Bespaar
Marian Koek
op uw
Accountantskosten in 7 stappen
managerincontrol.nl
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Inhoud
Voor wie is dit e-boek bedoeld?
2
Passie en “in control”
4
Vijf redenen om accountantskosten te besparen
7
Bespaar op uw accountantskosten in 7 stappen
11
Hoe vindt u een accountant die bij uw organisatie en uw budget past? Een korte handleiding
20
Tot slot
24
Over de auteur
25
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
2
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Voor wie is dit e-boek bedoeld? Hartelijk dank voor het downloaden van “Bespaar op uw accountantskosten in 7 stappen”. Hiermee heeft u de eerste aanzet gegeven om daadwerkelijk accountantskosten te besparen. En tevens inzicht te krijgen in de verder te nemen stappen. Dit e-boek is bedoeld voor managers, bij uitstek binnen nonprofit organisaties. Managers die hun financiële processen binnen hun organisatie beter willen beheersen en kosten willen besparen, bij voorkeur accountantskosten. In dit e-boek vertel ik hoe u in 7 stappen accountantskosten kunt besparen. En wijs ik op 7 valkuilen die u onderweg tegenkomt. Als bonus geef ik u een handleiding om de accountant te kiezen die het beste bij uw organisatie en uw budget past. U kunt deze tips direct toepassen in uw organisatie.
Gratis U mag dit e-boek gratis verspreiden. Het is echter niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in de opmaak of inhoud of het e-boek op een andere wijze te gebruiken zonder toestemming van de auteur.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
3
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Passie en “in control” Een aantal jaren geleden was ik een zomer in Salt Lake City en bezocht ik het Olympisch dorp daar. Ik keek gefascineerd naar een training van een groep free style skiërs, springend boven een zwembad. Ik was gebiologeerd door hun timing en “control”. De skiërs hadden bij elke sprong een doel en een strategie. Keer op keer werd dit herhaald tot beheersing in perfectie. Wind, zon of regen, ze bleven doorgaan.
Zo is het ook met managers. Om “in control” te zijn moet je een doel en strategie hebben, en die keer op keer tot perfectie herhalen. Wat werkt wel/niet, welke fouten maak je en welke successen behaal je, wat verdient aanpassingen? Waar liggen risico’s en hoe kunnen de risico’s beheerst worden? Ook al hangen er donkere wolken boven je pad, heb je tegenwind of word je verblind door de zon, je moet door blijven gaan totdat je doel is bereikt. Dat is managen, opgeven is geen optie. Het is mijn passie om managers te helpen beter “in control” te zijn van hun financiële processen en hun organisatie. Een van mijn belangrijkste drijfveren hierbij is een besparing op accountantskosten te bewerkstelligen.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
4
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Ik hoor u denken: “Wat vreemd, een accountant die wil helpen de accountantskosten te verlagen.” Dat heeft echter een reden. Vooral voor organisaties die afhankelijk zijn van subsidiegelden is elke euro die bespaard kan worden op accountantskosten belangrijk. Dit geldt voor alle organisaties, maar subsidies voor instellingen zijn toch bij uitstek bedoeld voor het uitvoeren van activiteiten en niet zozeer om hoge bedragen aan accountants af te dragen. Natuurlijk is het goed dat er accountantsverklaringen worden gevraagd als onderdeel van de verantwoording over de bestedingen, maar het is een doorn in mijn oog dat het allemaal zoveel geld moet kosten. Het is bijna een “sport” geworden om daar aandacht aan te besteden en het proces tot lagere accountantskosten of het zoeken van een nieuwe accountant persoonlijk te begeleiden. Begeleiding door iemand die dezelfde taal spreekt en begrijpt wat een accountant doet. Iemand die kan helpen om het gestelde doel te bereiken en weet welke werkzaamheden wel/niet uitbesteed kunnen worden. Daarnaast begeleid ik managers en controllers die hulp nodig hebben bij het bepalen van de juiste managementinformatie (informatie die de manager nodig heeft om te sturen), de wijze waarop dit wordt verkregen en de inrichting van de administratie hierop. Belangrijk is: weten wat je wilt meten! Alle managers willen sturen op maximalisatie van het resultaat. Hiervan zijn accountantskosten onderdeel en een relatief eenvoudige post om op te sturen. Dit e-boek helpt u bij de eerste stappen om grip te krijgen op uw accountantskosten.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
5
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Mijn doel is, wanneer u dit e-boek leest, dat u nadenkt over de manieren waarop u deze stappen binnen uw eigen organisatie kunt zetten. Het is aan u om alle tips daadwerkelijk uit te rollen binnen uw organisatie. Het levert flink wat geld en mogelijkheden op.
Belangrijkste advies: bepaal de doelen & strategie en neem actie!
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
6
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Vijf redenen om accountantskosten te besparen
Welke redenen heeft u om accountantskosten te besparen? Accountantskosten besparen heeft direct effect op uw organisatie, maar welke effecten? Ik noem een vijftal: 1. Meer geld voor activiteiten. In de tijd dat ik veel jaarrekeningen las om te beoordelen of de verstrekte subsidies juist besteed waren, zag ik hoeveel stichtingen betaalden voor administratieen accountantskosten. Dat verbaasde mij. Waarom zoveel geld uitgeven aan financiële verantwoordingen en minder geld overhouden voor activiteiten, waarvoor het geld toch bedoeld was? Minder administratie- en accountantskosten betekent dus meer geld voor activiteiten.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
7
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
2. Kostenbesparing heeft een direct en positief effect op het resultaat. Ik help veel controllers en directeuren, onder andere bij het maken van begrotingen om een inschatting van het resultaat te maken en de begroting te gebruiken als middel voor sturing van de organisatie. Dan wordt altijd een inschatting gemaakt van de mogelijke opbrengsten van de producten of diensten en de bijbehorende kosten. Het resultaat wordt bepaald door de mate waarin opbrengsten worden binnengehaald en de hoogte van de kosten. Ik krijg vaak de vraag hoe een begroting te maken. Ik geef dan aan te beginnen met de kostenbegroting. De kosten zijn eenvoudiger in te schatten dan de opbrengsten. Het binnenhalen van opdrachten kost namelijk meer tijd en moeite en is daardoor een onzekere factor. Indien er keuzes gemaakt moeten worden om het resultaat te verhogen, loont het beginnen met kostenbesparing de moeite. Het effect van besparingen (waaronder de besparing op de accountantskosten) is direct zichtbaar. 3. Grotere voorspelbaarheid van administratie- en accountantskosten. Stijgen uw accountantskosten elk jaar? Weet u precies waardoor dit komt? Accountancydienstverlening is in Nederland de afgelopen drie jaar gemiddeld achttien procent duurder geworden, aldus het CBS. Fusies en overnames van accountantskantoren zouden de oorzaak zijn van kostenopdrijving. Zijn uw administratie- en accountantskosten elk jaar voorspelbaar of hangt dit af van de uren die de accountant besteedt? Zijn uw accountantskosten gestegen doordat de accountant meer werkzaamheden moet verrichten om te komen tot een goedkeurende verklaring? Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
8
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Of worden veel taken sowieso uitbesteed aan de accountant? Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van tussentijdse overzichten of advisering. Inzicht in de benodigde accountantsdiensten en het maken van nieuwe afspraken hierover met de accountant kunnen de voorspelbaarheid van de kosten verhogen. Hierdoor krijgt u meer grip op deze kosten. 4. Sturing op accountantskosten leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering. Beter letten op de hoogte van de accountantskosten maakt vanzelf deel uit van kostenbewaking in het algemeen en een efficiëntere bedrijfsvoering. Er is een groeiend besef om inkomsten en uitgaven in de hand te houden. Inzicht in de exacte kosten van alle accountantsdiensten is essentieel om als manager op te sturen. Het is dus belangrijk om inzicht te verkrijgen welke werkzaamheden de accountant verricht tegen welke tarieven. Dan pas kan bekeken worden of dit op een andere wijze ingericht kan worden zodat dit leidt tot efficiëntie. 5. Betere balans tussen toegevoegde waarde/kwaliteit en prijs. Waar betaalt u voor? Bent u tevreden over de werkzaamheden van uw accountant in relatie tot de kosten? Krijgt u waar voor uw geld? Kunt u dit goed beoordelen? Inzicht in kwaliteit en de hoogte van de kosten kan leiden tot het opnieuw bekijken van uw relatie met uw accountant. Misschien is dit het moment om van accountant te veranderen en kosten te verlagen door andere afspraken te maken.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
9
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Bij een van mijn klanten is besloten om niet elk kwartaal een financieel overzicht door de accountant te laten maken (weet u wat dit kost??), maar dit zelf te doen. De vragen waren: wat is de toegevoegde waarde van het overzicht als de accountant dit opstelt? Is het nodig? En wat kost het als het door de accountant wordt opgesteld? Staat dit in verhouding tot de toegevoegde waarde van het overzicht? Antwoorden op deze vragen leidden tot het besluit om de tussentijdse overzichten niet meer door de accountant te laten opstellen, maar alleen dit te laten doen wanneer nodig: twee keer per jaar, op 31 augustus en jaareinde. Dit besluit had geen effect op de kwaliteit, maar wel op de kosten. De toegevoegde waarde van de beoordeling door de accountant tussentijds was minimaal, dus dit was een goede keuze. Of dit ook voor uw organisatie geldt, is afhankelijk van de aanwezige financiële kennis. Die moet wel voldoende zijn om de werkzaamheden over te kunnen nemen.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
10
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Bespaar op uw accountantskosten in 7 stappen
Een manager dient financieel “in control” te zijn. “In control zijn” kan voor iedereen een andere betekenis hebben. Voor mij betekent “in control zijn” beheersing. Dit houdt in dat het management de bedrijfsvoering en bijbehorende risico’s beheerst om de gestelde doelen/resultaten te realiseren. Kostenbewustzijn is daarbij een belangrijke attitude. Een van de kostenposten om bij stil te staan is de accountantskosten. Tijd om de werkzaamheden van de accountant in relatie tot de kosten te beoordelen. Vooral als u niet tevreden met de accountantsdiensten bent, is het een aanrader om goed naar de accountantskosten te kijken. Op de volgende pagina’s geef ik zeven stappen om te komen tot besparing op accountantskosten.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
11
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 1
Krijg inzicht in de accountantskosten: vraag om een specificatie. Weet u welke werkzaamheden in rekening zijn gebracht, hoeveel uur er gewerkt is en tegen welke tarieven? Vraag uw accountant om een specificatie hiervan. Kijk of de kosten elk jaar stijgen. Beoordeel wat de redenen zijn waarom de accountantskosten zijn gestegen. Komt dit doordat de accountant meer werkzaamheden moet verrichten om te komen tot een goedkeurende verklaring of worden veel werkzaamheden uitbesteed aan de accountant? Duidelijk is dat gestegen accountantskosten minder geld voor activiteiten betekenen. Het loont zich de moeite om hier naar te kijken.
De valkuil is om voor alle financiële diensten de accountant in te schakelen. Dan gaat de rekening oplopen. Ik zie vaak dat er onvoldoende aandacht voor de rekening is en niet stil wordt gestaan wat het kost, totdat de kosten de pan uitrijzen. Vaak is de rekening ook ondoorzichtig zodat niet duidelijk is voor welke werkzaamheden, uren en tarieven betaald worden. Inzicht verkrijgen in de wijze waarop de facturen zijn opgebouwd, is dan een begin.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
12
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 2
Begrijp wat de accountant doet en wat het kost. Weet u welke werkzaamheden de accountant uitvoert en waarom? De tweede stap is om aan de hand van de gespecificeerde rekening precies te achterhalen wat uw accountant doet en wat het kost. Als u niet begrijpt wat bepaalde werkzaamheden inhouden, vraag dan uitleg aan de accountant. Deel de werkzaamheden in groepen in, bijv. werkzaamheden voor de jaarrekening (controle en/of samenstellen), werkzaamheden voor verzorging administratie, werkzaamheden voor tussentijdse overzichten, advieswerkzaamheden (specificeer) etc. Zet de kosten van twee jaar naast elkaar, zodat u de kosten kunt vergelijken.
Veel managers geven aan “geen verstand” van financiën te hebben. Zij geven aan dat ze niet precies weten welke werkzaamheden de accountant uitvoert. Door gebrek aan kennis zijn ze dus afhankelijk geworden van de accountant en niet in staat om goede beslissingen hierover te nemen. Belangrijk is om zelf enige kennis te vergaren over wat gedaan moet worden en waarom. Dan pas kunt u hierop sturen.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
13
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 3 Worden de diensten van de accountant naar tevredenheid uitgevoerd?
Trouw zijn aan uw accountant is tegenwoordig geen reden meer om niet van accountant te veranderen. Het loont om na verloop van tijd te beoordelen of de accountant zijn werkzaamheden naar tevredenheid uitvoert. Bent u nog tevreden? Over welke werkzaamheden bent u tevreden? Dat kan bijvoorbeeld de prijs zijn, de inzet van uw accountant of de dienstverlening zelf. Geef voor elke soort werkzaamheid (of elke type klus) bij stap 2 de mate van tevredenheid aan. Vraag naar ervaringen van andere managers met diverse accountantskantoren in de buurt. Verander eens in de vijf jaar van accountant en vraag offertes op bij andere accountantskantoren.
Veel managers denken dat de accountant net als de huisarts is, dus daar ga je niet snel weg. Maar het is juist goed en houdt u scherp om van accountant te veranderen of nieuwe afspraken te maken. Na een tijdje treedt er altijd enige vorm van bedrijfsblindheid op. Het is dus belangrijk om na verloop van tijd uw accountant en de werkzaamheden te evalueren: wat hij doet en de wijze waarop, in relatie tot hetgeen u betaalt.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
14
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 4 Beoordeel welke accountantskosten u kunt of wilt besparen. Accountantskosten kunnen onder andere bespaard worden door: Nieuwe afspraken te maken met uw huidige accountant: wie voert welke werkzaamheden uit? Een nieuwe accountant te zoeken met nieuwe prijsafspraken. U weet nu wat de diensten van de accountant kosten en waarover u tevreden bent. Beoordeel nu welke activiteiten u op een andere wijze kunt of wilt invullen. Bijvoorbeeld door zelf de administratie bij te houden door een boekhoudkundig medewerker aan te nemen of voorbereidende werkzaamheden voor de jaarrekening zelf te doen. De accountant kan door middel van een prepared by clientlijst aangeven op welke wijze deze voorbereidende werkzaamheden door u gedaan moeten worden. Werkzaamheden binnen de organisatie beleggen, kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. U kunt er ook voor kiezen om een nieuwe accountant te zoeken. In het volgende hoofdstuk wordt een handleiding gegeven voor het kiezen van een nieuwe accountant.
Veel managers denken dat financiën los staan van de taken die zij uitvoeren. Ze zeggen vaak dat ze hiervoor iemand hebben Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
15
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
ingehuurd. Gevolg is dat de administratie te weinig aandacht krijgt en hoge kosten worden gemaakt voor de administratie en accountant. Eigenlijk leidt gebrek aan kennis dan tot hogere kosten. Enige kennis van financiële zaken is dus de sleutel tot kostenbesparing (zie ook stap 2 en 5). Dan kan beoordeeld worden welke werkzaamheden in uw eigen organisatie belegd kunnen worden.
STAP 5 Beslis wat u zelf kunt of wilt doen en beleg deze werkzaamheden binnen uw organisatie.
Spreek duidelijk af met uw accountant wie wat doet. Daar kunt u ver in gaan. Bijv. door een boekhoudpakket aan te schaffen of een boekhouder in dienst te nemen die de gehele administratie zelf bijhoudt. Iemand die u in dienst neemt, is altijd goedkoper dan iemand die hiervoor wordt ingehuurd. Belangrijk bijkomend voordeel is dat uw administratie altijd bijgewerkt is en u niet afhankelijk bent van de medewerkers van het accountantskantoor. Hierdoor heeft u de managementinformatie sneller en kunt u er direct op sturen. Een stap verder is dat alle specificaties worden gemaakt en controles zelf worden uitgevoerd voor tussentijdse financieel overzichten en/of jaarrekening. En de laatste stap is dat de jaarrekening zelf wordt opgesteld. Hoe meer werkzaamheden u zelf doet, hoe lager de accountantskosten. Schrijf voor- en nadelen op voor het zelf verrichten van de werkzaamheden binnen uw eigen organisatie. Wegen de voordelen op tegen de nadelen en het gemak om uw administratie geheel uit te besteden aan uw accountant? Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
16
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Indien u besluit om een aantal werkzaamheden binnen uw organisatie te beleggen, maak dan een planning voor de aanlevering van de informatie die de accountant nodig heeft. Heeft u onvoldoende kennis in uw organisatie overweeg dan een expert in te schakelen om deze werkzaamheden te begeleiden of medewerkers op te leiden. Door te investeren in kennis bespaart u op langere termijn kosten.
Een valkuil is: te weinig kennis in de organisatie om deze beoordeling uit te kunnen voeren of te weinig inzicht in welke werkzaamheden belegd kunnen worden in de organisatie. Huur dan een expert in die dit op een rijtje zet en oplossingen kan aandragen. Een expert die helpt de werkzaamheden te beleggen in uw organisatie en medewerkers kan opleiden.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
17
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 6
Maak een berekening van de besparing op langere termijn. Maak een lijst van alle werkzaamheden die binnen uw organisatie worden belegd en de werkzaamheden die worden uitbesteed aan uw accountant. Vraag de accountant voor een nieuwe offerte waarin vastgelegd is welke werkzaamheden door wie gedaan worden. Vraag om een vaste prijs. Reken uit welke besparingen worden behaald indien meer activiteiten belegd worden binnen uw organisatie, in relatie tot de offerte en de accountantskosten van voorgaande jaren. Kiest u voor een nieuwe accountant, ga dan naar het volgende hoofdstuk en volg de handleiding. Bereken jaarlijks of de besparingen worden behaald en zo niet, wat de redenen zijn. Als de redenen aan te wijzen zijn, dan kan hierop bijgestuurd worden.
Een valkuil is dat er onduidelijke afspraken zijn gemaakt met de accountant waardoor de taak- en rolverdeling niet goed is besproken en vastgelegd. Hierdoor kunnen overlappingen in de taken leiden tot minder kostenbesparingen dan gewenst.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
18
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
STAP 7 Neem een besluit, maak concrete afspraken en stuur hierop. Weeg zorgvuldig af wie wat doet en bespreek intern wie welke werkzaamheden uitvoert en op welke wijze. Spreek duidelijke doelen af. Stuur op het bereiken van deze doelen en de kwaliteit van de werkzaamheden binnen uw organisatie, zodat kostenbesparingen worden bereikt. Maak goede afspraken met de accountant. Maak concrete afspraken over zaken als prijs, de werkzaamheden, de tijdsplanning, de spreiding van het werk en het verloop van de controle. Kom tot een fixed prijsafspraak. Evalueer elk jaar de werkzaamheden van de accountant. Hernieuw jaarlijks de afspraken met uw accountant. Stuur zonodig bij.
Veel managers kunnen niet goed aangeven waarop zij sturen en welke concrete doelen zij willen bereiken. Met concreet wordt hier bedoeld: meetbaar. Ook kunnen zij niet goed aangeven waar deze informatie vandaan moet komen. De link met de financiële gegevens wordt vaak onvoldoende gelegd, omdat de administratie als een black box wordt gezien. Valkuil is dat de werkzaamheden onvoldoende worden belegd binnen de organisatie en dat er geen concrete afspraken worden gemaakt met de accountant. Als op de werkzaamheden binnen de organisatie onvoldoende wordt gestuurd, is het gevolg dat de besparingen niet of onvoldoende worden gerealiseerd.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
19
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Hoe vindt u een accountant die bij uw organisatie en uw budget past? Een korte handleiding. Een goede accountant vinden waarmee u een “click” hebt, is nog niet zo eenvoudig. Onderstaande tips kunnen u helpen om een goede keuze te maken.
1. Bepaal wat u van een accountant verwacht. Bepaal uw selectiecriteria voor de keuze van uw accountant, bijv. specialistische kennis van uw sector, man/vrouw, Register Accountant (RA) of AccountantAdministratieconsulenten (AA-accountant), goede communicatieve eigenschappen etc. Hierop gaat u de accountant beoordelen. 2. Bepaal welke werkzaamheden door de accountant worden gedaan en welke belegd worden binnen de organisatie. Wees duidelijk over de werkzaamheden die de accountant dient uit te voeren en welke werkzaamheden binnen de organisatie worden uitgevoerd. Dit moet glashelder in de gesprekken met de accountants naar voren komen. 3. Bepaal welke accountants u wilt uitnodigen voor een gesprek. Bepaal voordat u in gesprek gaat met accountants welke accountants u wilt uitnodigen. Afhankelijk van de dienst die u wilt afnemen kunt u een accountant kiezen. Overleg met andere managers wat hun ervaringen zijn met hun accountants.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
20
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Nodig vier tot vijf vertegenwoordigers van accountantskantoren uit: uit uw directe omgeving, op basis van specialisatie van de accountant, op basis van ervaringen, grote en kleine kantoren, AccountantAdministratieconsulent (AA-accountant) of Register Accountant (RA). 4. Bereid de gesprekken met de accountants goed voor. Stel een team van twee tot drie medewerkers samen die de gesprekken voeren met de kandidaat-accountants. Bepaal de vragen die zullen worden gesteld. Omschrijf duidelijk welke diensten u verwacht van uw accountant en welke werkzaamheden uw organisatie zelf uitvoert. 5. Bepaal de criteria waarop de keuze van de accountant wordt gemaakt. Maak een lijst met beoordelingscriteria, bijv. prijs, specialisme, presentatie, kennis van de markt/regelgeving etc. Geef de weging aan van de criteria om tot een keuze te komen. 6. Beoordeel de offerten. Om de offerten te kunnen vergelijken en beoordelen moet u ervoor zorgen dat alle offerten dezelfde uitgangspunten hebben. Deze uitgangspunten zijn de afspraken die u tijdens de gesprekken met de accountant maakt.
7. Spreek een vaste prijs af. Laat dit vastleggen in de offerte. Een vaste prijsafspraak zorgt ervoor dat de jaarlijkse accountantskosten voorspelbaar zijn en geen verrassingen brengen.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
21
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
8. Maak op basis van de offerten een keuze. Maak duidelijke afspraken met uw nieuwe accountant en leg deze vast. Leg alle afspraken in een contract vast. Laat de accountant een prepared by client lijst opstellen en loop deze samen door. Dan is duidelijk wanneer en welke gegevens u moet aanleveren, zodat de accountant de werkzaamheden kan uitvoeren zoals afgesproken. Goede afspraken VOORAF voorkomen discussie ACHTERAF over de factuur en de eventuele extra uren!
9. Vraag om duidelijk gespecificeerde facturen. Vraag uw accountant om duidelijk gespecificeerde facturen met verrichte werkzaamheden, uren en tarieven. Hierdoor kunt u achteraf beoordelen of de werkzaamheden conform de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd en gefactureerd. 10. Zorg voor een vast aanspreekpunt. Het is handig om een vast aanspreekpunt te hebben bij het accountantskantoor. Dan weet u wie u kan bellen als u vragen hebt.
11. Evalueer jaarlijks de dienstverlening en de gemaakte accountantskosten. Het is belangrijk om de diensten te evalueren, zodat alle partijen de kans krijgen om wijzigingen aan te brengen. Bouw een jaarlijks evaluatiemoment in om het contract te verlengen, indien gewenst. U kunt dan ook beoordelen of de werkzaamheden binnen uw eigen organisatie zijn uitgevoerd (zoals afgesproken) of dat u moet bijsturen.
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
22
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
12. Verander elke vijf jaar van accountant Na verloop van tijd treedt er bedrijfsblindheid op. Om de accountant en uzelf scherp te houden, is het aan te raden na verloop van vijf jaar weer opnieuw een selectieprocedure voor een accountant te starten. Herhaal dan stap 1 tot en met 12!
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
23
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Tot slot Tijd voor actie! In het eerste hoofdstuk gaf ik een vijftal drijfveren om accountantskosten te besparen. Welke drijfveren heeft u om uw accountantskosten te besparen? Welk doel heeft u voor ogen? De 7 stappen in dit e-boek helpen u om grip te krijgen op uw accountantskosten en daarmee kosten te besparen. Grip krijgen op uw accountantskosten begint bij het besluit welke werkzaamheden u zelf wilt doen en welke werkzaamheden u uitbesteedt aan uw accountant! U heeft echter enige financiële kennis nodig om de juiste beslissingen te nemen. Sleutel tot besparing van accountantskosten is voldoende financiële kennis binnen uw organisatie, zodat werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door uw medewerkers. Hoe meer werkzaamheden u laat uitvoeren binnen uw organisatie, hoe meer accountantskosten u bespaart!
Veel Succes!
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
24
Bespaar op uw Accountantskosten in 7 stappen
Over de auteur Marian Koek is accountant, business controller, financial coach/adviseur en trainer. Zij is sinds 2001 zelfstandig ondernemer en combineert haar in 20 jaar opgedane kennis en vaardigheden vooral in opdrachten voor de Rijksoverheid en non-profit organisaties. Marian heeft als financieel adviseur vele jaarrekeningen van cultuurorganisaties en fondsen beoordeeld en voorbereid. En diverse stichtingen bijgestaan bij de inrichting van hun financiële processen en administratie. Daarnaast coacht zij controllers hun adviestaak voor het management beter uit te voeren. Marian helpt directeuren van door de overheid gesubsidieerde projecten in Mumbai, Istanbul, Hong Kong en Shanghai bij de ontwikkeling van hun ondernemerschap, business model en het opstellen van financiële verantwoordingen. Zij geeft geregeld workshops om haar kennis over te dragen. U kunt meer over Marians activiteiten lezen op: www.managerincontrol.nl Uw reactie na het lezen van mijn e-boek Ik ben benieuwd of het volgen van de in dit e-boek beschreven stappen kostenbesparingen voor uw organisatie opleveren. Ik zou het op prijs stellen als u uw ervaringen wilt delen door een reactie achter te laten op mijn website www.managerincontrol.nl
Copyright ©2012 Marian Koek – Alle rechten voorbehouden – www.managerincontrol.nl
25