Case Deel 1 Visionplanner Opstellen Prognoses - Ondernemingsplan
Marktleider in financiële businessplanning
Training Visionplanner In dit onderdeel wordt uitgebreid ingegaan op de prognosemogelijkheden van Visionplanner. Aan het einde van deze training is men in staat zelfstandig een prognose te creëren.
Inhoudsopgave: Dit trainingsonderdeel bestaat uit de volgende onderwerpen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Bestandsbeheer prognose.......................................................................................... 3 Stamgegevens......................................................................................................... 4 Stamgegevens: omzet en inkoopwaarde ...................................................................... 6 Stamgegevens: balans en kosten................................................................................ 7 Globale prognose:importeren en extrapoleren ............................................................... 8 Detailprognose:beginbalans ......................................................................................11 Detailprognose:investeringen ....................................................................................13 Detailprognose: privé-opnamen .................................................................................14 Detailprognose: omzet en inkoopwaarde .....................................................................16 Detailprognose: salariskosten....................................................................................19 Detailprognose: kosten ............................................................................................21 Standaardrapportage ...............................................................................................22 Prognose: ook actuele cijfers.....................................................................................24 Prognose doorrollen obv actuele cijfers .......................................................................26 Prognose versus estimate .........................................................................................28 Vrije invoer ............................................................................................................31 Kengetallen............................................................................................................32 Bijlage...................................................................................................................34
2
1
Bestandsbeheer prognose
DOELSTELLING: Bestanden kunnen aanmaken, kopiëren en opslaan TOEPASSINGSGEBIED: Overzetten en kopiëren van eenmaal gemaakte bestanden ten behoeve van een nieuwe werkmaatschappij. De nieuwe standaardbestanden van Visionplanner na bijvoorbeeld een update toevoegen. OPDRACHT 1: Open een nieuw Visionplanner bestand met de knop “Nieuw” en kies voor “12 maanden”. Sla het bestand op met de volgende naam: “Eerste Bedrijf Prognose”. Let goed op waar u het bestand op slaat: het moet later voor u of uw collega’s terug te vinden zijn. INFO BIJ 1: De Assistent bevind zich links onder in het scherm. Er zijn verschillende mogelijkheden. Selecteer het programma “Strategische Planning ” en kies voor “Financieel”. Volg nu de instructies van de Assistent zoveel mogelijk op. We gaan nu met het inrichten van deze klant in Visionplanner beginnen. Per opgave treft u de benodigde gegevens aan voor het maken van de opgave. Normaal gesproken moet deze informatie eerst verzameld worden. In de bijlage treft u een document aan waar precies in staat welke informatie u nodig heeft voor het maken van een detailprognose. Het bedrijf dat wij vandaag gaan uitwerken betreft een bioscoop annex theater. Vandaar de naam: “Het Eerste Bedrijf”.
3
2
Stamgegevens
DOELSTELLING: Stamgegevens kunnen ingeven en belang onderkennen. TOEPASSINGSGEBIED: De juiste stamgegevens kunnen later als veld worden opgeroepen in een rapport. Daarnaast dient de juiste periode te worden aangegeven. Ook worden hier al enkele financiële gegevens ingegeven die Visionplanner gebruikt bij het berekenen van de prognosedata, zoals BTW tarieven, betaaltermijn en rentepercentages. OPDRACHT 2: Vul de stamgegevens in met behulp van de gegevens onder info 2. INFO BIJ 2: Inventariseer of u alle benodigde gegevens heeft voor het invullen van de algemene gegevens. Volg bij het invullen de instructies op van de Assistent.
4
Gegevens “Het Eerste Bedrijf V.O.F.”: Naam Bioscoop annex theater:Het Eerste Bedrijf Adresgegevens: Vrijthof 1, 6211 AA Maastricht Telefoon: 043-1234567 Fax: 043-1234568 Mail:
[email protected] Website: www.heteerstebedrijf.nl Datum oprichting: 01-01-2006 Branche: Theaters, schouwburgen en concertgebouwen Bedrijfsvereniging: Dienstverlening zakelijk 2 Rechtsvorm: VOF (natuurlijke personen) Firmanten: jijzelf en je beste vriend, elk 50% Percentages BTW : alle percentages Aangiftetijdvak BTW: per maand Jaarindeling : 12 maanden Gebroken boekjaar : nee Wilt u actuele cijfers opnemen? ja Eerste periode: januari 2006 Laatste periode: december 2007 Wilt u prognose cijfers opnemen? Ja Start prognose: Januari 2007 Aantal prognose jaren: 3 Gebruikte valuta: Alles in euro’s Maximale kredietruimte: 50.000 euro Rente op RC bank: 1% op positief en 7% op negatief saldo.
5
3
Stamgegevens: omzet en inkoopwaarde
DOELSTELLING: De gewenste omzetgroepen kunnen aanmaken en de inkoopwaarde specificeren. TOEPASSINGSGEBIED: De uitsplitsing van de omzet is afhankelijk van de output. Bij een prognose voor een nieuw bedrijf kan deze bijvoorbeeld veel uitgebreider zijn dan voor een bestaand bedrijf. Wordt er een budget aangemaakt dat dient ter vergelijking met de werkelijke cijfers, dan is de indeling van het grootboekschema een eerste leidraad. OPDRACHT 3: Het Eerste bedrijf kent de volgende omzetgroepen. ü ü ü ü
Omzet Bioscoop Omzet Feesten en partijen hoog Omzet Feesten en partijen laag Overige Opbrengsten
Vul de namen van de omzetgroepen en de inkoopwaarden in. Het betreft geen nieuwe omzetgroepen, dus u hoeft geen vinkje te zetten bij “Nieuwe Omzetgroep”. De laatste omzet wordt gebruikt voor onvoorziene of niet-bedrijfsgerelateerde opbrengsten. De omzetgroepen hebben ieder hun eigen kostprijzen, zie bijbehorende tabel: Omzetgroep Bioscoop Feesten en partijen hoog Feesten en partijen laag Overige opbrengsten
Bijbehorende kostprijs Huur films Kostprijs bar hoog Kostprijs bar laag -
INFO BIJ 3:
6
4
Stamgegevens: balans en kosten
DOELSTELLING: De standaardindeling van de balansomschrijvingen kunnen wijzigen en toevoegen TOEPASSINGSGEBIED: De aanmaak van de juiste velden waarin straks data wordt gestopt is afhankelijk van de gewenste diepgang van de output. Voor een jaarrekening kan dit bijvoorbeeld op een grover (lees verdichter) niveau zijn dan voor een prognosebalans ter ondersteuning van een financieringsaanvraag. OPDRACHT 4: Het is de bedoeling dat de prognose specifiek wordt inricht voor dit bedrijf. De ondernemers moeten zich in de rapportages van deze cijfers kunnen herkennen. Om deze reden gaan we hier en daar de omschrijvingen in het Visionplanner model aanpassen. A) Verander op de balans de omschrijving “voorraad handelsgoederen” in “voorraad drank”. B) Maak ook de naam van de “rekening courant bank” klantspecifiek. Verander de naam van deze rekening courant en kies hierbij de naam van een willekeurige bank naar eigen keuze. C) Verander op de balans de omschrijving “Gebouwen” in “Theater aan het Vrijthof”. D) Verander in de exploitatie de naam van “vrije Groep 1” in “Opstartkosten”. In deze rubriek hebben we twee subregels nodig met de volgende namen: “Juridische advieskosten” en “Notariskosten”. Hernoem de rubriek en maak deze subregels aan.
INFO BIJ 4:
Selecteer vervolgens in de navigatieboom. Het kopje “Balans”. In het linker scherm kunt u de omschrijvingen aanpassen.
7
5
Globale prognose:importeren en extrapoleren
DOELSTELLING: Op snelle wijze een globale prognose kunnen aanmaken door middel van extrapolatie van werkelijke cijfers (uit een administratie). TOEPASSINGSGEBIED: Accountants en adviseurs kunnen de globale prognose gebruiken als verlengstuk van hun jaarrekeningrapportage of ander tussentijdse rapportage. Voor controllers is het een gemakkelijke manier om het nieuw in te geven budget qua diepgang aan te laten sluiten op de ingelezen cijfers. De globale prognose wordt dan gebruikt als het voorvullen van prognosecijfers. Later kunnen deze dan nog worden verfijnd/aangepast. OPDRACHT 5: Importeer de data en maak een globale prognose middels de extrapolatie van deze cijfers met behulp van de informatie onder info bij 5. INFO BIJ 5: Importeren van data U kunt nu de importmodule gaan gebruiken (onder optie “Actuele cijfers” en vervolgens “importeren”) De Assistent leid u hier naartoe
In het linker Scherm selecteert u het type bestand. Vervolgens Het administratie bestand door op de gele mapjes te klikken
A) Gebruik de “Import” Assistent bij het importeren. Bij het inlezen van de administratie selecteert u de aangeleverde administratiebestanden. Er zijn 4 kwartalen 2006 beschikbaar (het is de bedoeling dat u al deze bestanden één voor één gaat inlezen). B) Selecteer de in te lezen bestanden één voor één, begin bij Q1 2006.csv. Let op: De bestanden hebben als bestandstype CSV puntkomma gescheiden. Dit bestandstype valt knop om de ingelezen kolommen te checken. Als u daar al onder het kopje “standaard”. Klik op de niet direct naartoe gewezen wordt. Geef tevens aan uit welke kolommen Visionplanner de gegevens moet halen: uit kolom 1 het grootboeknummer, uit kolom 2 de omschrijving en kolom 3 bevat zowel de debet als credit bedragen. Wijs de juiste kolommen toe binnen Visionplanner. Klik op volgende Nu heeft u nog een koppelbestand nodig. Dit is al voor u aangemaakt, maar het bestand is NOG NIET AF! Open dit bestand, met de naam: “Eerste Bedrijf Koppelbestand.VIT” en klik op “Koppelen”.
8
C) Zorg er voor dat alle regels worden gekoppeld. Met andere woorden: maak de koppelingen af. Als u het goed heeft gedaan, dient u nog 5 regels te koppelen: 1 2 3 4 5
Debiteuren Crediteuren Omzet Bioscopen Notariskosten Juridische kosten
D) Controleer uw koppelbestand. Dit kan door op volgende knop te klikken Vervolgens opent u microsoft Excel en gaat in de eerste cel van het werkblad staan. Klik vervolgens op uw rechtermuisknop en selecteer “Plakken” E) Lees alle kwartalen één voor één in van 2006. Let op er is nog iets dat u moet doen voordat u daadwerkelijk gaat importeren!!!!! Als op het menu item “importeren” klikt. ( actuele cijfers…importeren) Dan komt onder het submenu “verwijzingen” volgende beschikbaar. “Importopties”. Klik dit aan en klik vervolgens op De knop “Posten”welke zich achter “Salderen” bevindt.
Posten welke zowel debet en credit kunnen voorkomen bevinden zich in het “salderen”scherm. Als we deze aanvinken zal Visionplanner de posten altijd op de juiste plek plaatsen, en fouten voorkomen. Begin bij het eerste kwartaal met importeren. Controleer na het inlezen de uitkomst in Visionplanner: de winst na belasting / resultaat over 2006 bedraagt 200.000,= euro. U kunt kijken of het geïmporteerde bedrijfsresultaat aansluit met uw Visionplanner administratie, door op “bewerken” te klikken. Ga hiervoor naar het menu. Het derde kopje “actuele cijfers” en klik vervolgens op “bewerken”. Selecteer “Exploitatie” en controleer het resultaat, zoals dat door u is ingelezen.
9
Ga met behulp van de Assistent naar ”Actuele cijfers” en kies “Extrapoleren” en voer de extrapolatie uit ten opzichte van het jaar 2006. Volg hierbij de aanwijzingen van de Assistent. We gaan op enkele plekken afwijken van de standaardinstelling. F) Kies ten aanzien van de telefoonkosten voor extrapolatie ten opzichte van kwartaal 4 2006. G) Zorg ervoor dat de balans en de exploitatie rekening in totaal een blauw vinkje hebben, check dit door de vinkjes uit en aan te klikken H) Haal het vinkje weg bij de volgende 3 rubrieken: Opstartkosten, Financiële lasten en Bijzondere baten en lasten. Haal ook het vinkje weg bij personeelskosten. Deze kosten willen we niet extrapoleren. I)Klik vervolgens op “start extrapolatie”. Door middel van deze extrapolatie heeft u een beginbalans voor 1 januari 2007 gemaakt. We gaan verder met de beginbalans in de volgende opgaven.
10
6
Detailprognose:beginbalans
DOELSTELLING: De data op de beginbalans als startpunt voor de prognoses kunnen ingeven en de correcte afloop aan kunnen geven. TOEPASSINGSGEBIED: Stap 1 om een goede geïntegreerde prognose te krijgen (lees: zowel een balansbegroting, een exploitatiebegroting, liquiditeitsbegroting en kasstroombegroting) is de beginbalans. De waarden van de beginbalans kunnen handmatig worden ingegeven of, zoals in onze case, te zijn voorgevuld door de extrapolatie van de werkelijke eindbalans. Met name de afloop van de balansposten is belangrijk voor een goede prognose: door Visionplanner worden deze direct doorberekend in alle relevante begrotingsoverzichten. Te vaak wordt in handmatig opgestelde Excelbegrotingen deze stap niet of te grof meegenomen waardoor met name de aanmaak van een goede liquiditeitsprognose zeer moeilijk wordt. OPDRACHT 6: Richt de afloop van alle balansposten in naar eigen inzicht en let daarbij op de volgende bijzonderheden: Tip klik na elke handeling van betekenis op F6 of door op de volgende button
te drukken U komt dan in het financiële overzicht. Hier kunt u checken of de gedane invoer juist is verwerkt. Als u het niet goed is verwerkt geeft Visionplanner dit aan middels een foutmelding. Als u pas naar een groot aantal handelingen op F6 drukt kan het zijn dat Visionplanner een foutmelding geeft. Er zit dat een fout in uw verwerking, deze is echter zeer moeilijk te corrigeren als u niet meer precies weet wat u voorheen precies gedaan heeft. A) “Theater aan het vrijthof” gaat nog 348 maanden mee en heeft een restwaarde van 200.000 euro. B) Computerapparatuur wordt met een vast bedrag van 500 euro / maand afgeschreven. C) Inventaris bestaat uit meerdere items die verschillend worden afgeschreven. Splits de boekwaarde in twee gedeelten. Eén gedeelte van 80.000 euro met een resterende levensduur van 40 maanden. Over het resterende bedrag wordt 500 euro per maand afgeschreven. D) Richt de hypothecaire lening in met onderstaande gegevens. De hypotheek die u onder het “vreemd vermogen lang” tegen komt, is op 01-01-2006 afgesloten voor een periode van 30 jaar en heeft aldus een resterende looptijd van 348 maanden, tegen een rentepercentage van 6%. De hypotheek is aflossingsvrij, en de rente wordt maandelijks voldaan. E) De voorziening vakantiegeld wordt in mei uitgekeerd. F) De post Te betalen bedrijfsvereniging heeft betrekking een post opgenomen inzake een meningsverschil met het UWV. Zorg er voor dat van dit bedrag van 15.000 euro in mei 2007 wordt betaald. INFO BIJ 6:
11
12
7
Detailprognose:investeringen
DOELSTELLING: De geplande investeringen en financieringen goed kunnen ingeven zodat deze correct doorwerken in de prognoses. TOEPASSINGSGEBIED: Tweede stap om een goede geïntegreerde prognose te krijgen. De te verwachten investeringen beïnvloeden niet alleen de balansbegrotingen maar zeker ook de exploitatie (afschrijvingen) en de liquiditeitsbegroting (betaling investeringen). OPDRACHT 7: Geef de volgende investeringen in en let daarbij op de volgende bijzonderheden:
De filmindustrie wil graag de startende ondernemers helpen en stelt voor dat ze een digitale filmprojector aanschaffen, uiteraard tegen een gunstig tarief. Met deze digitale filmprojector zal een film nooit meer kunnen breken, en zijn er meer mogelijkheden om in de pauze reclames uit te zenden. Hierdoor hoeft er bovendien niet altijd iemand bij het apparaat aanwezig te zijn, zodat met minder personeel kan worden gewerkt. Deze projector wordt onder Machines en installaties geactiveerd. Per 1 december 2007 wordt geïnvesteerd in de nieuwe apparatuur: Aanschafwaarde digitale projector: 70.000 euro exclusief 19% BTW, looptijd 60 maanden, restwaarde 10.000 euro. De betaling vindt plaats in 2 termijnen. De eerste termijn van 20.000 euro is al voor de looptijd van de prognose betaald (en staat dus op de beginbalans geboekt). A) Zorg er voor dat bij de inrichting van de investering ( prognoses…Investeringen en Financieringen ) dit bedrag op de juiste wijze afloopt, en zorg ook dat het resterende bedrag per 1 februari 2008 wordt betaald. Let op: er zit een addertje onder het gras. B) Bekijk alle boekingen op de balans ten aanzien van deze investering. Wat wordt er op de balans geboekt per eind juni 2008? Wat wordt er op de balans geboekt per december 2008? Hoeveel bedraagt de afschrijving in deze maand? Kijk ook in het liquiditeit overzicht. Zoek uit waar de betaling plaats vindt. INFO BIJ 7:
13
8
Detailprognose: privé-opnamen
DOELSTELLING: De privé-opnamen in geval van een eenmanszaak, vof of maatschap kunnen ingeven. TOEPASSINGSGEBIED: Bij een niet-rechtsvorm is het nodig ook de privé opnames van de firmanten in te geven omdat ander de liquiditeitsbegroting niet goed (te rooskleurig) zal zijn. Een ander voordeel is dat er dan ook door Visionplanner ook een inschatting wordt gemaakt van de inkomstenbelasting zodat de prognose verder wordt uitgebreid. OPDRACHT 8: Geef de privé-opnames in conform onderstaande info Beide ondernemers wensen een opname van 4.600 euro per maand. A) Richt de opname voor beide ondernemers in prognoses “investeringen en financieringen” onderdeel “eigen vermogen” onder het kopje kapitaal. Een van de ondernemers, uw beste vriend, wil graag weten hoeveel inkomstenbelasting hij moet betalen in 2007. B) Richt daarom voor hem de volgende gegevens in “investeringen en financieringen” onderdeel “eigen vermogen” onder het kopje kapitaal: Inkomstenbelasting Bijtellingen: een eigen woning met een WOZ waarde van 220.000 euro Aftrekpost hypotheek: elke maand een bruto rente van 1.250 euro. Deze ondernemer betaalt elke maand een voorschot van 1.400 euro aan Inkomsten Belasting, en wil dit graag in mei 2007 verrekenen met de definitieve aanslag. C) Hoeveel bedraagt de bijtelling van de WOZ elke maand? D) Hoeveel bedraagt de zelfstandigen aftrek elke maand? E) Hoeveel bedraagt de eind afrekening Inkomstenbelasting in Mei 2008? Kijk in het liquiditeitsoverzicht onderaan bij de privé opnamen.
14
INFO BIJ 8:
15
9
Detailprognose: omzet en inkoopwaarde
DOELSTELLING: De omzetbegroting op diverse manieren te kunnen ingeven TOEPASSINGSGEBIED: Stap 3 om een goede geïntegreerde prognose te krijgen. De te verwachten omzet kan nu worden ingegeven op verschillende manieren voor de verschillende omzetgroepen. Zo kan bij een bepaalde omzetgroep een seizoenspatroon voorkomen en bij een ander niet. Of het betaalgedrag is in de ene omzetgroep heel anders dan in een andere. Deze effecten worden door Visionplanner dan ook direct doorgerekend in alle begrotingsoverzichten. OPDRACHT 9: Geef de omzet en inkoopwaarde van de diverse omzetgroepen in Omzet Bioscoop A) Richt in dat de omzet van Bioscoop volgens een vast periodebedrag verloopt: 2007: 2008: 2009:
€ 41.500 / maand € 45.650 / maand € 50.215 / maand
Dit houdt in dat de omzet jaarlijks toeneemt met 10%. Gebruik hiervoor de invoerhulp-knop onder aan het invoerscherm. Het is de ondernemers gebleken dat er een seizoenspatroon is ten aanzien van de omzet. In de winter wordt het theater beter bezocht, en in de zomer minder. Er zijn in de zomer minder programma’s, er zijn meer straattheater voorstellingen en de mensen zijn ook meer op vakantie. Richt met behulp van deze omzet gegevens in dat er in de wintermaanden relatief meer en in de zomermaanden relatief minder omzet wordt gegenereerd. Gebruik hiervoor de invoermethode “seizoenspatroon”. B) Vul in bij alle maanden dat er 9% omzet wordt gerealiseerd, BEHALVE in juli en augustus: dan wordt er 5% gerealiseerd. C) Welk omzetbedrag wordt er gepresenteerd voor de periode juli 2007? Kostprijs van de omzet huur films D) Geef aan dat de kostprijs samenhangt met de omzet: de kostprijs bedraagt 25% van de omzet. Voor de kostprijs geldt een BTW percentage van 19% en er wordt gemiddeld na 45 dagen betaald. Wat is de Kostprijs van de Omzet in februari 2007. Kijk in het liquiditeit overzicht. Verklaar het verschil. Omzet van Feesten en partijen E) Richt in dat de omzet van Feesten en partijen hoog volgens een vast periodebedrag verloopt: 2007: € 12.500 / maand 2007: € 13.750 / maand 2008: € 15.125 / maand Dit houdt in dat de omzet jaarlijkse toeneemt met 10%. Gebruik hiervoor de invoerhulp-knop. F) Geef ook aan dat op deze omzet het BTW percentage 19% van toepassing is en dat er een betalingstermijn van 30 dagen geldt.
16
Kostprijs van feesten en partijen
U en uw partner hebben een hele goede DJ gevonden, die gegarandeerd volle zalen trekt. De DJ wil met plezier in uw feestzaal gaan draaien. Voortvarend sluiten jullie een overeenkomst met deze jongen. Bij het onderhandelen over de prijs met de ingehuurde disco is er een nieuwe overeenkomst gesloten. Of er nu veel of weinig partijen en feesten zijn, elke maand krijgt de DJ een vast bedrag van 5.000 euro exclusief 19% BTW. Omdat de DJ een kleine ondernemer is en op zijn centjes moet passen, wordt er afgesproken dat hij voortaan zijn geld elke maand contant krijgt. Naast deze nieuwe kosten zijn er de reeds bestaande kosten van de omzet. Kostprijs bar hoog 70 % wordt betaald na 1 maand 20 % na 2 maand en na 4 maand de rest. 2007: € 3.500 / maand 2007: € 3.750 / maand 2008: € 4.125 / maand G) Richt de kostprijs in zodat bovenstaande gegevens worden verwerkt. H) Controleer de invoer door op F6 of het volgende icoontje te klikken
INFO BIJ 9:
17
BONUS opgave Op een goede dag heeft uw partner een goed idee. Met de digitale projector kun je tijdens de pauze reclame op het scherm zetten. Je kunt bijvoorbeeld boodschappen projecteren, zoals ”Liefste Marie, ik hou zo veel van je. Wil je met me trouwen?”.Hij besluit hiervoor de opbrengsten te ramen, met gebruik van enkele variabelen. A) Richt de Omzet Overige Opbrengsten in met behulp van onderbouwing, waarbij u de volgende 4 variabelen inricht. (Gebruik hiervoor de stamgegevens knop).
A: Aantal voorstellingen per maand B: aantal berichten per voorstelling C: Opbrengst per getoond bericht (€)
20 10 12,5
en wel als volgt: (Opbrengst per tekst)*aantal teksten*aantal voorstellingen (12.5)*10*20 = 2.500 euro per maand. B) Voeg een 4e variabele toe: het seizoenspatroon. Werk als volgt: Januari tot en met juni 10% hoger dan gemiddeld, juli en augustus op halve kracht (dus 50% van gemiddelde maandomzet), en september tot en met december weer 10% hoger.
18
10
Detailprognose: salariskosten
DOELSTELLING: De post personeelkosten op diverse niveaus kunnen ingeven. TOEPASSINGSGEBIED: Stap 4 om een goede geïntegreerde prognose te krijgen bestaat uit de kostenbegroting. In dit onderdeel worden de personeelskosten, en dan met name de loonkosten, apart behandeld. Dit omdat deze kostenpost vaak de grootste van de exploitatie is en deze ook in de doorrekening naar bijvoorbeeld de liquiditeitsbegroting anders doorwerkt dan de overige kostensoorten, denk bijvoorbeeld aan de reservering vakantiegeld. Er bestaat in Visionplanner de mogelijkheid om de loonkosten tot op persoonsniveau in te geven, zodat er per persoon een bruto/netto berekening kan worden gemaakt. Met name als men in de prognose wil variëren met het aantal mensen (uitbreiding of afslanking) is dit erg nuttig omdat steeds de gevolgen hiervan direct worden doorgerekend. OPDRACHT 10: Geef de volgende personeelskosten in. Bruto lonen Personeel: (via specificatie invullen) In dienst zijn 4 personen die fulltime werken. Zij krijgen het volgende maandsalaris: Annette € 2.250 Willem € 2.600 (komt in dienst per 1 juli 2007), Freek € 3.000 en Linda € 1.750,= Er geldt geen pensioen, geen ziekteverzekering en het vakantiegeld wordt in mei uitgekeerd. De personeelsleden zijn gedurende de gehele looptijd van de prognose in dienst, behalve Willem, die treedt pas per 1 juli 2007 in dienst. Geef aan dat de salariskosten stijgen met 3% per jaar. A) Maak de personeelsleden als 4 afzonderlijke personen aan. B) Waar bestaat de betaling netto loon uit in mei 2007? C) Waar bestaat de betaling Loonheffing uit in juni 2007? Er is in 2007 nogal wat geld uitgegeven aan werving en selectie van goed personeel. Dit heeft vruchten afgeworpen, want de bezetting is op dit moment volledig op peil. D) Stel de post werving en selectie op een bedrag van 2.400 euro per jaar.
19
INFO BIJ 10:
20
11
Detailprognose: kosten
DOELSTELLING: De kosten op diverse niveaus en manieren te kunnen ingeven TOEPASSINGSGEBIED: As onderdeel van stap 4 om een goede geïntegreerde prognose te krijgen. De te verwachten kosten kunnen nu worden ingegeven op verschillende manieren voor de verschillende kostensoorten. Dit kan op hoofdgroepniveau, bijvoorbeeld voor kosten die gedurende het jaar vrijwel onveranderd zijn of op detailniveau voor specifieke kostensoorten. Ook hier geldt dat de gewenste output in feite bepaalt op welk niveau de kosten dienen te worden ingegeven. Wanneer er, zoals in de case, gebruik is gemaakt van een extrapolatie zijn de data reeds voorgevuld. Wel dienen de betaaltermijn en BTW tarief per item (herkenbaar aan een vinkje) goed te worden gezet. OPDRACHT 11: Richt in de exploitatie de volgende posten in: A) Betaling van onderhoudkosten volgens een vaste betaaltermijn van 1 kwartaal Onderhoud machines (projector) op jaarbasis bedraagt € 12.000,- exclusief 19% BTW. Eerste betaling op 1 januari voor kwartaal 1, dan op 1 april voor kwartaal 2, etc, etc. Er wordt echter 10.000 per kwartaal betaald. Controleer of werkelijk na 1 kwartaal wordt betaald Controleer dat door de te hoge betaling er vooruitbetaalde crediteuren zijn ontstaan. B) Richt als volgt de telefoonkosten in: € 350,= per maand, behalve in juli en augustus, dan is het € 300,= ; BTW 19% en betaling vindt plaats na 30 dagen. C) Maak zelf de internetkosten aan binnen de rubriek “Algemene kosten”, uitgaande van een vast bedrag van 12.400 per jaar, BTW 19%, betaling na 14 dagen INFO BIJ 11:
21
12
Standaardrapportage
DOELSTELLING: De inhoud van de diverse Visionplanner standaardrapporten op het gebied van prognoses te kennen en globaal aanpassen. TOEPASSINGSGEBIED: De inhoud van een prognoserapport is afhankelijk van het specifieke doel. Reeds bij het opstellen van de prognose dient rekening te worden gehouden met het uiteindelijke doel van het opstellen van deze prognose. Een businessplan zal een heel andere inhoud hebben dan een éénjaars budget. De Visionplanner standaardrapporten zijn daarom ook allemaal toegespitst op het gebruiksdoel. OPDRACHT 12: Onder de knop Uitvoer – rapporten tref je een aantal rapportages aan. Selecteer Strategische planning, Planning 3 jaar en bekijk dit rapport. A) Selecteer in het rapport het onderzoeksrapport en pas deze aan. Er staan zinsneden in die mogelijk niet van toepassing zijn. Verwijder deze. B) De rapportage zal worden geprint op briefpapier van de accountant. Deze heeft een logo bovenaan, zodat de bovenmarge aangepast moet worden. Pas de marge aan zodat de tekst op 5 centimeter van boven begint. (één en ander kan ingesteld bij “Rapport instellingen “ingesteld worden.) Klik voor de rapportinstellingen op volgend icoontje:
C) Haal de voettekst weg bij het onderzoeksrapport D) Voeg zelf een pagina tekst (vrije tekst toevoegen) toe aan deze rapportage. Vul zelf de tekst in waarbij je een en ander toelicht ten aanzien van de gebruikte veronderstellingen (tip gebruik rechter muisknop voor het ophalen van velden) Sluit dit rapport weer af. Onder de knop Uitvoer – rapporten tref je nog andere prognose rapporten aan. Selecteer het rapport “Financieringsaanvraag”. E) Zorg dat alle paginanummers in blauw worden afgedrukt F) Vul de algemene toelichting aan. Geef aan dat het debiteurensaldo fungeert als onderpand bij het krediet op de rekening courant.
22
INFO BIJ 12:
23
13
Prognose: ook actuele cijfers
DOELSTELLING: De prognose die eenmaal is opgesteld kunnen toetsen aan de werkelijke cijfers. TOEPASSINGSGEBIED: Als er eenmaal een prognose is ingegeven kan men op gemakkelijke wijze de werkelijke cijfers vanuit de administratie er naast zetten. Hiermee is dan een begin gemaakt van een planning & control cyclus, waarin afwijkingen ten opzichte van budget inzichtelijk kunnen worden gemaakt en er een betere sturing mogelijk is. Er zijn hiervoor binnen Visionplanner reeds een aantal standaardrapporten beschikbaar. OPDRACHT 13:
Gebruik de Assistent om tussentijdse cijfers in te lezen en de standaardrapportage te bekijken. Start de Assistent Actuele cijfers…periodiek ten behoeven van actuele cijfers (met vergelijking planning) Met volgend icoontje.
Rechtsboven in het scherm, kunt u de Assistent opnieuw opstarten A) Bij het inlezen van de administratie selecteert u de aangeleverde administratiebestanden. Er zijn 4 kwartalen 2007 beschikbaar (het is de bedoeling dat u al deze bestanden één voor één gaat inlezen). B) Selecteer de in te lezen bestanden één voor één, begin bij Q1 2007.csv. Let op: De bestanden hebben als bestandstype CSV puntkomma gescheiden. knop om de ingelezen kolommen te Dit bestandstype valt onder het kopje “standaard”. Klik op de checken. Geef tevens aan uit welke kolommen Visionplanner de gegevens moet halen: uit kolom 1 het grootboeknummer, uit kolom 2 de omschrijving en kolom 3 bevat zowel de debet als credit bedragen. Wijs de juiste kolommen toe binnen Visionplanner. C) Bij het beoordelen van de werkelijke cijfers is het u opgevallen dat de afschrijvingen ( balans rek ) op de nieuwe machine per abuis op goodwill is geboekt. Corrigeer deze post door 3000 euro afschrijvingen over te boeken naar de afschrijvingen op de machine: 1…. 1….
Afschrijving Goodwill Afschrijvingen machines en installaties
3.000 3.000
D) Kies met behulp van de Assistent voor het rapport Tussentijdse cijfers per kwartaal. Selecteer in de rapportage het derde kwartaal 2007 en kijk naar de schermafdruk.
24
INFO BIJ 13:
25
14
Prognose doorrollen obv actuele cijfers
DOELSTELLING: De prognose in de loop van het boekjaar aan te passen aan de nieuwe werkelijke situatie. TOEPASSINGSGEBIED: Als er eenmaal een prognose is ingegeven met een bepaalde begindatum zal deze uitgaan van de werkelijk eindbalans als beginbalans van de prognose. In de loop van het boekjaar kan de aldaar begrote balans per enig datum gaan verschillen met de werkelijke cijfers. Hierdoor zal bijvoorbeeld de liquiditeitsbegroting niet meer aansluiten. Om nu te zorgen dat werkelijkheid en planning weer synchroon lopen is het mogelijk om de prognosedatum door te rollen en zo een nieuw startpunt voor de prognoses te maken. Doet men dit op maandbasis krijgt men een rolling forecast. OPDRACHT 14: Pas de prognose aan actuele cijfers 30-09-2007 Sla het bestand op onder een andere naam . Doe dit middels bestand … Opslaan als . Sla het bestand op met als naam: “Latest Estimate”. A) Verander bij “Algemeen” het startmoment van de prognose in oktober 2007. We gaan een prognose maken met als beginpunt de zojuist ingelezen cijfers van het derde kwartaal 2007. B) Ga vervolgens naar “Prognoses” en vervolgens “Omzet en Inkoopwaarde” Klik in het menu item Verwijzingen Op de invoerhulp.
Laat de omzet, middels het snelregels menu toenemen met 10% op basis van de aangepaste verwachtingen. C) Extrapoleer ALLEEN de balans opnieuw. Kies als basis voor de balans van het derde kwartaal 2007. (Haal dus het vinkje weg bij de exploitatie.)
om de cijfers te controleren. In inventaris moet nu 130.000 D) Druk op F6 of aangeven. We gaan nu weer verder met de afloop van de balans E) “Theater aan het vrijthof” gaat nu nog 339 maanden mee en heeft een restwaarde van 200.000 euro. F) Computerapparatuur wordt met een vast bedrag van 500 euro / maand afgeschreven. G) Inventaris bestaat uit meerdere items die verschillend worden afgeschreven. Splits de boekwaarde in twee gedeelten. Eén gedeelte van 62.000 euro met een resterende levensduur van 31 maanden. Over het resterende bedrag wordt 500 euro per maand afgeschreven.
26
H) Richt de hypothecaire lening in met onderstaande gegevens. De hypotheek die u onder het “vreemd vermogen lang” tegen komt, is op 01-01-2007 afgesloten voor een periode van 30 jaar en heeft aldus een resterende looptijd van 339 maanden, tegen een rentepercentage van 6%. De hypotheek is aflossingsvrij, en de rente wordt maandelijks voldaan. I) De voorziening vakantiegeld wordt in mei 2007 uitgekeerd. INFO BIJ 14:
27
15
Prognose versus estimate
DOELSTELLING: De eenmaal opgestelde prognose (niet gewijzigd) en de in de loop van het boekjaar aangepaste estimate (wordt steeds bijgesteld) kunnen aanmaken en in een rapport kunnen opnemen. TOEPASSINGSGEBIED: Vaak wordt er een prognose gemaakt die niet meer gewijzigd wordt gedurende het boekjaar omdat dit bijvoorbeeld de taakstellende begroting is die is afgegeven aan de moedermaatschappij. Nu kan het zo zijn dat er naast deze begroting wordt gewekt met een estimate, dit ie een prognose die gedurende het boekjaar continu wordt bijgesteld op basis van voorschrijdende inzichten. Dergelijke scenario’s kunnen in Visionplanner worden aangemaakt en ook worden opgenomen in de rapportage. OPDRACHT 15: Zorg dat de bestanden met de prognose en estimate worden gekoppeld en laat in de rapportage het verschil tussen beide zien. INFO BIJ 40: U heeft nu twee bestanden. Een met een prognose en een met een forecast. U gaat nu een speciaal soort kolom definitie maken. Deze definitie maakt gebruik van meerdere Visionplanner bestanden. Ga naar scenario. Voeg het originele prognose bestand toe. Bij deze zijn het originele en het bestand van de Latest Estimate gekoppeld. Dit houdt in dat tabellen uit de twee verschillende bestanden in de rapportering naast elkaar kunnen worden gezet. Dit is wat we nu gaan doen.
28
A) Kies Bij Menu item “Schermen” voor “Opties” en kies de optie “Kolomdefinities”. Klik op de knop “definities” bij “Actueel t.o.v. Planning” en bekijk de volgende definitie: “Actueel – Planning”.
B) Maak nu een nieuwe kolom definitie aan. Deze definitie vergelijkt de prognose cijfers van de originele administratie met de prognose cijfers van de latest estimate administratie 1. Open de groep Actueel t.o.v. Planning Door op de definities knop te klikken:
2. Klik op toevoegen en geef de kolom definitie de volgende naam: “Planning-planning “ 3. Klik vervolgens op de knop bewerken. Er opent zich een nieuw scherm. Als u in dit scherm op de spatie balk klik verschijnt er een scherm waar u een en ander kunt selecteren 4. Selecteer bij kolom: standaard/actueel en bij Scenario: het originele bestand. Klik op ok 5. Typ een minus teken”-“ Klik nog eens op de spatiebalk en selecteer bij de Kolom: standaard/actueel en bij Scenario: het latest estimate bestand. Klik op ok en sluit verder alles af.
29
Volg alle hierboven beschreven stappen maar maak een definitie aan waarin het verschil tussen de originele prognose en de latest estimate prognose tot uitdrukking komt: [A] - [B] [A] Kolom: Standaard / Planning [B] Kolom: Standaard / Planning Scenariobestand: Het eerste bedrijf [originele prognose 2007] C) Ga naar de rapportage: planning control, actueel tov planning. Pas de rapportage aan door aan de winst- en verliesrekening de laatst aangemaakte kolomdefinitie toe te voegen. Maak hiervoor eerst een nieuwe kolom aan. Tip bij 15: Door op volgende icoontje te klikken kunt u de laatste kolom dupliceren:
Pas de kolom aan door rechts in het scherm de van toepassing zijnde waarden te selecteren.
D) Nu er een bestand gekoppeld is komt in elke kolom de naam van het bronbestand te staan. Haal deze omschrijvingen in alle kolommen weg.( Tip kijk bij kolomtitels )
30
16
Vrije invoer
DOELSTELLING: Naast financiële gegevens ook niet financiële gegevens als onderdeel van de prognose kunnen opnemen. TOEPASSINGSGEBIED: Voor sommige soorten prognoses kan het nuttig zijn, naast de financiële data, ook niet-financiële data op te nemen. Bij een financieringsaanvraag gebaseerd op uitbreiding is het aantal FTE bijvoorbeeld een nuttig item om mee te nemen in de output. Ook kunnen bijvoorbeeld aantallen worden ingegeven. Deze kunnen dan als afzonderlijk item worden opgeroepen in de rapportage, maar ook onderdeel zijn van bijvoorbeeld een omzet- of kostenonderbouwing. OPDRACHT 16: Ga terug naar het originele prognosebestand. Maak volgende vrije invoervelden aan en vul deze met onderstaande gegevens: A) Aantal FTE: dit zijn er 5, vanaf 1 juli 2007 zijn dit er 6 B) Aantal Bioscoopkaartjes: in 2007 zijn dit er 50.000, in 2008 55.000 en 2009 60.000 Kijk in de financiële overzichten of deze waarden correct terugkomen INFO BIJ 16:
31
17
Kengetallen
DOELSTELLING: Naast financiële gegevens ook kengetallen als onderdeel van de prognose kunnen opnemen en deze ook zelf kunnen definiëren. TOEPASSINGSGEBIED: Voor sommige soorten prognoses kan het nuttig zijn kengetallen op te nemen. Bij financieringsaanvragen kijken banken bijvoorbeeld altijd naar de solvabiliteitsratio. Dit soort standaard ratio’s zijn vanzelfsprekend in Visionplanner standaard opgenomen. Ook voor vergelijking met bijvoorbeeld branchegemiddelden kan het nuttig zijn eigen kengetallen te definiëren om zo te zien of de bedrijfsvoering in de pas loopt. Kengetallen kunnen worden gemaakt met alle in Visionplanner aanwezige data, zowel financieel als niet-financieel. OPDRACHT 17: Maak volgende kengetallen aan in een nieuwe hoofdgroep Bioscoop ratio’s: A) Gemiddelde omzet per FTE B) Gemiddelde brutomarge per bioscoopkaartje C) Neem deze kengetallen als extra rijen op in het 3 jaren prognoserapport INFO BIJ 17:
32
33
18
Bijlage
Benodigde gegevens voor het opstellen van een detailprognose 1. Gegevens inzake de omzet en inkoop Welke omzetgroepen zijn er te onderscheiden? Geef aan welke opbrengsten er voor dit bedrijf moeten worden geprognosticeerd. Bepaal vervolgend per omzetgroep: Seizoenspatroon per omzetgroep BTW tarief per omzetgroep Betalingsgedrag per omzetgroep Inkoopcomponenten per omzetgroep Betalingsgedrag per inkoopcomponent 2. Gegevens inzake de exploitatie Personeelskosten (uitgebreid): Namen en bruto salarissen personeelsleden Bedrijfsvereniging of parameters voor bruto/netto berekening Gegevens pensioenpremies Inschatting uitbreidingen in personeel Per volgende hoofdkostensoort (indien deze voor de cliënt van toepassing is) de kostenverdeling in het jaar, het BTW tarief en de gemiddelde betalingstermijn: Kosten Soort
Specificeren ja/nee
Directe kosten Productiekosten Huisvestingskosten Vervoerskosten Algemene kosten Verkoopkosten Inventariskosten Verzekeringen 3. Gegevens inzake investeringen en financieringen Afloop van posten beginbalans Geplande investeringen, afschrijvingsmethode en betalingsgegevens Financieringen Rentepercentages op leningen Aflossingspatronen van leningen Inschatting privé opnamen bij eenmanszaak/vof
34
