BXL 1434 – Implementatie van een enterprise transactioneel systeem INFOSESSIE AAN KANDIDATEN 13.08.2013
DOEL VAN INFOSESSIE Deze infosessie zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de procedure en selectieregels voor deze opdracht. → om het risico op onregelmatige kandidaat-stellingen te beperken
2
Punten op agenda 1) Inleiding en voorwerp van de opdracht
2) ICT bestaande situatie 3) Procedure OO en verloop 4) Selectieregels 5) Indicatieve planning 6) Vragen / antwoorden 3
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN DE OPDRACHT • Belgische Technische Cooperatie = naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk • Exclusieve bevoegdheid inzake uitvoering ontwikkelingssamenwerking voor de Belgische Staat • 200 ontwikkelingsprojecten in 18 partnerlanden
4
van
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) Context: BTC wil de 200 projecten, 18 representaties en hoofdzetel voorzien van een geïntegreerd informatiesysteem, dat volgende componenten bevat : •
Een enterprise transactioneel systeem
•
Een project management systeem (of als onderdeel van het enterprise transactioneel systeem, zie verder)
•
Een document management systeem
•
Een samenwerkingsplatform (collaborative platform)
•
Een Business Intelligence (BI) systeem 5
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT (VERVOLG) Deze overheidsopdracht beperkt zich tot het enterprise transactioneel systeem, eventueel aangevuld met een project management systeem (indien dit deel uitmaakt van het softwarepakket dat wordt aangeboden) Het enterprise transactioneel systeem voorziet volgende modules : • • • • • •
Human resources management Financial management Purchasing Logistics Relationship management Project management
6
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) De vaste schijf omvat twee onderdelen : de uitwerking van een prototype en een eerste implementatiefase.
Bij de uitwerking van het prototype wordt eerst een globaal ontwerp van het toekomstige enterprise transactioneel systeem gemaakt (volledige scope). Dit ontwerp wordt omgezet naar een eerste testversie van het systeem (het prototype), dat de belangrijkste componenten en een aantal testgegevens bevat, maar niet alle processen en functionaliteiten voorziet, noch alle kwaliteitsvereisten. De bedoeling is om, in een relatief beperkte tijdsspanne en zonder zware investeringen, • een zicht te krijgen op de basiswerking van het systeem • de haalbaarheid van het implementatieproject te evalueren • buy-in van een aantal key users te creëren 7
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG)
Na het prototype gaat de eerste implementatiefase van start, die de volgende submodules binnen de module HR management omvat, van design tot en met de roll-out (inclusief data migratie) : • • • • • • •
HR Master Data (HR-01) HR Recruitment and Selection (HR-03) HR Contract (HR-04) HR Payroll (HR-05) : het gaat om voorbereiding van de salarisberekeningen, geen interfacing met sociaal secretariaat of externe systemen in deze fase HR Availability management and calendars (HR-06) HR Time sheet (HR-07) HR Training (HR-08) 8
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) De voorwaardelijke schijven bevatten alle andere submodules die niet in de vaste schijf zijn opgenomen :
-
Human resources management : de 2 submodules die niet in de vaste schijf zijn opgenomen Financial management (9 submodules) Purchasing (7 submodules) Logistics (3 submodules) Relationship management (3 submodules) Optioneel : Project management (10 submodules)
9
I. INTRODUCTIE EN VOORWERP VAN OPDRACHT( VERVOLG) Het voorwerp van deze opdracht wordt verder in detail toegelicht in de oproep tot kandidatuurstelling met de beschrijving van
-
De algemene werkingsprincipes van het nieuwe informatiesysteem (cf. “I.2.1 General operating principles”)
-
De toekomstige software architectuur (cf. “I.2.2 Applications architecture”)
-
De mogelijke scenarios (cf. “I.2.3 Scenarios”)
-
De technische context (cf. “I.2.4 The technical context”)
10
II. ICT BESTAANDE SITUATIE
11
S.I. BTC External
HQ Level
HR SD Works
BIS Datawarehouse CMS DRUPAL HR Expats
Infocycle
REP Level
Project Level
Damino Scholarship
Dynamics NAV
FIT HQ
Bank Account Tool
PITWEB
Aris
Dynamics NAVIREP
FIT RR
FIT
12
S.I. BTC HQ Level HR SD Works
BIS Datawarehouse
HR Expats
Bank Account Tool
Dynamics NAV
Infocycle
FIT HQ
Aris
CMS DRUPAL
Damino Scholarship
REP Level
Project Level
PITWEB Dynamics NAVIREP
FIT RR
FIT
13
S.I. BTC Dynamics NAV & FIT HQ Level (4)
FTP server
Dynamics NAV
(5)
(6)
FIT HQ
HQ Storage
(3)
Internet (3)
REP Level
Dynamics NAVIREP
(2)
FIT RR (1)
Project Level (1) (2) (3) (4) (5) (6)
Export project expenses in a Filemaker format Export project expenses in a Filemaker format & XML format Send, receive XML files between HQ and REP level via the FTP server Send, receive XML files between HQ and REP level via the FTP server Place the project expenses received in a Filemaker format on a data server Retrieve the project expenses in a Filemaker format and consolidate the data into the FIT HQ
FIT
14
S.I. BTC DAMINO Scholarships BIS Datawarehouse
HQ Level (1) Scholarships Officer
(2)
(3)
(4)
(5)
PITWEB
Damino Dynamics NAV
Internet
Accountant
(6)
REP Level
Dynamics NAVIREP Scholarships Officer (1) (2) (3) (4) (5) (6)
Accountant
Export scholarships data Read accounting entries Export accounting entries Import scholarships data Export Projects data Send and receive accounting entries
15
S.I. BTC Datawarehouse BIS HR Persons
BIS Financial
Projects
Dynamics NAV
PITWEB
LDAP
ETL TALEND
SDWORX
Active Directory
HR Expats
Mercury Mail Server
16
S.I. BTC
Who is Who External
HQ Level
HR SD Works
(1)
(5) Active Directory server
(2)
HR Expats
Mercury Mail Server
(1) (2) (3) (4) (5)
BIS
BIS (Datawarehouse) / HR PERSONS
Import with ETL TALEND HR Headquarter data Import with ETL TALEND HR Expatriate data Import from DRUPAL HR local data, encoded by the HR local focal point Publish the ‘Who is Who’ into intranet.btcctb.org Import data from the Active Directory and the Mercury Mail server
(3)
LDAP (4)
Intranet.btcctb.org (DRUPAL)
Internet
REP Level
HR Local Focal point
17
Financial reporting Datawarehouse
S.I. BTC
HQ Level Dynamics NAV
FIT HQ
PITWEB
Datawarehouse ‘Controlling’ MS SQL Server
Crystal Reports
Excel files
18
III. PROCEDURE • Onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking (BDA + JOUE) • Artikel 26 § 2, 3° van de wet : dienst van die aard is dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen
19
III. PROCEDURE (VERVOLG) Procedure in drie fases A) Selectie van kandidaten (tussen 3 en 7) B)
Verzending van het bijzonder bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes
C) Onderhandelingen → Gunning aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria
20
IV. SELECTIE I.
Persoonlijke situatie van de kandidaat (Art. 61 KB 15.07.2011)
Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 61 van het KB van 15.07.2011 → Voor de geselecteerde kandidaten : nakijken van de verklaring
Buitenlandse kandidaten en hun eventuele partners die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de regelgeving inzake Belgische sociale zekerheid dienen bij hun offerte het bewijs te voegen dat zijn hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepaling van het land waar zij gevestigd zijn.
21
IV. SELECTIE (VERVOLG) II. Financiële capaciteit (Art. 67 § 1 KB 15.07.2011)
Verklaring op eer : Totaal omzet boven 2.000.000€ btw inbegrepen (elk jaar 2010-2011-2012) → Indien er niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, wordt de kandidaat niet geselecteerd
22
IV. SELECTIE (VERVOLG)
III. Technische bekwaamheid – Ervaring en tools (40 punten) Aan te geven in welke mate men over de nodige ervaring en tools (software) beschikt om deze opdracht te kunnen uitvoeren (geïmplementeerd tijdens de voorbije drie jaar), aan de hand van de vragenlijst in bijlage II. Ervaring dient te worden aangetoond in minstens 60 % van de opgegeven submodules. Hierbij moet uitdrukkelijk rekening gehouden worden met : - de mogelijke scenario’s (I.2.3) - de technische context (I.2.4) - de nood aan integratie met bestaande en toekomstige systemen, zowel intern als bij haar partners. 23
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid – Referenties (30 punten) Beschrijving te geven van drie recente referentieprojecten (max. 5 pagina’s A4 per referentieproject) die deze ervaring aantonen, en die het best (kwalitatief) en het meest volledig (scope) beantwoorden aan de kenmerken die in de : • algemene werkingspricipes van het nieuwe IT system (cf. “I.2.1 General operating principles”) • toekomstige software architectuur (cf. “I.2.2 Applications architecture”) • verschillende scenarios (cf. “I.2.3 Scenarios”) • technische context (cf. “I.2.4 Technical context”) Elk van de drie referenties moet betrekking hebben op de implementatie van een enterprise transactioneel systeem die werd uitgevoerd in de 3 jaren voorafgaand aan deze publicatie. Hiermee wordt bedoeld dat het project dat als referentie wordt gegeven volledig geïmplementeerd is op het moment van de indiening van het kandidaatdossier. Elk van de referenties moet een bedrag van minimum 100.000 € zbtw en minimaal 100 eindgebruikers betreffen. 24
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid – Voorgesteld team (30 punten) Kandidaten worden gevraagd om een beschrijving te geven van de profielen en de bijhorende CV’s van het technische team dat het project zal uitvoeren, evenals van de back-ups bij vertrek of onbeschikbaarheid van deze personen. Het team moet minimum bestaan uit een project manager, een functioneel profiel en een technisch profiel. Elk lid van het team en de back-ups moet over minimum drie jaar relevante ervaring beschikken, tweetalig Nederlands – Frans zijn en over een zeer goede kennis van het Engels beschikken. Kandidaten worden gevraagd aan te duiden of het eigen personeelsleden zijn dan wel ingehuurde krachten betreft. De kandidaat geeft dus een omschrijving op van het gedeelte van de opdracht dat hij desgevallend in onderaanneming aan een derde zal geven. 25
IV. SELECTIE (VERVOLG) III. Technische bekwaamheid – Selectie Consequenties voor de evaluatie van de referenties •
Klassering van de kandidaten in functie van de scores die zijn toegekend door BTC
•
Selectie van minstens 3 en max. 7 beste geklasseerde kandidaten
uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bijzonder bestek niet-geselecteerde kandidaten ontvangen een gedetailleerde gemotiveerde beslissing
26
IV. SELECTIE (VERVOLG) Samenstelling van het kandidaatdossier • Identificatieformulier + overeenkomst van deze tijdelijke vereniging en/of uitbesteding toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners + documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen (de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch Staatsblad – als mandaat => volmacht)
27
IV. SELECTIE (VERVOLG) Samenstelling van het kandidaatdossier (vervolg) • • •
• •
Een beschrijving te geven van de profielen en de bijhorende CV’s van de leden die het hele project zullen uitvoeren, evenals van de back-ups. Het deel van de opdracht dat de kandidaat desgevallend in onderaanneming zal geven De verklaring op eer waaruit blijkt dat de totale omzet van de kandidaat voor de drie jaar die voorafgaan aan deze publicatie boven 2.000.000€ btw inbegrepen ligt; De ingevulde Vragenlijst i.v.m. de relevante ervaring en tools (bijlage II); Een presentatienota van drie referentieprojecten (maximum vijf A4-pagina's per referentieproject);
28
IV. SELECTIE (VERVOLG)
DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING • Tegen 12.09.2013 ten laatste • Per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC • Twee exemplaren (1 origineel en 1 kopie) • PDF-versie via e-mail 29
V. INDICATIEVE PLANNING VOOR GUNNING 1. Publicatie (zending) : 26.07.2013 2. Infosessie voor kandidaten : 13.08.2013 3. Kandidaatstelling indienen : 12.09.2013 4. Zending van beslissing (max 7) + bestek: september 2013 (40 dagen om offertes in te dienen)
5. Evaluatie van offertes + onderhandelingen: november – december 2013 6. Gunning: eind december 2013 30
Vragen ? BTC zal antwoorden geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen
31
