Bespaar. Accountantskosten. op uw. in 7 stappen. Marian Koek. managerincontrol.nl

Bespaar

Marian Koek

op uw

Accountantskosten in 7 stappen

managerincontrol.nl

Bespaar*op*uw*Accountantskosten*in*7*stappen!

! ! ! ! ! !

Inhoud( ! ! ! Voor!wie!is!dit!e+boek!bedoeld?!! ! ! !!! ! ! Passie!en!“in!control”!! ! ! ! ! ! ! ! Vijf!redenen!om!accountantskosten!te!besparen! ! ! ! Bespaar!op!uw!accountantskosten!in!7!stappen! ! ! ! Hoe!vindt!u!een!accountant!die!bij!uw!organisatie!en!! uw!budget!past?!Een!korte!handleiding!!!! ! ! ! ! Tot!slot! ! ! ! ! ! ! !!! ! ! Over!de!auteur! ! ! ! ! ! ! ! ! ( ! ! ! ! ! !

!!3! !!4! !!7!

!

11!

21! 25! 26!

Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

2!


! Voor(wie(is(dit(e1boek(bedoeld?(

( ( Hartelijk( dank( voor( het( downloaden( van( “Bespaar( op( uw( accountantskosten(in(7(stappen”.!! ! Hiermee! heeft! u! de! eerste! aanzet! gegeven! om! daadwerkelijk! accountantskosten!te!besparen.!En!tevens!inzicht!te!krijgen!in! de!verder!te!nemen!stappen.!! ! Dit! e+boek! is! bedoeld! voor! managers,! bij! uitstek! binnen! non+ profit! organisaties.! Managers! die! hun! financiële! processen! binnen! hun! organisatie! beter! willen! beheersen! en! kosten! willen!besparen,!bij!voorkeur!accountantskosten.! ! In! dit! e+boek! vertel! ik! hoe! u! in! 7( stappen! accountantskosten! kunt! besparen.! En! wijs! ik! op! 7( valkuilen! die! u! onderweg! tegenkomt.! ! Als( bonus( geef( ik( u( een( handleiding( om( de( accountant( te( kiezen(die(het(beste(bij(uw(organisatie(en(uw(budget(past.(( ! U!kunt!deze!tips!direct!toepassen!in!uw!organisatie.!! ! ( ( ( ( ( Gratis( U!mag!dit!e+boek!gratis!verspreiden.!Het!is!echter!niet! toegestaan!wijzigingen!aan!te!brengen!in!de!opmaak!of!inhoud! of!het!e+boek!op!een!andere!wijze!te!gebruiken!zonder! toestemming!van!de!auteur.! ! !


3!


Passie(en(“in(control”(( ! Een!aantal!jaren!geleden!was!ik!een!zomer!in!Salt!Lake!City!en! bezocht!ik!het!Olympisch!dorp!daar.!Ik!keek!gefascineerd!naar! een! training! van! een! groep! free! style! skiërs,! springend! boven! een! zwembad.! Ik! was! gebiologeerd! door! hun! timing( en( “control”.!! De! skiërs! hadden! bij! elke! sprong! een( doel( en( een( strategie.!! Keer!op!keer!werd!dit!herhaald!tot!beheersing!in!perfectie.!! Wind,!zon!of!regen,!ze!bleven!doorgaan.! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Zo! is! het! ook! met! managers.! Om! “in( control”! te! zijn! moet! je! een!doel(en(strategie(hebben,!en!die!keer!op!keer!tot!perfectie! herhalen.!! Wat!werkt!wel/niet,!welke!fouten!maak!je!en!welke!successen! behaal! je,! wat! verdient! aanpassingen?! Waar! liggen! risico’s( en! hoe!kunnen!de!risico’s!beheerst!worden?!! Ook! al! hangen! er! donkere! wolken! boven! je! pad,! heb! je! tegenwind!of!word!je!verblind!door!de!zon,!je!moet!doorgaan! totdat! je! doel! is! bereikt.! Dat( is( managen,( opgeven( is( geen( optie.! ! Het!is!mijn!passie!om!managers!te!helpen!beter!“in(control”(te! zijn!van!hun!financiële!processen!en!hun!organisatie.!! Een! van! mijn! belangrijkste! drijfveren! hierbij! is! een! besparing( op(accountantskosten!te!bewerkstelligen.!!


4!


Ik!hoor!u!denken:!“Wat!vreemd,!een!accountant!die!wil!helpen! de! accountantskosten! te! verlagen.”! Dat! heeft! echter! een! reden.!! ! Vooral!voor!organisaties!die!afhankelijk!zijn!van!subsidiegelden! is! elke! euro! die! bespaard! kan! worden! op! accountantskosten! belangrijk.!Dit!geldt!voor!alle!organisaties,!maar!subsidies!voor! instellingen!zijn!toch!bij!uitstek!bedoeld!voor!het!uitvoeren!van! activiteiten!en!niet!zozeer!om!hoge!bedragen!aan!accountants! af!te!dragen.!! ! Natuurlijk! is! het! goed! dat! er! accountantsverklaringen! worden! gevraagd! als! onderdeel! van! de! verantwoording! over! de! bestedingen,! maar! het! is! een! doorn! in! mijn! oog! dat! het! allemaal!zoveel!geld!moet!kosten.!! ! Het! is! bijna! een! “sport”! geworden! om! daar! aandacht! aan! te! besteden! en! het! proces! tot! lagere( accountantskosten! of! het! zoeken!van!een!nieuwe(accountant!persoonlijk!te!begeleiden.! Begeleiding!door!iemand!die!dezelfde(taal!spreekt!en!begrijpt! wat! een! accountant! doet.! Iemand! die! kan! helpen! om! het! gestelde( doel! te! bereiken! en! weet! welke! werkzaamheden! wel/niet!uitbesteed!kunnen!worden.! ! Daarnaast! begeleid! ik!managers( en( controllers! die! hulp! nodig! hebben! bij! het! bepalen! van! de! juiste( managementinformatie( (informatie!die!de!manager!nodig!heeft!om!te!sturen),!de!wijze! waarop! dit! wordt! verkregen! en! de! inrichting( van( de( administratie!hierop.!Belangrijk(is:(weten(wat(je(wilt(meten!(! ! Alle! managers! willen! sturen! op! maximalisatie! van! het! resultaat.! Hiervan! zijn! accountantskosten! onderdeel! en! een! relatief!eenvoudige!post!om!op!te!sturen.! Dit!e+boek!helpt!u!bij!de!eerste!stappen!om!grip!te!krijgen!op! uw!accountantskosten.! ! ! ! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

5!


! Mijn!doel!is,!wanneer!u!dit!e+boek!leest,!dat!u!nadenkt!over!de! manieren!waarop!u!deze(stappen!binnen!uw!eigen!organisatie! kunt!zetten.! Het!is!aan!u!om!alle!tips!daadwerkelijk!uit!te!rollen!binnen!uw! organisatie.!Het!levert!flink!wat!geld(en(mogelijkheden!op.!! ! ! Belangrijkste! advies:! bepaal! de! doelen( &( strategie! en! neem! actie!! ( ( ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

6!


! Vijf(redenen(om(accountantskosten(te(besparen( ( ( (

( ( ( ( ( ( ! ! ! ! ! ( Welke(redenen(heeft(u(om(accountantskosten(te(besparen?(( ! Accountantskosten! besparen! heeft! direct! effect! op! uw! organisatie,!maar!welke!effecten?!! ! Ik!noem!een!vijftal:!! ! 1. Meer(geld(voor(activiteiten.! ! In!de!tijd!dat!ik!veel!jaarrekeningen!las!om!te!beoordelen!of! de!verstrekte!subsidies!juist!besteed!waren,!zag!ik!hoeveel! stichtingen! betaalden! voor! administratie+! en! accountantskosten.!Dat!verbaasde!mij.!Waarom!zoveel!geld! uitgeven! aan! financiële! verantwoordingen! en! minder! geld! overhouden! voor! activiteiten,! waarvoor! het! geld! toch! bedoeld!was?!! Minder(administratie1(en(accountantskosten(betekent(dus( meer(geld(voor(activiteiten.!! ( ( !


7!


2. Kostenbesparing(heeft(een(direct(en(positief(effect(op(het( resultaat.( ( Ik!help!veel!controllers!en!directeuren,!onder!andere!bij!het! maken! van! begrotingen! om! een! inschatting! van! het! resultaat!te!maken!en!de!begroting!te!gebruiken!als!middel! voor! sturing! van! de! organisatie.! Er! wordt! altijd! een! inschatting! gemaakt! van! de! mogelijke! opbrengsten! van! de! producten! of! diensten! en! de! bijbehorende! kosten.( Het! resultaat!wordt!bepaald!door!de!mate!waarin!opbrengsten! worden! binnengehaald! en! de! hoogte! van! de! kosten.!! Ik! krijg! vaak! de! vraag! hoe! een! begroting! te! maken.! Ik! geef! dan! aan! te! beginnen! met! de! kostenbegroting.! De! kosten! zijn! eenvoudiger! in! te! schatten! dan! de! opbrengsten.! Het! binnenhalen! van! opdrachten! kost! namelijk! meer! tijd! en! moeite! en! is! daardoor! een! onzekere! factor.!! Indien!er!keuzes!gemaakt!moeten!worden!om!het!resultaat! te! verhogen,! loont! het! beginnen! met! kostenbesparing! de! moeite.! Het! effect! van! besparingen! (waaronder! de! besparing!op!de!accountantskosten)!is!direct!zichtbaar.( ( 3. Grotere(voorspelbaarheid(van(administratie1(en( accountantskosten.( ( Stijgen!uw!accountantskosten!elk!jaar?!( Weet!u!precies!waardoor!dit!komt?!( ! Accountancydienstverlening! is! in! Nederland! de! afgelopen! drie! jaar! gemiddeld! achttien( procent( duurder! geworden,! aldus! het! CBS.! Fusies! en! overnames! van! accountantskantoren! zouden! de! oorzaak! zijn! van! kostenopdrijving.!! ! Zijn! uw! administratie+! en! accountantskosten! elk! jaar! voorspelbaar! of! hangt! dit! af! van! de! uren! die! de! accountant!besteedt?!( Zijn! uw! accountantskosten! gestegen! doordat! de! accountant! meer! werkzaamheden! moet! verrichten! om! te!komen!tot!een!goedkeurende!verklaring?!( Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

8!


Of! worden! veel! taken! sowieso! uitbesteed! aan! de! accountant?! Denk! bijvoorbeeld! aan! het! opstellen! van! tussentijdse!overzichten!of!advisering.( ( Inzicht!in!de!benodigde!accountantsdiensten!en!het!maken! van! nieuwe! afspraken! hierover! met! de! accountant! kunnen! de! voorspelbaarheid! van! de! kosten! verhogen.! Hierdoor! krijgt!u!meer!grip!op!deze!kosten.( ( 4. Sturing( op( accountantskosten( leidt( tot( efficiëntere( bedrijfsvoering.( ( Beter!letten!op!de!hoogte!van!de!accountantskosten!maakt! onderdeel!uit!van!kostenbewaking!in!het!algemeen!en!een! efficiëntere(bedrijfsvoering.(( ( Er! is! een! groeiend! besef! om! inkomsten! en! uitgaven! in! de! hand! te! houden.! Inzicht! in! de! exacte! kosten! van! alle! accountantsdiensten! is! essentieel! om! als! manager! op! te! sturen.!Het!is!dus!belangrijk!om!inzicht(te!verkrijgen!welke! werkzaamheden! de! accountant! verricht! tegen! welke! tarieven.!Dan!pas!kan!bekeken!worden!of!dit!op!een!andere! wijze!ingericht!kan!worden!zodat!dit!leidt!tot!efficiëntie.( ! 5. Betere(balans(tussen(toegevoegde(waarde/kwaliteit(en( prijs.! ! Waar!betaalt!u!voor?!! Bent! u! tevreden! over! de! werkzaamheden! van! uw! accountant!in!relatie!tot!de!kosten?!! Krijgt!u!waar!voor!uw!geld?!! Kunt!u!dit!goed!beoordelen?! ( Inzicht(in(kwaliteit!en!de!hoogte(van(de(kosten!kan!leiden! tot! het! opnieuw! bekijken! van! uw! relatie! met! uw! accountant.! Misschien! is! dit! het! moment! om! van! accountant! te! veranderen! en! kosten! te! verlagen! door! andere!afspraken!te!maken.!


9!


! Bij! een! van! mijn! klanten! is! besloten! om! niet! elk! kwartaal! een!financieel!overzicht!door!de!accountant!te!laten!maken! (weet!u!wat!dit!kost??),!maar!dit!zelf!te!doen.!! ! De!vragen!waren:! wat! is! de! toegevoegde! waarde! van! het! overzicht! als! de! accountant!dit!opstelt?!! Is!het!nodig?!! En! wat! kost! het! als! het! door! de! accountant! wordt! opgesteld?! Staat! dit! in! verhouding! tot! de! toegevoegde! waarde! van! het!overzicht?!! ! Antwoorden! op! deze! vragen! leidden! tot! het! besluit! om! de! tussentijdse! overzichten! niet! meer! door! de! accountant! te! laten!opstellen,!maar!dit!te!laten!doen!wanneer!nodig:!twee! keer!per!jaar,!op!31!augustus!en!jaareinde.!! Dit!besluit!had!geen!effect!op!de!kwaliteit,!maar!wel!op!de! kosten.! De! toegevoegde! waarde! van! de! beoordeling! door! de! accountant! tussentijds! was! minimaal,! dus! dit! was! een! goede!keuze.! ! Of! dit! ook! voor! uw! organisatie! geldt,! is! afhankelijk! van! de! aanwezige! financiële! kennis.! Die! moet! wel! voldoende! zijn! om!de!werkzaamheden!over!te!kunnen!nemen.!!


10!


!

Bespaar(op(uw(accountantskosten(in(7(stappen( ! !

! !

!

! Een(manager(dient(financieel(“in(control”(te(zijn.(( ( “In( control( zijn”! kan! voor! iedereen! een! andere! betekenis! hebben.! Voor! mij! betekent! “in! control! zijn”! beheersing.! Dit! houdt! in! dat! het! management! de! bedrijfsvoering! en! bijbehorende( risico’s( beheerst! om! de! gestelde( doelen/resultaten( te( realiseren.! Kostenbewustzijn! is! daarbij! een!belangrijke!attitude.!! ! Een! van! de! kostenposten! om! bij! stil! te! staan! is! de! accountantskosten.! Tijd! om! de! werkzaamheden! van! de! accountant!in!relatie!tot!de!kosten!te!beoordelen.!Vooral!als!u! niet! tevreden! met! de! accountantsdiensten! bent,! is! het! een! aanrader!om!goed!naar!de!accountantskosten!te!kijken.! ! Op! de! volgende! pagina’s! geef! ik! zeven( stappen! om! te! komen! tot!besparing(op(accountantskosten.! ( ( ( Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

11!


STAP(1( ( (

Krijg&inzicht&in&de&accountantskosten:&& vraag&om&een&specificatie.& ! ! Weet! u! welke( werkzaamheden! in! rekening! zijn! gebracht,! hoeveel!uur!er!gewerkt!is!en!tegen!welke!tarieven?!! ! Vraag!uw!accountant!om!een!specificatie!hiervan.!! Kijk!of!de!kosten!elk!jaar!stijgen.!! ! Beoordeel!wat!de!redenen!zijn!waarom!de!accountantskosten! zijn! gestegen.! Komt! dit! doordat! de! accountant! meer! werkzaamheden! moet! verrichten! om! te! komen! tot! een! goedkeurende! verklaring,! worden! veel! werkzaamheden! uitbesteed! aan! de! accountant! of! zijn! de! tarieven! aanzienlijk! gestegen?!! ! Duidelijk! is! dat! gestegen! accountantskosten!minder( geld! voor! activiteiten!betekenen.!Het!loont!zich!de!moeite!om!hier!naar! te!kijken.! &

&

! De!valkuil!is!om!voor!alle!financiële!diensten!de!accountant!in! te!schakelen.!Dan!gaat!de!rekening(oplopen.!Ik!zie!vaak!dat!er! onvoldoende! aandacht! voor! de! rekening! is! en! niet! stil! wordt! gestaan!wat!het!kost,!totdat!de!kosten!de!pan!uitrijzen.!! Vaak! is! de! rekening! ook! ondoorzichtig! zodat! niet! duidelijk! is! voor!welke!werkzaamheden,!uren!en!tarieven!betaald!worden.! Inzicht! verkrijgen! in! de! wijze! waarop! de! facturen! zijn! opgebouwd,!is!dan!een!begin.& ! ! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

12!


STAP(2( &

& Begrijp&wat&de&accountant&doet&en&wat&het&kost.& ! ! Weet! u! welke( werkzaamheden! de! accountant! uitvoert! en! waarom?! ! De! tweede! stap! is! om! aan! de! hand! van! de! gespecificeerde! rekening! precies! te! achterhalen! wat! uw! accountant! doet! en! wat!het!kost.!! Als! u! niet! begrijpt! wat! bepaalde! werkzaamheden! inhouden,! vraag!dan!uitleg!aan!de!accountant.! ! Deel! de! werkzaamheden! in! groepen! in,! bijv.! werkzaamheden! voor! de! jaarrekening! (controle! en/of! samenstellen),! werkzaamheden! voor! verzorging! administratie,! werkzaamheden! voor! tussentijdse! overzichten,! advies+ werkzaamheden!(specificeer)!etc.!! Zet! de! kosten! van! twee! jaar! naast! elkaar,! zodat! u! de! kosten! kunt!vergelijken.! ! De!factuur!van!uw!accountant!komt!altijd!achteraf.!Dan!ziet!u! pas! wat! de! werkzaamheden! hebben! gekost.! En! dat! kan! best! heel(hoog!zijn!opgelopen.!! Kijkt!u!goed!naar!deze!factuur!of!betaalt!u!deze!factuur!omdat! het!werk!al!gedaan!is!en!u!niet!moeilijk!wil!doen?!! ! Onlangs!kwam!de!factuur!van!de!accountant!voor!mijn!klant!en! wij! vergeleken! de! specificatie! van! de! factuur! met! het! jaar! daarvoor.! Toen! bleek! dat! de! accountant! het! tarief! van! zijn! controle!manager!met!20%!had!verhoogd,!zonder!dit!vooraf!te! overleggen.! U! begrijpt! dat! dit! na! een! onderhoud! met! de! accountant!direct!is!teruggedraaid.! ! ! !


13!


& ! Veel! managers! geven! aan! “geen( verstand”( van( financiën! te! hebben.!! Zij!geven!aan!dat!ze!niet!precies!weten!welke!werkzaamheden! de! accountant! uitvoert.! Door! gebrek( aan( kennis! zijn! ze! dus! afhankelijk( geworden! van! de! accountant! en! niet! in! staat! om! goede( beslissingen! hierover! te! nemen.! Belangrijk! is! om! zelf! enige! kennis! te! vergaren! over! wat! gedaan! moet! worden! en! waarom.!Dan!pas!kunt!u!hierop!sturen.! ( (

STAP(3( ( (

Worden&de&diensten&van&de&accountant&naar& tevredenheid&uitgevoerd?& & & Trouw! zijn! aan! uw! accountant! is! tegenwoordig! geen( reden! meer!om!niet!van!accountant!te!veranderen.!Het!loont!om!na! verloop! van! tijd! te! beoordelen! of! de! accountant! zijn! werkzaamheden!naar!tevredenheid!uitvoert.!! Bent!u!nog!tevreden?!! Heeft! u! een! goede! verstandhouding! (“click”)! met! uw! accountant?! Over! welke! werkzaamheden! bent! u! tevreden?! Dat! kan! bijvoorbeeld!de!prijs!zijn,!de!inzet!van!uw!accountant!of!de! dienstverlening!zelf.! ! Geef!voor!elke!soort!werkzaamheid!(of!elke!type!klus)!bij!stap!2! de!mate!van!tevredenheid!aan.!! ! Vraag! naar! ervaringen! van! andere! managers! met! diverse! accountantskantoren!in!de!buurt.!! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

14!


& ! Veel!managers!denken!dat!de!accountant!net!als!de!huisarts!is,! dus!daar!ga!je!niet!snel!weg.!Maar!het!is!juist!goed!en!houdt!u! scherp!om!van(accountant(te(veranderen!of!nieuwe(afspraken! te! maken.! Na! een! tijdje! treedt! er! altijd! enige! vorm! van! bedrijfsblindheid! op.! Het! is! dus! belangrijk! om! na! verloop! van! tijd!uw!accountant!en!de!werkzaamheden!te!evalueren:!wat!hij! doet! en! de! wijze! waarop,! in! relatie! tot! hetgeen! u! betaalt.! En! stel!uzelf!de!vraag:!Ben!ik!nog!tevreden!met!mijn!accountant?! ( (

STAP(4( ( (

Beoordeel&welke&accountantskosten&u&kunt&& of&wilt&besparen.& ! Accountantskosten! kunnen! onder! andere! bespaard! worden! door:! Nieuwe( afspraken! te! maken! met! uw! huidige! accountant:! wie!voert!welke!werkzaamheden!uit?! Een! nieuwe( accountant! te! zoeken! met! nieuwe! prijsafspraken.! ! U! weet! nu! wat! de! diensten! van! de! accountant! kosten! en! waarover!u!tevreden!bent.!! ! Beoordeel!nu!welke!activiteiten!u!op!een!andere(wijze!kunt!of! wilt! invullen.! Bijvoorbeeld! door! zelf! de! administratie! bij! te! houden!door!een!boekhoudkundig!medewerker!aan!te!nemen! of! voorbereidende! werkzaamheden! voor! de! jaarrekening! zelf! te!doen.!! ! De! accountant! kan! door! middel! van! een! prepared( by( client1 lijst! aangeven! op! welke! wijze! deze! voorbereidende! werkzaamheden! door! u! gedaan! moeten! worden.! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

15!


Werkzaamheden! binnen! de! organisatie! beleggen,! kan! leiden! tot!aanzienlijke(kostenbesparingen.(( ( Ik!begeleid!een!stichting!die!een!administratief!medewerkster! in! dienst! heeft.! Zij! boekte! de! gegevens! in! een! verouderde! administratie,! maar! werd! hierbij! niet! begeleid! door! het! accountantskantoor! dat! de! jaarrekening! samenstelde.! Gevolg! was!dat!zij!niet!goed!wist!wat!ze!precies!deed!en!de!informatie! uit! de! administratie! niet! direct! voorhanden! was! voor! de! directeur.! Hiermee! was! er! een! afhankelijkheid! van! het! accountantskantoor.! Door! de! administratief! medewerkster! te! begeleiden! en! uitleg! te! geven! over! de! administratie! zijn! de! kosten!van!de!accountant!direct!gedaald!met!20%.!Door!meer! kennis! in! de! organisatie! worden! in! de! toekomst! meer! werkzaamheden!overgenomen,!waardoor!er!sneller!en!betere! managementinformatie!aan!de!directeur!verstrekt!kan!worden.! Het!mes!snijdt!hier!dus!aan!2!kanten!! De!volgende!stap!voor!de!stichting!is:!een!nieuwe!accountant!!! ! U! kunt! er! dus! ook! voor! kiezen! om! een! nieuwe! accountant! te! zoeken.! In! het! volgende! hoofdstuk! wordt! een! handleiding! gegeven!voor!het!kiezen!van!een!nieuwe!accountant.!! ! !

& ! Veel!managers!denken!dat!financiën!los!staan!van!de!taken!die! zij! uitvoeren.! Ze! zeggen! vaak! dat! ze! hiervoor! iemand! hebben! ingehuurd.! Gevolg! is! dat! de! administratie! te( weinig( aandacht! krijgt! en! hoge( kosten( worden! gemaakt! voor! de! administratie! en!accountant.!Eigenlijk!leidt!gebrek(aan(kennis!dan!tot!hogere! kosten.!! Enige( kennis( van( financiële( zaken( is( dus( de( sleutel( tot( kostenbesparing( (zie! ook! stap! 2! en! 5).! Dan! kan! beoordeeld! worden!welke!werkzaamheden!in!uw!eigen!organisatie!belegd! kunnen!worden.! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

16!


STAP(5( ( (

Beslis&wat&u&zelf&kunt&of&wilt&doen&en&beleg&deze& werkzaamheden&binnen&uw&organisatie.! ! ! Spreek! duidelijk! af! met! uw! accountant! wie( wat( doet.! Daar! kunt! u! ver! in! gaan.! Bijv.! door! een! boekhoudpakket! aan! te! schaffen!of!een!boekhouder!in!dienst!te!nemen!die!de!gehele! administratie! zelf! bijhoudt.! Iemand! die! u! in! dienst! neemt,! is! altijd! goedkoper! dan! iemand! die! hiervoor! wordt! ingehuurd.! Belangrijk! bijkomend! voordeel! is! dat! uw! administratie! altijd! bijgewerkt! is! en! u! niet! afhankelijk! bent! van! de! medewerkers! van! het! accountantskantoor.! Hierdoor! heeft! u! de! managementinformatie!sneller!en!kunt!u!er!direct!op!sturen.! !! Een! stap! verder! is! dat! alle! specificaties! worden! gemaakt! en! controles! zelf! worden! uitgevoerd! voor! tussentijdse! financieel! overzichten!en/of!jaarrekening.!! En!de!laatste!stap!is!dat!de!jaarrekening!zelf!wordt!opgesteld.!! ! Hoe( meer( werkzaamheden( u( zelf( doet,( hoe( lager( de( accountantskosten.! ! Schrijf! voor1( en( nadelen! op! voor! het! zelf! verrichten! van! de! werkzaamheden! binnen! uw! eigen! organisatie.!! Wegen( de( voordelen( op( tegen( de( nadelen( en( het( gemak( om( uw(administratie(geheel(uit(te(besteden(aan(uw(accountant?!! ! Indien! u! besluit( om! een! aantal! werkzaamheden! binnen! uw! organisatie! te! beleggen,! maak! dan! een! planning( voor! de! aanlevering! van! de! informatie! die! de! accountant! nodig! heeft.!! ! Heeft! u! onvoldoende! kennis( in! uw! organisatie! overweeg! dan! een! expert( in! te! schakelen! om! deze! werkzaamheden! te! begeleiden!of!medewerkers!op!te!leiden.!Door!te!investeren!in! kennis! bespaart! u! op! langere! termijn! kosten.! En! vaak! is! het!


17!


uurtarief!van!een!expert!beduidend!lager!dan!het!uurtarief!van! het!accountantskantoor!! ! !

( ! Een! valkuil! is:! te( weinig( kennis! in! de! organisatie! om! deze! beoordeling!uit!te!kunnen!voeren!of!te(weinig(inzicht!in!welke! werkzaamheden!belegd!kunnen!worden!in!de!organisatie.! ! Huur!dan!een!expert!in!die!dit!op!een!rijtje!zet!en!oplossingen( kan! aandragen.! Een! expert( die! helpt! de! werkzaamheden! te! beleggen!in!uw!organisatie!en!medewerkers!kan!opleiden.! ! Kennis!binnen!uw!organisatie!leidt!dan!direct!en/of!op!langere! termijn! tot! aanzienlijke! kostenbesparingen! in! uw! accountantskosten!!

( (


18!


STAP(6( (

( Maak&een&berekening&van&de&besparing&& op&langere&termijn.& & ! Maak!een!lijst!van!alle!werkzaamheden!die!binnen!uw! organisatie!worden!belegd!en!de!werkzaamheden!die!worden! uitbesteed!aan!uw!accountant.!! Vraag!de!accountant!voor!een!nieuwe(offerte!waarin! vastgelegd!is!welke!werkzaamheden!door!wie!gedaan!worden.! Vraag!om!een!vaste(prijs.(( ( Reken!uit!welke!besparingen!worden!behaald!indien!meer! activiteiten!belegd!worden!binnen!uw!organisatie,!in!relatie!tot! de!offerte!en!de!accountantskosten!van!voorgaande!jaren.! ! Kiest!u!voor!een!nieuwe(accountant,!ga!dan!naar!het!volgende! hoofdstuk!en!volg!de!handleiding.!! ! Bereken!jaarlijks!of!de!besparingen!worden!behaald!en!zo!niet,! wat!de!redenen!zijn.!Als!de!redenen!aan!te!wijzen!zijn,!dan!kan! hierop!bijgestuurd(worden.( ( (

& & Een! valkuil! is! dat! er! onduidelijke( afspraken! zijn! gemaakt! met! de!accountant!waardoor!de!taak1(en(rolverdeling!niet!goed!is! besproken!en!vastgelegd.!! Hierdoor!kunnen!overlappingen(in(de(taken!leiden!tot!minder( kostenbesparingen!dan!gewenst.!! ! !


19!


STAP(7( &

Neem&een&besluit,&maak&concrete&afspraken&en&& stuur&hierop.( ( Weeg( zorgvuldig( af( wie( wat( doet( en( bespreek( intern( wie( welke( werkzaamheden( uitvoert( en( op( welke( wijze.(( Spreek! duidelijke! doelen! af.! Stuur! op! het! bereiken! van! deze! doelen! en! de! kwaliteit! van! de! werkzaamheden! binnen! uw! organisatie,!zodat!kostenbesparingen!worden!bereikt.! Maak! goede( afspraken! met! de! accountant.! Maak! concrete( afspraken! over! zaken! als! prijs,! de! werkzaamheden,! de! tijdsplanning,!de!spreiding!van!het!werk!en!het!verloop!van!de! controle.!Kom!tot!een!fixed(prijsafspraak.! Evalueer! elk! jaar! de! werkzaamheden! van! de! accountant.!! Hernieuw! jaarlijks! de! afspraken! met! uw! accountant.! Stuur! zonodig!bij.! &

& ! ! Veel! managers! kunnen! niet! goed! aangeven! waarop! zij! sturen! en! welke! concrete( doelen! zij! willen! bereiken.! Met! concreet! wordt! hier! bedoeld:! meetbaar.! Ook! kunnen! zij! niet! goed! aangeven!waar!deze!informatie!vandaan!moet!komen.!De!link! met! de! financiële! gegevens! wordt! vaak! onvoldoende! gelegd,! omdat!de!administratie!als!een!black(box!wordt!gezien.(( Valkuil!is!dat!de!werkzaamheden!onvoldoende!worden!belegd! binnen! de! organisatie! en! dat! er! geen( concrete( afspraken! worden!gemaakt!met!de!accountant.!! Als!op!de!werkzaamheden!binnen!de!organisatie!onvoldoende! wordt!gestuurd,!is!het!gevolg!dat!de!besparingen!niet!of! onvoldoende!worden!gerealiseerd. ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

20!


Hoe&vindt&u&een&accountant&die&bij&uw& organisatie&en&uw&budget&past?&& Een&korte&handleiding.& ! Een! goede( accountant! vinden! waarmee! u! een! “click”! hebt,! is! nog!niet!zo!eenvoudig.!! Onderstaande! tips! kunnen! u! helpen! om! een! goede( keuze! te! maken.! ! 1. Bepaal(wat(u(van(een(accountant(verwacht.( Bepaal! uw! selectiecriteria! voor! de! keuze! van! uw! accountant,! bijv.! specialistische! kennis! van! uw! sector,! man/vrouw,! Register! Accountant! (RA)! of! Accountant+ Administratieconsulenten! (AA+accountant),! goede! communicatieve! eigenschappen! etc.! Hierop! gaat! u! de! accountant!beoordelen.! 2. Bepaal(welke(werkzaamheden(door(de(accountant(worden( gedaan( en( welke( belegd( worden( binnen( de( organisatie.( ( Wees!duidelijk(over!de!werkzaamheden!die!de!accountant! dient! uit! te! voeren! en! welke! werkzaamheden! binnen! de! organisatie! worden! uitgevoerd.! Dit! moet! glashelder( in! de! gesprekken! met! de! accountants! naar! voren! komen.!( ( 3. Bepaal( welke( accountants( u( wilt( uitnodigen( voor( een( gesprek.( ! Bepaal! voordat! u! in! gesprek! gaat! met! accountants! welke( accountants!u!wilt!uitnodigen.!Afhankelijk!van!de!dienst!die! u!wilt!afnemen!kunt!u!een!accountant!kiezen.!( Overleg!met!andere!managers!wat!hun!ervaringen!zijn!met! hun!accountants.! ! Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

21!


Nodig! vier( tot( vijf( vertegenwoordigers( van( accountantskantoren!uit:!uit!uw!directe!omgeving,!op!basis! van! specialisatie! van! de! accountant,! op! basis! van! ervaringen,! grote! en! kleine! kantoren,! Accountant+ Administratieconsulent! (AA+accountant)! of! Register! Accountant!(RA).! 4. Bereid( de( gesprekken( met( de( accountants( goed( voor.( ( Stel! een! team( van( twee( tot( drie( medewerkers! samen! die! de! gesprekken! voeren! met! de! kandidaat+accountants.!! Bepaal! de! vragen! die! zullen! worden! gesteld.!! Omschrijf! duidelijk! welke( diensten! u! verwacht! van! uw! accountant! en! welke! werkzaamheden! uw! organisatie! zelf! uitvoert.( ( 5. Bepaal( de( criteria( waarop( de( keuze( van( de( accountant( wordt(gemaakt.( Maak! een! lijst( met( beoordelingscriteria,! bijv.! prijs,! specialisme,! presentatie,! kennis! van! de! markt/regelgeving! etc.!! Geef! de! weging! aan! van! de! criteria! om! tot! een! keuze! te! komen.( 6. Beoordeel(de(offerten.( ( Om!de!offerten!te!kunnen!vergelijken!en!beoordelen!moet! u! ervoor( zorgen! dat! alle! offerten! dezelfde( uitgangspunten! hebben.!Deze!uitgangspunten!zijn!de!afspraken!die!u!tijdens! de!gesprekken!met!de!accountant!maakt.! ( 7. Spreek(een(vaste(prijs(af.( ( Laat! dit! vastleggen! in! de! offerte.! Een! vaste! prijsafspraak! zorgt! ervoor! dat! de! jaarlijkse! accountantskosten! voorspelbaar!zijn!en!geen(verrassingen!brengen.! ( Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

22!


8. Maak(op(basis(van(de(offerten(een(keuze.(Maak(duidelijke( afspraken( met( uw( nieuwe( accountant( en( leg( deze( vast.( ( Leg! alle! afspraken! in! een! contract! vast.!! Laat!de!accountant!een!prepared(by(client(lijst!opstellen!en! loop! deze! samen! door.! Dan! is! duidelijk! wanneer! en! welke! gegevens! u! moet! aanleveren,! zodat! de! accountant! de! werkzaamheden! kan! uitvoeren! zoals! afgesproken.!! ( Goede(afspraken(VOORAF(voorkomen(discussie(ACHTERAF( over(de(factuur(en(de(eventuele(extra(uren!( ( 9. Vraag(om(duidelijk(gespecificeerde(facturen.( ( Vraag!uw!accountant!om!duidelijk!gespecificeerde(facturen! met! verrichte! werkzaamheden,! uren! en! tarieven.! Hierdoor!kunt!u!achteraf!beoordelen!of!de!werkzaamheden! conform( de( gemaakte( afspraken! zijn! uitgevoerd! en! gefactureerd.! ( 10.(Zorg(voor(een(vast(aanspreekpunt.( ( Het!is!handig!om!een!vast(aanspreekpunt!te!hebben!bij!het! accountantskantoor.! Dan! weet! u! wie! u! kan! bellen! als! u! vragen!hebt.( ! 11.( Evalueer( jaarlijks( de( dienstverlening( en( de( gemaakte( accountantskosten.( ( Het! is! belangrijk! om! de! diensten! te! evalueren,! zodat! alle! partijen! de! kans! krijgen! om! wijzigingen! aan! te! brengen.!! Bouw!een!jaarlijks!evaluatiemoment(in!om!het!contract!te! verlengen,! indien! gewenst.! U! kunt! dan! ook! beoordelen! of! de! werkzaamheden! binnen! uw! eigen! organisatie! zijn! uitgevoerd! (zoals! afgesproken)! of! dat! u! moet! bijsturen.! ( Copyright*©2013*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

23!


12.(Verander(elke(vijf(jaar(van(accountant! ! Na! verloop! van! tijd! treedt! er! bedrijfsblindheid! op.!! Om!de!accountant!en!uzelf!scherp!te!houden,!is!het!aan!te! raden! na! verloop! van! vijf( jaar! weer! opnieuw! een! selectieprocedure! voor! een! accountant! te! starten.! Herhaal! dan!stap!1!tot!en!met!12!!


24!


Tot(slot( ( Tijd(voor(actie!( ! In!het!eerste!hoofdstuk!gaf!ik!een! vijftal!drijfveren!om!accountants+ kosten!te!besparen.!! Welke! drijfveren! heeft! u! om! uw! accountantskosten!te!besparen?!! Welk!doel!heeft!u!voor!ogen?! ( De!7!stappen!in!dit!e+boek!helpen! u! om! grip! te! krijgen! op! uw! accountantskosten! en! daarmee! kosten! te! besparen.! ! Grip! krijgen! op! uw! accountantskosten! begint! bij! het! besluit! welke! werkzaamheden! u! zelf! wilt! doen! en! welke! werkzaamheden! u!! uitbesteedt! aan! uw! accountant!! U! heeft! echter! enige! financiële( kennis( nodig(om!de!juiste!beslissingen!te!nemen.! ! Sleutel! tot! besparing( van( accountantskosten! is! voldoende! financiële( kennis!binnen!uw!organisatie,!zodat!werkzaamheden!uitgevoerd!kunnen! worden!door!uw!medewerkers.! ! Hoe!meer(werkzaamheden!u!laat!uitvoeren!binnen!uw!organisatie,!hoe! meer(accountantskosten!u!bespaart!!! ( ! Veel(Succes!( ((( ( ( ( ( ( ( ( ( ( Copyright*©2012*Marian*Koek*–*Alle*rechten*voorbehouden*–* www.managerincontrol.nl!

25!


(

Over(de(auteur(

! ! Marian!Koek!is!accountant,!managerial&controller,! financial&coach/adviseur!en!trainer.!Zij!is!sinds!2001! zelfstandig!ondernemer!en!combineert!haar!in!20&jaar! opgedane!kennis!en!vaardigheden!vooral!in!opdrachten! voor!de!Rijksoverheid!en!non@profit!organisaties.! ! Marian!heeft!als!financieel&adviseur!vele!jaarrekeningen! van!cultuurorganisaties!en!fondsen!beoordeeld!en! voorbereid.! En!diverse!stichtingen!bijgestaan!bij!de!inrichting!van!hun! financiële&processen!en!administratie.! ! Daarnaast!coacht!zij!controllers!hun!adviestaak!voor!het!management! beter!uit!te!voeren.! ! Marian!helpt!directeuren!van!door!de!overheid!gesubsidieerde!projecten! in& Mumbai,& Istanbul,& Hong& Kong! en! Shanghai! bij! de! ontwikkeling! van! hun! ondernemerschap,& business& model& en! het! opstellen! van! begrotingen!en!financiële&verantwoordingen.! ! Zij!geeft!geregeld!workshops!om!haar!kennis!over!te!dragen.! ! U!kunt!meer!over!Marian's!activiteiten!lezen!op:!! ! www.managerincontrol.nl! ! ! ! Uw(reactie(na(het(lezen(van(mijn(e1boek( ! Ik!ben!benieuwd!of!het!volgen!van!de!in!dit!e+boek!beschreven!stappen! kostenbesparingen!voor!uw!organisatie!opleveren.!! Ik!zou!het!op!prijs!stellen!als!u!uw!ervaringen!wilt!delen!door!een!reactie! achter!te!laten!op!mijn!website!www.managerincontrol.nl!


26!

Bespaar. Accountantskosten. op uw. in 7 stappen. Marian Koek. managerincontrol.nl

Recommend Documents