transfer)
Wie: de pensioeninstelling
Aangifte van de transferten na —
Uittreding én aangeslotene laat reserves niet bij pensioeninstelling zonder wijziging
—
Keuze andere pensioeninstelling door inrichter én overdracht reserves
—
Omvorming kapitaal in rente bij andere pensioeninstelling
Wie: door de pensioeninstelling (de transfererende + de ontvangende)
Wanneer: ten minste jaarlijks vóór de nieuwe aangifte van de AccountState
Aangifte AffiliationSolidarity
Wie: de solidaritteitsinstelling
Wanneer: binnen de 90 dagen
towerswatson.com
13 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Welke Sigedis aangiften vanaf 1 januari 2013
Aangifte Uitvoering prestatie (CreateBenefit, Payment, AnnuityTermination, UpdateBenefit)
Wie: door de uitbetalingsinstelling
Wanneer: binnen de 8 werkdagen volgend op de maand van betaling
Merk op: dit zou mogelijk de aangifte aan het Pensioenkadaster vervangen
Aangifte LastAccountState
towerswatson.com
14 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Vraag 5 Moet u eveneens de premies van de werkgevers aangeven (controle 8.86%) en hoe wordt dit georganiseerd?
towerswatson.com
15 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Aangifte premies (Deposit)
Werkgeverspremies onderworpen aan de RSZ bijdrage van 8,86% Premies in het kader van een solidariteitstoezegging krijgen uitstel tot 1 januari 2013 3 niveaus
Op niveau van (een deel van de) de regeling
Op niveau van de individuele rekening
Op niveau van het luik van de individuele rekening
In 2011 en 2012 is het toegestaan de premies op het niveau van de werkgever aan te geven zonder uit te splitsen over de verschillende regelingen Timing normalerwijze premies jaar X ten laatste vóór 30/6/X+1
Premies 2010 ten laatste vóór 30/9/2011!
Steeds bedrag en datum van ontvangst vermelden
towerswatson.com
16 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Vraag 9 Welke openstaande problemen ziet u nog?
towerswatson.com
17 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Mogelijke problemen…
Bij de aangifte Regeling heeft de OFP de verplichting een aantal zaken aan te geven waarvoor hij volledig afhankelijk is van de aanlevering van informatie door de inrichter
Invoeringsprocedure
Lijst weigeraars
…
Opvangen via beheersovereenkomsten
Niet exclusiviteit van mandaten
Tot nu toe enkel theoretische kennis!
Afbakenen van mandaten kan enkel contractueel Hoe de praktische « detail » problemen op te lossen?
Korte testperiode
Een dienstverlener kan niets testen zolang hij geen mandaat kreeg!
towerswatson.com
18 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
Vraag 10 Hoe ziet u dit dossier verder evolueren?
towerswatson.com
19 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
De databank aanvullende pensioenen is geboren! Omwille van de snelheid waarmee alles moet worden geïmplementeerd zijn er kinderziektes te verwachten
Hoe gaat men daarmee om?
Kan men pragmatisch blijven?
Heeft men ook oog voor de kostimplicaties?
Is er het nodige overleg met de betrokkenen?
towerswatson.com
20 © 2011 Towers Watson. All rights reserved. Proprietary and Confidential. For Towers Watson and Towers Watson client use only.
