Bijlage A bij hoofdstuk 1 1 Het kostprijsmodel van Dienst Regelingen 2 Tariefnota Bestuursraad

Bijlagen

Bijlage A

bij hoofdstuk 1 1 Het kostprijsmodel van Dienst Regelingen 2 Tariefnota Bestuursraad

Bijlage B

bij hoofdstuk 3 Begrotings- en jaarplancyclus

Bijlage C

bij hoofdstuk 4 1 Verantwoording 2 Begrippen 3 Onderbouwing modelkeuze toekomstige bedrijfsprocessen 4 Uitwerking van de modelkeuze 5 Het bedrijfsprocesmodel van Dienst Regelingen 6 Inventarisatie bedrijfsprocessen

Bijlage D

bij hoofdstuk 5 1 Inventarisatie verbeterpunten financieel beheer bij 5.1 2 Tijdbalk bij 5.4

Bijlage E

Gebruikte afkortingen

Bijlage A

1

bij hoofdstuk 1

Kostprijsmodel Dienst Regelingen

DEFINITIEVE VERSIE d.d. 20 juli 2004

Werkgroep Kostprijsmodel

:

Marcel Dijkstra Dick Beekman Rolinka Spriensma Martin de Rooij Tim van der Werf Erik Kamminga Martin Vermeulen Ronald Kuiper Marcel van Dooren Henry Winter (FEZ) Janneke Wubs (trekker) Johan Jansma (trekker) Femke Stuut (trekker)

Inhoud pagina

1

Doelstelling en randvoorwaarden

7

2

Keuze van de kostprijsmethode

9

2.1 2.2 2.3 2.4

3

Interne en externe sturing 3.1

4

17

Uitgangspunten kostprijsmodel

Kostprijsmodel Dienst Regelingen 4.1 4.2 4.3

5

Overzicht van mogelijke kostprijsmethoden Beoordeling van de gepresenteerde varianten Toelichting score Conclusie

19

De kostenverdeelsystematiek Onderhanden werk Methode voor voorcalculatie en nacalculatie

Tariefstelling Dienst Regelingen

26

Managementsamenvatting Het kostprijsmodel (KPM) is belangrijk voor het functioneren én het beoordelen van DR. Het Ministerie van Financiën heeft de creatie van een KPM daarom als één van de instellingseisen benoemd bij de vorming van DR als agentschap. Verdere kaders werden aangeleverd vanuit de SOV, het O&F plan, het BPM en de Werkgroep Producten & Diensten van DR. Samen leveren deze het volgende beeld op van het nieuwe KPM: Open calculatie kan in principe niet meer plaats vinden. Dat betekent dat producten en diensten voortaan worden aangeboden tegen een vooraf vastgestelde prijs. Efficiencyverliezen worden niet in rekening gebracht bij de opdrachtgever. Efficiencywinsten zijn ten gunste van DR. Alleen als de externe omstandigheden veranderen, kunnen afspraken aangepast worden. Hierdoor ontstaat meer risico voor DR dan voorheen. Dit risico wordt afgedekt door de opname van een risicomarge in de prijs per product. Een strakke sturing van de processen is essentieel. Deze wordt onder meer uitgewerkt door de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen, daar waar de kosten beïnvloed kunnen worden. Op RVE-niveau moeten dan ook afspraken worden gemaakt met de afdelingshoofden van EIA. De divisie Primaire Processen is daar leidend in. Een RVE-manager is qua kosten verantwoordelijk voor: • de directe kosten van zijn/haar producten • de kosten die voortvloeien uit de SLA met EIA over door hem/haar gewenste producten en diensten. De resterende overhead gaat wel naar de producten voor de prijsbepaling en nacalculatie, maar valt onder verantwoordelijkheid van de directie, niet onder de verantwoordelijkheid van een RVE. Die kan dat niet beïnvloeden. Dit is de uitwerking van Integraal Management binnen kaders. Dit zal ook in de periodieke rapportages tot uiting moeten komen. Een EIA-manager ontvangt budget op basis van: • de SLA-afspraken met de diverse RVE-managers; • de afspraken met de directie over algemene of DR-brede activiteiten; • eventuele directe werkzaamheden aan eindproducten/regelingen, zoals bijvoorbeeld bij Preaccessie en DZB. Door deze systematiek kan voorcalculatorisch een onderdekking ontstaan bij een EIA-afdeling, bijvoorbeeld als de vaste formatie hoger is dan de binnengehaalde opdrachten. Dat is een terechte prikkel op de juiste plek. Per situatie zullen dan afspraken gemaakt moeten worden. De rol van de afdeling PiB wordt erg belangrijk tijdens het offertetraject. Bij een vaste tariefstelling per eenheid product wordt extra druk gelegd op de prognosekracht van DR. PiB kan in bijzondere gevallen aparte afspraken maken met de opdrachtgever over de dekking van de vaste kosten. Aanbevelingen: De tariefstelling van de (deel)producten als onderdelen van de regelingen raakt de kern van de business van DR. Beslissingen met betrekking tot dit onderwerp moeten breed gedragen worden. Ook moeten alle gelijke producten gelijk geprijsd worden, ongeacht de productielocatie. Het jaar 2005 is met recht een proefjaar. Dit moet op alle niveaus duidelijk gemaakt worden. In 2005 moet DR ervaringen opdoen met alle nuances van dit KPM, met het scala aan (deel-) producten en diensten, met de impact van het BPM. De diverse keuzes en normeringen kunnen een grote impact hebben op het resultaat van DR. In 2006 moet DR er klaar voor zijn. Onderhanden Werk: door het feit dat DR het BPM invoert, met zijn eigen deelproducten per processtap, is het mogelijk om een aangepaste vorm van de Completion Method toe te passen, waarbij niet gewacht moet worden op de afronding van de regeling als geheel, maar slechts op de afronding van deelproducten.

De Regelingsverantwoordelijkheid zoals we die nu kennen zal onder invloed van de werkelijke implementatie van het BPM uiteen moeten vallen in een operationele regelingsverantwoordelijkheid en een financiële verantwoordelijkheid. De RVE’s concentreren zich op de eerste, terwijl de tweede meer bij een overkoepelende afdeling zal komen te liggen, zoals Planning & Control van kolom B in samenwerking met PiB. De huidige aansturing van de FO door de BO kan door het BPM ook vervallen. Een SLA tussen FO en BO is nog wel relevant, maar alleen in operationele zin. De prijzen en normen voor de deelproducten uit de FO worden elders bepaald. Die zijn een gegeven voor de BO.

Inleiding Dienst Regelingen zal worden gevormd uit vier organisaties: Bureau Heffingen (BHf), LASER, Dienst Basisregistraties (DBR) en Het LNV-Loket. Hiervan hebben LASER (in 1999) en BHf (in 1998) de status van agentschap verkregen. Deze organisaties voldeden al aan de destijds gestelde eisen. Eén van de algemene uitgangspunten binnen de strategische ondernemingsvisie (SOV) van Dienst Regelingen is dat de dienst een (relatief) zelfstandige positie heeft en dat deze erkend is als batenlastendienst. Dit betekent dat de nieuwe organisatie zal moeten voldoen aan de gestelde eisen. In de instellingsprocedure is de eis opgenomen dat een dienst in het kader van een voorgenomen verzelfstandiging tot agentschap moet voldoen aan de voorwaarde van een kostprijsmodel. In het kostprijsmodel moet een koppeling worden gelegd tussen de geïdentificeerde producten en de aan perioden toegerekende uitgaven. Uitdrukkelijk wordt vermeld dat de kostprijzen kunnen afwijken van de in rekening te brengen tarieven. Dit houdt voornamelijk verband met de opdrachten voor derden. De kostprijs dient als basisindicator om vast te stellen of de dienst doelmatig werkt. De ontwikkeling van het kostprijsmodel voor Dienst Regelingen is geen op zichzelf staand gebeuren geweest. Het kostprijsmodel is een tandwiel binnen het “uurwerk” dat Dienst Regelingen moet gaan worden. Het voldoen aan de instellingseisen om een agentschap te vormen, is daarin kaderscheppend. Daarnaast vormen de Strategische Ondernemingsvisie en het Organisatie- en Formatieplan het raamwerk waaraan het Kostprijsmodel ondersteunend zal moeten zijn. Er is bij het ontwerpen van het kostprijsmodel kritisch gekeken naar deze documenten. Keuzes en adviezen zijn gemaakt in overeenstemming met doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden die daarin zijn geformuleerd. In de afgelopen periode zijn de bedrijfsprocessen en de producten van de Dienst Regelingen geïdentificeerd en beschreven. Deze beschrijvingen hebben als input gediend voor de ontwikkeling van het kostprijsmodel Dienst Regelingen. Deze rapportage dient als advies richting de stuurgroep voor het kostprijsmodel. De volgende onderdelen worden hierin behandeld. Hoofdstuk 1 geeft de doelstelling en randvoorwaarden van het kostprijsmodel, waarna in hoofdstuk 2 ingegaan wordt op de keuze van kostprijsmodel. In hoofdstuk 3 worden de uitgangspunten besproken. Ook geeft dit hoofdstuk een overzicht van de kostenverdeling van de verschillende kostengroepen. De tariefstelling wordt in hoofdstuk 4 uitgewerkt. Ten slotte gaat hoofdstuk 5 in op de aandachtspunten die van belang zijn voor het laten slagen van de doelstelling van het kostprijsmodel.

Hoofdstuk 1 Doelstelling en randvoorwaarden “Het kostprijsmodel biedt de mogelijkheid om informatie te genereren voor sturing en beheersing van de kosten van de organisatie. Tevens voorziet het kostprijsmodel in kostprijzen waarmee een kostendekkend tarief per product/dienst (integrale kostprijs) kan worden vastgesteld.” Bovenstaande doelstelling is een randvoorwaarde van het ministerie van Financiën (MinFin) waaraan een kostprijsmodel moet voldoen om als een baten-lastendienst te kunnen opereren. Daarnaast heeft Dienst Regelingen haar missie geformuleerd, wat betekent dat er additionele criteria aan het kostprijsmodel zijn gelinkt. De Strategische Ondernemingsvisie van Dienst Regelingen geeft de volgende kernkwaliteiten: Internationale Deskundigheid Betaalorgaan-proof Slagvaardigheid Maatwerk Partner in Beleid Door deze kernkwaliteiten is de Dienst in staat op een efficiënte en effectieve wijze beleid uit te voeren. Daarnaast richt de Dienst zich ook op het onderhouden en verbeteren van haar professionaliteit, aanpassingsvermogen, externe gerichtheid en kennis van specifieke doelgroepen. Het kostprijsmodel fungeert als instrument om bovenstaande missie van Dienst Regelingen optimaal te kunnen verwezenlijken. Hiertoe heeft de werkgroep de volgende criteria voor het kostprijsmodel geformuleerd. • Inzicht in kosten Het gaat hierbij om de mate waarin het kostprijsmodel inzicht verschaft in de aard van de toegerekende indirecte kosten. Dit inzicht is nodig om zo goed mogelijk te kunnen bijsturen op het moment dat er afwijkingen ontstaan van de vastgestelde norm. • Prijs per product (optimalisatie) Het kostprijsmodel biedt de mogelijkheid om de kosten per product zo correct mogelijk vast te stellen. • Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen) Het model biedt de mogelijkheid om snel in te springen op nieuwe ontwikkelingen, waarbij het een bijdrage kan leveren aan de slagvaardigheid van de Dienst Regelingen. • Efficiency (sturing op productiemiddelen) Het kostprijsmodel verschaft voldoende inzicht in het beslag op (productie-)capaciteit en biedt de mogelijkheid om een heldere verschillenanalyse uit te voeren. • Interne sturingsinformatie De mate waarin het kostprijsmodel mogelijkheden biedt om interne sturingsinformatie te genereren. • Meetbaar/Vergelijkbaar De mate waarin het kostprijsmodel mogelijkheden biedt tot het gebruik van indicatoren. • Beheersbaar (eenduidige structuur) De mate waarin het kostprijsmodel eenvoudig te beheren en te onderhouden is. • Effectiviteit meten (inzicht in input, throughput en output) De mate waarin het kostprijsmodel in staat is om de doelstellingen die aan het model hangen te verwezenlijken.

• Eenvoud (begrijpelijkheid) De mate waarin het model voor alle betrokken DR-medewerkers duidelijk, begrijpelijk en werkbaar is. • Administratieve inspanning De mate waarin de implementatie en het gebruik van het kostprijsmodel beslag legt op capaciteit van de medewerkers (financiële) administratie en de medewerkers control. • Aansluitbaarheid op andere systemen De mate waarin het kostprijsmodel aansluit op bestaande, bij de te fuseren diensten reeds aanwezige, systemen.

Hoofdstuk 2 Keuze van de kostprijsmethode Voortvloeiend uit de tijdelijke agentschapstatus moet er een keuze worden gemaakt met betrekking tot het te hanteren kostprijsmodel. Zoals al eerder aangegeven, heeft de werkgroep de missie van Dienst Regelingen en de daaruit voortvloeiende doelstelling en randvoorwaarden voor een kostprijsmodel als uitgangspunten genomen bij haar keuze voor een kostprijsmodel. Hieronder zijn de verschillende methodes van kostentoerekening kort uiteengezet. In het onderdeel “Beoordeling van de gepresenteerde varianten” zijn deze methodes getoetst op bruikbaarheid voor DR, aan de hand van de in hoofdstuk 1 vastgestelde criteria. Als laatste onderdeel wordt op basis van de uitgevoerde beoordeling een keuze gemaakt voor de te hanteren kostentoerekeningsmethode voor DR.

2.1

Overzicht van mogelijke kostprijsmethoden

Bij de kostentoerekening gaat het bij alle methoden om het toerekenen van kostensoorten aan kostendragers. Met kostendragers worden de producten en diensten van het agentschap DR in oprichting bedoeld, die door de gelijknamige werkgroep gedefinieerd zijn. De directe kosten kunnen rechtstreeks aan de producten worden toegerekend. Voor de toerekening van de indirecte kosten moet een keuze gemaakt worden uit onderstaande methodes: •

Delingscalculatiemethode Voor het berekenen van de kostprijs worden de totale kosten van de productie in een bepaalde periode gedeeld door het aantal in deze periode voortgebrachte producteenheden. Deze methode is eenvoudig en gemakkelijk toe te passen. De methode is toepasbaar in een organisatie die volkomen gelijksoortige producten voortbrengt, waardoor er in feite maar één kostendrager is waarvoor de kostprijs moet worden bepaald. Bij meerdere verschillende producten werkt de methode niet.

•

Opslagmethode De directe kosten worden rechtstreeks ten laste van een product gebracht. De indirecte kosten worden door middel van een opslag op de directe kosten toegerekend aan de producten. Hierbij bestaat de keuze om gebruik te maken van één verdeelsleutel voor de toerekening of van meerdere verdeelsleutels. Bij één verdeelsleutel wordt gesproken over de enkelvoudige opslagmethode, bij meerdere verdeelsleutels is er sprake van een meervoudige of verfijnde opslagmethode. Deze methode veronderstelt een door de verdeelsleutel(s) gerepresenteerd verband tussen de indirecte kosten en de directe kosten. In de praktijk wordt bij deze methode veelal een evenredig verband verondersteld, dat er in werkelijkheid niet hoeft te zijn.

•

Kostenplaatsmethode Bij deze methodiek wordt onderscheid gemaakt naar hulpkostenplaatsen, hoofdkostenplaatsen en kostendragers. Op basis van activiteiten die de indirecte kosten veroorzaken worden kostenplaatsen gecreëerd. In veel gevallen vallen deze samen met organisatorische eenheden (afdelingen of teams). Kosten die geen directe relatie hebben met producten worden verzameld op hulp- en hoofdkostenplaatsen. Als de kosten, die worden verzameld op een kostenplaats, op basis van de activiteiten direct kunnen worden doorberekend aan een product, wordt gesproken over een hoofdkostenplaats. De functies in de organisatie waarvan de kosten geen relatie hebben met de kostendragers worden eerst verbijzonderd op een hulpkostenplaats. Via verdeelsleutels worden deze kosten toegerekend naar de hoofdkostenplaatsen waarvoor deze activiteiten worden ingezet (bijvoorbeeld: de kosten van huisvesting worden op basis van gebruik van m2 doorbelast naar de afnemers van de huisvesting). Aangezien bij een hoofdkostenplaats wel een directe relatie

tussen de activiteiten van de hoofdkostenplaatsen en de kostendragers (producten) bestaat, kunnen de kosten van de hoofdkostenplaatsen, inclusief de daarin begrepen toegerekende kosten van hulpkostenplaatsen, worden verbijzonderd naar de producten. Bij 1. 2. 3.

de kostenplaatsmethode kan de volgende fasering worden aangebracht: het groeperen van de indirecte kosten naar kostensoorten het verdelen van de indirecte kosten over de kostenplaatsen doorbelasting van de kosten van hulpkostenplaatsen en algemene kosten over de hoofdkostenplaatsen 4. doorbelasting van de kosten van hoofdkostenplaatsen naar producten •

Activity Based Costing ABC is primair een kostencalculatiemethode en hanteert als uitgangspunt dat de in de organisatie plaats vindende activiteiten de kosten veroorzaken. Deze methode kent de volgende stappen: 1. het op basis van activiteitenanalyse bijeenbrengen van handelingen in de indirecte sfeer tot activiteiten 2. het bepalen van kostenveroorzakende factoren, costdrivers genoemd, die de relatie tussen de activiteiten en de kostenobjecten weerspiegelen 3. het bijeenbrengen van activiteiten met een zelfde costdriver in costpools 4. het toerekenen van de op de costpools verzamelde kosten aan de kosten objecten door middel van de costdrivers De kostenveroorzakende activiteiten en hun relatie met de kostenobjecten worden bij toepassing van de ABC-methode zichtbaar gemaakt. Anders gezegd: niet de producten veroorzaken de kosten, maar de activiteiten die nodig zijn om producten te maken. Voor toepassing van deze methode moeten daarom alle activiteiten worden vastgesteld.

2.2

Beoordeling van de gepresenteerde varianten

De gepresenteerde varianten zijn getoetst op de beoordelingscriteria zoals die voor Dienst Regelingen gelden. Hierbij wordt opgemerkt dat de geïdentificeerde producten en diensten niet homogeen zijn. Tevens zullen er naar verwachting regelmatig wijzigingen in de organisatie- en managementstructuur optreden, waardoor een grote mate van flexibiliteit van het kostprijsmodel van groot belang wordt geacht. Denk aan de steeds wijzigende mestwetgeving, nieuwe projecten/producten (bijvoorbeeld het project Fischler), een nog niet volledig uitgekristalliseerde organisatie en eventuele crisissituaties (vogelpest, mkz). In de onderstaande matrix is de samenvatting van de uitkomsten weergegeven. De matrix wordt gevolgd door een toelichting op de beoordeling.

MATRIX Beoordelingscriteria

Opslag

Kostenplaats ABC

1

Inzicht in de kosten

-

+

+

2

Prijs per productbepaling (optimalisatie)

+/-

+

++

3

Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen)

+

+

-

4

Efficiency (sturing op productiemiddelen)

-

+

+

5

Interne sturinginformatie

-

+

+

6

Meetbaar/vergelijkbaar

-

+

+

7

Beheersbaar (eenduidige structuur)

+

+

-

8

Effectiviteit meten (inzicht input, throughput en output)

-

+

++

9

Eenvoud (begrijpelijk voor iedereen)

+

+

-

10

Transparant voor de klant/manager

+/+

+

-

11

Administratieve inspanning

+/+

+

-

12

Zoveel mogelijk aansluitbaar op andere systemen

-

+

-

2.3

Toelichting score

Elk beoordelingcriterium is getoetst in relatie tot Dienst Regelingen. 1. Definitie:

Inzicht in kosten De mate waarin het kostprijsmodel inzicht verschaft in de aard van de toegerekende indirecte kosten.

Beoordeling: Opslagmethode

Kostenplaatsmethode

Activity Based Costing

Door de “eenvoudige” wijze van vaststelling van de verdeelsleutels biedt de opslagmethode onvoldoende mogelijkheden om kosten te alloceren en geeft daardoor te weinig mogelijkheden deze te beïnvloeden. Vanwege de methode van doorbelasten (Hulpkostenplaatsen -> Zelfstandige kostenplaatsen -> Hoofdkostenplaatsen -> Kostendragers -> Producten) worden kosten per kostensoort per product helder in beeld gebracht en daardoor beter beïnvloedbaar. De wijze van doorbelasten van kosten naar activiteiten geeft een helder beeld van de kosten per product uitgesplitst naar activiteiten. De gedetailleerde verfijning biedt mogelijkheden kosten te beïnvloeden.

-

+

+

2. Definitie:

Prijs per product (optimalisatie) De mate waarin het model mogelijkheden biedt zo correct mogelijk de kosten per product vast te stellen.


Kostenplaatsmethode


3. Definitie: Beoordeling:

+/-

+

+/+

Flexibiliteit (inspelen op nieuwe ontwikkelingen) De mate waarin het model mogelijkheden biedt snel in te springen op nieuwe ontwikkelingen.

Opslagmethode Kostenplaatsmethode


4. Definitie:

Door de ‘eenvoudige’ wijze van vaststelling van de verdeelsleutels ontstaat het risico dat aan kostendragers een onevenredig deel van de indirecte kosten worden doorbelast. De opslagmethode biedt onvoldoende nauwkeurigheid. Een voordeel is wel de snelheid waarmee een kostprijs kan worden berekend. Vanwege de methode van doorbelasten (Hulpkostenplaatsen -> Zelfstandige kostenplaatsen -> Hoofdkostenplaatsen -> Kostendragers -> Producten) worden kosten op een evenredige wijze en met een hoge mate van nauwkeurigheid doorbelast aan kostendragers. Vanwege de systematiek van het toewijzen van (deel-) activiteiten aan kostendragers ontstaat een hoge mate van nauwkeurigheid, voorts worden kosten aan kostendragers doorbelast op basis van het beslag op capaciteit.

Binnen de opslagmethode kan op een eenvoudige en snelle wijze een kostprijsberekening worden gemaakt. Een kanttekening moet + worden gemaakt bij de nauwkeurigheid van kostprijsbepaling. De kostenplaatsmethode biedt voldoende mogelijkheden om snel en eenvoudig een kostprijs te berekenen, verdeelsleutels hoeven in + principe alleen binnen hoofdkostenplaatsen en/of kostendragers te worden aangepast. Activity Based Costing is een complex van activiteiten en relaties die leiden tot een kostprijs, wijzigingen in activiteiten werken door in het hele proces.

Efficiency (sturing op productiemiddelen) De mate waarin het kostprijsmodel inzicht verschaft in het beslag op (productie) capaciteit en de mogelijkheid biedt heldere verschillenanalyse uit te voeren.

Beoordeling: Opslagmethode Kostenplaatsmethode Activity Based Costing

Vanwege de opzet van de opslagsystematiek zijn er weinig mogelijkheden om op nauwkeurige wijze hoeveelheidverschillen, bezettingsverschillen en prijsverschillen inzichtelijk te krijgen. Vanwege de opzet van de kostenplaatsmethode is het per + kostensoort mogelijk een verschillenanalyse uit te voeren. Activity Based Costing biedt mogelijkheden om per activiteit verschillenanalyses uit te voeren, nadeel hiervan is dat het behoorlijk + arbeidsintensief is vanwege de veelheid aan activiteiten.

5. Definitie:

Interne sturingsinformatie De mate waarin het kostprijsmodel mogelijkheden biedt interne sturingsinformatie te genereren.

Beoordeling: Opslagmethode Kostenplaatsmethode


6. Definitie:

Vanwege de ‘eenvoud’ van het model, afgezet tegen de complexiteit van DR-processen, biedt de opslagmethode te weinig detailinformatie om te kunnen sturen. Met de kostenplaatsmethode kan op een vrij nauwkeurige wijze een verschillenanalyse worden uitgevoerd (prijs-, bezettings- en + hoeveelheidverschillen) en biedt voldoende input ten behoeve van sturing. Activity Based Costing biedt mogelijkheden om een aanzienlijke hoeveelheid sturingsinformatie te genereren. De kanttekening die + hierbij moet worden geplaatst is het risico dat de kwaliteit van de informatie afhangt van de juiste keuze/ontwikkeling van indicatoren.

Meetbaar/Vergelijkbaar De mate waarin het kostprijsmodel mogelijkheden biedt tot het gebruik van indicatoren.


Kostenplaatsmethode



De opslagmethode is beperkt voor wat betreft het gebruik van indicatoren en de volledigheid van uitkomsten. Vanwege de ‘algemeenheid’ van het model zullen indicatoren slechts een algemeen beeld schetsen. Met de kostenplaatsmethode kan op een vrij nauwkeurige wijze een verschillenanalyse worden uitgevoerd (prijs-, bezettings- en hoeveelheidverschillen), de analyses geven een behoorlijke juiste weerspiegeling van de werkelijkheid. Activity Based Costing biedt mogelijkheden om een aanzienlijke hoeveelheid indicatoren ‘in te bouwen’. Hier schuilt een risico in van ‘meten om te meten’, waarbij het doel van de indicatoren voorbijgeschoten wordt.

-

+

+

Beheersbaar (eenduidige structuur) De mate waarin het kostprijsmodel eenvoudig te beheren en te onderhouden is.



Vanwege de ‘eenvoud’ van het model, zal het beheer en onderhoud + ervan (b.v. invoegen van kostenplaatsen) relatief makkelijk gaan. De kostenplaatsmethode is relatief eenvoudig te beheren en te onderhouden door de heldere inrichting en de overzichtelijkheid van + het systeem. Gevolgen van aanpassingen in bijvoorbeeld verdeelsleutels zijn goed te volgen. Binnen het systeem van Activity Based Costing bestaan er relaties tussen de verschillende activiteiten. Aanpassingen in de activiteiten hebben gevolgen voor de onderlinge relatie (b.v. kostenverdeling), wat ten koste gaat van de transparantie en het overzicht.

8. Definitie:

Effectiviteit meten (inzicht in input, throughput en output ) De mate waarin het kostprijsmodel in staat is de doelstellingen die aan het model hangen, te verwezenlijken.


9. Definitie:

+ +/+

Eenvoud (begrijpelijkheid) De mate waarin het model voor alle betrokken DR-medewerkers duidelijk, begrijpbaar en werkbaar is.


10. Definitie:

Vanwege de ‘eenvoud’ van het model wordt onvoldoende inzicht gegeven in detailgegevens van kosten. Dit zal het gebruik van het model beperken. Met de kostenplaatsmethode worden op een vrij nauwkeurige wijze kosten van input, throughput en output gealloceerd. Dit verhoogt de bruikbaarheid en het nut van het model aanzienlijk. Activity Based Costing biedt een gedetailleerd beeld van kosten van input, throughput en output, wat mogelijkheden biedt om op elk niveau processen en dus kosten te beïnvloeden.

De ‘eenvoud’ van het model maakt het mogelijk dat het voor nagenoeg iedereen begrijpelijk en te volgen is. De kostenplaatsmethode heeft een hogere complexiteit dan de opslagmethode, maar is ook voor het merendeel van de betrokken medewerkers goed te volgen. Activity Based Costing is een geheel van activiteiten die in relatie met elkaar tot een kostprijs leidt. Onderlinge relaties tussen activiteiten hebben vaak gevolgen die niet eenduidig te verklaren zijn.

Transparant (klant/manager) De mate waarin zowel bijklanten als bij de verantwoordelijke manager duidelijkheid bestaat over de opbouw van de kostprijs.


De ‘eenvoud’ van het model verschaft een duidelijk beeld van de opbouw van de kostprijs. De kostenplaatsmethode geeft een vrij duidelijk beeld van de opbouw van de kostprijs, minder inzichtelijk is vaak de totstandkoming van de verdeelsleutels. Activity Based Costing geeft een helder beeld van de activiteiten die verricht moeten worden om tot een product te komen, het is echter gecompliceerd om tot inzichten in de toerekening van kosten per activiteit te komen.

+/+ +

-

+ +

-


Administratieve inspanning De mate waarin de implementatie en het gebruik van het kostprijsmodel beslag legt op capaciteit van de medewerkers (financiële) administratie en de medewerkers control.




+/+

+

-

Aansluitbaarheid op andere systemen De mate waarin het kostprijsmodel aansluit op bestaande, bij de te fuseren diensten reeds aanwezige, systemen.

Opslagmethode Kostenplaatsmethode Activity Based Costing

2.4

Vanwege de ‘eenvoud’ van het model vergt de opslagmethode relatief weinig administratieve inspanning. De methode is eenvoudig om mee te werken. De kostenplaatsmethode zal meer administratieve inspanning vergen, aangezien deze gecompliceerder is dan de opslagmethode. Desalniettemin is het een methode waarmee zonder al te veel problemen gewerkt kan worden. Vanwege de complexiteit zal de ABC-methode een behoorlijke administratieve inspanning vergen. Dit geldt voor onder andere de implementatie, de kennis van de methode, de impact op de organisatie etc.

Binnen LASER en Bureau Heffingen wordt reeds gebruik gemaakt van de kostenplaatsmethode. Een nieuw systeem kan mogelijk conflicterend werken met huidige systemen. De kostenplaatsmethode wordt reeds door Bureau Heffingen en LASER gebruikt, implementatie technisch zullen bij de kostenplaatsmethode de minste problemen ontstaan. Binnen LASER en Bureau Heffingen wordt reeds gebruik gemaakt van de kostenplaatsmethode. Een nieuw systeem kan mogelijk conflicterend werken met huidige systemen

+ -

Conclusie

Als we de drie genoemde methoden van kostprijsberekening op een rijtje zetten aan de hand van de uitgevoerde beoordeling, kunnen we concluderen dat voor Dienst Regelingen de kostenplaatsmethode de voorkeur verdient boven de opslagmethode en Activity Based Costingmethode. De opslagmethode scoort op een aantal van belang geachte randvoorwaarden een onvoldoende. De eenvoud van het model heeft onder meer tot gevolg dat er een bepaalde onnauwkeurigheid en onvolledigheid optreedt in de kostprijsbepaling, waardoor de betrouwbaarheid van het model ter discussie komt te staan. Daarnaast verschaft de opslagmethode onvoldoende informatie ten behoeve van interne sturing en kan weinig inzicht worden gegeven in input, throughput en output. Naast de eenvoud van de opslagmethode hebben we de complexiteit van de ABC-methode. De belangrijkste kenmerken van de ABC-methode zijn dat deze een grote mate van nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en volledigheid kent en zodoende de meest juiste weerspiegeling van de werkelijkheid geeft. Een aantal belangrijke nadelen die aan dit model kleven zijn onder andere de enorme administratieve inspanning die geleverd moet worden met betrekking tot implementatie, beheer en onderhoud van het model, en het feit dat de organisatie- en managementstructuur voor een langere tijd uitgekristalliseerd moet zijn. Daarnaast is het belangrijkste nadeel van de ABCmethode dat deze absoluut niet flexibel is, wat ten koste gaat van de slagvaardigheid.

Uit de beoordeling op basis van de verschillende criteria blijkt dat de kostenplaatsmethode het beste voldoet aan de eisen en wensen die DR aan een kostprijsmethode stelt. Op alle relevante criteria scoort de kostenplaatsmethode een voldoende resultaat. Daarnaast vergt het implementatietechnisch de minste inspanning, aangezien LASER en Bureau Heffingen de kostenplaatsmethode reeds hanteren.

Hoofdstuk 3

Interne en externe sturing

Bij het leveren van ondersteuning aan de SOV door het kostprijsmodel speelt het creëren van de juiste prikkel een belangrijke rol. Dit geldt zowel voor interne als externe sturing. Met betrekking tot externe sturing is die prikkel gelegen in de tariefstelling. Interne sturing is vooral gericht op kostenbeheersing, voortgangbewaking en efficiency, dus een prikkel moet ook daarop gefocust zijn. Het zijn van een going concern, om in accountantstermen te spreken, is kaderstellend aan de missie van de dienst. Dat betekent dat risicobeheersing ook een belangrijke rol speelt in dit geheel. Dit is van belang bij zowel interne als externe sturing. Het kostprijsmodel is enkel en alleen een middel, het garandeert niet de kwaliteit van de sturing. Hoe bijvoorbeeld een afdelingsmanager hiermee omgaat, is cruciaal voor het effect dat het kostprijsmodel kan hebben op de missie van DR. Het vergt een andere manier van kijken naar de processen en naar inkoop van zowel personeel als materieel. Voor externe sturing speelt de vraag: wie draagt de risico’s? Het stellen van een tarief per product is een uitstekende externe prikkel om zo efficiënt mogelijk een regeling uit te voeren. Op het moment echter dat het aantal gerealiseerde producten aanzienlijk vermindert ten opzichte van de prognose, zou DR een groot risico lopen met betrekking tot de dekking van haar kosten. Dus wie draagt dat risico? De werkgroep kostprijsmodel ziet hierin een vitale rol van de afdeling PiB. Tijdens het offreringstraject dient deze vraag specifiek aan de orde te komen. Tevens moet een accountmanager genoeg specifieke informatie hebben over onder meer de mate van kwaliteit van een beschikking en de doelgroep van een regeling. De mate van nauwkeurigheid of kwaliteit die de opdrachtgever eist op een beschikking, heeft zijn weerslag op het aantal uren dat aan zo’n beschikking besteed zal worden. Zowel de accountmanager van DR als de opdrachtgever moeten zo specifiek mogelijk aangeven wat de verwachtingen zijn. Het specifiek maken van een opdracht heeft overigens het voordeel dat de rol van Partner in Beleid meer gewicht krijgt. DR kan dan beter voldoen aan de wensen van de opdrachtgever, terwijl de dienst tegelijkertijd haar eigen risico’s beter kan beheersen. Het invoeren van het model van de generieke bedrijfsprocessen heeft ook zijn effecten op de interne sturing. Ten eerste: de regelingsverantwoordelijkheid zoals we die nu kennen zal vervangen worden door een abstractere vorm daarvan, die niet per se bij een RVE hoeft te liggen. De RVE’s concentreren zich in de eerste plaats op het deelproces waarvoor zij verantwoordelijk zijn en worden daar op afgerekend via de dekkingsresultaten. Ten tweede: de huidige aansturing van de FO door de BO zal ook vervallen door de hiervoor genoemde verantwoordelijkheden voor de eigen processen en de afrekenbaarheid via dekkingsresultaten per proces. De FO is immers net als de BO een gelijkwaardig deel van de processen binnen het BPM. Om de juiste prikkel voor zowel interne als externe sturing te genereren, zijn onderstaande uitgangspunten voor het kostprijsmodel uitgewerkt. Een aantal van deze uitgangspunten zijn letterlijk overgenomen uit de strategische ondernemingsvisie, omdat deze bepalend zijn voor de manier van kostenverdeling binnen het kostprijsmodel. De werkgroep ziet deze uitgangspunten als basis om aan de SOV van DR een bijdrage te kunnen leveren.

3.1

Uitgangspunten kostprijsmodel

•

Verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Wat decentraal aangestuurd kan worden, wordt decentraal aangestuurd. Wat centraal aangestuurd moet worden, wordt centraal aangestuurd. In het kostprijsmodel moet deze managementfilosofie tot uitdrukking komen. De verantwoordelijkheid van de kostenbeheersing wordt neergelegd, daar waar deze beïnvloedbaar is.

•

Naast opdrachten van de directie kopen managers in het primair proces via eenvoudige SLA’s diensten/producten in van kolom EIA. Mede op basis hiervan krijgen afdelingsmanagers in de kolom EIA een budget. Er kunnen efficiency- en bezettingsverschillen optreden bij de Stafafdelingen. De directeur EIA is hiervoor (eind-)verantwoordelijk. Gedurende het jaar kan de afname van diensten van de staf toenemen, tegen actuele tarieven. Over verlaging van afname van de stafdiensten dienen bij jaarplan (afsluiten SLA’s) afspraken gemaakt te worden.

•

Indien de vaste personele bezetting groter is dan de vraag vanuit de organisatie rechtvaardigt, dan ontstaat bij betreffende (staf)afdeling een voorcalculatorisch tekort. Meerjarig moet worden bezien of deze Stafmanagers een target krijgen om deze overbezetting te verminderen.

•

Uiteindelijk gaan de efficiencyverschillen e.d. uit Kolom A via de opslag van overhead wel naar de producten van Kolom B. De managers uit Kolom B zijn daar weliswaar niet verantwoordelijk voor, maar er moet een nacalculatie komen van de integrale kostprijs.

•

Op basis van de werkelijk tijdgeschreven uren kan worden besloten om de kostenverdeling voor een volgend jaar aan te passen. Binnen het kostprijsmodel is tijdschrijven essentieel om tot een goede verdeling van de kosten te kunnen komen.

•

Indirecte kosten die niet via SLA’s worden verdeeld, worden via een verdeelsleutel omgeslagen over de verschillende producten.

•

Nieuwe opdrachten, die gedurende het jaar binnenkomen, krijgen ook de standaard overhead doorbelasting.

•

Ontstane prijsverschillen en bezettingsresultaten zijn winst/verlies voor DR. Vandaar dat de prijs voor de opdrachtgever ontstaat door op de standaardkostprijs een risicomarge te leggen.

Hoofdstuk 4

Kostprijsmodel Dienst Regelingen

De kostenverdeelsystematiek Het generieke bedrijfsproces van de Dienst Regelingen is als grondslag gebruikt voor de verdeling van kosten (zie onderstaand model). Om de kosten te kunnen verdelen, heeft de werkgroep eerst een categorisering aangebracht. Kosten zijn gesplitst in kosten Kolom A en kosten Kolom B. Onder Kolom A vallen de werkprocessen ondersteuning en staf. De werkzaamheden die binnen deze kolom uitgevoerd worden, zijn in sommige gevallen (b.v. Pre-accessie en Dierziektebestrijding) direct toe te wijzen aan een product of dienst. De meeste kosten die gemaakt worden zijn echter indirect (dat wil zeggen, niet direct toe te rekenen aan een product). Deze indirecte kosten kunnen worden onderscheiden in kosten die middels Service Level Agreements (SLA’s) aan RVE’s worden toegerekend, en niet toewijsbare kosten. Dit wordt verder uitgewerkt in de paragraaf ‘Kostenverdeelsystematiek Kolom A’. Onder Kolom B vallen de RVE’s (Resultaatverantwoordelijke eenheden), die zorg dragen voor het primaire proces. De kosten die hier gemaakt worden, met uitzondering van de ondersteunende afdelingen, zijn rechtstreeks toe te rekenen aan de producten zoals deze zijn geformuleerd door de werkgroep Producten & diensten. De paragraaf ‘Kostenverdeelsystematiek Kolom B’ gaat hier verder op in.

Kostenverdeelsystematiek Kolom A Een stafafdeling maakt directe en indirecte kosten ten behoeve van het primaire proces. Deze kaderstellende en ondersteunende werkzaamheden zijn onder te verdelen in de volgende categorieën: a) ondersteunende werkprocessen, die primair ten dienste staan van (een specifieke regeling uit) het primaire proces (‘ondersteuning primair proces’), zoals met name communicatie (voorlichtingsmateriaal etc.), ondersteunende juridische werkzaamheden, ICT-ontwikkeling, de ‘Partner in Beleid’ functie en het inregelen van regelingen. Deze werkzaamheden kunnen ‘rechtstreeks’ aan de betreffende regelingen toegerekend worden. b) ondersteuning van de RVE, die voor haar interne kwaliteitsborging rechtstreeks diensten afneemt van een stafafdeling. Denk hierbij aan de personeelsconsulente, advies van FA voor de FA-RVE. c) ‘staf’processen die primair ten dienste staan van de Dienst als zodanig en niet op kostenbasis toegerekend kunnen worden aan bij DR belegde regelingen. Het gaat hierbij met name om P&O-activiteiten, facilitaire ondersteuning, interne controle op proces en/of beheer (kwaliteitsborging, algemene planning en control, interne audit), algemene juridische ondersteuning en corporate communicatie. Deze categorisering maakt het mogelijk om kosten zoveel mogelijk direct toe te schrijven aan een product en daardoor de overhead op producten te minimaliseren. De onder a) genoemde kosten worden direct aan een product toegerekend, terwijl de onder b) en c) genoemde kosten via verdeelsleutels verdeeld worden aan de verschillende producten. De volgende paragrafen behandelen respectievelijk b) en c). In bijlage 1 is per afdeling aangegeven hoe de kosten toegerekend moeten worden. Hierbij is het organisatie- en formatieplan als uitgangspunt gebruikt.

Aan RVE’s toewijsbare indirecte kosten Aan RVE’s toewijsbare indirecte kosten moeten jaarlijks worden vastgelegd in een (eenvoudige) SLA, met daarin opgenomen afspraken over prijs en hoeveelheid van de af te nemen producten/diensten. Beslispunt is of er per RVE één SLA dient te worden opgesteld met alle staven, of per RVE meerdere SLA’s met de verschillende stafafdelingen. Overige niet toewijsbare indirecte kosten Voor de overige, niet toewijsbare (niet verkoopbare) indirecte kosten zijn twee mogelijke toerekeningmethoden onderkend: 1. 2.

doorbelasting van overige indirecte kosten aan RVE’s, middels een verdeelsleutel per kostensoort overige indirecte kosten worden verzameld als post ‘overheadkosten’ en worden vervolgens versleuteld naar producten/diensten als overheadpost

Optie 1: doorbelasting indirecte kosten aan RVE’s Alle niet toewijsbare kosten van de stafafdelingen worden via een verdeelsleutel toegerekend aan de RVE’s, waarbij de RVE-manager bepaalt hoe deze worden toegerekend aan de producten/diensten, vallend onder de betreffende RVE. Voordeel: • op RVE-niveau is beter zicht op reële verdeling van de overhead naar producten/diensten Nadelen: • minder eenduidige toerekening (er kunnen verschillen ontstaan tussen RVE’s) • per RVE andere afspraken • minder transparant • het betreft een restpost, die niet beïnvloedbaar is door de RVE-managers Optie 2: overige indirecte kosten als overhead toerekenen aan producten Alle niet toewijsbare indirecte kosten worden via een algemene vastgestelde verdeelsleutel vanuit de post ‘overhead’ rechtstreeks toegerekend aan de producten. Voordelen: • transparant • eenduidig • verantwoordelijkheid blijft daar waar de beïnvloedbaarheid is Nadelen: • gaat voorbij aan inzicht/verantwoordelijkheid RVE-manager • houdt geen rekening met specifieke omstandigheden Advies werkgroep De werkgroep adviseert om voor optie 2 te kiezen. De beïnvloedbaarheid van deze kosten ligt bij de managers van de betreffende stafafdelingen en de directeur EIA. Het heeft dus geen zin om de RVE-managers hiermee te belasten. Verder komt deze optie de transparantie, eenvoud en eenduidigheid ten goede. De hiervoor te hanteren verdeelsleutel kan het beste op basis van de directe (fabricage) omzet per product/project/regeling. Hierdoor wordt rekening gehouden met het effect van zowel arbeidsintensieve als kapitaalintensieve regelingen.

Kostenverdeelsystematiek Kolom B Kolom B is opgedeeld in een Frontoffice (FO) en een Backoffice (BO). Zowel de kosten die gemaakt worden binnen FO als binnen BO zijn voornamelijk direct, aangezien het primaire proces daar wordt uitgevoerd. FO en BO bestaan uit Resultaat Verantwoordelijke Eenheden (RVE’s). De werkgroep heeft ervoor gekozen om de kosten die binnen een FO gemaakt worden, niet door te berekenen aan de BO’s. De kosten die binnen de FO gemaakt worden, zijn namelijk direct toe te wijzen aan een product. Een RVE heeft te maken met zowel directe als indirecte kosten. De directe kosten bestaan uit kosten die gemaakt zijn ter uitvoering van het primaire proces binnen de verschillende afdelingen van een RVE. Daarnaast is er een gedeelte aan indirecte kosten dat middels SLA’s vanuit kolom A aan de RVE’s is toegerekend (zie hierna). Tenslotte worden binnen kolom B zowel op RVE niveau als op afdelingsniveau indirecte kosten gegenereerd die niet direct toewijsbaar zijn aan een bepaald product. De volgende paragraaf gaat verder in op de directe kosten die voortvloeien uit het primaire proces, waarna de indirecte kosten op RVE- (incl. toegerekende kosten vanuit kolom A) en afdelingsniveau aan bod komen. Bijlage 2 geeft een schema van de kostenverdeling van het primaire proces in kolom B. Directe kosten uit primair proces Om de directe kosten naar een product of dienst toe te rekenen, en tegelijkertijd de verantwoordelijkheid voor efficiency bij een afdeling of RVE te beleggen, stelt de werkgroep voor om een prijs per uur voorcalculatorisch vast te stellen. Daaraan gekoppeld wordt een aantal normuren per product of prestatie vastgesteld. Dat betekent dat aan een prestatie altijd eenzelfde prijskaartje hangt. Het aantal prestaties dat een afdeling verwerkt in een jaar, bepaalt dan hoeveel directe kosten doorberekend zullen worden aan een bepaald product. De werkelijke kosten die door de afdeling gemaakt worden, kunnen afwijken van de doorberekening. Een voorbeeld hiervan is het overschrijden van het vastgestelde aantal normuren. Er ontstaat dan een dekkingsresultaat doordat de afdeling minder efficiënt werkt dan gepland. Het voordeel van deze methode is dat een resultaat op een product direct te herleiden is naar een afdeling. Om de prijs per prestatie te berekenen, stelt de werkgroep voor om een standaard prijs per prestatie voor geheel DR vast te stellen.

Een standaard DR-prijs per prestatie Er wordt een standaard prijs per prestatie voor alle afdelingen die primair werk uitvoeren, vastgesteld. Er wordt geen verschil gemaakt tussen afdelingen, noch tussen RVE’s. Wel wordt hier rekening gehouden met de verschillende functiecategorieën en wordt de prijs per uur bepaald aan de hand van een gewogen gemiddelde van de prijs voor ambtelijk en de prijs voor tijdelijk personeel. Aan de hand van een voorbeeld wordt de techniek van berekening van de prijs per prestatie, alsmede de toerekening van de kosten, uitgelegd. Voorbeeld Stel dat DR uit 2 primaire afdelingen bestaat, X en Y. Bij het opstellen van het jaarplan heeft afdeling X 1829 manuur ter beschikking, terwijl afdeling Y 5.487 uur (3 fte’s) ter beschikking heeft. Dit bestaat in zijn geheel uit ambtelijk personeel.Van de 1829 uur (1fte) is slechts 1400 uur productief. De overige 429 uur bestaat uit non-productieve en improductieve uren, zoals ziekteverzuim of intern overleg. Dus afdeling Y heeft 5.487 – (3*429) = 4.200 productieve uren bij jaarplan. De totale geplande kosten van afdeling X bedraagt € 28.000. Afdeling Y gaat uit van een totaal van € 90.000. De kosten van de afdelingsmanagers zijn hierbij buiten beschouwing gelaten.

Afdeling X voert werk uit voor 3 verschillende producten of prestaties, te weten product A; product B en product C. De volgende hoeveelheden worden geproduceerd:

Aantal producten/prestaties Aantal normuren per product Totaal aantal uur

A 10 10 100

B 20 15 300

C 40 20 800

Dit betekent dat in totaal 1200 (100 + 300 + 800) van de 1829 aan capaciteit benut wordt. Afdeling Y voert werkt uit voor 2 verschillende producten of prestaties, te weten product B en product C. De volgende hoeveelheden worden geproduceerd:

Aantal producten/prestaties Aantal normuren per product Totaal aantal uur

•

A 0 0 0

B 100 15 1500

C 145 20 2900

Berekening van de uurprijs

Om op voorcalculatie het prijs per prestatie te berekenen, worden de totale kosten gedeeld door de productieve uren, te weten 1.400 (afdeling X) + 4.200 (afdeling Y) = 5.600 uur. Dus: € 118.000 / 5.600 = € 21.07 Afdeling X De doorberekende kosten voor product A van afdeling X zijn: 10*10*€21,07 = € 2.107. Voor product B: 20*15*€21,07 = € 6.321. En product C: 40*20*€21,07= 16.856. Het totaal aan doorberekende kosten bedraagt € 25.284. Het dekkingsresultaat is bestaat dan uit - € 4.000 (zie overcapaciteit optie 1) + (1.200* €1,07) = € 2.716. De €1,07 is het gedeelte dat de standaard DR-prijs hoger ligt dan de afdelingsprijs berekend in optie 1 a € 20,= Afdeling Y De doorberekende kosten voor product B van afdeling Y zijn: 100*15*€21,07 = €31.605. Voor product C: 145*20*€21,07: € 61.103. Het totaal aan doorberekende kosten bedraagt € 92.708. Afdeling Y heeft geen overcapaciteit (1.500 + 2.900 = 4.400 uur). Het resultaat wordt derhalve veroorzaakt doordat de standaard DR-prijs lager ligt dan de daadwerkelijke prijs: € 92.708 - € 90.000 = € 2.708

Indirecte kosten Kolom B De indirecte kosten van kolom B kunnen op RVE- niveau en op afdelingsniveau gemaakt worden. In beide gevallen worden deze kosten verdeeld aan de hand van de voorcalculatorische uurgebonden omzet inclusief productgebonden omzet exclusief overhead van de desbetreffende RVE of afdeling.

4.2

Onderhanden werk

Afrekening door DR met haar opdrachtgevers kan duidelijk plaatsvinden zodra prestaties zijn afgerond. Maar door de aard en de looptijd van de regelingen die DR uitvoert, kan over de afronding van deze prestaties geruime tijd heengaan. Dan komen de vragen op wat de waarde is

van deze zogenaamde post Onderhanden Werk en wat er met de facturering aan de opdrachtgever moet gebeuren, zeker bij een ijkmoment als het einde van het (boek)jaar. Winst en verlies worden sterk beïnvloed door de keuze van de oplossing en daarmee ook de elementen voor sturing. Het thema Onderhanden Werk behandelen we in drie stappen: 1. Wat is de aard van het probleem van onderhanden werk? 2. Welke zijn de (theoretische) mogelijkheden om met dit probleem jaarrekeningtechnisch om te gaan? 3. Welke afweging kunnen we maken tussen beide methoden.

De aard van de problematiek Binnen het werk van DR betekent het afrekenen op een afgeronde prestatie (aanvraag, bezwaarschrift) dat de omzet ‘aan het eind van de rit’ binnenkomt, terwijl de kosten ‘gedurende de rit’ worden gemaakt. Bijgaande figuur illustreert dit gegeven grafisch. t

t+1

t+2

Looptijd regeling (ontvangst t/m betaling)

Omzet regeling (komt binnen eind looptijd regeling)

0 Kosten regeling (bouwen zich gedurende looptijd regeling)

0

0

Omzet minus kosten (gedurende looptijd verlies, pas aan het eind afrekening)

De kern van het probleem is dat als dit niet administratief gecorrigeerd wordt, er gedurende de looptijd van de regeling een verlies zichtbaar wordt, dat aan het eind opeens sterk afneemt dan wel positief wordt bij de toerekening van de omzet. Dit leidt op DR-niveau tot enorme schommelingen in het resultaat van periode op periode. Als er in een periode veel afrekeningen plaatsvinden, zou dat opeens een sterk positief effect hebben op het resultaat. Dit betekent dat de basis voor sturing zeer onzeker wordt.

Twee (theoretische) mogelijkheden om hier administratief mee om te gaan Ook de accountancy ziet natuurlijk dit probleem: in accountantstermen is de matching van kosten en opbrengsten verdwenen. Van oorsprong doet dit probleem zich met name voor in de bouw bij het aannemen van grote projecten. In deze zin zijn de regelingen te zien als projecten. Er zijn in de theorie twee methoden te vinden om hiermee om te gaan, namelijk: 1.

Completion Method (CM). Pas na afronding van het project worden zowel kosten als omzet genomen, dat wil zeggen in de resultatenrekening verwerkt. Maandelijks wordt voor elk project bekeken of er sprake is van een verwachte verliessituatie. Als dit het geval is, dan

2.

wordt het verwachte verlies uit voorzichtigheidsoverwegingen geboekt. Voor DR: de kosten worden gedurende de looptijd van de regeling op de balans gezet (en daarmee niet in de resultatenrekening verwerkt). Bij de ontvangst van de omzet wordt alles in de resultatenrekening verwerkt. Percentage-Of-Completion Method (POCM). Gedurende de looptijd van het project worden omzet en kosten genomen in relatie tot de voortgang van het werk. Als 80% van het werk gedaan is, betekent dit dat ook 80% van de omzet wordt genomen en de kosten tot op dat moment. Voor DR: de omzet wordt geboekt naar rato van de voortgang van het werk, de kosten worden direct in de resultatenrekening genomen.

Afweging CM en POCM POCM is een stuk eenvoudiger (geen gedoe met kosten op de balans) en relatief zuiverder (er is sprake van een gelijkmatiger verloop van omzet en kosten in lijn met de uitvoering van het werk). De angel zit hem in de mogelijkheden tot beïnvloeding van het resultaat. Bijvoorbeeld: door de voortgang van het werk gunstiger voor te stellen, is een verhoging van de winst in een periode mogelijk. In die zin zijn de waarderingen van POCM dus arbitrair. Belangrijk voor de toepassing van POCM is: • Goede procesbeheersing, zodat maandelijks de voortgang van het werk (per regeling) op een betrouwbare en controleerbare wijze kan worden aangegeven. Ook voor CM van belang. • Maandelijks boeken van de gerealiseerde omzet op de regeling aan de hand van de voortgang op het werk (extra werk t.o.v. huidige werkwijze LASER via allocatiemodule). Ook voor CM extra werk in beoordeling projecten/regelingen. • Afstemming met en accordering door accountant van de ins en outs van de toepassing. • Intern binnen DR volledige transparantie over de wijze van omzetboeking. Voor de toepassing van CM ontkom je bijna niet aan een aparte subadministratie voor de projecten/regelingen in de administratie. Anders krijg je een ingewikkelde situatie met vele balansposten en –coderingen. Voor de POCM hoeft dit niet, omdat hierin veel meer direct via de resultatenrekening gaat.

Een praktische tussenvorm Een tussenvorm wordt geboden door het feit dat DR het BPM invoert, met zijn eigen deelproducten per processtap. Dan is het mogelijk om binnen de methode CM via de afrekening van de deelproducten de intervallen tussen het maken van kosten en de realisatie van omzet sterk te verkorten. Dit vermindert het belangrijkste nadeel van deze methode. Er blijven enkele kleine nadelen over: 1.

2.

Er blijven kosten op de balans terechtkomen, die de interne sturing bemoeilijken. De effecten op winst en verlies voor DR gelden ook op regelingsniveau en, afhankelijk van de wijze van sturing, ook op RVE-niveau. Als we er echter van uitgaan dat dit elk jaar in ongeveer gelijke mate gebeurt, dan is het effect weer verwaarloosbaar. Het uitstel van de ontvangsten aan het eind van het jaar valt dan namelijk weg tegen de verlate inkomsten aan het begin van het jaar. De opdrachtgever van LNV wordt geconfronteerd met een ‘naheffing’ vanuit het voorgaande jaar voor de afgeronde prestaties. Dit is overigens wel een éénmalig effect, omdat dit het eenmalig naar achteren halen betekent van de afrekening. Daar kan bij de invoering van dit systeem al rekening mee gehouden worden door het uitgestelde bedrag te ‘reserveren’.

De voorlopige conclusie van de werkgroep is dat de voor DR mogelijke tussenvorm van afrekening van deelproducten de voorkeur heeft, omdat de arbitraire effecten wegvallen terwijl de sturing voor een groot deel op vaste grond kan plaatsvinden. Er blijkt geen manier te zijn die alle nadelen volledig wegneemt.

4.3

Methode voor voorcalculatie en nacalculatie

Binnen het kostprijsmodel wordt voor de verdeling van zowel de directe als de indirecte kosten gebruik gemaakt van voorcalculatie. Directe kosten Zowel voor de uurgebonden als de productgebonden directe kosten, wordt bij voorcalculatie een prijs per prestatie vastgesteld. Deze prijs blijft gedurende het jaar gelijk. De dekking die een afdeling aan de hand hiervan genereert, is onderdeel van de totale kostprijs van een product. Aangezien de dekking niet altijd gelijk is aan de werkelijk gemaakte kosten, is het mogelijk dat er een verschil ontstaat op afdelingsniveau. Deze afwijking wordt als ‘overhead’ alsnog naar het desbetreffende product versleuteld, om zo een volledige kostprijs te bepalen. Indirecte kosten Voorcalculatie: Onderstaand figuur geeft een voorbeeld van de voorcalculatorische doorbelasting op basis van ‘omzet’, zoals het geval zal zijn bij de verdeling van indirecte kosten: Product A B C Totaal

Omzet 50 50 100 200

Doorbelasting 25% 25% 50% 100%

In de voorcalculatie worden kosten aan de hand van verdeelsleutels doorbelast. Hierdoor ontstaan er binnen een verdeelsleutel ‘doorbelastingspercentages’. Dit houdt in dat product A bij de voorcalculatie 25% aan kosten krijgt doorbelast. Op basis van de voorcalculatie (standaardkostprijs) wordt met de opdrachtgever een contract afgesloten. Nacalculatie: Doelstelling is om bij de nacalculatie op een eenvoudige manier een verschillenanalyse op te kunnen stellen, zodat sturing op basis van kostprijzen plaats kan vinden. Het werkelijke ‘doorbelastingspercentage’ wijkt af van de voorcalculatie. Het hanteren van dit werkelijke percentage zorgt ervoor dat in de tussentijdse verschillenanalyse op de nacalculatie rekening moet worden gehouden met bijvoorbeeld seizoenseffecten. Deze effecten verlagen de transparantie van de kostprijs, en zorgen in het verlengde voor een geringer draagvlak. Het voorstel voor de voor- en nacalculatie is bedoeld om het doorbelastingpercentage uit de voorcalculatie voor het lopende jaar vast te zetten en te hanteren bij de nacalculaties. Hierdoor wordt een stijging of daling van een kostprijs enkel en alleen veroorzaakt door een stijging of daling van de kosten. Dit zorgt voor transparantie. Intern moet uiteraard worden vastgesteld wat het gerealiseerde doorbelastingpercentage is zodat in de voorcalculatie van jaar n+1 hiermee rekening kan worden gehouden. Hierbij dient overigens wel rekening gehouden te worden met uitbreiding van het productenpakket gedurende het jaar. Efficiency op de indirecte kosten heeft bij nacalculatie geen effect op het doorbelastingspercentage. Een daling van de kosten zorgt voor een daling van de door te belasten kosten en daarmee voor een daling van de werkelijke kostprijs.

Hoofdstuk 5 Tariefstelling Dienst Regelingen Dienst Regelingen is een baten-lastendienst op basis van not-for-profit. Dat betekent dat de nauwkeurigheid van zowel de kostprijsberekening als de tariefstelling voor het product van de dienst van groot belang is. De kostprijssystematiek zoals de werkgroep heeft voorgesteld, biedt de mogelijkheid van een hoge mate van nauwkeurigheid. Daarnaast is bij tariefstelling ook inzichtelijkheid van belang. Onze opdrachtgever moet eenvoudig kunnen zien wat er geproduceerd wordt, en voor hoeveel geld. Tot op heden heeft de opdrachtgever te maken gehad met een tariefstelling op basis van nacalculatie. Van de vier diensten die fuseren tot Dienst Regelingen hebben BHf en LASER ervaring als batenlastendienst. Het integrale tarief wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de voorcalculatorische kosten met een kleine marge. Deze systematiek heeft tot gevolg dat er jaarlijks afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever over omvang en kosten van het in het betreffende jaar uit te voeren werkpakket, waarbij de eindafrekening jaarlijks plaatsvindt op basis van de werkelijke gemaakte uren en kosten. Vanuit de opdrachtgever bezien is het gewenst dat er per opdracht vaste afspraken worden gemaakt met betrekking tot omvang, tijd(igheid), kwaliteit en kosten. Deze werkwijze wordt mede ondersteund door FEZ en het ministerie van Financiën. Betreffende opdracht kan worden geoffreerd op basis van assemblage van de diverse deelproducten en diensten, zoals gedefinieerd door de gelijknamige werkgroep. Randvoorwaarde is dat deze definitie per (deel)product/dienst éénduidig is. Voor de tariefstelling kan een uniforme formule worden gebruikt:

T(deel ) product = T(deel)product Ki(deel)product Ke (deel)product Ufc(deel)product Tfc O (1+opslag%) Q (deel)product

( Ki( deel ) product + Ke ( deel) product + ∑U fc( deel ) product T fc )O(1 +opslag %) Q(deel ) product = tarief per eenheid (deel)product = interne productgebonden kosten = kosten van extern ingekochte producten/diensten = benodigde uren per functiecategorie voor betreffend (deel)product = voorcalculatorisch vastgesteld uurtarief per functiecategorie = opslag overhead inclusief evt. risicomarge (1+x%) = hoeveelheid gedefinieerd deelproduct en/of eindproduct

Het tarief per eenheid deelproduct is het totale tarief dat de opdrachtgever (per eenheid) dient af te rekenen. Uiteindelijk kunnen de totale kosten worden teruggerekend naar elke eenheid, mits betreffende eenheid is vastgelegd en ook is gedefinieerd in de financiële boekhouding (FAP) en het tijdschrijfsysteem. De bijkomende interne productgebonden kosten betreffen bijvoorbeeld afschrijving en onderhoud van opdrachtgebonden applicaties etc. De bijkomende kosten van extern ingekochte producten/diensten betreft de doorberekening deze extern ingekochte zaken, specifiek voor betreffende opdracht. Een andere benaming is de term ‘direct regelinggebonden kosten’. De benodigde uren per functiecategorie betreffen de hoeveelheid en soort menskracht dat dient te worden ingezet voor realisatie van het betreffende (deel)product. Het uurtarief per functiecategorie is het voorcalculatorisch vastgestelde uurtarief per functiecategorie. Dit uurtarief is inclusief een vast opslagpercentage voor de overhead binnen een RVE. Dit opslagpercentage op het uurtarief dient voor alle RVE’s gelijk te zijn. De indeling van

functiecategorieën staat nog niet vast. Dit kan een junior-medior-senior tarief zijn, maar ook FC 1 t/m 5 of een andere indeling. Uiteraard dient deze specificatie ook weer zichtbaar te zijn in het tijdschrijfsysteem. De opslag overhead is een opslagpercentage van de niet-toewijsbare kosten op de totale omzet van het betreffende deelproduct. De eenheid deelproduct is op basis van de door de werkgroep producten en diensten gedefinieerde eenheid. Het is essentieel dat deze definitie eenduidig en voldoende specifiek is. Er is een afhankelijkheid in de kwaliteit en kwantiteit van het gedefinieerde (deel)product. De prestaties voor betreffende eenheid dienen éénduidig te worden vastgelegd. Om een beter inzicht te krijgen in de totale omvang en kosten van een opdracht, is het sterk aan te bevelen dat er per opdracht kwalitatieve en kwantitatieve afspraken worden gemaakt over de gehele looptijd, met een duidelijk beginpunt en eindpunt. Concreet betekent dit dat er meerjarige afspraken worden gemaakt voor de uitvoering van een regeling. Deze manier van werken schept enerzijds duidelijkheid, maar anderzijds betekent dit een financieel risico voor DR. Het is van essentieel belang dat er intern voldoende sturingsmiddelen beschikbaar zijn om de opdracht binnen het budget uit te voeren. Idealiter is de projectleider ook budgethouder van de betreffende opdracht en sluit deze intern overeenkomsten met de leveranciers van de betreffende deelproducten en halffabrikaten. Naast de meerjarige afspraken met de opdrachtgever moet er een inschatting worden gemaakt van de geplande activiteiten binnen een kalenderjaar. Aandachtspunt: De tariefstelling raakt de kern van de business van DR. Beslissingen met betrekking tot dit onderwerp moeten op een weloverwogen, brede afweging worden gebaseerd. Het is aan te bevelen dat er een aparte werkgroep wordt ingesteld, waarin vertegenwoordigers van accountmanagement, de werkgroep Kostprijsmodel en de werkgroep Producten & diensten zitting hebben.

Bijlage A

2

bij hoofdstuk 1

Tariefnota Bestuursraad

Directie Financieel Economische Zaken

NOTA

aan

BestuursRaad

van

Directeur FEZ

afschrift aan

redacteur

Henry Winter uw brief van

uw kenmerk

ons kenmerk

datum

08-07-2004 onderwerp

doorkiesnummer

Interne ta riefstelling agentschappe n / hoofdlijnen

55 42

bijlagen

In maart 2004 is door de SCB een nieuwe financieringssystematiek ten aanzien van de agentschappen goedgekeurd. Hierdoor wordt de aansturende rol van opdrachtgevers versterkt en eenduidiger gemaakt. Momenteel wordt deze systematiek in technische zin verwerkt in de ontwerp-begroting 2005. Daarnaast worden er de simulaties gespeeld met agentschappen en opdrachtgevers om ook de veranderende rollen toe te lichten. Als vervolg op deze financieringssystematiek is het van belang dat ook de aansturende rol van de eigenaar nader wordt geëxpliciteerd. Centraal hierin staat de vaststelling van de kostprijs / het interne tarief van het agentschap, door de eigenaar.

Min is terie va n Lan db ouw, Natuur e n Vo edse lkwali tei t Direc tie F ina nci eel Eco no mis che Zaken Bezuide nh o utseweg 73 Pos tadr es: P os tbus 20401

In deze nota treft u een aantal richtinggevende hoofdlijnen aan voor de opbouw van tarieven. De agentschappen die momenteel bezig zijn hun erkenning te krijgen via het agentschapstraject (DR en VWA) of een verbeterprogramma (PD) kunnen van deze uitgangspunten gebruik maken bij de inrichting van een kostprijs-model en een interne tariefstructuur. Deze hoofdlijnen sluiten ondermeer aan bij de wens van de BR om in de ontwerpbegroting LNV realistische agentschapsbegrotingen op te willen nemen. In een latere fase zullen, zo mogelijk gezamenlijk, de stafdirecties een aantal additionele kengetallen op PIOFAH-gebied aanreiken die als benchmark kunnen gaan dienen ter beoordeling van efficiency en kostenniveaus van de agentschappen.

2500 EK 's -Gra ven hage Telefoo n: 070 - 3786 868 Fax: 070 - 3786 118 / 3786119 Telegra madre s: Lan dvis Web: 320 40 Lavinl Email: PBFEZ @FEZ.AGR O. NL

Functies Intern Tarief Het interne tarief bij agentschappen dient primair als kostprijs van de agentschapsprodukten zoals die door de LNV-opdrachtgevers betaald moet worden. Deze LNVopdrachtgevers hebben met ingang van 2005 een uitvoeringsbudget en kunnen aan de hand van het vastgestelde tarief en hun eigen wensen qua opdrachten invulling geven aan het opdrachtenpakket dat ze wegzetten bij het agentschap. Daarnaast heeft het interne tarief de functie om de eigenaar inzicht te verschaffen in de bedrijfsvoering van het agentschap. Uit het tarief (en de begeleidende informatie) zal blijken wat bijvoorbeeld de financiële gevolgen zijn van het voorziene ICT-beleid, veranderende huisvesting of een reorganisatie.

Datum

Kenmerk

08-07-2004

Vervolgblad

2

Tenslotte is het tarief het resultaat van een aantal kwantitatieve aannames op het gebied output, input en begroting. Een tweetal voorbeelden. 1. Een toename van de verwachte output zonder dat de overhead in gelijke mate mee stijgt leidt tot een lager tarief. 2. Indien de input-norm directe uren niet op 1.300 maar op 1.350 wordt gesteld, kan dit leiden tot een lager tarief. Deze aannames zullen wellicht tussen agentschappen verschillen maar bieden wel de mogelijkheid om een vergelijking te maken tussen zowel de agentschappen onderling alsmede bij elk agentschap tussen de opeenvolgende jaren. Dit alles maakt het interne tarief tot een centraal element in de aansturing van het agentschap door de eigenaar. NB. Het externe tarief zoals dat door bijvoorbeeld RVV en PD richting bedrijfsleven wordt gehanteerd, wordt op basis van het interne tarief (=kostprijs) vastgesteld maar hoeft niet hetzelfde te zijn. Dit is een politiek-bestuurlijke afweging.

Eigenschappen tariefinformatie Het bovenstaande betekent dat de informatie die de eigenaar en zijn adviseurs ontvangen ten aanzien van de interne tariefstelling, moet voldoen aan de eigenschappen van eenvoud, transparantie en vergelijkbaarheid. Om hiertoe te komen wordt in het hiernavolgende een aantal richtlijnen gegeven waarlangs de tariefstelling tot stand moet komen.

Richtlijnen Om de tarieven te laten voldoen aan de bovenstaande functies en eigenschappen volgen hieronder een aantal richtlijnen voor de agentschappen, welke te gebruiken zijn bij de opstelling van het tarief. 1.

Het interne tarief is te allen tijde een 100% integraal tarief Alle kosten van het agentschap zijn er in versleuteld. Er worden geen kosten buiten het tarief om aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

2.

Het interne tarief heeft in principe betrekking op een eenheid output.

3.

De berekeningswijze en totstandkoming van het tarief dient door de jaren heen consistent te zijn, opdat ontwikkelingen in de tijd (stijging / daling tarief) zichtbaar blijven. Veranderingen in de berekeningswijze worden per definitie met een aansluitings- analyse verklaard.

Datum

Kenmerk

08-07-2004

Vervolgblad

3

4.

De verdeelsleutels binnen het kostprijsmodel moeten helder zijn en zonodig wordt de eigenaar inzicht hierin verschaft.

5.

De wijze waarop het interne tarief is opgebouwd en tot stand komt moet eenvoudig uitlegbaar zijn aan derden.

6.

De eigenaar behoudt zich het recht voor om gedurende het jaar het tarief aan te laten passen. Dit zal pas dan opportuun zijn indien er in het voorziene opdrachtenpakket een forse af- danwel toename te zien zal zijn (>20%).

7.

Het tarief van jaar t moet in jaar t+1 geëvalueerd worden middels een nacalculatie en een verschillenanalyse (prijs, efficiency en bezetting). De informatie hieruit is een basis voor de tariefstelling in jaar t+2. Hierbij zij uitdrukkelijk vermeld dat de calculatorische uitgangspunten bij voor- en nacalculatie dezelfde zijn(zie ook 4, derde bolletje)

8.

De tariefinformatie voor de vaststelling van het voorcalculatorisch tarief moet vooralsnog de volgende componenten bevatten: • Tarief per eenheid output • Aantal eenheden output • Begroting, met specificatie van omzet en kosten. Deze moet aansluiten bij het jaarplan. • Aansluiting tussen begroting en het tarief per eenheid output • Ken-cijfers: a. verhouding directe / indirecte uren, relatief en absoluut b. percentage van de overhead in het tarief (incl. definitie van de overhead) • Nacalculatie van het tarief, gehanteerd in het afgelopen uitvoeringsjaar Indien opportuun moeten met betrekking tot het hierbovenstaande de vergelijkende cijfers worden opgenomen van het lopende en het vorige jaar.

9.

Ten aanzien van de indiening en vaststelling van het interne tarief zijn er met ingang van 1 januari 2005 de volgende deadlines: • Medio mei wordt het interne tarief voor het jaar t+1 aangeleverd bij FEZ (gelijktijdig met het indienen van de ontwerpbegroting) • Medio juni vindt de vaststelling van het interne tarief plaats door de eigenaar (SG). Dit is het voorcalculatorisch tarief dat voor het jaar t+1 gaat gelden. • Eind februari wordt door het agentschap het nacalculatorisch tarief over het jaar daaraan voorafgaand (t-1) bij FEZ aangeleverd. Deze deadlines leiden tot een verandering in de momenten waarop een aantal andere trajecten in de P&C-cyclus afgerond moeten zijn, zoals bijvoorbeeld het offertetraject dat plaats vindt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voor een aangepaste P&C-cyclus zult u een voorstel ontvangen vanuit het stafdirecteuren-overleg.

Datum

Kenmerk

08-07-2004

Vervolgblad

4

Met betrekking tot het lopende jaar en de voorbereiding van het jaarplan 2005 blijven de momenteel geldende deadlines staan. Dit betekent dat in oktober 2004 het jaarplan moet worden aangeleverd, met inbegrip van de tariefinformatie aan de hand van de richtlijnen zoals hierboven geformuleerd. De verwachting is dat, indien agentschappen zich houden aan deze set van richtlijnen, FEZ in staat is een gefundeerd oordeel te geven over de hoogte en samenstelling van de tarieven in relatie tot voorgaande jaren en dat er tevens op een aantal aspecten die deel uitmaken van de tariefvaststelling een kleine vergelijking tussen agentschappen mogelijk is. Proces De agentschappen DR, VWA en PD zijn momenteel bezig met de inrichting van de interne tariefstructuur en kunnen bovenstaande richtlijnen hierin nog structureel meenemen. Daarom is het wenselijk dat de Bestuursraad deze vaststelt als zijnde richtinggevend. Vanzelfsprekend kan er sprake zijn van een zogenaamd groeitraject waarbij nadere afspraken worden gemaakt tussen FEZ en het agentschap over de precieze invulling van het bovenstaande.

Beslispunten BR 1. Bovenstaande richtlijnen worden leidend voor de werkwijze van de agentschappen 2. Nieuw op te stellen kostprijsmodellen van VWA, DR en PD worden voor vaststelling in stuurgroepen agentschapsvorming door FEZ op deze richtlijnen getoetst.

DIRECTEUR FINANCIEEL-ECONOMISCHE ZAKEN

Mr. W.R.J. van den Hende

Bijlage B

bij hoofdstuk 3

Begrotings- en jaarplancyclus

NIEUWE SITUATIE (versie ter goedkeuring in SCB van 23/9/2004) januari 1/1

15 / 1

februari 1/2

maart 15 / 2

1/3

GEKOPPELDE JAARPLAN- EN BEGROTINGSCYCLUS april

15 / 3

1/4

mei 15 / 4

1/5

juni 15 / 5

1/6

juli 15 / 6

1/7

augustus 15 / 7

1/8

15 / 8

september 1/9

15 / 9

oktober 1 / 10

november

15 / 10

1 / 11

15 / 11

december 1 / 12

15 / 12

1 / 12

15 / 12

BEGROTINGSCYCLUS t-2

naar FIN voorstellen BELEIDBRIEF

BELEIDSBRIEF

bijdragen beleidsagenda en beleidsartikelen (door beleidsdirecties) 10/5

t-1 1e begrotingsrapportage 15/2

t JAARRAPPORTAGE 31/1

t+1

VOORJAARS- 1e suppletoire NOTA (van FIN begroting aan MR)

VOORLOPIGE REKENING (naar FIN)

naar MR

naar FIN

JAARVERSLAG & ontwerp SLOTWET 15/3

1e ONTWERPBEGROTING

ONTWERPBEGROTING

naar TK ONTWERPBEGROTING

2e begrotingsrapportage 11/6

LNV begrotingsaanschrijving VOORLOPIGE BUDGETTOEWIJZI

3e Begrotingsrapportage 22/9

VASTSTELLEN BEGROTING

NAJAARS2e suppletoire NOTA (van FIN begroting aan MR)

naar FIN

2e ijkmoment

JAARPLANCYCLUS STAF- EN BELEIDSDIRECTIES

3e ijkmoment

1e ijkmoment

t-1

KADERBRIEF offerteaanvraag (beleidsdir.)

JAARBRIEF

eerste contourenJAARPLAN 1e MCSrapportage 15/5

t 3e MCSrapportage 31/1 (jaarverslag)

t+1

SAMENVATTEND VOORJAARSVERSLAG

JAARPLAN (directies) 1/10

VOORJAARSGESPREK (bijsturing, vooruitblik)

2e MCSrapportage 31/9

NAJAARSGESPREK (goedkeuring jaarplan)

déchargeverlening

cijfers JAARRAPPORTAGE Agentschappen 5/2

JAARPLANCYCLUS AGENTSCHAPPEN / UITVOERENDE DIENSTEN LENINGAANVRAAG (door Agentschappen) 13/2

t-1

BEGROTING 1/6 vaststellen Agentschappen tarief (intern) 14/5

15/ 2 KADERBRIEF offerteaanvraag (DG)

15/5 offerte aan opdrachtgever

t

eerste contourenJAARPLAN

15/6 MANTELOVEREENKOMST (gunning)


1e EIGENAARSGESPREK (intern tarief)

OPDRACHTGEVERSGESPREK (offerte aanvraag, terugblik)

voorstel extern tarief


2e EIGENAARSGESPREK (goedkeuring jaarplan)

v.a. 1/6 OPDRACHTGEVERSGESPREK (offerte)

3e MCSrapportage 31/1 (jaarverslag)

t+1

JAARPLAN 1/10

v.a. 15/10 OPDRACHTGEVERSGESPREK (vaststellen extern tarief)

déchargeverlening

cijfers JAARRAPPORTAGE Agentschappen 5/2

1/1

15 / 1

januari

1/2

februari

15 / 2

1/3

15 / 3

maart

1/4

april

15 / 4

1/5

mei

15 / 5

1/6

15 / 6

juni

produkten / momenten voor directies / diensten produkten / momenten voor FEZ / BBR N.B. de data van de begrotingscyclus kunnen van jaar tot jaar iets verschillen, leidend is de Begrotingskalender FEZ (november-december t-1)

1/7

15 / 7

juli

1/8

15 / 8

augustus

1/9

15 / 9

september

1 / 10

15 / 10

oktober

1 / 11

15 / 11

november

december

Bijlage C

bij hoofdstuk 4

1

Verantwoording

2

Begrippen

3

Onderbouwing modelkeuze toekomstige bedrijfsprocessen

4

Uitwerking van de modelkeuze

5

Het bedrijfsprocesmodel van Dienst Regelingen

6

Inventarisatie bedrijfsprocessen

1

Verantwoording

Het rapport voor de beschrijving van de bedrijfsprocessen is opgesteld overeenkomstig de Handreikingen Instellingsprocedure ten behoeve van de instelling van Agentschap Dienst Regelingen. Dit rapport is opgesteld door de werkgroep Bedrijfsprocessen, deel van het project Invoering Agentschap DR. Het rapport bevat geen volledige serie van beschrijvingen van de bedrijfsprocessen. Deze zijn op verschillende plaatsen in de organisatie aanwezig en te omvangrijk om in één rapport onder te brengen. Wel is separaat een eerste inventarisatie bijgevoegd (zie bijlage C6). De werkgroep heeft de Handreikingen Instellingsprocedure gevolgd tot en met een belangrijk deel van stap 4 (van de 6). De stappen van de Instellingsprocedure zijn als volgt terug te vinden in hoofdstuk 4 van de Groenlichtmeting: Stap 1. 2. 3. 4. a.

expliciete doelstellingen van beschreven bedrijfsprocessen (4.1) geïdentificeerde bedrijfsprocessen (4.2) criteria voor prioritering van te toetsen bedrijfsprocesbeschrijvingen (4.3) inventarisatie beschrijvingen van huidige bedrijfsprocessen (ook 4.2)

Niet in dit rapport vermeld, doch wel relevant voor het voldoen aan de agentschapeis zijn de stappen: b. 5. 6.

toetsing van de bedrijfsprocesbeschrijvingen vervaardigen en actualiseren van bedrijfsprocesbeschrijvingen inrichten van processen voor het beheer en onderhoud van bedrijfsprocesbeschrijvingen

De begrenzing is aangebracht in overleg met projectmanagement en manager Kwaliteit en Projecten.

2

2

Begrippen

In het bedrijfsprocesmodel worden de termen ‘procesketen’, ‘proces’, ‘product’ en ‘bedrijfsfunctie’ veelvuldig genoemd. De termen zijn grotendeels gebaseerd op Procesarchitectuur Uitvoering van de Projectdirectie Vernieuwing Werkprocessen LNV. (Bedrijfs)proces Een proces is een transformatie waarin het ingevoerde gegeven verandert of van status verandert. Een proces is op te splitsen in deelprocessen. Procesketen Een procesketen is een verzameling van en een volgorde in processen die worden uitgevoerd als gevolg van bijvoorbeeld een interactie met de doelgroep. Product Een product is het (tussen-)resultaat van een procesketen. Bedrijfsfunctie Een stabiel geheel van bedrijfsactiviteiten, personele competenties en middelen, ter realisatie van een of meer bedrijfsdoelen. De woorden ‘keten’ en ‘proces’ worden nogal eens door elkaar gebruikt. Elke keten is namelijk een speciaal soort proces: de aaneenschakeling van de processen van diverse bedrijfsfuncties. Een bedrijfsfunctie is op te vatten als een ‘logische eenheid van processen in tijd en soort’, heeft dus intern ook een proces en staat voor een afgebakende toegevoegde waarde van DR. De verschillende termen zijn dus sterk gerelateerd. De volgende figuur geeft deze definities nog eens in relatie met elkaar weer.

Bedrijfsfunctie

Proces keten

Proces keten Proces

In de figuur is één procesketen afgebeeld, maar er zijn diverse procesketens die gerealiseerd worden door de aaneenschakeling van twee of meer bedrijfsfuncties. Het dient in ieder geval duidelijk te zijn dat elke keten een proces is, maar niet elk proces een keten.

3

Voorbeelden Ter illustratie geven de onderstaande figuren twee voorbeelden uit de praktijk van DR.

Inwinnen Uitvoering van: - BTR - SAN - dierrechten

Product BTR aanspraak 2006 afgerond op 1 dec. 2006

Inwinningsproces voor BTR aanspraak Inwinnen

Overdracht varkens rechten

Overdracht varkens rechten Inwinningsproces voor OVR

Het doel van de bedrijfsfunctie Inwinnen is dat zowel de gegevens van BTR-aanspraak als van overdrachten van varkensrechten ingewonnen kunnen worden. Het gaat hier dus om dezelfde bedrijfsfunctie (en dezelfde toegevoegde waarde), maar verschillende procesketens. Het proces behorende bij Inwinnen is stabiel, maar de verschillende ketens kunnen binnen Inwinnen (deels) verschillende processtappen doorlopen. Bedrijfsprocesmodel Het bedrijfsprocesmodel wordt gedefinieerd door: • •

De decompositie van het uitvoeringsproces van DR in bedrijfsfuncties Het benoemen van de belangrijkste soorten procesketens bij DR en de manier waarop deze middels bedrijfsfuncties worden gerealiseerd

Het woord ‘procesarchitectuur’ wordt hiervoor ook wel gebruikt.

4

3

Onderbouwing modelkeuze toekomstige bedrijfsprocessen

Als eerste de vraag: is indelen van processen effectief? Verschillende argumenten pleiten voor verschillende vormen van indelen. Daarnaast moet een vorm van indelen noodzakelijkerwijs plaatsvinden, anders bestaat slechts een hoeveelheid activiteiten zonder koppeling van deze activiteiten in gedefinieerde ketens. Een procesketen is een uiting van een groepering van activiteiten volgens een bepaalde indeling. Ook in het BPM zien we een indeling (inwinnen, registeren, procesbeheersing, voorbereiding etc. en daarnaast een indeling naar regeling). De inrichting heeft een directe relatie tot de architectuur. Hier is ook de relatie zichtbaar met sturing en beheersing van de organisatie. Er zijn A. B. C. D.

verschillende uitgangspunten mogelijk m.b.t. de hoofdindeling, bijvoorbeeld: vanuit theoretische basis (verschillende theorieën hierover) naar verantwoordelijkheidsstructuur organisatie afleiden van doelstelling van organisatie alternatieve indeling

Ad A. Verschillende theorieën •

•

•

•

•

Sturingsprocessen Ondersteunende processen Primaire processen Functionele processen Functie-overstijgende processen Organisatie-overstijgende processen Strategische processen Tactische processen Uitvoerende processen Organisatieprocessen Werkprocessen Operationele processen Administratieve processen Gedragsprocessen Communicatieprocessen Besluitvormingsprocessen Organisatieleerprocessen Veranderingsprocessen Zelfsturende veranderingsprocessen Aangestuurde veranderingsprocessen Managementprocessen Richtingbepalende processen Onderhandeling en verkoopprocessen Monitorings- en besturingsprocessen

5

De bruikbare theorieën (vooral de laatste) zijn handig als check op volledigheid van benoemde processen binnen de organisatie. Indelingen zijn echter ‘standaard’, dus niet aangepast aan de organisatie in kwestie.

Ad B. Verantwoordelijkheidsstructuur Gezien de structuur bij de DR zou deze er als volgt uit kunnen zien: • staf (centraal aangestuurd)-> volgens organisatieplan indirecte kosten (onderscheid hier in beleidsmatige staffuncties en uitvoerende staffuncties) • ondersteuning primair (centraal aangestuurd)-> volgens organisatieplan directe kosten, d.m.v. inhuur • uitvoerende units c.q. procesdelen -> directe kosten • daarnaast: transitie en IAD • waarschijnlijk nog een stuk overkoepelend ondersteuning uitvoerende units (procesbeheersing; door Dir. Uitvoering. aangestuurd) In het organisatieplan staan verschillende processen benoemd naar verantwoordelijkheidskolom. Een argument dat kan pleiten voor een dergelijke indeling is: Als proceseigenaren verantwoordelijk zijn voor inrichting, onderhoud en implementatie van processen is het wenselijk dat de verantwoordelijk van de activiteiten binnen één proces voor een belangrijk deel bij één manager belegd is. Over het algemeen wordt indeling naar verantwoordelijkheid echter sterk ontraden omdat procesketens over de afdelingen heen lopen. Indeling van processen dient juist niet een weergave te zijn van de organisatiestructuur. Ook het streven naar procesketendenken binnen DR geeft aanleiding om geen indeling toe te passen naar verantwoordelijkheidsstructuur. Wel hierbij de opmerking dat de ‘staf’ gescheiden kan worden van ‘uitvoering’ en ‘ondersteuning’, gezien de geheel andere aard en het ander doel van de taken.

Ad C. Doelstelling organisatie Doel van de dienst (zoals verwoord in het organisatieplan): • effectiviteit van de beleidsuitvoering te optimaliseren door: o voldoende kennis en voorlichting over regelingen o voorkomen van ergernissen en irritaties doelgroep, door betrouwbare gegevens, en zo eenvoudig mogelijke gegevensverstrekking o snelle en zorgvuldige afhandeling van aanvragen o minimaliseren fraude of overtredingen (middels integrale controles). Uit deze doelstelling kan een indeling worden afgeleid die de subdoelstellingen benadrukt (handhaving, voorlichting en kennismanagement, betrouwbare en eenvoudige informatieverstrekking, controles op snelheid, zorgvuldigheid afhandeling expliciteren). Omdat alle processen noodzakelijk zijn om de doelstellingen te realiseren, lijkt een indeling gebaseerd op de doelstellingen echter niet effectief. De evaluatie afstemmen op deze doelstellingen is wel effectief. Procesmatig is dan inzicht nodig door welke procesbijstellingen realisatie van de doelstellingen verbeterd kan worden.

6

Ad D. Bedrijfsfuncties met modulaire procesopzet Er kunnen criteria worden vastgesteld die een uitgangspunt vormen bij de inrichting van de organisatie, bijvoorbeeld: • procesketenbenadering gewenst • aansluiting op verantwoordelijkheidsstructuur • aansluiting op SOV en organisatieplan • snelheid en flexibiliteit in proceswijzigingen t.b.v. realisatie doelstelling en veranderproces

Voorkeursindeling De alternatieve indeling (procesoriëntatie) geniet de voorkeur. Een procesoriëntatie zoals DR voor ogen staat heeft kenmerken met de volgende, in het model verankerde principes.

• Een procesketen gaat van doelgroep tot doelgroep Dit maakt het proces transparant en herkenbaar afgebakend. Een procesketen voor uitvoering begint met een inkomend signaal en sluit af met een uitgaand bericht. •

Een procesketen is een keten van processen waarbij de processen zijn gestandaardiseerd en deel uit maken van generieke bedrijfsfuncties

• Een generieke bedrijfsfunctie is er voor meerdere procesketens Dit bevordert een efficiënte inzet van middelen en personele competenties, waarbij het model niet dwingend is in het clusteren van competenties in functies of organisatie. Een opzet van meerdere procesketens over bedrijfsfuncties komt voor bij organisaties die gericht zijn op efficiënte massaproductie van gestructureerde maatwerkproducten. •

Een regeling wordt uitgevoerd volgens één of meerdere procesketens

• Een procesketen is uniek voor een regeling Elk product wordt voortgebracht door een procesketen die op zich uniek is. Producten uit een zelfde regeling doorlopen de daarvoor ingerichte procesketens. Behalve procesketens zijn er nog andere processen. Deze zijn eveneens naar type als bedrijfsfunctie te groeperen.

7

4.

Uitwerking van de modelkeuze

Decompositieprincipes Eén van de grondslagen van het model is d e vraag op basis waarvan bepaalde bedrijfsfuncties worden afgebakend. Vandaar dat in dit onderdeel de onderliggende principes voor de decompositie van DR zijn opgesomd.

Uniformering van klantcontacten Door de activiteiten rondom klantcommunicatie te harmoniseren, kan er makkelijker gestuurd worden op uniformiteit van klantcontacten. Daarnaast maakt dit het makkelijker om voor heel DR (maar ook LNV, vanwege de reikwijdte van het Loket en de basisregistraties) te sturen op, en veranderingen aan te brengen in: • aantal klantcontactmomenten • inhoud van klantcontactmomenten • kwaliteit van de informatieverstrekking • vorm van de klantcontacten Hiermee zijn randvoorwaarden gecreëerd om op het gebied van klantcontacten zo goed en flexibel mogelijk invulling te geven aan de doelstelling ‘de klant centraal’ en aan integraal klantcontact. Toepassing van dit principe levert dus een bijdrage aan de doelstellingen Klant centraal, Vermindering van de administratieve lastendruk en Uniformering van de uitvoeringsprocessen.

Concentratie naar aard van de werkzaamheden Handelingen in het proces die, ongeacht het product, hetzelfde karakter hebben en waarvoor dezelfde kennis, vaardigheden en ondersteuning nodig zijn, zijn kandidaat om als bedrijfsfunctie te worden afgebakend. Dit zijn namelijk de handelingen die in de huidige, regelinggeoriënteerde denkwijze telkens opnieuw worden opgezet. Het éénmaal goed opzetten van een dergelijke functie bevordert herbruikbaarheid en maakt standaardisatie en optimalisatie van deze handelingen over alle producten makkelijker. Toepassing van dit principe levert een duidelijke bijdrage aan de doelstelling Uniformering van de uitvoeringsprocessen.

Logica en herkenbaarheid van de afbakening De bedrijfsfuncties die onderkend worden dienen een ‘logische’ eenheid te vormen. Een bedrijfsfunctie is logisch wanneer: • deze als herkenbare processtap voorkomt in de (meeste) uitvoeringsprocessen van DR, en • deze aansluit bij de LNV-procesarchitectuur. Bij het definiëren van de bedrijfsfuncties hebben de processen centraal gestaan. De indeling naar bedrijfsfuncties is mede tot stand gekomen door de volgende vragen te beantwoorden: • Welke processtappen komen in elk uitvoeringsproces voor? Deze stappen zijn blijkbaar de relatief stabiele bedrijfsfuncties van DR. • Op welke manier kunnen we deze bedrijfsfuncties zodanig beschrijven dat ze voor elk product/elke regeling van DR van toepassing zijn, kortom: generiek zijn over de verschillende regelingen?

8

•

•

In welke bedrijfsfuncties is de benodigde kennis voor elke regeling anders? Kortom: welke bedrijfsfuncties zijn afhankelijk van weten regelgeving? Deze functies kunnen we dan wel generiek beschrijven, maar moeten voor elke regeling die DR uitvoert specifiek ingevuld worden. In hoeverre komt een bedrijfsfunctie overeen met de indeling van de LNV-procesarchitectuur?

Het bedrijfsprocesmodel is dus procesgeoriënteerd opgezet in plaats van regeling- of formuliergeoriënteerd. Toepassing van dit principe levert een bijdrage aan de doelstelling Uniformering van de uitvoeringsprocessen.

Faciliteren van flexibeler inzet van personeel Het bedrijfsprocessenmodel doet geen uitspraak over de organisatie van DR. Het model biedt inzicht in procesketens, bedrijfsfuncties en de processen binnen de bedrijfsfuncties. Het model maakt inzichtelijk waar specialisatie mogelijk is en laat keuzes voor specialisatie of flexibele inzet open. Het is zo dat door een concentratie naar de aard van werkzaamheden en uniformering van die werkzaamheden binnen een bedrijfsfunctie een duidelijk beeld ontstaat over de processen. Daardoor is een specialisme naar specifieke regelingen/producten niet strikt noodzakelijk. Dit betekent dat binnen bepaalde bedrijfsfuncties mensen op verschillende producten ingezet kunnen worden. Dit geeft meer mogelijkheden voor afwisselend werk, naast de mogelijkheid tot specialisatie. Het opvangen van pieken voor bepaalde producten behoort daarbij ook tot de mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld BTRechten en dierrechten. Wanneer er medewerkers zijn die aan beide procesketens kunnen meewerken, dan is afwisselend werk en flexibele inzet binnen een bedrijfsfunctie zeer goed mogelijk. Zo kan een piekbelasting ook makkelijker worden opgevangen. Toepassing van dit principe biedt ruimte voor goed werkgeverschap.

Overige principes en uitgangspunten Naast de decompositiepr incipes is er nog een aantal ov erige belangrijke principes en uitgangspunten gehanteerd.

Onderscheid tussen de besturing van een procesketen en de sturing van een afzonderlijke bedrijfsfunctie De sturing van een bedrijfsfunctie is primair gericht op efficiency door standaardisatie en optimalisatie van het proces binnen de bedrijfsfunctie en de toegevoegde waarde aan de procesketens. De sturing van een procesketen is gericht op het tijdig en kwalitatief goed afhandelen van een product, waarbij gebruik gemaakt wordt van de toegevoegde waarde van de bedrijfsfuncties. De besturing van een procesketen is derhalve los van de besturing van afzonderlijke bedrijfsfuncties, maar wel afhankelijk van het serviceniveau van de bedrijfsfunctie. De figuur hieronder geeft dit weer.

9

Punt va n afspraak: T ijd, geld, kwaliteit

sturing procesk eten

product sturing bedrij fsfunctie

Een procesketen wordt ingericht door afspraken te maken over de toegevoegde waarde van de bedrijfsfuncties aan het product. Het spanningsveld zit tussen de bestuurder van de procesketen en de bestuurder van de bedrijfsfunctie. De eerste probeert voor zijn product uit elke bedrijfsfunctie een optimale kwaliteit en doorlooptijd tegen zo laag mogelijke kosten te behalen. De tweede probeert het geheel aan producten op een zo gestandaardiseerd en efficiënt mogelijke manier af te handelen. Het spanningsveld tussen beide bestuurders genereert een counter veiling power, bevorderlijk voor een scherpere uitvoering.

Het besluiten (bepalen uitkomsten) is zo onafhankelij k mogelijk van de manier waarop gegevens binnenkomen of uitgaan In de huidige situatie van DR speelt het formulier als informatiedager een bepalende rol tot diep in de keten. Het formulier wordt vaak gelijkgesteld met ‘de aanspraak’ of ‘de aangifte’. Om flexibeler te zijn met de inzet van nieuwe soorten informatiedragers (wat naar verwachting de komende tijd staat te gebeuren) moet de formulierafhankelijkheid afnemen. Idealiter zijn de Backofficeactiviteiten van DR volledig onafhankelijk van de manier waarop gegevens binnenkomen. Het inwinnen van gegevens is ingericht op het verwerken van gegevensdragers en berichten tot gevalideerde gegevenssets. De besluitvorming is ingericht op het komen tot besluiten op basis van diverse valide gegevens uit diverse registraties overeenkomstig de geldende weten regelgeving, jurisprudentie incluis. Het verstrekken van gegevens is ingericht op het verwerken van gevalideerde gegevenssets tot diverse uitgaande berichten op verschillende soorten gegevensdragers.

Vanwege efficiëntie bij de inrichting van processen is het onderscheid tussen generieke en specifieke bedrijfsfuncties van belang De uniformering van uitvoeringsprocessen door het onderkennen van de bedrijfsfuncties impliceert een volledig generiek bedrijfsproces. Dit is zo in het benoemen van de bedrijfsfuncties en hun (generieke) doelstelling. Het inrichten van de productafhandeling binnen een bedrijfsfunctie kan echter specifieke aspecten hebben. Elke regeling is namelijk inhoudelijk anders. Er zijn derhalve bedrijfsfuncties die voor verschillende producten dezelfde inrichting kennen (generiek), en bedrijfsfuncties die voor verschillende producten een verschillende inrichting kennen (specifiek). Samenvattend:

10

• •

Generiek zijn bedrijfsfuncties waarvan de inrichting van het proces onafhankelijk is van weten regelgeving. Specifiek zijn bedrijfsfuncties waarvan de inrichting van het proces afhankelijk is van weten regelgeving.

Voorbeeld: In het bedrijfsprocesmodel is de inrichting van de bedrijfsfunctie Beoordelen gegevens specifiek, omdat de beoordelingsactiviteiten geheel afhankelijk zijn van het specifieke product. De beoordeling van een BTR-aanspraak is geheel anders dan de beoordeling van een transactie van dierrechten. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Inwinnen, waarbij de activiteiten afhankelijk zijn van de vorm van een gegevensdrager, maar niet van de inhoud ervan (en dus niet van weten regelgeving).

Bedrijfsprocesmodel en Vernieuwing Werkprocessen LNV Het bedrijfsprocesmodel moet in ieder geval binnen DR een goed werkend proces opleveren. Toch zal aansluiting bij het beoogde LNV-model door het procesmodel moeten worden gefaciliteerd, en wel om de volgende redenen: • Het bedrijfsprocesmodel van DR is op een logische manier opgedeeld in een aantal relatief onafhankelijke bedrijfsfuncties. Taken die ‘verstrengeld’ waren, zijn in het model losgekoppeld. Dit maakt het makkelijker om bepaalde bedrijfsfuncties uit de eigen organisatie los te weken indien nodig. Dit is een van de redenen waarom in het bedrijfsprocesmodel de controles ten behoeve van Registreren, en de controles ten behoeve van Beoordelen zijn gescheiden. • De indeling naar bedrijfsfuncties sluit goed aan bij de LNV-procesarchitectuur. • Een procesketen trekt zich van organisatorische grenzen weinig aan; alle processen van de keten moeten doorlopen worden, ongeacht wie dat doet of wie daarvoor verantwoordelijk is.

11

5.

Het bedrijfsprocesmodel van Dienst Regelingen

Het Bedrijfsprocesmodel Van Dienst Regelingen

Leiding LNV

Best Besturing uring Agents chapsbeleid

Lev er anciers

Afnemers

B ed ri jfsv oe rin g

U itvo e rin gs be le id

Op d rac htg ev er s

Acq u isi tie

Voorbereiding

Op d ra chtg ev er s

E va lu atie

O Opdracht pdracht

Ve ra ntw o ord in g Mo n itor in g

Uit voering Uitvoering C ommun icere n

In win nen

R eg istreren

Klanten

Klanten

Geg eve nsman age ment

Pro cesman ag emen t

Beoo rdel en

Besli ssen

Effectue ren

In het BPM staat de driehoek voor de coherentie, de samenhang tussen de drie bedrijfsprocessen. Voor iedere bedrijfsfunctie is in de regel één dienstonderdeel verantwoordelijk: • Frontoffice voor Communiceren, Inwinnen, Registreren en Gegevensmanagement; • Backoffice voor Beoordelen, Beslissen, Effectueren en Procesmanagement; • Partner in Beleid (centraal) voor Acquisitie, Monitoring en Evaluatie; • Partner in beleid (in de Backoffice) voor Uitvoeringsbeleid en Verantwoording; • Management met staf voor Agentschapbeleid en Bedrijfsvoering. Een uitzondering is Voorbereiding. Bij een verandering moet ieder dienstonderdeel ervoor zorgen dat de eigen bedrijfsfuncties tijdig zijn voorbereid op invoering van bijvoorbeeld een nieuwe regeling, werkwijze of techniek. De bedrijfsfunctie Voorbereiding kent dus een verantwoordelijke afhankelijk van de aard en de reikwijdte van de verandering.

Uitvoering In feite zijn de ‘klanten’ van Dienst Regelingen de eigenlijke uitvoerders van de nationale en internationale regelingen. Deze regelingen zijn immers voor hen bedoeld. Dienst Regelingen stimuleert haar ‘klanten’ in het volgen van de regelingen. En voert daarvoor haar deel van de regelingen uit.

12

Uitvoering is een deel van de beleidscyclus: de cyclus die begint met een beleidswijziging die uitmondt in nieuwe of gewijzigde regelgeving, uitvoering van de nieuwe regelgeving; gevolgd door evaluatie van beleid en het, opnieuw, wijzigen of initiëren van nieuw beleid. Klanten van Dienst Regelingen moeten laten zien of zij zich houden aan de regelingen. De regelingen voor bescherming van het milieu, voor dierenwelzijn, voor subsidies, voor vergunningen enzovoorts. Dienst Regelingen kijkt of de klanten zich aan de regelingen houden en beloont of bestraft hen. Alle handelingen die Dienst Regelingen verricht in het uitvoeren van regelingen, vormen met elkaar meerdere procesketens. Dit zijn de van-klant-tot-klant procesketens. Het bedrijfsproces Uitvoering bestaat uitsluitend en alleen uit deze procesketens. Met ‘klant’ wordt iedereen bedoeld die vrijwillig of verplicht contact heeft met Dienst Regelingen vanwege één of meer regelingen.

Procesketens van-klant-tot-klant De procesketens van-klant-tot-klant zijn zo opgedeeld en gebundeld dat acht bedrijfsfuncties resulteren (zie onderstaande afbeelding). Iedere bedrijfsfunctie heeft zijn eigen kenmerken en binding met andere bedrijfsfuncties. Overigens bestaat een regeling vaak uit meerdere deelregelingen. Daarbij komt dat een regeling zelden uit één van-klant-tot-klantproces bestaat. Meerdere klantcontacten zijn onvermijdelijk. Daardoor zijn er dus ook meerdere van-klant-tot-klantprocesketens, zelfs voor één regeling. H et bedrijfsproces voor Uitvoering

U Uitvoering itvoering C o mm u ni ce re n

In w i nn en

R eg i stre re n

Klanten

Klanten

Ge ge ve n sm an ag e me n t

Pro ce sm an a ge m en t

Be o or de le n

B es li sse n

Effe ctue re n

Bijzondere bedrijfsfuncties zijn Gegevensmanagement en Procesmanagement. Deze bedrijfsfuncties staan centraal tussen de overige, uitvoerende, bedrijfsfuncties voor daadwerkelijk meervoudig gebruik van gegevens en voor de bewaking van de voortgang van de uitvoering. Deze bedrijfsfuncties voeren geen bewerkingen of controles uit op regelinggegevens. Een procesketen van-klant-tot-klant doorloopt vaak alle bedrijfsfuncties. Het komt ook regelmatig voor dat een zaak eenzelfde bedrijfsfunctie meerdere keren aandoet. Het tegendeel komt ook voor. Een mutatie bijvoorbeeld hoeft niet altijd aansluitend door naar Beoordelen. En het verstrekken van algemene informatie is een proces binnen Communiceren. Naast de procesketens voor subsidies, vergunningen en heffingen zijn er ook procesketens voor het doorgeven van veranderingen in bedrijfssituaties van klanten: voor het inwinnen van referentiegegevens van bijvoorbeeld Kamer van Koophandel, veevoerleveranciers of het kadaster.

13

Ook de AID, eigen ambtenaren of andere instanties kunnen relevant feitenmateriaal aanleveren. Voor Dienst Regelingen zijn dit eveneens referentiegegevens waaraan gegevens van de klant kunnen worden geverifieerd. De procesketens voor bezwaarschriften en beroepszaken zijn ook procesketens van-klant-tot-klant. De verantwoordelijkheid voor het Beoordelen en Beslissen over bezwaarschriften, ligt bij Rechten en Rechtsbescherming, R&R. Handhaven is een procesketen waarbij gericht feiten worden verzameld door zowel DR als bijvoorbeeld AID, om overtreders van regelingen op te sporen en te bestraffen. Of iemand strafbaar is volgt uit Beoordelen, of iemand bestraft wordt volgt uit Beslissen, en de gevolgen worden pas merkbaar vanuit Effectueren. Let wel, ook verzamelde feiten worden meervoudig gebruikt, dus ook Registreren en Gegevensmanagement zijn van belang! Klachten volgen de van-klant-tot-klant procesketen. De inhoud van de klacht wordt voor structurele verbetering meegenomen in Evaluatie. Een bedrijfsfunctie kent meerdere processen. Een bedrijfsfunctie kent processen die efficiënt zijn voor grote volumes en voor kleine volumes, zowel voor regelingen die objectiveerbaar, dus automatiseerbaar, als voor regelingen die juist vragen om interpretatie door deskundigen.

Coherentie Omdat het imago van Dienst Regelingen voor een groot deel wordt bepaald door de mening van de klant, staat het bedrijfsproces Uitvoering centraal. Dit proces moet zonder haperingen realiseren wat klanten verwachten, wat met opdrachtgevers is afgesproken en tegelijk wat is overeengekomen met de DR-directie en de LNV-leiding. De bedrijfsfunctie Voorbereiding, deel van het bedrijfsproces Opdracht, is dé schakel tussen het bedrijfsproces Uitvoering aan de ene kant en de bedrijfsprocessen Opdracht en Besturing aan de andere kant. Deze bedrijfsfunctie zorgt voor het projecten planmatig voorbereiden en doorvoeren van veranderingen. Het van-klant-tot-klantproces moet stabiel zijn en zo min mogelijk worden gestoord door veranderingen of andere interventies.

Opdracht De regelingen die Dienst Regelingen uitvoert, worden gecreëerd door Europese en nationale beleidsmakers en juristen. De nationale beleidsmakers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van regelingen in Nederland. De uitvoering doen zij niet zelf, maar besteden zij uit. Tussen beleidsmakers en Dienst Regelingen is sprake van een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. Alle acties die Dienst Regelingen als opdrachtnemer onderneemt, vormen met elkaar meerdere procesketens. Dit zijn de van-opdrachtgever-tot-opdrachtgever procesketens. Het bedrijfsproces Opdracht bestaat uitsluitend en alleen uit deze procesketens. Dit bedrijfsproces koppelt ook de uitvoering aan de omliggende delen van de beleidscyclus. Bij het oppakken van een opdracht, de Voorbereiding, is zij de schakel tussen regelgeving en uitvoering; bij Verantwoording is zij de schakel tussen uitvoering en beleidsevaluatie.

Procesketens van-opdrachtgever-tot-opdrachtgever De opdrachten die Dienst Regelingen verwerft, doorlopen een eigen specifiek (offerte)traject. Dit traject doorloopt de bedrijfsfuncties van-opdrachtgever-tot-opdrachtgever vanaf het eerste initiatief tot en met de laatste verantwoording en evaluatie.

14

Een traject begint met het vernemen van initiatieven en het gegund krijgen van een opdracht. Vanuit een contract met opdrachtgever is het zaak de Uitvoering, en ook Monitoring, Verantwoording en Evaluatie, met minimale inspanning en in korte tijd voor te bereiden voor de echte uitvoering van de nieuwe opdracht. Uiteraard volgens contract. Verstoring van lopende uitvoering moet zo veel mogelijk worden voorkomen. De opdrachten die in uitvoering zijn, worden bewaakt. Volgens contract wordt de uitvoering regelmatig verantwoord en geëvalueerd. Fouten en kansen op verbetering worden zo ontdekt, waarna de uitvoering, en soms ook de opdracht of het uitvoeringsbeleid, kan worden bijgesteld. Aan het einde van een opdracht volgt een finale verantwoording en evaluatie. De bedrijfsfunctie Uitvoeringsbeleid is van een andere aard. Dit is dé bedrijfsfunctie met de extra waarde van Dienst Regelingen. Hierin is de kennis over uitvoering van regelingen samengebald. Deze bedrijfsfunctie zorgt voor het opbouwen, ontwikkelen, onderhouden en toepassen van kennis van Uitvoering. Kennis die enorm belangrijk is voor het toetsen en optimaliseren van regelingen vóór de uitvoering. Dit in het belang van klanten, van opdrachtgevers van Dienst Regelingen. Het praktijkpanel is een instrument voor inbreng van klanten bij het formuleren van uitvoeringsbeleid. Daarnaast verricht Dienst Regelingen doelgroepenonderzoek. H et bedrijfsproces voor Opdra chten

Opdrachtgevers

Acquisitie

Uitvoeringsbe leid Opdra cht Opdracht

Voorbereiding

Evaluatie

Opdrachtgevers

Verantwoording Monitoring

Dienst Regelingen krijgt geen opdrachten voor beleidsonderzoek. Wel wordt haar medewerking gevraagd en levert zij gegevens (via Gegevensmanagement), informatie (vanuit Verantwoorden) of deskundigheid (detachering, vanuit Bedrijfsvoering).

Coherentie Hoe streng of soepel regelingen uitgevoerd gaan worden, is de vraag van het uitvoeringsbeleid. Dit beleid is de uitkomst van overleg met opdrachtgevers, de directie, Frontoffice en Backoffice. Per opdracht zal de afdeling PiB daarover met alle partijen overeenstemming moeten bereiken. Naast Voorbereiding en Uitvoeringsbeleid is Evaluatie een verbindende schakel tussen de drie lagen van het Bedrijfsprocesmodel. Uit evaluatie zal blijken of de uitvoering naar wens is, of de opdracht volgens afspraak wordt uitgevoerd, of het effect van het uitvoeringsbeleid overeenkomt met de verwachting ervan, wat de opdracht bijdraagt aan het beleid van het agentschap, en in hoeverre de bedrijfsvoering effectief en efficiënt is. Aparte schakels zijn Monitoring en Verantwoording. De afdeling PiB zal Uitvoering moeten monitoren om tijdig bij te sturen wanneer Uitvoering gaat afwijken van de opdracht, het uitvoeringsbeleid en het beleid van het agentschap. Maar Monitoring is ook van belang om aan te tonen hoe goed Uitvoering is. Verantwoording gaat een stapje verder. Daarbij wordt inhoudelijk materiaal uit Uitvoering (ook van instanties die voor Dienst Regelingen aan Uitvoering bijdragen) verwerkt tot formele rapportages aan opdrachtgevers, Europese en nationale instanties en aan de directie van Dienst Regelingen. Ook het opstellen van regelinginhoudelijke rapportages aan LNV-leiding, politiek en

15

andere belanghebbenden voor bijvoorbeeld publicatie of onderzoek is deel van deze bedrijfsfunctie.

16

6

Inventarisatie bedrijfsprocessen

17

Inventarisatie van processen met mate van beschijving, actualiteit, compliance t.a.v. de eisen en plaats in BPM Einddatum gegevensontvangst: 17 augustus 2004

Legenda Groep

(Voormalig) organisatie BHF ondersteunend BHF primair DBR ondersteunend DBR sturend Dieren Laser Deventer uitvoerend Laser Laser Groningen primair Laser ondersteunend Loket primair Percelen Relaties Roermond primair (geen materiaal door gebrek aan capaciteit) Unit West (geen materiaal door gebrek aan capaciteit; wel is er een rapport met mapping van proces op GBPM)

Regeling

De regeling waarop het proces betrekking heeft

Proces/Subproces

Proces tot het niveau waarop verdeling naar BPM-stap mogelijk is

Status

Status van de vastlegging van het betreffende proces: percentage vastgelegd EN daarnaast actueel ja of nee

BPM

Binnen welke onderstaande procesfase van het BPM het betreffende (sub)proces valt IW = Inwinnen R = Registreren Bo = Beoordelen Bs = Beslissen E = Effectueren IF = Informeren P = Processturing /-beheersing

Een kleine 2000 processen heeft de inventarisatie opgeleverd. Dit aantal is al dermate groot dat op een gegeven moment is afgezien van het volledig krijgen van de inventarisatie. Dus is niet langer aangedrongen op het verder aanleveren van informatie en zijn lang niet alle processen gescreend op status en gerelateerd aan het BPM. De mate en vorm waarin de gevraagde gegevens voorhanden waren bleek aardig verschillend te zijn.

R

Groep

2 3 4 5 6 7

Relaties Relaties Relaties Relaties Relaties Relaties

8

Relaties

9

Relaties

10

Relaties

11

Relaties

12

Relaties

13

Relaties

14

Relaties

15

Relaties

16

Relaties

17

Relaties

18

Relaties

19

Relaties

20 21 22

Relaties Relaties Relaties

23

Relaties

24

Relaties

25

Relaties

26

Relaties

27

Relaties

28

Relaties

29

Relaties

30

Relaties

31

Relaties

32

Relaties

33

Relaties

34

Relaties

35

Relaties

36

Relaties

37

Relaties

38

Relaties

39 40 41 42 43 44 45

Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren

46

Dieren

47

Dieren

48 49 50

Dieren Dieren Dieren

51

Dieren

Regeling

Proces

Subproces

% beActueel IW R schreven

Bo Bs E

IF P

Organigram Totale Rebusorganisatie Organigram Centrale Rebus organisatie Organigram Lokale Rebus organisatie Proceshierarchie (8 stappen) Globaal processchema (4 blz) Proceshierarchie, invoeren relatiegegeven door dienst Proceshierarchie, processen mbt invoer beheerorganisatie Proceshierarchie, processen mbt verificatie/verwerken (9 stappen) Proceshierarchie, processen met onderhoud abonnement Proceshierarchie, onderhoud abon. Externe partijen Proceshierarchie, processen mbt beheren systeem (3 stappen) Globaal processchema, Invoeren relatiegegevens dienst (4 pag) Globaal processchema, Afhandelen invoerresultaten (2 pag) Globaal processchema, Invoeren relatiegegevens AI (2 pag) Globaal processchema, Bewaken invoerstatus (4 pag) Globaal processchema, Bewaken afspraken (2 pag) Globaal processchema Beoordelen invoerverzoeken (2 pag) Globaal processchema, Opstellen GBA bericht (2 pag)

Globaal processchema, Verifiëren relatiegegevens RP (4 pag) Globaal processchema Verifiëren relatiegegevens AI (4 pag) Globaal processchema Afhandelen GBA berichten (4 pag) Globaal processchema Verwerken mutaties RP (6 pag) Globaal processchema Verwerken mutaties AI (4 pag) Globaal processchema Verrijken RP (6 pag) Globaal processchema Onderzoek afwijkingen (4 pag) Globaal processchema Verwijderen relatiegegevens (4 pag) Globaal processchema Opstellen onderhouden contract 92 pag) Globaal processchema Realiseren aansluitingen dienst (6 pag) Globaal processchema Afhandelen aanvraagformulier (2 pag) Globaal processchema Opstellen onderhouden contract extern (2 pag) Globaal processchema Realiseren aansluiting externen (2 pag ) Globaal processchema Gebruiken aansluiten (2 pag) Globaal processchema Schonen invoer (4 pag) Globaal processchema Beheren batchverwerking (2 pag) Globaal processchema Controleren batchverwerking (2 pag) nvt 5.01 documentenbeheer nvt 5.02 werving en selectie nvt 5.03 werkomgeving en infrastructuur nvt 5.04 klachtenregistratie nvt 5.05 inkoop nvt 5.06 planning en uitvoering audits nvt doorvoering wijzigingen in wet en regelgeving i en r van dieren 2003 uitbreiding van en controle op I & R gegevens I en r van dieren 2003 kwaliteitsbewaking op afgeleverde oormerken administratieve controles i en r v dieren 2003 i en r van dieren 2003 bedrijfscontroles identificatie en administratie en backoffice registratie van dieren 2003 nvt goedkeuring en betaling van facturen

Bijlagen deel VI2.xls, Inventarisatie van processen

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

actueel actueel actueel actueel actueel actueel actueel

x x

100%

actueel

100%

actueel

x

100% 100% 100%

actueel x? x? actueel x? x? actueel

x x?

100%

actueel

x

x x x x x

1/40

R

Groep

Regeling

Proces

52

Dieren

nvt

53

Dieren

autorisatie voor gebruik geautiomatiseerde systemen registratie importrunderen

54 55

Dieren Dieren

56 57

Dieren Dieren

identificatie en registratie van dieren 2003 nvt directiebeoordeling nvt Corrigerende en preventieve maatregelen nvt 5.10 urenregistratie i en r v dieren 2003 WI invoer gegevens in het I & R systeem

58

Dieren

i en r v dieren 2003

59

Dieren


60 61 62 63

Dieren Dieren Dieren Dieren

i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

64

Dieren


65 66 67 68

Dieren Dieren Dieren Dieren

i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

69 70 71


i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

72 73 74


i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

75

Dieren


76

Dieren


77 78 79 80 81 82 83 84 85

Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren Dieren

i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

86 87

Dieren Dieren

i en r v dieren 2003 i en r v dieren 2003

88 89 90 91

LASER LASER LASER LASER

alle

92 93

LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling

94

LASER

Uitvoering regeling

95 96 97 98 99 100

LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

101 102

LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling

103

LASER

Uitvoering regeling

104

LASER

Uitvoering regeling

105

LASER

Uitvoering regeling

106 107 108

LASER LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

109

LASER

Uitvoering regeling

Subproces

WI herstelmogeljikheden van I & R gegevens , WI signaallijst rundermeldingen barcodescanner WI protocol bij geboortemelding WI niet correcte afvoermelding WI niet correcte aanvoer rund WI protocol niet bevestigd/ niet bestaand oormerk WI protocol bedrijven dubbele oormerkbestellingen WI protocol bij niet bestaand rund WI overizht wachtmeldingen WI te late afvoermelding WI protocol niet aanvoeren, eerst afvoeren WI herstel van onterechte meldingen WI signaallijst rundermeldingen WI verwerking afgekeurde doodmeldingen WI (de)blokkering van rund/bedrijf WI herstel tikfouten RVO's WI herstelmelddatum na storing I & R systeem WI selecteren bedrijven v bedrijfscontrole WI toezenden materiaal DNA controle verwantschap WI uitvoeren deelcontrole WI aanvraag electronisch melden WI beoordelen DNA WI bevestigen aanvraag UBN WI uitvoeren identificatie WI werkwijze uitscharen/inscharen WI plaatsen spoedbestelling WI werkwijze bestellen oormerken WI aanleveren gegevens factureren bedrijfsbezoek WI aanvragen paspoorten WI doodmelden runderen bij BSE ruimingen Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling



100%

actueel

x

100%

actueel

x

100% 100%

actueel actueel

100% 100%

actueel actueel x

x

100%

actueel

x

100%

actueel actueel actueel actueel actueel

Bo Bs E

IF P

x x

x x x x

x?

x

x

x

x x x x

x x x x

actueel

x

actueel x

x x

x

x

actueel actueel actueel x

x

actueel actueel actueel

x x x

x x

actueel

x

x

x

x

x

actueel

x

actueel

x

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

actueel actueel actueel actueel actueel actueel actueel actueel actueel

100% 100%

actueel actueel half half half half

x x x x x x

x

Klachtenregistratieformulier 50% bewijs van afgifte 50% onvolledige aanvraag 50% ontvangstbevestiging onvolledige 50% aanvraag besluit aanvraag niet te behandelen 50% beslissing op onvolledig deels 50% beoordeelbare aanvraag Voornemen tot publicatie en verzoek om 50% reactie Verdagingsbericht 50% Model besluit op WOB-verzoek 50% Alternatieve bezwaarclausule 50% Bericht aan belanghebbende 50% Overzicht wettelijke rente per jaar 50% Ontvangstbevestiging door LASER te 50% behandelen verzoek Tekst brief doorzenden aan JZ 50% Tekst brief bericht van doorzenden aan 50% verzoeker 50% Toewijzing van verzoek door teammanager Afwijzing van verzoek door teammanager 50% 50%

half

x

50% 50% 50%

half half half

x

50%

half

Format registratie verzoeken om schadevergoeding behandelschema bezwaarschema Format conceptbeslissing bezwaarschriften Schematisch overzicht Interne Controles

x

x x x

x x

half half

x x

half

x

half half half half half half

x x x x x x

half half

x

x

half

x

half

x

x x

x x x

x

2/40

R

Groep

110

Regeling

Proces

Subproces


LASER

Uitvoering regeling

50%

half

x

111

LASER

Uitvoering regeling

50%

half

x

112

LASER

Uitvoering regeling

50%

half

113 114 115

LASER LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

50% 50% 50%

half half half

116 117 118 119


Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

50% 50% 50% 50%

half half half half

120 121 122 123 124

LASER LASER LASER LASER LASER

Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

50% 50% 50% 50% 50%

half half half half half

125 126 127 128 129


Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling

Procedure afhandeling aanvragen ABS/AAS Voorbeeld checklist integriteit programmatuur Voorbeeld checklist juistheid en rechtmatigheid aanvragen Format checklist formele controles Procesbeschrijving rapportages Format rapportage integriteit programmatuur register rapportage parameters handleiding spreadsheet fysieke controles format evaluatierapport Team Uitvoering Teams Ontwikkeling en Beheer (O&B) Bedrijfsbureau Afdeling Coördinatie Primair Proces (CPP) Afdeling Dienstcontrol (DC) Instructie klachtenregistratie Bewijs van ontvangst klantenservice De rode streep brief BRS (Bedrijfsregistratiesysteem)

50% 50% 50% 50% 50%


50%

half

x

50% 50% 50% 50%

half half half half

x x x x

50% 50% 50%

half half half

x

50%

half

x

50% 50% 50%

half half half

x x

50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%

half half half half half half half half half half half half half half half half half half half half half half half half

Risico-inschatting

50%

Controlemomenten

130

LASER

Relatiebeheer Relatiebeheer

131 132 133 134


Relatiebeheer Relatiebeheer Juridische documentatie Juridische documentatie

135 136 137

LASER LASER LASER

Juridische documentatie Juridische documentatie Juridische documentatie

138

LASER

Juridische documentatie

139 140 141

LASER LASER LASER

Juridische documentatie Juridische documentatie Controles

142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

166

LASER

167

LASER

168

LASER

169

LASER

170

LASER

171

LASER

Fysieke controles Overig Overig Overig Overig Geautomatiseerde regelingen Geautomatiseerde regelingen Geautomatiseerde regelingen Handmatige regelingen Interne controle Interne controle Interne controle Interne controle Interne controle Interne controle Interne controle Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Uitvoering regeling Interne controle Controle integriteit programmatuur (indien brief geautomatiseerd) Controle integriteit programmatuur (indien brief geautomatiseerd) Controle integriteit programmatuur (indien brief geautomatiseerd) Controle integriteit programmatuur (indien brief geautomatiseerd) Controle integriteit programmatuur (indien brief geautomatiseerd) Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen


BRS/CARIN (Controlesysteem Aanvullende Relatiekenmerken Interventie) Het BRS-systeem Omgevingsfactoren en context van BRS Onvolledige aanvragen Handleiding onvolledige en niet tijdige aanvragen Manifeste fouten Instrutie ondertekening brieven Gedragslijn verzoek om informatie op basis van WOB en WPR Instructie afdoen verzoek schadevergoeding Instructie advisering bezwaarschriften Instructie machtigingen (volmacht) handleiding toepassing Interne Controlemaatregelen Afsprakenkader LASER AID Dossierlijst VCL Functiematrix Evaluatierapport ABS/AAS PIPO REP Interventieregelingen Wat is interne controle Algemeen Definities rond interne controle Formele en materiële controle Steekproef en deelwaarneming Karakter van een steekproef Afwijking en fouten Afdeling CPP Afdeling DC Team O&B Team UR Bedrijfsbureau / Unitcontrol Bedrijfsbureau / Regelingscontrol Relatie met het controlememorandum Reikwijdte controle

Bo Bs E

IF P

x x x x x x x x x x

x x

x x x

x x

x x x

x

x x x x x

x x x

x

x

x

half

x

x

50%

half

x

x

Omvang controle

50%

half

x

x

Uitvoeren controles

50%

half

x

x

Reikwijdte controle

50%

half

x

Risico-inschatting

50%

half

x

3/40

R

Groep

172

LASER

173

LASER

174

LASER

175

LASER

176

LASER

177

LASER

178

LASER

179

LASER

180

LASER

181

LASER

182 183 184 185 186 187


188 189 190

LASER LASER LASER

191

LASER

192

LASER

193

LASER

194 195 196 197 198


199

LASER

200

LASER

201

LASER

202

LASER

203

LASER

204

LASER

205

LASER

206

LASER

207

LASER

208

LASER

209

LASER

210 211 212 213 214 215 216 217

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Regeling

Proces

Subproces


Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Controle van de juistheid en de rechtmatigheid van beoordeelde aanvragen Formele controle Formele controle Formele controle Formele controle Formele controle Formele controle

Controle moment(en)

50%

half

x

Omvang controles

50%

half

x

Wijze van een steekproeftrekking

50%

half

x

Omvang van de controle

50%

half

x

Ad a. Regelingen met meer dan 5.000 aanvragen en/of een groot financieel belang Geautomatiseerde trekking

50%

half

x

50%

half

x

Handmatige trekking

50%

half

x

Ad b Regelingen met minder dan 5.000 50% aanvragen en/of gering financieel belang

half

x

handmatige trekking

50%

half

x

Uitvoeren controles

50%

half

x

Reikwijdte controle Risico-inschatting Controle momenten Geautomatiseerde betalingsregeling Geautomatiseerde vergunningsregeling Handmatig uitgevoerde regelingen (betaling en vergunning) Omvang van de controle Uitvoeren controles Reikwijdte controle

50% 50% 50% 50% 50% 50%

half half half half half half

x x x x x x

50%

x x

50%

half half half

x

x

Controle momenten

50%

half

x

x

Omvang van de controles

50%

half

x

x

Uitvoeren controles

50%

half

x

x

Reikwijdte controle Controle momenten Omvang controles Uitvoeren controles Reikwijdte controle

50% 50% 50% 50%


x x x x x

x x x x x

Formele controle Formele controle Interne controle en bijzondere beslissingen Interne controle en bijzondere beslissingen Interne controle en bijzondere beslissingen Interne controle en bijzondere beslissingen IC bij vergunningsregelingen IC bij vergunningsregelingen IC bij vergunningsregelingen IC bij vergunningsregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere systeemregelingen IC bij regelingen met meerdere verlichtinmgstermijnen IC bij regelingen met meerdere verlichtinmgstermijnen IC bij regelingen met meerdere verlichtinmgstermijnen IC bij regelingen met meerdere verlichtinmgstermijnen IC bij interventie regelingen IC bij interventie regelingen IC bij interventie regelingen IC bij interventie regelingen IC bij interventie regelingen Afwijkingen Afwijkingen Afwijkingen


Bo Bs E

Inrichting controle juistheid en rechtmatigheid beoordeelde aanvragen Algemeen

50%

half

x

x

50%

half

x

x

Volledig geautomatiseerde regeling

50%

half

x

x

half

x

x

Gebruik O-invulsql Controle momenten

50%

half

x

x

Omvang controles

50%

half

x

x

Uitvoeren controles

50%

half

x

x

Reikwijdte controle

50%

half

x

x

half

x

x

Controle momenten Omvang controles

50%

half

x

x

Uitvoeren controles

50%

half

x

x

Reikwijdte controle Controle momenten Omvang controles Uitvoeren controles Format checklisten Bepalen van een afwijking Berekening afwijking Hoe wordt de grootte van de afwijking bepaald

50% 50%

half half half half half half half half

x x x x x

x x x x x

50% 50% 50% 50%

IF P

4/40

R

Groep

218

Regeling

Proces

Subproces


LASER

Afwijkingen

50%

half

219

LASER

Afwijkingen

50%

half

220

LASER

Afwijkingen

50%

half

221

LASER

Afwijkingen

50%

half

222

LASER

Afwijkingen

223 224

LASER LASER

Afwijkingen Afwijkingen

225

LASER

Afwijkingen

226 227 228

LASER LASER LASER

Afwijkingen Afwijkingen Afwijkingen

229 230

LASER LASER

Afwijkingen Afwijkingen

231

LASER

Afwijkingen

232

LASER

Afwijkingen

233

LASER

Afwijkingen

234

LASER

Afwijkingen

235

LASER

236

LASER

Handhaving controles

237

LASER

238

LASER

Opzet analytical review IC door team O&B Opzet analytical review IC door team O&B Opzet analytical review IC door team O&B Opzet analytical review IC door team O&B

A) Indien sprake is van een afwijking in getalswaarde B) Indien sprake is van een afwijking bij code-antwoorden (ja/nee) Classificatie afwijkingen controle juistheid / rechtmatigheid beoordeelde aanvragen Classificatie afwijkingen controle integriteit programmatuur Afwijkingen ten aanzien van formele controles Rapportage Rapportage materiele controles (juistheid en rechtmatigheid) Rapportage materiele controle geautomatiseerde regelingen Invoer materiele controle Invoer afwijkingen Rapportage materiele controle handmatig uitgevoerde regelingen Rapportage formele controles Rapportage formele controle geautomatiseerde regelingen Rapportage formele controle handmatige regelingen Rapportage controle integriteit programmatuur Rapportage unitcontroller naar DC/P&C (maandelijks) Rapportage van regelingscontroller (via DC) naar CPP (maandelijks) Evaluatie interne controles

239

LASER

240

LASER

241

LASER

242

LASER

Opzet analytical review IC door team O&B Opzet analytical review IC door team O&B Opzet analytical review IC door team O&B Interne controle

243

LASER

Interne controle

244

LASER

Interne controle

245

LASER

Interne controle

246

LASER

Interne controle

247

LASER

Interne controle

248

LASER

Interne controle

249

LASER

Interne controle

250

LASER

Interne controle

251

LASER

Interne controle

252

LASER

Interne controle

253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Verantwoordelijkheden in het XX-traject Verantwoordelijkheden in het XX-traject Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Voorbereiding Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering


Bo Bs E

IF P

half 50% 50%

half half

50%

half

50% 50%

half half half

50% 50%

half half

50%

half half

50%

half

50%

half

50%

half

x

50%

half

x

half

x

50%

half

x

Gemiddelde toegestane fout Wat te doen indien de gemiddelde fout groter is dan de gemiddeld toegestane fout van 1 % ? Waarvoor gebruiken we de gemiddelde fout ? Evaluatie bij doorlopende regelingen

50%

half

x

50%

half

x

Risicobepaling volgende jaren

50%

half

x

ICHANDB1.DOC (Overzicht controles in handleiding) ICHANDB2.DOC (Schema IC-controles in ABS/AAS) ICHANDB3.DOC (Voorbeeld checklist controle integriteit programmatuur) ICHANDB4.DOC (Format / voorbeeld checklist controle juistheid en rechtmatigheid beo-aanvragen) ICHANDB5.DOC (Format checklist formele controle) ICHANDB6.DOC (PROCESSCHEMA RAPPORTAGES) ICHANDB7A.XLS (OPZET INTERN CONTROLES REGELING BIJLAGE 7A) ICHANDB7B.XLS (UITGEVOERDE MATERIELE CONTROLES (J&R) GEAUTOMATISEERDE REGELINGEN) ICHANDB8A.XLS (OPZET INTERNE CONTROLES REGELING : BIJLAGE 8A - FORMELE CONTROLES HANDMATIGE REGELINGEN) ICHANDB8B.XLS (UITGEVOERDE FORMELE CONTROLES GEAUTOMATISEERDE REGELINGEN) ICHANDB9.DOC (Format rapportage controle integriteit programmatuur) Centrale XX-coördinator Vestiging XX-coördinator Analyse van wijzigingen Aanpassen XX- bestanden ABS/AAS regelingen Andere regelingen Sectorbegrotingslijn 'Updaten' van de bewakingstabel Test- en eindoplevering Aanmaken XX-bestanden Toevoegen van nulbetalingen Opstellen FDF en verschillenverklaring

half 50%

half

50%

half

50%

half

50%

half

50%

half

50%

half

x

x

50%

half

x

x

50%

half

x

50%

half

x

50%

half

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

x

x

x x

x

x x

5/40

R

Groep

265 266 267 268 269 270

Regeling

Proces

Subproces



Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering

Inhoudelijke controle Controle op format Samenvoegen tot sectorbestanden Controle van het sectorbestand Samenvoegen van de FDF's Opsturen van sectorbestanden en FDF's

100% 100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja ja

271 272 273

LASER LASER LASER

Oplevering Oplevering Oplevering

100% 100% 100%

ja ja ja

274 275

LASER LASER

Oplevering Oplevering

100% 100%

ja ja

276 277

LASER LASER


100% 100%

ja ja

278 279 280 281 282 283


Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering

100% 100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja ja

284 285

LASER LASER


100% 100%

ja ja

286

LASER

Oplevering

100%

ja

287

LASER

Oplevering

Controle door centrale XX-coördinator Controle van de bestanden door IAD Het aanbieden van de bestanden aan FEZ Tussentijdse oplevering (verzoek) Opleveren Cd-rom met de sectorbestanden Controleren sectorbestanden en FDF's Opstellen verklaringen en branden Cdrom Uitzetten van de Cd-rom's Financiele verantwoording FDF per begrotingslijn.doc FDF sectorbegrotingslijn.doc Voorblad.doc Processtappen verschilverklaring (geautomatiseerde regelingen).doc Betaaltraject ABS-AAS regelingen.doc Declaratie ABS-AAS (oude procedure).doc Declaratie ABS-AAS (nieuwe procedure).doc Betaaltraject handmatige regelingen.doc

100%

ja

288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Oplevering Definitie Definitie Definitie Definitie Definitie Achtergrondinformatie

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

335 336 337 338 339


Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD

100% 100% 100% 100% 100%

ja ja ja ja ja


Declaratie handmatige regelingen.doc Betaaltraject interventie regelingen.doc Declaratie interventie regelingen.doc Verordening.pdf Planning XX oplevering.doc Sectorbegrotingslijn.doc FDF verschillenverklaring begrotingslijn begrotingspost sectorbegrotingslijn Toetsingskader erkenning Fysieke Controle 1. Managementafspraken 1.1 Verzamelen gegevens 1.2 Opstellen concept MA 1.3 Afstemmen concept MA 1.4 Concept MA akkoord? 1.4.1 Aanpassen concept MA 1.5 MA definitief maken 1.6 Ondertekenen definitieve MA 1.7 distribueren definitieve MA 2. Controleafspraken 2.1 Verzamelen gegevens 2.2 Opstellen concept CA 2.3 Afstemmen concept CA 2.4 Concept CA akkoord? 2.4.1 Aanpassen concept CA 2.5 CA definitief maken 2.6 Ondertekenen definitieve CA 2.7 Distribueren definitieve CA 3. Generieke selectie van dossiers? 3.1 Generieke selectie van dossiers? 3.2 Invoer aanvraag in regelingregister 3.3 Aselecte trekking van dossiers? 3.4 Uitvoeren aselecte trekking 3.5 Selecte trekking 3.6 Individuele selectie 4. Aanleveren dossiers bij TD's 4.1 Verzamelen dossiers 4.2 Dossieranalyse 4.3 Verzenden dossiers 4.4 Bewaken tijdige aanlevering 5. Behandeling rapporten van TD's 5.1 Registreren ontvangst 5.2 Beoordelen rapport 5.3 Herbeoordelen van de aanvraag 5.4 Zijn er consequenties voor de aanvraag? 5.4.1 Opstellen gewijzigde beschikking 5.4.2 Opstellen factuur 5.4.3 Verzenden beschikking 5.4.4 Boeken vordering in FA 5.5 Archiveren rapport

Bo Bs E

IF P

x x x x x x x x x x x x x x x x

x x x x x

x x x x x x x x x x

x

x x x x

x

x

6/40

R

Groep

340

Proces

Subproces

LASER

Aansturing TD

341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD

355

LASER

Aansturing TD

356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366

LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER LASER

Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD

367 368 369 370 371

LASER LASER LASER LASER LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst

Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD Aansturing TD erkenning en bedrijfsvoering

6. Voortgangsbewaking / interne 100% controle 6.1 Verzamelen gegevens 100% 6.2 Opstellen rapportage 100% 6.3 Rapporteren 100% 6.4 Wordt voldaan aan de vereisten? 100% 6.5 Bijstellen CA 100% 6.6 Kwartaalrapportage 100% 7. Verantwoording 100% Opstellen rapportages 100% Bespreken rapportage 100% In control statement 100% Managementafspraak 100% Controleafspraak 100% Rapportage fysieke controles 100% K:\KenS\HOP\Externe bestanden 100% internetversie\Analyse_fysieke_controles. xls 100% K:\KenS\HOP\Externe bestanden internetversie\Regelingen en contracten fysieke en administratieve controle 2003.xls Directeur LASER 100% Team uitvoering 100% Unitmanagement 100% Coördinator fysieke controles unit 100% Hoofd POM 100% Unitmanager 100% Regelingsbeheerder unit 100% Teammanager 100% Regelingsdeskundige Team Uitvoering 100% Coördinator fysieke controles Centraal 100% Administratief medewerker Team 100% Uitvoering OUO 100% Financiële medewerker Bedrijfsbureau 100% Contactpersoon TD 100% Hoofd POM normenkaders bedrijfsvoering 80

ja ja ja ja 100%

toetsingskader erkenningen

100

100%

100

100% 95%

Materieel beheer

alleen documen tenlinken alleen normenk ader alleen normenk ader alleen normenk ader 90

100%

Financieel beheer

60

100%

Matrix tijdregistratie

100

95%

servicedesk I&A(waaronder autorisatie)

95

80%

I&A beleid en architectuur

95

80%

Beheer en planning

100%

100%

Betalen

100%

100%

Terugvorderen en ontvangen

100%

100%

100%

100%

100%

100%

372 373 374

Regeling

follow up CA Digitaal handboek rapportage

2-mnd. Managementrapportage

375

LASER onderst

voorgangsbewaking fysieke controle

376

LASER onderst

Integriteitscontrole ABS/AAS

377

LASER onderst

Autorisatieprocedure

378

LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst

379 380 381 382 383

384 385 386 387 388 389 390

LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst


Bo Bs E

IF P

ja

x

ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

x x x x x x

x

ja

x

ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja

x x x x x

x

x

x x

x x

95%

95%

95%

* gedeeltelijk: procesbeschrijving voldoet doch kritische succesfactoren en kwaliteitsindicatoren moeten verder worden uitgewerkt. Aanvulling primair proces LASER Financiele processen

(worden op dit moment beschreven)

(uitzondering ->) Verantwoorden


7/40

R

Groep

391

398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425

LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst LASER onderst loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket loket BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten??

functioneel beheren applicatie functioneel beheren applicatie functioneel beheren applicatie functioneel beheren applicatie personeelsadministratie personeelsadministratie personeelsadministratie personeelsadministratie personeelsadministratie personeelsadministratie personeelsadministratie servicemanagement servicemanagement servicemanagement servicemanagement servicemanagement servicemanagement werkbudget werkbudget werkbudget Beheer en Controle Beheer en Controle Beheer en Controle Beheer en Controle

426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten??

Beheer en Controle Beheer en Controle Beheer en Controle Verwerken acties Verwerken acties Verwerken acties Verwerken acties Boerenbezoek Boerenbezoek Boerenbezoek Brieven Brieven Brieven Brieven Conversie pluimveerechte Conversie pluimveerechte Conversie pluimveerechte Conversie pluimveerechte Conversie pluimveerechte Conversie pluimveerechte Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten Conversie varkensrechten HH2

453

BHF primair

Rechten??

Conversie varkensrechten HH2

454

BHF primair

Rechten??


455

BHF primair

Rechten??


456 457 458 459

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair


Conversie varkensrechten HH2 Huisvesting varkensfomulier Huisvesting varkensfomulier Huisvesting varkensfomulier

460 461 462

BHF primair BHF primair BHF primair

Rechten?? Rechten?? Rechten??

Huisvesting varkensfomulier Huisvesting varkensfomulier Huisvesting varkensfomulier

392 393 394 395 396 397

Regeling

Proces

Subproces


Oveige werkzaamheden

periodeafsluiting

100%

100%

verschillenanalyse/grootboekanalyse

100%

100%

facturering derden

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

uitbrengen offerte opstellen SLA

100%; 100%

80% 80%

Funct beheer EBF Funct beheer SPOC Funct beheer IVR Assen/ R/dam

V=100%; 10% 100% 10% V=100%; 80%

verwerken indiensttredingen verwerken tussentijdse mutaties verwerken ziekte en herstel registreren afwezigheid/verlof registreren tijd voor tijd verwerken uitdiensttredingen

100%; 100% 100 100 100 100

100% 100% 100% 100% 100% 100%

rapportage operationeel overleg tactisch overleg strategisch overleg aanpassen service

V=100%; V=100%; V=100%; V=100%; V=100%;

A=80% A=80% A=80% A=80% A=80%

accountmanagement accountmanagement accountmanagement


bijhouden uitputting V=100%; 10% controleren realisatie dekking 100% 10% Beheer werkinstructies Beheer tekstblokken Controle uitgaande bulkpost Beoordelen kwaliteit voorstellen/beschikkingen Beoordelen kwaliteit boerenbezoek Beoordelen kwaliteit telefoongesprek Interne controle Starten verwerken acties Bepalen afhandeling Monitoren verwerken acties Beeindigen verwerken acties Opstellen boerenbezoek rooster Afhandelen boerenbezoek Afsluiten boerenbezoek Ontvangen brieven Behandelen brieven Controleren brieven Afsluiten brieven Verzenden Conversie pluimveerechten Ontvangen Conversie pluimveerechten Behandelen Conversie pluimveerechten Controleren Conversie pluimveerechten Afsluiten Conversie pluimveerechten

Bo Bs E

IF P

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Verzenden Conversie varkenrechten Ontvangen Conversie varkensrechten Behandelen Conversie varkensrechten Controleren Conversie varkensrechten Afsluiten Conversie varkensrechten Verzenden Conversie varkenrechten HH2 Ontvangen Conversie varkensrechten HH2 Behandelen Conversie varkensrechten HH2 Controleren Conversie varkensrechten HH2 Afsluiten Conversie varkensrechten HH2 Verzenden Huisvesting varkensfomulier Ontvangen Huisvesting varkensfomulier Behandelen Huisvesting varkensfomulier Controleren Huisvesting varkensfomulier Afsluiten Huisvesting varkensfomulier

8/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

463 464 465 466



467

BHF primair

Rechten??

468

BHF primair

Rechten??

469

BHF primair

Rechten??

470

BHF primair

Rechten??

471 472 473 474 475 476 477 478 479 480 481 482 483 484 485 486

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten??

leges leges leges Overgang rechten zonder kortingformulier Overgang rechten zonder kortingformulier Overgang rechten zonder kortingformulier Overgang rechten zonder kortingformulier Overgang rechten zonder kortingformulier Regeling beindiging veehouderijtakken Regeling beindiging veehouderijtakken Regeling beindiging veehouderijtakken Telefonie Telefonie Telefonie Transactieformulieren Transactieformulieren Transactieformulieren Transactieformulieren Transactieformulieren Uitbreiding boekhoudplicht Uitbreiding boekhoudplicht Uitbreiding boekhoudplicht Uitbreiding boekhoudplicht Verzoek doorhalen rechten formulier

487

BHF primair

Rechten??

Verzoek doorhalen rechten formulier

488

BHF primair

Rechten??


489

BHF primair

Rechten??


490

BHF primair

Rechten??


491 492 493 494 495 496 497 498

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Rechten?? Rechten?? Rechten?? Rechten?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS??

Zuivere ei/Golden harvest Zuivere ei/Golden harvest Zuivere ei/Golden harvest Zuivere ei/Golden harvest Adrie Adrie Adrie Adrie

499

BHF primair

MINAS??

Adrie

500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS??

Adrie Adrie Verwerken acties Verwerken acties Verwerken acties Verwerken acties Oplossen eenvoudige uitval Oplossen eenvoudige uitval Oplossen eenvoudige uitval Reminder Reminder Reminder Reminder Reminder Reminder Aanmaning/herinnering Aanmaning/herinnering Aanmaning/herinnering Aanmaning/herinnering Aanmaning/herinnering Aanmaning/herinnering Ambtshalve aanslag Ambtshalve aanslag Ambtshalve aanslag

524 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS??

Ambtshalve aanslag Ambtshalve aanslag Ambtshalve aanslag Uitnodiging forfaitaire aangifte Uitnodiging forfaitaire aangifte Uitnodiging forfaitaire aangifte Uitnodiging forfaitaire aangifte Uitnodiging forfaitaire aangifte Uitnodiging forfaitaire aangifte Omzetten naar een forfaitaire aangifte Omzetten naar een forfaitaire aangifte

Behandelen leges Controleren leges Afsluiten leges Verzenden Overgang rechten zonder kortingformulier Ontvangen Overgang rechten zonder kortingformulier Behandelen Overgang rechten zonder kortingformulier Controleren Overgang rechten zonder kortingformulier Afsluiten Overgang rechten zonder kortingformulier Processen gegevensuitwisseling Processen advies op bezwaar Processen Verzoek doorhalen Opstellen telefoonrooster Behandelen Telefoon Afsluiten Telefoon Verzenden Transactieformulieren Ontvangen Transactieformulieren Behandelen Transactieformulieren Controleren Transactieformulieren Afsluiten Transactieformulieren Verzenden Uitbreiding boekhoudplicht Ontvangen Uitbreiding boekhoudplicht Behandelen Uitbreiding boekhoudplicht Controleren Uitbreiding boekhoudplicht Verzenden Verzoek doorhalen rechten formulier Ontvangen Verzoek doorhalen rechten formulier Behandelen Verzoek doorhalen rechten formulier Controleren Verzoek doorhalen rechten formulier Afsluiten Verzoek doorhalen rechten formulier Verzenden Zuivere ei/Golden harvest Ontvangen Zuivere ei/Golden harvest Behandelen Zuivere ei/Golden harvest Controleren Zuivere ei/Golden harvest Starten Adrie Controleren geldigheid Controleren gereedheid voor IC Beoordelen juistheid van inhoud formulier Controleren op voorwaarden jaaropgaaf en verfijnd Beoordelen risico Beeindigen Adrie Starten verwerken acties Bepalen afhandeling Monitoren verwerken acties Beeindigen verwerken acties Selecteren doelgroep Afhandelen Vervolg actie Maken van draaiboek Analyseren doelgroep Bepaal inhoud reminder Bepaal actie op basis van analyse Gereedmaken voor verzending Verzenden Maken van draaiboek Analyseren doelgroep Bepaal inhoud aanmaning/herinnering Bepaal actie op basis van analyse Gereedmaken voor verzending Verzenden Maken van draaiboek Analyseren doelgroep Bepaal inhoud en grondslag van de aanslag en de brief Bepaal actie op basis van analyse Gereedmaken voor verzending Verzenden Maken van draaiboek Analyseren doelgroep Bepaal inhoud brief Bepaal actie op basis van analyse Gereedmaken voor verzending Verzenden Selecteren doelgroep Controleren selectie



Bo Bs E

IF P

9/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

535 536 537 538


MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS??

Uitvoeren omzetting Controleren uitkomst Afronden omzetting Selecteren doelgroep

539

BHF primair

MINAS??

540

BHF primair

MINAS??

541 542 543 544 545 546 547 548 549 550 551 552 553 554 555 556 557

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Selecteren doelgroep Verwerking doelgroep Controleren Vervolgacties Wijze van controle Controleren Eindconclusie Selecteren beoordeelde aangifte Controleren selectie Uitvoeren eindverwerking Controleren uitkomst batch Beoordelen testprint Afronden eindverwerking Selecteren doelgroep Controleren Vervolgacties 1.1 Aanvragen transactieformulier

558

BHF primair

3 Bedrijfsmutaties

1.2 Verzenden transactieformulier

559

BHF primair

4 Bedrijfsmutaties

1.3 Ontvangen transactieformulier

560

BHF primair

5 Bedrijfsmutaties

1.4 Invoeren transactieformulier

561

BHF primair

6 Bedrijfsmutaties

1.5 Voorcontrole MSW gegevens

562

BHF primair

7 Bedrijfsmutaties

1.6 Afhandelen leges

563

BHF primair

8 Bedrijfsmutaties

1.7 Inhoudelijke controle MSW gegevens

564

BHF primair

9 Bedrijfsmutaties

1.8 Retourneren transactieformulier

565

BHF primair

3 Bestrijdingsmiddelen

2.1 Inwinnen gegevens

566

BHF primair

4 Bestrijdingsmiddelen

567

BHF primair

8 Blokkaderecht 2

2.2 Handhaven van de in de RAB gestelde verplichtingen 7.1 Aanvragen BLK formulier

568

BHF primair

9 Blokkaderecht 2

7.2 Ontvangen BLK formulier

569

BHF primair

10 Blokkaderecht 2

7.3 Invoeren gegevens

570

BHF primair

11 Blokkaderecht 2

7.4 Verwerken gegevens

571

BHF primair

12 Blokkaderecht 2

7.5 Afhandelen blokkaderecht

572

BHF primair

13 Blokkaderecht 2

7.6 Onderhouden blokkaderecht

573

BHF primair

5 Processen Registraties 1

574

BHF primair


4.1 Elektronische Handtekening Formulier 1 4.1.1 Registreren EHF 2

575

BHF primair


4.1.1.1 Versturen EHF 2

576

BHF primair


4.1.1.2 Afhandelen postmappen 3

577

BHF primair


578

BHF primair


4.1.1.3 Afhandelen te behandelen EHF 3 4.1.1.3.1 Afhandelen adreswijziging 4

579

BHF primair


4.1.1.3.2 Afhandelen aantekening 4

580

BHF primair


4.1.1.3.3 Afhandelen bijlage/brief 5

581

BHF primair


4.1.1.3.4 Afhandelen leeg formulier 5

582

BHF primair


4.1.1.4 Afhandelen retour EHF 5

583

BHF primair


584

BHF primair

6 Grondgebruiksverklaring 1

4.1.1.5 Registreren gegevens accountant 6 5.1 Initiële aanvraag 3

585

BHF primair


5.1.1 Ontvangen GGV-Bestand 4

586

BHF primair

MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? MINAS?? Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering

Omzetten naar een forfaitaire aangifte Omzetten naar een forfaitaire aangifte Omzetten naar een forfaitaire aangifte Handmatige beoordeling complexe dossiers Handmatige beoordeling complexe dossiers Handmatige beoordeling complexe dossiers Automatische verwerking Automatische verwerking Automatische verwerking Automatische verwerking Kwaliteitstoets Kwaliteitstoets Kwaliteitstoets Eindverwerking Eindverwerking Eindverwerking Eindverwerking Eindverwerking Eindverwerking Saldoverrekening/verrekening Saldoverrekening/verrekening Saldoverrekening/verrekening 2 Bedrijfsmutaties


5.1.2 Inlezen GGV-Bestand 4



Bo Bs E

IF P

Afhandelen Goed/afkeuren

10/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

587

BHF primair


5.1.3 Verwerken GGV-Bestand 4

588

BHF primair


5.1.4 Verzenden registratiebrieven 4

589

BHF primair


5.2 Wijzigen grondgebruiksverklaring 5

590

BHF primair


5.2.1 Aanvullen gegevens 5

591

BHF primair


5.2.2 Wijzigen onjuiste gegevens 5

592

BHF primair


5.2.2.1 Uitzondering? 5

593

BHF primair


5.2.2.2 Verzoek wijziging DBR 5

594

BHF primair


5.2.2.3 Verzoek wijziging BHF 6

595

BHF primair


5.2.2.4 Leveren gewijzigde gegevens 6

596

BHF primair


597

BHF primair


5.2.3 Annuleren grondgebruiksverklaring 6 5.3 Reacties op registratiebrieven 6

598

BHF primair


5.3.1 Afhandelen Bureau Heffingen. 6

599

BHF primair


5.3.2 Afhandelen DBR 7

600

BHF primair

4 MINAS Deelnameregistratie 1

3.1 Verzenden WRM 4

601

BHF primair


3.1.1

Ontvangen aanvraag 5

602

BHF primair


3.1.2

Beoordelen aanvraag 6

603

BHF primair


3.1.3

Invoeren aanvraag 7

604

BHF primair


3.2 Ontvangen WRM 8

605

BHF primair


3.2.1 Per post 10

606

BHF primair


3.2.2 Via Internet 11

607

BHF primair


3.3 Data Entry WRM 12

608

BHF primair


3.4 Behandelen WRM 14

609

BHF primair


3.4.1

Koppelen wrm 15

610

BHF primair


3.4.2

Werkvoorraad aanvragen 19

611

BHF primair


3.4.3 Afhandelen fysieke formulier 22

612

BHF primair


3.4.4 Afhandelen digitaal formulier 34

613

BHF primair


3.5 Afsluiten 37

614

BHF primair


3.5.1

615

BHF primair


3.5.1.1 Verwerkt 42

616

BHF primair


3.5.1.2 Retour 43

617

BHF primair


3.5.1.3 Vervallen 44

618

BHF primair


3.5.2

619

BHF primair


3.5.2.1 Controle verzending 44

620

BHF primair


3.5.2.2 Controle voortgang 46

621

BHF primair

11 Relatiegegevensbeheer 2

11.1 Registreren mestnummer 2

622

BHF primair


11.1.1 Aanvragen mestnummer 7

623

BHF primair


11.1.2 Mestnummer aanwezig? 8

624

BHF primair


11.1.4 Informeren aanvrager 8

625

BHF primair


11.1.5 Mestnummer registreren? 8

626

BHF primair


11.1.6 Aanvraag compleet? 9

627

BHF primair


628

BHF primair

Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering

11.1.7 Registreren nieuw mestnummer 10 11.1.8 Einde 10




Bo Bs E

IF P

Formulier afgehandeld 41

Controleren 44

11/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

629

BHF primair


11.2 Controleren Rebuskoppeling 11

630

BHF primair


11.2.1 Aanleveren mutaties 14

631

BHF primair


11.2.2 Inventariseren behandelreden 14

632

BHF primair


11.2.3 Raadplegen Rebusgegevens 15

633

BHF primair


11.2.4 Extern informeren 16

634

BHF primair


11.2.5 Gegevens compleet? 16

635

BHF primair


11.2.6 Einde 16

636

BHF primair


11.2.7 Wijzigen bedrijfsgegevens 17

637

BHF primair


11.2.8 Wijzigen Rebusstatus 17

638

BHF primair


11.3 Muteren relatie 17

639

BHF primair


11.3.1 Ontvangen mutatie 24

640

BHF primair


11.3.2 Wijzigen postadres? 25

641

BHF primair


11.3.3 Wijzigen postadres 25

642

BHF primair


11.3.4 Relatie overleden? 26

643

BHF primair


11.3.5 Overlijden relatie 26

644

BHF primair


11.3.6 Wijzigen rechtsvorm? 28

645

BHF primair


11.3.7 Wijzigen rechtsvorm 28

646

BHF primair


11.3.8 Overdragen bedrijf 30

647

BHF primair


11.3.9 Vervallen mestnummers 31

648

BHF primair


11.4 Verwerken retourpost 33

649

BHF primair


11.4.1 Ontvangst TWP 36

650

BHF primair


11.4.2 Post bezorgbaar? 37

651

BHF primair


11.4.3 Verwijderen retourposttabel 37

652

BHF primair


11.4.4 Beoordelen opmerkingen 37

653

BHF primair


11.4.5 Vervolgactiviteiten? 38

654

BHF primair


11.4.6 Achterhalen adres 38

655

BHF primair


11.4.7 Informeren relatie 38

656

BHF primair


657

BHF primair


11.4.8 Retourneren originele poststukken? 39 11.4.9 Versturen originele poststuk 39

658

BHF primair


11.4.10 Doorsturen originele poststuk 39

659

BHF primair


11.4.12 Adres gevonden? 40

660

BHF primair


11.4.13 Archiveren poststuk 40

661

BHF primair


11.5 Mestnummer zoeken 40

662

BHF primair


11.5.1 Ontvangen brief 43

663

BHF primair


11.5.2 Achterhalen mestnummer 43

664

BHF primair


11.5.3 Mestnummer gevonden? 43

665

BHF primair


11.5.4 Meerdere mestnummers? 44

666

BHF primair


11.5.5 Informeren relatie 44

667

BHF primair


11.5.6 Informeren TWP 44

668

BHF primair


11.6 Verstrekken informatie 44

669

BHF primair

5 Status Bedrijven 1

4.1 Uitlijsten gebeurtenissen 4

670

BHF primair



4.1.1 Batchaanvraag 5



Bo Bs E

IF P

12/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

671

BHF primair


4.1.2 Behandellijst 9

672

BHF primair


4.1.2.1 Printen gebeurtenissen 11

673

BHF primair


4.2 Afhandeling gebeurtenissen 11

674

BHF primair


4.2.1 Algemeen beeld mestnummer 12

675

BHF primair


676

BHF primair


4.2.1.1 Raadplegen gebeurtenis(sen) 14 4.2.1.2 Bepalen oorzaak 15

677

BHF primair


4.2.1.3 Controleren aangifte 16

678

BHF primair


679

BHF primair

4.2.1.4 Specifieke beeldvorming mestnummer 17 4.2.1.5 Controleren registratie 18

680

BHF primair

681

BHF primair

682

BHF primair

683

BHF primair

684

BHF primair

685

BHF primair

686

BHF primair

687

BHF primair

688

BHF primair

689

BHF primair

690

BHF primair

691

BHF primair

692

BHF primair

693

BHF primair

694

BHF primair

695

BHF primair

696

BHF primair

697

BHF primair

698

BHF primair

699

BHF primair

700

BHF primair

701

BHF primair

702

BHF primair

703

BHF primair

704

BHF primair

705

BHF primair

706

BHF primair

707

BHF primair

708

BHF primair

709

BHF primair

710

BHF primair

711

BHF primair

712

BHF primair


15 Status Bedrijven 1 16 Status Bedrijven 1 17 Status Bedrijven 1

4.2.1.6 Controleer of er sprake is van meerdere mestnummers 20 4.2.2 Daling rechten 21


4.2.2.1 Activiteit 22


4.2.2.2 Afhandeling 23


4.2.3 Grondgebruiksverklaring 24


4.2.3.1 Controleren gebeurtenis 25




4.2.4 Mestafleveringsbewijzen 28






4.2.5 Verklaring in en uitscharing 32






4.2.6 Voerjaaroverzichten 35






4.2.7 Minas aanmelding/minas deelname 39 19.1 Erkennen Diervoederleverancier. 5

19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2

19.1.1 Registreren diervoederleverancier 6 19.1.2 Opnemen modellen. 6

19 Voerjaaroverzichten 2

19.1.3 Beoordelen modellen. 8


19.1.3.1 Starten beoordelen 9


19.1.3.2 Model akkoord? 9


19.1.3.3 Akkoord verklaren modellen. 10 19.1.3.4 Afkeuren modellen. 11

19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2

19.1.4 Rapporteren Productschap Diervoeder 11 19.1.4.1 Aanvragen Batch. 12


19.1.4.2 Verzenden rapportage. 13


19.1.4.3 Archiveren. 14


19.2 Inwinnen Voerjaaroverzichten. 15


19.2.1 Verzenden pakket Voerjaaroverzicht. 16 19.2.1.1 Aanmaken adressenbestand. 17 19.2.1.2 Controleren inhoud documenten. 17

19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2



Bo Bs E

IF P

13/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

713

BHF primair


714

BHF primair


19.2.1.3 Zorgdragen voor tijdige verzending. 18 19.2.2 Behandelen retourpost. 19

715

BHF primair


19.2.2.1 Interne informatiebronnen. 20

716

BHF primair


19.2.2.2 Externe informatiebronnen. 21

717

BHF primair


19.2.3 Verzenden herinnering. 21

718

BHF primair


19.2.3.1 Controleren inhoud brief 23

719

BHF primair


19.2.3.2 Aanvraag batch 24

720

BHF primair


721

BHF primair

19.2.3.3 Controle verzending herinnering. 25 19.2.4 Onderhoud diskettes 25

722

BHF primair

723

BHF primair

724

BHF primair

725

BHF primair

726

BHF primair

727

BHF primair

728

BHF primair

729

BHF primair

730

BHF primair

731

BHF primair

732

BHF primair

733

BHF primair

734

BHF primair

735

BHF primair

736

BHF primair

737

BHF primair

738

BHF primair

739

BHF primair

740

BHF primair

741

BHF primair

742

BHF primair

743

BHF primair

744

BHF primair

745

BHF primair

746

BHF primair

747

BHF primair

748

BHF primair

749

BHF primair

750

BHF primair

751

BHF primair

752

BHF primair

753

BHF primair

754

BHF primair

Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Registratie & Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering



19.3 Voorcontrole voerjaaroverzichten. 26 19.3.1 Controleren ontheffing papieren voerjaaroverzichten 28 19.3.1.2 Ontheffing voerjaaroverzicht? 28 19.3.1.3 Wel ontheffing 29


19.3.1.4 Geen ontheffing 30



19.3.2 Beoordelen papieren voerjaaroverzichten 32 19.3.2.2 Goedkeuren papieren voerjaaroverzichten 33 19.3.2.3 Afkeuren papieren voerjaaroverzichten 33 19.3.2.4 Bijwerken Excel bestand foutbrieven. 34 19.3.3 Beoordelen diskette voerjaaroverzichten. 35 19.3.3.1 Goedkeuren diskette. 36


19.3.3.2 Afkeuren diskette. 36


19.3.3.3 Verzending foutbrieven 37


19.3.3.4 Excel-bestand foutbrieven bijwerken 38 19.4 Koppelen voerjaaroverzichten. 39


19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2

19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2 19 Voerjaaroverzichten 2

19.4.3.3 Verzenden brieven. 53


1 Aanmaningen 1

19.5 Beoordelen Voerjaaroverzichten. 54 19.5.1 Uitlijsten te behandelen voerjaaroverzichten. 55 19.5.2 Behandelen voerjaaroverzichten (normale situatie). 58 19.5.3 Behandelen voerjaaroverzicht na reactie veehouder. 59 1.1. Verzenden aanmaning 1

1 Aanmaningen 1

1.1.1. Aanmaken Aanmaning 1

1 Aanmaningen 1

1.1.2. Controleren lijst Aanmaning 2

1 Aanmaningen 1

1.1.3. Controleren voorbeeldprints 2

1 Aanmaningen 1

1.2. Behandelen aanmaning 2

1 Aanmaningen 1

1.2.1. Retourpost? 2

1 Aanmaningen 1

1.2.2. Behandelen retourpost 2

1 Aanmaningen 1

1.2.2.1. Ontvangen retourpost 3



Bo Bs E

IF P

19.4.1 Uitlijsten te koppelen voerjaaroverzichten 41 19.4.2 Afhandelen te koppelen voerjaaroverzichten 44 19.4.3 Verzenden koppelbrieven. 48 19.4.3.1 Controleren begeleidende brief. 52 19.4.3.2 Aanvragen batch. 53



14/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

755

BHF primair

1 Aanmaningen 1

1.2.2.2. Behandelen retourpost 3

756

BHF primair

1 Aanmaningen 1

1.2.2.3. Verwerken retourpost 3

757

BHF primair

1 Aanmaningen 1

1.2.3. Onterechte aanmaning?

758

BHF primair

1 Aanmaningen 1

759

BHF primair

1.2.4. Behandelen onterechte aanmaning 3 1.2.5. Aanpassen aanmaningskosten 3

760

BHF primair

761

BHF primair

762

BHF primair

763

BHF primair

764

BHF primair

765

BHF primair

766

BHF primair

767

BHF primair

768

BHF primair

769

BHF primair

770

BHF primair

771

BHF primair

772

BHF primair

773

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering

774

BHF primair

Processen Invordering

10 Betalingen 1

775

BHF primair

10 Betalingen 1

776

BHF primair

777

BHF primair

778

BHF primair

779

BHF primair

780

BHF primair

781

BHF primair

782

BHF primair

783

BHF primair

784

BHF primair

785

BHF primair

786

BHF primair

787

BHF primair

788

BHF primair

789

BHF primair

790

BHF primair

791

BHF primair

792

BHF primair

793

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering

794

BHF primair

1 Betalingsregelingen 1

795

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering

1 Aanmaningen 1


Bo Bs E

IF P

6 Aanslagen Buiten Invordering zetten 1 6.1 Stopzetten Invordering 1 6 Aanslagen Buiten Invordering zetten 1 6.2 Controle buiten invorderingstelling 2 10 Betalingen 1

10.1 Afboekingen 2

10 Betalingen 1 10 Betalingen 1

10.1.1 Controleren en accorderen aangepaste betalingen 2 10.1.2 Raadplegen betalingen 2

10 Betalingen 1

10.1.3 Afboeken betalingen 3

10 Betalingen 1 10 Betalingen 1

10.1.3.1 Centrale Betalingsadministratie 3 10.1.3.2 Dwangbevelen 3

10 Betalingen 1

10.2 Verrekenen 4

10 Betalingen 1

10 Betalingen 1

10.2.1 Aanvragen batch automatisch verrekenen 4 10.2.2 Controleren en accorderen verrekeningen 5 10.2.3 Aanmaken brieven verrekening 5

10 Betalingen 1

10.3 Retourbetalingen 6

10 Betalingen 1

10.3.1 Automatische retourbetalingen/deurwaarderbetalingen 6 10.3.1.1 Aanmaken retourbetalingen/deurwaarderbetalingen 6 10.3.1.2 Controleren betalingsopdrachten 7 10.3.1.3 Aanmaken paraferingslijst 7

10 Betalingen 1

10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 10 Betalingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1

10.3.1.4 Aanmaken van het clieopbestand 8 10.3.1.5 Aanmaken brieven retourbetaling 9 10.3.2 Handmatige retourbetalingen 9 10.3.2.1 Aanmaken retourbetalingsopdracht 10 10.3.2.2 Paraferen retourbetalingsopdracht 10 10.4 Correctieboekingen 11 10.4.1 Aanmaken opdracht correctieboeking 11 10.4.2 Aanmaken brieven correctieboeking 12 1.1. Inwinnen verzoek betalingsregeling 2


1.1.1. Ontvangen verzoek betalingsregeling 2 1.2. Registreren verzoek betalingsregeling 2 1.2.1. Grofrichten? 3


1.2.2. Afhandelen brief 3


1.2.3. Verzoek betalingsregeling compleet? 3 1.2.4. Complementeren verzoek betalingsregeling 4 1.2.5. Grofrichten verzoek betalingsregeling 4 1.3. Beoordelen verzoek betalingsregeling of uitstel van betaling 4


1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1



1.3.1. Geldig verzoek betalingsregeling of uitstel van betaling? 5 1.3.2. Verwijderen verzoeken 5

15/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

796

BHF primair


797

BHF primair


1.3.3. Fijnrichten verzoek betalingsregeling 5 1.3.4. Verwerken verzoek betalingsregeling of uitstel van betaling 6

798

BHF primair


1.3.4.1. Betalingsregeling? 6

799

BHF primair


1.3.4.2. Nieuwe Betalingsregeling? 6

800

BHF primair


801

BHF primair


1.3.4.3. Nieuwe Betalingsregeling akkoord? 6 1.3.4.4. Wijzigen betalingsregeling? 7

802

BHF primair


1.3.4.5. Nieuw uitstel van betaling? 7

803

BHF primair


804

BHF primair


1.3.4.6. Nieuw uitstel van betaling akkoord? 7 1.3.4.7. Wijzigen uitstel van betaling? 7

805

BHF primair


1.3.4.8. Aanmaken akkoord voorstel 8

806

BHF primair


1.3.4.9. Aanmaken afwijsvoorstel 8

807

BHF primair


1.3.5. Beoordelen betaling 9

808

BHF primair


1.3.5.1. Betalingsregeling beëindigen? 9

809

BHF primair


810

BHF primair

811

BHF primair

812

BHF primair

813

BHF primair

814

BHF primair

815

BHF primair

816

BHF primair


1.3.5.2. Handmatig beëindigen betalingsregeling? 9 1.3.5.3. Handmatig beëindigen betalingsregeling 9 1.3.5.4. Bedrag betalingsregeling ontvangen? 9 1.3.5.5. Herinneren betalen betalingsregeling 10 1.3.5.6. Termijnbedrag betalingsregeling volledig betaald? 10 1.3.5.7. Totaal heffingsbedrag betaald? 10 1.4. Bepalen uitkomst betalingsregeling 10 1.4.1. Controleren voorstel 11

817

BHF primair


1.4.1.1. Voorstel akkoord? 11

818

BHF primair


1.4.2. Afwijzen betalingsregeling 11

819

BHF primair


1.5. Verstrekken informatie 12

820

BHF primair


1.5.1. Uitgaande brieven 12

821

BHF primair


1.5.2. Controle ontvangstbevestiging 12

822

BHF primair

823

BHF primair

824

BHF primair

825

BHF primair

826

BHF primair

827

BHF primair

828

BHF primair

829

BHF primair

830

BHF primair

831

BHF primair

832

BHF primair

833

BHF primair

834

BHF primair

835

BHF primair

836

BHF primair

837

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering


1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1 1 Betalingsregelingen 1


Bo Bs E

IF P

1 Betalingsregelingen 1 6 Blokkaderecht 1 7 Blokkaderecht 1

6.1 Goedkeuren betalingen 1

8 Blokkaderecht 1

6.2 Raadplegen openstaande bedragen 2 10.1 Verwerken Invordering Last onder dwangsom 4 10.1.2 Vastleggen Invordering 4

10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1


10.1.3 Verwerken betaling 5 10.1.3.1 Dwangsom dagplafond? 5 10.1.3.2 Informeren Invordering 6 10.1.3.3 Koppelbaar? 7 10.1.3.4 Telefonisch informeren bij klant 7 10.1.3.5 Vastleggen telefoongesprek 8 10.1.3.6 Match? 9 10.1.3.7 Teruggeven betaling aan Comptabiliteit 9 10.1.3.8 Betaling volledig? 10 10.1.3.9 Te veel betaald? 10

16/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

838

BHF primair

839

BHF primair

840

BHF primair BHF primair

842

BHF primair

843

BHF primair

844

BHF primair

845

BHF primair

846

BHF primair

847

BHF primair

848

BHF primair

849

BHF primair

850

BHF primair

851

BHF primair

852

BHF primair

853

BHF primair

854

BHF primair

855

BHF primair

856

BHF primair

857

BHF primair

858

BHF primair

859

BHF primair

860

BHF primair

861

BHF primair

10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 10 Invorderen Last onder dwangsom MAO 1 Dwangbevelen MINAS 1

10.1.3.10 Te veel betaalde terug naar Comptabiliteit 11 10.1.3.11 Opstellen Ontvangstbevestiging 12 10.1.3.12 Versturen Brief 12

841

862

BHF primair

863

BHF primair

864

BHF primair

865

BHF primair

866

BHF primair

867

BHF primair

868

BHF primair

869

BHF primair

870

BHF primair

871

BHF primair

872

BHF primair

873

BHF primair

874

BHF primair

875

BHF primair

876

BHF primair

877

BHF primair

878

BHF primair

879

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering

Dwangbevelen MINAS 1 Dwangbevelen MINAS 1 Dwangbevelen MINAS 1

Bo Bs E

IF P

10.1.3.13 Informeren Comptabiliteit 13 10.1.4 Aanmaken brief ‘voornemen invordering dwangsom’ 14 10.1.4.1 Bedrag ontvangen? 14 10.1.4.2 Opstellen concept brief ‘voornemen invordering dwangsom’ 15 10.1.4.3 Concept brief akkoord? 16 10.1.4.4 Aanleveren definitief concept 17 10.1.4.5 Versturen Brief 17 10.1.5 Aanmaken incassoaanvraag 18 10.1.5.1 Bedrag ontvangen? 18 10.1.5.2 Opstellen concept incassoaanvraag 19 10.1.5.3 Concept incassoaanvraag akkoord? 20 10.1.5.4 Aanleveren definitief concept 21 10.1.5.5 Versturen incassoaanvraag 21 10.1.5.6 Incassotraject 22 10.1.6 Verwerken opdrachtbon 23 10.1.6.1 Archiveren opdrachtbon 23 10.1.7 Verwerken ontvangstbericht 23 10.1.7.1 Archiveren ontvangstbericht 23 10.1.8 Opstellen voortgangsrapportage 24 10.1.8.1 Verwerken voortgangsrapportage 24 Dwanginvordering 2 Selecteren kandidaten dwanginvordering 3 Presenteren kandidaten 3

Dwangbevelen MINAS 1

Beoordelen kandidaat dwanginvordering 4 Controleren voorstel 5


Herinneren aanmaning 5


Aanmaken herinneringsbrief 6


Verzenden herinneringsbrief 6


Aanmaken dwangbevel 6


Aanvragen dwangbevelen 7


Produceren dwangbevelen 7


Controleren dwangbevelen 9


Wijzigen begeleidende brief? 9


Ondertekenen dwangbevelen 9


Controleren ondertekening 10


Verzenden dwangbevelen 10

Dwangbevelen MINAS 1 Dwangbevelen MINAS 1

Dwangbevelen door Belastingdienst ontvangen? 10 Verwerken betaling 11


Informeren Belastingdienst 11



17/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

880

BHF primair


Versnelde dwanginvordering 11

881

BHF primair


Invoeren versnelde dwanginvordering 12

882

BHF primair


Wijzigen begeleidende brief 13

883

BHF primair


884

BHF primair


Controleren handmatige begeleidingsbrief 13 Onderhouden proces 13

885

BHF primair


Verstrekken nieuw dwangbevel 14

886

BHF primair


Aanmaken handmatige dwangbevel 14

887

BHF primair


Controleren handmatig dwangbevel 14

888

BHF primair


Verzenden handmatige dwangbevel 15

889

BHF primair


Voortgang Belastingdienst 15

890

BHF primair


Ontvangen invorderingsmutaties 16

891

BHF primair


Verwerken invorderingscodes 16

892

BHF primair


Controleren voortgang 18

893

BHF primair


Informeren Belastingdienst 19

894

BHF primair


Voortgang Bureau Heffingen 19

895

BHF primair


896

BHF primair

897

BHF primair


Onderhouden gegevens Belastingdienst 20 Vergelijken bestanden Belastingdienst/Bureau Heffingen 20 Ontvangen diskette 21

898

BHF primair


Registreren diskette 21

899

BHF primair


Beoordelen gegevens 21

900

BHF primair


Archiveren diskette 22

901

BHF primair


Bepalen vervolgactie 23

902

BHF primair

7 Faillissement 1

7.1 Afhandelen faillissementsmelding 1

903

BHF primair

7 Faillissement 1

7.1.1 Melden faillissement 2

904

BHF primair

7 Faillissement 1

7.1.2 Achterhalen gegevens 2

905

BHF primair

7 Faillissement 1

7.1.3 Aanmaken brief 2

906

BHF primair

7 Faillissement 1

907

BHF primair

908

BHF primair

909

BHF primair

7.1.4 Buiten invordering zetten van aanslagen 3 7.1.5 Ontvangstbevestiging ontvangen? 3 7.1.7 Vorderingen geplaatst op de lijst preferente crediteuren? 4 7.1.8 Vastleggen status faillissement 5

910

BHF primair

911

BHF primair

912

BHF primair

913

BHF primair

914

BHF primair

915

BHF primair

916

BHF primair

917

BHF primair

918

BHF primair

919

BHF primair

920

BHF primair

921

BHF primair



7 Faillissement 1 7 Faillissement 1 7 Faillissement 1 7 Faillissement 1

7 Faillissement 1

7.1.9 Verzoek plaatsing lijst preferente crediteuren 5 7.1.10 Aanmaken verzoek plaatsing op de lijst preferente crediteuren 5 7.2 Verwerken faillissement 6

7 Faillissement 1

7.2.1 Inwinnen informatie 7

7 Faillissement 1

7.2.2 Verstrekken informatie 7

7 Faillissement 1

7.2.3 Beëindigen faillissement 7

7 Faillissement 1 7 Faillissement 1

7.2.3.1 Opheffen wegens gebrek aan baten. 8 7.2.3.2 Afboeken vorderingen 8

9 FIER 1

9.1 Retributies 4

9 FIER 1

9.1.1 Inwinnen retributiegegevens 4

9 FIER 1

9.1.2 Opnemen retributiegegevens 5

9 FIER 1

9.1.2.1 controleren authenticiteit 6

7 Faillissement 1



Bo Bs E

IF P

18/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

922

BHF primair

9 FIER 1

9.1.2.2 Inlezen gegevens 6

923

BHF primair

9 FIER 1

9.1.2.3 Beoordelen verwerkingsverslag 7

924

BHF primair

9 FIER 1

9.1.2.4 Goedkeuren gegevens 8

925

BHF primair

9 FIER 1

9.1.2.5 Afkeuren gegevens 8

926

BHF primair

9 FIER 1

9.1.2.6 Controleren volledigheid 8

927

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3 Verstrekken factuur 9

928

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.1 Vervaardigen factuurregels 9

929

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.2 Controleren factuurbestand 9

930

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.3 Afkeuren factuurbestand 10

931

BHF primair

9 FIER 1

932

BHF primair

933

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.4 Vervaardigen factuurbestand logistiek 10 9.1.3.5 Vervaardigen factuurbestand Navision. 10 9.1.3.6 Afdrukken factuurbestand 10

934

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.7 Controleren factuurgegevens. 10

935

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.8 Controleren debiteurgegevens 11

936

BHF primair

9 FIER 1

9.1.3.9 Verzenden facturen 11

937

BHF primair

9 FIER 1

9.1.4 Inwinnen vorderingen 12

938

BHF primair

9 FIER 1

9.1.5 Beoordelen vorderinggegevens 12

939

BHF primair

9 FIER 1

9.1.5.1 Aanmaken creditfactuur 12

940

BHF primair

9 FIER 1

9.1.5.2 Selecteren creditbetalingen 13

941

BHF primair

9 FIER 1

9.1.5.3 Controleren creditbetalingen 13

942

BHF primair

9 FIER 1

9.1.5.4 Overmaken creditbedrag 13

943

BHF primair

9 FIER 1

9.1.6 Registreren betalingen 13

944

BHF primair

9 FIER 1

9.1.6.1 Ontvangen betaaltapes 13

945

BHF primair

9 FIER 1

9.1.6.2 Matchen betalingen 13

946

BHF primair

9 FIER 1

9.1.6.3 Verwerken retourbetalingen 14

947

BHF primair

9 FIER 1

9.1.6.4 Afstemmen met MINAS 14

948

BHF primair

9 FIER 1

9.2 Heffingen 14

949

BHF primair

9 FIER 1

950

BHF primair

9 FIER 1

9.3 Verstrekken informatie n.a.v. factuur 15 9.3.1 Inkomende brieven/faxen 15

951

BHF primair

9 FIER 1

9.3.2 Inkomende telefoon 16

952

BHF primair

9 FIER 1

9.3.3 Aanmaken kopijfactuur 16

953

BHF primair

9 FIER 1

9.3.4 Versturen herinnering 17

954

BHF primair

9 FIER 1

9.3.5 Versturen aanmaning 17

955

BHF primair

9 FIER 1

9.3.6 Dwangbevel 18

956

BHF primair

9 FIER 1

9.3.7 Afhandelen klachten 18

957

BHF primair

10 FIER 1

9.3.8 Bezwaar en beroep 18

958

BHF primair

11 FIER 1

9.3.9 Afromen banksaldo 19

959

BHF primair

12 FIER 1

9.4 Handhaven 19

960

BHF primair

13 FIER 1

961

BHF primair

962

BHF primair

963

BHF primair


9.4.1 Vervaardigen managementrapportages 19 9.4.1.1 Vervaardigen managementrapportage facturen 19 9.4.1.2 Vervaardigen management rapportage verzenden facturen 19 9.4.1.3 Periodieke management rapportage 20

9 FIER 1

14 FIER 1 15 FIER 1 16 FIER 1



Bo Bs E

IF P

19/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

964

BHF primair

17 FIER 1

965

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

9.4.1.4 Uitvoeren van totaal- en verbandscontroles 20 8.1 Registreren verzoek kwijtschelding 1

966

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.2 Fijnrichten verzoek kwijtschelding 2

967

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.3 Verzoek kwijtschelding volledig? 2

968

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.4 Beoordelen verzoek 3

969

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

970

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.4.1 Wordt een bedrijf of zelfstandig beroep uitgeoefend? 3 8.4.2 Is er vermogen? 4

971

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.4.3 Berekenen betalingscapaciteit 4

972

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.5 Kwijtschelding verlenen? 5

973

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.6 Verlenen kwijtschelding 6

974

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.6.1 Opmaken geleidelijst 6

975

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.6.2 Paraferen geleidelijst 6

976

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.6.3 Melden kwijtschelding 7

977

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.7 Verzoekformulier toezenden? 7

978

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

979

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.8 Verzenden verzoekformulier kwijtschelding 8 8.9 Opvragen ontbrekende gegevens 8

980

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.10 Gevraagde gegevens verstrekt? 9

981

BHF primair

8 Kwijtschelding 1

8.11 Afwijzen verzoek kwijtschelding 9

982

BHF primair

13 Leges 1

12.1 Informeren legesgegevens 2

983

BHF primair

14 Leges 1

12.2 Raadplegen status 2

984

BHF primair

15 Leges 1

12.3 Versturen herinneringsbrieven 3

985

BHF primair

16 Leges 1

12.3.1 Controleren herinneringsbrief 4

986

BHF primair

17 Leges 1

12.3.2 Accorderen herinneringsbrief 4

987

BHF primair

18 Leges 1

12.3.3 Verzenden herinneringsbrief 4

988

BHF primair

19 Leges 1

12.4 Wijzigen status 5

989

BHF primair

2 Renteberekening 2

1.1. Aanpassen rentepercentage? 2

990

BHF primair

3 Renteberekening 2

1.1.1. Aanpassen rentepercentage 2

991

BHF primair

4 Renteberekening 2

1.2. Berekenen rente 3

992

BHF primair

5 Renteberekening 2

1.2.1. Handmatige renteberekening? 3

993

BHF primair

6 Renteberekening 2

1.2.2. Betaling via Belastingdienst? 3

994

BHF primair

7 Renteberekening 2

1.2.3. Handmatig rente berekenen 3

995

BHF primair

8 Renteberekening 2

1.2.4. Handmatig opvoeren rente 4

996

BHF primair

9 Renteberekening 2

1.3. Uitwisselen gegevens 4

997

BHF primair

10 Renteberekening 2

1.3.1. Informeren veehouder 4

998

BHF primair

11 Renteberekening 2

1.3.2. Informeren Belastingdienst 4

999

BHF primair

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering

1. Schuldsanering 1

1.1. Minnelijke schuldsanering 2

1. Schuldsanering 1

1.1.1. Inwinnen schuldsaneringdocumenten 2 1.1.2. Opnemen in register 3

1000 BHF primair 1001 BHF primair 1002 BHF primair 1003 BHF primair

1004 BHF primair 1005 BHF primair


1. Schuldsanering 1 1. Schuldsanering 1

1. Schuldsanering 1

1.1.2.1. Complementeren schuldsaneringaankondiging/voorstel 3 1.1.2.2. Schuldsaneringaankondiging/voorstel ingeboekt? 3 1.1.2.3. Grofrichten 3

1. Schuldsanering 1

1.1.3. Beoordelen 4

1. Schuldsanering 1



Bo Bs E

IF P

20/40

R

Groep

1006 BHF primair 1007 BHF primair 1008 BHF primair


1011 BHF primair 1012 BHF primair 1013 BHF primair 1014 BHF primair 1015 BHF primair 1016 BHF primair 1017 BHF primair 1018 BHF primair 1019 BHF primair 1020 BHF primair 1021 BHF primair 1022 BHF primair 1023 BHF primair 1024 BHF primair 1025 BHF primair 1026 BHF primair 1027 BHF primair 1028 BHF primair 1029 BHF primair 1030 BHF primair 1031 BHF primair 1032 BHF primair 1033 BHF primair 1034 BHF primair 1035 BHF primair 1036 BHF primair 1037 BHF primair 1038 BHF primair 1039 BHF primair 1040 BHF primair 1041 BHF primair 1042 BHF primair 1043 BHF primair 1044 BHF primair 1045 BHF primair 1046 BHF primair

Regeling

Proces

Subproces

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering

1. Schuldsanering 1

1.1.3.1. Fijnrichten aankondiging 4

1. Schuldsanering 1

1.1.3.2. Aankondigingtermijn? 5

1. Schuldsanering 1


1. Schuldsanering 1

1.1.3.3. Schuldsaneringvoorstel na schuldsaneringaankondiging ontvangen? 5 1.1.3.4. Herinneren indiener? 5

1. Schuldsanering 1

1.1.3.5. Schuldsaneringvoorstel (na schuldsaneringaankondiging) volledig? 5

Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Invordering Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen

1. Schuldsanering 1 1. Schuldsanering 1

1.1.3.6. Aanvullende informatie schuldsaneringvoorstel ontvangen? 6 1.1.3.7. NVVK lid? 6

1. Schuldsanering 1

1.1.3.8. GKB advies volledig? 6

1. Schuldsanering 1

1.1.3.9. Bedrag schuldsanering ontvangen? 6 1.1.3.10. Herinneren betalen schuldsanering 7 1.1.3.11. Bedrag schuldsanering volledig betaald? 7 1.1.4. Bepalen uitkomst 7

1. Schuldsanering 1 1. Schuldsanering 1 1. Schuldsanering 1 1. Schuldsanering 1

1. Schuldsanering 1

1.1.4.1. Afwijzen schuldsaneringvoorstel 7 1.1.4.2. Schuldsaneringvoorstel akkoord? 7 1.1.5. Verstrekken informatie 8

1. Schuldsanering 1

1.2. Wettelijke schuldsanering 8

1. Schuldsanering 1

1.2.1. Inwinnen gegevens WSNP 9

1. Schuldsanering 1

1.2.1.1. Schriftelijke informatie? 9

1. Schuldsanering 1

1.2.1.2. Inboeken brief 9

1. Schuldsanering 1

1.2.1.3. Telefonische informatie 9

1. Schuldsanering 1

1.2.2. Beoordelen WSNP 9

1. Schuldsanering 1

1.2.2.1. Inventariseren Vorderingen 9

1. Schuldsanering 1

1.2.2.2. Buiten invordering plaatsen 10

1. Schuldsanering 1

1. Schuldsanering 1

1.2.2.3. Reactie Bewindvoerder ontvangen? 10 1.2.2.4. Reactie Bewindvoerder compleet? 10 1.2.2.5. Wijziging vorderingen? 10

1. Schuldsanering 1

1.2.2.6. WSNP beëindigd? 11

1. Schuldsanering 1

1.2.2.7. Verplichtingen nagekomen? 11

1. Schuldsanering 1

1.2.2.8. WSNP bedrag ontvangen? 11

1. Schuldsanering 1

1.2.3. Verstrekken informatie WSNP 11

1. Schuldsanering 1

1.2.3.1. Informeren bewindvoerder 11

1. Schuldsanering 1

1.2.3.2. Herinneren Bewindvoerder 12

1. Schuldsanering 1

1.2.3.3. Complementeren reactie 12

1. Schuldsanering 1

1.2.3.4. Herinneren WSNP betaling 12

1 Uitvaardigen Aanslagen 2

1.1. Aanmaken Aanslagen 2


1.2. Controleren Aanslagen 2


1.3. Aanslagen akkoord? 3


1.4. Verzenden Aanslag 3

21 Verwerken AID Dossiers 1

20.1 Ontvangen AID dossier of brief 1


20.2 Ontvangen registreren AID dossier of brief 2 20.3 Behandelen AID dossier of brief 2

1. Schuldsanering 1

1. Schuldsanering 1




Bo Bs E

IF P

21/40

R

Groep

1047 BHF primair 1048 BHF primair 1049 BHF primair 1050 BHF primair 1051 BHF primair 1052 BHF primair 1053 BHF primair 1054 BHF primair 1055 BHF primair 1056 BHF primair 1057 BHF primair 1058 BHF primair 1059 BHF primair 1060 BHF primair 1061 BHF primair 1062 BHF primair 1063 BHF primair 1064 BHF primair 1065 BHF primair 1066 BHF primair 1067 BHF primair 1068 BHF primair 1069 BHF primair 1070 BHF primair 1071 BHF primair 1072 BHF primair 1073 BHF primair 1074 BHF primair 1075 BHF primair 1076 BHF primair 1077 BHF primair 1078 BHF primair 1079 BHF primair 1080 BHF primair 1081 BHF primair 1082 BHF primair 1083 BHF primair 1084 BHF primair 1085 BHF primair 1086 BHF primair 1087 BHF primair 1088 BHF primair

Regeling

Proces

Subproces

Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen

24 Verwerken AID Dossiers 1 25 Verwerken AID Dossiers 1

20.4 Beoordelen AID rapporten en brieven 3 20.5 Uitvoeren vervolgactie(s) 4


20.5.1 Aanpassen registratie 4


20.5.2 Informeren AID 4


20.5.3 Opstellen waarschuwingsbrief 4


20.5.4 Informeren MINAS 5


20.5.5 Bijwerken voortgang 5


20.5.6 Afleggen brief of AID dossier 5

2 BOOM 1

2.1 BOOM register 4

2 BOOM 1 2 BOOM 1

2.1.1 Verwerken aanvragen BOOM register 5 2.1.1.1 Registreren aanvraag 5

2 BOOM 1

2.1.1.2 Aanmaken verzendbestand 5

2 BOOM 1

2.1.1.3 Verzenden BOOM afleveringsbewijzen 5 2.2 BOOM afleveringsbewijzen 6

2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1 2 BOOM 1

Bo Bs E

IF P

2.2.1 Verwerken aanvragen BOOM afleveringsbewijzen 6 2.2.1.1 Registreren aanvraag BOOM afleveringsbewijzen 6 2.2.1.2 Aanmaken verzendbestand 6 2.2.1.3 Verzenden BOOM afleveringsbewijzen 7 2.2.2 Opnemen BOOM afleveringsbewijzen 7 2.2.2.1 Ontvangen BOOM afleveringsbewijzen 7 2.2.2.2 Data Entry BOOM afleveringsbewijzen 7 2.2.2.3 Inhoudelijk controleren BOOM afleveringsbewijzen 8 2.2.2.4 Sorteren BOOM afleveringsbewijzen 8 2.2.2.5 Retour zenden BOOM afleveringsbewijzen 8 2.2.2.6 Archiveren BOOM afleveringsbewijzen 9 2.2.2.7 Aanleveren BOOM afleveringsbewijzen voor behandeling 9 2.2.3 Beoordelen BOOM afleveringsbewijzen 9 2.2.4 Verstrekken informatie BOOM afleveringsbewijzen 10 2.2.5 Wijzigen BOOM afleveringsbewijzen 10 2.2.5.1 Ontvangen wijzigingsverzoek 10

2 BOOM 1

2.2.5.2 BOOM afleveringsbewijs reeds verwerkt 11 2.2.5.3 Bewaren wijzigingsverzoek 11

2 BOOM 1

2.2.5.4 Verwijderingsverzoek? 12

2 BOOM 1 2 BOOM 1

2.2.5.5 Verwijderen BOOM afleveringsbewijs 12 2.2.5.6 Verwerken wijzigingsverzoek 12

2 BOOM 1

2.2.5.7 Archiveren wijzigingsverzoek 13

6 Inwinnen monstergegevens (EDI) 1 6 Inwinnen monstergegevens (EDI) 1

6.1 EDI-berichten verstuurd door het laboratorium 3 6.1.1 Verwerken EDI-berichten 3

6 Inwinnen monstergegevens (EDI) 1

6.1.1.1 Ontvangen EDI-berichten 3


6.1.1.2 Beoordelen loglijst 4


6.1.1.3 Beoordelen foutlijst 4


6.1.1.4 Opvragen gegevens 4



22/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces



6.1.1.5 Controleren gegevens 4


6.1.1.6 Verwerken gegevens 5


6.1.2 Afhandelen terugmeldingsfax 5


6.1.2.1 Ontvangen fax 5


6.1.2.2 Aanmaken terugmeldingsfax 5


6.1.2.3 Versturen terugmeldingsfax 6

6 Inwinnen monstergegevens (EDI) 1 6 Inwinnen monstergegevens (EDI) 1

6.2 Analyseverslagen ingestuurd door leverancier, intermediair of afnemer 6 6.2.1 Controleren analyseverslagen 6


6.2.2 Invoeren analyses 7


6.2.3 Aanvragen Batch 7


6.2.4 Draaien batch 7


6.2.5 Verwerken foutlijst 8


6.2.6 Verwerken analyses 8

1 EVOA 2

1.1 Registreren 3

1 EVOA 2

1.1.1 Kennisgevingformulier Import 11

1 EVOA 2

1.1.1.1 Ontvangen registreren van Kennisgevingformulier import 11 1.1.1.2 Beoordelen Kennisgevingformulier import 12 1.1.1.2.1 Inhoudelijke controle formulier 12 1.1.1.2.2 Aanmaken Beslissingsbrief 13

1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2



Bo Bs E

IF P

1.1.1.3 Verzenden Beslissingsbrief import 14 1.1.1.4 Archivering gegevens EVOAdossier 14 1.1.2 Kennisgevingformulier Export 15 1.1.2.1 Ontvangen registreren van Kennisgevingformulier export 15 1.1.2.2 Beoordelen Kennisgevingformulier export 15 1.1.2.2.1 Inhoudelijke controle formulier 16 1.1.2.2.2 Invoeren gegevens Kennisgevingformulier 17 1.1.2.2.3 Duits VLM verklaring geen bezwaar 17 1.1.2.2.4 Aanhouden gegevens export 18 1.1.2.2.5 Invoer gegevens na ontvangst vergunning meldpunt 19 1.1.2.3 Verzenden Beslissingsbrief export 19 1.1.2.4 Archivering gegevens EVOAdossier 20 1.1.3 Kennisgevingformulier Doorvoer 20 1.1.3.1 Ontvangen registreren van Kennisgevingformulier doorvoer 20 1.1.3.2 Beoordelen Kennisgevingformulier doorvoer 21 1.1.3.2.1 Inhoudelijke controle formulier 21 1.1.3.2.2 Invoeren gegevens Kennisgevingformulier 21 1.1.3.2.3 Aanmaken Beslissingsbrief 22 1.1.3.3 Verzenden Beslissingsbrief doorvoer 23 1.1.3.4 Archivering gegevens EVOAdossier 23 1.1.4 Uitbreiding vergunning 24 1.1.4.1 Ontvangen registreren brief inzake uitbreiding 24 1.1.4.2 Beoordelen uitbreiding vergunning 24

23/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces


1 EVOA 2

1.1.4.2.1 Registreren brief in excel 25

1 EVOA 2 1 EVOA 2

1.1.4.2.2 Inhoudelijke controle uitbreiding 25 1.1.4.2.3 Registreren gegevens 26

1 EVOA 2

1.1.4.2.4 Aanmaken brief 26

1 EVOA 2

1.1.4.2.5 Registreren afhandeling brief in excel 27 1.1.4.3 Versturen brief 28

1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2


Bo Bs E

IF P

1.1.4.4 Archiveren gegevens in EVOAdossier 28 1.1.5 Transportformulier 28 1.1.5.1 Ontvangen registreren Transportformulier 29 1.1.5.2 Data Entry I Transportformulier 29 1.1.5.3 Controle gegevens Transportformulier 29 1.1.5.3.1 Inhoudelijke controle ingevoerde gegevens 29 1.1.5.3.2 Goedkeuren ingevoerde gegevens 30 1.1.5.4 Archiveren Transportformulier in EVOA- dossier 30 1.1.6 Wijzigingen ten aanzien van geplande transporten 30 1.1.6.1 Ontvangen registreren mededeling vervallen transport 31 1.1.6.2 Beoordelen mededeling wijzigingen in transport 31 1.1.6.2.1 Registreren brief in excel 31

1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2

1.1.6.2.2 Inhoudelijke controle gegevens mededeling 31 1.1.6.2.3 Laten vervallen transportformulier 32 1.1.6.2.4 Wijzigingen in transportformulier doorvoeren 32 1.1.6.2.5 Registreren afhandeling brief in excel 32 1.1.6.3 Archiveren brief in EVOAdossier 32 1.1.7 Bankgarantie 32 1.1.7.1 Ontvangen registreren bankgarantie 33 1.1.7.2 Beoordeling bankgarantie 33

1 EVOA 2

1.1.7.2.1 Inhoudelijke controle bankgarantie 33 1.1.7.2.2 Aanmaken relatie 34

1 EVOA 2

1.1.7.2.3 Accorderen gegevens 34

1 EVOA 2

1.1.7.2.4 Aansturen D.E. 34

1 EVOA 2

1.1.7.3 D.E.I van gegevens 34

1 EVOA 2

1.1.7.4 Afhandelen bankgarantie 35

1 EVOA 2 1 EVOA 2

1.1.7.4.1 Toekenning garantienummer 35 1.1.7.4.2 Aanmaken brief 35

1 EVOA 2

1.1.7.5 Versturen brief 36

1 EVOA 2

1.1.7.6 Archiveren gegevens 36

1 EVOA 2 1 EVOA 2

1.1.8 Verzoek retournering bankgarantie 36 1.1.8.1 Ontvangen registreren brief 36

1 EVOA 2

1.1.8.2 Uitvoeren verzoek 36

1 EVOA 2

1.1.8.2.1 Registreren brief in excel 37

1 EVOA 2

1.1.8.2.2 Fysieke formulier uit kluis halen 37


24/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces


1 EVOA 2

1.1.8.3 Doorvoer beëindiging bankgarantie 37 1.1.8.3.1 Oproepen gegevens bankgarantie 38 1.1.8.3.2 Beëindiging bankgarantie 38

1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2 1 EVOA 2

1.2 Onderhouden 39

11 Grensboeren 1

11.1 België 1

11 Grensboeren 1

11.1.1 Verwerken aanvragen formulier ‘Verklaring Eigen Gebruik’ 3 11.1.2 Automatisch verzenden formulieren 3 11.1.3 Ontvangen formulieren ‘VEG’ en ‘EGV’ 4 11.1.4 Verwerken formulieren ‘VEG’ en ‘EGV’ 4 11.1.4.1 Controleren formulier op volledigheid en juistheid 4 11.1.4.2 Beoordelen formulier 5

11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1 11 Grensboeren 1

Bo Bs E

IF P

1.1.8.4 Opstellen brief beëindiging bankgarantie 38 1.1.8.4.1 Aanmaken brief 38 1.1.8.4.2 Registreren afhandeling brief in excel 39 1.1.8.5 Versturen brief 39

11 Grensboeren 1


11.1.4.3 Kopiëren en opbergen kopieformulier 5 11.1.4.4 Maken begeleidende brief voor Vlaamse Mestbank 6 11.1.4.5 Versturen brief en evt. formulier 'VEG' naar Vlaamse Mestbank 6 11.1.4.6 Maken brief boer 6

11 Grensboeren 1

11.1.4.7 Verzenden brief en evt. verklaring ‘EGV’ aan boer 7 11.1.5 Aanbieden map aan Data entry 7

11 Grensboeren 1

11.2 Duitsland 8

1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 3 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 4 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 5 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 6 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 7 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 8 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 9 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 10 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 11 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 12 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 13 1. Machtiging ondertekenen Afleverbewijs 14 3 Melding export dierlijke meststoffen 1

1.1. Versturen Machtiging 2 1.1.1. Verwerken aanvraag Machtiging 2 1.1.2. Versturen aanvraag Machtiging 3 1.2. Invoeren gegevens Machtiging 3 1.2.1. Ontvangen Machtiging 3 1.2.2. Data-entry Machtiging 3 1.2.3. Archiveren Machtiging 3 1.3. Beoordelen Machtiging 3 1.3.1. Machtiging akkoord? 4 1.3.2. Machtiging retour? 4 1.4. Verstrekken resultaten Machtiging 4 1.5. Intrekken Machtiging 4

2.1 Verwerken aanvraag formulieren Melding export 2 4 Melding export dierlijke meststoffen 1 2.2 Ontvangen en verwerken formulieren MEM 3 5 Melding export dierlijke meststoffen 1 2.3 Raadplegen en wijzigen MEM 3 6 Melding export dierlijke meststoffen 1 2.4 Samenstellen rapportages 4 7 Melding export dierlijke meststoffen 1 2.5 Uitvoeren controles 5 20 Mest kwartaaloverzichten 1 21 Mest kwartaaloverzichten 1 24 Mest kwartaaloverzichten 1


19.1 Ontvangen mest kwartaaloverzicht 1 19.2 Archiveren mest kwartaaloverzichten 2 9.3 Afhandelen kwartaaloverzichten met bijlagen 2

25/40

R

Groep


Regeling

Proces


7 Lagere bemonsteringsfrequentie 1

Subproces


7.1 Afhandelen aanvraag formulier 3


7.2 Ontvangen ‘formulier lagere bemonsteringsfrequentie’ 3 7.3 Verwerken ‘formulier lagere bemonsteringsfrequentie’ 3 7.4 Ontvangen Bijlage ‘analyseresultaten’ en toebehoren 4 7.5 Doorsturen Bijlage ‘analyseresultaten’ en toebehoren 4 7.6 Verwerken Bijlage ‘analyseresultaten’ 5 7.7 Controle-invoer Bijlage ‘analyseresultaten’ 5 7.8 Aanvragen controleprogramma 6

10 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 11 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 12 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 13 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 14 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 15 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 16 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 17 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 18 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 19 Lagere bemonsteringsfrequentie 1 10 Erkenning intermediairs 2

10.1 Erkennen MINAS-monsternemer 5

10 Erkenning intermediairs 2

10.1.1 Inwinnen erkenninggegevens 6



10.1.1.1 Aanvragen erkenning MINASmonsternemer 6 10.1.1.2 Ontvangen aanvragen erkenning MINAS-monsternemer 7 10.1.2 Opnemen erkenningaanvraag 8


10.1.3 Beoordelen erkenningaanvraag 8



10.1.4 Bepalen uitkomst erkenningaanvraag 12 10.1.5 Verstrekken erkenninginformatie 12 10.1.5.1 Telefonisch doorgeven code MINAS-monsternemer 12 10.1.5.2 Aanmaken Beslissingsbrief 13


10.2 Wijzigen erkenninggegevens 14


10.2.1 Inwinnen wijzigingen 14


10.2.1.1 Versturen wijzigingsformulier erkenning MINAS-monsternemer 14 10.2.1.2 Ontvangen wijzigingsformulier erkenning MINAS-monsternemer 15 10.2.2 Opnemen wijzigingen erkenning MINAS-monsternemer 15 10.2.4 Beoordelen wijzigingen erkenning MINAS-monsternemer 16 10.2.5 Verstrekken wijzigingsformulier 17

10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2

10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2

10.3.1.5.4 Versturen reminder 21


10.3.1.6 Selecteren te schorsen monsternemers 21 10.3.1.9 Horen 22


IF P

10.3 Verwerken Jaarlijkse accountantsverklaring 18 10.3.1 Inwinnen Jaarlijkse accountantsverklaring 19 10.3.1.1 Selecteren groep erkende MINAS-monsternemers 19 10.3.1.2 Versturen Jaarlijkse accountantsverklaring 19 10.3.1.3 Jaarlijkse accountantsverklaring ontvangen? 20 10.3.1.5 Verstrekken reminder Jaarlijkse accountantsverklaring 20 10.3.1.5.1 Select groep reminder 20 10.3.1.5.2 Aanmaken Jaarlijkse accountantsverklaring 20 10.3.1.5.3 Aanmaken reminder 21


Bo Bs E

7.9 Verwerken resultaten controleprogramma 6 7.10 Handmatig verwerken MAB 7 7.11 Controleren handmatige beoordeling MAB 7 7.12 Bijwerken managementinformatie 8



26/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces



10.3.1.10 Jaarlijkse accountantsverklaring ontvangen? 22 10.3.1.11 Aanmaken brief beleidsvoornemen tot schorsing 23 10.3.1.12 Ontvangen registreren Jaarlijkse accountantsverklaring 23 10.3.2 Opnemen Jaarlijkse accountantsverklaring 24 10.3.3 Beoordelen Jaarlijkse accountantsverklaring 24 10.3.3.1 Controleren juistheid en volledigheid formulier 25 10.3.3.2 Beoordelen formulier 25

10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2


10.3.3.3 Controleren naleving schorsing 26 10.3.4 Bepalen uitkomst Jaarlijkse accountantsverklaring 26 10.3.4.1 Registreren overtreding (foutcodes) 27 10.3.4.2 Opheffen schorsing 27


10.3.4.3 Uitvoeren schorsing 28


10.3.4.3.1 Selecteren groep 28


10.3.4.3.2 Aanmaken Brief aankondiging schorsing 28 10.3.4.3.3 Controleren brief 29

10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2



Bo Bs E

IF P

10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 10 Erkenning intermediairs 2 Vrijstelling mestbe- en verwerking Vrijstelling mestbe- en verwerking Vrijstelling mestbe- en verwerking

10.3.4.3.4 Schorsen erkende MINASmonsternemer 29 10.3.4.3.5 Controleren schorsing 29 10.3.5 Verstrekken informatie Jaarlijkse accountantsverklaring 30 10.3.5.1 Verstrekken schorsingsinformatie 30 10.3.5.2 Verstrekken opheffingsinformatie 31 10.4 AID-controle 32 Verzenden formulier ‘Aanmelding installatie’ Accorderen verzending

Vrijstelling mestbe- en verwerking

Registreren aanvraag formulier ‘Aanmelding installatie’ Ontvangen formulier ‘Aanmelding installatie’ Verwerken aanmelding


Data entry formulier


Beoordelen formulier op volledigheid


Controleren aanmelding op voorwaarden


Voldoet aan voorwaarden?


Informeren aanvrager


Afwijzen aanmelding



Opstellen registratiebevestiging aanvrager Aanleveren aanmeldingen aan divisie Heffingen Aanleveren aanmeldingen aan AID


Verwerken controlerapporten AID


Verwerken kwartaaloverzichten


Verwerken afmeldingen

11 Registratie Mestopslag 1

11.1 Verzenden formulieren AANMELDING 4 11.1.1 Verwerken aanvraag formulieren 4 11.1.2 Printen formulieren 5



11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1


27/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces



11.1.3 Controleren formulieren 5



11.1.4 Verzenden aangevraagde formulieren 6 11.2 Ontvangen formulieren aanmeldingen 6 11.2.1 Ontvangen formulieren 6


11.2.2 Data entry formulieren 7


11.3 Verwerken aanvragen aanmelding 7



11.3.1 Inhoudelijke controle aanmelding 7 11.3.2 Behandelen formulier aanmelding 8 11.3.3 Verwerken aanmelding (batch) 9


11.4 Informeren aanvrager 9


11.4.1 Doorgeven silonummer 10


11.4.2 Controleren uitgaande brieven 10


11.4.3 Verzenden uitgaande brieven 11


11.5 Ontvangen Afmeldingsbrief 11


11.6 Verwerken afmelding 11

11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1

11.7 Ontvangen brief controle leegmelding 12 11.8 Verwerken controle leegmelding 12


11.8.1 Registreren conclusies 12


11.8.2 Bijwerken overzicht leegmeldingen 13 11.9 Verzenden formulier ‘overdracht niet lege opslag’ 13 11.9.1 Verwerken aanvraag formulier niet lege opslag 14 11.10 Ontvangen formulier ‘overdracht niet-lege silo’ (EXT) 14 11.11 Verwerken formulier ‘overdracht niet-lege silo’ 14 11.11.1 Afmelden over te dragen silo 15



11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1 11 Registratie Mestopslag 1 Vervoersbewijs dierlijke meststoffen

11.11.2 Aanmelden over te dragen silo 15 1. Inwinnen VDM

Vervoersbewijs dierlijke meststoffen

1.1.


1.1.1. Automatisch inlezen image VDM?


1.1.2. Jazz-disk akkoord?


1.1.3. Automatisch inlezen image VDM


1.1.4. Registreren ontvangst VDM


1.1.5. Image juiste gekoppeld?


1.1.6. Handmatig inlezen image VDM


1.1.7. Wijzigen koppeling images


1.1.8. Inwinnen data-entry gegevens


1.2.

Inwinnen elektronische VDM


1.3.

Inwinnen mutatieformulier VDM


2.

Registreren VDM


2.1.

Bepalen basis gegevens VDM


2.1.1. Originele VDM?


2.1.2. VDM aanwezig?


2.1.3. Corrigeren data-entry gegevens VDM



Bo Bs E

IF P

Inwinnen papieren VDM

28/40

R

Groep


Regeling

Proces

Subproces




2.1.4. Koppelen image en data-entry gegevens? 2.1.5. Koppelen image en data-entry gegevens 2.2. Muteren data-entry gegevens VDM


2.2.1. Schriftelijk muteren VDM?



2.2.2. Aanpassen data-entry mutatieformulier? 2.2.3. Aanpassen data-entry mutatieformulier 2.2.4. Behandelen mutatieformulier?


2.2.5. Behandelen mutatieformulier


2.2.6. Elektronisch muteren


2.2.7. Elektronisch formaat akkoord?


2.2.8. Schriftelijk muteren VDM


2.2.9. Doorvoeren mutatie


3.

Beoordelen VDM


3.1.

Inhoudelijk controleren


3.1.1. Acceptatiecontroles akkoord?


3.1.2. Inhoudelijk controleren VDM


3.1.3. VDM inhoudelijk akkoord?


3.1.4. VDM onvolledig?


3.1.5. VDM handmatig muteren?


3.1.6. Handmatig muteren VDM


3.1.7. Bepalen vervolgactie VDM

Vervoersbewijs dierlijke meststoffen Vervoersbewijs dierlijke meststoffen

3.1.8. Beoordelen handmatig aanpassen VDM 3.1.9. Voorstel akkoord?


3.1.10. Beschikbaar stellen gegevens


3.2.

Administratief controleren


4.

Bepalen uitkomst


5.

Verstrekken informatie VDM


5.1.

Aanvragen VDM


5.1.1. Invoeren aanvraag VDM


5.1.2. Verzenden VDM


5.2.


5.2.1. Invoeren aanvraag blanco mutatieformulier 5.2.2. Verzenden blanco mutatieformulier


5.3.


5.3.1. Invoeren aanvraag brochure


5.3.2. Verzenden brochure


5.4.



5.4.1. Doorvoeren aanvraag actuele servicemelding? 5.4.2. Invoeren aanvraag actuele servicemelding 5.4.3. Verzenden actuele servicemelding


5.5.


5.5.1. Servicemelding aanwezig?






Bo Bs E

IF P

Aanvragen blanco mutatieformulier

Aanvragen brochure

Aanvragen actuele servicemelding

Aanvragen herprint servicemelding

29/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen


5.5.2. Informeren aanvrager


5.5.3. Aanmaken herprint servicemelding



BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Meststromen Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

5.6. Aanmaken periodieke servicemelding 5.7. Aanmaken periodieke mutatieformulier 5.8. Verzenden servicemelding/voorbedrukt mutatieformulier 5.9. Verzenden brieven

1405 BHF primair

1383 BHF primair 1384 BHF primair 1385 BHF primair 1386 BHF primair 1387 BHF primair




5.9.1. Reageren n.a.v. schriftelijke mutatieverzoek 6. Onderhouden parameters


6.1.

Beheren afzenders bestanden


6.2.

Beheren opmerkingscodes


6.3.

Beheren constateringen


7.

Handhaven VDM


7.1.

Matchen analysegegevens


7.2.

Controle AID

Waterige fracties Waterige fracties

1. Verwerken aanvraag blanco verklaring 2. Ontvangen ingevulde verklaring

Waterige fracties

3.

1. 1. 1. 1. 1.

Processen MAO Processen MAO Processen MAO Processen MAO Processen MAO

1.1. Inwinnen MAO 1.1.1. Verzenden MAO 1.1.1.1. Processen Telefonie 1.1.1.2. Aanmaken verzending 1.1.1.3. Aanmaken printbestand

Processen Terra

1.

Processen MAO


Processen Terra Processen Terra

1. 1.

Processen MAO Processen MAO



1. 1.


1410 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1411 1412 1413 1414 1415


Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

1. 1. 1. 1. 1.


1416 1417 1418 1419


Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

1. 1. 1. 1.

Processen MAO Processen MAO Processen MAO Processen MAO

1420 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1421 1422 1423 1424 1425



1. 1. 1. 1. 1.


1426 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1427 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1428 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1429 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1430 1431 1432 1433


Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

1. 1. 1. 1.

Processen MAO Processen MAO Processen MAO Processen MAO



1. 1.


1.1.1.4. Verzenden overige infodragers 1.1.1.5. Beheersprocessen 1.1.1.6. Controleprocessen Verzending 1.1.2. Ontvangen MAO 1.1.2.1. Ontvangstregistratie Bureau Heffingen 1.1.2.2. Ontvangstregistratie IVAdes 1.2. Opnemen MAO’s 1.2.1. Data entry 1 1.2.2. Sturen ontvangstbevestiging 1.2.3. Data entry 2 1.2.4. Scannen MAO en evt. Documenten 1.2.5. Voorcontrole bijlagen 1.2.6. Behandelen brieven/bijlagen 1.2.7. Archiveren post 1.2.8. Klaarzetten voor Inhoudelijke Controle 1.2.9. Controleprocessen Logistieke Verwerking 1.2.10. Beheren Data-entry proces 1.3. Beoordelen MAO 1.3.1. Controleren MAO 1.3.1.1. Selecteren MAO 1.3.1.2. Inhoudelijke Controle MAO 1.3.1.3. Voortgangscontrole retourtraject 1.3.1.4. Verlenen uitstel retour MAO 1.3.1.5. Accepteren voortgangscontrole 1.3.1.6. Controleprocessen Inhoudelijke Controle 1.3.2. Behandelen MAO 1.3.2.1. Instellen werkplanning 1.3.2.2. Behandelen MAO 1.3.2.3. Steekproef behandelredenen 1.4. Bepalen uitkomst MAO 1.5. Verstrekken MAO terugmelding

1390 BHF primair 1391 BHF primair 1392 BHF primair 1393 BHF primair 1394 BHF primair 1395 BHF primair 1396 BHF primair 1397 BHF primair 1398 BHF primair 1399 BHF primair 1400 1401 1402 1403 1404




Bo Bs E

IF P

Beoordelen aanvraag verklaring

30/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces


Processen Terra Processen Terra Processen Terra

1. 1. 1.

Processen MAO Processen MAO Processen MAO

1.6. Handhaven MAO stelsel 1.6.1. Handhaven Dagplafond 1.6.1.1. Selecteren mestnummer t.b.v. mogelijke controle AID

1439 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO



1. 1. 1.


1443 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1.6.1.2. Afhandelen controlerapporten 1.6.1.3. Aanmaken HH-dossier 1.6.2. Handhaven Jaarplafond 1.6.2.1. Bepalen jaarplafond indicatie 1.6.2.2. Vastleggen AID verzoek tot behandelen Jaarplafondindicatie

1444 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1445 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1446 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO



1. 1. 1.


1450 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1451 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO



1. 1.


1454 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1455 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1456 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO

1457 BHF primair

Processen Terra

1.

Processen MAO



2. 2.

Processen TME Processen TME



2. 2.




2. 2.


1464 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1465 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1466 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1467 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1468 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1469 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1472 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1473 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2. 2.

Processen TME Processen TME Processen TME

1477 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1480 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1481 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1482 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1483 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



Bo Bs E

IF P

1.6.2.3. Vastleggen eigen verzoek tot behandelen Jaarplafondindicatie 1.6.2.4. Behandelen jaarplafondindicaties 1.6.2.5. Raadplegen Jaarplafondindicaties 1.7. Bedrijfsmutaties 1.7.1. Bedrijfsoverdracht formulier 1.7.1.1. Aanvragen bedrijfsoverdracht formulieren 1.7.1.2. Opnemen bedrijfsoverdracht formulieren` 1.7.1.3. Beoordelen bedrijfsoverdracht formulieren 1.7.2. Overname MAO’s 1.7.2.1. Aanvragen overname MAO’s 1.7.2.2. Versturen overname MAO’s 1.7.2.3. Opnemen overname MAO’s 1.7.2.4. Beoordelen overname MAO’s 1.7.2.5. Verwerken formulier overname MAO 2.1. Initiële aanvraag 2.1.1. Inwinnen gegevens initiële aanvraag 2.1.2. Registreren initiële aanvraag 2.1.2.1. Controleren volledigheid formulierenset 2.1.2.2. Aanvraag compleet? 2.1.2.3. Telefonische aanvraag ontbrekende informatie? 2.1.2.4. Aanvraag aanbieden aan deskundigen? 2.1.2.5. Telefonisch verzoeken ontbrekende informatie 2.1.2.6. Schriftelijk verzoeken ontbrekende informatie 2.1.2.7. Concept schriftelijk verzoek akkoord? 2.1.2.8. Inzendtermijn overschreden? 2.1.2.9. Ontvangen ontbrekende informatie 2.1.2.10. Afwijzen aanvraag 2.1.2.11. Voorstel afwijsbrief akkoord? 2.1.2.12. Samenstellen werkdossier commissie 2.1.2.13. Verwerken reprodocumenten 2.1.2.14. Archiveren aanvraag 2.1.3. Beoordelen initiële aanvraag 2.1.3.1. Verwerken schriftelijke aanvullende informatie 2.1.3.2. 3 Positieve adviezen voor Tussenpersoon? 2.1.3.3. Afwijzen aanvraag 2.1.3.4. Aanvullende informatie nodig? 2.1.3.5. Concept verzoek akkoord? 2.1.3.6. Verwerken verzoek bedrijfsbezoek 2.1.3.7. Verzoeken schriftelijke aanvullende informatie 2.1.3.8. Inzendtermijn overschreden?`

31/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

1484 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1487 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1488 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1489 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2. 2.


1493 1494 1495 1496 1497



2. 2. 2. 2. 2.

Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME

1498 1499 1500 1501 1502 1503 1504 1505

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2.

Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME

2.1.3.9. Voorstel afwijsbrief akkoord? 2.1.3.10. Archiveren aanvraag 2.1.3.11. Voorbereiden commissievergadering 2.1.3.12. Schriftelijke aanvullende informatie nodig? 2.1.4. Bepalen beschikking initiële aanvraag 2.1.4.1. Aanmaken voorstel beschikking 2.1.4.2. Controleren voorstel 2.1.4.3. Voorstel akkoord? 2.1.5. Verstrekken informatie initiële aanvraag 2.1.5.1. Publiceren erkenning 2.1.5.2. Verzenden brieven 2.1.5.3. Verzenden formulieren 2.2. Experiment LMC 2.3. Vrijstellingsregeling mestafzet tuincentra en tuinbouwbedrijven 2.4. Uitbreiden erkenning 2.5. Jaarlijkse vaststelling 2.5.1. Inwinnen Jaarlijkse vaststelling 2.5.2. Registreren Jaarlijkse vaststelling 2.5.2.1. Aanvraag ontvangen?

1506 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1509 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1510 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1511 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1512 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1513 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1514 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1515 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1518 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1519 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1520 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1521 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1522 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME



2. 2.


1525 1526 1527 1528 1529 1530

BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair BHF primair

Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra Processen Terra

2. 2. 2. 2. 2. 2.

Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME Processen TME



2. 2. 2.




2. 2.




2. 2.




2. 2. 2.




Bo Bs E

IF P

2.5.2.2. Herinneren ondernemer 2.5.2.3. Opnemen in voortgangsdocument 2.5.2.4. Controleren volledigheid Jaarlijkse vaststelling 2.5.2.5. Aanvraag compleet? 2.5.2.6. Ondernemer herinneren? 2.5.2.7. Telefonische aanvraag ontbrekende informatie? 2.5.2.8. Dossier naar deskundigen? 2.5.2.9. Telefonisch verzoeken ontbrekende informatie 2.5.2.10. Schriftelijk verzoeken ontbrekende informatie 2.5.2.11. Concept schriftelijk verzoek akkoord? 2.5.2.12. Inzendtermijn overschreden? 2.5.2.13. Verzenden naar dekundige(n) 2.5.3. Beoordelen Jaarlijkse vaststelling 2.5.3.1. Beoordelen Tussenpersoon 2.5.3.2. Aanvullende informatie nodig? 2.5.3.3. Aanvragen aanvullende informatie 2.5.3.4. Concept schriftelijk verzoek akkoord? 2.5.3.5. Inzendtermijn overschreden? 2.5.3.6. Informeren deskundige(en) 2.5.3.7. Beoordelen MEP 2.5.4. Bepalen uitkomst Jaarlijkse vaststelling 2.5.4.1. Aanmaken voorstel 2.5.4.2. Controleren voorstel 2.5.4.3. Voorstel akkoord? 2.5.4.4. Aanpassen publicatie? 2.5.4.5. Archiveren dossier 2.5.5. Verstrekken informatie Jaarlijkse vaststelling 2.5.5.1. Verzenden formulieren 2.5.5.2. Verzenden brieven 2.5.5.3. Publiceren erkenningen 2.5.6. Overige procestaken 2.5.6.1. Vergaren management informatie 2.5.6.2. Bewaken termijnen 2.5.6.3. Afhandelen bezwaar en beroep 2.6. Wijziging erkenning 2.7. Schorsen erkenning 2.8. Onderhouden erkenning

32/40

R

Groep

Regeling

Proces

Subproces

1541 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1542 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1543 BHF primair

Processen Terra

2.

Processen TME

1544 BHF primair 1545 BHF primair 1546 bhf ondersteunen d 1547 bhf ondersteunen d 1548 bhf ondersteunen d 1549 bhf ondersteunen d 1550 bhf ondersteunen d 1551 bhf ondersteunen d 1552 bhf ondersteunen d 1553 bhf ondersteunen d 1554 bhf ondersteunen d 1555 bhf ondersteunen d 1556 bhf ondersteunen d 1557 bhf ondersteunen d 1558 bhf ondersteunen d 1559 bhf ondersteunen d 1560 bhf ondersteunen d 1561 bhf ondersteunen d 1562 bhf ondersteunen d 1563 bhf ondersteunen d 1564 bhf ondersteunen d 1565 bhf ondersteunen d 1566 bhf ondersteunen d 1567 bhf ondersteunen d 1568 bhf ondersteunen d 1569 bhf ondersteunen d 1570 bhf ondersteunen d


2. Processen TME 2. Processen TME Interne Logistiek

2.8.1. Beoordelen eenvoudig ophogen erkenning 2.8.2. Bepalen uitkomst eenvoudig ophogen erkenning 2.8.3. Verstrekken informatie eenvoudig ophogen erkenning 2.9. Handhaving TME 2.10. Toedeling werkprocessen

Interne Logistiek

Archivering

Interne Logistiek

Data Entry

Interne Logistiek

Algemeen secretariaat


Bo Bs E

IF P

Facilitaire dienstverlening

Procesontwikkeling en Form.ontwerp

Ontwerpen logistiek proces

Procesontwikkeling en Form.ontwerp

Form.beheer en produktbegeleiding

Ontwikkelen informatiesystemen

Architectuur


Keuze ontwikkelaanpak


Testproces


Omgevingen

Exploiteren informatiesystemen en ICT

Transactieverwerking


Productiebegeleiding


Beschikbaarheid


Autorisatiebeheer

Besturen

Servicemanagement

Besturen

Qualitymanagement

Besturen

Planning & Control

P&O

Personeelsformatie

P&O

Personeelsvoorziening

P&O

Arbeidsvwd en rechtspositie

P&O

Personeelszorg

P&O

Personeelsbegeleiding

P&O

Personeelsontwikkeling

P&O

Personeelsbeheer


33/40

R

Groep

Regeling

1571 bhf ondersteunen d 1572 bhf ondersteunen d 1573 bhf ondersteunen d 1574 bhf ondersteunen d 1575 bhf ondersteunen d 1576 bhf ondersteunen d 1577 bhf ondersteunen d 1578 bhf ondersteunen d 1579 bhf ondersteunen d 1580 bhf ondersteunen d 1581 bhf ondersteunen d 1582 bhf ondersteunen d 1583 bhf ondersteunen d 1584 bhf ondersteunen d 1585 bhf ondersteunen d 1586 bhf ondersteunen d 1587 bhf ondersteunen d 1588 bhf ondersteunen d 1589 bhf ondersteunen d 1590 bhf ondersteunen d 1591 bhf ondersteunen d 1592 bhf ondersteunen d 1593 bhf ondersteunen d 1594 bhf ondersteunen d 1595 bhf ondersteunen d 1596 bhf ondersteunen d 1597 bhf ondersteunen d 1598 bhf ondersteunen d

Proces

Subproces

Bedrijfsbureau

Financiële administratie

Bedrijfsbureau

Verwerken vergoedingen woon-werkverkeer

Bedrijfsbureau

Verwerken inkoopfacturen

Bedrijfsbureau

Betaalbaarstellen en betalen inkoopfacturen

Bedrijfsbureau

Opmaken en verzenden fcturen

Bedrijfsbureau

Registreren en verwerken ontvangsten overig

Bedrijfsbureau

Beheren debiteuren

Bedrijfsbureau

Beheren kas

Bedrijfsbureau

Rapporteren realisatiecijfers

Bedrijfsbureau

Onderhouden relatiebestand crediteuren

Bedrijfsbureau

Onderhouden relatiebestand debiteuren

Bedrijfsbureau

Afsluiten maandperiode FAP

Bedrijfsbureau

Afluiten jaarperiode en openen nieuwe jr FAP

Bedrijfsbureau

Comptabiliteit

Registreren ontvangsten programmagelden

Bedrijfsbureau

Comptabiliteit

Uitgeven treinkaarten

Bedrijfsbureau

Comptabiliteit

Verwerken financiële tegemoetkoming

Bedrijfsbureau

Comptabiliteit

Boeken financiële tegemoetkoming

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen CCS-rapportage

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen maandrapportage

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Voeren maandgesprekken

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen begrotingsuitvoering

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen begrotingsrapportage

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen fin.economisch jaarverslag

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen beschrijvend jaarverslag

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Budgetteren

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Opstellen budgetoverzichten

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Treasury

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Uitvoeren offertetraject



Bo Bs E

IF P

34/40

R

Groep

1599 bhf ondersteunen d 1600 bhf ondersteunen d 1601 bhf ondersteunen d 1602 bhf ondersteunen d 1603 bhf ondersteunen d 1604 bhf ondersteunen d 1605 bhf ondersteunen d 1606 bhf ondersteunen d 1607 bhf ondersteunen d 1608 bhf ondersteunen d 1609 bhf ondersteunen d 1610 prim percelen 1611 prim percelen

1612 prim percelen

Regeling

Proces

Subproces

Bedrijfsbureau

Planning & Control

Beheren RUW-systeem

Bedrijfsbureau

Planning & Control

uitvoeren budgetmutaties

Communicatie

Auditpool

Projectenpool

IF P

Invorderingswet

MAO

TME

Mest verplaatings wet ed.

P.01 Inwinning gegevens Inlezen en verwerken data en beheren uitval

1614 prim percelen 1615 prim percelen 1616 1617 1618 1619

prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen

Aanvragen en verzenden mutatieset Aanvragen en verzenden mutatieset Aanvragen en verzenden mutatieset Aanvragen en verzenden mutatieset

1620 prim percelen

Aanvragen en verzenden mutatieset

1621 prim percelen

Verwerken wijzigingsset

1622 1623 1624 1625 1626

prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen

Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset

1627 prim percelen 1628 prim percelen

Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset

1629 prim percelen 1630 prim percelen 1631 prim percelen

Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset Verwerken wijzigingsset

1632 prim percelen

Verwerken wijzigingsset

1633 1634 1635 1636 1637 1638 1639 1640 1641 1642 1643 1644 1645 1646 1647 1648 1649

P.02 Registreren Controleren Controleren Controleren Controleren Controleren Controleren Controleren Toekennen Toekennen Toekennen Toekennen Toekennen Behandelen Behandelen Behandelen Behandelen

prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen

Bo Bs E

Geen beschrijvi ngen Geen beschrijvi ngen Geen beschrijvi ngen

Inlezen en verwerken data en beheren uitval Inlezen en verwerken data en beheren uitval Aanvragen en verzenden mutatieset Aanvragen en verzenden mutatieset

1613 prim percelen



testen op testomgeving

x ger x ard

gerard

Uitvoeren op produktieomgeving

100%

x

Archiveren images in FMP

100%

x

Behandelen telefonische bestellingen/ middels internet Identificeren relatie (lnv-loket) nee Vaststellen mutatie (Alterra) ja Vaststellen kaarten (Alterra) ja Opnemen gegevens in BRP applicatie nee (verzendbestand) Bewaken proces v.h aanvragen v.d nee mutatieset nee Ontvangen basisgegevens van verzonden mutatiesets Ophalen post antwoordnummer 8100 ja Ophalen post antwoordnummer 8100 Ophalen post antwoordnummer 8100 ja Ontvangen post antwoordnummer 8100 ja ja Aanmaken en verzenden ontvangstbevestiging Data entry van mutatieformulieren ja Scannen formulieren, kaarten en ja documenten Digitaliseren kaarten ja Verzenden data en post naar DBR ja (Tijdelijk) archiveren formulieren, kaarten ja en bijlagen Bewaken kwaliteit van het verwerken van ja de mutatieset

Draaiboek aanmaken autorisatie kernwijziging uitvoering zendingcontroles uitovering perceelscontroles promoveren perceel naar kern uitoveren kerncontroles Produktiecapaciteit bepalen Inconsistenties toekennen aan teams Samenstellen werklijsten Toekennen inconsistenties aan teamlid Bepalen zending met inconsistenties Bestudeer inconsistenties Behandelen inconsistenties (Z's)

x 100% 100% 100% 100%

x x x x

100%

x

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

nee nee

50% 0 0 0 0 0 0

nee nee nee nee nee

75% 75% 0 0 100%

nee

100%

x x x x x x x x x x x x x x

35/40

R

Groep

Regeling

1650 1651 1652 1653 1654 1655 1656 1657 1658 1659 1660 1661

prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen

1662 1663 1664 1665 1666 1667

prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen prim percelen laseer deventer uitvoerend 1668 laseer deventer uitvoerend 1669 laseer deventer uitvoerend 1670 laseer deventer uitvoerend 1671 laseer deventer uitvoerend 1672 laseer deventer uitvoerend 1673 laseer deventer uitvoerend 1674 laseer deventer uitvoerend 1675 laseer deventer uitvoerend 1676 laseer deventer uitvoerend 1677 laseer deventer uitvoerend 1678 laseer deventer uitvoerend 1679 laseer deventer uitvoerend 1680 laseer deventer uitvoerend 1681 laseer deventer uitvoerend 1682 laseer deventer uitvoerend 1683 laseer deventer uitvoerend 1684 laseer deventer uitvoerend 1685 laseer deventer uitvoerend 1686 laseer deventer uitvoerend

Proces Behandelen Behandelen Behandelen Behandelen Behandelen Informatie verstrekken Informatie verstrekken Informatie verstrekken Informatie verstrekken Informatie verstrekken Informatie verstrekken Relatiebeheer Relatiebeheer Relatiebeheer Relatiebeheer P.03 Uitleveren gegevens Uitleveren aan Maori

Subproces


Behandelen inconsistenties (P's)

ja ja ja ja nee

Behandelen inconsistenties (K's) Beantwoorden telefoon Afhandelen post/ WPP Afhandelen post/ WPP Explorer Terugmelding Bezoeken van boeren Beschrijven relatiecategorieen van externen Rebus light Mestnummer viewer Verwerken wijzigingen

ja ja

0 100% 100% 100% 100% 50%

100% 0 100% 0

ja nee

100% 0

ja

100%

Bo Bs E

x x

x x x x x x x

IF P

x

x x

Appelboomrooipremie regeling Subsidieregeling Zeldzame Landbouwhuisdierras sen Subsidieregeling Zeldzame Landbouwhuisdierras sen Subsidieregeling Zeldzame Landbouwhuisdierras sen Subsidieregeling Zeldzame Landbouwhuisdierras sen Subsidieregeling Zeldzame Landbouwhuisdierras sen Dierlijke Regelingen

Mannelijke Runderen

Mannelijke Runderen

Mannelijke Runderen

Mannelijke Runderen

Dierlijke Regelingen

Ooipremieregeling

Ooipremieregeling

Ooipremieregeling

Ooipremieregeling

Extensiveringsregelin g Dierlijke Regelingen

Slachtpremie regeling



36/40

R

Groep

Regeling

1687 laseer deventer uitvoerend 1688 laseer deventer uitvoerend 1689 laseer deventer uitvoerend 1690 laseer deventer uitvoerend 1691 laseer deventer uitvoerend 1692 laseer deventer uitvoerend 1693 laseer deventer uitvoerend 1694 laseer deventer uitvoerend 1695 laseer deventer uitvoerend 1696 laseer deventer uitvoerend 1697 laseer deventer uitvoerend 1698 laseer deventer uitvoerend 1699 laseer deventer uitvoerend 1700 laseer deventer uitvoerend 1701 laseer deventer uitvoerend 1702 laseer deventer uitvoerend 1703 laseer deventer uitvoerend 1704 laseer deventer uitvoerend 1705 laseer deventer uitvoerend 1706 laseer deventer uitvoerend 1707 laseer deventer uitvoerend 1708 laseer deventer uitvoerend 1709 laseer deventer uitvoerend 1710 laser Gn primair 1711 DBR ondersteunen d 1712 DBR ondersteunen d 1713 DBR ondersteunen d 1714 DBR ondersteunen d

Proces

Subproces


Bo Bs E

IF P


Definieren behoefte facilitaire dienstverlening

10%

Nee

x


Behandelen 2e lijns incident FD

5%

Nee

x


Inrichten huisvesting

5%

Nee

x








Zoogkoeienregeling

Zoogkoeienregeling

Zoogkoeienregeling

Zoogkoeienregeling

Zoogkoeienregeling




Ooipremieregeling

Mannelijke Runderen, ossen/stieren Mannelijke Runderen, ossen/stieren Mannelijke Runderen, stieren Dierlijke Regelingen

Ooipremieregeling

Pachtwet



37/40

R

Groep

Regeling

1715 DBR ondersteunen d 1716 DBR ondersteunen d 1717 DBR ondersteunen d 1718 DBR ondersteunen d 1719 DBR ondersteunen d 1720 DBR ondersteunen d 1721 DBR ondersteunen d 1722 DBR ondersteunen d 1723 DBR ondersteunen d 1724 DBR ondersteunen d 1725 DBR ondersteunen d 1726 DBR ondersteunen d 1727 DBR ondersteunen d 1728 DBR ondersteunen d 1729 DBR ondersteunen d 1730 DBR ondersteunen d 1731 DBR ondersteunen d 1732 DBR ondersteunen d 1733 DBR ondersteunen d 1734 DBR ondersteunen d 1735 DBR ondersteunen d 1736 DBR ondersteunen d 1737 DBR ondersteunen d 1738 DBR ondersteunen d 1739 DBR ondersteunen d 1740 DBR ondersteunen d 1741 DBR ondersteunen d 1742 DBR ondersteunen d

Proces

Subproces



Aansturen externe dienstverleners

5%

Nee

x


Verzorgen interne logistiek en middelen

5%

Nee

x


Uitvoeren beheer en onderhoud

5%

Nee

x


Uitvoeren overige interne dienstverlening 5%

Nee

x

Personeelsaangelegenheden

Aanmelden nieuwe medewerker

5%

Nee

x


Medezeggenschap

5%

Nee

x


Personeelsvereniging

5%

Nee

x


Bedrijfshulpverlening

5%

Nee

x

Financien

Sorteren inkomende financiele post

90%

Ja/Nee

x

Financien

Actualiseren bevoegdheidregister

95%

Ja/Nee

x

Financien

Aanschaffen goederen en diensten

80%

Ja/Nee

x

Financien

Actualiseren contractregister

95%

Ja/Nee

x

Financien

Ontvangen goederen/diensten

95%

Ja/Nee

x

Financien

Afhandelen facturen

95%

Ja/Nee

x

Financien

Behandelen declaraties

95%

Ja/Nee

x

Financien

Actualiseren budgetruimte

5%

Ja/Nee

x

Financien

Beheren relatiegegevens

80%

Ja/Nee

x

Communicatie

Ontwikkelen communicatiemiddelen

5%

Nee

x

Communicatie

Beheren communicatiemiddelen

5%

Nee

x

Communicatie

Bewaken huisstijl LNV/DBR

5%

Nee

x

Communicatie

Geven van pers- en publieksvoorlichting 5%

Nee

x

Communicatie

Ondersteunen organisatie m.b.t. communicatie

5%

Nee

x

Accountmanagement

Opstellen en beheren dienstencatalogus 5%

Nee

x

Accountmanagement

Acquireren nieuwe klanten

5%

Nee

x

Accountmanagement

Opstarten projecten

5%

Nee

x

Accountmanagement

Behartigen klantwensen tijdens project

5%

Nee

x

Accountmanagement

Afsluiten (klanten) SLA's

5%

Nee

x

Accountmanagement

Beheren (klanten) SLA's

5%

Nee

x


Bo Bs E

IF P

38/40

R

Groep

Regeling

1743 DBR ondersteunen d 1744 DBR ondersteunen d 1745 DBR ondersteunen d 1746 DBR ondersteunen d 1747 DBR ondersteunen d 1748 DBR ondersteunen d 1749 DBR ondersteunen d 1750 DBR ondersteunen d 1751 DBR ondersteunen d 1752 DBR ondersteunen d 1753 DBR ondersteunen d 1754 DBR ondersteunen d 1755 DBR ondersteunen d 1756 DBR ondersteunen d 1757 DBR ondersteunen d 1758 DBR ondersteunen d 1759 DBR ondersteunen d 1760 DBR ondersteunen d 1761 DBR ondersteunen d 1762 DBR ondersteunen d 1763 DBR ondersteunen d 1764 DBR ondersteunen d 1765 DBR ondersteunen d 1766 DBR ondersteunen d 1767 DBR ondersteunen d 1768 DBR ondersteunen d 1769 DBR ondersteunen d 1770 DBR ondersteunen d

Proces

Subproces


ICT beheer

Beheren applicaties

80%

Ja/Nee

x

ICT beheer

Beheren technische infrastructuur

5%

Nee

x

ICT beheer

Incidentbeheer

80%

Ja/Nee

x

ICT beheer

Probleembeheer

80%

Ja/Nee

x

ICT beheer

Wijzigingsbeheer

80%

Ja/Nee

x

ICT beheer

Configuratiebeheer

80%

Ja/Nee

x

Juridische en beleidsondersteuning

Toepassen weten regelgeving

10%

Nee

x

Juridische en beleidsondersteuning

Verankeren basis registraties

5%

Nee

x

Management ondersteuning

Beheren agenda

5%

Nee

x


Ondersteuning vergaderingen

5%

Nee

x


Behandelen inkomende post

5%

Nee

x


Behandelen uitgaande post

5%

Nee

x


Algemene ondersteuning

5%

Nee

x


Coordineren secretariaten

5%

Nee

x

Ondersteuning gebruikers

Registratie en behandelen meldingen

20%

Nee

x


Bewaken voortgang incidenten

5%

Nee


Rapporteren incidenten

5%

Nee

x

Proces- en systeemontwikkeling

Initieren projecten

5%

Nee

x


Coordineren projecten

5%

Nee

x


Uitvoeren projecten

5%

Nee

x


Rapporteren projecten

5%

Nee

x


Voeren administratie projecten

5%

Nee

x


Communiceren projecten

5%

Nee

x

Audit en kwaliteitszorg

Uitvoeren geplande audits

5%

Nee

x


Opstellen maandrapportages

5%

Nee

x


Ondersteunen bij implementatie audit adviezen

5%

Nee

x


Adviseren bij nieuwe processen

5%

Nee

x


Behandelen auditverzoeken

5%

Nee

x


Bo Bs E

IF P

39/40

R

Groep

Regeling

1771 DBR ondersteunen d 1772 DBR ondersteunen d 1773 DBR ondersteunen d 1774 Roermond primair 1775 unit west 1776 DBR sturend 1777 DBR sturend 1778 DBR sturend 1779 DBR sturend 1780 DBR sturend 1781 DBR sturend 1782 DBR sturend 1783 DBR sturend 1784 DBR sturend

Proces

Subproces



Ontwikkelen kwaliteitssysteem

5%

Nee

x


Bewaken kwaliteitssysteem

5%

Nee

x


Verbeteren kwaliteitssysteem

5%

Nee

x

Strategie en Beleid Strategie en Beleid Strategie en Beleid Strategie en Beleid Planning en Control Planning en Control Planning en Control Planning en Control Planning en Control

Ontwikkelen strategie Beheren strategische agenda Opstellen jaarbrief DBR Opstelen jaarplan DBR Jaarplancyclus - top down methode Jaarplancyclus - bottom up methode Begrotingscyclus Managementinformatie Jaarverantwoording

10% 10% 5% 5% 10% 25% 35% 10% 20%

Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee

x x x x x x x x x


Bo Bs E

IF P

40/40

Bijlage D

bij hoofdstuk 5

1

Inventarisatie verbeterpunten financieel beheer

2

Tijdbalk

bij 5.4

bij 5.1

Bijlage D 1 Inventarisatie verbeterpunten financieel beheer 1.

2.

3.

4.

5.

De verplichtingenadministratie die in het extracomptabele systeem VERA wordt gevoerd dient periodiek te worden aangesloten met de desbetreffende regelingenadministraties, waarin deze verplichtingen eveneens worden vastgelegd. In 2004 is de bewaking met betrekking tot het tijdig opnemen van verplichtingen in VERA geïntensiveerd (aansluiting VERA, primaire systemen en FAP). Bij sommige regelingen is het reproduceren van aansluitingen arbeidsintensief. Voor sommige regelingen voorziet de regelingenadministratie er niet in om in totalen de aansluiting tussen beide administraties te maken. Waar nodig wordt de regelingsadministratie aangepast (RABBIT). Deze aanpassing staat hoog op de prioriteitenagenda. Efficiency van dit proces krijgt tevens aandacht bij het ontwerp en de implementatie van het bedrijfsprocesmodel. De financiële informatievoorziening van de verschillende fusiepartners dient nog verder te worden gestroomlijnd teneinde deze te uniformeren. In 2004 is een groot gedeelte van de processen baten & lasten beschreven, waar onder Inkoop, Debiteurenbeheer, Grootboekbeheer en de P&C-cyclus (onderhanden). De overige baten & lasten- en bedrijfsprocessen worden in 2005 beschreven. In 2005 zal de aandacht uitgaan – voorzover nog niet sprake is van praktijk - naar de implementatie en naar de werking van de beschreven processen. De analyse van verschillen tussen begroting en realisatie, zowel op centraal als op vestigings- en afdelingsniveau, dient frequenter en zichtbaar te worden uitgevoerd. In 2004 is het begrotings- c.q. budgetbeheer bij de fusiepartners gestroomlijnd teneinde deze te uniformeren. Vanuit de units wordt periodiek gerapporteerd over realisatie en begrotingsuitputting en worden verschillen tussen beide verklaard. Op het moment van schrijven is een geïntegreerde P&C-cyclus op basis van maandrapportages voor de gefuseerde organisatie opgezet. De maandrapportages van de units worden geconsolideerd en geanalyseerd op DR-niveau. Een belangrijk aandachtsgebied in zowel de unitrapportages als de geconsolideerde rapportage is de analyse van verschillen tussen begroting en realisatie. In de P&C-cyclus worden ook managementgesprekken tussen Directeur Uitvoering en de manager op kwartaalbasis gevoerd. Het beheer van transactie-uitgaven behoeft verbetering door het hanteren van een Standaardchecklist waarop verrichte interne controlehandelingen worden aangetekend enerzijds en het completeren van inkoopdossiers met documentatie over facturen, leveringsbescheiden, offerten, aanbestedingen en prestatieverklaringen anderzijds. In het kader van de fusie is reeds in 2004 begonnen met het uniformeren van de inkoopprocedures binnen DR. In 2005 zal dit verder door de afdeling Facility Management geprofessionaliseerd worden. Aandachtspunten hierbij zijn volledigheid van geregistreerde contracten in het contractenregistratiesysteem Contracto (inmiddels binnen geheel DR uitgerold) en dossiervorming van de offertestelling bij de inkoop. Bij de integratie van de financiële administratie als gevolg van de fusie is geconstateerd dat de materiële vaste activa administratie bij een van de fusiepartners geen integraal onderdeel uitmaakte van de financiële administratie. Dit brengt het risico van onjuiste rubricering en/of presentatie met zich mee. In het kader van de jaarafsluiting heeft een uniformering van waarderingsgrondslagen en presentatie plaatsgevonden en is tevens getoetst op aanwezigheid van de activa. In 2005 worden maatregelen genomen die de inbedding van het materieel beheer in de organisatie structureel waarborgen. Alle materiële vaste activa worden opgenomen in de vaste activa module in het financiële pakket. Daarnaast wordt door de stafafdeling Facility Management een centrale inventarisadministratie (FMIS) voor geheel DR opgezet.

2

Bijlage D 2 nr O1 O2 O3 K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 PD1 PD2 PD3 PD4 PD5 B1 B2 R1 R2 R3 P1 P2 P3 P4 P5 P6 D1 D2 D3

Tijdbalk

tijdbalk (totaal overzicht) onderwerp Omgevingsanalyse vaststelling aansturingsprotocol formele onder tekening aansturingsprotocol audit werking protocol Kostprijsmodel Vaststelling kostpr ijsmodel Implementatie in FAP Workshop stuurgr oep/ker nteam Implementatie tij dschrij ven Workshop managem entm iddag liquiditeitsvraagstuk oplossen Aanpassen kostenallocatiemodule Producten en diensten regelingsafspraken 2005 vaststellen/accorderen pilot fixed price afspr aak aantal regelingen vaststellen ‘productenmatrix’ huidige regelingen vaststellen producten in relatie tot BPM vaststellen groeipad komen tot ultieme prestatie- financiering Bedrijfsprocessen beschrijven bedrijfsprocessen bedr ijfsvoeringsprocessen beschrijven processen primaire processen Risicomanagement monitoren beheersmaatr egelen uitvoeren risico-analyse tbv jaarplan 2006 vaststellen beheersmaatregelen Planning & controlcyclus vaststelling P&C cyclus 2005/2006 jaarplancyclus 2006 vaststellen initiële im plementatie directie dashboard toepassing dashboard directie toepassing dashboard in organisatie implementatie m anagementinformatiesysteem Doelmatigheisindicatoren vaststellen externe doelmatigheidsindicatoren vaststellen interne doelmatigheidsindicator en opnemen externe indicatoren in begroting 2006

2004 nov dec

2005 jan f eb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

2006

X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

X

X

X

X

X

X X X X X X X X X X

X

4

Bijlage E

Gebruikte afkortingen

AD

auditdienst

B&L

baten en lasten

BHf

Bureau Heffingen

BO

backoffice

BPM

bedrijfsprocesmodel

DBR

Dienst Basis Registraties

DMI

doelmatigheidsindicatoren

DR

Dienst Regelingen

FEZ

Financieel-Economische Zaken

FO

frontoffice

IAD

interne auditdienst

KPM

kostprijsmodel

P&C

Planning en Control

PiB

Partner in Beleid

RVE

resultaatverantwoordelijke eenheid

SLA

Service Level Agreement

SOV

strategische ondernemingsvisie

VMT

Verander MT

5

Bijlage A bij hoofdstuk 1 1 Het kostprijsmodel van Dienst Regelingen 2 Tariefnota Bestuursraad

Recommend Documents