EMS IMPLEMENTATIE. Meer dan alleen maar een systeem

EMS IMPLEMENTATIE Meer dan alleen maar een systeem Ziekenhuizen zijn druk bezig om een elektronisch medicatiesysteem te implementeren om daarmee te voldoen aan de regelgeving die vanaf 1 januari 2013 door de IGZ zal worden gehandhaafd. Invoering van een medicatiesysteem moet niet worden onderschat. In dit artikel beschrijven Ulco de Boer en Gerard Mollink hun ervaringen met EMS implementaties in een aantal ziekenhuizen. Peter Bouckaert geeft zijn visie vanuit de huidige praktijk. Gerard Mollink, projectmanager Beter Healthcare Ulco de Boer, managing consultant Beter Healthcare Peter Bouckaert, CMIO Atrium MC, Heerlen

VZI Nieuwsbrief januari 2013

Inleiding

Onderzoeken zoals het Amerikaanse rapport “To Err is Human” uit 1999, het Nederlandse “Harm” onderzoek uit 2006 en de ‘monitor Zorg gerelateerde Schade 2008’ van het Nivel tonen aan dat fouten die veelvuldig gemaakt worden rondom medicatie voorschrijven en verstrekken veel schade kunnen berokkenen aan de patiënt. De overheid en branchepartijen zoals o.a. de NVZ, NVZA, orde van medisch specialisten en V&VN zijn het er over eens dat het onderwerp medicatie een belangrijke rol zou moeten spelen in de directe zorgverlening. Dit heeft geresulteerd in een richtlijn Overdacht van medicatiegegevens en het Veiligheidsmanagement programma (VMS). In 2010 kondigde de toenmalige inspecteur-generaal voor de Gezondheidszorg aan dat alle voorschrijvers van geneesmiddelen gebruik moeten maken van een elektronisch voorschrijfsysteem omdat digitaliseren van het gehele medicatieproces wordt gezien als dé oplossing om te komen tot minder fouten. De inspectie voor gezondheidszorg (IGZ) heeft aangekondigd de richtlijnen vanaf 1 januari 2013 te gaan handhaven.

10

Digitaliseren van het medicatieproces kan via een elektronisch medicatiesysteem (EMS). Dit is vaak een synoniem voor een informatiesysteem dat naast voorschrijven (EVS) ook kan gaan over functionaliteit zoals medicatiebewaking en/ of medicatietoediening (ETR). De beschreven ervaringen in dit artikel gelden niet alleen voor ziekenhuizen maar voor alle zorginstellingen die een medicatie systeem of onderdelen hiervan gaan implementeren of hier mee bezig zijn.

Het medicatieproces

Het medicatieproces bestaat uit een keten van activiteiten waaronder; voorschrijven, medicatiebewaking, distributie en toediening van geneesmiddelen. Dit wordt ook wel ‘Closed loop’ genoemd. Bij elke stap in het medicatieproces wordt gebruik gemaakt van informatie uit verschillende informatiesystemen en/of wordt specifieke informatie vastgelegd. Informatie en activiteiten die bij elkaar horen worden een functie genoemd. Een functie kan gebruikt worden in verschillende informatiesystemen. Dit alles maakt dat de invoering van een informatiesysteem zoals een EMS veel impact kan hebben op de organisatie.

Fig.1: Medicatie procesoverzicht in relatie tot mogelijke informatiesystemen en functies

Veranderingsstrategie

Als Beter Healthcare zijn wij (Mollink en de Boer) betrokken bij drie EMS implementaties (AGZ en GGZ) die zich in verschillende fasen bevinden. Op veel poliklinieken wordt er op papier medicatie voorgeschreven en is er geen actueel (digitaal) medicatieoverzicht beschikbaar. In de kliniek is er over het algemeen al wel enige vorm van digitalisering aanwezig. Dit in combinatie met een apotheek informatiesysteem voor de medicatiebewaking, inkoop en logistiek. Vandaar dat de polikliniek in het kader van de wet en regelgeving op dit moment de meeste aandacht krijgt. De invoering van een systeem dat een papieren proces vervangt vraagt bij de implementatie ook om aandacht voor de eindgebruikers zelf. Het EMS is geen losse toepassing maar onderdeel van een groter netwerk. Bij de invoering van het EMS gaat het hierbij uiteindelijk om de continue interactie tussen gebruikers, organisatie en techniek. Deze “socio-technische benade-ring” moet in de visie van Beter Healthcare onderdeel uitmaken van een veranderingsstrategie. “Door uit te gaan van een constante interactie tussen de techniek en omgeving zal het project een betere kans op succes hebben” zo is onze ervaring.

Benaderingswijze

Bij de “socio-technische benadering” is het van belang dat de organisatie zich bij het implementeren niet alleen richt op het behalen van efficiencyvoordelen en managementcontrole, maar ook op de sociale omgeving. Dit betekent oog hebben voor informele werkprocessen. Werkprocessen die niet direct zichtbaar zijn (een verborgen handeling), maar wel degelijk noodzakelijk zijn om een proces soepel te laten verlopen. In de definitie en ontwerpfase van een implementatietraject1 maakt Beter Healthcare gebruik van de SOPOFID methodiek. Deze methodiek benadert een ontwikkelingsproject van een zorg-organisatie vanuit de gedachte dat onderdelen vanuit proces en organisatie in directe relatie staan met onderdelen vanuit het ICT domein (business IT-alignement). Het doel is dat beide domeinen met elkaar in evenwicht zijn. -- Het zorgdomein bestaat uit de aandachtsgebieden: Strategie, Organisatie, Proces en Omgeving. -- Het ICT domein bestaat uit de aandachtsgebieden: Functionaliteit (applicaties), Infrastructuur en Data.

Binnen de waterval methodiek bestaat een implementatietraject uit de fasen definitie, ontwerp, realisatie, testen, opleiden en go-live 1

11

Zorgdomein

ICT domein

Strategie Organisatie Processen Omgeving Beheer

VZI Nieuwsbrief januari 2013

Fig.2: SOPOFID model Indien er in één van de aandachtsgebieden iets verandert, heeft dit invloed op het evenwicht van beide domeinen. Het is aan de organisatie om te onderzoeken wat de invloed is van een verandering, in dit geval het implementeren van een EMS. Beheer maakt onderdeel van het evenwicht en wordt daardoor al in de ontwerpfase betrokken bij het project als één van de stakeholders. Voor een goed resultaat van het project is steun van het management en de medische staf essentieel! Ook het benoemen van uitgangspunten en daar aan vasthouden levert een positieve bijdrage aan het resultaat. Eén daarvan voor het EMS is dat voorschrijven wordt gedefinieerd als medische handeling2 en daardoor valt onder de verantwoordelijkheid van de arts. Ook het elektronisch werken voor de gehele Closed loop zou als uitgangspunt voor het EMS mee-genomen moeten worden. Hiermee wordt voorkomen dat er workarounds bedacht moeten worden voor de niet elektronische werkprocessen.

Implementatietraject

Voor de ziekenhuizen waar wij als Beter Healthcare betrokken zijn bij de implementatie van het EMS kiezen we meestal voor de strategie van het “ontwerpmodel”. Hierbij wordt vooraf in kaart gebracht welke procedures en werkinstructies er nodig zijn bij de invoering. Dit model gaat uit van een centraal uitgangspunt en een grote behoefte aan controle. In feite wordt de implementatie grotendeels identiek binnen de verschillende afdelingen uitgevoerd. Vanuit de SOPOFID methodiek hebben in de ontwerpfase alle werkgroepen input geleverd voor een gezamenlijke blauwdruk. Dit zorgt voor synergie tussen de werkgroepen onder het motto “samen resultaat”. In de blauwdruk wordt vastgelegd wat er in de inrichtingsfase moet worden uitgevoerd; Er zijn uitgangspunten gedefinieerd voor het inrichten en werken met het EMS. Deze zijn be-noemd door de werkgroepen proces, techniek, beheer, testen en opleiden.

Een medische handeling kan worden uitgevoerd door een arts, tandarts, verloskundige en ook door een verpleegkundig specialist (nurse practitioner) 2

12

De betrokken rollen, het toekomstige proces en de daarbij behorende organisatorische veranderingen zijn beschreven in usecases. Hierdoor ontstaat voor de eindgebruiker een goed inzicht in de manier waarop het EMS werkt in relatie met de afdelingsprocessen. De usecases leveren ook input aan het opleidings- en testplan dat in de definitiefase in hoofdlijnen wordt opgesteld om in het vervolgtraject verder te detailleren. De werkgroep techniek heeft in een technische architectuur vastgesteld welke hardware nodig is en een beschrijving gemaakt van de nodige koppelingen en conversie. Voor het opstarten van het toekomstige EMS beheer is een business impactanalyse uitgevoerd op het EMS. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wat de mogelijke risico’s t.a.v. beschikbaar-heid, integriteit en vertrouwelijkheid van het EMS en welke mitigerende maatregelen nodig zijn om de risico’s te beheersen. De ontwerpfase is afgesloten met een presentatie waarin de resultaten van alle werkgroepen gepresenteerd werden in een doorloopsessie EMS. Hiermee werd het draagvlak en inzicht van alle projectdeelnemers vergroot. Tevens werd hiermee duidelijk welke informatie in de blauwdruk ontbrak en/of welke besluitvorming nog noodzakelijk was.

-- Wat is voor welk gegevens het bronsysteem? Bijv. NAW gegevens, allergieën, gewicht en lengte. -- Welke gegevens dienen gecommuniceerd te worden naar welk systeem? -- Zijn gegevens uit het bronsysteem realtime aanwezig? Bijv. worden nieuwe patiënten direct ingeschreven in een bronsysteem en daarmee ook direct beschikbaar in het EMS? Een implementatie brengt extra kosten met zich mee zoals nieuwe hardware, realiseren van koppelingen en de inhuur van externen. Niet alleen het budget binnen het project, maar ook de ondersteuning na live gaan en de verdere support verdient de nodige aandacht: -- Voldoende hardware om tijdige bronregistratie mogelijk te maken o.a. voor Bedside Assortment Picking (de BAP kar) of de Computer On Wheels (COW). -- Draadloos netwerk dat overal voldoende bereik heeft. -- Op de juiste plekken toegang tot het gewenste systeem en een infrastructuur die reke-ning houd met mogelijke toekomstige groei. -- Denk voor het live gaan van het EMS na over de beheerorganisatie, zodat na live gaan zo snel mogelijk een normale en optimale situatie ontstaat. Denk hierbij aan:

“Een informatiesysteem, zeker een EMS, staat niet op zichzelf. Van belang is om de relatie tussen de verschillende systemen te onderzoeken en hier een standpunt over in te nemen.” Overige implementatie aandachtspunten

Een goed en volledig blauwdruk is noodzakelijk om de implementatie tot een goed einde te kunnen brengen. Daarnaast zijn er voor de implementatie van een EMS verschillende aan-dachtspunten en vragen te benoemen waar rekening mee gehouden dient te worden. Enkele zijn: Een informatiesysteem, zeker een EMS, staat niet op zichzelf. Van belang is om de relatie tus-sen de verschillende systemen te onderzoeken en hier een standpunt over in te nemen. Bij-voorbeeld de relatie tussen het EMS en EPD:

-- Continuïteit van de opleiding voor nieuwe medewerkers. -- Wie is verantwoordelijk voor functioneel- en applicatiebeheer de apotheek of ICT afde-ling? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders? -- Is de bereikbaarheid van de technische afdeling buiten kantooruren geregeld? Wie is aanspreekpunt als het draadloos netwerk niet beschikbaar is of een laptop kapot gaat? -- Kunnen de Goed Beheerd Zorgsysteemeisen (GBZ) die nodig zijn voor aansluiting op het Landelijkschakelpunt (LSP) al verwerkt worden in de beheerafspraken?

13

Het Elektronisch Medicatie Systeem de praktijk

Dr. Peter X.J.M. Bouckaert MD, PhD

Ondanks een strak gekaderd programmamanagement kan de realiteit weerspannig zijn. Of-schoon functies, rollen en verantwoordelijkheden zorgvuldig vastgelegd zijn, is dit geen ga-rantie voor gewenste resultaten. Een grote organisatie als het Atrium MC heeft per definitie grote moeite om in een organisa-tiebreed verandertraject te stappen, zeker als zich dit niet alleen op ICT vlak afspeelt. Het is dan ook niet makkelijk om een schip met de omvang van twee olietankers op stoom en op koers te brengen en gedurende de reis te beoordelen of de crew fit and “in shape” is om deze opdracht in ontvangst te nemen bij alle andere primaire taken waarvoor zij zich gesteld ziet. Kunnen wij als Atrium MC een grote interne reorganisatie op basis van een fusietraject in combinatie met een volledige vervanging van onze ICT kernsystemen wel aan?

VZI Nieuwsbrief januari 2013

Een mooie manier om dit te toetsen, is gebruik te maken van de informatie uit een Atriumbreed project van een beperkte omvang maar dat toch de statuur van een ziekenhuisbreed kernsysteem heeft. Het EMS ViPharma (VCD) voldoet zeker aan deze definitie. En dan blijkt al snel de hoge mate van organisatorische complexiteit. Ondanks dat het om een wettelijk verplichte taakstelling gaat waarvoor handhaving geldt door de Inspectie Gezondheidszorg per 1 januari 2013, blijkt het helemaal niet zo eenvoudig om de verantwoordelijken en eigenaren van het systeem, de medische specialisten, te mobiliseren voor participatie. Dit is momenteel geborgd in de Referentiegroep EMS Specialisten waarin alle vakgroepen vertegenwoordigd zijn. In de eerste meeting stond kennismaking met het systeem op de agenda en werd er aan de hand van scenario’s gediscussieerd over de deelname van medewerkers aan het gebruik van het systeem. De opkomst was iets meer dan 50%. Dat is niet zo verwonderlijk. Er wordt steeds meer aanspraak gedaan op artsen en medewer-kers om zich in te zetten voor grote, organisatorisch complexe, projecten naast de reguliere taken. De overladen agenda’s, vaak buiten kantooruren, zonder duidelijke afspraken over vergoeding of compensatie, maakt dat er steeds meer terughoudend gereageerd wordt op een participatieverzoek. Door de fusie ontstaat er een nieuwe, extra laag in de complexiteit. Beide organisaties verke-ren in een ander energetisch niveau wat betreft het bewustzijn dat er grote veranderingen op komst zijn op organisatorisch en dus ook op ICT gebied. Atrium MC weet dat zij in een ‘end of life’ kernsystemen werkt en dat veranderen de komende jaren met hoofdletters geschreven wordt, met of zonder de fusiepartner. Dat is voor Orbis MC echt anders, zij staan veel meer in de beheer en consolidatie modus van ICT systemen die zij als een warme comfortabele jas om zich heen hebben aangemeten in de loop van vele jaren. Onder deze complexe gelaagdheid in het veranderproces opereren op locatie twee ICT afdelingen met verschillende culturen en inrichting, die bovengenoemde veranderprocessen moeten faciliteren. Dat een gestroomlijnde samenwerking tussen beide afdelingen geen vanzelfsprekendheid is, blijkt bij de realisatie van het EMS.

14

Een fantastische uitdaging om deze complexe gelaagdheid binnen de fusie-organisatie te ont-rafelen en om te smeden tot een sterk consortium. De organisatie rond het EMS heeft ons al geleerd dat er nog heel wat stappen te nemen zijn eer wij klaar zijn voor het ontvangen van integrale SAP (EPD) oplossingen binnen onze muren, met en zonder onze beoogde fusiepart-ner. De visie en manier van werken door Beter Healthcare past voor dit project naadloos bij onze organisatie. Ondanks een strak gekaderd programmamanagement kan de realiteit weer-spannig zijn.

In een volgend artikel zullen we ingaan op de go-live ervaringen als de projecten live gegaan zijn. Voor meer informatie en tips over het implementeren van een EMS is een whitepaper te downloaden via www.verbeterd.com

Auteurs

Ulco de Boer Managing Consultant Healthcare [email protected] Gerard Mollink Projectmanager [email protected] Dr. Peter X.J.M. Bouckaert MD, PhD CMIO, Atrium Medisch Centrum [email protected]

H E A LT H C A R E

15