Bijzondere Algemene Ledenvergadering Datum: Tijd: Loactie:
10 juni 2013 20.00 uur Paviljoen TCT
1 Opening, vaststelling agenda, mededelingen van het bestuur Om 20.15 uur opent Jan de vergadering. Iets later ivm de wegafsluiting op de Goirleseweg. Jan legt uit dat hij door het bestuur is gevraagd deze vergadering voor te zitten. De ALV is het hiermee eens Bijzonder welkom aan Piet, San, Toon en Berry Minuut stilte voor erelid Wim Verhasselt. Huishoudelijke regels: bar gesloten tijdens vergadering. Aanvullende agendapunten: Guus => tussen punt 6 en 7: rondvraag aan zittend bestuur. Mededeling vanuit bestuur: renovatie banen is beladen onderwerp. Oproep om vooral de vergadering constructief en met respect te laten verlopen. 2 Ingekomen stukken Afmelding: Ton Donders, Henk en Annemieke Scherpkamp, Martijn Wienbelt, Johan Maes, Henny van Diem, Frans Hutten. 3 Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 4-2-2013 Er staan geen paginanummers op, dus per punt doornemen. Punt 1 t/m 3: Toon Meeus i.p.v. Toon Buis. 3 punt 15: Guus Jurgens vraagt aan het bestuur om hier eindelijk eens werk van te maken. Zijns inziens is het een kwestie van grondig schoonmaken. Inmiddels zijn we 4 maanden verder, maar er is nog steeds niks gebeurd. Zeepbakjes ophangen, douchekoppen ontkalken en het ziet er weer gelikt uit. Guus maakt zich zorgen om de situatie: schimmels geven kans op besmetting, er is nog niets mee gedaan en tevens geen reactie op zijn schrijven gekregen. Jan reageert: er is volop aandacht voor, en er wordt wel degelijk aan gewerkt. Punt 4, paviljoen / verwarming: Guus Jurgens => er zijn nooit klachten geweest in het verleden, en nu wel. Het gaat erom hoe met de installatie om te gaan. De opdracht van De Bont is niet uitgevoerd zoals geoffereerd is. Punt 7, kascommissie: Guus Jurgens => er is decharge verleent maar niet ingetrokken. Dit opnemen in de vorige notulen. Jan => er volgt nu uitleg van de onduidelijke punten van vorige keer. Punt 9:
1
Joost de Wit => Wouter Sonnen is afgemeld, dat klopt, maar hij is ook te laat geïnformeerd. Punt 10: Guus Jurgens => de banen moeten door een onafhankelijke partij gekeurd worden, ISA Sport is verzocht om vooraf de huidige staat van de banen te onderzoeken. Herman => 2 bedrijven hebben naar de banen gekeken. Inmiddels offertes binnen. Plan is vandaag beslissen wat te doen, dan keuren, dan uitvoeren, en dan keuren. Nico Claassen => lijkt hem heel terecht om eerst te keuren, zoals Guus noemt. Er is nu geen sprake of er iets gedaan gaat worden, want er is 2 jaar geleden al gestemd dat er iets moet gebeuren. Jan => mening van Guus is duidelijk, maar we draaien de klok niet 2 jaar terug. Dan had het punt destijds ingebracht moeten worden. Er zullen zeker geen kosten gemaakt worden die niet nodig zijn. Notulen van ALV worden vastgesteld. 4 Financieel verslag 2012 TCT Boyd => Cijfers van 2012 in vorige ALV aan bod gekomen, maar er waren nog wat onduidelijkheden. Na ALV betrokken mensen bij elkaar gaan zitten en onduidelijkheden uitgezocht. Resultatenrekening: Aanpassing bedragen sponsoring (banen, tournooien, etc.), training, administratieve kosten. Per saldo ongeveer gelijk. Contributie ong. 3000 euro lager uitgevallen, omdat alle leden tegen een regulier tarief waren geboekt. Echter nieuwe leden vanaf een bepaalde datum betalen iets minder, en zijn dus gecorrigeerd. Balans: Openstaand bedrag was groot, € 13.000,-. Specificatie toegevoegd, inmiddels grootste deel gefactureerd. Waren vooral nieuwe leden die nota nog moesten ontvangen. Ruim € 12.000,- is geïnd, nog 2 sponsoren open. Saldo liq.middelen: 4000 euro lager. Interne overboeking van ene naar andere rekening. Gecon.balans: Bovenstaande wijzigingen zijn hierin doorgevoerd. Berry Kempenaers => rekening mee gehouden dat het een stukje negatiever uit zou pakken, maar dat valt gelukkig mee. Gerust gesteld over het resultaat. 5 Verslag Kascommissies TCT over 2012 Op grond van het advies van de kascontrole commissie wordt aan de ALV gevraagd decharge te verlenen over 2012. Verslag kascommissie: Ruud Wezeman (Martijn Wienbelt afgemeld) meldt: Gesproken met Jan Henk, Boyd en Jan P. Kascommissie heeft inzicht gehad in de boekhouding. Openstaande vragen zijn beantwoord. Nieuwe kascontrole is uitgevoerd. Kascommissie concludeert dat penningmeesters goed werk hebben geleverd. Voorstel aan ALV om decharge te verlenen over financieel beleid van 2012. ALV verleent decharge. Dank aan extra controle door kascommissie en aan Boyd en Jan Henk voor extra werk.
2
6 Baanrenovatie Op meerdere momenten aangegeven dat TCT een gravelvereniging is. Opdracht aan bestuur van alle leden is helder: nieuwe banen worden gravel. Verwarmd gravel heeft inmiddels aangewezen dat de stookkosten erg hoog uitvallen en bespeelbaarheid ook tegenvalt. Op 4 februari is voorgesteld om ander gravel aan te gaan leggen. Dit stond niet specifiek op de agenda, vandaar een Bijzondere ALV. Vandaag is het moment om hierover te stemmen. Actuele vraagstuk: handhaven eerder besluit (verwarmd gravel) of kiezen voor gravel met andere innovaties? Het gaat hierbij om het renoveren van 5 banen. Ben Baars => verwarmd gravel is duurder dan innovaties. Waarom dan niet meer banen? Jan P. => oorspronkelijke opdracht was 5 banen. Meer banen is een nieuwe (extra) opdracht. Jantien de Jong => welke banen hebben groot onderhoud gehad? Worden deze zelfde banen gerenoveerd? Herman => 1 t/m 5 staan op de planning om te vervangen. John Hardy => wat te doen met overige 8 banen? Herman => zit nu niet in de opdracht. Als er groot onderhoud nodig is, wordt daar apart naar gekeken. Ad Hoek => 2 jaar geleden gevraagd welke 5 banen, en was toen niet duidelijk. Notulen van 2011: niet slim om baan 4 en 5 te doen ivm vogels. Toen besloten 1-2-3 en rest wordt bepaald. Herman => er is altijd vanuit gegaan baan 1 t/m 5 te vernieuwen. Is het een idee om 4 t/m 9 te doen? Keuze is aan ALV. Groot onderhoud is gedaan op baan: 1-2-3-6-7-8-9 Petitie Reginald: Reginald Versteeg => Punt is dat er gekozen kon worden tussen verwarm gravel en smashcourt. Gekozen destijds voor verwarmd gravel. Echter dit is nu niet meer de beste keuze. Nu alleen maar keuze uit andere gravelsoorten. Waarom nu geen keuze smashcourt? Voorstel: om te kiezen uit 3 soorten = verwarmd gravel, gravel met nieuwe innovaties en smashcourt. Jan => oproep aan alle leden is gedaan voor 2 keuzes gravel. Er is geen achtergrondinformatie voor andere baansoorten en de leden zijn niet hierover geïnformeerd. Leden die niet aanwezig zijn, zouden nu dus niet kunnen stemmen voor gravel en/of smashcourt, terwijl ze dat misschien wel hadden willen kiezen. Berry Kempenaars: wordt petitie wel of niet aangenomen? Zo ja, bestuur krijgt dan een nieuwe opdracht en dus een nieuwe ALV, zo nee, dan verder met deze ALV. ALV moet hierover stemmen. Pia Scheperkamp => eerst moet de keuze voorgelegd worden of eerdere keuze van verwarmd gravel wordt verworpen? Pas daarna de keuze of andere baansoorten ingebracht kunnen worden, dus of petitie aangenomen wordt. Toelichting beide soorten gravel: er zijn overeenkomsten echter het verschil zit vooral in droogtijd en investering.
3
STEMMING: keuze voor verwarmd gravel laten vervallen? Meerderheid van ALV is tegen renovatie met verwarmd gravel. STEMMING: moet smashcourt weer als keuzemogelijkheid komen? Wordt petitie aangenomen, en krijgt het bestuur dus een nieuwe opdracht? Minderheid van ALV is voor aannemen petitie; deze wordt niet aangenomen. ALV gaat verder met gravelkeuze. Ivo Peeters => meerdere varianten gravel, wanneer wordt hierover gekozen? Info is niet aangeleverd. Berry Kempenaers => wat schiet de vereniging ermee op om nu weer opnieuw info te verwachten van het bestuur en te wachten op een nieuwe ALV voor de gravelkeuze? Bert Zeilmans => bestuur heeft opdracht van ALV gekregen om te renoveren met gravel. Geef het bestuur de kans om een volgende stap te zetten. Er is geen keuze tussen afschot, gewoon, etc. Er wordt gerenoveerd met gravel, ten minste 5 banen. STEMMING => krijgt het bestuur opdracht om door te gaan met gravel met innovaties? Meerderheid is ervoor dat bestuur doorgaat met renovatie van gravel. Baannummers is niet over gestemd. Extra uitleg van bestuur: we zijn in gesprek met meerdere banenbouwers. Beide besturen zullen iedereen op de hoogte houden van de voortgang. PAUZE 21.45u wordt de vergadering hervat. Ingebracht agendapunt van Guus Jurgens => rondvraag aan zittend bestuur. Guus => met enkele vrijwilligers is de bestuurskamer opgeknapt. Dit heeft alleen maar de materialen gekost, en een lunch. Nu worden de kleedkamers opgeknapt door een bedrijf, die dus een uurtarief berekend. Mensen hebben aan Guus gevraagd waarom zij niet benaderd zijn om dit als vrijwilliger te doen. Jan => STAT en TCT hebben hier overleg over, alles gaat in overleg. Er was een budget voor het opknappen van de kleedkamers. De keuze is gemaakt om op korte termijn kleedkamers op te knappen en dit door een bedrijf te laten doen. Nico => de kleedkamers zou door vrijwilligers gedaan worden, maar 0 vrijwilligers zijn gezien. Jolanda van Hoorn => geef het bestuur het vertrouwen alles naar eer en geweten te regelen. Deze discussie hoeft niet tijdens ALV plaats te vinden. Guus => 3-4 vrijwilligers kregen tot vorig jaar een vergoeding voor de uren waarin zij klusjes deden. Hiermee zijn kosten bespaard doordat er geen bedrijven ingeschakeld hoeven te worden. Bestuur heeft vrijwilligersvergoeding afgeschaft en alleen de onkosten worden nog vergoed. Dit scheelt sommige vrijwilligers veel geld. Jan => onderdeel van het beleidsplan is om voor geen enkele functie vergoeding te betalen. Het is onmogelijk om op een weegschaal te leggen wie wat doet en hoeveel hiervoor te betalen. Alle onkosten kunnen gedeclareerd worden, en worden vergoed. Jantien de Jong => er zijn veel vrijwilligers bij TCT, mogen er altijd meer zijn. En we worden hier uitvoerig voor bedankt tijdens de vrijwilligersdag. Pia Scheperkamp => als voorzitter geen vergoeding ontvangen. Ledenadministratie is zwaar, kost ongeveer 20u per week. Voor dergelijke functies mag best een vrijwilligersbijdrage tegenover staan. Reactie van Jan => er is hierover uitvoerig gesproken. Inmiddels ook een nieuw pakket voor de ledenadministratie aangeschaft en daardoor zijn er minder uren nodig.
4
Guus => nog steeds geen reactie op alle schrijvens die gestuurd zijn aan het bestuur. O.a. de verenigingsvlag, waar is deze, is er al een nieuwe? Guus verwacht een reactie op al zijn brieven. Jan => reactie wordt gestuurd, vlag wordt opgehangen.
7 Bestuurssamenstelling Voorstellen ter benoeming: Voorzitter: Wim de Kwaasteniet is bereid gevonden om de functie van voorzitter TCT op zich te nemen. Het bestuur stelt de ALV voor hiermee in te stemmen. Er is geen tegenkandidaat. Vacante positie in het bestuur is bestuurslid Jeugd. Benoeming zonder instemming van ALV (geen bestuurslid) van Tijmen Bergen als voorzitter PR & communicatie. Welkom aan Tijmen. Er zal opnieuw gekeken worden of deze functie in het bestuur terugkomt. Wim de Kwaasteniet: Ik vind het een eer om deze klus op te pakken. Ik besef dat het veel tijd kost. De club is zeer de moeite waard, met zoveel leden, zoveel vrijwilligers en zo’n mooi park. 8 Rondvraag Berry Kempenaars => Opmerking over bevriende vereniging LTC had jubileum. TCT blonk uit door afwezigheid. Dit kan niet. In het vervolg correcte acties hierop nemen. 40, 50, 60 jaar lid van de vereniging is het een idee om bv. een fotograaf van Brabants Dagblad te laten komen om lid in het zonnetje te zetten? Reginald Versteeg => evalueren na paar jaar over nieuwe banen, hoe bevallen ze. Cindy van den Aker => is het mogelijk om baan 1 naar voren te halen, dus verder weg van baan 2, zodat er aan 2 kanten naar de wedstrijd gekeken kan worden? Ad van Hoek => ivm teruglopen ledenaantal baan 12 en 13 niet meer renoveren, maar misschien een halletje neer te zetten? Jantien de Jong => belangrijk punt waarbij leden niet op 1 lijn liggen, wel of geen gravel. Belangrijkste lijkt me dat je vooral veel speeltijd hebt! Daar gaan we voor met zn allen. 9 Sluiting Namens beide besturen 2 mensen bedanken: Guus Jurgens en Misha Ling hebben beiden jarenlang veel werk verzet. Grote dank hiervoor. Jan sluit de vergadering om 22.16 uur.
5
