Het college van de gemeente Zuidhorn;
gelet op artikel 160 van de Gemeentewet; gehoord de OR;
BESLUIT:
vast te stellen het: Besluit op de organisatie van het ambtelijk apparaat van de gemeente Zuidhorn.
Artikel 1 - De structuur van de ambtelijke organisatie 1. De a. b. c. d. e. f. g.
ambtelijke organisatie is als volgt ingedeeld: Tweehoofdige directie (algemeen directeur en adjunct-directeur) Afdeling Contact en Dienstverlening; Afdeling Regels en Veiligheid Afdeling Ruimte en Welzijn Afdeling Communicatie en Ondersteuning Afdeling Openbare Werken, inclusief 2 opzichters met leidinggevende bevoegdheden Afdeling Bedrijfsvoering.
2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie, onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. 3. Het college van burgemeester en wethouders stelt op voorstel van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en gehoord het Managementoverleg de nadere organisatorische indeling en de taken van een afdeling vast. Artikel 2 – Algemene bepalingen 1. Het hoofd van een afdeling is, onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, integraal verantwoordelijk voor de producten van zijn afdeling en voor de realisatie van de managementdoelstellingen. Tot zijn verantwoordelijkheid behoort mede de inzet van het personeel en de overige middelen, informatie, organisatie, financiën en automatisering. 2. Tot de managementdoelstellingen behoort in ieder geval het effectief en efficiënt voortbrengen van de producten, onder andere zodanig, dat de klantgerichtheid is gewaarborgd. De ambtelijke organisatie dient zodanig flexibel georganiseerd te zijn dat op veranderende behoeften kan worden ingespeeld. 3. In het belang van het openbaar bestuur en de ambtelijke organisatie alsmede ter realisering van een goede taakvervulling, kan het college van burgemeester en wethouders een bestuursopdracht geven. Daarnaast kunnen, op voordracht van het Managementoverleg, burgemeester en wethouders besluiten tot een tijdelijke projectstructuur.
4. Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.
Artikel 3 - De afdelingen a.
b. c.
d. e.
f.
De afdeling Contact en Dienstverlening verricht met name werkzaamheden op het terrein van burgerzaken, sociale wetgeving (werk, inkomen en zorg) en algemene serviceverlening, waaronder publieksbalie. De afdeling Regels en Veiligheid verricht met name werkzaamheden op het terrein van bouw- en woningtoezicht, vergunningverlening, handhaving, gemeentelijke belastingen, openbare orde en veiligheid. De afdeling Ruimte en Welzijn verricht met name beleidsmatige werkzaamheden op het terrein van ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, verkeer en vervoer, monumenten, welzijnsbeleid, sport, onderwijs, economische zaken, milieubeleid, grote projecten en WMO. De afdeling Communicatie en Ondersteuning verricht met name werkzaamheden op het terrein van interne facilitaire zaken, inkoop, archief, automatisering, secretariaten, communicatie en verzekeringen. De afdeling Openbare Werken verricht met name werkzaamheden op het terrein van wegen, civiele werken, riolering, gebouwenbeheer, sporthalbeheer, service-, wijk- en buurtbeheer en groenonderhoud. De afdeling Bedrijfsvoering verricht met name werkzaamheden op het terrein van bestuursondersteuning, financiële administratie, financieel beleid, informatiemanagement, algemeen personeelsbeleid en - administratie en algemeen juridische zaken.
Artikel 4 - Directie. 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeur vormen gezamenlijk de directie. Zij geven gezamenlijk leiding aan de gemeentelijke organisatie en informeren / adviseren (leden van) het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. 2. De adjunct-directeur valt hiërarchisch direct onder de gemeentesecretaris/algemeen directeur. 3. De directie coacht en ondersteunt in deze functie de hoofden van de afdelingen bij hun leidinggevende functie. 4. De directie hanteert bij de uitvoering van haar overige taken de taakverdeling, zoals opgenomen in bijlage 1. 5. Als eerste lijnmanager draagt de gemeentesecretaris/algemeen directeur integrale verantwoordelijkheid voor de realisatie van de in artikel 2, lid 2 genoemde managementdoelstellingen. 6. De wijze waarop de gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn werkzaamheden uitvoert is nader omschreven in de ‘instructie voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur’. 7. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, wordt deze vervangen door: a. b. c. d.
e
de 1 loco-secretaris; e de 2 loco-secretaris; e de 3 loco-secretaris; e de 4 loco-secretaris.
Artikel 5 - Hoofd van een afdeling 1. Het dagelijks beheer en de leiding van een afdeling zijn opgedragen aan het hoofd van de afdeling. Zo nodig kan de directie een instructie voor het hoofd van de afdeling opstellen. 2. Bij kortdurende afwezigheid van het hoofd van een afdeling, wordt deze vervangen door een door het afdelingshoofd aan te wijzen medewerker, behoudens deelname aan het managementoverleg 3. Bij langdurige afwezigheid van het hoofd van een afdeling voorziet de directie in de vervanging. 4. Het hoofd van de afdeling: - geeft leiding aan de medewerkers; - beheert in dit kader de personeelsfunctie en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor personeelszorg, wat onder andere blijkt uit de begeleiding van medewerkers door het nemen van initiatieven op het gebied van onder meer werving en selectie, beoordeling en begeleiding bij ziekte van het personeel van de afdeling. 5. Het hoofd van de afdeling zorgt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, voor een goede afstemming tussen de onder zijn verantwoordelijkheid vallende taken en tussen de (meerjaren-)beleidsplanning en het (meerjaren-)middelenbeleid. 6. Het hoofd van de afdeling heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden die het gebied van zijn afdeling regarderen. 7. Het hoofd van de afdeling is lid van het Managementoverleg. 8. Het hoofd van de afdeling openbare werken: - is indirect verantwoordelijk voor de hiërarchische leiding uitgeoefend door de direct aan hem ondergeschikte opzichters; - ondersteunt deze opzichters bij hun leidinggevende functie; - ziet erop toe dat de opzichters regelmatig werkoverleg met hun medewerkers houden.
Artikel 6 - Managementoverleg 1. Het Managementoverleg bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de adjunctdirecteur en de hoofden van de afdelingen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het Managementoverleg. 2. Het Managementoverleg vergadert in beginsel tweewekelijks. 3. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken vindt in het Managementoverleg afstemming plaats over de centrale middelensturing en houdt het Managementoverleg zich bezig met de centrale beleidscoördinatie en -integratie. Voorts richt het Managementoverleg zich op de voorbereiding van de begroting, de rekening en andere periodieke rapportages. Het Managementoverleg is daarmee het hoogste ambtelijke overlegorgaan. Artikel 7 – Slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 april 2009. 2. Met ingang van dezelfde datum vervalt het Organisatiebesluit 2005, vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidhorn d.d. 15 maart 2005.
3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2009”.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering d.d., Het college van burgemeester en wethouders,
, burgemeester.
, secretaris.
Toelichting bij het besluit op de organisatie van het ambtelijk apparaat van de gemeente Zuidhorn.
Artikelsgewijze toelichting. Artikel 1 geeft de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie weer. Lid 3 bepaalt dat het college per afdeling de nadere organisatorische indeling en taken vaststelt. In artikel 2 is vastgelegd dat het hoofd van een afdeling verantwoordelijk is voor het voortbrengen van aan zijn afdeling toegewezen producten. In concreto betekent dit dat, indien bij de voortbrenging van een product meerdere afdelingen betrokken zijn, het hoofd aan wiens afdeling de realisatie van het product is toegewezen, verantwoordelijk is. Naast zijn verantwoordelijkheid voor het product heeft een hoofd van een afdeling ook de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de managementdoelstellingen, zoals genoemd in lid 2 van dit artikel. In artikel 2 lid 3 krijgt het college de bevoegdheid tot het geven van een bestuursopdracht. In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van de probleemstelling, het beoogde resultaat van de opdracht, de inschakeling van externe instanties, een raming van de beschikbaar te stellen middelen, de termijnen en de bevoegdheden. Ook de gemeentesecretaris/algemeen directeur kan het initiatief voor een bestuursopdracht nemen. Het hoofd van de afdeling legt de aangelegenheid aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid. Een concept-bestuursopdracht wordt te allen tijde in het Managementoverleg aan de orde gesteld. Na vaststelling van de bestuursopdracht door burgemeester en wethouders ziet de gemeentesecretaris/algemeen directeur toe op de uitvoering daarvan. Ten aanzien van aangelegenheden waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn en waarin dat gewenst is, kunnen burgemeester en wethouders, op voorstel van het Managementoverleg, een kader aangeven voor de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat. Dit kan ondermeer resulteren in het instellen van stuur- , project- en werkgroepen. Artikel 3 benoemt de afzonderlijke afdelingen. Tevens bevat het een opsomming van de werkzaamheden die in de betreffende afdeling worden verricht. Uit het gebruik van de term ‘met name’ blijkt dat het hier niet om een uitputtende opsomming gaat, maar om een weergave van de belangrijkste taakvelden van de desbetreffende afdeling. Artikel 4 en 5 regelen de taken en de verantwoordelijkheden van respectievelijk de directie en het hoofd van een afdeling. Op grond van artikel 103 lid 2 van de Gemeentewet zijn de werkzaamheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur in een instructie vastgelegd. Het managementoverleg genoemd in artikel 6 is een overlegorgaan waar de coördinatie plaatsvindt van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en waar beleid en middelen op elkaar worden afgestemd. Voorts richt het Managementoverleg zich op de centrale sturing van middelen en op de coördinatie van activiteiten in het kader van begroting, rekening en periodieke informatievoorziening. In het huishoudelijk reglement van het managementoverleg, dat door het college dient te worden goedgekeurd, worden zaken als vervanging, besluitvorming en nadere regels over functie en taak van het managementoverleg vastgelegd.
