Besluiten Januari 2011 Besluit 567.1 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van D.B.V. Diok voor het ISBT uit het SFPO voor €250 toe te kennen. Besluit 567.2 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van ST. Kantine Sportcentrum UT voor de statutenwijziging uit het SFPO voor €300 toe te kennen. Besluit 567.4 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van S.D.V/ Chassé voor de statutenwijziging uit het SFPO voor €300 toe te kennen. Besluit 567.6 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van S.H.B.V. Sagittarius voor de A-statusFITA-record uit het SFA voor €200 toe te kennen. Besluit 567.9 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Linea Recta voor de NSTC 2 uit het SFP voor €100 toe te kennen. Besluit 567.12 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van S.G. Daedalus voor een op te leiden BHVer uit het BHV fonds voor €300 toe te kennen. Besluit 567.13 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Sirius voor een op te leiden BHV-er uit het BHV fonds voor €300 toe te kennen. Besluit 567.14 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van CatchUp voor het NJF 2011 ondervoorbehoud niet toe te kennen i.v.m. onvolledige informatie. Besluit 567.15 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van A.S.V. Taste voor het uitdelen van glühwein tijdens de manifestatie op de Oude Markt niet toe te kennen. Besluit 567.16 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Happietaria Enschede voor de Happietaria 2011 uit het SFA voor €500 toe te kennen. Besluit 567.17 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van S.V. Communiqué voor de Place Branding uit het SFA voor €500 toe te kennen. Besluit 567.18 Kick-In: Gezien: Afsprakendocument bestuur-KIC 2010 Feedback van KIC11 over het afsprakendocument bestuur-KIC 2010 Gehoord: De mondelinge toelichting van de feedback van KIC11 Overwegende dat: Dit document duidelijke verantwoordelijkheden en afspraken bevat tussen het bestuur en de KIC Besluit de Student Union: Het afsprakendocument 2011 (versie januari 2011) als leidend te beschouwen en hierbij de begeleider van de KIC vanuit het bestuur te mandateren om het thema van de Kick-In 2011 goed te keuren. Besluit 569.1 Gezien - Het opheffen van de internetverbinding (WLAN) in de stad en dus ook in Pakkerij
-
Concept contract Ziggo ADSL bedrijfsinternet Dat de Pakkerijverenigingen contractueel geen recht hebben op gratis internetvoorziening
Gehoord - De financiele beperkingen van de Pakkerijverenigingen aangezien ze deze kosten voor 2011 niet hebben kunnen begroten. Overwegende dat - Deze vergoeding uitsluitend voor 2011 geld. Voor 2012 kunnen de verenigingen de volledige kosten begroten. Besluit de Student Union, Een totaal bedrag van €1.004,36 (incl. BTW) aan de Pakkerijverenigingen te vergoeden voor de internetlasten over 2011. De opbouw van dit totaal bedrag is: - Aansluitkosten betalen: (249*1,19) = € 296,31 - De helft van de internetlasten betalen. ( 5*119*1,19) = € 708,05 Besluit 569.2 Gezien: - Het document “huisstijl Skills Certificate 2010-2013” - Het document “huisstijl Create Tomorrow 2010-2015” Gehoord: - De redenatie achter het vastleggen van de huisstijl, namelijk het creëren van continuïteit en herkenbaarheid van de commissies over de jaren. - Het bijkomend voordeel dat er een situatie voor zowel commissie als de portefeuillehouder Communicatie wordt gecreëerd waarin er minder tijd en kosten verloren gaan aan het ontwikkelen, goedkeuren en implementeren van een huisstijl. Overwegende: - Het verbeteren van de continuïteit en herkenbaarheid van de commissies/het evenement. - Het vergemakkelijken van het communicatieproces voor zowel commissie als portefeuillehouder Communicatie. - De commissies tot een bepaald niveau minder keuzevrijheid hebben wat betreft PR. Onder voorwaarde dat: - Eventuele tijdens de vergaderingen voorgedragen wijzigingen worden doorgevoerd. Besluit het bestuur van de Student Union: De huisstijl van de commissies Skills Certificate en Create Tomorrow, vastgelegd in de documenten respectievelijk “huisstijl Skills Certificate 2010-2013” en “huisstijl Create Tomorrow 2010-2015”, goed te keuren en deze vast te leggen voor de genoemde periodes. Besluiten Februari 2011 Besluit 570.1 Gezien -
begroting themapresentatie KIC10 begroting themapresentatie KIC11
Gehoord -
toelichting van penningmeester KIC begroting themapresentatie
Overwegende dat
De KIC binnen de begroting blijft Als er buiten de begroting wordt getreden er eerst toestemming van het Student Union bestuur plaats vindt, zoals is afgesproken in het afsprakendocument Sub-KIC11. Besluit 570.2 Het bestuur van Student Union om de begroting Themapresentatie KIC11 goed te keuren, zodat KIC11 binnen de begroting vrij uit kan geven. Besluit 571.3 De Student Union besluit de behandeling van de aanvraag van AEGEE voor de International Party uit te stellen totdat Student Union over meer informatie beschikt Besluit 571.4 De Student Union besluit de aanvraag van Dimensie voor BHV toe te kennen uit het BHV-fonds voor €385,- (385,- is voor één deelnemer). Besluit 571.6 Verlening onder toezichtstelling DVE Gezien: - Reglement faciliteitenkaart Student Union; - Resultaten Xtra-cardcontrole Drienerloos Vocaal Ensemble 20 mei 2010; - Erkenningsreglement Verenigingen Student Union; - Besluit 557.3: Besluit: 3p-aanvragen Xtra-card drienerloos vocaal ensemble - Rapportage Vrijhof Cultuurcentrum ondertoezichtstelling Cultuur Gehoord: - Coördinator Verenigingen Vrijhof Cultuurcentrum; - Hoofd Vrijhof Cultuurcentrum; - Cultuurkoepel Apollo Overwegende dat: - Het Drienerloos Vocaal Ensemble een vereniging uit categorie 1: verenigingen met Faciliteitenkaartplicht is; - Het aantal leden van het Drienerloos Vocaal Ensemble al jaren onder en rond de in artikel 3.5 van het Erkenningsreglement Verenigingen Student Union genoemde grens ligt; - Het aantal leden van Drienerloos Vocaal Ensemble ten tijde van de Xtra-card controle op 20 mei 2010 op 17 lag; - Er een grote verscheidenheid aan muzikale cultuurverenigingen door de Universiteit Twente gefaciliteerd wordt; - De Student Union er naar streeft een zo breed mogelijk Cultuuraanbod te behouden voor de Universiteit; - Zowel het Drienerloos Vocaal Ensemble als Apollo en het Vrijhof Cultuurcentrum zich doordrongen zijn van de ernst van de situatie; Onder voorwaarde dat: - Voor 1 juni het Vrijhof Cultuurcentrum rapporteert aan de Student Union over o Het aantal leden van het Drienerloos Vocaal Ensemble; o De wijze en hoeveelheid van ondersteuning vanuit het Vrijhof Cultuurcentrum aan het Drienerloos Vocaal Ensemble; o De perspectieven voor het Drienerloos Vocaal Ensemble op ledenaantal in de komende jaren inclusief een terugblik en trendanalyse over de afgelopen jaren; Besluit het bestuur van de Student Union - De opdracht aan het Vrijhof Cultuurcentrum om het Drienerloos Vocaal Ensemble te begeleiden gedurende de onder toezichtstelling te verlengen. - De onder toezichtstelling van het Drienerloos Vocaal Ensemble te verlengen met een periode van 5 maanden tot 1 juni 2011 zoals bedoeld in artikel 7.5 Erkenningsreglement Verenigingen Student Union; - De erkenning van het Drienerloos Vocaal Ensemble te evalueren aan het einde van de onder toezicht stelling;
Besluit 572.1 Gezien - Brief inschrijving schuldbewaking Intrum Justitia (dd 04-01-2011) - Mail archief oud bestuurders o Jonathan Brugge o Ivo Schutz o Mathijs Girisch o Thomas Mensink o Pim Oude Alink - Contract SU – Outdare Internet Services (dd 04-01-2006) - Verrichte betalingen van de Student Union aan Outdare Internet Services Gehoord - Procesgang ‘Openstaande Vordering’ bij Intrum Justitia - Argument van Outdare dat zij er niets aan kan doen dat het systeem niet werkt. Oorzaak hiervan ligt bij de Student Union door een wijziging in het onderliggende platform.
Overwegende dat - Er inderdaad €1.000,- minder is betaald aan Outdare Internet Services dan contractueel was afgesproken - De link waar het systeem op zou moeten staan (bij SNT) niet meer functioneert en hoogstwaarschijnlijk, zoals normaal, door SNT is verwijderd. -
Er geen informatie is te vinden in het archief van de Student Union waaruit blijkt dat Outdare Internet Services in gebreke is gesteld. De Student Union niet meer kan aantonen dat het systeem, zonder schuld van de Student Union, niet deugt.
Besluit de Student Union de openstaande vordering van een totaal bedrag van € 1.727,81 (+ nog eventuele toegevoegde rente) te betalen. Besluiten Maart 2011 Besluit 574.1 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van T.C. Ludica uit het SFPO voor de statutenwijziging aan te houden tot BV 575. Besluit wordt afgehandeld in BV 575. Besluit 574.2 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Aegee-Enschede voor het internationale congres Make a point uit het SFI €1000,- toe te kennen. Besluit 574.3 Het bestuur van de Student Unoin besluit de aanvraag van 4 Happy Feet voor het NTDS niet toe te kennen. Reden hiervoor is dat de aanvraag te laat is ingediend. Besluit 574.4 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Diok voor het opleiden van één BHV-er uit het SFA toe te kennen. Besluit 574.5 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van s.v. Sirius voor het Provinciaal Lijsttrekkersdebat uit het SFA voor € 200,- toe te kennen. Besluit 574.6 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van D.A.V. Kronos voor de Johan Knaap Games uit het SFP voor €100,- toe te kennen.
Besluit 574.7 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Kivi Niria Students Twente voor de Wetenschapsquiz uit het subsidiefonds Studenteninitiatief toe te kennen voor een bedrag van €1600,uit het Fonds Studenteninitiatief en €400,- uit het SFG. Besluit 574.8 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van s.k.v. Vakgericht voor een statutenwijziging aan te houden tot BV 575. Besluit 574.9 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Aegee-Enschede voor een Kenniscrisis actie uit het SFA toekennen voor een bedrag groot €397,61. Besluit 575.1 Het bestuur van Student Union besluit voor de aanvraag van T.C. Ludica voor de statutenwijziging uit SFPO een bedrag toe te kennen van €500,-. Besluit 575.2 Het bestuur van Student Union besluit voor de aanvraag van S.K.V. Vakgericht voor de statutenwijziging uit SFPO een bedrag toe te kennen van €493,85. Besluit 576.1 Gezien - Aanvraag voor het studentinitiatief (k€2,5) - Begroting van het Nederlands JongleerFestival 2011 - Email van CatchUp waarin bezwaar wordt gemaakt (dd wo 2-3-2011 14:47u) Gehoord Overwegende dat - Het een vernieuwend evenement aangezien het voor het eerst is dat het Nederlands JongleerFestival in Enschede (op de campus) plaats vindt. - De Student Union gepromoot wordt tijdens het evenement. - Er al enkele aanvragen voor het studentinitiatief in het algemeen gedaan zijn en er maar k€10 is te besteden. Besluit Student Union - K€1 toe te kennen als sponsoring vanuit het studentinitiatief voor het Nederlands JongleerFestival 2011 dat door CatchUp georganiseerd wordt en plaats vindt op 2 t/m 5 juni 2011. Besluit 577.1 Gehoord - Oud-portefeuillehouder Financiën Erik Hegeman Gezien - De statuten van de stichting Bedrijvendagen Twente Overwegende dat - De Student Union recht heeft personen op twee (2) zetels te benoemen in de Raad van Toezicht van de Bedrijvendagen - De zetels die de door de Student Union toegewezen worden, door de benoemden op persoonlijke titel worden bekleed Besluit het bestuur van de Student Union om
-
- Jan Henderik Hegeman te benoemen per 1 september 2009 als lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Bedrijvendagen Twente en te dechargeren per heden; Laurens Hein Dick Eijking en Martijn Driesprong te benoemen als leden van de Raad van Toezicht van de Stichting Bedrijvendagen Twente;
Besluit 577.2 Het bestuur van Student Union besluit om de aanvraag voor het evenement University of Trance niet honoreren. Besluit 578.1 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Dimensie voor het wijzigen van de statuten toe te kennen uit het SFPO voor €500,-. Besluit 578.2 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van A.S.V.Taste voor Openlucht Bioscoop A.S.V. Taste uit het Studenteninitiatief af te wijzen. Besluit 578.3 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van ConcepT voor het opleiden van één BHVer uit het BHV-fonds toe te kennen. Besluit 578.4 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van S.V. Paradoks voor het opleiden van één BHV-er uit het BHV-fonds toe te kennen. Besluit 578.5 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van Veerstichting Enschede voor Preconferentie Veerstichting Enschede toe te kennen uit het fonds Studenteninitiatief voor €200,-. Besluit 578.6 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van AEGEE voor de International Party af te wijzen. Besluit 578.7 Gezien Het aanbod (symphonia 2 & easy booth) van prontophot Gehoord De voorwaarden van prontophot Overwegende dat, Er een goede locatie gevonden kan worden op de begane grond van de Bastille -
Er overeenstemming is met het Facilitair Bedrijf om deze twee apparaten te plaatsen in de openbare ruimte in de Bastille
-
Het om een pilot gaat o
Symphonia 2: Proeftijd van 6 maanden
o
Easy Booth: Proeftijd van 1 jaar
Besluit de Student Union, Het traject door te zetten, zodat de Symphonia 2 en de Easy Booth in gebruik kunnen worden genomen door de UT-gemeenschap op de begane grond van de Bastille.
April 2011 Besluit 579.1 Aanvraag studentinitiatief Dance4life Gezien, - Aanvraagformulier student initiatief ‘Enschede supports Dance4Life’ - Begroting Dance4Life
-
Brief aan werkgroep Enschede Studentenstad E-mail d.d. 31-3-2011 van Arno Willemink A.S.V. Taste
Onder voorwaarde dat, - Het logo van de student Union oa. op verticale vlaggen naast het podium hangt
Overwegende dat, - Het evenement in 2007 ook heeft plaatsgevonden, maar dat het een dusdanige periode betreft dat het weer als een studentinitiatief gezien kan worden - Het initiatief in 2010 ook al is toegekend met een bijdrage van € 2.000 en helaas geen doorgang heeft gevonden en daarmee niet uitgekeerd. - De Student Union met deze toekenning een positieve boost geeft aan de organisatie om er een succes van te maken. Besluit de Student Union, Een bedrag van maximaal € 2.600,- toe te kennen uit subsidiefonds Student Initiatief en € 400,- toe te kennen uit subsidiefonds Grolsch aan de organisatie van ‘Enschede supports Dance4Life’. Besluit 580.1 Gezien, - Evaluatie omtrent deelnemersbijdrage Kick-In 2010 - Uiteenzetting (Marc van den Berg, penningmeester Kick-In-Commissie) deelnemersbijdrage 2011 - Vooraanmeldingscijfers Universiteit Twente Overwegende dat, - Het niet gewenst is de deelnemersbijdrage te verhogen doordat andere steden al goedkoper zijn - Het niet gewenst is de deelnemersbijdrage te verlagen doordat de vooraanmeldingscijfers significant hoger zijn dan voorgaande jaren en één deelnemersbijdrage lager is dan de werkelijke kosten van één deelnemer. Besluit de Student Union, - De deelnemersbijdrage vast te stellen zoals in onderstaande tabel, - Dat iDeal, PayPal en contant/PIN de enige betalingsmogelijkheden zijn. Tijdstip van inschrijven Bachelors Masters (NL en BLD) T/m dinsdag 23 augustus € 55,00 € 15,00 Woensdag 24 augustus € 60,00 € 15,00 Donderdag 25 augustus € 55,00 € 15,00 Vrijdag 26 augustus € 50,00 € 15,00 Zaterdag 27 augustus € 45,00 € 15,00 Zondag 28 augustus € 40,00 € 15,00 Maandag 29 augustus € 35,00 € 17,50 Dinsdag 30 augustus € 30,00 € 17,50 Woensdag 31 augustus € 25,00 € 17,50 Donderdag 1 september € 20,00 € 17,50 Mei 2011 Besluit 582.6 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van DHC Drienerlo voor het wijzigen van de statuten uit het SFPO toe te kennen voor €500 toe te kennen. Besluit 583.1 Gezien Totaal overzicht Begroting Kick-In 2011 Toelichting Begroting Kick-In 2011
-
-
aan
Gehoord Dat de begroting op realistische waarde is gebaseerd Overwegende dat De Kick-In vrij kan handelen binnen de begroting Laurens de hele begroting nauwkeurig heeft doorgenomen en deze te vinden is via: S:\Kick-In\KIC2011\Financien\Begroting 2011\Begroting 2011 Onder voorwaarde dat Zonder mandaat, de Kick-In-Commissie 2011 alle uitgaven boven de € 1.000,- voorlegt aan het - Student Union-bestuur. De Kick-In-Commissie 2011 verschuivingen van meer dan € 500,- in de begroting voorlegt
het Student Union-bestuur. De Kick-In-Commissie 2011 volgens begroting kan uitgeven, indien haar inkomsten de uitgaven dekken. Besluit de Student Union De begroting Kick-In 2011, zoals aangeboden aan het bestuur op 2 mei 2011, goed te keuren, zodat de Kick-In-Commissie 2011 binnen de begroting kan handelen. Besluit 583.2 Gezien: Vertaling van Translatable. Vertaling van Perfect. Gehoord: Office-manager Sandra Nienhuis Oud-bestuurder Ellis Schrijen Verschillende verenigingen Overwegende dat: Perfect betere vertalingen levert da Translatable. De prijs van Perfect per woord voor Student Union €0,11 is en de prijs van Translatable per woord voor Student Union €0,10 is. De prijs van Perfect per woord voor verenigingen €0,11 is en de prijs van Translatable per woord voor verenigingen €0,10 is. Bij Perfect de Student Union via internet een overzicht van vertalingen kan bekijken. Bij Translatable de Student Union een overzicht van vertalingen per mail moet opvragen. De levertijd van Perfect één dag opzettijd is plus per 1500woorden één dag. De levertijd van Translatable tot 1000woorden één week, tot 2500woorden twee weken, tot 4000woorden drie weken, en voor meer dan 4000woorden vier weken. Sandra Nienhuis, Ellis Schrijen en Hanneke van der Horst vertaalbureau Perfect beter vinden. Onder voorwaarde dat: Er contact op wordt genomen met Translatable voor opzegging. Hanneke een poging gaat doen om de prijs voor Student Union naar €0,10 te krijgen. Besluit het bestuur van de Student Union: Over te stappen van vertaalbureau Translatable naar vertaalbureau Perfect voor een proefperiode van één jaar. Besluit 584.1 Agendapunt 1 “Aangaan Convenant SU – UT 2012-2015” Gezien:
- het bijgesloten convenant SU-UT mei 2011, versie 14 mei; - de bijbehorende en bijgesloten concepttoelichting op het convenant SU-UT, Overwegende dat: - het SUb zich minder wil richten op de faciliterende rol van de SU en zich meer wil focussen op verbinden en stimuleren; - de UT meer grip wil hebben op de bedrijfsvoering van de campusvoorzieningen (waaronder sporten cultuurvoorzieningen) en daartoe duidelijke afspraken wil maken over de scheiding van beleid en beheer; - de SU met het bijgesloten convenant op het gebied van de sport- en cultuurvoorzieningen een andere rol kiest, waarbij enkel de studenten worden vertegenwoordigd en de beleidsverantwoordelijkheid voor medewerkers en derden niet langer bij de SU ligt; - het nieuwe convenant de positie van en de informatievoorziening aan de SU goed vastlegt, zowel in lijnen naar het bestuurlijk niveau UT, betrokkenheid bij beleidsvorming en benodigde vrijheden ten aanzien van accommodatie, personeel en inkoop; - de formulering van artikel 2 in de letter een terugval is in verantwoordelijkheden voor de SU, maar in praktijk beter aansluit bij de wettelijk vastgelegde machtsverhouding op universiteiten waarbij het CvB eindverantwoordelijkheid draagt voor bestuur en beheer; - de preambule en de formulering van artikel 2 een versteviging zijn van de positie van de SU, zowel wat betreft het mandaat voor verschillende beleidstereinen als haar algemene adviesrol; - de Student Union met de nieuwe overeenkomst ruimte creëert voor een koersverandering ten aanzien van haar rol op de UT, meer gericht op het verbinden en stimuleren; - het CvB zich committeert aan de benodigde inspanningen om de beschreven nieuwe situatie om te zetten naar de praktijk, Onder voorwaarde dat: - De ingangsdatum van het nieuwe convenant wordt nader wordt vastgesteld; - De eerste periode van ‘vier jaar’ loopt tot 31 december 2015; - Met het ingaan van het nieuwe convenant het vigerende convenant door de twee partijen wordt ontbonden; - De verwoording van artikel 4.4 (inkoopvrijheid) wordt geverifieerd bij een jurist om de gevolgen van de verantwoordelijkheid voor inkoop door Uniondeelnemers volledig te expliciteren; - De te ondertekenen tekst, met hoogstens tekstuele wijzigingen die in geest niet afwijken van de bijgesloten tekst, ter informatie in de bestuursvergadering wordt voorgelegd; - De RvT SU het aangaan van deze duurzame overeenkomst goedkeurt, zoals beschreven in artikel 10.2e van de statuten, Besluit het bestuur van de Student Union - het bestuursbesluit ter goedkeuring voor te leggen aan de RvT SU; - de voorliggende overeenkomst aan te gaan met de Universiteit Twente Besluit 584.2 Het bestuur van Student Union besluit de aanvraag van w.s.g. Abacus voor een op te leiden BHV’er goed te keuren. Besluit 584.3 Het bestuur van de Student Union besluit Studentendansvereniging Chassé een Unionerkenning voor onbepaalde tijd te verlenen. De vereniging wordt erkend in de categorie Cultuur Besluit 586.3 Het bestuur van de Student Union besluit de jaarrekening 2010 vast te stellen en voor te leggen aan de RvT. Besluit 587.1 Gezien -
Voorstel Competentie Ontwikkelings Project
-
Budget Board Improvement Program 2011
Gehoord - Portefeuillehouder Lianne Schmidt -
Trainer Huub Schulte-Fischedick
Overwegende dat - De Student Union de leerervaring voor bestuurders van studentenorganisaties wil maximaliseren -
Er een behoefte is aan maatwerktrainingen voor bestuurders van studentenorganisaties
-
Er voor besturen die niet kunnen deelnemen aan het Competentie Ontwikkelings Project, er andere trainingen beschikbaar zijn
-
De redenen voor het stopzetten van het COP in het verleden waren: organisatiedruk, meer willen sturen op leerdoelen en meer besturen willen bereiken.
-
De organisatiedruk lager is door het inzetten van de medewerker Academische Vorming
-
Het COP een op maat gemaakte training is en er juist wordt gestuurd op specifieke leerdoelen van een bestuur
-
De Student Union deze intensieve trainingsvorm graag aanbiedt aan al haar besturen, maar door budgetaire restricties dit niet mogelijk is en er voor ieder bestuur een alternatief bestaat
Besluit de Student Union Het Competentie Ontwikkelings Project opnieuw op te starten Besluit 588.1 Gezien De huidige visie Accommodatie die in februari 2010 is opgezet, Gehoord Overwegende dat De huidige visie accommodatie te gedetailleerd is; De rol van de Student Union omtrent Accommodatie niet duidelijk is geschetst in de huidige visie accommodatie; Het niet wenselijk is dat de Student Union het volledige budget (incl. beheerbudget) van de Uniongebouwen beheert, aangezien dit continue taken betreffen en veel tijd kosten terwijl accommodatie een ondersteunende functie betreft, De Student Union beheertaken meer wil uitbesteden, zodat er minder tijd besteed hoeft te worden aan accommodatie. Besluit de Student Union De nieuwe visie accommodatie, zoals in weergegeven bij document 110615 visie Accommodatie, vast te stellen en voor te leggen aan de Raad van Toezicht van de Student Union. Besluit 588.2 Gezien Een visie Pakkerij in de huidige visie Accommodatie is die in februari 2010 is opgezet, De nieuwe concept visie Accommodatie Concept Visie Pakkerij Gehoord Dat er wrijving is omtrent het beheer van de Pakkerij tussen de Pakkerijbewoners en het Facilitair Bedrijf.
Er, vanuit de Universiteit Twente, meer verantwoordelijkheid gewenst is bij de huurders van de Pakkerij. De College van Bestuur een onderzoek heeft gedaan betreffende wat zij kunnen doen met de Pakkerij en dat een beheerstichting Pakkerij als beste oplossing naar voren kwam. Een beheerstichting bijdraagt aan de academische vorming en welzijn van de doelgroep van de SU. Overwegende dat Er een beperkte en beknopte visie Pakkerij is in de visie accommodatie die in februari 2010 is opgesteld. De nieuwe visie Pakkerij los is opgezet en onder de vernieuwde versie visie accommodatie past. Besluit de Student Union De nieuwe visie Pakkerij, zoals in de bijlage weergegeven, voorlopig vast te stellen en voor te leggen aan de Raad van Toezicht van de Student Union. Besluit 588.3 Het bestuur van de Student Union besluit de subsidie aanvraag van Inter-Actief voor het symposium Immorality toe te kennen uit het Subsidiefonds Algemeen voor €500,-. Besluit 590.1 Gezien - Strategische visie Universiteit Twente ‘Route 14’ (dd. 24-02-2009); - Eindrapportage Commissie Berger (dd. 14-12-2009); - Contourennota Campus 2014 (dd. 10-05-2010); - Bezuinigingsnota sport en cultuur 2010-2014 (dd. 15-06-2010) - Rapportage werkgroepen sportcentrum (dd. 08-012-2010) - Adviesnota bezuinigingen sport en cultuur (dd. 29-04-2010) - Middenwegmodel bezuinigingen studentensportverenigingen, praktische uitwerking concept (dd. 12-04-2011) - Gebruik studio’s Vrijhof Cultuurcentrum (dd. 20-05-2011) - Entreeprijzen & kaartverkoop (dd. 02-05-2011) - Culturele Cursussen (dd. 20-05-2011) - Marketingplan UT in Beweging (dd. 22-02-2011) Gehoord - Campusmanager, Patrick Welman - Hoofd sportcentrum, Jan Willem Hidskes - Hoofd cultuurcentrum, Hannah de Vries - Lid College van Bestuur, Kees van Ast - Koepel Cultuur, Apollo - Koepel Sport, Sportraad Overwegende dat Met betrekking tot het beleid van de Student Union - De Student Union beleidsverantwoordelijk is voor de sport- en cultuurvoorzieningen; - De Student Union de Xtra-card ziet als basisfaciliteitenkaart; - De Student Union haar deelnemers in redelijke mate wil blijven ondersteunen - De Student Union de ondersteuning van een van haar deelnemers niet zal intrekken zonder dat daar een expliciet besluit over genomen is; - Verenigingen een belangrijk middel zijn waarin het sport- en cultuurbeleid van de Student Union tot uiting komt; - De eigen bijdrage in verhouding moet staan tot de door de sport- en cultuurbeoefenaar gemaakte kosten en zijn of haar draagkracht; Met betrekking tot de bezuinigingstaakstelling - Het College van Bestuur de Universiteit Twente beter wil profileren door een andere inzet van de campusvoorzieningen en daarmee meer externe inkomsten wil genereren;
Het College van Bestuur de campusvoorzieningen een bezuinigingstaakstelling van k€ 800 heeft opgelegd en de Student Union zich daaraan heeft gecommitteerd; - De financiering van het volledige sport- en cultuuraanbod onder druk komt te staan met deze bezuinigingstaakstelling; - Een verhoging van de eigen bijdrage van de sport- en cultuurbeoefenaar in de huidige context redelijk is; Met betrekking tot de bedrijfsvoering - De campusmanager verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de sport- en cultuurcentra; - Ruimtetoeslagen een aanzienlijk deel van de lasten van het sport- en cultuurcentrum bepalen; - In een breder kader de huisvestingslasten van de sport- en cultuurcentra worden onderzocht; - De Student Union het schrappen van de sportinvesteringen als aanvullende bezuiniging ziet; Besluit het bestuur van de Student Union Met betrekking tot het sport- en cultuuraanbod - Het profiel van het sport- en cultuuraanbod op de campus te evalueren; - In afwachting van het onderzoek naar huisvestingslasten van de sport- en cultuurcentra de campusmanager te verzoeken om het Power Centre te sluiten; Met betrekking tot het toegangsbeleid en de faciliteitenkaarten - Het faciliteitenkaartreglement te evalueren; - De samenstelling en het profiel van de Xtra-card en Fitness-card te evalueren; - Prijsdifferentiatie tussen studenten, medewerkers en geselecteerde externen verder door te voeren; - De campusmanager te verzoeken om toegangsbeleid voor de campusvoorzieningen op te stellen en ter advies voor te leggen aan de Student Union; - De tennis- en zwemfaciliteiten per direct open te stellen voor geselecteerde externen; - De fitnessfaciliteiten per 1 september open te stellen voor geselecteerde externen; Met betrekking tot verenigingen - In afwachting van de evaluatie van het profiel van het sport- en cultuuraanbod de campusmanager te verzoeken om per direct de subsidies aan sportverenigingen direct te bevriezen. Na evaluatie van het sport- en cultuuraanbod wordt dit besluit geëvalueerd; - In afwachting van de evaluatie van het profiel van het sport- en cultuuraanbod de campusmanager te verzoeken om geen nieuwe contracten voor de externe inhuur van accommodatie aan te gaan vanaf 1 januari 2012. Na evaluatie van het sport- en cultuuraanbod wordt dit besluit heroverwogen; - De campusmanager te verzoeken om de inzet van vaste in plaats van UT-flex contracten met het oog op mogelijke besparingen te onderzoeken; - De campusmanager te verzoeken om per 1 september 2011 sport- en cultuurverenigingen gedeeltelijk te belasten voor het gebruik van instructie, materiaal en accommodatie; - De campusmanager te verzoeken om in samenspraak met de Sportraad het document ‘Middenwegmodel bezuinigingen studentensportverenigingen, praktische uitwerking concept’ verder uit te werken en voor te leggen aan de Student Union ter goedkeuring; Met betrekking tot de ongebonden sport- en cultuurvormen - De campusmanager te verzoeken in 2015 voor sport- en cultuurcursussen integraal kostendekkend prijzen te hanteren; - De prijzen uit het document ‘Entreeprijzen & kaartverkoop’ vast te stellen; - De prijzen uit het document ‘Gebruik studio’s Vrijhof Cultuurcentrum’ niet vast te stellen en de campusmanager te verzoeken om de faciliteitenkaartplicht voor studenten in deze prijzen door te voeren; - De prijzen uit het document ‘Culturele cursussen’ niet vast te stellen en de campusmanager te verzoeken om in de prijzen de integrale kostprijs en de faciliteitenkaartplicht voor studenten in deze prijzen door te voeren; -
Met betrekking tot marketing - Exploitatie van de restcapaciteit – zijnde capaciteit niet in gebruik van de UT-gemeenschap – van het sport- en cultuurcentrum volledig vrij te geven; - Het document ‘Marketingplan UT in Beweging’ vast te stellen; Met betrekking tot de uitvoering - De campusmanager te verzoeken om de implementatie van dit besluit verder af te stemmen met de koepels Sportraad en Apollo en de beheerseenheden Sportcentrum en Vrijhof Cultuurcentrum De campusmanager te verzoeken om per 1 juli en vervolgens elke twee maanden schriftelijk de voortgang van de implementatie van dit besluit terug te koppelen aan de Student Union; Besluit 590.2 Faciliteitenkaarten Sport & Cultuur Gezien: -
Bezuinigingsnota sport en cultuur 2010-2014 (dd. 15-06-2010) Gebruik studio’s Vrijhof Cultuurcentrum (dd. 20-05-2011) Besluit 585.1: Bezuinigingen Sport & Cultuur (dd. 24-05-2011) Samenstelling, geldigheidsduur en doelgroepen Faciliteitenkaarten Sport & Cultuur 20112012 (dd. 30-06-2011) - Prijzen Faciliteitenkaarten Sport & Cultuur 2011-2012 (dd. 30-06-2011) Gehoord: - Campusmanager, Patrick Welman - Beheerder faciliteitenkaarten, Truus Peerik - Hoofd Sportcentrum, Jan Willem Hidskes - Coördinator cultuurverenigingen, Mark Weirath Overwegende dat: - De Student Union op 24-05-2010 heeft besloten om O Het faciliteitenkaartreglement te evalueren; O De samenstelling en het profiel van de Xtra-card en Fitness-card te evalueren; O Prijsdifferentiatie tussen studenten, medewerkers en geselecteerde externen verder door te voeren; O De campusmanager opdracht te geven toegangsbeleid voor de campusvoorzieningen op te stellen en ter goedkeuring voor te leggen aan de Student Union; O De tennis- en zwemfaciliteiten per direct open te stellen voor geselecteerde externen; o De fitnessfaciliteiten per 1 september open te stellen voor geselecteerde externen; - De voorgestelde naamstelling het profiel van de faciliteitenkaarten verstevigt; - De campusmanager geen wijzigingen in de doelgroepen heeft aangegeven; Besluit het bestuur van de Student Union De documenten ‘Samenstelling, geldigheidsduur en doelgroepen Faciliteitenkaarten Sport & Cultuur 2011-2012 (dd. 30-06-2011)’ en ‘Prijzen Faciliteitenkaarten Sport & Cultuur 2011-2012 (dd. 30-062011)’ vast te stellen en door te voeren. Augustus 2011 Besluit 593.1
-
Gezien De nieuwe visie Accommodatie die in juli 2011 is vastgesteld De oude visie Accommodatie die in februari 2010 was vastgesteld De Plan de Bastille die in april 2010 is opgesteld
-
Gehoord Overwegende dat Deze visie Bastille de visie Accommodatie ondersteund Er een vernieuwd plan de Bastille wordt opgesteld die de visie Bastille ondersteund.
Besluit de Student Union De concept visie de Bastille (110705 Concept Visie Bastille.docx) vast te stellen als Visie Bastille.
Besluit 594.1 Gezien: - Halfjaarverslagen 2011 Besluit het bestuur van de Student Union - De halfjaarverslagen vast te stellen en ter informatie op te sturen aan de RvT. Besluit 594.2 Gezien De afrekening van Skills Certificate 2010-2011 Gehoord Penningmeester van Skills Certificate 2010-2011 over de verwachte uitgaven Besluit de Student Union, de financiële afrekening van de Skills Certificate commissie vast te stellen. Besluit 594.3 De Student Union besluit tot decharge van de Skills Certificate commissie 2010-2011 met de volgende samenstelling en functieverdeling: Mark van Berchum Wiebke Eberhardt Jamila Shah Ellen Tolsma Maurits Verkerke
Voorzitter & Logistiek Secretaris & Logistiek Penningmeester & Accreditatie Contact bedrijven & Contact deelnemers Public Relations & Website
Besluit 594.4 De Student Union besluit tot charge van de Skills Certificate commissie 2010-2011 met de volgende samenstelling en functieverdeling: Thijs Tas Justin van Steijn Anouk van der Schot Nikki Put
Voorzitter & Public Relations Penningmeester & Accreditatie Contact bedrijven & Contact deelnemers Logistiek & Public Relations
Toelichting De functie secretaris verdwijnt, het opstellen van notulen zal in roulatie worden gedaan. De functie ‘website’ valt onder Public Relations. Besluit 595.1 Gezien: - concept verdeling september 2011 Gehoord: - SUb - Nieuw SUb: Max, Ruud, Bart Besluit het Bestuur van de Student Union: - De portefeuilleverdeling zoals bijgevoegd bij het vergaderstuk vast te stellen
Besluit 598.1 Aggregaat Pakkerij Tijdens Kick-In Gezien De temperatuurmeting die gedaan is op sociëteit Asterion tijdens de Kick-In 2010, De offerte die BCP heeft ontvangen voor het neerzetten van een aggregaat, De kosten van de ingeschakelde aggregaat tijdens de Kick-In 2010; Gehoord De noodzaak voor het inschakelen van extra apparatuur om de atmosfeer in de Pakkerij tijdens de feesten van de Kick-In gunstiger te maken, De ontoereikende stroomcapaciteit van de Pakkerij tijdens de Kick-In, Overwegende dat Er bij het FB en BCP projecten lopen om het structurele atmosfeer- en elektriciteitsprobleem in de Pakkerij op te lossen; De Student Union een budget van K€10 beschikbaar heeft in boekjaar 2011 voor extra onderhoud / voorzieningen. Dit betreft budget voor structurele aanpassingen/verbeteringen in de Pakkerij wanneer het FB hier geen budget voor beschikbaar heeft. Het tijdelijk inschakelen van een aggregaat valt hier standaard niet onder, De Student Union de Pakkerijverenigingen in 2010 ook tegemoet is gekomen voor het inschakelen van een aggregaat in de Pakkerij tijdens de Kick-In 2010. Hiervoor is K€2 beschikbaar gesteld in 2010; De Student Union waarde hecht aan het goed verlopen van de algemene Kick-In-activiteiten in de Pakkerij en daarvoor eenmalig middelen ter beschikking wil stellen; Onder voorwaarde dat De Pakkerijverenigingen zelf de brandstof betalen Dat de Pakkerijverenigingen in 2012 de volledige kosten zelf dragen of voor het vaststellen van het definitieve Kick-In programma 2012 aantonen dat aanvullende elektriciteitsvergoeding noodzakelijk is. Besluit de Student Union Een budget van €600,- exclusief BTW beschikbaar te stellen uit de post ‘extra onderhoud / voorzieningen’ van kostendeelplaats Pakkerij aan de Pakkerijverenigingen voor de huur van de aggregaat tijdens de Kick-In 2011. Besluit 599.1 Vaststellen begroting 2012 Gezien: - Begroting 2010 en 2011 - Realisatie 2010 en 2011 (t/m aug) Gehoord: - Anita van Dijk - Laurens Eijking Overwegende dat: - Alle portefeuilles al met de portefeuillehouders individueel zijn doorgesproken - De begroting a.s. maandag al ingeleverd moet worden bij de Universiteit. Onder voorwaarde dat: - De laatste veranderingen zoals besproken in deze vergadering worden meegenomen. Besluit het bestuur van de Student Union: De begroting zoals voorgesteld in het document “Begroting 2012 - versie 5” vast te stellen.
Besluit 601.1 Gezien: - 110407 Afsprakendocument Create Tomorrow 2011.docx; - CT11 begroting11.xlsx; - 110616_Evaluatie Create Tomorrow 2011_AvH.docx (Maarten Aertsen en Arnoud van Helden onder toestemming van bestuur) - Bronnen: S:\Externe betrekkingen\Werkmappen\Create Tomorrow 2011; Gehoord: - Laurens Eijking Portefeuillehouder Financiën en Accommodatie Student Union; - Arnoud van Helden Portefeuillehouder Ondernemerschap, Externe Betrekkingen en Bedrijfsmanagement, tevens begeleider van de commissie; - Roza Korai, Voorzitter van de CT11 Commissie; - Maarten Lafeber, Externe Betrekkingen/Financiën van de CT11 Commissie; Overwegende dat: - De CT11 commissie een commissie van de Student Union is; - De CT11 commissie een evenement heeft neergezet op 21 april dat voldoet aan de afspraken zoals vermeld in Afsprakendocument Create Tomorrow 2011.docx; - De CT11 commissie een afrekening heeft aangeleverd dat voldoet aan de afspraken zoals vermeld in Afsprakendocument Create Tomorrow 2011.docx; - De CT11 commissie een evaluatie heeft aangeleverd dat voldoet aan de afspraken zoals vermeld in Afsprakendocument Create Tomorrow 2011.docx; - Verwachtte kosten zijn meegenomen in 110829 Afrekening Create Tomorrow 2011.xls; - Arnoud van Helden erg tevreden is over de gang van zaken rondom de commissie;
Onder voorwaarde dat: - Maarten Lafeber zich nog minimaal tot 04-10-2011 inzet voor de laatste financiële afhandelingen Besluit het bestuur van de Student Union: - Tot decharge van de Create Tomorrow Commissie 2011 met de volgende samenstelling en functieverdeling: Roza Korai Ruud Vroon Dirk-Jan Fokkens Maarten Lafeber Jolet van der Steen Bart Essink Lieuwkje van Kammen
Voorzitter Faciliteiten Faciliteiten Externe Betrekkingen/Financiën Externe Betrekkingen/Faciliteiten Externe Betrekkingen PR & Communicatie
Oktober 2011 Besluit 606.1 Invoeren januari Xtra-card Gezien: - Xtra-card reglement. Gehoord: - Werkgroep Xtra-card in de persoon van Pieter Cornelissen - Truus Peerik
Overwegende dat: De werkgroep Xtra-card ieder jaar in januari een actie houdt waar wordt ingespeeld op de goede voornemens van studenten. De Student Union mensen stimuleert om aan Sport & Cultuur te doen en de Xtra-card hiervoor verplicht stelt. De jaarkaart Xtra-card in januari duur is en de halfjaar Xtra-card per februari geldig is waardoor er in januari een ‘gat’ ontstaat. Cursussen al in januari starten. De januari Xtra-card mensen moet stimuleren om uiteindelijk een halfjaar Xtra-card te kopen. Besluit de Student Union: De januari Xtra-card in te voeren. De januari Xtra-card geeft toegang tot de tennisbaan, het zwembad, de studio’s en de fitnessruimten. De januari Xtra-card kost 10 euro. Indien een student besluit om per februari een halfjaar Xtra-card te kopen krijgt hij of zij hier 10 euro korting op mits hij of zij de januari Xtra-card in het bezit heeft. Besluit 607.2 Gezien: - Offerte Intermesh - Aanbevelingen CRM-systeem voor SU Gehoord: Roland van Dijk – UT flex student die de eisen van de SU heeft vergeleken met verschillende pakketten. Overwegende dat: Een CRM systeem een positieve invloed heeft op de continuïteit van het SUb Besluit het bestuur van de Student Union: Een pakket met 10 gebruikers aan te schaffen voor Group-office. Daarnaast wordt Intermesh gevraagd om langs te komen voor een teamsinstructies. Dit systeem wordt na een half jaar geëvalueerd. Eventueel kunnen dan meer gebruikers worden afgenomen of besloten worden om het systeem zelf te hosten. November 2011 Besluit 608.1 Het bestuur van de Student Union besluit de aanvraag van vereniging Skybox voor unionerkenning niet te honoreren. Besluit 608.2 Gezien: Besluit met betrekking tot de tijdelijke erkenning van D.S.S.V. Tartaros Erkenningsreglement deelnemers Student Union Gehoord: AV Sportraad Oktober 2011 Overwegende dat: D.S.S.V. Tartaros heeft aangegeven als deelnemer toe te willen treden tot de Student Union Dat de vereniging voldoet aan de in het Erkenningsreglement gestelde voorwaarden Dat Sportraad een positief advies geeft over D.S.S.V. Tartaros Besluit het bestuur van de Student Union: D.S.S.V. Tartaros een definitieve Unionerkenning toe te kennen. Besluit 610.1 Gezien: Externe evaluatie Kick-In 2011 Afsprakendocument Kick-In / Student Union
Gehoord: SU bestuur Sanne Winkelhuijzen Overwegende dat: De Kick-In Commissie 2011 na de Kick-In een externe evaluatie schrijft die de SU middels bestuursbesluit goed dient te keuren; De feedback van het Student Union bestuur goed geïmplementeerd is; De externe evaluatie de gang van zaken rond de Kick-In 2011 goed beschrijft; Besluit de Student Union: De externe evaluatie van de Kick-In 2011 goed te keuren en deze aan de Adviesgroep KickIn voor te leggen. December 2011 Besluit 612.1 Gezien: • Bod en voorwaarden van Grolsch. • Bod en voorwaarden van Heineken. • Werkafspraken Partnership Student Union - Studieverenigingen Overwegende dat: • Het contract van Grolsch tot 31 december 2011 loopt. • Het wenselijk is om na 31 december 2011 een partner te hebben. • Er door Grolsch en Heineken een bod is neergelegd voor de periode vanaf 1 januari 2012. • De boden ongeveer gelijk zijn. • Heineken alleen met ons in zee gaat als er 1000 HL Heineken door verenigingen aan de Universiteit Twente wordt gedronken. • De Student Union nog vastzit aan een contract met De Klok tot 31 december 2012. • De meeste verenigingen Grolsch drinken in Enschede en dat bij het subsidiecontract de meeste verenigingen Grolsch prefereren. • Het tijdens de Kick-In eenvoudiger is om een contract met Grolsch te hebben. Onder voorwaarde dat: • Dit besluit ter informatie naar de Raad van Toezicht gaat. Besluit het bestuur van de Student Union: Om een biercontract te sluiten met Grolsch met de looptijd van 5 jaar startend op 1 januari 2012.
