1
Inhoud Bouwsoftware van Herke ICT Group .................................................................................................. 3 BouwVision ERP ....................................................................................................................................... 4 Visie op Calculatie ............................................................................................................................... 5 Visie op integratie met IBIS-TRAD ....................................................................................................... 6 Visie op Inkoopofferte aanvraag en spiegel ........................................................................................ 8 Visie op Projectbewaking .................................................................................................................... 9 Visie op Financieel ............................................................................................................................. 11 Visie op Materieel ............................................................................................................................. 12 Visie op Bouwplaats .......................................................................................................................... 14 Visie op Kopersbeheer....................................................................................................................... 16 Visie op Klussen en regiewerk ........................................................................................................... 18 Meer informatie? ................................................................................................................................. 19
2
Bouwsoftware van Herke ICT Group BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk ook aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Maak kennis met de kracht van BouwVision ERP, xRM, Apps en Portals tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag!
Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar
+31 72 727 1100
[email protected] Herke ICT Group
Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xRM en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt.
Ervaren consultants
Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname
Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak.
3
BouwVision ERP BouwVision ERP bestaat uit verschillende modules die aansluiten op de bedrijfsprocessen van een projectmatig werkend bouwbedrijf. Aan de zakelijke software van Microsoft Dynamics NAV (Navision) heeft Herke ICT Group add-ons toegevoegd die deze ERP-oplossing uitermate geschikt maakt voor de bouw.
Modules van BouwVision ERP
4
Visie op Calculatie BouwVision beschikt over een uitgebreide eigen calculatiemodule, waarmee u begrotingen en werkbegrotingen volledig binnen de oplossing kunt opstellen en beheren. De indeling is afgestemd op de standaardmethode van calculeren en maakt gebruik van de volgende kolomindeling: arbeid, materiaal, materieel, onderaanneming en stelposten. Daarnaast zijn meerdere kolommen beschikbaar voor coderingen (bestek-, inschrijf-, bewakings-, planningscodes, enzovoort). Kenmerken
van Calculatie in BouwVision ERP:
Verschillende fasen in het calculatieproces: voorcalculatie, begroting en werkbegroting
Inlezen begroting per project
Stamgegevens projecten
Vaste staartkosten per project. Het inlezen en berekenen van vaste staartkosten
Variabele staartkosten per project of per kostensoort
Gebruik van opslagen
Automatische aanpassing van kostprijzen
Totalen genereren
Saldo's per code
Stamgegevens resources
Afwijkende resources (kost)prijs per project en/of werksoort
Calculatiedagboek
Calculatiejournalen
Uittrekstaten
Uitgebreide rapportagemogelijkheden
Elk bouwbedrijf heeft zo zijn eigen wensen op het gebied van Calculatie. Graag adviseren wij u over de meest passende oplossing voor uw bedrijf.
5
Visie op integratie met IBIS-TRAD BouwVision beschikt over een uitgebreide eigen calculatiemodule. Bij de meeste bouwbedrijven werkt de calculatieafdeling echter met externe calculatiesoftware, zoals IBIS-TRAD. Via een koppeling kunt u in de vertrouwde calculatiesoftware blijven werken en eenvoudig bestanden importeren. Begrotingen beheert u vervolgens in BouwVision.
BouwVision is standaard geïntegreerd met de volgende calculatie-programma’s en formaten:
IBIS-TRAD
IBIS-INFRA
KPD
CUF (Calculatie Uitwissel Formaat)
.CSV formaat
De externe begroting wordt 1-op-1 ingelezen in een begroting in BouwVision. Daar voert u alle benodigde stappen uit om de begroting te transformeren tot een werkbegroting. Deze gebruikt u voor de projectbewaking, inkoopcontracten etc. IBIS-TRAD is in de bouw de meest gebruikte software voor het maken van de aanbestedingsbegrotingen voor zowel B&U als GWW-projecten. U calculeert hiermee traditioneel - volgens de elementen-methode of volgens de RAW-systematiek. BouwVision biedt de mogelijkheid om via het CUF-formaat een begroting in te lezen, waarbij aangegeven kan worden welke codekolommen overgenomen moeten worden naar de juiste velden in BouwVision. Naar eigen behoefte kunt u ofwel in IBIS-TRAD ofwel in BouwVision bewakingscodes meegeven.
Voor het inlezen van IBIS-TRAD begrotingen kunt u ook gebruik maken van het speciale "IBIS-XML" formaat.
Dit formaat biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van meer velden uit IBIS-TRAD dan het standaard CUF-formaat.
6
IBIS-TRAD
Brink Groep
IBIS-TRAD omvat een compleet begrotingsprogramma voor B&U, GWW en gecombineerde bedrijven in de bouw. Met IBIS-TRAD kunt u zowel traditioneel calculeren volgens de elementen-methodiek of via de RAW-systematiek. U kunt projectgegevens handmatig invoeren of importeren vanuit een BIM (Bouw Informatie Model) omgeving.
Brink Groep levert al ruim 30 jaar management, advies en automatisering voor de bouw, huisvesting en vastgoed. Op automatiseringsgebied is het bedrijf marktleider in het ontwikkelen en leveren van software voor calculaties en onderhoud. IBISsoftware ondersteunt alle fasen van het bouwproces en is in vergaande mate geïntegreerd met Microsoft bedrijfssoftware en diverse andere bedrijfsapplicaties. Voor meer informatie over de mogelijkheden van IBISTRAD of een van de andere IBIS producten van Brink Groep kunt u contact opnemen met de Brink Groep via www.ibis.nl.
Voor meer informatie over de uitgebreide mogelijkheden van IBIS-TRAD, kunt u terecht bij de Brink Groep.
Andere calculatiesoftware Naast de integratie met IBIS-TRAD zijn uiteraard ook koppelingen beschikbaar met andere calculatiesoftware.
7
Visie op Inkoopofferte aanvraag en spiegel Met de module Inkoopofferte aanvraag en spiegel beschikt u over een krachtig hulpmiddel om de wereldprestatie die vaak in de prijsvormingsfase geleverd moet worden te ondersteunen. Het gaat hierbij dan om snel, goed onderbouwd, gebruik makend van opgebouwde kennis, gedocumenteerd en terug vindbaar het gehele aanvraagproces uit te voeren.
Kenmerken
van Inkoopofferte aanvraag en spiegel in BouwVision ERP:
Het snel de deur uit krijgen van de offerteaanvragen, voorzien van de juiste aanvraagdocumenten.
Volgen, bewaken en verwerken van aanvullende informatie en de respons.
Offertevergelijking en -beoordeling.
Bepalen met welke onderaannemers geschreven wordt.
De volgende eigenschappen zijn hierbij belangrijk:
Werken met een cockpit, dus alle informatie vanuit één scherm benaderbaar
Gebruik maken van uw eigen onderleggers of sjablonen (aanvraagbrief, inkoopvoorwaarden, bedankbrief, etc.)
Werken met digitale of fysieke documenten (tekeningen, bestekken)
Portal functionaliteit (beveiligde toegang tot informatie door externen)
Voorgedefinieerde inkoopacties
Onderaannemers of leveranciers kiezen op basis van bij hen vastgelegde disciplines, certificaten en beoordelingen
Aanvraagbrief per inkoopactie en per relatie aan te passen
Uitgebreide rapportagemogelijkheden
Vastleggen communicatie bij de aanvraag
Maken van prijsspiegels
Hergebruik van vastgelegde informatie in het vervolgtraject (o.a. koppeling naar begroting)
8
Visie op Projectbewaking Met de module project kostenbewaking beheerst u het kostenverloop van de projecten tot in detail. Het doel is niet alleen het registreren van de kosten en het maken van prognose eindresultaat, maar juist ook het analyseren van het kostenverloop om tijdig te kunnen bijsturen bij afwijkingen.
Kenmerken
van Projectbewaking in BouwVision ERP:
Werkbegroting
Basiscodelijsten
Inrichten, coderen en “bevriezen” van de werkbegroting
Mutaties binnen de werkbegroting (bijv. uren naar onderaanneming)
Alle mutaties historisch vastgelegd
Meer- en minder werk
Meer- en minderwerk begrotingen en overzichten en integratie met werkbegroting
Inkoop, contracten
Toekennen budgeten aan contracten vanuit de werkbegroting
Afrekenstaten bij contracten en registreren van ontvangsten door de uitvoerder
9
Productiestanden en prognoses
Registratie verbruikte uren en kosten
Productiestanden bijhouden t.b.v. de prognoses
Inzicht in toegestane en bestede kosten per kostensoort en bewakingscode
Overzicht op nivo hoofdproject (gecumuleerd) of deelproject
“Afdalen” tot op detailniveau van de boekingen
Flexibel opstellen van prognoses einde werk, iedere kostensoort op zijn “eigen” manier.
Prognoses historisch bewaard, vergelijking met vorige periode.
Rapportage
Jet Report met uitgebreide projectinformatie en analyse van gegevens
Bouwleiding
Materieelprognose
Commentaar en opmerkingen
10
Visie op Financieel De ruggengraat van uw projectadministratie Financieel vormt de ruggengraat van BouwVision ERP. Als basis wordt de functionaliteit van standaard Microsoft Dynamics NAV gebruikt. Dit geeft de zekerheid van duizenden gebruikers. Ook hier is functionaliteit toegevoegd die essentieel is voor de bouwbranche. Zo biedt BouwVision ERP een oplossing voor de G-rekening en de depotservice van de belastingdienst. Voor uw inkoopfactuur en betalingsproces is integratie mogelijk via de S@les in de bouwstandaard, SEPA en de bekendere inkoopfactuurscan software. Hiermee is de complete verwerking van inkoopfacturen snel, foutloos en papierloos. Ook aan de verkoopkant kunt u termijnen automatisch facturen inclusief eventueel meerwerk en/of kopersopties. De project administratie is bovendien direct geïntegreerd in uw financiële administratie. Er zijn dus geen onverklaarbare verschillen meer en u hoeft gegevens maar één keer in te voeren.
Kenmerken
van Financieel in BouwVision ERP:
Papierloos de administratie voeren Integratie met S@les in de bouw en gangbare scansoftware voor een volledig geautomatiseerd factuur- en betaalproces Uitgebreide rapportage mogelijkheden Bewezen functionaliteit met de essentiële “bouwsaus” Urenregistratie en integratie met loonen salarissystemen
11
Visie op Materieel Beheer en exploitatie Per project kunt u de kostprijs en verkoopprijs van uw materieel bepalen. Voor beheer en exploitatie van uw materieel.
Kenmerken
van Materieel in BouwVision ERP:
Materieel stamgegevens
Vaste gegevens (merk, type, serienummer etc.)
Materieelgroep
Eenheid en een uitgifte eenheid
Kostprijs per uitgifte eenheid
Eenheidsprijs doorbelasting
Registratie verzekering
Minimale huurperiode vast te leggen
Collectief prijzen aanpassen
Werken met materieelsets
Extra gegevens zijn op verzoek ook mogelijk
Bepaal per project de kostprijs en verkoopprijs tarieven
Materieelgroepen
Indelen in groepen
Kostprijzen en eenheidsprijzen vastleggen per groep
Materieel aanmaken vanuit de groep
12
Inkopen, kosten en voorraad
Doorbelasting materieel
Aanschaf via inkoopfactuur
Op basis van een de eenheidsprijs
Voorraad ophogen
Bij retourboeking
Periodiek
Intercompany
Integratie materieel en vaste activa Periodiek afschrijven vaste activa
Uitgevende en ontvangende locaties
Registratie onderhoud/keuring
Materieelvoorraad op daadwerkelijke fysieke opslaglocaties
Meerdere onderhoudssoorten
Uitgeven aan projecten en/of personen
Automatisch blokkeren bij retour
Koppeling met externe testapparatuur (zoals Nieaf Smitt)
Keuringsresultaten worden ingelezen bij het betreffende materieelstuk
Registratie materieeluitgifte
Uitgifte middels een uitgifte bon. Dit is een verzamelkaart waarop gedurende de gehele looptijd van het project het gehuurde materieel met alle data geregistreerd wordt (één overzicht!)
Reserveringen kunnen op dezelfde bon plaatsvinden
Huurvrij zetten materieel
Koop- terugkoopregistratie
Onderhouds-/ keuringsplanning
Planning volgende onderhoud
Overzicht te keuren materieel
Registratie retouren (terugname)
Vanaf de bestaande uitgiftebon retour boeken
Minder invoer
Overzicht wat er nog uitstaat op een project
13
Visie op Bouwplaats Geeft uitvoerder grip op het bouwdossier
Bouwplaats stelt de uitvoerder in staat om zijn administratieve taken op een eenvoudige en overzichtelijke wijze af te handelen. Alle zaken die betrekking hebben op dag- en weekrapporten worden hiermee vastgelegd en presentabel gemaakt. Voor optimale grip op de bewaking van alle (personele-, financiële- en voortgangs-) zaken rondom onderaannemers en leveranciers.
Kenmerken
van Bouwplaats in BouwVision ERP:
Activiteiten
Activiteiten per dag; voortgang
Uren
Uren van (eigen) werknemers
40 uurs controle
Afwezigheidsregistratie
Leveranties
Registreren van ontvangsten (op basis van afrekenstaat met onderaannemer)
Aanmaken van ontvangsten (op basis van betaalstaat)
Weergave van ontvangsten op contracten
Huur materieel
Registreren extern ingehuurd materieel
Kostprijs per eenheid voor inkoopfacturen controle
Onderaanneming
Registratie uren per onderaannemer
14
Weer
Weersomstandigheden per dag (werkbaar, storm, regen, vorst, hitte, feestdag, collectief, sneeuw)
Berekening onwerkbaar weer (UAV)
Afwijkingen
Voor-registratie van gesignaleerd meeren minderwerk
Registratie per dag, inclusief kosten, bewakingscode enzovoort Verklaring en opmerkingen
Door de pragmatische opbouw van de Bouwplaats module kan de uitvoerder vanuit één scherm per week al zijn registraties bijhouden en behoudt hij overzicht in zijn "papierwerk". Voordelen voor de uitvoerder
alle informatie overzichtelijk in 1 scherm
eenvoudige terugvindbaarheid
eenmalige invoer en
eigen dossier beheer van het bouwproject.
Afspraken
Afspraken met leveranciers, klanten of derden
Keuringen
Vastleggen keuringen conform de keuringsplanning
Bemand materieel
Vastleggen ingehuurd bemand materieel
Uren machinist
Uren materieel
Registratie
Uitgevoerde werkzaamheden, hoeveelheden registratie
Alle overige informatie
Overige functionaliteit
Documenten bibliotheek
Kopieerfunctie vorige week
15
Visie op Kopersbeheer De gehele afhandeling van de verkoop van woningen inclusief het beheren van de keuzeopties regelt u in Kopersbeheer. Daarnaast vindt u hier de bouwplangegevens en facturatiemogelijkheden. Directe communicatie met kopers vindt plaats zowel via (automatisch gegenereerde) e-mailberichten, als via het BouwVision KopersPortal.
Kenmerken
van Kopersbeheer in BouwVision ERP:
Kopersopties
Bibliotheek met basisopties
Kopiëren basisopties naar project op basis van categorieën en bouwtypes
Projectopties o o
o
Groepen en Subgroepen o
Vastleggen van uiterste beslisdata, die naar de kopers gecommuniceerd wordt Per bouwnummer kunt u de sluitingsdatum handmatig wijzigen
Kostprijzen, marges en verkoopprijzen o
o
o
Verkoopprijs registreren op basis van de berekende kostprijs en een toeslag, of vastleggen zonder calculatie Calculatieregels kunt u kopiëren van de ene optie naar de andere
Individuele opties o
Deadlines o
Kostprijsbegroting per optie Automatisch budget toekennen aan de werkbegroting van gekozen opties
Specifieke opties legt u vast als meerwerk Meerwerk kunt u promoveren tot een optie voor andere klanten
Tekstuitbreiding is mogelijk voor algemene, commerciële en technische omschrijvingen
Keuzeoverzichten met opties kunt u zelf inrichten qua groepen (bijv. ’ruwbouw’, ‘afbouw’, enz. ) en subgroepen (bijv. ‘bouwkundig’, ‘installaties’, enz.)
Disciplines o
Aangeven wat de (hoofd)discipline (de vakgroep, bijv. elektricien) is voor de optie
16
Bouwplan
Bouwnummers o o
o
Bouwnummers worden per project vastgelegd Aan een bouwnummer worden de projectopties toegevoegd (aantal per optie aan te geven) Verkoopprijs / aanneemsom vastleggen
Deelplannen
Bouwnummergroepen
Bouwtypes
Uitgebreide rapportagemogelijkheden zoals meterkastlijsten, optielijsten, kruisjeslijsten en meer
Facturatie
Gereedmelden termijnen op basis van een matrixoverzicht met automatische facturatiemogelijkheid
Kopergegevens (koper 1 en 2)
Gegevens projectontwikkelaar
Per bouwnummer aangeven aan wie moet worden gefactureerd
Factureren voor opties in delen (2 percentages) of in 1 keer
Per bouwnummer kunnen facturen worden verstuurd
Meer/minder werken worden los van bouwopties gefactureerd.
Communicatie met kopers via Portal
Publiceren van de kopersopties
Communiceren en keuzelijsten invullen
17
Visie op Klussen en regiewerk Voor het afhandelen van klussen Het totale proces van melding tot factuur is geautomatiseerd, zodat overtypen overbodig is. Werk met een digitaal planbord en verstuur werkbonnen naar de smartphones buiten.
Kenmerken
van Klussen en regiewerk in BouwVision ERP:
Eenmalig gegevens instellen per "Klantkaart" (regiewerk)
Eenvoudig klusprojecten aanmaken met overerving van gegevens
Per klusproject opdrachtbonnen aan kunnen maken
Per opdrachtbon een aanneemsom opgeven en inkoopregels aanmaken
Afrekening, facturatie en verkoopfactuur per opdrachtbon
Opdrachtbewaking
Inkoop en contracten of orders
Inkoopbon printen
Ontvangsten en factuurbetaling
Per leverancier of onderaannemer eenheidsprijzen in te stellen.
Gebruik maken van bewerkingen
Kostenbewakingsmogelijkheid binnen de klussen (bewakingsboek)
Overzicht van klussen per regiewerk
Bij inkopen op basis van bewerkingen (eenheidsprijzen) ligt van te voren vast wat een onderaannemer moet doen. Hier zijn vaste prijsafspraken over gemaakt. De inkooporder zal dan ook precies bevatten wat van de onderaannemer verwacht wordt. De factuur zal hieraan dus gelijk moeten zijn. Bewerkingsprijzen worden bij de leverancier of onderaannemer opgeslagen en beheerd.
Klussen en regiewerk geeft u in één kaart het totale overzicht van een klus. Vanuit de verschillende tabbladen zijn met enkele muisklikken alle onderliggende gegevens te raadplegen.
18
Meer informatie? Maak kennis met de kracht van BouwVision ERP, xRM, Apps en Portals tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag!
Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar
+31 72 727 1100
[email protected] Herke ICT Group
BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xRM en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt.
Ervaren consultants
Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname
Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak.
19
