Visie lange termijn Gemeenschapshuis de Rots.
Inhoud: Voorwoord.
2
Organisatie Missie Bestuur Beheer Personeel Vrijwilligers Statuten Waarborging continuïteit (exploitatie vs. subsidie)
4 4 4 4 4 5 5 5
Gebouw / terrein Functies ruimtes (flexibiliteit) Welke doelgroepen Herinrichting (aankleding, stoffering, meubilair Vergroten (mogelijkheden) ontmoetingsruimte Exploitatie (prijsstelling, gebruiksvoorwaarden) Meerjarig onderhoudsplan Wet en regelgeving
6 6 6 6 7 7 8 8
Programmering Samenwerking met maatschappelijke partners Gezonde exploitatie (sluitend, geen winstbejag) Optimaal gebruik van de mogelijkheden van ruimtes
9 9 9 9
PR / Marketing binden van verenigingen aan de rots binden van ondernemers aan de rots (vrienden van de rots) sponsoring (samenstellen sponsorpakketten) pers dienstencatalogus nieuwe huisstijl / website contact met politiek
10 10 10 10 10 10 11 11
Actieplan
12
1
Voorwoord Gemeenschapshuis de Rots draait in haar huidige vorm al 30 jaar. In 1980 liquideerde het toenmalige bestuur vanwege gebrek aan financiën, bestuursleden en zekerheden met betrekking tot voortbestaan. Een werkgroep nam het initiatief om zorg te dragen voor voortbestaan en garanties te verkrijgen met betrekking tot de toekomst van een volwaardig gemeenschapshuis. Veel discussie, politieke lobby was nodig om verder te kunnen gaan. In 1981 werd een nieuwe stichting opgericht voor de duur van 2 jaar om in die periode meer helderheid te verkrijgen over garanties met betrekking tot de toekomst. Een visie en beleid vanuit de gemeente op gemeenschapshuizen was noodzakelijk. Onderhandelingen met de Petrusparochie werden in gang gezet om tot aankoop van De Rots over te gaan. Uiteindelijk gebeurde dat in 1983. Verdere uitwerkingen van de plannen door bestuur en gemeente moesten nog plaatsvinden, maar voor het bestuur was er voldoende garantie om de stichting die voor twee jaar opgericht was om te zetten in een stichting voor onbepaalde tijd. Met veel voortvarendheid werd door het bestuur gewerkt aan plannen voor uitbreiding, het wegwerken van het achterstallig onderhoud en het opzetten van nieuwe activiteiten. Dit resulteerde in een activiteitencommissie en een uitgewerkt verbouwingsplan waarvan de kosten 1,3 miljoen gulden waren. Via uitgebreid overleg werden de kosten teruggebracht tot 1,1 miljoen gulden. De gemeente zou fl.800.000,- voor haar rekening nemen en het bestuur fl.300.000,-. In 1986 resulteerde dit in een vernieuwde en aangepaste Rots. Aangepast aan de eisen en verwachtingen van die tijd. De Rots floreerde wat activiteiten betreft. Er werden culturele avonden georganiseerd, kinder- en tieneractiviteiten en vele groepen maakte gebruik van het gemeenschapshuis. De ontmoetingsfunctie is echter nooit helemaal van de grond gekomen. Dit hangt m.i. mede samen met de samenstelling van de wijk die grotendeels een slaap wijk is. Er wonen veel mensen van buitenaf die elders werken. Vaak mensen met midden en hogere inkomens. Het is geen zwak sociale wijk waarin allerlei acties plaatsvinden waarin het gemeenschapshuis een rol zou kunnen spelen. Anderzijds is het ontwikkelen van nieuwe activiteiten altijd overgelaten aan het bestuur die dit op eigen kracht moest ontwikkelen. Hoewel er door de gemeente meerdere rapporten gemaakt zijn over de wijk Oost, is er geen of onvoldoende gebruik gemaakt van deze kennis en informatie. Het bestuur stond er alleen voor en de gedachte om dit SAMEN te doen is nooit uit de verf gekomen. Dit gold ook voor onderhoud en verdere renovatie van het gebouw. De exploitatie was zodanig dat het bestuur in al die jaren ruim een half miljoen euro in het gebouw gestopt heeft zonder dat de gemeente iets extra’s heeft hoeven te doen buiten de normale subsidie van aanvankelijk fl. 25.000,- en nu met index verhogingen € 30.000,-. Ontwikkelingen in wijk en samenleving, kostenverhogingen van personeel en energie hebben er de laatste jaren toe geleid dat exploitatie en subsidie onvoldoende zijn om de exploitatie rond te krijgen. Reserves werden besteed aan de kostenverhogingen en dit leidde in de afgelopen jaren tot een exploitatie tekort. Gelukkig wilde de gemeente het gemeenschapshuis niet laten vallen en is er bijgesprongen. Mede door de ontwikkeling van een nieuwe beleidsnota met betrekking tot gemeenschapshuizen is er nu een weg ingeslagen waarin het SAMEN ontwikkelen van het gemeenschapshuis meer centraal is komen te staan. Dit betekent dat op dit moment, na 25 jaar, opnieuw geïnvesteerd moet worden in het gemeenschapshuis om het te laten voldoen aan de eisen van 2011. Financieel en inhoudelijk zijn er nieuwe impulsen nodig die alleen in samenwerking met gemeente, welzijnsinstelling en andere participanten gerealiseerd kunnen worden. Daarnaast dienen er meer vrijwilligers aangetrokken te worden, zodat het bestuur daadwerkelijk kan besturen (in plaats van de operationele taken van vrijwilligers uitvoeren). Ontwikkelingen zijn zo complex geworden dat dit niet meer verantwoord is.
2
Met de aanstelling van een hoofdbeheerder is er een nieuwe weg ingeslagen waardoor het bestuur weer aan besturen toekomt en niet als uitvoerder hoeft op te treden. Wij zijn hoopvol gestemd wat de toekomst betreft. Dit nieuwe project kan alleen gerealiseerd worden vanuit de SAMEN OP WEG gedachte. Onze ideeën en plannen worden weergegeven in dit visieplan. De Rots op weg naar een nieuwe toekomst. Ik heb er alle vertrouwen in dat de uitvoering van deze visie zal leiden tot een mooie ontmoetingsplaats voor de wijk Oost. Theo Raaijmakers, voorzitter
3
Missie De Rots is een gemeenschapshuis in Boxtel-Oost met een aantrekkelijke programmering voor de doelgroepen en een gezonde bedrijfsvoering. De doelstelling is om het gemeenschapshuis binnen 3 jaar rendabel en financieel gezond te maken.
Organisatie Bestuur De samenstelling van het bestuur is er tot op heden vooral op gericht om een evenredige vertegenwoordiging te hebben van de groeperingen die gebruik maken van de faciliteiten van de rots. Afgezien van de belangenverstrengeling die af en toe de kop op steekt, is ook de samenstelling van de hedendaagse groep gebruikers en de uitdaging die er licht om weer een gezonde exploitatie te realiseren, de reden om de samenstelling van het bestuur aan te passen. Het nieuwe bestuur moet bestaan uit een dagelijks bestuur die snel beslissingen kan nemen (3 personen). Voorts worden er commissies (4) gevormd onder leiding van de overige bestuursleden die elk een eigen discipline/taak ter hand nemen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een activiteitencommissie, commissie vrijwilligerswerk, commissie onderhoud, etc. Het dagelijks bestuur is dan belast met en verantwoordelijke voor de aansturing van het operationeel beheer en kan snel beslissingen nemen. Voorbereidende werkzaamheden voor besluitvorming worden door de commissies verricht. Beheer Door toename van de wet- en regelgeving, de druk van een gezonde exploitatie en de veranderingen van gebruikersgroepen is het voor het bestuur steeds lastiger zich dagelijks bezig te houden met de operationele gang van zaken. Er worden beheerders ingehuurd bij de WSD, ondersteund door inzet van enkele vrijwilligers. De dagelijkse aansturing licht echter nog veelal bij het bestuur. Het bestuur heeft de laatste jaren ook al diverse malen aangegeven bij de gemeente dat het behoefte heeft aan een hoofdbeheerder, die de dagelijkse taken/verantwoordelijkheden voor de exploitatie kan overnemen. Inmiddels heeft de inzet van een aantal interim-hoofdbeheerders er toe geleidt dat de functie van hoofdbeheerder een plaats heeft gekregen in de organisatie. Omdat het permanent aantrekken van een hoofdbeheerder uit de arbeidsmarkt de exploitatie qua vaste personeelskosten te veel onder druk zou zetten, is de functie momenteel in samenspraak met de WSD door hen ingevuld. Met de huidige ontwikkelingen op het gebied van de stijgende loonkosten vanuit de sociale werkvoorziening zal dit de komende tijd wel goed in de gaten gehouden moeten worden. Personeel Daar waar in het verleden veel (beheer)werk gedaan werd door vrijwilligers is dat momenteel door diverse wet- en regelgeving wat ingewikkelder geworden. Van het personeel wordt verwacht in het bezit te zijn o.a. SHV-certificaat en BHV certificaat. Er dient gedurende openingstijden altijd iemand aanwezig te zijn die in het bezit is van deze certificaten. Het bestuur heeft er dan ook voor gekozen om beheerders in te huren via de WSD. De beheerders worden daarbij ondersteund door vrijwilligers die helpen met bardiensten, schoonmaak en onderhoud. Gezien de openingstijden van het gemeenschapshuis is hiervoor de inzet van min. 2,5 fte aan beheerders nodig en 1 fte hoofdbeheerder. Deze kosten
4
zullen in de toekomst voortaan een wezenlijk deel uitmaken van het gekozen exploitatiemodel. Vrijwilligers Het hele reilen en zeilen van het gemeenschapshuis draait vooral om de inzet van vrijwilligers. Dat begint al bij het bestuur, maar ook veel onderhoudswerkzaamheden, bardiensten, activiteiten en evenementen worden niet gedaan als er geen vrijwilligers zouden zijn. Vroeger maakte allerlei verenigingen gebruik van de gemeenschapshuizen. Die concentratie van activiteiten maakte dat er ook een behoorlijk vrijwilligerslegioen voor handen was. De laatste jaren is het echter steeds lastiger om vrijwilligers te vinden voor ondersteuning van bijv. barwerkzaamheden, activiteiten en evenementen. Een exacte reden hiervoor is moeilijk te noemen, maar komt zeer waarschijnlijk door de enorme versplintering van de sociaal, maatschappelijk en culturele faciliteiten binnen Boxtel. Er is ook veel verschuiving van activiteiten en evenementen naar andere faciliteiten ( JRC, Baanderherencollege, Podium Boxtel, Brede Scholen). Veel verenigingen hebben tegenwoordig een eigen onderkomen, waar hun eigen vrijwilligers voor worden ingezet. De komende periode zal het werven en behouden van vrijwilligers voor de Rots continue onder de aandacht moeten blijven. Tevens zal er onderzocht worden hoe we het voor vrijwilligers aantrekkelijker kunnen maken om zich bij ons gemeenschapshuis aan te sluiten. Statuten De laatste statuten zijn al behoorlijk gedateerd. Inmiddels is er weer veel veranderd en dienovereenkomstig zouden ook de statuten aangepast moeten worden. Een samengestelde commissie zal de statuten nauwkeurig bekijken en voorstellen aan het bestuur doen voor de aanpassing van deze statuten. Waarborging continuïteit Het is voor het bestuur steeds lastiger om een exploitatie-model te vinden waarbij de continuïteit gegarandeerd kan worden. Zonder samenwerking met andere sociaalmaatschappelijk en culturele instanties is dat bijna niet meer mogelijk. Er moet op vele fronten duidelijkheid komen. Wat wil de gemeente met de Rots? Wat wil de gemeenschap met de Rots? Hoe gaan de activiteiten zich verhouden tot de vele andere mogelijkheden die er zijn in Boxtel? Wat wordt het subsidiebeleid van de gemeente Boxtel. Op dit moment zijn er heel veel sociaal-maatschappelijke en culturele organisaties actief in Boxtel. Enige vorm van samenwerking is meer een toevalligheid dan dat er sprake is van een structurele samenwerking tussen al deze instanties. In het rapport “Activiteiten Binden Boxtel” van januari 2010 wordt ook de noodzaak tot samenwerking geconcludeerd. De toegezegde maatregelen om onder regie van gemeente tot samenwerking tussen al deze instanties te komen, zijn echter nog niet genomen. Zolang deze maatregelen niet genomen zijn, zal het bestuur haar best doen om tot samenwerking met andere instanties te komen. Tot die tijd zal er per jaar getracht moeten worden om een sluitende begroting te krijgen voor de exploitatie van het gemeenschapshuis.
5
Gebouw/terrein Functies ruimtes (flexibiliteit) De verbouwing van De Rots in 1986 en daarna o.a. zolder had als uitgangspunt dat De Rots een multifunctioneel gebouw moet zijn met een centrale ontmoetingsruimte (die niet voor verhuur beschikbaar is), waar iedereen binnen kan lopen om de krant te lezen, koffie te drinken en een praatje te komen maken. De verhuurbare ruimtes zijn vanuit de centrale ruimte bereikbaar. Deze ruimtes worden verhuurd aan groepen, verenigingen en stichtingen voor vergaderingen, culturele, vormende en ontspannende activiteiten. Vaste verhuurders huren op jaar basis en zij maken gebruik van vaste ruimtes. We hebben echter ervaren dat dit niet altijd een goed uitgangspunt is omdat dit de flexibiliteit in de weg staat. Om meer flexibiliteit te verkrijgen zal nauwkeuriger gekeken moeten worden naar de grootte van de groep en de te gebruiken ruimte om te voorkomen dat een te kleine groep gebruik maakt van een te grote ruimte waardoor soms aanvragen van grote groepen gecanceld moeten worden. Dat betekent dat we bij af te sluiten contracten de mogelijkheid zullen opnemen dat we een vijftal keer per jaar inbreuk kunnen maken op het contract en groepen een andere ruimte kunnen aanbieden. Doelgroepen De doelgroepen van De Rots zijn op de eerste plaats alle groepen en activiteiten die vanuit de wijk plaatsvinden. Dit kunnen zijn de buurtverenigingen, de hobby- en ontspanningsclubs, vergaderingen, kinder-, tiener- en volwassen-activiteiten. In samenspraak met het wijkorgaan, opbouwwerk en andere in de wijk werkzame organisaties, zal meer vorm en inhoud gegeven moeten worden aan het actief betrekken van de gemeenschap bij het gemeenschapshuis. Dit is op de eerste plaats bedoeld om de wijk leefbaar te houden, de saamhorigheid en de betrokkenheid te vergroten. Daarnaast zal in samenspraak met een gemeentelijke activiteitencoördinator invulling gegeven moeten worden aan grotere , meer culturele, activiteiten. In overleg met gemeente en horeca zal opnieuw bezien moeten worden welke activiteiten binnen een gemeenschapshuis plaats kunnen vinden zonder dat daarmee de horeca geschaad wordt. Te denken valt bijv. aan een verjaardagsfeest van iemand die 80 wordt en door te kleine behuizing dit niet kan vieren. Het gemeenschapshuis zal toegankelijk blijven voor bovenwijkse activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen van politieke partijen, algemeen cursusaanbod, WSD. Ten slotte kunnen ook buiten Boxtelse activiteiten - indien ruimte aanwezig is - hun weg naar De Rots blijven vinden. Herinrichting De laatste grote verbouwing heeft 25 jaar geleden plaats gevonden. De Rots is toen ingericht met de eisen van die tijd. Momenteel dienen er hoognodig aanpassingen plaats te vinden aan de eisen van 2011. In 25 jaar is er veel veranderd in de samenleving. Wensen en eisen zijn anders geworden. Denk alleen al aan eisen van veiligheid, brandweer, milieu en energiebesparing. Wil De Rots tevens aantrekkelijk blijven voor een groot publiek, dan zal de ouderwetse kleurstellingen van 25 jaar geleden waardoor een oud bollig karakter ontstaat, ook vernieuwd moeten worden. Het meubilair is inmiddels afgeschreven, hier en daar kapot en er zal herinrichting moeten plaatsvinden met nieuw meubilair.
6
Er zal meer gebruik gemaakt gaan worden van de mogelijkheden die het computer tijdperk ons biedt o.a. website en intern aankondigingsschermen van de op die dag aanwezige activiteiten. Ook zullen in iedere ruimte de internetmogelijkheden van deze tijd worden aangebracht. Vergroten van ontmoetingsruimte De ontmoetingsfunctie krijgt een steeds grotere betekenis in deze tijd. Vanuit onderzoek wordt aangegeven dat vergrijzing in de wijk Oost toeneemt en dat met vergrijzing soms de eenzaamheid ook groter wordt. Eenzaamheid is overigens niet alleen een problematiek bij ouderen. Ook onder jongeren, jong volwassenen en volwassenen kom je deze problematiek tegen. Er zijn plannen om de ontmoetingsruimte te vergroten met het bijtrekken van de bestuurskamer door een gedeelte van de muur uit te breken. De open verbinding die ontstaat, kan vervolgens afgesloten worden met een schuifwand zodat de betrokken bestuurskamer nog altijd als vergaderzaal gebruikt kan gaan worden. De ontmoetingsruimte biedt dan overdag meer mogelijkheden voor mensen om spelletjes te spelen, TV te kijken, een praatje te maken of te biljarten. Naast uitbreiding van de ontmoetingsruimte zal er een lift geplaatst moeten worden. Bij alle voorafgaande verbouwingen is een lift ter sprake gekomen. Door bezuinigingen viel die zelfde lift het eerst af. Gezien de toename van ouderen zullen we de bovenverdieping toegankelijk moeten maken voor iedereen waardoor het bijwonen van de activiteiten voor alle doelgroepen mogelijk wordt. Exploitatie De afgelopen 25 jaar is de Rots een goed lopend bedrijf geweest waarbinnen voldoende bestemmingsreserve opgebouwd kon worden om alle voorkomende werkzaamheden, onderhoud en verbouwing te kunnen laten uitvoeren ten laste van de exploitatie. Naast de basis subsidie die aanvankelijk fl. 25.000,- was en later € 25.000,- (met indexverhogingen) is er in al die jaren extra subsidie nodig geweest om het gebouw te onderhouden. Uit eigen exploitatie is uiteindelijk ruim € 500.000,- geïnvesteerd in gebouw en meubilair. Kostenstijgingen die ver uitgingen boven de subsidie noopten ons de laatste jaren om gebruik te gaan maken van de reserve om daarmee de tekorten op te vangen waardoor er de laatste 4 jaar niet meer geïnvesteerd kon worden in het gebouw. Extra subsidies, waarvan we er inmiddels enkele ontvangen hebben, zijn nodig om tekorten op te vangen. Op dit moment zien wij ons geplaatst voor hoognodig onderhoud en verbouwing van o.a. de verwarmingsketels, het dak, de keuken, de ontmoetingsruimte, het aanbrengen van een lift en nieuw meubilair om daarmee het gebouw weer up to date te maken. Extra subsidie is noodzakelijk, waarvan door de wethouder al €105.000,- is toegezegd (behoudens goedkeuring door de raad) en € 50.000,- vanuit het wijkfonds. Daarmee kan een start gemaakt worden voor noodzakelijke ingrepen. We zullen ook gebruik maken van fondsen om extra middelen te verkrijgen. Naast de extra middelen willen we zelf de exploitatie verbeteren door het stimuleren en enthousiasmeren van particulieren en vrijwilligers om vooral nieuwe activiteiten en evenementen te organiseren in het gemeenschapshuis. Ook het wijkorgaan kan hier een grote rol in spelen (financiën). Daarnaast is het een optie om de horecaprijzen ten aanzien van alcoholische dranken in termijnen te gaan verhogen tot horeca niveau. Non alcoholische dranken willen we laag houden voor de toegankelijkheid van groepen. Dit kan echter alleen als ook de andere gemeenschapshuizen deze maatregelen nemen op voordracht van de gemeente. De gemeente zou hiertoe de onderhandeling met de lokale horeca moeten hervatten en komen tot een nieuwe nota paracommercie. Huurverhogingen zullen nauwelijks plaatsvinden tenzij het voor commerciële groepen of evenementen is. Hoge huur is vaak een hoge drempel om binnen te komen.
7
Veel zal afhangen van het nieuwe subsidiestelsel dat de gemeente wil gaan invoeren. Op dit punt is nog veel onduidelijk waardoor wij zelf de uitgangspositie missen om op voort te kunnen bouwen. Meerjarig onderhoudsplan Zowel door WSD als Woonstichting St. Joseph is een meerjaren onderhoudsplan samengesteld. Hierin wordt uitgegaan van een jaarlijkse investeringen van € 50.000,-. Met St. Joseph worden op dit moment gesprekken gevoerd over de toekomst van De Rots. Moeten we het gebouw in eigen beheer houden of overdragen aan bijv. de Woonstichting. Met de gemeente zullen hier ook gesprekken over gevoerd moeten worden. Daarnaast geldt dat er voor het onderhoud in deze tijd specifieke deskundigheid vereist is. Het is niet meer reëel om deze deskundigheid bij vrijwilligers neer te leggen. Ook het inhuren van deze deskundigheid wordt opgenomen in het meerjaren onderhoudsplan. De vrijwilligers kunnen vervolgens hun aandacht besteden aan de bezoekers van het gemeenschapshuis. Wet en regelgeving Wet en regelgeving met betrekking tot een gemeenschapshuis is de laatste jaren behoorlijk ingewikkeld geworden. Vanuit een gemeentelijk apparaat zou hierin meer ondersteuning mogen worden gegeven naar de vrijwilligers die werken ten diensten van diezelfde gemeenschap. Denk hierbij aan een ambtenaar die gedeeltelijk vrijgesteld is om gemeenschapshuizen te ondersteunen bij het invoeren en uitvoeren van nieuwe regelgeving. Het moet niet zo zijn dat vrijwilligers zelf alles moeten gaan uitzoeken, wat in het verleden meerdere keren gebeurd is. Ondersteuning is daarbij noodzakelijk en het geeft invulling aan onze slogan: we doen het samen of we doen het niet. We werken samen voor dezelfde gemeenschap.
8
Programmering Samenwerking met maatschappelijke partners Zoals al eerder bij de alinea Waarborging continuïteit is aangegeven, is het van enorm belang dat de samenwerking tussen sociaal-maatschappelijke en culturele instanties onder regie van de gemeente wordt vorm gegeven. In het verleden werden er bij de Rots regelmatig diverse evenementen en activiteiten georganiseerd door zowel eigen activiteitencommissies, evenals vanuit andere organisaties. Door de versplintering van de faciliteiten en de vele extra organisaties is de bezetting bij de Rots enorm teruggelopen. Dat is niet alleen nadelig voor de exploitatie, maar ook voor de enorme potentie die onze theaterzaal heeft. Van die theaterzaal wordt nu vaak helemaal niet of niet op de juiste manier gebruik gemaakt. Dat is ook een gemiste kans voor het sociaal-cultureel aanbod voor de Boxtelse gemeenschap. Momenteel vecht elk gemeenschapshuis en sociaal-maatschappelijke en culturele instelling voor zijn eigen bestaansrecht. Daar gaat veel energie in zitten in plaats van organiseren van activiteiten en evenementen. Het bestuur is van mening dat het beter is om het juiste evenement op de juiste plaats en tijd te hebben. Door samenwerking zullen organisaties niet alleen efficiënter kunnen werken, maar kan er ook een beter op elkaar afgestemd aanbod zijn van sociaal-culturele activiteiten en evenementen. Ook in het kader van de huidige ontwikkelingen met betrekking tot de wijkvisie (20 juni 2011 goedgekeurd door de gemeenteraad van Boxtel) voor Boxtel-Oost, is het voor De Rots belangrijk haar invulling te geven aan de plek in de “sociale as”. Wij adviseren dan ook met klem de gemeente Boxtel om nu snel werk te maken van de maatregelen matrix uit het rapport “Activiteiten Binden Boxtel”, en de programmering van de diverse sociaal, maatschappelijke en culturele instellingen op elkaar af te stemmen. Gezonde exploitatie (sluitend, geen winstbejag) Door een optimale bezetting van onze ruimtes kan een betere exploitatie gerealiseerd worden. Omdat de stichting geen winstoogmerk heeft, zullen deze extra opbrengsten direct ten goede komen aan de gebruikers van ons gemeenschapshuis. Op deze manier kan ook het activiteiten en cultureel aanbod tegen lagere kosten aangeboden worden waardoor het voor een grotere doelgroep bereikbaar en aantrekkelijk wordt om ook eens een activiteit of evenement te bezoeken. Optimaal gebruik van de mogelijkheden van ruimtes Musical, toneel, cabaret, zang, dans en/of lezingen zijn allemaal activiteiten die zich prima lenen voor onze grote theaterzaal. Op dit moment vinden dit soort activiteiten niet of nauwelijks plaats in onze zaal. Ook de ruimtes op onze eerste verdieping kennen slechts een bezetting van 19%. Het gebrek aan een lift in onze gebouw is hier mede de oorzaak van. Zoals eerder beschreven zijn er een aantal groepen die op vaste dagdelen ruimtes gebruiken, die eigenlijk flexibeler en voor meer gebruikers beschikbaar gesteld kunnen worden. De komende tijd zal het bestuur, liefst in samenwerking met andere sociaalmaatschappelijke en culturele instanties, gaan onderzoeken hoe onze ruimtes optimaal gebruikt kunnen worden teneinde een zo gunstig mogelijke exploitatie te realiseren.
9
PR / Marketing Binden van verenigingen aan de rots In het verleden was De Rots de thuishaven van veel verenigingen en organisaties. In de loop der jaren hebben deze verenigingen echter allemaal hun eigen plek gekregen of gevonden. De huidige gebruikers van de Rots maken weliswaar graag en veelvuldig gebruik van de faciliteiten, maar slechts weinig van hen voelen zich ook verbonden met de Rots. De nadelen hiervan, zoals het inzetten van vrijwilligers en het organiseren van activiteiten, zijn in deze visie al beschreven. Het bestuur zal de komende tijd gaan bekijken of het, zoals wenselijk, verenigingen meer kan binden aan de Rots en op welke manier en voorwaarden dat dan kan gebeuren. Binden van ondernemers aan de rots (vrienden van de rots) Steeds vaker worden sociaal-maatschappelijk en culturele organisaties (financieel) gesteund door het bedrijfsleven (bijv. vrienden van podium Boxtel). Hiervoor wordt het bedrijfsleven dan een aantal privileges gegund, zoals prijsvoordeel, voorkeur bij reserveringen, enz. Het voordeel is dat het draagvlak voor activiteiten groter wordt en meer gebruikers aan De Rots worden verbonden. Mogelijk nadeel is dat de onafhankelijkheid van het gemeenschapshuis in het geding komt en andere gebruikersgroepen zich benadeeld zullen voelen. De komende tijd zal het bestuur nauwgezet gaan onderzoeken of deze vorm van sponsoring wenselijk is en zo ja, op welke voorwaarden. Sponsoring (samenstellen sponsorpakketten) Sponsoring wordt ook steeds vaker toegepast bij sociaal-, maatschappelijk en culturele organisaties. Ten gunste van de exploitatie kunnen reclameboodschappen op beeldschermen, borden enz. geplaatst worden. Ook kan bijvoorbeeld een zaal vernoemd worden naar een bedrijf. Het bestuur zal de komende tijd onderzoeken of sponsoring wenselijk en realiseerbaar is en zich verdraagt met de statuten van de stichting. Pers Om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gemeenschapshuis te realiseren is goede verslaggeving door de schrijvende pers en media belangrijk. Ook het verspreiden van het actuele activiteitenoverzicht kan door de media gedaan worden, zodat het een breed publiek bereikt. Steeds vaker wordt de samenwerking gezocht met een vaste mediapartner. Het bestuur zal de komende tijd onderzoeken of dit wenselijk is en van toegevoegde waarde. Dienstencatalogus De laatste dienstencatalogus van het gemeenschapshuis is al meer dan 10 jaar oud. Deze is destijds huis aan huis in de wijk verspreid, zodat iedereen in de wijk precies kon nagaan voor welke activiteiten en diensten men bij het gemeenschapshuis terecht kon. Er zal een nieuwe dienstencatalogus samengesteld en verspreid moeten worden. Het bestuur zal de komende tijd onderzoeken of dat op eenzelfde manier als in het verleden kan of dat men wellicht kan meeliften op reeds bestaande initiatieven van bladen die huis aan huis verspreid worden zoals de gemeentegids.
10
Nieuwe huisstijl / website Onze oude huisstijl was aan vernieuwing toe. De nieuwe huisstijl is ontwikkeld door Bas Steenbeke, een student van het St. Lucas, als afstudeeropdracht. Tegelijktijdig is met de nieuwe huisstijl een nieuwe website ontwikkeld en gebouwd. Uitgangspunt is daarbij altijd geweest dat het eenvoudig van opzet en makkelijk toegankelijk moest zijn. Ook het actuele activiteitenoverzicht moet makkelijk te raadplegen zijn. Inmiddels kan het bestuur met trots de lancering van de nieuwe huisstijl en nieuwe website aankondigen, met de naam: www.derotsboxtel.nl Contact met politiek Voor een groot deel is het gemeenschapshuis afhankelijk van de bijdrage van de lokale politiek. Het is dan ook belangrijk hen regelmatig en eenduidig te informeren over de gang van zaken van het gemeenschapshuis, zodat toekomstige politieke beslissingen die het gemeenschapshuis aangaan op basis van recente informatie en uit eerste hand genomen kunnen worden. Het bestuur van De Rots zal een jaarplanning maken voor een meer gestructureerd contact met de gemeente Boxtel en deze aan hen voorleggen.
11
Actieplan bestuur stichting gemeenschapshuis de Rots. Omschrijving
Actie door
Datum realisatie
Opzetten commissies Review prijzen Review statuten Contact pers / politiek Dienstencatalogus Installatie nieuw bestuur Beleid vrijwilligers Functie gebouw Meerjarig onderhoud Programmering/samenwerking Sponsoring verbouwing, ontmoetingsruimte
dagelijks bestuur commissie beheer dagelijks bestuur commissie PR commissie PR voltallig bestuur commissie vrijwilligers commissie beheer commissie beheer commissie PR commissie PR commissie beheer
november 2011 december 2011 december 2011 december 2011 december 2011 januari 2012 januari 2012 april 2012 april 2012 april 2012 april 2012 Start zomer 2012
12
