NOTULEN CENTRALE OUDERCOMMISSIEVERGADERING d.d. 6 maart 2013 Aanwezig:
Afwezig: met bericht
BIS BLO/JOS BEA/ICA CRUB/C BSO DEK/HEN DON kdv DON/ BERG bso JUL KWS LEN
Shirley Witteman Kristianne Horrevorts Carolien Hulst Paulien Nieuwenhuis, secretaris oc Sander Boon Lisette Otten Floor van Maanen Hyko Hoensen Herbert Faber Mark Jacobs
BPO:
Roger Muuse en Sandra Vlaar
CRUA/Bkdv REG BOS
Marije Kaart Elise Alders Wendy Freriks
Opening: Welkom allen! Er zijn een aantal nieuwe gezichten, dus iedereen stelt zich even voor. Er zijn drie voorzitters afwezig met bericht.
1. Naar aanleiding van vorige notulen: De notulen van 12 september 2012 wordt doorlopen. Een aantal punten in de notulen en op de actielijst komen nu terug op de agenda. De notulen worden verder goed gekeurd. 2. Ontwikkelingen algemeen Update bezetting n.a.v. terugloop kindaantallen: het is duidelijk zichtbaar dat de kindaantallen met name teruglopen op de kinderdagverblijven op Cru, ook de bso in Bloemendaal loopt terug op Blo/Jos en bepaalde dagen op Don. We zijn intern aan het kijken naar alternatieven voor deze ruimtes, hier zullen we nog op terug komen. In het Haarlems Dagblad van 6 maart (de dag van deze vergadering)staat een artikel over het toezicht van de opvang in deze regio. De opvang in Haarlem kwam minder positief aan de orde terwijl de opvang in de omliggende gemeenten zoals Bloemendaal en Heemstede wel als positief worden benoemd. Algemeen en evt. consequenties prijsbeleid; - Er zal vanaf 1 april warm eten worden aangeboden op Jul in Aerdenhout, dit is zowel voor de doelgroep kdv als bso. - Op 21 maart is er een informatieavond gepland op de psz Wimperoen, gelegen tussen ons kdv en bso op Jul. Deze psz zal ook onder de vlag van Les Petits gaan draaien vanaf de zomervakantie. Voor die tijd zal de planning ook al gezamenlijk worden gedaan. - Er zijn een aantal scholen in de regio die onze hulp inschakelen als het gaat om ondersteuning bij de Tussenschoolse Opvang. Dit is een positieve ontwikkeling, als het gaat om samenwerking en hanteren van eenduidend beleid hieromtrent.
-
-
-
-
Sinds heden staat er voor iedere doelgroep binnen Les Petits een filmpje op de website, dit om meer inzicht te geven in de opvang die bij ons geboden wordt. Les Petits is hoog geplaatst bij Google en wordt veel bekeken door externe ouders. De aanmelding en deelname aan verjaardagspartijtjes en peuterdans wordt ook op deze manier gevonden. Nieuwsbrieven: het lijkt dat de vestigingsgebonden nieuwsbrieven beter gelezen worden dan de algemene nieuwsbrief. Suggestie is om de vestigingsgebonden nieuwsbrieven ook meer te gebruiken voor algemene informatie met een verwijzing naar onze website voor meer informatie. Op deze manier zullen interne ouders ook meer uptodate zijn van belangrijke informatie. 5 daagse schoolweek: in de regio Haarlem gaat dit op een groot aantal scholen van start in het nieuwe schooljaar. Het invoeren van de 5 gelijke schooldagen heeft ook veel consequenties voor verenigingen en de opvang. Binnen Les Petits is deze verandering nog niet aan de orde, maar wordt dit in de jaren daarna ook in deze regio ingesteld. Wij kunnen als organisatie dan ook de ervaringen van andere opvangorganisaties meenemen voor de optimale aanpak hieromtrent. Prijs 2013: de CAO is voor 2013 nog steeds niet duidelijk als het gaat om een mogelijke salarisverhoging. Mocht blijken dat er dit jaar nog een extreme verhoging komt, zal dit mogelijk tussentijds consequenties hebben voor het uurtarief. Dit zal eerst ook in de COC worden besproken, mocht dit aan de orde zijn.
3. Format Klanttevredenheidsonderzoek Er worden een aantal suggesties gedaan voor aanpassing van de vragen voor dit klanttevredenheidsonderzoek. Deze zullen worden verwerkt. Diegenen die het nog niet intern binnen de eigen oudercommissie hebben besproken, kunnen tot 1 april reageren. Begin april zal het onderzoek worden verspreidt onder alle ouders. Toelicht ing KTO: er st aan een aant al t hema s/ onderwerpen in het onderzoek die nog nader moeten worden toegelicht. Het gaat met name om ontwikkelingen in de toekomst. Dit zal eind maart middels een nieuwsbrief worden gedaan. Ouders kunnen dan beter anticiperen op de gestelde vragen. Tevens wordt nog aangegeven dat er een nieuwe aanbieder van warm eten zal starten op onze vestiging Jul. Daar dit warm eten een andere voorbereiding vraagt, zou het kunnen betekenen dat het aanbieden van deze service op kleinere vestigingen in de toekomst ook tot de mogelijkheden behoort.
4. Vierogenprincipe toelichting Per 1 juli 2013 zal de GGD toetsen op het vierogen principe binnen de opvang van kinderen van 0 -4 jaar. De verwachting is dat spoedig daarop de eisen binnen de BSO hieromtrent ook zullen worden aangescherpt. Binnen Les Petits zijn we dit op al onze doelgroepen en locaties in kaart aan het brengen. Wij zijn ook verplicht om de hantering van dit principe inzichtelijk te maken voor ouders. Op iedere vestiging wordt dit opgenomen in het intakeboek, die vestigingsgebonden is. Dit onderwerp zal ook in de eerstvolgende oudercommissievergadering door de betreffende leidinggevende van de vestiging aan de orde worden gebracht.
5. Governance code en scan Er is onlangs een scan ingevuld om inzichtelijk te krijgen welk toezicht gehanteerd wordt binnen Les Petits. De COC, de OR en een aantal stafmedewerkers op kantoor hebben hier
aan mee gewerkt. Op 12 maart is er een terugkoppeling, deze zal met de notulen worden mee gezonden. Hier zal een vervolg op komen in de eerst volgende COC vergadering.
Meningsvormend beleid 6. Goede doel In het activiteitenbeleid is er een st ukj e opgenomen over het t oepassen van goede doelen binnen de organisat ie. Wij worden vaak benaderd door int erne/ ext erne ouders en bedrijven om mee te werken aan een stukje sponsoring voor goede doelen. Uiteraard vinden wij dit een goede zaak, maar is het niet meer overzichtelijk en reëel voor ons om aan alles mee te werken. Om deze reden menen wij met dit stukje beleid duidelijkheid te scheppen. Uitgangspunt is per locatie om dan 1 x per jaar aandacht te besteden aan een zelf gekozen goed doel. Dit kan dan in overleg met de oudercommissie en gekoppeld worden aan een zomer- of winterfeest.
7. Samenvoeging groepen Het concept omtrent dit onderwerp is besproken. De opmerking om het tijdspad meer te concretiseren wordt mee genomen. Verder komt aan de orde dat er onlangs een groep op de vestiging jul is opgeheven en dat alle communicatie met de ouders hieromtrent naar tevredenheid is verlopen.
8. Flexibele vakantie opvang BSO We geven aan een pilot te willen starten met het opvangen van externe kinderen in de vakanties. Dit zal in Bloemendaal plaatsvinden. In de meivakantie zullen we ook starten met het opvangen van kinderen die eerder bij Les Petits zijn opgevangen en op deze manier op hun oude stamgroep kunnen worden opgevangen. Het gaat dan om oudste kinderen die niet meer structureel op de BSO zitten, maar vaak nog te jong zijn om alleen in de vakanties thuis te blijven. Het gaat dan om kinderen tussen de 10 en 12 jaar. Op deze manier hopen wij weer meer kinderen te krijgen. Middels communicatie op scholen en onze eigen ouders hopen wij deze doelgroep te bereiken. Een ieder staat heel positief tegenover deze ontwikkeling.
9. Wat verder ter tafel komt Input oc voor website: er zal een nieuw overzicht bij de notulen worden gevoegd over de recente input voor de website. Diegenen die het nog niet hebben, zullen het naar Marleen/Sandra sturen, zodat het verwerkt kan worden. Herbert merkt nog op dat in de COC notulen ook afkortingen moeten worden gebruikt ivm de privacy. Dit is een terechte opmerking, zodat we ook eenduidend notulen inzichtelijk maken op de website. Scholing Les Petits: dit onderwerp wordt besproken daar blijkt dat oudercommissies/ouders niet altijd op de hoogte zijn van de scholing die binnen Les Petits wordt gegeven. Juist in deze tijd is dat een grote meerwaarde, daar veel organisaties moeten bezuinigen op dit soort uitgaven. Wij menen hier ook meer ruchtbaarheid aan te moeten geven, zodat wij ons kwalitatief onderscheiden. Speerpunt voor Les Petits is om op onze website meer aandacht te schenken aan de kwaliteit die wij leveren in verhouding met de prijs. Rekeningnummer oudercommissies: De meeste oudercommissies hebben een rekening die gerelat eerd is aan een persoonlij ke rekening. Dit omdat een eigen rekening veel kosten met zich mee brengt. Men kan aan 1 rekeningnummer 4 aparte benamingen geven, zodat financiën toch enigszins gescheiden blijven van een privé-
rekening. Carolien kent iemand binnen haar oc die bij de Rabobank werkt en zal nog even navraag doen hierover. 10. Rondvraag * Kristianne geeft aan het jammer te vinden dat er besloten is om minder pedagogisch medewerkers aanwezig te laten zijn op ouderavonden. Dit heeft als reden dat het een hoge kostenpost is en de opkomst op een ouderavond niet altijd voldoende is om dit tegen elkaar op te laten wegen. Sandra geeft aan dat mocht blijken dat er veel animo is voor een dergelijke ouderavond er zeker gevraagd wordt om meer pedagogisch medewerkers uit te nodigen om deze avond dan mede te begeleiden. * Mark vraagt naar een format van een uitnodiging voor een EHBO-avond voor ouders. Deze zal bij de notulen worden gevoegd.
De volgende vergadering is nog niet gepland, eea hangt af van de terugkoppeling omtrent het prijsbeleid met betrekking tot de mogelijke CAO-verhoging.
Actielijst Uitvoerder
Activiteit
Streef datum
Sandra Carolien Sandra
Overzicht oc met namen/notulen op nieuwe site Navraag over rekeningnummers oc Doorsturen format EHBO-avond
April
LP
Uitvoering pilot flexibele opvang BSO in vakanties
oc
Terugkoppeling KTO voor 1 april
Status
Betrokken partijen voorzitters allen
Adviespunten sinds de Nieuwe Wet 2005 voor de (centrale) oudercommissie(s) Beleid
Beslissing
Datum
1.Beleid individuele oudercommissie 2.Beleid centrale oudercommissie 3. Zelfst andig buit enspelen oudere kinderen
akkoord akkoord alleen onder toezicht groepsleiding i.o.m. ouders akkoord akkoord akkoord advies akkoord akkoord advies advies/akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord advies akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord evaluatie akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord
juli 2005 juli 2005
akkoord
april 2012
4. Aanpassing ziektebeleid, toepassing paracetomol 5. Prijsstijging 2006 6. Protocol wissels en extra dagen 7. Invoeren studiedag medewerkers 8. Verstrekken warme maaltijden 9. Algemeen ziektebeleid 10Prijsstijging 2007 11.Klanttevredenheidsonderzoek 12.Structurele overboeking 13.Plaatsingsbeleid 14.Voedingsaanbod 15.Richtlijnen overleg oc en bpo 16. Partners van medewerkers in oc 17. Procedure opvallend gedrag 18. Prijsstijging 2008 19. maximale afname studiedagen 20. Uitstel pilot warm eten 21. Klanttevredenheidsonderzoeken 22. Sportactiviteiten naast nso 23. protocol vriendjes/vriendinnetjes nso 24. ouderbijdrage vakanties nso 25. protocol inbakeren 26. Pedagogisch beleid 27. Urenverantwoording 28. Prijsstijging 2009 29. Aanpassing protocol extra wissels 30. Protocol Privacy 31. Klachtenprocedure 32. Medicijnbeleid 33. Huisregels 34. Uitgangspunten warm eten/pilot 35. plaatsingsvoorwaarden 36. protocol te laat afmelden/halen 37. activiteitenbeleid 38. prijsstijging 2010 39. tegoedbonnen/prijsstijging 2011 40.borstvoedingsbeleid 41.Pilot warm eten 42. protocollen tav ontuchtzaak 43. Beleid individuele oudercommissie 44. Vraagstelling klanttevredenheidsonderzoek 2011 45. Loop- en doorstroombeleid 46. Beleid centrale oudercommissie
juli 2005 juli 2005 juli 2005 j anuari 06 juli 2006 nov. 2006 nov. 2006 nov. 2006 nov. 2006 nov. 2006 nov. 2007 juni 2007 juni 2008 juni 2008 nov. 2007 nov. 2007 juni 2008 juni 2007 okt. 2007 nov. 2007 april 2008 nov.2007 april 2008 april 2008 aug. 2008 nov.2009 feb.2009 feb.2009 feb.2009 mei2009 maart 09 mei 2009 sept2009 feb2010 nov2009 okt 2010 april 2010 april 2010 feb. 2011 juni 2011 jan. 2011
47. Formulier referenties 48. Pestprotocol 49. Communicatiebeleid 50. Telefoongebruik BSO 51. Pedagogisch beleid 52. Instroom-doorstroom en uitstroombeleid 53. Alcoholgebruik op feesten 54. Flexibele opvang 55. Goede doel 56. samenvoeging groepen
akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord akkoord
juni 2011 febr2012 juli 2012 juli 2012 juli 2012 sept2012 sept2012 nov 2012 mrt 2013 mrt 2013
