Ledennotulen BV18
Bestuursvergadering 18 – 3 maart 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER Locatie en tijd Secretariaat Villa van Schaeck, 18:00 uur
Aanwezigen Roxanne Oude Alink, Tom Lormans, Kim Schuurman, Carine Eskes, Cenna van Manen (verlate binnenkomst)
Agenda 1. 2. 3. 4.
Opening Vaststellen agenda Mededelingen Vaststellen notulen De notulen van BV17 zullen worden vastgesteld.
5. Bespreekpunten
a. Halfjaarlijkse afrekening Cenna zal ons op de hoogte brengen van het financieel halfjaarverslag tot nu toe.
b. Aanschaffen emailcertificaat Bepaalde emails van ons komen terecht in de spamfolder. Als we een certificaat aanschaffen zou dit volgens de WebCie verholpen moeten zijn.
c. Mail onkostenvergoeding Gaan we terugbetalen zonder betalingsbewijs?
d. Indeling lessen 2015-2016 Hier wordt nu al naar gevraagd. Kunnen we al vooruit gaan plannen?
e. Functie ledennotulen f. Bestuurswervingsmail g. Commissiehoofdenoverleg De vorige keer zijn we dit vergeten te bespreken.
h. Eigen locatie Hoe staat het ervoor? .
6.
7. 8. 9. 10.
i. Beleidsplan Gang van zaken a. Actiepuntenlijst b. Bestuursleden Ingekomen stukken WVTTK Rondvraag Sluiting
Pagina 1 van 6
Ledennotulen BV18
1. Opening Tom opent de vergadering om 18:14.
2. Vaststellen agenda e. f. g.
Vergoeding docenten (Roxanne) Functie ledennotulen (Roxanne) Bestuurswervingsmail (Kim)
3. Mededelingen Roxanne – Ik heb de Ragweekkalenders opgehaald [liggen nu op het secretariaat] en eindelijk alle evaluaties besproken. Kim – Ik merk dat ik begin achter te lopen met mijn studie en heb weinig vrije tijd. IntroCie opgestart en LustrumCie gesproken. Ik ben naar de AcCo geweest. Ze zijn voor de financiën bij Cenna geweest, vooral het gala was lastig. Afgelopen week bij de OpCie geweest. Van alles besproken en deadlines afgesproken. Nu laat ik het wat meer los, want ik heb de indruk dat ze dit gewoon moeten kunnen. Tom – De workshop voor de bètafaculteit heeft zichzelf opgelost, dat bleek al onderhands opgelost te zijn. Het heeft zichzelf georganiseerd.
4. Vaststellen notulen Notulen Carine – Ik heb twee actiepunten toegevoegd: 252 – commissieleden updaten en in bestandje Carine zetten (KIM) 253 – DF als stageplek meerjarenplan (TOM) Vastgesteld. Ledennotulen Worden later in deze vergadering besproken
5. Bespreekpunten a. Financieel halfjaarverslag Ce – Ik heb hem niet bij me, hij ligt nog in mijn printer. De Kascontrole is geweest en alles klopt tot de 21e van februari. De KasCo vond het verslag er goed uitzien en de bedragen klopten. Jullie moeten ook je toestemming geven. Het is namelijk namens het hele bestuur. Rox: En waar kan ik die vinden? Ce: Ergens in een verzonden mail. Conclusie Graag voor zondag de 15e het financieel halfjaarverslag bekijken Ce – Kijk voor jezelf of de bedragen logisch lijken en vraag als je iets niet wee. Ce – Er waren nogal wat problemen rondom de afrekening van de constitutieborrel. Dit ga ik oplossen. Conclusie Cobo in samenspraak regelen. Ca – Om nog even terug te komen op de vraag: Wat wil je in zo’n bestandje zetten dan? Tom: Dat we bijhouden wat er op dat moment loopt? Ce/Kim: Algemeen of specifiek? Tom: Specifiek. Rox: Dat is dus wat ik al van Eva heb gehad? Ce – Ik ga vanavond langs de Fiets om te pinnen. Rox: Welke post is dat op de begroting? Ce: Constitutieborrel, maar daar gaan we dik overheen. Pagina 2 van 6
Ledennotulen BV18
b. Aanschaffen emailcertificaat Carine – Ik vind dat we zo’n certificaat moeten aanschaffen. Ik heb de WebCie al om info gevraagd en het is jaarlijks 50 euro. Als we Jan Broos mailen, dan stelt hij dat allemaal voor ons in. Tom: We mogen over dit soort bedragen zelf beslissen. Conclusie We gaan het certificaat aanschaffen. Carine mailt Jan Broos om het aan te schaffen. Rekening naar ‘Cenna’.
c. Mail onkostenvergoeding Ce – Ze vroeg of ik niet gewoon die 50,- kon geven, zodat ze het zelf konden verdelen. Dus opnieuw uitgelegd dat ze een declaratieformulier moet invullen. Mijn vraag is: Wanneer geven we het wel/niet terug? Mijn voorstel is dat als ze onder de 50 blijven en goed aangeeft wat ze hebben gekocht, we haar gewoon uitbetalen. Tom: Ik denk dat we daar niet moeilijk over moeten doen. Rox: Dat is die groep die zelf jurkjes aan het maken zijn, dus ze hebben sowieso iets gekocht en het zou goed kunnen dat dit richting de 40 euro gaat gezien het aantal dansers in de groep. Ce: Dan zie ik haar mail tegemoet en maak ik het over. Conclusie – Gewoon betalen, mits enigszins aannemelijk.
d. Indeling lessen 2015-2016 Kim – Het lijkt me wel handig om daar nu al over na te denken. Ook voor de docenten en qua locatie misschien. Ook leden die er nu al naar vragen. Rox: Ik denk dat het vooral voor nieuwe docenten belangrijk is. Tom: Ik vind het wel goed dat het aangekaart wordt. We gaan die vergoedingen opnieuw bekijken. Het is misschien handig dat we daar bij het ondertekenen al over nagedacht hebben. Kim: Dan moeten we nu al bij het RSC aankloppen en vragen hoeveel uren we krijgen en of het er misschien meer worden. Conclusie RSC mailen en vragen hoeveel uren we krijgen en of het Kolpinghuis blijft of niet. Dus in het algemeen vragen hoe het zit met locaties en uren.
e. Functie ledennotulen Tom – Ik heb ze nu herzien met jouw feedback Roxanne. Ik weet niet of je ze al gezien hebt? Tom: Hoe vind je het nu, de nieuwe versies? Rox: Nu vind ik het goed. We willen namelijk aan onze leden laten zien wat we allemaal doen. Tom: Dan doe ik het vanaf nu zo. Ik wil jullie vragen om het nog even door te kijken. Rox: Daar moeten we als geheel bestuur wel echt beter bovenop zitten.
f. Bestuurswervingsmail Tom – Ik ben het daarmee eens. Een mail waarin we kort uitleggen wat het bestuur inhoudt. Kim: Maar wel KORT. Conclusie Korte stukjes in de mail, in de bijlage een iets uitgebreider verhaal per functie. Voor meer info moeten ze dan mailen. ----------------------------------- Cenna komt binnen18:51 ----------------------------------------Kim – Wanneer gaan we die mail dan sturen? Tom: Ik zou zeggen zo snel mogelijk. Woensdag de 11e wordt de mail gestuurd. Iedereen schrijft een kort stukje (enkele zinnen) over zijn functie voor in de mail zelf en een stuk van maximaal 1 A4 over je functie als bijlage. Ce – Wie gaat de uiteindelijke mail sturen. Rox: Carine? Ca: Ik heb het komende twee weken erg druk i.v.m. de ALV. Tom: Dan doe ik het wel. Pagina 3 van 6
Ledennotulen BV18 Ce – Wordt hier nog iets over gezegd tijdens de ALV? Tom: Ik doe daar een mededeling over.
g. Commissiehoofdenoverleg Rox – Er werd iets gezegd over een SSL-certificaat, is dat het internetcertificaat? JA En dat de website niet up-to-date is en dat Manon dat niet in haar eentje zou kunnen. Ce: Ze zegt wel dat ze nu verder is en dat het al beter is. Rox: Ja dat wel, maar het is een te grote taak. Tom: Suggereert Mirjam dan dat de webcie dat gaat doen? Kim: Nee, dat wij dat als bestuur moeten helpen. Maar misschien eerst aan Manon vragen of ze hulp wil of niet. Ce: We kunnen haar sowieso aanbieden om te helpen kijken naar welke pagina’s niet kloppen? Rox: Dat ieder bijvoorbeeld een pagina voor zijn rekening neemt. Kim – het volgende commissiehoofdenoverleg op 23 april, 18.30. Carine & Roxanne zullen daar ook bij aanwezig zijn.
h. Eigen locatie Tom – ik heb de Lindenberg gemaild n.a.v. dat FB-bericht. Ca: Hij staat niet in de Gmail. Tom: Nee dat klopt, ik heb dat via mijn studentmail gedaan. Ca: Dat moet je niet meer doen, want het moet gearchiveerd worden en nu kunnen wij er ook helemaal niks mee. Tom: Ik stuur ze door naar de Gmail. Ca: Welk mailadres heb je gebruikt? Tom: De algemene. Ca: In het FB bericht staat een hele andere en die je moet gebruiken. Tom: Dan ga ik die gebruiken. Ik ga morgen mailen (4 maart). Kim – De NS wordt niks meer? Ca: Nee.
i. Beleidsplan Kim – Volgens mij is de WebCie met die banner bezig. Kim – Kunnen we niet een ander punt erbij doen? Ca: Vorige week ook besproken, maar het lijkt mij handiger om maar één punt tegelijkertijd te doen. Kim: Ja maar deze is alleen voor Manon en het staat er al lang op. Rox: Ja, dat vind ik ook. Ca: Het lijkt mij beter om niet te veel tegelijkertijd te doen, maar één ding zodat daar een beetje druk achter staat. Tom: We zullen het er volgende BV over hebben.
6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst De actiepuntenlijst is doorgelopen.
b. Bestuursleden Rox – Ik probeer alles van het NSK in orde te krijgen. Cenna ik wil zo nog even kort overleg plegen. Volgende week ga ik waarschijnlijk naar Arnhem omdat ik verpleegsterjasjes moet ophalen voor showdance. En ga dan denk ik meteen naar Artez ga om flyers op te hangen. Maar misschien dat ik van tevoren even bel. Ik wil misschien ook in de lessen als dat kan. Ce: Dat moet je van tevoren wel even overleggen. Rox: Voor de rest heb ik mensen gemaild voor de vacature showdance. Er is een geïnteresseerde. Ik heb haar via FB gecontacteerd. Hoe ga ik dat nou aanpakken? Ik wil haar e-mailadres hebben, maar ze heeft daar niet op gereageerd. Ik wil haar namelijk informatie sturen zodat we geen onnodig sollicitatiegesprek hebben. Tom: Nog een keer daarom vragen. Rox: Moet ik haar ook in de lessen laten komen kijken? Of eerst het sollicitatiegesprek? Ca: Wat jou het beste uitkomt. Ce – Ik heb met de KasCo samen gezeten, morgen weer omdat er dingen in Conscribo onduidelijk zijn. Het financieel halfjaarverslag is af en ook naar de RvA gestuurd. Het moet ook naar de leden. Ik ga zo naar de Fiets. Verder alle andere gebruikelijke dingen gedaan. En sorry dat ik nog niet heb laten weten wie het NSK nog niet heeft betaald. Rox: Heb je dat nu wel allemaal in de Drive staan? Ce: Nee nog niet. Rox: Wanneer Pagina 4 van 6
Ledennotulen BV18 ga je dat doen? Ce: Als ik thuis ben na de Fiets vanavond. Ce: Contributie nog niet berekend, maar Bob heeft heel veel tijd dus als ik het af heb kan ik het naar hem mailen zodat hij het controleert.
7. Ingekomen stukken SNUF, wij ontvangen een donatie! (zie mail 03-03-2015) Carine – Geen idee hoeveel, dus Cenna houdt dat in de gaten. Tom: Ik kan dat toelichten. Er is een pot gemaakt waarvan niemand weet waar het naartoe gaat. Het SNUF bepaalt zelf waar dat geld dan naartoe gaat. Dies STUdance – 17 maart – 22.00-04.00 – Utrecht Carine meldt af. Kick-off Party Ragweek – 3 maart – 22.00 – de Fuik Niemand gaat. Argentijnse Tango (zie mail) Ca – Zie gmail. Een groep wil GRATIS optredens doen, want ze doen een soort tour door Nederland. Misschien kunnen we daar iets mee? Rox: Voor de demoavond! Ca: Volgens mij vragen ze ten hoogste de reiskosten als het meer dan een uur vanaf Utrecht is. Rox: Misschien is dat wat, want anders weet ik niet wie ik moet vragen. Misschien Fiorella vragen en contact opnemen met de Argentijnse Tango-groep voor de demoavond. Jaargesprek RSC – 15 april woensdag 20.00 Vergaderzaal 2 RSC Tom, Kim, Cenna, Manon (?) Vooraankondiging NSSR ALV – maandag 23 maart 2015 – 19.30u – CC5. Carine, Cenna (eventueel Tom) Uitnodiging 5 verenigingengala 13 maart, 21:30, Old Cave, € 7,50 Tom, Rox. Zelf kaarten bestellen/aanmelden. Vooraankondiging Jolly Jumper, 19 maart vanaf 21:00 Café van Rijn Carine meldt af. Iemand machtigingen gekregen? Nee. Declaraties voor Cenna? Ja Tom.
8. W.V.T.T.K. -
9. Rondvraag Rox – De Ragweekkalenders. Hoe gaan we dat doen? Tom, Manon, Rox en Kim kopen er één. Dat geld maken we over naar DF. Rox: We kunnen wat Carine zei het in de webshop zetten. We moeten dat wel promoten dan. Ce: Tom, jij kan ze even meenemen naar stijldansen, want daar kopen ze het wel. Rox: Gaan we het dan wel of niet in de webshop zetten? Ce: Ik denk dat het meer moeite is om het erin te zetten dan het oplevert. Rox: Maar hoe gaan we dat dan doen? Tom gaat naar de B en de A. Rox Ragweekkalender promotie op FB zetten.
Pagina 5 van 6
Ledennotulen BV18 Rox – Afmeldingen a.u.b. doorgeven! Rox – Jelle wil een cantus organiseren voor de léden van de verenigingen. Samen met de Boosters en Fudoshin. Wat vinden jullie? Tom: Niet te veel moeite in steken, maar denk dat er wel animo voor is. Rox: Ik heb voor deze ook niet veel gedaan, dus ok, dan komt er dus een cantus aan. Kim: Wel even de datum in overleg. Ce – Er komt een factuur aan van de AcCo voor het paaldansen. Er komt ook nog een factuur van Tim en Peia. Kim: Ik heb de AcCo gezegd dat ze het zelf ook moeten controleren. Ca – Wie is Leonie Janssen?? Tom: Ik heb Tim gevraagd. We weten het nog steeds niet. Ca – Tom, stuur jij nog steeds de agenda naar de RvA? Tom: Nee. Ca: Dan moet je dat doen. Ca – Zal ik voor de ALV een aantal wist-je-dat-jes voorbereiden? Aantal leden en welke stijlen enzo? Of wordt het dan een ALV met te veel cijfertjes (gezien het financieel halfjaarverslag :P). Ik kan het anders ook een volgende ALV doen. Rox: Ik zou het aan het begin op een slide zetten. Ca – Iemand die morgen rond 17.00 een cocktailtje wil drinken met mij in het cultuurcafé? Is voor de RAGweek. Rox: Ik kan niet zo vroeg. Tom: Ik wel. Ca: Ik zal er even over mailen anders, want misschien kan/wil Manon ook wel mee. Ca – Komende vergadering: volgende week 11 maart op woensdag. Van 19 tot 20, maar ik moet om 20 klaarstaan in de studio en daarvoor nog de kostuums ophalen. Tom: Het is moeilijk om een uur te vinden waarop een aantal mensen kunnen. Ca: Maar het was de bedoeling om dan een aanzet te maken voor de nieuwe vrijwilligersvergoedingen-kolommen. Tom: We kunnen het ook eerder zetten als jullie dat willen. Ca: Laten we gewoon die tijd hetzelfde houden, want zo lang hoeft dat niet te duren. Rox: Als iedereen z’n huiswerk gewoon doet dan moet dat snel kunnen. Kim: Dan graag wel ergens bij de uni. Conclusie 11 maart van 19 tot 20 op het RSC/Uni een korte vergadering waarin we onze ideeën bespreken omtrent de eventuele herziening van de vrijwilligersvergoedingen. Ook het commentaar van de RvA en Saskia de Haan erbij betrekken. Van tevoren moet iedereen hier al ideeën over geformuleerd hebben, zodat we het snel kunnen bespreken op 11 maart. Kim – Cenna, heb jij al bij die weerwolfvriend gevraagd? Ce: nee, dat ga ik vragen.
10.Sluiting Tom sluit de vergadering om20.09 .
Pagina 6 van 6
