Betalingsproblemen voorkomen

Deel 3

Management

Betalingsproblemen voorkomen Jacqueline Mahieu*

Inleiding Met het betalingsgedrag in Nederland is het helaas niet zo best gesteld. Een groot deel van de klanten stelt betaling zo lang mogelijk uit, vaak tot na de tweede herinnering. In goede tijden is dit al geen prettige omstandigheid, in wat mindere tijden kan het bestaan van uw bedrijf erdoor in gevaar komen. Uw kosten gaan immers door, terwijl u maar niet betaald krijgt voor uw leveringen. Goed debiteurenbeheer is daarom essentieel voor de gezondheid van uw bedrijf. Daarmee dient u te beginnen voordat u de eerste zending de deur uitdoet, namelijk bij het accepteren van de order. Er zijn tekenen waaraan u de slechte debiteur kunt herkennen.

* Jacqueline Mahieu redigeert wetenschappelijke rapporten, schrijft en redigeert cursussen op velerlei gebied, en geeft percussieworkshops aan particulieren en bedrijven. Voor meer informatie over de verbale en non-verbale communicatie, zie www.jmahieu.nl.

Heeft de levering eenmaal plaatsgevonden, dan is het tijdig sturen van de factuur een eerste vereiste; als u wacht met het verzenden van de rekening, waarom zou de klant dan snel betalen? Mocht er onaanvaardbare vertraging ontstaan bij de betaling, dan zijn er verschillende mogelijkheden daarmee om te gaan. U kunt zelf de klant aanmanen, maar u kunt dit ook aan een derde uitbesteden. Veel ondernemers geven hier de voorkeur aan, om verschillende redenen: ● Slechte debiteuren aanmanen kost energie, die beter op een positieve manier gebruikt kan worden. ● Klanten zullen minder snel geneigd zijn om in discussie te gaan. ● De kans dat de verhouding met de klant verstoord wordt is kleiner.

Dossier 16, juni 2003

27

Betalingsproblemen voorkomen

De slechte debiteur buiten de deur houden Herken de (potentiële) slechte debiteur Een nieuwe klant is een onbekende factor; hij kan u uitstekende klandizie bezorgen of enorm veel ellende. Maar ook bij een bestaande klant dient u altijd op uw hoede te zijn; zijn omstandigheden kunnen veranderen, er kan een wijziging in de directie of het beleid komen, kortom, niets staat voor altijd vast. Als de volgende omstandigheden zich bij een bestaande klant voordoen, is het zaak om extra op te letten: ● Er is een nieuwe manager met mogelijk een ander beleid. ● Uw contactpersoon wordt ziek of vertrekt. ● Er zijn financiële problemen binnen het bedrijf. ● Het personeelsbestand wordt ingekrompen. ● Het bedrijf wordt overgenomen. ● Het aanschafpatroon verandert (grotere, kleinere, frequentere bestellingen). ● Het betalingsgedrag verandert (latere betaling, bedrag wordt in termijnen betaald). ● U kunt niemand te spreken krijgen over betalingsproblemen. ● De telefoon is afgesloten. ● Uw brieven worden geretourneerd. In de laatste gevallen is er echt wat aan de hand; de eerdere voorbeelden kunnen duiden op problemen, maar niet noodzakelijkerwijs. Het is echter wel belangrijk om op uw hoede te zijn als genoemde omstandigheden zich voordoen. Als zich een nieuwe klant aandient, let dan op de volgende signalen: ● U lijkt een onlogische keuze (bijvoorbeeld, er zijn leveranciers die meer voor de hand liggen wegens geografische ligging, assortiment, productafstemming enz.). ● De klant plaatst meteen een grote order.

Onderzoek de kredietwaardigheid van uw klanten U kunt de kredietwaardigheid van uw afnemers laten onderzoeken door een handelsof kredietinformatiebureau. Beperk dat onderzoek niet tot nieuwe klanten, maar pas het ook toe op klanten bij wie zich bovengenoemde wijzigingen hebben voorgedaan. Gegevens die de bureaus voor u kunnen achterhalen zijn: ● Rechtsvorm. Wie is het moederbedrijf? ● Hoe was het betaalgedrag in het verleden? ● Omschrijving bedrijfsactiviteiten. ● Productiemiddelen. ● Zijn ze lid van een branchevereniging?

28

Management & Communicatie

● Aantal personeelsleden. Is daarin grote verandering gekomen (inkrimping/

uitbreiding)? ● Wie zitten er in de directie? Is de samenstelling onlangs veranderd? Waarom? ● Bedrijfsresultaat/omzet van afgelopen jaren. ● Hoe groot is het eigen en/of het vreemd vermogen? ● Wie zijn er aansprakelijk?

Bij de Kamer van Koophandel kunt u eveneens informatie inwinnen, bijvoorbeeld wie in het bedrijf contracten mogen afsluiten en tot welk bedrag. Zo voorkomt u dat u later te horen krijgt dat meneer Jansen die bestelling helemaal niet had mogen doen en dat u dus niet betaald krijgt.

Onderzoek het betalingsgedrag van uw klanten Daarnaast kunt u het betalingsgedrag onderzoeken, door de klant te verzoeken om referenties, bijvoorbeeld van andere leveranciers. Als de klant hierop beledigd of ontwijkend reageert, is er steevast iets aan de hand. Een bonafide klant herkent het belang van goed debiteurenbeheer. Ga de referenties ook daadwerkelijk na; een grif afgegeven referentie wekt weliswaar vertrouwen, maar kan ook bedoeld zijn om u zand in de ogen te strooien.

Hanteer een kredietplafond Een goede gedragslijn is om alle klanten aan een maximum te binden; dat kunt u uiteraard altijd weer bijstellen. Nieuwe klanten beginnen met een laag kredietplafond, dat bij goed betalingsgedrag omhoog kan gaan. Bestaande klanten die opeens verslechterd betalingsgedrag vertonen, kunt u melden dat zij tijdelijk een lager plafond krijgen. Als klanten boven hun plafond uit willen komen, kunt u (gedeeltelijke) vooruitbetaling verlangen.

Stuur bij elke nieuwe order een opdrachtbevestiging Voorkom problemen over leveringstermijnen, prijzen, soort artikelen en dergelijk door een opdrachtbevestiging naar de klant te sturen zodra u de order heeft ontvangen. Hierin neemt u op: ● exacte omschrijving van de dienst of het product (typenummers en aantallen); ● prijs van de producten/diensten; ● leverdatum/deadline; ● plaats van aflevering; ● leverings- en betalingsvoorwaarden.


29


Onderteken de opdrachtbevestiging en laat die ook ondertekenen door de opdrachtgever. Voeg het zinnetje toe dat beide ondertekenaars tekenbevoegdheid hebben namens hun bedrijf. Een opdrachtbevestiging kan verschillende vormen hebben: ● Ondertekende offerte Aangezien in een offerte al precieze omschrijvingen van producten of diensten, leveringstermijnen en prijzen staan, kan die heel simpel omgezet worden in een opdrachtbevestiging door een handtekening van de klant. Laat daarvoor ruimte vrij onderaan de offerte, alsook voor de plaats en datum. ● Aparte bevestiging Zeker wanneer er afspraken per telefoon gemaakt zijn, is het goed om de opdracht schriftelijk te bevestigen. De bevestiging bevat dezelfde gegevens als de offerte. U kunt de bevestiging in tweevoud opsturen, door u ondertekend en met ruimte voor de klant om te tekenen. Als de klant de bevestiging getekend terugstuurt, zit u helemaal goed. Maar ook kunt u gewoon de bevestiging opsturen. Als daar geen reactie op volgt, is de klant impliciet akkoord.

Hanteer algemene voorwaarden (inclusief betalingsvoorwaarden) Verwijs in uw offertes en opdrachtbevestigingen naar uw algemene voorwaarden. Die dient u dan wel bij te voegen (veel bedrijven drukken die op de achterkant van de offerte). Als u lid bent van een brancheorganisatie, kunnen zij u vaak aan voorbeelden helpen, die u bijna onveranderd kunt overnemen. Laat uw voorwaarden altijd toetsen door een jurist. Van voorwaarden die niet waterdicht zijn, heeft u meer last dan plezier. Om te voorkomen dat geleverde goederen tot de boedel worden gerekend wanneer een klant failliet gaat, neemt u een eigendomsvoorbehoud op; daarin wordt gesteld dat de goederen ook na aflevering uw eigendom zijn totdat ze zijn betaald.

Stuur duidelijke facturen Het lijkt vanzelfsprekend dat uw facturen duidelijk moeten zijn, maar helaas is dat niet altijd het geval. Vooral bij diensten kan de klant niet altijd nagaan wat hij precies ontvangen heeft en geeft de factuur daar geen uitsluitsel over. Specificeer daarom zoveel mogelijk. ● Als u bijvoorbeeld bedrijfstrainer bent: geef aan hoeveel uren u besteed heeft aan voorbereiding, aan reizen, aan het geven van de training, en tegen welke uurbedragen. Geef de BTW-percentages aan. ● Vraag na aan wie u de factuur moet richten; soms gaat die direct naar de Crediteurenadministratie, soms moet die eerst langs uw contactpersoon voor parafering.

30


● Stuur de factuur zo snel mogelijk, wanneer alles nog vers in het geheugen ligt bij uw

klant. Dan kan hij snel de gegevens controleren en de factuur voor akkoord paraferen. ● En vergeet niet, hoe minder haast u maakt met de factuur, hoe minder haast de klant heeft met de betaling ervan.

Betalingen binnenhalen Alle voorzorgsmaatregelen ten spijt, zult u toch met betalingsachterstanden te maken krijgen. Vaak komen die niet voort uit kwade trouw. Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven te laat betalen: 1. Ze zijn het oprecht vergeten. 2. Er is een calamiteit opgetreden, zoals brand of faillissement van een belangrijke klant. 3. De klant heeft een klacht over de levering en uit die door niet te betalen. 4. De klant is het niet eens met de factuur. 5. Het is standaardpraktijk geworden om pas na de eerste, of zelfs de tweede aanmaning te betalen. In de eerste vier gevallen werkt het niet om in uw eerste herinnering meteen hoog van de toren te blazen. Ga ervan uit dat de klant een goede reden kan hebben om nog niet te betalen. In het vijfde geval helpt vriendelijke vasthoudendheid meer dan heilige verontwaardiging. De klant zal, wellicht op goede gronden, vermoeden dat uzelf ook niet al uw rekeningen prompt betaalt.

Tip Zet nooit boven de eerste herinneringsbrief ‘Eerste herinnering’ of ‘Eerste aanmaning’. Dat benadrukt alleen maar het feit dat er nog minstens een tweede brief gaat volgen; de klant weet dan dat hij zeker twee weken extra de tijd heeft.

Eerste betalingsherinnering Geef de eerste herinnering of aanmaning niet de lay-out van een factuur, maar maak er een gewone brief van. Deze richt u aan dezelfde persoon aan wie u de factuur gericht heeft. In de brief komen overzichtelijk de volgende gegevens te staan: a. Nummer en datum van de factuur. b. Het bedrag dat nog openstaat. Dossier 16, juni 2003

31


c. Het feit dat u nog geen betaling heeft ontvangen. d. Het feit dat de betalingstermijn is verstreken. e. Het verzoek om voor een bepaalde datum te betalen. Ad a. Het nummer en de datum van de factuur kunt u simpelweg in de referteregel zetten. Daar springen zij goed in het oog, wat het opzoeken van de oorspronkelijke factuur vergemakkelijkt. ● Onderwerp: onze factuur 584V van 18 oktober. ● Betreft: betalingsachterstand facturen 02-MN-9034 en 02-MN 9103. Ad b en c. Noem het bedrag dat u nog moet ontvangen. Als een deel van het bedrag reeds ontvangen is, noemt u het oorspronkelijke factuurbedrag, het reeds ontvangen bedrag en het restant dat nog te betalen valt. ● Betaling van bovengenoemde factuur ad € 1.075 is tot op heden nog niet ontvangen. ● Hierbij vestig ik uw aandacht op het feit dat wij nog geen betaling hebben ontvangen van bovengenoemde factuur ad € 1.075. ● Het bedrag van € 1.075 dat wij u 4 april jl. factureerden, is nog niet naar onze rekening overgemaakt. ● Op 4 april stuurden wij u onze factuur 1229 ten bedrage van € 1.075. Onlangs ontvingen wij een bedrag van € 1.000 met vermelding van bovenstaand factuurnummer. Dit houdt in dat er nog een bedrag van € 75 openstaat. ● Uit onze gegevens blijkt dat wij nog geen betaling hebben ontvangen van factuur 1229 van 4 april jl. à € 1.075. ● Volgens onze gegevens is betaling van factuur 1229 van 4 april 2003 à € 1.075 tot nu toe achterwege gebleven. ● Wij mochten nog geen betaling ontvangen van onze factuur 1229 van 4 april ad € 1.075. Ad d. Met de mededeling dat de betalingstermijn is verstreken, geeft u aan waarom u deze brief schrijft. Het woord herinnering is nergens genoemd, want het is duidelijk waar dit om gaat. U kunt ervoor kiezen om wel of niet aan te geven met hoeveel dagen die termijn overschreden is. ● De betalingstermijn is nu ruim verstreken. ● De betalingstermijn is nu met ruim 2 weken overschreden. ● De betalingstermijn van 21 dagen is nu met ruim 2 weken overschreden. ● De betaling diende op 25 april binnen te zijn. Aangezien het nu 14 mei is, is die termijn ruim verstreken.

32


Ad e. U kunt een termijn noemen waarbinnen u de betaling wilt ontvangen, maar het is effectiever om een datum te noemen. Dat bespaart de ontvanger net dat beetje rekenwerk. Uiteraard kunt u zowel termijn als datum noemen. ● Wij verzoeken u om het bedrag voor 28 mei te voldoen. ● Wij verzoeken u om het bedrag binnen 2 weken, d.w.z. voor 28 mei, te storten op onze bankrekening 12.34.56.78.90. Wel of geen slotzin? U kunt ervoor kiezen om de klant in een afsluitende zin te laten weten dat hij de brief kan negeren als de betaling al onderweg is. Dit is echter niet noodzakelijk. De brief is geschreven omdat de betaling flink te laat is en u hoeft zich er niet voor te excuseren. Sommigen vinden een dergelijke slotzin een uiting van beleefdheid, anderen vaten hem op als betuttelend. Het is een kwestie van smaak. ● Indien uw betaling onze brief gekruist heeft, kunt u hem als niet geschreven beschouwen. ● U kunt deze brief als niet geschreven beschouwen als uw betaling de brief gekruist heeft. ● Als uw betaling onderweg is, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Tweede herinnering Als u nog steeds geen betaling ontvangen heeft, wordt het tijd dat de klant met een verklaring komt. De toon van de brief die u gaat schrijven blijft beleefd, maar wordt iets dringender. a. Vermeld dat u reeds eerder om betaling heeft verzocht. b. Benadruk dat de betalingstermijn ruim overschreden is. c. Vermeld dat uzelf in problemen komt door slecht betalingsgedrag. d. Verzoek om betaling. e. Vraag om een verklaring. Ad a. Ook nu noemt u weer de datum en het nummer van de factuur, ofwel in de referteregel, ofwel in de eerste zin van uw brief. ● Op onze eerdere betalingsherinnering van factuur 1229 ad € 1.075 hebben wij helaas nog geen reactie gehad. ● Eerder stuurden wij u een betalingsherinnering van bovenvermelde factuur. Daarop hebben wij nog geen reactie ontvangen. ● Ondanks onze eerdere betalingsherinnering van 14 mei van bovenvermelde factuur, hebben wij nog geen betaling van u ontvangen. ● Tot onze spijt hebben wij nog geen betaling ontvangen van factuur 1229, ondanks een eerdere betalingsherinnering. Dossier 16, juni 2003

33


Ad b. Geef aan met hoeveel tijd de betalingstermijn overschreden is. ● De betalingstermijn is nu met ruim 6 weken overschreden. ● Sinds wij onze factuur indienden, zijn nu ruim 2 maanden verstreken. Ad c. De klant denkt allereerst aan zijn eigen rentewinst, maar hij mag nu wel eens horen welke problemen zijn gedrag veroorzaakt bij leveranciers. Natuurlijk noemt u geen al te negatieve effecten, zoals dreigend faillissement, anders gaat de klant dat rustig zitten afwachten. Benadruk dat de klant uiteindelijk ook zichzelf dupeert, doordat u mogelijk minder service kunt verlenen, uw productlijn moet inkrimpen, enz. Overigens kunt u dit onderdeel weg laten, als u het niet prettig vindt om uw klanten een schuldgevoel aan te praten, hoe licht ook. ● Door uitblijvende betalingen raken onze mogelijkheden om anderen krediet te verstrekken beperkt. Dat heeft uiteraard een negatief effect op de goede service die wij al onze klanten willen bieden. ● Onze service komt in het gedrang als wij door het uitblijven van betalingen aan nieuwe en bestaande klanten geen krediet meer kunnen verstrekken. ● Wij kunnen onze lage prijzen alleen handhaven als wij tijdig betaling van onze klanten ontvangen. ● Doordat onze toch al ruime betalingstermijn door debiteuren steeds verder wordt opgerekt, komt onze relatie met onze eigen toeleveranciers onder spanning te staan. Het gevaar bestaat daardoor dat wij sommige artikelen niet meer in ons assortiment kunnen opnemen. ● Als wij niet tijdig betaling van onze klanten ontvangen, hebben wij onvoldoende middelen om ons assortiment uit te breiden en de klant onze gebruikelijke service te bieden. Ad d. U kunt uw verzoek om betaling nu ook dringender verwoorden. Tenslotte gaat het om iets waar u recht op heeft. ● Wij verzoeken u met klem om het verschuldigde bedrag voor 4 juni te storten op onze bankrekening. ● Wij moeten u verzoeken het bedrag binnen 7 dagen te storten op bovengenoemde bankrekening. ● Graag zien wij het bedrag binnen afzienbare tijd tegemoet, maar uiterlijk op 4 juni. ● Gelieve het bedrag voor 4 juni naar ons over te maken.

34


Ad e. Leg de verantwoordelijkheid duidelijk bij de wanbetaler neer: hij moet betalen of anders een goede reden geven waarom hij niet betaalt. Het kan zijn dat de klant een klacht heeft en dat niet-betalen een manier is om onvrede te uiten. Maar een klacht kan natuurlijk niet verholpen worden als die niet verwoord wordt. Niet-betalen is geen goede manier om onvrede uit te drukken. Ook dit onderdeel kunt u eventueel weglaten. U laat hiermee echter wel merken dat u bereid bent om naar argumenten van uw klant te luisteren. ● Mocht er een reden zijn waarom u niet betaalt, dan horen wij die graag zo spoedig mogelijk van u. ● Uiteraard kunt een geldige reden hebben om niet te betalen. Die horen wij dan graag zo spoedig mogelijk. ● Indien u een geldige reden heeft om niet te betalen, horen wij die graag zo spoedig mogelijk. ● Graag ontvangen een verklaring voor het uitblijven van betaling.

Telefonische herinnering Vaak wordt er nog een derde, schriftelijke, herinnering gestuurd. Wij raden u aan om in plaats daarvan de telefoon te pakken. Een gesprek is veel indringender; bovendien is het logisch dat u na de tweede herinnering, waarin u om een verklaring verzocht, die nu inderdaad wilt horen. a. Bereid het gesprek voor. b. Vraag naar een reden voor het uitblijven van de betaling. c. Maak aantekeningen tijdens het gesprek. d. Laat u niet afschepen met een smoes. Ad a. Voordat u de hoorn van de haak pakt, zorgt u dat u alle gegevens bij de hand heeft: de oorspronkelijke factuur en alle schriftelijke herinneringen, aantekeningen van eventuele telefoongesprekken, de namen van de betrokken personen (degene die de order gaf en de bevestiging ondertekende, degene aan wie de factuur is gestuurd). Bel niet vlak voor de lunchpauze of sluitingstijd. Zorg dat u niet gehaast of geïrriteerd bent. Mensen zijn geneigd elkaars gedrag over te nemen, als u onrustig bent, wordt uw gesprekspartner dat ook. Dat is uiteindelijk niet in uw belang. Ad b. U bent beleefd, maar vasthoudend. Vermijd een beschuldigende toon waardoor de ander zich in de verdediging gedrongen voelt, maar blijf wel op uw standpunt dat u recht heeft op een verklaring. ● Ik wil graag horen waarom u nog niet betaald heeft. Dossier 16, juni 2003

35


● Is er een reden waarom u betaling uitstelt? ● Wij proberen inzicht te krijgen in redenen waarom klanten niet betalen. Als puntje

bij paaltje komt, blijkt dat de meesten geen echte reden hebben. Misschien is dat bij u anders? Ad c. Het is verstandig om van elke klant bij te houden of, hoe vaak en waarom hij te laat betaalt. Om te voorkomen dat er later discussie ontstaat over het gesprek (bijvoorbeeld, u zou extra uitstel hebben toegezegd), schrijft u van ieder gesprek het volgende op: ● datum en tijdstip van het gesprek; ● naam en functie van degene met wie u gesproken heeft; ● eventueel doorkiesnummer van uw gesprekspartner; ● afspraken die u gemaakt heeft; ● eventuele bijzonderheden. Ad d. Hoewel het natuurlijk altijd mogelijk is dat een klant een geldige reden heeft om niet te betalen, is dat doorgaans niet het geval. Directe toezeggingen van een prompte betaling zijn zeldzaam, vaker zal men het met een smoes proberen. Zo is de betreffende persoon net met lunchpauze, vakantie of zwangerschapsverlof, heeft men de informatie niet voorhanden, is de factuur nooit aangekomen, enzovoort. Blijf rustig, word niet sarcastisch, maar vraag wel door. Probeer de ander zover te krijgen dat hij expliciet toezegt de rekening binnen een bepaalde termijn te betalen; een vage toezegging als ‘Ik zal mijn best doen’ hoeft u niet te accepteren. Wat u wilt horen is: ‘Ik ga ervoor zorgen dat de rekening nog deze week betaald wordt.’

Tips: hoe te reageren op de meestgebruikte smoezen … De directeur/boekhouder is op vakantie/op cursus/overspannen. ● Wie vervangt hem zolang? U moet hiervoor meneer Jansen hebben, maar die is er nu niet. Ik zal hem vragen of hij u terugbelt. ● Wanneer is meneer Jansen er wel? Wanneer kan hij mij terugbellen? Oké, laat hij maar terugbellen. (En vervolgens wacht u niet zijn telefoontje af, maar belt u zelf.)

36


Kunt u het nummer van de factuur nog eens geven? Dan zoeken we die op. We bellen u nog terug. ● Ik zal u de factuur nu direct faxen en ik bel u over een kwartier terug. Dan kunt u ondertussen alle gegevens opzoeken. Ik ga dat uitzoeken en bel u terug. ● Laten we een tijdstip afspreken. Als u dan niet gebeld heeft, bel ik u. Het zit in de pijplijn. De betaling komt eraan, hoor. ● Wanneer is de betalingsopdracht doorgegeven? En wanneer kan ik betaling verwachten? Wie heeft de betalingsopdracht gefiatteerd? Volgens mijn gegevens is die factuur al lang betaald. ● Wilt u mij dan die gegevens nu faxen? ● Wij hebben niets ontvangen. Misschien heeft u een verkeerd bankrekeningnummer gebruikt. Laten we de gegevens even samen doornemen. We zijn uw factuur kwijt. Wilt u hem nog eens sturen? ● Ik zal u de factuur nu direct faxen. Maar ik houd vast aan de betalingstermijn die genoemd is in onze tweede herinnering. Dan had u maar eerder contact met ons op moeten nemen. Wij hebben uw goederen nooit ontvangen. ● Ik heb hier de vrachtbrieven voor mij liggen. Er is voor ontvangst getekend door de heer Meijer. Als er een probleem was, dan had u dat in ieder geval na ontvangst van de factuur met mij moeten opnemen. U hebt veel te laat afgeleverd. Dan kunt u van ons niet verwachten dat wij snel betalen. ● Volgens de vrachtbrief zijn de goederen op 15 december afgeleverd. Dat is binnen de termijn die wij in onze orderbevestiging hadden genoemd. ● Ik heb op 25 november gebeld met de heer Groenekan over latere levering. Volgens hem was dat geen probleem. In feite was er dus een nieuwe levertermijn overeengekomen, en daar hebben wij ons aan gehouden.


37


Wij wachten op dit moment zelf op betaling van klanten. Als die betaald hebben, kunnen we u betalen. ● Ik begrijp uw probleem, ik verkeer namelijk in precies dezelfde omstandigheden. Ik kan mijn leveranciers niet betalen, omdat ik onder andere van u geen betaling krijg. Betaalt u me dan nu in ieder geval de helft van de rekening en de andere helft over twee weken. De factuur klopte niet. We hebben erover gebeld, maar we hebben geen nieuwe ontvangen. ● Met wie heeft u toen gesproken? Wat was er niet in orde? ● Ik zal onmiddellijk een nieuwe factuur sturen, met onze excuses voor de vertraging.

De betaling uit handen geven Mocht u, ondanks alle inspanningen, nog steeds geen betaling ontvangen, dan heeft u verschillende mogelijkheden: ● Het bedrag afschrijven en voortaan alleen maar zaken doen met de betreffende klant op basis van vooruitbetaling. ● Een incassobureau inschakelen dat namens u met de klant correspondeert. Het bureau kan u ook adviseren over de wenselijkheid van een gerechtelijke procedure. Vaak wegen de kosten daarvan niet op tegen de baten. ● Al uw vorderingen overdoen aan een factoringmaatschappij. De maatschappij betaalt u de factuurbedragen en gaat die vervolgens innen bij de klanten. Uiteraard rekent de factoringmaatschappij daar een bedrag voor. Doorgaans is dit pas een interessante optie bij een omzet van een half miljoen euro (incl. BTW); daarop zijn echter uitzonderingen, zoals Fa-med, dat zich richt op de medische sector.

Valkuil Een slechte debiteur kan proberen u over te halen om hem krediet te blijven geven; anders zou hij in de problemen komen en u helemaal niet meer kunnen betalen. Trap hier niet in. Zo’n klant zit al in de problemen.

38


Betalingsproblemen voorkomen

Recommend Documents