Bos- en Houtbeurs Zutendaal 19 oktober 2014 ALGEMEEN REGLEMENT VAN DE BOS- en HOUTBEURS VOOR COMMERCIËLE STANHOUDERS
INHOUD Bos- en Houtbeurs Zutendaal 19 oktober 2014 ...................................................................................... 1 INHOUD ............................................................................................................................................... 1 1.
DOEL VAN DE BEURS .................................................................................................................. 2
2.
TOEPASSINGSGEBIED VAN HET REGLEMENT – DEFINITIES ........................................................ 2
3.
ORGANISATIE VAN DE BEURS ..................................................................................................... 2
4.
INSTRUCTIES GEGEVEN DOOR INVERDE .................................................................................... 3
5.
AANVRAAG VOOR DEELNAME BEURS ........................................................................................ 3
6.
TOEKENNING VAN EEN STANDPLAATS ....................................................................................... 3
7.
INBEZITNAME EN GEBRUIK VAN DE TOEGEKENDE STANDPLAATS ............................................ 3
8.
OPBOUW EN AFBRAAK VAN DE STANDS OP DE TOEGEKENDE STANDPLAATSEN ..................... 4
9.
VERLOOP VAN DE BEURS ............................................................................................................ 4
10. PUBLICITEIT................................................................................................................................. 5 11. MILIEU ........................................................................................................................................ 5 12. VEILIGHEID EN CONTROLE .......................................................................................................... 5 13. BETALINGEN ............................................................................................................................... 6 14. AFZEGGING VAN DEELNAME ...................................................................................................... 6 15. ALGEMENE BEPALINGEN ............................................................................................................ 6 16. BIJZONDERE BEPALING : WIJZIGING OF ANNULATIE VAN DE BEURS......................................... 7 17. VERZEKERINGEN ......................................................................................................................... 7 18. KLACHTEN ................................................................................................................................... 7
Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
1.
DOEL VAN DE BEURS
De Limburgse Bosgroepen vzw’s (hierna genoemd “Bosgroep”) en de provincie Limburg organiseren op het militair domein in Wiemesmeer - Zutendaal een Bos- en Houtbeurs (hierna genoemd “Beurs”). Inverde/OC-ANB (hierna genoemd “Inverde”) en andere instanties werken voor bepaalde onderdelen mee aan deze activiteit. Het doel van de Beurs wordt samengevat in onderstaande lijst: -
-
2.
Afsluiten PDPO-project energiehout en bosconsulenten Commerciële en demonstratieve houtbeurs (ruimer dan alleen maar brandhout) Brandhoutverkoop Voordrachten/technische vorming ter sensibilisering en informering van breed publiek, boseigenaars en particulieren werkzaam binnen de Limburgse bossfeer rond thema’s als bosverjonging, stoken met hout, veiligheid, producten en diensten in het bosbeheer, … Netwerken Promotie van de bos- en houtsector Draagvlak creëren bij het grote publiek/alle gebruikers van het bos voor bosbeheerwerken
TOEPASSINGSGEBIED VAN HET REGLEMENT – DEFINITIES 2.1. Huidig Reglement beheerst alle contractuele relaties tussen de Bosgroep en de Deelnemers met betrekking tot de Beurs. 2.2. In de zin van huidig Reglement duidt de term “Standhouderscontract” het document aan, opgesteld door de Bosgroep en Inverde, waarbij de Deelnemer aan Inverde bevestigt dat deze aanwezig zal zijn op de Beurs. 2.3. Door het ondertekenen van het Standhouderscontract aanvaardt de Deelnemer uitdrukkelijk dat iedere contractuele relatie tussen hemzelf en de Bosgroep met betrekking tot de Beurs uitsluitend zal beheerst worden door huidig Reglement. 2.4. Er zal niet kunnen worden afgeweken van huidig Reglement behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord tussen de Bosgroep en de Deelnemer. 2.5. De Deelnemer ziet uitdrukkelijk af van zijn eigen algemene voorwaarden, dat deze voortijdig of posterieur zijn aan huidig Reglement. 2.6. In de zin van huidig Reglement bepaalt de term “Deelnemer” iedere fysische of rechtspersoon die zijn wens heeft geuit deel te nemen aan de Beurs door het Standhouderscontract te ondertekenen. 2.7. De term “Gebouw” wijst de plaats aan (zowel de betrokken gebouwen als de terreinen en omgeving ervan) waar de Beurs wordt georganiseerd.
3.
ORGANISATIE VAN DE BEURS 3.1. De Beurs wordt georganiseerd door de Bosgroep en de Provincie Limburg. De verantwoordelijke rechtspersoon betreft de Bosgroep Limburgse Duinen vzw, gevestigd te Universiteitslaan 1 - 3500 Hasselt. 3.2. De Bosgroep is alleen gemachtigd om alle maatregelen te treffen met betrekking tot de organisatiemodaliteiten van de Beurs, en dit in de meest ruime zin. De Deelnemer erkent haar uitdrukkelijk het recht toe om alle maatregelen te treffen die zij nuttig acht in het belang van de Beurs.
Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
3.3. Inverde ondersteunt de Bosgroep door haar dienstverlening bij het organiseren van de Beurs. Inverde is contactpersoon en staat in voor het maken van praktische afspraken wat betreft deelname, opbouw en afbraak van de standen, inbezitname en gebruik van de toegekende standplaats, verloop van de Beurs, veiligheid en betalingen van de Deelnemers van commerciële standen.
4.
INSTRUCTIES GEGEVEN DOOR INVERDE 4.1. De opbouw van de stand moet plaatsvinden tijdens de door Inverde opgegeven uren. Deze worden vastgelegd in het Standhouderscontract. 4.2. De Deelnemer verbindt zich ertoe zeer nauwkeurig de bepalingen na te leven die terug te vinden zijn in het Standhouderscontract, alsook in het algemeen, de instructies die hem worden medegedeeld door Inverde.
5.
AANVRAAG VOOR DEELNAME BEURS 5.1. Inverde contacteert zelf bedrijven om een stand te houden op de Beurs. 5.2. Bedrijven die willen standhouden op de beurs kunnen altijd Inverde contacteren met de vraag om deel te nemen. 5.3. De Bosgroep behoudt zich het recht voor firma’s, handelaars en dienstverlenende bedrijven te weigeren om aan de Beurs deel te nemen.
6.
TOEKENNING VAN EEN STANDPLAATS 6.1. Inverde bepaalt, in overleg met de Bosgroep, de meest adequate wijze van toekenning van de standplaatsen. 6.2. Behoudens speciaal voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord, zal aan éénzelfde Deelnemer en voor éénzelfde product of dienst niet meer dan één standplaats worden toegekend. 6.3. De deelname aan voorafgaandelijke edities van de Beurs of aan andere beurzen georganiseerd door de Bosgroep zal ten gunste van deze Deelnemers geen enkel recht geven tot een welbepaalde standplaats. 6.4. Inverde, in overleg met de Bosgroep, behoudt zich het recht voor de grootte en de ligging van de toegekende standplaatsen te wijzigen, telkenmale zij dit nuttig acht voor de algemene organisatie van de Beurs. 6.5. Inverde zal iedere Deelnemer ten laatste op 10 oktober een indelingsplan bezorgen waar op staat waar welke Deelnemer komt te staan. Hierop kunnen de Deelnemers wel nog reageren en zal er alsnog, als mogelijk, een andere plaats worden toegekend.
7.
INBEZITNAME EN GEBRUIK VAN DE TOEGEKENDE STANDPLAATS 7.1. De inbezitname van de standplaats die toegekend wordt aan de Deelnemer is onderworpen aan de integrale betaling van alle bedragen vermeld in artikel 12. 7.2. Een standplaats die niet daadwerkelijk door de Deelnemer wordt bezet vóór de opening van de Beurs, zal van rechtswege en zonder voorafgaandelijke kennisgeving aan de in gebreke blijvende Deelnemer, door Inverde mogen worden toegekend aan een derde, zonder afbreuk te doen aan het recht van Inverde om schadevergoeding te vorderen aan de in gebreke blijvende Deelnemer en zonder dat deze laatste bevrijd zou zijn van zijn verbintenis tot betaling van de totaliteit van de aan de Bosgroep bestelde diensten. In geen geval zal de in gebreke blijvende Deelnemer enige vergoeding mogen vorderen van de Bosgroep of Inverde.
Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
7.3. De Deelnemer verbindt er zich toe de standplaats te bezetten die hem werd toegekend door Inverde. De stand die zal worden opgericht moet ingericht zijn en toegankelijk blijven gedurende de ganse duur van de Beurs. De producten of diensten die tentoongesteld worden door de Deelnemer zullen zichtbaar moeten blijven voor de bezoekers gedurende alle openingsuren van de Beurs. De openingsuren van de Beurs zullen terug te vinden zijn in het Standhouderscontract. 7.4. De Bosgroep behoudt zich bovendien het recht voor, op haar eigen initiatief en zonder voorafgaandelijke kennisgeving aan de betrokken Deelnemers, inrichtingen die de algemene decoratie van de Beurs, nabije Deelnemers of het publiek zouden kunnen schaden te wijzigen.
8.
OPBOUW EN AFBRAAK VAN DE STANDS OP DE TOEGEKENDE STANDPLAATSEN 8.1. De Deelnemer is eraan gehouden de officiële data en instructies voor de opbouw en de afbraak van de stands, zoals opgenomen in het Standhouderscontract of in elk ander document gecommuniceerd door Inverde, te eerbiedigen. Ieder verzoek tot afwijking zal moeten worden overgemaakt aan Inverde, die aan de Deelnemer zal mededelen of dergelijke afwijking mogelijk is. De Deelnemer is er tevens toe gehouden de door Inverde meegedeelde instructies en procedures voor opbouw en afbraak in acht te nemen. De Deelnemer garandeert bovendien dat hij de voormelde procedures zal doen naleven door derden aan wie hij de opbouw of afbraak van zijn stand zou toevertrouwen. 8.2. In het algemeen dient de inrichting van de stand die door de Deelnemer wordt opgericht op de standplaats die hem werd toegekend door Inverde, conform te zijn aan de bepalingen van huidig Reglement, alsook aan de instructies medegedeeld door Inverde. De Deelnemer verbindt er zich in het bijzonder toe alle veiligheidsbepalingen nauwgezet op te volgen. Algemeen is de Deelnemer verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met zijn stand en kan hij, om zich aan zijn verantwoordelijkheid te onttrekken, nooit de tussenkomst of manipulatie van derden inroepen. 8.3. De behoefte aan hout voor demonstraties, elektriciteit of andere noodzakelijkheden worden door de Deelnemer bij inschrijving opgegeven en na overleg met Inverde vastgelegd in het Standhouderscontract. 8.4. De stands dienen afgebroken te worden en al het materiaal dat door de Deelnemer in of rond het Gebouw werd binnengebracht dient opgeruimd te worden binnen de termijn die hem ten gepaste tijde door Inverde wordt medegedeeld. 8.5. Iedere schade toegebracht door een Deelnemer aan het Gebouw of aan de installaties die ter beschikking worden gesteld door de Bosgroep, zullen het voorwerp uitmaken van een evaluatie door de vertegenwoordigers van de Bosgroep en zullen ten laste worden gelegd van de betrokken Deelnemer.
9.
VERLOOP VAN DE BEURS 9.1. De Bosgroep behoudt zich het recht voor om alle noodzakelijke maatregelen te treffen teneinde het goede verloop van de Beurs te verzekeren, haar moreel aanzien of haar reputatie alsook de strikte naleving van huidig Reglement of van de toepassingsmaatregelen. In voorkomend geval kunnen deze maatregelen leiden tot de weigering aan een Deelnemer tot toegang op de Beurs of aan één van zijn vertegenwoordigers of aangestelden, of tot de Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
uitsluiting, buitendienststelling, wegname van de gevaarlijke producten, van rechtswege afbraak van de inrichtingen alsook het beroep op de dringende wettelijke maatregelen op het vlak van beslag. 9.2. In geen geval kan de Bosgroep of Inverde verantwoordelijk worden gesteld voor handelingen, van welke aard ook, die door een Deelnemer en/of zijn vertegenwoordigers of aangestelden ter gelegenheid van de deelname aan de Beurs zouden kunnen worden gesteld en die zouden kunnen worden beschouwd als schadelijk voor een andere Deelnemer of iedere andere belanghebbende derde.
10.
PUBLICITEIT
10.1.Het is uitdrukkelijk verboden aan de Deelnemers demonstraties te organiseren of promotionele acties te voeren of nog publiciteit of promotioneel materiaal te plaatsen die de naburige Deelnemers of de bezoekers van de Beurs zouden kunnen hinderen ; 10.2.De Deelnemer mag geen publiciteit voeren of promotie doen in zijn stand, tenzij voor de producten en/of diensten waarvoor de toelating werd gegeven door de Bosgroep. In geen geval mag een document of publicitair materiaal voor andere producten en/of diensten worden opgehangen of verspreidt in het Gebouw.
11.
MILIEU
11.1.Elke Deelnemer tracht elke vorm van milieuschade te voorkomen. 11.2.Alle gebruikte machines en werktuigen moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen betreffende de machineveiligheid (CE-gekeurd). 11.3.Herstellings- en onderhoudswerken aan machines en werktuigen zijn niet toegelaten. 11.4.Bij het tanken, bijvullen, bijsmeren van machines en werktuigen is het preventief gebruik van absorptiemateriaal ter bedekking van de ondergrond verplicht (1), geldt een rookverbod (2) en zijn enkel verplaatsbare recipiënten (jerrycans) uitgerust met een overvulbeveiliging toegelaten (3). 11.5.Bij de tijdelijke opslag van branstoffen, oliën en vetten moeten alle verplaatsbare enkelwandige recipiënten (jerrycans) opgeslaan worden boven een opvanginrichting of inkuiping (capaciteit ten minste 10% van de totale inhoud van de recipiënten en minimum gelijk aan de inhoud van het grootste recipiënt) en afschermen tegen de regen door middel van een afdak of een afdekzeil. 11.6.Het is verboden aan de Deelnemers om afval achter te laten, te verbranden of in te graven. Afval dat door de Deelnemer wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van de Bosgroep de hoeveelheid of de aard daarvan het normale overschrijdt, op kosten van de Deelnemer worden opgeruimd en afgevoerd. 11.7.De Deelnemers verbinden zich ertoe de verplaatsingen van de boswerktuigen te beperken tot de inplaatsstelling, het uitvoeren van de demo’s zelf en de verplaatsing na het einde van de activiteit. Andere autonome verplaatsingen van boswerktuigen op het militaire domein zijn verboden.
12.
VEILIGHEID EN CONTROLE
12.1.Bij het betreden van het Gebouw erkent de Deelnemer kennis te hebben genomen van de instructies beschreven in het Standhouderscontract in verband met de veiligheid en meer in het bijzonder de beveiliging tegen brand, en verbindt hij er zich toe deze bepalingen nauwgezet na te leven. Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
12.2.De apparaten en producten die door de Deelnemer tentoongesteld worden tijdens de Beurs dienen strikt conform te zijn aan de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. Indien de Deelnemer demonstraties organiseert, dienen alle voorzorgsmaatregelen te worden genomen teneinde de maximale veiligheid te verzekeren voor de personen en de lokalen. De Bosgroep behoudt zich het recht voor iedere demonstratie te doen stoppen die niet zou beantwoorden aan gezegde maximale veiligheid. 12.3.De Deelnemer is alleen verantwoordelijk voor ieder ongeval dat zou kunnen plaatsvinden op de standplaats die hem werd toegekend of dat zou kunnen veroorzaakt zijn door één van zijn vertegenwoordigers, lasthebbers of aangestelden. 12.4.De Bosgroep behoudt zich het recht voor om alle nuttige maatregelen te treffen teneinde de veiligheid van de Beurs te garanderen. De Bosgroep behoudt zich tevens het recht voor, iedere gevaarlijke stand geheel of gedeeltelijk te ontruimen of iedere stand die de veiligheid van de personen of de lokalen in het gedrang zou kunnen brengen, zonder hierdoor kans te maken op een schadevergoeding. 12.5.In geen geval zal de Bosgroep of Inverde verantwoordelijk kunnen worden gesteld voor diefstal, beschadiging, bedrijfsspionage,… die plaatsvindt tijdens de looptijd van de Beurs.
13.
BETALINGEN
13.1.De betalingen zullen worden uitgevoerd in Euro via overschrijving op de bankrekening van Inverde vermeld op de Standhouderscontract behoudens de Deelnemer met de Bosgroep anders is overeengekomen. 13.2.Het saldo moet ten laatste 1 maand voor aanvang van de Beurs overschreven worden op het rekeningnummer van Inverde dat zal worden meegedeeld in het Standhouderscontract.
14.
AFZEGGING VAN DEELNAME
14.1.Bij afzegging van deelname door de Deelnemer voor 1 oktober blijft 50% van het inschrijvingsbedrag toegewezen aan Inverde bij wijze van schadevergoeding en dekking van de administratieve kosten. 14.2.Bij afzegging na 1 oktober blijft het volledige bedrag van het standgeld toegewezen aan Inverde.
15.
ALGEMENE BEPALINGEN
15.1.Het is formeel verboden documenten, pamfletten of welk materiaal ook met politiek of religieus karakter en waarvan de Bosgroep zou oordelen dat het van aard is de faam of het succes van de Beurs te schaden, tentoon te stellen. 15.2.De Deelnemer is verplicht nauwgezet de sociale wetgeving na te leven met betrekking tot de op de stand aanwezige personen of deze die belast zijn met de opbouw en/of afbraak van de stand. 15.3.Het behoort de Deelnemer toe alle douaneformaliteiten te vervullen voor het materiaal en de producten die afkomstig zijn uit het buitenland. De Bosgroep of Inverde kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor de moeilijkheden die deze formaliteiten zouden meebrengen. 15.4.Meer in het algemeen, is de Deelnemer gehouden zeer nauwkeurig alle wettelijke en reglementaire bepalingen na te leven die van toepassing zouden zijn ter gelegenheid van of met betrekking tot zijn aanwezigheid en activiteiten op de Beurs. In geen geval zal de Bosgroep of Inverde verantwoordelijk mogen worden gesteld voor welke tekortkoming ook Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
van een deelnemer en deze laatste verbindt er zich toe de Bosgroep of Inverde te vrijwaren voor iedere vervolging of veroordeling dienaangaande, in hoofdsom, intresten en kosten (in het bijzonder de eventuele kosten van verdediging in rechte).
16.
BIJZONDERE BEPALING : WIJZIGING OF ANNULATIE VAN DE BEURS
16.1.In geval van onvoorziene omstandigheden (zoals brand, natuurrampen, energieschaarste of onderbreking van de energielevering, storm, algemene staking, staking van het personeel belast met het Gebouw door zijn eigenaars of uitbaters, bommeldingen of andere daden van terrorisme of vandalisme, onvoorziene politieke of economische omstandigheden, enz), behoudt de Bosgroep zich het recht voor de data van de Beurs te wijzigen, de openingsuren ervan en/of de toegang tot de Beurs geheel of gedeeltelijk af te wijzen, zonder dat de Deelnemer, onafhankelijk van de hem toegekende standplaats, enig recht zou kunnen doen gelden ten aanzien van de Bosgroep noch gelijk welke schadevergoeding zou kunnen eisen. 16.2.In geval de Beurs gewoonweg wordt geannuleerd, heeft de Deelnemer recht op de terugbetaling van de bedragen die reeds werden betaald voor de betalende pakketten, na aftrok van de door de Bosgroep en Inverde gemaakte kosten met het oog op de organisatie van de Beurs (verdeeld onder de verschillende Deelnemers volgens het pro rata van de bedragen die deze laatsten hebben betaald), zonder dat de Deelnemer enige terugbetaling van een bedrag zou kunnen vorderen of aanspraak zou kunnen maken op eender welke schadevergoeding.
17.
VERZEKERINGEN
17.1.De Deelnemer is ertoe gehouden, op zijn kosten en op gepaste wijze, dag en nacht alle risico’s verbonden aan zijn deelname aan de Beurs te laten verzekeren en, meer in het bijzonder, alle risico’s van diefstal, ongeval, vernieling of schade van zijn stand, evenals van alle producten, goederen en materieel die aanwezig zijn, al dan niet eigendom van de Deelnemer. Deze verzekering moet een afstand van verhaal tegen de Bosgroep en Inverde inhouden. De Deelnemer is ten aanzien van de Bosgroep verantwoordelijk voor alle gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit de niet-naleving van de verbintenissen te zijnen laste uit hoofde van huidige bepaling. 17.2.Op dezelfde wijze is de Deelnemer ertoe gehouden, op zijn kosten en op geschikte wijze, alle risico’s te doen verzekeren die gebonden zijn aan de deelname tot de Beurs van zijn personeel, aangestelde, lasthebber, of meer in het algemeen, van iedere persoon die zich eventueel voor zijn rekening op de Beurs zou bevinden. Deze verzekering moet een afstand van verhaal tegen de Bosgroep en Inverde inhouden. De Deelnemer is ten aanzien van de Bosgroep verantwoordelijk voor alle gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit de nietnaleving van de verbintenissen te zijnen laste uit hoofde van huidige bepaling. 17.3.De Deelnemer verzaakt aan ieder verhaal, in geval van diefstal, ongeval of welke schade ook, tegen de Bosgroep, Inverde, de eigenaars of uitbaters van het Gebouw, de andere Deelnemers van de Beurs, de bestuurders, verantwoordelijken, zaakvoerders of aangestelden van deze diverse entiteiten of vennootschappen.
18.
KLACHTEN
18.1.Op straffe van onontvankelijkheid, en zonder afbreuk aan de meer beperkende bepalingen vervat in huidig Reglement, dient iedere klacht van een Deelnemer ten aanzien van De
Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
Bosgroep verplicht per aangetekend schrijven te worden gericht aan de Limburgse Bosgroepen, Universiteitslaan 1 – 3500 Hasselt.
Algemeen reglement van de Bos- en Houtbeurs Zutendaal 2014
