Bestek _R_bureaustoelen_FAC. Leveren van bureaustoelen in alle provinciale instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant

Provincie Vlaams-Brabant Provincieplein 1 3010 Leuven

Bestek Bestek

2013012_R_bureaustoelen_FAC

Opdracht

Leveren van bureaustoelen in alle provinciale instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant

Wijze van gunnen

Algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking

Opdrachtgevend bestuur

Provincie Vlaams-Brabant Provincieplein 1 3010 Leuven

De opening van de offertes van de bovenvermelde opdracht heeft plaats op woensdag 31 juli 2013 om 11.00 uur in de lokalen van het provinciehuis, Provincieplein 1, 3010 Kessel-Lo. Inlichtingen m.b.t. de wettelijke en administratieve bepalingen van dit bestek en de technische aspecten van de opdracht kunnen worden verkregen bij: Els Van Calster - dienst facilitair beheer Provincieplein 1 te 3010 Leuven - Tel 016-26.74.35 – [email protected]

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .........................................................................................................................................2 deel 1. Wettelijke bepalingen ..............................................................................................................4 deel 2. Contractuele en reglementaire voorwaarden (administratieve/technische en bijzondere bepalingen) .............................................................................................................................5 2.1 Administratieve bepalingen ................................................................................................. 5 2.1.1 Opdrachtgevend bestuur ............................................................................................... 5 2.1.2 Voorwerp van de opdracht ............................................................................................. 5 2.1.3 Berichten en terechtwijzingen ........................................................................................ 6 2.1.4 De wijze waarop de opdracht wordt gegund ................................................................. 6 2.1.5 De wijze waarop de prijzen worden bepaald ................................................................. 6 2.1.6 Elementen die in de prijzen begrepen zijn ..................................................................... 6 2.1.7 Prijsherziening ............................................................................................................... 7 2.1.8 Looptijd, termijn van de opdracht................................................................................... 8 2.1.9 Leidend ambtenaar ........................................................................................................ 8 2.1.10 Gestanddoeningstermijn ................................................................................................ 8 2.1.11 Vergissingen of leemten ................................................................................................ 8 2.1.12 Opmaak en opening van offertes................................................................................... 8 2.1.13 Varianten ........................................................................................................................ 9 2.1.14 Vrije varianten ................................................................................................................ 9 2.1.15 Draagwijdte offertes ....................................................................................................... 9 2.1.16 Toe te voegen documenten ........................................................................................... 9 2.1.17 Uitsluitingsgronden ...................................................................................................... 10 2.1.18 Kwalitatieve selectiecriteria .......................................................................................... 10 2.1.19 Proefmodellen – demo ................................................................................................. 11 2.1.20 Gunningscriteria ........................................................................................................... 11 2.1.21 Plaats van levering....................................................................................................... 12 2.1.22 Nazicht van de levering ............................................................................................... 13 2.1.23 Verpakking ................................................................................................................... 13 2.1.24 Borgstelling .................................................................................................................. 14 2.1.25 Vrijgave borg ................................................................................................................ 15 2.1.26 Verzuim borg................................................................................................................ 15 2.1.27 Bijkomende informatie ................................................................................................. 15 2.1.28 Uitvoering van de opdracht .......................................................................................... 15 2.1.29 Boete en ingebrekestelling .......................................................................................... 15 2.1.30 Middelen van optreden ................................................................................................ 16 2.1.31 Voorlopige oplevering .................................................................................................. 16 2.1.32 Definitieve oplevering .................................................................................................. 17 2.1.33 Betalingen .................................................................................................................... 17 2.1.34 Opzegmodaliteiten ....................................................................................................... 17 2.2 Technische bepalingen ..................................................................................................... 18 2.2.1 Omschrijving van de opdracht ..................................................................................... 18 2.3 Bijzondere bepalingen ...................................................................................................... 20 2.3.1 Vertrouwelijkheid van de informatie ............................................................................. 20 2.3.2 Verklaring van de inschrijvers ...................................................................................... 20 2.3.3 Verificatie van de verstrekte gegevens ........................................................................ 20 2.3.4 Prijsonderzoek ............................................................................................................. 20

2

2.3.5 2.3.6 2.3.7 deel 3. deel 4. 4.1

Naleven normen IAO en voorwaarden cao’s ............................................................... 21 Non-discriminatieclausule ............................................................................................ 21 Draagwijdte .................................................................................................................. 21 Inventaris ...............................................................................................................................22 Offerteformulier .....................................................................................................................24 Bijlage: zwart-wit etiket ..................................................................................................... 27

3

deel 1. Wettelijke bepalingen De opdracht is onderworpen aan de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en aan de volgende wetten, besluiten en bepalingen: 







     

de wet van 24 december 1993 (BS 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (BS 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk Besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden; het Koninklijk Besluit van 29 januari 1997 (BS 13-02-1997) tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993, betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen; alle wijzigingen van toepassing op de wet en op de voorgaande besluiten in voege op de dag van de opening van de offertes; de reglementering van de Europese Unie betreffende de overheidsopdrachten voor leveringen, in voege op de dag van de opening van de offertes; de algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB); de voorschriften van het AREI + Europese normgeving; het Koninklijk Besluit van 12 augustus 1993 betreffende het gebruik van arbeidsmiddelen; de wet (4/8/96) en de CODEX over het Welzijn op het Werk, in het bijzonder: het KB arbeidsmiddelen 12/8/1993;

Het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en plichten die niet door deze clausules geregeld zouden zijn. Enkel de Belgische rechtscolleges zijn bevoegd om de geschillen te behandelen waartoe dit contract aanleiding kan geven. Artikelsgewijs overzicht van de afwijkingen op de wetgeving van toepassing: Artikel 116 (KB 08.01.1996): de gestanddoeningstermijn wordt gebracht op 120 kalenderdagen;

4

deel 2. Contractuele en reglementaire voorwaarden (administratieve/technische en bijzondere bepalingen) Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de gunning en de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996), zoals gewijzigd bij KB van 29 april 1999 (B.S. van 19-05-1999) en KB van 20 juli 2000 (BS van 30-08-2000), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit (oa AAV’s). Door het indienen van een prijsofferte onderschrijft de inschrijver de onderhavige administratieve – technische en bijzondere bepalingen en verklaart hij zijn prijs opgemaakt te hebben voor een aan het bestek conforme uitvoering van de opdracht.

2.1 Administratieve bepalingen 2.1.1 Opdrachtgevend bestuur De levering gebeurt voor rekening van: Provincie Vlaams-Brabant Provincieplein 1 3010 Leuven In het kader van een interprovinciale samenwerking treedt de provincie Vlaams-Brabant op als opdrachtencentrale voor de Vlaamse provincies (provincie West-Vlaanderen, provincie OostVlaanderen, provincie Antwerpen, provincie Limburg) en het agentschap voor facilitair management van de Vlaamse Overheid (AFM) volgens de artikelen 2, 4° en 15 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten. De Vlaamse provincies en het AFM worden voor deze opdracht vermeld als mede-opdrachtgevend bestuur en kunnen, afhankelijk van hun behoeften, beroep doen op deze raamovereenkomst. Hieruit volgt dat, telkens waar in de tekst ‘provincie Vlaams-Brabant’ of ‘opdrachtgevend bestuur’ of ‘aanbestedende overheid’ staat, inderdaad ‘provincie Vlaams-Brabant’ dient te worden gelezen voor al hetgeen deze gunning betreft of wat eraan voorafgaat. Voor de uitvoering van de opdracht dient dit gelezen te worden als hetzij ‘provincie Vlaams-Brabant’, hetzij een van de hogergenoemde entiteiten.

2.1.2 Voorwerp van de opdracht LEVEREN VAN BUREAUSTOELEN IN ALLE PROVINCIALE INSTELLINGEN VAN HET PROVINCIEBESTUUR VLAAMS-BRABANT Deze opdracht voor leveringen heeft geen percelen. De inschrijver draagt de eindverantwoordelijkheid voor de opdracht in zijn totaliteit. De Provincie Vlaams-Brabant hecht veel belang aan duurzaamheid, zowel aan milieuzorg als aan de sociale aspecten. Dit wordt bekrachtigd in haar strategisch beleid en in de met de Vlaamse Gemeenschap afgesloten samenwerkingsovereenkomst. Duurzaamheid wordt o.a. nagestreefd middels het realiseren van duurzame overheidsopdrachten. Duurzame overheidsopdrachten zijn overheidsopdrachten waarbij de aanbestedende overheid milieu-, 5

sociale- en economische criteria integreert in verschillende fases van haar overheidsopdracht. Daarbij wordt gezocht naar oplossingen die de minste impact hebben op het milieu gedurende de volledige levenscyclus en die bovendien sociaal en ethisch verantwoord zijn.

2.1.3 Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt vóór de openingszitting in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

2.1.4 De wijze waarop de opdracht wordt gegund (Wet 24.12.1993 – art 13) Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek zal de opdracht gegund worden door middel van een algemene offerteaanvraag, in toepassing van artikel 16 van de wet van 24.12.1993 en artikel 115 van het KB van 08.01.1996, aan de inschrijver die de meest voordelige, regelmatige offerte indient op basis van de in het bestek bepaalde gunningscriteria

2.1.5 De wijze waarop de prijzen worden bepaald (Wet 08.01.1996 – art 86 en 97) Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht volgens prijslijst, op afroep (= bestellingsopdracht) volgens de noodwendigheid. De inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris niet wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel om vermoedelijke hoeveelheden gaat. De opgegeven hoeveelheden kunnen desgevallend (naargelang de noodzaak) door het bestuur verminderd of vermeerderd, desnoods volledig geschrapt worden. De in deze opdracht voorziene hoeveelheden zijn slechts indicatief en op geen enkele wijze bindend voor de aanbestedende overheid en houden ook geen rekening met de eventuele aankopen van andere mede-opdrachtgevende besturen. De inschrijver wordt geacht in alle vermelde prijzen, alle kosten en heffingen die op de levering wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde (btw). De btw wordt op een aparte post in de inschrijving vermeld. De prijzen worden uitsluitend vermeld in EURO. Voor elke deelpost mag het bedrag van de eenheidsprijzen na de komma tot maximum twee decimalen worden opgegeven.

2.1.6 Elementen die in de prijzen begrepen zijn (bijlage KB 26.09.1996 – art 49) De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de leveringen wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1° de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van artikel 56, § 2, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 2° de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering en de toegangswijzen vermeldt. Bij gebreke hiervan vallen deze kosten ten laste van de aanbestedende overheid;

6

3° de kosten voor de documentatie die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist betreffende de levering; 4° het monteren en het bedrijfsklaarmaken; 5° de tol- en accijnsrechten; 6° de keurings- en opleveringskosten

2.1.7 Prijsherziening (Wet 24.12.1993 – art 7 en KB 26.09.1996 – AAV – art 13) Een prijsherziening kan zowel een prijsverhoging als een prijsverlaging zijn. Het staat de leverancier vrij tijdens de uitvoering van de opdracht een prijsverlaging toe te staan. Hij is hier echter toe verplicht, wanneer de afwijking t.o.v. de prijzen, opgegeven in de offerte, meer dan 3% bedraagt. In dat geval brengt de leverancier de dienst facilitair beheer, t.a.v. Els Van Calster hiervan schriftelijk op de hoogte met vermelding van de datum, waarop de prijsverlaging van kracht wordt. Een prijsverlaging, toegestaan bij ministeriële beslissing, moet integraal toegepast worden op de producten, waarop ze betrekking heeft, indien de prijzen hierdoor lager zijn geworden dan de prijzen, opgegeven in de offerte. Een prijsverhoging is mogelijk op basis van de parameters, die de reële kosten vertegenwoordigen, zoals de lonen, de sociale lasten, de prijzen van de grondstoffen en de wisselkoersen. Als basis voor de prijsverhoging worden enkel officiële bewijsstukken in aanmerking genomen, zoals een ministeriële beslissing, de gecertificeerde resultatenrekeningen van de afgelopen boekjaren, bewijsstukken van een officiële Belgische instantie of federatie of een gelijkaardige buitenlandse instelling, enz. Een eenvoudige brief met de vermelding van een prijsverhoging door een producent, is niet voldoende. In dat geval moet de producent of distributeur documenten bezorgen, waaruit een duidelijk inzicht in zijn kostenstructuur blijkt, zodat kan nagegaan worden of de gevraagde prijsverhoging inderdaad het gevolg is van een reële kostenstijging. De leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde hebben het recht ter plaatse in de onderneming alle boekhoudkundige en andere bescheiden te controleren, die de kostenstijging kunnen staven. Als gevolg van art. 57 § 1 van de wet van 30 maart 1976 betreffende de economische herstelmaatregelen (B.S. van 1 april 1976) is het verboden een prijsherziening te koppelen aan het indexcijfer van de consumptieprijzen of aan enig ander indexcijfer. Art. 57 § 2 van dezelfde wet bepaalt dat slechts maximum 80% van de eindprijs voor herziening vatbaar is. De prijzen, opgegeven in de offerte, kunnen in de loop van de overeenkomst slechts eenmaal per jaar verhoogd worden, na ten minste 1 jaar. De prijsverhoging zal slechts toegepast worden, wanneer de afwijking t.o.v. de prijzen, opgegeven in de offerte, meer dan 3% bedraagt. Ze kan slechts maximaal 80% bedragen van de bewezen kostenstijging. Een prijsverhoging, toegestaan bij ministeriële beslissing, mag integraal toegepast worden op de producten, waarop ze betrekking heeft, ook in het eerste jaar van de overeenkomst, indien de prijzen hierdoor hoger zijn geworden dan de prijzen, opgegeven in de offerte. Een prijsverhoging moet door de leverancier schriftelijk aangevraagd worden bij de provincie Vlaams-Brabant met toevoeging van de officiële bewijsstukken (zie hoger), waarop hij zich beroept. De nieuwe prijzen zullen enkel mogen toegepast worden, nadat het schriftelijk akkoord van de provincie Vlaams-Brabant ontvangen werd.

7

De prijsherziening kan pas doorgevoerd worden na de aanvaarding door de opdrachtgever. De leidend ambtenaar heeft beslissingsbevoegdheid over de prijsherziening.

2.1.8 Looptijd, termijn van de opdracht De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar (48 maanden). De exacte aanvangsdatum zal vermeld worden in de gunningsbrief.

2.1.9 Leidend ambtenaar (KB 26.09.1996 – AAV – art 1) De leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zal gebeuren door: ELS VAN CALSTER, aankoper facilitair beheer, Provincieplein 1 te 3010 LEUVEN, tel. 016 / 26 74 35 – fax. 016 / 26 73 41 - e-mail: [email protected]

2.1.10 Gestanddoeningstermijn (KB 08.01.1996 – art. 116) In afwijking van de bepalingen van art. 116 van het KB van 08-01-1996 blijft de inschrijver gebonden door zijn offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de indiening van de offertes.

2.1.11 Vergissingen of leemten Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans ten minste tien dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarde na te leven. De aanbestedende overheid oordeelt of het, wegens de belangrijkheid van de vergissingen of de leemten, verantwoord is de zitting van de opening van de offertes te verdagen en een rechtzetting te publiceren.

2.1.12 Opmaak en opening van offertes (KB 08.01.1996 – art 104 en 106 en KB 26.09.1996 – art 2, 2°) De offerte dient verplicht in de Nederlandse taal te worden opgesteld. De offerte en de inventaris worden in één exemplaar (“Origineel”) en twee kopies (“Kopie”) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in het artikel 90 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De schriftelijke offerte is losbladig en op A4 formaat. De ondertekende papieren versie (“Origineel”) geldt als officiële versie in geval van betwisting. Het offerteformulier en de inventaris dienen zorgvuldig en volledig ingevuld te zijn, met inbegrip van de nodige doorhalingen en het bijbrengen of bevestigen van gevraagde specificaties en/of inlichtingen en de verder in dit bestek gevraagde documenten. De offertes worden opgemaakt op het bij dit bestek gevoegde offerteformulier. Elke offerte, die op een ander document is opgemaakt, valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, bovenaan op zijn document volgende formule vermeldt:

8

"Ik, ondergetekende ..........., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door het bestuur verstrekte offerteformulier." De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop wordt vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend OFFERTE voor "benaming van de opdracht: zie titelblad bestek" Bij verzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag, waarop het adres vermeld wordt: Aan de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant, Provincieplein 1 - 3010 LEUVEN. de vermelding: "OFFERTE". Op deze buitenomslag wordt het etiket gekleefd dat bij dit bestek gevoegd werd. De inschrijvers kunnen de offerte ook ter plaatse (provinciehuis van de provincie Vlaams-Brabant, Provincieplein 1 te 3010 Leuven) persoonlijk onder enkele omslag overhandigen aan de voorzitter. Dit moet gebeuren voor de voorzitter de zitting voor geopend verklaard heeft. In dat geval is het etiket niet nodig. Voor de inschrijving zelf wordt enkel de papieren versie aanvaard. Voorlopig kunnen geen elektronische offertes ontvangen worden. Een offerte, die te laat toekomt, wordt slechts in aanmerking genomen voor zover: de aanbestedende overheid aan de inschrijver nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing; en de offerte ten laatste vier kalenderdagen voor de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. De opening van de offertes: Op woensdag 31 juli 2013 om 11.00 uur in de lokalen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, Provincieplein 1, 3010 Leuven.

2.1.13 Varianten (Wet 24.12.1993 – art 16 en KB 08.01.1996 – art 113) Er zijn geen “verplichte” en/of “facultatieve” varianten.

2.1.14 Vrije varianten (Wet 24.12.1993 – art 16 en KB 08.01.1996 – art 115) De inschrijvers mogen geen vrije varianten indienen.

2.1.15 Draagwijdte offertes De opdrachtnemer beschikt niet over het exclusieve recht voor deze opdracht. De provincie behoudt zich het recht voor indien ze het nodig acht beroep te doen op andere leveranciers..

2.1.16 Toe te voegen documenten 

Een behoorlijk ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier met behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris (samen met een afschrift waaruit de bevoegdheid of de volmacht van de ondertekenaar van de offerte blijkt - afschrift Belgisch Staatsblad);

9

 

Een volledige beschrijving en alle gevraagde bijkomende documentatie; Al de stukken, attesten, certificaten en verklaringen gebeurlijk vereist in dit bestek.

Een volledige beschrijving van de aangeboden bureaustoel die moet toelaten de technische conformiteit na te kijken.

2.1.17 Uitsluitingsgronden De dienstverlener/leverancier mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingstoestanden vermeld in artikel 69, § 1 en 2 van het KB van 08.01.1996. Automatische screening van documenten Volgende attesten worden automatisch, door de aanbestedende overheid opgevraagd via de officiële kruispuntbank (DIGIFLOW) en moeten niet bijgevoegd worden:  met toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest (document waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid) en attest van niet-faillissement (document afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement of geen gerechtelijk akkoord aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert) of soortgelijke niet bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen; Belangrijke opmerking:  De buitenlandse inschrijver dient bij zijn inschrijving wel een attest (ev. attesten) te voegen, overeenkomstig art. 17 bis, §2, 43bis, §2 en 69bis, §2 van het Belgisch KB van 8 januari 1996. Enkel de offertes van inschrijvers, die niet worden uitgesloten en die aan de technische, economische en financiële minimumeisen voldoen, komen in aanmerking voor gebeurlijke toewijzing.

2.1.18 Kwalitatieve selectiecriteria Als bewijs van de technische bekwaamheid moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen:  een referentielijst van de voornaamste opdrachten, gelijkaardig naar omvang, uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren met de vermelding van: - de datum van uitvoering of looptijd - het bedrag - de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren, inclusief de contactgegevens De referentielijsten moeten in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voormalige opdrachtgevers te contacteren en indien nodig verduidelijking te vragen over de aangeleverde attesten en hun bevindingen mee te nemen in de beoordeling.  het bewijs dat de inschrijver beschikt over een milieuzorgsysteem dat aan bepaalde minimumeisen voldoet. Dit kan door middel van het indienen van een kopie van een ISO 14001certificaat of een kopie van een EMAS - certificaat. Als een dienstverlener hier niet over beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op continue verbetering en minimaal aan de volgende voorwaarden voldoet:  er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem);  er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen en men kan een referentielijst voorleggen;

10





er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert;  er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten van de afgelopen jaren; eventuele kwaliteitscertificaten zoals een ISO 9001-certificaat (recente versie) of gelijkwaardig conform art 73 (bis) van het Koninklijk Besluit van 08 januari 1996, gecertificeerd door de instanties die voldoen aan de Europese kwaliteitsnormenreeks, kunnen toegevoegd worden (niet verplicht). Het document moet in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage.

2.1.19 Proefmodellen – demo Om het aanbod volgens de in het bestek beschreven gunningscriteria te kunnen beoordelen, moet de aanbestedende overheid de mogelijkheid krijgen de aangeboden bureaustoel te testen. De inschrijver dient ten laatste op de 7de werkdag na de dag van opening van offertes vóór 16u van de aangeboden stoel 1 exemplaar te leveren op volgend adres: provinciehuis Vlaams-Brabant – dienst facilitair beheer – t.a.v. Els Van Calster – Provincieplein 1 te 3010 Kessel-Lo (Leuven). INDIEN DE AANGEBODEN STOEL NIET TIJDIG AFGELEVERD WORDT OP BOVENVERMELD ADRES, WORDT DE OFFERTE UITGESLOTEN VOOR VERDERE BEOORDELING INDIEN OP BASIS VAN DE TESTEN BLIJKT DAT DE OFFERTE NIET CONFORM DE ESSENTIELE BEPALINGEN VAN HET BESTEK IS, WORDT DEZE OFFERTE UITGESLOTEN VOOR VERDERE BEOORDELING

2.1.20 Gunningscriteria Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden vermeld in het bestek wordt de opdracht gegund door middel van een algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking, met toepassing van artikel 16 van de wet van 24.12.1993 en artikel 115 van het KB van 08.01.1996, betreffende de overheidsopdrachten aan de inschrijver met de regelmatige, hoogst gerangschikte offerte op basis van de volgende gunningscriteria: PRIJS: 40 punten Bij het gunningscriterium wordt de prijs per “range bureaustoelen” opgevraagd. Vervolgens wordt de kostprijs van iedere range opgeteld en wordt volgende formule toegepast: score = 40 x bedrag laagste inschrijver bedrag te beoordelen inschrijver ERGONOMIE EN GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID: 30 punten Volgende aspecten zullen hierbij beoordeeld worden:  de gebruiksvriendelijkheid (o.a. de bereikbaarheid van de verschillende functies, het aantal bedieningsknoppen, de duidelijkheid van de functie van de bedieningsknoppen…) (15)  het zitcomfort van de gebruiker in de meest uiteenlopende zithoudingen (10)  de manier en de mate waarbij het bewegingsmechanisme van de stoel het actief zitten bevordert (5)

11

DUURZAAMHEID: 15 punten In dit criterium wordt rekening gehouden met het percentage te recycleren materialen (2), het percentage gerecycleerde materialen (2), de nalevergarantietermijn (2), het aandeel schadelijke /nietschadelijke materialen van o.a. kunststofonderdelen, afwerklagen en opvulmaterialen (2), het al of niet terugnemen van afgedankte stoelen (2), het Cradle-to-Cradle-principe (2), de wijze en het materiaal van verpakken (1,5) en transporteren (1,5) KWALITEIT: 10 punten Bij de beoordeling van de kwaliteit zal globaal worden rekening gehouden met de gebruikte materialen zoals het onderstel, stoffering, zit- en rugkussen, dikte van het zitkussen, de afwerking,… GARANTIE EN DIENST NA VERKOOP: 5 punten Bij de beoordeling van dit criterium zal globaal worden rekening gehouden met de garantietermijn en welke ‘dienst na verkoop’ de inschrijver biedt, inbegrepen in de opgegeven prijs (vb. gratis check-up van de geleverde bureaustoelen, eigen hersteldienst, herstel ter plaatse, ...) en welke ‘dienst na verkoop’ de inschrijver betalend biedt (vb. check-up van de bureaustoelen op regelmatige basis, grondige schoonmaak,…) De inschrijver dient te zorgen voor proefopstellingen in de locatie van de gebruiker, overeenkomstig de administratieve bepalingen van het bestek. Een team bestaande uit medewerkers van de dienst facilitair beheer en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk zal de controle op de gunningscriteria (voornamelijk ergonomie en gebruiksvriendelijkheid) uitvoeren. Voor de evaluatie van de kwalitatieve gunningscriteria wordt er gebruikgemaakt van quoteringsparameters, met een bijbehorend wegingspercentage: ▪ onvoldoende, ondermaats, afwezig: 0%: dit betekent dat de bekomen informatie/resultaat helemaal niet overeenkomt met het gevraagde, eventueel zelfs afwezig is; dit leidt tot de onregelmatigheid van de offerte; ▪ matig, beperkt: 20%: in de beoordeling van de kwalitatieve aspecten is het niet altijd duidelijk om een beschrijving al dan niet bevredigend te verklaren. Er wordt vastgesteld dat de beschrijving/resultaat quasi of bij benadering voldoet aan het gevraagde. De (kleine) afwijking(en) zijn wel niet van dien aard om de beschrijving/resultaat volledig af te wijzen; ▪ goed, bevredigend, volgens verwachting: 40%: de beschrijving of de verkregen informatie/resultaat komt volledig overeen met het gevraagde in het bestek en beantwoordt aan de verwachtingen van de aanbestedende overheid; ▪ meer dan goed, bevredigend, boven verwachting: 60%: indien de beschrijving/resultaat meer of beter is dan gevraagd in het bestek, dan wordt dit gehonoreerd, als een meerwaarde van 20% ten opzichte van de score goed"; ▪ zeer goed, zeer bevredigend, veel beter dan volgens verwachting: 80%: indien de beschrijving/resultaat veel meer of veel beter is dan gevraagd in het bestek, dan wordt dit gehonoreerd, als een meerwaarde van 40% ten opzichte van de score "goed"; ▪ grote meerwaarde, uitstekend: 100%: indien de beschrijving/resultaat veel meer of veel beter is dan gevraagd in het bestek, of zelfs nieuw of innoverend is, dan wordt dit gehonoreerd, als een meerwaarde van 60% ten opzichte van de score "goed", en krijgt dit voorstel het maximum van de punten.

2.1.21 Plaats van levering (bijlage KB 26.09.1996 – art.55) De goederen dienen kosteloos geleverd te worden op volgende adressen:

12

VOOR DE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT: INSTELLING Provinciehuis Leuven De Wijnpers - tuinbouwschool Provinciedomein Kessel-Lo Hanenbos - vormingscentrum Provinciedomein Halve Maan Provinciedomein Huizingen Provinciedomein Het Vinne Provinciaal Agrarisch Centrum Herent P.P.K. Pamel (Provinciaal proefcentrum voor Kleinfruit) Onthaalbureau Leuven Onthaalbureau/PRIC Asse Onthaalbureau/PRIC Vilvoorde Onthaalbureau/PRIC Halle Onthaalbureau/PRIC Diest PIVO algemeen PIVO brandweerschool PIVO politieschool PIVO waterlopen Mobiele ploegen Kessel-Lo PSBO De Sterretjes - Tienen/school PISO Tienen - ASO/TSO De Nobel - avondonderwijs De Nobel - avondonderwijs

ADRES Provincieplein 1 Mechelsevest 72 Gemeenteplein 5 Lotsesteenweg 103 A. Vanoudenhovenlaan 48 Torleylaan 100 Ossenwegstraat 70 Blauwe Stap 25 Molenstraat 26

PLAATS 3010 Kessel-Lo 3000 Leuven 3010 Kessel-Lo 1653 Beersel (Dworp) 3290 Diest 1654 Huizingen 3440 Zoutleeuw 3020 Herent 1760 Roosdaal

Mgr Ladeuzeplein 17 Weverstraat 29 Bergstraat 4 Vandenpeereboomstraat 78-82 Veemarkt 4 Poverstraat 75 Poverstraat 75 Poverstraat 75 Poverstraat 75 Gemeenteplein 5 Veldbornstraat 89 Alexianenweg 2 Alexianenweg 2 Mechelsevest 72

3000 Leuven 1730 Asse 1800 Vilvoorde 1500 Halle 3290 Diest 1731 Asse (Zellik) 1731 Asse (Zellik) 1731 Asse (Zellik) 1731 Asse (Zellik) 3010 Kessel-Lo 3300 Tienen 3300 Tienen 3300 Tienen 3000 Leuven

Deze lijst is niet limitatief: nieuwe adressen kunnen bijgevoegd worden. VOOR DE ANDERE VLAAMSE PROVINCIES en het AFM: op hun respectievelijke locaties. Eventuele schade aangebracht aan het gebouw of aan installaties van de opdrachtgever zullen zo spoedig mogelijk worden hersteld door de leverancier op diens kosten, mits die beschadigingen onmiddellijk bij de levering werden geacteerd door de leidend ambtenaar of zijn plaatsvervanger. Geen levering mag gebeuren zonder akkoord van de leidend ambtenaar of zijn plaatsvervanger, die minstens DRIE WERKDAGEN vooraf van de levering in kennis moet gesteld worden.

2.1.22 Nazicht van de levering (bijlage KB 26.09.1996 – art 55) Het nazicht van de levering en zal binnen de 15 (vijftien) kalenderdagen gebeuren. Gebroken en/of geschonden goederen dienen op kosten van de leverancier vervangen worden.

2.1.23 Verpakking (bijlage KB 26.09.1996 – art 56) Verpakkingen worden eigendom van de aanbestedende overheid zonder bijkomende kosten. Alle verpakkingen waarin de producten worden geleverd moeten eenvoudig kunnen worden gescheiden zonder technische hulpmiddelen met het oog op gescheiden afvalophaling. De producten

13

worden niet onnodig verpakt in meerdere verpakkingslagen of buitenmatige grote transportverpakkingen.

2.1.24 Borgstelling (bijlage KB 26.09.1996 – AAV – art 5) De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de aannemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Zij wordt bepaald op 5% van de oorspronkelijke aannemingssom. De berekeningsbasis van de borgtocht van de overheidsopdrachten voor aanneming van leveringen en diensten die geen totale prijs vermelden, wordt vastgelegd in de documenten betreffende de opdracht. Zoniet stemt de berekeningsbasis overeen met het geraamde maandelijkse bedrag van de opdracht vermenigvuldigd met zes (= halfjaarlijks geraamd bedrag). Aangezien er geen totale prijs vermeld wordt in deze opdracht, het contract voor meerdere jaren wordt afgesloten, het financieel risico voor de provincie beperkt is en de leveringen in verschillende fasen per jaar zullen gebeuren, wordt de borgtocht gesteld conform deze bepaling. Voor de berekening van het halfjaarlijks bedrag wordt er voor de provincie Vlaams-Brabant van uitgegaan dat er halfjaarlijks een vermoedelijke hoeveelheid van 20 bureaustoelen zal aangekocht worden. Dit aantal zal vermenigvuldigd worden met het offertebedrag dat ingevuld wordt in range 1: 05 bureaustoelen (zie inventaris). Voor elk ander mede-opdrachtgevend bestuur zal een borgtocht geëist worden conform deze bepalingen. De Borgtocht kan gesteld worden via de Deposito- en Consignatiekas, Wetstraat 71 te 1040 Brussel (http://depositokas.be/), of via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975, betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). Het bewijs van de borgstelling dient binnen een termijn van 30 kalenderdagen, volgend op de gunning van de opdracht, toe te komen bij: Provincie Vlaams-Brabant dienst facilitair beheer Provincieplein 1 3010 Leuven In volgende gevallen wordt geen borgtocht geëist: - voor opdrachten waarvan het bedrag geen 22.000 euro (B.T.W. niet inbegrepen) overschrijdt; - voor de opdrachten voor aanneming van leveringen en van diensten waarvan de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt; - voor de opdrachten voor aanneming van diensten in de zin van de categorieën 6, 21, 24 en 25 van bijlage 2 van de wet.

14

Opmerking: Borgstellingen verleend door kredietinstellingen moeten eveneens voldoen aan de bepalingen van het KB van 26/9/1996 in het bijzonder ook aan artikel 5 § 2, 2e lid, ingevoegd door het KB van 4/7/2011. Dit houdt in dat de bedragen van de borgstelling worden vrijgegeven op eerste verzoek van de aanbestedende overheid en dat de borgstelling niet bezwaard kan zijn door enig voorbehoud.

2.1.25 Vrijgave borg (bijlage KB 26.09.1996 – AAV – art 9) De borgtocht gestort voor onderhavige levering wordt vrijgegeven, 15 (vijftien) dagen na datum van de laatste oplevering (tenzij er ernstige redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht te verhinderen). In elk geval stuurt de inschrijver het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.

2.1.26 Verzuim borg (bijlage KB 26.09.1996 – AAV – art 6) Wanneer de inschrijver geen bewijs van borgstelling overlegt binnen een termijn van dertig kalenderdagen, heeft de aanbestedende overheid het recht om ofwel de opdracht zonder meer te verbreken, ofwel de andere maatregelen ambtshalve toe te passen. Deze sancties zijn ondergeschikt aan de verzending door de aanbestedende overheid van een aangetekende brief met ingebrekestelling waarin de inschrijver een laatste termijn wordt toegestaan om het bewijs van borgstelling te leveren. Deze termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen en gaat in op de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht om deze reden uit dat straffen of sancties wegens laattijdigheid worden toegepast, en kan dit geen aanleiding vormen voor om het even welke vergoeding ten bate van de inschrijver. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal de vertraging bij de overlegging van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding geven tot de toepassing van een straf van 0,02 procent per kalenderdag vertraging, waarbij de datum van de poststempel geldt als bewijs, met een maximum van 2 procent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Wanneer, na de aangetekend verstuurde ingebrekestelling, de inschrijver het bewijs van de borgstelling niet overlegt binnen een laatste termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van verzending van de aangetekende brief, dan past de aanbestedende overheid deze borgstelling ambtshalve toe door een afhouding op de voor de betreffende opdracht verschuldigde bedragen; in dit geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 procent van de aannemingssom.

2.1.27 Bijkomende informatie Informatie over de inhoudelijke en technische aspecten van de opdracht kan bekomen worden bij de leidend ambtenaar.

2.1.28 Uitvoering van de opdracht De inschrijver is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van deze opdracht. Hij is bovendien alleen en volledig verantwoordelijk voor alle ter beschikking te stellen middelen, zowel qua kwaliteit als qua kwantiteit, teneinde de beoogde resultaten te bereiken.

2.1.29 Boete en ingebrekestelling (bijlage KB 26.09.1996 – AAV – art 66) Boeten wegens laattijdige uitvoering.

15

1° Het louter verstrijken van de eventuele verlengde leveringstermijn stelt de leverancier in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht; 2° De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de goederen waarvan de levering met dezelfde vertraging gebeurde. De waarde van de leveringen wordt berekend op grond van de oorspronkelijke aannemingsprijs eventueel gewijzigd door bijakten, zonder rekening te houden met de prijsherzieningen bedoeld in artikel 13, § 2 en § 3, noch met de kortingen wegens minderwaarde bedoeld in artikel 20, § 9. Worden niet aangerekend, de boeten wegens laattijdige uitvoering waarvan het totaal bedrag geen 55 euro per opdracht bereikt; 3° Indien bepaald is dat de levering gespreid moet worden uitgevoerd, worden de boeten wegens laattijdige uitvoering overeenkomstig de uitvoeringstermijnen voor elke gedeeltelijke levering afzonderlijk toegepast. Onverminderd het bepaalde in artikel 60, § 3, derde lid, geldt als de datum voor de levering voor het toepassen van boeten wegens laattijdige uitvoering, de datum waarop de leveringen voor het verrichten van de gedeeltelijke voorlopige oplevering ter beschikking van de opdrachtgever worden gesteld. 4° Wanneer de opdracht uit verschillende delen of fazen bestaat, ieder met een eigen uitvoeringstermijn en een eigen bedrag, wordt de toepassing van de boeten elk van de onderdelen met een afzonderlijke opdracht gelijkgesteld. 5° Indien de opdracht niet uit delen of fasen in de zin van het 4° bestaat, doch dat het bestek gedeeltelijke uitvoeringstermijnen bepaalt zonder deze daarom als bindend aan te wijzen, moeten deze termijnen als loutere vooruitzichten worden beschouwd voor de uitvoering van de opdracht en wordt, voor de toepassing van de boeten alleen de eindtermijnen in aanmerking genomen. Indien het bestek daarentegen vermeldt dat de gedeeltelijke uitvoeringstermijnen dwingend zijn, dan wordt het niet in acht nemen ervan bestrafte door speciale in het bestek daartoe voorziene boeten of indien geen dergelijke bepaling voorkomt, door boeten die overeenkomstig de bepaling in het 2° worden berekend.

2.1.30 Middelen van optreden (bijlage KB 26.09.1996 – art 20) De inschrijver wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: 1° wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; 2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft; 4° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht.

2.1.31 Voorlopige oplevering (bijlage KB 26.09.1996 – art 57) Bij het verstrijken van de in artikel 55 § 4 (KB van 26 september 1996) bepaalde termijn, wordt overgegaan tot het opstellen van een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van de levering.

16

2.1.32 Definitieve oplevering (bijlage KB 26.09.1996 – art 64) De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend wanneer er bij het nazicht van de levering, de daaropvolgende indienststelling en het uiteindelijke verstrijken van de opgegeven waarborgtermijn van de goederen geen opmerkingen zijn of gebreken zijn vastgesteld. Wanneer de levering wel aanleiding heeft gegeven tot opmerkingen of gebreken, wordt er binnen de 15 (vijftien) kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van die termijn een proces-verbaal van weigering van definitieve oplevering opgesteld.

2.1.33 Betalingen (Wet 24.12.1993 – art 8 en bijlage KB 26.09.1996 – AAV – art 15) De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van vijftig (50) kalenderdagen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. Wanneer de uitvoering van de levering in verschillende keren plaatsvindt, gaat de termijn van vijftig dagen in vanaf de dag waarop de formaliteiten voor de laatste keuring van elk van de gedeeltelijke prestaties werden beëindigd. Belangrijke opmerking: De facturen en/of creditnota’s moeten in tweevoud toegestuurd worden aan:  indien het een levering betreft voor het Provinciehuis: Provincie Vlaams-Brabant – dienst facilitair beheer – Provincieplein 1 te 3010 Leuven  indien het een levering betreft voor de overige provinciale instellingen, domeinen of scholen t.a.v. de gebouwverantwoordelijke, domeinbeheerder van het domein of directeur van de school.

2.1.34 Opzegmodaliteiten De opdracht kan op elk ogenblik stopgezet worden door het opdrachtgevend bestuur, zonder opgave van enige reden, mits naleving van de termijn van 1 maand. Het bestuur kan de huidige overeenkomst van rechtswege en zonder formaliteit opzeggen ingeval van faillissementsaanvraag door de inschrijver, van gerechtelijke bewindvoering, neerleggen van de boeken, insolvabiliteit of stopzetting van de activiteiten door de inschrijver, zwartwerk. Tussen het bestuur en de inschrijver wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat, ingeval van opzeg zoals hierboven omschreven, de inschrijver geen aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling noch intresten, van welke aard ook. Het contract kan onmiddellijk beëindigd worden, indien na herhaaldelijke klachten het niveau van dienstverlening onvoldoende blijft. Het bestuur is autonoom in het bepalen van dit niveau maar zal dit eerst met de leverancier overleggen om tot een oplossing te komen. Indien deze echter uitblijft, kan het contract opgezegd worden. De opzegging dient schriftelijk (aangetekend) betekend te worden.

17

2.2 Technische bepalingen 2.2.1 Omschrijving van de opdracht Leveren van bureaustoelen in alle provinciale instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant. De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar (48 maanden). Op jaarbasis wordt voorzien dat de provincie Vlaams-Brabant ongeveer 40 bureaustoelen zal aankopen. Deze hoeveelheden zijn indicatief en houden geen rekening met de eventuele aankopen van de andere mede-opdrachtgevende besturen. De instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant kopen op jaarbasis een aantal bureaustoelen aan, enerzijds voor de aanvulling van de stock en anderzijds voor vervanging van de versleten bureaustoelen. De te leveren bureaustoelen voldoen aan ergonomische en technische normen. Alle beweegbare, instelbare en verstelbare delen van de bureaustoel, waarmee de gebruiker in aanraking kan komen, zijn zo geconstrueerd dat verwondingen of schade aan kledij bij doelgericht gebruik wordt vermeden. Geoliede delen moeten zo zijn afgeschermd dat kleding of papieren van de gebruiker niet in aanmerking met het smeermiddel kunnen komen. De gebruikte materialen mogen geen allergische reacties veroorzaken en moeten bestand zijn tegen agressieve onderhoudsproducten en water. ESSENTIELE EISEN De bureaustoel voldoet minimum aan volgende normen: - NBN EN 1335 - gasveer: DIN 4550 of DIN 4551 of LGA goedgekeurd (veiligheidsgasveer) - kussens rug/zit: vervaardigd uit zelfdovend materiaal dat voldoet aan een van deze classificaties: M1, SS-EN 1021-1, SS-EN 1021-2, FMVSS 302 M4, DIN 4102/B2, DIN 53438/K1/F1. - slijtagetest stoffering (Martindale): min. 60.000 toeren (of een vergelijkend certificaat dat de kwaliteit en de duurzaamheid bevestigt) - de bureaustoel beantwoordt aan de Europese richtlijnen betreffende de werkposten met beeldschermwerk De stoel kan aan de lichaamsverhoudingen van de gebruiker worden aangepast en biedt de gebruiker in elke positie steun zonder de bewegingsvrijheid te beperken. De stoel heeft een ergonomisch verantwoord bewegingsmechanisme dat een frequente verandering in de zithouding bevordert en waarbij de zitting en de rugleuning elke natuurlijke beweging van het lichaam volgen. De veerkracht en flexibiliteit van het bewegingsmechanisme kan aangepast worden aan het individuele comfortgevoel van de gebruiker. De stoel is 360° wendbaar. De bedieningselementen dienen eenvoudig in gebruik te zijn en vanuit een normale zitpositie bereikbaar en te bedienen. Een verkeerde afstelling wordt voorkomen door duidelijk herkenbare functies en automatische instellingen. De zithoogte wordt ingesteld met een gasveer en heeft een geïntegreerde basisvering. De onderdelen zijn van hoge kwaliteit en ontworpen voor een lange levensduur. De constructie is zo opgebouwd dat zij bij normaal gebruik niet kunnen vervormen, plooien, breken of loskomen. De stoel is eenvoudig te demonteren en bestaat uit volledig scheidbare materialen en recycleerbare stoffen, van de voorgestelde stoelen dient alle materiaal uitvoerig gedocumenteerd te worden. Bij elke stoel hoort een duidelijke Nederlandstalige handleiding. 18

Er dient een proefmodel (zie bestek blz. 11 – 2.1.20 Proefmodellen – demo) ter beschikking gesteld te worden van de voorgestelde bureaustoel. UITVOERING Esthetiek De vormgeving van de stoel past bij een hedendaagse kantoorinrichting en is sober en eenvoudig. Zitting Het zitkussen is ergonomisch gevormd en vormt een zitkom. De vorm van het kussen vermindert in de meest uiteenlopende zithoudingen de druk op de onderkant van de dijbenen. De zitting is gestoffeerd (bij de offerte dient een kleuren-en materialenpalet gevoegd te worden van de mogelijke stofferingen). De bureaustoel heeft een gescheiden zit en rug, de zitting dient in de diepte en de hoogte instelbaar te zijn. Rug Het kussen van de rugleuning is ter hoogte van de lenden voorzien van een lendenprofiel. Door de rugleuning verticaal te verschuiven kan het steunpunt aangepast worden; de rugleuning is dus in hoogte verstelbaar. Het rugkussen is gestoffeerd (bij de offerte dient een kleuren- en materialenpalet gevoegd te worden van de mogelijke stofferingen). Armleggers/armsteunen De armsteunen zijn verstelbaar in de hoogte en de breedte. Zo kunnen zij aan het merendeel van de gebruikers en aan een groot aantal werkplekken aangepast worden. De armleggers kunnen bovendien op de armsteun naar binnen en buiten roteren en eventueel naar voor en achter op de steun bewegen. De armleggers zijn vervaardigd in zacht Polyurethaan of met een zachte kunststof bekleding. De armsteunen zijn geschikt voor beeldschermwerk. Ze mogen niet verhinderen dat de gebruiker dicht bij het werkblad kan aanschuiven. Bekleding De kussens van rug en zitting zijn beide gestoffeerd. De bekleding is onderhoudsvriendelijk en slijtvast. De kleur en de textuur van de bekleding kan door de opdrachtgever gekozen worden uit het volledige gamma van de fabrikant en leidt niet tot een meerprijs. De Martindale-test voor de stoffering is minimum 60.000 toeren. Onderstel De bureaustoel heeft een 5-stervormig metalen kolomonderstel uitgevoerd in poedercoating of in chroom. Aan het uiteinde van het 5-stervormig kolomonderstel is bij voorkeur een bredere voetensteun voorzien met een antislip-uitvoering die het wegglijden van de voeten moet verhinderen. Het onderstel dient voorzien te worden van dubbele zwenkwieltjes, geschikt voor zachte en harde ondergrond; ze zijn beide in de prijs vervat. De keuze wordt bepaald bij bestelling. Hoofdsteun Geen Opties De gasveer kan aangepast worden voor personen met een groot of klein gestalte. DUURZAAMHEID Een minimum nalevertermijn van 10 jaar vanaf de datum van gunning wordt verwacht van de bureaustoel, alsook van de onderdelen. Daarnaast is het percentage gerecycleerde en te recycleren materialen, de wijze en het materiaal van verpakken en transporteren, het aandeel niet-schadelijke materialen, … van belang. GARANTIE EN DIENST NA VERKOOP De provincie vraagt een minimum garantie van 5 jaar op alle onderdelen, uurloon en verplaatsingskosten bij een normaal gebruik.

19

De inschrijver biedt ten minste de mogelijkheid om bij levering de verstelbaarheid van de bureaustoel toe te lichten en de bureaustoel af te stellen.

2.3 Bijzondere bepalingen 2.3.1 Vertrouwelijkheid van de informatie Alle documenten, ongeacht in welke vorm, die worden of werden uitgewisseld tussen de aanbestedende overheid en de inschrijver/opdrachtnemer, zowel tijdens de gunningsprocedure als tijdens de uitvoering van de opdracht, blijven op elk ogenblik vertrouwelijk en mogen niet worden verspreid zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. Dit geldt in het bijzonder voor de plannen van de gebouwen. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de documenten en gegevens te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft.

2.3.2 Verklaring van de inschrijvers Door de neerlegging van hun offerte, zien de inschrijvers automatisch af van hun algemene of specifieke verkoopsvoorwaarden, zelfs indien deze worden opgenomen in een of andere bijlage van hun offerte. De inschrijvers zijn verplicht zich uitdrukkelijk aan alle bepalingen van het bestek te houden. Elk voorbehoud of afwijzen van één van de bepalingen kan de onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. De inschrijver die zijn offerte indient, erkent:  alle nuttige en nodige informatie te hebben ontvangen om de aard en de omvang van de opdracht te begrijpen;  zich rekenschap te hebben gegeven van alle bijzonderheden van de uitvoering van de opdracht;  het bedrag van zijn offerte te hebben berekend, rekening houdend met deze kennis van de opdracht en met de middelen die dienen te worden ingezet voor de perfecte uitvoering ervan;  zich op de hoogte te hebben gesteld van de plaats van levering;  geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van vooraanbesteding te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van artikel 11 van de wet van 24 december 1993 en artikel 91 van het K.B. van 8 januari 1996;

2.3.3 Verificatie van de verstrekte gegevens De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om alle door de inschrijvers verstrekte informatie te verifiëren door middel van bijvoorbeeld bedrijfsbezoeken voor het inwinnen van nadere informatie en het verkrijgen van inzicht in de te leveren artikelen. Informatie kan worden verkregen zowel van de inschrijver als van de klanten van de inschrijver, uiteraard na overleg met de inschrijver. Het laatste hoeft niet noodzakelijkerwijs in aanwezigheid van personeel van de inschrijver te geschieden. Naast bedrijfsbezoeken kunnen ook onder meer contra-expertises en een onderzoek door derden worden uitgevoerd.

2.3.4 Prijsonderzoek (KB 08.01.1996 – art 88) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om prijsonderzoek uit te voeren op alle mogelijke boekhoudkundige stukken en door middel van onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan en dit eveneens bij de onderaannemers en of toeleveranciers.

20

2.3.5 Naleven normen IAO en voorwaarden cao’s De inschrijver verbindt zich, door de ondertekening van zijn offerte, tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en verklaart hij dat de loonvoorwaarden die hij toepast in overeenstemming zijn met CAO’s van toepassing op de sector. De inschrijver (en zijn onderaannemers) engageert zich om gedurende de loop van de opdracht te investeren in de continue verbetering van de interne bedrijfsprocessen op het vlak van personeelsbeleid.

2.3.6 Non-discriminatieclausule De inschrijver engageert zich ertoe gedurende de volledige uitvoering van de opdracht de nondiscriminatie clausule te respecteren en verklaart dat hij:  geen enkele vorm van discriminatie duldt op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst;  verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen;  verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen;  leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na;  verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van diensten. Bovenstaande clausule geldt zowel voor de inschrijver – natuurlijke persoon als voor de inschrijver – rechtspersoon en hun zaakvoerder(s), bestuurder(s) en andere personeelsleden met enige vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid binnen de rechtspersoon. Indien de aanbestedende overheid kan aantonen dat de inschrijver voormelde bepalingen niet naleeft bij de uitvoering van onderhavige overheidsopdracht, kan zij ten aanzien van de inschrijver toepassing maken van artikel 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (middelen van optreden van de aanbestedende overheid).

2.3.7 Draagwijdte De opdrachtnemer beschikt niet over het exclusieve recht voor deze opdracht. De provincie VlaamsBrabant behoudt zich het recht voor, indien ze het nodig acht, beroep te doen op andere leveranciers/dienstverleners.

21

deel 3. Inventaris Gelieve de prijzen te vermelden in euro, inclusief alle kosten. De bedragen in euro moeten afgerond zijn tot op maximaal 2 cijfers na de komma

Bestelhoeveelheid

Eenheidsprijs excl. btw

Btw-bedrag

Eenheidsprijs incl. btw

0 – 5 bureaustoelen 6 – 10 bureaustoelen 10 – 20 bureaustoelen 20 - 50 bureaustoelen + 50 bureaustoelen TOTAALPRIJS GEEF DE VOLGENDE TERMIJNEN OP IN MAANDEN: Nalevergarantietermijn:  bureaustoel: ..................................................................................... maanden  onderdelen: ...................................................................................... maanden Garantietermijn:  bureaustoel: ..................................................................................... maanden  onderdelen (die afwijken van de garantietermijn): ........................... maanden

BEANTWOORD VOLGENDE VRAGEN ZO DUIDELIJK MOGELIJK: Worden de stoelen efficiënt verpakt (op welke manier en met welk materiaal) en getransporteerd (door vb. reductie van verpakking, nesten van producten, demontage voor transport…)? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Leg uit hoe de logistiek van de stoel wordt gedaan van productie tot klant! ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Geef het percentage gerecycleerde materialen per bureaustoel? .............................................. % Geef het percentage dat na afdanking van de stoel kan gerecycleerd worden? ......................... %

22

Zijn er bij afdanking delen of materialen te hergebruiken? Zo ja, welke? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Geef een overzicht van de schadelijke materialen per onderdeel gebruikt in de stoel? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Geef een overzicht van de niet-schadelijke materialen per onderdeel gebruikt in de stoel? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Is er bij de ontwikkeling van de stoel aandacht geweest voor het principe Cradle to Cradle? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Heeft de bureaustoel, of onderdelen ervan een Cradle to Cradle label of certificaat? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Over welk type Cradle to Cradle certificaat gaat het (kopie bij de offerte te voegen)? ......................................................................................................................................................... Zijn er andere maatregelen waardoor de impact op het milieu bij de productie daalt? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Worden kapotte/versleten stoelen door de leverancier teruggenomen? Zo ja, wat gebeurt daarmee? ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Geef een volledige beschrijving van de ‘dienst na verkoop’ die gratis is: ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... Geef een volledige beschrijving van de ‘dienst na verkoop’ die betalend is: ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................

23

deel 4. Offerteformulier AANBESTEDENDE OVERHEID:

PROVINCIE VLAAMS-BRABANT

PLAATS VAN DE OPDRACHT:

Provinciehuis, Provincieplein 1 te 3010 Leuven

VOORWERP VAN DE OPDRACHT:

Leveren van bureaustoelen in alle provinciale instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant.

Een elektronische invulversie van de offerte en de bijlagen kan bekomen worden op eenvoudig verzoek door een e-mail aan: [email protected]

OFFERTEFORMULIER De ondergetekende:.............................................................................................................. (Naam en voornamen) Hoedanigheid of beroep:....................................................................................................... Nationaliteit: ………………………………………………………............................................. Woonplaats:.......................................................................................................................... (Land, gemeente, straat, nummer) ofwel 1 De vennootschap:................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. (Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) 2 ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

ofwel 3 De ondergetekende: (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) 1

Doorhalen wat niet van toepassing is

2 De gemachtigden voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het "Belgische Staatsblad" waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 3

Doorhalen wat niet van toepassing is

24

die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming, ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Naam van de tijdelijke vereniging:......................................................................................... Verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit bestek en van de in dit bestek beschreven opdracht. BIJKOMENDE INFORMATIE A. Gegevens contactpersoon  Te contacteren persoon: ……………………………………………………………………….  Functie: ………………………………………………………………………………………….  Adres (volledig): …………………………………………………………………………………  Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………  Faxnummer: …………………………………………………………………………………….  E-mail: ………………………………………………………………………………………….. B. Administratieve gegevens.  Inschrijving bij de RSZ onder nr(s):............................................................................................  B.T.W. (alleen in België) onder nr(s):......................................................................................... C. Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer: 4 .............................................................................................................................................. op naam van: .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. D. Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd:  De samenvattende inventaris van de gevraagde dienstverlening;  Alle bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd;  In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest (document waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid) en attest van niet-faillissement (document afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement of geen gerechtelijk akkoord aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert) of soortgelijke niet bij zijn inschrijving te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen;  De buitenlandse inschrijver dient bij zijn inschrijving een attest (ev. attesten) te voegen, overeenkomstig art. 17bis, §2, 43bis, §2 en 69bis, §2 van het Belgisch KB van 8 januari 1996.

4 De Belgische inschrijver vermeldt de Postcheque- of bankrekening waarop de betalingen dienen te geschieden. De buitenlandse inschrijver vermeldt de naam van de instelling waar de betalingen moeten worden verricht.

25



Een volledige beschrijving van de aangeboden bureaustoel die moet toelaten de technische conformiteit na te kijken.

Gedaan te ..................................................op ................................................... de inschrijver(s)

…………………………………………. …………………………………………... handtekening(en): (verplicht, op straffe van absolute nietigheid) (cf. volmacht van de ondertekenaar van de offerte - afschrift Belgisch Staatsblad)

Belangrijke nota: Er is geen beroep mogelijk tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (Koninklijk Besluit van 8 januari 1996, artikel 99).

26

4.1 Bijlage: zwart-wit etiket

"

OFFERTE Datum: woensdag

31 juli 2013

Opdracht: leveren

van bureaustoelen in alle provinciale instellingen van het provinciebestuur Vlaams-Brabant

Procedure: algemene

offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking

Aan de deputatie van de provincie Vlaams-Brabant Directie/dienst: IAP – dienst facilitair beheer Provincieplein 1 3010 Leuven

KNIP UIT EN KLEEF OP DE BUITENSTE (2DE) OFFERTE ENVELOPPE

27