1
Inhoud Bouwsoftware van Herke ICT Group .................................................................................................. 3 BouwVision ERP ....................................................................................................................................... 4 Visie op Calculatie ............................................................................................................................... 4 Visie op integratie met IBIS-TRAD ....................................................................................................... 6 Visie op Inkoopofferte aanvraag en spiegel ........................................................................................ 8 Visie op Projectbewaking .................................................................................................................... 9 Visie op Financieel ............................................................................................................................. 11 Visie op Materieel ............................................................................................................................. 12 Visie op Bouwplaats .......................................................................................................................... 14 Visie op Kopersbeheer ................................................................................................................... 16 Visie op Klussen en regiewerk ....................................................................................................... 18 BouwVision xRM.................................................................................................................................... 19 Visie op Relatiebeheer .................................................................................................................... 20 Visie op Lync2xRM .......................................................................................................................... 21 Visie op Document Management (DMS) ..................................................................................... 23 Visie op Projecten ........................................................................................................................... 24 Visie op Objecten ............................................................................................................................ 25 Visie op Service & Onderhoud ...................................................................................................... 27 Visie op HRM ................................................................................................................................... 28 Visie op Marketing .......................................................................................................................... 29 Visie op Verkoop ............................................................................................................................. 30 BouwVision Apps ................................................................................................................................... 31 Visie op BouwVision Service App.................................................................................................. 32 Visie op BouwVision Inspectie App .............................................................................................. 33 Visie op BouwVision Activitymanager .......................................................................................... 34 BouwVision Portals................................................................................................................................ 35 Meer informatie? ................................................................................................................................. 37
2
Bouwsoftware van Herke ICT Group BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk ook aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Maak kennis met de kracht van BouwVision tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact met ons op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag!
Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar
+31 72 727 1100
[email protected] Herke ICT Group
Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xRM en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt.
Ervaren consultants
Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname
Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak.
3
BouwVision ERP BouwVision ERP bestaat uit verschillende modules die aansluiten op de bedrijfsprocessen van een projectmatig werkend bouwbedrijf. Aan de zakelijke software van Microsoft Dynamics NAV (Navision) heeft Herke ICT Group add-ons toegevoegd die deze ERP-oplossing uitermate geschikt maakt voor de bouw.
Modules van BouwVision ERP
Visie op Calculatie 4
BouwVision beschikt over een uitgebreide eigen calculatiemodule, waarmee u begrotingen en werkbegrotingen volledig binnen de oplossing kunt opstellen en beheren. De indeling is afgestemd op de standaardmethode van calculeren en maakt gebruik van de volgende kolomindeling: arbeid, materiaal, materieel, onderaanneming en stelposten. Daarnaast zijn meerdere kolommen beschikbaar voor coderingen (bestek-, inschrijf-, bewakings-, planningscodes, enzovoort). Kenmerken
van Calculatie in BouwVision ERP:
Verschillende fasen in het calculatieproces: voorcalculatie, begroting en werkbegroting
Inlezen begroting per project
Stamgegevens projecten
Vaste staartkosten per project. Het inlezen en berekenen van vaste staartkosten
Variabele staartkosten per project of per kostensoort
Gebruik van opslagen
Automatische aanpassing van kostprijzen
Totalen genereren
Saldo's per code
Stamgegevens resources
Afwijkende resources (kost)prijs per project en/of werksoort
Calculatiedagboek
Calculatiejournalen
Uittrekstaten
Uitgebreide rapportagemogelijkheden
Elk bouwbedrijf heeft zo zijn eigen wensen op het gebied van Calculatie. Graag adviseren wij u over de meest passende oplossing voor uw bedrijf.
5
Visie op integratie met IBIS-TRAD BouwVision beschikt over een uitgebreide eigen calculatiemodule. Bij de meeste bouwbedrijven werkt de calculatieafdeling echter met externe calculatiesoftware, zoals IBIS-TRAD. Via een koppeling kunt u in de vertrouwde calculatiesoftware blijven werken en eenvoudig bestanden importeren. Begrotingen beheert u vervolgens in BouwVision.
BouwVision is standaard geïntegreerd met de volgende calculatie-programma’s en formaten:
IBIS-TRAD
IBIS-INFRA
KPD
CUF (Calculatie Uitwissel Formaat)
.CSV formaat
De externe begroting wordt 1-op-1 ingelezen in een begroting in BouwVision. Daar voert u alle benodigde stappen uit om de begroting te transformeren tot een werkbegroting. Deze gebruikt u voor de projectbewaking, inkoopcontracten etc. IBIS-TRAD is in de bouw de meest gebruikte software voor het maken van de aanbestedingsbegrotingen voor zowel B&U als GWW-projecten. U calculeert hiermee traditioneel - volgens de elementen-methode of volgens de RAW-systematiek. BouwVision biedt de mogelijkheid om via het CUF-formaat een begroting in te lezen, waarbij aangegeven kan worden welke codekolommen overgenomen moeten worden naar de juiste velden in BouwVision. Naar eigen behoefte kunt u ofwel in IBIS-TRAD ofwel in BouwVision bewakingscodes meegeven.
Voor het inlezen van IBIS-TRAD begrotingen kunt u ook gebruik maken van het speciale "IBIS-XML" formaat.
Dit formaat biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van meer velden uit IBIS-TRAD dan het standaard CUF-formaat.
6
IBIS-TRAD
Brink Groep
IBIS-TRAD omvat een compleet begrotingsprogramma voor B&U, GWW en gecombineerde bedrijven in de bouw. Met IBIS-TRAD kunt u zowel traditioneel calculeren volgens de elementen-methodiek of via de RAW-systematiek. U kunt projectgegevens handmatig invoeren of importeren vanuit een BIM (Bouw Informatie Model) omgeving.
Brink Groep levert al ruim 30 jaar management, advies en automatisering voor de bouw, huisvesting en vastgoed. Op automatiseringsgebied is het bedrijf marktleider in het ontwikkelen en leveren van software voor calculaties en onderhoud. IBISsoftware ondersteunt alle fasen van het bouwproces en is in vergaande mate geïntegreerd met Microsoft bedrijfssoftware en diverse andere bedrijfsapplicaties. Voor meer informatie over de mogelijkheden van IBISTRAD of een van de andere IBIS producten van Brink Groep kunt u contact opnemen met de Brink Groep via www.ibis.nl.
Voor meer informatie over de uitgebreide mogelijkheden van IBIS-TRAD, kunt u terecht bij de Brink Groep.
Andere calculatiesoftware Naast de integratie met IBIS-TRAD zijn uiteraard ook koppelingen beschikbaar met andere calculatiesoftware.
7
Visie op Inkoopofferte aanvraag en spiegel Met de module Inkoopofferte aanvraag en spiegel beschikt u over een krachtig hulpmiddel om de wereldprestatie die vaak in de prijsvormingsfase geleverd moet worden te ondersteunen. Het gaat hierbij dan om snel, goed onderbouwd, gebruik makend van opgebouwde kennis, gedocumenteerd en terug vindbaar het gehele aanvraagproces uit te voeren.
Kenmerken
van Inkoopofferte aanvraag en spiegel in BouwVision ERP:
Het snel de deur uit krijgen van de offerteaanvragen, voorzien van de juiste aanvraagdocumenten.
Volgen, bewaken en verwerken van aanvullende informatie en de respons.
Offertevergelijking en -beoordeling.
Bepalen met welke onderaannemers geschreven wordt.
Uitgebreide rapportagemogelijkheden
Vastleggen communicatie bij de aanvraag
Maken van prijsspiegels
Hergebruik van vastgelegde informatie in het vervolgtraject (o.a. koppeling naar begroting)
De volgende eigenschappen zijn hierbij belangrijk:
Werken met een cockpit, dus alle informatie vanuit één scherm benaderbaar
Gebruik maken van uw eigen onderleggers of sjablonen (aanvraagbrief, inkoopvoorwaarden, bedankbrief, etc.)
Werken met digitale of fysieke documenten (tekeningen, bestekken)
Portal functionaliteit (beveiligde toegang tot informatie door externen)
Voorgedefinieerde inkoopacties
Onderaannemers of leveranciers kiezen op basis van bij hen vastgelegde disciplines, certificaten en beoordelingen
Aanvraagbrief per inkoopactie en per relatie aan te passen
8
Visie op Projectbewaking Met de module project kostenbewaking beheerst u het kostenverloop van de projecten tot in detail. Het doel is niet alleen het registreren van de kosten en het maken van prognose eindresultaat, maar juist ook het analyseren van het kostenverloop om tijdig te kunnen bijsturen bij afwijkingen.
Kenmerken
van Projectbewaking in BouwVision ERP:
Werkbegroting
Basiscodelijsten
Inrichten, coderen en “bevriezen” van de werkbegroting
Mutaties binnen de werkbegroting (bijv. uren naar onderaanneming)
Alle mutaties historisch vastgelegd
Meer- en minder werk
Meer- en minderwerk begrotingen en overzichten en integratie met werkbegroting
Inkoop, contracten
Toekennen budgeten aan contracten vanuit de werkbegroting
Afrekenstaten bij contracten en registreren van ontvangsten door de uitvoerder
9
Productiestanden en prognoses
Registratie verbruikte uren en kosten
Productiestanden bijhouden t.b.v. de prognoses
Inzicht in toegestane en bestede kosten per kostensoort en bewakingscode
Overzicht op nivo hoofdproject (gecumuleerd) of deelproject
“Afdalen” tot op detailniveau van de boekingen
Flexibel opstellen van prognoses einde werk, iedere kostensoort op zijn “eigen” manier.
Prognoses historisch bewaard, vergelijking met vorige periode.
Rapportage
Jet Report met uitgebreide projectinformatie en analyse van gegevens
Bouwleiding
Materieelprognose
Commentaar en opmerkingen
10
Visie op Financieel De ruggengraat van uw projectadministratie Financieel vormt de ruggengraat van BouwVision ERP. Als basis wordt de functionaliteit van standaard Microsoft Dynamics NAV gebruikt. Dit geeft de zekerheid van duizenden gebruikers. Ook hier is functionaliteit toegevoegd die essentieel is voor de bouwbranche. Zo biedt BouwVision ERP een oplossing voor de G-rekening en de depotservice van de belastingdienst. Voor uw inkoopfactuur en betalingsproces is integratie mogelijk via de S@les in de bouwstandaard, SEPA en de bekendere inkoopfactuurscan software. Hiermee is de complete verwerking van inkoopfacturen snel, foutloos en papierloos. Ook aan de verkoopkant kunt u termijnen automatisch facturen inclusief eventueel meerwerk en/of kopersopties. De project administratie is bovendien direct geïntegreerd in uw financiële administratie. Er zijn dus geen onverklaarbare verschillen meer en u hoeft gegevens maar één keer in te voeren.
Kenmerken
van Financieel in BouwVision ERP:
Papierloos de administratie voeren Integratie met S@les in de bouw en gangbare scansoftware voor een volledig geautomatiseerd factuur- en betaalproces Uitgebreide rapportage mogelijkheden Bewezen functionaliteit met de essentiële “bouwsaus” Urenregistratie en integratie met loonen salarissystemen
11
Visie op Materieel Beheer en exploitatie Per project kunt u de kostprijs en verkoopprijs van uw materieel bepalen. Voor beheer en exploitatie van uw materieel.
Kenmerken
van Materieel in BouwVision ERP:
Materieel stamgegevens
Vaste gegevens (merk, type, serienummer etc.)
Materieelgroep
Eenheid en een uitgifte eenheid
Kostprijs per uitgifte eenheid
Eenheidsprijs doorbelasting
Registratie verzekering
Minimale huurperiode vast te leggen
Collectief prijzen aanpassen
Werken met materieelsets
Extra gegevens zijn op verzoek ook mogelijk
Bepaal per project de kostprijs en verkoopprijs tarieven
Materieelgroepen
Indelen in groepen
Kostprijzen en eenheidsprijzen vastleggen per groep
Materieel aanmaken vanuit de groep
12
Inkopen, kosten en voorraad
Doorbelasting materieel
Aanschaf via inkoopfactuur
Op basis van een de eenheidsprijs
Voorraad ophogen
Bij retourboeking
Periodiek
Intercompany
Integratie materieel en vaste activa Periodiek afschrijven vaste activa
Uitgevende en ontvangende locaties
Registratie onderhoud/keuring
Materieelvoorraad op daadwerkelijke fysieke opslaglocaties
Meerdere onderhoudssoorten
Uitgeven aan projecten en/of personen
Automatisch blokkeren bij retour
Koppeling met externe testapparatuur (zoals Nieaf Smitt)
Keuringsresultaten worden ingelezen bij het betreffende materieelstuk
Registratie materieeluitgifte
Uitgifte middels een uitgifte bon. Dit is een verzamelkaart waarop gedurende de gehele looptijd van het project het gehuurde materieel met alle data geregistreerd wordt (één overzicht!)
Reserveringen kunnen op dezelfde bon plaatsvinden
Huurvrij zetten materieel
Koop- terugkoopregistratie
Onderhouds-/ keuringsplanning
Planning volgende onderhoud
Overzicht te keuren materieel
Registratie retouren (terugname)
Vanaf de bestaande uitgiftebon retour boeken
Minder invoer
Overzicht wat er nog uitstaat op een project
13
Visie op Bouwplaats Geeft uitvoerder grip op het bouwdossier
Bouwplaats stelt de uitvoerder in staat om zijn administratieve taken op een eenvoudige en overzichtelijke wijze af te handelen. Alle zaken die betrekking hebben op dag- en weekrapporten worden hiermee vastgelegd en presentabel gemaakt. Voor optimale grip op de bewaking van alle (personele-, financiële- en voortgangs-) zaken rondom onderaannemers en leveranciers.
Kenmerken
van Bouwplaats in BouwVision ERP:
Activiteiten
Activiteiten per dag; voortgang
Uren
Uren van (eigen) werknemers
40 uurs controle
Afwezigheidsregistratie
Leveranties
Registreren van ontvangsten (op basis van afrekenstaat met onderaannemer)
Aanmaken van ontvangsten (op basis van betaalstaat)
Weergave van ontvangsten op contracten
Huur materieel
Registreren extern ingehuurd materieel
Kostprijs per eenheid voor inkoopfacturen controle
Onderaanneming
Registratie uren per onderaannemer
14
Weer
Weersomstandigheden per dag (werkbaar, storm, regen, vorst, hitte, feestdag, collectief, sneeuw)
Berekening onwerkbaar weer (UAV)
Afwijkingen
Voor-registratie van gesignaleerd meeren minderwerk
Registratie per dag, inclusief kosten, bewakingscode enzovoort Verklaring en opmerkingen
Door de pragmatische opbouw van de Bouwplaats module kan de uitvoerder vanuit één scherm per week al zijn registraties bijhouden en behoudt hij overzicht in zijn "papierwerk". Voordelen voor de uitvoerder
alle informatie overzichtelijk in 1 scherm
eenvoudige terugvindbaarheid
eenmalige invoer en
eigen dossier beheer van het bouwproject.
Afspraken
Afspraken met leveranciers, klanten of derden
Keuringen
Vastleggen keuringen conform de keuringsplanning
Bemand materieel
Vastleggen ingehuurd bemand materieel
Uren machinist
Uren materieel
Registratie
Uitgevoerde werkzaamheden, hoeveelheden registratie
Alle overige informatie
Overige functionaliteit
Documenten bibliotheek
Kopieerfunctie vorige week
15
Visie op Kopersbeheer De gehele afhandeling van de verkoop van woningen inclusief het beheren van de keuzeopties regelt u in Kopersbeheer. Daarnaast vindt u hier de bouwplangegevens en facturatiemogelijkheden. Directe communicatie met kopers vindt plaats zowel via (automatisch gegenereerde) e-mailberichten, als via het BouwVision KopersPortal.
Kenmerken
van Kopersbeheer in BouwVision ERP:
Kopersopties
Bibliotheek met basisopties
Kopiëren basisopties naar project op basis van categorieën en bouwtypes
Projectopties o o
o
Groepen en Subgroepen o
Vastleggen van uiterste beslisdata, die naar de kopers gecommuniceerd wordt Per bouwnummer kunt u de sluitingsdatum handmatig wijzigen
Kostprijzen, marges en verkoopprijzen o
o
o
Verkoopprijs registreren op basis van de berekende kostprijs en een toeslag, of vastleggen zonder calculatie Calculatieregels kunt u kopiëren van de ene optie naar de andere
Individuele opties o
Deadlines o
Kostprijsbegroting per optie Automatisch budget toekennen aan de werkbegroting van gekozen opties
Specifieke opties legt u vast als meerwerk Meerwerk kunt u promoveren tot een optie voor andere klanten
Tekstuitbreiding is mogelijk voor algemene, commerciële en technische omschrijvingen
Keuzeoverzichten met opties kunt u zelf inrichten qua groepen (bijv. ’ruwbouw’, ‘afbouw’, enz. ) en subgroepen (bijv. ‘bouwkundig’, ‘installaties’, enz.)
Disciplines o
Aangeven wat de (hoofd)discipline (de vakgroep, bijv. elektricien) is voor de optie
16
Bouwplan
Bouwnummers o o
o
Bouwnummers worden per project vastgelegd Aan een bouwnummer worden de projectopties toegevoegd (aantal per optie aan te geven) Verkoopprijs / aanneemsom vastleggen
Deelplannen
Bouwnummergroepen
Bouwtypes
Uitgebreide rapportagemogelijkheden zoals meterkastlijsten, optielijsten, kruisjeslijsten en meer
Facturatie
Gereedmelden termijnen op basis van een matrixoverzicht met automatische facturatiemogelijkheid
Kopergegevens (koper 1 en 2)
Gegevens projectontwikkelaar
Per bouwnummer aangeven aan wie moet worden gefactureerd
Factureren voor opties in delen (2 percentages) of in 1 keer
Per bouwnummer kunnen facturen worden verstuurd
Meer/minder werken worden los van bouwopties gefactureerd.
Communicatie met kopers via Portal
Publiceren van de kopersopties
Communiceren en keuzelijsten invullen
17
Visie op Klussen en regiewerk Voor het afhandelen van klussen Het totale proces van melding tot factuur is geautomatiseerd, zodat overtypen overbodig is. Werk met een digitaal planbord en verstuur werkbonnen naar de smartphones buiten.
Kenmerken
van Klussen en regiewerk in BouwVision ERP:
Eenmalig gegevens instellen per "Klantkaart" (regiewerk)
Eenvoudig klusprojecten aanmaken met overerving van gegevens
Per klusproject opdrachtbonnen aan kunnen maken
Per opdrachtbon een aanneemsom opgeven en inkoopregels aanmaken
Afrekening, facturatie en verkoopfactuur per opdrachtbon
Opdrachtbewaking
Inkoop en contracten of orders
Inkoopbon printen
Ontvangsten en factuurbetaling
Per leverancier of onderaannemer eenheidsprijzen in te stellen.
Gebruik maken van bewerkingen
Kostenbewakingsmogelijkheid binnen de klussen (bewakingsboek)
Overzicht van klussen per regiewerk
Bij inkopen op basis van bewerkingen (eenheidsprijzen) ligt van te voren vast wat een onderaannemer moet doen. Hier zijn vaste prijsafspraken over gemaakt. De inkooporder zal dan ook precies bevatten wat van de onderaannemer verwacht wordt. De factuur zal hieraan dus gelijk moeten zijn. Bewerkingsprijzen worden bij de leverancier of onderaannemer opgeslagen en beheerd.
Klussen en regiewerk geeft u in één kaart het totale overzicht van een klus. Vanuit de verschillende tabbladen zijn met enkele muisklikken alle onderliggende gegevens te raadplegen.
18
BouwVision xRM BouwVision xRM bestaat uit verschillende modules die aansluiten op de bedrijfsprocessen van een projectmatig werkend bouwbedrijf. Aan de zakelijke software van Microsoft Dynamics CRM heeft Herke ICT Group eXtra modules toegevoegd die deze xRM-oplossing uitermate geschikt maakt voor de bouw.
Modules van BouwVision xRM
19
Visie op Relatiebeheer Volledig inzicht in klanten en prospects Snel en overzichtelijk een compleet overzicht van al uw aan klanten gerelateerde informatie op uw PC, notebook of tablet, via Internet Explorer of vanuit Outlook, in de vertrouwde Microsoft gebruikersinterface.
Kenmerken
van Relatiebeheer in BouwVision xRM:
Niet zoeken maar vinden
Inzicht in verbindingen tussen contactpersonen
De kwaliteit van de database is essentieel: relatiebeheer vormt de basis van uw CRM
Volledige integratie met ERP: eenmalig vastleggen van klantgegevens, dus efficiënter werken
Eenvoudig weergaves en selecties maken, bijvoorbeeld voor de kerstkaart mailing
Contactmanagement: bij een relatie kunt u de volledige contacthistorie terugvinden
E-mail archivering in xRM; totale integratie met Outlook
Real-time dashboards
Lync2xRM: wanneer u gebeld wordt, verschijnt de relevante klantinformatie op uw beeldscherm
20
Visie op Lync2xRM Inkomende telefoon koppelen aan relatie De add-on Lync2xRM maakt het mogelijk om een via Microsoft Lync binnenkomend telefoongesprek direct te koppelen aan de relatiedatabase in xRM. De opgehaalde informatie wordt overzichtelijk op uw beeldscherm getoond. Op het moment dat de telefoon overgaat, zoekt Lync2xRM in xRM of het telefoonnummer van de beller bekend is. Als dit het geval is dan verschijnt rechts onderin uw beeldscherm een venster met daarin de gegevens van de beller.
Kenmerken van Lync2xRM
U ziet hier informatie over de naam van de beller, het bedrijf waar de persoon die belt werkzaam is en zijn/haar functie.
Door te klikken op de naam van de persoon of het bedrijf opent u het betreffende formulier in xRM. Daarnaast kunt u direct vanuit dit venster een aantal acties starten.
Klik op het telefoon-icoon om direct in xRM een telefoonnotitie toe te voegen. Het betreffende xRM formulier wordt getoond met alle reeds bekende gegevens van de beller al ingevuld.
Door te klikken op het envelop-icoon stuurt u direct een e-mail bericht naar de beller.
De vier gekleurde tegels in dit voorbeeld refereren naar gegevens in xRM. Welke tegels getoond worden kunt u per gebruiker (of per gebruikersrol) instellen. Het getal in een tegel toont het aantal openstaande items in de betreffende categorie.
21
Voorbeelden van categorieën die als tegel getoond kunnen worden zijn: activiteiten
documenten
aanvragen
verkoopkansen
etc.
Meerdere contactpersonen bij een bedrijf
Op het moment dat meerdere contactpersonen van een bedrijf in xRM staan geregistreerd die vanaf hetzelfde telefoonnummer bellen, dan kan Lync2xRM uiteraard wel signaleren welk bedrijf belt, maar niet welke contactpersoon. In dat geval wordt tijdens een inkomend telefoongesprek in het venster een lijst met in xRM bekende contactpersonen getoond, van waaruit u de betreffende persoon kunt selecteren.
Onbekende beller
Het kan uiteraard ook voorkomen dat een telefoongesprek binnenkomt van iemand waarvan het telefoonnummer niet bekend is in xRM. In die situatie kunt u direct vanuit het venster bijvoorbeeld op basis van de naam of postcode de contactgegevens van de beller opzoeken. Als u vanuit deze lijst een van de contactpersonen selecteert dan wordt het eerder besproken venster met de tegels weer getoond.
22
Visie op Document Management (DMS) Niet zoeken maar vinden
Bij het maken van een nieuw document selecteert u een bedrijf of een contactpersoon. In Word is uw brief direct gepersonaliseerd. Eventueel kunt u aanpassingen in de brief doorvoeren. Fysiek wordt het document in SharePoint opgeslagen; hier komt een gebruiker echter nooit. Bij het opslaan van het document vult u een aantal referentievelden, waarmee u het document snel terug kunt vinden.
Kenmerken
van het DMS in BouwVision xRM:
Altijd de meest recente versie van documenten
Bestekken, calculaties, offertes en bouwtekeningen eenvoudig op te vragen in xRM of via Portal
Standaardbrieven zijn snel in huisstijl te maken
Niet zoeken maar vinden
Opslaan van documenten in één centrale database voorkomt fouten
Dossiers vormen verzamelmappen voor documenten en activiteiten over eenzelfde onderwerp
Een projectdossier is opvraagbaar vanuit een project
Documentenlijst per project
U kunt op eenvoudige wijze een persoonlijke weergave definiëren via een Documentlijst. Zo presenteert u bijvoorbeeld alle documenten bij een project, uitgesplitst naar maand.
Mailings
Meerdere bedrijven of personen mailen met eenzelfde gepersonaliseerde brief is simpel via de mailingmodule, onderdeel van het DMS.
Importeren
Hiermee kunt u:
Bestaande documenten importeren in BouwVision xRM
Postverwerking: u scant inkomende post en importeert deze
Bijlagen uit een e-mail importeren
23
Visie op Projecten Alle projectinformatie in één dossier Bundel alle projectinformatie bij een project. Hier kunt u per bouwproject documenten, correspondentie, e-mails en de projectplanning vastleggen. Daarnaast bepaalt u bij een project de betrokken partijen en hun rol (aannemer, onderaannemer, architect, adviseur, timmerman, enz.).
Kenmerken
van Projecten in BouwVision xRM:
Alle communicatie en documenten over project op één plek
Inzicht in betrokkenen en hun rol bij dit project
Bing-maps integratie toont de locatie van een project op de kaart
Documenten beschikbaar via een webportal voor externe partijen
Alle relevante projectdocumentatie in een of meerdere dossiers
Referentie projecten tonen op uw website
24
Visie op Objecten Na de oplevering Wanneer een project is opgeleverd maakt u objecten aan in xRM die u voorziet van specificaties en kenmerken. U legt vast wie de bewoners van het object zijn. Activiteiten, documentatie èn verkoopkansen zijn uiteraard zichtbaar bij een object.
Kenmerken
van Objecten in BouwVision xRM:
Bewoners
Garantie
Communicatie
Verkoopkansen
Bij een object legt u vast wie de bewoner(s) is/zijn
Op welke onderdelen zit garantie en hoe lang? Relevant voor Service & Onderhoud
Alle activiteiten (afspraken, telefoongesprekken, e-mails) en documenten met vraag of klacht over object
Aanvullende wensen noteert u als verkoopkans.
Bewoners en Garantie
Bij een object legt u vast wie de bewoner(s) is/zijn en is inzichtelijk op welke onderdelen garantie zit en hoe lang deze duurt. Deze informatie is relevant voor Service & Onderhoud; wanneer een bewoner contact met u opneemt met een vraag/klacht over de woning wilt u immers weten hoe het zit met de garantie en bij wie u daarvoor eventueel terecht kunt.
Servicecontracten
Per woning is inzichtelijk welke servicecontracten er lopen en welke garanties op (delen van) het object gelden. Zo kunt u snel terugvinden of een bewoner aanspraak kan maken op garantie bijvoorbeeld.
25
Verschillende rollen
Maak partijen die bij een object zijn betrokken inzichtelijk. Voorzie de betrokkenen van een rol, die kan immers verschillen per object. Wie bij het ene object de bewoner is, kan bij het andere de verhuurder zijn. Iemand kan natuurlijk ook meerdere rollen hebben, bijv. bewoner èn lid van de bewonersvereniging. Door te filteren op rol kunt u heel gericht en eenvoudig een mailing versturen.
Locatie
Op basis van het adres van het object wordt op de landkaart van Bing maps de precieze ligging getoond. Deze informatie is direct voor handen op het moment dat u een object formulier opent. Handig wanneer Service of Onderhoud gepland moet worden!
26
Visie op Service & Onderhoud Incidenten bij klanten Meldingen of klachten komen binnen per telefoon of via de website en registreert u als incidenten in xRM. Bij een incident is de complete historie aan activiteiten zichtbaar, zodat de status van de melding voor alle gebruikers inzichtelijk is en bovendien duidelijk is wie bezig is met het oplossen van het incident.
Kenmerken
van Service & Onderhoud in BouwVision xRM:
Meldingen en klachten worden geregistreerd als incidenten
Inzicht in historie en contractafspraken bij klant
Via het digitale planbord werkbonnen toekennen aan de buitendienst
Afhandeling via een app op uw favoriete mobiele apparaat
Via het digitale planbord zet de planner of werkvoorbereider servicemedewerkers in voor het oplossen van een melding. Op hun mobiele apparaat komen in de Service app nieuwe meldingen binnen, die direct opgepakt en afgehandeld kunnen worden. Zie ook: BouwVision Apps.
27
Visie op HRM Personeelsdossiers, Verlof/Verzuim en Wagenpark Speciaal ontwikkeld voor gebruik door PZ en HRM medewerkers. Personeelsgegevens en gerelateerde documenten zijn afgeschermd voor de overige xRM gebruikers. Naast personeelsdossiers kunt u verlof en verzuim vastleggen, middelen (telefoon, sleutel, laptop, enz.) en wagenpark.
Kenmerken
van HRM in BouwVision xRM:
Compleet personeelsdossier
Beperkte toegang voor PZ medewerkers
Verlof & verzuim rapportages en notificaties (Poortwachter)
Goedkeuringsproces via
leidinggevende bij aanvraag verlof
Het op elkaar afstemmen van sollicitanten en vacatures vindt plaats in Werving & Selectie, op basis van competenties. Monitor de instroom, doorstroom en uitstroom van uw medewerkers en houd grip op de opleiding en scholing van uw mensen. Periodieke evaluaties vormen een essentieel onderdeel van HRM.
28
Visie op Marketing Slimmere marketing Campagnes van begin tot eind plannen, uitvoeren en meten is eenvoudig in BouwVision xRM. Op basis van een duidelijk klantbeeld kunt u effectief uw marketingacties plannen en uitvoeren. Integreer uw e-mail campagne met Outlook en volg de respons real-time in xRM.
Kenmerken
van Marketing in BouwVision xRM:
Doelgroepselecties filteren en bewaren als marktlijst (statisch of dynamisch). Het resultaat kunt u naar Excel exporteren.
Campagne definiëren inclusief planning en budget, voor een
advertentie of evenement. Kosten
bijhouden zodat ROI gemeten kan worden.
Mailings of e-mailings versturen
Respons vastleggen bij een campagne, is uiteraard ook zichtbaar bij de contactpersoon die reageerde.
Analyseren respons: wat heeft de champagne opgeleverd?
Effectiviteit meten (hoeveel potentiële klanten of verkoopkansen heeft de
actie opgeleverd?). Grafieken maken dit direct inzichtelijk.
29
Visie op Verkoop Effectief verkopen begint met inzicht “Juist wanneer de economie zich roert wil ik grip op het verkoopproces en antwoord op vragen als: Via welk kanaal komen mijn aanvragen binnen? Welke aanvragen worden order?”
Kenmerken
van Verkoop in BouwVision xRM: Altijd actueel inzicht in de open verkoopkansen Bewaak uw Verkooppijplijn Kwalificeer uw verkoopkansen van “koud” naar “binnengehaald” Volg en kwalificeer uw potentiële klanten Slimme rapportages en dashboards Bevorder interactie in uw Verkoopteam Beschikbaar op uw mobiele apparaten
Verkooppijplijn
Een van de meest gehoorde redenen voor bouwbedrijven om met een CRM oplossing te gaan werken is de wens om meer en beter inzicht in de openstaande verkoopkansen te krijgen. Werk met Excellijsten en u bent het overzicht al snel kwijt. Verkoopkansen in BouwVision xRM resulteren direct in een compleet beeld van de verkooppijplijn.
Rapportages
Standaard is een flink aantal grafieken en Verkoop dashboards aanwezig. Denk aan: analyse op verkoopfase, omzet per verkoper, opbrengst per campagne, totale gewonnen/verloren omzet, gemiddeld aantal dagen per verkoopfase, reden gewonnen/verloren verkoopkansen, en nog meer. Dynamische rapportages tonen real-time informatie in Excel.
30
BouwVision Apps Op kantoor, onderweg en op de bouwplaats wilt u directe toegang tot relevante projectinformatie. Ook via mobiele apparaten. De BouwVision apps voor de bouw voor tablet en smartphone zijn daarbij onmisbaar. Onderweg digitaal projectgegevens opzoeken en bewerken maakt administratie achteraf op kantoor overbodig. Dat levert u dus tijdwinst op èn u bespaart geld!
Mobiele toepassingen voor uw telefoon, tablet en iPad Kenmerken
van Apps in BouwVision: Beter geïnformeerde gebruikers, efficiënter werken en minder fouten Kostenvoordeel door optimalisatie en digitaliseren van informatiestromen Real-time integratie zodat u altijd over de meest up-to-date gegevens beschikt.
Apps voor de bouw BouwVision Service app BouwVision Inspectie app BouwVision Activitymanager Lees meer over onze visie op apps.
31
Visie op BouwVision Service App
Via het digitaal planbord in BouwVision ERP verstuurt de planner of werkvoorbereider een digitale werkbon naar de smartphone van een servicemedewerker.
Onderweg krijgt de medewerker een melding dat er een nieuwe werkbon beschikbaar is. In één oogopslag ziet hij welke bonnen openstaan.
Met de routeplanner op de smartphone navigeert hij eenvoudig naar het volgende werkadres.
Op de klus registreert hij de uitgevoerde werkzaamheden, materialen en uren en laat hij deze direct digitaal ondertekenen door de klant.
Deze gegevens worden rechtstreeks verwerkt in BouwVision ERP. Ook de gemaakte foto’s komen automatisch in BouwVision ERP terecht. Het verwerken van de bonnen vindt volledig digitaal plaats. Dat scheelt u een hoop administratie, fouten en dubbele invoer!
Deze app kunt u gratis downloaden in de Windows Phone Store (zoek naar BouwVision – Service)
32
Visie op BouwVision Inspectie App
Met de inspectie app op uw tablet voert u conditiemetingen aan gebouwen uit volgens de norm NEN 2767.
Aan de hand van een digitale vragenlijst stelt u eventuele gebreken, de omvang daarvan en de intensiteit vast.
Foto’s die u tijdens de inspectie maakt met uw tablet worden verwerkt in het inspectierapport.
De inspectie app staat in directe verbinding met BouwVision xRM. Dit maakt het overtypen van inspectiegegevens overbodig.
Het inspectierapport kan regelrecht naar uw klant verzonden worden.
Deze app kunt u gratis downloaden in de Windows Store (zoek naar BouwVision – Inspectie)
33
Visie op BouwVision Activitymanager
Taken en afspraken beheert u
eenvoudig met de ActivityManager app op uw smartphone of tablet.
Uw activiteiten staan overzichtelijk
gepresenteerd (per project, per dag,
per status) èn heeft u de mogelijkheid om deze direct af te handelen.
Ook het maken van checklijsten
behoort tot de mogelijkheden van de ActivityManager.
De Activitymanager staat in een live verbinding met BouwVision xRM.
Uiteraard wordt de informatie volledig automatisch gesynchroniseerd tussen alle apparaten die u gebruikt.
34
BouwVision Portals Ketensamenwerking, welk bouwbedrijf heeft er tegenwoordig niet mee te maken? Wanneer meerdere partijen betrokken zijn bij een project is het belangrijk dat er optimaal wordt gecommuniceerd. Samenwerking met externe partijen vraagt om een tool waarmee steeds de meest recente projectinformatie op eenvoudige wijze gedeeld kan worden.
Tevreden klanten door de juiste informatie
Via internet kunt u externen beveiligde toegang verlenen tot een webportal. Beschikken over de juiste informatie leidt tot een beter eindresultaat en dus tot tevreden klanten. Een goede reden om uw projecten via BouwVision Portals te ontsluiten!
Kenmerken
van Portals in BouwVision: Digitaal bouwdossier Partners kunnen de nieuwste versie van bouwtekeningen, planning, prijsafspraken, enz. toevoegen aan de Portal en zo eenvoudig delen. Beveiligde toegang U bepaalt wie toegang krijgt tot welke onderdelen van de webportal. Altijd beschikbaar 24 uur per dag en 7 dagen per week kan de portal benaderd worden en is informatie op te vragen.
Beter eindresultaat
De kans op fouten neemt af omdat alle betrokken partijen over de meest upto-date informatie kunnen beschikken.
35
BouwVision Inkoopofferte aanvraag portal Communicatie rondom inkoopofferte
BouwVision Kopersportal Directe communicatie met kopers is mogelijk via de Kopersportal.
aanvraag.
Recente bouwtekeningen en bestek.
Beveiligde toegang voor leveranciers en onderaannemers waar offerte is aangevraagd.
Publiceren van de kopersopties via de portal zorgt voor optimale transparantie.
Keuzelijsten invullen via de portal biedt gemak voor de kopers, maar ook voor u.
Deze informatie wordt uiteraard direct gekoppeld met BouwVision ERP.
BouwVision Partnerportal Wat zijn de prijsafspraken? Hoe ziet de
BouwVision Personeelportal Wanneer u ook uw HRM-gegevens in
BouwVision vastlegt, is het handig als
planning eruit? Waar zijn de meest
recente bouwtekeningen?
uw personeel zelf via een portal de
In de BouwVision Partnerportal is de
wijzigen.
eigen gegevens kan raadplegen en
meest recente versie van documenten
vanuit één centrale folder op te vragen
Via het Personeelportal kunnen
door alle betrokken.
medewerkers hun verlofregistratie
Na uw goedkeuring kan de door een
zelf geen gebruiker van BouwVision
partner zelf toegevoegde
inzien en verlof aanvragen, ook als ze zijn.
documentatie ook door de andere partijen worden opgevraagd.
Het delen van de juiste informatie
vermindert de kans op fouten en leidt tot betere beslissingen.
36
Meer informatie? Maak kennis met de kracht van BouwVision tijdens een demo door een van onze experts en ervaar zelf de voordelen. Bij u op locatie of in ons moderne kantoor in Alkmaar. Neem telefonisch contact met ons op of stuur ons een e-mail. Wij adviseren u graag! Herke ICT Group Toermalijnstraat 8, 1812 RL Alkmaar
+31 72 727 1100
[email protected] Herke ICT Group
BouwVision is software voor de bouw en ontwikkeld door Herke ICT Group, gecertificeerd Microsoft partner. Vanuit onze expertise maken wij processen bij bouwbedrijven zo makkelijk mogelijk door creatieve inzet van ICT. Denk aan netwerkbeheer, werkplek management, proactieve support en cloud-oplossingen. Wij kunnen dit sneller, beter en goedkoper dan uw eigen ICT-afdeling. Voor zakelijke software oplossingen als Herke Dynamics xRM en Lync, Office 365 en CRM online kunt u al meer dan 15 jaar terecht bij Herke ICT Group. Vanuit Alkmaar ontzorgen wij bedrijven in heel Nederland op het gebied van ICT. Het feit dat wij zowel hardware als software oplossingen implementeren maakt dat wij ons positief onderscheiden in de markt.
Ervaren consultants
Om BouwVision effectief in te zetten bij uw organisatie kunt u een beroep doen op onze ervaren consultants. Zij kunnen u van dienst zijn: Bij advies en inrichting van de software Met advies over slimme bedrijfsprocessen Met ondersteuning tijdens het implementatietraject Bij het optimaal inzetten van de software na ingebruikname
Meer weten? Neem contact met ons op en maak een afspraak.
37
