BMF SZMSZ 26. melléklet
BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Budapest 2003. október
TARTALOMJEGYZÉK 1. § ..............................................................................................................................................3 Az iratkezelés szabályai.............................................................................................................. 3 2. § .............................................................................................................................................3 Az iratkezelés szervezete............................................................................................................ 3 3. § ..............................................................................................................................................4 Az iratok érkezése, átvétele és elosztása.....................................................................................4 4. § ..............................................................................................................................................5 Az iratok nyilvántartásba vétele................................................................................................. 5 5. § ..............................................................................................................................................9 Az ügyiratok intézése.................................................................................................................. 9 6. § ............................................................................................................................................10 Az iratok továbbítása................................................................................................................ 10 7. § ...........................................................................................................................................10 Irattárba helyezés, irattári kezelés............................................................................................. 10 8. § ............................................................................................................................................11 Selejtezés...................................................................................................................................11 9. § ............................................................................................................................................12 Az iratok átadása a levéltárnak................................................................................................. 12 10. § ..........................................................................................................................................13 Vegyes rendelkezések............................................................................................................... 13
2
A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján a BMF iratkezelési szabályzatát a Főiskolai Tanács - a Felsőoktatási Levéltári Szövetség véleményének figyelembevételével - az alábbiak szerint szabályozza. 1. §
Az iratkezelés szabályai 1.1.
Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkező kiadványok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, illetve levéltári őrizetbe adása.
1.2.
Az irat fogalma Iratnak minősül minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, formában és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat.
1.3.
Iratnak minősülnek továbbá a különböző hallgatói és egyéb nyilvántartások / törzskönyvek; szigorlati, záróvizsga jegyzőkönyvek; oklevél nyilvántartások/, amelyeket a Főiskola megfelelő szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Ezek számítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat tanévenkénti vagy évfolyamonkénti bontásban kötelesek 1 példányban, időtálló módon /lézer vagy tintasugaras nyomtatóval/ kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározott időpontban a főiskolai levéltárnak átadni.
1.4.
A főiskola működésével kapcsolatban keletkezett iratanyag rendszerezése az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv alapján történik. Az irattári terv magában foglalja a főiskola működésében kialakult ügyköröket és az iratokat.
2. § Az iratkezelés szervezete 2.1.
A Budapesti Műszaki Főiskolán a főiskolai rektor, a rektorhelyettesek, a Rektori Hivatal ügyiratkezelését, valamint a központi irattár kezelését a Rektori Hivatalhoz tartozó előadó látja el.
3
2.2.
A Gazdasági Műszaki Főigazgatóságnál, a Kollégiumban, a Könyvtárban, a HÖK-nél, a karokon, az intézetekben az iratkezelési teendőket az e feladattal megbízott ügyintéző látja el.
2.3.
A főiskola iratkezelésének és irattárának irányítását és szakmai felügyeletét a főtitkár látja el.
3. § Az iratok érkezése, átvétele és elosztása 3.1.
Az iratok érkezhetnek: postán, kézbesítővel vagy személyesen, elektronikus rendszeren /hálózaton/ keresztül.
3.2.
A főiskola címére postán érkező küldemények átvétele a főiskola központi telephelyén a postázó feladata.
3.3.
A posta budapesti telephelyek közötti mozgatása naponta egy alkalommal történik az alább meghatározott rend szerint: A telephelyi (Tavaszmező u. – Népszinház u. – Doberdó út) hivatali postai kézbesítők minden munkanap reggel kiviszik a területileg illetékes postára a feladásra szánt küldeményeket és elhozzák a napi postát. A telephelyek közötti küldeményeket, amelyeket előző nap 15 óráig kell leadni az irattárakba (Tavaszmező u. 17. I. Em. 199. szoba, Népszinház u. 8. Fsz. 46. szoba, Doberdó u. 6. 157. szoba), illetve Óbudán az MSZI, a VEI, az AI és a kollégiumi adminisztrációba, a főiskola gépkocsija szállítja minden munkanap a következő sorrendben: 8.30-kor indul a gépjármű a Tavaszmező utcából, a Népszinház utcába, majd a Doberdó útra, Nagyszombat utcába, Bécsi út C épületbe, a Bécsi úti Kollégiumba és visszafelé a Népszinház utcába ismét megállva a Tavaszmező utcába tér vissza. A postabontás után a telephelyi irattárból 12.00 órától vehetik át, illetve fel a szervezeti egységek a belső (BMF) és külső postai küldeményeket.
3.4.
A küldeményeket a központi postázó a telephelyek szerint osztályozza, s a belső postával a telephelyekre juttatja. Itt a szervezeti egységek megbízott dolgozói veszik át és továbbítják az illetékes vezetőhöz, illetve szervezeti egységekhez.
3.5.
A szervezeti egységek csak olyan iratokat vehetnek át, amelyek intézése az adott egység feladata, vagy amelyek az adott egységnek szóló tájékoztatást tartalmaznak.
3.6.
A főiskola központi postázója a sérült, nyitott küldeményekre a „sérülten érkezett" vagy „felbontva érkezett” megjegyzést köteles rávezetni. A tértivevénnyel küldött küldeményeket a telephelyek ill. A központi postázó meghatalmazott dolgozója a postán veszi át és azt az erre a célra rendszeresített könyvbe bejegyzi egy "T" megjelöléssel, majd a küldeményt ajánlott küldeményként kezeli. 4
3.7.
Az ajánlott küldeményeket az irattáros előadók kézbesítőkönyvben regisztrálják és annak átadását az ügyirat kezelőjének aláírásával igazoltatják.
3.8.
Kézbesítő útján, vagy személyesen hozott iratokat az egység ügyiratkezelője veszi át. Az átvételt aláírással kell igazolni.
3.9.
A főiskolai rektor, rektorhelyettesek, a főtitkár, a Rektori Hivatal, valamint a Budapesti Műszaki Főiskola postáját a főtitkár bontja, s a Rektori Hivatal előadója iktatja. A többi - kari, kollégiumi, könyvtári, gazdasági műszaki főigazgatósági egység címzésű küldeményt az ügyiratkezeléssel megbízottja bontja. A megkülönböztetett jelzéssel – „sk. felbontásra”, „titkosított anyagok” érkező iratokat a címzettnek, illetve a titkos ügyiratkezelést ellátó főtitkárhoz kell eljuttatni.
3.10. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettese felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. A vezető és a névre szóló küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek átadni az ügyiratkezelőnek. 3.11. A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 3.12. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, a küldeményt a címzetthez, illetve a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni. 3.13. Elektronikus eszközökön /hálózaton/ keresztül érkező iratok a szervezeti egység erre kijelölt postaládájába /számítógépére/ érkeznek. A szervezeti egységek írásban kötelesek rögzíteni a postaláda kezelésével kapcsolatos jogosultságokat /betekintés, levélküldés stb./.
4. § Az iratok nyilvántartásba vétele 4.1.
A beérkezett ügyiratokat felbontás után szervezeti egységenként kell iktatni. Ugyancsak iktatni kell az elektronikus rendszeren keresztül kapott/küldött iratokat is. Iktatáshoz számítógépes iktatóprogramot is lehet használni. Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő ügyiratokat is.
4.2.
Sorszámos iktatási rendszert kell alkalmazni, ami azt jelenti, hogy minden ügyiratot új sorszámon kell nyilvántartásba venni. Ha egy ügy intézése kapcsán több írat is készül, akkor azonos iktatószámra kell azokat írni, de alszámozva. A sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok helyezhetők el.
5
4.3.
A sorszámos iktatási rendszer során, az iktatásra jogosult szervezetek kóddal látják el az ügyiratot, melynek szerkezetében az első alfabetikus karakterek a szervezet nevének azonosítóját, az azt követő karakterek az ügyirat sorszámát, míg a záró karakterek az iktatás évét, tartalmazzák (pl. BMF-RH122/00.). A szervezeti egységek kódjai az alábbiak:
Bánki Donát Gépészmérnöki Főiskolai Kar Anyagtudományi és Gyártástechnológiai Intézet Gépszerkezettani és Biztonságtechnikai Intézet Gépészeti és Rendszertechnikai Intézet Mérnökpedagógiai Intézet Kari Hivatal Tanulmányi csoport Gazdasági csoport
BGK BGK-AGI BGK-GBI BGK-GRI BGK-MPI BGK-KH BGK-KH/TAN BGK-KH/GCS
Kandó Kálmán Villamosmérnöki Főiskolai Kar Automatika Intézet Híradástechnika Intézet Mikroelektronikai és Technológiai Intézet Műszertechnikai és Automatizálási Intézet Számítógéptechnikai Intézet Villamosenergetikai Intézet Humánfejlesztési és Módszertani Intézet Kari Hivatal Gazdasági csoport Tanulmányi Osztály
KVK KVK-AI KVK-HTI KVK-MTI KVK-MAI KVK-SZGTI KVK-VEI KVK-HMI KVK-KH KVK-KH/GCS KVK-KH/TO
Rejtő Sándor Könnyűipari Mérnöki Főiskolai Kar Általános Mérnöki és Környezetvédelmi Intézet Bőr-, Textil és Ruhatechnológiai Intézet Médiatechnológiai Intézet Testnevelési csoport Kari Hivatal Tanulmányi osztályt Gazdasági csoport Nemzetközi Kapcsolatok Irodája
RKK RKK-AMI RKK-BTRI RKK-MTI RKK-TCS RKK-KH RKK-KH/TO RKK-KH/GCS RKK-NKI
Keleti Károly Gazdasági Főiskolai Kar Gazdaság- és Társadalomtudományi Intézet Szervezési és Vezetési Intézet Vállalkozásmenedzsment Intézet Nyelvi Intézet Testnevelési és Sport Intézet Kari Hivatal Tanulmányi Osztályt Gazdasági csoport
KGK KGK-GTI KGK-SZVI KGK-VMI KGK-NYI KGK-TSI KGK-KH KGK-KH/TO KGK-KH/GCS
Neumann János Informatikai Főiskolai Kar Matematikai és Számítástudományi Intézet Alkalmazott Informatikai Intézet Általános Informatikai és Multimédia Intézet
NIK NIK-MSZI NIK-AII NIK-ÁMI
6
Kari Hivatal Tanulmányi Osztályt Gazdasági Csoport Rektori Hivatal Oktatási Igazgatóság Igazgatási Osztály Informatikai Osztály Nemzetközi kapcsolatok Tudományos rektorhelyettes Oktatási rektorhelyettes Informatikai rektorhelyettes Intézményfejlesztési rektorhelyettes
NIK-KH NIK-KH/TO NIK-KH/GCS BMF-RH BMF-RH/OKT BMF-RH/IG BMF-RH/INF BMF-NK BMF-TUD BMF-OKT BMF-INF BMF-FEJL
Gazdasági Műszaki Főigazgatóság Gazdasági műszaki főigazgató Főkönyvelő Bér- és Munkaügyi Osztály Költségvetési és Pénzügyi Osztály Számviteli Osztály Főmérnöki Iroda Óbudai Műszaki Osztály Józsefvárosi Műszaki Osztály Székesfehérvári Műszaki Osztály
BMF-GMF BMF-GAZD GMF-FÖK GMF-BMO GMF-PÜ GMF-SZÁM GMF-FMI GMF-OMO GMF-JMO GMF-SZMO
Kollégium Bécsi úti Kollégium Doberdó úti Kollégium Podmaniczky úti Kollégium Székesfehérvári Kollégium
BMF-KOL BMF-KOL/BE BMF-KOL/DO BMF-KOL/PO BMF-KOL/SZF
Könyvtár Tavaszmező utcai Könyvtár Székesfehérvári Könyvtár Népszínház utcai Könyvtár Doberdó úti Könyvtár
BMF-KÖVT BMF-KÖVT/TAV BMF-KÖVT/SZF BMF-KÖVT/NEP BMF-KÖVT/DOB
BMF Főiskolai Hallgatói Önkormányzat BMF Felsőoktatási Dolgozók Szakszervezete BMF Közalkalmazotti Tanács
BMF-FHÖK BMF-FDSZ BMF-KT
4.4.
Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni. Az iktatásnak - a hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve- az iratok beérkezési sorrendjében kell történnie.
4.5.
A hálózaton keresztül érkező azon iratokat kell aznapi dátummal beérkezettnek tekinteni, amelyek az adott munkanapon 15.00 óráig a szervezeti egység postaládájába megérkeztek. A 15.00 óra után beérkezett levelek a következő munkanapon érkezettnek tekintendők. A levélszekrény tartalmát minden munkanapon 15.00 óráig fel kell dolgozni, az iratnak minősülő küldeményeket ki kell nyomtatni. Az elektronikus úton érkezett, illetve továbbított anyagokat mindaddig a Winchesteren őrizni kell, amíg a 7
biztonságos archiválásuk meg nem történik. A Winchester kapacitását havonta ellenőrizni kell. A továbbiakban a hálózaton keresztül érkezett ügyiratok kezelése azonos a hagyományos úton érkező iratokéval. 4.6.
Az iratok iktatása az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán szereplő rovatok kitöltéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatóprogramba való beviteléből áll. E munkát az ügyiratkezelők végzik.
4.7.
Az iktatóbélyegző használata kötelező melynek formája és tartalmaz az alábbi: A bélyegző lenyomatának tartalmazni kell az intézmény és a szervezeti egység nevét és a következő kitöltendő rovatokat, így
Budapesti Műszaki Főiskola
Ikt.sz.: 4.8.
4.9.
az egység kódját, az iktatás számát, út 6. 1034 Budapest, Doberdó az iktatás évét, hónapját, napját, 1300 Bp. Pf. 97. a mellékletek mennyiségét, az alszámot, Érk: jelet, a határidőt,
Tételszámon központilag megállapított jelzőszámok Mellékletaz egyes ügykörökreAlszám értendők. A tételszámokat a szabályzat melléklete /irattári terv/ tartalmazza. Az irattári tervben szereplő tételszámok módosításához a főiskolai szaklevéltár vezetőjének előzetes hozzájárulása szükséges. Jel: Határidő: Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen felül „iratcsomó” jelzéssel kell feltüntetni.
4.10. Az ügyiratok iktatására az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, megfelelő terjedelmű iktatókönyvet kell használni. Ha az iktatóbélyegző lenyomatába vagy az iktatókönyvbe bejegyzett adat helyesbítésre szorul, az a hibás bejegyzés áthúzásával és a javítás beírásával lehetséges. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. 4.11
Azoknál a hálózaton továbbítandó leveleknél, amelyek nem a szervezeti egységben készült melléklettel rendelkeznek, a mellékletet faxon kell továbbítani. A hőpapíron érkezett faxokat fénymásolni kell és az eredeti irattal együtt irattárba kell helyezni.
4.12
Az iktatókönyvben rögzített ügyirat témáját/tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki és annak alapján a visszakeresés elvégezhető legyen. Állami szervtől érkezett ügyirat tárgyaként általában a leiratban vagy átiratban feltüntetett tárgyat kell megadni.
4.13. A számítógépes iktatás során bevitt adatokat - biztonsági okokból - lemezre kell menteni. A lemezt biztonságos helyen - lehetőleg lemezszekrényben - kell tárolni. Az iktatást év végén ki kell nyomtatni, a kinyomtatott lapokat össze kell fűzni és az éves irattári anyaggal együtt kell tárolni. 4.14. A szervezeti egység iktatásának szabályszerű végzését a vezető legalább negyedévenként köteles ellenőrizni. 8
4.15. Az év kezdetén érkező első irat sorszámát 1-gyel kell kezdeni, és az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Egy-egy sorszámra csak egy ügyet szabad beiktatni. Amennyiben egy éven belül ugyanabban az ügyben több ügyirat keletkezik, az ügy nyilvántartására szolgáló sorszámoknál a megfelelő számok kölcsönös bejegyzésével jelölni kell az összetartozást. Az ügyben keletkezett első irat iktatási sorszáma egyúttal az egész ügy nyilvántartási alapszáma. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Ebben az esetben mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma lesz az ügy alapszáma. 4.16.
Ha egy ügyben a szervezeti egységnél iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell jegyezni, az iratokat össze kell szerelni és a tételszámon belül az alapszámon kell irattárba helyezni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni.
5. § Az ügyiratok intézése 5.1.
A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat az iktatás napján az ügyintézők kijelölése céljából a szervezeti egység vezetőjéhez, vagy az ügyintéző kijelölésével megbízott személyhez kell továbbítani.
5.2.
Elintézés előtt az ügyintézők, vagy megbízott személyek kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket /véleménykérés, a tényállás tisztázása stb./ megtenni. A közbenső intézkedés távbeszélő útján is történhet. A kapott intézkedés lényegét, a felvilágosítást adó személy nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni.
5.3.
Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával /intézkedés vagy tudomásul végett/, tisztázási és azzal egyidejűleg készített másolati példányokkal, sokszorosított nyomtatvány használatával. Amennyiben intézkedés nem szükséges, ennek feltüntetésével az ügyiratot irattárba kell helyezni.
5.4.
Az ügyiratok aláírására, a kiadványozásra jogosult személyeket az illetékes vezető állapítja meg. Az aláírásra előkészített ügyiratot az ügyintéző köteles szignálni.
5.5.
A kiadványozás történhet a) az elintézett ügyirat eredeti példányainak aláírásával, b) hagyományos úton továbbított, nem eredeti névaláírással kiadott ügyiratokon, ekkor a kiadványozó neve után „sk” jelzést kell tenni és a kiadványt az ügyintézőnek „A kiadvány hiteles” záradékkal kell ellátnia és aláírásával hitelesítenie, c) hálózaton keresztüli továbbítással, d) hivatkozással az eredeti iraton lévő döntésre, aláírással, 9
e) az aláírásra jogosult helyettesének aláírásával, "helyett" vagy "helyettes" kifejezés feltüntetésével.
6. § Az iratok továbbítása 6.1.
Az ügyiratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az irattárban maradó másolati példányokon fel kell jegyezni a továbbítás keltét, illetve módját /pl. hálózat/.
6.2.
Hálózaton elküldött levél aláírása „sk”-val hiteles. A levelet a szervezeti egység vezetője által kijelölt, erre feljogosított személy küldi el. A vezető által aláírt eredeti példányt irattári példánynak kell tekinteni.
6.3.
A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani /posta, kézbesítő, hálózat/. Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, ajánlott, express, express-ajánlott, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni.
6.4.
Az ügyiratkezelő a küldeményeket még aznap köteles kézbesítéssel - ez esetben kézbesítőkönyvvel - vagy hálózaton a címzetthez továbbítani. Az összegyüjtött iratok postai továbbítása másnap reggel történik, a postai előírásoknak megfelelő könyvet használva. A kézbesítőkönyvben fel kell tüntetni az ügyirat iktatószámát és a kézbesítés napját. A hálózaton továbbított iratokat átvételi elismervénnyel kell elküldeni. Amikor a címzett, a szervezeti egység erre feljogosított dolgozója a levelet megnyitja, a feladó erről vissszaigazolást kap /ez helyettesíti a kézbesítőkönyv aláírását/.
7. § Irattárba helyezés, irattári kezelés 7.1.
Az irattárba csak olyan ügyiratot szabad elhelyezni, amely elintézést nyert, kiadványait már továbbították és az esetleges elküldés utáni láttamozás is megtörtént, vagy amelynek érdemi ügyintézés a postázás, kézbesítés nélküli irattárba helyezését rendelték el. Az ügyiratokat a postázás, kézbesítés napján, de legkésőbb a következő munkanapon irattárba kell tenni. A hálózaton továbbított iratokat - miután kinyomtatásra kerültek - a többi irathoz hasonlóan kell kezelni.
7.2.
Az irattár kezelője köteles az ügyiratot irattárba helyezés előtt abból a szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt pótolni kell. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. Az ügyiratra vonatkozó nem iktatott előkészítő feljegyzéseket az ügyirathoz mellékelni kell és vele együtt le kell rakni.
7.3.
Ha az ügyiraton határidőt jelöltek meg, azt az iktatás e célra szolgáló rovatában a hónap és a nap feltüntetésével be kell jegyezni. Ha a válasz 10
beérkezik, a határidő rovatban ezt jelezni kell, s az ügyiratot el kell juttatni az ügyintézőhöz. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot akkor is az ügyintézőhöz kell továbbítani. 7.4.
Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni.
7.5.
Az egy tételszám alá tartozó iratokat fedőlemezek közé kell tenni. Ha a fedőlemezen belül könnyen kezelhető módon több tételszám iratai is elhelyezhetők, úgy az egyes tételszámok iratait a fedőlemezen belül dossziékban kell elkülöníteni. A fedőlemezen fel kell tüntetni a szervezeti egység nevét, az iratok keletkezésének évszámát, a kötegben lévő iratok tételszámát, valamint a kezdő és végső iktatószámot.
7.6.
Az öt évnél nem régebbi iratokat az ügyiratkezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. Az öt évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár vezetője átadja a kar, a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság, a Könyvtár, a Kollégium, illetve a Rektori Hivatal irattáros előadójának. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. Az átadási jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és az egy-egy tételszámba tartozó iratok számát.
7.7.
Az irattárat olyan száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatolástól védett helyen kell tartani, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható.
7.8.
Az irattárban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Más szervezeti egység dolgozójának csak az illetékes vezető utasítására lehet iratot kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás vagy másolat bármely ügyiratról csak az illetékes vezető engedélyével adható.
8. § Selejtezés 8.1.
A főiskola és a szervezeti egységek a saját irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti érdekű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni.
8.2
Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni.
8.3.
Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat a kiselejtezhető irattári tételeket /iratokat/, amelyeknek az őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt.
8.4.
A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltét követő év első napjától kell számítani. A szervezeti egység vezetője indokolt esetben 11
elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését is, ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámánál kell az iraton feltűnően jelezni. 8.5.
Nem selejtezhetők az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített iratok.
8.6.
A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltár vezetőjét értesíteni kell, és szakvéleményét ki kell kérni. Selejtezni csak a levéltár vezetőjének engedélyével lehet.
8.7.
A főtitkár a központi selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési felelősöket bíz meg. A szervezeti egységenkénti selejtezési felelősök személyét az illetékes egység vezetője jelöli ki.
8.8.
A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatokat olyan megbízott selejtezési felelősöknek kell ellátniuk, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak.
8.9.
Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell: a) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, b) annak a szervezeti egységnek a nevét, amelynek iratanyagselejtezéséről a jegyzőkönyv készült, c) a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését, d) a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, e) a kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben, f) a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét.
8.10
A selejtezési jegyzőkönyvet két példányban meg kell küldeni a főtitkárnak és a főiskolai irattár szakmai felügyeletét ellátó levéltárnak.
8.11
A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Az iratkezelési jegyzőkönyvek nem selejtezhetők.
9. § Az iratok átadása a levéltárnak 9.1.
A ki nem selejtezhető iratokat a kinyomtatott iktatókönyvvel együtt - legalább 15 évi irattári őrizet után- 5 évenként egy alkalommal tételes átadási - átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell az illetékes levéltárnak átadni. Az átvétel időpontját az átadó szerv és a levéltár egyetértésben állapítja meg. A levéltárnak általában csak teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a levéltárnak kell átadni.
12
10. § Vegyes rendelkezések A Budapesti Műszaki Főiskola Iratkezelési Szabályzatát a Főiskolai Tanács 2003. október 14-i ülésén módosította. A jelen módosított szabályzat a mellékletét képező irattári tervvel együtt 2004. január 1-jétől lép hatályba.
Budapest, 2003. október 15.
Dr. Rudas Imre főiskolai rektor
13
A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA működésével kapcsolatban keletkező iratanyag rendszerezésére szolgáló irattári terv
Az iratok rendszerezése tételszámok szerinti csoportosításban a sorszámok, növekvő sorrendjében történik. A főiskola iratkezelési szabályzatának előírásai értelmében: tételszám
az egyes ügykörökre központilag megállapított jelző szám;
sorszám
az a szám, amellyel az ügyiratot iktatjuk;
alapszám
az ügyben keletkezett első irat iktatási sorszáma. Tárgy
Megőrzési idő
Tétel
Levéltárba adás ideje
I. Vezetési ügyek 1.
A Főiskola alapításával, szervezetével nem kapcsolatos ügyek. Alapító okirat. Tulajdoni selejtezhető lapok
30 év
2.
Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése elnevezése
3.
Vezetői megbízásokkal és kapcsolatos iratok, minősítés
4.
bővítése,
nem selejtezhető
30 év
felmentésekkel
nem selejtezhető
30 év
Bizottságok szervezése, működésük
nem selejtezhető
20 év
5.
Stratégiai terv, megállapodások
szabályzatok,
nem selejtezhető
30 év
6.
A főiskolai rendezvények, kapcsolatos ügyek
kiadványokkal
nem selejtezhető
20 év
7.
Statisztika és statisztikai adatszolgáltatás. nem Éves számviteli és szöveges költségvetési selejtezhető beszámolók.
20 év
8.
Munkatervek munkákról.
20 év
és
belső
jelentések
az
14
elvégzett
nem selejtezhető
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel
Levéltárba adás ideje
8/a
Akkreditációs dokumentumok MAB levelezés, nem selejtezhető MAB beszámolók
30 év
9.
A Főiskolai Tanács és az intézmény egyéb nem testületeinek üléseire készített anyagok és az selejtezhető ezekről készült jegyzőkönyvek, a hozott határozatok, döntések
30 év
9/a
Minőségirányítással kapcsolatos dokumentumok
nem selejtezhető
30 év
10.
nem HÖK- Baráti Kör - Szakszervezet - FÉT – Közalkalmazotti Tanács – Bánki Alapítvány, selejtezhető Kandó Alapítvány
20 év
12.
Más felsőoktatási intézményekkel, nem szervezetekkel kapcsolatos együttműködések selejtezhető
20 év
13.
Pályázati anyagok
nem selejtezhető
20 év
14.
Bírósági, rendőrségi, önkormányzati, állami szervekkel kapcsolatos iratok
egyéb
nem selejtezhető
20 év
15.
OM és felsőoktatási testületek értekezletek meghívói anyaga
levelezés,
nem selejtezhető
20 év
16.
Felsőoktatás fejlesztése, fejlesztési felsőoktatási és egyéb törvény
nem selejtezhető
20 év
17.
Körlevél, utasítás, tájékoztató, egyéb vezetési nem ügyek selejtezhető
1 év
18.
Egyéb alapítványok, szövetségek, cégek (nem nem oktatási ügyek) egyesületek selejtezhető
20 év
tervek,
19 II. Oktatók, dolgozók, szerződéses alkalmazottak ügyei 20.
Oktatói pályázatok (külföldi is)
nem selejtezhető
21..
Kinevezések, előléptetések, munkajogi ügyek, munkaköri leírás, megbízás, meghatalmazás nyugdíjasok alkalmazása
50 év
22.
Nyugdíjazással kapcsolatos iratok
50 év
23.
Részmunkaidős foglalkoztatás, megbízás, egyéb munkaügyi szerződések
20 év
23/a
Célfeladat,
5 év
24.
Óraadói megbízások, külső előadók
5 év
15
20 év
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel 25.
Fizetésnélküli engedélyezése
és
egyéb
szabadságok
26.
Áthelyezések (más munkahelyre, egységhez)
20 év
27.
Illetmény megállapítása, besorolás, pótlékok; létszám- és bérgazdálkodás
20 év
28.
Jutalmazások
10 év
28/a. Kitüntetések, címek adományozása
Levéltárba adás ideje
10 év
nem selejtezhető
20
29.
Honvédelmi ügyek, meghagyás, polgári szolgálat
10 év
30.
Lakástámogatás, lakáskölcsönök, jelzálog
10 év
31.
Munkaügyi viták ügyiratai
nem selejtezhető
15
32.
Fegyelmi ügyek, figyelmeztetések, munkahelyi nem panasz selejtezhető
15
33.
Humánpolitikai ügyek
20 év
34.
Oktatók és dolgozók továbbképzése, átképzések, tanulmányi szerződések
10 év
35.
Vegyes iktatott ügyek
10 év
36. 37. III. Tudományos munkával kapcsolatos iratok 38.
Tudományos – kutatási beszámolók, témák, szerződések
39.
Tudományos értekezletek, kiadványok, pályázatok
40.
Költségvetésen kívüli kutatások ügyei
41.
Találmányi és újítási ügyek
nem selejtezhető
20 év
42.
Aspiráns ügyek, doktori szigorlat, doktorandusz nem képzés, ösztöndíjak (állami és civil) selejtezhető
15 év
43.
Intézeti tudományos irategyüttesek
nem selejtezhető
20 év
44.
Főiskolai számítógépes hálózattal, nem számítógépekkel kapcsolatos elvi jelentőségű selejtezhető ügyek, szerződések, megbízások
15 év
–
munkatervek,
nem selejtezhető
20 év
ülésszakok,
nem selejtezhető
20 év
kutatási
20 év
ügyek,
45. 46. IV. Oktató-nevelő munkával kapcsolatos iratok 16
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel
Levéltárba adás ideje
47.
Tanulmány Bizottság működésével kapcsolatos nem iratok selejtezhető
30 év
48.
Tantervi ügyek
nem selejtezhető
30 év
49.
Tantárgyi programok
nem selejtezhető
30 év
50.
Tanulmányok elvégzése utáni továbbképzéssel kapcsolatos ügyek
51.
Tankönyv, jegyzet, egyéb oktatási segédletek nem ügyei, órarend selejtezhető
20 év
52.
Jelentések oktatási és tanulmányi ügyekben
nem selejtezhető
20 év
53.
Vizsga és záróvizsga ügyek
nem selejtezhető
30 év
54.
Kiegészítő képzés ügyei
nem selejtezhető
20 év
55.
Szakok, tagozatok létesítése, megszüntetése, nem átszervezés selejtezhető
20 év
56.
Felvételi ügyek, beiskolázási keretszámok
20 év
57.
Üzemi gyakorlatok ügyei
20 év
58.
Tudományos Diákköri ügyek és tanulmányi verseny
20 év
59.
Önköltséges tanfolyami képzés
10 év
60.
Szakirányú képzés)
61.
Felsőfokú szakképzés
62.
Egyéb oktatási
továbbképzés
(Posztgraduális
20 év
nem selejtezhető
nem selejtezhető
20 év
nem selejtezhető
20 év
20 év
63. 64.
V. Könyvtári ügyek
65.
Az intézmény könyvtárának ügyei
17
nem selejtezhető
20 év
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel
Levéltárba adás ideje
10 év
66.
Könyv, folyóirat rendelés, pénzügyi keretek
67.
Könyvtári állomány rendezése és megóvása, nem leltár selejtezhető
20 év
68.
Szakdolgozatok (mikrofilm, CD stb.)
20 év
nem selejtezhető
69. 70. VI. Az intézmény külföldi kapcsolatai 71.
Megállapodások és kapcsolatok külföldi oktatási nem és civil intézményekkel, szervezetekkel selejtezhető
20 év
72.
Oktatók és dolgozók külföldi engedélyek, utazási határozatok, stb.
73.
Külföldi ügyei
utazásai,
nem selejtezhető
20 év
vendégtanárok
nem selejtezhető
20 év
74.
Nemzetközi konferenciákra való kiküldetés, nem konferenciák rendezése Magyarországon selejtezhető
20 év
75.
Jelentés külföldi utakról. Vegyes külföldi ügyek, nem rendeletek selejtezhető
20 év
76.
Hivatalos iratok, küldése, illetve munkavállalása.
bizonyítványok elismerése.
külföldre nem Külföldiek selejtezhető
20 év
77.
Külföldön szerzett oklevél honosítása
nem selejtezhető
20 év
vendégek
fogadása,
78. 79. VII. A főiskolai hallgatók ügyei 80.
Hallgatói felvételi ügyek
10 év
81.
Nyelvtanulással kapcsolatos ügyek
10 év
82.
Hallgatói pályázati ügyek, díjak és ösztöndíjak Külföldi pályázatok
83.
Hallgatói névsorok
10 év
84.
Hallgatók átlépése más szakra, tagozatra, vagy intézménybe
5 év
85.
Átvétel a főiskolára más intézményből
5 év
86.
Hiányzásokkal kapcsolatos ügyek
5 év
87.
Évhalasztási ügyek
10 év
88.
Évismétlési ügyek, félévismétlés
10 év
18
nem selejtezhető
20 év
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel
Levéltárba adás ideje
89.
Hallgatók kizárása, eltiltása, elbocsátása, ennek nem fellebbezése selejtezhető
90.
Megszakított tanulmányok folytatása
91.
Vizsgaügyek, vizsgahalasztás
92.
Hallgatói gyakorlatok
10 év
93.
Külföldi és belföldi üzemi gyakorlatok
20 év
94.
Tanulmányi kirándulások ügyei, gyárlátogatások
5 év
95.
Záróvizsga, szakdolgozati ügyek, oklevél ügyek, nem oklevél másolatok, kivonatok selejtezhető
96.
Katonai szolgálattal kapcsolatos ügyek
97.
Közös képzések ügyei, kooperatív képzés
nem selejtezhető
20 év
98.
Hallgatói fegyelmi ügyek, hallgatói jogorvoslati nem ügyek selejtezhető
20 év
99.
Hallgatók személyi iratgyűjtője, munkavállalási ügyei
10 év
100.
Végzős hallgatók elhelyezkedésével kapcsolatos iratok, hallgatói követési rendszer
10 év
101.
Hallgatók baleseti ügyei
10 év
102.
Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás
nem selejtezhető
20 év
103.
Diákjóléti Bizottság elvi jelentőségű ügyei
nem selejtezhető
20 év
104.
Tandíjügyek, elvi jelentőségű ügyek (Juttatási, nem térítési ügyek) selejtezhető
20 év
105.
Tanulmányi ösztöndíj elvi jelentőségű ügyek nem (külföldi is) selejtezhető
20 év
106.
Rendszeres pénzbeni támogatás, adó és TB ügyek
10 év
107.
Menza- és segély ügyek
10 év
108.
Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei Határon túli magyarok ügyei
109.
Nappali tagozatos szerződése
110.
Köztársasági ösztöndíj
nem selejtezhető
20 év
111.
Hallgatói leckekönyv, törzskönyv, törzskönyvi nem névmutató selejtezhető
20 év
felmentés
10 év
vizsgák
hallgatók
19
20 év
alól,
tanulmányi
10 év
20 év
10 év
nem selejtezhető
20 év
20 év
Tárgy
Megőrzési idő
Tétel 112.
Levelező hallgatók konferencia ügyei
5 év
113.
Hallgatói vegyes ügyek
10 év
114.
Hallgatói külkapcsolatok
10 év
Levéltárba adás ideje
115. 116. VIII. Kollégiumi, kulturális és sport ügyek 117.
Kollégiumi szabályzatok, a kollégium vezetési nem ügyei selejtezhető
20 év
118.
A kollégiumi oktató-nevelő munka, diákbizottság, nem kollégiumi fegyelmi ügyek selejtezhető
20 év
119.
Kollégiumi felvételek
10 év
120.
Kollégiumi gazdasági ügyek
10 év
121.
A Főiskola kulturális tevékenysége, ünnepségek, nem kiállítások, évfordulók selejtezhető
122.
Sport, testnevelés
20 év
20 év
123. 124. IX. Pénzügyi, gazdasági ügyek 125.
Költségvetés, költségvetési keret, pótelőirányzat, nem beszámolók selejtezhető
20 év
126.
Tudományos kutatások, fejlesztési alapok
nem selejtezhető
20 év
127.
Szerződéses munkákkal kapcsolatos ügyek
nem selejtezhető
20 év
128.
Beruházások, vagyongazdálkodás
nem selejtezhető
20 év
129.
Felújítási ügyek
20 év
130.
Beszerzési ügyek, közbeszerzés
20 év
131.
Reprezentációs ügyek, reklám
20 év
132.
Külföldi utakkal, kapcsolatos iratok
133.
Gépjárművekkel kapcsolatos ügyek
5 év
134.
Leltári ügyek, selejtezés
10 év
135.
Építési-tatarozási, gondnoksági ügyek
10 év
136.
Bérleti szerződések
10 év
137.
Vegyes pénzügyi iratok
10 év
külföldiek
20
fogadásával
20 év
Tárgy Tétel
Megőrzési idő
Levéltárba adás ideje
nem selejtezhető
20 év
138.
Társadalombiztosítási ügyek
139.
Intézeti, Tanszéki gazdasági ügyek
10 év
140.
Különféle támogatások (szakképzési hozzá– járulás, alapítványi támogatások stb.)
15 év
141. 142. X. Egyéb ügyek 143.
Tűzvédelem
50 év
144.
Munka- és környezetvédelem
50 év
145.
Polgári és rendvédelem, biztonsági- védelmi szervezet ügyei
50 év
146.
Egészségvédelem, főiskolai egészségügyi szolgálat, esélyegyenlőségi ügyek
10 év
147.
Iratkezeléssel kapcsolatos ügyek, TÜK
148.
Egyéb intézeti tanszéki ügyek
149.
Belső és külső ellenőrzés
150.
Tanfolyami kivonatok
151.
Segélyek, üdültetés, egyéb
152.
Biztosítási ügyek
bizonyítvány
nem selejtezhető
20 év
10 év
másolatok,
21
egyéb
nem selejtezhető
20 év
nem selejtezhető
20 év
10 év
5 év
nem selejtezhető
20 év
