S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16
Ledennotulen Bestuursvergadering 16 – 11 februari 2015 S.D.V.N. DANCE FEVER Locatie Secretariaat Villa van Schaeck, 18:30 uur
Aanwezigen Carine Eskes (eerder weg), Tom Lormans, Cenna van Manen, Roxanne Oude Alink (eerder weg), Kim Schuurman
Agenda 1. 2. 3. 4.
Opening Vaststellen agenda Mededelingen Vaststellen notulen Bij dit punt worden de notulen van BV 15 (zie mail) vastgesteld alsook de ledennotulen t/m BV14 (zie mail).
5. Bespreekpunten
a. Inschrijvingen De proeflessen zijn achter de rug en de inschrijvingen zijn ook geweest. Hoeveel inschrijvingen zijn er? Zijn we hier tevreden mee? Werkte het nieuwe systeem naar behoren? Zijn er nog kinderziektes die verholpen moeten worden?
b. c. d. e.
Evaluaties Workshops Sollicitaties Factuur 09-01-2015 We hebben een factuur van het RSC ontvangen waarvan het in eerste instantie niet duidelijk is waar deze voor is. Is hier inmiddels al meer duidelijkheid over?
f.
Het Lustrum Kim heeft een aantal leden gemaild dat al langer betrokken is bij de vereniging. Er lijkt in ieder geval interesse te bestaan om het op te pakken. Hoe staat het er nu voor?
g. Het optreden Twee bv’s geleden hebben we het erover gehad dat we moeten nadenken over de essentie van het optreden. We kunnen een korte, gestructureerde brainstorm houden om te kijken hoe wij erin staan.
h. Eigen locatie Hoe staat het ervoor? .
i.
Beleidsplan Is het gelukt om contact op te nemen met de WebCie over de nieusbanner op de site?
6. Gang van zaken a. Actiepuntenlijst b. Bestuursleden 7. Ingekomen stukken a. Mail Anne Sadza (Campus in Beeld) over opnames (zie bijlage 1 bij deze agenda). 8. WVTTK 9. Rondvraag 10. Sluiting Pagina 1 van 6
S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16
1. Opening Tom opent de vergadering om 18:39.
2. Vaststellen van de agenda Tom: punt c en d worden mededelingen. Rox: Kunnen we de evaluaties, workshops en sollicitaties toevoegen aan de agenda? Tom: dit worden dan punt b, c en d.
3. Mededelingen Ce: Naar aanleiding van de vorige notulen wou ik nog zeggen dat juist de SNUF sponsoring verplicht. Verder was er deze week drama voor mij, door het wisselen van rekeninghouder bij de bank kon ik niks doen terwijl het een hele drukke periode is. Rox: Sander is akkoord met €15,40 per uur voor de lessen voor het optreden. Carine, wil je de klassieke muziek op de USB zetten die in het secretariaat ligt? Ca: Ja. Ca: Op de Drive heb ik in mijn map een bestandje gezet met voorbeeldnotulen. Als iemand anders notuleert, dan kun je die gebruiken als voorbeeld. Of die gewoon invullen/aanpassen. Dan blijven de notulen een beetje uniform. Ik begrijp natuurlijk dat het niet hetzelfde is als hoe ik het doe (ik zie dat ikzelf ook niet geheel consistent ben ;)) en dat hoeft ook helemaal niet, maar als de lay-out al een beetje hetzelfde is, zijn we halverwege! Kim: In April gaan de AcCo en FeBo samen een kroegentocht organiseren. Ca: oh leuk, doe het met zo’n kaartje met opdrachten. Kim: Ja dat zei ik ook al. Dus er is in april maar één grote activiteit. Ik heb de AcCo gevraagd ook geld in te leggen, want de FeBo heeft hier niet heel veel geld voor. Tom: Voor het cadeau Judith bestel ik de relax bon en declareer deze bij Dance Fever. We moeten even kijken uit welk pootje dit komt. Ce: Hebben we er een potje voor. Kim: Ja, maar daar moeten ook nog de cadeaus voor de actieve leden uit worden betaald.
4. Vaststellen notulen De notulen van bv15 zijn vastgesteld.
5. Bespreekpunten a. Inschrijvingen i. Hoeveel inschrijvingen zijn er?
37 via de website, zowel nieuwe als bestaande leden. Aantal verlengingen van halfjaar naar jaar Nu zitten we op 17/18 nieuwe leden + nog een stuk of 2 van wie ik nog op gegevens wacht. En nog een berg aan mensen die te laat waren natuurlijk ¬¬ Mail over halfjaarinschrijving volgend jaar week voor sluiting inschrijvingen sturen (heb ik in draaiboek gezet)
Pagina 2 van 6
S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16 Ca: Er zijn in totaal 20 nieuwe leden, 2 mensen zijn nog aan het twijfelen of ze inschrijven. In mijn draaiboek staat nu dat leden die voor een half jaar staan ingeschreven een week voor de inschrijvingen sluiten gemaild worden. Rox: Vind het jammer dat Hiphop zo geslonken is. Ca: HH beginners zit wel helemaal vol. Kim: was ook niet voor gepromoot.
ii. Werkt het nieuwe system? Ca: De nieuwe inschrijvingen gingen goed. Ja er zijn nog kinderziektes, maar niks ernstigs, iedereen heeft zich kunnen inschrijven. Er moet nog wel e.e.a. aan gebeuren, zoals: alleen opties weergeven waar je je daadwerkelijk voor kunt inschrijven, digitale machtiging, in februari alleen optie “halfjaar” weergeven. In mei maken Cenna en ik een afspraak met de WebCie om alles te regelen. De lijst is te lang om met jullie te bespreken. Alle op-, aanmerkingen en tips zijn uiteraard van harte welkom!
b. Docent evaluaties De evaluaties worden door Roxanne op een passende manier aan de docenten gecommuniceerd.
c. Wie gaat de workshops overnemen? Rox: Ik ga het nu niet meer doen, want ik ben gewoon te druk. Het kost veel tijd, want je moet achter iedereen aan rennen. In ieder geval tot het NSK doe ik het niet meer, omdat dat ook al veel gedoe is. Ik hoop dat ik daarna meer tijd heb om de workshops te regelen. Tom: Zullen we het er morgen even over hebben? We zijn een dansvereniging en ik vindt het belangrijk dat we de workshops blijven bieden. Ik heb er wel tijd voor, maar geen 10 uur in de week. Rox: Is goed. Ik wil gewoon graag minder dingen aan m’n kop. Tom: En goed dat je het heb gezegd!
d. Sollicitaties nieuwe docenten Rox: we hebben een sollicitante voor hiphop. Ze zegt vanaf september, maar dat staat ook in de vacaturen. Ik wil graag met haar een afspraak maken. Tom: Hoe oud is ze? Rox: 19. Ze had erbij gezegd dat ze begreep dat het over een vrijwilligersvergoeding ging. Ca: Zei staat dan tegenover de andere sollicitante? Rox: Ja. Kim: Heb je al een vacature voor jazz eruit gedaan. Rox: Nee, we hebben vorige week gezegd even te wachten. Rox: De 24ste zouden we proeflessen doen voor de nieuwe solicitanten, maar Shiwa zegt dat het niet kan. Ca: Een half uurtje van de show training voor het optreden ervoor pakken en mensen vragen langer te blijven voor een extra uurtje dansen? Bij het RSC ligt de aanvraag of we niet twee zalen mogen gebruiken, maar dit is nog niet goedgekeurd. --------------------- Manon belt tussendoor, omdat Naftalie er niet is voor de les --------------------Tom: De 24ste komt dus sollicitante 1. Dan snoepen we een kwartier van beide hiphop lessen af, laatste kwartier beginners en eerste kwartier gevorderden. Roxanne mailt de sollicitante met de keuze tussen de 24ste en na het optreden en de tweede sollicitante voor een proefles na het optreden. Verder wachten we het antwoord van het RSC af op het gebruik van een tweede zaal op de HAN.
Pagina 3 van 6
S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16
e. Factuur 09-01-2015 Cenna en Tom gaan na de vergadering langs het RSC om te vragen waarom de factuur betaald moet worden. In het vervolg wordt contact opgenomen met het RSC over de huurprijs voor een reservering wordt gedaan.
f. Het Lustrum Kim: er is onverwachts een groep opgestaan die wel wil helpen, maar niet in een commissie wil i.v.m. tijd. Ik heb binnenkort met ze afgesproken om te kijken wie wat gaat doen. Ik ga het overzicht houden en zei organiseren het. Saskia gaf Bart Dirven nog aan. En Ellen Damen zal ik nog vragen.
g. Het optreden Kim mailt 15 maart naar de Opcie of zij contact op willen nemen met de HAN om te kijken of de HAN dit volgend jaar nog zou willen doen, ook als we geen goed doel meer sponsoren. Verder moeten de voor- en nadelen van het sponsoren van een goed doel met het optreden worden uitgezocht, zodat de keuze voor of tegen sponsoring in de ALV van mei/juni kan worden voorgelegd aan de ALV.
h. Eigen locatie Tom: Carine had de NS gemaild, maar van uitstel komt afstel, dat is jammer. Ik heb met de Lindenberg, het theater en de vereniging gebeld. De Lindenberg vroeg specificaties van welke dansen en welke ruimte we nodig hebben. De meeste vragen kon ik wel beantwoorden, maar niet hoe groot de zaal moest zijn. Ce: We kunnen zo even de afmetingen van de zalen bij het RSC vragen. Tom: Dat is een goed idee. Ca: Ik heb nog geen contact met garage opgenomen. Ce: Kunnen we niet vast spiegels aanschaffen, dit wordt namelijk al zo lang gevraagd door de ALV? Ca: Nu nog niet. Tom: Is meer voor als we ergens een jaar zitten zonder spiegels.
i. Beleidsplan Tom: mailt Manon m.b.t. het puntje beleidsplan en de nieuwsbanner update. Ce: Uit de notulen van vorige bv bleek niet echt waar we nu aan gaan werken m.b.t. het beleidsplan. Ca: We zijn al met heel veel punten bezig, zoals te zien in het bestandje dat ik heb gestuurd. Tom: kan je op de actiepunten lijst zetten dat ik de zusterverveningen mail om ze uit te nodigen voor het optreden. op actiepuntenlijst. --------------------------- Carine verlaten de vergadering om 7:44 ----------------------------Tom: Kan je als actiepunt opnemen dat de contracten voor de zomervakantie zijn getekend. Actiepunten lijst. --------------------------- Roxanne verlaat de vergadering om 7:52 ----------------------------Tom: ik app Manon dat ze niet meer hoeft te komen, omdat we al bijna klaar zijn.
6. Gang van zaken Pagina 4 van 6
S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16
a. Actiepuntenlijst De actiepuntenlijst is doorgelopen.
b. Bestuursleden Ce: Zoals ik al zei tijdens de mededelingen is het voor mij heel druk op moment m.b.t. penningmeester zaken. Ik heb een lange lijst met punten die nog verwerkt moeten worden, maar gelukkig heb ik er maandag en dinsdag al een hoop kunnen verwerken, nadat de Rabobank maandag belde tijdens stage. Alles is nu werkend, maar nog veel te doen en ik heb geen tijd meer over na dat alle dringende zaken zijn gedaan. Blijf dus ook als je blieft alles op papier vragen en in de agenda als je iets nodig hebt, anders vergeet ik het misschien! Tom: Als je er niet uitkomt laat het dan weten. Dan kan ik het misschien doen en zet het vooral op de mail. Ce: Dat is goed, maar het zijn vooral punten die alleen ik kan doen, anders zal ik het vragen. Kim:. Ik heb drie mensen voor de Introcie, nu zes in totaal. Volgende week hebben we een afspraak. Verder zit ik de laatste tijd vooral achter de OpCie aan. Ik vraag ze nog een doorloop van de hele dag te sturen. Ce: Opcie gaat inderdaad goed van wat ik zie. Kim: Ik ben ook bij de redactie geweest, ze hebben nu door dat het beter moet worden gepland. Het lijkt allemaal tot zover goed te gaan. Tom: Ik heb niks, behalve dat ik een gek mailtje heb gekregen van een mbo school in Almere ergens. Ik heb het beantwoord, maar wel gevraagd waar het voor was. Dat is alles.
7. Ingekomen stukken a. Mail Campus in Beeld over opnames Tom: Campus in Beeld vraagt of ze een filmpje bij ons op mag opnemen. Dit kunnen we misschien wel doen bij Hiphop of Show. Zijn we erin geïnteresseerd? Kim: Ja. Ca (via mail): JAAAAAAA leuk!! Meedoen meedoen meedoen meedoen! Ce: Ik sluit me aan bij de rest. Tom: zei regelen alles. Ce: Moeten zei dan eerste toestemming vragen aan de leden? Tom: Ik denk dat zei dat doen. Maar ik ga hier even achteraan m.b.t. portretrechten. Ce: we moeten leden dan van te voren mailen dat ze gaan filmen. Kim: Tom, ga jij dan wat vertellen? Tom: Ja dat kan misschien wel, of Ellen Damen?
b. Overige Ce: Carine had al de macropassen genoemd. En we hebben ook een pas en reader gekregen deze week!
8. WVTTK Er zijn geen WVTTK punten.
Pagina 5 van 6
S.D.V.N. Dance Fever – 2014-2015 – Notulen BV 16
9. Rondvraag Kim: welke stijl gaan we doen met de introdans? Tom: Ik zou de groep laten zien die zich in het algemeen het slechtste kunnen in beelden. Ce: Maar ik zou stijldansen wel houden en een andere stijl, want de intro trekt gewoon veel mensen en we moeten de diversiteit laten zien. Tom: Ok, dan wordt het Hiphop en stijldansen achter elkaar, zoals afgelopen jaar. Ce: De lijsten bij stijldansen klopte niet afgelopen maandag, want de nieuwe groepsindeling stond er nog niet op. Tom: Ik had ze wel geprint. Kan je als actiepunt zetten dat ik maandag alle lijsten ophaal en leg er nieuwe neer om verwarring te voorkomen? Actiepunten lijst. Tom: Ik wil graag een bv plannen wanneer dat we het halfjaarverslag bespreken. Ce: Ja, prima! Ik mail de datum bij de volgende agenda. Tom: Zou je in de notulen willen zetten dat alle vergaderingen nu tot gepland zijn tot week 10, maar dit betekend niet dat ze allemaal doorgaan als we maar een paar punten hebben. We zeggen het minimaal 3 dagen van te voren af als dit het geval is.
10.
Sluiting
Tom sluit de vergaring om 20:19.
Pagina 6 van 6
