BESTEK Procesboek COBIT

BESTEK Procesboek COBIT

Wijzigingen in: 1 3.1 3.6.1

Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht Bepalen van de opdracht case 1: verschil tussen Cobit 4.1 en Cobit 5

Datum van de openingszitting van de offertes: 26 september 2011 om 10 u.

1.

Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht........................................... 5 1.1 Onderverdeling van het project in percelen/opties..................................................... 6 1.2 Identiteit van de aanbestedende overheid................................................................. 6 1.3 Gunningswijze van de opdracht................................................................................. 6 1.4 Aard van de opdracht en prijsbepaling ...................................................................... 6 1.5 Duurtijd van de opdracht en plaats van uitvoering..................................................... 6 1.6 Informatievergadering................................................................................................ 6 1.7 Vorm en inhoud van de offerte .................................................................................. 7 1.7.1 Clausule betreffende de vertrouwelijkheid: ............................................................ 8 1.7.2 Varianten................................................................................................................ 8 1.7.3 Opties .................................................................................................................... 8 1.7.4 Over de gevolmachtigden: ..................................................................................... 8 1.7.5 Over de technische documenten ........................................................................... 9 1.7.6 Over de prijs van de opdracht ................................................................................ 9 1.7.7 Te gebruiken formulieren (als bijlage opgenomen bij dit bestek): .......................... 9 1.8 Indiening en opening van de offertes......................................................................... 9 1.8.1 Indiening van de offertes........................................................................................ 9 1.8.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ..................................... 10 1.8.3 Opening van de offertes....................................................................................... 10 1.9 Procedure voor de gunning van de opdracht........................................................... 10 1.9.1 Kwalitatieve selectiecriteria .................................................................................. 10 1.9.1.1 Uitsluitingscriteria ............................................................................................. 11 1.9.1.2 Criterium economische en financiële capaciteit................................................ 13 1.9.1.3 Criteria van technische capaciteit..................................................................... 13 1.9.2 Regelmatigheid van de offertes ........................................................................... 14 1.9.3 Gunningscriteria................................................................................................... 14 1.9.3.1 Lijst van de gunningscriteria ............................................................................. 15 1.9.3.2 Het criterium "Prijs"........................................................................................... 15 1.9.3.3 Eindresultaat .................................................................................................... 16 2. Clausules over de uitvoering van de opdracht................................................................ 17 2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht ....................................................... 17 2.2 Borgtocht ................................................................................................................. 18 2.2.1 Borgtochtstelling............................................................................................... 18 2.2.2 Vrijgave van de borgtocht................................................................................. 19 2.3 Controle van en toezicht op de uitvoering van de opdracht..................................... 19 2.4 Personeel van de opdrachtnemer............................................................................ 19 2.5 Opvolging van de uitvoering van de opdracht.......................................................... 20 2.5.1 Ingezette middelen ........................................................................................... 20 2.5.2 Stuurcomité (Steering Committee) ................................................................... 20 2.5.3 Rapporten (reporting) ....................................................................................... 20 2.5.4 "KICK-OFF"-vergadering .................................................................................. 20 2.6 Uitvoering van de opdracht...................................................................................... 20 2.6.1 Veiligheid en vertrouwelijkheid ......................................................................... 20 2.6.2 Publiciteit – Referenties.................................................................................... 22 2.6.3 Eigendom ......................................................................................................... 22 2.6.4 Praktische regelingen voor de uitvoering van de opdracht............................... 22 2.7 Stabiliteit van het personeel .................................................................................... 24 2.8 Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten ................................................................................................................... 24 2

2.9 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden................... 25 2.10 Voorlopige oplevering.............................................................................................. 26 2.11 Facturatie en betaling .............................................................................................. 26 2.11.1 Facturatie ............................................................................................................. 26 2.11.2 Betaling................................................................................................................ 26 2.11.3 Prijsherziening ..................................................................................................... 27 2.12 Betwistingen en geschillen ...................................................................................... 27 2.12.1 Verweermiddelen van de aanbestedende overheid ......................................... 27 2.12.2 Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging........................ 28 2.12.3 Verplichting tot samenwerking.......................................................................... 28 3. Beschrijving van de opdracht.......................................................................................... 29 3.1 Bepalen van de opdracht......................................................................................... 29 3.2 Context .................................................................................................................... 30 3.3 Beschrijving van de IT-organisatie........................................................................... 32 3.4 Werking van het PMO ............................................................................................. 33 3.5 Aanpak voor de realisatie, kennisoverdracht en co-sourcing .................................. 35 3.5.1 Aanpak voor de realisatie .................................................................................... 35 3.5.2 Kennisoverdracht en co-sourcing......................................................................... 35 3.6 Cases die de inschrijver in zijn offerte moet geven.................................................. 35 3.7 Bepalen van de gewenste output tijdens de opdracht ............................................. 37 3.8 Beschrijving van de vaardigheden en ervaring ........................................................ 38 3.8.1 Eerste profieltype ................................................................................................. 38 3.8.2 Tweede profieltype............................................................................................... 38 3.9 Cv ............................................................................................................................ 39 4. BIJLAGEN ...................................................................................................................... 40 4.1 BIJLAGE A: Inschrijvingsmodel ............................................................................... 40 4.2 BIJLAGE B: inventaris – prijstabel........................................................................... 42 4.3 BIJLAGE C: Tabel Vragen – Antwoorden................................................................ 43 4.4 BIJLAGE D: Model van formulier voor de voorstelling van de referenties ............... 44 4.5 Bijlage E: Cv-formulier voor de personen die aan de projecten toegewezen worden 45

3

Voor meer informatie over dit bestek kunt u contact opnemen met: Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 in 1030 Brussel Contactpersoon: mevrouw Nathalie Orban Telefoon: 0257/643.12 Fax: 0257/968.01 E-mail: [email protected] Projectauteur Naam: Stafdienst ICT Adres: Koning Albert II-laan 33 bus 95 in 1030 Brussel Contactpersoon: dhr. Arnaud Martens Telefoon: 0257/66269 E-mail: [email protected] Bepalingen die de opdracht regelen Geldende reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, evenals de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden.

Documenten met betrekking tot de opdracht -

-

Dit bestek. De berichten in verband met de opdracht en de wijzigingsberichten, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die betrekking op de overheidsopdrachten in het algemeen, evenals de wijzigingsberichten in verband met de onderhavige opdracht die per aangetekende brief of per fax naar de individuele bestemmelingen verstuurd werden. Deze berichten maken wezenlijk deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij het opstellen van zijn offerte. De verduidelijkingen die voortvloeien uit de informatievergadering (gestelde vragen en antwoorden van de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken wezenlijk deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden in zijn offerte.

De documenten van de inschrijver -

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die aanvaard werden door de FOD Financiën en die de offerte (met dezelfde referentie) aanvullen naar aanleiding van vragen en verzoeken tot verduidelijking.

Afwijkingen, verduidelijkingen en toelichtingen

4

1. Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht In de vorige overheidsopdracht van de FOD Financiën met betrekking tot Cobit had de directeur van de stafdienst ICT een prioriteit bepaald. Hij wilde namelijk een dienstverlening waarborgen die beantwoordde aan de noden van de business en bijdroeg tot de verwezenlijking van de strategische doelstellingen. Op basis van deze prioriteit kwamen 7 processen aan bod: AI1, AI2, AI3, AI4, PO1, PO10, DS8. Momenteel zou de stafdienst ICT de assistentie bij de implementatie van Cobit willen voortzetten. Deze opdracht heeft tot doel de bestaande en ontbrekende processen van de stafdienst ICT te beschrijven, op een wijze die strookt met de goede praktijken van Cobit. Het doel bestaat erin te kunnen beantwoorden aan de vereisten inzake feedback met betrekking tot de risico's, de maturiteit van de processen en de RACI, aan de dienst Interne Audit van de voorzitter en aan de dienst Beheerscontrole. Voor de stafdienst ICT bestaat het doel erin de verbetering van de IT-governance mogelijk te maken. De opdrachtnemer moet het procesboek maken door de volgende activiteiten verrichten: • • • • • • • • • • • • •

Het actieplan met prioriteiten bepalen om de uitvoering van de opdracht binnen twee jaar mogelijk te maken in functie van de business doelstellingen en de bestaande risicoanalyse. Een boek van alle IT-processen van de stafdienst opstellen op basis van het COBIT-referentiekader, versie 4.1 of 5. De stafdienst IT helpen om de processen te bepalen, inclusief de processen die nog niet bestaan en die geformaliseerd moeten worden. De risico's, de maturiteit en de metrieken van de onderzochte processen bepalen en evalueren. De processen geschreven in versie 4.1 van Cobit overbrengen naar versie 5 van Cobit. Het procesboek van de stafdienst ICT up-to-date houden tot het einde van de opdracht. Aanbevelingen doen in verband met de risico's voor elk proces. Aanbevelingen uitvoeren. Alle andere activiteiten verrichten die verband houden met COBIT (voorbeeld: mapping tussen ITIL en COBIT). De kennis overdragen zodat Cobit geïmplementeerd kan worden in de FOD Financiën met het oog op de autonomie nadien. De nodige output leveren (3.7). De verbinding tussen Cobit en Coso tot stand brengen. De aanbestedende overheid adviseren.

Het gebruik van Cobit 5 zal een keuze zijn die de Administratie zich voorbehoudt bij het begin van de opdracht. Bovendien zal de beschrijving van de processen tijdens de uitvoering van de opdracht met het instrument ARIS gebeuren en wordt de Prince2 methode voor projectbeheer toegepast. De inschrijver moet rekening houden met deze vereisten.

De aanbestedende overheid moet de volgende activiteiten verrichten: • •

De opdrachtnemer helpen om zijn opdracht zo goed mogelijk te vervullen. De nodige informatie aan de opdrachtnemer bezorgen om hem in staat te stellen zijn opdracht te vervullen.

De aanbestedende overheid beklemtoont dat deze opdracht niet tot doel heeft een audit uit te voeren. De aanbestedende overheid staat er ten zeerste op dat het prioriteitenplan opgemaakt wordt op basis van de business doelstellingen en de bestaande risicoanalyse. Het prioriteitenplan zal onderverdeeld worden in meerdere clusters. Een cluster is een homogeen geheel van processen, waarvan de werklast equivalent verdeeld is tussen de clusters. De clusters zijn gedefinieerd in functie van de prioritaire doelstellingen van de business en de bestaande risicoanalyse. Met uitzondering van de eerste cluster, bevat iedere cluster eveneens de bijwerking van de voorgaande cluster(s). De aanbestedende overheid verdeelt het procesboek in 4 clusters.

5

1.1 Onderverdeling van het project in percelen/opties De opdracht bestaat uit een enkel perceel. 1.2 Identiteit van de aanbestedende overheid FOD Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel 1.3 Gunningswijze van de opdracht Hiervoor wordt de procedure gevolgd van de algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking (art. 53 § 3, 3° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken). Overeenkomstig artikel 17, § 2, 2°, b van de wet va n 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om, via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en gedurende een periode van maximum drie jaar na de gunning van de onderhavige opdracht, gelijkaardige diensten aan degene die in het kader van dit bestek uitgevoerd worden aan de opdrachtnemer toe te wijzen. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen, indien nodig op een andere wijze.

1.4 Aard van de opdracht en prijsbepaling Opdracht voor de aanneming van diensten. Opdracht volgens prijslijst. 1.5 Duurtijd van de opdracht en plaats van uitvoering De duurtijd van de opdracht bedraagt twee jaar vanaf de kick-off-vergadering. De totale prestaties zijn geraamd op 600 mandagen voor de volledige duur van de opdracht. De prestaties moeten uitgevoerd worden in de lokalen van de FOD Financiën. 1.6 Informatievergadering Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist een enkele informatievergadering te organiseren voor de kandidaat-inschrijvers. Vragen die gesteld worden na deze informatievergadering zullen niet beantwoord worden om alle kandidaat-inschrijvers op dezelfde manier te behandelen. Op de informatievergadering zullen uitsluitend de vragen beantwoord worden die uiterlijk op 24 augustus 2011 ingediend werden aan de hand van het vraag- en antwoordformulier dat als bijlage bij dit bestek is gevoegd (zie “bijlage: vraag- en antwoordformulier”). Deze vragen mogen alleen via e-mail ingediend worden, in een spreadsheet zoals deze in de bijlage, op het adres [email protected] De informatievergadering zal plaatsvinden op 25 augustus 2011 om 10 u. op dit adres: FOD Financiën Koning Albert II laan 33 1030 Brussel. C5. Zaal Mandarijn.

6

Alle vragen moeten nauwkeurig naar het bestek verwijzen om een snel antwoord mogelijk te maken (bv. deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Wij vragen ook de taal van het gebruikte bestek te vermelden (de paginanummering kan verschillen van taal tot taal). Tijdens deze informatievergadering zal het voorwerp van de opdracht kort voorgesteld worden. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling gegeven worden tijdens de informatievergadering en nadien gepubliceerd worden op de website van de FOD Financiën. Aan de geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd zich vooraf kenbaar te maken op het adres [email protected] en de naam en functie mee te delen van de persoon (personen) die de onderneming zal (zullen) vertegenwoordigen op de informatievergadering. Om organisatorische redenen worden er maximum 2 personen per geïnteresseerde onderneming toegelaten. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om de toegang tot de informatievergadering te weigeren aan personen die zich niet 24 uur op voorhand kenbaar gemaakt hebben.

Indien de geïnteresseerde ondernemingen een gebrek aan samenhang, onnauwkeurigheden opmerken in het bestek, wordt hen gevraagd dit vóór de informatievergadering schriftelijk te melden, op dezelfde manier als voor de verzending van de vragen. De FOD Financiën hecht veel belang aan de gelijkheid van de inschrijvers, en stelt de specificaties van zijn bestekken dienovereenkomstig op. Indien een geïnteresseerde onderneming ondanks alles meent dat haar kansen verminderd of zelfs tot nul herleid zijn door bepaalde specificaties van dit bestek, wordt haar gevraagd dit schriftelijk en uiterlijk tijdens de informatievergadering te melden. Als de FOD dat nodig acht zal de dienst desgevallend zijn bestek aanpassen om er rekening mee te houden.Vorm en inhoud van de offerte 1.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver is verplicht het als bijlage bij dit bestek gevoegde inschrijvingsformulier te gebruiken. Indien echter andere documenten worden gebruikt, moet hij op elk van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek gevoegde inschrijvingsformulier is (art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het inschrijvingsformulier worden in het Frans of het Nederlands opgesteld. De inschrijver moet aangeven welke taal gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, namelijk het Nederlands of het Frans. Door de indiening van zijn offerte doet de inschrijver automatisch afstand van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs als deze vermeld worden in een of andere bijlage bij de offerte. De inschrijvers moeten zich uitdrukkelijk verbinden tot alle administratieve en contractuele clausules van dit bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis over een van deze clausules kan tot de onregelmatigheid van de offerte leiden.. De offerte van de inschrijver moet voorgesteld worden in de vier volgende delen: Deel 1 – Administratief deel A. Inschrijvingsformulier (model: zie hieronder) B. Bevoegdheden van de gevolmachtigden C. Kwalitatieve selectie


Uitsluitingscriteria




Economische en financiële capaciteit




Technische capaciteit

D. Informatie over de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 – Financieel deel De antwoorden in de prijstabel: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hieronder) Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van deel C van het bestek.

7

Deel 4 – Bijlagen Bijlage A: Inschrijvingsformulier Bijlage B: Model prijstabel Bijlage C Referenties van recente projecten, zowel in de private als in de overheidssector, die in verband staan met het project Bijlage D: Curriculum vitae Specifieke bijlagen 1, 2, 3, …: Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen

Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, kan als onregelmatig beschouwd worden.

Het deel 3 - technisch voorstel mag geen administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Er wordt geen rekening gehouden met administratieve vermeldingen of prijsaanduidingen die voorkomen in een ander deel dan deel 2. De inschrijver moet een ononderbroken nummering aanbrengen op alle pagina's van de offerte en de bijlagen. Er wordt gevraagd om het aantal documenten tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke documenten gegroepeerd worden tot grotere documenten. Bovendien is het belangrijk dat de volgorde van de documenten duidelijk aangegeven wordt, zodat de structuur van de offerte duidelijk is. 1.7.1

Clausule betreffende de vertrouwelijkheid:

Door de offerte in te dienen wordt de inschrijver automatisch gebonden aan volgende clausule: De persoon of personen die optreden als mandataris/gevolmachtigde en die de offerte elektronisch ondertekend heeft/hebben, garandeert/garanderen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van hun verwerking die worden verkregen in het kader van de opdracht beschreven in dit bestek. Er geldt tevens dat: • • •

deze gegevens en de resultaten van de verwerking van de bewuste gegevens zullen enkel en alleen gebruikt worden indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht, ze zullen niet verspreid noch gekopieerd worden, Ze zullen niet langer bewaard worden dan wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht 1.7.2

Varianten

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen, varianten zijn niet toegestaan. 1.7.3

Opties

Het is niet toegestaan vrije opties voor te stellen. 1.7.4

Over de gevolmachtigden:

Elke offerte die ingediend wordt door gevolmachtigden moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. De persoon die de elektronische offerte ondertekend heeft, moet op de datum van de ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden voor het totale bedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van deze akte. Ze moeten eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de volmachten werden gepubliceerd.

8

1.7.5

Over de technische documenten

De technische documenten (geen enkele reclamebrochure!) die bij de offerte gevoegd worden (specifieke bijlagen), mogen in het Engels opgesteld zijn, indien er geen vertaling zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegestaan. 1.7.6

Over de prijs van de opdracht

De prijzen moeten in euro (EUR) vermeld worden. De offerte moet een prijsinventaris omvatten, waarvan een model opgenomen is in bijlage B.

1.7.7 • • • •

Te gebruiken formulieren (als bijlage opgenomen bij dit bestek):

Het inschrijvingsformulier: zie bijlage: "inschrijvingsformulier" Het formulier prijstabel: zie bijlage: “prijstabel – inventaris” Het formulier voor de referenties: zie bijlage: "referentiemodel" Het formulier voor de cv's: zie bijlage: "cv-formulier" 1.8 Indiening en opening van de offertes

In het kader van de onderhavige opdracht verplicht de aanbestedende overheid ertoe elektronische middelen te gebruiken om de offertes in te dienen. Indien blijkt dat bepaalde documenten niet met elektronische middelen aangemaakt kunnen worden, of indien dit te complex blijkt, kunnen deze documenten op papier bezorgd worden vóór de uiterste datum voor de ontvangst. Het gebruik van documenten op papier moet vooraf goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid. Deze goedkeuring moet gevraagd worden op het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst ICT – Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel E-mail: [email protected] Om bepaalde risico's op te vangen die verbonden zijn aan de overdracht, ontvangst of opening van de aanvragen tot deelname of van de offertes die elektronisch ingediend werden, laat de aanbestedende overheid toe dat de inschrijvers zowel een offerte indienen via elektronische weg als, bij wijze van reservekopie, een exemplaar opgemaakt met elektronische middelen of op papier. Deze reservekopie wordt in een definitief verzegelde enveloppe gestoken die duidelijk de vermelding "reservekopie" draagt, en wordt binnen de toegestane termijn ingediend. Deze kopie mag enkel geopend worden indien er een defect optreedt bij de overdracht, ontvangst of opening van de aanvraag tot deelneming of de offerte die via elektronische weg werd doorgestuurd. In dit geval vervangt de reservekopie definitief het document dat elektronisch doorgestuurd werd. 1.8.1

Indiening van de offertes

Voordat ze geopend worden, worden de elektronische offertes ingediend via de website e-tendering https://eten.publicprocurement.be/. Deze website waarborgt de naleving van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Merk op dat de verzending van een offerte via e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Het is dan ook niet toegestaan om de offertes op deze manier in te dienen. Los van de eventueel toegestane varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet vóór de vastgelegde uiterste datum voor de ontvangst van de offertes toekomen bij de aanbestedende overheid.

9

Door zijn offerte elektronisch in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die gegenereerd worden door het ontvangstsysteem geregistreerd worden (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien nodig worden de in het bestek gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie vindt u op de website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de e-procurement helpdesk: FR: Liza Torossian 02 790 52 66, [email protected] NL: Peter Christiaens 02 790 52 58, [email protected] 1.8.2

Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

Indien de inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet hij dit doen volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Een reeds ingediende offerte kan via elektronische weg gewijzigd of ingetrokken worden overeenkomstig de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist die ondertekend is door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Deze verklaring moet op straffe van nietigheid van de offerte het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen vermelden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden meegedeeld. De mededeling van intrekking moet bij de voorzitter van de openingszitting van de offertes toekomen vóór de opening van de zitting. Opening van de offertes 1.8.3

Opening van de offertes

De openbare zitting waarin de elektronische offertes worden geopend, zal plaatsvinden op 26 september 2011 om 10 u., op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel C5. Kleine zaal. 1.9 Procedure voor de gunning van de opdracht Enkel de offertes van de inschrijvers die aan de kwalitatieve selectiecriteria voldoen, komen in aanmerking voor de evaluatie van de offertes, op voorwaarde dat deze offertes regelmatig bevonden zijn. Daarom wordt gevraagd bijzondere aandacht te besteden aan de duidelijke en nauwkeurige voorstelling van de gevraagde inlichtingen. 1.9.1

Kwalitatieve selectiecriteria

De aanbestedende overheid gaat over tot de kwalitatieve selectie van de kandidaten op basis van de inlichtingen over de persoonlijke situatie van elke kandidaat en op basis van de informatie en documenten met betrekking tot de evaluatie van de financiële, economische en technische voorwaarden (cf. art. 68 tot 71, KB 8 januari 1996).

Deze eerste selectiefase gebeurt op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria (technische vaardigheid, personeelscapaciteit, vaardigheden en ervaring in relevante situaties).

10

De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om vóór de gunning van de onderhavige opdracht na te gaan of de inschrijvers zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevinden vermeld in §1.9.1.1

1.9.1.1 Uitsluitingscriteria Administratieve vereenvoudiging Door deel te nemen aan de gunningsprocedure van een overheidsopdracht bevestigt de deelnemer dat hij niet in een van de uitsluitingsgevallen verkeert die vermeld worden in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid controleert de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord voor de inschrijver van wie de offerte het best gerangschikt is. Met het oog hierop vraagt zij aan de betrokken inschrijver om, via de snelste middelen en binnen de termijn die zij vastlegt, de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken zijn persoonlijke toestand na te gaan, vooraleer een beslissing te nemen over de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid zal deze inlichtingen echter zelf via elektronische weg opvragen bij de diensten die deze gegevens beheren, voor zover deze inlichtingen via deze weg gratis toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van deelneming aan de overheidsopdracht uitgesloten worden, indien uit deze controles blijkt dat zijn impliciete verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming in het geval van een beperkte procedure of van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking, of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes in het geval van een openbare procedure. Een regularisatie achteraf is niet mogelijk. Uitsluiting is ook mogelijk indien blijkt dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver in de loop van de procedure niet meer overeenstemt met de impliciete verklaring op erewoord. In beide gevallen stelt de aanbestedende overheid een gecorrigeerd klassement op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of van de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name in geval van toepassing van de bepalingen met betrekking tot de controle van de abnormale prijzen opgenomen in artikel 110 § 4 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid kan de opdracht vervolgens toewijzen aan de inschrijver van wie de offerte onmiddellijk na die van de uitgesloten inschrijver gerangschikt is, nadat hij deze bepalingen ook op hem heeft toegepast. Eerste uitsluitingscriterium §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, moet vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes in orde zijn met de socialezekerheidsbijdragen. De aanbestedende overheid kan deze informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

De inschrijver voldoet voor de toepassing van dit artikel aan de voorschriften, indien hij volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met degene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2500 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan 2500 euro, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij de dag waarop het attest zijn toestand bepaalt op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag, op 2500 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen.

11

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet, vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, volgend document bij zijn offerte voegen of voorleggen aan de aanbestedende overheid: 1°

een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land;

2°

§.3.

een attest overeenkomstig § 1, indien hij person eel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet in een van de volgende gevallen verkeren: 1°

in staat van faillissement of vereffening verker en, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

2°

aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben gemaakt of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

Voor de Belgische inschrijver kan de aanbestedende overheid deze informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest uitgereikt worden door de bevoegde overheidsinstelling van het betrokken land. Bij gebrek hieraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord voorleggen die voor echt verklaard is door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie. Derde uitsluitingscriterium

De inschrijver moet voldaan hebben de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat van maximum 6 maanden vóór de datum van opening van de offertes dateert) van de Administratie van de Directe Belastingen, en een recent attest (dat van maximum 6 maanden vóór de datum van opening van de offertes dateert) van de btw-administratie, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de voormelde administraties. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (die van maximum 6 maanden vóór de datum van de opening van de offertes dateren), die werden uitgereikt door de overheidsdienst(en) die in zijn land bevoegd is (zijn) voor de inning van de directe belastingen en de btw (of van de belastingen die in zijn land de btwvervangen), waarin vermeld wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de voormelde dienst(en). Indien dit attest of deze attesten niet uitgereikt worden in zijn land, volstaat het een verklaring op erewoord bij te voegen die voor echt verklaard is door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land.

12

Vierde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de dienstverlener ten aanzien van wie een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan werd uitgesproken, waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedo eld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van dit uitsluitingscriterium kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Vijfde uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 43, 4° van het KB van 8 janu ari 1996, zoals tot nog toe gewijzigd, wordt een inschrijver die een ernstige fout bij de beroepsuitoefening begaan heeft, zoals vastgesteld op om het even welke basis die plausibel geacht wordt door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen voor de selectie. Deze uitsluiting kan tijdens om het even welk stadium van de procedure meegedeeld worden. In deze optiek verbindt de inschrijver zich, door de ondertekening van zijn offerte, tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: •het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); •het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); •het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); •het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951, en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); •de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Bijgevolg zal het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen beschouwd worden als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De bovenvermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in artikel 43 van het hierboven vermelde besluit.

1.9.1.2 Criterium economische en financiële capaciteit De economische en financiële capaciteit van de inschrijver wordt beoordeeld op basis van een verklaring betreffende de omzet met betrekking tot prestaties die gelijkaardig zijn aan degene die het voorwerp uitmaken van de onderhavige opdracht, en die de voorbije drie jaar door de onderneming gerealiseerd werd, met vermelding van het deel dat in België gerealiseerd werd. Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de omzet die gerelateerd is aan licenties en aan diensten.

1.9.1.3 Criteria van technische capaciteit 1) Een lijst met de voornaamste gelijkaardige diensten die door de inschrijver werden uitgevoerd in de loop van de voorbije drie jaar. Als het diensten voor overheidsinstanties betreft, worden deze aangetoond door certificaten die uitgereikt of ondertekend worden door de bevoegde overheid. Als

13

het diensten aan particulieren betreft, worden deze prestaties bevestigd door deze personen, of indien nodig worden ze door de inschrijver verklaard te zijn uitgevoerd. Voor de voorstelling van de referenties moet het in de bijlage opgenomen model gebruikt worden.

2) Een aanwijzing van het gemiddelde personeelsbestand op jaarbasis gedurende de voorbije drie jaar (en het aantal in België), zowel globaal genomen als voor de activiteiten die verband houden met dit project.

3) De inschrijver moet vermelden of hij een beroep heeft gedaan op onderaanneming, met vermelding van het deel van de opdracht dat uitbesteed werd en de naam van de onderaannemers. Een inschrijver kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de dienstverlener dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten. 1.9.2

Regelmatigheid van de offertes

De regelmatigheid van de offertes van de geselecteerde inschrijvers wordt gecontroleerd overeenkomstig de artikelen 89 en volgende van het KB van 8 januari 1996 en de bepalingen van dit bestek. Vervolgens wordt onderzocht of elke offerte beantwoordt aan de geformuleerde noden. Als vastgesteld wordt dat een offerte niet aan een van de noden beantwoordt, wordt ze onregelmatig verklaard. Elke offerte waarvan de financiële gegevens onvolledig zijn, kan onregelmatig verklaard worden. Een offerte is onvolledig op financieel vlak: •

indien ze tegenstrijdigheden of aanzienlijke onnauwkeurigheden omvat met betrekking tot de kosten, • of indien ze de vereisten met betrekking tot de voorstelling van de kosten, zoals geformuleerd in dit bestek, niet naleeft. 1.9.3 Gunningscriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte vanuit economisch oogpunt worden de geselecteerde offertes van de inschrijvers die regelmatig bevonden werden, geëvalueerd op basis van een reeks gunningscriteria. Deze criteria worden ten opzichte van elkaar gewogen om een eindklassement op te stellen.

14

1.9.3.1 Lijst van de gunningscriteria De inschrijver voegt bij zijn offerte alle nodige inlichtingen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder omschreven. Dit zijn de enige gunningscriteria:

1 2 3 4

Prijs Personeel dat ingezet wordt voor de vereiste taak (3.1, 3.8, 3.9) Gevalstudie (3.6) Aanpak van de opdracht en kennisoverdracht (3.5)

40 30 20 10

De volgende offertes komen niet in aanmerking voor de gunning van de opdracht: De offertes die niet minstens 60% van het totaal aantal punten behalen voor de som "tewerkgesteld personeel, gevalstudie, aanpak van de opdracht" (36/60) worden uitgesloten.

1.9.3.2 Het criterium "Prijs" Het criterium "Prijs" wordt als volgt gewogen:

 Pr  P = Pmax ×  min   Pr   offerte  waarbij: • • • •

Prmin = de laagste prijs van de offertes die nog in aanmerking komen na evaluatie van de bovenvermelde gunningscriteria. Profferte = prijs van de offerte P = punten toegekend aan het criterium "Prijs" Pmax = maximale weging van het criterium "Prijs"

Specifieke bepaling: berekening van de prijs met inachtname van de waarde van de co-sourcing De totale kost van het project is gelijk aan de totale kost van het project van de voorgestelde offerte plus de totale kost van het gebruik van interne middelen van de FOD Financiën. Dit kan worden vertaald in de volgende formule:

CT = CF + ∑n=1 nbVTEn * nbDagenn * ChJ n p

CT : totale kost project CF : totale kost project firma nbVTE : maximum 0,5 nbDagen : aantal dagen dat een voltijds equivalent zal werken over de totale duur van het project. Per jaar presteert een VTE 212 dagen. CHJ : kost van een mandag, hetgeen varieert naar gelang de gevraagde categorie. In dit geval kost de beheerscontroleur 274€ per dag. n: volgnummer van de categorie

Voorbeeld De FOD Financiën ontvangt 2 offertes voor de levering van een zelfde product.

15

Firma 1 stelt een offerte voor met een CF van 1.000.000 en vraagt 4 profielen met een waarde van 274 €/dag en 1 profiel met een waarde van 174 €/dag, beiden voor 1 jaar. CT = 1.000.000 + (4*1*212*274) + (1*1*212*174) CT = 1.269.240 Firma 2 stelt een offerte voor met een CF van 1.100.000 en vraagt een programmeur voor 1 jaar. CT = 1.100.000 + (1*1*212*174) CT = 1.136.888

Uiteindelijk bekomt firma 2 de beste score voor de prijs, omdat de kost van de interne middelen lager is. 1.9.3.3 Eindresultaat De evaluatiescores van de bovenvermelde gunningscriteria, inclusief de prijs, worden opgeteld. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

16

2. Clausules over de uitvoering van de opdracht

2.1 Kennisgeving van de gunning van de opdracht

Overeenkomstig artikel 65/8 van de wet van 23 december 2009 (invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) deelt de aanbestedende instantie onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing het volgende mee: Uittreksel van §1: 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mot ieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onregel matig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet is gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De bovenvermelde kennisgeving omvat desgevallend ook: 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur va n de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie bi nnen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres waa rnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onmiddellijk per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2. De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn: 1° indien geen vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid;

Het is mogelijk dat bepaalde gegevens niet mogen worden medegedeeld indien de openbaarmaking ervan de toepassing van een wet zou belemmeren, in strijd zou zijn met het openbaar belang, nadelig zou zijn voor de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen of de eerlijke mededinging tussen de ondernemingen zou kunnen schaden.

17

2.2 2.2.1

Borgtocht

Borgtochtstelling

De opdrachtnemer stelt zijn borgtocht (5% van het totale bedrag van de opdracht excl. btw). Binnen 30 kalenderdagen na de datum van kennisgeving van de gunning levert de opdrachtnemer het bewijs van de borgtochtstelling aan de aanbestedende overheid. Het bedrag van de borgtocht kan overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen als volgt gesteld worden: in speciën, in publieke fondsen of in de vorm van een collectieve borgtochtstelling. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet, binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. 679-2004099-79), IBAN: BE58 679200409979, BIC: PCHQBEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van de genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen l of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een geza menlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstellin g of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier o f van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij de originele akte van solidaire borg, ge viseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opg emaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, naargelang van het geval. Indien het bewijs van de borgtocht niet binnen de vereiste termijn geleverd wordt, zal een boete worden aangerekend. Het gebrek aan borgtocht kan tot de verbreking van het contract leiden. De bovenvermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op wettelijke wijze of in een algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

18

Het bewijs van borgtochtstelling moet naar het volgende adres verzonden worden: FOD Financiën Controle van de vastleggingen van de stafdiensten B&BC North Galaxy B22 Koning Albert II-laan 33 bus 785 1030 Brussel 2.2.2

Vrijgave van de borgtocht

Er is voorzien in een vrijgave per jaarlijkse schijf van 50% op vraag van de opdrachtnemer.

2.3 Controle van en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidende dienst:

Leidend ambtenaar:

FOD Financiën Stafdienst ICT North Galaxy Koning Albert II-laan 33 bus 95 e Tour C, 5 verdieping 1030 Brussel Dhr. L. COLLET, Directeur van de stafdienst ICT

2.4 Personeel van de opdrachtnemer Het personeel van de opdrachtnemer moet beantwoorden aan alle wettelijke bepalingen die in België van kracht zijn op het vlak van immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer waarborgt de aanbestedende overheid tegen elke schade die de aanbestedende overheid zou kunnen lijden indien de opdrachtnemer of zijn personeelsleden niet zouden voldoen aan de wettelijke bepalingen in kwestie. De opdrachtnemer moet over voldoende personeel beschikken dat de nodige kennis heeft en geschikt is voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet tevens kennis van een voldoende hoog niveau hebben van de middelen die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemer moet instaan voor de opleiding van zijn personeel om hun kennis op een voldoende hoog niveau te brengen en te houden. Deze opleiding wordt niet als productief beschouwd voor de aanbestedende overheid en kan dan ook niet worden gefactureerd.

De door de opdrachtnemer toegewezen personen zullen gemiddeld 7u36m per dag moeten werken. De aanbestedende overheid kan de onmiddellijke vervanging van een persoon eisen wanneer ze meent dat zijn kwalificaties of prestaties de goede uitvoering van de opdracht hinderen. De verandering moet binnen 20 werkdagen na de vraag van de aanbestedende overheid en zonder kosten uitgevoerd worden. Als dit niet gebeurt, kan aan de opdrachtnemer een boete opgelegd worden die overeenstemt met 20% van de maandelijkse kosten (20 werkdagen) van de betrokken medewerker. Het personeel van de inschrijver die de opdracht zal uitvoeren moet: evaring hebben in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; alle teksten, rapporten, verslagen enz. kunnen begrijpen die nodig zijn of die gebruikt of voorgelegd worden door de twee partijen in het kader van de onderhavige opdracht, en dit in het Frans, het Nederlands en het Engels. een voldoende mondelinge en schriftelijke kennis hebben om te kunnen communiceren in het Frans of het Nederlands, en indien nodig in beide talen; de projectleider moet mondeling kunnen communiceren in zowel het Frans als het Nederlands.

19

De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de personen die toegewezen worden voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. De informatie die in dit verband verkregen wordt, moet in alle vertrouwelijkheid behandeld worden door de aanbestedende overheid en mag in geen geval doorgegeven worden aan derden. Het te gebruiken model van curriculum vitae bevindt zich in bijlage E.

2.5

Opvolging van de uitvoering van de opdracht 2.5.1

Ingezette middelen

De inschrijvers moeten vermelden welke middelen (hardware, software, personeel) ze zullen inzetten om het beheer van het project te verzekeren. 2.5.2

Stuurcomité (Steering Committee)

Het stuurcomité omvat enerzijds de verantwoordelijke voor het project bij de opdrachtnemer, samen met de verschillende specialisten die volgens de vooruitgang van het project bij het project betrokken zijn, en anderzijds de Cel voor de begeleiding van het project als vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. Het stuurcomité is de enige instantie waaraan de opdrachtnemer verantwoording moet afleggen; het wordt bijgestaan door de interne projectgroep die instaat voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht. 2.5.3

Rapporten (reporting)

Periodiek, volgens een planning die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de "kick-off"vergadering, maakt de opdrachtnemer een volledig rapport op voor de stuurgroep (Steering Committee) over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase), de problemen en de voorgestelde oplossingen. De rapporten worden opgemaakt door het personeel van de opdrachtnemer. Ze worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de projectleider van de aanbestedende overheid, die zal instaan voor de verzending ervan via e-mail naar de leden van het stuurcomité.

2.5.4

"KICK-OFF"-vergadering

Binnen een termijn van maximum één kalendermaand te rekenen vanaf de gunning van de opdracht, moeten de opdrachtnemer en de Federale Overheidsdienst/de Administratie verplicht hun eerste stuurvergadering, KICK-OFF-vergadering genoemd, houden. Tijdens deze vergadering worden de rollen in de organisatie van het project bepaald. De rollen kunnen steeds evolueren in de loop van het project. 2.6

Uitvoering van de opdracht

2.6.1

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie waarvan hier sprake is: -

-

kan worden vastgelegd op om het even welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, een geïntegreerde montage, enz.; kan aan de opdrachtnemer worden verstrekt via mondelinge weg, via een demonstratie en/of via het bezorgen van een informatiedrager met de betrokken informatie; de opdrachtnemer kan deze informatie ook vernemen in het kader van de uitvoering van de onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van de onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

20

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om al deze vertrouwelijke informatie, van welke aard ook, die hem wordt meegedeeld of waarvan hij kennis neemt tijdens de opdracht, geheim te houden en dit zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer waarborgt dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen eerbiedigen. Hij verbindt zich ertoe deze informatie niet bekend te maken aan derden, inclusief de filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer verbonden zijn. Aan zijn personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn, zal hij enkel die gegevens bekendmaken die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van de onderhavige opdracht. De bovenvermelde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: -

-

waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat de FOD Financiën ze voor het eerst aan hem meedeelde; die, op het moment dat de FOD Financiën er kennis van nam, reeds openbaar was; die, nadat de FOD Financiën er kennis van had genomen, op een andere manier openbaar werd gemaakt dan door toedoen van de opdrachtnemer; of die de opdrachtnemer van een derde gekregen heeft, die ter goeder trouw over de informatie van de FOD Financiën beschikte en die gemachtigd was om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe: de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; anderzijds de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op om het even welke drager, behalve voor de uitvoering van de taken die hem door de FOD Financiën werden toevertrouwd en voor zover dit noodzakelijk is. Alle informatie die door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld van de opdrachtnemer en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld van de opdrachtnemer, blijft volledige eigendom van de FOD Financiën, zoals elke informatiedrager waarop de opdrachtnemer informatie van de FOD Financiën gekopieerd of geregistreerd heeft volledige eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën heeft het recht om op elk moment aan de opdrachtnemer te vragen om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer informatie van de FOD Financiën opgeslagen heeft, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt er zich bovendien toe om na afloop van de uitvoering van de opdracht onmiddellijk alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld voor de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën. Door informatie van de FOD Financiën ter beschikking te stellen, verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet industrieel toe te passen en deze voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van de onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn doordat hijzelf of zijn personeelsleden de verplichtingen die hen krachtens dit artikel worden opgelegd niet naleven.

21

2.6.2

Publiciteit – Referenties

De opdrachtnemer of zijn onderaannemers mogen geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige openbare mededeling publiceren zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van een bevoegde vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. 2.6.3

Eigendom

De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door het personeel van de opdrachtnemer, en de bijbehorende documentatie, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van de onderhavige opdracht opgemaakt wordt door het personeel van de opdrachtnemer, evenals de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten worden, naarmate ze tot stand komen, de eigendom van de aanbestedende overheid. Het is verboden aan het personeel van de opdrachtnemer om documenten die aan de FOD Financiën toebehoren mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van zijn opdracht. Dit is met name het geval voor verplaatsingen tussen verschillende vestigingen van de aanbestedende overheid.

2.6.4

Praktische regelingen voor de uitvoering van de opdracht

2.6.4.1

Plaats en uurregeling voor de uitvoering van de diensten

De diensten worden hoofdzakelijk uitgevoerd in Brussel, in de lokalen van de FOD Financiën. Indien de opdrachtnemer gedurende bepaalde periodes in andere vestigingen moet werken, betaalt de aanbestedende overheid de verplaatsingskosten niet terug. De volledige prestatie wordt uitgevoerd in de lokalen van de aanbestedende overheid. Soms kan de prestatie elders worden uitgevoerd, indien de aanbestedende overheid meent daar een bijzonder voordeel uit te halen. Met het oog op een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties uitvoert in de lokalen van de administratie, in de mate van het mogelijke dezelfde uurregeling volgen als de collega's van de administratie. De normale kantooruren lopen van maandag tot vrijdag van 7.30 u tot 18.00 u, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van toepassing is. 2 november, 15 november en 26 december worden door de aanbestedende overheid als feestdagen beschouwd, evenals de eerste werkdag van het jaar. Er wordt ook in verplichte "brugdagen" voorzien, die elk jaar worden meegedeeld.

2.6.4.2

Door de FOD Financiën ter beschikking gestelde technische middelen

De opdrachtnemer moet aan zijn personeel al het materiaal ter beschikking stellen dat nodig is voor de uitvoering van zijn opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën stelt aan het personeel van de opdrachtnemer tijdens zijn opdracht maximum tegelijkertijd 2 bureaus ter beschikking van het type "shared desk", zonder kasten. Het personeel van de opdrachtnemer krijgt beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën en een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn dienstverleners. Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures volgen, evenals de reglementen met betrekking tot het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de toegang daartoe. Het kan geen enkele toevoeging of wijziging aan de werkomgeving van de aanbestedende overheid eisen. Als tekortkomingen in de logistieke ondersteuning tot verstoring van de dienstverlening leiden, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemiddelen beschreven in § 2.9 alvorens zijn toevlucht te nemen tot de rechtspraak. 2.6.4.3

Taken van de medewerkers van de FOD Financiën

Binnen de taken die de medewerkers van de FOD financiën op zich zullen nemen, dienen 2 blokken onderscheiden te worden, namelijk de generieke taken en de taken in co-sourcing. De generieke taken zijn die taken die de FOD Financiën op zich neemt als opdrachtgever van de opdrachtnemer, om deze laatste in de mogelijkheid te stellen van het project optimaal uit te voeren. De taken in co-sourcing zijn een aantal taken die in principe autonoom door personeel van de opdrachtnemer kunnen uitgevoerd

22

worden, maar waarvan de FOD Financiën vraagt dat die door haar eigen personeelsleden zouden worden uitgevoerd. Generieke taken De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) wat betreft: • • • • • •

het definiëren van de inhoud van het/elk project; het participeren in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten in het kader van de uitvoering: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van de overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; in voorkomend geval, de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, naargelang wat er in gezamenlijk overleg is/wordt bepaald. De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met het het bewaken (en indien nodig definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van (waar van toepassing) architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

Taken in co-sourcing • •

De FOD Financiën zet een co-sourcing structuur op met de volgende doelstellingen: de kennisoverdracht tussen het personeel van de opdrachtnemer en de interne medewerkers van de FOD Financiën bevorderen de kosten voor de ontwikkeling en onderhoud van de projecten verlagen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de modaliteiten ervan te respecteren en enkel de FOD Financiën is gemachtigd om tijdens het verloop van de opdracht te beslissen er geen beroep (meer) op te doen, of het nu om de gehele opdracht dan wel om delen ervan gaat. De FOD Financiën geeft geen enkele garantie betreffende de vaardigheid van junior- of seniormedewerkers voor de verschillende profielen. Het is waarschijnlijk dat een aantal medewerkers, zeker voor het technische niveau, in het begin van het project moeten beschouwd worden als junior. Het gebruikmaken van co-sourcing ontheft de contractant, die moet waken over een voldoende omkadering van het te integreren personeel, geenszins van zijn aansprakelijkheid en vermindert die evenmin. Wanneer er zich een ernstig probleem voordoet dat de goede afwikkeling van het project in gevaar brengt, is de opdrachtnemer ertoe gehouden om de aanbestedende overheid daarvan onverwijld op de hoogte te brengen. De aanbestedende overheid treft de passende maatregelen om het probleem op te lossen (bijkomende opleiding, vervanging van de persoon die in het kader van de co-sourcing ter beschikking werd gesteld, enz.).

23

2.7 Stabiliteit van het personeel De aanbestedende overheid hecht heel veel belang aan de stabiliteit van het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. Voor de uitvoering van de opdracht moeten dezelfde personeelsleden worden ingezet als degene die zijn voorgesteld in de offerte. Indien dat uitzonderlijk en wegens een goed gemotiveerde reden niet het geval is, moet het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een niveau hebben dat gelijkwaardig is aan dat van het personeel voorgesteld in de offerte en goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid. Indien het personeel niet goedgekeurd wordt door de aanbestedende overheid, kan deze laatste de onderhavige opdracht beëindigen. De opdrachtnemer garandeert voor de hele duur van de opdracht de stabiliteit van het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. De opdrachtnemer mag de samenstelling van het projectteam tijdens de uitvoering niet wijzigen zonder de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid. Indien dat uitzonderlijk en wegens een goed gemotiveerde reden toch gebeurt, moet het personeel dat ter vervanging ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering een niveau hebben dat gelijkwaardig is aan dat van het personeel voorgesteld in de offerte en goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid. Indien het personeel niet goedgekeurd wordt door de aanbestedende overheid, kan deze laatste de onderhavige opdracht beëindigen. Periodes van afwezigheid om welke reden ook kunnen niet gefactureerd worden. Indien een persoon die ingezet werd voor de onderhavige opdracht definitief vervangen moet worden, moet hij zijn vervanger opleiden voor de taak. 2.8

Verantwoordelijkheid, informatie van industriële eigendom, octrooien en auteursrechten De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsniveau van de uitgevoerde prestaties en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de doelstellingen van zijn opdracht in het kader van de uitvoering van de opdracht te behalen. Hij komt op die manier een resultaatsverplichting na. De opdrachtnemer is in alle gevallen op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek aansprakelijk voor de feiten gepleegd door zijn personeelsleden die in verband staan met de activiteiten voor de FOD Financiën. Alle informatie van industriële eigendom die in de offerte is opgenomen, moet duidelijk worden aangeduid met de vermelding "INDUSTRIËLE EIGENDOM" in de rechterbovenhoek van de rubriek. Het aanmerken van het volledige voorstel als informatie van industriële eigendom wordt niet aanvaard. De inschrijver moet alle materialen die "formules, ontwerpen, tekeningen en onderzoeksgegevens" vormen duidelijk identificeren (met de vermelding "VERTROUWELIJK"). De enige verantwoordelijkheid van de FOD Financiën bestaat in de vertrouwelijke behandeling van de bovenvermelde gegevens en het op de hoogte brengen van de inschrijver van elk verzoek tot openbaarmaking in de loop van een periode van vijf (5) jaar vanaf de datum van gunning van de opdracht. Het niet markeren van dergelijke materialen of een laattijdige reactie op de melding dat een verzoek tot openbaarmaking werd ingediend, zal worden beschouwd als een intrekking van de eis van de inschrijver met betrekking tot de betrokken materialen. Alle elementen die als antwoord op dit bestek worden voorgelegd, worden de eigendom van de FOD Financiën. De selectie of de verwerping van een antwoord verandert niets aan dit recht.

24

Indien de inschrijver houder is van een octrooi of een gebruikslicentie aangaande de diensten, de software die geleverd moet worden in het kader van deze opdracht, kan hij van de FOD Financiën geen enkele prijsverhoging van zijn offerte eisen. Hij is er eveneens toe gehouden de tekeningen, modellen en auteursrechten aan te duiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en waarvan hij de auteur of de rechthebbende is. Als hij dit niet aanduidt, kan hij van de FOD Financiën geen schadevergoeding eisen voor de miskenning van zijn octrooi- of auteursrecht. De opdrachtnemer die de rechten van een derde niet heeft gerespecteerd of ze niet heeft gemeld aan de FOD Financiën, stelt zich tegenover de FOD Financiën garant voor alle aanspraken die de derde ten aanzien van hem maakt. De FOD Financiën kan de ontwikkelingsproducten die voor de onderhavige opdracht gerealiseerd werden, gebruiken in het kader van andere projecten. De producten die in het kader van de onderhavige opdracht voor de FOD Financiën ontwikkeld werden, worden zijn eigendom. De inschrijver waarborgt dat de voorgestelde producten geen namaak inhouden van octrooien of auteursrechten die eigendom zijn van derden en die het gebruik ervan belemmeren of beperken. Alle rechten die er verband mee houden, moeten door de inschrijver gedragen worden. De aanbestedende overheid waarborgt dat de gebruikte producten geen namaak inhouden van octrooien of auteursrechten die eigendom zijn van derden en die het gebruik ervan belemmeren of beperken. Alle rechten die er verband mee houden, moeten door de opdrachtnemer gedragen worden. Na toewijzing van de opdracht moet de opdrachtnemer voor eigen rekening de FOD Financiën verdedigen tegen elke beschuldiging als zouden de producten namaak inhouden van octrooien of auteursrechten in België. De betrokken opdrachtnemer verbindt zich ertoe om ofwel voor de FOD Financiën het recht te bekomen om de betrokken producten te blijven gebruiken zonder extra kosten, ofwel om de producten voor eigen rekening te wijzigen of te vervangen om een einde te maken aan de situatie van namaak, zonder evenwel de fundamentele productspecificaties te wijzigen. De betrokken opdrachtnemer moet, zonder beperking van bedrag, alle schadevergoedingen, kosten of uitgaven voor zijn rekening nemen die hieruit voortvloeien en die ten laste worden gelegd van de aanbestedende overheid in het kader van een gerechtelijke actie op basis van een dergelijke beschuldiging, en dit voor zover de betrokken opdrachtnemer instaat voor de verdediging en voor de onderhandelingen met het oog op een minnelijke schikking. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de opdrachtnemer zo snel mogelijk te informeren indien ze het voorwerp zou uitmaken van een dergelijke beschuldiging. De opdrachtnemer staat in principe de rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot verslagen, codes, documentatie, enz. die hij ter beschikking stelt van de FOD Financiën af aan de FOD Financiën. Voor alle verslagen, broncodes, documentatie, enz. die opgenomen zijn in het bestek of later vermeld of onrechtstreeks aangehaald worden, en waarvan de intellectuele eigendom niet overgedragen werd aan de aanbestedende overheid overeenkomstig de bepalingen van het bestek, biedt de betrokken opdrachtnemer - en waarborgt hij dat al zijn werknemers, aangestelden en/of onderaannemers (inclusief maar niet beperkt tot degene die vermeld worden in de offerte) hetzelfde doen - aan de aanbestedende overheid een onvoorwaardelijke, onherroepelijke, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie aan voor alle meest recente versies van de verslagen, broncodes, documentatie enz. op het ogenblik dat het te sluiten contract afloopt, voor zover deze nodig zijn voor de uitvoering van de diensten na afloop van het contract, en dit zonder andere kosten dan de prijs die voor de opdracht bepaald wordt in het contract. De betrokken opdrachtnemer stelt zich ten opzichte van de aanbestedende overheid garant voor de kosten en/of schade die voortvloeien uit de niet-naleving van dit contract door zijn werknemers, aangestelden of onderaannemers (inclusief maar niet beperkt tot degene die vermeld worden in de offerte). 2.9 Beoordeling van de uitgevoerde diensten en controlewerkzaamheden

Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer via een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd door een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.

25

Op het moment waarop de diensten zullen zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de beoordeling van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze beoordeling worden opgemaakt, waarvan het origineel zal worden overhandigd aan de opdrachtnemer. De diensten die niet correct en/of niet conform werden uitgevoerd, zullen moeten worden overgedaan. 2.10

Voorlopige oplevering

Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een proces verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste controle aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. De (gedeeltelijke) voorlopige oplevering(en) zal(zullen) plaatsvinden op volgend(e) moment(en): - Prioriteiten actieplan en PID - Cluster 1 - Cluster 2 - Cluster 3 - Cluster 4 In het geval dat de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een onderdeel een impact heeft op een onderdeel die voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen eraan moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer voor de FOD Financiën instemt met de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dit onderdeel. De volledige voorlopige oplevering heeft plaats bij de oplevering van cluster 4.

2.11

Facturatie en betaling

2.11.1 Facturatie Voor elk verschuldigd bedrag moet de opdrachtnemer een factuur in twee exemplaren opstellen en aan de volgende dienst bezorgen: FOD Financiën Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 1030 Brussel 2.11.2 Betaling Voor de betaling gelden de volgende bepalingen:

Voorschotten zijn niet mogelijk. De betalingen kunnen alleen a posteriori gebeuren voor de uitgevoerde en aanvaarde diensten. De betalingstermijn bedraagt 50 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. De facturatie gebeurt bij elke gedeeltelijke voorlopige oplevering (prioriteitenplan, cluster 1, cluster 2, cluster 3). De volledige voorlopige oplevering gebeurt bij cluster 4. De betaling is onderworpen aan de voorlegging van een perfect reglementaire factuur, met vermelding van de btw en met een kopie van het overeenstemmende pv van oplevering. De betalingen worden uitgevoerd volgens het reglement op de rijkscomptabiliteit.

26

De verwijlintresten worden bepaald krachtens artikel 15, §4 van de algemene aannemingsvoorwaarden. 2.11.3 Prijsherziening Voor de diensten is prijsherziening mogelijk. Dit zijn de regels voor de prijsherziening: 1. De prijzen kunnen een keer per jaarherzien worden. 2. De dienstverlener vraagt de prijsherziening jaarlijks aan via een aangetekende brief aan de aanbestedende overheid, ter attentie van de FOD Financiën – Verbintenissenbeheer van de stafdiensten, North Galaxy B22, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 3. De prijsherziening neemt een aanvang: 1. op de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de herzieningsaanvraag voor de verjaardag heeft verstuurd. De prijsherziening is enkel van toepassing op de diensten die werkelijk werden gepresteerd na de verjaardag. 2. op de eerste dag van de maand volgend op de verzending van de aangetekende brief als de dienstverlener een of meerdere verjaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening is enkel van toepassing op de diensten die werkelijk werden gepresteerd na de eerste dag van de bovenvermelde maand (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die uitgevoerd zullen worden na de volgende verjaardag). 4. De prijsherziening wordt berekend volgens deze formule: P = P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) waarbij: P = de herziene prijs P0 = de oorspronkelijke prijs S0 = loonindex AGORIA (enkel voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor de contracten vanaf 11/7/1981, die geldt tijdens de maand vóór de opening van de offertes S = zoals S0 hierboven, maar die geldt tijdens de maand vóór de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht Voor de indexen verwijzen we naar: http://www.agoria.be 5. De prijzen van de diensten die later besteld worden, kunnen herzien worden. De herziening gebeurt volgens de bovenvermelde regels. 6. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij een daling van de index. De herziening volgt de bovenvermelde regels, waarbij de aangetekende brief uitgaat van de aanbestedende overheid. 2.12

Betwistingen en geschillen

2.12.1 Verweermiddelen van de aanbestedende overheid

De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn degene waarin voorzien wordt in de artikelen 20 en 75 van de algemene aannemingsvoorwaarden (als bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet uitgewerkt, geïnterpreteerd en uitgevoerd worden overeenkomstig het Belgische recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen ter goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen met betrekking tot de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, moeten in overleg afgehandeld worden:

27

-

-

-

2.12.2

De partijen moeten proberen de zaak in der minne te regelen voordat ze hun toevlucht nemen tot andere middelen. Daartoe zal de meest gerede partij de slechte uitvoering van het contract per eenvoudige aangetekende brief aan de andere partij melden. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen vanaf de verzending van de aangetekende brief om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, moeten de partijen proberen om een compromis te vinden via onderhandelingen die worden aangevat zodra gebleken is dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.2, in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Tenzij anders afgesproken kunnen de onderhandelingen niet langer duren dan 30 dagen te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief. Indien men in dit stadium van het geschil niet tot een overeenkomst kan komen, zal het geschil worden beslecht door de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegd zijn. Ambtshalve voorziene maatregelen en boetes voor vertraging

Onder voorbehoud van de bepalingen met betrekking tot de ambtshalve maatregelen van de artikelen 20, 66 en 75 van de algemene aannemingsvoorwaarden en indien de levering niet heeft plaatsgevonden binnen drie maanden na de overeengekomen uitvoeringsdatum, en indien de opdrachtnemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, behoudt de Administratie zich het recht voor de opdracht op te zeggen (cf. art. 9. KB van 26 september 1996).

2.12.3

Verplichting tot samenwerking

Behoudens gemotiveerde weigering moet de Administratie zo snel mogelijk alle assistentie, gegevens en informatie verschaffen die de opdrachtnemer als noodzakelijk of nuttig beschouwt voor de uitvoering van het project.

28

3.

Beschrijving van de opdracht

3.1 Bepalen van de opdracht In de vorige overheidsopdracht van de FOD Financiën met betrekking tot Cobit had de directeur van de stafdienst ICT een prioriteit bepaald. Hij wilde namelijk een dienstverlening waarborgen die beantwoordde aan de noden van de business en bijdroeg tot de verwezenlijking van de strategische doelstellingen. Op basis van deze prioriteit kwamen 7 processen aan bod: AI1, AI2, AI3, AI4, PO1, PO10, DS8. Momenteel zou de stafdienst ICT de assistentie bij de implementatie van Cobit willen voortzetten. Deze opdracht heeft tot doel de bestaande en ontbrekende processen van de stafdienst ICT te beschrijven, op een wijze die strookt met de goede praktijken van Cobit. Het doel bestaat erin te kunnen beantwoorden aan de vereisten inzake feedback met betrekking tot de risico's, de maturiteit van de processen en de RACI, aan de dienst Interne Audit van de voorzitter en aan de dienst Beheerscontrole. Voor de stafdienst ICT bestaat het doel erin de verbetering van de IT-governance mogelijk te maken. De opdrachtnemer moet het procesboek maken door de volgende activiteiten verrichten: • • • • • • • • • • • • •

Het actieplan met prioriteiten bepalen om de uitvoering van de opdracht binnen twee jaar mogelijk te maken. Een boek van alle IT-processen van de stafdienst opstellen op basis van het COBIT-referentiekader, versie 4.1 of 5. De stafdienst IT helpen om de processen te bepalen, inclusief de processen die nog niet bestaan en die geformaliseerd moeten worden. De risico's, de maturiteit en de metrieken van de onderzochte processen bepalen en evalueren. De processen geschreven in versie 4.1 van Cobit overbrengen naar versie 5 van Cobit. Het procesboek van de stafdienst ICT up-to-date houden tot het einde van de opdracht. Aanbevelingen doen in verband met de risico's voor elk proces. Aanbevelingen uitvoeren. Alle andere activiteiten verrichten die verband houden met COBIT (voorbeeld: mapping tussen ITIL en COBIT). De kennis overdragen zodat Cobit geïmplementeerd kan worden in de FOD Financiën met het oog op de autonomie nadien. De nodige output leveren (3.7). De verbinding tussen Cobit en Coso tot stand brengen. De aanbestedende overheid adviseren.

Het gebruik van Cobit 5 zal een keuze zijn die de Administratie zich voorbehoudt bij het begin van de opdracht. Bovendien zal de beschrijving van de processen tijdens de uitvoering van de opdracht met het instrument ARIS gebeuren en met toepassing van de Prince2 methode voor projectbeheer. De inschrijver moet rekening houden met deze vereisten.

De aanbestedende overheid moet de volgende activiteiten verrichten: • •

De opdrachtnemer helpen om zijn opdracht zo goed mogelijk te vervullen. De nodige informatie aan de opdrachtnemer bezorgen om hem in staat te stellen zijn opdracht te vervullen.

De aanbestedende overheid beklemtoont dat deze opdracht niet tot doel heeft een audit uit te voeren. De aanbestedende overheid staat er ten zeerste op dat het prioriteitenplan opgemaakt wordt op basis van de business doelstellingen en de bestaande risicoanalyse. Het prioriteitenplan zal onderverdeeld worden in meerdere clusters. Een cluster is een homogeen geheel van processen, waarvan de werklast equivalent verdeeld is tussen de clusters. De clusters zijn gedefinieerd in functie van de prioritaire doelstellingen van de business en de bestaande risicoanalyse. Met uitzondering van de eerste cluster, bevat iedere cluster eveneens de bijwerking van de voorgaande cluster(s).

29

De aanbestedende overheid verdeelt het procesboek in 4 clusters.

3.2 Context Aansluitend op de algemene Copernicushervorming van de federale administratie is de FOD Financiën in 2001 gestart met zijn eigen moderniseringsplan, Coperfin, dat erop gericht is de eigen administratie grondig te moderniseren. Het Coperfin-project heeft tot een langetermijnstrategie geleid die tot doel heeft de FOD Financiën om te vormen tot een moderne organisatie. De FOD zal in de eerste plaats zijn fundamentele activiteiten opnemen, maar de dienstverlening aan de klant (de belastingplichtige) zal hierin een belangrijke plaats innemen. De eerste fase van de Coperfin-hervorming, die in september 2001 aangevat werd, had betrekking op de toekomstige lijndiensten van de algemene administraties Belastingen & Invordering en Patrimoniumdocumentatie. Deze fase bestond uit verschillende projecten die onderverdeeld werden in generieke programma's, functionele programma's en netwerken. Via deze projecten moest bepaald worden welke veranderingen allemaal nodig waren op het vlak van personeel, informaticamiddelen en werkmethodes om een betere werkomgeving te creëren voor de ambtenaren en een betere dienstverlening te bieden aan de burgers. We doelen hier op de "BPR's" (Business Process Reengineering). Deze BPR's functioneerden goed, want de werkgroepen bestonden uit ambtenaren die zowel afkomstig waren uit de binnen- als uit de buitendiensten. Na afloop van hun werkzaamheden hebben deze BPR-werkgroepen concrete verbeteringen voorgesteld aan de procedures en werkmethodes van de fiscale entiteiten van de FOD Financiën. Deze voorstellen werden gebundeld en afgewerkt in verschillende documenten: de eindrapporten van Coperfin 1.

Deze fase is in juli 2002 ten einde gelopen. De conclusies inzake de hervorming van de processen, organisatie en ICT-architectuur werden verzameld in verschillende documenten:

- het procesboek - het organisatieboek - het functieboek - het ICT-boek (informatie- en communicatietechnologie)

30

- het realisatieboek Alle informatie is beschikbaar op het volgende adres: www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/coperfin-library.htm Het Coperfin-plan is gebaseerd op verschillende specifieke transversale thema's:

Het enig dossier Dit zal het mogelijk maken om op basis van alle beschikbare gegevens een geïntegreerd totaalbeeld van de burger te hebben. Het "enig dossier" structureert immers alle informatie waarover de FOD Financiën beschikt. De geïntegreerde verwerking Dankzij dit principe zal het dossier van de burger niet meer volledig afzonderlijk verwerkt worden door de verschillende administraties van de FOD Financiën volgens het type belasting, taks of transactie. Dankzij het enig dossier kan de FOD Financiën de burger immers als een enkele klant benaderen. Op die manier kunnen de coherentie en volledigheid van de gegevens gewaarborgd worden. De multi-kanaaldienstverlening Deze zal een betere dienstverlening aan de burger waarborgen, waardoor hem op korte termijn alle gevraagde inlichtingen bezorgd kunnen worden. De burger zal altijd op een coherente en professionele manier ontvangen worden, onafhankelijk van het kanaal waarlangs hij contact wil opnemen met de FOD: via internet, telefonisch of persoonlijk. De burger zal via al deze kanalen toegang krijgen tot zijn gegevens, ongeacht het type belasting. Risicobeheer, bijstand, controle en invordering Het "enig dossier" zal de FOD Financiën helpen om zich een beter beeld te vormen van de "burger", wat tot een betere organisatie van de invordering en snellere bijstand in geval van problemen zal leiden. Daardoor zal het mogelijk zijn de potentiële risico's beter te evalueren en gemakkelijker bepaalde vormen van systematische fraude op te sporen. De case study Dit thema draagt bij tot het doorvoeren van een projectmatige aanpak voor de verwerking van specifieke dossiers. Een coherente reglementering Dit thema moet tot een coherente reglementering leiden die begrijpelijker en beter toepasbaar is. Het imago Tegelijkertijd vereist de voorgestelde verandering in het departement, zowel wat organisatie als wat werking betreft, een verandering van het imago van de FOD Financiën. De uitvoering van elk van deze thema's werd concreet opgenomen in de "specifieke programma's voor de entiteiten". Zo werd met name het thema "geïntegreerde verwerking" concreter uitgewerkt in de volgende programma's: • • • •

Geïntegreerde verwerking Belastingen en Invordering Geïntegreerde verwerking Douane en Accijnzen Geïntegreerde verwerking Patrimoniumdocumentatie Geïntegreerde verwerking Thesaurie

31

•

Geïntegreerde verwerking Belastingen & Invordering

Het moderniseringsplan van 2010 maakt een stand van zaken op en beschrijft de verschillende lopende en nieuwe projecten. Het directiecomité heeft deze projecten besproken en goedgekeurd tijdens de vergadering van 19 december 2009. http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/modernisation/management/management-plan-10-0122.pdf In 2010 is de stafdienst ICT begonnen met de herziening van bepaalde IT-processen aan de hand van het Framework Cobit. Zo werden tussen 2010 en 2011 de volgende processen bestudeerd: AI1, AI2, AI3, AI4, PO1, PO10, DS8.

3.3 Beschrijving van de IT-organisatie

De stafdienst ICT telt ongeveer 500 medewerkers en is georganiseerd in 6 domeinen. Elk domein wordt geleid door een diensthoofd dat rapporteert aan de directeur van de stafdienst ICT: Operations Verantwoordelijk voor het beheer van de servers en mainframes, de opslag en de opvolging van de prestaties Gebruikersondersteuning Verantwoordelijk voor de service desk, de customer supplies en het uitrollen, distributie van software en het beheer van het buroticapark Netwerk Verantwoordelijk voor het netwerk van gegevens en IP-telefonie Infrastructuur Verantwoordelijk voor de standaardcomponenten van de architectuur (CCFF, RDC) en de supportontwikkeling (instrumenten en methodologie) Datawarehouse Verantwoordelijk voor ETL, de gegevensanalyse en rapporten, het datawarehousebeheer Applications (development) Verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van de toepassingen op de verschillende platformen

32

Stafdienst ICT Voorzitter Voorzitter

Directeur Directeur Stafdienst StafdienstICT ICT

Strategische Strategischecoördinatie coördinatie &&communicatie communicatie

Kennis Kennis&& kwaliteitsbeheer kwaliteitsbeheer

Gebruikers Gebruikers ondersteuning ondersteuning

Directiesecretariaat Directiesecretariaat

Operationele Operationelecoördinatie coördinatie &&communicatie communicatie

Cel Celpersoneelszaken personeelszaken

Stafdienst StafdienstP&O P&O

Juridische Juridische ondersteuning ondersteuning

Cel Celbeheerscontrole beheerscontrole

Stafdienst StafdienstB&BC B&BC

Informatieveiligheid Informatieveiligheid

Account AccountManagement Management

Operations Operations

Architectuur Architectuur

Telecommunicatie Telecommunicatie&& netwerken netwerken

Entiteiten/stafdiensten Entiteiten/stafdiensten

Applications Applications

Datawarehouse Datawarehouse

Bovendien bestaan er begeleidende functies voor projectbeheer, opleiding en managementsupport, die ook rechtstreeks rapporteren aan de directeur van de stafdienst ICT. Voor grote projecten wordt er tevens een beroep gedaan op externe leveranciers, waarvan sommige medewerkers ook actief zijn in de gebouwen van de FOD. Wat de ICT-normen betreft, publiceert de dienst ICT de documentatie op de website van de FOD Financiën. Deze beschrijft de platformen waarop het geïntegreerde systeem gerealiseerd zal worden en de ontwikkelingsomgevingen die gebruikt zullen worden. De documenten zijn beschikbaar op het volgende adres: http ://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B , rubriek ‘ICTfundamenten’.

3.4 Werking van het PMO Sinds 2009 is een PMO-netwerk operationeel op de FOD Financiën. Dit PMO-netwerk (Program Management Office) is vooral bedoeld om het directiecomité van de FOD Financiën te ondersteunen teneinde de strategische doelstellingen die de organisatie voorstelt op een efficiënte manier te verwezenlijken. Met het oog hierop is het PMO-netwerk vooral toegespitst op het beheer van de veranderingstrajecten in de organisatie en de vereiste veranderingsdynamiek in deze context. Het PMO-netwerk speelt een ondersteunende rol op verschillende niveaus, voor het sturen en het beheersen van het projectbeheer:   

coördinatie van het stuurproces, wederzijdse harmonisering en beheer van de verschillende projecten, en dus van wat we de "projectportefeuille" van de organisatie noemen; toezicht op de toepassing van de projectbeheermethodologie waarvoor de FOD Financiën geopteerd heeft, en die gebaseerd is op de basisprincipes van Prince2 en het instrument Project Master; coördinatie en ondersteuning van het gebruik van de centrale toepassing, ProjectMaster, waar alle projectgegevens opgeslagen worden en waar de levenscyclus van de projecten beheerd wordt. In deze toepassing zullen de medewerkers ook de vorderingen kunnen volgen van de projecten die hen aanbelangen.

De essentiële kenmerken van het PMO-netwerk zijn het subsidiariteitsprincipe en overleg:

33

  

Elk thema van de veranderingstrajecten wordt afgehandeld door de meest geschikte component van het PMO-netwerk. Er is voorzien in een overlegstructuur (de CSPO). Alle componenten van het PMO-netwerk nemen eraan deel. Het PMO-netwerk bestaat in grote lijnen uit een centrale strategische PMO, operationele PMO's en PM-coördinatoren:

De strategische PMO is actief in de hele organisatie; hij rapporteert aan de voorzitter en aan het directiecomité. De operationele PMO's coördineren de diverse projecten en programma's in de algemene administraties Belastingen & Invordering en Patrimoniumdocumentatie. De PM-coördinatoren coördineren het project op het niveau van de algemene administratie Thesaurie en op het niveau van de stafdiensten. Het centrale overlegorgaan van het PMO-netwerk is de CSPO (Strategisch Portfolio Overleg Concertation Stratégique Portfolio), waarvan de coördinatie in handen is van de strategische PMO.

34

Elk project moet de methodologie PRINCE 2 volgen. Bij de aanvang van elk project moet een PID opgemaakt worden. De PID omvat vooral de planning en de om de 6 maanden te bereiken doelstellingen. Aan de hand van dit document kan het project ingevoerd worden in het instrument Project Master en opgevolgd worden. 3.5 Aanpak voor de realisatie, kennisoverdracht en co-sourcing 3.5.1

Aanpak voor de realisatie

De inschrijver stelt zijn aanpak voor rekening houdend met de informatie van dit bestek en met de eisen. We vestigen opnieuw de aandacht op de duurtijd van het project van 2 jaar. . De inschrijver moet zijn aanpak in ongeveer 10 pagina's toelichten. De FOD Financiën wil geen theoretisch maar een praktisch antwoord op basis van alle elementen die gegeven worden in het bestek en via de internetlinks, en meer bepaald in het strategisch plan onder de link http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/modernisation/management/management-plan-1001-22.pdf In zijn offerte moet de inschrijver uitleggen hoe hij zijn middelen (3.8) wil inzetten gedurende het project. 3.5.2

Kennisoverdracht en co-sourcing

Voor de kennisoverdracht doet de inschrijver in zijn offerte een voorstel van activiteiten die zullen uitgevoerd worden, alsook de verwachte resultaten in termen van kennis en vaardigheden. De uitwerking van de co-sourcing moet, naast wat er reeds in deel B van dit bestek beschreven is, tot doel hebben van een coherent team te maken, dit zowel tijdens het verloop het project, als na voorlopige oplevering, concreet betekent dit dat: • Tijdens het verloop van project de medewerkers van de FOD Financiën geïntegreerd dienen te worden in het projectteam • Na de voorlopige oplevering dienen diezelfde medewerkers voldoende kennis te bezitten, en voldoende op elkaar te kunnen steunen om taken in uitbating op zich te nemen. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte duidelijk beschrijft op welke manier hij dit wil bereiken: er wordt hier o.a. gedacht aan de samenwerkingsmethodes, het (eventuele) verband met de opleidingen, de taakverdeling, de opvolging en evaluatie van competenties, enz. … Het aantal voltijds equivalenten voor voorliggende opdracht bedraagt 0,5 VTE voor de duur van de opdracht (= vanaf “kick-off” tot voorlopige oplevering), dit aantal is bindend en er kan hier in de offerte niet van afgeweken worden. Een VTE wordt gedefinieerd als 212 mandagen (van 7u36 minuten) per jaar. De inschrijver zal gebruik maken van de profielen hierna opgenomen. De inschrijver bezit volgende vrijheden, maar beargumenteert in zijn offerte zijn keuzes: • •

De werkbelasting mag variabel zijn, maar de inschrijver zorgt ervoor dat er nooit meer dan 0,5 simultaan tewerkgestelden in co-sourcing FOD Fin co-sourcing medewerkers tegelijkertijd worden ingezet. Hij mag naar het aantal ingezette medewerkers een eigen invulling geven, hij mag echter maximaal 0,5 medewerkers vragen.

In zijn offerte geeft de inschrijver weer hoe de gevraagde medewerkers zich verdelen over het totaal aantal toegewezen VTE’s en hoe hun takenpakket er uitziet. Hij beschrijft tevens wat de vereiste kennis is die deze personen moeten bezitten, wel wetend dat er geen kennisdomeinen mogen gevraagd worden die buiten de ICT standaarden liggen. De voorgestelde medewerker voor de uitvoering van deze opdracht zal over geen kennis beschikken tijdens de behandeling van de eerste twee clusters en zal operationeel moeten zijn bij de derde cluster dank zij de overgedragen kennis.

3.6 Cases die de inschrijver in zijn offerte moet geven Er worden twee cases gevraagd: een theoretische case en een tweede eerder praktische case.

35

3.6.1 case 1: verschil tussen Cobit 4.1 en Cobit 5 De inschrijver moet het verschil uitleggen tussen COBIT4.1 en COBIT 5. De inschrijver licht de impact toe en de gevolgen ervan op de IT-dienst. De tekst mag maximaal 10 pagina’s omvatten 3.6.2 case 2: toegangscontrole en Cobit De FOD Financiën is georganiseerd in 6 verticale entiteiten, verantwoordelijk voor de uitvoering van de kernopdrachten van de FOD Financiën. Daarnaast omvat de FOD Financiën 2 stafdiensten die instaan voor de aansturing en de coördinatie op strategisch niveau, 4 stafdiensten die instaan voor de nodige omkadering van de ganse organisatie en de dienst Multikanaal dienstverlening.

Binnen iedere verticale entiteit is er een IAM cel die instaat voor het bepalen van de privacy- en toegangsregels tot de gegevens en de toepassingen De organisatie van de stafdienst ICT ziet er als volgt uit:

36

Stafdienst ICT Voorzitter Voorzitter

Directeur Directeur Stafdienst StafdienstICT ICT

Strategische Strategischecoördinatie coördinatie &&communicatie communicatie

Kennis Kennis&& kwaliteitsbeheer kwaliteitsbeheer

Gebruikers Gebruikers ondersteuning ondersteuning

Directiesecretariaat Directiesecretariaat

Operationele Operationelecoördinatie coördinatie &&communicatie communicatie

Cel Celpersoneelszaken personeelszaken

Stafdienst StafdienstP&O P&O

Juridische Juridische ondersteuning ondersteuning

Cel Celbeheerscontrole beheerscontrole

Stafdienst StafdienstB&BC B&BC

Informatieveiligheid Informatieveiligheid

Account AccountManagement Management

Operations Operations

Architectuur Architectuur

Telecommunicatie Telecommunicatie&& netwerken netwerken

Entiteiten/stafdiensten Entiteiten/stafdiensten

Applications Applications

Datawarehouse Datawarehouse

Een cel I(dentity) en A(ccess) M(anagement) is binnen de stafdienst ICT verantwoordelijk voor het technische beheer van het IAM systeem. Deze cel rapporteert rechtstreeks aan de stafdirecteur. Binnen iedere verticale operationele entiteit van de FOD is er eveneens een IAM cel die instaat voor het bepalen van de business privacy- en toegangsregels tot de gegevens en de toepassingen. Bij het ontwikkelen van nieuwe toepassingen moet telkens IAM worden toegepast. In bijlage vindt u twee documenten die in dit verband worden gebruikt: 1. Het IAM “integratiedocument-business” 2. Het document “aanvraag-uitzonderlijke-toegang” U wordt gevraagd, gebruik makend van het Cobit 4.1 raamwerk , een visie te ontwikkelen betreffende: 1. De proces(sen) (met een beschrijving) die moeten ingericht worden rond deze documenten 2. De control-objectives die voor die processen moeten gehanteerd worden vanuit: a. Een risico perspectief b. Een “value” perspectief 3. Metrieken die voor die processen kunnen gebruikt worden, alsook een voorstel om deze te meten. De tekst mag maximaal 15 pagina’s omvatten.

3.7 Bepalen van de gewenste output tijdens de opdracht






Het geprioritiseerd actieplan. De documenten die verband houden met het projectbeheer (PID, reporting, enz.). Het procesboek onderverdeeld in 4 clusters dat per proces bevat: o De evaluatie van de maturiteit per proces, per organisatieniveau (per business, per platform, per toepassingsportefeuille, enz.). o De bepaling van het gewenste maturiteitsniveau. o De metrieken. o De risicoramingen. o De identificatie, het ontwerp en de beschrijving van het proces op basis van het actieplan met behulp van het instrument Aris. o De control objectives o De evaluatie van de processen op basis van het actieplan.

37

o o o o o o o o o o

De link van de processen met COSO. De RACI tabel De management guidelines De procesdoelstellingen en metrieken De link van ieder proces met het ICT organigram De aanbevelingen in verband met de risico's voor elk proces met de mate van prioriteit. Cascade doelstellingen voor informatie Procespraktijken, inputs en outputs en activiteiten Process enablers Management en governance praktijken

De FOD Financiën kan in de loop van de opdracht altijd andere output vragen. 3.8 Beschrijving van de vaardigheden en ervaring De FOD Financiën wenst dat er maximum drie personen ingezet worden om deze opdracht uit te voeren. Er zijn twee types profielen vereist. De inschrijver moet alle getuigschriften bij het cv voegen.

Opmerkingen: - Het is mogelijk dat de opdrachtnemer tijdens de opdracht voorstelt het aantal profielen van type twee (3.8.2) te verhogen, en dit binnen het kader van 200 dagen. Wegens hun specialisatie in een specifiek Cobit-domein zou dit een toegevoegde waarde betekenen voor de opdracht. De aanbestedende overheid moet hiervoor zijn goedkeuring verlenen. - De beoordeling van het personeel gebeurt op maximum 5 personen - het personeel zal werken bij de aanbestedende overheid. 3.8.1

Eerste profieltype

Eén persoon moet het volgende profiel hebben, op straffe van technische onregelmatigheid van de offerte.

3.8.1.1 Minimale vereisten -

CISA-gecertificeerd. Goede kennis ITIL, COBIT, CMMI, PRINCE 2, COSO. Kennis van TOGAF is een troef. Verplicht tweetalig: Nederlands-Frans. Minimum 5 jaar ervaring hebben in het domein van ICT-audit en in het bijzonder met Cobit. 3.8.1.2 Andere taken/vaardigheden dan degene die bepaald zijn in punt 3.1

-

Projectleider. Rapporten opstellen. Verslagen van vergaderingen opstellen. Interviews verrichten. Helpen bij de doorvoering van COBIT in de FOD Financiën. Presentaties doen.

3.8.2

Tweede profieltype

De inschrijver moet 4 personen (1 per Cobit domein) voorzien. De aanbestedende overheid dringt aan op de ervaring van 8 jaar in het domein van IT audit. De aanbestedende overheid vestigt de aandacht op het feit dat de vier personen ieder specialist moet zijn in een domein van Cobit (1 persoon voor PO, één voor AI, één voor DS en één voor ME) 3.8.2.1 Minimale vereisten

38

-

CISA- of CISM- of CISSP-gecertificeerd Goede kennis ITIL, COBIT, CMMI, PRINCE 2, COSO. gespecialiseerd in specifieke Cobit domeinen Kennis van TOGAF is een troef. Bij voorkeur tweetalig: ten minste kennis van het Nederlands of het Frans Meer dan 8 jaar ervaring hebben in het domein van ICT-audit en in het bijzonder met Cobit. 3.8.2.2 Andere taken/vaardigheden dan degene die bepaald zijn in punt 3.1

-

Rapporten opstellen. Verslagen van vergaderingen opstellen. Interviews verrichten. Helpen bij de doorvoering van COBIT in de FOD Financiën. Presentaties doen.

. 3.9 Cv De inschrijvers vermelden overeenkomstig het model in de bijlage E welke personeelsleden aangeduid zullen worden voor de uitvoering van de opdracht.

39

4.

BIJLAGEN 4.1 BIJLAGE A: Inschrijvingsmodel

Administratieve aspecten Voorwerp van de inschrijving “ Procesboek Cobit” Bestek: “ Procesboek Cobit ” Voorwerp van de opdracht: idem Identificatie van de inschrijver Onderneming
Handelsnaam of benaming:
Rechtsvorm:
Nationaliteit: Maatschappelijke zetel Straat: nr.: Plaats: Postcode: Land: Telefoonnummer: Faxnummer: Btw-nummer: RSZ-nummer: Ondernemingsnummer: Contactperso(o)n(en) en telefoonnummer(s): en waarvoor de heer/mevrouw (*)

bus:

(naam) (functie)

(*) schrappen wat niet van toepassing is gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) die optreedt als inschrijver of gevolmachtigde, dit document hieronder ondertekent en zich ertoe verbindt om overeenkomstig de clausules en voorwaarden van het bestek "Procesboek Cobit" de hierboven omschreven diensten uit te voeren tegen betaling van de volgende eenheidsprijzen: zie bijlage B Indien de onderhavige offerte goedgekeurd wordt zal de borgtocht gesteld worden overeenkomstig de voorwaarden en termijnen die bepaald zijn in het bestek. De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen via overschrijving of storting betalen op rekeningnr.: IBAN-code BIC-code Voor de interpretatie van het contract wordt de taal

Nederlands/Frans (*)

gekozen.

40

Alle briefwisseling in verband met de gunning en de uitvoering van de opdracht moet naar het volgende adres gestuurd worden:

Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Hierbij aanvaard ik /aanvaard ik niet (schrappen wat niet van toepassing is) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de briefwisseling met de aanbestedende overheid in het kader van de onderhavige opdracht.

Geldigheidsduur van de inschrijving Deze inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimum 240 dagen) Ik geef toestemming aan de aanbestedende overheid om alle nuttige inlichtingen (bv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties.

Opgemaak In t:

Op

2011

41

4.2

BIJLAGE B: inventaris – prijstabel

Het gebruik van dit formulier is verplicht. Prijzen die op een andere plaats vermeld worden, komen niet in aanmerking. Bij verschillen tussen deze inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, worden alleen de prijzen van de inventaris in de bijlage bij dit bestek in aanmerking genomen.

PRODUCTEN PRIORITEITENPLAN EN PID CLUSTER 1 CLUSTER 2 EN BIJWERKING VAN CLUSTER 1 CLUSTER 3 EN BIJWERKING VAN CLUSTER 1&2 CLUSTER 4 EN BIJWERKING VAN CLUSTER 1,2,3 GEMIDDELDE MANDAG PRIJS VAN EEN PROFIEL

PRIJS EXCL. BTW

PRIJS INCL. BTW

De gemiddelde mandag prijs wordt gevraagd voor het geval de aanbestedende overheid een boete moet opleggen (2.4) Opgemaakt in: Datum:

42

4.3 BIJLAGE C: Tabel Vragen – Antwoorden

De inschrijver is verplicht het volgende model "Vragen - Antwoorden" te gebruiken om zijn vragen te stellen aan de aanbestedende overheid met het oog op de informatievergadering. De vragen worden bezorgd in de vorm van een spreadsheet. Alle vragen moeten verplicht naar het bestek verwijzen om een snel antwoord mogelijk te maken (bv. 1.1.1, pagina 4). De taal van het gebruikte bestek moet ook vermeld worden (NL of FR) aangezien de paginanummering kan verschillen van taal tot taal.

Opmerking: Als de vraag niet in verband gebracht kan worden met een paragraaf, wordt in de eerste kolom "algemeen" vermeld. Zorg ervoor dat u de cellen niet splitst. Paragraaf

Pagina

Taal

Vragen

43

4.4 BIJLAGE D: Model van formulier voor de voorstelling van de referenties NB: Het gebruik van dit model is verplicht. 1. Naam van het project

2. Naam van de onderneming

3. Activiteitssector

4. Naam van de contactpersoon

5. Gegevens

6. Toepassingsdomein van de 7. Beoogde doelstellingen ontwikkeling of het project

8. Aanvangsdatum (fase per fase) -

9. Einddatum

10. Budget (EUR)

A. Hardware

B. Software

C. Diensten

11. Overzicht en korte beschrijving van de rol en het aandeel van eventuele onderaannemers

A. Naam van de onderneming(en)

B. Deel van de opdracht

C. Vaardigheid

13. Lijst van de gebruikte systemen

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsom geving

14. Overzicht en korte beschrijving van de systemen die gebruikt worden voor de realisatie van het project

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsom geving

15. Projectbeheer

Instrument/methode

16. Overzicht van de profielen die aan het project toegewezen worden; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor het volledige project

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

12. Complexiteit wat Cobit betreft

44

4.5

Bijlage E: Cv-formulier voor de personen die aan de projecten toegewezen worden

NB: Het gebruik van dit model is verplicht. Bij het invullen van de cv's moet de inschrijver erop toezien dat de namen van de personen voluit geschreven worden en dat de diploma's en de onderwijsinstellingen waar deze behaald werden duidelijk beschreven worden. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze informatie met de grootst mogelijke discretie te behandelen en ze enkel te gebruiken voor de beoordeling van de offerte. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de cv's die niet op deze manier werden ingevuld, als onvoldoende te beschouwen en er bijgevolg geen rekening mee te houden bij de beoordeling van de offerte. Indien de aangegeven diploma's niet overeenstemmen met de behaalde diploma's, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor de offerte uit te sluiten. De inschrijver moet alle getuigschriften bij het cv voegen. Naam: Functie in dit project: Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: (In dit kader moet de inschrijver zo gedetailleerd mogelijk aantonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben voor deze opdracht. Als hij dit niet kan aantonen, zal het profiel minder of helemaal niet in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van de offerte.) Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: Jaar waarin het diploma behaald werd Hoger niet-universitair onderwijs: • Titel: • Jaar waarin het diploma behaald werd: Hoger universitair onderwijs: • Titel: • Jaar waarin het diploma behaald werd: Andere: Beroepservaring: Bij de werkgever: • Huidige functie: • Sinds: • Vorige functie: • Van …………… tot ……………. • Betrokken bij de volgende projecten vermeld in bijlage D: • Betrokkenheid bij andere grote projecten (naam, klant en uitgeoefende functie) Bij maximum 3 andere ondernemingen: - Functie: - van …………….. tot ………………….. Technische vaardigheden: - Hardware: - Software: Managementvaardigheden – audit - governance - controle: o Met betrekking tot management: o Met betrekking tot consultancy: Talenkennis: o Frans: begripsvermogen - spreekvaardigheid - schrijfvaardigheid o Nederlands: begripsvermogen - spreekvaardigheid - schrijfvaardigheid o Engels: begripsvermogen - spreekvaardigheid - schrijfvaardigheid

45