Brinks Ch 17 Laporan audit adalah sebuah dokumen formal yang merangkum kegiatan kerja audit internal dengan berisikan laporan temuannya beserta rekomendasinya. Laporan audit ini sangatlah penting sebagai hasil akhir dari proses audit internal dan juga sebagai media yang akan menjelaskan kegiatan audit internal kepada pihak internal dan eksternal perusahaan. Kualitas laporan audit ini tidak hanya ditentukan oleh kualitas dari kerja auditnya tetapi juga tergantung dari kualitas penyampaiannya. Hal inilah yang harus diperhatikan oleh CAE hingga staff audit. Laporan audit internal yang baik harus bisa menggambarkan filosofi dasar dari keseluruhan pendekatan audit internal dalam perusahaan, termasuk alasan dari tujuan review, supporting strategy serta aturan dan prosedur dalam melakukan audit. Laporan audit ini memang ditujukan sebagai alat komunikasi, namun komunikasi lain juga harus berjalan dengan baik agar audit internal perusahaan menjadi efektif. Komunikasi tersebut harus terjalin, baik secara lisan maupun tulisan. Chapter ini akan membahas tujuan dan gaya penyajian laporan audit internal. 17.1 Tujuan dan Tipe Laporan Audit Internal Tujuan dasar dari Laporan audit internal adalah untuk menjelaskan perencanaan dan jadwal audit dan untuk mengkomunikasikan hasil dari audit. Laporan audit internal ini akan membahas kelemahan kontrol internal yang ditemukan. Seluruh laporan internal audit, baik yang lisan maupun tulisan, haruslah memiliki 4 tujuan dan komponen utama, yaitu :
Tujuan, waktu dan lingkup dari review. Deskripsi temuan (kelemahan kontrol internal, pelanggaran prosedur perusahaan, dsb.) Koreksi yang disarankan (rekomendasi atas temuan diatas) Dokumentasi rencana dan klarifikasi dari pihak auditee
Dalam proses pembuatannya, auditor internal juga harus memperhitungkan siapa saja yang akan membaca laporan tersebut. Laporan audit internal ini harus dipersiapkan untuk komite audit, unit yang diaudit dan manajer senior yang bertanggung jawab, sehingga laporan audit haruslah bisa menyampaikan masalah-masalah yang ada dan harus diatasi namun dengan cara yang juga tidak menekan bagian yang diaudit. Hal ini cukup sensitive dikarenakan terkadang auditor internal juga berperan sebagai konsultan pada departemennya tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, seluruh tingkatan manajemen haruslah saling memahami kebutuhan satu sama lain dan juga tanggung jawab audit internal dala melayani mereka. Dengan begitu, pembaca laporan audit akan lebih fleksibel dan toleransi terhadap temuan dan isu yang ada pada laporan. Hal ini sangat penting diperhatikan sehingga menghapuskan pandangan bahwa audit internal merupakan mata-mata dari para atasan.
17.2 Published Audit Reports
Awalnya, manajemen sering memberikan batasan kepada audit internal dalam menyiapkan laporan yang efektif. Manajemen terkadang membatasi laporan agar tidak lebih dari 1 halaman. Hal ini dikarenakan temuan yang dituliskan oleh auditor internal dan signifikan bagi audit internal belum tentu memiliki siginifikansi yang sama dengan manajemen yang membaca. Namun kondisi ini telah berubah semenjak adanya SOx. Dengan SOx, seluruh komite audit dan senior manajer akan mendaptkan full copies laporan audit internal. Meskipun mereka berhak meminta rangkuman dari laporan tersebut, mereka tetap bertanggung jawab untuk menerima dan mamahami seluruh temua laporan audit tersebut. Temuan kontrol internal harus jelas dituliskan dalam lapran audit tersebut. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melaporkan audit internal. a. Pendekatan untuk Publikasi Laporan Audit Konten dan bentuk dari laporan audit internal sangatlah beragam tergantung dari subjeknya. Namun, apapun subjekya, laporan audit yang formal harus selalu memenuhi format umum yang sama, mulai dari halaman cover, deskripsi dari kerja yang dilakukan, dan kemudian temuan audit dan rekomendasinya. Sekarang ini bentuk laporan biasanya berupa dokumen berbasis Web yang tidak akan dicetak. Apabila laporan dibuat tercetak, penting sekali untuk menjaga softcopy nya agar tidak dapat diubah lagi kecuali oleh orang yang terotorisasi ketika laporan telah terpublikasikan. Laporan audit akan dibuka dengan halaman introductory. Ada beberapa elemen yang harus terpenuhi pada halaman pengenalan tersebut, yaitu : Judul laporan dan tujuan review Alamat laporan dan karbon penerima Lingkup audit dan tanggal pengerjaan Lokasi yang dikunjungi dan waktu audit Prosedur audit yang digunakan Opini auditor berdasarkan hasil review Laporan audit internal sering kali menggunakan beberapa pendekatan sesuai dengan tipe perusahaan, gaya manajemen, kemampuan tim audit internal, dsb. Tujuan dari laporan ini adalah untuk dibaca, dimengerti dan ditindak lanjuti. Namun, sering kali laporan audit yang sudah memuat informasi mengenai isu yang perlu diperhatikan justru tidak mendapatkan perhatian dikarenakan kurangnya minat manajemen untuk membaca dan memahami laporan tersebut. Tanpa informasi yang memadai, pembaca tidak dapat memahami sepenuhnya isu yang diangkat, namun terlalu detail juga bisa membuat pembaca jadi tidak bisa melihat mana isu yang sedang diangkat. Oleh karena itu, ada beberapa pendekatan alternatif untuk membangun dan mengisukan laporan audit internal, yaitu :
Laporan audit dengan ‘encyclopedic’ coverage Deskripsi prosedur audit yang dilakukan Penjelasan yang detail mengenai temuan audit Laporan yang sangat terangkum Fokus pada isu yang signifikan
Bagaimanapun formatnya, yang terpenting adalah laporan audit harus berisikan elemen audit internal apa yang sudah dilakukan, kapan dilakukannya dan apa yang ditemukan. Yang terpenting adalah temuannya dan rekomendasinya. b. Elemen dari Temuan Laporan Audit Dalam melakukan review, auditor internal akan di tugaskan kedalam project yang mungkin mengalami pengecualian atau kelemahan kontrol internal pada area tertentu. Pengecualian dan kelemhan itu merupakan subjek dari temuan laporan audit. Auditor akan enemukan banyak sekali jenis dan jumlah eksepsi dalam review, ada yang penting dan signifikan, namun ada juga yang relatif dianggap minor. Isu minor ini tidak seharusnya di abaikan begitu saja, hal ini perlu di dokumentasikan dan didiskusikan dengan manajemen dalam kesimpulan hasil kerja. Namun, hal-hal tersebut mungkin memang bukan tipe isu yang harus dilaporkan kepada komite audit dan manajer senior melalui laporan audit sampai hal tersebut menjadi sebuah kebiasaan atau membentuk sebuah trend. Oleh karena itu, audit internal perlu mempertimbangkan hal-hal tersebut didalam ringkasan temuan agar ringkasan tersebut mencakup kondisi keseluruhan. Audit internal harus menganalisa setiap kepingan informasi yang terkumpul untuk menentukan temuan dan rekomendasinya pada laporan akhir. Pada kesimpulan kerja audit, audit internal harus kembali melihat apakah sudah memiliki informasi yang cukup untuk membentuk sebuat temuan audit, dan jika sudah, bagaimana masalah tersebut harus disajikan. Temuan audit ini harus disajikan dengan format yang dapat mudah dimengerti oleh pembacanya. Namun, sering kali laporan temuan audit ini tidak tersusun dengan baik sehingga membuat pembaca tidak mengerti masalah apa yang sedang dihadapi dan mengapa hal tersebut menjadi masalah. Oleh karena itu, laporan temuan harus berisikan : Statement of condition What was found? Internal audit’s criteria for presenting the finding o Criteria of extreme o Criteria of comparables o Criteria of the elements o Criteria of expertise Effect of the reported finding Cause od reason for the audit deviation Internal audit recomendation Meskipun deskripsi tujuan, prosedur audit dan opini atas kontrol yang merupakan hasil review adalah elemen penting dalam laporan audit internal, manajemen akan mngevaluasi kualitas laporan dengan melihat temuan dan rekomendasinya. Sekecil apapun temuan audit meleset atau dirasa kurang tepat, maka kredibilitas seluruh laporan tersebut akan langsung dipertanyakan. Auditor internal harus benar-benar memperhatikan pelaporan temuannya dilakukan berdasarkan fakta dan akurat. Selain itu, perlu juga diperhatikan kekuatan, maksud dan juga kerealistisan rekomendasi yang diberikan. Rekomendasi harus memperhitungkan cost dan benefitnya serta menjadi sesuatu yang bersifat korektif.
c. Balanced Audit Report Presentation Guidelines Jika tujuan audit internal adalah untuk mengevaluasi efisiensi, ekonomis dan efektivitas manajemen, maka audit internal memiliki tanggung jawab untuk melampirkan kondisi yang memberikan kepuasan atau ketidakpuasan yang ditemukan selama melakukan audit. Hal-hal yang perlu dikembangkan lebih lanjut perlu dijelaskan, namun cara pengkomunikasiannya harus mengurangi sisi negatifnya. Audit internal harus dapat memberikan semangat kepada manejemn untuk mencari tindakan korektif dan memberikan hasil. Audit internal harus menerapkan gaya pelaporan yang positif yang bisa menyeimbangkan pendapat yang favorable dan unfavorable, sehingga bisa menjadi hal yang membangun dan tidak dianggap sebagai sesuatu yang negatif. Untuk bisa seimbang, audit internal harus menyusun berbagai data positif dan negatif yang ada dan menilai pendapat bagaimana yang akan sesuai dengan hasil yang didapat tersebut. Kriteria yang digunakan untuk menilai signifikansi temuan pun bisa digunakan untuk melaporkan hal-hal apa saja yang signifikan berdasarkan standar kinerja. Beberapa teknik yang dapat dilakukan untuk membuat laporan audit yang seimbang adalah : Menyediakan laporan audit dengan perspective Melaporkan ketercapaian auditee Memperlihatkan tindakan yang direncanakan Melaporkan situasi mitigasi Menyertakan audit responses sebagai bagian dari laporan audit Memperbaiki kualitas gaya penyampaian laporan audit Bukan berarti seluruh laporan audit harus di bagus-baguskan dan audit internal tidak boleh memberikan kritikan kepada auditee. Audit internal tetap harus kritis dalam prosesnya dan mengidentifaksikan masalah yang signifikan dengan jelas. d. Alternative Audit Report Formats Dengan teknologi sekarang ini, hasil audit bisa dilaporkan dengan format yang sangat beragam. Format laporan audit berbasis text standard merupakan format yang sering digunakan dan merupakan cara yang aik untuk mempresentasikan kerja audit, sedangkan untuk temuan dan rekomendasi, auditor biasanya menggunakan pendekatan lain untuk menyampaikannya. Beberapa cara penyampaian alternatif yang tidak terlalu formal : Oral Reports Interim/Informal memo reports Questionnaire-type audit reports Regular descriptive audit reports Summary and significan finding audit reports
17.3 Internal Audit Reporting Cycle Tahapan awal internal audit biasanya dimulai dengan membentuk sebuah kerangka kerja laporan akhirnya. Informasi dan statistika area yang akan diaudit bisa terkumpul selama tahapan survey termasuk workpaper. Hal ini berguna untuk memastikan segala informasi
yang diperlukan telah terkumpul pada langkah awal audit dan mencegah adanya keterlambatan dalam proses akhir penulisan laporan. Setelah temuan terbentuk dan lengkap, semuanya daat langsung dimasukan ke bagian yang tepat pada laporan bersamaan dengan pendapat awal dari auditee. Kemudian penyelesaian laporan audit dapat dilakukan dengan proses evaluasi dan memberikan komentar terhadap kelayakan kontrol internal dalam hal memenuhi kebutuhan manajemen. Proses pembuatan laporan audit dimulai dengan identifikasi temuan, persiapan draft laporan untuk mendiskusikan temuan tersebut dan rekomendasinya, berdiskusi mengenai isu audit yang teridentifikasi dengan manajemen beserta mempresentasikan draft laporan, melengkapi respon manajemen terhadap temuan, dan mempublikasikan laporan audit formal yang mencakup area yang direview. a. Draft Audit Reports Draft laporan biasanya akan dibuat apabila kegiatan audti telah selesai dilakukan dan auditor internal telah mendiskusikan temuan-temuan auditnya dengan auditee. Draft tidak wajib dibuat karena pada beberapa kasus tidak diperlukan. Biasanya, draft akan berisikan temuan yang diajukan dan rekomendasinya serta memberikan tempat untuk respon dari manajemen. Kemudian, draft aan dikirim kepada manajemen yang secara langsung bertanggung jawab atas area yang diaudit tersebut. Internal audit kemudian mengkombinasikan respon dari auditee ini dengan laporan original dengan draft teua serta rekomendasinya untuk menghasilkan laporan audit final. Rapat penutupan dan sebuah draft laporan sangatlah penting untuk memvalidasi kelayakan dan keakuratan dati temuan yang dilaporkan dan rekomendasinya untuk mengeluarkan laporan audit final. Validasi tersebut harus berjalan selama review berlangsung. Salah satu cara yang mempengaruhi hal tersebut adalah presentasi draft tersebut kepada manajemen. Adapun strategi timing menyampaikan draft ialah :
At the exit conference Before departure of the field audit team After completion of fieldwork
b. Audit Reports : Follow-Up and Summary Setelah manajemen memberikan respon terhadap laporan audit, internal audit harus menggabungkan respon tersebut dengan draft temuan dan rekomendasi untuk menerbitkan laporan audit final. Setelah laporan audit final diterbitkan, internal audit harus membuat jadwal follow up review untuk memastikan tindakan yang diperlukan berdasarkan audit yang dilakukan. Internal audit bertanggung jawab untuk membuat laporan audit yang mudah dibaca, dapat dimengerti dan persuasif. Pentingnya tahapan ini adalah karena adanya kebutuhan untuk benar-benar memperhatikan proses pembuatan laporan audit. CAE harus secara aktif terlibat dalam proses dan seluruh staff audit harus memikirkan kebutuhan utama dari laporan tersebut.
c. Audit Report and Workpaper Retention Selain laporan audit, supporting workpaper merupakan dokumen penting juga untuk mendukung kegiatan internal audit. Diperlukan prosedur untuk mengatur pencatatan tiap audit yang dilakukan mengingat kegagalan Enron disebabkan karena tidak terstrukturnya pencatatan atas auditnya. Segala paper based laporan audit dan supporting workpaper harus disimpan pada fasilitas penyimpanan catatan perusahaan yang aman. Sekarang ini sudah banyak yang membuat pencatatan secara digital, tetapi tetap diperlukan sistem yang aman untuk menjaga dokumen penting ini. Laporan audit dan supporting workpaper ini juga dapat menjadi materi pendukung pada masalah litigasi atau tindakan hukum pemerintahan.
17.4 Effective Internal Audit Communications Opportunities Komunikasi merupakan elemen penting pada seluruh kegiatan audit. Internal audit harus selalu ingat bahwa komunikasi adalah komponen utama pada setiap kegiatan audit dan harus selalu berusahan untuk meningkatkan komunikasi ini dan mengurangi konflik akibat misscom. Internal audit harus memiliki pemahaman yang baik atas masalah terkait komunikasi yang efektif dan bagaimana bersikapmengatasinya. Masalah yang dapat mempengaruhi seluruh tahapan proses komunikasi, termasuk :
Not giving proper consideration to the power relationship of message senders and receivers Ignoring temporary emotional stress by either the sender or receiver Failing to properly evaluate the capacity of the recipient to receive and understand the message Use of words that can have multiple meanings or can convey unintended meanings Undue haste in the transmission of messages that undermine clarity and/or credibility Perception that the sender wishes to satisfy personal needs, thus inducing emotional resistance and blocks Failure to build needed foundations for the core message and related bad timing Lack of clarity or conviction because of a reluctance to cause the receiver dissatisfaction Impact of nonverbal actions, such as tone of voice, facial expressions, and manner of communication Not giving consideration to the perceptions and related feelings of the recipients.
Ketika pesan internal audit di komunikasikan dengan empati, hasilnya haruslah percakapan yang efektif dua arah. Komunikator harus mencari cara agar bisa mengerti bagaimana cara berpikir dan perasaan receiver kemudian mengkomunikasikannya dengan cara yang dapat memberikan segala jenis pertimbangan terhadap pengetahuan. 17.5 Audit Reports and Understanding the People in Internal Auditing
Masalah yang sering dihadapi internal audit salah satunya adalah persoalan image. Sering kali internal audit dinilai sebagai ancaman dikarenakan fokusnya terhadap detail kesesuaian atau isu mengenai pengawasan. Padahal kenyataanya, internal audit sekarang ini sudah mulai fokus terhadap kesejahteraan seluruh perusahaan dan juga hubungannya dengan kegiatannya. Diperlukan komunikasi dan hubungan yang baik sehingga terbangunlah pemahaman yang benar mengenai internal audit.
