Bevezető
• • Üzleti levelezés – 3. gyakorlat Az üzleti levél részei, részei stílusa és jellemzői
• • •
A levélnek vannak alaki és tartalmi előírásai. A levél tartalmát az üzenet célja, formáját pedig (az alaki követelmények betartásával) a levelezés hagyományaira épülő szokások határozzák meg. A hivatalos levél kötelező részeit alaki szemponthól a Műszaki Irányelvek tartalmazza (MI 3495/2-86. sz. szabvány). szabvány) A szabvány megjelenése óta eltelt idő sok változást hozott a gyakorlatban. A változások nagy részét a gyors ügyintézés, valamint a technikai eszközök képességeinek hatékony kihasználása szülte.
A levél részei a szabvány szerint
• • • • • • • • • •
1. a cégfelirat 2. a keltezés 3. a címzés 4. a postai utasítás 7. az irattározási és hivatkozási adatok 6. a tárgy megjelölése 7. a megszólítás 8. a levél szövege 9. az aláírás /aláírások/bélyegző 10. a mellékletek felsorolása
Formulák
•
A levél részei a levél szövegét kivéve formulák közé tartoznak.
•
A levelekben formulának nevezzük az olyan elem(eke)t, rész(eke)t, amely(ek)nek a megfogalmazása és megszerkesztése általánosan elfogadott szabályok szerint történik és amelyek, történik, amelyek minden levélben azonos módon fordulnak) elő.
•
A címzés, a megszólítások és a levél kezdése, valamint a záradék mellett formulának, modulnak tekintendők egyes szókapcsolatok, nyelvi fordulatok is, amelyek főként a levél elkezdését vagy lezárását segítik, illetőleg a levél egyes részei között a zökkenőmentes átmenetet biztosítják.
Címzés: feladó
•
Ha a feladó intézmény vezetőjeként vagy alkalmazottjaként, vagyis intézmény képviselőjeként írja levelét, sorrendben először az intézmény (és/vagy részegységének) nevét tüntetjük fel. A küldő személy neve és beosztása ez után kerül a fejlécbe.
Fejléc készítése A feladó (a küldő szervezet) pontos nevét és címét (cégfeliratát) az előre nyomott levélpapíron (cégjelzéses vagy cégfeliratos) nyomtatott alakban találjuk. A cégfelirat egyúttal reklámjellegű is, ezért általában a szerv emblémáját (jelképét, jelvényét, címerképét, logóját) vagy egyéb jellemző képét is rányomtatják a levélpapírra. Vagy:
Hosszú bélyegző Szövegszerkesztővel készített fejléc
1
Fejléc készítése Ha a fejlécben (élőfejben) adjuk meg a feladó adatait, ez (a jelkép, logo, címer mellett) tartalmazza: • az első sorban a küldő személy vagy cég nevét, • a második sorban a címét (helységnév, utca, házszám, irányítószám) • a harmadik sorban az egyéb elérhetőségeket (pl. telefon, fax, e-mail, webcím). Ha nem választjuk egyik, egyik az előzőekben felsorolt megoldást sem, sem a feladó adatait a levél bal felső sarkában, a lapszéltől 20-25 mm távolságra kezdve kell írnunk. Ebben az esetben is tartalmaznia kell a feliratnak: • az első sorban a küldő személy vagy cég nevét, • a második sorban a címét (helységnév, utca, házszám, irányítószám) • a harmadik sorban az egyéb elérhetőségeket (pl. telefon, fax, e-mail, webcím) – ezek az adatok több sort is elfoglalhatnak.
Kétnyelvű fejléc
•
Ha a küldő intézmény dolgozójaként a levél írója rendszeres kapcsolatban áll külföldi intézményekkel, célszerű kétnyelvű fejléccel írni a levelet.
Feladat
• Készítsen fejlécet mint a Gazdaságtudományi Kar hallgatója! • Készítsen fejlécet mint egy tetszőlegesen megválasztott (létező) vállalat (részegységének) beosztottja!
Címzés
• • •
Ha a címzésben a cég neve után írjuk a címzett nevét, a sorrenddel azt akarjuk kifejezni, hogy- a levél a cégnek szól. Ebben az esetben a cég erre illetékes alkalmazottja postabontáskor felbontja a levelet, iktatja, ezután pedig átadja az illetékes ügyintézőnek. Ha ellenben elsőként a személynevet írjuk, akkor a levelet elsőként a címzett kapja, s a boríték felbontása és a levél elolvasása után adja át azt az iktatónak további ügyintézésre át.
Személy szerint a címzettnek
•
Abban az esetben, ha mind a küldő, mind a címzett cége, vállalata, intézménye stb. képviseletében személy szerint küldi, illetőleg kapja a levelet, először mindig a személynevét tüntetjük fel.
2
Összefoglalás
•
A fejlécben először mindig a küldő szervezet, intézmény, üzleti vállalkozás, hatóság stb. cégszerű adatai szerepelnek.
•
Ha személynév szerepel a küldő adatai között, akkor a személynevet a cégszerű adatok után tüntetjük fel.
•
Ezt követik a küldőétől elválasztva a címzett adatai.
•
Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük fel. Ha a levél személynek szól, elsőként mindig az ő nevét (és beosztását) írjuk a címzésbe.
Összefoglalás
•
Ha a küldő magánszemély, a szükséges adatokat a fejlécben, a fejléc helyett a levél első mondatában közölhetjük, vagy az aláírás alá rendezhetjük.
•
A gyors informálódást és ügymenetet szolgálja a postai utasítás, a tárgy megjelölése, a mellékletek meglétének (listájának), számának feltüntetése, az ügyirat azonosítására és előhívására szolgáló iktató- és azonosító szám.
A levél tartalmi részei
•
1. Bevezetés (tartalma kötött): megszólítás és az esetleges előzményekre való utalás, célja a kapcsolatteremtés, hivatkozás,
•
2. Tárgyalás tartalmát az üzenet célja szabja meg.
•
3. Befejezés tartalma is kötött levélzáró formula és az aláírás.
A szöveg tagolása
• • •
A megszólítás
•
•
A levélíró és a címzett kapcsolata nemcsak a levél, hanem a megszólítás stílusára is hatással van. Ez a kapcsolat lehet személyes vagy személytelen, egyenrangú vagy egyenlőtlen. A magánszemély á él és é intézmény, i té é valamint l i t az intézmény i té é és intézmény közötti viszony, valamint az intézményen belüli hivatalos kapcsolatrendszer többnyire személytelen.
Bármely írott szöveg annak gondolatmenetét követve bekezdésekre van tagolva. Alkalmazhatunk behúzást, vagy gy térköz kihagyást gy a bekezdések elkülönítésére. Napjainkra a térköz kihagyása vált elterjedtebb gyakorlattá.
A megszólítás
•
Hivatalos levelezésben a megszólítás jelzői eleme mindig a tisztelt szó, esetleg az igen tisztelt szókapcsolat.
•
A kedves melléknévi jelző a személyes szférában használható. Azt jelzi, hogy a címzettet közeli ismerősünknek, netán barátunknak tekintjük.
•
Előfordul, hogy ezek a viszonyok keresztezik egymást.
•
Ha például egyenrangú, ráadásul egymással személyes kapcsolatban is álló felek váltanak egymással hivatalos levelet, a személytelen és a személyes hangvételű megszólítás együttes használata oldhatja fel ezt az ellentmondást. Például: Tisztelt Professzor Úr! Kedves Bandi!
3
A megszólítás
•
A hivatalos levelezésre általában a személytelen megszólítási formák jellemzőek, újabban mégis megfigyelhetjük a kettős hangvételű megszólítás-változatok terjedését hivatalos levelekben is.
•
Többnyire szolgáltatók leveleiben, vagy olyan reklámokban, ajánlólevelekben stb., ahol a feladó a helyzeti előnyben lévő címzett egyetértését vagy jóindulatát (és vásárlóerejét) kívánja megnyerni.
•
A szándék nyilvánvaló: ezzel szeretné a személytelenségből fakadó távolságot a feladó és a címzett között csökkenteni. Például: Tisztelt Ügyfelünk! Kedves Havasréti Szilveszter!
A megszólított nemének befolyása a megszólítás változataira
• • • • •
Férfiak megszólítására a Tisztelt Uram! csak akkor szokásos, ha az illető (vezeték)nevét nem ismerjük, vagy a címzett és a feladó viszonya személytelen. Nők esetében viszont a Tisztelt Asszonyom! megszólítás szélesebb körben használható: elmondhatjuk, hogy ez a Tisztelt Kovács Úr! „női megfelelője" is. Nők megszólítására az asszonyom alakot tekinthetjük általánosnak. Használatának köre azonban lényegesen szűkebb, mint a férfiak nevéhez illeszthető úr szavunké. Csupán az ún. asszonynevet viselő nők megszólítására használható, hiszen csak -né képzős változata lehetséges.
A megszólítás
• •
• •
A záradék
• •
• • •
A záradék
• • • •
vagy azt jelzi, hogy a feladó lehetőleg gyors választ vár. Várom szíves válaszát. A közeli válasz reményében … Gyors intézkedését várva … A Kérem intézkedésem tudomásulvételét-féle formulák túlzottan személytelenek, fölényesek és azt sugallják, hogy a feladó kísérletet sem tesz arra, hogy gy megnyerje g y j a címzett egyetértését. A záradékot írásjellel (kettősponttal) vagy írásjel nélkül szerint választhatjuk el az aláírástól. Ha a levelet bélyegzővel is el kell látnunk ügyeljünk arra, hogy a bélyegzőt ne az aláírásra helyezzük el, mert akkor az olvashatatlanná, s így azonosíthatatlanná válik.
A megszólítás változatai közé tartoznak a személynév elemeinek és a megszólítóneveknek a kombinációi is. A teljes névvel történő megszólítás a levélben ritka, de nem helytelen és nem sértő. Használata általában a hivatalos levelezésben lehet indokolt: olyan esetekben, amelyekben a címzett és a feladó viszonya hagyományosan egyenlőtlen az utóbbi javára. javára Ugyancsak ritka a megszólításnak a teljes név + úr-/asszony/kisasszony-féle változata. Például: Tisztelt Kovács Edit Kisasszony! Tisztelt Hosszúné Kényes Veronika Asszony! Tisztelt Havas Szilveszter Úr! Ezek a formák terjedelmességük ellenére inkább a személytelenséget, semmint a címzettnek szánt megkülönböztetett udvariasságot sugallják. Helyettük ajánlatosabb a megszólításformák valamely más változata!
A záradék a levél érdemi részét követő, azt és az egész írást lezáró formula. A címzett és a feladó között egyenrangúságot sugalló levelekben a záradék a következő lehet: Üdvözlettel vagy Üdvözli Szívélyes üdvözlettel vagy Szívélyesen üdvözli. Ha a viszony a címzett javára egyenlőtlen, a záradék a tisztelettel szó. A Maradok tisztelettel / Maradtam tisztelettel-féle szerkezetek ma már nem szokásosak. A tulajdonképpeni záradék előtt állhat egyéb befejező formula, modul is. Ez vagy visszautal a levél tartalmára, Kérem, szíveskedjék tájékoztatásunkat elfogadni. Kérem, szíveskedjék intézkedésünket tudomásul venni.
A levél tartalmi jellemzői
• • •
A hivatalos levél alaphangneme mindig az alkalomhoz és a szándékhoz illő visszafogott udvariasság legyen: sem bizalmaskodásnak, sem gorombaságnak, de még ingerültségnek sem szabad benne megnyilvánulnia. Aktuális lelkiállapotunk, érzelmeink és indulataink semmiképp sem tükröződhetnek benne. A magázást kifejező megszólító névmások közül - annak ellenére, hogy a magyar nyelvközösség egészében még nem alakult ki, illetőleg nem terjedt el a világos funkciókülönbség a maga/maguk és az ön/önök között ez utóbbi javára -a hivatalos levelekben egyértelműen ennek használatát javasoljuk.
4
A sikeres üzleti levél jellemzői
• • • • • • • • • • •
Sugalljon levelünk személyes érdekeltséget! A túlzásoktól óvakodni kell! Legyünk nyíltak, őszinték és udvariasak! Fogalmazzunk világosan! Az információkat jól áttekinthetően rendezzük el! Lehetőleg röviden írjunk! Törekedjünk a teljességre! A terjedelmes vagy többféle információt csatoljuk mellékletként! A címzéssel szemben a legfontosabb követelmény a pontosság. A címzésben ne halmozzuk a tiszteleti jeleket! Tartsuk be a(z) (szakmai) etikett szabályait!
A sikeres üzleti levél jellemzői
•
Egyértelműség Kerüljük a nyelvhasználatból fakadó félreértéseket! Ezt azzal érhetjük el, hogy • jól választjuk meg a nyelvi elemeket, • betartjuk a mondatszerkesztési szabályokat, • mondanivalónkat d i ló k t pedig di t tervszerű, ű l ik logikus gondolatmenetben, a lényeges elemek kiemelésével és a gondolatok világos tagolásával adjuk elő.
A levélírás buktatói
A levélírás buktatói
A levélírás buktatói
Feladat
Ön a Borsodi Sörgyár marketing menedzsere. A cég új marketingstratégiájának megfelelően a jövőben intenzívebben szeretne megjelenni hirdetéseivel óriásplakátokon. Írjon hivatalos hi atalos levelet le elet a Metró Reklám KftKft nek, amelyben a potenciális hirdetési lehetőségek felől érdeklődik! Kérdezzen rá, hogy a reklámgrafikák tervezésével is foglalkoznak-e.
Metró Reklám Kommunikációs Kft. 1143 Budapest, Stefánia út 1.
5
