Betreft cie MO: Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de. inrichting van de ICT-functie van Loket W

rp

gemeente Eindhoven

Concernstaf Bestuurssecretariaat

Retouradres Postbus 9oxSo, S6oo RB Eindhoven

Voorzitter en leden van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling (MO)

Behandeld door M. Honing Telefoon (04o) s38 04 88

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk CS/SS 22 jaxluarl 2002

Betreft cie MO: Voorstel tot het beschikbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W

Geachte commissieleden, Hierbij ontvangt u het concept-raadsvoorstel (met bijlagen) dat betrekking heeft op

bovenvermeld onderwerp. Dit onderwerp zal worden behandeld in de openbare (vervolg)vergadering van de commissie voor maatschappelijke ontwikkeling van dinsdag 19 februari 2002, locatie commissiekamer Stadskantoor, aanvang 20.00 uur.

Voor nadere technische en inhoudelijke informatie kunt u zich wenden tot mevrouw M. Pennings van de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, telefonisch te bereiken onder nummer (040) 238 16 81.

Met vriendelijke groet, de secretaris van de commissie,

M. Honing

Bijlage(n) : 1

mho/EE02003981

Besoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden

Postadres Postbus 9oxSo s60o RB Eindhoven

ma t/m vr 9.oo-x6.00 uur

Telefonisch bereikbaar

Bereikbaar per openbaar vervoer

9.00-x2.30 en x3.30-x6.00 uur

gemeente Eindhoven

Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling

Raadsbijlage nummer Inboeknummer Beslisdatum Baw r6 januari 2002

Raadsbijlage Voorstel tot het beschilzbaar stellen van financiele middelen voor de inrichting van de ICT-functie van Loket W 1 Inleiding Op 18 december 2000 besloot u akkoord te gaan met het verlenen van een bijdrage in de fusiekosten van Loket W. Tot deze fusiekosten werden ook de kosten voor

onderzoek naar de noodzakelijke informatie en communicatietechnoiogie (ICT) gerekend. Voor deze kosten werd destijds in de eerste conceptbegroting van Loket W 6 181.512,08 (f.400.000) opgenomen. De gemeenteraad koos in het verlengde van het speerpunt uit het Stedelijk Ontwikkelings Programma ’Eindhoven voorop in technologie’ om ook in de sociale sector qua ICT naar ’state of the art’ te streven en de ’kwaliteit’ van dienstverlening aan de burger en de gemeente als uitgangspunt te nemen. Het onderzoek’ is inmiddels afgerond en Loket W heeft een subsidieverzoek

ingediend.

2 Probleemstelling Pen van de randvoorwaarden voor het uitbouwen van een grote professionele organisatie is een goede ICT-infrastructuur. In het geval van Loket W zijn 11 bestaande welzijnsinstellingen met verschillende ICT-voorzieningen samengebracht tot een grote welzijnsinstelling. Uit een inventarisatie blijkt dat een grote verscheidenheid bestaat in de aanwezigheid en inrichting van ICT bij de fusiepartners. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente aan productsturing en verantwoording stelt, is het noodzakelijk dat in ICT-voorzieningen geinvesteerd wordt. Loket W vraagt de gemeente Eindhoven om een financiele bijdrage.

3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Een herinrichting van de ICT-functie van Loket W moet uiteindelijk resulteren in de volgende maatschappelijke effecten voor: + De burger: een verbeterde en innovatieve dienstverlening aan de burger door het welzijn sveld;

’ bijlage 2: rapport ’Samen-gaan voor ICT in de 21’ eeuw’

Raadsbijlage nummer

+ Loket lil/: een sterke professionele welzijnsorganisatie met een verbeterde

primaire en secundaire bedrijfsvoering en management informatie systeem, in staat om te voldoen aan de eisen die de gemeente in het kader van het BCFmodel stelt aan begroting, productsturing en verantwoordingen; + Imago van de stad Eindhoven: een versterking van het beeld van ’Eindhoven voorop in technologie, ook in de sociale sector’. Gedurfde en innovatieve toepassing van ICT-voorzieningen door Loket W zal zeker uitstraling hebben; + Gemeente Eindhoven: aansluiting op de gemeentelijke processen zoals kwartaalberichten, GSB-projecten en jaarrekeningen etc. De sector Welzijn is er in haar reorganisatievoorstel vanuit gegaan dat het veld qua voorzieningen congruent is met de gemeente Eindhoven.

4 Wijze van aan pak / oplossingsrichting In oktober 2001 is een eerste dossier in roulatie gebracht waarin het plan ’Samengaan voor ICT in de 21’ eeuw’ is behandeld en er een voorstel lag voor een bijdrage in de ICT kosten. Gedurende de procesgang zijn enkele notities van verschillende diensten (CS/FEB, CS/IPM en MO/W) toegevoegd en heeft meerdere malen bestuurlijk

overleg plaatsgevonden. Het collegebesluit in december zag er als volgt uit: ni er akkoord. Her college wenst een nieuw onderzoek waarbij uitgegaan wordt van:

a) een fasegewijze opbouw, waarbij vanuit de bedrijfsvoering gekeken wordt (met op zichzelf staande srappenj; b) twee varianten worden opgesteld: een beleidsarm scenario en een belei dsrijk scenario. Naar aanleiding van dit besluit heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden met Loket W. De fasen beschreven in het eerste dossier (conform het plan ’Samen-gaan voor ICT in de 21’ eeuw’) hebben geen afgeronde fasen en zijn gebaseerd op financiele jaarschijven van de organisatie. Dit was ons inziens bezwaarlijk. Afgesproken is dat loket W de volgende vragen zou beantwoorden:

Wat zijn de minimaal noodzakelijke investeringen op ICT-vlak om sturing aan de nieuwe organisatie te kunnen geven? Wat zijn alle daarmee samenhangende kosten? Wanneer is de investering verantwoord als de vervolgfasen niet of veel later worden gerealiseerd? In samenwerking met de diensten CS/IPM, CS/FEB en MO/W heeft Loket W een

vernieuwd ICT-voorstel opgesteld waarin bovenstaande informatie is vermeld. In het nieuwe voorstel kunnen de volgende fasen onderscheiden worden:

Raadsbijlage nummer

Fase A’ De startfase, investering ICT gericht op sturing organisatie en "basic" bedri’fsvoerin en "basic" dienstverlenin .

Fase 8 De ambities van efficiencyslag waardoor een doorgroei van de bedrijfvoering plaats kan vinden.

Fase C„ "kenniswijkwaardige dienstverlening" De fasen geven elk afzonderlijk een ander ambitieniveau weer op het gebied van ICTinfrastructuur. Fase A behelst de noodzakelijke ICT-voorzieningen om een gezonde start mogelijk te maken. Fase 8 realiseert meer efficiency en integratie binnen de organisatie. Fase C komt qua ambitieniveau meer in de buurt van ’state of the art’ op het terrein van de ICT en de versterking van het beeld ’Eindhoven technologiestad’. Deze fasenindeling voldoet ook aan het aspect om varianten uit te werken die meer beleidsarm zijn (fase A) cq. beleidsrijk (meer fase C).

De fasen kunnen nu wel als afgeronde fasen worden beschouwd. Met afgerond wordt bedoeld dat de volgende ICT-componenten in een fase vermeld staan: investeringen (hardware en software), onderhoud (10 tot 15’yo), implementatie, conversie, opleiding en beheer (technisch, functioneel en inhoudelijk). Naast deze nieuwe fasen heeft Loket W om de structurele lasten van het ICT-traject te kunnen dragen, gekozen voor de ’traditionele aanpak’ in plaats van nieuwe concepten als ASP’. Door in eigen beheer de (exchange) servers te nemen in plaats van A5P levert dit kostenbesparing op. Verder zijn in het voorstel alle samenhangende kosten meegenomen ongeacht of het over meerdere jaarschijven wordt uitgevoerd. Dit wil zeggen dat per systeem alle benodigde middelen per fase zijn opgenomen.

5 Financiele gevolgen en risico’ s De fasen A, 8 en C zijn afgeronde fasen. Fase A is naar aanleiding van de bestuurlijke wens uitgewerkt in dit dossier om de minimale noodzakelijke ICT-voorzieningen in beeld te brengen. De fasen 8 en C, de meer beleidsrijke varianten, zijn slechts zeer globaal aangeduid en zullen in dit dossier niet verder worden toegelicht. Fase A bevat incidentele kosten (investeringen, opleidingen e.a.) en exploitatiekosten (beheer, onderhoud, voorzieningen e.a.). Loket W geeft aan zorg te dragen voor het beheer en de overige exploitatiekosten’ betekent dat de exploitatiekosten volledig door Loket W uit de eigen begroting worden gedekt.

’en 4 Bijlage 3: brief Loket W met inventarisatie ICT inrichting en bijlage van 14 januari 2002

’,ASP is een afkorting voor Application Service Providing: het aanbieden van applicaties via een centrale

server die eigendom is van een externe organisatie en tevens wordt beheerd door deze betreffende organisatie. Bij de ’traditionele aanpak’ heeft de organisatie een eigen interne beheerafdeling.

Raadsbijlage nummer

Loket W heeft aangegeven dit doel te bereiken door ten eerste de bijdrage aan de exploitatiekosten jaarlijks te verhogen met 6 50.000 (f 110.186). Hiermee wil Loket W de eigen verantwoordelijkheid onderstrepen. Ten tweede verwacht Loket W het tekort in de exploitatie terug te verdienen door een ’basale’ benadering van hun automatisering. Voor de incidentele kosten wordt een beroep gedaan op een eenmalige gemeentelijke bijdrage. Fase A ziet er als volgt uit: De startfase, investering in lCT gericht op sturing van de organisatie en "basic" bedrijfsvoering en "basic" dienstverlening, vraagt om een eenmalige gemeentelijke investeringsbijdrage van 6 659.000,ÃćâĆňâĂİ (f 1.452.245,-) ten behoeve van:

1. Management informatie voorziening bestaande uit: HRM: HRM pakket, opleidingskosten, implementatie en begeleiding; financiele administratie: financieel pakket, opleidingskosten, implementatie en begeleiding. 2. Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire processen bestaande uit: interfaces; Microsoft Office: opleiding, implementatie en software; desktops (82 pc’ s), nieuwe servers, exchange server; printers en aanvullende faciliteiten; netwerkvoorzieningen. 3. I CT-beheer: connectiviteit WAN; co ns ulta ncy.

4. Telefonie: Centrale. Voor de toedeling van kosten per onderdeel, zie brief Loket W van 14 januari 2002. De eigen bijdrage van Loket W is aanzienlijk. Loket W neemt feitelijk de gehele exploitatiekosten voor haar rekening. In het schema op de volgende pagina is dit

weergegeven.

tÂż Raadsbijlage nummer

Fase A 2002 2003 2004 Fase A financiele bijdrage loket W voor 2002 t/m 2004 in Euro’s’

)2004

1.Totaalbedrag (begrote 1.214.000 1.183.000 1.300.000 1.344.000 exploitatiekosten incl. fase A)

2. Eigen bijdrage huidige begroting Loket W (exploitatiekosten) 3. Tekort, extra

850.000 900.000 950.000 l 1.000.000

364.000 283.000 350.000

344.000

inspanning Loket W (exploitatiekosten) Toelichting op bovenstaand scherrla: het totaalbedrag omvat exploitatiekosten incl. fase A. Zoals eerder aangegeven draagt Loket W zorg voor de exploitatielasten. Voor 2002 betekent dit een bedrag (850.000+ 364.000) van 6 1.214.000,- (f 2.675.304,ÃćâĆňâĂİ ).

Deze kosten worden volledig door Loket W uit de eigen begroting gedekt. Met daarbij de opmerking dat er nog geen sluitende begroting gepresenteerd wordt. Loket W geeft aan het huidig berekend tekort in de exploitatie via extra inspanning nog te realiseren. Voor fase A is in 2002 een eenmalige investering nodig van 0 659.000,ÃćâĆňâĂİ

(f 1.452.245,-). Voor deze kosten wordt een beroep gedaan op de gemeente.

Bovengenoemde extra inspanning Loket W is exclusief reservering toekomstige vervang ings investeringen (geschat op 8 187.000,- (f 412.094,-)). I oket W is er opgewezen dat na drie jaar waarschijnlijk opnieuw een investeringsvolume beschikbaar moet zijn om met name de pc’s te kunnen vervangen. Loket W moet binnen haar meerjarenbegroting daar zelf voor gaan zorgdragen. Het kan niet zo zijn dat deze afgeronde fase A op termijn ’herhaald’ wordt. Wij zijn van mening dat het voor de gemeente van belang is dat de fusie niet alleen juridisch maar vooral ook operationeel slaagt waardoor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger van Eindhoven verbetert. Ook de vormgeving van de zakelijke verhouding met de gemeente Eindhoven is gebaat bij een goede infrastructuur.

Bijlage 4: een financiele vertaling in Nederlandse guldens.

Raadsbijlage nummer

Dekking van de gemeentelijke bijdrage in de ICT-kosten is gezocht in:

a) de saldireserve. b) de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkelingen, sector Welzijn. ad a)

Wij hebben binnen het college overleg gepleegd en zijn van mening dat realisering van fase A inderdaad voldoet aan de 3 0’s en daarom ten laste moet komen van de saldireserve. De 3 0’s worden hieronder toegelicht. Om de omslag naar een bedrijfsmatig aangestuurde welzijnsinstelling voor stedelijk en gebiedsgericht welzijn te laten slagen en een antwoord te kunnen geven op de eisen die de gemeente qua productsturing en verantwoording stelt, is het onvermijdbaar dat de ICT-voorziening van I.oket W op orde wordt gebracht. De doelstellingen van Loket W vragen om een goede interne afstemming en standaardisatie van de interne bedrijfsvoering. Optimalisering van de ICTvoorziening is onuitstelbaar omdat per 1 januari 2002 Loket W operationeel moest zijn. Op dit moment stagneert het hele verhuisproces, nodig om clusters en afdelingen binnen de nieuwe organisatie in te richten. Het was bij de voorstellen voor de voorjaarsnota onvoorzienbaar welk bedrag voor ICT-kosten voor Loket W nodig zou blijken na het uitvoeren van het onderzoek. De in de voorstellen opgenomen pro memorie post voor ICT-kosten bij Loket W is geschrapt. ad b)

In de begroting van de dienst Maatschappelijke Ontwikkelingen zijn twee begrotingsposten waar over 2001 een eenmalig voordeel op behaald is en die eventueel aangewend kunnen worden. De betreffende begrotingsposten uit de begroting van MO zijn:

de post 6.620.620/4422.00 Woontussenvoorzieningen met een overschot van C 95.000,ÃćâĆňâĂİ (f 210.000,-);

additioneel beschikbaar gestelde middelen door het rijk ten behoeve van Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg. Beschikbaar bedrag 1 78.000,ÃćâĆňâĂİ (f 392.260,-).

Bovengenoemde middelen worden dus niet conform de begroting ingezet. In het derde kwartaalbericht is het te verwachten voordeel op de functie "Woontussenvoorziening" meegenomen in het geprognosticeerde resultaat 2001. Dit vervalt nu. De gemeente loopt verder geen enkel risico in de verantwoording van de rijksmiddelen.

6 Overige gevolgen van de aanpak Een professionele ICT-infrastructuur zal zowel de kwaliteit als kwantiteit van de dienstverlening naar de klant en derden verhogen.

Raadabijlage nummer

7 Resultaten van overleg / inspraak Ten aanzien van de offerte van Loket W is zorgvuldig overleg gepleegd tussen ons, Loket W en de gemeentelijke diensten CS/IPM, CS/FEB, MO/W, alsmede de

gemeentesecretaris.

8 Communicatie Het besluit zal aan de Raad van Toezicht en de algemeen directeur van Loket W

schriftelijk worden meegedeeld.

9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor maatschappelijke ontwikkeling heeft dit voorstel besproken. Haar advies ligt voor u ter inzage

10 Voorstel De raad voor te stellen: 1. In te stemmen met het plan, fase A ten behoeve van de ICT inrichting van Loket W;

2. a Over te gaan tot toekenning van een eenmalige bijdrage in 2002 ten behoeve van fase A van het plan, groot ; 6 659 000,ÃćâĆňâĂİ (f 1.452 245,-);

b Hieraan de voorwaarden te verbinden dat Loket W middels haar

meerjarenbegroting zorgdraagt voor toekomstige noodzakelijke vervangingsinvesteringen; 3. De restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 ad 695.000,ÃćâĆňâĂİ over te

hevelen naar 2002; 4. De additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg 2001 ad 6 178.000,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002;

5. De bijdrage in de ICT kosten Loket W, fase A, te dekken uit

a) 6 500.000,- (f 1.101.855,-) uit de saldireserve; b) 6 159.000,ÃćâĆňâĂİ (f 350.389,-) uit de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen

2001 en de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg; 6. De begrotingswijziging dien overeenkomstig vast te stellen; 7. De Raad van Bestuur van Loket W op te dragen de besteding en effecten van de toegekende middelen separaat zichtbaar te maken in de verantwoording.

Burgemeester en wethouders van Eindhoven

, burgemeester.

, secretaris.

Raadsbijlage nummer

Besl uit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van nr gelet op het advies van de commissie van middelen; besluit: 1 In te stemmen met het plan, fase A ten behoeve van de ICT inrichting van Loket W;

2 a Over te gaan tot toekenning van een eenmalige bijdrage in 2002 ten behoeve van fase A van het plan, groot ; 6 659.000,ÃćâĆňâĂİ (f 1.452.245,-);

b Hieraan de voorwaarden te verbinden dat Loket W middels haar

meerjarenbegroting zorgdraagt voor toekomstige noodzakelijke vervangingsinvesteringen; 3 De restantmiddelen Woontussenvoorzieningen 2001 ad 695.000,ÃćâĆňâĂİ over te

hevelen naar 2002;

4 De additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg 2001 ad 6 178.000,ÃćâĆňâĂİ over te hevelen naar 2002;

5 De bijdrage in de ICT kosten Loket W, fase A, te dekken uit a) 6 500.000,- (f 1.101.855,-) uit de saldireserve; b) 6159.000,ÃćâĆňâĂİ (f 350.389,-) uit de restantmiddelen Woontussenvoorzieningen

2001 en de additionele rijksbijdrage Maatschappelijke Opvang en Verslavingszorg; 6 De begrotingswijziging dien overeenkomstig vast te stellen; 7 De Raad van Bestuur van Loket W op te dragen de besteding en effecten van de toegekende middelen separaat zichtbaar te maken in de verantwoording.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, voorzitter.

, secretaris.

SchusM1////wa02001160

Samen-gaan voor ICT in de 21"’ eeuw

"Investeringen in de herinrichting van de ICT-functie van Loket W"

Eindhoven, 18 october 2001

INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING .

2 VRAAGSTELLING. 3 VISIE, UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN

4 ICT BEHOEFTE EN KOSTEN 4.1 iVlanagement informatievoorziening (>ilIV)

4.2 Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire werkprocessen 4.3 ICT ten behoeve van communicatie binnen Loket W 4.4 ICT ten behoeve van de communicatie met klant en opdrachtgever

4.5 ICT als aanbod naar klanten.

4.6 I CT beheer

4.7 Telefonie

5. PLANNING EN AANBEVELINGEN.

12

.13

.14

Subsidie aanvraa bi’ de herinrjchtin van de ICT-functie van Loket W

1 Inleiding De werkgroep ICT Loket W heeft voor de vo! gende aanpak gekozen. Vanuit de visie en besturingsmodel van Loket W is de nieuwe visie op de ICT-functie gedefinieerd. Vervolgens is geanalyseerd welke inforrnatiebehoefte er is om optimaal bij te kunnen dragen aan die nieuwe organisatiedoelstellingen van Loket W, volgens de visie die hier geschetst is.’

Daarbij is de informatiebehoefte vertaald naar de volgende kostensoorten: 1. Management informatievoorzienino (bestuurlijke informatievoorziening). 2. Gndersteunmg c.q. sturing primaire en secundarre werkprocessen (met aandacht vcor cpl!malisalie, standaardisatie enintegratie,’. IC T ten behoeve van communicatie binnen LoKet W. ICT ten behoeve van communicatie met klant en opdrachtgever. /CT als aanbod naar klanten. IC T beheer. Telefoni e.

3. 4. 5. 6. 7.

De kostensoorten die betrekking hebben op communicatie met klant en opdrachtgever (4) en met het aanbod aan klanten (5), hebben niet direct betrekking op investeringen die te maken hebben met de reorganisatie. Deze kostensoorten hebben betrekking op extra inspanningen van Loket W om in het activiteitenaanbod aan te sluiten op Kenniswijk.

Aansluitend is middels een onderzoek bovendien vastgesteld dat er nog een inhaalslag voor ICT door Loket W moet worden gemaakt om te kunnen voldoen aan de informatiebehoefte in de organisatie. Daarnaast zijn ook ICT beheer en telefonie toegevoegd. Een goed beheer is een voorwaarde om het geheel aan ICT middelen kwalitatief operationeel te houden. Telefonie behoort tot ICT doch is niet genoemd in het ondernemingsplan Loket W. De werkgroep is van mening dat de kostensoorten die betrekking hebben op de inrichting van de organisatie niet als losstaande modules kunnen worden beschouwd. Om kwaliteit te kunnen waarborgen moeten dieinvesteringenin onderlinge samenhang beoordeeld worden.

De werkgroep heeft een drietal scenario’s onderzocht: a. Doorgaan met de huidige situatie; b. Optimalisatie en standaardisering (vervanging en wegwerken achterstand); c. Optimalisatie, standaardisering alsmede een totale integratie van de huidige systemen. Scenario A is geen reeel scenario omdat Loket W haar nieuwe ondernemingsdoelstellingen dan absoluut niet zal kunnen behalen en is derhalve geen optie. Scenario C is ook geen reeel scenario. Dit scenario is niet betaalbaar en ook nog niet haalbaar gegeven het feit dat de benodigde software nog niet geheel technisch is uitontwikkeld. Daarnaast is Loket W als organisatie te klein voor dergelijke uitgebreide informatiesystemen.

Scenario B is een reeel scenario. Al/e bedragen en keuzesin dit hoofddocument, zijn gebaseerd op dit scenario. Gegevens over de andere scenario’s staan in de bijlage. Om scenario B geheel te kunnen implementeren, kan geconcludeerd worden dat de gewenste eenmalige kosten EURO 2.383.200 = bedragen. De structurele kosten lopen op tot Euro 1.654. 700,= op j aarbasis.

Subsidie aanvraa bi’ de herinrichtjn van de ICT- unciie van Loket W

De drie scenario’s in een oogopslag In de tabel hieronder treft u een vergelijking van de scenario’s aan (alle bedragen in EURO’s).

Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse

Alle bedragen Eenmalige

kosten: kosten: kosten: kosten:

in EURO’s kosten

A. 8estaande situatie

Geen eenmalige

2002 2003 2004 2005

650.000,= 700.000,=

ICT

550.000,=

600.000,=

telefon:-e

300.000,=-

300.000,= 300.000,= 3GC.GCC,=

Totaal

850.000,=

900.000,=

handhaven kosten

Jaarlijkse

50.000,=

950.000,= 1.000.000,=

50.000 50.000,=

50.000,=

stijging van kosten I

B. Optlmalisatle : en standaardisatie

2.383.200,= Totale

Verschil to.v. A. ’ (meerkosten)’

C. Volledige ’ ..integratie .,*, .

1.239.200,= 1.401.380,= 1.581.990,= 1.654.740,=

jaarlijkse structurele kosten 389.200,=

5.730.500,= Totale jaarlijkse structurele kosten

501.380,=

631.990,= 654.740,=

1.502.000,= 1.502.000,= 1.502.000,= 1.502.000,=

Tabel 1 vergelijking 3 scenario’ s

Tenslotte De samenstellers van dit rapport zien het welslagen van Loket W en de inrichting van ICT onlosmakelijk met elkaar verbonden. ICT is geen doel op zich. De burger is gebaat bij een excellente inrichting van Loket W.

Dat ICT, ingericht volgens de normen van de 21e eeuw en volgens de wensen van de gemeente Eindhoven hierbij een cruciale rol speelt, zal duidelijk zijn. In dit licht wordt geadviseerd na de zomer van 2001 te beginnen met het opstellen van een integraal implementatieplan met aandacht voor de technische implementatie, communicatie, opleiding/training, werkplekondersteuning en opbouw van de nieuwe cultuur.

2 Vraagstelling De visie van Loket W is dat zij vooral herkenbaar, bereikbaar en toegankelijk wil zijn voor haar klanten. Door met name een klantgerichte houding alsmede een innovatieve instelling wil zij een sterke positie gaan bekleden binnen de gemeente Eindhoven. Samenwerking is daarbij een sleutelwoord.

Inmiddels is een blauwdruk voor deze nieuwe organisatie opgezet. Er wordt een stedelijk bureau ingericht met een afdeling R & D, P 8 0, Control, facilitair bedrijf. Er komt een cluster stedelijke voorzieningen en er komen 3 clusters voor 7 stadsdelen. Binnen de o. oanisaties moeten de kernprocessen van ociaal cul!uree! werl. voor jongeren, volwassenen en ouderen, Maatschappelijk werk, Opbouwwerk, Weizijnswerk voor ouderen, Soc>aalraadslieden werk en Peuterspeelzalenwerk gefaciiiteerd, ges(uurd en begeleid worden. De feitelijke uitwerking in termen van mensen en bedrijfsprocessen moet nog plaatsvinden. Ook inzake informatie en communicatietechnologie (ICT) zullen wijzigingen plaats vinden. Met behulp van I CT worden de Loket W organisatie en haar informatievoorziening geÃŕntegreerd. Binnen Loket W speelt naast de inrichting van de nieuwe organisatie ook een achterstand in ICT een rol . Derhalve is een inhaalslag noodzakelijk. In de subsidieaanvraag wordt daarom aandacht besteed aan optimalisatie en standaardisatie van de huidige ICT. Medewerkers moeten tenslotte op een goede manier hun werk kunnen doen. Het gaat om

50 locaties met een kleine 700 gebruikers, die verdeeld zijn over ruim 300 werkplekken. Momenteel zijn daar 261 computers, 40 servers, 62 printers, verschillende telefooncentrales en 15 kopieerapparaten in gebruik. ICT is het middel om de werkprocessen binnen Loket W optimaal te ondersteunen en om effectief en interactief intern en extern (met de burger en de klant) te communiceren. Belangrijk doel daarbij is het vloeiend laten stromen van kennis binnen en buiten Loket W, tussen burger, klant en medewerker. Hierbij sluit Loket W volledig aan op de wens van de gemeente Eindhoven om een voorsprong te nemen als innovatief kenniscentrum, zoals gesteld in het Stedelijk Ontwikkelingsprogramma 1999 - 2003.

Doel van dit document Dit document vormt de basis voor de subsidie aanvraag bij de herinrichting van de ICT-functie van Loket W en is onderdeel van het ondernemingsplan.

Aanpak Vanuit de visie en nieuwe doelstellingen van Loket W wordt een vertaalslag gemaakt naar de uiteindelijk benodigde ICT investeringen. Met als tussenstap daarbij de formulering van een nieuwe Loket W ICT visie. Vervolgens is deze ICT visie onderverdeeld naar informatiebehoeften en kosten. Deze kosten zijn vertaald in zeven kostensoorten. Het nieuwe ondernemingsplan van Loket W heeft als leidraad gediend, met name daar waar het gaat om inzicht te krijgen in aantallen fte’s en benodigde apparatuur. Echter, soms zijn er aannames gemaakt die wel expliciet zijn vermeld. Deze aannames zijn nodig omdat nog niet helder is hoe in detail een aantal nieuwe staffuncties (R8 D, Control e.d.) alsmede diverse werkprocessen (ook van andere organisatieonderdelen) zullen worden ingericht.

Conclusie uit inventarisatie door R. Groenendal, voorjaar 2001.

Subsidie aanvraa bi’ de heriririchtino vari de ICT-functie van Loket W

Opbouw van het document Deze subsidieaanvraag is opgebouwd uit een hoofddocument en een aantal bijlagen. Het hoofddocument geeft vooral de visie en richting aan, de argumentatie ter onderbouwing, een planning alsmede een samenvatting van de investeringen die er nodig zijn. De bijlagen dienen ter ondersteuning en argumentering van de stellingen en berekeningen die in het hoofddocument gedaan zijn. Daar waar nodig wordt verwezen naar die bijlagen.

3 Visie, uitgangspunten en randvoorvraarden Visie: "Met ICT levert Loket W een onmisbare bijdrage aan de sociale kwaliteit van de samenleving en verbetert de innovatieve dienstverlening aan burgers", dat is de visie van de nieuwe welzijnsorganisatie Loket W op de nieuw in te richten ICT-functie. Deze visie impliceert dat informatievoorziening moet bijdragen aan het realiseren van een aantal strategische, inhoudelijke en organisatorische voordelen zoals genoemd in het concept ondernemingsplan van Loket W. Kernbegrippen daarbij zijn onder meer vraaggericht werken, ketenaanpak, centrale regie en aansturing, vermindering kwetsbaarheid en versnippering van functies, lerende organisatie, investeringscapaciteit en versterking strategische positie. Er ligt derhalve een fantastische uitdaging voor de ICT-functie binnen Loket W om bij te dragen aan het bereiken van deze doelstellingen!

ICT binnen Loket W: Dient ter ondersteuning van een optimale levering van diensten aan klanten. Met andere woorden als middel om processen integraal (kwalitatief en klantgericht) te kunnen inrichten zodat voldaan wordt aan de vraagstelling van haar klanten. Kan worden gebruikt als product c.q. dienst van Loket W aan klanten (bijvoorbeeld Digitolk en Linea-Recta). In dit verband moet het onderkennen van het belang van strategische samenwerking tussen Loket W en het Virtueel Loket Zorg en Welzijn worden benadrukt’. Maakt ondersteuning en sturing van de primaire werkprocessen mogelijk. ICT helpt deze werkprocessen te optimaliseren en daar waarnodig te faciliteren. Kan worden gebruikt om adequate bestuurlijke informatievoorziening te genereren zowel naar gemeentelijk diensten buiten Loket W en de Raad van Toezicht (bijvoorbeeld ter aansluiting op de planning en controlecyclus) als naar alle management lagen binnen Loket W (Raad van Bestuur en clustermanagement).

De werkgroep heeft een drietal scenario’s onderzocht: a. Doorgaan met de huidige situatie; b. Optimalisatie en standaardisering (vervanging en wegwerken achterstand); c. Optimalisatie, standaardisering alsmede een totale integratie van de huidige systemen. Scenario A is geen reeel scenario omdat Loket W haar nieuwe ondernerningsdoelstellingen dan absoluut niet zal kunnen behalen en is derhalve geen optie. Scenario C is ook geen reeel scenario. Dit scenario is niet haalbaar gegeven het feit dat de benodigde software nog niet geheel technisch is uitontwikkeld. Daarnaast is Loket W als organisatie te klein voor dergelijke uitgebreide informatiesystemen.

Scenario B is een reeel scenario. Alle bedragen en keuzes die gemaakt zijn in dit hoofddocument, zijn derhalve gebaseerd op dit scenario. Mocht u gegevens willen hebben over de andere scenario’s dan verwijzen wij u graag naar de bijlagen.

Resultaat van het overleg tussen dhr. M. Merkx en dhr. R. Janssen (vmlg dir. GGD Eindhoven), voorjaar 2001

De volgende uitgangspunten gelden bij deze aanvraag: Daar de nieuwe Loket W organisatie nog niet is ingericht, zullen aannames moeten worden gemaakt. Zij zijn met name gebruikt ter verkrijging van kostenindicaties en groei-indicaties. Het ICT beleid van Loket W wordt concern-breed bepaald en sluit waar mogelijk aan op het ICT beleid van de Gemeente Eindhoven. Derhalve zo min mogelijk variatie. Voorbeelden zijn: aansluiting op concern visie en strategie, standaard software ipv maatwerk, platform onafhankelijk, modulair, grote schaalbaarheid, protocol IP. Telefonie maakt onderdeel uit van de ICT-functie. Ter verkrijging van zo groot mogelijke kostenvoordelen zal de inkoop van ICT zoveel mogelijk via raamcontracten plaatsvinden. Het veranderen van bedrijfsprocessen en ICT hee’t grote irn:pac’ op de organisatie. Imp ementatiekosten (op!eiding, training, communicatie, corsultancy etc ) zijn daarom in de begroting opgenomen. Ook het uitvoeren van conversieslagen cn testen maakt deel uit van de implementatie. Voor de korte termijn wordt de nadruk gelegd op het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering, op langere termijn volgt integratie van de externe processen en verbetering van de huidige situatie. Dit betekent dat de volgende stappen genomen worden: Qptimalisatie en standaardisatie van de huidige infrastructuur, hardware en applicaties; Vervolgens integratie van de totale ICT-functie (lange termijn). De bovengenoemde uitgangspunten zijn niet allen nieuw, ook in de oude organisatie werden diverse van deze uitgangspunten gehanteerd. Echter, het verdient aanbeveling deze nogmaals apart te benoemen. Zij bepalen uiteindelijk wel de kaders waarbinnen de uitvoering van de ICT-functie dient plaats te vinden.

Bij de invulling van de ICT-functie binnen Loket W gelden de volgende randvoorwaarden: Standaardisatie is onontbeerlijk voor: Hardware, software, netwerken; Database-server (RDBMS) Procedures voor registratie, communicatie, begroting, werkplan etc.;

Kernprocessen;

Administratie; Beheer en beveiliging; Tweezijdige integratie van de clusters is noodzaak: zie de toelichting in bijlage 5. Verandering, cultuur en weerstand zijn elementen die bij deze irnplementatie een belangrijke rol spelen bij het welslagen.

Subsidie aanvraa bi’ de herinrichtin van de ICT-tunctie van Loket W

4 ICT behoefte en kosten Algemeen De in hoofdstuk 3 genoemde ICT-visie, uitgangspunten en randvoorwaarden zijn vertaald naar zogenaamde informatiebehoefte en kostensoorten.

De informatiebehoefte als volgt onderverdeeld: Management i nforma ti e voorzi eni ng (bestuurlij ke informati evoorzi enin g).

?. Ondersteun!ng c.g. s.’uring pr!n!a!re en "-e undaire werkprocessen (roet aandacht voo!’ optimalisatie, standaardisatie en integratie). 3. Cornmunicar!e binnen Loket W. 4. Communicatie met klant en opdrachtgever. 5. IC T als aanbod naar klanten. 6. I C T beheer. 7. Telefonie (upgrading van de huidige telefonie).

Er is gekozen voor deze indeling om de volgende redenen: 1. Overeenstemming met de indeling zoals deze gekozen is in het ondernemingsplan Loket W. 2. Aansluitend op de wijze waarop binnen Loket W wordt gewerkt aan besluitvoorbereiding en besluitvorming. ICT beheer en Telefonie zijn als aparte onderdelen opgenomen. Het doel daarvan is om duidelijk inzicht te kunnen geven in deze belangrijke kostenposten.

Zoals reeds gezegd worden deze behoeften vertaald naar kosten. Per onderdeel zijn er diverse kostensoorten gedefinieerd, namelijk eenmalige en jaarlijkse kosten.

4.1 Management informatievoorziening (MIV)

Voor het bereiken van een sterk gepositioneerde, vraaggerichte en resultaatgerichte organisatie is het noodzakelijk dat het management tijdig op de hoogte is van kengetallen en op basis van stuurgetallen richting geeft aan de activiteiten van de organisatie.

De kostencomponenten voor management informatievoorziening zijn: (Externe) ondersteuning bij het definieren van KSF en indicatoren, samenstellen van Balanced Score Card. Alsmede identificatie van de processen en instrumenten om op genoemde indicatoren te kunnen sturen; Inrichting van applicaties voor analyse van de gegevens om te komen tot benodigde kengetallen; (Externe) ondersteuning bij de inrichting van de applicaties en het werken met genoemde kengetallen / stuurgetallen. De rnanagementinformatie en kengetallen worden gegenereerd uit diverse applicaties, waaronder financiele pakketten, personeelsinformatiesysteem, projecten / activiteiten programmatuur, clientbeheerssystemen. Voorwaarde ten aanzien van deze applicaties is dat rekening wordt gehouden met de eenvoud waarmee de kengetallen worden gegenereerd in bijlaae 1 zijn deze kritiscl.e succe factoren nader uitgewerkt in een aantal indicatoren. Daarnaast ziet u de irr,pact op de organisatie om MIV te kunnen inrichten,

0 Een en ander betekent de volgende gewenste investeringen: initieel EURO 251.000,=. De jaarlijks terugkerende kosten zijn EURO 54.500,=.

4.2 Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire werkprocessen Toelichting begrotingsposten: a. Interfaces b. Microsoft Office

bi.lmplementatie b2 t/m 6 Microsoft Office terminal services via ASP c. Workflow management voor agogische functies c1 Implementatie c2 Qpleidingskosten d. Desktops e. Printers en aanvullende faciliteiten f. Netwerkvoorzieningen g. Telewerkplekken’

Zoals gesteld wordt voor de korte termijn de nadruk gelegd op het optimaliseren van de interne bedrijfsvoering, op langere termijn ligt dan de nadruk op (o.a.) integratie van de externe processen en verbetering van de huidige situatie. Dat wil zeggen dat gekeken is naar de hardware, software en infrastructuur die nu operationeel is bij de huidige organisatieonderdelen. Vervolgens is ook gekeken naar de kosten voor optimalisatie en standaardisatie. Tenslotte is een benadering van kosten gegeven voor volledige integratie van systemen. Dit laatste is de meest optimale vorm van informatievoorziening. Wat betreft kantoorautomatisering, applicatieservers en het algemene systeembeheer hiervoor is gekozen voor uitbesteding. De applicaties (inclusief de pakketten genoemd in paragraaf 4.1) worden via ASP betrokken, dan wel aangekocht, maar gehost in een beveiligd datacenter en via terminalservices ter beschikking gesteld.

Subsidie aanvraa bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

Huidige situatie (ICT kosten van de 11 instellingen) De kosten(exploitatie, beheer en afschrijving) die in 2000 zijn gemaakt, geven de uitgangssituatie weer. Deze kosten zijn niet volledig uit te splitsen zoals is gebeurd voor de nieuwe organisatie. Er

worden in de onderstaande tabel een paar categorieen aangegeven.

Informatiebehoefte

Huidige (EURQ)

Jaarlijkse kosten Exploitatie (niet opsplitsbaar) Beheer intern (inclusief verborgen personeelskosten) Totale afschrijving van de hardware per jaar

182.000,= 168.500,= 151.500,=

Kosten Telefonie (schatting)

300.000,=

TOTAAL EURO

802.000,=

Tabel 2 huidige situatie.

In de bijgevoegde begroting is een nadere specificatie van kosten opgenomen. In de bijlagen treft u een uitvoerige berekening en argumentatie aan voor de benodigde investeringen en kosten. Onder deze kosten en investeringen vallen ook de systemen voor het leveren van management informatie. Kosten hiervan zijn opgenomen in het onderdeel: Control, P&O, R&D, FB. De management informatie wordt geleverd door het personeels en salaris Informatie systeem en de financiele administratie.

Voor de ondersteuning en sturing van primaire en secundaire werkprocessen binnen Loket W wordt een eenmalige investering gevraagd van Euro 720.300,=. a De jaarlijks terugkerende kosten zijn Euro 680.740

4.3 ICT ten behoeve van communicatie binnen Loket W Toelichting begrotingspost: a, Livelinked via ASP Communicatie heeft vooral te maken met het scheppen van mogelijkheden om informatie c.q. data uit te wisselen en te delen.

Er worden diverse vormen van communicatie binnen Loket W onderscheiden: 1. Informatie uitwisseling tussen de verschillende clusters per team (beweging horizontaal). Deze informatie uitwisseling is met name gericht op de specifieke zaken die betrekking hebben op de werksoort (jongerenwerk, peuterwerk en dergelijke). Gedacht moet worden aan onder andere:

informatie en advies per werksoort; rapportages en verslagen van intern overleg; documentatie van sociale kaart informatie in Eindhoven en omgeving; het kunnen verwerken en toegang hebben tot van statistische gegevens m.b.t hulp- en dienstverlening; volgsystematiek.voor de hulpverlening.

2. Informatie uitwisseling binnen de clusters, tussen de teams (tussen clusterrnanager en teams, beweging verticaal). Deze informatie is algemener van aard en heeft als doei om overzicht te verkrijgen teneinde vraag naar diensten van Loket W zo goed mogelijk te laten aansluiten bij het aanbod van diensten.

Impact op ICT kostensoorten (zie bijlage blz. 14): Er is goede technische infrastructuur nodig. Dit betekent niet alleen de aanwezigheid van PC’ s met de juiste programmatuur, maar bovendien een adequate netwerkinfrastructuur tussen de verschillende locaties waar Loket W werkzaamheden uitvoert en ook goede e-mail voorzieningen. Qm kennis te kunnen opbouwen en te kunnen delen, is een intranet uitermate geschikt. Qok in de eerste fase van voorbereidingen van de fusie is hierover reeds uitgebreid gesproken in de verschillende werkoroepen. Diverse mogelijkheden zijn uitgewerkt in de bijlage blz. 14)

Fen en ander betekent het volgende voor de benodigde investeringen: Qekozen is voor een Livelinked oplossing op basis van Application Service Providing (ASP, zie in de bijlage blz. 14 voor een toelichting). Dit betekent dat de inhoud door Loket W wordt verzorgd, maar dat alle beheerstaken en investeringen voor servers bij de aanbiedende partij liggen.

Totaal aan eenmalige investering nodig EURO 40.800,= en jaarlijks terugkerende kosten EURO 82.000,=

4.4 ICT ten behoeve van de communicatie met klant en opdrachtgever

b.4. Virtueel Loket en Welzi]n b.5. Domotica en Sociale Alarmering

Een vorm van communicatie met klant en opdrachtgever is informatie uitwisseling tussen de teams c.q. individuele medewerkers en de bevolking Eindhoven c.q. individuele klanten. Hoewel deze uitwisseling extern gericht is en als zodanig dus niet als communicatie binnen Loket W is te bestempelen, omvat juist deze communicatie het primaire proces binnen Loket W. Het gaat hier om de registratie van dienst- en hulpverlening aan individuele clienten. ICT wordt daarbij ingezet ten behoeve van de geÃŕntensiveerde bevordering van participatie van groepen burgers. In dat kader is al aansluiting gezocht bij het project Kenniswijk (zie ook in de bijlage blz. 16).

Omdat Loket W een structuurversterkende rol kan innemen binnen Kenniswijk, is het van belang dat iedere burger die een actieve bijdrage wil leveren aan het woon- en leefklimaat in de stad en iedere burger die economisch en maatschappelijk problemen heeft, altijd bij Loket W terechtkan,

Qm te kunnen aansluiten op de visie van de gemeente Eindhoven voor wat betreft het gebruik van webtechnologie om de burger in staat te stellen op effectieve en efficiente wijze informatie en diensten af te nemen van publieke en private dienstverleners, zal de realisatie en implementatie van de website Loket W voorwaarde zijn. Loket W zal zo ook kunnen worden bereikt via deze website.

Subsidie aanvraa bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

Voorgestelde activiteiten vanuit Loket W voor de (digitale) communicatie tussen klant / opdrachtgever en Loket W zijn dan ook: Realisatie van de website voor clientenraden in zorg en welzijn waar informatie uitgewisseld kan worden; denk hierbij aan een clientenplein waar clientenorganisatie elkaar kunnen ontmoeten. Het clientenplein is toegankelijk op elke locatie waar diensten inzake zorg en welzijn worden aangeboden. Dus: vanuit huis, maar ook in wachtkamers van dokters en maatschappelijk werk, in kantines van dagopvang, de ontmoetingsruimtes van buurthuizen is er de mogeHjkheid het digitale plein te betreden. Ontwikkeling van een digitaal voorlichtingspakket, bijvoorbeeld in spelvorm, waarbij een metafoor en werkvorm worden gekozen die aansluiten op de belevingswereld van de ontvanger. Hier kan gekozen worden voor verspreiding via de website of verspreiding op cd-rom. Vanuit de website van Loket W worder, diensten aangeboden. Denk daarbij aan hulp bij het maken van statuten, een draaiboek, hoe organiseer ik een buurtfeest, waar kan ik in Eindhoven subsidie aanvragen et cetera. Daarbij worden ook diensten aangeboden aan migranten en vluchtelingen, waar het gaat om het realiseren van contacten met het moederland of met landgenoten. Aangeraden wordt een dergelijke dienst samen met enkele etnische groepen op te zetten. Een bijzonder aspect van de website is de digitale ideeenbus. Een dergelijke ideeenbus heeft in eerste instantie de functie van intern communicatiemiddel. In tweede instantie groeit dit naar een klantgerichte ideeenbus, met mogelijkheden om dienst te doen als kwaliteitspanel voor de diensten van Loket W. De website van Balans kan worden omgebouwd tot een "diversiteitsnetwerk". Een netwerk dat in dienst staat van de multiculturele samenleving. Zo’n netwerk zou in samenspraak met de betrokken groepen vorm moeten krijgen. Voor dit netwerk geldt dat Nederlanders, medelanders en ieder die zich gefsoleerd voelt lid kunnen worden. Het netwerk is erop gericht digitaal kennis en contacten uit te wisselen en vervolgens in de wijken en buurten van Eindhoven initiatieven te nemen. Denk daarbij aan de jaarlijkse fakkeloptocht, feestdagen die het vieren waard zijn, acties om bepaalde misstanden aan de kaak te stellen etc.. Belangrijk onderdeel van de website is het interactieve deel, waardoor klanten gebruik kunnen maken van webtechnologie om bijvoorbeeld: hun kind bij een peuterspeelzaal in te schrijven op basis van beschikbaarheid, waarna bevestiging van deze inschrijving volgt; een maaltijd bij de SWOE te bestellen, met inzicht in het menu;

een afspraak te maken in de agenda van een maatschappelijk werker;

et cetera.

Opmerking: Naarmate de activiteiten complexer worden heeft dit impact op de interne

werkprocessen en kosten. Om dergelijke communicatiemiddelen (website en netwerk) mogelijk te maken moet er op locatie

worden geinvesteerd.

Kostenelementen zijn: Realisatie en implementatie van de website en het voorlichtingsmateriaal, beheer van web-site en ander digitaal materiaal; Ontsluiting van de informatie op de gewenste locaties; Opleiding en training ten behoeve van gebruik en beheer; Medewerkers dienen meer iet-minded te zijn, hetgeen (opleidings-)kosten met zich meebrengt; Investering in het mede opzetten van het "diversiteitsnetwerk".

o Voor de bijdrage aan het voorkomen van de tweedeling in de informatiemaatschappij, het duurzaam verbeteren van de communicatie tussen wijkbewoners, wljkbewoners en Loket W en wijkbewoners en welzijnsinstellingen (doorverwijsfunctie) vraagt loket W een eenmalige subsidie van 681.500,= (Zie ook in de Bijlagen op blz.19) a Om deze inzet te realiseren is het noodzakelijk voor deze activiteiten de komende 5 jaar een experimenteerbudget ter grootte van EURO 45.000,= per jaar beschikbaar te maken.

4.5 ICT als aanbod naar klanten Toelichting begrotingsposten: a. Experimentele ideeen b. Synergie LOKET W en Kenniswijk b.1. Buurten op het Net b.2. Leerwerkplaats ’r>.3. Opleiding personeel

, b.4. Digitolk Woensel-Zuid b.5. Panels b.6. ICT-beleid NWE b.7. Symposium

Momenteel zijn er twee activiteiten te definieren als ICT-aanbod aan klanten vanuit Loket W, te weten

Digitolk en LRScoop van Linea Recta. Voor een beschrijving van deze activiteiten wordt verwezen naar blz.16 e.v.)

Hieronder is een aantal voorbeelden beschreven waarmee het ICT-aanbod van Loket W in de komende jaren zou kunnen worden uitgebreid: Het in samenspraak met de stadsdeelkantoren opzetten van een integraal systeem voor belangrijke bewonersinformatie voor wijken, buurten en stadsdelen; Het samen, met ouderraden van basisscholen en bijvoorbeeld de stichting spel- en opvoeding, bedenken van een digitaal steunpunt voor opvoedingsadviezen; Het realiseren van een digitaal vertaalsteunpunt dat ten dienste staat van de hulp en dienstverlening aan asielzoekers en vluchtelingen. Deze voorbeelden zijn ideeen. Ze geven de richting aan waarin gedacht wordt. Belangrijk is, dat binnen Loket W een werkgroep wordt gestart die zich met het verder ontwikkelen van dergelijke ideeen bezig gaat houden.

Kostenelementen zijn: Medewerkers dienen iet-minded te zijn, hetgeen (opleidings-)kosten met zich meebrengt; Instellen van de werkgroep ten behoeve van de uitwerking van de ideeen.

Om deze inzet te realiseren is het noodzakelijk voor deze activiteiten de komende 5 jaar een extra experimenteerbudget ter grootte van EURO 45.000,= per jaar beschikbaar te maken. Daarnaast is een aantal ideeen voortgekomen uit de synergie van Loket W en Kenniswijk. (zie hoofdstuk 4 en 5 in de bijlage).

a Nodig aan eenmalige subsidie voor synergie Loket W en Kenniswijk: EURO 508.100,=.

Subsidie aanvraa bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

4.6 ICT beheer Toelichting begrotingsposten: a. Connectiviteit WAN b. Consultancy c. Inrichting ITIL-organisatie c1 RDBMS beheer c2 Alg. Functioneel beheer 2 FTE d Onderhoud MSOffice e Werkplek beheer (reguliere begroting) f Printfaciliteiten beheer extra printers

Beheer omvat al datgene dat nodig is om ICT organisatorisch, technisch en economisch goed te laten functioneren. Loket W zal de ICT voor een groot deel opnieuw moeten inrichten. Dit heeft zijn

weerslag op het huidige beheer.

Er worden twee vormen van beheer onderscheiden, netwerk beheer en werkplek beheer. De instellingen van Loket W hebben vanuit het verleden verschillende externe partijen aangetrokken die zowel het werkplek- als netwerk beheer voor hun rekening namen. Voor het ICT beheer van de nieuwe welzijnsorganisatie is het van belang dat wordt gestreefd naar een oplossing die voor geheel Loket W kan gelden.

Op hoofdstuk 6 in de bijlage worden de voorwaarden voor deze vormen van beheer beschreven.

De jaarlijks terugkerende kosten voor beheer zijn EURO 407.500,=. De eenmalige kosten zijn EURO 145.000,=.

4. 7 Telefonie Toelichting begrotingsposten :

a. Netwerk b. Centrale c. Toestellen d. Beheer e. Abonnement Ook telefonie maakt deel uit van de ICT-functie. In de huidige situatie heeft elk onderdeel een of meerdere nummers, waarbij de burger zich moet afvragen welk nummer te draaien. Het verbeteren van de bereikbaarheid (bijvoorbeeld via doorschakelmogelijkheden) en het creeren van een een-loket situatie zijn de resultaten die Loket W verwacht van investeringen in het telefonienetwerk.

Zie blz. 23 in de bijlage voor de volledige informatie.

De kosten ten behoeve van het wegwerken van achterstand m.b.t. telefonie zijn eenmalige begroot op EURO 36.500,=.

a De jaarlijks terugkerende kosten zijn begroot op Euro 421.500,=

Subsidie aanvraa bi de herinrichtin van de I CT-functie van Loket W

5. Planning en aanbevelingen Planning Hieronder treft u de planning aan zoals wij die aanbevelen na toekenning van de investeringen. Voor de financiele vertaling verwijzen wij u naar pagina 10 t/rn 12 van de Bijlagen.

Activiteiten O.A. Maken irnplementatie en communicatleplan Q.B. Beschrijven nieuwe

2001

2002

.2003

2004

2005

Implementatle

Verder implementeren

Volledig geimplementeerd

Uitbouwen

Uitbouwen

Uitbouwen

Uitbouwen Beheren

Uitbouwen Beheren

Uitbouwen Beheren

Beheren

Beheren

Beheren

Ontwerp

Ontwero

werkprocesseri 1. Management Infonnabevoorziening 2. Ondersteuning en sturing

Ontwerp

Implementatle

pnmaire en secundaire werkprocessen

2.1. Optlmallsatie en

Planvorming

Implementatie

standaardisatie Vooronderzoek

2.2. Integratie 3. Communicatie Intern 4. Communicatie met klant en

Ontwerp Prioriteren

Implementatle Implementatle

opdrachtgever 5. ICT als aanbod naar klanten

Prioriteren

6. Inrichting beheer ICT

Vooronderzoek starten

Uitbouwen Inrichten en beheren Inrichten en beheren

7. Upgradlng telefonie Vooronderzoek starten

Deels

Tabel 3: planning van de activiteiten

Aanbevelingen De werkgroep wil de volgende aanbevelingen doen bij de herinrichting van de ICT-functie ten behoeve van Loket W:

Start met het in kaart brengen en beschrijven van de primaire en secundaire bedrijfsprocessen als de organisatie is ingericht. Dit zou in januari 2002 kunnen plaatsvinden. Begeleidt de introductie van de nieuwe ICT aan de hand van het implementatieplan. Dit irnplementatieplan zou in het najaar van 2001 opgesteld moeten worden, om het voor 1 december 2001 te kunnen communiceren met de betrokkenen. Deel van de implementatie is cultuur en de impact van de verandering. Sterk aangeraden wordt de aanpak van de cultuurverandering op te nemen in het implementatieplan. Ook conversie, opleiding, training en werkplekondersteuning dienen onderdeel van het implementatieplan te zijn. Bepaald moet worden welke doelgroepen, leerdoelen en leerstijlen er zijn. Op basis van deze gegevens moet worden uitgezocht met welke werkvormen zij opgeleid / getraind kunnen worden. Communicatie intern (naar alle betrokken medewerkers) en extern (naar de burger) is van groot belang. Aanbevolen wordt daarom met hoge prioriteit het communicatieplan op te stellen met aandacht voor de verschillende doelgroepen en de relevante communicatie behoefte. Dit communicatieplan zou in het najaar 2001 van kracht moeten zijn.

Samen-gaan voor ICT in de 21"’ eeuw

"Investeringenin de herinrichting van de ICT-functie van Loket W"

Bijlagen

Eindhoven, 18 october 2001

1 Management inforrnatievoorziening (MIV) Inleiding De volgende randvoorwaarden en uitgangspunten zijn van belang: Dit is geen voorstel, het geheel aan MIV dient nog uit te kristalleren indien de nieuwe organisatie (Loket W) is gevormd en ingericht.

Er is sprake van besturingsinformatie op meerdere niveaus in de organisatie, namelijk Raad van Toezicht/ Raad van Bestuur, p&0, Control, binnen het Facilitair bedrijf, R8 D, op clusterniveau, op teamniveau en een dwarsdoorsnede van informatievoorziening binnen de teams. leder team zal zijn eigen behoefte hebben. Geadviseerd wordt met de genoemde teams en groepen separate sessies te organiseren om samen beter zicht te kriigen in de gewenste informatievoorz!ening aismede in de daarvoor benodigde brongegevens (en definities). In dergelijke sessies kunnen oan meteen ook afspraken gemaakt worden over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hieronder vindt u de MIV situatie geredeneerd vanuit de Directie’, P80, Facilitair Bedrijf, Control en R&D. Het geheel is dus niet uitputtend doch dient als voorbeeld om u inzicht te ge en in MIV.

Opmerking: Deze bijlage met kritische succesfactoren en indicatoren is niet uitputtend. Gaandeweg de opbouw van de organisatie dient het management te komen tot nadere specificatie.

Vervolgens is bekeken, om aan de kostenelementen te komen, wat de impact van dit type informatiebehoefte is op aspecten als organisatie, cultuur, financien en dergelijke. Want het geheel van een dergelijke impact bepaalt het totaal aan kosten en dus investeringen.

1.1 Vanuit de optiek van de Directie Gewenste situatie Er is een viertal succesfactoren te noemen die gebruikt kunnen worden voor de besturing van het nieuwe Loket W:

1. Kosten en opbrengsten;

2. Klanten; 3. Medewerkers; 4. Mate van innovativiteit

Hieronder is de toelichting op de genoemde succesfactoren opgenomen; bij iedere succesfactor is een aantal indicatoren genoemd die een uitspraak kunnen doen over de betreffende succesfactor. .:In

Bezettingsgraad Totaal aantal gewerkte uren t.o.v. het totaal Administratie van clusters

aan beschikbare uren en teams, te consolideren door Control

Uurtarieven / uurprijzen Gemiddelde uurtarieven per cluster en Administratie van clusters Inkoopvoordelen

teams die gefactureerd worden aan klanten. en teams, te consolideren door Control Door het bundelen van inkoopkracht kan Administratie van clusters of substantiele kostenvoordelen voor Loket W Facilitair bedrijf. worden behaald.

Projectinformatie Toont aan in welke mate de projecten Administratie van clusters of Kwaliteit personeel

binnen tijd en budget gerealiseerd zijn. Facilitair bedrijf. Beschikbaarheid over deze gegevens tonen P&O de mate van professlonaliteit van Loket W aan

’ Bron: gesprek met de heer Max Merkx op 21 mei jongstleden.

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

Ad. 2."Klant.,-z;.::,’. ’-. , lnd?cator.;;;; âĂđ"’ :,’;;=;.’. ;,’ .;.’ .-.;," "."..’;:..-Toellchtlng...

Bereik Inzicht in vraag

Evaluatie

’âĂđ, ...,. ;;";-"..’-’;-,: âĂđ. :.Brongegevens=:,’ i.’-

In welke mate hebben de maatregelen de Dient nog te worden gewenste effecten opgeleverd. bepaald. Per stadsdeeiniveau is het wenselijk om Per Cluster te bepalen. regelmatig vraaganalyses te doen, dit om te blijven anticiperen op de behoefte van de klant. Daarnaast kan er adequaat worden bijgestuurd in de gewenste competenties van medewerkers. Geeft de mate ven tevredenheid aan van Te bepalen per Cluster. klanten over de diensten die Loket W levert.

Indlcator jSucces

Mate waarin R&D er in slaagt om de

juiste programma’s te leveren alsmede om de juiste adviezen te geven. Het betreft een kwalitatieve beoordeling.

Divers malen onderzoeken vanuit R&D naar interne klanten.

lndlcato . q,.""’gg," :.;:, "âĂđ-:. ’,:.-.âĂđ-âĂđ’"’, ; . Toelichting .l;,’;„ ’,." ’„ : ;,’ :,âĂđ"’ ’:; j :-’ y",’."-,’,Brangegeve i."’Âż-’

Ziektepercentage Mobiliteit

Functioneren en beoordelingen Kennis opbouw en delen Matching

Mate waarin medewerkers ziek zijn. Geeft inzicht in de gemiddelde verblijfsduur van medewerkers in hun functie Geeft aan hoeveel functioneringsgesprekken en beoordelingen reeds gerealiseerd zijn. Geeft aan in welke mate medewerkers bereid zijn om kennis op te bouwen en met elkaar te delen. Geeft aan in welke mate Loket W in staat is om de juiste persoon op de juiste plaats in

P&O P&O

P&O

Moet nog worden bepaald. Moet nog worden bepaald.

te zetten.

Huidige situatie In de huidige situatie zijn de volgende zaken geconstateerd: Er wordt nu op verschillende manieren management informatie verzameld,

Er is geen eenduidigheid in gehanteerde methoden, Er zijn geen uniforme afspraken over management informatie, de bronnen alsmede definitie van gegevens. Impact Bovenstaande wenselijkheid heeft de volgende impact op de organisatie;

1. ICT Vanuit de huidige situatie is het wenselijk om door te groeien naar een integrale management informatievoorziening. Om dit te realiseren is het een voorwaarde om met een integrale applicatie te gaan werken (een zogenaamde enterprise solution oplossing). Op deze wijze worden alle bedrijfsfuncties met elkaar, qua informatievoorziening, verbonden. Door dit te doen wordt eilandvorming voorkomen alsmede ook het te veel bijhouden van gegevens (bijvoorbeeld klant en leveranciers gegevens). Mocht een integraal systeem niet haalbaar zijn dan zullen er ’noodoplossingen’ bedacht worden middels interfaces. Het is raadzaam om hiervoor geld te reserveren. Het netwerk tussen clusters en teams dient operationeel te zijn dan wel dient te worden onderzocht welke gegevens, wanneer, waar en in welke vorm aanwezig moeten zijn. Een adequaat werkend netwerk is een van de randvoorwaarden.

Projectinformatie is van belang. Dit betekent echter ook dat medewerkers hun uren moeten kunnen registreren. Het is aan te bevelen te onderzoeken of er een uniform systeem bestaat zodat alle onderdelen hiervan gebruik kunnen maken. Daarnaast is het van belang dat in dat systeem kosten aan projectactiviteiten gekoppeld kunnen worden. Om kennis te delen moet er een systeem zijn dat dit streven ondersteunt. Zo kan de opzet van een intranet bijdragen aan het succesvol opbouwen en delen van informatie. Om bijvoorbeeld kostenvoordelen op inkoopgebied te krijgen kan er gekozen worden voor een centraal bestelsysteern, bijvoorbeeld via Facilities. Natuurlijk kan dit via papieren formulieren echter het is aanbevelenswaardig om te bekijken in welke mate een intranet applicatie dit (administratieve) proces kan ondersteunen. Onderzoeken of er software bestaat die de effecten van maatregelen op acties kan opslaan. Tevens. onderzoeken of er software bestaat die de vraagpatronen in kaart kunnen brengen van klanten. En of er sofware bestaat die evaluatiegegevens kan opslaan, evalueren en toepassei i. Alle indicatoren die verbonden zijn aan de succesfactor ’medewerkers’ zijn wellicht al te genereren vanuit het huidige geautomatiseerde systeem. Dit moet onderzocht worden.

2. Medewerkers Medewerkers moeten bereid zijn om kennis te delen. Dit is naast een technische kwestie ook een cultuurkwestie. Het is belangrijk om er bewust van te zijn dat, het bereid krijgen van

medewerkers om kennis (projectkennis, methoden en technieken) te delen, mogelijk nog extra inspanningen vergt, Derhalve lijkt het zinvol om hiervoor een bedrag te reserveren. Bovenstaande opmerking geldt ook voor de bereidheid om uren te registreren.

3. Administratieve organisatie Het veranderen van informatiestromen heeft ook impact op de administratieve organisatie, werkprocedures, autorisaties en maatregelen. Het is zinvol om ook hiervoor bedrag te

reserveren.

4. Financien Daar er kosten geboekt gaan worden, wellicht per projectactiviteit, is het wenselijk om in ieder geval de kostprijzen van de verschillende diensten (teams doch ook R8 D, PBO en Control) helder te hebben. Op deze wijze kan projectinformatie worden gekregen die eenduidig interpreteerbaar is.

5. Organisatie Er zal iemand de verantwoordelijkheid moeten krijgen om het bovenstaande geheel te ontwikkelen en te implementeren. Het is aan te bevelen om hiervoor extra kosten te reserveren. Maak een haalbaar implementatieplan.

Additionele investeringen Om bovenstaande informatievoorziening te realiseren dient rekening te worden gehouden met de volgende investeringen: 1. De implementatie van een uniform urenregistratiesysteem; 2. De implementatie van een projectrnanagementsysteem; 3. Software voor het kunnen genereren van informatie over bereik van maatregelen, klantevaluaties en vraagpatronen. 4. Kosten gemoeid met veranderingsmanagement (projectrnanagement en concultancy).

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

1.2 Managementinformatievoorziening (MIV) ondersteunende afdelingen

1.2.1 Vanuit de optiek van P&O-’ Er zijn zeven factoren te noemen die gebruikt kunnen voor het kennen en de besturing van de P&Qaspecten binnen Loket W

a. Kosten en opbrengsten; b. Ziekteverzuim en reintegratie; c. Diversiteit; d. Mobiliteit; e. Kennis opbouwen en delen; I’. Functioneren en beoard len g. Cultuur en leidersct apsstijl Toelichting op de genoemde succesfactoren; overigens is bij iedere succesfactor een aantal indicatoren genoemd die een uitspraak kunnen doen over de betreffende succesfactor. ’".AWgPfoeteri";ia’.epbrengatert ,. ’-

- ’ -:

Bezettingsgraad

Bezettingsratio (toegestane ten opzichte van gerealiseerde bezetting)

Uitputting personele budget

Mate van benutting personele budgetten gerelateerd aan voorgaande

Gemiddelde loonkosten per fte

"iengjge eyi = Teamleiders/individuele

medewerkers (Personeelsinformatiesyste em [Pl]) (cluster-) controller (Pl) (cluster-) controller (Pl)

>Mekteveguie eo’ reiritegratle: .’,;:: " .;- q-..’;,’ V " ’

::-Ind ’ ’gg -: .’ , "".’Âż,.’> ",.
Verzuim percentage Medewerker Gemiddelde verzuimduur per Idem (PI)

Verzuimduurklassen Idem Meldingsfrequentie Idem melding

Percentage reintegrateplaatsingen Geeft inzicht in de mate waarin Loket W Teamleiders/clustermanage

andere functies WAO-preventief reintegreert rs (Pl) ,.’Igdfcato Âż ’I’- ! -.’"-,’"..-.’ :;: :::-:;."-’..”-:.Toellchtjng-.:. ;="; :;.:-.’-’ ’ ’=’ :

Man/vrouw ratio Allochtoon/autochtoon ratio

(Pl) (Pl) (PI)

Ratio personeel met een functiebeperking Aandeel ouderen (54+)

I nstroomratio

Doorstroomratio Uitstroomratio

(PI)

Zichtbaar maken in hoeverre nieuwe personeelsleden binnenkomen Aangeven hoe groot de interne mobiliteit in de organisatie is. Zichtbaar maken in hoeverre personeelsleden uit de organisatie verdwijnen

(Pl) (Pl) (PI)

Omdat de functie van Hoofd P8 0 nog niet is ingevuld zijn een aantal vermoedelijke succesfactoren gegeven. ’ Alle ratios bij diversiteit kunnen worden verbijzonderd naar: soort contract, functieniveau, opleidingsniveau, deelname aan opleidingen

Ad’ . Kennis opbouwen en. delen: . ;:""’,;. -,’"’:: Indicator.:: ’-’" ":..- ’"=" -:-: -’. -’ ’- Toelichting’-..i ; ’âĂđ,"âĂđ.-âĂđ:-’::

Opleidingsinveste ring Uitputting opleidingsbudget per

medewerker

.:- ÃćâĆňâĂİ :-.: :.Brongegevens-.-.; .’....,

Inzicht in totale opleidingsinvestering Zichtbaar maken in hoeverre opleidingsbudget per medewerker wordt

Control (Pl)

gebruikt.

Opleidingsniveau personeel Aantal opgeleide personen Aantal via intranet of extern

(Pl) (Pl)

Inzicht in medewerkers kennis delen

(? R&D), leidinggevenden

gepubliceerde verslG ’eni i ppcrci i/a t k=la,

r." Funciionirerierr.âĂđheoorcielen-.,; :-âĂđ-"âĂđ-. âĂđ..

Indlcator. Ratio gerealiseerde functioneringsgesprekken Aandeel ontvangers bewuste beloning

Geeft inzicht in de mate waarin leidinggevenden aandacht besteden aan formele functioneringsgesprekken Zichtbaar maken in hoeverre bewuste beloning als motivatie-instrument is gebruikt.

Leidinggevenden (Pl) Clustermanagers (Pl)

’Ad.g Cultuur.en leiderschap IndicatorâĂđâĂđ"

Resultaatgerichtheid Sarnenwerkingsgerichtheid Innovativiteit Situationeel leiderschap Vraagsturing

Geeft inzicht in gewenste cultuur Idem Idem Idem Idem

R&D onderzoek Idem Idem Idem idem

’.K ll+lt P jP"f*""" tl . $ . - B4-’ -. ’- .>" ", ""w;:.;P’ F+ 4 % />’z %i<âĂđ", :’Indicator, . âĂđ" .-jgi++’ Tgellchtlng :.’âĂđ:.",-;.;.-’, ,- âĂđRatio geaccepteerde beleidsadviezen Ratio gevraagde/ongevraagde adviezen

Geeft inzicht in de haalbaarheid van beleidsadviezen Geeft inzicht in de pro-activiteit van de afdeling P&O

P&O/MT

P&O/MT

R&D

1.2.2 Vanuit de optiek van het Facilitair Bedrijf’ Voor het Facilitair Bedrijf gelden evenals voor de andere onderdelen dezelfde succesfactoren als aangegeven vanuit de optiek van de directie. Onderstaand zijn alleen de verbijzonderingen c.q. de aanvullingen opgenomen: "-Aanvulling;;op: Kostenten’-opbrengsaseaâĂđ-,p.-::.,: .=:; ;-=âĂđ

.Indlcata Âż -.Q@ - Toellchtlngs -’-’-" :-’ ’/o behaalde inkoopvoordeel

Geeft inzicht in de efficiencyverbetering Control betreffende inkoop van materialen en diensten F B/Control

’/o reductie energiekosten

FB/Control

%%d reductie bouwkundig onderhoud

Bezettingsgraad gebouwen

Inzicht in efficiency van gebruik van gebouwen

Beheerders

’ Omdat de functie van Hoofd Facilitair Bedrijf nog niet is ingevuld zijn een aantal vermoedelijke succesfactoren gegeven. Nadere info besproken met Mw. W. Zaeijen facilitair manager SDW.

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

fg nt ’,"” ".",’,’.âĂđ"’.indjcator "âĂđ".=j"-, .-’,’-,.".’-’-’; -âĂđ’=..’. ;. Toellchtlng,"’.,- : âĂđ’.,:..;,.’:*’- .’",’ ’-":-.";.”- ’-.:.-,-;âĂđ-::=’.âĂđ’..Broiigegeyens .

’/o binnen afspraak geleverde diensten

Geeft inzicht in de efficiencyverbetering Medewerkers betreffende inkoop van materialen en diensten

Impact Binnen FB dienen alle leveringen van diensten en goederen te worden geregistreerd. Tevens dient inzicht te bestaan in de proces-status van de leveringen.

impact op ICY Dit betekent dat er voor I.et FB specifieke programm tuur dier;t te zijn waarir de processen van het FB worden bijgehouden en leveringen kunnen worden geregistreerd (activa, orders volgen, relatiebeheer, afdoening van klantvraag. (FB van Gemeente Eindhoven gebruikt hiervoor het programma Planon).

1.2.3 Vanuit de optiek van Control’ Voor Control gelden evenals voor de andere onderdelen dezelfde succesfactoren als aangegeven vanuit de optiek van de directie. Onderstaand zijn alleen de verbijzonderingen c.q. de aanvullingen

opgenomen: .,li

’/o Uitputting van budgetten Inzicht in de mate waarin budgetten worden Budgethouders besteed.

Integrale kostprijs van producten en Inzicht in ontwikkeling van alle Urenregistratie,

diensten kostenelementen voor de levering van rnaterialenregistratie, etc. producten en diensten.

1.2.4 Vanuit de optiek van RED’ Voor R&D gelden evenals voor de andere onderdelen dezelfde succesfactoren als aangegeven vanuit de optiek van de directie. Onderstaand zijn alleen de verbijzonderingen c.q. de aanvullingen opgenomen:

A< Cl

-lndicato . "-" ’ ’- ’ – ’=Toellctl5n g’-":.âĂđ.’, " ’ on e ’ Inzicht in vraag en aanbod

Tevredenheid

: maovia5

Per stadsdeel is het wenselijk precies te weten welke vraag er leeft en tevens welk aanbod er reeds door Loket W dan wel anderen geleverd wordt 360’ feedback geeft inzicht in innovatief vermogen van de afdeling

’ !

Bevraging burgers en sociale kaart informatie Diverse interne en externe klanten

s,

,@jdPca’ " oellchtln /. positief beoordeelde adviezen

Inzicht in mate waarin adviezen aansluiten op de vragen van MT

MT

’ Omdat de functie van Concemcontroller nog niet is ingevuld zijn een aantal vermoedelijke succesfactoren

gegeven. Omdat de functie van Manager R&D nog niet is ingevuld zijn een aantal vermoedelijke succesfactoren gegeven.

I CT

Goede statistische programmatuur ter beschikking van diverse medewerkers gecombineerd met GIS (Geografisch Informatie Systeem) Sociale kaart informatie (Linea Recta)

Impact op organisatie Medewerkers dienen te worden geschoold in methoden en technieken van onderzoek en verwerking van gegevens.

Benodigde investeringen OIJrnerking: De gekozen oplossing ir. :oiiceert aat er geen sprake is van systeem ’:ntegratie. Immer."., voor de diverse inforrnatiestromen!s gekozen voor het beste product in de markt. Koppeling (interfacing) is dus noodzakelijk. Nadeel van deze manier is dat suboptimalisatie het gevolg kan zijn.

Overigens geldt dit niet voor de manier van werken, deze is wel degelijk ge!ntegreerd!

Personeels en salaris informatie systeem

Beaufort, inclusief ziekte en verlof registratie. Inclusief koppeling naar 53.500,= 22.000,=

Gemal 1. Netwerkversie 2. Informer reporter 3. Eenmalige licentiekosten 4. Solid Database 5. Intracom

Opleidingen 13.000,= 32 personen

Implementatie en begeleiding (gebaseerd op 30,5 dagen) 29.500,= Financiele administratie

Exact voor Windows (zie voor beschrijving hieronder). 46.500,=

20.500,=

Opleidingskosten inzake de implementatie van de Exact modules = 14.000,= stelpost implementatiekosten (consultancy) = stelpost - Facilitair Bedrijf procesondersteuning Implementatie Opleiding

Tabel 1: kosten MIV ondersteunende afdelingen

Nb: voor de opleidingen is uitgegaan van:

Cursus 1: 200 medewerkers Cursus 2; Teamleiders, bedrijfsbureau en P & 0 (46) Cursus 3 : aantal is gehandhaafd Cursus 4: P 8 0 en teamleiders (26) Cursus 5: aantal is gehandhaafd Cursus 6: aantal is gehandhaafd

23.000,= 20.500,= 36.000,= 15.000,=

12.000,=

Subsidie verzoek bi de herinrichtin van de ICT-functie van I oket W

1.3 Ondersteuning c.q. sturing primaire en secundaire processen Opmerking vooraf: uitgangspunten bij de berekening Aangezien de formatie van loket W nog niet is afgerond zijn, teneinde de huidige en toekomst scenario’s in kaart te brengen, een aantal aannames gemaakt. Deze vormen de basis voor de berekeningen.

De gegevens ten aanzien van hardware, werkplekken en aantallen PC’s zijn gebaseerd op de eerder uitgevoerde inventarisatie van informatie behoefte. Daar waar een cluster indeling niet mogelijk is, is uitgegaan van totalen. Er is een aantal vernoudingsgeta!len aaâĂđ te geven op basi van het aantal FTE’s zoals aangegeven in het ondernemingsplan: 1. Het aantal desktops per FTE bedraagt 0,73. 2. Het aantal printers per desktop bedraagt 0,21 3. Het aantal servers per desktop bedraagt 0,08 4. Het aantal kopieer apparaten per desktop bedraagt 0,05 De specificaties zijn niet expliciet getoetst. Er is uitgegaan van gemiddelde kosten. Nader onderzoek is mogelijk wenselijk.

Een desktop is een werkplek met PC. De gemiddelde kosten van een desktop zijn EURO 1452,=. Een standaard desktop is een desktop waarop Windows 2000, standaard software en een specifieke applicatie is geinstalleerd. Een specifieke desktop is een desktop waarop Windows 2000, standaard software en ten minste twee software applicaties zijn geinstalleerd ten behoeve van de functievervulling (werksoort). De aantallen specifieke desktops zijn gebaseerd op de verhouding tussen het totaal aantal FTE’s per cluster en het aantal FTE’s van de teams (werksoorten).

Soorten werkplekken Binnen Loket W worden verschillende type werkplekken onderscheiden: a) Administratieve werkplekken. b) Werkplekken binnen het bedrijfsbureau van het cluster waar de financiele en personele administratie en de reguliere administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd.

c) Agogische werkplekken. d) Werkplekken voor het kunnen registreren van zaken binnen het primaire proces. Het betreft werkplekken die zijn uitgerust met applicaties die specifiek betrekking hebben op de agogische functie ten behoeve van de medewerkers uit de teams. Deze werkplekken zijn door hun specialisme inhoudelijk verder onder te verdelen naar werksoort. e) Faciliterende werkplekken, f) Werkplekken voor staffunctionarissen, Programma medewerkers R & D etc. g) Controlerende en sturende werkplekken. h) Werkplekken van clustermanagers, directie en hoofden van stafafdelingen. De indeling in werkplektype wordt gebruikt om invulling te geven aan applicaties waarmee elk van deze werkplekken moet worden ingericht. Er is onderscheid te maken in drie soorten applicaties:

1. Basis applicaties: Dat wil zeggen een standaard die op elke werkplek is terug te vinden, waarmee de basisfuncties worden uitgevoerd. We hebben het over tekstverwerker functies, spreadsheet, presentatie, ed.

2. Specialistische applicaties. Dat wil zeggen applicaties die specifiek ondersteuning bieden bij het uitvoeren van een bepaalde professionele agogische functie. 3. Ondersteunende applicaties. Deze applicaties zijn bedoeld ter ondersteuning zoals internet, e-mail e.d. Ook is er een volledig document beschikbaar met een inventarisatie naar de informatiebehoeften (auteur Renie Groenendal, Stichting O&O). Deze informatie is niet toegevoegd doch kunt u bij de auteur verkrijgen indien gewenst.

1.3.1 Scenario: Optimalisatie en standaardisatie Het optimaliseren van de huidige situatie heeft tot doel, waar nodig de huidige ICT te vervangen zodat het geheel op eenzelfde niveau door blijft functioneren. Met dit laatste wordt bedoeld een niveau waarbij ICT eenzelfde rol vervult als voorheen. Op de eerste plaats gericht op ondersteuning van de reguliere werkzaamheden, zonder accent op communicatie binnen en / of tussen de verschillende disciplines. Alle vervangingen staan echter wel in het teken van standaardisatie. Met dit laatste wordt een basis gecreeerd voor het aanbieden van een integraal aanbod van diensten door Loket W.

Voor welke standaard per onderdeel gekozen moet worden is een nog te maken keuze. Wel is duideliik dat r een kostenbesparing kan wo den ganiaakt ir,dien wor "i ’meegeiift ’op de mantelovereenkomsten die reeds op gemeentelijk niveau bestaan. Optfmalfsatle:en:standaardlsat1e"",:"’-.’:l",’;;.",; " .: .-:",’

Basis wordt gelegd voor integratie van ICT Door standaardisatie is beheer eenvoudiger

Communicatie verloopt gemakkelijker omdat er met dezelfde software wordt gewerkt Op korte termijn uitvoerbaar Beperkte implicaties

Geen integratie van ICT Gegevens zijn nog niet uitwisselbaar tussen de verschillende werksoorten Gegevens worden op meerdere plaatsen onderhouden

Subsidie verzoek bj’ de herjnrjchtjn van de ICT-functie van Loket W

Kosten voor optjmaiisatje en standaardisatie (bedragen in EURO’s): INVESTERINGEN

Investedngabeboette korte fermijn Atts bedragen ibebaive van Type

opterdingen} excl. 8Ttat kosten f" tv I i

lnvssterings-

fnvesterings-

investerings- Totaat

kosten 2GQZ

koeten 2003’

kosten 2004

1.1.HRM.

a. HRM.pakket

Software

b. Opieidingskosten

Opleidingen

c Implerrentatie en begeleiding

Âń53.500

Âń53.5QC

Âń13.000

Âń13.GGC

Implementatie

Âń29.500

Âń29 5OC

Software

Âń46:5QG

Âń46 500

1:.2, Financfysie administratie

a. Financreel kket’ ’ .

b.opie6rukosre" ’

) txsrcingeI1

c. Iinpiementaue en begeleiding

mplementaln

Âń14.QOC

Âń1 ’ OOC

.Âń23.QOG

3 QQC

t.3, Facsitajr/badhjf a. Bedrijfspracesonderstsunings-’pakket :

Software

b. Impiementatfe

Implementatie

c. Ople>dingskostsn

Opleiding

a. Interfaces

Âń20;50C ’ .

Software

b: Microsoft office ..

Âń36 QOC

Âń15.000

’ ’ Âń25.DDQ

Opleiding

b1.lmpiementaae

Âń20 500

Âń38,000 : ’

„ Âń15:000.

Âń25 QQQ

Âń55.500

Âń35.DDG

Âń20.5QG

Âń6O.DDQ

Âń35.5GC

Âń95.5GC

Âń85750

Âń t71.500

Âń18.0OC

Âń38.CGC

Implementatie Software

Âń85.750

c1. Implementaije

Implementate

Âń18000

c2 Opleidingskosten’

Opleiding Hardware

Âń18,000

Âń18.00C

Âń36.QOC

Âń61:000

c. Work6ow management vooragogische functies.

d. Desktops e. Printers en aanvullende faciliteiten

Âń23:QQC .

Âń6t.OOC

Âń145.00C

Âń3D’.400 . Âń1.9.40C

Âń64.BOC

f.. Netwerkvoorzfeningen.’ ..’

Hardware

Âń :15.00C : ’

Âń16:000

Âń31’.OOC

g’. Telewerkplekken’

Infrastructuur .

Âń20.00G

Âń20.000.... Âń2G.OOC

a. Application Stjrvice Providing t

Software .

a. Experimenteerbudgat ’ :

Protect

bt DigitOlk

Hardware ’ ’

. Âń15.000

Âń40.80C

Âń90.7DQ

Âń60.00C

Âń40. 800

’. Âń45.00C

Âń45.000

Âń90.6QC

Âń ’I81.5QQ

bz Ouderen:en internet:

Protect

Âń66.20G

Âń68.20G

Âń136.400

b3 Linea Recta

Project

Âń1.13. 9DQ

Âń1 ’I 3.9QC

Âń227.BQQ

b4 DomotiCa Sociale ’alarmering ’.

Project

Âń45.400

Âń45.4GC

Project ’

Âń90.8QG

r

Âń45.00C Âń45,000

a.’ Experimenteerbudget

Project

b1 lstjuneri opftet net .

Project

b2’ Leerwerkp!aats

PrcjeCt

Âń90,80C ’ Âń90.80C

Oplexling.,

ÂńZZTOG ’ ’ ÂńZZ.TOC

Âń45.400

project . ’ ’

Âń68.000 . Âń66.QOC Âń27.30G ’ . ÂńZ7.30C

Âń.136.00C

Âń45.50C

Âń45.500

b3 Opleiding. personeel b4’ D igitolk WOenael Zuid b5: Panels

b7. symposium

P;o jac t

Projeot : ’

Âń18t.600

Âń54 600

6;l T’ gttfjfLr a. Conriectivitek ijl/Akl

Infraetruotuur

Âń20.000, Âń20.000 ’ ’ ’ Âń40.000

b. Consuitancy

! mplernentatie

.Âń25:GOQ ’ ’ :, Âń2T;500 .’. Âń52.500

c tnricbdng :ITJt.-’organisatie .

I mplernentatie :

Âń26250 . :. ’ Âń2625C ’.. Âń52.5QQ

7 Tgjgfgnltk

a;.Centrale

Totaal imresterjng

: ’. Âń36.500 . Âń36.50C

Hardware/soft: .

ft369,000 ’ :. :, ’.” Âń$8/6460 ..’ ;:..Âń$40758 ’. Âń2,$8$.208

Tabel 2: investeringen inzake optimalisatie en standaardisatie gefaseerd

)2004

Exptoitatie korteterrnifn (jaarhedragen) AHe Type kosten 2002 bectragen exc); BTyY

1. Mana ment inforrnatievoorzienf 1.1 HRM O’. SoItware b. Oprading

reserv. en vervanging Opleiding

618.000 - 618.00C 618.00C

6 4.00C 6 4,00C 6 4,00C

1.2 Financfele administratie a. Software

reserv. en

< 15.500

6 15.500

+ 15.500I

"erv eng ing

Opteidlng

6 5.00C

6 5.COC 5 5.00C

a. Software

reserv. en vervanging

4 7.000

6 7.00C

k 7.00C

b. OpIeldlng

Opfeiding ’

6 5.000

6 5.000

6 5.00C

6 8.50C

t 8.500

b. Ophiding

1.3 Bedrljfsprocesondersteuning

jfQcBBSBII

a. Interfaces

Software .

E 8.500

expioitatie b2 Office standaard via terminal service (a k 23,ÃćâĆňâĂİ per

Software

maartd per gebruiker)

exploitatie

b3 Office professional via terminal service (a 6 35,ÃćâĆňâĂİ per

Software

maahd per gebruiker}

exploitatie

b4 Individueel officepakket via terminal service (a E te,.ÃćâĆňâĂİ Software

per maand’ per gebruiker)

exploitatie

b5 Mlcrosoft.Exchange via.terminal. service(k 16,ÃćâĆňâĂİ per

Software

gebruiker per. maand) ’be Microsoft Of5ce..

exploitatie .

Opleidingen

C. +Prkffowmanagement agogiscfle functies

reserv, en vervanging reserv. en vervangirig reserv. en vervanging reserv. en. vervanging . reserv. en : vervanging .

d2 Desktcps oud’

f. hietwerkvoorzleningen

6 13.800 6 16.560

< 19.32C f 19.32C

6 21;OOC . < 25.200 6 29.40C 6 29.40C 6 38.400 . 6 40.32Q

0 40.32C . 4 40 32C

6 28:eOG e 57.6OC

6 67.20C k 67.20C 6 18.000

6 1B.OOG

k 28.75C

4 57.500

f’8.000 ’ 6 28.00C ’ 6 48.50C

4 48 500

6 1H.OGG

6 150.000 ’ rr 150.000 6 15O.QGC 6 15Q.OQC

6 1 400 ’ ’ 6 18400 6 22.00C 6 22.00C

6 5’000 8 ’I0.5GG 8 10.500 8 10.500

g Telewerkplekken*

Beheer. (extern) exploitatie

8 ’io.ooo 6 20000 ’ 6 30.00C 6 30.000

b;RDBMS.

Software.

6 5o.ooo 6 5a.ooo 6 5a.ooc 6 5a.oac

exploitatie

(vervolg van deze tabel zie volgende pagina)

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

i. Application Service Providing. (kosten van een Servers

6 30.COC 6 40.000 6 50.GOC 6 50.00C

Compaq Prohant: Di.360 met:Pentium 3 1Ghz processor, exptoitade 512 MB intern geheugen, Lokaal 9,1 GB opslag (gemirrord), eventueei uit te breiden tot 2 processoren en 4 GB intern geheugen. Voor. totaal aan. pakketten vermoedelijk 3 servers in beginsel nodig. De prijs van 6 800 per maand per server is een indicatieve pres Hierin is begrepen:

o beveiliging (huisvesting server in beveiligd datacentre)

o kost..n server o kosten aan.;l>.st ng op AN (Storag. Aroa Network)

o kosten voor rackruimte o kosten beheer netwerk aansluitingen . o . kosten beheer server (controle backup, patches etc:)

. o besturingssysteem Windows 2000 Advanced Server j. Opslag (<45,38.per maand per QB) incl beveiliging Beheer data, backups; redundante bpslag;.schaalbaarhetd, (extern)

C 11.000 6 22.000 0 44 GOG 6 88.00C

installatie, configuratie en beheer. exploitatie .

a. LivelinkASP ’

6 82 OOG 6 82.000 4 82.00C

Software exgtoitat(e

) fT yh00t a Connectlviteit. WAM

Beheer ..

6. 150;000 6 15G.OGC f 150.000 6 ’l SQ.OOC

(extern} exploitatte: : . c1 RDBtvtS*

Beheer

Beheer cZ Alg. Funotioneel beheer 2 FTE Beheer d Onderhouct MSOffice (1 mutabe per 100 gebruikers per dag kost:a t 1:1,34 per mutatie ) Zo mogelijk. worden (extern} exploitatie mutabes.groepsgewijs uitgevoerd: tegen uurtarief. 61 04.37 excl BTW e.Werkplek.beheer. (reguliere begroting) :

Beheer. :

f Printfaciiifeiten beheer. extra printers .

Beheer..

8 45.400 C 45.400

6 45.400

k 4540C

6 90.80C 6 90 800 6 90,80C

6 90.80C

8 12.500

6 14.50C

f’ 1’4. 50C

8 90’ 800

6 90.8GC 6 90.800 6 90.8GC

6 14,50G

E 300 E 14.800 6 16,00C E 16.0OC

7 7 ftggjff a :Te(efooricentrete

6 12.500 ’ 6 12.500 8 12.50C

reserv.. eri

vervanging

b Netwerk

Huur

c. Toestellen

Abonn..

d: Beheer

Beheer.

e.’Abonriement.

Abonn.: .

f. Bestaand

Totaal ’

E’ 87.000 ’ 6 87.000 E 87..000 E 46.000 ’ E 92.000 6 63.500 k 127.000

8 ’l27,00C

6 48.500 ’. ’ 6103.000

6 103.00C

6 92.00C

. 6300000

Bestaattd fCT :exploitatie nfat opsptttsbaar

a: Bestaand’

6 182;000 ’< 96.000

Totaif exptoffatie.:...:, . : ..:.’ C..1:.238;200 8 4.401.380 8 1.881.990 8 1.884.740 Tabel 3 exploitatie inzake optimalisatie en standaardisatie gefaseerd

1.3.2 Scenario: integratie Onder dit scenario wordt verstaan het integreren van de specifieke applicaties tot een geintegreerd systeem. Dit systeem dekt in ieder geval de administratie van zowel het primaire proces als het secundaire werkproces binnen Loket W. Voordat kan worden gestart met een implementatie van een dergelijk automatiseringssysteem, dienen eerst de bestaande werkprocessen op elkaar te worden afgestemd. De werkzaamheden van de verschillende teams dienen te worden aangepast naar eenzelfde proces van administreren van hun werkzaamheden.

Er zijn verschillende pakketten op de markt die eventueel in aanmerking zouden komen zoals Navision, Centric of SAP. De kosten waarvan is uitgegaan in het volgende overzicht zijn dan ook gi’midde!die kosten. Echter, er is nu niet gekozen voor een dergelijk scenario, om de volgende redenen: Momenteel is er geen totaaloplossing met betrekking tot de sector Welzijn; Dergelijke systemen gaan uit van grote tot zeer grote doelgroepen, vooralsnog lijkt de schaalgrootte te klein;

Implementatie van een dergelijk systeem vereist deskundigheid en ervaring. Ervaring is nu niet voorhanden;

Kosten zijn hoog.

ICT ondersteunt integraal aanbod van Loket W

Beheer kan aan 1 externe leverancier worden uitbesteed Onderhoudskosten zijn relatief laag

Veel implicaties Lang voortraject voordat met daadwerkelijke invoering van systeem kan worden begonnen

Begrote kosten voor integratie (bedragen in EURO’s): - "-’ ’ : ""- ’="’=;=-’"-’... –:.. -";.,=:: ’;.’ ’:;,- : ’- *’ "-"’=–

$oftware en implementatiekosten (voorstudie, opleiding, begeleiding, consultantcy)

Behalve bovengenoemde specifieke integrale software kosten dienen toch kosten te worden gemaakt in het kader van management informatievoorziening alsmede vervanging en optimalisatie. Dit betekent dat:

er. toch ook:voor management informatie kosten gemaakt:moeten woerden.en wei: EURO 995;000 initieie-kosten (Kosten Beaufort). Jaarlijkse kosten: EURO-17.500,=

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de IC7-functie van Loket W

Bij optimalisalie en vervanging dienen dan nog onderstaande kosten in de volgende tabel te worden gemaakt: lnformatiebehoefti ’-" ’,âĂđ’-,’ ;-;-;,i;-"",".. : ’ : ::-Veivanging (EURO}Âż,.::=’=’-:=’,’-’.-.,-:, :."; :Achterstand (EURO} .ÃćâĆňâĂİ :.’".:, :-"::-".âĂđ:–’.-’ :.Âń.";;i=,:;":-:.’::.’-:-’.-:.:;— : ...’:,:;-’;-i’:-:= âĂđ""âĂđ:-:-.’:;.’-’=;::.:"-: ÃćâĆňâĂİ - .:-’.-Initisle kosten

. ’– ’, kosten=’-,: -"="’.- : :." : :.-" :.-’.:"-::-"–;–.. : : ’;- " kosten

Algemeen:

78.000,=

30.000, =

Agogische functies:

171.500,=

Implementatie en opleiding

26.000, =

40.000,=

inte!feces

5.000,=

Afschrijvingen

26.000,=

Apparatuur

376.000,=

7.500,=

2.000,=-

69.000,=

205.500,=

6.000,=

Afschrijvingen 125.ppp,= 68.500,= Tabel 3: ICT nodig bj iSAPinzake optimaiisatie en standaardisatie (kostensoort 2)

Samenvattend bovenstaande tabel voor kostensoort 2

Kostensoort 2: Niet SAP kosten: lniti5le kosten: 906.000,= Jaarlijkse kosten: 330.000,= Ook ien aanzien van kostensoorten 3 tot en met 7 moeten dan nog worden gemaakt:

Kostensooit 3 tot en met-T- Initiiile kosten: 533.500 Jaarlijkse: kosten:,1.151.500 Conclusie voor totale integratie aan kosten: Inttltite’kosten. ’ Jaailijkse . Jaarlijkie -. ’,’., Jaartijkie’- -’:..’: ’ -,:.Jaarlijkse ’.

kosten: 2002.. kosten: 2003’. : kosten:2004 . kosten: 2005

C.:Vollediger :.’- .’;: : 5.730.500,= integratie,-.:="-., - . .’,’

Tabei 4: kostenoverzicht voor totale integrati e

1.502.000,= 1.502.000,= 1.502.000,= 1.502.000

2 Communicatie binnen Loket W Communicatie heeft vooral te maken met het scheppen van mogelijkheden om informatie c.q. data uit te wisselen en te delen.

Huidige situatie i.c. vormen van communicatie Er worden diverse vormen van communicatie binnen Loket W onderscheiden: 1. Informatie uitwisseling tussen de verschillende clusters per team (beweging horizontaal) Deze informatie uitwisseling is met name gericht op de specifieke zaken die betrekking hebben op de werksoort (jongerenwerk, peuterwerk e.d.). Gedacht moet worden aan onder ander : e informatie en acv!es per vverksoort;

rapportages en verslagen van intern overleg; documentatie van sociale kaart informatie in Eindhoven en omgeving; het kunnen verwerken en toegang hebben tot van statistische gegevens met betrekking tot hulp en dienstverlening;

hulpverleningsvolgsystematiek. 2. Informatie uitwisseling binnen de clusters, tussen de teams (tussen clustermanager en teams, beweging verticaal). Deze informatie is algemener van aard en heeft als doel om overzicht te verkrijgen om de vraag naar diensten van Loket W zo goed mogelijk te laten aansluiten bij het aanbod van diensten.

Gewenste situatie Er zal veel meer informatie uitgewisseld en worden gedeeld. Dat geldt ook voor de kennis en samenwerking. Alleen R&D zal een behoorlijke kennisintensieve organisatie worden waarvoor een goede infrastructuur en specifieke applicaties wenselijk zijn. Te denken is aan een intranet.

Bovenstaande betekent dat er behoefte zal komen aan functionele aspecten als kennismanagement, workflowmanagement, document management en e-mailfunctie. Derhalve is er naar een product geÃŕnformeerd dat alle vier de eisen kan inwilligen, namelijk Livelinked. Mogelijk zijn er nog andere producten doch om een volledig pakketselectie te doen, was onvoldoende tijd.

Impact op ICT kostensoorten Er is goede technische infrastructuur nodig. Te denken is aan een eigen stadsnetwerk doch ook aan goede e-mail voorzieningen. Daarnaast is een combinatie mogelijk met een intranet.

Benodigde investeringen i.c. Livelinked Deze kostenindicatie heeft als doel, het verschaffen van een stuk inzicht over het inrichten van een Livelinked-omgeving voor 400 gebruikers. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de kosten voor de ASP-dienstverlening en die voor een dedicated oplossing. ASP betekent Application Service Providing, hetgeen betekent dat Loket W geen eigen apparatuur hoeft te hebben doch gebruik kan maken van applicaties en mogelijkheden daarvan die draaien op apparatuur bij een zogenaamde service provider zoals KPN ESN, Atos Origin of Siennax. Het beheer ligt bij de provider. Het nadeel is dat er alleen van standaard applicaties gebruik kan worden gemaakt, maatwerk is niet mogelijk. Dedicated wil zeggen dat het geheel aan apparatuur alsmede applicaties bij Loket W staat opgesteld. Maatwerk is mogelijk. Loket W moet dan wel voor het beheer zorgdragen.

De gehele berekening wordt niet toegevoegd, is wel beschikbaar.

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

De ASP oplossing De prijs voor 400 gebruikers volgens de ASP-staffel bedraagt EURO 15.144,91 per maand. Dit is EURO 181.738,92 per jaar. Echter, er kan ook voorzichtig gestart worden met 200 gebruikers, volgens de ASP-staffel is dit een bedrag van EURO 3403,35 per maand. Dit is EURO 82.000 per jaar.

De ’dedicated’ oplossing Bij de totstandkoming van de volgende kostenindicatie hanteert de leverancier de volgende uitgangspunten: De klant beschikt over een aansluiting op het internet. o PC’s beschikbaar heeft met aan":.luit:ng op het internet. PC’s beschikbaar heeft met een intemetbrowser. De benodigde hardware fysiek bij de leverancier geplaatst wordt. Daarnaast moet, in verband met maatwerk, nog met de volgende kosten rekening worden gehouden: Een consultancytraject t.b.v. het voortraject ter bepaling van wensen en eisen van de klant; Consultancy-activiteiten t.b.v. het aanbrengen van maatwerk; Consultancy-activiteiten t.b.v. het creeren van interfaces;

Projectmanagement; Trainingen en opleidingen; Het inkopen van bandbreedte t.b.v. performance;

BTW.

Kosten in EURO’s bij ’dedicated oplossing’.

Applicatie server Database server

Software (nog te kiezen) Stelpost

20.500,= 20.500,=

Livelink licenties 54.500,=

Beheer Jaarlijks onderhoud op software

Aanpassen infrastructuur 45.500,= ’RIO, Tabel 5: kostenoverzicht communicatie binnen Loket W

41.000,= 39.500,= lg;000;="’:

3 Communicatie met klant en opdrachtgever In het subsidieverzoek met betrekking tot ICT bij Loket W is met name verwezen naar het project Kenniswijk. Hieronder treft u een toelichting bij dat project alsmede een aantal kosten. Deze toelichting is op verzoek van het project Kenniswijk opgesteld en verzonden aan genoemd project Kenniswijk. De brief is opgesteld door Peter Bronts (namens NWE) en gedateerd 27 november 2000. Opmerking: daar waar ’NWE’ geschreven is, dient u ’Loket’ W te lezen.

Referentie: PB/PB 00.0.1403

Inleiding Programma Kennisv’ijk en Welzijn ;s een plan om de sociaie inilastructuur oinnen!ienniswi k te versterken. Kenniswijk is meer dan de techniek van de breedband internet verbindingen. Kenniswijk streeft naar beter leven, beter werken, beter leren voor haar inwoners en helpt daarmee i oners om deel te nemen in de informatie maatschappij. Niet de kabels in de grond, maar de bandbreedte in ieders hoofd daar gaat het uiteindelijk om (John Eger, ANCARA-symposium op 27 oktober 2000 te Eindhoven). In dit voorstel staat deze ’sociale bekabeling’ centraal. Op dit terrein versterken de doelen van Kenniswijk en de doelen van de nieuwe welzijnsorganisatie in Eindhoven i.o’ (NWE) elkaar.

Ten eerste betekent structuurversterkend dat het programma bijdraagt aan een duurzame sociaal maatschappelijke ontwikkeling in Eindhoven Technologiestad. Hierdoor zullen burgers uit alle lagen van de bevolking kansen krijgen gebruik te maken van moderne ICT. Er zijn groepen burgers die geen specifieke aandacht nodig hebben vanuit de NWE. Zij vinden hun weg wel in de informatiemaatschappij. Anderen, bijvoorbeeld mensen met een lagere opleiding, ouderen, mensen uit etnische minderheden, gehandicapten, mensen zonder werk, kinderen uit bijstandsgezinnen, etc. vragen wel deze extra aandacht. Ten tweede resulteert het programma in een structuurversterking van het project Kenniswijk als zodanig. Het programma biedt namelijk tegelijkertijd een samenhangend geheel van projecten waardoor a) vraaggestuurde welzijnsactiviteiten en -diensten via Kenniswijk ontwikkeld worden en b) evaluatie en feedback voor Kenniswijk verzorgd worden.

Ten derde voegt deze programmatische aanpak waarde toe door invulling van witte vlekken die ontstaan in het aanbod van de verschillende marktpartijen. Commerciele partners zullen namelijk vooral investeringen doen voor aanbod met een grote financiele winstpotentie. De NWE streeft naar verbetering van de sociale kwaliteit in de Eindhovense samenleving. In de sociale kwaliteiten van 21’ eeuw is ICT niet meer weg te denken. Het voorkomen van een dreigende tweedeling is zowel in het belang van overheid en bedrijfsleven als in het belang van de NWE. Om die reden ten slotte verdient ICT beleid een sterke eigen positie binnen de nieuwe welzijnsorganisatie en is ICT van strategisch belang. Kenniswijk vormt voor dit beleid een van de bronnen voor inspiratie.

Doelen Er zijn drie algemene doelen aan te duiden waarbij ICT een cruciale rol speelt. De eerste twee doelen richten zich direct op de burgers en daarmee op de sociaal maatschappelijke structuren in de stad. Dit zijn twee welzijnsdoelen die de NWE zich stelt. Het derde doel is gericht op de eigen organisatie van de NWE en daarmee indirect voor de burgers en ondersteunend voor de eerste twee doelen. De doelen van Kenniswijk en de vorming van de NWE zijn hier in synergie met elkaar. 1. Het voorkomen van een tweedeling in de informatie maatschappij Per 1 januari 2001 komt er een nieuwe welzijnsorganisatie in Eindhoven tot stand. Hierin zijn 11 welzijnsinstellingen gebundeld. Deze nieuwe stichting vertegenwoordigd de werksoorten:

Sociaal-culturel werk voor jongeren, volwassenen en ouderen

Maatschappelijk werk Opbouwwerk Welzijnswerk voor ouderen Sociaal raadsliedenwerk e.e.a. analoog aan de werkwijze van politie en gemeente, waarmee ook wordt samengewerkt. De gemeente Eindhoven heeft dit proces actief gefaciliteerd.

Subsidie verzoek bi de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

2. Het duurzaam verbeteren de communicatie a. Wijkbewoner > wijkbewoner (virtual community) b. Wijkbewoner (klant) ++ NWE

c, Wijkbewoner (klant) -+ NWE andere instellingen etc. (verwijsfunctie, doorgeleidingsfunctie) 3. Het integreren van aanbod van de NWE a. Vraaggestuurd aanbod b. Samenwerking tussen instellingen c. Feedback organiseren voor NWE en voor Kenniswijk als zodanig in de vorm van panels

Werkwijze, kennisoverdracht en professionalisering Het totaal is meer dan de som der delen, een gevleugelde uitspraak uit de Gestalt. Dit wordt bereikt door samenwerking en delen van de kennis. Voor deze programmatisch gestuurde projecten zal de NWE samenwerking zoeken met welzijnsinstellingen in het werkgebied van Kenniswijk en de regio. De door de NWE ontwikkelde methoden zullen bovendien via publicaties en workshops bijdragen aan de landelijke ICT-professionalisering van het welzijnswerk.

Vraagsturing De NWE verplicht zich in de stadsdelen waar de werkgebieden van de NWE en Kenniswijk samenvallen een ’kenniswijk paragraaf’ op te nemen in de wijkwelzijnsplannen. De resultaatsturing van deze wijkwelzijnplannen vindt plaats via het zogenaamde Beleidsgestuurde Contract Financieringsmodel (BCF). Binnen dit plan integreren reeds bestaande en in ontwikkeling zijnde activiteiten in een wijkgericht plan. In de ’kenniswijk paragraaf’ is opgenomen welke ICT voorzieningen worden ingezet in vraaggerichte sturing van de organisatie en communicatie van de NWE. Vooralsnog beperken de ’kenniswijk paragrafen’ zich tot Strijp, Tongelre en een gedeeltelijk WoenselZuid. De ’kenniswijk paragrafen’ dienen als voorbeeld voor de vaste ICT-paragrafen in de wijkwelzijnsplannen voor de gehele stad.

Overzicht projecten, bestaande en in ontwikkeling verkerende activiteiten Onderstaande tabel geeft een overzicht van bij Kenniswijk ingediende projecten, de betrokken coproducenten, reeds gepleegde c.q. geplande investeringen, nog benodigde financiering en de referentie aan de bovengenoemde doelen. Naast deze projecten die reeds een concreet aanbod betekenen voor de Kenniswijk, vergt een goede uitvoering van het gehele structuurversterkende programma additionele activiteiten. Deze worden in de volgende paragraaf benoemd.. (Co-)financiers

Eigen investering

Nog benodigd

Doel

Digitolk

BWE ’

f 500.000

Ouderen en internet Linea Recta

SWOE’, BWE/SDW, Seniorweb SWOE, GGD Zuidoost-Brabant, GGD Eindhoven

f 1.112.339 (1998-2002)

f 400.000 f 300.000 f 502.000

1,2a,2b 1,2a 2b,2c,3

Projectnaam

referentie

Virtueel Loket Zorg en Welzijn

PM

2b,2c,3

Domotica en Sociale SWOE, Thuiszorg Kempenstreek,

f 200.000

2C, 3a

Alarmerlng Thuiszorg Eindhoven

Digitolk biedt laagdrempelige voorzieningen waarbij mensen kunnen kennismaken met multimedia, internet (bieden faciliteiten). Verder bevordert Digitolk de toegang tot internet (informatie) door cursussen op maat en stimuleert het deelnemers hun deskundigheid te gebruiken om zich op het net te presenteren (webpagina’s kunnen maken, digitale trapvelden model). Binnen het geografische gebied van de Kenniswijk is behoefte aan twee Digitolk locaties.

’ Buurtwerk Eindhoven (fusiepartner NWE) Stichting Welzijn Ouderen Eindhoven (fusiepartner NWE)

Seniorweb verzorgt cursussen voor ouderen in het gebruik van PC’s en toegang tot internet. Hiervoor richt men internet(cursus-)plekken in op plaatsen waar ouderen veel komen zoals steunpunten en dienstencentra. Vrijwilligers geven trainingen. Linea Recta verzorgt in continuiteit de actualiseren van informatie over inhoud, aanbod en documentatie van de sectoren wonen, welzijn en zorg (sociale atlas). De informatie is momenteel beschikbaar via Cd-rom en met name voor intermediairs. Toegang tot deze informatie via internet is gewenst. Linea Recta werkt samen met cemeente Eindhoven (OL2000), en Zorgnetwerk Brabant en is een belangrijke partner voor het Virtueel I oket Zorg en Welzijn. Voorde. bestaande activiteiten met een’extra betekenis:.voor. Kenniswijk verzoeken wij aanvullende-,.; .financierina van; EURO, 681.500 =, ’.

Voorgenomen activiteiten/ideeen Projectnaam Buurten op het net

(Co-)financiers

Eigen investering

NWE

Opbouwwerk, woningbouwcorporaties.

PM PM

NWE

PM

Doel

Nog

referentie

benodigd PM

1,2a,3b 3

1,2

NWE, brede school, woningbouwcorporatie (evt. bibliotheek, internetwinkel)

PM

f 300.000 f 100.000 f 400.000

Panels

NWE

PM

/’120.000 1, 2, 3

ICT-beleid NWE

NWE

PM

PM 1, 2, 3

Symposium

NWE, (VOG?)

PM

/’ 100.000 1,2,3

Leerwerkplaats Opleiding personeel Digitolk Woensel-Zuid

1,2,3

Opmerkingen / toelichting:

Buurten op het net is een nieuwe activiteit in samenwerking met woningbouwcorporaties in herstructureringsgebieden. Naast het aansluiten van gerenoveerde woningen op het net, gaat het hier om de begeleiding van de bewoners en communicatie met bewoners via het net. Leerwerkplaats met bedrijfssimulatie als arbeidsinpassinginstrument. Opleiden van personeel van de NWE om eigen gebruik van ICT te optimaliseren en dit over te dragen in hun werk. Digitolk Woensel-Zuid staat voor een verruiming van Digitolk naar de brede school. Zo kan bijvoorbeeld een scholieren persbureau wordt ingericht met aandacht voor presentaties op het net. Het wordt gecombineerd met een internetcafe van een woningcorporatie. Panels worden opgezet in een gemeleerde groep van buurten en wijken. Hiermee wordt zowel voor de NWE als voor Kenniswijk representatieve kwalitatieve informatie verkregen over de inhoud, de bereikbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van het aanbod. De NWE zal zelf een inhaalslag maken t.a.v. ICT voor de verbeterring van haar interne bedrijfsprocessen. Voor het onderzoek hiernaar heeft de Gemeente Eindhoven f 100.000 ter beschikking gesteld uit het ICT-Stimuleringsfonds. Het organiseren van een landelijk symposium met diverse workshops over ontwikkelde ’methoden in het welzijnswerk en ICT’ is een manier om de opgedane ervaringen te delen met andere instellingen in de sector welzijn en organisaties in de aanpalende sectoren.

+oogdeâĂđâĂđuit.:de,’s@ergte.:va>i„.:: .NWEej enniswijCvoo eko aiaivire idee -n::vn ’t’.-I ER ÃćâĆňâĂİ.

Overige ideeen Ondersteunen van virtual community in relatie tot virtueel wijkkantoor Strijp Informatiezuilen plaatsen bij huisartsen en tandartsen Inrichten van een computerhuis (huis in een woonwijk met lage drempel Internet/E-mail, cursussen). In een door het bedrijfsleven ingerichte internetwinkel richt de NWE een eigen lokaal in voor de buurt.

Alle locaties van de NWE voorzien van breedband Internetverbinding. Sponsoring van NWE door diverse bedrijven t.b.v. Iaptops voor groepswerkers, software in diverse talen t.b.v. bereiken van groepen etnische minderheden.

Subsidie verzoek bi’ de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

4 ICT als aanbod naar klanten Digitolk en Linea Recta Deze twee projecten zijn in bijlage 4 beschreven.

Integratie in stadsdeelgebieden Clusters moeten tweezijdig geintegreerd worden: integratie binnen Loket W en integratie in de stadsgebieden waarvoor het cluster werkzaam is. Voor het cluster stedelijke voorzieningen is integratie stedelijk een voorwaarde. De clusters Gestel/Strijp en Tongelre/Stratum vallen binnen Kenniswijk en kunnen wellicht gebruik maken v, n de extra moge!ijkheden d e dit!n de toekomst biedt. In het stadsdeel Strijp i’ momenieei een ambteiijke werkgroep actief met het ontwikkelen ;an projecten binnen kenniswijk.

In alle stadsdelen zijn stadsdeelkantoren in oprichting. Welk effect dit heeft op de informatiebehoefte en de daarop gebaseerde voorzieningen moet in de toekomst duidelijk worden. Er zijn bovendien een aantal diensten van Loket W, die in de nieuwe organisatie niet meer stedelijk worden aangestuurd, maar vanuit het clusterkantoor van Loket W.

Tenslotte moet er aandacht zijn voor de relatie van het cluster met de in de stadsdelen actieve bewonersorganisaties en collega instellingen.

Ook is het mogelijk op clusterniveau bepaalde diensten te organiseren. Denk aan de telefooncirkels voor alleenstaanden, alarmering voor ouderen, digitaal doorgeven van menu’s voor maaltijdendiensten etc.. Bepaald moet worden welke bijdrage ICT geacht wordt te leveren in het kader van Loket W.

Integratie van de clusters binnen Loket W Binnen de organisatie is er een zekere angst voor de afzondering van de clusters. Het argument is dat clusterkantoren min of meer zelfstandige organisaties zouden worden binnen een soort federatief verband. ICT is dan met name een middel om de verbinding met het hoofdkantoor gestalte te geven.

Integratie stedelijke voorzieningen binnen Loket W en de stad Binnen een wijkgerichte, gekantelde organisatie is de afdeling stedelijke voorzieningen eigenlijk een vreemde eend in de bijt. Toch kan de werkzaamheid en de waarde van de stedelijke voorzieningen een belangrijke impuls krijgen door gebruik te maken van de clusters. Het is daarom van belang dat vanuit de stedelijke voorzieningen (een steunpunt voor migranten, een platform voor gehandicaptenbeleid, een samenwerkingsverband minima Eindhoven, het homolesbisch platform etc..) nagedacht wordt over de positieve effecten die door middel van ICT bereikt zouden kunnen worden.

Voorstel inzake investeringen

5 ICT Beheer Inleiding Er kunnen twee soorten beheer worden onderscheiden, namelijk werkplekbeheer en netwerkbeheer. Werkplekbeheer omvat:

Functioneel beheer. Technisch beheer. Applicatie beheer.

Applicatiebeheer Aop’.!catiebeheer veren i skurdichedeq die r.iet. alle door technisch beheer en func!icr,eel beheer ingevuld kunnen worden: beheer van de gegevensbankstructuur, ontwerpen en programmeren van wijzigingen, testen voordat de gewijzigde applicatie opgeleverd wordt. Applicatiebeheer (voor Loket W) van de door de medewerkers gebruikte applicaties, zal voor een groot deel extern, door de leveranciers, uitgevoerd wordt. Dit vereist voortdurende afstemming met die leveranciers, zowel gezien vanuit de beheerprocessen helpdesk, probleembeheer en wijzigingsbeheer, als vanuit service level management.

Intern, op locatie, zal applicatiebeheer een beperkte omvang hebben, maar wel een eigen verantwoordelijkheid en werkzaamheden: o.a. beheer applicaties op de werkplek, beheer programmatuurbibliotheek (Definitive Software Library).

Functioneel beheer Functioneel beheer heeft in de beheerorganisatie vooral betrekking op de bedrijfsprocessen in relatie tot ICT, de gegevens input, de transformatie van gegevens, de output, protocollering, gegevensbeheer, gegevensdefinities, handleidingen enz. Functioneel beheer is vooral gericht op de inhoudelijke aspecten van de informatievoorziening, niet op de technische.

Technisch beheer Technisch beheer omvat de technische zaken rond werkplekbeheer.

Aanbeveling Het is wenselijk hiervoor een ervaren externe beheerder wordt gezocht. Als Loket W kiest voor een eigen beheerorganisatie kan het beheer gefaseerd overgedragen worden van de externe beheerder naar de eigen organisatie. Dat garandeert en een goede inrichting van het beheer en de ruimte voor Loket W de eigen beheerorganisatie in te richten.

Investeringen beheersorganisatie :;Voor’ higlnitchtert

, beha jjsorjja Vati s" 00 2’500 "-âĂđâĂđop j asrbssii n,jdig

Kengetallen en uitgangspunten Getracht is een benadering te geven van de kosten die gemoeid zijn van het beheer . Het betreft werkplekbeheer en netwerkbeheer. Uitgangspunten bij de gewenste investeringen zijn daarbij:

50 locaties

kleine 700 gebruikers verdeeld over ruim 300 werkplekken Voor een ieder Office en Exchange / Outlook ledere organisatie 1 branche specifieke applicatie Behoefte aan opslagcapaciteit (Fileserver) Behoefte aan consultancy, modellering organisatie, inrichting groepenstructuur, permissies etc.

" Genoemde bedragen zijn afkomstig van een leverancier van de gemeente Eindhoven. Het zijn echter getallen bij benadering. De leverancier zal meer informatie nodig hebben. Het document is ter inzage beschikbaar.

Subsidie verzoek bi de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

a Connectiviteit WAN b Consultancy c. Inrichting ITIL organisatie c1 RDBMS Functioneel beheer c2 Alg. Functioneel beheer 2 FTE d Onderhoud MSOffice (1 mutatie per 100 gebruikers per dag kost a 6 11.34 per mutatie ) Zo mogelijk worden mutaties groepsgewijs uitgevoerd tegen uurtarief 6104,37 excl BTW e Werkplek beheer (reguliere begroting) f Printfaciliteiten beheer extra printers

TgTAAL"(EURQj’-: ’ ..’-’;,;,’,- :. ’ ’, ’ ’ ’; ’*’; ’

Initiiile’kosten:(EURO),-,’,âĂđJaarlijkse kosten, (EURO),

40.000,= 150.000,= 52.500,= 52.500,= I

45.400, =

90.800,= 14.500,= 90.800,= 16.000,= :.. ’, ;,$45.000,"-, ."-’.";-’âĂđ:; ’".’-’-’ " ’407.500,=’

6 Telefonie De huidige kosten van telefonie zijn niet als totaal weer te geven. Wel is duidelijk dat er instellingen zijn die gebruik maken van het netwerk van de gemeente Eindhoven, terwijl anderen geen verbinding hebben met een ’eigen’ netwerk.

Verenigd in een netwerk kunnen de kosten van telefonie aanzienlijk worden verlaagd, aangezien men elkaar kan bereiken met zogenaamde interne nummers. Daarnaast wordt Loket W ook voor haar klanten transparanter als zijnde een organisatie aangezien er aangepaste nummering bestaat. !n de toekomst kan rne? het hebben van een eigen netwerk ook worden gedacht aan een centraal nummer waarop men Loket W kan bereiken en van waaruit men elektronisch kan worden doorverbonden met de gewenste afdeling. Ook valt te denken aan het oprichten van een klachtencentrale, zodat ook de klachtenafhandeling centraal kan worden geregeld.

Uitgangspunten: De kosten van toestellen zijn gebaseerd op lease basis. Onder beheer dient te worden verstaan: wijzigingen beheer (mutaties, verhuizingen, inclusief advies en nieuwe functionaliteit ). Voor het aanleggen van een netwerk zoals hierboven geschetst is allereerst de investering in een (of meerdere) centrale(s) noodzakelijk. Tenslotte wordt er ook in de nieuwe situatie vanuit gegaan dat een deel van de medewerkers blijft werken met een mobiele telefoon. De investeringen voor het ontwikkelen van een telefonisch netwerk, vallen in de volgende componenten uiteen: ’.’-Inlti5fe;kosten’(EUROPA,.’„’;„;.’":-’,:"’ Jaarlijkie kosteri (EURO) ’ 87.000,=

Centrale 36.500,= 12.500,= Toestellen 92.000,= Beheer 127.000,= Abonnement 103.500,= Netwerk

,TOTAAL (EURO), ’...;,’ âĂđ,âĂđ.’,-i ".’ ’";

Tabel 7:investeringen inzake telefonie

==’;;;;".-.:."’...:"-;.’," ,. 36,500,-".–..-::.’..; .:;= :..âĂđ’ ;,:. ;; ÃćâĆňâĂİ :,: ’âĂđ.422 000 =.’,

Subsidie verzoek bi de herinrichtin van de ICT-functie van Loket W

7 Lijst met begrippen Applicatiebeheer ASP

Balance Score Card

Digitolk

Functioneel beheer Interface ITIL

Kenniswijk

Kostensoorten

Beheer van de applicaties/ software die actief zijn per desktop. Applicatie beheer is een onderdeel van werkplek beheer. Application Service Providing. Het aanbieden van applicaties via een centrale server die eigendom is van een externe organisatie en tevens wordt beheerd door deze betreffende externe organisatie. Management tooi die uitgaat van 4 aandachtsgebieden ( financieel, klant, intern en!nnovatie en leer vermogen’ waal op de resulta’.en van een organisatie worden beoordeeld. Het is de cockpit van je organisatie. Biedt laagdrempelige voorzieningen waarbij mensen kunnen kennismaken met multimedia, internet. Digitolk bevordert verder de toegang tot internet voor informatie door cursussen op maat te bieden en stimuleert de deelnemers hun deskundigheid te gebruiken om zich op het net te presenteren. Beheer van gebruikersgemak van desktop: gebruikershandleidingen ontwikkelen, Procedures gebruik van applicaties e.d. Functioneel beheer is een onderdeel van werkplekbeheer Geautomatiseerde koppeling tussen applicaties waarmee gegevens uitgewisseld kunnen worden. Information Technology Infrastructure Library. Beheerssystematiek van de IT met als doel een constant niveau van kwaliteit in ICT te garanderen Project vanuit de overheid geÃŕnitieerd om bevolking op een toegankelijke en laagdrempelige manier te laten kennis maken met diensten van ICT en technologische mogelijkheden. Onderdeel van de stimuleringsregeling van Van Boxtel. Gebruikte opdeling in subsidie aanvraag m.b.t. kosten naar soort informatievoorziening:

Management informatievoorziening Ondersteuning primaire en secundaire processen Communicatie binnen loket W Communicatie met klant en opdrachtgever ICT als aanbod naar klanten

ICT beheer

Telefonie KSF

Linea Recta

Livelinked oplossing MIV

Optimalisatie en standaardisatie

Primaire en secundaire

werkprocessen

Kritische succesfactor. De kritische succesfactoren zijn kengetallen waarmee prestaties worden gemeten die van belang worden geacht voor het welslagen van de organisatie. Beheer van sociale kaart informatie ( inhoud, aanbod en documentatie van de sectoren wonen, welzijn en zorg) voor professionals en vrijwilligers die een informerende en adviserende taak hebben. Linea Recta is een samenwerkingsverband tussen LOKET W (voorheen SWOE), GGD ZOB en GGD Eindhoven. Systeem waarmee document management, projectcoordinatie, kennismanagement groupware e.d. kan worden uitgevoerd, gebaseerd op een intranet basis. Het verbindt mensen, informatie en processen. Management Informatie Voorziening Scenario waarbij hardware en software, indien deze vervangen moet worden, wordt vervangen door een standaard die door heel Loket W algemeen wordt aanvaard zijnde de standaard van de nieuwe welzijnsorganisatie. Primaire processen hebben direct te maken met het aanbieden en uitvoeren van de diensten die Loket W biedt. Het is de ÃćâĆňâĂİ core business-, de

hoofdtaak. Gedacht moet worden aan personeelsregistratie, planningen, salarisadministratie, boekhouding e.d.

Sociale kaart informatie

Technisch beheer

Volledige integratie

Werksoorten

Inhoud, aanbod en documentatie van de sectoren wonen, welzijn en zorg Doel technisch beheer is het productief houden van de werkplek configuraties. Hier onder valt alle beheer van de desktop zelf, dat niet te maken heeft met de applicaties. Voorbeeld: vervangen harde schijf, inbouwen modem etc. Technisch beheer is een onderdeel van werkplek beheer. ICT met behulp van een systeem-applicatie, een zogenaamde ERP (Enterprise Solution voor de gehede organisatie). Met behulp van een integraal systeem hoeft informatie slechts eenmalig en op een plek in de organisatie worden ingebracht, waarna de informatie voor de gehele organisatie direct oproepbaar is. Dit geldt ook voor het doorvoeren van wijzigingen. I’Iieuwe benaming voor de rbestaande) acod ische disciplines binnen Loket W te weien:

Sociaal cultureel werk voor jongeren, volwassenen en ouderen Maatschappelijk werk

Opbouwwerk Welzijnswerk voor ouderen Sociaalraadslieden werk

Peuterspeelzalenwerk Workflowmanagem ent

Met workflow management wordt de coordinatie van delen van werkprocessen, geautomatiseerd. De afhandeling van een werkproces wordt door door de applicatie gevolgd, afwijkingen worden doorgegeven, aangegeven wordt wanneer een volgende stap moet worden uitgevoerd e.d.

LoKET Aan College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eindhoven Postbus 90150 5611 KT Eindhoven

Datum :

Ons kenmerk;

14 januari 2002 CB02.003/dvdl/fg

Uw kenmerk:

Inrichting I CT-functie Loket W

Betreft:

Geacht College, Qp 11 januari jl. heeft bestuurlijk overleg plaatsgevonden tussen uw gemeente en Loket W.

Aanleiding vormde het aanhouden van het dossier inzake het verlenen van een bijdrage in de ICT kosten van Loket W.

In het bestuurlijk overleg wordt nogmaals door de wethouders N. van der Spek en H. Scherf aangegeven dat de financiele situatie van de gemeente dusdanig is verslechterd dat er minder middelen ter beschikking kunnen komen voor zaken als het ICT plan van Loket W.

Het dossier dat nu aan het college voorligt geeft fasen aan van uitvoering van het ICT plan. Echter deze fasen lopen parallel aan de jaarschijven en vormen als zodanig geen afgeronde samenhangende fasen. Het college heeft behoefte aan nadere informatie vanuit Loket W waaruit het volgende blijkt:

Minimale noodzakelijke investeringen op ICT vlak om sturing aan de nieuwe organisatie te kunnen geven; Alle daarmee samenhangende kosten inzake opleidingen en irnplementatie in beeld brengen; Het een verantwoorde investering zal zijn ook al worden de vervolgfasen niet of veel later gerealiseerd. Gelet op de grote tijddruk wordt afgesproken om op een zo kort mogelijke termijn de gevraagde informatie te verstrekken zodat beide wethouders dit dossier opnieuw aan de orde kunnen stellen in het college van 15 januari as. Bijgaand treft u de gevraagde inventarisatie aan. Het betreft hier noodzakelijke investeringen om enerzijds medewerkers voldoende te equiperen (inrichten werkplekken) en anderzijds sturing aan de totale organisatie van loket W te kunnen geven. .,=ntra- :, bur,;-;-’., I Postbus 2o77 I 56oo CB Eindhoven I K.v.K. Eindhoven 17130412

Loket W komt voort uit een elftal organisaties. Geen enkele organisatie beschikt over een dusdanig sturingsinstrument dat Loket W hier op aan zou kunnen haken. Uiteraard zijn de afgelopen maanden wel noodverbanden gelegd om tenminste de financiele sturing minimaal te kunnen waarborgen. Ten einde administratieve handelingen te kunnen verrichten en salarissen te kunnen betalen zijn al noodmaatregelen genomen vanuit de concept beginbalans met Exact.

Ten opzichte van het eerder gepresenteerde plan kunnen de volgende afwijkingen worden benoemd: Het eerder ingediende plan was een allesomvattend plan waarin zowel investeringen als exploitatielasten zijn opgenomen. In het nu voorliggend voorstel worden alleen de investeringslasten in beeld gebracht. (Wijzigingen staan in vetgedrukte letters aangegeven). De gemeente wordt gevraagd deze investeringslasten middels een eenmalige bijdrage af te dekken. Loket W draagt zorg voor het beheer en de overige exploitatiekosten. Investering I CT gericht op sturing organisatie en "basic" bedrijfsvoering en dienstverlening (fase A). De ambities van efficiencyslag (fase B) en "kenniswijkwaardige dienstverlening" (fase C) zijn niet meer meegenomen; Om de structurele lasten van het ICT traject als Loket W te kunnen dragen overwegen we om te kiezen voor de "traditionele aanpak" in plaats van nieuwe concepten als ASP; In het voorstel zijn alle samenhangende kosten meegenomen ongeacht of het over meerdere jaarschijven wordt uitgevoerd. Dat wil zeggen dat alle bij de diverse systemen per fase benodigde middelen zijn opgenomen. Voor fase A vraagt Loket W een eenmalige bijdrage aan u van 6 735.000,-. Of, wanneer en op welke wijze fase B en C zullen worden gerealiseerd en gefinancierd is nu niet aan de orde, Zoals ik in het bestuurlijk overleg al heb aangegeven, heeft Loket W er veel belang bij dat op-korte termijn helder wordt of en in welke mate de gemeente middelen toekent. Momenteel stagneert het hele verhuisproces, nodig om clusters en afdelingen binnen de nieuwe organisatie in te richten. Hiermee blijven mensen langer op hun oude werkplek werkzaam en vertraagt het eenwordingsproces van Loket W en daarvan afgeleide zaken als BCF, productvernieuwing, cultuuromslag etc. lk vertrouw erop u hiermee voldoende geinformeerd te hebben om tot besluitvorming over te kunnen gaan. Uiteraard ben ik altijd bereid nadere toelichting te geven indien wenselijk.

M riendeli’ke groeten, Mw. D. van der Linden

Algemeen directeur

a. HRM-’pakket ’ . ’ Software . 6 53:500 ’ ’ ’ ’ E 53.500

b 179.500 5 96.000

b: Qpleidingskosten Opleidingen 5 13:000 e 13 000

c. Implementabe en begeleiding Implementatie .’629.500 6 29.500

a,.Financieel-pakket ’, ’ Software 6 46.500 . ’ . 6 46.500

b 63.500

b.Opleiding kosten Opleidingen . 6 14.000 6 ’4 000

c.bnplementafie en’.begeleiding . .’...’ . Implementatie ..’ . 6 23.000 . : ’..........’ ...623,000

a:Bedlijhprocesondersleunings-pakket ’ . ’ . ’ .... software .. ’. ’ . ’ ’ ’ ’, ’ ’ ’ 5 0

bilrnplementatie ’ ’.... ’. ’.. ’ ’ ’ ’. ’ ’. ’... Implementatle : ., ’„ ’ ’, ’ < 0

c. Qpletdjngskesten ’ ’ ’ ’M"”"ri’."i"’"’." ’ : ’... ’’ "”"""””": .’ ..’ -’ ;„ Opleiding ... 6 0 ’""’-""’": : ’ "m . ’ "’ - .4 :"::c ia

a.interfaces ; ’ ’ ’ ’ ; ’, . So/tware..’ ’ %25,000. ’ .. ’ ’ :..... k25:000

h 426.491

b, MjcrosoftO/rice.(maal.504) ’ ’ . Opleiding ’ . ’..’.627750 : ’ . ’. : ’ : : ’ : 627 750 ..:.b1:jmplernentatie’(masl50k) : ’ ’ .. Implementatie . . ” .647750 : ’ ’ ’ ’ .. ’ ; . ’ ’ . b47.750 b2eatrataicrosoff Qfficepakkeben(IQGx) ... : : :.... softwam .. ’...042300 : : . ’ ..’ .. ’... ’ ’ ’ ...642300

c workflow.’management voor agogische functies. (nasr. fase h) ’ software : c1 implementatie c2 :Opleldingskos1en

d; Oesktops (107 PC’s incl; af te stoten es empiareit) d1 tilieuwe servers (2 ’nieuwe plus’upg ’rade bestaaride)

dZexchange servei tt nhuwe.eri upgrad e.bes(einde) e:.’Pnnters en aanvullende faciliteiten f..N etwerkyoorzieningen

gi Telewetkphkken’(niet) a: Apprtcatioo Service ; Pmvlding-(niet)

a, ek(ren/hen)se*udgei bt :Digitolk ’

b2 :Ouaeren, en inhmet... b3:Unea Recta. b4 Qoniotice Seclale aiarmedng a, :Esperirnenteerbudgrit

.bt.Buufteb4iptetriet

Implementatie: .. ’. : : .. :.... 60 Opleiding, ’ ’ ’ ’, ; ’..., BO

Hardware ...e 155;154 :.........61M.154

Hardware, ’, ; ’ 622.?27, : :, :, : : : ’ ’ : e22.727 Hardware’ .:.’ ’ ’... ’ ’ ’ ’ ’610000 .:.:... : :.’ :.: ’ ’ : : ’ : : : ’...: ’ ’ :.:510,000

Hardware.’.. ’ ’ ’ ’...564i800 .’ : ’:.’ :... ;:. :.’ ’ ” : : : .. : :. e54;800 Hardware.’.” ... ’ . ’.’..” .’ ’.631.GGG -: : : . : ’ : :... : : ..: :, : : . : : ’ .. ’ ..B31:000 Infrasfructuur .’ ..’.’ ’ ’ ’ .’ .’ .’.’ .’ .’ .’ . ” . ’. ’.’.’ ’ . ’.’.’ .’ .’.’ .’...’ ’ .’ :... ’ .’ ’ .: ’ .. ’ ’. . ” . ’E.O

:"Software.. "M :::. : ’ -." sw ::MMi MM er "’ ’ ’ : ; ; ’ ’ : ’ ’ ’ ’ .. ; ’ ’ : ’ ’ : ’ ; ’ ’ : :.: : ’ : ; : ;. ; 6 0

’ i IRRHW85

Pmject: ; :: ::”::’:: :;:, ::;::::: ;::;:;: :: :;::::’::;::’: ’ ;: ’: 50

Piojecf...:... :...: .. :; .:: .. ’:.:;:..:::.: ::::.’.:.50

project..: :::: :: . :::: .. : : : ::: ::::: :.:.:. :::: 60 project:::: ’ ’ ” :’:::’: ”:’:.::::’;.:::: :::: .:; .:’: : ”.::: :60 plo)act . : : . ’ : : ’ : : : : : : : : : : : : : : . : . : ’ : ’ : ’.’.: ’ ’ : : : : : : : . : : : .. : ’ : : : : : :.’.: :%.0

Project.’.’ ” ’ ’.’ ’ ”.’ ’ ” . ’ ”’ ’ ”’.’ ’.”’ ””’. ”’ . ’ ’ ”’ .’ ’.k:0 Project: :: : ’ ’.’ .: ...: : : ’ : : .:.... :: : ’.: .. ’:: .’;: ’ ’:: . . ... ’ ;: :.’: . E 0 Opleiding.’ ’ ’ ’ ’ .. ’..’ ..’ .’ ..’ ’....’ .’...’ ........’ ’ .’...’....’ .’ .’ ’...’...’ ’... ’ ’ .’... ’ ’.... E.O

b4 Dlgirolk WOensel-Zuid b5 Panets

b7 Symposium

Plo)eet;::: .:: : :::: : ::::::.:::; :..::: :::::: . ::: ..60 project’ : :.: ’ ; : : : : :.: : :.’ ; : :.: : : : : ’ ’ ’ ’ ’ ’... ’.: . : : ... : : ’ : : .. : : : ; ; : :.. : : 5:0

Pro)eci ; : : ; : :.:: :: : ... ::::: : :: ::::.;:: 6 0 E 92.500

a,’ Conneetiyjteif 0/AQ

lrifiastmcluur.’ ..’.’ ’ ’ ’.’ ’640,000 : ” ’: : ’ : : ’ ’ ” ” : ’: : : ’ ’ : 640:000

b; Cohsubancy

Imp/emsntatie. ’ ’ .’.’ .”.’.’.+52;500 ’ :.: : : ..’.:.: . : : : ’ : : : ’ : : : ’ : : ’ ’652;500 Impiementatie.’ ..’.’ .’.’..’.’.’.’ ’ ’ ...’. .’..’.’ .’.... ’.’.’ ’ .”.’ .’ ...’..’.’ ..’.’ .”.’ .’..’ .’ .. ’. ’.’.. ” . ’50

c: jnrjcjtttng’(TlL-’orgaiusatii:(naar.’b;] a; Centrah

E0

Project

b2 (.eefwerkpiaats

b3 Qpleidfng.’personeel

6 36.500 Haidwata/solt:: : : . : : : ; :63E500 ’ : : : :.: : : : :.: :-: :.:...’ : : : : : :...’.:.:.: : : :.: :-B 35:500

BIJLAGE Bijlage bij brief 14 januari 2002 (CB02.003/dvdl/fg)

Het totaalbedrag van de investering van t 735 hebben wij alsvolgt verlaagd:

6 735

Totaalinvestering in de brief Minus 25 PC’s in de afschrijving van Loket W Verlaging Interfaces Verlaging Connectiviteit WAN Verlaging Printer (door hergebruik) Verlaging consultancy Totaalinvestering

(6 36)

(6 5) (6 10) (6 15)

Waarvan eenmalig: Opleiding Consultancy

t 55

Totaalinvestering afschrijfbaar:

6 562

Fictief afgeschreven over 3 jaar:

6 187 (zie scheina)

&ck fS

< 42

< (o%el 40 r’

Exploitatie (in 2002 duizenden euro’s

2003

2004

>2004

Totaal *

0 1401 (6 114)

C 1582 (6 153)

C 1655 (6 182)

(6 104)

(6 129)

(6 129)

< 1239

Minus fase b. (6 10) en c.

Minus nieuwe (6 15)

f hri’

Totaal

1214

1183

1300

1344

Eigen bijdrage Loket W Bijdrage gemeente via fictieve

6 850

E 900

6 950

6 1000

6 187

6 187

6 187

60

Tekort

f 177

f 96

163

(*) vermeld in oorspronkelijk schema

f 344

/oer’

Pl i’ci

Ac g .g C Pljje P

Het tekort in de exploitatie hopen wij door een ’ basale’ benadering van onze automatisering terug te verdienen.

bijlage Fase A Financiele vertaling in Nederlandse guldens Fase A

Totaal bedrag (incidentele en exploitatiekosten)

2002

2003

2004 >2004

2.675.304,- 403.279,- 661.113,- 758.076,-

Eigen bijdrage Loket W 1.873.154,- 1.983.339,- 2.093,525,- 2.203.710,Tekort, extra inspanning 802.150,- 623.650,- 771.300,ÃćâĆňâĂİ 758.076,ÃćâĆňâĂİ Loket W (exploitatiekosten)