Bijzondere Ledenvergadering Onderhoudsfonds Het Witte Dorp november 2011
Voorbereiding en planning schilderproject 2012
Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp
Uitgevoerde werkzaamheden: Plan van aanpak opgesteld Contactgegevens leden update Overeenkomst projectbegeleiding Meeuwis Bouwbeheer Overleg met Fa Coolen prijzen per eenheid en onafhankelijke beoordeling van deze prijzen Leden geïnformeerd over geschatte kosten Bijzondere ledenvergadering - informeren en besluiten
Voorbereiding en planning schilderproject 2012
Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp
Nog uit te voeren werkzaamheden: • Aanschrijving niet leden voor deelname onder voorwaarden • Overeenkomst sluiten met Fa. Coolen (nov 2011) • Opname van woningen dec 2011 – feb 2012 • Definitieve individuele offerte • Storting verschil offerte en spaarbedrag • Uitvoering schilderproject mrt – nov 2012
Schilderproject 2012 Projectplan • • • • • •
Stappenplan Inspectie Werkzaamheden Selectie schildersbedrijf Prijs en overige voorwaarden Werkwijze en organisatie tijdens de uitvoering
Stappenplan 2011 jun
1
inspec:e en opstellen bestek
2
prijsvorming (Coolen)
3
projectvoorstel
4
toetsing bestuur budge?en
5
ALV-‐uitnodiging + info leden
6
communica:e niet-‐leden
7
ALV
8
opdrachtverstrekking
9
monumentenvergunning
jul
aug sep okt
2012 nov dec jan
feb
mrt apr
mei jun
jul
2013 aug sep okt
nov dec jan
feb
mrt apr
mei jun
gereed in 2010
niet van toepassing
10 opnames woningen 11 uitvoering schilderproject 12 herstel eventuele gebreken 13 eindafrekening
einde OHF
jul
aug sep ok
Inspectie • Uitgevoerd in voorjaar 2010 door schilderadviesbureau Rietveld Advies • Algemene indruk: vrij goed, kleine schades • Draaiende delen vertonen gebreken zoals houtrotschades en geringe omtrekspeling • Scheuren in gevelmetselwerk • Balkonafwerking bovenzijde: schade door lekkage van de vloercoating; U-profiel en balusters corrosie: aandachtspunt
Standaard werkzaamheden • Houten/stalen kozijnen, ramen deuren • Metselwerk gevels woningen, tuinmuren en bergingen • Onderzijde dakoverstek, windveren, boeiboorden, zijwangen dakkapel • Mastgoten en hwa’s (regenpijpen) • Onderkanten en zijkanten balkons en luifels • Stalen hekwerken en U-profiel (voor zover aanwezig)
Standaard werkzaamheden • Balkonvloeren, bovenzijde: – Nieuwe coating – Bestaande coating verwijderen indien beschadigd – Stalen U-profiel naad dichten met kit – Optie: extra kwaliteit coating
Extra werkzaamheden 1. Reparaties behorende bij het schilderwerk zoals houtrot, scheuren herstellen, corrosie balusters, kitvoegen, stopverf, etc. 2. Opties: 1. 2e laag schilderwerk voordeur 2. Extra kwaliteit coating balkonvloer 3. Extra werkzaamheden zoals vervanging van ramen, deuren, betimmeringen, hwa, goot, etc.
Selectie schildersbedrijf • Aanbesteden of Bouwteam? – Prijsvoordeel versus controle/risico • Schildersbedrijf Coolen geselecteerd: – Bedrijf staat goed bekend – Kennis van de woningen (2000 en 2005) – Goede ervaringen tijdens en na de uitvoering
Prijs en overige voorwaarden • Prijsniveau:
• Garantie – 5-jarige aflopende garantie op schilderwerk – reparaties en vervanging: gebruikelijke garanties • Kleuren als bestaand (“definitie schil”) • Omtrekspeling ramen en deuren inclusief
Prijs en overige voorwaarden • Herstel houtrot, kitwerk, stopverf, corrosie, scheuren meerprijs • Separaat opgenomen in de begroting: – dakkapelsteiger en hoogwerker
Organisatie • Adviesbureau (Meeuwis Bouwmanagement): – Projectleiding en bouwdirectie • Besturen Vereniging en Stichting: – Opdrachtgever en financieel beheerder • Schildersbedrijf: – Uitvoerder
Ondersteuning voor de leden • Adviseur (Meeuwis Bouwmanagement): – Aanwezig bij opname en oplevering (30%) – Op afroep beschikbaar bij vragen over de voorbereiding en uitvoering • Besturen: – Vragen over saldo – Meningsverschil, schade – Verzoeken tot afwijking van de standaard werkzaamheden of kleuren
Overlast en medewerking • Overlast: – Dakkapelsteiger/ hoogwerker in de tuin – Lichte gevelsteiger voor en achtergevel • Medewerking nodig: – Aanwezig bij de opname en de oplevering – Tijdens de uitvoering ramen open zetten + poort
Financiële procedure schilderproject Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp
• • • • • • • • •
Opname woningen december t/m februari 2012 Offerte per woning uiterlijk 29-02-12 getekend door lid en Vereniging Eventueel tekort aan saldo vóór 29-02-12 aanvullen Meerwerk regelt het lid zelf met Fa. Coolen 2 wekelijks overzicht van Fa. Coolen controle door Meeuwis en deelbetaling door Stichting Huis gereed definitieve factuur standaard werk controle door Meeuwis en eindbetaling door Stichting Lid ontvangt factuur en opgave saldo Huis gereed definitieve factuur meerwerk betaling door lid zelf Niet leden regelen alle financiën met projectbegeleider en Fa. Coolen zelf
Financiële procedure incasso’s Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp
• 01-03-12 incasso over februari 2012 (laatste voor schilderbeurt 2012) • Leden ontvangen vóór ALV maart 2012 opgave saldo en jaarrekening 2012 • Bij voldoende draagvlak voor continuering onderhoudsfonds: – Benadering alle bewoners Witte Dorp over lidmaatschap Onderhoudsfonds (continuering of start van nieuwe leden) – Incasso’s gaan door voor de leden tot 1 juni 2013. – Daarna worden nieuwe maandbedragen berekend voor de doorstartende en nieuwe leden en vindt de incasso maandelijks plaats met voortaan dat nieuwe bedrag. – Leden, die stoppen ontvangen aan het einde van het contract (juni 2013) hun saldo.
• Bij onvoldoende draagvlak voor continuering onderhoudsfonds: – Geen incasso meer na maart 2012 – Overschotten worden bij einde contract in juni 2013 overgemaakt aan de leden
Communicatie tijdens schilderproject
Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp
• In de voorbereidende en uitvoerende fase zo veel als mogelijk via e-mail en website het Witte Dorp • Indien nodig via telefoon, maar daarna bevestiging via e-mail • Uw contactgegevens zijn bekend bij besturen en Meeuwis Bouwbeheer • Financieel altijd schriftelijk of via e-mail
