LAPORAN KERJA PRAKTIK ANALISIS AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL PERUM PERURI
Oleh : 1102120157
Nenden Widha Soraya
Dosen Pembimbing : Fransiskus Tatas Dwi Atmaji (NIP. 14811394-2)
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTIK ANALISIS AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL PERUM PERURI
Oleh : Nenden Widha Soraya (1102120157)
Menyetujui, PEMBIMBING KERJA PRAKTIK
Rini Dwicahyanti ST NIP. 7133
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTIK ANALISIS AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL PERUM PERURI
Oleh : Nenden Widha Soraya (1102120157)
Mengetahui, DOSEN PEMBIMBING
KOORDINATOR KERJA PRAKTIK
(Fransiskus Tatas Dwi Atmaji)
(Amelia Kurniawati)
NIP. 14811394-2
NIP. 10810591-1
KETUA PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
Rino Andias A. NIP. 99750184-1
KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena hanya dengan ijin serta rahmat-Nya, saya sebagai penyusun dapat menyelesaikan kerja praktik dan menyelesaikan laporan. Praktik kerja ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat kelulusan program studi Kerja Praktik yang memiliki bobot sebesar 2 SKS. Pada kesempatan ini saya mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada Bapak/Ibu yang berkerja di Perum Peruri, khususnya pada Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR) serta turut meminta maaf bila pernah melakukan kesalahan atau menyusahkan pekerjaan Bapak/Ibu di kantor. Akhirnya saya hanya dapat berharap semoga penyusunan laporan ini dapat bermanfaat bagi penyusun dan pihak lainnya yang terkait, meski masih jauh dari sempurna. Untuk itu saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang berguna sebagai bahan evaluasi atau pembelajaran agar dapat menjadi lebih baik lagi.
Karawang, 30 Juli 2015 Hormat saya,
Nenden Widha Soraya Penyusun
BAB I I.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang Audit merupakan suatu proses pengumpulan data, penilaian atau pun pengevaluasian yang dilakukan untuk menilai sesuatu apakah telah sesuai dengan kriteria yang mendasarinya. Audit terdiri dari beberapa macam seperti audit keuangan, audit kepatuhan dan audit operasional. Di sini, penyusun berfokus pada audit operasional. Audit operasional merupakan audit yang dilaksanakan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Efisiensi digunakan untuk sebaik apakah pemakaian sumber daya suatu organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efektivitas digunakan untuk menilai seberapa baik kebijakan-kebijakan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan. Efisiensi dan efektivitas merupakan dua hal yang saling berkaitan erat satu dengan lainnya. Efisiensi dan efektivitas ini merupakan hal yang sangat berperan penting dalam peningkatan kinerja pelayanan suatu organisasi. Audit operasional merupakan tinjauan dari penilaian efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan atau prosedur kegiatan, dimana pemeriksaan ini dilaksanakan dengan disertai tanggung jawab untuk mengungkapkan dan memberikan informasi kepada manajemen mengenai masalah operasi dan membantu
manajemen
dalam
memecahkan
berbagai
masalah
tersebut
dengan
merekomendasikan berbagai tindakan perbaikan yang dibutuhkan. Audit operasional sebagai bagian dari fungsi pengendalian merupakan suatu alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Audit operasional berfokus pada evaluasi terhadap efisiensi dan efektivitas organisasi. Dengan diterapkannya audit operasional maka auditor dapat melihat sejauh mana tujuan organisasi telah tercapai dan apakah kegiatan operasi perusahaan telah dilakukan secara efektif dan efisien. Audit operasional sangat penting dilaksanakan karena hasil audit tersebut bisa berupa rekomendasi yang sangat berguna bagi pihak manajemen untuk menentukan dan menilai kebijakan-kebijakan dan kegiatan organisasi apakah sudah tepat atau memerlukan adanya perbaikan sehingga berpengaruh terhadap hasil dan kegiatan organisasi tersebut. Praktik audit operasional secara umum biasanya dilaksanakan oleh auditor internal walaupun tidak menutup kemungkinan dilakukan oleh auditor pemerintah maupun auditor eksternal. Audit operasional memiliki posisi strategis dalam mewujudkan suatu organisasi untuk memiliki keunggulan bersaing. Hal ini relevan dengan karakteristik dari audit operasional yaitu menilai dan memperbaiki metode dan kinerja perusahaan, melalui standar kehematan, efisiensi, efektivitas dengan orientasi masa depan (Kusmayadi,2008:2). Dengan demikian, audit operasional dapat digunakan untuk menilai kinerja perusahaan, apakah suatu perusahaan telah menjalankan operasionalnya sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan atau tidak. Apabila suatu perusahaan menjalankan kegiatan operasionalnya tidak sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku maka akan berimbas pada menurunnya kinerja perusahaan.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul: “ANALISIS AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL” I.2
Tujuan Pelaksanaan Berdasarkan latar belakang di atas, maka tujuan dari kegiatan ini yaitu untuk menganalisis audit operasional secara internal dan eksternal pada Perum Peruri.
I.3
Sistem Pelaksanaan Kerja Praktik Sistem pelaksanaan kerja praktik yaitu bersifat latihan kerja. Adapun metode yang di gunakan dalam penyusunan laporan kerja praktik ini yaitu dengan metode Hours Release, yaitu penyelenggaraan kerja praktik dilaksanakan pada hari – hari dan jam tertentu, adapun teknik dalam pengumpulan data di antaranya : 1. Fields Research, di mana dalam mencari informasi, penyusun melakukan wawancara kepada pembimbing dan staf serta kepada bagian-bagian yang terkait langsung di lapangan. 2. Studi pustaka, penulis mencari informaasi berdasarkan beberapa referensi yang mendukung dalam pembuatan laporan kerja praktik serta kesesuaian aturan yang berlaku dalam pelaksanaan topik yang penulis tinjau di lapangan
I.4
Sistematika Penulisan Penulisan laporan hasil kerja praktik ini dibagi kedalam beberapa pembahasan, yang setiap bagiannya akan dijelaskan seperti di bawah ini : BAB I PENDAHULUAN Pada bab pertama ini akan membahas mengenai latar belakang, tujuan pelaksanaan, sistem pelaksanaan kerja praktik, serta sistematika penulisan laporan hasil kerja praktik di Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR). BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini akan membahas mengenai sejarah singkat Perum Peruri, Visi dan Misi termasuk filosofi dan budaya kerja setiap insan di Perum Peruri, hubungan kerja sama serta struktur organisasi. BAB III TEORI DASAR Pada bab ini berisi penjelasan mengenai teori dasar di bidang keilmuan yang sesuai dengan masalah yang akan dipecahkan di dalam kerja praktik.
BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA Pada bab ini berisi penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan/ditugaskan dari perusahaan. BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA Pada bab ini berisi penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan/pemecahan masalah yang ada di perusahaan. BAB VI SIMPULAN DAN SARAN Pada bab yang terakhir ini berisikan rangkuman mengenai seluruh hasil selama proses kegiatan kerja praktik yang dilaksanakan di Perum Peruri serta saran yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi yang lebih baik.
BAB II II.1
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Perusahaan Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) didirikan pada tahun 1971 berdasarkan peraturan pemerintah nomor 60 tahun 1971, merupakan gabungan dua perusahaan negara, yaitu P.N. Pertjetakan Kebajoran (Perkeba) dan P.N. Arta Yasa. P.N. Perkeba adalah percetakan uang kertas yang semula bernama Perkeba NV, didirikan dengan dasar hukum Tap Menteri Kehakiman No J.A 5/59/16 tanggal 16 April 1952. Sedangkan P.N. Arta Yasa semula percetakan uang logam, didirikan atas dasar keputusan Menteri Keuangan No 261156/UMI tanggal 18 November 1954. Mengingat misi dari kedua perusahaan sama yaitu untuk melakukan pencetakan uang maka demi efisiensi dan efektivitas pengelolaannya pemerintah menggabungkannya menjadi satu dengan nama Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) tanggal 15 September 1971. Kolonel Subono Mantofani, SH ditetapkan sebagai Direktur Utama untuk memberikan gerak yang lebih fleksibel dalam melaksanakan usaha mencapai sasaran/misinya sesuai PP 60 tahun 1971 diubah dengan PP No. 25 tahun 1982 yang kemudian disempurnakan dengan PP No. 30 tahun 1985.
II.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi yang dimiliki oleh Perum Peruri yaitu ‘Menjadi Perusahaan Berkelas Dunia di Bidang “Integrated Security Printing and System“’. Sedangkan misinya adalah ‘Menghasilkan Produk Berkualitas dan Bernilai Sekuriti Tinggi Kebanggaan Bangsa’. Maka untuk dapat mencapai visi dan misi tersebut Perum Peruri memiliki 5 (lima) tata nilai yang harus diterapan di dalam perusahaan yaitu integritas, sekuriti, teamwork, inovasi, dan kualitas. Adapun peran penting yang dimiliki oleh Perum Peruri yaitu menjadi unsur dalam mendukung eksistensi, kedaulatan, dan persatuan bangsa, serta menunjang stabilitas ekonomi negara Republik Indonesia.
II.3
Tempat dan Kedudukan Perusahaan Sejalan dengan perkembangan lingkungan, keberadaan Peruri sebagai perusahaan industri ditengah wilayah Kebayoran Baru tidak sesuai lagi dengan rencana tata ruang wilayah, sehingga perlu dilakukan relokasi. Atas persetujuan Menteri Keuangan, Peruri telah menyediakan sebidang tanah seluas 202 hektar di daerah teluk jambe kabupaten Karawang Jawa Barat yang semula dimaksudkan untuk membangun pabrik kertas uang. Perusahaan Umum Percetakan Republik Indonesia (Perum Peruri) beralamatkan di Jl. Tarum Barat, Desa Parung Mulya, Kecamatan Ciampel, Kabupaten Karawang, Jawa Barat.
II.4
Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) merupakan Perusahaan Negara/Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
II.5
Bidang Pekerjaan Perusahaan Adapun lapangan usaha meliputi : 1.
Mencetak uang kertas dan uang logam untuk Bank Indonesia
2.
Mencetak barang – barang cetakan berharga, surat – surat berharga dan barang – barang cetakan lainnya, serta membuat barang – barang logam untuk pemerintah, Bank Indonesia dan Bank Pemerintah lainnya, lembaga – lembaga negara serta umum.
3.
Membuat kertas uang, kertas cetakan berharga [security paper], logam untuk uang dan bahan dasar lainnya.
4.
Melakukan usaha – usaha lain yang berhubungan dengan tujuan perusahaan sesuai keputusan menteri keuangan
II.6
Hubungan Kerja Sama
II.6.1 Hubungan Kerja Sama Dengan Instansi Dalam Negeri Hubungan dan kerja sama merupakan keharusan yang tidak dapat dihindari. Hubungan dengan Menteri Keuangan sebagai atasan langsung adalah sesuai dengan PP No. 30 Tahun 1985. Dalam pasal 11 ayat 1 PP No. 60 Tahun 1971 dinyatakan bahwa hubungan dan pengawasan sehari – hari dilakukan oleh Gubernur Bank Indonesia, sedangkan dilain pihak Gubernur Bank Indonesia merupakan pembesar utama Perum Peruri. Kondisi demikian menghendaki suatu kerja sama yang baik. Hubungan dan kerja sama sehari – hari antara Perum Peruri dan Bank Indonesia dilakukan melalui urusan pengedaran uang terutama mengenai pelaksanaan teknis pesanan, persiapan dan pengiriman. Untuk memantapkan hubungan dan kerja sama tersebut dilakukan dengan mengadakan rapat teknis dan rapat kerja antara pihak Perum Peruri dengan Bank Indonesia. Hubungan dan kerja sama juga dilakukan dengan PT. Pos Indonesia untuk pemesanan benda – benda pos. Kerja sama dengan Dirjen Pajak dalam pengadaan materai tempel, kertas bermaterai dan stiker kaset. Dengan Dirjen Bea dan Cukai Cq Direktorat untuk pemesanan pita cukai yang sejak tanggal 1 Januari 1980 fungsi percetakannya dialihkan pada Perum Peruri berdasarkan SK Menteri Keuangan No. 563/KMK-05/1979 tanggal 29 Desember 1979. Selain dilakukan kerja sama dengan instansi – instansi tersebut di atas, dilakukan juga kerja sama dengan PT. TELKOM Indonesia, PT. Garuda Indonesia, Dirjen Imigrasi, Badan
Pertahanan Nasional, PT. Surveyor Indonesia, Dirjen Meteorologi dan Badan Koordinasi Pemberantasan Uang Palsu (BOTASUPAL) II.6.2 Hubungan Kerja Sama Internasional Untuk mempelajari hubungan kerja sama dan menyerap perkembangan teknologi lainnya, Perum Peruri selalu aktif mengikuti kegiatan konferensi internasional antara lain : Pasific Rim Bank Notes Printers Conference (PRBBC), European Bank Notes Printers Conference (EBPC) dengan anggota perusahaan percetakan uang Eropa, Min Conference of Asean Countries yang kemudian berubah menjadi Technical Meeting of Min Asean (TEMAN) yang anggotanya terdiri dari perusahaan percetakan uang logam Negar – Negara ASEAN, The Government Postage Stamp Printer Conference, International Conference on Quality Control Circles (ICQCC), dan turut dalam keanggotaan tim koordinasi Interpol. Khusus TEMAN yang diselenggarakan dalam 2 tahun sekali, Perum Peruri sudah 2 kali menjadi tuan rumah, pada tahun 1987 yang merupakan konferensi I dan tahun 1995 yang merupakan konferensi VI.
II.7
Divisi Tempat Kerja Praktik Pada saat melakuka kerja praktik di Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (PERUM PERURI) di bagian Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR).
II.8
Struktur Organisasi Perusahaan Perumusan struktur organisasi terus dilakukan oleh tim internal perusahaan. Upaya yang dilakukan berupa perampingan organisasi yang meliputi pengayaan pekerjaan, optimalisasi fungsi dan mengurangi birokrasi sesuai tuntutan perubahan lingkungan bisnis.
Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Perum Peruri
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Divisi PPMR
BAB III III.1
TEORI DASAR
Pengertian Audit Menurut Arens and Loebbecke (Auditing: An Integrated Approach, eight edition, 2000:9), audit adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi dari bukti-bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang telah ditetapkan. Proses audit harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independent. Menurut The American Accounting Association’s Committee on Basic Auditing Concepts (Auditing: Theory And Practice, edisi 9, 2001:1-2) audit merupakan suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan umtuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan serta menyampaikan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Menurut William F. Meisser, Jr (Auditing and Assurance Service, A Systematic Approach, 2003:8) audit adalah proses yang sistematik dengan tujuan mengevaluasi bukti mengenai tindakan dan kejadian ekonomi untuk memastikan tingkat kesesuaian antara penugasan dan kriteria yang telah ditetapkan, hasil dari penugasan tersebut dikomunikasikan kepada pihak pengguna yang berkepentingan.
III.2
Jenis-Jenis Audit 1.
Audit keuangan Audit keuangan adalah audit terhadap laporan keuangan suatu entitas (perusahaan atau organisasi) yang akan menghasilkan pendapat (opini) pihak ketiga mengenai relevansi, akurasi, dan kelengkapan laporan-laporan tersebut.
2.
Audit operasional Audit operasional adalah pengkajian atas setiap bagian organisasi terhadap prosedur operasi standar dan metode yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan keekonomisan (3E).
3.
Audit ketaatan Audit ketaatan adalah proses kerja yang menentukan apakah pihak yang diaudit telah mengikuti prosedur, standar, dan aturan tertentu yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang.
4.
Audit investigatif Audit investigatif adalah: 1. "Serangkaian kegiatan mengenali (recognize), mengidentifikasi (identify), dan menguji (examine) secara detail informasi dan faktafakta yang ada untuk mengungkap kejadian yang sebenarnya dalam rangka pembuktian
untuk mendukung proses hukum atas dugaan penyimpangan yang dapat merugikan keuangan suatu entitas (perusahaan/organisasi/negara/daerah)." 2. "a search for the truth, in the interest of justice and in accordance with specification of law" (di negara common law). Jadi, audit itu adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut: a.
Proses pengumpulan dan evaluasi bahan bukti.
b.
Informasi yang dapat diukur. Informasi yang dievaluasi adalah informasi yang dapat diukur. Hal-hal yang bersifat kualitatif harus dikelompokkan dalam kelompok yang terukur, sehingga dapat dinilai menurut ukuran yang jelas, seumpamanya baik sekali, baik, cukup, kurang baik, dan tidak baik dengan ukuran yang jelas kriterianya.
c.
Entitas ekonomi. Untuk menegaskan bahwa yang diaudit itu adalah kesatuan, baik berupa perusahaan, divisi, atau yang lain.
d.
Dilakukan oleh seseorang (atau sejumlah orang) yang kompeten dan independen yang disebut sebagai auditor.
e.
Menentukan kesesuaian informasi dengan kriteria penyimpangan yang ditemukan. Penentuan itu harus berdasarkan ukuran yang jelas. Artinya, dengan kriteria apa hal tersebut dikatakan menyimpang.
f.
Melaporkan hasilnya. Laporan berisi informasi tentang kesesuaian antara informasi yang diuji dan kriterianya, atau ketidaksesuaian informasi yang diuji dengan kriterianya serta menunjukkan fakta atas ketidaksesuaian tersebut.
III.3
Perbandingan Jenis-Jenis Audit Tabel 3. 1 Perbandingan Jenis-Jenis Audit
Jenis Audit
Contoh
Informasi
Kriteria yang
Bukti audit yang
Ditetapkan
Tersedia
Audit
Audit tahunan
Laporan
Prinsip
Dokumen,
keuangan
atas laporan
keuangan
akuntansi yang
catatan dan bahan
keuangan
Pemerintah DKI
berlaku umum
bukti audit yang
Pemerintah DKI
Jakarta
berasal dari
Jakarta
sumber-sumber di luar auditan
Audit
Evaluasi untuk
Banyaknya Surat
Ketentuan
Laporan
operasional
mengetahui
Perintah
yang
kesalahan,
Pencairan
ditetapkan
catatan dan biaya
apakah proses
pemrosesan
pencairan dana
Dana (SP2D)
DJPB
pada Direktorat
yang
mengenai
Jenderal
dikeluarkan,
efisiensi dan
Perbendaharaan
biaya yang
efektivitas
berjalan secara efektif dan efisien
dikelaurkan dan banyaknya
pencairan dana
proses pencairan dana
kesalahan yang terjadi
Audit
Audit KPK atas
Masukan saksi
UU Anti
Bukti suap/
investigatif
kasus korupsi
dari
Korupsi, UU
penyelewengan
masyarakat
Pidana
dana
Audit
Audit ketaatan
Laporan
Undang
Laporan
ketaatan
atas
keuangan
undang
keuangan dan
penghitungan
auditan
dan
perhitunganperhitungan
jumlah pajak
ketentuan
oleh
yang terhutang
perpajakan
auditor
III.4
Tujuan Audit Tujuan audit secara umum dapat diklasifikasilkan sebagai berikut : 1.
Kelengkapan (completeness). Untuk meyakinkan bahwa seluruh transaksi telah dicatat atau ada dalam jurnal secara aktual telah dimasukkan.
2.
Ketepatan (accurancy). Untuk memastikan transaksi dan saldo perkiraan yang ada telah dicatat berdasarkan jumlah yang benar, perhitungan yang benar, diklasifikasikan, dan dicatat dengan tepat.
3.
Eksistensi (existence). Untuk memastikan bahwa semua harta dan kewajiban yang tercatat memiliki eksistensi atau keterjadian pada tanggal tertentu, jadi transaksi tercatat tersebut harus benar-benar telah terjadi dan tidak fiktif.
4.
Penilaian (valuation). Untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum telah diterapkan dengan benar.
5.
Klasifikasi (classification). Untuk memastikan bahwa transaksi yang dicantumkan dalam jurnal diklasifikasikan dengan tepat. Jika terkait dengan saldo maka angkaangka yang dimasukkan didaftar klien telah diklasifikasikan dengan tepat.
6.
Ketepatan (accurancy). Untuk memastikan bahwa semua transaksi dicatat pada tanggal yang benar, rincian dalam saldo akun sesuai dengan angka-angka buku besar. Serta penjumlahan saldo sudah dilakukan dengan tepat.
7.
Pisah Batas (cut-off). Untuk memastikan bahwa transaksi-transaksi yang dekat tanggal neraca dicatat dalam periode yang tepat. Transaksi yang mungkin sekali salah saji adalah transaksi yang dicatat mendekati akhir suatu peride akuntansi.
8.
Pengungkapan (disclosure). Untuk meyakinkan bahwa saldo akun dan persyaratan pengungkapan yang berkaitan telah disajikan dengan wajar dalam laporan keuangan dan dijelaskan dengan wajar dalam isi dan catatan kaki laporan tersebut.
III.5
Hubungan Antara Jenis Audit dengan Tujuannya Tabel 3. 2 Hubungan Antara Jenis Audit dengan Tujuannya
III.6
Manfaat Audit Berikut adalah beberapa manfaat management audit menurut Tunggal (2003:14) yaitu: 1.
Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
2.
Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan laporan-laporan dan pengendalian.
3.
Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan rencana-rencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4.
Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini utk menentukan tindakan preventif yang akan diambil.
5.
Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.
6.
Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.
7. III.7
Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam seluruh fase operasi perusahaan.
Risiko Audit Dari rumusan model risiko audit ada 4 (empat) jenis risiko audit. Masing-masing jenis risiko audit tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1.
Planned detection risk (risiko penemuan yang direncanakan) Adalah risiko bahwa bukti yang dikumpulkan dalam segmen gagal menemukan kekeliruan yang melampaui jumlah yang dapat ditolerir. Jika kekeliruan semacam itu timbul. Ada dua hal penting yang harus diperhatikan: a.
PDR tergantung pada tiga unsur risiko lainnya dalam model. Jadi risiko penemuan yang direncanakan hanya akan berubah jika auditor mengubah salah satu unsur lainnya.
b.
PDR menentukan besarnya bukti yang akan dikumpulkan. Hubungan antara PDR dengan bukti berbanding terbalik. Jika nilai risiko penemuan yang direncanakan diperkecil, berarti jumlah bukti yang harus dikumpulkan auditor dalam audit lebih banyak.
2.
Acceptable audit risk (risiko audit yang dapat diterima) Adalah ukuran ketersediaan auditor untuk menerima bahwa laporan keuangn mengandung salah saji material tanpa pengecualian telah diberikan. Risiko ini ditetapkan secara subyektif bahwa auditor bersedia menerima laporan keuangan tidak disajikan secara wajar setelah audit selesai dan pendapat wajar tanpa pengecualian telah diberikan. Kalau auditor menetapkan tingkat risiko audit yang dapat diterima rendah, berarti ia ingin lebih memastikan bahwa tidak ada kekeliruan yang material dalam laporan keuangan. Tingkat risiko nol berarti kepastian penuh bahwa laporan keuangan tidak mengandung kekeliruan dan tingkat risiko ini 100% berarti auditor sangat tidak yakin kalau laporan keuangan tidak mengandung salah saji atau kekeliruan yang material.
3.
Inherent risk (risiko bawaan atau risiko melekat) Adalah penetapan auditor akan kemungkinan adanya kekeliruan (salah saji) dalam segmen audit yang melampaui batas toleransi, sebelum memperhitungkan faktor efektivitas pengendalian intern. Risiko bawaan menunjukkan faktor kerentanan laporan keuangan terhadap kekeliruan yang material dengan asumsi tidak ada pengendalian intern. Bila auditor berkesimpulan bahwa akan banyak kemungkinan terjadi kekeliruan tanpa pengendalian intern, berarti risiko bawaannya tinggi. Faktor pengendalian intern tidak diperhitungkan dalam menetapkan inherent risk (risiko bawaan) karena dalam model risiko audit hal itu akan diperhitungkan tersendiri sebagai risiko pengendalian. Hubungan antara risiko bawaan (inherent risk) dengan risiko penemuan (planned detection risk) serta rencana pengumpulan bukti adalah bahwa inherent risk sifatnya berbanding terbalik dengan planned detection risk rendah, maka planned detection risk tinggi dan bukti yang harus dikumpulkan pun sedikit.
4.
Control risk (risiko pengendalian) Adalah ukuran penetapan auditor akan kemungkinan adanya kekeliruan (salah saji) dalam segmen audit yang melampaui batas toleransi yang tidak terdeteksi atau tercegah oleh struktur pengendalian intern klien. Risiko pengendalian (control risk) mengandung unsur: a.
Apakah struktur pengendalian intern klien cukup efektif untuk mendeteksi atau mencegah kekeliruan.
b.
Keinginan auditor untuk membuat penetapan tersebut di bawah nilai maksimum (100%) dalam rencana audit. Misalnya: auditor menyimpulkan bahwa struktur pengendalian intern yang ada sama sekali tidak efektif dalam mencegah atau mendeteksi kekeliruan.
III.8
Hubungan Pengendalian, Pengawasan, dan Audit Pengendalian secara umum bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan dapat berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya atau seperti apa yang telah direncanakan. Permasalahan lemahnya pengendalian akan membawa dampak kepada kerugian yang besar dan bahkan kemungkinan terjadinya kegagalan organisasi. Mengingat arti pentingnya, pengendalian hampir selalu disebutkan dalam setiap literatur manajemen. Secara umum pengendalian dapat dibedakan atas tiga kategori: 1.
Pengendalian preventif (feed-forward/preventive control) Jenis pengendalian yang dilakukan sebelum suatu kegiatan dijalankan.. Contoh penyusunan anggaran dengan analisis standar biaya.
2.
Pengendalian proses/aktivitas (feedwhile/ concurrent control)
Untuk menjamin bahwa kegiatan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Contoh dari jenis pengendalian ini adalah pengawasan manajemen (management control/oversight),
pengawasan
atasan
langsung
(melekat)
dan
penyeliaan
(supervision). 3.
Pengendalian hasil (feed-back/repressive/result control) Dilakukan setelah kegiatan berlangsung. Contoh jenis pengendalian ini sering disebutsebut sebagai pemeriksaan yaitu antara lain oleh aparat penegak hukum, untuk setiap kegiatan yang berakibat pelanggaran hukum, dokter, atas setiap kondisi pasien yang merasakan gejala suatu penyakit tertentu, ataupun pemeriksaan.
III.9
Obyek Audit Obyek audit pada dasarnya meliputi semua kegiatan organisasi sejak perencanaan, pelaksanaan kegiatan operasional sampai dengan pelaporan pertanggungjawaban akhir periode dari suatu organisasi/lembaga. Terdapat tiga jenis organisasi/lembaga yaitu pertama organisasi/lembaga sektor komersial, yaitu yang bertujuan untuk mencari laba, kedua organisasi/lembaga sektor publik, yaitu yang bertujuan murni nirlaba, dan kuasi sektor publik, yaitu unit yang tidak semata-mata mencari laba. Seiring dengan perkembangan organisasi sektor publik, dan kuasi sektor publik yang berfungsi untuk melayani publik, yang antara lain ditandai dengan perkembangan perundangan tentang otonomi daerah dan prinsip perimbangan keuangan pemerintah pusat dan daerah; maka profesi akuntansi dan auditing sektor publik ditantang untuk berkembang seiring tuntutan dilaksanakannya “good governance” di segala bidang.
III.10 Profesi Auditor dan Auditor Sektor Publik Penggunaan istilah akuntan publik terdaftar mengacu pada Undang- Undang No. 34 tahun 1954 yang mengatur sebutan akuntan yang bekerja secara profesional di bidang akuntansi/auditing. Untuk dapat berpraktek sebagai akuntan publik, harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1.
Persyaratan pendidikan Untuk menjadi akuntan publik terdaftar diperlukan gelar sarjana ekonomi jurusan akuntansi dari fakultas ekonomi universitas negeri yang telah mendapatkan persetujuan dari panitia ahli persamaan ijazah akuntan. Setelah lulus dari pendidikannya, orang tersebut harus mendaftarkan diri ke Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan, Departemen Keuangan guna memperoleh nomor register negara dan sertifikat sebagai akuntan terdaftar.
2.
Ujian Negara Akuntansi/Ujian Sertifikasi Akuntan Publik (USAP)
Untuk mendapatkan gelar akuntan, seorang.sarjana ekonomi jurusan akuntansi dari perguruan tinggi swasta dan beberapa universitas negeri tertentu diharuskan mengikuti Ujian Negara Akuntansi (UNA). 3.
Persyaratan pengalaman Seorang akuntan publik yang terdaftar, seorang akuntan harus memiliki pengalaman kerja sebagai auditor pada kantor akuntan publik atau BPKP paling sedikit 3 tahun. Seorang akuntan publik harus selalu mengikuti pendidikan lanjutan dan memenuhi persyaratan perizinan untuk memepertahankan izin praktek.
III.11 Peranan dan Tanggung Jawab Auditan Konsep SPKN menyatakan bahwa para pejabat dari entitas yang diaudit diberi tanggung jawab untuk mengelola sumber-sumber daya publik sedangkan auditor sektor publik memiliki peranan dan tanggung jawab yang esensial dalam memastikan bahwa sumber-sumber daya publik tersebut digunakan dengan efisien, ekonomis, efektif, dan sah. Secara rinci seperti yang tertera pada Government Auditing Standards 2003 Revision (GAGAS 2003) paragraf, para pejabat dari entitas yang diaudit bertanggung jawab atas hal-hal berikut: 1.
Menggunakan sumber-sumber daya secara efisien, ekonomis, efektif dan sah untuk mencapai tujuan-tujuan penyediaan sumber-sumber daya
tersebut atau program-
program yang telah ditetapkan. Sumber daya yang dipertanggungjawabkan ini meliputi sumber daya keuangan, fisik maupuninformasional. Sumber daya tersebut dapat dipercayakan kepada pejabat publik atau pihak lainnya yang ditunjuk, misalnya yayasan atau lembaga non-pemerintahan. Sumber daya tersebut dapat berasal dari konstituennya, misalnya yang dialokasikan melalui proses legislatif dalam anggaran belanja, maupun dari tingkatan pemerintah lainnya, misalnya dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah. 2.
Menaati peraturan perundang-undangan yang berlaku, mencakup identifikasi ketentuan-ketentuan
yang
harus
ditaati
oleh
entitas
dan
pejabatnya
dan
menyelenggarakan sistem-sistem yang dirancang untuk mencapai ketaatan tersebut. 3.
Membentuk dan menyelenggarakan pengendalian intern yang efektif untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang ditetapkan telah tercapai; sumber daya digunakan secara efisien, ekonomis, efektif, dan diamankan dengan baik; peraturan perundang-undangan ditaati; dan laporan yang sesuai kepada berbagai pihak yang
mengawasi
tindakan
mereka
dan
kepada
publik
dalam
rangka
pertanggungjawaban sumber-sumber daya yang digunakan untuk menjalankan programprogram pemerintah dan hasil-hasil yang dicapai dari program-program pemerintah ini.
4.
Menangani temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi auditor dan menetapkan dan menyelenggarakan suatu proses untuk memonitor status dari temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi tersebut.
5.
Dalam hal auditan melakukan pengadaan untuk audit dan penugasan atestasi lainnya, auditan harus mengikuti praktik pengadaan yang baik, termasuk memastikan bahwa telah ada prosedur-prosedur untuk memantau kinerja dari kontrak pengadaan tersebut. Tujuan-tujuan dan ruang lingkup audit atau penugasan atestasi lainnya harus jelas. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan dalam mengevaluasi proposal penawaran audit atau penugasa atestasi lainnya adalah harga, kecepatan tanggapan penawar atas permintaan proposal, ketersediaan staf yang memiliki kualifikasi profesional dan kemampuan teknis yang sesuai dan hasil dari peer review dari penawar.
III.12 Peranan dan Tanggung Jawab Auditor Berdasarkan GAGAS 2003, bagi auditor dilingkungan pemerintah (sektor publik), ada dua tanggung jawab utama dalam melaksanakan tanggung jawab profesionalnya, yaitu : 1.
Menjalankan prinsip-prinsip pelayanan kepentingan umum dan kepentingan umum adalah keberadaan kolektif dari komunitas masyarakat dan entitas yang dilayani oleh auditor. Dalam melayani kepentingan umum, auditor harus mengambil keputusankeputusan yang konsisten dengan kepentingan publik atau program atau aktivitas yang diaudit.
2.
Mempertahankan tingkat integritas, obyektivitas dan independensi setinggi mungkin. Auditor sering menghadapi berbagai tekanan dari manajemen entitas yang diaudit, pejabat pemerintah, ataupun pihak-pihak lain. Pegangan utama bagi auditor dalam mengatasi konflik ini adalah bertindak dengan integritas yang tinggi dengan pedoman bahwa bila auditor memenuhi tanggung jawabnya kepada publik maka kepentingan individu-individu dan organisasi-organisasi ini telah dilayani dengan cara terbaik. Tujuan dari auditor mempertahankan tingkat integritas, obyektivitas dan independensi
yang tinggi adalah untuk menjaga dan meningkatkan kepercayaan masyarakat.
BAB IV
LAPORAN PELAKSANAAN KERJA
Pekerjaan yang ditugaskan selama menjalani kerja praktik di Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR) Perum Peruri di antaranya yaitu membantu menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan proses audit perusahaan seperti : 1.
Menyalin atau mengetik saran perbaikan yang telah selesai dikerjakan sebelumnya oleh tim auditor ke dalam lembar Ms. Word yang kemudian diprint/dicetak
2.
Mengisi kolom dan baris kosong pada lembar audit menggunakan Ms. Word, seperti mengisi data temuan audit ke dalam lembar lain, mengisi kapan tanggal pengumpulan lembar tersebut, mengisi unit kerja, mengisi tanggal verifikasi, mengisi tim auditor, hingga memberi penomoran
3.
Mendata laporan audit, apakah sudah terkumpul atau belum (apakah telah diserahkan kepada unit PPMR atau belum)
4.
Mendata laporan audit, apakah sudah diisi saran perbaikan atau belum
5.
Mendata laporan audit, apakah sudah ditandatangani oleh auditor atau belum (bila sudah ditandatangani berarti sudah close)
6.
Mendata laporan audit, apakah sudah terkumpul evidence atau belum
7.
Mengkopi laporan audit, mengarsip, membuat daftar isi untuk setiap arsip-arsip audit tersebut
8.
Melakukan update laporan audit bila ada laporan baru yang terkumpul Di atas merupakan beberapa tugas utama selama melakukan kerja praktik khususnya pada
bagian ISO Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR). Adapun dalam proses audit internal tersebut, tentu berkaitan dengan sistem manajemen ISO yang telah dimiliki oleh Perum Peruri hingga HIRADC dan IADL yang merupakan atribut dari pengukuran sistem manajemen K3 dan mutu. Selain beberapa tugas pokok di atas, ada pula tugas-tugas lain yang juga dikerjakan selama melakukan kerja praktik di antaranya tugas yang berkaitan dengan administrasi seperti membuat surat izin, mengirim dokumen/file ke unit lain dengan lebih dahulu mengisi lembar ekspedisi, mengarsip surat masuk dan surat keluar, membuat surat/nota dinas sejak mengetik, memberikan penomoran, mengkopi, mengirim, dan juga mengarsipkannya. Di sini juga, seringkali mendapatkan tugas yang berkaitan dengan penggunaan software seperti Ms. Word, Ms. Excel, dan juga Ms. Power Point seperti mengeprint berbagai prosedur kerja, struktur organisasi, membuat matrix, flow chart, hingga membantu membuat bahan presentasi. Selain berbagai pekerjaan yang diberikan pada saat menjalani kerja praktik selama 2 (dua) bulan di Perum Peruri ini, seringkali juga diberi kesempatan untuk pergi ke bagian lain dari perusahaan seperti mengunjungi gedung produksi uang kertas untuk mengirim dokumen/file hingga mengelilingi Perum Peruri secara keseluruhan dan melihat lokasi gedung produksi lainnya seperti gedung produksi uang logam, gedung produksi kertas berharga non uang, gedung pengadaan, dan lain sebagainya.
BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA Sesuai dengan BAB IV yang berisi tentang penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan/ditugaskan oleh perusahaan, maka pada BAB ini terdapat beberapa analisis hasil pelaksanaan kerja berdasarkan pengamatan dan informasi yang diperoleh selama menjalani kerja praktik pada Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR). Di mana, tugas utama yang diberikan yaitu membantu menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan proses audit baik internal maupun eksternal. V.1
Manajemen Program Audit Sebelumnya, untuk dapat menganalisis proses audit secara umum, maka dapat dilihat ilustrasi yang menggambarkan manajemen program audit di bawah ini :
Gambar 5. 1 Manajemen Program Audit 1.
Plan/Perencanaan Pada langkah perencanaan/plan dalam program audit, diperlukan beberapa penetapan yaitu berupa tujuan dilakukannya audit, ruang lingkup audit, taggungjawab audit, sumberdaya, hingga prosedur. Ruang lingkup audit seperti area apa saja yang akan diaudit, di mana lokasinya, hingga kapan waktu dilangsungkannya proses audit. Tanggung jawab audit sendiri diberikan kepada auditor, mereka adalah orang-orang yang tidak memihak pada pihak manapun ketika berlangsungnya proses audit. Sumber daya dapat berupa sumber daya manusia yaitu orang-orang yang akan terlibat, bisa pula sumber daya lain seperti mesin dan fasilitas lainnya. Prosedur audit digunakan sebagai
langkah-langkah yang harus dijalankan oleh auditor dalam melaksanakan pemeriksaan agar tidak melakukan penyimpangan dan lebih efektif serta efisien. 2.
Do/Pengerjaan Pada tahap ini terdapat kegiatan audit yang pada mulanya, biasanya dilakukan rapat pembukaan dengan isi berupa perkenalan anggota tim audit, penjelasan lingkup audit, tujuan audit, serta rencana yang sebelunya telah dirancang pada tahap plan/perancangan kepada setiap pihak yang terkait dengan pelaksanaan audit. Penjelasan-penjelasan tersebut di antaranya juga berisi tentang metode dan prosedur audit, konfirmasi ketersediaan dokumen dan sumber daya, serta konfirmasi kunjungan dan wawancara. Kegiatan yang dilakukan setelah rapat pembukaan yaitu pengumpulan bukti-bukti dengan dengan menguji dokumen, data, serta catatan mutu, wawancara, dan pengamatan kegiatan serta kondisi. Setelah itu, auditor akan mendokumentasikan dan mengevaluasi hasil dari pengumpulan bukti-bukti tersebut dengan menyajikan temuan audit dan pengamatan audit serta mendiskusikannya. Biasanya juga, diskusi ini dilakukan seperti halnya rapat dalam rangka menjawab hasil dari temuan-temuan tersebut dan kegiatan terakhir yang dilakukan pada proses audit yaitu adanya rapat penutup. Pada proses audit eksternal, rapat penutup ini bisa berupa penjabaran mengenai hasil temuan yang telah didapatkan oleh auditor eksternal sebelumnya kepada pihak perusahaan untuk diproses lebih lanjut.
3.
Check/Pemeriksaan Tahap ketiga ini berisi kegiatan pemantauan dan peninjauan program audit seperti memonitoring dan mereview hasil temuan audit, identifikasi kebutuhan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan, serta identifikasi peluang perbaikan. Proses ini sama dengan kegiatan mendiskusikan hasil temuan audit, bisa berupa rapat internal untuk mencari jalan keluar atau jalan pemecahan masalah tersebut.
4.
Action/Tindakan Tahap terakhir yang ada dalam manajemen program audit yaitu perbaikan terhadap program audit yang telah berlangsung. Dengan kata lain, adanya evaluasi dan tindakan untuk memperbaiki efektifitas serta efisiensi yang dilakukan pada saat melakukan proses audit.
V.2
Dokumen Audit Adapun beberapa dokumen yang biasa digunakan pada saat melakukan proses audit yaitu Non Conformity Report (NCR), Corrective Action Request (CAR), Action Plan, dan Evidence. a.
Non Conformity Report (NCR) Pada dokumen ini tertulis correction/perbaikan yaitu action to eliminate a detected non conformity/tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi. Kemudian, corrective action/tindakan perbaikan yaitu action to eliminate the cause of a detected non conformity or undesirable situation/tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau situasi yang tidak diinginkan. Serta, preventive action/tindakan pencegahan yaitu action to eliminate the cause of a potential non conformity or undesirable situation/tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi yang tidak diinginkan. Gambar berikut merupakan contoh dari lembar NCR.
Gambar 5. 2 Format Non Conformity Report (NCR)
b.
Corrective Action Request (CAR) Corrective Action Request (CAR) merupakan lembar permintaan tindak koreksi seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 5. 3 Format Corrective Action Plan
c.
Action Plan
Gambar 5. 4 Contoh Action Plan d.
Evidence Menurut Konrath (2002:114 &115) ada 6 (enam) tipe bukti audit, yaitu : 1.
Physical evidence terdiri atas segala sesuatu yang bisa dihitung, dipelihara, diobservasi atau diinspeksi dan terutama berguna untuk mendukung tujuan eksistensi atau keberadaan.
2.
Evidence obtain through confirmation merupakan bukti yang diperoleh mengenai eksistensi, kepemilikan atau penilaian langsung dari pihak ketiga diluar klien.
3.
Documentary evidence terdiri atas catatan-catatan akuntansi dan seluruh dokumen pendukung transaksi.
4.
Mathematical evidence merupakan perhitungan, perhitungan kembali dan rekonsiliasi yang dilakukan auditor.
5.
Analytical Evidence merupakan bukti yang diperoleh melalui penelaahan analitis terhadap informasi keuangan klien. Penelaahan analitis ini harus dilakukan pada waktu membuat perencanaan audit, sebelum melakukan substantive test dan pada akhir pekerjaan lapangan (audit field work). Prosedur analitis bisa dilakukan dalam bentuk :
a.
Trend (horizontal) analysis, yaitu membandingkan angka-angka laporan keuangan tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya dan menyelidiki kenaikan/penurunan yang signifikan baik dalam jumlah rupiah dalam persentase.
b.
Common size (vertical) analysis.
c.
Ratio analysis,
misalnya
menghitung rasio likuiditas,
rasio
profitabilitas, rasio leverage dan rasio manajemen aset. 6.
Hearsay evidence merupakan bukti dalam bentuk jawaban lisan dari klien atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan auditor. Adapun contoh sederhana dari evidence yaitu nota dinas perbaikan mesin dan lain sebagainya.
V.3
Audit Internal dan Eksternal Berdasarkan pihak yang menjalankan proses audit, maka terdapat audit yang dilakukan oleh pihak internal serta pihak eksternal. Maksud dari pihak internal yaitu orang atau bagian dalam perusahaan yang diberikan tugas/tanggung jawab untuk melakukan proses audit terhadap perusahaan tersebut. Audit intern dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan fungsi pengawasan dalam manajemen. Jadi pelaksanaan audit intern lebih diarahkan pada upaya meyakinkan pencapaian tujuan perusahaan. Sedangkan pihak eksternal yaitu pihak lain atau pihak di luar ruang lingkup perusahaan yang merupakan orang atau badan professional untuk melakukan proses audit. Untuk memahami kegiatan audit internal dan eksternal maka dapat diambil contoh seperti Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang yang ingin melakukan proses audit keuangan internal, maka proses audit tersebut dilakukan oleh aparat pengawasan internal daerah yang bersangkutan seperti Bawasda atau yang sekarang disebut dengan Inspektorat Kabupaten Karawang. Namun bila yang akan dilaksanakan adalah audit eksternal maka instansi yang dapat menjadi auditor eksternal yaitu Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
V.4
Audit Mutu Internal ISO 9001:2008 merupakan sistem manajemen mutu dan berdasarkan klausal 8.2.2 maka perusahaan wajib menjalankan audit internal untuk memeriksa kebijakan atau prosedur pada perusahaan tersebut. Audit mutu internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungannya, memeriksa kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen mutu, serta menilai gap antara organisasi dengan standar ISO 9001:2008. Berikut merupakan beberapa alasan keharusan melaksanakan audit mutu internal:
1.
Untuk menentukan pemenuhan dari sistem manajemen mutu auditee (orang atau bagian yang diaudit) dengan persyaratan sistem manajemen mutu.
2.
Untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu auditee telah dilaksanakan dan dipelihara secara cukup.
3.
Mengidentifikasi area yang berpotensi untuk perbaikan.
4.
Mengkaji kemampuan dari proses tinjauan manajemen internal untuk memastikan keberlanjutan dan keefektifan sistem manajemen mutu.
5.
Untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu organisasi di mana terdapat keinginan untuk membuat hubungan kontrak, seperti dengan pemasok atau partner. Adapun waktu dilakukannya kegiatan audit mutu internal menurut klausul 8.2.2 yaitu
organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu. Artinya, organisasi dibebaskan untuk menentukan frekuensi pelaksanaan audit mutu internal apakah setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau setahun sekali. Hal yang perlu dicatat, bagian tertentu atau departemen tertentu dalam sebuah organisasi bisa jadi memiliki frekuensi audit lebih banyak dari departemen yang lain untuk alasan tertentu seperti, merupakan departemen yang sangat kritis dan menetukan mutu organisasi secara keseluruhan atau departemen yang paling banyak pneyimpangannya dalam proses penerapan sistem manajemen mutu. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan audit mutu internal yaitu harus menunjuk beberapa orang sebagai auditor mutu internal. Auditor mutu internal haruslah orang yang memiliki kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal. Ini bisa dibuktikan dengan sertifikat training, absensi atau apapun yang bisa dijadikan bukti pelaksanaan pelatihan audit mutu internal. Hal yang perlu dicatat, seorang auditor mutu internal tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Secara ringkas, tata cara melaksanakan audit mutu internal adalah sebagai berikut: 1.
Organisasi harus membentuk tim audit. Auditor internal sebaiknya setingkat kepala bagian atau manajer ke atas agar pelaksanaannya lebih lancar.
2.
Tim audit membuat program audit (audit programme) yang berisi gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu.
3.
Bila waktu pelaksanaan audit mutu internal sudah dekat, maka tim audit membuat rencana audit (audit plan) yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan ruang lingkup audit
termasuk bagian mana saja yang diaudit. Audit plan ini harus didistribusikan ke seluruh bagian yang akan diaudit. 4.
Untuk memudahkan pelaksanaan audit mutu internal, sebaiknya tim audit membuat audit checklist: sebuah dokumen yang berisi poin-poin penting yang harus ditanyakan ke auditee (orang/bagian yang diaudit) . Audit checklist ini penting mengingat tidak semua auditor internal memahami seluruh persyaratan ISO 9001:2008.
5.
Setelah audit mutu internal, tim audit harus mengumpulkan semua temuan audit (audit finding)
yang
didasari
dengan
bukti
obyektif
(objective
evidence)
dan
menyimpulkannya menjadi sebuah laporan audit mutu internal. 6.
Semua temuan yang dituangkan dalam laporan audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh bagian terkait kemudian harus diverifikasi oleh tim audit untuk memastikan seluruh temuan telah diperbaiki sampai tuntas.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Berbagai tugas telah berhasil diselesaikan selama berlangsungnya kegiatan kerja praktik pada Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR) Perum Peruri sejak awal bulan Juni lalu hingga akhir bulan Juli 2015. Setelah mendapatkan pengarahan dari Bapak/Ibu maka tugas utama yang diterima yaitu membantu menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan ISO, salah satunya ialah audit mutu internal. Menyalin hasil temuan, memeriksa NCR yang terkumpul, mengarsip, hingga berbagai tugas administrasi serta belajar mengaplikasikan software untuk keperluan dunia pekerjaan telah banyak memberikan pengalaman serta motivasi untuk terus giat dalam menuntut ilmu agar kelak dapat memperoleh peluang kesuksesan yang lebih besar setelah lulus dari bangku perkuliahan. Pegetahuan mengenai manajemen mutu, ISO, audit internal dan eksternal, K3, prosedur kerja, business process mapping, serta lainnya telah berhasil diperoleh dengan pengalaman bekerja secara langsung. Semua ini akan sangat bermanfaat bagi langkah berikutnya untuk masuk kedalam fokus keilmuan atau keprofesian yang akan diambil hingga menyelesaikan tugas akhir perkuliahan nanti. Divisi Perencanaan Perusahaan dan Manajemen Risiko (PPMR) merupakan sebuah unit kerja yang membutuhkan banyak pengetahuan dari berbagai disiplin ilmu. Di tempat ini pula, peluang untuk mempelajari keseluruhan sistem yang ada di Perum Peruri sangat terbuka lebar. Suatu kehormatan dapat merasakan atmosphir dari Bapak/Ibu yang begitu bersemangat dan rela mencurahkan waktu, tenaga, hingga fikiran demi menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Semoga semua usaha dan kerja keras bersama dapat membawa kebaikan yang lebih banyak lagi bagi perusahaan, unit kerja, dan juga individu atau Bapak/Ibu semua. Aamiin.. Terimakasih banyak dan salam semangat!
DAFTAR PUSTAKA 1.
elib.unikom.ac.id
2.
www.academia.edu
3.
www.mdp.ac.id
4.
http://www.kajianpustaka.com
5.
http://konsultaniso.web.id
Lampiran LAPORAN KEGIATAN HARIAN
Hari Ke
Pelaksanaan
1.
Mendapat pengarahan dari pihak keamanan perusahaan, membaca buku peraturan perusahaan, diajarkan menulis nota, diajarkan menyimpan arsip surat, mengantar surat ke unit lain, memperbanyak sertifikat pelatihan, dan mencari tahu info perusahaan di portal.
2
Perkenalan dengan staf, pengarahan dan pembekalan dari kepala biro, membantu menyelesaikan tugas manajemen ISO, memeriksa evidence, memperbanyak dokumen, mengantarkan dokumen ke unit kerja lain, mengangkat dan menyambungkan telpon, hingga mencatat pesan masuk.
3
Memeriksa barang inventaris yang masih bisa digunakan, membantu merapihkan barang inventaris dan dokumen ke dalam lemari, memperbanyak daftar permintaan barang, mengantarkan dokumen ke unit kerja lain, mengetik hasil audit, mengangkat dan menyambungkan telpon masuk.
4
Memindahkan data-data dari laptop ke drive dan berbincang-bincang dengan para staf.
5
Membuat surat, mencetak dokumen, memperbanyak dan merapihkan dokumen,
6
Melanjutkan tugas audit, membuat penomoran di excel untuk surat masuk, mencetak dokumen, memperbanyak dokumen, dan mengantarkan dokumen ke unit kerja lain.
7
Membantu menyiapkan perlengkapan rapat, mencetak dokumen, memperbanyak dokumen, dan membuat data di excel.
8
Membantu merapihkan arsip, membantu merapihkan barang-barang inventaris baru, mengangkat dan menyambungkan telpon, mencatat pesan masuk, memperbanyak dokumen, dan mengantarkan surat ke unit kerja lain.
9
Membantu mencetak dokumen kerja.
10
Memperbanyak hasil temuan audit, merapihkan arsip temuan audit, dan mengupdate hasil temuan audit.
11
Memeriksa kelengkapan arsip, menyerahkan arsip ke unit kerja lain, dan memperbanyak hasil rapat PPMR dengan BPLH.
12
Memperbanyak dokumen, menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, mendata arsip, dan membuat matrix untuk arsip.
13
Memperbanyak nota dinas, menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, menyerahkan surat, mengangkat telpon dan menyambungakn telpon, membuat label untuk barangbarang inventaris, menempelkan label barang inventaris, memberi penomoran untuk
Business Process Mapping atau prosedur pelaksanaan, membuat dan mencetak daftar isi buku prosedur pelaksanaan, dan memperbanyak dokumen. 14
Membantu merapihkan berkas ke dalam lemari, memusnahkan kertas menggunakan mesin, memperbanyak dokumen, membuat daftar isi HIRADC dan IADL, mencetak daftar isi dan judul-judul prosedur pelaksanaan.
15
Meminta tanda tangan ke unit kerja lain, mempelajari PPMR, fungsi setiap biro, sistem manajemen ISO, sampai tata cara menentukan 10 Risk Perum Peruri bersama para pegawai baru.
16
Membuat nota, menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, membuat daftar isi HIRADC dan IADL, memperbanyak dokumen, dan membantu menyetel printer.
17
Membuat power point untuk laporan kepada Dirut Perum Peruri menggunakan menu action/hyperlink, memperbanyak dokumen, menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, membantu menyelesaikan power point, membuat tutorial power point, mencetak dokumen, dan mengupdate darsip ISO.
18
Membantu membuat power point, mengupdate arsip ISO, memperbanyak dokumen, membuat flowchart, mencetak dokumen, dan menyerahkan dokumen ke unit kerja lain.
19
Membantu membuat power point, membuat tutorial flowchart, membuat daftar isi untuk NCR, mengupdate NCR, memperbanyak undangan, dan membantu merekap penukaran uang.
20
Mencetak dokumen, memperbanyak dokumen, dan pergi ke unit kerja lain.
21
Mencetak dokumen, memperbaiki rekap penukaran uang, mengunjungi tempat produksi uang kertas untuk memberikan file, mengupadate hingga mencetak NCR, dan ikut melepas masa pensiun Pak Kastam.
22
Membuat surat izin, meminta tanda tangan untuk surat izin, memperbanyak dokumen, menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, merekap NCR yang closed dan open, mengajarkan staf baru memperbanyak dokumen, dan menjaga absensi rapat pertemuan Manajemen Review.
23
Memperbanyak dokumen audit eksternal, mengunjungi gedung produksi uang kertas untuk menyerahkan uang pecahan besar, dan jalan-jalan mengitari seluruh area Perum Peruri.
24
Memperbanyak dokumen HIRADC dan IADL, menyerahkan undangan ke unit kerja lain, pergi ke gedung produksi uang kertas, dan mengangkat serta menyambungkan telpon.
25
Memperbanyak dokumen, menyiapkan konsumsi untuk tim auditor, membuat surat, dan menyerahkan dokumen ke unit kerja lain.
26
Memperbanyak dokumen, mengetik SK, mengantarkan makanan untuk tim auditor, memperisapkan rapat bersama tim SGS, pergi ke gedung percetakan uang kertas, dan membuat surat keluar.
27
Memeriksa surat keluar, mengantarkan dokumen sosialisasi kontrak manajemen, dan menemani Ibu/Bapak mencari bingkisan lebaran di Karawang.
28
Memperbanyak dokumen, mengangkat dan menyambungkan telepon
29
Mengantarkan surat cuti ke bangain SDM, memperbanyak dokumen, menerima dan menyambungkan telpon masuk, dan mengirim surat menggunakan rut eke ruangan PPMR di Jakarta.
30
Meminta tanda tangan surat cuti hari raya, memperbanyak dokumen, mengangkat dan menyambungkan telpon, dan memastikan kirima surat sudah sampai.
31
Mengangkat dan menyambungkan telpon, memnita tanda tangan untuk surat, dan menunggu rute di depan gedung SDM.
32
Halal Bi Halal Perum Peruri Karawang bersama Dirut Perum Peruri.
33
Memperbanyak dokumen, mengangkat dan menyambungkan telpon, mengantarkan dokumen ke unit kerja lain, dan mencetak dokumen.
34
Mengantarkan dokumen ke unit kerja lain, memperbanyak dokumen, membuat surat, mencetak dokumen, menulis buku ekspedisi, mengangkat dan menyambungkan telpon masuk.
35
Memperbanyak
dokumen,
mengangkat
dan
menyambungkan
telpon
masuk,
telpon
masuk,
menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, dan memindahkan printer. 36
Memperbanyak
dokumen,
mengangkat
dan
menyambungkan
menyerahkan dokumen ke unit kerja lain, mencetak dokumen, dan menyelesaikan laporan Kerja Praktik untuk perusahaan. 37
Memperbanyak dokumen, mengangkat dan menyambungkan telpon, meminta dokumen ke unit kerja lain, dan mencetak dokumen.
38
Menyelesaikan laporan Kerja Praktik, membuat lembar pengesahan, dan meminta tanda tangan kepada kepala biro PPMR.
