Businessplan De Rots

DE ROTS CULTUREEL EN ONTSPANNINGSCENTRUM IN BOXTEL

Businessplan De Rots Opgesteld door het bestuur van Stichting Gemeenschapshuis De Rots April 2013

INHOUDSOPGAVE INLEIDING ................................................................................................ 3 PROBLEEMSTELLING ................................................................................... 4 SWOT ANALYSE ......................................................................................... 5 VISIE ........................................................................................................ 8 KLANTENANALYSE .................................................................................... 10 MARKETINGMIX ....................................................................................... 11 STRATEGIE .............................................................................................. 14 VERBOUWING .......................................................................................... 16 DOELSTELLINGEN .................................................................................... 18 SLOTWOORD ........................................................................................... 19

BIJLAGEN KLANTENBESTAND COMMUNICATIEPLAN BEREKENING

2

INLEIDING Het bestuur van Stichting gemeenschapshuis De Rots is trots op wat voorgaande besturen en vrijwilligers allemaal bereikt hebben. Al eerder stond De Rots op het punt ten onder te gaan, maar steeds werden er mensen gevonden die ervoor zorgden dat De Rots weer verder kon. De exploitatie is lange tijd zodanig goed geweest dat er geen subsidie nodig was. De tijden zijn veranderd, de personeelskosten lopen uit de hand en de rekeningen stapelen zich op. Vele jaren gaat het al minder goed met De Rots en er is achterstallig onderhoud. Er zijn al vele rapporten uitgekomen met bruikbare en minder bruikbare informatie. Maar dit rapport gaat het tij keren. Hiermee wordt De Rots gered, niet voor een paar jaar, maar het biedt een definitieve oplossing voor het exploitatietekort en dat allemaal in deze toch economisch onzekere tijden. De plannen die er nu liggen maken De Rots tot nog zoveel meer dan alleen een gemeenschapshuis. Het wordt een plaats waar jong en oud terecht kan, voor zijn hobby, werk of vrijetijdsbesteding. Voor een bak koffie of een compleet verzorgde avond uit. De Rots wordt een plek waar kunst en cultuur samenkomen met gezelligheid. Waar groei belangrijk is, groei van activiteiten, maar zeker ook van mensen. Wij als bestuur van Stichting Gemeenschapshuis De Rots hopen dat u geïnspireerd wordt door de passie waarmee wij dit rapport hebben opgesteld en dat u samen met ons de uitdaging aangaat om De Rots de toekomst te geven die Boxtel verdiend. Samen naar een cultureel en ontspanningscentrum waar het nog gaat om mensen.

3

PROBLEEMSTELLING In de huidige exploitatievorm zijn er structurele tekorten welke de afgelopen jaren zijn opgevangen door de Gemeente Boxtel. Om te komen tot een bedrijfsplan is bezien welke mogelijkheden er zijn om binnen de randvoorwaarden te komen tot een sluitende begroting dan wel tot een berekening van het jaarlijks exploitatietekort. Vanuit de verantwoordelijk wethouder, mevrouw de Man, is ondersteuning aangeboden voor het samenstellen van het bedrijfsplan. Deze ondersteuning is verleend door Perry Valks. De gestelde randvoorwaarden zijn:  De Rots dient een belangrijke functie te vervullen in de wijk.  De sociaal-culturele functie die het bestuur van de stichting ambieert mag verkend worden; doelgroep mag breder zijn dan de wijk  De functie dient wel additioneel te zijn aan de activiteiten van Podium Boxtel en B-Town en geen afbreuk doen aan de exploitatie van de genoemde voorzieningen Bij de berekeningen is gebruik gemaakt van inschattingen en verwachtingen omtrent de kosten van de aanpassingen en de opbrengsten van de veranderde exploitatie.

4

SWOT ANALYSE Deze analyse van de huidige situatie geeft aan waar de verbeterpunten liggen en waar kansen te benutten zijn.

STERKE PUNTEN       

Karakteristiek pand Goede locatie Ruimte om het pand heen Mooie grote zaal Verschillende soorten ruimtes Groot klantenbestand Moderne website

ZWAKKE PUNTEN     

Verouderd pand Veel achterstallig onderhoud Bezettingsgraad is te laag Geen leider voor het personeel Een beperkte horecavergunning

KANSEN  Bezuinigingen van bedrijven leiden tot het zoeken van alternatieven voor evenementen, congressen en trainingen.  Vanuit de wijziging in regelgeving dient er in de wijk mogelijkheid te komen tot het verlenen van zorg (vervallen ZZP 1 tot en met ZZP4)  Bij de Rots komen veel verzoeken voor het geven van feesten binnen.  De bovenverdieping zou beter gebruikt kunnen worden als er een lift aanwezig zou zijn in het pand.

BEDREIGINGEN  Banken zijn erg streng op het verstrekken van leningen.  De Rots mag geen concurrent worden van Podium Boxtel en B-town

5

CONCLUSIE VAN DE ANALYSE Als het pand verbeterd zou worden, zijn er meteen veel meer mogelijkheden. De ruimte om het pand heen kan beter gebruikt worden. De locatie van De Rots maakt het mogelijk een terras met een speeltuintje aan te leggen, zodat fietsers even uit kunnen rusten, (groot)ouders met kinderen kunnen komen spelen en daarmee meteen de uitstraling van De Rots gezelliger wordt. Daarnaast zou een ervaren manager het personeel aan moeten sturen, zodat er beter gepland kan worden en een hogere bezettingsgraad gerealiseerd kan worden. Als de uitstraling van het pand verbeterd wordt, zijn ook zakelijke evenementen mogelijk, zoals congressen, trainingen en bedrijfsfeesten. Voor het faciliteren van feesten is een volledige horecavergunning verplicht.

6

7

VISIE In 2011 heeft het toenmalige bestuur een lange termijn visie voor Gemeenschapshuis de Rots vastgesteld met daarin opgenomen een actieplan. In dit plan is aangegeven dat het bestuur, liefst in samenwerking met andere sociaal-maatschappelijke en culturele instanties, zou gaan onderzoeken hoe de ruimten van de Rots optimaal gebruikt kunnen worden teneinde een zo gunstig mogelijke exploitatie te realiseren. Het streven is een bezetting van de ruimtes van 70%.

HUIDIGE SITUATIE Het bestuur van De Rots is tot de constatering gekomen dat de huidige exploitatievorm van de Rots niet meer te handhaven is. Het achterstallige onderhoud, de gedateerde inrichting, de wijze van aansturing en resultaatverantwoordelijkheid en het ontbreken van diverse faciliteiten drukt op de exploitatiemogelijkheden. Toch heeft De Rots veel goede eigenschappen. Het gebouw is een stuk historie van de wijk Oost en heeft een maatschappelijke en sociale geschiedenis. Het eigen vermogen en de liquiditeitspositie van de stichting is thans zodanig dat ongewijzigd beleid leidt tot een faillissement van de stichting en het faillissement van het wijkbeleid voor deze gemeenschapsvoorziening in Boxtel. Het exploitatietekort over 2012 bedraagt € 62.000 (conceptcijfers). De exploitatiesubsidie vanuit de Gemeente Boxtel bedraagt € 30.000. Bij ongewijzigd beleid wordt per jaar ruim € 32.000 ingeteerd op het (nog aanwezige bescheiden) eigen vermogen. Daarnaast is het bestuur van de Stichting te zeer bezig met de dagelijkse bedrijfsvoering. Een gezicht van de Rots ontbreekt en de aansturing geschiedt niet op basis van resultaatverantwoordelijkheid.

Met alleen nu een verbouwing wordt, in de visie van het bestuur, het probleem naar de toekomst verschoven. De aansturing vanuit het bestuur zal nog meer tijd en aandacht vergen gezien het toegenomen belang en toename van activiteiten. Het aannemen van een facilitair manager is uiteraard mogelijk. Maar wij verwachten dat deze op korte termijn hierin onvoldoende uitdaging zal zien en dat deze niet het gezicht kan worden van De Rots. De voorzieningen in de Rots om deze voor andere zaken te bestemmen zijn aanwezig.

8

VISIE De Rots wordt een schitterend centrum waar maatschappelijk verantwoord allerlei culturele, artistieke, muzikale, maatschappelijke en sociale activiteiten plaatsvinden en waar de nadruk altijd ligt op mensen. De Rots heeft een sluitende exploitatie, tekorten zijn verleden tijd. Om een rendabele exploitatie mogelijk te maken is het nodig om in het bezit te zijn van een volledige horecavergunning. Zodat De Rots ook kan faciliteren voor bedrijven en Boxtelse burgers.

Bij het ontbreken van een dergelijke vergunning en de hierbij behorende mogelijkheden berekenen wij het jaarlijkse dekkingstekort in het eerste jaar op ruim € 70.000 en op € 60.000 in de jaren daarna. Dit is met het indienstnemen van een facilitair manager en met het verbeteren van de marge op de producten. Ervaring leert dat de marges achterblijven indien er geen resultaatverantwoordelijkheid is.

9

KLANTENANALYSE In de bijlage zit een lijst van gebruikers die op dit moment gebruik maken van De Rots. Daarnaast is er gekeken naar potentiële klanten. Mogelijke klanten zijn:  bedrijven uit Boxtel  bedrijven die klanten hebben in Boxtel en omgeving  consumenten uit Boxtel die op zoek zijn naar een locatie om een feest te geven  consumenten uit Boxtel die op zoek zijn naar een locatie om een workshop/les/lezing te geven of te volgen  toeristen die het terras van De Rots bezoeken  verenigingen en clubs die een locatie zoeken voor een feest  consumenten uit Boxtel en omgeving die een avondje uit willen  gezinnen uit Boxtel die met de kinderen iets leuks willen doen

Een groot deel van de klanten en potentiële klanten komt uit Boxtel of heeft een sterke binding met Boxtel. De leeftijd van de (potentiële) klanten varieert per activiteit.

10

MARKETINGMIX Aan de hand van de marketingmix (product/ dienst, de prijs, de plaats, promotie en personeel) wordt het plan in beeld gebracht.

PRODUCT De Rots wordt een locatie waar:  activiteiten georganiseerd kunnen worden door de stichting,  activiteiten georganiseerd kunnen worden door verenigingen, consumenten of clubs,  incidenteel zalen kunnen worden gehuurd, (vergaderingen, trainingen, workshops, bijeenkomsten)  een vaste les kan worden gegeven, (gitaarschool, zangles, dansles, yoga, tai chi, bloemschikken)  verenigingen en clubs terecht kunnen (kienavond, musicalschool, 2e handsmarkt, kinderkledingbeurs)  feesten kunnen worden gegeven,  voorstellingen kunnen worden bijgewoond of zelf georganiseerd, (dinnershows, bioscoopavonden, muzikale of artistieke voorstellingen)  iedereen kan binnenlopen voor koffie met een praatje

PRIJS Omdat er twee verschillende soorten klanten zijn wordt er ook met twee verschillende prijsniveaus gewerkt. Enerzijds worden marktconforme prijzen aangehouden voor de commerciële activiteiten, anderzijds wordt een lagere prijs aangehouden voor wmo activiteiten. De maatschappelijke en sociale activiteiten die voor iedereen toegankelijk moeten zijn, worden daar ingedeeld om te zorgen dat er niemand van de maatschappij uitgesloten wordt.

11

PLAATS De Rots is gelegen in de woonwijk Boxtel Oost, dichtbij de doorgaande weg en het centrum. In Boxtel Oost wonen ruim 9.000 inwoners, in heel Boxtel zijn dat er 25.000. Het aantal potentiele gebruikers is groot. In de omgeving wonen veel ouderen, allochtonen en gezinnen met kinderen. Omdat De Rots makkelijk te bereiken is vanaf de snelweg, kunnen Boxtelse bedrijven ook trainingen, workshops of seminars geven aan mensen die van verder weg moeten komen.

PROMOTIE Om de plannen die gemaakt zijn tot een succes te maken is een degelijk promotieplan essentieel. Studenten van het Sint Lucas college hebben een communicatieplan opgesteld waarin diverse communicatiemiddelen ingezet zullen worden. Het complete plan is bijgevoegd in de bijlage. Het bestuur van De Rots is het eens dat er een nieuwe start gemaakt dient te worden, waarbij een nieuw logo en een nieuwe uitstraling een positieve impuls zal geven aan de activiteiten en de verhuur. De activiteiten die binnen De Rots plaats zullen gaan vinden zullen ook worden gecommuniceerd vanuit De Rots, in de huisstijl van De Rots

PERSONEEL Het personeelsplan wordt opgesteld door de ondernemer. Wel zal het plan maatschappelijk verantwoord moeten zijn. Op welke manier de ondernemer dat invult is nader te bepalen in overleg met het bestuur van stichting gemeenschapshuis De Rots. Een grote wens van het bestuur is dat er iemand de leiding zal nemen om alles te organiseren, zodat het bestuur een andere rol krijgt binnen het geheel. Het bestuur zal dan een overkoepelende rol krijgen met aan de ene kant de gemeente Boxtel als verhuurder en aan de andere kant de exploitant. De stichting zal de exploitant controleren op het naleven van de afspraken die gemaakt zijn met betrekking tot De Rots.

12

PROGRAMMERING Het bestuur van stichting gemeenschapshuis De Rots zal zich voor een groot deel bezig gaan houden met de programmering van WMO-activiteiten. Ieder jaar zal er een plan gemaakt worden van de activiteiten die georganiseerd zullen gaan worden in en om De Rots. Op die manier kan er per activiteit een bepaalde subsidie toegekend worden. Ook is het mogelijk samen te gaan werken met andere organisaties of clubs, zodat er optimaal gebruik kan worden gemaakt van het gebouw.

13

STRATEGIE Om te komen tot de visie waar naar toe gewerkt dient te worden zijn er een aantal maatregelen die genomen dienen te worden.

 Het bestemmingsplan wordt zodanig aangepast in verband met de geluid en verkeersnormen dat een horecavergunning kan worden verleend.  Stichting Gemeenschapshuis de Rots draagt het pand over aan de Gemeente. De beoogde koopsom is € 1,- plus de huidige hypothecaire geldlening van de stichting. Deze bedraagt thans circa € 77.000.

 De gemeente investeert in het gebouw, uitgaande van een verbouwing zoals benodigd is voor de begane grond, zaalvoorziening en speelvoorziening, € 364.000 (exclusief omzetbelasting).

 Het pand wordt vervolgens door de Gemeente verhuurd aan de stichting. De huurprijs zal gelijk zijn aan de uitgaven van de Gemeente voor rente en aflossing. In de berekening is uitgegaan van 8% op jaarbasis over € 77.000 plus € 364.000, de huurprijs zou dan € 35.000 zijn. Het bedrag aan huur kan worden verhoogd met een bedrag aan geschatte onderhoudskosten. Er is een onderhoudsplan opgesteld voor de komende jaren met bijbehorende kostenbegroting. In deze fase hebben wij 50% van de begrootte kosten als onderhoudskosten berekend. Dit is € 25.000 per jaar. De verwachting is dat de onderhoudskosten door de verbouwing sterk zullen dalen; de exacte hoogte van deze daling is door het ontbreken van een concreet investeringsplan in dit stadium niet te bepalen.

 In de huurovereenkomst worden bepalingen opgenomen betreffende het gebruik van het pand als WMO-voorziening. Dit betreft afspraken over openingstijden, gehanteerde prijzen voor niet commerciële instellingen en het aantal voorstellingen.

 De stichting treedt op als huurder en verhuurt vervolgens het pand door aan een commerciële exploitant. Hierbij worden de door de Gemeente gestelde eisen opgenomen in de huurovereenkomst. In het bedrijfsplan is opgenomen dat het gehele pand gedurende alle openingstijden wordt verhuurd aan een commerciële exploitant. Alternatief is om vanuit de stichting te verhuren aan een commerciële exploitant gedurende vastgestelde dagen/avonden en dat de stichting zorgdraagt voor de 14

overige openingstijden binnen het kader van het huidige en komende WMO-pakket.

 De stichting hoeft zich niet meer bezig te houden met de dagelijkse exploitatie. Zo is er veel meer tijd voor de organisatie van evenementen en activiteiten

15

VERBOUWING In 2012 is door gelden welke beschikbaar zijn gekomen uit het wijkfonds al investeringen gedaan in het pand. Deze investeringen hebben het pand een wat meer bij de huidige tijd passend gevoel gegeven. Toch was dit slechts het begin en is er nog een lange weg te gaan. Hiervoor is vanuit de Gemeente een bedrag van € 105.000 in het vooruitzicht gesteld onder de voorwaarde dat het renovatieplan haalbaar is en wordt goedgekeurd.

DE BEREKENING In juli 2012 heeft architectenbureau Snijders en van Stekelenburg een berekening gemaakt van de globale stichtingskosten. Deze kosten zijn gespecificeerd naar fasen van aanpassingen in het gebouw en inventaris: Fase 1

€ 241.615

Fase 2

€ 148.005

Fase 3

€

Fase 4

€ 303.600

Totaal exclusief omzetbelasting

€ 781.770

88.550

Dit zijn bedragen inclusief de aanschaf van inventaris. In de uitwerking van het bedrijfsplan en begrotingen zijn wij uitgegaan van de veronderstelling dat de commerciële exploitant deze voor zijn/haar rekening zal nemen.

Fase 1 betreft het aanpassen en moderniseren van het huidige gebouw, het plaatsen van een lift is een essentieel onderdeel daarvan. Fase 2 betreft het aanpassen van de grote zaal. Fase 3 betreft het aanpassen van de ruimten op de 1e verdieping. Fase 4 is het aanpassen van het buitenterrein.

CONCLUSIE Na gekeken te hebben naar de plannen en de bedragen die daarbij horen is er door het bestuur besloten dat een volledige uitvoering van de plannen waarschijnlijk niet haalbaar is. Prioriteit moet liggen bij de aanpassing van de begane grond, de entree en het buitenterrein. 16

In de berekeningen voor de investering vanuit de zijde van de Gemeente gaan wij uit van een investeringsbedrag van € 364.000. Vervolgstap zal zijn om deze begroting nader te analyseren en aan de hand van concrete offertes te beoordelen of deze aanname juist is. In dit investeringsbedrag is begrepen de liftvoorziening waardoor de verdiepingen beter benut kunnen worden.

17

DOELSTELLINGEN  Op korte termijn wordt de verbouwing begonnen en oplevering zal dan zijn binnen 1,5 jaar, gerekend vanaf 1 mei 2013. Het bestemmingsplan wordt gewijzigd en goedgekeurd in 2013. Wij gaan dan uit dat er geen bezwaar wordt gemaakt tegen deze bestemmingsplanwijziging.

 De bezetting van ruimtes is binnen 5 jaar gestegen naar 70%.

 Er wordt binnen een jaar een geschikte ondernemer gevonden die maatschappelijk verantwoord wil ondernemen binnen het kader dat het bestuur aangeeft.

 Voor 1 juli ligt er een verbouwingsplan met daarin een tussenoplossing voor personeel, openingstijden, financiën, enz..

 Tenminste 90% van de huidige gebruikers blijft klant van De Rots tijdens de verbouwing.

 Na de verbouwing worden nieuwe afspraken gemaakt met betrekking tot de huur e.d. Er wordt overeenstemming bereikt met 95% van de huurders.

 Voordat De Rots heropend wordt ligt er een plan van aanpak met betrekking tot het runnen van de Rots. Het communicatieplan is daar een groot onderdeel van in verband met het bekend maken van de nieuwe mogelijkheden en uitstraling.

 Tijdens de heropening komen minimaal 1000 mensen.

18

SLOTWOORD Het bestuur van stichting gemeenschapshuis De Rots dit plan opgesteld in de hoop en verwachting dat De Rots een zonnige toekomst tegemoet zal gaan, waarin gezelligheid, kunst en cultuur, muziek, zorg, ontwikkeling en groei de boventoon zullen voeren. Dit plan is ontwikkeld naar aanleiding van vele gesprekken met gebruikers, potentiele klanten en (oud)medewerkers en (oud)bestuurders van De Rots. Allen dragen een warm hart toe aan dit toch wel heel speciaal stukje Boxtel. Samen kunnen we dat stukje Boxtel behouden en verbeteren zodat er nog meer mensen gebruik van kunnen maken. Met dank voor het lezen van ons rapport, teken ik,

Yvonne Snijders voorzitter

19