Bestuursverslag 2013
Leeuwarden, maart 2014
1
Inleiding 2013 was het eerste volle beleidsjaar in de meerjarencyclus 2013-2016. Maar dit eerste jaar was al direct van grote betekenis voor de toekomst van Fryslân en fan Tresoar. De spanning bouwde zich op tot het moment – 6 september 2013 – waarop Leeuwarden/Fryslân uitgeroepen werd tot Kulturele Hoofdstad van Europa 2018. De betekenis van deze status kan moeilijk worden overschat. Het jaar 2018 gaat niet over incidentele activiteiten en manifestaties, maar zal een fundamentele herpositionering met zich mee brengen van een aantal terreinen waarop Tresoar een rol speelt. En … het gaat niet alleen om het jaar 2018 zelf, maar ook om de gehele aanloop daar naartoe in de komende jaren. In 2013 heeft Tresoar op een aantal beleidsterreinen zijn positie ingenomen of zijn koers bijgestuurd om optimaal een bijdrage te kunnen leveren aan de toekomst van Fryslân. Het brede spectrum van activiteiten, voortkomend uit de samenstellende delen van Tresoar – bibliotheek, archief, museum en productiehuis – is in een vijftal hoofdprogramma’s geclusterd om kwalitatief en kwantitatief die bijdrage te kunnen leveren: In de eerste plaats is in 2013 een belangrijke stap gezet in de aansluiting van Tresoar op de toekomstige landelijke digitale infrastructuur die niet allen de duurzaamheid van archief- en informatiebeheer moet waarborgen, maar ook de basis zal zijn voor het ‘virtuele Fryslân’ waartoe, in de visie van het Bidbook Kulturele Hoofdstad 2018, elke wereldburger kan behoren. In de tweede plaats is een belangrijke project opgenomen als prioriteit in het Bidbook 2018, namelijk Lân fan Taal, de multimediale en multilinguale presentatie van Friese taal en literatuur in internationaal perspectief. Realisatie van Lân fan Taal zal een enorme professionalisering betekenen van de presentatie van Fries erfgoed en van levende taal aan een breed landelijk en internationaal publiek. In 2013 is een belangrijke stap gezet in de verbetering van de materiële zorg voor het kostbare en onvervangbare Friese erfgoed. Samen met enkele andere Friese erfgoedbeherende instellingen en de provincie Fryslân is een begin gemaakt met de realisatie van het Centrale Collectiedepot. De totstandkoming van dit depot zal ook leiden tot een duurzame oplossing van de opslagproblematiek in de huidige Tresoar-gebouwen. In de komende jaren zal Fryslân zich steeds meer profileren als kennisprovincie. Tresoar is volwaardig partner van de University Campus Fryslân en speelt binnen dit netwerk een rol als universiteitsbibliotheek ‘nieuwe stijl’, waarbij het niet alleen gaat om collectievorming op het terrein van de Friese kennishotspots, maar ook om een functie als informatiemakelaar voor onderzoekers en studenten. In 2013 is begonnen met de opbouw van een digitaal kennisinformatiesysteem en met de aanpassing van het publieksgebouw van Tresoar aan een groeiende studentenpopulatie en academische gemeenschap. De programmalijn ‘kennisinfrastructuur’ is van groot belang voor de toekomst van Tresoar als onderdeel van de Friese en landelijke kennisinfrastructuur. Tenslotte is onder penvoerderschap van Tresoar, in samenwerking met Friese erfgoedbeherende instellingen en de Ried foar de Fryske Beweging, het Deltaplan Digitalisering tot stand gekomen binnen het provinciale programma Wurkje foar fryslân… Het betreft een grootschalige digitalisering van Fries erfgoed, gericht op informatieverstrekking aan de burger, educatieve gebruiksmogelijkheden voor het onderwijs, valorisatiemogelijkheden voor het bedrijfsleven en beleidsmakers en ‘big data’-verschaffing aan de wetenschap. De gedigitaliseerde archieven en collecties leveren een belangrijke bijdrage aan het ‘virtuele Fryslân’. Het jaar 2013 … we zullen er nog vaak over spreken!
2
Bestuurlijke structuur Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt gevormd door zeven leden: drie leden die door de Minister van OCW zijn aangewezen, drie leden aangewezen door de Provinciale Staten van Fryslân (waaronder de Gedeputeerde voor Cultuur) en één lid aangewezen door de stichting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum (FLMD). De bestuurssamenstelling is op 31 december 2013: Namens de Provincie Fryslân: Mevr. mr. drs. J.A. de Vries Mevr. A. Toering-Schuurmans Mr. F. Doting Namens de minister van OCW: Mr. E.J. Rotshuizen Drs. J. van der Velde, voorzitter Prof. dr. P. Winsemius Namens de stichting FLMD: W. Verf Als leden van het Dagelijks Bestuur zijn aangewezen: drs. J. van der Velde, voorzitter, mevr. mr. drs. J.A. de Vries en W. Verf. De directeur staat het AB en het DB bij als secretaris. Gebruik van het Fries Tresoar kent een taalstatuut en heeft daarmee een voorbeeldfunctie voor overheidsinstellingen in de provincie. De uitgangspunten van het statuut vertalen zich ook in opleidingen voor medewerkers. Rechtmatigheidsparagraaf Volgens de richtlijnen voor de jaarverslaglegging moet er in het jaarverslag aangegeven worden hoe Tresoar waarborgt dat er voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen uit wet- en regelgeving die voor Tresoar van toepassing is. Voor Tresoar geldt de navolgende wet- en regelgeving: De wet op de arbeidsomstandigheden (ARBO-wet) De archiefwet De Gemeenschappelijke regeling Letterhoeke (Staatscourant, 27-8-2002) Ad ARBO-wet Tresoar heeft een contract met de arbodienst Maetis Ardyn . Er zijn afspraken gemaakt met de bedrijfsarts over de begeleiding van zieke medewerkers. Met de bedrijfsarts wordt periodiek overlegd in het Sociaal Medisch Team. Er is een ziekteverzuimregistratie en er wordt gewerkt aan de invoering van het eigen regie model. Ad Archiefwet De Archiefwet schrijft voor dat de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. De archivalia van de provinciale en rijksoverheid dienen na 20 jaar overgedragen te worden aan een archiefbewaarplaats in de zin der wet. Voor de rijksorganen is Tresoar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân. Sinds 1 januari 2013 zijn de provincies wettelijk verantwoordelijk voor hun statische archieven. Zij moeten die overbrengen naar een provinciale archiefbewaarplaats. De provincie heeft het voornemen Tresoar als zodanig aan te wijzen. 3
Om de stukken in goede staat te bewaren heeft Tresoar 9 depots die voldoen aan de eisen die de Archiefwet stelt aan een archiefbewaarplaats. Er is een behoudsplan opgesteld voor de archiefcollectie en er is in de organisatie een conserveringsadviseur aangesteld die toezicht houdt op de depots. Tresoar heeft voor wat de acquisitie van particuliere archieven betreft een collectievormingsprofiel opgezet dat via de website is te raadplegen. Voor de archieven van de rijksoverheid wordt met het Nationaal Archief overlegd over afstemming van de acquisitie. Met ingang van 1 januari 2013 is de provincie verantwoordelijk voor de provinciale archieven. Tot die datum werd deze taak door het rijk uitgevoerd en gefinancierd. Landelijk zijn er afspraken gemaakt over de bijdrage die de provincie aan Tresoar moet betalen voor het beheer van de provinciale statische archieven. De archieven zijn te raadplegen op de studiezaal van Tresoar. De bezoekers die originele archivalia willen raadplegen moeten zich identificeren en laten registreren in het archiefbeheerssysteem MAISFLEXIS. Naast persoonlijk toezicht op de studiezaal is er videobewaking aanwezig. Ad Gemeenschappelijke regeling (GR) In de planning- en controllcyclus zijn de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling opgenomen. klachtenregeling In 2005 is er door Tresoar in klachtenregeling in gebruik genomen. In deze regeling is vastgelegd hoe er met een klacht van een bezoeker om wordt gegaan. Het hoofd bestuurlijke zaken en bedrijfsvoering is daarbij aangewezen als klachtbehandelaar. In 2013 zijn geen klachten ingediend. Weerstandsvermogen Het Dagelijks Bestuur van Tresoar heeft de wens geuit jaarlijks vanuit de exploitatie een substantieel bedrag toe te voegen aan de Algemene Reserve, teneinde financiële risico’s in de toekomst op te kunnen vangen. Gedacht kan daarbij worden aan extra structurele uitgaven ten gevolge van resultaten uit cao onderhandelingen, die niet of niet voldoende gedekt worden uit de jaarlijkse indexaties van de financiële bijdrage van de partners in de Gemeenschappelijke Regeling. De weerstandscapaciteit, het financiële vermogen om tegenvallers op te kunnen vangen zal ten opzichte van 2012 dalen met € 61.445 tot een totaal van € 284.249. Een daling van 17,78 %. De daling is veroorzaakt door de afname van de Algemene Reserve. Risicoparagraaf Bij het ontstaan van de fusie is een voorziening in het leven geroepen om de pensioenrechten van de medewerkers van het FLMD op hetzelfde niveau te brengen als die van de medewerkers van de Provinciale Bibliotheek en het Ryksargyf. Aan het Pensioenfonds ABP en het St. Vutfonds zijn inmiddels bijdragen overgemaakt. In 2004 is een onderzoek gedaan door een belastingadviseur. De uitkomsten van de berekeningen wijzen op een aanvullende betaling van ruim € 46.000. In de bestuursvergadering van november 2006 heeft het Algemeen Bestuur van Tresoar voorgesteld het bedrag voor 2/3 deel voor zijn rekening te nemen, op voorwaarde dat de Stichting FLMD 1/3 voor haar rekening neemt. Het handelt hier om een bedrag van € 16.494,52. In 2006 is de indexatie tot en met 2005 afgerekend met Avéro-Achmea. De Stichting FLMD heeft haar bijdrage hieraan van €4.113,33 bijgedragen. Voor het tijdvak 2006-2008 is er een toezegging voor hetzelfde bedrag gedaan door de Stichting FLMD. In 2009 is de indexatie voor de jaren 2006 tot en met 2008 afgerekend. Vanaf 2010 wordt de jaarlijkse indexering afgerekend. In het budget is hiervoor een vast bedrag gereserveerd. 4
Verbonden partijen Een verbonden partij is een organisatie waarin Tresoar een bestuurlijk en financieel belang heeft. Uitgangspunt voor het aangaan van een dergelijke verbintenis is dat de uitvoering van het beleid van Tresoar ermee gediend moet zijn. Leden van het Dagelijks Bestuur zijn q.q. bestuursleden van de Stichting Tresoar, maar van een financieel belang is geen sprake. Bedrijfsvoering De personele organisatie is, na de plaatsing van het personeel na de fusie in 2002, in 2009 herschikt. Financiering Het leeuwendeel van de financiering van Tresoar loopt via de twee partners in de Gemeenschappelijke Regeling, nl. de provincie Fryslân en het Ministerie van OC&W. Daarnaast is Tresoar actief bezig fondsen te werven voor grote projecten, waar de financiering van de partners in de GR niet in voorziet.
5
Kengetallen 2013 Beheer Collecties -
Depotcapaciteit in m Omvang collecties in m Overheidsarchieven in m Particuliere archieven in m Letterkundige collecties in m Bibliotheekcollecties in m Verhuurde capaciteit in m Museale objecten
Groei + 1800 + 175 + 95,5 + 120 + 10 + 75 - 160 + 140 objecten
Totaal 34.800 31.675 10.096 4.120 1.275 14.075 1.947 2.240
Bezoek studiezaal -
-
Studiezaal openingsuren Capaciteit in werkplekken Bezoekers studiezaal Bezoekers overige activiteiten o Basisscholieren o MO scholieren o HBO o Literaire activiteiten Uitleningen boeken Uitleningen archivalia Uitleningen IBL Schriftelijke inlichtingen
1820 kantooruren, 328 buiten kantooruren 85 41.374 14.908 4218 784 406 4908 23.944 11.805 4504 937
Digitale Bezoekers -
Websites Sociale media Alle Friezen.nl Wiewaswie (Fryslân)
1.957.889 346.806 210.135 376.605
De getoonde cijfers laten een beeld zien dat niet afwijkt van de afgelopen jaren. De fysieke collectie blijft gestaag groeien, de beschikbare depotruimte is dit verslagjaar uitgebreid met verrijdbare stellingen in het boekenmagazijn. Dit was nodig om de groei op te vangen. Dit was de laatste mogelijkheid om binnen het gebouwencomplex aan de Boterhoek ruimte te creëren voor uitbreiding van de collectie. In het verslagjaar hebben Provinciale Staten een besluit genomen tot financiering van een collectiecentrum voor de vier Friese provinciale musea en Tresoar. Als dit is gerealiseerd dan kan Tresoar met de huidige groei aan papieren collectie, zo’n 25 jaar vooruit. De beheeromgeving voor de digitale collectie wordt de komende jaren ontwikkeld. Op dit moment is het nog niet mogelijk cijfers (in MB) te leveren. De cijfers mbt de beschikbaarstelling van de fysieke collectie dalen al jaren, zo ook dit jaar. Het aantal uitleningen boeken (aan de balie en het inter bibliothecair leenverkeer) is met 3217 respectievelijk 674 afgenomen tov vorig jaar. Verklaring hiervoor zijn zaken als ‘ontlezing’ en verandering in leesgedrag (er wordt meer digitaal gelezen (mn studiemateriaal)). Het aantal uitgeleende archivalia daarentegen is stabiel tov vorig jaar, 11.805 tegenover 11.856 in 2012. 6
Klanttevredenheid Met de ‘buitenwereld binnen halen, haal je niet alleen de lieverdjes binnen’. Deze constatering werd maar al te zeer bewaarheid in het begin van 2013 toen Tresoar niet alleen bezocht werd door archiefbezoekers, leners, lezers en studerenden maar ook door mensen die domweg de koude ontvluchtten. Zowel de medewerkers als de vaste bezoekers voelden zich tamelijk verrast. De medewerkers in de studiezaal hebben zich uiteindelijk professioneel herpakt. De relevante artikelen omtrent toegang en gewenst gedrag van het huishoudelijk reglement zijn opnieuw onder de aandacht van de bezoekers gebracht en de ervaringsdeskundigen van het Leger des Heils, stadstoezicht en de wijkpolitie zijn bevraagd over omgangsvormen met mensen die zich aan de rand van de samenleving bevinden, kwetsbare mensen maar zeker niet de makkelijkste om mee om te gaan. Tresoar heeft zijn open karakter kunnen bewaren, de medewerkers hebben de vuurproef doorstaan en zich vuurvast betoond. Overigens bleek niet alleen de koude te worden ontvlucht, het bleek ook dat het computernetwerk bij het Leger des Heils niet meer functioneerde en de dak- en thuislozen zochten hun heil mede daarom bij bibliotheken en Tresoar. In de Brainmonitor 2013 is niet terug te vinden dat deze soms ongemakkelijke situaties de klanttevredenheid wezenlijk hebben beïnvloed. Tresoar ontving een gemiddeld rapportcijfer van 7,9, waar het landelijke gemiddelde 7,7 is. Op onderdelen scoort Tresoar echter iets lager zoals herkenbaarheid personeel, deskundigheid en ongevraagde ondersteuning. Op punten als bereikbaarheid, openingstijden, levertijd bestellingen, hoogte tarieven wordt weer hoger gescoord. Het totaal aantal bezoekers bedroeg 56.282 waarvan 41.374 studiezaalbezoekers en 14.908 overige activiteiten (rondleidingen, cursussen, lezingen etc). Digitale duurzaamheid Op het gebied van automatisering, digitalisering, digitale duurzaamheid en digitaal werken zijn al jaren grote bewegingen gaande waar Tresoar steeds directer en concreter bij betrokken raakt. Het onderzoek naar ‘e-archieven’ waarvan een aantal aspecten door vier landelijke werkgroepen (Nationaal Archief en RHC’s) uitgevoerd werd is in het voorjaar uitgebracht en in december van het verslagjaar aan de medewerkers van de Noordelijke RHC’s gepresenteerd. De implementatie ervan is de komende jaren te verwachten alhoewel niet duidelijk is op welke termijn, op welke schaal en welk verband (lokaal, provinciaal, noordelijk verband, landelijk) dit plaats zal vinden. De noodzaak voor Tresoar om een eigen duurzame opslag te realiseren voor zijn digitale objecten is echter evident. Behalve de technische duurzame opslag dient ook een omgeving ingericht te worden voor het administratieve, technische en intellectuele beheer van de groeiende digitale collectie. Van bezit naar toegang Het leveren van informatie impliceerde van oudsher ook het bezit van informatie. In de digitale wereld gaat het niet alleen om bezit maar veeleer om het bieden van toegang tot bestanden (digitale teksten, beeldbanken, audio- en videoverzamelingen, databases, etc) door middel van licenties. Tresoar neemt licenties op digitale bestanden en koopt daarmee specifieke rechten voor zijn eindgebruikers zoals lezen, downloaden, printen, etc. Op dit moment staat deze ontwikkeling nog in de kinderschoenen bij Tresoar. Tresoar biedt 68 digitale abonnementen aan tegenover 628 papieren abonnementen op tijdschriften. In 2014-15 wordt de implementatie voorbereid van de infrastructuur die betere mogelijkheden biedt om digitale collecties en licenties te beheren naast fysieke collecties.
7
Fryslân yn kontekst In het activiteitenprogramma 2013 is omschreven welke doelstellingen gerealiseerd dienden te worden. In procesgang 2 acquisitie is dit gedetailleerd aangegeven. De beleidsmatige context is het collectievormingsbeleid ‘Fryslân yn Kontekst’. Doel is het bijeenbrengen en toegang bieden tot publicaties (in ruime zin: boeken, tijdschriften, beeldmateriaal, archieven en collecties) ‘van en over Fryslân’ en contextuele informatie (publicaties die Fryslân in een bredere en nationale en internationale context plaatsen. Deze doelstellingen zijn gerealiseerd mede in samenwerkingsverbanden met onder andere de Ottema-Kingma Stichting, Princessehof en Fries Museum/Verzetsmuseum, Omrop Fryslân, Historisch Centrum Leeuwarden, Bibliotheek Service Fryslân, Wadden Academie en tal van particulieren. De collectie Fries Literair, meertaligheid, Waddenzee-informatie, WOII en de beeldbank zijn gegroeid. Toegankelijkheid In het activiteitenprogramma 2013 is omschreven welke doelstellingen gerealiseerd dienden te worden op het gebied van toegang bieden zowel fysieke toegang als digitale toegang. In procesgang 3 is gedetailleerd aangegeven welke doelen zijn gesteld. De bovengenoemde uitbreiding op de collecties zijn opgenomen in de publiekssystemen (archieven.nl, catalogus, beeldbank). In het kader van samenwerkingsovereenkomsten is informatie op ‘locatie’ geplaatst zoals in het geval van de Fryske Akademy. De Ottema-Kingma Stichting heeft uitdrukkelijk gevraagd om haar collectie als basis te laten dienen voor het realiseren van een kunsthistorische bibliotheek binnen Fryslân in samenhang met andere grote collecties zoals de bibliotheek van het Rijksmuseum te Amsterdam. Hierover zijn gesprekken gestart. In het kader van de samenwerking met het Verzetsmuseum zijn delen van de collectie aangemerkt voor het Deltaplan Digitalisering (realisatie 2014 en verder). In de vakanties zijn ten behoeve van bovenbouw scholieren en studenten van het HBO ruimtes beschikbaar gesteld om in groepsverband aan opdrachten te kunnen werken. Op deze piekdagen wordt een 100% publieksbezetting gerealiseerd en zijn de publiekssystemen zo nu en dan overbelast. Dit laatste kon verholpen worden (uitbereiding aantal beschikbare kanalen), het eerste wordt in 2014 door middel van een verbouw van de studiezaal aangepakt. Publieksactiviteiten Op het gebied van Educatie is een begin gemaakt met de samenwerking met Fries Museum. Dit jaar kwam dat tot uiting in de het lesprogramma Gouden Eeuw. Het educatieve project ‘Gouden Eeuw in Friesland’ werd georganiseerd door Historisch Centrum Leeuwarden, Tresoar en Fries Museum. Het vond plaats in het kader van het door Kunstkade gecoördineerde Kunstmenu, dat basisschoolleerlingen uit de gemeente Leeuwarden kennis liet maken met allerlei vormen van cultuureducatie. Op één dag bezochten de schoolgroepen de drie culturele instellingen in Leeuwarden, waar zij de Gouden Eeuw in Friesland vanuit drie verschillende invalshoeken bekeken. Het Historisch Centrum Leeuwarden liet leerlingen met smartphones het spoor van de Gouden Eeuw volgen door de historische binnenstad. In de tentoonstelling ‘Oud Geld’ in het Fries Museum maakten ze kennis met de Friese high society en hun extravagante luxe. En in Tresoar deden ze onderzoek naar bloemen- en plantenboeken uit de zeventiende eeuw. Zo’n 2000 kinderen uit Leeuwarden, Grou, Jirnsum, Reduzum en Wergea hebben aan het lesprogramma deelgenomen. Vanaf januari 2014 wordt het ook aangeboden aan het basis- en voortgezet onderwijs in de rest van Friesland. De doorlopende leerlijn is tijdelijk stop gezet ivm de reorganisatie bij het Fries Museum. In 2014 zullen de besprekingen weer voortgezet worden. Het educatief programma gerelateerd aan UCFinstellingen start in 2014. Wel is er in 2013 in samenwerking met het Fries Museum gestart met de 8
MuseumJeugdUniversiteit. Nieuwsgierige kinderen tussen 7 t/m 13 jaar volgden op zondagochtend college over een bepaald onderwerp. Het thema in 2013 was Gouden Eeuw in Fryslân. De 80 kinderen die meededen weten nu van alles over kleding in de Gouden Eeuw, ziekten in de Gouden Eeuw, prinsen en prinsessen in de Gouden Eeuw en studeren aan de universiteit in Franeker in de Gouden Eeuw. Een ander samenwerkingsproject was NODOE. NODOE is een project van Tresoar, Omrop Fryslân, Afûk en negen Friese musea om de Canon van de Friese Geschiedenis meer onder de aandacht te brengen. De deelnemende musea zijn: Het IJstijdenmuseum te Buitenpost, It Damshûs te NijBeets, Museum Martena te Franeker, Museum Dokkum, Fries Museum te Leeuwarden, Landbouwmuseum te Earnewâld, Woudagemaal te Lemmer, Fries Scheepvaartmuseum te Sneek en het Kazemattenmseum te Kornwerderzand. Het gaat in NODOE om het opsporen van kennis, niet om parate kennis. Alle teams bestaan uit drie generaties: een opa of oma, een vader of moeder en een kind in de leeftijd van 10 tot 14 jaar oud. Deze familiespelshow is een voorbeeld hoe Tresoar Friese geschiedenis aanbiedt, een vorm van cultuuroverdracht op een ander medium, nl. televisie, in een andere vorm (speelse manier met een competitie-element) . In 2013 heeft Tresoar 12 tentoonstellingen georganiseerd of mee-georganiseerd. Thema’s waren divers. Drie tijdelijke literaire tentoonstellingen, twee gericht op Boeken, en verder onderwerpen die te maken hadden met actuele thema’s, zoals bijvoorbeeld de Barre Elfstedentocht 1963 ism Persmuseum Amsterdam en Sailing on the Grass in het kader van KH2018. Jong talent heeft een podium gekregen, zoals de fotografe die Dè Leeuwarder Bloem heeft samengesteld na een publieksactie. Grootste project was de tentoonstelling rond het Florilegium van Franciscus van Geest. Dit bloemenboek is speciaal uit Rome overgekomen en stond centraal in de tentoonstelling over Franciscus. Alle tentoonstellingen hadden een link naar een doelgroep en de collectie van Tresoar. De gesprekken over functieverdeling Fries Museum- Tresoar ten aanzien van presentatieinformatiefunctie is halverwege 2013 stil gelegd ivm de reorganisatie bij het Fries Museum. De gesprekken zullen in 2014 weer worden opgepakt. Het project Lân fan Taal is opgenomen in het bidbook voor de Kulturele Haadsted 2018. De plannen liggen er, in 2014 moet er over concretere invulling gesproken gaan worden. Festivals Na een voorzichtige start in 2012 met het programmeren van Friese dichters op nationale en internationale podia, heeft Tresoar ervoor gekozen deze koers voort te zetten. In 2013 is samengewerkt met festivals als Welcome to the Village, Explore the North, UIT! En Ameland Kunstmaand. Doel is om het Frysk literaire klimaat te verbreden, ‘nieuwe’ mensen in contact te brengen met Fries en Friese dichtkunst en Friese dichters een groter podium te bieden, zodat zij in contact komen met nieuwe inspiratiebronnen (talentontwikkeling). De ervaringen van de dichters zijn positief. Het publiek is enthousiast. Wij denken dat deze cross-over met andere kunstvormen en voor een breder publiek uiteindelijk het Fries literair klimaat goed zal doen. Stuk van het Jaar Tresoar heeft mee gedaan aan de verkiezing van “stuk van het jaar” dat werd georganiseerd door de branchevereniging BRAIN om het archiefwezen een positiever imago te geven. Elke archiefdienst mocht één archiefstuk nomineren en het publiek heeft uiteindelijk de winnaar gekozen. Tresoar heeft met ‘de Bloedvlek’ van de Friese stadhouder Willem Frederik deelgenomen. Via Facebook en Twitter hebben we de inwoners van Friesland opgeroepen om op ons te stemmen. De regionale en
9
landelijke pers heeft aandacht besteed aan ‘ons stuk’. Dit heeft geresulteerd in een derde plaats, achter Gemeentearchief Rotterdam en Gemeentearchief Vlaardingen. Eigenlijk elke week hebben er wel activiteiten, manifestaties en lezingen plaats gevonden bij Tresoar of op andere locaties met een bijdrage van Tresoar. Deze activiteiten waren toegespitst / gericht op al onze doelgroepen/communities . Ook hierin zitten de (Fries) literaire, historische, genealogische, culturele elementen die bijdragen aan het totale culturele klimaat in Fryslân. Vooral op Fries Literair gebied probeerde Tresoar te vernieuwen en de belangstelling te vergroten. Naast de traditionele activiteiten, zoals literaire avonden en boekpresentaties, hebben we gekozen om ook middels co-creatie minder aandacht te vestigen op het Fryske Boek, maar op uitingen in het Frysk. We hebben jong talent een groot podium geboden, soms grote namen gekoppeld aan nieuwkomers, waardoor we hopen dat de belangstelling voor het Frysk breder wordt. Dit heeft o.a. vorm gekregen in een bijdrage op grote festivals in de provincie (zie hiervoor). Friese literatuur voor pubers In samenwerking met de Provincie Fryslân heeft Tresoar van de populaire kinderenboekenschrijfster Caja Cazemier een Friestalig boek uitgebracht. Cazimier schrijft jeugdboeken met actuele thema’s. Het boek is in het Nederlands geschreven en Ans Wallinga heeft een Friese vertaling gemaakt. Daarmee is Foarstelling het eerste Friese boek van Caja Cazemier. Het boek is aan alle eerste klassen van de deelnemende 26 middelbare scholen in Fryslân gegeven. De scholen hebben er ook een lesbrief bij gekregen. Caja Cazemier en Ans Wallinga verzorgden gastlessen. In totaal zijn 4400 boeken uitgereikt aan leerlingen van het voortgezet onderwijs. Tresoar heeft in 2013 zes publicaties verzorgd. Drie literaire, twee historische en één gericht op de organisatie Tresoar. Online Tresoar Achter de schermen is dit jaar heel hard gewerkt aan het upgraden van de meer dan 100 Tresoarsubwebsites. Oude versies van programmatuur zijn vervangen door nieuwe. Sommige sites zijn gereed gemaakt om in 2014 geïntegreerd te worden in de nieuwe Tresoar website. We hadden gehoopt de nieuwe Tresoar hoofdwebsite in 2013 te kunnen lanceren. Echter, de uitvoering hiervan is veel meer werk dan we hadden ingeschat. Het concept van de nieuwe website is bedoeld om over verschillende bronnen te kunnen zoeken, waardoor verschillende databases met elkaar moeten leren praten. Daarnaast wordt de website gebouwd in de nieuwste versie van Sharepoint. Een systeem waar we jaren mee vooruit moeten kunnen. Dit betekent dat zowel de bouwers van de website, als onze eigen webredactie geschoold moesten worden in het gebruik van dit product. De lancering is weliswaar uitgesteld, maar er zijn grote stappen gezet, om de Aquabrowserfunctie te verbeteren, zodat er makkelijker gezocht kan worden in al onze bronnen. Deze site zal in 2014 gelanceerd worden. Naast het bedienen van de huidige doelgroepen, richten we ons met de nieuwe site op mensen die niet direct iets zoeken, maar die wel nieuwsgierig zijn en ‘vermaakt’ willen worden met (friese) cultuur . Bezoekerscijfers op de huidige Tresoarsite zijn wederom toegenomen (van 900000 naar 1100000)
10
Social Media Tresoar gebruikt de social media voor promotie van de eigen activiteiten, laagdrempelige cultuuroverdracht en als communicatiekanaal met het publiek. De groeiende aanhang voor Tresoar heeft zich in 2013 doorgezet. Het aantal volgers en vrienden groeit per dag. Vooral de laagdrempelige cultuuroverdracht middels vaste rubrieken als #collectievissen #Friesfeitje #Fotovrijdag en #10voor8 blijken in trek. De doelstelling van de boodschap is ‘nice-to-know’. Lezers hoeven er niets mee, maar blijken de wetenswaardigheden over Friese geschiedenis, Friese cultuur en/of literatuur zeer te waarderen. Maatschappelijke betrokkenheid Tresoar staat midden in de samenleving en is er voor iedereen. Door o.a. mee te doen met Serieus Request heeft Tresoar dat laten zien. De acties om geld in te zamelen bleven dicht bij de core-bussiness van Tresoar, zoals een Fryske Muziek en Poezie-avond, een boekenveiling via Twitter en het op verzoek uitzoeken van stambomen. In totaal hebben deze acties € 4252,50 opgeleverd. Bedrijfsvoering ICT De dienstverlening aan derden van ICT-diensten is in 2013 verder uitgebreid. Naast AFUK en Keunstwurk zijn nu ook het Frysk Lanbou Museum en Film in Friesland toegetreden tot het Kultuernet. Tresoar levert aan de deelnemers van Kultuernet een volledige ICT-omgeving inclusief telefonie. Het Fries Museum doet deels mee aan het Kutluernet. De back-up omgeving voor gebruikersdata is in verbeterd, er wordt nu een data retentie van 10 in plaats van 5 werkdagen gegarandeerd. Hiervoor is een nieuwe back-up server aangeschaft die buiten het gebouw is geplaatst. Er is een onderzoek gestart naar de mogelijkheid om een “klantregistratie” systeem in te voeren waarbij gekeken wordt hoe de verzamelde gegevens in de verschillende systemen van Tresoar en Keunstwurk gekoppeld kunnen worden en er gerichte klantbenadering kan plaatsvinden. ICT ondersteunt het proces tot realisatie van een nieuwe website o.a. door het testen van de infrastructuur en het opzetten van een calamiteitenplan. Personeel en Organisatie Ziekteverzuim 2013 Het verzuimpercentage over 2013 bedroeg 3,5% en ligt daarmee onder het streefpercentage en het landelijk gemiddelde van 4%. Het verzuim is licht gedaald (3,7 % in 2012). De totale meldingsfrequentie (gemiddeld aantal malen dat een werknemer per jaar verzuimt) ligt op 2,0. Landelijk ligt dit rond de 1,1%. In 2013 zijn de voorbereidingen gestart voor de invoering van het zogenaamde ‘eigen regie’ model bij ziekteverzuim Uitgangspunt daarbij is duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. De aanpak richt zich vooral op het voorkomen dat medewerkers uitvallen door klachten die met het werk te maken hebben en wanneer de medewerker toch uitvalt op de inzetbaarheid van de medewerker. Het model biedt handvaten om vroeg signalen (dreigende problemen) op te pakken, voor terugvalpreventie en voor het signaleren van opvallende verzuimpatronen en hoe deze op oplossingsgerichte wijze te benaderen. 11
Formatie per 31-12-2013 In het organisatieplan 2013-2016 zijn een aantal knelpunten gesignaleerd die in 2013 hebben geleid tot aanpassing van de structuur, formatie en functies.
totaal
Directie en adviseurs
Afdeling Afdeling Bestuurlijke Publieksprojecten informatiediensten projecten en bedrijfsvoering
Uitgangsformatie 53,3
3,6
13,75
26,4
9,6
Werkelijke formatie*
3,6
13,4
25,8
9,6
52,5
*Werkelijk formatie is formatie exclusief medewerkers die tijdelijk worden ingehuurd bijv. via Stichting Tresoar, tijdelijke contracten en projecten (Sonttol etc.). Het verschil tussen uitgangsformatie en werkelijke formatie is 0,85 fte. Toelichting op de verschillen tussen uitgangsformatie en werkelijke formatie: Afdeling publieksprojecten: 0,3 fte is i.v.m. tijdelijke financiering tijdelijk ingevuld Afdeling informatieteams: 0,5 fte vacature collectie-ontsluiter is nog niet ingevuld, 0,11 fte medewerker studiezaal is tijdelijk ingevuld De formatie die via de Stichting Tresoar op 31-12-2013 was ingehuurd bedroeg 0,9 fte Personeelsverloop In 2013 zijn 2 nieuwe medewerkers aangesteld: In het kader van de UCF ontwikkelingen heeft Tresoar per 1 januari 2013 de bibliotheek, activiteiten en een medewerker van het Princessehof overgenomen, daarnaast is een medewerker aangetrokken die zich specifiek met de sociale media bezig houdt.
12
