Jean-Baptiste de Ghellincklaan 13, Bus 301 9051 Gent +32/497.52.61.20 www.misterduke.be
Manual: Aanmaak Event/ Expo : Lannoocampus-Academie.nl 1. Inloggen CMS Via http://www.lannoocampus-academie.nl/beta/CMS kan er worden ingelogd op de backoffice van de website. Via enkele eenvoudige bewerkingen kan hier de site worden aangepast of een evenement/ expo worden toegevoegd. Bij problemen of vragen omtrent de login gegevens, kan er contact worden opgenomen met de webmaster bij Lannoo.
2. Creatie evenement/ expo a. Aanmaak van een nieuw evenement/ expo
Er moet altijd eerst een evenement worden aangemaakt alvorens te starten met de aanmaak van de pagina’s. Dit doe je door onderaan de tabel met het overzicht van alle evenementen en expo’s op “ + add new data “ te klikken. Belangrijk is dat bij het aanmaken van een event/ expo de eerste optie: “zichtbaar op de website” afgevinkt staat. Anders zal het event/ expo onmiddellijk te bekijken zijn door de bezoekers op de website. Bij het creëren en opzetten van een event dient deze optie dus uitgeschakeld te blijven. Eens alles finaal is, kan door het vinkje voor deze optie op “ja” te zetten een event/ expo worden gepubliceerd.
b. Belangrijke opties per evenement/ expo
Bij het vervolledigen van het bovenstaande scherm is het van belang zoveel mogelijk velden correct in te vullen. Alle informatie die in het formulier voorkomt wordt getoond op de website en is dus van belang.
1
Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste opties: (de velden gevolgd door een (*) zijn verplicht. Barcode*: Bij het bestellen van tickets, ontvangen de gebruikers tickets met een barcode op. Deze is event-gerelateerd en ook gelinkt aan dit veld. Title/naam*: Naam van het evenement of de expo verschijnt als titel in het venster van de browser alsook op de pagina’s (steeds bovenaan in het browser- venster). Dit is ook de referentie van het event naar betaling en inschrijving toe. Tekst voor de knop onderaan op de pagina's*: Op elke pagina is er plaats voor een knop voorzien die intern linkt naar de eerst bestelpagina. Afhankelijk van het type event/ expo kan deze knop een andere benaming krijgen (cfr. “Koop tickets “ of “ Inschrijven “) Locatie*: De locatie is van belang en komt terug op de 2e bestelpagina, net na het invullen van de persoonlijke gegevens. Wanneer men dus effectief het aantal en het type ticket als bestelling gaat ingeven, de bedoeling is hier zo volledig mogelijk te zijn. Google maps url*: Net zoals de locatie, komt ook de google maps url terug bij de voorlaatste stap in de bestelling en is het voor de gebruiker mogelijk een directe link naar de locatie/ het routeplan te bewaren. Deze url kan ook worden gebruikt doorheen de site op andere pagina’s. Tijdstip*: Het tijdstip wordt eveneens weergegeven op de pagina waar ook de locatie nog eens vermeld staat. Openingsuren*: In het geval van een expo kan het van belang zijn onder tijdstip nog verdere praktische informatie weer te geven, hiervoor is plaats voorzien onder de openingsuren (indien van toepassing). Wanneer /Tot : Er is een downloadbaar kalenderbestand voorzien bij het effectief betalen/ bestellen: de laatste pagina in het bestelproces. Hiervoor is het van belang op een correcte manier de datum alsook uren te selecteren via de datum-‘pickr’, tijdstippen dienen manueel te worden ingegeven. In het daartoe voorziene veld, op deze manier kan men het aangegeven tijdstip als gebruiker blokkereren in zijn/ haar persoonlijke agenda. Plaats hier al de sleutelwoorden (keywords) gescheiden d.m.v. komma’s Om de vindbaarheid in google te optimaliseren is het van belang enkele gerelateerde kernwoorden m.b.t het evenement/ expo en dus de website te noteren. Deze kunnen gescheiden worden door komma’s in bovenstaand veld. Plaats hier een korte beschrijvende paragraaf over wat deze pagina gaat Net zoals de kernwoorden hierboven, is het eveneens van belang een korte paragraaf te voorzien per evenement/ expo. Dit is de omschrijving van de sub- website en kan dus ook de vindbaarheid in google garanderen. Deze tekst wordt eveneens volledig weergeven op de index- pagina van www.lannoocampus-academie.nl/beta met een korte foto links van de tekst.
2
De hoofd- afbeelding* (jpg, gif of png | min:922x200) In dit veld kan een upload van de hoofdbanner op http://www.lannoocampusacademie.nl/beta/ worden voorzien. Dit is het algemene beeld van het evenement/ expo dat zal worden getoond bij de start van de website. Belangrijk is dat het formaat: 922 pixels breed en 200pixels hoog wordt gerespecteerd voor een optimale weergave. De thumb- afbeelding (jpg, gif of png) (nog toe te voegen aan het CMS) Dit is de kleinere afbeelding die kan worden opgeladen voor vertoning op http://www.lannoocampus-academie.nl/beta deze komt steeds links te staan van “de korte beschrijvende paragraaf” – hierboven. Video link/url Indien het beeld (links) op www.lannoocampus-academie.nl/beta dient gelinkt te worden aan een Youtube video of externe website. Is het mogelijk hier een rechtstreekse link te voorzien: voorafgegaan van http:// bijvoorbeeld: http://www.mijnlink.be Facebook titel* Elk event/ expo kan worden gedeeld op facebook. Er dient een titel te worden ingegeven die zal verschijnen bij het actief delen op facebook. In het gegeven voorbeeld is de titel “ Later begint vandaag - 27 juni Torhout “.
Facebook tekst* Verder moet er ook een korte tekst worden verzien, die zal verschijnen bij het delen. Maak deze kort en krachtig, met een trigger. De link hoeft in deze beschrijving niet worden toegevoegd. Twitter tekst* Een event/expo kan ook worden gedeeld op Twitter. Er wordt een veld voorzien waarin een tekst kan worden ingegeven die zal verschijnen. Twitter laat een maximum van 140 tekens toe. Probeer je tekst te beperken tot 100 tekens, zodat er nog genoeg ruimte is voor de link, die automatisch wordt toegevoegd dus niet apart hoeft te worden ingegeven.
3
3. Creatie pagina’s onder een events/ expo Na het aanmaken van een event/ expo op de eerste pagina in de CMS. Is het mogelijk te starten met het toevoegen en creëren van pagina’s gelinkt aan dit event/ expo. In de CMS kan je hiervoor bovenaan klikken bij ‘Pages’ onderaan deze pagina kan je kiezen voor: “Add new data” wat de start van een nieuwe pagina betekent. Zolang het evenement/ expo niet is aangevinkt en er dus geen selectie bij “zichtbaar op website” staat, mag een individuele pagina wel als “zichtbaar op website” staan. Dit is ook iets wat standaard het geval is. Op deze manier is het direct mogelijk om de pagina’s die worden aangemaakt te “previewen” en dus als voorbeeld te bekijken. Belangrijk is vervolgens de keuze te maken van het event/expo waaraan deze pagina dient te hangen => m.a.w. het type van de pagina gaan bepalen. Er zijn verschillende type pagina’s voorzien in het CMS deze zijn apart te beheren en dus ook in te vullen. Hieronder een overzicht van de benoeming en de betekenis: !! Wanneer je voor het eerst een nieuwe pagina aanmaakt onder een nieuw evenement/ expo. Is het van belang niet te starten met de home maar bijvoorbeeld de tweede pagina ‘over…’. Bij de eerste aanmaak van een nieuwe pagina onder een nieuw event worden namelijk de volgende pagina’s automatisch aangemaakt: Home (template: home)/ Inschrijven (template: inschrijven)/ Tickets (template: tickets). Soorten templates: • • • • • • • •
A: Home B: Sprekers C: 2 kolommen zonder banners D: Inschrijven E: Tickets F: Vrij te kiezen G: Uitverkocht H: Flickr
4
4. Detail type pagina’s, template’s + kenmerken A. Home •
De welkom- pagina van het event
B. Sprekers •
Een template dewelke een overzicht van de sprekers kan bevatten.
•
Hiervoor is het wel nodig om in de menu- balk bovenaan bij het menu- item “spreker” (3e keuze in het top-menu) de nodige sprekers apart toe te voegen. Belangrijk is dat er vooraf een event is aangemaakt want elke spreker die wordt toegevoegd dient gelinkt te zijn aan het desbetreffende event. Later kunnen terugkerende sprekers opnieuw worden gebruikt in andere evenementen/ expo’s.
•
De pagina mag vervolgens leeg gelaten worden op voorwaarde dat de template “sprekers” is aangeduid en er uiteraard sprekers aan het event zijn gelinkt. Het CMS zal dan vervolgens alle sprekers en de daarbij horende profiel foto’s uitlezen op deze pagina in de website.
C. 2 kolommen zonder banners •
Een template waarbij het mogelijk is inhoud in twee kolommen te voorzien. De template beschikt over 1 kolom tekst en afbeeldingen links/ rechts welke vrij kunnen worden ingevuld.
5
D. Inschrijven •
Voor elk evenement/ expo is het van belang een pagina “inschrijven” te voorzien. Deze pagina kan niet worden gewijzigd via het CMS en bevat alle nodige velden in het formulier om bezoekers zich te laten registreren op de website en dus stap 1 van het bestelproces te doorlopen.
E. Tickets •
De template tickets bevat dan de tweede stap in het bestelproces. Hier krijgt de bezoeker van de website een overzicht van de soorten tickets te zien en kunnen de aantallen worden bevestigd. Via het CMS is het mogelijk bovenaan deze pagina een gepersonaliseerde tekst in te geven zodat er nog aanvullende richtlijnen kunnen worden meegegeven. Deze template bevat verder nog de volgende waarden die bij het aanmaken van een evenement worden ingevuld: Locatie/ tijdstip/ openingsuren/ van wanneer/ tot (voor de automatische agenda functionaliteit). Het is dus van belang deze velden vooraf aan te vullen bij het aanmaken van een evenement/ expo.
F. Vrij te kiezen •
Binnen de vrij te kiezen template kan het bovenste vak vrij ingevuld worden via de teksteditor in het CMS of kan er html- code worden geplakt. Deze template bevat een volledige pagina die vrij te beheren is via het CMS.
G. Uitverkocht •
Wanneer het aantal tickets gelimiteerd is via het CMS. Kan de pagina uitverkocht worden voorzien met een aangepaste boodschap. Zie “E) Tickets”: voor meer info omtrent het beperken van het aantal tickets. De template “uitverkocht” wordt automatisch online getoond i.p.v. de bestelprocedure wanneer er geen tickets meer beschikbaar zijn.
H. Flickr
•
De flickr- template kan worden aangemaakt als extra pagina bij een afgelopen evenement of als een fotogalerij bij een evenement/ expo. Het is hier wel van belang dat binnen flickr de nodige foto’s vooraf zijn toegevoegd in een aparte Set. (Zie www.flickr.com voor meer informatie omtrent het creëren van sets).
•
Wanneer in flickr de set is aangemaakt kan via het adres op flickr, de ID van de set worden gekopieerd. Bijvoorbeeld in het geval van deze set op de flickr voor lannoo: http://www.flickr.com/photos/uitgeverijlannoo/sets/72157625170954057/ dient het volgende te worden overgenomen in het CMS: 72157625170954057 .
6
•
Wanneer als template “flickr” is gekozen bij de pagina, dan kan onderaan de pagina in het daarvoor voorziene veld: “flickr set id” de code van de set worden gekopieerd.
•
Bij het publiceren van deze pagina zal de site dan alle foto’s binnen de bepaalde flickr- set gaan ophalen en weergeven in de website
•
Indien het van belang is enkel een flickr pagina voor een afgelopen event online te behouden. Dienen dus binnen dit event de andere pagina’s als “niet meer zichtbaar op de website” te worden ingesteld. Op die manier kan je er via het CMS voor zorgen dat er maar 1 pagina binnen het event actief blijft (zijnde flickr).
7
5. Ticket- beheer
Er kunnen per evenement/ expo een ongelimiteerd soorten tickets worden aangemaakt. Tickets dienen wel gelinkt te zijn aan een evenement/ expo, dit kan via de dropdown: “Bij event”. Het minimum aantal dient standaard te worden ingesteld op 1. Dit is de waarde van het laagste aantal tickets dat men kan bestellen via de website. Indien gewenst kan dit ook een andere waarde krijgen maar gelieve er dan wel rekening mee te houden dat men niet minder dan het minimum aantal tickets kan kiezen op de bestelpagina. Het totaal nog beschikbare tickets kan eveneens worden gelimiteerd. Hieraan hangt de automatische pagina “uitverkocht” vast, wanneer het aantal tickets vrij gelimiteerd is, dient de pagina “uitverkocht” dan ook te worden voorzien bij de pagina’s (zie 4 – Detail type pagina’s). Indien het aantal tickets niet beperkt dient te worden en bijgevolg dus de bezoekers doorlopend tickets kunnen bestellen, is de eenvoudigste manier om in het veld “Totaal nog beschikbare tickets” een zo hoog mogelijke waarde in te stellen => bijvoorbeeld 10000. Via de optie: “Add a new promocode” kunnen er een ongelimiteerd aantal kortingcodes worden toegestaan per ticket- soort. Het veld promocode dient onderling uniek te zijn dus mag elke promocode maar 1 keer voorkomen in het systeem. Wanneer promocodes na het gebruik worden verwijderd via het systeem mogen deze uiteraard later opnieuw worden gebruikt. De waarde van de korting dient te worden ingevuld in het veld (Reductie in euro) dit veld kan enkel een absolute cijferwaarde bevatten dus geen komma’s of bedragen met punten.
8
6. Event offline plaatsen
Als een event/ expo voorbij is, kan het van de site worden gehaald via het CMS. Door het event/ expo te gaan editeren (klik op het potloodje): het volstaat om dan de optie “ Zichtbaar op de website “ te gaan afvinken. Zo wordt automatisch het volledige event offline gehaald.
9
