BESCHRIJVING BEHEERS- EN CONTROLESYSTEEM OP NOORD-NEDERLAND 2007 – 2013
Inhoudsopgave 1
ALGEMEEN ________________________________________________________________ 4 1.1
Informatie verstrekt door: _______________________________________________ 4
1.2 Datum verstrekte informatie _________________________________________________ 4 1.3 Systeemstructuur _________________________________________________________ 4 1.3.1 Nationaal _____________________________________________________________________ 4 1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland___________________________________________ 6 1.3.3 Bemiddelende Instanties _________________________________________________________ 6 1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties om een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen. ________________ 7 2
MANAGEMENTAUTORITEIT ___________________________________________________ 8 2.1 De managementautoriteit en haar belangrijkste functies ________________________ 8 2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is haar functie uit te oefenen ________________________________________________________________ 8 2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken______ 8 2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies ____________________________ 9 2.2 Organisatie van de managementautoriteit ___________________________________ 9 2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal aangewezen posten ____________________________________________________________________________ 9 2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit /bemiddelende instanties ____________________________________________________________ 14 2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om er op toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr. 1083/2006). 19 2.2.4 Verificatie van concrete acties (artikel 60, b) van Vo. 1083/2006 _______________________ 33 2.2.5 Verwerking van verzoeken tot terugbetaling _______________________________________ 65 2.2.6 Beschrijving van de wijze waarop informatie door de managementautoriteit aan de certificeringsautoriteit wordt doorgegeven _______________________________________________ 74 2.2.7. Door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit die op het operationeel programma van toepassing zijn _________________________________________________________________ 86 2.3 Wanneer dezelfde instantie als beheers- en certificeringsautoriteit is aangewezen, beschrijf dan hoe de functiescheiding gewaarborgd is _______________________________ 86 2.4 Overheidsopdrachten, staatssteun, gelijke kansen en milieuvoorschriften __________ 86 2.4.1 Voorlichting en aanwijzingen over de toepasselijke regels (datum en referentie) ___________ 86 2.4.2 Maatregelen om ervoor te zorgen dat de geldende voorschriften worden nageleefd _________ 86 2.5 Controlespoor ___________________________________________________________ 86 2.5.1 Beschrijving van de wijze waarop de voorschriften van artikel 15 (van verordening 1828/2006 zullen worden toegepast voor het programma en/of afzonderlijke prioriteiten ____________________ 86 2.5.2 Instructies in verband met het bewaren van bewijsstukken door begunstigden (datum en referentie) ________________________________________________________________________ 86 2.5.3 Lijst met namen en adressen __________________________________________________ 87 2.5.4 Authenticiteit van de bewaarde documenten _______________________________________ 87 2.6.1. Melding en correctie van onregelmatigheden, registratie van schulden, en terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen ___________________________________ 87 2.6.2 Correcties en terugvorderingen ___________________________________________________ 88
3
BEMIDDELENDE INSTANTIES ________________________________________________ 93
4
CERTIFICERINGSAUTORITEIT ________________________________________________ 93 4.1. Certificeringsautoriteit en haar belangrijkste functies _________________________ 93 4.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de certificeringsautoriteit gemachtigd is haar functies uit te oefenen _______________________________________________________________ 93 4.1.2 Opgave van de door de certificeringsautoriteit uitgeoefende functies ____________________ 93 4.1.3 Officieel door de certificeringsautoriteit gedelegeerde functies (functies, bemiddelende instanties, delegatievorm) ____________________________________________________________________ 93 4.2 Organisatie van de certificeringsautoriteit __________________________________ 93 4.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden _______________________ 93 4.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de certificeringsautoriteit ______ 94 4.3 Certificering van uitgavenstaten __________________________________________ 94 4.3.1 Beschrijving van de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld, gecertificeerd en bij de Commissie worden ingediend ____________________________________________________ 94
2
4.3.2 Beschrijving van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde stappen om ervoor te zorgen dat aan de eisen van de Raad wordt voldaan ________________________________________________ 98 4.3.3 Regelingen om de certificeringsautoriteit toegang te geven tot de gedetailleerde informatie over concrete acties en verificaties en audits door de managementautoriteit, de bemiddelende instanties en (indien van toepassing) de auditautoriteit _______________________________________________ 102 4.4 Boekhoudsysteem _____________________________________________________103 4.4.1 Beschrijving van het boekhoudsysteem dat zal worden opgezet en gebruikt als basis voor de certificering van de uitgaven aan de Commissie __________________________________________ 103 4.4.2 Gedetailleerdheid van het boekhoudsysteem _____________________________________ 103 4.5 Terugvorderingen _____________________________________________________104 4.5.1 Beschrijving van het systeem om terugvordering van bijstand van de Gemeenschap te garanderen ______________________________________________________________________ 104 4.5.2 Regelingen om een debiteurenadministratie bij te houden en teruggevorderde bedragen in mindering te brengen op de te declareren uitgaven _______________________________________ 104 5
Auditautoriteit en auditinstanties _____________________________________________105 5.1 Beschrijving van de voornaamste taken en de onderlinge betrekkingen van de auditautoriteit en de auditinstanties onder verantwoordelijkheid van de auditautoriteit _____105 5.2 Organisatie van de auditautoriteit en auditinstanties die onder haar verantwoordelijkheid vallen 106 5.2.1 Organisatieschema’s ________________________________________________________ 106 5.2.1.1 Auditautoriteit ________________________________________________________ 106 5.2.1.2 Overige auditinstanties _________________________________________________ 107 5.2.2 Regelingen om de onafhankelijkheid te waarborgen ________________________________ 107 5.2.2.1 Auditautoriteit ________________________________________________________ 107 5.2.2.2 Overige auditinstanties _________________________________________________ 108 5.2.3 Vereiste kwalificaties en ervaring ______________________________________________ 108 5.2.4 Audithandboek ____________________________________________________________ 108 5.2.5 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de uitvoering van aanbevelingen en corrigerende maatregelen naar aanleiding van auditverslagen _______________________________ 109 5.2.6 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de werkzaamheden van andere auditinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit vallen __________________ 109 5.3 Auditprocessen en producten Verordening nr. 1083/2006 ______________________109 5.3.1 Beschrijving van de procedure voor de totstandkoming van de auditstrategie ____________ 109 5.3.2 Beschrijving van de procedure voor de beoordeling ex artikel 71 lid 2 __________________ 110 5.3.3 Beschrijving van de procedures voor de opstelling van het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring/advies, de verklaring van afsluiting en de gedeeltelijke verklaring van afsluiting _ 111 5.3.3.1 Jaarlijks controleverslag en verklaring ______________________________________ 111 5.3.3.2 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting ______________________________________ 112 5.3.3.3 Verklaring van afsluiting_________________________________________________ 113
6. Informatiesysteem (artikel 60, onder c), van de verordening (EG) 1083/2006_____________113 6.1 Nationale Monitor Structuurfondsen __________________________________________113 6.2 Informatiesysteem managementautoriteit _____________________________________113 6.2.1 Beschrijving van de Monitor Structuurfondsen (MSF)____________________________114 6.2.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord-Nederland ___ 114 6.3 Moment van ingebruikname ________________________________________________115 6.3.1 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit ____________________________ 115 6.3.2 Moment van ingebruikname van MSF______________________________________________ 115 6.4 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie _______________________________115 6.5 Informatiesysteem managementautoriteit OP Noord _____________________________116 6.5.1 Beschrijving van de centrale MSF _________________________________________________ 116 6.5.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord____________ 117 6.6 Moment van ingebruikname ________________________________________________117 6.6.1 Moment van ingebruikname van MSF______________________________________________ 117 6.6.2 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit ____________________________ 117 6.7
Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie ___________________________118
3
1
ALGEMEEN
1.1
Informatie verstrekt door:
Lidstaat: Nederland Titel van het programma en CCI-nr: Operationeel programma Noord-Nederland 2007-2013, CCI-nr.: 2007NL162PO001 Contact: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Coördinatiepunt Structuurfondsen Postbus 20101 2500 EC Den Haag Tel: 0031(0)70-3796082 Fax: 0031 (0)70-3796095 www.structuurfondsen.ez.nl 1.2 Datum verstrekte informatie De verstrekte informatie beschrijft de situatie op 10 oktober 2011 en is een wijziging van de beschrijving van 16 juni 2009. 1.3 Systeemstructuur 1.3.1 Nationaal In Nederland valt de verantwoordelijkheid voor de Structuurfondsen toe aan de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie. Binnen deze verantwoordelijkheid heeft zij: 1. Een regelgevende bevoegdheid voor de aanwijzingen van partijen op grond van de Verordeningen (in het bijzonder artikel 59 tot en met 62 van Verordening 1083/ 2006.) 2. Een regelgevende bevoegdheid voor de subsidiabiliteitsregels zoals nationaal bepaald in artikel 56 lid 4 van Verordening 1083/2006. 3. Een verantwoordingsplicht richting het nationaal parlement voor een adequate uitvoering van de structuurfondsen. 4. Een coördinerende bevoegdheid om samenwerking, uniformering en uitwisseling te optimaliseren met betrekking tot de EFRO programma’s. 5. Een taak om interpretatieduidelijkheid te verschaffen voor alle uitvoerders van de structuurfondsen in Nederland over de toepassing en interpretatie van regelgeving. 6. Zorg te dragen voor een goede ontsluiting van alle voor de uitvoering van de fondsen relevante informatie en documenten. 7. Een opdrachtgeverrol voor de certificerings- en auditautoriteit voor dit en andere EFRO programma’s binnen doelstelling 2 in Nederland. Om invulling aan deze verantwoordelijkheden te geven heeft de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I): 1.
De aanwijzing van de autoriteiten voor dit programma vastgelegd in het Besluit van 3 oktober 2007 (Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013).
2.
De regels voor het geven van bijdragen en de subsidiabiliteit van de kosten in het kader van dit programma vastgelegd in Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013 van november 2007 (bijlage 1). De verantwoordelijkheden tussen de Minister van EL&I en de drie bij dit programma betrokken autoriteiten vastgelegd in een convenant. Een coördinatie-eenheid ingericht op haar Ministerie. Een Monitor Structuurfondsen ontwikkeld, waarmee optimale communicatie en informatie-uitwisseling mogelijk is. Een overlegstructuur opgezet (zie onderstaand schema).
3. 4. 5. 6.
Binnen het Ministerie van EL&I is een coördinatie-unit structuurfondsen opgericht. De activiteiten van deze unit zijn gericht op een verbetering van de communicatie naar de Europese Commissie, betere informatieverstrekking naar derden (potentiële begunstigden, parlement, publiek) en afstemming tussen de verantwoordelijke departementen, en de management-, certificerings- en auditautoriteit.
4
Overlegstructuur Expertcommissie aanbesteden - EZ, VROM, BZK, SZE, MA’s , Europa decentraal - peer review op aanbestedings constructies bij structuurfonds projecten
Financi ële werkgroep - MA, EZ, CA, AA - financiële aspecten + interpretatiekwesties
PMO (Programmamanagersoverleg) -MA, EZ, CA, AA -algemene programmaoverstijgende onderwerpen
Gebruikersraad MSF - EZ, MA, CA, AA - ontwikkeling en gebruik MSF en SFC - gebruikerswensen en problemen
Werkgroep communicatie -EZ, MA ’s -zichtbaarheid Europa -uitwisseling kennis en ervaringen -INFORM
Organisatie Structuurfondsen D2 EFRO Nederland MA West College B&W Rotterdam
MA Zuid GS Noord Brabant
MA Noord SNN
MA Oost GS Gelderland
Aanwijzing bij Koninklijk besluit
Overleg andere departementen binnen Rijk over o.a. cofinanciering
Ministerie van Economische Zaken Coördinatiepunt Structuurfondsen regelgeving nationaal coördinatie programma’s NSR Dienst Regelingen Ministerie LNV Certificering Autoriteit (CA)
Ministerie van Financiën Audit Autoriteit (AA)
Op nationaal niveau bestaat een Monitor Structuurfondsen met daarin een centraal projectregister, deze wordt verder beschreven in hoofdstuk 6. Per Operationeel Programma wordt een decentraal programmabeheersysteem ontwikkeld. Vanuit het beheersysteem wordt het centrale projectregister gevuld met informatie over het programma en de projecten. Alle informatie over projecten is te vinden in dit beheersysteem. In het kader van de inrichting van het beheer van de nieuwe structuurfondsenperiode worden naast de managementautoriteit een tweetal andere autoriteiten onderscheiden, namelijk de certificeringsautoriteit en de auditautoriteit.
5
De managementautoriteit maakt in het centrale projectregister de betalingsaanvragen ten behoeve van de certificeringsautoriteit aan. De certificeringsautoriteit en de auditautoriteit maken rechtstreeks gebruik van de informatie in het centrale projectregister. De certificeringsautoriteit is belast met de controle op de uitgavendeclaraties en de certificering van de bij de Europese Commissie in te dienen betaalaanvragen. Deze certificering zal voor alle programma’s centraal worden uitgevoerd door de Dienst Regelingen van het Ministerie van EL&I. De Dienst Regelingen is tevens de instantie die de verrichte betalingen ontvangt en vervolgens doorbetaalt aan de managementautoriteiten. De auditautoriteit is verantwoordelijk voor het verifiëren van de goede werking van het beheer- en controlesysteem en de wettigheid en regelmatigheid inzake de uitvoering van het Operationeel Programma. Als auditautoriteit is aangewezen de Auditdienst van het Ministerie van Financiën. 1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland Het Dagelijks Bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is aangewezen als managementautoriteit voor het Op Noord. NAW gegevens Managementautoriteit (MA) Managementautoriteit Samenwerkingsverband Noord-Nederland Laan Corpus Den Hoorn 200 Postbus 779 9700 AT Groningen contactpersoon: R.A. Engelsman tel. +31 50 5224900. e-mail:
[email protected] Certificeringsautoriteit (CA) Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I) Dienst Regelingen Afdeling projectorganisatie certificeringsautoriteit. Laan van Nieuw Oost-Indië 131-133 Postbus 20401 2500 EK Den Haag contactpersoon: Ir. E.J. van der Linden, tel. + 31703784840. e-mail
[email protected] Auditautoriteit (AA) Auditdienst van het Ministerie van Financiën Ministerie van Financiën Auditdienst Financiën Prinses Beatrixlaan 512 Postbus 20201 2500EE Den Haag contactpersoon: W. Schieving RA, tel. +31618304570, e-mail
[email protected] 1.3.3 Bemiddelende Instanties Er zijn geen bemiddelende instanties.
6
Europese Commissie
Gecertificeerde uitgavenstaten en betaalaanvragen Overzichten geschrapte en geëinde bedragen
Artikel 71 Vo 1083/2006 beschrijving Jaarlijkse voortgangsrapportages
Certificeringsautoriteit:
Managementautoriteit: Gedeputeerde Staten Provincie Gelderland
Auditstrategie Jaarlijkse controleverslagen en adviezen Afsluitingsverklaring
Dienst Regelingen, Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie
Auditautoriteit: Auditdienst van het Ministerie van Financiën
1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties om een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen. Binnen de Provinciale overheid bestaan richtlijnen voor een verantwoorde bedrijfsvoering. Er is sprake van de volgende regelgeving ten behoeve van een degelijk beheer: BBV (Besluit Begroting Verantwoording) Besluit van 17 januari 2003, houdende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten)
Besluit van 4 juli 2006, houdende wijziging van het Besluit financiële verhouding 2001 en enkele andere besluiten in verband met invoering van single-information en single-audit voor specifieke uitkeringen
Besluit van 10 juli 2007 tot wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
-
Specifiek voor de certificeringsautoriteit:
Comptabiliteitswet 2001
Regeling departementale begrotingsadminstratie 2007
Rijksbegrotings- en verantwoordingsvoorschriften 2007
Regeling Baten- lastendiensten 2007
Baseline financieel en materieel beheer, versie 17 juli 2003
Handboek Financiële Informatie en Adminstratie Rijksoverheid (HAFIR)
Tevens wordt verwezen naar paragraaf 1.3.1
7
2
MANAGEMENTAUTORITEIT
2.1
De managementautoriteit en haar belangrijkste functies
2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is haar functie uit te oefenen In het Koninklijk Besluit gepubliceerd in de Staatscourant van 3 oktober 2007, houdende regels inzake bestuurlijke organisatie en cofinanciering door het Rijk van projecten uit het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling voor de programmaperiode 2007-2013 (Besluit EFRO programmaperiode 2007-2013) is bepaald dat het Dagelijks Bestuur van het SNN de managementautoriteit is voor het EFRO programma dat zich richt op het grondgebied van de provincies Groningen, Fryslân en Drenthe. 2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken De managementautoriteit is ervoor verantwoordelijk dat het operationele programma overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer wordt beheerd en uitgevoerd, en moet met Name, conform art. 60 Verordening (EG)nr 1083/2006: a) erop toezien dat de concrete acties voor financiering worden geselecteerd met inachtneming van de voor het operationele programma geldende criteria en gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften; b) verifiëren of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd en of de voor de concrete acties door de begunstigden gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en met de communautaire en nationale voorschriften in overeenstemming zijn; controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties kunnen aan de hand van een steekproef worden verricht overeenkomstig de nadere voorschriften die volgens de in artikel 103, lid 3, bedoelde procedure door de Commissie worden vastgesteld; c) ervoor zorgen dat er een systeem is om boekhoudkundige gegevens over elke concrete actie in het kader van het operationele programma in geïnformatiseerde vorm te registreren en te bewaren, en dat de gegevens over de uitvoering die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de verificaties, de audits en de evaluatie worden verzameld; d) ervoor zorgen dat de begunstigden en de andere bij de uitvoering van concrete acties betrokken instanties voor alle transacties betreffende de concrete acties hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken, zonder afbreuk te doen aan nationale boekhoudregels; e) erop toezien dat de in artikel 48, lid 3, bedoelde evaluaties van de operationele programma's overeenkomstig artikel 47 plaatsvinden; f) procedures instellen om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en audits die nodig zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden overeenkomstig artikel 90; L 210/54 NL Publicatieblad van de Europese Unie 31.7.2006 g) erop toezien dat de certificeringsautoriteit met het oog op de certificering alle nodige informatie ontvangt over de in verband met de uitgaven gevolgde procedures en verificaties; h) sturing geven aan de werkzaamheden van het Comité van toezicht, en het de documenten bezorgen die het nodig heeft om op de kwaliteit van de uitvoering van het operationele programma toezicht te kunnen houden in het licht van de specifieke doelstellingen daarvan; i) de jaarverslagen en het eindverslag over de uitvoering opstellen en, na goedkeuring ervan door het Comité van toezicht, indienen bij de Commissie; j) erop toezien dat de voorschriften inzake voorlichting en publiciteit van artikel 69 worden nagekomen; k) de Commissie informatie verstrekken aan de hand waarvan zij grote projecten kan beoordelen. Daarnaast is het volgende conform artikel 13. verordening (EG) 1828/2006 van toepassing: 1. Voor de selectie en goedkeuring van concrete acties uit hoofde van artikel 60, onder a), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 draagt de managementautoriteit er zorg voor dat de begunstigden worden geïnformeerd over de specifieke voorwaarden betreffende de in het kader van de concrete actie te leveren producten of diensten, het financieringsplan, de uitvoeringstermijn en de financiële en andere informatie die moet worden bewaard en medegedeeld. Zij vergewist zich ervan dat de begunstigde in staat is aan deze voorwaarden te voldoen, voordat de goedkeuringsbeschikking wordt vastgesteld. 2. De door de managementautoriteit uit hoofde van artikel 60, onder b), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 te verrichten verificaties hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van concrete acties, voor zover van toepassing. Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of de producten of diensten conform de goedkeuringsbeschikking zijn geleverd, of de verzoeken tot terugbetaling van de begunstigde correct zijn en of de concrete acties en uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften. De verificaties omvatten procedures om een dubbele financiering van uitgaven
8
waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden een financiering wordt verkregen, te voorkomen. De verificaties omvatten de volgende procedures: a) administratieve verificaties met betrekking tot elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden; b) controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties. 3. Indien voor een operationeel programma controles ter plaatse uit hoofde van lid 2, onder b), aan de hand van een steekproef worden verricht, houdt de managementautoriteit documenten bij waarin de steekproefmethode wordt beschreven en gemotiveerd, en waarin de voor verificatie geselecteerde concrete acties of verrichtingen worden vermeld. De managementautoriteit stelt de steekproefomvang zodanig vast dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, gelet op het door de managementautoriteit voor het soort begunstigden en concrete acties in kwestie vastgestelde risiconiveau. Zij beziet de steekproefmethode elk jaar opnieuw. 4. De managementautoriteit stelt schriftelijke normen en procedures voor de krachtens lid 2 te verrichten verificaties vast en houdt voor elke verificatie de uitgevoerde werkzaamheden bij, de datum en resultaten van de verificatie, en de maatregelen die ten aanzien van aan het licht gekomen onregelmatigheden zijn genomen. 5. Indien de managementautoriteit in het kader van het operationele programma tevens begunstigde is, moeten de regelingen voor de in de leden 2, 3 en 4 bedoelde verificaties overeenkomstig artikel 58, onder b), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 een adequate functiescheiding waarborgen. Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) is de Managementautoriteit van het OP Noord-Nederland. Het SNN heeft juridisch de vorm van een gemeenschappelijke regeling naar Nederlands recht en wordt gevormd door de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen. Voor het “Koers Noord”-programma is geen Managementautoriteit aangewezen. In de praktijk vertoont de rol die SNN speelt voor dit programma echter grote gelijkenissen met het hierboven beschrevene. 2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies Van de hierboven beschreven functies heeft het SNN geen taken gedelegeerd. 2.2
Organisatie van de managementautoriteit
2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal aangewezen posten Behalve de interne organisatie van de managementautoriteit is het relevant om hier een aantal andere elementen te benoemen die een relevante rol hebben binnen de gezamenlijk te managen programma’s OP EFRO, Koers Noord Op weg naar Pieken, het transitieprogramma en het cofinancieiringsprogramma. Het betreft het Comité van Toezicht, de Programmacommissie, de Stuurgroep, het Programmasecretariaat, de Programmasecretarissen en de Werkgroep Programmabeheer.
€ 169 miljoen OP EFRO
Cofinanciering OP EFRO
Operationeel Programma EFRO
€ 40 miljoen SNN
€ 80 miljoen EL&I
Koers Noord Op weg naar Pieken
Uitvoering in projecten
9
Organisatie Comité van toezicht Het Comité van Toezicht houdt toezicht op de uitvoering van het OP en geeft sturing aan de algemene strategie. In de Kaderverordening voor de inzet van de Structuurfondsen zijn de taken van het Comité specifiek vastgelegd. Het Comité van Toezicht van het OP Noord-Nederland wordt voorgezeten door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de Managementautoriteit en wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de belangrijkste partnerorganisaties. Het Comité van Toezicht voor het OP Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partners: Dagelijks Bestuur SNN (voorzitter) De vier grote steden (Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden; 1 lid) De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen; 1 lid) Rijksoverheid, ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (1 lid + 1 adviserend lid) Kennisinstellingen (3 leden) Bedrijfsleven, vertegenwoordiging ondernemers (2 leden) Bedrijfsleven, vertegenwoordiging werknemers (1 lid) Vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie (1 lid) Europese Commissie (1 lid, adviserend) De secretariële ondersteuning geschiedt door een EL&I- en een SNN-programmasecretaris, die daarmee adviserend lid van het Comité van Toezicht zijn. Programmacommissie De leden van het Comité van Toezicht vormen tevens de Programmacommissie voor het “Koers Noord, Op weg naar Pieken”-programma. De programmacommissie geeft haar zienswijze over de toekenning van subsidies aan majeure projecten, ten behoeve van de minister van EL&I en het DB SNN. Daarnaast draagt de Programmacommissie bij aan het uitdragen van de doelstellingen van het programma “Koers Noord, Op weg naar Pieken” en bevordert het de initiatieven die kunnen leiden tot projecten die worden gesubsidieerd vanuit het programma. Stuurgroep Binnen het OP wordt tevens een Stuurgroep aangewezen, met als voornaamste taak de beoordeling van subsidieaanvragen die binnen het OP worden ingediend. De Stuurgroep adviseert over de toekenning van nietmajeure subsidies. Het SNN (Dagelijks Bestuur) besluit en geeft de beschikkingen af. Deze bevoegdheid kan het Dagelijks Bestuur delegeren aan de Bestuurscommissie Economische Zaken. De Stuurgroep opereert onder verantwoordelijkheid van de managementautoriteit en het Comité van Toezicht. De Stuurgroep in Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partners: SNN (voorzitter) Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie De vier grote steden; Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden. (Samen 1 stem) De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen) Op afroep: andere deskundigen als adviseur Programmasecretariaat Het programmasecretariaat wordt gezamenlijk gevoerd door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland en het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het bestaat uit de programmasecretarissen (zie 2.1.8) met ondersteuning vanuit de UO SNN. Het programmasecretariaat ondersteunt het Comité van Toezicht, de Programmacommissie, de Stuurgroep en de managementautoriteit. Het programmasecretariaat besteedt – in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van de drie provincies en de grote steden – specifiek aandacht aan de selectiecriteria en voorwaarden die worden vastgelegd in het toetsingskader. Onder aansturing van de programmasecretarissen bereidt de Uitvoeringsorganisatie van het SNN de adviezen van de Stuurgroep, de Programmacommissie en het Comité van Toezicht voor. Het programmasecretariaat streeft naar een zo uniform mogelijke afhandeling van zowel het programma Koers Noord: op weg naar Pieken als het programma OP EFRO Noord-Nederland. Het dagelijks beheer van beide programma’s ligt in handen van de UO SNN. Programmasecretarissen Zowel het Samenwerkingsverband Noord-Nederland als het Ministerie van Economische Zaken levert een programmasecretaris, waarbij het beide organisaties vrij staat deze taak over twee medewerkers te spreiden. Taken en verantwoordelijkheden:
Voorzitten stuurgroep (SNN- programmasecretaris)
Het voeren van het secretariaat voor het Comité van Toezicht (CvT)
10
Bepalen wat majeure en niet-majeure projecten zijn
Voorbereiden vergaderingen stuurgroep, programmacommissie en Comité van Toezicht
Laten opstellen adviezen door UO
Verkrijgen akkoord van EL&I centraal met advies vóór behandeling in programmacommissie (EL&Iprogrammasecretaris)
Voeren van het secretariaat van de Programmacommissie/ Het Comité van Toezicht (SNNprogrammasecretaris)
Werkgroep programmabeheer Taken en verantwoordelijkheden: Coördineert en stuurt de totale uitvoering van de programma’s; Bereidt de vergaderingen van het DB inhoudelijk voor op het gebied van het programmabeheer; Bewaakt de voortgang en de uitputting van de programmagelden De interne organisatie van het voor deze AO relevante deel van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland laat zich als volgt weergeven: Interne Organisatie Managementautoriteit Om aan de taken en verantwoordelijkheden van een Managementautoriteit te kunnen voldoen is de UO SNN als volgt ingericht. Voor de onderstaande functies wordt hieronder tevens een nadere omschrijving gegeven van de taken die zij hebben binnen het proces van het verlenen en beheren van subsidies.
Dagelijks bestuur SNN
Directeur SNN
EZ programmaSecretaris (1 fte)
SNN programmaSecretaris (1 fte)
Concern Controller (1 fte)
Hoofd Programma’s (1 fte) Tevens programma secretaris
Cluster Financiën (6 fte)
Afdeling programma’s: Behandelaars (4 fte) Beheerders (9 fte) Administratie (1 fte)
Hoofd Regelingen (1 fte)
SNN programmaSecretaris (1 fte)
Juridische zaken (2 fte)
Directeur UO SNN Taken en verantwoordelijkheden: Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van UO SNN Hoofd afdeling Programma’s Taken en verantwoordelijkheden: Coördineert en geeft inhoudelijk richting aan de dagelijkse gang van zaken van de afdeling Programma's Faciliteert de uitvoering van de programma’s Is verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt proces voor het verlenen en beheer van subsidies binnen de programma’s
11
Verzorgt de afstemming tussen UO SNN, provincies en derden Adviseert ten aanzien van (de uitvoering van) de programma’s Beheert de programma’s Vertegenwoordiging namens de bestuurscommissie SNN en G.S. in beroepsprocedure Functioneert als programmasecretaris.
Concerncontroller Taken en verantwoordelijkheden: Opstellen van jaarrekening en begroting Opstellen van periodieke rapportages over de voortgang van het programma en de ontwikkeling van de uitvoeringskosten Geautomatiseerd gegevensbeheer Uitvoeren van interne controlewerkzaamheden Voorbereiden van betaalaanvragen voor de Certificeringsautoriteit (CA). Tezamen met beheerders uitvoeren van artikel 13-controles bij eindbegunstigden Fiatteren van alle betaalopdrachten aan de provincie Groningen als kassier voor het SNN Voeren van de vorderingenadministratie; Tijdig incasso van de middelen van het Rijk, de Europese Commissie, provincies, gemeenten en overige financiers van de programma’s. Is verantwoordelijk voor het beheer van het subsidieregistratie- en monitoringssysteem Is verantwoordelijk voor het beheer van de AO Jurist Taken en verantwoordelijkheden: Het behandelen van bezwaar- en beroepsprocedures Houdt de organisatie op de hoogte van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en zorgt voor adequate verwerking daarvan in SNN- regels en werkwijzen Adviseert ten aanzien van complexe vraagstukken zoals staatssteun en aanbestedingsproblematiek Behandelaar Taken en verantwoordelijkheden: het voeren van vooroverleg met provincies voor het verkrijgen van nadere informatie dan wel het inventariseren en afstemmen van knelpunten het informeren van (potentiële)subsidieontvangers over de voorwaarden en mogelijkheden voor subsidie en de voortgang van de behandeling het voeren van overleg met subsidieaanvragers om informatie te verzamelen ten behoeve van de toetsing en de voortgangsbewaking het toetsen van subsidieaanvragen aan beide programma’s het opmaken van beschikkingen het toetsen of is voldaan aan de in de beschikking gestelde regels en het treffen van maatregelen bij afwijkingen het opstellen van adviezen over de beschikking ten behoeve van stuurgroep of programmacommissie op aanwijzing van het management kan de behandelaar taken van het hoofd tijdelijk overnemen. Beheerder Taken en verantwoordelijkheden: het toetsen of aan in de beschikking gestelde regels is voldaan en het treffen van maatregelen bij afwijkingen; het voeren van overleg met subsidieaanvragers om zowel informatie te verzamelen als informatie te verstrekken. het bijhouden en bewaken van de voortgangstermijnen van de behandeling van projecten; Het controleren van de voortgang van een project door controles ter plaatse uit te voeren. het opstellen van rapportages, zowel inhoudelijk als financieel, met betrekking tot de uitvoering van projecten binnen regioprogramma’s. het betaalbaar stellen van uit te keren voorschotten en vaststellingen; het verzorgen van de eindafrekening en het betaalbaar stellen van het restant subsidiebedrag. Relaties met de omgeving UO SNN heeft, in de uitvoering van haar werk, diverse relaties met haar omgeving. Aangezien UO SNN zowel nationale als internationale programma’s uitvoert, hebben deze relaties vaak verschillende rollen, afhankelijk van het programma. In het hierna weergegeven schema zijn deze relaties/rollen aangegeven. Vervolgens is iedere relatie/rol kort getypeerd.
12
Europese Commissie (EC) De Europese unie heeft zich ten doel gesteld de meest welvarende en competitieve regio ter wereld te worden. Om deze visie te verwezenlijken is een strategie vormgegeven die zich richt op hervorming van Europese economieën tot dynamische en concurrerende kenniseconomieën. De EC ondersteunt deze strategie door gebruik te maken van structuurfondsen. Om te kunnen monitoren hoe het geld uit deze fondsen besteed wordt, is een aantal sturingsmaatregelen ingesteld. Ten eerste dienen de lidstaten via strategische programma’s aan te geven op welke wijze men toegezegd geld wil gaan besteden. Daarom is de EC ook nauw betrokken bij de totstandkoming van het Operationeel Programma EFRO Noord Nederland (2007-2013). Vervolgens dient via diverse rapportages te worden teruggekoppeld of én hoe het geld daadwerkelijk is besteed. Om die reden heeft de EC regelmatige ontmoetingen met de managementautoriteit. Dagelijkse contacten worden rechtstreeks met de UO SNN onderhouden, indien sprake is van meer formele trajecten vindt de voorbereiding plaats via UO SNN en afhandeling door het vereiste gremium. Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I) Voor de uitvoering van dit programma heeft EL&I middelen ter beschikking gesteld. Als financier of co-financier van projecten neemt EL&I een prominente plaats in. De minister van EL&I is coördinerend voor gemaakte afspraken met het kabinet. De prominente plaats van EL&I komt mede tot uiting in het co-secretariaat dat het Ministerie samen met de Managementautoriteit voert voor het programma. Ook voor de Europese middelen speelt dit departement een rol. Gezien de bestuursrechtelijke constructie van de Europese Unie kan de EC formeel alleen aan een lidstaat middelen toewijzen en beschikkingen afgeven. Hierdoor is de lidstaat ook formeel betrokken bij het OP. De betrokkenheid van EL&I komt ook tot uiting in het lidmaatschap van het CvT. Dagelijkse contacten worden rechtstreeks met de UO onderhouden, indien sprake is van meer formele trajecten vindt de voorbereiding plaats via UO en afhandeling door het vereiste gremium. Provincies De provincies Groningen, Drenthe en Fryslân hebben een rol als loket waar subsidieaanvragen kunnen worden ingediend. Vanuit deze rol zijn zij, ieder afzonderlijk, belast met het verwerven en besluitvormingsgereed maken van projecten. Daarnaast hebben zij een rol in diverse besluit- en beheersorganen. Het
SNN heeft de volgende taken uitbesteed aan de provincie Groningen: Het bijhouden van de financiële administratie; De kassiersfunctie; De salarisadministratie Het treasurybeheer.
Gemeenten De vier grote gemeenten binnen de provincies Groningen, Friesland en Drenthe; Assen, Emmen, Groningen en Leeuwarden hebben binnen de nieuwe programma’s een grotere rol gekregen. Zo hebben zij een rol in diverse besluit- en beheersorganen. Aanvrager/ Begunstigde De projectaanvrager is degene die subsidie aanvraagt en aan wie de subsidie eventueel toegekend wordt. De aanvrager kan een Nederlandse (semi) overheidsorganisatie zijn, dan wel een Nederlands publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon. Als de aanvraag is gehonoreerd wordt de aanvrager de begunstigde. De begunstigde is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Accountants Voorgeschreven is dat de UO-SNN de begunstigde kan verplichten om bij het verzoek tot eindafrekening of in bepaalde gevallen bij bevoorschotting een controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te overleggen. Dergelijke declaraties met verklaring van de huisaccountant geven veelal wel een adequate groepering van gemaakte en betaalde kosten, maar vergen vaak nadere verificatie van het subsidiabel karakter ervan. Daartoe brengt een accountant in opdracht van het SNN in aangewezen gevallen een controlebezoek, leidend tot een afrekeningsadvies. Daarnaast benoemt het SNN periodiek een accountant die wordt belast met:
13
De controle van de jaarrekening inclusief het afgeven van een verklaring en het uitbrengen van een rapport inzake de controle van de jaarrekening; Het afgeven van controleverklaringen bij diverse financiële verantwoordingen; Het uitbrengen van een managementletter inzake de uitkomsten van de systeemtesten.
Bestuurscommissies/DB Het Dagelijks Bestuur van het SNN fungeert als managementautoriteit voor de programma’s. Het geeft de beschikkingen af (voor het programma Koers Noord) na daartoe instemming te hebben gekregen van de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze bevoegdheid kan het DB mandateren aan de voorzitter van de Bestuurscommissie Economische Zaken. Ook de besluitvorming over wijziging van projecten vindt plaats in het DB of, gemandateerd, in de Bestuurscommissie. Afstemming Afstemming tussen het SNN en de drie provincies over het beheer van het subsidieprogramma, inclusief zaken als (bijstelling van) het toetsingskader, subsidievoorwaarden enzovoorts vindt plaats in de Werkgroep Programmabeheer. Daarnaast organiseert het SNN jaarlijks een zogenaamde projectverwerversdag voor medewerkers van het SNN, de drie provincies, het ministerie van EL&I en de vier SNN-gemeenten. Deze dagen vormen een belangrijk instrument in de afstemming en voorlichting ten behoeve van diegenen die zich buiten de UO bezig houden met projectverwerving en –beoordeling.
2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit /bemiddelende instanties Voor de taken van de managementautoriteit zijn procesbeschrijvingen opgesteld. Deze procesbeschrijvingen zijn dusdanig gedetailleerd beschreven dat zij tevens dienen als handleiding voor personeelsleden. Elke procesbeschrijving begint met een voorblad waarop een omschrijving van het proces, het doel van het proces, de proceseigenaar, versie en datum staan vermeld. De complete set van procesbeschrijvingen maakt integraal onderdeel uit van deze beschrijving van de beheers- en controlesystemen. Er is een aparte procesbeschrijving opgesteld voor het actueel houden van de opgestelde procesbeschrijvingen. Het betreft hier AO17 Onderhoud.
14
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO17- Onderhoud AO Concern controller Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven ervoor moeten zorgen dat de opgestelde procesbeschrijvingen ten behoeve van zowel het Operationeel Programma als Koers Noord actueel blijven Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces n.v.t.
Verbonden processen N.v.t.
Risico’s en maatregelen Risico’s n.v.t.
Controle maatregelen n.v.t.
Stuurinformatie Prestatie-indicator N.v.t.
Norm n.v.t.
Documenten/checklisten Geen
15
Proceseigenaar N.v.t.
Proces vaststellen jaarrapportage EZ Nr Activiteit Functionaris 1 Inventariseren benodigde Financieel aanpassingen Manager
Afd. Fin
Input Handboek AO
Omschrijving De financieel manager inventariseert jaarlijks door middel van gesprekken met de Directeur en de hoofden de veranderingen binnen de Administratieve Organisatie en verzamelt de noodzakelijke aanpassingen op een lijst.
Output Lijst met aanpassingen
2
Verwerken aanpassingen
Financieel Manager
Lijst met aanpassingen Handboek AO
Verwerkt de aanpassingen in een conceptgewijzigd Handboek AO.
Concept-gewijzigd handboek AO
3
Beoordelen concept- gewijzigd handboek
Concern controller
Concept gewijzigd handboek AO
Beoordeelt de aanpassingen en geeft eventuele correcties door aan de Financieel Manager (zie verder activiteit 2).
Beoordeeld concept-gewijzigd Handboek AO
Gewijzigd Handboek AO
Set met gewijzigde pagina’s
Handboek AO
4
Vaststellen Handboek AO
Dagelijks Bestuur
Beoordeeld concept-gewijzigd Handboek AO
5
Verwerken aanpassingen
Financieel Manager
Gewijzigd Handboek AO
6
Updaten Handboek AO
Eigenaren Handboek
Set met gewijzigde pagina’s Handboek AO
16
Beoordeelt ook of de wijzigingen goedgekeurd moeten worden door het Dagelijks Bestuur. Dit is met name het geval wanneer de wijzigingen consequenties hebben voor partijen buiten de UO SNN. Stelt het Handboek AO vast.
De Financieel Manager zorgt dat de digitale versie van de AO beschikbaar is, en wijzigt de papieren versie. Indien externe partijen de AO in bezit hebben, stelt de medewerker setjes met gewijzigde pagina’s op en verzendt deze conform verzendlijst naar de eigenaren van het Handboek. De pagina’s uit het Handboek AO worden vervangen door de nieuwe (gewijzigde) pagina’s.
Inventariseren benodigde aanpassingen Verwerken aanpassingen Beoordelen concept- gewijzigd handboek Vaststellen Handboek AO Digitaal actualiseren AO en verzenden wijzigingen Updaten Handboek AO
Uitvoeren
2 3 4 5 6
Eigenaren Handboek AO
1
DB
Activiteit
Concern controller
Nr.
Financieel manager
TBV-matrix
Uitvoeren Controleren/ beschikken Beschikken Uitvoeren Uitvoeren
Niveau:
Algemeen
Proces:
AO17-Onderhoud AO
Financieel manager Inventariseren benodigde aanpassingen en verwerken aan passingen in conceptvorm
Concern controller Beoordelen concept gewijzigd handboek
DB Vaststellen handboek AO
Financieel manager Digitaal actualiseren AO en verzenden wijzigingen
Eigenaren handboek AO Updaten AO
Einde proces
18
2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om er op toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr. 1083/2006). Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 60, lid a, van Verordening 1083/2006 is het proces ‘beschikken aanvragen’ opgesteld. De hierin beschreven stappen geven zorgvuldig de wijze weer waarop projecten worden geselecteerd. Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 13, lid 1, van Verordening 1828/2006, hanteert SNN algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008). Hierin staan de plichten en verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Deze: zijn op de website te raadplegen; worden in het proces ‘beschikken aanvragen’ met de eindbegunstigde doorgenomen, worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en meegegeven. Zie hiervoor tevens het proces ‘beschikken aanvragen’, zoals hieronder weergegeven. In het proces ‘beschikken aanvragen’ wordt van standaarden en formulieren gebruik gemaakt, i.c. het toetsingskader -zoals door EL&I opgesteld-, een standaard aanvraagformulier en standaardvoorwaarden.
19
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum
AO1-Beschikken aanvragen Hoofd Progamma's definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de afhandeling van een subsidieaanvraag in het kader van het OP Noord (EFRO) en Pieken in de Delta (EL&I). Het resultaat van dit proces is het afgeven van een beschikking op een aanvraag. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Initiële fase subsidieaanvraag Vervolgfase subsidieaanvraag Beoordelingsfase subsidieaanvraag Beoordeling majeure / niet-majeure projecten Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies Beoordelen conceptadvies Besluitvorming niet majeur project Besluitvorming majeur project Opstellen en ondertekenen beschikking Risico’s en maatregelen Risico’s Het moment van registratie van de datum van ontvangstbevestiging verschilt per provincie. Hierdoor verschilt het moment waarop de kosten subsidiabel zijn per provincie Doorlooptijd van de beoordeling van de aanvraag varieert per provincie en is onduidelijk Op noordelijk niveau is onvoldoende kennis over de projecten die “op de plank liggen” Doorlooptijd bij UO SNN onnodig langer vanwege niet behandelbare aanvragen
Verbonden processen Rappelleren Bezwaarschrift
Proceseigenaar Hoofd Programma's
Controle maatregelen Bepalen moment van registratie ontvangstbevestiging
Bepalen en uniformeren doorlooptijd bij provincies
Registratie projecten door provincies
Alleen volledige aanvragen worden naar UO SNN doorgesluisd
Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm Afhandelingstermijn AWB De wettelijke norm van AWB Standaard documenten/checklisten in dit proces Aanvraagformulier Niet ontvankelijk verklaring Projectplan Verslag overleg UO SNN, initiatiefnemer en provincie Ontvangstbevestiging Checklist aanvraag subsidie Mail “in behandeling overname” Advies stuurgroep Checklist subsidieverlening EFRO Toekennings- en afwijzingsbeschikking
20
Proces: Beschikken aanvragen Nr Activiteit Functionaris Initiële fase subsidie aanvraag 1 Ontvangst ideeën Provincie / Ministerie EL&I/ UO SNN/ gemeente
Afd.
Input
Omschrijving
Output
Op basis van het Operationeel Programma EFRO NoordNederland 2007-2013 en het programma Koers Noord: op weg naar pieken kan subsidie voor een project worden aangevraagd.
Ingekomen projectidee
Beleidsmatig beoordeeld projectidee
Niet ontvankelijk verklaring
Ingevuld aanvraagformulier
Concept projectplan
Verslag overleg
Projectplan
Ontvangst-bevestiging provincie
Project idee
De weg die een aanvrager bewandelt kan hierbij divers zijn. In veel gevallen zal de provincie het eerste aanspreekpunt zijn, dit kan echter ook MEL&I of UO SNN of zelfs een gemeente zijn. De provincie speelt de centrale rol bij de intake & ondersteuning van projecten in het traject van beslisrijp maken.
2
Beoordeling aanvraag
Provincie
3
Ondersteuning project
Provincie/EL&I UO SNN 4 gemeenten Begunstigde
NB: Indien een idee bij UO SNN, de gemeente of EL&I wordt aangedragen, zal men de aanvrager (afhankelijk van de subsidiewens) doorverwijzen naar de provincie: de provincie is de partij die in deze fase de regie heeft in de begeleiding van de aanvrager. De provincie beoordeelt het idee aan het OP, het toetsingskader van de programma’s en aan de algemene voorwaarden.
Ingekomen projectidee Quickscan EL&I
NB: De provincie kan de quickscan EL&I gebruiken als hulpmiddel voor PID projecten. Bij goedkeuring begeleidt de provincie de initiatiefnemer in het traject van beslisrijp maken van het project en het opstellen van een projectplan.
Beleidsmatig beoordeeld projectidee Format aanvraagformulier Standaard voorwaarden project
Indien de aanvrager in aanmerking komt voor PID subsidie, wordt EL&I betrokken. Bij afkeuring wordt een niet-ontvankelijk verklaring gestuurd. Indien het project wordt afgekeurd wordt er geen melding van het project in het navision systeem gemaakt. M.a.w. alleen goedgekeurde projecten worden in het Navision systeem gemaakt. Op initiatief van de provincie vindt intensief overleg plaats met de begunstigde, EL&I, UO SNN en, indien van toepassing, de gemeente om het project een zo goed mogelijke start te geven en vanuit ieders expertise toegevoegde waarde in te brengen.
Vervolgfase subsidie aanvraag 4 Versturen ontvangstProvincie bevestiging
Concept projectplan Ingevuld aanvraagformulier
Als de provincie van mening is dat een project ver genoeg is gevorderd om als ‘kansrijk’ te worden bestempeld, dan verstuurt de provincie, met behulp van Navision, een ‘ontvangstbevestiging’ namens SNN. (Hiervoor heeft de
21
provincie specifieke rechten in Navision gekregen). Deze ontvangstbevestiging kan uitsluitend door een SNN-provincie worden verzonden. De provincie doet dit niet voordat is vastgesteld dat het project als kansrijk voor een subsidie wordt ingeschat. Het versturen van de ontvangstbevestiging wordt door de provincie geregistreerd in het Navision systeem van UO SNN. Dit is tevens de overgang van gros 0 naar gros 1.
5
Versturen definitieve aanvraag
Provincie
Definitieve aanvraag
Projectplan
Dit is een formele stap, aangezien hiermee bevestigd wordt dat voorbereidingskosten vanaf het moment van ontvangst van de aanvraag subsidiabel zijn ten laste van het EFRO gedeelte van de subsidie, indien het project later gecommitteerd wordt. De provincie heeft nu zes maanden om het project gereed te maken voor indiening bij de UO SNN. Als de provincie van mening is dat het project ‘beslisrijp’ is, dan wordt het project ter beoordeling neergelegd bij het programmasecretariaat. Dit gebeurt door middel van het doorzenden van de aanvraag naar de UO SNN.
Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten
Het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN) ontvangt de definitieve aanvraag, legt de ontvangstdatum vast in Navision.
Het programmasecretariaat beoordeelt de aanvraag op volledigheid, voor PID op basis van de ministeriële regeling en voor EFRO op basis van het toetsingskader.
Vastgelegde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten Beoordeelde volledige subsidieaanvraag Beoordeelde niet volledige aanvraag
De definitieve aanvraag bestaat uit het subsidieaanvraagformulier, het projectplan en de in het vooroverleg afgesproken documenten Beoordelingsfase subsidie aanvraag 6 Registratie definitieve Programma aanvraag secretariaat
7
Beoordeling door programma-secretariaat op volledigheid
Programmasecretariaat
Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten
Indien de aanvraag niet volledig is, wordt de eindbegunstigde om aanvullende informatie gevraagd. Indien het EFRO-geld betreft, is hier geen termijn aan verbonden, en gaat het traject van rappelleren lopen
8
Versturen beoordelingsbevestiging
Programma secretariaat
Indien het PID-geld betreft, heeft de begunstigde een termijn van drie weken. Als binnen die termijn de aanvraag niet volledig wordt gemaakt dan verstuurt de UO een nietontvankelijk verklaring. Op het moment dat wordt vastgesteld dat de aanvraag volledig is, verzendt het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN) ,via het Navision, bericht dat UO SNN de behandeling formeel heeft overgenomen. Dat bericht bevat, indien relevant, tevens de formele ontvangstbevestiging voor PiD. Deze formele
Beoordeelde subsidieaanvraag Majeur/ niet-majeur project
22
Herinnering
Niet ontvankelijk verklaring
Definitieve subsidieaanvraag Beoordelingsbevestiging SNN Ontvangstbevestiging
ontvangstbevestiging voor PiD kan uitsluitend door de Uitvoeringsorganisatie SNN worden verstuurd.
PiD
Dit is een formele stap, aangezien vanaf dat moment alle kosten ook subsidiabel zijn voor het PID gedeelte, indien het project later gecommitteerd wordt Beoordeling majeure / niet majeure projecten 9 Beoordeling majeure & Programmaniet-majeure projecten secretariaat
10
11
Plaatsen project op agenda stuurgroep of programma-commissie
Versturen mail initiatiefnemer
Hoofd programma’s
Behandelaar
RP
RP
Definitieve subsidieaanvraag
Definitieve subsidieaanvraag
De programmasecretarissen maken vervolgens een selectie naar majeur of niet majeur project. Dit onderscheid heeft te maken met het besluitvormingstraject en heeft daarmee consequenties voor de doorlooptijd van de aanvraag. De EZprogrammasecretaris start het proces dat ertoe leidt dat er geen fundamenteel EL&I-commentaar meer resteert na de eventuele behandeling in de programmacommissie. Het hoofd programma’s ontvangt de aanvraag. Het hoofd plaatst de aanvraag op de agenda van de stuurgroep of de programmacommissie (majeur of niet majeur project). Tevens voert het hoofd de datum van behandeling in stuurgroep of programmacommissie in en wijst in Navision een behandelaar toe aan dit project. Navision genereert automatisch een signaal twee weken voorafgaande aan de vergadering. Na beoordeling op volledigheid verstuurt de behandelaar een mail naar de initiatiefnemer. In deze mail staat aangegeven in welke vergadering van de stuurgroep of programmacommissie de aanvraag behandeld wordt, gebaseerd op het jaarlijkse vergaderschema van de stuurgroep en de programmacommissie. De indienende provincie ontvangt kopie van deze brief.
Aanvraag op agenda stuurgroep of programmacommissie Jaarlijks vergaderschema
Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies 12 Beoordelen aanvraag Behandelaar RP Definitieve subsidieaanvraag Checklist aanvraag subsidie 13
Opstellen concept advies resp. zienswijze
Behandelaar
RP
De behandelaar beoordeelt in Navision de subsidieaanvraag a.d.h.v. de checklist “aanvraag subsidie” (en eventuele aanvullende checklists) Indien noodzakelijk wordt aanvullende informatie opgevraagd en wordt, indien noodzakelijk, de behandeltermijn opgeschort. De behandelaar stelt a.d.h.v. een advies format een positief of negatief concept advies stuurgroep of zienswijze programmacommissie op in Navision.
Checklist volledig ingevuld Advies format
Dit concept advies/zienswijze dient minimaal 14 dagen voorafgaande aan de vergaderdatum voor de stuurgroep/ programmacommissie af te zijn. In dit concept advies staan tenminste de volgende gegevens:
23
Selectie majeur / nietmajeur project
Aanvraag op agenda stuurgroep of programma-commissie
In behandeling overname Verzoek om aanvullende informatie (opschorting termijn)
Checklist volledig ingevuld Checklist niet volledig ingevuld Concept advies stuurgroep of programma-commissie Gegevens in het Navision systeem.
14
Versturen subsidieaanvraag + bijlagen
Beoordelen concept advies 15 Beoordelen concept advies
16
Versturen concept advies stuurgroep resp. programmacommissie
Programmasecretariaat
RP
Hoofd programma Programmasecret arissen
RP
Hoofd Programma
RP
Besluitvorming niet majeur project 17 Opstellen advies Hoofd programma stuurgroep
RP
doel inhoud kosten indicatoren beleidsmatige, subsidietechnische en duurzaamheidstoets projectperiode subsidiabiliteit van kosten Staatssteunanalyse
Deze gegevens worden tevens in het Navision systeem vastgelegd. Als de benodigde documenten aanwezig zijn kopieert het programmasecretariaat de subsidieaanvraag en bijlagen voor de stuurgroep of programmacommissie.
Jaarlijks vergaderschema Twee weken voor aanvang van de vergadering
Originelen bij programma-secretariaat Kopieën bij leden
Twee weken voor aanvang van de vergadering van de stuurgroep of programmacommissie worden de stukken (projectbeschrijving, aanvraagformulier en eventuele bijlagen) naar de leden gezonden.
Concept advies stuurgroep of programmacommissie
Het hoofd programma's beoordeelt in Navision het concept advies stuurgroep of programmacommissie. Indien het hoofd het eens is met het oordeel parafeert hij het advies. Conceptzienswijzen voor de programmacommissie worden ter instemming langs de relevante programmasecretarissen geleid.
Geparafeerd concept advies stuurgroep of programmacommissie Minimaal 1 week voorafgaand aan de stuurgroep- of programmacommissie vergadering
Het hoofd programma's draagt zorg voor verzending van het concept advies aan de leden van de stuurgroep of programmacommissie ter voorbereiding van de vergadering.
Overleg stuurgroep Binnen 1 week Concept advies
De stuurgroep vergadert maandelijks, tenminste twee weken vóór de bestuurscommissie.
Geparafeerd concept advies stuurgroep of programmacommissie Beoordeeld advies stuurgroep/ programmacommissie Concept advies naar leden
De stuurgroepleden of de leden van de programmacommissie ontvangen het advies minimaal 1 week voorafgaand aan de vergadering.
Al naar gelang de opmerkingen van de stuurgroep wijzigt het hoofd, als programmasecretaris, het advies. Op deze wijze maakt het hoofd van het concept advies van de stuurgroep een definitief advies van de stuurgroep. Het hoofd programma's stuurt het advies naar de
24
Advies stuurgroep 5 weken verlenging Opschorting termijn
bestuurscommissie. Als de stuurgroep een gewijzigd concept advies nogmaals wenst te behandelen, of aangeeft onvoldoende informatie te hebben om het advies te kunnen behandelen dan komt de aanvraag uiterlijk in de eerst volgende vergadering van de stuurgroep.
18
Besluiten door bestuurscommissie
Hoofd programma
RP
Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij het niet ontvangen van aanvullende informatie van de initiatiefnemer). De leden van de bestuurscommissie besluiten aan de hand van het advies van de stuurgroep over de aanvraag.
Advies stuurgroep Jaarlijks vergaderschema Binnen 2 weken
Het hoofd voert het besluit, als de programmasecretaris, uit.
Besluitenlijst bestuurscommissie Opschorting termijn
Als de bestuurscommissie besluit tot het opnieuw in behandeling nemen van de aanvraag door UO SNN komt de aanvraag in de eerst volgende bestuurscommissie vergadering. Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij het niet ontvangen van aanvullende informatie van de initiatiefnemer). De besluiten worden op een besluitenlijst vermeld. Deze besluitenlijst wordt ontvangen door het hoofd. Het hoofd stuurt de besluitenlijst naar de behandelaar en naar het bedrijfsbureau ter archivering. Besluitvorming majeur project 19 Opstellen zienswijze Hoofd programma programma-commissie
RP
Overleg programmacommissie Binnen 2 weken
De programmacommissie vergadert per kwartaal. Na de vergadering van de programmacommissie maakt het hoofd, als programmasecretaris, van de concept zienswijze van de programmacommissie een definitieve zienswijze. Het hoofd stuurt het advies naar de bestuurscommissie en/of de minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (afhankelijk van de financieringsbron). Als de programmacommissie een gewijzigde concept zienswijze nogmaals wenst te behandelen, of aangeeft onvoldoende informatie te hebben om de zienswijze te kunnen behandelen dan komt de aanvraag in de eerst volgende vergadering van de programmacommissie. Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij het niet ontvangen van aanvullende informatie van de initiatiefnemer).
25
Zienswijze programmacommissie
20
Besluiten door bestuurscommissie en/of Minister EL&I
Hoofd programma
RP
Zienswijze programmacommissie Jaarlijks vergaderschema Binnen 2 weken
De leden van de bestuurscommissie en/of de Minister van EL&I besluit(en) aan de hand van het advies van de programmacommissie over de aanvraag.
Besluitenlijst bestuurscommissie Opschorting termijn
Concept beschikking Ingevulde checklist
Gefiatteerde concept beschikking
Ondertekende beschikking
Verzonden beschikking Dossier(s)
Het hoofd voert het besluit, als programmasecretaris, uit. Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij het niet ontvangen van aanvullende informatie van de initiatiefnemer). De besluiten worden op een besluitenlijst vermeld. Deze besluitenlijst wordt ontvangen door de coördinator. Het hoofd stuurt de besluitenlijst naar de behandelaar en naar het bedrijfsbureau
Opstellen en ondertekenen beschikking 21 Opstellen concept Behandelaar beschikking
22
Beoordelen concept beschikking
Hoofd programma
23
Ondertekening beschikking
Voorzitter bestuurscommissie
24
Versturen ondertekende beschikking
Bedrijfsbureau UO SNN
RP
RP
Advies stuurgroep/ programmacommissie Besluit bestuurscommissie en/of minister EL&I Checklist subsidieverlening EFRO
RP
De behandelaar stelt aan de hand van het advies een concept beschikking op. Dit kan een subsidiebeschikking of een afwijzingsbeschikking zijn. Op basis van het besluit van de bestuurscommissie en/of de Minister van EL&I past het bedrijfsbureau de beschikking eventueel aan.
Concept beschikking Ingevulde checklist opstellen beschikking Concept beschikking
De behandelaar gebruikt hierbij de checklist subsidieverlening op aanvragen Het hoofd programma controleert de concept beschikking. Hiermee is tevens automatisch de ingevulde checklist akkoord. Binnen 1 week na besluitvorming door de bestuurscommissie, wordt de EFRO beschikking door het bedrijfsbureau ter ondertekening naar de voorzitter en secretaris van de bestuurscommissie gezonden. Een PID beschikking wordt pas door de bestuurscommissie ondertekend nadat mandatering van de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is ontvangen. Het bedrijfsbureau verstuurt de originele ondertekende beschikking met door behandelaar geselecteerde bijlagen (o.a. voorwaarden) naar de begunstigde en noteert datum uitgaande post in het Navision systeem.
Ondertekende beschikking
Een kopie gaat naar de afdeling financiën en control van de provincie Groningen voor het boeken van het krediet.
26
Initiële fase subsidieaanvraag (provincies) 1 Ontvangst ideeën 2 Beoordeling aanvraag 3 Ondersteuning project Vervolgfase subsidie aanvraag 4 Versturen ontvangstbevestiging 5 Versturen definitieve aanvraag Beoordelingsfase subsidie aanvraag 6 Registratie definitieve aanvraag
Uitvoeren Controleren Uitvoeren
Programma secretaris
Programmacommissie
Bestuurs-commissie
Stuurgroep
Programmasecretariaat
Hoofd Programma's
Behandelaar
MEL&I
Activiteit
Provincie
Nr.
Uitvoeren Uitvoeren
Uitvoeren Uitvoeren
Beoordeling door programmasecretariaat op volledigheid 8 Versturen beoordelingsbevestiging Beoordeling majeure / niet majeure projecten 9 Beoordeling majeure & niet-majeure projecten 10 Plaatsen project op agenda stuurgroep of programmacommissie 11 Versturen mail initiatiefnemer Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies 12 Beoordelen aanvraag 13 Opstellen concept advies 14 Versturen subsidieaanvraag + bijlagen Beoordelen concept advies 15 Beoordelen concept advies 16 Versturen concept advies stuurgroep resp. programmacommissie Besluitvorming niet majeur project 17 Opstellen advies stuurgroep 18 Besluiten door bestuurscommissie Besluitvorming majeur project 19 Opstellen zienswijze programmacommissie
Registreren
7
Controleren Uitvoeren Controleren Uitvoeren Uitvoeren Controleren Uitvoeren Uitvoeren Controleren Uitvoeren
Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren
Beschikken
20
Besluiten door bestuurscommissie en/of Minister EL&I Opstellen en ondertekenen beschikking 21 Opstellen concept beschikking 22 Beoordelen concept beschikking 23 Ondertekening beschikking 24 Versturen ondertekende beschikking
Uitvoeren
Beschikken
Uitvoeren Controleren Uitvoeren Uitvoeren
28
Niveau:
Project
Proces:
AO1-Beschikken aanvragen Provincie/ ML&I Standaard aanvraagformulier
Ontvangen ideeën
Provincie Beoordeling aanvraag
Provincie/ MEL&I
Ondersteuning project
Provincie Versturen ontvangstbevestiging
Provincie Versturen definitieve aanvraag
Zie volgende pagina
29
Zie vorige pagina
Programmasecretariaat Registratie definitieve aanvraag
Programma secretariaat Beoordeling op volledigheid
PID Subsidie? Nee
Checklist
Format
Ja
Programmasecretariaat
Programmasecretariaat
Versturen overname aanvraag
Versturen beoordelingsbevestiging
Behandelaar
Programmasecretaris
Beoordelen aanvraag
Beoordelen majeur nietmajeur
Behandelaar
Hoofd programma
Opstellen conceptadvies
Plaatsen project op agenda
Programmasecretariaat
Behandelaar
Versturen subsidie aanvraag
Versturen mail intiatief-nemer
Zie volgende pagina
30
Zie vorige pagina
Hoofd programma Beoordelen concept advies stuurgroep
Programma secretaris Beoordelen concept advies stuurgroep
Programmasecretariaat Versturen concept advies stuurgroep
Niet majeure projecten
Majeure projecten
Hoofd programma
Hoofd programma
Opstellen advies stuurgroep
Opstellen zienswijze programmacommissie
Hoofd programma
Hoofd programma
Besluiten door bestuurscommissie
Besluiten door bestuurscommissie/ minister EL&I
Zie volgende pagina
Zie volgende pagina
31
Zie vorige pagina
Zie vorige pagina
Behandelaar Opstellen concept beschikking
Hoofd programma' s Beoordelen concept beschikking
Bestuurscommissie Ondertekening beschikking
Programmase cretariaat Versturen ondertekende beschikking
Einde proces
32
2.2.4
Verificatie van concrete acties (artikel 60, b) van Verordening 1083/2006
Om te voldoen aan de taak tot verificatie van projecten conform artikel 60, lid b, van Verordening 1083/2006 en artikel 13, leden 2 tot en met 5, van Verordening 1828/2006, zijn 4 processen beschreven die deze verificatie tot doel hebben. Deze processen zijn: ‘bevoorschotting projecten’, ‘financiële en inhoudelijke voortgang projecten’, ‘controle ter plaatse’ en ‘eindafrekening project’. Ze zijn weergegeven aan het einde van deze paragraaf. Aan elk van deze processen is een flowchart gekoppeld. In hierboven beschreven projecten worden de verificaties door daarvoor opgeleide beheerders van SNN, in samenwerking met de concerncontroller uitgevoerd. Daarnaast kan tijdens de eindafrekening verificatie plaatsvinden door een accountant. De wijze van verificatie staat in bovengenoemde processen beschreven. Deze verificaties hebben betrekking op de administratieve en financiële aspecten van een project, alsmede de voortgang ervan. Deze aspecten komen terug in zaken als: controle op naleving van administratieve vereisten, controle van gemaakte kosten en controle van plan van aanpak en controle op planning van project. SNN maakt gebruik van voorschotten gedurende een project. Om een voorschot te ontvangen dient het project aan te tonen voldoende kosten te hebben gemaakt. Deze bewijzen worden door SNN geverifieerd. Zie hiervoor proces ‘bevoorschotting projecten’. Aan het einde van het project kan geen voorschot worden aangevraagd, en dient een begunstigde gemaakte kosten achteraf vergoed te krijgen. Ook hier ligt de bewijslast bij de begunstigde. De verificatie van deze bewijzen vindt plaats met behulp van proces ‘eindafrekening project’. Voor controles ter plaatse is een afzonderlijk proces opgesteld, waarin op locatie projecten worden bezocht en geverifieerd. De controles ter plaatse vinden plaats aan de hand van een deelwaarneming die in samenspraak met de concerncontroller wordt opgesteld. De wijze van de deelwaarneming wordt gemotiveerd beschreven en gedocumenteerd. Zie hiervoor tevens de stappen 1 en 2 van het proces controle ter plaatse. Bij de verificatietaken zoals in de hierboven beschreven 4 processen wordt uitgevoerd, wordt gebruik gemaakt van checklisten. Op deze checklisten wordt gemotiveerd de beoordeling van de bewijsstukken verwoord. Deze beoordeling wordt vervolgens gedocumenteerd. De acties die uit de beoordeling naar voren komen worden aan de begunstigde gecommuniceerd en hierover worden nadere afspraken gemaakt. De gemaakte afspraken worden ook vastgelegd. Indien de verificatie leidt tot een onregelmatigheid, dan wordt een onregelmatigheidsmelding gedaan. Het gaat hierbij om checklisten: A. Aanvragen subsidie B. Vaststelling subsidie C. Subsidieverlening EFRO 2007-2013 D. Aanbesteding overheidsopdrachten Structuurfondsen 2007-2013 E. Administratieve controle voortgangsrapportage F. Controle ter plaatse G. Staatssteun structuurfondsen 2007-2013 H. Milieu en ruimtelijke ordening Structuurfondsen 2007-2013 I. Publiciteit Structuurfondsen 2007-2013 J. Subsidiabiliteit K. Gelijke kansen. M Kennismakingsgesprek (Deze checklisten zijn als bijlage 3 bijgevoegd). Zoals in de diverse procesbeschrijvingen staat verwoord, wordt gebruik gemaakt van de lijsten van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze zijn al beschikbaar en worden gebruikt. De procesbeschrijvingen zoals meegeleverd, zijn op 10 juni 2008 door het DB SNN vastgesteld en op 24 juni 2008 door het Comité van Toezicht geleid. Standaardchecklisten worden landelijk afgestemd. Wijzigingen in de checklisten worden door middel van versie beheer bijgehouden door de afdeling Programma's van de UO-SNN. Bij een wijzigingsvoorstel van de AO worden tevens de nieuwste versie van de checklisten meegenomen. Binnen de managementautoriteit wordt, naast het verstrekken van subsidies voor regioprogramma’s tevens subsidie verstrekt voor individuele ondernemers. SNN is begunstigde voor de uitvoering van deze subsidieregelingen voor ondernemers. Deze regelingen zijn tezamen gevat in één regelingenprogramma. Om functiescheiding te waarborgen worden deze regelingen door een aparte afdeling, met andere medewerkers, met andere taken en verantwoordelijkheden uitgevoerd.
33
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO2-Bevoorschotting projecten Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling van voorschotten. Het resultaat van dit proces is een juiste en tijdige betaling van de voorschotten. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar Nvt
Risico’s en maatregelen Risico’s Wettelijke norm (AWB) voor afhandelen subsidieaanvraag & voorschotverzoek is 8 weken Vergoeding kosten vindt tijdens project plaats tot 90% van subsidiabele kosten
Rappelleren Bewaken financiële en inhoudelijke voortgang projecten Bezwaarschriften Betaalopdracht
Hoofd Progamma's Hoofd Programma's Hoofd Programma's Hoofd Programma's
Controle maatregelen Instellen norm van 6 weken voor afhandeling voorschotverzoek
Bevoorschotting wordt tot 80% gefinancierd. Laatste 10% wordt enkel vergoed als die kosten aantoonbaar zijn gemaakt Voorschotten enkel op eigen verzoek uitbetalen
Door uitbetalen van veel voorschotten komt liquiditeit UO SNN in gevaar (rente en overcommittering) Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm De afhandelingstermijn voor het afhandelen van 6 weken een voorschotverzoek is 6 weken Documenten/checklisten Voorschotverzoek Voorschotbeschikking Afwijzingsbrief Checklist administratieve controle voortgangsrapportage en eventuele andere van toepassing zijnde checklisten.
34
Proces: Bevoorschotting projecten Nr Activiteit Functionaris Ontvangen en beoordelen voorschotverzoek 1 Ontvangen Beheerder voorschotverzoek
Afd.
Input
Omschrijving
Output
RP
Een begunstigde kan na het afgeven van de beschikking een voorschot aanvragen (SNN bepaalt hierbij de hoogte van het voorschot, tot een maximum van 30% van de subsidiabele kosten). Deze aanvraag kan gelijktijdig met de voortgangsrapportage (ieder half jaar) en indien wenselijk los plaatsvinden. (eventueel gelijktijdig met controle ter plaatse).
Voorschotverzoek Start afhandelingstermijn 6 weken
Goedgekeurd voorschotverzoek in Navision Afgekeurd voorschotverzoek in Navision Ingevulde checklist(en) in Navision
Na beschikking Gelijktijdig met VR
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op het moment dat er een elektronische voortgangsrapportage is ingevuld door ‘zijn’ begunstigde of dat er een voorschotverzoek is binnen gekomen.
2
Beoordelen voorschotverzoek
Beheerder
RP
Voorschotverzoek Binnen 6 weken Checklist administratieve controle voortgangsrapportage Dossier Bijlagen
Bij het gelijktijdig indienen van de VR en voorschotverzoek vult de eindbegunstigde via het web één format in. Het aanvragen van een voorschot dient vergezeld te gaan van de volgende documenten: Factuurlijst/urenoverzicht Eventueel aanvullende voorwaarden Beschikking financiering zeker gesteld Eventueel oprichtingsakte/statuten Eventueel kopie bankafschrift Eventueel voorbeelden publiciteitsuitingen Aanbestedingsprotocol Als er een voorschot wordt aangevraagd kan gevraagd worden deze van een controleverklaring vergezeld te laten gaan, indien SNN dit nodig acht. De accountant beoordeelt vooral de administratieve inrichting van het project. De beheerder beoordeelt de gegevens aan de hand van de gecombineerd checklist VR en bevoorschotting (geïntegreerd in Navision). Na beoordeling parafeert de beheerder het verzoek. Benodigde bijlagen worden via de post of
35
3
Opstellen voorschotbrief of opstellen afwijzingsbrief
Beheerder
RP
Goedgekeurd voorschotverzoek in Navision Afgekeurd voorschotverzoek in Navision
gescand aangeleverd. Bij een goedgekeurd voorschotverzoek stelt de beheerder een voorschotbeschikking in Navision op. Het minimale voorschot dat wordt uitgekeerd is 10%. Een eindbegunstigde krijgt nooit meer dan 30% voorschot boven op reeds gemaakte kosten, tot een maximum van 80%. SNN bepaalt de hoogte van het eerste voorschot. Op basis van aantoonbaar gemaakte kosten kan worden overgegaan tot een vergoeding van 90% tijdens looptijd project.
Concept-voorschotbeschikking Afwijzingsbrief
Eventueel onregelmatigheidsmelding
Het hoofd accordeert in Navision de concept voorschotbeschikking voor verzending (beschikking wordt verstuurd).
Het accorderen van de beschikking is de aanleiding voor de start van het proces betaalopdracht (AO7)
Het bedrijfsbureau print de brief uit en verstuurt deze aan de eindbegunstigde, datum uitgaande post wordt in het Navision systeem genoteerd.
Geaccordeerde beschikking Geaccordeerde afwijzingsbrief Verzoek geautoriseerd door hoofd Dossier Opdracht bedrijfsbureau Brief verzonden
Bij een afgekeurd voorschotverzoek wordt in Navision een afwijzingsbrief opgesteld. Hiervan is sprake als niet is voldaan aan standaarden/of aanvullende voorwaarden of het niveau van subsidiabel kosten niet toereikend is voor een voorschotverzoek. Begunstigde kan hierop bezwaar indienen. (zie proces bezwaar & beroep, AO9). N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag worden enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces vaststellen kwartaalrapportage programma, AO12) 4
Autorisatie door hoofd programma's
Hoofd Programma
RP
5
Versturen brief
Bedrijfsbureau
BB
Dossier Concept voorschotbeschikking Goedgekeurd voorschotverzoek in Navision Afgekeurd voorschotverzoek in Navision Geaccordeerde brief
36
37
Ontvangen en beoordelen voorschotverzoek Ontvangen voorschotverzoek Beoordelen voorschotverzoek Opstellen voorschotbeschikking of opstellen afwijzingsbrief 4 Beoordelen door hoofd programma's 5 Versturen beschikking 1 2 3
Hoofd Programma' s
Activiteit
Bedrijfsbureau
Nr.
Beheerder
TBV-matrix
Registeren Controleren Uitvoeren Beschikken Uitvoeren
38
Niveau:
Project
Proces:
AO2-Bevoorschotting projecten Beheerder Ontvangen en registreren voorschotverzoek
Beheerder Checklist
Beoordelen voorschotverzoek
Beheerder Opstellen voorschotbeschikking/ afwijzingsbrief
Hoofd programma's Beoordelen en beschikken door hoofd programma's
Bedrijfsburo Versturen beschikking
Einde proces
39
eventueel: onregelmatigheidsmelding
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie Datum:
AO3-Financiële en inhoudelijke voortgang projecten Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het beheren en bewaken van de financiële en inhoudelijke voortgang van de projecten. De voortgangsrapportages hebben tot doel om (jaarlijks) een getrouw beeld te geven van de realisatie van subsidiabele kosten richting de EU (N + 2) en EL&I. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar Versturen verzoek voortgangsrapportage Controle ter plaatse Hoofd Beoordelen voortgangsrapportage Wijziging project programma's Controleren beoordeling Rappelleren Hoofd programma's Hoofd programma's Risico’s en maatregelen Risico’s Controle maatregelen Langere doorlooptijd door onvolledigheid Communicatie en voorlichting in het voortraject voortgangsrapportages over procedure, voorwaarden en benodigde informatie (relatie met provincie). Minder actueel beeld van de realisatie van Voortgangsrapportages kunnen nauwkeuriger subsidiabele kosten door half jaarlijkse VR in ritme behandeld worden door gespreide binnenkomst van project Mogelijkheid in oktober een extra financiële voortgangsrapportage op te vragen Niet halen van N+2 Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm Binnen 4 weken na verzending van het verzoek SNN wil bereiken dat 90 % van de moet de voortgangsrapportage zijn ontvangen. binnengekomen VR binnen 6 weken is Binnen 6 weken na binnenkomst moet de VR zijn afgehandeld. afgehandeld. Binnen 3 weken na versturen verzoek om aanvullende gegevens aan eindbegunstigde wordt gerappelleerd (zie proces rappelleren). Documenten/checklisten Verzoek tot opstellen VR Automatische ontvangstbevestiging (bij (elektronisch) ontvangen ingevulde VR) Checklist administratieve controle voortgangsrapportage plus, indien van toepassing, één of meerdere andere checklisten.
40
Nr Activiteit Functionaris Versturen verzoek voortgangsrapportage 1 Extra verzoek Concern voortgangsrapportage Controller
2
Opstellen verzoek begunstigde
Beheerder
Afd.
Input
Omschrijving
Output
Financiën
De concern controller kan besluiten tot een extra financiële VR in oktober indien er twijfel bestaat of het vereiste bestedingsniveau wordt gehaald (zie proces bevoorschotting op programmaniveau).
Extra verzoek tot opstellen financiële VR
(Standaard) verzoek tot opstellen VR
Automatische ontvangst-bevestiging
Goedgekeurde VR
RP
Onvoldoende bestedingsniveau (N+2 criteria)
Verzoek controller tot extra VR Half jaar
Regels EU verplichten UO SNN, na verlenen van de beschikking, twee jaar later een bepaald bestedingsniveau te hebben bereikt (N+2). Na elk verstreken half jaar van de looptijd van een project wordt de begunstigde gevraagd een voortgangsrapportage (VR) op te stellen, met zowel financiële als inhoudelijke aspecten. De 1e VR moet worden opgesteld een half jaar na het afgeven van de beschikking. Navision verstuurt (op een ingestelde datum) een geautomatiseerd standaard verzoek tot het opstellen van een VR richting de begunstigde. De beheerder ontvangt een afschrift van dit verzoek. Daarnaast kan de concern controller een verzoek doen tot een extra financiële VR. De eindbegunstigde heeft 4 weken de tijd, na verzending van het verzoek, om een rapportage in te dienen.
Beoordelen voortgangsrapportage 3 Ontvangst VR Beheerder
RP
Ontvangen elektronische VR Eventuele bijlagen Binnen 4 weken
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op het moment dat er een elektronische voortgangsrapportage is ingevuld door ‘zijn’ begunstigde. De begunstigde ontvangt een automatische bevestigingsmail van de beheerder. Bijlagen zoals aanbestedingsbestekken, offertes, taxatierapporten, publicatie-uitingen worden per post of gescand aangeleverd door de begunstigde.
4
Beoordelen VR
Beheerder
RP
Op het moment dat de VR is ontvangen start de afhandelingstermijn van 6 weken. De beheerder controleert in navision in elk geval de
Elektronische
41
voortgangsrapportage Dossier Checklist administratieve controle voortgangsrapportage
volgende gegevens a.d.h.v. de gecombineerde checklist VR en bevoorschotting :
Volledigheid (bewijs aanbestedingen, uren- en facturenlijst) Subsidiabiliteit van de kosten Of het project binnen de projectperiode valt Of de aanbestedingsprocedure is gevolgd Of de gegevens uit de beschikking juist zijn overgenomen in de rapportage Of het kostenniveau aannemelijk is Of de uitputting conform begroting is. Als de uitputting is bereikt, worden er geen kosten meer opgevoerd en wordt hiervan een aantekening gemaakt. Subsidiabele kosten boven de begroting worden aan het eind verrekend. Of blijkt dat alleen betaalde voorschotten zijn opgevoerd
Gedeeltelijk goedgekeurde VR Eventueel onregelmatigheidsmelding
Na controle is de VR geheel of gedeeltelijk goedgekeurd. Het naar aanleiding van de verrichte controle delen van bijzondere controle bevindingen in het beheerdersoverleg N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag worden enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces vaststellen kwartaalrapportage programma) 5
Verwerking beoordeling VR
Beheerder
RP
Goedgekeurde VR
6
Corrigeren gegevens VR
Beheerder
RP
Gedeeltelijk goedgekeurde VR
De beheerder legt de beoordeling vast in Navision en noteert in Navision de nieuwe gegevens. Wanneer er correcties plaats moeten vinden of er aanvullende informatie moet worden opgevraagd, neemt de beheerder contact op met de begunstigde teneinde op basis van dit contact acties te ondernemen. Hierbij wordt waar nodig de afhandelingstermijn van 6 weken opgeschort. N.B. Hierbij kan het gaan om acties van zowel begunstigde als beheerder. De beheerder verwerkt de acties in Navision en zet er een termijn van max. 4 weken op. Navision geeft een aandachtsvestiging op moment dat de termijn is
42
VR in Navision vastgelegd Voorlopige invoer goedgekeurde kosten in Navision
Contact begunstigde
verstreken. De beheerder meldt bijzonderheden in het beheerdersoverleg. Input voor activiteit: rappelleren, controle ter plaatse, wijzigen project. De beheerder is zelf verantwoordelijk voor de bewaking van de acties. Vooralsnog vindt correctie plaats en worden alvast de goedgekeurde kosten ingevoerd. Controleren beoordeling 7 Controleren van de beoordeling van de VR door de beheerder 8 Versturen reactie begunstigde Archiveren VR
RP
Bedrijfsburo
RP
Beheerder
RP
Dossier bijlagen VR in systeem KD vastgelegd Autorisatie VR door hoofd Dossier bijlagen
Het hoofd controleert de beoordeling van de beheerder en autoriseert de VR in Navision.
Autorisatie VR door hoofd
Na goedkeuring ontvangt de begunstigde, met behulp van Navision, een reactie over de goedkeuring van de VR (met de vermelding “onder voorbehoud van subsidiabiliteit van de kosten”). Bedrijfsbureau archiveert de voortgangsdocumenten (digitaal beschikbaar).
Reactie naar begunstigde
Digitaal dossier
Versturen verzoek VR 1 Extra verzoek voortgangsrapportage 2 Opstellen verzoek begunstigde Beoordelen VR
Concern Controller
Activiteit
Beheerder
Nr.
Hoofd Progamma's
TBV-matrix Medewerker Bedrijfsbureau
9
Hoofd Programma
Controleren Uitvoeren
43
3 4 5
Ontvangst voortgangsrapportage Beoordelen VR Verwerking beoordeling VR
6 Corrigeren gegevens VR Controleren beoordeling 7 Controleren beoordeling beheerder 8 Versturen reactie begunstigde 9 Archiveren voortgangsrapportage
Bewaren Controleren Bewaren Uitvoeren Beschikken Uitvoeren Bewaren
44
Niveau:
Project
Proces:
AO3-Financiële en inhoudelijke voortgang projecten Concern Controller Extra verzoek voortgangsrapportage
Beheerder Verzoek opstellen voortgangsrapportage
Beheerder Ontvangst voortgangsrapportage
Beheerder Checklist plus opstellen risico analyse
Beoordelen voortgangsrapportage
Beheerder Verwerken beoordeling voortgangsrapportage
Beheerder Corrigeren gegevens voortgangsrapportage
Zie volgende pagina
45
Zie vorige pagina
Hoofd Controleren beoordeling beheerder
Beheerder
Inhoud akkoord?
nee
Verwerken opmerkingen hoofd
Ja:
Hoofd Beschikken
Bedrijfsburo Versturen reactie begunstigde
Beheerder Archiveren voortgangsrapportage
Einde proces
46
Eventueel: onregelmatigheidsmelding
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO4-Controle ter plaatse Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2010
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het controleren van diverse operationele en financiële elementen in een project. Het resultaat van dit proces is een uitgevoerde controle op basis van diverse checklisten. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
Opstellen planning controles ter plaatse voor het komende jaar Aanschrijven begunstigde Voorbereiden controle ter plaatse Uitvoeren controle ter plaatse Uitwerken bevindingen controle Verwerken aanvullende informatie Afronden controle Risico’s en maatregelen Risico’s Bezwaren naar aanleiding van bevindingen
Wijziging project
Hoofd programma's
Controle maatregelen Nauwkeurige juridische formulering in brief Goede communicatie met eindbegunstigde voorafgaand aan brief
Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm 4 weken doorlooptijd bij verzoek om aanvullende 4 weken stukken. Acties voor de gewenste situatie Documenten/formulieren Checklist controle ter plaatse Checklist staatssteun structuurfondsen 2007-2013 Checklist aanbesteding overheidsopdrachten structuurfondsen 2007-2013 Checklist publiciteit structuurfondsen 2007-2013 Checklist milieu en ruimtelijke ordening structuurfondsen 2007-2013 Checklist Subsidieverlening EFRO 2007-2013 Brief bevestigen afspraak Risico Analyse en Rapport van Bevindingen Brief bevindingen
47
Proces: Controle ter plaatse Nr Activiteit Functionaris Afd. Opstellen planning controles ter plaatse voor het komende jaar 1 Opstellen analyse en Concern Financiën selectiemethodiek controller
2
Planning maken voor de controle ter plaatse.
Beheerder
RP
Input
Omschrijving
Output
Alle projecten komen in aanmerking voor een controle ter plaatse. De projectbeheerder kan hier van afwijken in overleg met de concern controller. De overwegingen worden vastgelegd.
Analyse
De beheerder maakt aan het begin van het jaar een planning voor het uitvoeren van een controle ter plaatse voor ‘zijn’ projecten die op de lijst voorkomen.
Planning
Mail met voornemen tot controle
Aangevulde programmalijst controle ter plaatse
Deels ingevulde checklisten Risico- analyse
Lijst van uitgevoerde controles, bevindingen voorgaand jaar en subsidieverlenings beschikking. Vervolgcontrole Lijst van te controleren projecten
Daarbij zal elk project dat een subsidie heeft gekregen in elk geval een fysieke controle krijgen na ontvangst van de eerste voortgangsrapportage (uiterlijk een half jaar na aanvang). Aanschrijven eindbegunstigde 3 Op basis van de planning wordt een project aangeschreven
4
Project op programmalijst controle ter plaatse zetten
Voorbereiden controle ter plaatse 5 Voorbereiding controle
Beheerder
RP
Planning
Beheerder
RP
Planning
Beheerder en
RP
Medewerker financiën.
Financiën
Laatste voortgangsrapportage Dossier Checklist controle ter plaatse Checklist staatssteun
48
De beheerder stuurt een mail aan de begunstigde met daarin het voornemen een controle ter plaatse uit te voeren. Hierin staat het doel van de controle vermeld en de medewerkers die hierbij aanwezig moeten zijn. Dit is een beheerder en een medewerker financiën. In overleg met de concerncontroller kan hiervan afgeweken worden. De overwegingen worden vastgelegd. Tevens verzoekt de beheerder enkele data door te geven wanneer deze controle zou kunnen worden uitgevoerd. De beheerder zet het project op de programmalijst, zodat duidelijk is welke projecten gedurende het jaar een controle hebben gehad. Deze lijst is input voor de selectiemethodiek (stap 1) voor het volgende jaar. De beheerder en de medewerker financiën kijken naar de laatste voortgangsrapportage en naar het dossier en haalt hieruit punten die in de controle terug moeten komen. Zij komen samen tot een risicoanalyse inclusief kostenselectie van
Concern controller
6
Opstellen brief
Beheerder
RP
structuurfondsen 2007-2013 Checklist aanbesteding overheidsopdrachten structuurfondsen 2007-2013 Checklist subsidieverlening EFRO 2007-2013 Checklist publiciteit structuurfondsen 2007-2013 Checklist milieu en ruimtelijke ordening structuurfondsen 2007-2013 Mail van begunstigde Standaard brief bevestigen afspraak
uren en facturen. De risico analyse wordt besproken met en ondertekend door de concerncontroller. Tevens vult de beheerder, voor zover mogelijk, de checklisten in. Een deel van de vragen gaat namelijk over UO SNN. Deze antwoorden worden tijdens controle nog gecheckt. De beheerder stelt een standaardbrief in Navision op waarin de definitieve datum van de controle wordt aangekondigd (inclusief kostenselectie) en waarin wordt aangegeven welke stukken voor de controle beschikbaar moeten zijn.
Concept brief bevestigen afspraak
Besproken concept brief bevestigen afspraak
Getekende brief bevestigen afspraak
Verzonden brief bevestigen afspraak.
Deze stukken zijn in ieder geval: geselecteerde facturen verklaring geboekte uren stukken m.b.t. de aanbesteding (ontvangen offertes en wijze van aanbesteden)
7
Vooroverleg
Beheerder
RP
Medewerker financiën
Financiën
Dossier Concept brief bevestigen afspraak
8
Controle brief
Hoofd Programma
RP
Besproken concept brief bevestigen afspraak
9
Versturen brief
Bedrijfsbureau
RP
Getekende brief bevestigen afspraak
Uitvoeren controle ter plaatse
49
Voor het kiezen van facturen wordt van de volgende vuistregel gebruik gemaakt: 80% van de kosten moeten kunnen worden afgedekt, door 20 % van de facturen te controleren. Indien dit als gevolg van het hoge aantal facturen niet werkbaar is worden minimaal 25 facturen geselecteerd. Er vindt vooroverleg plaats tussen de beheerder en de medewerker cluster financiën. De opgestelde concept brief is hiervoor input. Hierdoor worden te controleren elementen op elkaar afgestemd. Brief wordt gelezen en getekend door hoofd.
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt deze en registreert de datum in Navision.
10
Controle ter plaatse
Beheerder
RP
Medewerker financiën
Financiën
Verzonden brief bevestigen afspraak Checklist controle ter plaatse Checklist staatssteun structuurfondsen 2007-2013 Checklist aanbesteding overheidsopdrachten structuurfondsen 2007-2013 Checklist subsidieverlening EFRO 2007-2013 Checklist publiciteit structuurfondsen 2007-2013 Checklist milieu en ruimtelijke ordening structuurfondsen 2007-2013
De beheerder legt uit wat het doel van de controle is, de begunstigde legt uit hoe het project verloopt.
(Deels) Ingevulde checklisten
De beheerder vult op basis van een interview de checklisten in. Hierbij wordt van de in de brief aangevraagde stukken gebruik gemaakt. De medewerker financiën kijkt naar de facturen en urenadministratie. Er
wordt hierbij gelet op aspecten als: Deugdelijkheid factuur Kosten binnen projectperiode Gemaakte vs. betaalde kosten van facturen Tarief gedeclareerde kosten conform voorwaarden SNN Vergelijk gemaakte uren met loonstaten medewerkers Tevens geven de medewerker cluster financiën en de beheerder aanwijzingen over de wijze van administratie, de bewaartermijnen voor de facturen e.d. Er vindt een afsluitend gesprek plaats en de beheerder maakt in samenwerking met de medewerker financiën een verslag van het proces.
Uitwerken bevindingen controle 11 Terugkoppelen bevindingen
Beheerder
RP Financiën
12
Opstellen brief voor begunstigde
Medewerker financiën Beheerder
13
Beoordelen concept brief bevindingen
14
Controle brief
(Deels) ingevulde checklisten Bevindingen controle
De bevindingen van de beheerder en de medewerker financiën worden aan elkaar teruggekoppeld.
Gedeelde bevindingen
RP
Standaardbrief bevindingen (Deels) ingevulde checklisten Gedeelde bevindingen
Beheerder stelt een brief met daarin de bevindingen op. Hierin kan nog gevraagd worden om aanvullende stukken. De begunstigde dient (in principe) binnen 4 weken te reageren.
Medewerker financiën
Financiën
Concept brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie
De medewerker voert nog een check uit of de opgestelde brief alle punten bevat.
Hoofd Programma
RP
Concept brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie
Brief wordt gelezen en getekend door coördinator.
Concept brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie Beoordeelde concept brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie Getekende brief met bevindingen & verzoek om
50
aanvullende informatie Verzonden brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie Besproken brief tijdens werkoverleg
15
Versturen brief
Bedrijfsbureau
RP
Getekende brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt deze en registreert de datum in Navision.
16
Bespreken opgestelde brief met bevindingen
Beheerder
RP
Brief met bevindingen & verzoek om aanvullende informatie
De beheerder kan de brief voor het werkoverleg agenderen om bevindingen tijdens de controle te bespreken en terug te koppelen.
RP
Aanvullende informatie (Deels) ingevulde checklisten
Volledig ingevulde checklisten
Standaard format bevindingen
De beheerder en de medewerker financiën gebruiken de ontvangen informatie om de checklist volledig te maken. Deze informatie wordt vastgelegd in Navision. De beheerder stelt samen met de medewerker financiën het Rapport van Bevindingen op zodat gemaakte afspraken, uit te voeren acties en bevindingen zijn vastgelegd en bij een volgende controle kunnen worden gecheckt. Bijzondere controle bevindingen worden vermeld in het evaluatie overleg.
Rapport van Bevindingen Eventueel onregelmatigheidsmelding
Verwerken aanvullende informatie 17 Verwerken aanvullende Beheerder informatie Medewerker financiën 18 Bevindingen vastleggen Beheerder
Financiën RP
Medewerker Financiën Concern controller
Het rapport van bevindingen wordt ondertekend door de beheerder en de concern controller. Het Rapport van Bevindingen wordt ondertekend door de concerncontroller. N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag worden enkel in het systeem gewijzigd. (Zie proces vaststellen kwartaalrapportage programma) Afronden controle 19 Opstellen eindbrief
Beheerder
RP
Volledig ingevulde checklisten
20
Controle eindbrief
Hoofd Programma
RP
Concept eindbrief afloop controle
De beheerder stelt een eindbrief op over de afloop van de controle en de conclusies en eventuele gevolgen. Brief wordt door coördinator gecontroleerd, en getekend.
21
Versturen brief
Bedrijfsbureau
RP
Getekende eindbrief afloop controle
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt deze en registreert de datum in Navision.
51
Concept eindbrief afloop controle
Getekende eindbrief afloop controle
Verzonden eindbrief afloop
22
Archiveren stukken
Bedrijfsbureau
RP
Gebruikte checklisten Opgestelde brieven Dossier
52
De brieven en de checklisten worden digitaal opgeslagen, eventuele bijlagen worden in het dossier ingebonden.
controle Gearchiveerde stukken
Opstellen planning controles ter plaatse voor het komende jaar 1 Opstellen analyse en selectiemethodiek 2 Planning maken voor de controle ter plaatse. Aanschrijven eindbegunstigde 3 Op basis van de planning wordt een project aangeschreven 4 Project op programmalijst controle ter plaatse zetten Voorbereiden controle ter plaatse 5 Voorbereiding controle 6 Opstellen brief 7 Vooroverleg 8 Controle brief 9 Versturen brief Uitvoeren controle ter plaatse 10 Controle ter plaatse Uitwerken bevindingen controle 11 Terugkoppelen bevindingen 12 Opstellen brief voor eindbegunstigde 13 Beoordelen concept brief bevindingen 14 Controle brief 15 Versturen brief 16 Bespreken opgestelde brief met bevindingen Verwerken aanvullende informatie 17 Verwerken aanvullende informatie 18 Bevindingen vastleggen Afronden controle 19 Opstellen eindbrief 20 Controle eindbrief 21 Versturen brief 22 Archiveren stukken
Medewerker financiën
Bedrijfsbureau
Hoofd Programma's
Activiteit
Concern controller
Nr.
Beheerder
TBV-matrix
Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren Uitvoeren
Controleren
Uitvoeren Uitvoeren Controleren Uitvoeren
Uitvoeren
Uitvoeren
Uitvoeren Uitvoeren
Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren
Uitvoeren Uitvoeren Registeren
Uitvoeren Uitvoeren
Controleren
Uitvoeren Beschikken Uitvoeren Bewaren
53
Niveau:
Project
Proces:
AO4-Controle ter plaatse Concern Controller
Opstellen analyse & selectiemethodiek
Beheerder Planning maken voor controle ter plaatse
Beheerder Aanschrijven begunstigde
Beheerder Project op programma-lijst zetten
Beheerder Checklisten
Voorbereiden controle
Beheerder Standaard brief Opstellen brief
Beheerder/ medewerker financiën
Vooroverleg + opstellen Risico Analyse
Zie volgende pagina
54
Zie vorige pagina Concern controller Controle brief incl. Risico Analyse
Bedrijfsburo Versturen brief
Beheerder/ medewerker financiën Uitvoeren controle ter plaatse
Beheerder/ medewerker financiën Terugkoppelen bevindingen
Standaard brief
Beheerder / medewerker financiën Opstellen brief incl. Rapport van Bevindingen
Concern controller Beoordelen concept brief en Rapport van Bevindingen
Coördinator programma Controle brief
Zie volgende pagina
55
Eventueel: onregelmatigheidsmelding
Zie vorige pagina
Bedrijfsburo Versturen brief
Beheerder Bespreken brief met bevindingen
Beheerder/ medewerker financiën Verwerken aanvullende informatie
Beheerder Standaard format
Bevindingen vastleggen
Beheerder Opstellen eindbrief
Coördinator programma Controle en beschikken eindbrief Bedrijfsburo Versturen eindbrief
Bedrijfsburo Archiveren eindbrief
Einde proces
56
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO6-Eindafrekening project Hoofd UO SNN Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de eindafrekening van een project. Het resultaat van dit proces is een vastgestelde eindafrekening waarna betaling of terugvordering kan plaatsvinden. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces
Versturen verzoek eindafrekening Beoordelen eindafrekening Beoordeling door huisaccountant UO SNN Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking
Risico’s en maatregelen Risico’s Dossier langdurig bij verificatie accountant Te lange doorlooptijd Foutieve eindafrekening Stuurinformatie Prestatie-indicator Binnen drie maanden na afronding vaststellingsverzoek indienen door eindbegunstigde Afhandelingstermijn verificatieaccountant
Verbonden processen
Proceseigenaar
Rappelleren Sancties
Hoofd Programma's Hoofd Programma's
Controle maatregelen Binnen twee weken retour SNN
Norm Binnen 3 maanden
Documenten/checklisten Verzoek opstellen eindafrekening Automatische ontvangstbevestiging Checklist vaststelling subsidie Verzoek aanvullende informatie Brief ontvangst eindafrekening Brief verzoek controle accountant Vaststellingsbeschikking
57
Binnen 8 weken met mogelijkheid tot verlenging van 8 weken
Proces: eindafrekening Nr Activiteit Versturen verzoek eindafrekening 1 Herinneren aan verstrijken einddatum project
Functionaris
Afd.
Input
Omschrijving
Output
Beheerder
RP
De begunstigde dient eindstukken bij UO SNN in te leveren op het moment dat het project is afgerond (zoals aangegeven in de subsidieverleningsbeschikking). De begunstigde heeft, na afronding, 3 maanden de tijd om een vaststellingsverzoek in te dienen.
Verzoek opstellen eindafrekening
Start afhandelingstermijn van 1 week Automatische ontvangst-bevestiging
Een maand voor verstrijken einddatum project
Eén maand voor het verstrijken van de einddatum van het project, herinnert de beheerder de begunstigde aan de verplichting een eindafrekening aan te leveren. Beheerder bewaakt de termijn. Navision genereert een automatische aandachtsvestiging.
2
Ontvangst eindafrekening
Beheerder
RP
Ontvangen elektronische eindafrekening Eventuele bijlagen Binnen 3 maanden na verzoek
Indien de termijn wordt verstreken wordt gehandeld volgens het proces rappelleren De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op het moment dat er een elektronische eindafrekening is ingevuld door ‘zijn’ eindbegunstigde. De eindbegunstigde ontvangt een automatische bevestigingsmail van de beheerder.
Benodigde bijlagen worden via de post aangeleverd. Beoordelen eindafrekening 3 Beoordelen stukken bij eindafrekening
Beheerder
RP
4
5
Verzoek om aanvullende informatie
Ontvangen aanvullende informatie
Beheerder
Beheerder
RP
RP
Formulier eindafrekening Inhoudelijk eindverslag Checklist vaststelling subsidie
De beheerder beoordeelt in Navision m.b.v. checklist vaststelling subsidie alle documenten bij de eindafrekening.
Niet volledige eindafrekening
Indien niet alle stukken aanwezig zijn of als er discrepanties zijn vraagt de beheerder binnen 1 week aanvullende informatie op.
Aanvullende stukken
58
De beheerder legt de beoordeling van de stukken vast in Navision.
Start van proces rappelleren, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn. De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op het moment dat de elektronische eindafrekening is aangevuld door ‘zijn’ begunstigde of de beheerder
Beoordeelde stukken eindafrekening
Deels ingevulde checklist
Via mail verzoek om aanvullende informatie/ stukken
Beoordeelde aanvullende informatie
ontvangt de ontbrekende stukken via de post.
6
Opstellen brieven
Beheerder
RP
Beoordeelde stukken eindafrekening
Beheerder beoordeelt of de ontvangen informatie voldoende is voor het in behandeling nemen van de eindafrekening op basis van stap 3. Indien dit het geval is, zie stap 6. Indien de aanvullende informatie niet voldoende is, zie stap 4. Alle projecten kunnen ter verificatie naar de accountant gaan. Dit gebeurt wanneer de UO niet zelfstandig in staat is om een eindafrekening op alle relevante aspecten naar behoren te verifiëren. Indien hiervoor wordt gekozen, wordt er een brief geschreven, gericht aan de accountant, met het verzoek de subsidiabele kosten van de begunstigde te beoordelen.
Brief ontvangst eindafrekening t.b.v. begunstigde
Brief verzoek controle accountant tbv huisaccountant SNN incl stukken en dossier
De accountant dient binnen 1 week contact met de begunstigde op te nemen voor het maken van een afspraak. Deze afspraak dient aan UO SNN te worden gecommuniceerd.
Afhandelingstermijn accountant is 8 weken, mogelijkheid tot verlenging 16 weken
De verificatieaccountant dient binnen twee weken de stukken die hij voor het verificatieonderzoek nodig heeft uit het dossier te kopiëren, en het dossier vervolgens aan UO SNN terug te sturen.
Adviesrapport accountant
Dossier retour
Als er nog onduidelijkheden/opmerkingen bestaan dan wordt de accountant verzocht deze in de beoordeling mee te nemen. De brief wordt inclusief het dossier opgestuurd of de accountant krijgt toegang tot Navision. Indien het dossier wordt opgestuurd, wordt de groene kaart ingevuld, zodat duidelijk is waar het dossier zich bevindt. Indien de accountant wordt ingeschakeld ontvangt de begunstigde een brief waarin staat vermeld dat zijn verzoek tot eindafrekening is ontvangen en dat de accountant van SNN binnen 1 week contact zal opnemen voor het maken van een afspraak. Beoordeling door accountant UO SNN 7 Inhoudelijk beoordelen alle Verificatie stukken project accountant
Brief verzoek controle accountant Dossier
De verificatieaccountant beoordeelt de stukken aan de bij de beschikking afgegeven voorwaarden. De eindafrekening vindt plaats op basis van de
59
daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten. De definitieve bijdrage kan daarbij niet hoger zijn dan in de beschikking is aangegeven. Indien de subsidiabele kosten lager zijn uitgevallen dan wordt de bijdrage evenredig aangepast. De accountant stelt een adviesrapport op met bevindingen. Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking 8 Opstellen concept Beheerder vaststellingsbeschikking
RP
Checklist (zie stap 3) Adviesrapport accountant Dossier
De beheerder beoordeelt het adviesrapport van de verificatieaccountant. Op basis van de beoordeling van de verificatieaccountant en de eigen bevindingen stelt de beheerder een concept vaststellingsbeschikking op. De beheerder gebruikt hierbij de checklist. De beheerder parafeert de checklist in Navision. Beheerder voert in Navision in: indicatoren, totale kosten, subsidiabele kosten, totale financiering door SNN & andere partijen, concept vaststelling. (brief gegevens).
Volledig ingevulde checklist Concept vaststellingsbeschikkin g Adviesrapport accountant Dossier Eventueel onregelmatigheidsmelding
N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag worden enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces vaststellen kwartaalrapportage programma) 9
10
Controleren concept vaststellingsbeschikking
Hoofd Programma
RP
Ondertekenen vaststellingsbeschikking
Directeur UO SNN
D
Concept vaststellingsbeschikking
Het hoofd controleert de concept vaststellingsbeschikking, controleert & parafeert de checklist in Navision. Bij onduidelijkheden/ opmerkingen wordt met de beheerder overlegd.
Gecontroleerde concept vaststelling Accountantsadviesrapport Mandaatbesluit
De directeur tekent de vaststellingsbeschikking op basis van zijn bevoegdheid zoals omschreven in het mandaatbesluit en accordeert in Navision.
De fysieke stukken gaan naar het bedrijfsbureau.
Gecontroleerde checklist Gecontroleerde concept vaststellingsbeschikking Ondertekende vaststellingsbeschikking Opdracht bedrijfsbureau
Het accorderen van de beschikking in het systeem is de aanleiding voor de start van het proces betaalopdracht dan wel invorderen van gedane betalingen 11
Versturen vaststellingsbeschikking
Bedrijfs-bureau
BB
Ondertekende vaststellings-
60
Bedrijfsbureau verstuurt de vaststellings-beschikking naar begunstigde en legt de datum vast in Navision.
Verstuurde vaststellings-
beschikking
Een kopie gaat naar de afdeling financiën en control van de provincie Groningen.
Versturen verzoek eindafrekening 1 Herinneren aan verstrijken einddatum project 2 Ontvangst eindafrekening Beoordelen eindafrekening 3 Beoordelen stukken bij eindafrekening 4 Verzoek om aanvullende informatie 5 Ontvangen aanvullende informatie 6 Opstellen brieven Beoordeling door accountant UO SNN 7 Inhoudelijk beoordelen alle stukken project Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking 8 Opstellen concept vaststelling/eindafrekening 9 Controleren concept vaststelling 10 Ondertekenen vaststelling
Uitvoeren Registeren Controleren Uitvoeren Registeren Uitvoeren Controleren Uitvoeren Controleren Beschikken
61
Bedrijfsbureau
Directeur
Hoofd Programma' s
Activiteit
Accountant
Nr.
Beheerder
TBV-matrix
beschikking
11
Versturen vaststellingsbeschikking
Uitvoeren
62
Niveau:
Project
Proces:
AO6-Eindafrekening project Beheerder Herinneren aan verstrijken einddatum Proces Rappelleren Beheerder Ontvangst eindafrekening
Beheerder Checklist
Beoordelen stukken eindafrekening Beheerder Verzoek aanvullende informatie Beheerder Opstellen brieven
Accountant Inhoudelijke beoordeling accountant UO SNN
Beheerder Opstellen concept vaststellingsbeschikking
Zie volgende pagina
63
Eventueel: onregelmatigheidsmelding
Zie vorige pagina
Hoofd Controleren concept vaststellingsbeschikking
Directeur Ondertekenen vaststellingsbeschikking
Bedrijfsburo Versturen vaststellingsbeschikking
Einde proces
64
2.2.5
Verwerking van verzoeken tot terugbetaling
De procedures voor het verwerken van verzoeken tot terugbetaling en betalingen aan begunstigden (artikel 22, lid d, van Verordening 1828/2006 staan beschreven in de processen “Bevoorschotting projecten” (zie 2.2.4) en “Invordering gedane betalingen”, dat hieronder wordt weergegeven. De procedures voor de ontvangt, verificatie en validatie van verzoeken tot terugbetaling staan naast deze twee processen nog beschreven in het proces “Eindafrekening projecten” (zie 2.2.4). Dezelfde procesbeschrijvingen geven inzicht in de procedure voor toestemming, uitvoering en verantwoording van betalingen aan begunstigden, alsmede welke instantie elke stap van de procedure uitvoert. De daadwerkelijke betaling wordt uitgevoerd door de provincie Groningen. De procesbeschrijving staat hieronder vermeld. Bij het opstellen van elk proces is rekening gehouden met een gedegen functiescheiding. Zie hiervoor ook de matrix die achter elk proces is gevoegd. Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO10-Invorderen van gedane betalingen Concern controller Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben het terugvorderen van gedane betalingen ten behoeve van het OP. Het resultaat van dit proces is een teruggevorderd geldbedrag. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces n.v.t.
65
Verbonden processen
Proceseigenaar
Concern controller
Eindafrekening project
Proces: Invorderen gedane betalingen Nr. Activiteit Functionaris
Afd.
Input
Omschrijving
Output
1
BB
Projectdossier Brief van beheerder regioprogramma’s
Na accorderen van beschikking door bevoegde (Directeur en/of Hoofd Programma's) ontvangt het bedrijfsbureau de opdracht tot het aanmaken van een vordering (proces eindafrekening project).
Brief vordering verzonden Kopiebrief in projectdossier Kopie brief naar cluster financiën
Verzenden brief vordering
2
Ontvangen kopie brief vordering
3 4
5 6
7
Bedrijfsbureau
Fin
Ontvangen kopie brief vordering
Medewerker beheer en financiën Provincie Groningen
Na zes weken voortgang vordering controleren
Medewerker beheer en financiën
Fin
Het bedrijfsbureau maakt in Navision een brief aan, maakt een kopie voor de medewerker financiën en een kopie voor provincie Groningen en verzendt de brief vorderingen aan de eindbegunstigde. Kopie brief van de vordering vastleggen in vorderingenbestand en de vordering beheren.
Kopie brief vordering Kopie brief vordering
De vordering wordt door de crediteurenadministratie bij de provincie Groningen verwerkt (proces Betaalopdracht AO7). Controleren of de vordering is ontvangen. Indien dit het geval is betaaldatum toevoegen aan vorderingenbestand. Indien dit niet het geval is bekijken of er een bezwaarschrift is ingediend. Bij indiening bezwaarschrift vordering laten liggen tot bezwaar is behandeld. Na behandeling bezwaar (eventueel) vorderingsprocedure verder volgen. Wanneer er geen bezwaar is ingediend en niet betaald is een herinneringsbrief opstellen.
6 weken Vorderingen bestand Kopie brief vordering
NB: Bij indienen bezwaar krijgt de vordering géén opschortende werking Begunstigde heeft de keus wel of niet te betalen Bij niet betalen wordt de wettelijke rente vanaf moment vordering in rekening gebracht Tekenen herinneringbrief.
Tekenen brief herinnering Brief herinnering verzenden
Concern controller Medewerker beheer en financiën
Fin
Concept herinnering brief
Fin
Getekende herinneringsbrief
Na vier weken voortgang vordering
Medewerker beheer en
Fin
Vorderingen bestand. Kopie brief herinnering.
66
Vordering in vorderingen-bestand. Kopie brief in dossier Vordering in grootboek verwerkt Concept herinnering brief. Bijgewerkt vorderingen bestand.
Verzenden herinneringsbrief naar eindbegunstigde. Verzending vastleggen in vordering bestand.
De medewerker controleert of vordering is ontvangen. Indien dit het geval betaaldatum toevoegen aan
Getekende herinneringsbrief Verzonden herinneringsbrief Vorderingen bestand bijgewerkt Concept aanmaningsbrief.
8 9
10
controleren
financiën
Tekenen brief aanmaning Brief aanmaning verzenden
Concern controller Bedrijfsbureau
Fin
Concept aanmaningsbrief
BB
Getekende aanmaningsbrief
Na vier weken voortgang controleren
Medewerker beheer en financiën
Fin
11
Tekenen brief aan deurwaarder
Concern controller
12
Brief deurwaarder verzenden
Bedrijfsbureau
Contact deurwaarder
Medewerker beheer en financiën
13
14
Vordering afhandelen
Provincie Groningen
Vorderingen bestand Kopie brief aanmaning
Fin
Concept brief deurwaarder
BB
Getekende brief deurwaarder.
Bedrijfsbureau verzendt de aanmaningsbrief naar begunstigde.
Verzending vastleggen in vorderingenbestand De medewerker controleert of de vordering is ontvangen. Indien dit het geval is betaaldatum toevoegen aan vorderingenbestand. Indien dit niet het geval is de vordering uit handen geven. Concept opdrachtbrief voor deurwaarder opstellen. De concern controller tekent de brief opdracht deurwaarder.
Fin
vorderingenbestand. Indien dit niet het geval is een aanmaningsbrief opstellen. De concern controller tekent de aanmaningsbrief.
Vorderingenbestand Kopie brief deurwaarder
67
Verzenden incasso-opdracht naar deurwaarder. Verzending vastleggen in vorderingenbestand
Contact houden over de stand van zaken. Voortgang rapporteren aan concerncontroller.
Proces heeft drie mogelijke uitkomsten: betaling begunstigde betalingsregeling door concern controller met begunstigde afgesproken Juridische stappen tegen eindbegunstigde. In afstemming met afdeling juridische zaken overdragen naar externe huisadvocaat. Indien de begunstigde de vordering heeft betaald, of de concern controller besluit de vordering te laten vervallen, wordt dit door de crediteurenadministratie van de provincie Groningen verwerkt
betaling begunstigde brief concern controller
Bijgewerkt vorderingen bestand. Getekende aanmaningsbrief. Verzonden aanmaningsbrief Vorderingen bestand bijgewerkt Concept brief deurwaarder Bijgewerkt vorderingen bestand. Getekende brief opdracht deurwaarder Verzonden brief deurwaarder. Vorderingen bestand bijgewerkt Bijhouden vorderingen bestand
Vordering verwerkt
Verzenden brief vordering
Uitvoeren
2 3 4
Ontvangen kopie brief vordering Ontvangen kopie brief vordering Na zes weken voortgang vordering controleren Tekenen brief herinnering Brief herinnering verzenden Na vier weken voortgang vordering controleren Tekenen brief aanmaning Brief aanmaning verzenden Na vier weken voortgang controleren Tekenen brief aan deurwaarder Brief deurwaarder verzenden Contact deurwaarder Vordering afhandelen
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Proces betaalopdracht (definitief)
Provincie Groningen
1
Concern controller
Activiteit
Medewerker financiën
Nr.
Medewerker Bedrijfs bureau
TBV-matrix
Registreren Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren Controleren Uitvoeren
68 van 118
Niveau:
Project
Proces:
AO10-Invorderen van gedane betalingen Medewerker bedrijfsbureau Brief vordering verzenden
Medewerker Financiën Ontvangen vorderingsbrief rehgistreren
Provincie Groningen verwerken van de vordering
Medewerker Financiën Voortgang vordering controleren
Concern Controller
Proces betaalopdracht (definitief)
Tekenen herinneringsbrief
69 van 118
Niveau:
Project
Proces:
Invordering gedane betalingen Zie vorige pagina
Medewerker Financiën Opstellen concept aanmaningsbrief
Concern Controller Tekenen aanmaningsbrief
Medewerker Bedrijfsbureau Aanmaniongsbrief verzenden
Medewerker Financiën Voortgang controleren
Medewerker Financiën Opstellen Proces betaalopdracht (definitief) concept brief deurwaarder
70 van 118
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum: Auteur:
AO7-Betaalopdracht Hoofd UO SNN Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling . Het resultaat van dit proces is een juiste en tijdige betaling. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces n.v.t.
Verbonden processen
Proceseigenaar
Bevoorschotting project Eindafrekening project Bewaken financiële en inhoudelijke voortgang projecten
Concern controller Concern controller Concern controller
Documenten/checklisten Betaalopdracht
Proces betaalopdracht (definitief)
71 van 118
Proces: Betaalopdracht Nr Activiteit
Functionaris
Afd.
Input
Omschrijving
Output
1
Bedrijfsbureau
BB
Na accorderen van beschikking door bevoegde (Hoofd programma's en/of Directeur) ontvangt het bedrijfsbureau de opdracht tot het aanmaken van een betaalopdracht.
Aangemaakte betaalopdracht
Getekende betaalopdracht
Verstuurde betaalopdracht.
Verstuurd betaalbestand
Betaling verricht
Bestand gedane betalingen
Bestand OK Bestand met foutmelding
Fout opgelost
Opstellen betaalopdracht
2
Beoordelen betaalopdracht
Concern controller
Fin
Voorschotbeschikking Bijlagen
Het bedrijfsbureau maakt een digitale betaalopdracht aan en vult hierop boekstuknummer en grootboeknummer in. De concern controller ontvangt digitaal een verzoek tot beoordeling van een betaalopdracht.
Verwerkte Betaalopdracht
De concern controller beoordeelt de digitale betaalopdracht en controleert het bankrekeningnummer en accordeert in Navision de betaalopdracht.
3
Versturen betaalopdracht
Bedrijfsbureau
BB
Getekende betaalopdracht
4
Versturen betaalbestand
Medewerker financiën
Fin
Geaccordeerde betaalopdracht
5
Betalen
Provincie
Verstuurd betaalbestand Verstuurde betaalopdracht
6
Versturen betaaloverzicht
Provincie
7
Inlezen bestand
Medewerker financiën
8
Behandelen foutmelding
Medewerker financiën
Betaling verricht
Fin
Bestand gedane betalingen
Fin
Foutmelding
De concerncontroller print betaalopdracht uit en tekent deze. Het bedrijfsbureau verstuurt de betaalopdracht naar de Provincie Groningen en noteert de datum in Navision. De medewerker financiën maakt van de betaalopdrachten een betaalbestand en verstuurt dit wekelijks naar afdeling financiën en control van provincie Groningen De provincie leest het betaalbestand in haar systeem en vergelijkt dit met de ondertekende brief van de concerncontroller. Indien dit overeenstemt wordt er betaald. De provincie maakt een bestand aan met een overzicht van gedane betalingen en stuurt dit naar SNN De medewerker financiën leest het bestand in Navision in. Indien de bedragen niet overeenstemmen met het verstuurde betaalbestand, geeft Navision een foutmelding. De medewerker financiën behandelt de foutmelding en kijkt waar de fout ligt. Fout wordt dienovereenkomstig opgelost
Kwartaalbericht
72
9
Controle kwartaalbericht
Medewerker financiën
Fin
Kwartaalbericht
10
Beoordelen controle
Fin
11
Archiveren documenten
Concern controller Medewerker
Fin
Gecontroleerd kwartaalbericht Geaccordeerd kwartaalbericht
De medewerker financiën ontvangt elk kwartaal van de provincie Groningen een bericht waarin alle gedane betalingen staan vermeld. Deze betalingen worden nogmaals gecontroleerd. De Concerncontroller accordeert het gecontroleerde kwartaalbericht . De medewerker financiën archiveert het kwartaalbericht.
TBV-matrix
73
Gecontroleerd kwartaalbericht
Geaccordeerd kwartaalbericht Gearchiveerde stukken
1 Opstellen betaalopdracht 2 Beoordelen betaalopdracht 3 Versturen betaalopdracht 4 Verzenden betaalbestand 5 Betalen 6 Versturen betaaloverzicht 7 Controleren betaaloverzicht 8 Behandelen foutmelding Kwartaalbericht 9 Controle kwartaalbericht 10 Accorderen kwartaalbericht 11 Archiveren kwartaalbericht
Provincie Groningen
Concern controller
Activiteit
Medewerker financiën
Bedrijfsbureau
Nr.
Uitvoeren Beschikken Uitvoeren Uitvoeren Controleren Uitvoeren Controleren/ Uitvoeren Controleren/ Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren
2.2.6 Beschrijving van de wijze waarop informatie door de managementautoriteit aan de certificeringsautoriteit wordt doorgegeven In de processen “Bevoorschotting programma” en “eindafrekening programma” wordt beschreven op welke wijze informatie over het programma wordt opgesteld en wordt doorgegeven aan de certificeringsautoriteit. Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
AO11-Bevoorschotting Operationeel Programma / Koers Noord Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling van tussentijdse betaalaanvragen ten behoeve van het OP. Het resultaat van dit proces is een juiste en tijdige betaling van de tussentijdse betaalaanvragen. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces
Verbonden processen
Proceseigenaar
74
Opstellen prognose van te verwachten betaalaanvraag Bevoorschotten en tussentijdse betaalaanvragen
Risico’s en maatregelen Risico’s Te laat aanvragen voorschot kan leiden tot (fors) renteverlies
Controle maatregelen Bewaken voortgang
Documenten/ Checklisten Checklist administratieve controle voortgangsrapportage
75
Hoofd Programma's
Proces: Bevoorschotting programma Nr Activiteit Functionaris Afd. Opstellen prognose van te verwachten betaalaanvraag 1 Opstellen prognose Financieel Financiën manager 2
3
Autorisatie voorlopige raming
Hoofd Programma's
RP Financiën
Versturen voorlopige raming naar EC
Concern controller Financieel manager
Financiën
Input
Omschrijving
Output
Jaarlijks voor 30 april
Concept voorlopige raming
Concept voorlopige raming
Jaarlijks stelt de financieel manager uiterlijk voor 30 april een voorlopige raming van vermoedelijke betaalaanvraag op. De coördinator programma en concern controller autoriseren de voorlopige raming.
Geautoriseerde voorlopige raming
Geautoriseerde voorlopige raming
De financieel manager verstuurt na autorisatie de voorlopige raming naar de EC.
Voorlopige raming bij EC Afschrift naar CvT
Het CvT ontvangt een afschrift van de voorlopige raming. Bevoorschotten en tussentijdse betaalaanvragen 4 Controleren Financieel Financiën uitgavenstaat manager afkomstig uit Navision
Twee- of driemaal per jaar Artikel 60 verordening 10832006 Voortgangsrapportages projectniveau Onregelmatigheidsmelding Controleverslag Auditautoriteit Voorgaande tussentijdse betaalaanvraag Managementrapportages Externe auditverslagen Checklist administratieve controle voortgangsrapportage
76
De betaalverplichting voor het programma wordt door de EC aangegaan op het moment dat het programma is goedgekeurd. Na goedkeuring van het programma wordt 2% in 2007 en 3% in 2008 als voorfinanciering uitbetaald. In 2009 is een extra werkvoorschot ontvangen van 2,5%. De verdere tussentijdse betaalaanvraag worden door de EC betaald op basis van de werkelijk betaalde en gecertificeerde uitgaven. Conform de verordening genereert de managementautoriteit twee- of driemaal per jaar (MA) een uitgavenstaat uit het systeem. Op deze staat worden de subsidiabele projectbestedingen geaggregeerd per prioritaire as. De frequentie is afhankelijk van het totaal niveau van bestedingen. De financieel manager controleert de concept uitgavenstaat op rechtmatigheid. Na controle berekent de financieel manager het tussentijdse betalingsbedrag en stelt de bij de aanvraag behorende borgingsverklaring op.
Concept uitgavenstaat Ondertekende checklist administratieve controle voortgangsrapportage Concept borgingsverklaring
5
Autoriseren concept uitgavenstaat
Hoofd Programma
RP
Concern controller
Financiën
Concept uitgavenstaat Ondertekende checklist tussentijdse betaalaanvraag Concept aanvraag tussentijdse betaalaanvraag
Financieel manager
6
7
8
Certificeren uitgavenstaat
CA
Ontvangen notificatie van CA
Hoofd programma
Ontvangst tussentijdse betaling
Afdeling financiën en control Groningen
N.B.: naar aanleiding van gedane bevindingen wordt een eventueel teveel aan eerder ontvangen bedragen van EC gecorrigeerd in de uitgavenstaat. Het hoofd programma's en de concern controller autoriseren de concept uitgavenstaat. De concern controller parafeert de checklist en ondertekent de bijbehorende borgingsverklaring. Het CvT ontvangt een afschrift van de uitgavenstaat.
Na indienen van de betaalaanvraag in het MSF verzend de financieel manager de gescande status van de aanvraag (uitgavenstaat te beoordelen door CA) naar het hoofd programma's de concerncontroller en de provincie Groningen.
RP
Uitgavenstaat in het MSF borgingsverklaring in het MSF
CA toetst de uitgavenstaat.
Notificatie
Van de CA ontvangt de MA een notificatie.
Bij goedkeuring gaat EC over tot tussentijdse betaling. Bij afkeuring wordt de MA via de CA verzocht de uitgavenstaat en bijbehorende borgingsverklaring na correctie opnieuw aan te leveren of aanvullende informatie te verschaffen. Wanneer EC de uitgavenstaat heeft goedgekeurd ontvangt de CA de gelden. CA stuurt de gelden binnen 48 uur door naar de provincie Groningen.
Gelden
Indien gelden ontvangen worden bij de provincie Groningen, verwerkt afdeling financiën & control deze in de administratie en stuurt een kopie van het bankafschrift (EFRO fonds) naar UO SNN.
TBV-matrix
77
Uitgavenstaat Geparafeerde checklist Ondertekende borgingsverklaring Ontvangstbevestiging (status ter beoordeling door CA in MSF)
Gecertificeerde uitgavenstaat Ondertekende borgingsverklaring Tussentijdse uitbetaling
Bankafschrift
Opstellen prognose van te verwachten betalingsaanvragen 1 Opstellen prognose Uitvoeren 2 Autorisatie voorlopige raming Controleren 3 Versturen voorlopige raming naar CA Uitvoeren Bevoorschotten 4 Controleren uitgavenstaat Controleren 5 Autoriseren concept uitgavenstaat en Controleren borgingsverklaring 6 Certificeren uitgavenstaat 7 Ontvangen notificatie van CA Uitvoeren 8 Ontvangst tussentijdse betaling
Financiën & control Provincie Groningen
EC
CA
Concern controller
Hoofd programma
Activiteit
Financieel manager
Nr.
Controleren
Controleren Controleren Beschikken Uitvoeren
78
Niveau:
Programma
Proces:
AO11-Bevoorschotting programma Financieel manager Opstellen prognose betaalaanvraag
Hoofd programma /Concern Controller Autorisatie voorlopige raming
Financieel manager Versturen voorlopige raming aan EC
Financieel manager Checklist Opstellen & controleren uitgavenstaat en borgingsverklaring
Hoofd programma /Concern Controller Autorisatie concept uitgavenstaat en borgringsverklaring
CA Certificeren uitgavenstaat
Hoofd programma Ontvangst notificatie CA Provincie Groningen Ontvangst tussentijdse betaling Einde proces
79
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum: Auteur:
AO14-Eindafrekening Operationeel Programma/ KoersNoord Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de eindafrekening van het Operationeel Programma. Het resultaat van dit proces is een vastgestelde eindafrekening. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces N.v.t.
Verbonden processen Vaststellen jaarverslag Operationeel Programma Vaststellen algemeen jaarverslag SNN
80
Proceseigenaar Hoofd Programma's Hoofd Programma's
Proces: eindafrekening programma Nr Activiteit Functionaris 1 Opstellen eindverslag Hoofd programma
2
Opstellen aanvraag eindbetaling
Hoofd programma
Afd. RP
RP
Input Jaarverslag EFRO
3
Opstellen advies
UO SNN
4
Beoordelen advies
5
Vaststellen rapportages
Werkgroep programmabeheer CvT DB SNN
Ondertekenen aanvraag om eindbetaling
Voorzitter DB
Versturen aanvraag om betaling
Bedrijfsbureau UO SNN
6
7
Secretaris DB BB
8
Certificeren
CA
Omschrijving Het hoofd programma's verantwoordt de werkzaamheden binnen het programma in een eindverslag. Dit is het laatste jaarverslag EFRO (zie proces opstellen jaarverslag).
Concept eindverslag + accountantsverklaring Aanvraag tot betaling van het eindsaldo en een Concept uitgavenstaat (proces bevoorschotten) Concept aanvraag om eindbetaling Advies t.b.v. DB Concept aanvraag om eindbetaling Concept eindverslag + accountantsverklaring Concept aanvraag om betaling van het eindsaldo en een Concept uitgavenstaat. (proces bevoorschotting) Aanvraag om eindbetaling
De huisaccountant resp. de Audit Autoriteit beoordeelt het concept eindverslag en geeft de bijbehorende accountantsverklaring af. Nadat alle projecten die onderdeel uitmaken van het programma financieel en inhoudelijk zijn afgerond kan de aanvraag om eindbetaling worden opgemaakt ten behoeve van EC. De aanvraag om eindbetaling dient voor 31-3-2017 ingediend te worden. UO SNN stelt een advies op t.b.v. het DB De werkgroep programmabeheer beoordeelt het advies en stemt hiermee in. Het DB biedt het verslag en de concept-aanvraag aan het CvT aan.
Concept aanvraag om eindbetaling
Advies t.b.v. DB
Concept aanvraag om eindbetaling Advies t.b.v. DB Eindverslag + accountantsverklaring Uitgavenstaat en een aanvraag om eindsaldo(proces bevoorschotten) Ondertekende aanvraag om eindbetaling
Het CvT stelt de rapportages formeel vast.
De voorzitter DB en secretaris DB van het SNN
ondertekenen de aanvraag om betaling.
Ondertekende aanvraag om betaling Eindverslag + accountantsverklaring Uitgavenstaat (proces bevoorschotten) Aanvraag om eindbetaling
Bedrijfsbureau UO SNN verzendt de digitale rapportages en de ondertekende aanvraag om betaling naar de certificeringsautoriteit (CA) ter certificering. Dit gebeurt vanuit Navision naar de MSF Monitor.
Ondertekende aanvraag
De CA toetst de ontvangen rapportages.
81
Output Concept eindverslag Accountantsverklaring Verklaring Audit autoriteit
Ontvangstbevestiging
Rapportages
Na ontvangst van de rapportages ontvangt de coördinator een ontvangstbevestiging van de CA.
rapportages
9
10
Ontvangen notificatie van CA
Hoofd programma
Ontvangst betaling
Afdeling financiën en control provincie
RP
om betaling Eindverslag + accountantsverklaring Uitgavenstaat (proces bevoorschotten) Aanvraag om eindbetaling Notificatie
Van de CA ontvangt de MA een notificatie.
Goedkeuring rapportages en afwikkelen aanvraag betaling
Kopie bankafschrift
Bij goedkeuring gaat EC over tot slotbetaling. Bij afkeuring wordt de MA via de CA verzocht de rapportage(s) na correctie opnieuw aan te leveren of aanvullende informatie te verschaffen.
EC kan besluiten om het programma te auditen. Wanneer EC de vereiste rapportages heeft goedgekeurd ontvangt de CA de gelden. CA stuurt de gelden door naar de provincie Groningen.
Gelden
gecertificeerd naar EC Verzoek om correctie rapportage(s)
Indien gelden ontvangen worden bij de provincie Groningen, verwerkt afdeling financiën en control deze in de administratie en stuurt een kopie van het bankafschrift (EFRO fonds) naar UO SNN.
2 3 4 5 6
Uitvoeren
Controleren
AA Controleren
Uitvoeren Uitvoeren Controleren Beschikken Uitvoeren
82
financiën en control provincie groningen
Voorzitter Secretaris
CvT/ DB SNN
Accountant
Opstellen eindverslag Opstellen aanvraag eindbetaling Opstellen advies Beoordelen advies Vaststellen rapportages Ondertekenen aanvraag om
CA
1
Werkgroep programmabeheer
Activiteit
UO SNN
Nr.
Hoofd programma
TBV-matrix
7 8 9 10
eindbetaling Versturen aanvraag om betaling Certificeren rapportages Ontvangen notificatie van CA Ontvangst betaling
Uitvoeren Beschikken Uitvoeren Bewaren
83
Niveau:
Programma
Proces:
AO14-Eindafrekening programma Hoofd programma Opstellen eindverslag
Hoofd programma Opstellen aanvraag eindbetaling
UO SNN
Opstellen advies
Werkgroep programmabe heer Beoordelen advies
CvT/DB Vaststellen rapportages
Voorzitter & secretaris SNN Ondertekenen aanvraag eindbetaling
Zie volgende pagina
84
Zie vorige pagina
Hoofd Programma’s Versturen aanvraag eindbetaling
CA Certificeren rapportages
Hoofd programma Ontvangst notificatie van CA
Prov. Gron. Ontvangst betaling
Einde proces
85
2.2.7.
Door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit die op het operationeel
programma van toepassing zijn Door middel van de Regeling van de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie van 12 november 2007 artikel 10, evenals de toelichting daarop, zijn de door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit vastgelegd (zie bijlage 2, H, blz. 78) 2.3 Wanneer dezelfde instantie als beheers- en certificeringsautoriteit is aangewezen, beschrijf dan hoe de functiescheiding gewaarborgd is Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is aangewezen als managementautoriteit. De Dienst Regelingen van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is aangewezen als certificeringautoriteit. Hierdoor is een optimale functiescheiding gewaarborgd. 2.4
Overheidsopdrachten, staatssteun, gelijke kansen en milieuvoorschriften
2.4.1
Voorlichting en aanwijzingen over de toepasselijke regels (datum en referentie)
Het SNN gebruikt voor het beoordelen en controleren op de toepasselijke regels de checklists zoals deze door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie zijn opgesteld. Deze zijn als bijlage 3 bij deze AO gevoegd. Deze checklists maken onderdeel uit van het toetsingskader dat de managementautoriteit hanteert bij de beoordeling van projecten. Dit toetsingskader is ook geplaatst op de website van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (www.snn.eu). De algemene voorwaarden van het SNN zijn op de website te raadplegen, worden in het proces beschikken aanvragen met de begunstigde doorgenomen, en worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en meegegeven 2.4.2
Maatregelen om ervoor te zorgen dat de geldende voorschriften worden nageleefd
Voorschriften omtrent aanbestedingen en staatssteun worden gedurende het proces, bij elke verificatiestap getoetst met behulp van standaard hiervoor beschikbare checklists (zie 2.4.1.). Voorschriften omtrent milieu en gelijke kansen worden gedurende het proces van beschikken aanvragen getoetst. Zie hiervoor het proces zoals beschreven in paragraaf 2.2.3.
2.5 Controlespoor 2.5.1
Beschrijving van de wijze waarop de voorschriften van artikel 15 (van verordening
1828/2006 zullen worden toegepast voor het programma en/of afzonderlijke prioriteiten De procesbeschrijvingen zijn zodanig ingericht dat een controlespoor te volgen is. Het ICT systeem Navision dat hierbij gebouwd is volgt de procesbeschrijvingen tot in detail. Alle handelingen in het systeem worden in logbestanden opgeslagen. Daarnaast is er een projectdossier waarin alle relevante documenten zijn gearchiveerd. Het ICT systeem Navision werkt met een ingebouwde workflow waarin taken na fiattering door geautoriseerden aan de juiste medewerkers worden toebedeeld. Deze verankering van de werkprocessen in het Navision- systeem maakt het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totale bedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsautoriteit, de managementautoriteit en de begunstigden met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde projecten. De betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde kan worden geverifiëerd, evenals de toepassing van de door het Comité van Toezicht vastgestelde selectieciteria. Gecombineerd met het projectdossier bevat het Navision-systeem voor elk project, voor zover van toepassing, de technische specificaties, het financieringsplan, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, voortgangsverslagen, artikel 13 risico analyses en rapporten van bevindingen en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits. 2.5.2
Instructies in verband met het bewaren van bewijsstukken door begunstigden (datum en
referentie) In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008)., zoals door SNN opgesteld, staan de plichten en verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Hierin staat tevens de termijn en
86
de wijze waarop bewijsstukken gedocumenteerd moeten blijven voor controles. SNN baseert zich hierbij op de termijn zoals door EG aangegeven (art. 90 Verordening 1083/2006). De algemene voorwaarden zijn ten eerste op de website te raadplegen, worden in het proces beschikken aanvragen met de eindbegunstigde doorgenomen, en worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en meegegeven. Zie hiervoor tevens het proces beschikken aanvragen (paragraaf 2.2.3.). 2.5.3
Lijst met namen en adressen
In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008) is tevens aangegeven op welke wijze de bewijsstukken dienen te worden aangeleverd voor verificatie. Deze bewijsstukken worden in een dossier gearchiveerd en op deze wijze tot één document waarin alle bewijsstukken en relevante bescheiden staan. Ook zijn via systeeminformatie digitale lijsten van elk project beschikbaar.
2.5.4
Authenticiteit van de bewaarde documenten
In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008)., zoals door SNN opgesteld, staan de plichten en verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Hierin staat tevens de wijze waarop bewijsstukken aangeleverd en gedocumenteerd moeten worden voor controles. SNN baseert zich hierbij op de voorschriften zoals door EG aangegeven (art.90 Verordening 1083/2006). De nationale wettelijke vereisten zijn lichter dan de Europese eisen. 2.6.
Onregelmatigheden en terugvorderingen
2.6.1.
Melding en correctie van onregelmatigheden, registratie van schulden, en terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen
Conform artikel 28 van verordening (EG) nr. 1828/2006 moet de Europese Commissie door de lidstaten binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal worden ingelicht over onregelmatigheden waarmee EUR 10.000 of meer is gemoeid en waarvoor een eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling is opgemaakt. Anderzijds bepaalt artikel 36 van dezelfde verordening dat onregelmatigheden die betrekking hebben op ten laste van de communautaire begroting komende bedragen van minder dan EUR 10.000, aan de managementen de certificeringsautoriteit worden meegedeeld om in de boekhouding te worden opgenomen zoals bedoeld in artikel 61, punt f), van verordening (EG) nr. 1083/2006. Het convenant die tussen de MA, CA, AA en het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie als verantwoordelijke vanuit de lidstaat bepaalt: 1. 2. 3.
De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie stelt een instructie op over de melding van onregelmatigheden. De bij dit convenant betrokken partijen voeren de instructie uit. Op uitnodiging van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie voeren de bij dit convenant betrokken partijen ten minste één maal per jaar overleg over de toepassing van EU-regelgeving en de instructies van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (Office Europeenne de Lutte Anti-Fraude of OLAF) in relatie tot het constateren van onregelmatigheden. De partijen verlenen elkaar hiertoe inzage in ter zake gevoerde correspondentie met de Europese Commissie.
Hiertoe wordt volgende procedure toegepast : Conform de regelingen in het controlespoor (vgl. hoofdstuk 2.5) melden de bij het programma betrokken organisaties de onregelmatigheden direct bij de managementautoriteit. De managementautoriteit toetst of het gaat om een onregelmatigheid in de zin van de EU voorschriften en meldt bij een positieve uitkomst van de toetsing deze onregelmatigheid in de kwartaalsmeldingen aan het ministerie van EL&I, conform de bepalingen gesteld in het draaiboek onregelmatigheden uitgegeven door het ministerie van EL&I. De exacte procedure rond de melding ziet er als volgt uit: 1.
Melding van alle ongebruikelijke voorvallen door de diverse programma-instanties aan de managementautoriteit (eventueel via een systeem). Deze voert dit in in het monitoringsysteem zodat dit kan opgevolgd worden
2.
Tijdstip van de melding: De melding dient plaats te vinden wanneer een verdenking zich duidelijker aftekent. Dit kan bijvoorbeeld reeds in de fase van de ontdekking van de onregelmatigheid het geval zijn wanneer de interne inschatting een voldoende mate van verdenking biedt. De inschakeling van het
87
openbaar ministerie hoeft in dit geval niet afgewacht te worden. Twijfelgevallen dienen met de managementautoriteit besproken te worden. 3.
De voor de afhandeling verantwoordelijke instantie vult het meldingsformulier (conform document draaiboek onregelmatigheden) in en doet dit de managementautoriteit per E-mail toe komen.
4.
De managementautoriteit beoordeelt de melding en besluit of een onregelmatigheidsmelding aan de Europese Commissie dient plaats te vinden.
5.
De managementautoriteit zendt de melding aan het ministerie van EL&I zaken in Nederland.
6.
Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (in casu: het coördinatiepunt structuurfondsen) controleert de melding op compleetheid en noodzaak en voert deze in het digitale systeem AFIS in en verzend deze naar OLAF.
7.
Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie draagt zoals vastgelegd in het afsprakenkader Monitor Structuurfondsen zorg voor een kopie van de melding in het betreffende vak in het projectregister van de Monitor Structuur Fondsen (MSF).
8.
Elk jaar uiterlijk op 1 februari meldt de managementautoriteit een totaaloverzicht van alle onregelmatigheden (ook onder de 10.000), terugvorderingen, hangende terugvorderingen en geschrapte bedragen aan het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie conform de tabelvoorschriften van de Annual Summary (circulaire 1 Ministerie van Economische Zaken van 2008).
2.6.2 Correcties en terugvorderingen Bij de afhandeling van onregelmatigheden zijn de volgende situaties mogelijk. Situatie 1: De onregelmatigheid wordt ontdekt bij bijvoorbeeld de administratieve controle van de voortgangsrapportage. Het betreffende bedrag, waarop de onregelmatigheid betrekking heeft wordt verwijderd uit de declaratie van de begunstigde aan de managementautoriteit en niet opgenomen in gecertificeerde uitgavenstaat aan de Europese Commissie. Als er in deze situatie nog geen subsidie is betaald aan de begunstigde voor het onderhavige bedrag door de managementautoriteit en het bedrag is ook niet opgenomen in de uitgavenstaat aan de Europese Commissie hoeft de onregelmatigheid niet gemeld te worden. In deze situatie is ook geen opname in de boekhouding van de certificeringsautoriteit over de geschrapte en geïnde bedragen van toepassing. Situatie 2: De onregelmatigheid wordt ontdekt verderop in het traject als al er al een deel van de kosten, waarop de onregelmatigheid betrekking heeft, is gedeclareerd bij de Europese Commissie en betaald is aan de begunstigde. Voorbeeld grondkosten worden niet subsidiabel gevonden. Er zijn cumulatief € 50.000 aan grondkosten gedeclareerd door de begunstigde aan de managementautoriteit, waarvan € 20.000 bij de eerste betaalaanvraag en € 30.000 bij de voorliggende betaalaanvraag. De € 30.000 kan afgehandeld worden zoals in situatie 1, de € 20.000 was echter al betaald in een eerder stadium aan de begunstigde en opgenomen in een betaalaanvraag aan de Europese Commissie. Dat betekent dat deze € 20.000 gemeld moet worden als een onregelmatigheid via het Ministerie van EL&I aan OLAF en dat er € 20.000 geïnd moet worden door terugvordering. De bijdrage aan de begunstigde wordt in dit geval verlaagd met € 20.000 De € 20.000 kan in dit geval opgenomen worden in de boekhouding van de certificeringsautoriteit als geschrapt bedrag. Indien een procedure wordt gestart omdat er een vordering wordt ingesteld op de begunstigde dan is uiteraard sprake van een vordering. In die status vallen de middelen nog niet vrij aan het programma, maar blijven in het project tot de terugbetaling. Situatie 3 De onregelmatigheid wordt ontdekt bij de eindafrekening van het project en er zijn geen toe te kennen andere projecten meer om te verrekenen. Het volledige bedrag was al betaald aan de begunstigde en gedeclareerd aan de Europese Commissie. In dit geval wordt de bijdrage aan de begunstigde naar beneden bijgesteld met het bedrag dat correspondeert met de onregelmatigheid en wordt in de boekhouding van de certificeringsautoriteit opgenomen als geschrapt bedrag dan wel als te innen bedrag (afhankelijk van de situatie en toerekenbaarheid). Het verschil met situatie 2 is dat het geschrapte bedrag niet meer vrijvalt aan het programma. Uiteraard moeten deze onregelmatigheden ook gemeld worden aan OLAF.
88
Stroomschema onregelmatigheden Ja
< 10.000 EUR (EFRO deel) Nee
Ja
Slechts faillissement eindbegunstigde Nee
Ja
Door eindbegunstigde zelf aangegeven Nee Vergissing mbt voldoen aan
Ja
Hersteld voor
Ja
betaling
voorwaarden subsidieregeling Nee Nee Melding opstellen
11/6/08
Geen melding opstellen
Draaiboek Onregelmatigheden
9
De handelingen die in een het geval van onregelmatigheden door de medewerkers van SNN dienen te worden uitgevoerd, staan ook vermeld in de processen gericht op verificatie. Zie hiervoor het proces eindafrekening (paragraaf 2.2.4.), bevoorschotting project (paragraaf 2.2.4.), financiële en inhoudelijke voortgang project (paragraaf 2.2.4.) en controle ter plaatse (paragraaf 2.2.4.). Zie tevens het proces vaststellen kwartaalrapportage dat hieronder wordt beschreven. Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum:
Vaststellen kwartaalrapportage AO12 Hoofd Programma's Definitief 10 oktober 2011
Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het opstellen en vaststellen van een kwartaalrapportage. Doel van het kwartaalrapportage is het afleggen van verantwoording van UO SNN aan DB SNN over de financiële voortgang van het programma Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar n.v.t. Vaststellen jaarverslag Hoofd Programma's Operationeel Programma Hoofd Programma's Vaststellen algemeen jaarverslag SNN Documenten/checklisten Kwartaalverslag
89
Proces: vaststellen kwartaalrapportage Nr Activiteit Functionaris 1 Opstellen Medewerker financiën kwartaalrapportage
Afd. Financiën
2
Beoordelen concept kwartaalrapportage
Programma beheerder
3
Goedkeuren concept kwartaalrapportage
Concerncontroller
4
Voorbereiden vaststelling DB
Werkgroep programmabeheer
5
Vaststellen kwartaalrapportage
DB
Omschrijving De medewerker financiën stelt de concept kwartaalrapportage samen conform het vastgestelde model. Hierbij maakt de medewerker gebruik van voortgangsverslagen per project, uitputtings- en bestedingsoverzichten en de dossiers van projecten.
Output Concept kwartaal verslag
Financiën
Input Voortgangsverslagen per project Uitputtingsoverzichten Bestedingsoverzichten Gegevens uit individuele dossiers Standaard format kwartaalrapportage Concept kwartaalrapportage
De programmabeheerder beoordeelt de concept kwartaalrapportage op inconsistenties en onduidelijkheden en vult het concept desgewenst aan.
Beoordeelde concept kwartaal rapportage
Financiën
Beoordeeld concept kwartaal verslag
Goedgekeurd concept kwartaal rapportage
Goedgekeurd concept kwartaalrapportage
De concerncontroller voert een laatste inhoudelijke check uit voordat het concept naar de werkgroep programmabeheer gaat. De werkgroep programmabeheer stelt, op basis van de inhoud van kwartaalrapportage, een advies op aan DB.
Het DB stelt kwartaalrapportage vast en besluit op basis van de inhoud van het verslag of bijsturingsacties nodig zijn en zet deze in gang.
Goedgekeurd concept kwartaal rapportage Advies bij kwartaalrapportage Vastgesteld kwartaalrapportage
Kwartaalrapportage Advies bij kwartaalrapportage
Het DB biedt de rapportage ter informatie aan het AB aan.
90
Uitvoeren
2 3 4 5
DB
Opstellen kwartaalrapportage Beoordelen concept kwartaalrapportage Goedkeuren concept kwartaalrapportage Voorbereiden vaststelling DB Vaststellen kwartaalrapportage
werkgroep programmabeheer
1
Concern controller
Activiteit
Programmabeheerder
Nr.
Medewerker financiën
TBV-matrix
Controleren Controleren Controleren Beschikken
91
Niveau:
Programma
Proces:
AO12-Vaststellen kwartaalrapportage Medewerker Financiën Format
Opstellen kwartaal rapportage
Programmabe heerder Beoordelen concept kwartaal rapportage
Concern controller Goedkeuren concept kwartaalrapportage
WG prog. beheer Voor-bereiden vaststelling DB
DB Vaststellen kwartaalrapportage
92
3
BEMIDDELENDE INSTANTIES
Het SNN werkt, in het kader van het OP EFRO Noord-Nederland 2007-2013, niet met bemiddelende instanties. 4
CERTIFICERINGSAUTORITEIT
De beschrijving van het beheers- en controlesysteem van de certificeringsautoriteit (CA) is bestemd voor meerdere operationele programma’s. Indien bepaalde regelgeving in deze beschrijving niet voor elk operationeel programma van toepassing is dan wordt dit expliciet vermeld. 4.1.
Certificeringsautoriteit en haar belangrijkste functies
4.1.1
Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de certificeringsautoriteit gemachtigd is
haar functies uit te oefenen De ministerraad heeft op 21 april 2006 besloten dat de Dienst Regelingen van het Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (DR) voor de programmaperiode 2007-2013 de certificeringsautoriteit is voor het Europees Sociaal Fond (ESF) en het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Nadere aanwijzing van de directeur Dienst Regelingen als certificeringsautoriteit is voor het EFRO vastgelegd in het Besluit EFRO programmaperiode 2007-2013, artikel 8 lid 1 en voor het ESF in de Subsidieregeling ESF 2007-2013, art. 1.6. Ten aanzien van het Europees Visserijfonds (EVF) is in het operationeel programma 2007-2013 opgenomen dat de certificeringsautoriteit wordt ondergebracht bij de Dienst Regelingen van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. 4.1.2
Opgave van de door de certificeringsautoriteit uitgeoefende functies
Zoals aangegeven in verordening (EG) nr. 1083/2006 artikel 61 (ESF, EFRO) en verordening (EG) nr. 1198/2006 artikel 60 (EVF) is de certificeringsautoriteit in het bijzonder verantwoordelijk voor het beoordelen en certificeren van uitgavenstaten op basis van de regels in de betrokken Europese verordeningen. De certificeringsautoriteit verzendt na certificering de declaraties aan de Europese Commissie (Cie). Eveneens houdt de certificeringsautoriteit een boekhouding bij van de geschrapte en geïnde bedragen en verstrekt de Cie jaarlijks een opgave van de geschrapte en geïnde bedragen. 4.1.3
Officieel door de certificeringsautoriteit gedelegeerde functies (functies, bemiddelende
instanties, delegatievorm) Door de certificeringsautoriteit zijn, en worden, geen taken gedelegeerd.
4.2
Organisatie van de certificeringsautoriteit
4.2.1
Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden
De Dienst Regelingen heeft de activiteiten van de certificeringsautoriteit ondergebracht in een afzonderlijk organisatieonderdeel (zie figuur 1).
Directie Dienst Regelingen
Certificeringsautoriteit
Staf & Ondersteuning
Projecten
Kwaliteitszorg
Personeel & Organisatie
Interne Audit dienst
Team Projecten
Uitvoering
Backoffice Assen
Frontoffice
Dienstcontrol
Backoffice Deventer
Backoffice West
Recht & Rechtsbescherming
Facility Management
Backoffice Roermond
Partner in Beleid
Communicatie
Figuur 1. Organisatie certificeringsautoriteit binnen Dienst Regelingen De certificeringsautoriteit wordt, onafhankelijk van de andere units en afdelingen van de Dienst Regelingen, direct aangestuurd door de algemeen directeur. De certificeringsautoriteit legt ook rechtstreeks aan de algemeen directeur verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten.
93
De inrichting van de organisatie van de certificeringsautoriteit is weergegeven in figuur 2.
manager CA (1)
adminstratief medewerker (1)
beoordelaars (4)
medewerker financiën/ IC (1)
Figuur 2. Inrichting organisatie certificeringsautoriteit
Tot 1 januari 2009 is de certificeringsautoriteit binnen de Dienst Regelingen projectmatig georganiseerd. De inzet van medewerkers is geborgd door interne overeenkomsten tussen de certificeringsautoriteit en de betrokken medewerkers. Vanaf 1 januari 2009 is de CA een zelfstandige afdeling binnen de organisatie van Dienst Regelingen. De totale omvang van de organisatie van de certificeringsautoriteit is afhankelijk van het werkaanbod. Minimaal zijn 7 verschillende medewerkers voor de certificeringsautoriteit werkzaam namelijk een manager, vier beoordelaars, een medewerker financiën en interne controle (financiën-IC) en een medewerker administratie. Onder de vier beoordelaars zijn in ieder geval de specialismen auditing, administratieve organisatie en financial controlling vertegenwoordigd. De certificeringsautoriteit gebruikt voor alle medewerkers vastgestelde functiebeschrijvingen waarin de functie-eisen zijn vermeld. Voor een aantal werkzaamheden waarbij bijzondere expertise van belang is, zoals voor juridische werkzaamheden (Recht en Rechtsbescherming), auditing (Interne Auditdienst) en financiële werkzaamheden (Dienstcontrol), kunnen medewerkers van andere afdelingen binnen de Dienst Regelingen worden ingezet. De functiescheiding is geborgd doordat in de administratieve organisatie (AO) van de certificeringautoriteit is beschreven welke werkzaamheden door welke medewerkers van de certificeringsautoriteit worden uitgevoerd. De certificeringsautoriteit voert haar belangrijkste werkzaamheden daarbij uit volgens een vast stramien: a. Registratie (door administratief medewerker of medewerker financiën-IC); b. Beoordelen in twee fasen (beoordeling door eerste beoordelaar en vervolgens review/ herbeoordeling door tweede beoordelaar); c. Accorderen (door manager CA). De uitvoering van de monitoring, systeemgerichte controle en het certificeren van uitgavenstaten vindt altijd plaats door vier verschillende medewerkers van de certificeringsautoriteit waarbij per managementautoriteit is vastgelegd door wie de eerste beoordeling en door wie de tweede beoordeling kan worden uitgevoerd. 4.2.2
Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de certificeringsautoriteit
De volgende procedures en werkinstructies zijn opgesteld voor gebruik door de medewerkers van de certificeringsautoriteit:
de AO Certificeringsautoriteit, versie D 2.0.0, d.d. 30-05-2008; werkinstructie Certificering, versie D 1.0.0, d.d. 30-05-2008; werkinstructie Geschrapte bedragen en vorderingen, versie D 1.0.0, 30-05-2008; werkinstructie Financiële administratie CA, versie D 2.0.0, 30-05-2008.
De certificeringsautoriteit gaat na of wijziging van wet- en regelgeving aanleiding geeft om de AO en de werkinstructies te wijzigen. Daarbij worden de wijzigingen in regelgeving en richtsnoeren volgens een vaste en in de AO beschreven procedure beoordeeld door een juridisch medewerker en door een medewerker van de certificeringsautoriteit. Minimaal één maal per jaar evalueert de certificeringsautoriteit de toepassing van AO en werkinstructies en stelt de AO en werkinstructies zo nodig bij. 4.3
Certificering van uitgavenstaten
4.3.1
Beschrijving van de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld,
gecertificeerd en bij de Commissie worden ingediend In deze paragraaf is het bedrijfsproces van de certificeringsautoriteit op hoofdlijnen beschreven. De beschrijving volgt figuur 3 ‘Bedrijfsproces Certificeringsautoriteit’. In figuur 3 zijn de belangrijkste activiteiten van de certificeringsautoriteit opgenomen en is de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld, gecertificeerd en bij de Cie worden ingediend weergegeven. In paragraaf 4.3.2. wordt specifiek beschreven hoe de certificeringsautoriteit de opzet, het bestaan en de werking van de interne controle (IC) van de managementautoriteiten en de uitgavenstaten beoordeelt. Deze activiteiten zijn in figuur 3 als volgt benoemd:
94
A. B. C.
Uitvoeren monitoring opzet IC MA Uitvoeren systeemgerichte controle bestaan en werking IC MA Certificeren uitgavenstaat
95
Figuur 3. Bedrijfsproces certificeringsautoriteit
Besturen
1. VOORBEREIDEN UITVOERING CA
Ramen uitvoeringskosten
Registreren
Inwinnen
4. BEHANDELEN (WIJZIGING) BESCHIKKING OP
Opstellen jaarplanning
Inrichten financiële administratie
5. MONITORING OPZET IC MA
Beheren wet- en regelgeving
Beheren bedrijfsvoering CA
7. CERTIFICEREN
6. SYSTEEMGERICHTE CONTROLE MA
Ontvangen beschikking OP voorfinanciering of wijzigingen
Registreren beschikking voorfinanciering of wijzigingen
Registreren uitgavenstaat/ tussentijdse betaling
B. Uitvoeren systeemgerichte controle bestaan en werking IC MA
Controleren vastlegging in boekhouding
8. AANVRAGEN Cie- GELDEN
Registreren betalingsaanvraag
C. Certificeren uitgavenstaat
Opstellen betaalopdracht MA
3. EVALUEREN UITVOERING CA
Verantwoorden uitvoering CA
Evalueren en aanpassen opzet uitvoering
9. ONTVANGEN Cie- GELDEN EN BETALEN MA
10. VERANTWOORDEN VORDERINGEN MA
Ontvangen beschikking Cie uitgavenstaat/ eindafrekening
Ontvangen uitgavenstaat
A. Uitvoeren monitoring opzet IC MA
Uitvoeren
2. BEHEREN EN VERANTWOORDEN UITVOERING CA
Ontvangen opgave geschrapte en geïnde bedragen
Registreren geschrapte geïnde bedragen
Registreren beschikking Cie uitgavenstaat/ eindafrekening
Indienen betalingsaanvraag Cie
Beoordelen rapportage geschrapte en geïnde bedragen
Verantwoorden Cie geschrapte en geïnde gelden
Opstellen betaalopdracht MA
Registreren Dienstcontrol
Autoriseren betaalopdracht MA
Vastleggen geschrapte geïnde bedragen
Uitvoeren Dienstcontrol
Vastleggen vordering Cie
Boeken ontvangst Cie gelden en melden ontvangst aan CA
Betalen MA en boeken betaling MA
96
De onderstaande nummering van deelprocessen verwijst naar figuur 3. 1.
Voorbereiden uitvoering CA De jaarlijkse voorbereiding van de uitvoering bestaat uit de volgende activiteiten: Het overeenkomen van de uitvoeringskosten met de opdrachtgever; Het opstellen van de planning van op te leveren producten; Nagaan of wijziging van de inrichting van de financiële administratie noodzakelijk is.
2.
Beheren en verantwoorden uitvoering CA In het kader van het beheer van de uitvoering: Volgt de certificeringsautoriteit doorlopend de wijzigingen van wet- en regelgeving en toetst of de wijziging van belang is voor de door de certificeringsautoriteit gehanteerde werkwijze en uit te voeren beoordelingen; Beoordeelt de certificeringsautoriteit haar eigen prestaties, vooral ten aanzien van het nakomen van de met de managementautoriteiten gemaakte afspraken en de opvolging van bevindingen van de auditautoriteit die betrekking hebben op de uitvoering van taken door de certificeringsautoriteit; Vindt periodieke controle plaats op de vastlegging van gegevens in de financiële administratie van de certificeringsautoriteit; Legt de certificeringsautoriteit verantwoording af aan de opdrachtgevers (EFRO: ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I); ESF: ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW); en EVF: ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de Managementautoriteiten (MA’s) over de door de certificeringsautoriteit geleverde prestaties.
3.
Evalueren uitvoering CA De certificeringsautoriteit evalueert ieder jaar de uitvoering van taken en stelt de uitvoering zo nodig bij. Deze evaluatie vindt plaats op basis van de eigen interne bevindingen van de certificeringsautoriteit, de bevindingen van de Interne Auditdienst van de Dienst Regelingen (DR/ IAD) en de resultaten van de door de auditautoriteit (AA) uitgevoerde audits bij de certificeringsautoriteit. De manager certificeringsautoriteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse evaluatie, de certificeringsautoriteit rapporteert de resultaten aan de algemeen directeur van de Dienst Regelingen.
4.
Behandelen (wijziging) beschikking operationeel programma (OP) De operationele programma's worden rechtstreeks door de managementautoriteit ingediend bij de Cie. Bij goedkeuring wordt door de Cie een beschikking opgesteld. Door de certificeringsautoriteit worden de door de Cie vastgestelde operationele programma’s en wijzigingen van het operationeel programma vastgelegd in een eigen registratie.
5.
Monitoring opzet IC managementautoriteit Periodiek, maar minimaal één maal per jaar, vindt monitoring van de managementautoriteit plaats. Hierbij beoordeelt de certificeringsautoriteit de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van de managementautoriteit. Tekortkomingen die de certificeringsautoriteit daarbij constateert die leiden tot extra risico’s ten aanzien van de juistheid van de uitgavenstaat, zijn aandachtspunten voor de systeemgerichte controle door de certificeringsautoriteit en hebben extra werkzaamheden bij het certificeren van de uitgavenstaat tot gevolg. De monitoring wordt uitgevoerd door een beoordelaar van de certificeringsautoriteit. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een review uit op de bevindingen en de beoordeling. De manager van de certificeringsautoriteit accordeert de beoordeling. De monitoring opzet IC van de managementautoriteit is verder beschreven in paragraaf 4.3.2.
6.
Systeemgerichte controle bestaan en werking IC managementautoriteit De certificeringsautoriteit dient gedurende de uitvoering van het programma voldoende zekerheid te hebben over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controle door de managementautoriteit. De certificeringsautoriteit voert daartoe iedere jaar systeemgerichte controles uit. Bevindingen, veelal afwijkingen in de werking van de IC ten opzichte van de opzet, leiden tot een andere inschatting van de extra risico’s en daarmee tot andere (naar aard en kwaliteit) additionele werkzaamheden bij het certificeren van de uitgavenstaat. De systeemgerichte controle wordt uitgevoerd door een beoordelaar van de certificeringsautoriteit. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een review uit op de bevindingen en de beoordeling. De manager van de certificeringsautoriteit accordeert de beoordeling. De systeemgerichte controle bestaan en werking IC van de managementautoriteit is verder beschreven in paragraaf 4.3.2.
7.
Certificeren uitgavenstaat De managementautoriteit verzoekt de certificeringsautoriteit om een betalingsaanvraag bij de Cie te doen door een cumulatieve uitgavenstaat en de bijbehorende documenten aan te leveren voor certificering. Het certificeren betreft feitelijk de beoordeling van de uitgavenstaat. Beoordeling vindt plaats in samenhang met de resultaten van het monitoren van de managementautoriteit en de systeemgerichte controle en wordt uitgevoerd door een beoordelaar. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een review uit op de bevindingen en de beoordeling en de manager van de certificeringsautoriteit accordeert de uitgavenstaat door het ondertekenen van het certificaat. In het geval de uitgavenstaat niet kan worden gecertificeerd verzoekt de certificeringsautoriteit aan de managementautoriteit een gecorrigeerde uitgavenstaat in te dienen. De certificering uitgavenstaat is verder beschreven in paragraaf 4.3.2.
97
8.
Aanvragen Cie- gelden (betalingsaanvraag) Na de certificering van de uitgavenstaat stelt een beoordelaar de betalingsaanvraag op. De beoordelaar verwerkt de betalingsaanvraag en de gegevens van de uitgavenstaat in het SFC2007. De betalingsaanvraag en de verwerking in het SFC2007 worden gecontroleerd door een tweede beoordelaar. De manager van de certificeringsautoriteit autoriseert vervolgens de verzending van de betalingsaanvraag, de uitgavenstaat en het certificaat naar de Cie.
9.
Ontvangen Cie- gelden en betalen managementautoriteit De certificeringsautoriteit verricht uitsluitend betalingen aan de managementautoriteit op basis van de van de Cie ontvangen gelden. De Cie betaalt naar aanleiding van een beschikking operationeel programma een voorschot voor goedgekeurde operationele programma’s (voorfinanciering) en op basis van een ingediende en goedgekeurde betalingsaanvraag. Na ontvangst van de Cie- gelden stelt de certificeringsautoriteit de gelden betaalbaar aan de betrokken managementautoriteit en informeert de certificeringsautoriteit de managementautoriteit schriftelijk over de betaling.
10. Verantwoorden geschrapte bedragen en vorderingen De certificeringsautoriteit heeft tot taak een administratie bij te houden van geschrapte bedragen en te innen en geïnde vorderingen. De certificeringsautoriteit ontvangt daartoe van de managementautoriteit, in overeenstemming met het model uit bijlage XI (EG) nr. 1828/2006 (EFRO, ESF) of bijlage IX (EG) nr. 498/2007 (EVF), bij elke uitgavenstaat een cumulatief overzicht van de geschrapte en geïnde bedragen die op de uitgavenstaat in mindering zijn gebracht en per 1 maart een jaarlijks overzicht van de geschrapte bedragen en vorderingen per 31 december van het voorgaande jaar. De certificeringsautoriteit legt de geschrapte bedragen en de geïnde en te innen vorderingen bedragen vast in haar boekhouding. Jaarlijks rapporteert de certificeringsautoriteit aan de Cie de geschrapte bedragen en de geïnde en te innen vorderingen per 31 december. 4.3.2
Beschrijving van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde stappen om ervoor te
zorgen dat aan de eisen van de Raad wordt voldaan In overeenstemming met verordening (EG) nr. 1083/2006 artikel 61 (EFRO, ESF) en verordening (EG) nr. 1198/2006 artikel 60 (EVF) wordt door de certificeringsautoriteit de uitgavenstaat gecertificeerd als is vastgesteld dat: 1.
De uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken; 2. De gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften en zijn gedaan voor concrete acties die aan de hand van de voor het programma geldende criteria zijn geselecteerd voor financiering en in overeenstemming zijn met de communautaire en de nationale voorschriften. De belangrijkste en altijd te hanteren controlemiddelen door de certificeringsautoriteit zijn: A.
Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit: Kennisname van de uitkomsten van audits van de auditautoriteit (o.a. de art. 71 beoordeling) en andere voor de opzet relevante informatie;
B.
Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking van de IC van de managementautoriteit: Een jaarlijkse systeemgerichte controle van het bestaan en de werking van de IC, te verifiëren op basis van eigen informatie en/ of informatie van anderen, zoals relevante audits en uitkomsten van de interne controles bij de managementautoriteit; Certificeren van de uitgavenstaat: Het controleren van de uitgavenstaat.
C.
In samenhang met het controleprogramma van de auditautoriteit verloopt het controleprogramma van de certificeringsautoriteit als volgt: AA 2007- 2008: initieel uitvoeren
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren
2008 - 2015: Audits van concrete acties
Art. 71 beoordeling systeembeschrijving (opzet)
CA 2007- 2009: initieel uitvoeren
98
Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren
1. Analyseren AO- beoordeling (art. 71) door AA (opzet)
3. Systeemaudits AA analyseren t.a.v. certificering (opzet bestaan, werking)
2. Eigen waarneming AO MA's t.a.v. certificering (opzet)
4. Systeemgerichte controle IC MA's (bestaan en werking)
5. Aanvullende controle op basis uitgavenstaat (werking)
Certificeren uitgavenstaat
gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
2008 - 2015: gedeeltelijke verklaring van afsluiting
Certificeren gedeeltelijke afsluiting/ afrekening
2017: verklaring van afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleverslag 2017: verklaring van afsluiting
Certificeren afsluiting/ eindafrekening
Figuur 4. Controleprogramma CA In het controleprogramma (figuur 4. Controleprogramma certificeringsautoriteit) zijn de volgende activiteiten opgenomen: 1. 2007 - 2008: Een initiële analyse van de opzet van de AO/IC van de managementautoriteit, gebaseerd op de bevindingen van de AA (monitoring); 2. 2008 - 2009: Een initiële analyse van de opzet van de AO/IC van de managementautoriteit op basis van eigen onderzoek door de certificeringsautoriteit (monitoring); 3. 2008- 2015: Regelmatige herbeoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC van de managementautoriteit door de certificeringsautoriteit. Herbeoordeling is gericht op de door de managementautoriteit uitgevoerde controles en vindt voornamelijk plaats op basis van de controleverslagen en verklaringen van de auditautoriteit, verslagen van controles ter plaatse door de managementautoriteit, uitgevoerde administratieve controles door de managementautoriteit, rapportages van de Cie over de door de Cie uitgevoerde audits en eigen waarneming door de certificeringsautoriteit (monitoring en systeemgerichte controle). 4. 2008- 2015: Afhankelijk van de resultaten van de activiteiten 1. tot en met 3. voert de certificeringsautoriteit zelf aanvullende controles uit die zijn gericht op bestaan en werking van de AO/IC van de managementautoriteit. Deze controles richten zich op de voor certificering relevante controleaspecten (systeemgerichte controle); 5. 2008- 2015: Specifieke aan de uitgavenstaat gerelateerde controles door de certificeringsautoriteit (certificeren). Uitwerking controleprogramma certificeringsautoriteit Het controleprogramma van de certificeringsautoriteit is in eerste instantie gericht op het verkrijgen van zekerheid over de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van de managementautoriteit. In tabel 1 zijn de onderwerpen opgenomen die het uitgangspunt zijn voor controle door de certificeringsautoriteit en de beoordelingsaspecten die bij beoordeling van de AO/IC van de managementautoriteit worden gehanteerd. Onderwerpen controle certificeringsautoriteit Aspecten beoordeling 1. Algemeen proces/ organisatie MA AO MA; betrouwbaar systeem 2. Subsidie verlenen conformiteit regelgeving 3. Beoordelen voortgangsrapportage acties, vastleggen AO MA; voortgang acties; betrouwbaar systeem; resultaten per concrete actie/ project en de door de conformiteit regelgeving; juistheid MA uitgevoerde administratieve controles 4. Beoordelen door de MA uitgevoerde controles ter AO MA; conformiteit regelgeving plaatse 5. Betaling voorschotten/ projectadministratie AO MA; betrouwbaar systeem 6. Opstellen uitgavenstaat/ rapportage aan CA AO MA; betrouwbaar systeem; juistheid 7. Opstellen overzicht vorderingen administratie vorderingen; juistheid; tijdigheid 8. Vaststellen subsidie/ afrekening conformiteit regelgeving; juistheid; administratie vorderingen Tabel 1.Onderwerpen en aspecten van controle van de AO/IC door de certificeringsautoriteit De onderwerpen voor controle en de aspecten voor beoordeling zijn door de certificeringsautoriteit gespecificeerd door het benoemen van key controls. Deze key controls zijn de door de certificeringsautoriteit als essentieel aangemerkte controles die de managementautoriteit dient uit te voeren en andere eisen waaraan de AO/IC van de managementautoriteit moet voldoen. Op ieder moment heeft de certificeringsautoriteit, in overleg met de managementautoriteit, het recht om controles ter plaatse uit te voeren bij de managementautoriteit, dan wel bij de subsidieontvangers. Zoals vermeld gebruikt de certificeringsautoriteit de volgende controlemiddelen: A. Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit B. Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking IC van de managementautoriteit C. Certificeren van de uitgavenstaat ad A. Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit Bij de aanvang van de programmaperiode is de art. 71 beoordeling en de rapportage van de auditautoriteit daarover leidend voor de uitvoering van monitoring. Vervolgens vindt periodiek, maar minimaal één maal per jaar, monitoring plaats op basis van eigen waarneming en eigen beoordeling door de certificeringsautoriteit van rapportages, verslagen en dergelijke van anderen. De certificeringsautoriteit voert de beoordeling uit door het invullen van het betreffende onderdeel van de checklisten ‘Key controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’ en gaat daarbij na of de belangrijkste key controls en een aantal andere eisen in opzet worden afgedekt door de managementautoriteit. Niet afgedekte key controls of eisen waaraan niet wordt voldaan impliceren additionele werkzaamheden door de certificeringsautoriteit bij de systeemgerichte controle en het certificeren. Monitoring wordt uitgevoerd door twee beoordelaars volgens de werkwijze die in de werkinstructie Certificering (inclusief de checklisten ‘Key controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’) is vastgelegd. De betrokken beoordelaars en de manager van de certificeringsautoriteit bepalen welke additionele werkzaamheden noodzakelijk zijn om de geconstateerde risico’s, die zijn opgetreden door niet uitgevoerde key controls, af te dekken. De beoordelaars leggen dit besluit en de bevindingen vast in genoemde checklisten. De certificeringsautoriteit actualiseert de monitoring bij wezenlijke wijzigingen in de administratieve organisatie
99
van de managementautoriteit, het operationeel programma, het toetsingskader of wijziging van andere relevante regelgeving. Voor de monitoring gebruikt de certificeringsautoriteit de informatie die is vermeld in tabel 2. Deelproces: Monitoring opzet IC managementautoriteit Document model EVF Operationeel programma Beschikking Cie operationeel programma Beschrijving beheers- en controlesysteem operationeel programma en wijzigingen in de AO en/ of het beheers- en controlesysteem (inclusief informatiesystemen) AA verklaring over de conformiteit van de beheers- en controlesystemen Jaarlijks controleverslag en verklaring AA Melding onregelmatigheden Jaarverslagen en eindverslagen van de managementautoriteit over de uitvoering Prognose van te verwachten betalingsaanvragen
van
aan
1198/2006, art 17 498/2007, bijlage XII
Model ESF/EFRO 1083/2006, art 37 1828/2006, bijlage XII
MA
Cie
Cie MA, CA, AA
MA Cie
498/2007, bijlage XII 498/2007, bijlagen VI 1198/2006 artikel 70, lid 1, onder b) 498/2007, bijlage XIV 498/2007, bijlagen XIII n.v.t.
1828/2006, bijlage XIII 1828/2006, bijlagen VI 1083/2006 artikel 70, lid 1, onder h) 1828/2006, bijlage XVIII 1828/2006, bijlagen XVII n.v.t.
AA
Cie
AA
Cie
MA
Cie
MA
Cie
MA
Cie
Cie
MA
n.v.t.
MA
CA
De rapportages van de Cie over de door de Cie uitgevoerde audits Interne rapportages van de MA, waar onder en n.v.t. voor zover relevant: Het controleplan, interne risicoanalyse MA, de rapportages over de controles ter plekke, rapportages over IC werkzaamheden, rapportages van betrokken audit diensten, accountants-rapporten en overige rapportages. Tabel 2. Gebruikte actuele informatie bij monitoring.
ad B. Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking IC van de managementautoriteit In eerste instantie, en voorafgaand aan het certificeren van de eerste uitgavenstaat, beoordeelt de certificeringsautoriteit door eigen werkzaamheden het bestaan en de werking van de AO/IC van de managementautoriteit. De werkzaamheden en de beoordeling worden vastgelegd in de checklisten ‘Key controls risico-analyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’. Nadat de certificeringsautoriteit een eerste oordeel over bestaan en werking heeft verkregen actualiseert de certificeringsautoriteit de beoordeling continu op basis van werkzaamheden van de auditautoriteit, andere betrokken accountants en de eigen waarnemingen bij de managementautoriteit en eventueel de subsidieontvangers. Op grond van kwantiteit en kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden en het eerder verkregen oordeel over bestaan en werking van de AO/IC bij de managementautoriteit kan de certificeringsautoriteit besluiten voor één of meer uitgavenstaten, behoudens een aantal minimaal uit te voeren certificeringswerkzaamheden, te vertrouwen op de uitkomsten van het totaal van genoemde werkzaamheden. Dat zijn dan eerder door de certificeringsautoriteit uitgevoerde werkzaamheden gecombineerd met recentere werkzaamheden van de eerder genoemde betrokkenen. Uiteraard kunnen andere constateringen of omstandigheden voor de certificeringsautoriteit aanleiding zijn eigen systeemgerichte werkzaamheden uit te voeren. Ook nieuwe bevindingen kunnen leiden tot een andere inschatting van de risico’s en daarmee tot andere, naar aard en kwantiteit, additionele werkzaamheden bij het certificeren van de uitgavenstaat. Systeemgerichte controle vindt jaarlijks plaats en wordt uitgevoerd door twee beoordelaars. De uit te voeren werkzaamheden zijn beschreven in de werkinstructie Certificering waarin ook de te gebruiken checklisten ‘Key controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’ zijn opgenomen. Naar aanleiding van de uitgevoerde controle bepalen de betrokken beoordelaars en de manager van de certificeringsautoriteit welke additionele werkzaamheden bij het certificeren van de uitgavenstaat noodzakelijk zijn om de geconstateerde risico’s af te dekken. Dit besluit en de bevindingen worden vastgelegd in genoemde checklisten. Voor de systeemgerichte controles zijn de meest actuele rapportages van belang zoals die ook gebruikt worden voor monitoring (tabel 2) samen met alle eerdere rapportages en conclusies van de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit vraagt van de managementautoriteit en eventueel de subsidieontvangers, tevens inzage in het boekhoudsysteem en de projectadministratie. De informatie voor beoordeling van de gegevens in het boekhoudsysteem en de projectadministratie die door de certificeringsautoriteit wordt gebruikt is de informatie die ook op verzoek aan de auditautoriteit en de Cie moeten worden verstrekt met het oog op de documentencontroles en controles ter plaatse. Als referentie gebruikt de certificeringsautoriteit verordening (EG) Nr.1828/2006 van de commissie, bijlage III. ad C. Certificeren van de uitgavenstaat
100
De controle van de uitgavenstaat (certificering) omvat de in de uitgavenstaat opgenomen mutaties waarvoor nog niet eerder bij de Europese Commissie (Cie) een betalingsaanvraag is ingediend. De certificeringsautoriteit betrekt in de controles zowel de gedeclareerde kosten voor concrete acties als voor de gedeclareerde kosten voor technische bijstand. In alle gevallen wordt door de certificeringsautoriteit bij elke uitgavenstaat een borgingsverklaring gevraagd (zie kader) waarmee door de managementautoriteit wordt verklaard dat de uitgavenstaat zorgvuldig, en in overeenstemming met het aan de certificeringsautoriteit bekend gemaakte systeem van interne controle, tot stand is gekomen.
Model Borgingsverklaring bij Uitgavenstaat Ondergetekende in zijn functie van ….. van managementautoriteit …… verklaart naar zijn/haar beste weten, en met redelijke zekerheid, met betrekking tot de uitgavenstaat van het programma EFRO 2007-2013/ ESF/ EVF van de periode ……. tot en met ……. het volgende: deze verklaring betreft de uitgavenstaat gedateerd …… welke een cumulatief bedrag aan totale subsidiabele kosten aangeeft van € …., hetgeen resulteert in een bij de Europese Commissie te claimen bedrag van € ….; de in deze uitgavenstaat opgenomen projecten voldoen aan de Europese en relevante nationale eisen en voorwaarden; de voor deze uitgavenstaat in aanmerking genomen totale kosten conform Europese en nationale regels subsidiabel zijn; het systeem van interne controle binnen onze managementautoriteit heeft gedurende de onderhavige periode gewerkt zoals dit is vastgelegd en gecommuniceerd met de certificeringsautoriteit; deze uitgavenstaat juist is, afkomstig is uit een betrouwbaar administratief systeem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken; hem/ haar zijn geen zaken bekend die voor de certificeringsautoriteit relevant zijn of kunnen zijn in het kader van het certificeren van betreffende uitgavenstaat en aan de certificeringsautoriteit alle relevante informatie beschikbaar is gesteld. Datum: Naam ondertekenaar: Handtekening: Het certificeringsproces bestaat uit de volgende werkzaamheden: Identificatie van de uitgavenstaat en bijgevoegde documentatie door de eerste beoordelaar; Registratie van de uitgavenstaat in het Financieel Administratie Pakket (FAP) door de medewerker financiën-IC; Controle op volledigheid van de ontvangen informatie door de eerste beoordelaar; De controlewerkzaamheden die in de checklist ‘Werkzaamheden certificering’ zijn benoemd voor de eerste beoordelaar; De controlewerkzaamheden die in de checklist ‘Werkzaamheden certificering’ zijn benoemd voor de tweede beoordelaar; Opstellen bevindingen en conclusies door de eerste beoordelaar; Accorderen van bevindingen en conclusies en het ondertekenen van het certificaat door de manager. De controle van de uitgavenstaat omvat ten minste de volgende controlewerkzaamheden: a. Controleren rekenkundige juistheid uitgavenstaat; b. Uitgavenstaat beoordelen op naleven EU voorschriften; c. Uitgavenstaat doorlopen op integriteit/schijnbaar onlogische informatie; d. Cijferanalyse op mutaties per project sinds vorige staat; e. Beoordeling borgingsverklaring managementautoriteit; f. Controleren opgave managementautoriteit en aansluiting primaire administratie managementautoriteit met uitgavenstaat. Daarnaast kunnen op grond van risicoanalyse extra werkzaamheden worden uitgevoerd zoals het ter plaatse beoordelen van de projectdossiers van de managementautoriteit. Toetsing aan de criteria voor certificering bereikt de certificeringsautoriteit als volgt: Het bepalen van de juistheid van de uitgavenstaat door inzet van de controlemiddelen monitoring, systeemgerichte controle en alle hierboven vermelde werkzaamheden bij controle van de uitgavenstaat; Het vaststellen dat de uitgavenstaat afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem door inzet van de controlemiddelen monitoring, systeemgerichte controle en de werkzaamheden bij controle van de uitgavenstaat onder e, f en aanvullende werkzaamheden op grond van risicoanalyse; Het vaststellen dat de uitgavenstaat is gebaseerd op controleerbare bewijsstukken door inzet van de controlemiddelen monitoring, systeemgerichte controle, de werkzaamheden bij controle van de uitgavenstaat onder e en aanvullende werkzaamheden op grond van risicoanalyse.
101
De beoordelaars leggen de afhandeling van het controleprogramma vast in de checklist ‘Werkzaamheden certificering’. In de checklist wordt aangegeven of certificering mogelijk is of dat correcties noodzakelijk zijn. Als correcties noodzakelijk zijn dan zal de managementautoriteit verzocht worden de uitgavenstaat te corrigeren en de uitgavenstaat opnieuw in te dienen bij de certificeringsautoriteit. Bij certificering van de uitgavenstaat en het opstellen van de betalingsaanvraag gebruikt de certificeringsautoriteit de informatie die is vermeld in tabel 3. Deelproces: Certificeren uitgavenstaat Document
model EVF
van
aan
498/2007, bijlage IX 498/2007, bijlage XI CA – intern Opzet gelijk aan 498/2007, bijlage X 498/2007, bijlage VII 498/2007, bijlage VIII -
model ESF/EFRO 1828/2006, bijlage X 1828/2006, bijlage XIV CA – intern Opzet gelijk aan 1828/2006, bijlage XI 1828/2006, bijlage XVIII 1828/2006, bijlage IX -
Uitgavenstaat (tussentijdse betaling of saldobetaling) Uitgavenstaat (gedeeltelijke afsluiting)
MA
CA
MA
CA
MA MA
CA CA
AA
Cie
AA
Cie
MA
CA
-
-
MA
CA
-
-
MA
CA
-
-
MA
CA
Document
model EVF
van
aan
Uitgavenstaat (tussentijdse betaling of saldobetaling)
498/2007, aanhangsel bijlage IX 498/2007, bijlage IX 498/2007, bijlage IX
model ESF/EFRO 1828/2006, aanhangsel bijlage X 1828/2006, bijlage X 1828/2006, bijlage X
CA
Cie
CA
Cie
CA
Cie
Borgingsverklaring bij uitgavenstaat Overzicht van geschrapte en geïnde bedragen en hangende terugvorderingen m.b.t. de in de uitgavenstaat opgenomen projecten Verklaring van (eind)afsluiting Verklaring van gedeeltelijke afsluiting Informatie over de projecten die in de uitgavenstaat zijn opgenomen Overzicht van de door de MA uitgevoerde administratieve controles en de door de MA uitgevoerde controles ter plaatse en het aantal en type van de geconstateerde fouten. Documentatie op grond waarvan de totaal aansluiting tussen de administratie van de MA en de uitgavenstaat kan worden vastgesteld. Handtekeningen/ autorisatielijst MA Deelproces: Betalingsaanvraag
Certificaat bij uitgavenstaat Betalingsaanvraag Tabel 3. Gebruikte informatie bij certificering
Vastlegging controlesporen/ audittrail De certificeringsautoriteit maakt gebruik van vastgestelde checklisten voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden en verslaglegging van bevindingen. Alle door de certificeringsautoriteit uitgevoerde controles worden door een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit beoordeeld. Ook voor deze beoordeling gebruikt de tweede beoordelaar de door de eerste beoordelaar reeds ingevulde checklisten. Een door de eerste beoordelaar opgestelde betalingsaanvraag wordt alleen bij de Cie ingediend als het certificaat en de checklisten door de manager certificeringsautoriteit zijn ondertekend. De eerste beoordelaar stelt de aansluiting vast tussen de gecertificeerde uitgavenstaat en de uiteindelijke invoer in het SFC2007 en documenteert de aansluiting tussen uitgavenstaat en het SFC2007. 4.3.3
Regelingen om de certificeringsautoriteit toegang te geven tot de gedetailleerde informatie
over concrete acties en verificaties en audits door de managementautoriteit, de bemiddelende instanties en (indien van toepassing) de auditautoriteit Per managementautoriteit worden, in overeenstemming met deze beschrijving, werkafspraken gemaakt die borgen dat relevante informatie zo spoedig mogelijk door de managementautoriteit aan de certificeringsautoriteit bekend wordt gemaakt en dat aan de certificeringsautoriteit, indien noodzakelijk, toegang tot bestanden en gegevens wordt verleend.
102
4.4
Boekhoudsysteem
4.4.1
Beschrijving van het boekhoudsysteem dat zal worden opgezet en gebruikt als basis voor de
certificering van de uitgaven aan de Commissie Er is onderscheid gemaakt tussen externe systemen (systemen die door derden worden beheerd en aan de certificeringsautoriteit ter beschikking worden gesteld) en interne systemen van de certificeringsautoriteit. De volgende externe systemen worden gebruikt door de certificeringsautoriteit: SFC2007: EU applicatie voor elektronische communicatie met de Cie. De Certificeringsautoriteit dient met behulp van de applicatie onder meer de betalingsaanvraag, het certificaat, de uitgavenstaat en vorderingenoverzichten in. Het betreft een centraal systeem dat wordt beheerd door de Cie. MSF (Monitor StructuurFondsen): Systeem dat voor het structuurfonds EFRO voorziet in een goede digitale communicatiestructuur tussen Management autoriteit, Certificeringsautoriteit en het Ministerie van Economische Zaken (EZ). Het bevat een centraal projectenregister, waarin de belangrijkste gegevens voor de uitvoerders worden verzameld en een monitor waarin de gegevens van alle programma's nationaal worden opgeteld en verzameld. Het betreft een centraal systeem dat wordt beheerd door het Ministerie van EZ. BONES: Systeem dat voor het structuurfonds ESF voorziet in de informatie van de projecten, systeemeigenaar en enige gebruiker is het ministerie van SZW. Invoer vanuit BONES in SFC2007 vindt handmatig plaats. De certificeringsautoriteit heeft geen directe toegang tot BONES maar zal wel gebruik maken van de informatie zoals in BONES is vastgelegd. Alle informatiesystemen zijn centrale systemen. De samenhang tussen de systemen is weergegeven in figuur 5. De koppeling/ informatieoverdracht tussen de systemen vindt voorlopig handmatig plaats. De aansluiting tussen de systemen is een specifiek aandachtspunt bij de systeemgerichte controle van de managementautoriteit en de eigen interne controle van de certificeringsautoriteit. De informatieoverdracht met betrekking tot de uitvoering van het EVF vindt handmatig plaats. De certificeringsautoriteit controleert hier de aansluiting tussen de verschillende systemen per uitgavenstaat. Projectadministratie MA
Registratie programma/ uitgavenstaat MA
Rapportage aan Cie/ betalingsaanvraag CA
Registratie geldstroom/ betalingen CA
Bones (ESF) MSF (EFRO)
SFC2007
Handmatige administratie (EVF) FAP Telebanking Projectadministratie Financiële administratie
Figuur 5. Samenhang informatiesystemen De certificeringsautoriteit gebruikt zelf de volgende interne systemen: FAP: Financieel Administratie Pakket (FAP) is het administratiesysteem van Dienst Regelingen voor de Europese regelingen voor financiële processen/ business processen en kent de volgende modulen: debiteuren, crediteuren, inkoop, verkoop, grootboek, voorraad, vaste activa, bankmodule, projecten (centraal systeem). Telebanking: Applicatie waarmee communicatie plaats vindt met het systeem van de bankinstelling (centraal systeem). Database bevindingen per managementautoriteit: Applicatie waarin alle bevindingen, aanbevelingen en maatregelen uit de auditrapportages van de auditautoriteit en Cie door de Dienst Regelingen en de eigen bevindingen van de certificeringsautoriteit worden geregistreerd en waarmee de voortgang van de opvolging wordt bewaakt (registratie DR, decentraal systeem). Alle door de certificeringsautoriteit gebruikte systemen zijn operationeel. 4.4.2
Gedetailleerdheid van het boekhoudsysteem
De certificeringsautoriteit heeft een eigen financiële administratie binnen de totale financiële administratie van Dienst Regelingen. De certificeringsautoriteit legt na ontvangst van de uitgavenstaat, de totale uitgaven per programma en per fonds vast in het FAP. Daarbij is de volgende registratie voorzien: Het vastleggen van de ontvangst van de uitgavenstaat; Het vastleggen van een vordering bij het verzenden van een betalingsaanvraag; De registratie van ontvangst van betalingen door de Cie; De registratie van betalingen aan de managementautoriteit; De registratie van geschrapte bedragen De registratie van vorderingen (te innen en geïnde bedragen).
103
In de werkinstructie financiële administratie CA is de boekingsgang vastgelegd en zijn gedetailleerde instructies opgenomen die waarborgen dat de uitgaven per prioriteit en per fonds juist, tijdig en volledig worden vastgelegd. Bankafschriften worden gearchiveerd zodat de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare openbare middelen kan worden geverifieerd. Betalingen worden per jaarschijf en per managementautoriteit geregistreerd en kunnen ook als zodanig worden verantwoord. 4.5
Terugvorderingen
4.5.1
Beschrijving van het systeem om terugvordering van bijstand van de Gemeenschap te
garanderen De managementautoriteit is verantwoordelijk voor eventuele terugvordering van de subsidieontvanger. In overeenstemming met artikel 61 van Verordening (EG) nr. 1083/2006 (ESF/ EFRO) en artikel 60 van Verordening (EG) nr. 1198/2006 (EVF) heeft de certificeringsautoriteit tot taak een boekhouding bij te houden van de te innen bedragen en van de bedragen die worden geschrapt naar aanleiding van de volledige of gedeeltelijke intrekking van de bijdrage voor een concrete actie. Jaarlijks, uiterlijk op 31 maart, verstrekt de certificeringsautoriteit de Cie een overzicht van de geschrapte bedragen en vorderingen met de stand van zaken per 31 december van het voorgaande jaar door middel van het SFC2007. Het vorderingenbeheer betreft de voortgangsbewaking van incasso van geschrapte bedragen. De vorderingen die niet zijn verrekend of anderszins zijn geïncasseerd worden door de medewerker financiën-IC van de certificeringsautoriteit geregistreerd als “te innen bedragen”. Als incasso heeft plaatsgevonden (door verrekening of restitutie) dan worden deze bedragen door de medewerker financiën-IC van de certificeringsautoriteit geregistreerd als “geïnde bedragen”. Geïnde bedragen worden vóór de afsluiting van het operationele programma teruggestort in de algemene begroting van de Cie door ze in mindering te brengen op de volgende uitgavenstaat. 4.5.2
Regelingen om een debiteurenadministratie bij te houden en teruggevorderde bedragen in
mindering te brengen op de te declareren uitgaven De MA verstrekt de certificeringsautoriteit twee verschillende opgaven: 1. Bij elke door de managementautoriteit ingediende uitgavenstaat ontvangt de certificeringsautoriteit van de managementautoriteit een opgave waarin per concrete actie (project) inzichtelijk is gemaakt welke bedragen zijn geschrapt, welke bedragen zijn geïnd en welke bedragen in mindering zijn gebracht op de uitgavenstaat. 2. Uiterlijk in februari verstrekt de managementautoriteit een rapportage van de geschrapte bedragen met de stand van zaken per 31 december van het voorgaande jaar per concrete actie/ project, waarin is gespecificeerd welke bedragen zijn geïnd en welke bedragen nog moeten worden geïnd. Registratie van de geschrapte bedragen, de te innen bedragen en de geïnde bedragen door de certificeringsautoriteit vindt plaats in het Financieel Administratie Pakket (FAP) volgens het proces en de boekingsgang die zijn vastgelegd in de werkinstructie Financiële administratie CA. De te hanteren werkwijze en de te gebruiken checklisten voor controle en beoordeling zijn beschreven en opgenomen in de werkinstructie Geschrapte bedragen en vorderingen.
104
5
Auditautoriteit en auditinstanties
5.1
Beschrijving van de voornaamste taken en de onderlinge betrekkingen van de
auditautoriteit en de auditinstanties onder verantwoordelijkheid van de auditautoriteit De ministerraad in Nederland heeft op 17 november 2006 de Auditdienst van het ministerie van Financiën (Auditdienst Financiën) benoemd tot auditautoriteit voor de structuurfondsgelden in de periode 2007 – 2013. De Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal, de hoogste ambtenaar van het ministerie van Financiën, gepositioneerd. De auditautoriteit is (eind)verantwoordelijk voor de taken, zoals genoemd in artikel 62 van de Verordening nr. 1083/2006. Dit betreft de inrichting van de organisatie, de ontwikkeling van de auditstrategie, de artikel 71 beoordeling, de afstemming met andere betrokken organisaties, zoals de managementautoriteit, certificeringsautoriteit, de Europese Commissie en de overige auditinstanties, alsmede de jaarlijkse auditactiviteiten, inclusief de totstandkoming van de rapportages en oordelen. De uit te voeren processen en te leveren producten zijn in het volgende schema opgenomen:
2007/2008: initiël uitvoeren Auditstrategie uitvoeren Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet) (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeli Audits ngg van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijk e verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
Binnen de Auditdienst Financiën is een separaat cluster (cluster Europese Middelen) opgezet, dat invulling geeft aan de verantwoordelijkheden van de auditautoriteit. De in dit cluster werkzame auditors van de auditautoriteit worden aangestuurd vanuit het projectmanagementteam, dat op centraal niveau binnen dit cluster is gepositioneerd. Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met alle betrokken auditors van de auditautoriteit, worden (interne en externe) trainingen georganiseerd, en vindt informatievoorziening plaats om een uniforme aanpak te bereiken. Tenslotte zullen werkprogramma’s en checklisten worden ontwikkeld die een eenduidige benadering en uitvoering bevorderen. De jaarlijkse audits ex artikel 62, lid 1b (audits van concrete acties), zullen – onverlet de eindverantwoordelijkheid van de auditautoriteit – worden uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit auditors van de auditautoriteit en ingehuurde externe auditmedewerkers.
105
5.2
Organisatie van de auditautoriteit en auditinstanties die onder haar verantwoordelijkheid
vallen 5.2.1
Organisatieschema’s
5.2.1.1 Auditautoriteit
2007/2008: initiël uitvoeren Auditstrategie uitvoeren Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeli Audits ngg van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijk e verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
De Auditdienst Financiën is de departementale auditdienst van het ministerie van Financiën in Nederland. De Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal gepositioneerd. Het ministerie van Financiën omvat onder meer het kerndepartement, de Belastingdienst, inclusief de Douane, en Domeinen. Er wordt een veelheid aan auditactiviteiten uitgevoerd, zoals financial, operational en ICT audits. Binnen de Auditdienst Financiën zijn 152 FTE’s werkzaam, waaronder 50 geregistreerde auditors (stand 1 januari 2008). De Auditdienst Financiën verricht zowel assurance als consulting activiteiten. Hiermee wordt een bijdrage geleverd aan de verbetering van de bedrijfsvoering en zekerheid toegevoegd aan de verantwoordingen ten behoeve van de Minister en andere (interne en externe) gebruikers. De auditors van de Auditdienst Financiën hebben gezamenlijk een ruime ervaring op het gebied van onderzoek naar rechtmatigheid (wettigheid en regelmatigheid), als ook op het gebied van systeemaudits. De Auditdienst Financiën voert in relatie tot de Europese geldstromen – naast de controle van de structuurfondsgelden EFRO en ESF en het Visserijfonds (EVF) – ook controles uit op de afdrachten Eigen Middelen van de lidstaat Nederland aan de Europese Commissie, alsmede overige onderzoeken ten behoeve van de Europese Commissie in opdracht van andere ministeries. De Auditdienst Financiën is een platte organisatie met een managementteam van drie personen en een pool van auditdeskundigen. Afhankelijk van de auditvraag worden werkverbanden c.q. clusters ingesteld voor de uitvoering met daarin personeel dat – als cluster als geheel – de noodzakelijke kennis, ervaring en competenties bezit. Voorts is sprake van ondersteunende clusters voor ondersteunende processen, zoals Planning, Relatiebeheer, Deskundigheidsbevordering en Kwaliteit. Binnen de Auditdienst Financiën is een separaat cluster Europese Middelen, dat invulling geeft aan de werkzaamheden voor de auditautoriteit van de structuurfondsgelden EFRO en ESF, het EVF en de Eigen Middelen. Dit cluster kan als volgt op het algemene organisatieschema van de Auditdienst Financiën worden geprojecteerd:
106
Klant
ADF MTleden
Medewerkers HRM
MT-lid Klantcontactpersoon Trekker cluster Medewerker
Auditpool deskundigheden OA
IT
FA
Processen in clusters: Primaire clusters Clusters Controle Financieel jaarverslag Min. van Financiën
Cluster Europese Middelen
Clusters Vraaggestuurde Opdrachten
Ondersteunende clusters
Opdrachten AdF Wettelijke taken Comptabiliteitswet
EU-Regelgeving Vraaggestuurde opdrachten • ontwikkeling proc./syst. • bedrijfsvoeringsonderz. • risico-management • ICT-componenten • manangementcontrol • et cetera
Het cluster Europese Middelen is eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden, waarvoor de auditautoriteit – conform artikel 62 van de Verordening nr. 1083/2006 – verantwoordelijk is. Dit betreft in het bijzonder de inrichting van de organisatie, de invulling van de randvoorwaarden, de afstemming met andere betrokken organisaties, zoals de managementautoriteit, certificeringsautoriteit, de Europese Commissie, en de coördinatie, aansturing en uitvoering van de auditactiviteiten, inclusief de totstandkoming van de rapportages en oordelen. Doordat de auditautoriteit onderdeel uitmaakt van een grotere organisatie, kan de capaciteit hiervan flexibel, dat wil zeggen naar behoefte, worden ingezet en aangepast. In het cluster zit tevens een lid van het managementteam van de Auditdienst Financiën. Dit lid van het managementteam geeft leiding aan het projectmanagementteam, dat sturing geeft aan alle activiteiten van het cluster Europese Middelen. In dit projectmanagementteam zijn vier personen voor een deel van hun tijd werkzaam. Het projectmanagementteam bestaat uit het lid van het van het managementteam, twee registeraccountants en een IT auditor die tevens juriste is. Minimaal één keer per jaar wordt de inrichting van het cluster Europese Middelen geëvalueerd vanuit het projectmanagementteam. Binnen de Auditdienst Financiën is sprake van een kwaliteitsbeheersingssysteem, inclusief gedragslijnen en procedures, dat waarborgen biedt voor de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden en de hieruit voortvloeiende producten. Het kwaliteitsbeheersingssysteem heeft onder meer betrekking op de gehele kantoororganisatie. Voor het andere deel vindt uitsplitsing plaats naar audittype, namelijk de wettelijke controletaken, waaronder de audit van de Europese fondsen, en de vraaggestuurde opdrachten. De werking van het kwaliteitsbeheersingssysteem wordt bewaakt door voortdurende monitoring en periodieke (interne en externe) evaluaties. 5.2.1.2 Overige auditinstanties De jaarlijkse audits ex artikel 62, lid 1b (audits van concrete acties), zullen – onverlet de eindverantwoordelijkheid van de auditautoriteit – worden uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit auditors van de auditautoriteit en ingehuurde externe auditmedewerkers. De keuze voor gemengde auditteams, onder coördinatie en aansturing van auditors van de auditautoriteit, bevordert een uniforme benadering en werkwijze door de auditteams. Door deze werkwijze is het mogelijk ‘on the job’ toezicht op de uitvoering uit te oefenen en waar nodig direct bij te sturen. In de af te sluiten contracten zullen voorts waarborgen worden getroffen dat de ingehuurde auditmedewerkers zullen werken volgens de auditstrategie, het jaarlijkse auditplan en overige relevante instructies en voorschriften. De auditautoriteit voert – als eindverantwoordelijke voor alle auditactiviteiten – een eindbeoordeling op de auditdossiers uit, hetgeen tevens tot uniformiteit in de weging leidt. 5.2.2
Regelingen om de onafhankelijkheid te waarborgen
5.2.2.1 Auditautoriteit
107
De Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal van het ministerie van Financiën, gepositioneerd. Zij is onafhankelijk ten opzichte van de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit (Dienst Regelingen, onderdeel van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit), alsmede van andere bij de uitvoering van de Verordeningen betrokken instanties. Naast de onafhankelijke positionering ten opzichte van de andere bij de uitvoering van de Verordeningen betrokken autoriteiten en overige instanties is een specifiek aantal maatregelen getroffen ter waarborging van de onafhankelijkheid. De onafhankelijkheid van alle departementale auditdiensten c.q. accountantsdiensten van de Rijksoverheid in Nederland, waaronder de Auditdienst Financiën, is geregeld in het Besluit Taak DAD. De geregistreerde accountants van de Auditdienst Financiën ondertekenen jaarlijks een zogenaamde onafhankelijkheidsverklaring. Voorts worden bij de uitvoering van de auditwerkzaamheden de voorschriften van de beroepsorganisaties voor accountants en overige auditors in acht genomen. Ook zijn de geregistreerde auditors gebonden aan de overige regels van de betreffende beroepsorganisaties, inclusief gedrags- en beroepsregels. Het kwaliteitsbeheersingssysteem van de Auditdienst Financiën bevat specifieke procedures en gedragslijnen die waarborgen bieden voor de handhaving van de onafhankelijkheid van het personeel. Het systeem bevat o.a. collegiale reviews, een onafhankelijkheidstoets, het treffen van maatregelen indien sprake is van een overtreding van de onafhankelijkheidsvoorschriften en het nagaan of er belemmeringen zijn bij het plaatsen van auditors in specifieke clusters c.q. werkverbanden.
5.2.2.2 Overige auditinstanties De auditautoriteit is verantwoordelijk voor het inhuren (en bekostigen) van de in te schakelen externe auditmedewerkers en zal in het programma van eisen ten behoeve van het aanbestedingstraject en in de contracten met betrekking tot de in te huren auditmedewerkers vergelijkbare eisen stellen met betrekking tot de onafhankelijkheid als die gelden voor de auditors van de auditautoriteit. De audits van concrete acties worden, zoals eerder vermeld, uitgevoerd in gemengde auditteams, waarbij de auditautoriteit tevens ‘on the job’ toezicht uitoefent en een eindbeoordeling op de auditdossiers uitvoert. Deze werkwijze, inclusief de eindbeoordeling door de auditautoriteit geeft tevens waarborgen voor een onafhankelijke uitvoering van de werkzaamheden. De in te huren auditmedewerkers zijn onafhankelijk ten opzichte van de managementautoriteit, certificeringsautoriteit en de door hen te controleren begunstigden. Zij zijn – evenals de auditors van de auditautoriteit – op geen enkele andere wijze betrokken bij de in de vorige zin vermelde instanties c.q. controleobjecten. 5.2.3
Vereiste kwalificaties en ervaring
Het cluster Europese Middelen bestaat uit een vaste capaciteit van zes FTE’s. Het projectmanagementteam binnen dit cluster, waar vier personen deel van uitmaken, is verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing van alle auditactiviteiten met betrekking tot de Europese fondsen en middelen. De samenstelling van het cluster Europese Middelen wordt voortdurend afgestemd op de behoeften van dat moment. Aangezien de auditautoriteit deel uitmaakt van een grote organisatie (Auditdienst Financiën) met een auditpool met een veelheid aan specialisten, kan hier flexibel invulling aan worden gegeven. De Auditdienst Financiën heeft specifieke procedures en gedragslijnen met betrekking tot aspecten van het personeelsbeleid, zoals werving, beoordeling, samenstelling van clusters c.q. werkverbanden, ontwikkeling van capaciteiten, loopbaanontwikkeling, promotie, salariëring en inschatting van de personeelsbehoefte. Capaciteiten en bekwaamheden worden ontwikkeld door (vaktechnische) opleidingen en voortdurende vaktechnische ontwikkeling gecombineerd met het opdoen van werkervaring waarbij begeleiding door meer ervaren collega’s plaats vindt. Het -
cluster Europese Middelen bevat in ieder geval de volgende basis ervaringsgebieden: voldoende kennis op het gebied van accountantscontrole; voldoende kennis op het gebied van ICT/EDP auditing; voldoende kennis op het gebied van operational – en system auditing; voldoende juridische kennis; voldoende internationale ervaring.
Vorenstaande kennis en ervaring wordt noodzakelijk geacht om de taken op een kwalitatief goede wijze te kunnen uitvoeren. Via documentatie, websites, (interne en externe) trainingen en andere bronnen wordt de kennis toegesneden en up to date gehouden ten behoeve van de audits van de Europese fondsen, waaronder de audit van het EFRO programma. De auditautoriteit stelt in de nog op te stellen contracten eisen aan de beschikbaarheid en het kennis- en ervaringsniveau van de in te huren auditmedewerkers, waardoor een voldoende kwantitatieve én kwalitatieve inzet ten behoeve van het uitvoeren van de auditwerkzaamheden is gewaarborgd. 5.2.4
108
Audithandboek
Bij de werkzaamheden worden de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) van het Koninklijk NIVRA gehanteerd. Deze zijn gebaseerd op de International Standards on Auditing van de International Federation of Accountants (IFAC). Ten behoeve van de uitvoering is het audit handboek beschikbaar, dat – met de NV COS van het Koninklijke NIVRA als uitgangspunt – specifiek nader is uitgewerkt voor de accountantscontrole door de departementale auditdiensten van de Rijksoverheid in Nederland (HARo: Handboek Auditing Rijksoverheid, laatstelijk aangepast in augustus 2007). Dit handboek gaat in op diverse onderdelen van de controle, zoals risicoanalyse, auditplanning, uitvoering, dossiervorming, kwaliteitsbewaking en rapportering. Het audit handboek zal worden gebruikt ten behoeve van de ontwikkeling van werkprogramma’s, checklisten en eventuele overige instructies voor de audit van Europese fondsen en middelen. 5.2.5
Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de uitvoering van aanbevelingen en
corrigerende maatregelen naar aanleiding van auditverslagen De Auditdienst Financiën zal – conform artikel 62 lid 1d – jaarlijks een controleverslag uitbrengen, waarin zij melding maakt van de geconstateerde tekortkomingen en hiermee samenhangend de aanbevelingen. Het controleverslag wordt - via en met een aanbiedingsbrief van de Minister van Economische Zaken - uitgebracht aan de Europese Commissie. Afschriften worden verstrekt aan de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit. Met de managementautoriteit en certificeringsautoriteit worden jaarlijks afspraken gemaakt over de rapportering van de follow up van geconstateerde tekortkomingen en aanbevelingen. De tekortkomingen en aanbevelingen, alsmede de door de managementautoriteit en certificeringsautoriteit aangegeven (corrigerende) maatregelen, worden separaat geregistreerd om de follow up te kunnen monitoren. De opzet, het bestaan en de werking van de (corrigerende) maatregelen wordt jaarlijks getoetst teneinde vast te kunnen stellen of de tekortkomingen daadwerkelijk zijn opgeheven c.q. aan de aanbevelingen daadwerkelijk invulling is gegeven. 5.2.6
Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de werkzaamheden van andere
auditinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit vallen Kwaliteit van de auditwerkzaamheden wordt in de eerste plaats gewaarborgd door heldere afspraken vooraf. In het programma van eisen dat wordt opgesteld ten behoeve van de in te huren auditmedewerkers, alsmede in de af te sluiten contracten, zal expliciet op een aantal aspecten worden ingegaan, waaronder de kwaliteit van de uitvoering van de auditwerkzaamheden, inclusief het voldoen aan de auditstrategie, waaronder internationaal aanvaarde auditnormen, auditplannen, werkprogramma’s en overige richtlijnen vanuit de auditautoriteit. Tevens zullen deskundigheidseisen worden geformuleerd met betrekking tot de in te huren auditmedewerkers. Deze auditmedewerkers zullen voldoende kennis en ervaring dienen te hebben met betrekking tot de controle van structuurfondsgelden. Ten behoeve van de onafhankelijkheid worden voorts eisen gesteld ter voorkoming van gelijktijdige uitvoering van auditing– en consulting werkzaamheden. Kwaliteit wordt ook bevorderd door het werken met gemengde auditteams, waarbij de aansturing en coördinatie plaats vindt door auditors van de auditautoriteit. De aanpak met gemengde auditteams leidt tot een eenduidige auditaanpak. Gedurende de uitvoering vindt doorlopend toezicht plaats (‘toezicht on the job door de auditors van de auditautoriteit ’). Indien nodig worden direct corrigerende maatregelen getroffen door de auditors van de auditautoriteit. Ten behoeve van een effectieve en efficiënte uitvoering wordt tevens gekozen voor het creëren van een gezamenlijk platform voor alle betrokken auditors, waardoor de gemengde teams hun werkzaamheden en bevindingen kunnen vastleggen in gezamenlijke dossiers. De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de eindbeoordeling van de auditwerkzaamheden en auditbevindingen, zoals deze vastliggen in de auditdossiers. Bij de eindbeoordeling van de auditdossiers en op basis van gesprekken met de verantwoordelijke auditors van de auditautoriteit en de externe ingehuurde auditmedewerkers, wordt mede de kwaliteit van het door de ingehuurde auditmedewerkers, verrichte werk geëvalueerd. De evaluatieresultaten worden op centraal niveau binnen de auditautoriteit verzameld en geanalyseerd. De uitkomsten van de analyse worden periodiek besproken met de ingehuurde auditmedewerkers. Zonodig zal de auditautoriteit maatregelen treffen om de kwaliteit te verbeteren. 5.3
Auditprocessen en producten Verordening nr. 1083/2006
5.3.1
Beschrijving van de procedure voor de totstandkoming van de auditstrategie
109
2007/2008: initiël uitvoeren Auditstrategie uitvoeren Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeli Audits ngg van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijk e verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
De auditstrategie is opgesteld conform bijlage V van Verordening 1828/2006. Ten behoeve van de opstelling van de auditstrategie is informatie verkregen bij de managementautoriteit, certificeringsautoriteit en de Auditdienst van het ministerie van Economische Zaken. Voorts heeft een analyse plaatsgevonden van de relevante documenten. Dit betreft onder meer het Nationaal Strategisch Referentiekader, operationeel programma, wet- en regelgeving, richtsnoeren en rapportages met betrekking tot de voorgaande programmaperiode. De concept auditstrategie is opgesteld door een lid van het projectmanagementteam, die tevens Registeraccountant en Certified Internal Auditor is. Het concept is vervolgens besproken – en naar aanleiding daarvan op onderdelen aangepast – met het projectmanagementteam van het cluster Europese Middelen en het Managementteam van de Auditdienst Financiën. Het Managementteam van de Auditdienst Financiën heeft de auditstrategieën van de EFRO programma’s binnen negen maanden na goedkeuring van de Operationele Programma’s aangeboden aan de Europese Commissie. Eventuele bijstelling van de auditstrategie vindt plaats op basis van opmerkingen van de Europese Commissie. De definitieve auditstrategie wordt tevens aangeboden aan de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit en het Comité van Toezicht. De auditstrategie is opgesteld voor de programmaperiode 2007 – 2013. Minimaal jaarlijks vindt voor zover nodig bijstelling plaats op basis van voortschrijdende inzichten. Hiertoe worden geconstateerde knelpunten bij de uitvoering van de auditstrategie, veranderende omstandigheden en overige relevante gebeurtenissen separaat door de auditautoriteit geregistreerd. Vorenstaande wordt onderkend door middel van periodieke monitoring (één keer per half jaar) van de uitvoering van de auditstrategie. Deze monitoring vindt plaats door een lid van het projectmanagementteam van het cluster Europese Middelen. Hiertoe vindt mede overleg plaats met de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit zonder dat dit afbreuk doet aan de eindverantwoordelijkheid en onafhankelijkheid van de auditautoriteit. De waar nodig aangepaste auditstrategie wordt vervolgens vastgesteld volgens dezelfde procedure als de oorspronkelijke auditstrategie en voorts aangeboden aan de Europese Commissie.
5.3.2
Beschrijving van de procedure voor de beoordeling ex artikel 71 lid 2
2007/2008: initiël uitvoeren Auditstrategie uitvoeren Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeli Audits ngg van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijk e verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
In 2007 en de eerste helft van 2008 verricht de Auditdienst Financiën een beoordeling van de beschrijvingen van de opzet van de systemen. Resultaat is een evaluatieverslag dat samen met de beschrijving van de systemen door de lidstaat wordt aangeboden aan de Europese Commissie.
110
De beschrijving van de systemen bevat mede een onderdeel dat betrekking heeft op de auditautoriteit zelf. Het cluster Europese Middelen is verantwoordelijk voor de beschrijving van dit onderdeel. De beoordeling is uitgevoerd door een registeraccountant van de Auditdienst Financiën, die geen onderdeel uitmaakt van het cluster Europese Middelen. Op deze wijze is functiescheiding gewaarborgd. 5.3.3
Beschrijving van de procedures voor de opstelling van het jaarlijkse controleverslag en de
jaarlijkse verklaring/advies, de verklaring van afsluiting en de gedeeltelijke verklaring van afsluiting 5.3.3.1 Jaarlijks controleverslag en verklaring
2007/2008: initiël uitvoeren Auditstrategie uitvoeren Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeli Audits ngg van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijk e verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
Inleiding Het jaarlijks controleverslag (artikel 62 lid 1d i) en de jaarlijkse verklaring (artikel 62 lid 1d ii) hebben betrekking op de auditperiode vanaf 1 juli van jaar n-1 t/m 30 juni van jaar n. Deze stukken dienen jaarlijks uiterlijk 31 december van jaar n aan de Europese Commissie te worden verstrekt. De steekproef, die in de auditperiode vanaf 1 juli jaar n-1 tot 30 juni jaar n moet worden uitgevoerd, heeft betrekking op de concrete acties (projecten) waarvoor bij de Europese Commissie in het voorafgaande kalenderjaar (dus 1 januari n-1 t/m 31 december n-1) uitgaven zijn gedeclareerd. Uitvoering De stukken zijn gebaseerd op resultaten van de systeemaudits en de audits van concrete acties (artikel 62 lid 1a en 1b). Uitgangspunt voor de uitvoering van de jaarlijkse audits vormt de door de Europese Commissie goedgekeurde en jaarlijks geactualiseerde auditstrategie. In de auditstrategie wordt onder meer ingegaan op de uitkomsten van de risicobeoordeling en de op basis van deze beoordeling geformuleerde prioriteiten en horizontale kwesties voor het komende jaar, de komende drie jaar en de jaren daarna. Bij de systeemaudits wordt het bestaan en de werking van de beheersingsystemen bij de managementautoriteit, hiermee samenhangende overige instanties en groepen, en de certificeringsautoriteit getoetst. De systeemaudits worden uitgevoerd door auditors van de auditautoriteit. Op grond van de systeemaudits wordt geconcludeerd hoeveel zekerheid aan de systemen kan worden ontleend. Deze conclusie, alsmede de onderbouwing hiervan, wordt in het auditdossier vastgelegd. De audits van concrete acties vinden plaats op basis van een steekproef, die mede is gebaseerd op de uitkomsten van de systeemaudits (zie hiervoor). Rekening wordt gehouden met de voorschriften in de artikelen 16 en 17 van de Verordening nr. 1828/2006 en de separaat door de Europese Commissie voor steekproeven uitgebrachte Sampling Guide Working Document. De exacte invulling van de steekproef zal jaarlijks worden bepaald aan de hand van de actuele situatie (onder meer het aantal en de omvang van de projecten en gedeclareerde uitgaven). De selectie van de steekproefposten voor de audits van concrete acties vindt plaats door de auditautoriteit. De audits van concrete acties worden – onder eindverantwoordelijkheid van de auditautoriteit – uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit auditors van de auditautoriteit en ingehuurde externe auditmedewerkers. Bij de audits van concrete acties wordt de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven getoetst. Om haar eindverantwoordelijkheid te kunnen dragen voert de auditautoriteit eindbeoordelingen uit op de auditdossiers (werkzaamheden en uitkomsten). Ten behoeve van zowel de uitvoering van systeemaudits als audits van concrete acties worden door de auditautoriteit werkprogramma’s en checklisten samengesteld. Rapportering Na afronding van de auditwerkzaamheden wordt een concept auditverslag opgesteld door het betreffende auditteam. Alvorens het concept auditverslag voor hoor-wederhoor naar buiten wordt gebracht vindt een beoordeling van het dossier, inclusief een beoordeling van het concept auditverslag, plaats door de auditautoriteit.
111
De concept auditverslagen naar aanleiding van de systeemaudits worden vervolgens door de auditteams, met inachtneming van de onafhankelijke positie van de auditteams, voor hoor-wederhoor ten behoeve van de toetsing op feitelijke onjuistheden, voorgelegd aan de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit. De managementautoriteit en certificeringsautoriteit krijgen drie weken de tijd om te reageren op de concept auditverslagen. Na de hoor-wederhoor procedure worden de betreffende auditverslagen naar aanleiding van de systeemaudits definitief vastgesteld en vastgelegd in het auditdossier. De concept auditverslagen naar aanleiding van de audits van concrete acties worden door de auditteams, met inachtneming van de onafhankelijke positie van de auditteams, voor hoor-wederhoor ten behoeve van de toetsing op feitelijke onjuistheden, voorgelegd aan de begunstigden. De begunstigden krijgen twee weken de tijd om te reageren op de concept auditverslagen. Na de hoor-wederhoor procedure worden de betreffende auditverslagen definitief vastgesteld en vastgelegd in het auditdossier. De status van de (concept) auditverslagen wordt door de auditautoriteit centraal geregistreerd en bewaakt. De auditautoriteit cumuleert jaarlijks de geconstateerde fouten en onzekerheden en verwerkt dit in een tabel conform tabel 9 van bijlage VI van Verordening nr. 1828/2006. Voorts stelt de auditautoriteit – met inachtneming van de rapporteringstoleranties en de goedkeuringstolerantie – concepten van het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring op conform de bijlagen VI en VII van Verordening nr. 1828/2006. Bij het opstellen van het concept jaarlijkse controleverslag en de concept jaarlijkse verklaring gelden de toleranties en overige criteria, die zijn genoemd in de auditstrategie, mede gebaseerd op de Verordeningen nr. 1083/2006 en nr. 1828/2006, en – ten behoeve van de werking van de systemen – de (concept) Nota met richtsnoeren voor de beoordeling van de management- en controlsystemen. Het concept jaarlijkse controleverslag en de concept jaarlijkse verklaring worden binnen de Auditdienst Financiën onderworpen aan een objectieve evaluatie c.q. kwaliteitsbeoordeling door minimaal één Registeraccountant, die geen deel uitmaakt van het cluster Europese Middelen. De uitkomsten van deze evaluatie worden separaat in het dossier vastgelegd. Daarna stelt de auditautoriteit het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring definitief vast en verstrekt deze vervolgens – via en met een aanbiedingsbrief van de minister van Economische Zaken– aan de Europese Commissie. Afschriften van de definitieve jaarstukken worden verstrekt aan de ministers van Financiën en Economische Zaken, de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit, de Algemene Rekenkamer in Nederland en het Audit Comité van het ministerie van Financiën. Het proces van totstandkoming van de jaarstukken vanuit de individuele auditverslagen wordt door het cluster Europese Middelen zodanig vastgelegd in de (jaarlijkse) auditdossiers, dat het controlespoor goed en eenduidig te volgen is en wordt zodanig georganiseerd, dat ook tijdig, dat wil zeggen uiterlijk 31 december, aan de Europese Commissie kan worden gerapporteerd. 5.3.3.2 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
2007/2008: initiëel uitvoeren Auditstrategie Inrichting organisatie Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeling Audits van Auditstrategie concrete acties Inrichting organisatie Systeemaudits (bestaan en werking)
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
Operationele programma’s mogen volgens artikel 88 van de Verordening nr. 1083/2006 gedeeltelijk worden afgesloten volgens een door de lidstaat te bepalen periodiciteit. In dat geval dient de Europese Commissie uiterlijk op 31 december van een gegeven jaar een uitgavenstaat en – van de Auditdienst Financiën – een verklaring van gedeeltelijke afsluiting te ontvangen overeenkomstig artikel 62, lid 1d iii. Er is sprake van een vergelijkbare procedure als voor het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring, zoals hiervoor opgenomen. Dit resulteert in de verstrekking van een gedeeltelijke verklaring van afsluiting aan de Europese Commissie conform bijlage IX van Verordening nr. 1828/2006.
112
5.3.3.3 Verklaring van afsluiting
2007/2008: initiëel uitvoeren
2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren herbeoordeling
Auditstrategie
Auditstrategie
Inrichting organisatie
Inrichting organisatie
Art. 71 beoordeling systeembeschrijvi ng (opzet)
Systeemaudits (bestaan en werking)
Audits van concrete acties
Controleverslag en verklaring
2008-2015 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
2017: afsluiting
Verklaring van afsluiting en laatste controleversla g
Uiterlijk op 31 maart 2017 verstrekt de Auditdienst Financiën aan de Europese Commissie een verklaring van afsluiting, die vergezeld gaat met het laatste controleverslag. De informatie over de na 1 juli 2015 verrichte audits wordt ook opgenomen in het laatste controleverslag. Er is sprake van een vergelijkbare procedure als voor het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring, zoals hiervoor opgenomen. Dit resulteert uiteindelijk in de verstrekking van het laatste controleverslag en de verklaring van afsluiting conform bijlage VIII van Verordening nr. 1828/2006.
6. Informatiesysteem (artikel 60, onder c), van de verordening (EG) 1083/2006 6.1 Nationale Monitor Structuurfondsen De lidstaat heeft een centraal systeem, de Monitor Structuur Fondsen (MSF) geïmplementeerd, dat aansluit op het SFC2007. Deze applicatie is ontwikkeld in opdracht van en eigendom van de Coördinatie-unit Structuurfondsen van het Ministerie van Economische Zaken. De applicatie is ontwikkeld door SOGETI in nauw overleg met een door de opdrachtgever samengesteld team waarin de betrokken Nederlandse autoriteiten vertegenwoordigd waren. De verantwoordelijkheden en taken van de deelnemende partijen zijn in een afsprakenkader vastgelegd.
Navision
MSF
SFC
6.2 Informatiesysteem managementautoriteit De afzonderlijke autoriteiten (MA, CA, AA) hebben decentrale systemen. Dat wil zeggen dat de gegevens op verschillende lokale systemen worden bewaard die niet in een netwerk verbonden zijn. Periodiek worden gegevens ge-upload vanuit de MA naar het centrale systeem van de lidstaat om gegevens aan te leveren aan de EC (SFC). Hierbij maakt SNN gebruik van een ERP monitoringsysteem (Navision).
113
Op het netwerksysteem is Navision geïnstalleerd waar het financieel beheer van het programma in wordt gemonitord. 6.2.1 Beschrijving van de Monitor Structuurfondsen (MSF) De MSF bestaat uit vier modules: 1.
Een centraal projectregister. In dit register zijn geaggregeerde gegevens van de projecten van Nederlandse EFRO programma’s opgenomen. Via een interface met de systemen van de managementautoriteiten wordt het projectregister actueel gehouden. De projectgegevens kunnen door alle betrokken partijen worden online worden geraadpleegd.
2.
Een module voor de afhandeling en certificering van tussentijdse betalingen. In deze module zijn drie functionaliteiten ondergebracht. De managementautoriteiten genereren de uitgavenstaat en dienen deze in bij de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit certificeert de uitgavenstaat en stelt de betaalaanvraag op. Het certificaat wordt na goedkeuring door de certificeringsautoriteit ondertekend. Nadat de aanvraag voor tussentijdse betaling in de SFC2007 is ingevoerd, ondertekend en ingediend bij de Commissie, wordt de beslissing van de Commissie in de MSF geregistreerd en wordt de aanvraag voor tussentijdse betaling (digitaal) gearchiveerd in de MSF.
3.
Een module voor het ophalen van de programmagegevens van de SFC2007. In deze module kunnen wijzigingen die in het OP zijn goedgekeurd worden overgenomen in de MSF.
4.
Een rapportagemodule voor de monitoring van de structuurfondsen en het Nationaal Strategisch Referentiekader. In deze module worden overzichten van alle programma’s, waarin de belangrijkste resultaten opgeteld worden en ten behoeve van de monitoring beschikbaar gesteld.
De beveiliging voor het gebruik van de MSF applicatie is gewaarborgd. Personen kunnen toegang aanvragen bij de functioneel beheerder van de MSF. Zij krijgen na goedkeuring een gebruikersnaam/wachtwoord en een token waarmee zij toegang krijgen tot de ICT omgeving van het Ministerie van Economische Zaken. Daarnaast krijgen zij een gebruikersnaam/wachtwoord waarmee zij in een bepaalde rol rechten krijgen in de MSF applicatie. De communicatie van de projectgegevens tussen de MA systemen en de MSF wordt over een beveiligde verbinding verstuurd (encrypted). Deze verbinding is voorzien van een certificaat met een gebruikersnaam/wachtoord combinatie waarmee is gewaarborgd dat alleen geautoriseerde systemen met de MSF kunnen communiceren. In onderstaande tabel staan de systeemfuncties van de MSF en is de rol aangegeven die geautoriseerd is voor deze functies. Voor de certificeringsautoriteit zijn 2 rollen aanwezig binnen het systeem, een producerende (1) en controlerende (2) rol ten aanzien van de verificatie van de uitgavenstaten.
Programmabeheer Notificaties Algemene documenten Operationeel programma Projectregister Project Betaalaanvraag tussentijdse betaling Genereer uitgavenstaat Beoordelen uitgavenstaat Vastleggen beslissing Commissie Applicatiebeheer Verversen programmagegevens Beheer gebruikers
MA
Certificeringsautoriteit 1
Certificeringsautoriteit 2
EL&I
x x x
x x x
X X X
x x
x
x
X
x
x x X
Het functioneel beheer is een taak van de Coördinatie-unit (CSF) belegd bij het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. De gebruikersondersteuning is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het Ministerie en de certificeringsautoriteit en ligt vast in het afsprakenkader. Het Ministerie van EL&I is eigenaar van de MSF applicatie en heeft een beheer- en onderhoudscontract met de leverancier afgesloten. 6.2.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord-Nederland SNN gebruikt de volgende systemen: 1)
114
Een ERP systeem Navision
x x
2)
SFC2007 voor gegevensuitwisseling met de EC
In Navision worden alle projectgegevens alsmede programmagegevens geregistreerd. Tevens is er een directe koppeling met de financiële administratie wat inhoudt dat er door mutaties in de projectadministratie automatische journaalposten worden gegenereerd die leiden tot verplichtingen, vorderingen, uitgaven en ontvangsten. Via Navision worden gegevens ge-upload naar de MSF voor indiening van een betaalaanvraag aan de EC. Tevens vind in Navision relatiebeheer en postregistratie plaats. Navision is een standaard ERP pakket van microsoft dat geheel is aangepast aan de wensen en eisen van SNN. Het gehele proces van aanvraag, verzoeken tot terugbetaling, controles ter plaatse, vaststelling en uitbetaling van subsidies, registratie van correcties en onregelmatigheden wordt in Navision geregistreerd en gemonitord. De procesbeschrijvingen zijn zodanig ingericht dat een controlespoor te volgen is. Het ICT systeem Navision dat hierbij gebouwd is volgt de procesbeschrijvingen tot in detail. Alle handelingen in het systeem worden in logbestanden opgeslagen. Daarnaast is er een projectdossier waarin alle relevante documenten zijn gearchiveerd. Het ICT systeem Navision werkt met een ingebouwde workflow waarin taken na fiattering door geautoriseerden aan de juiste medewerkers worden toebedeeld. Toezicht en evaluatie Op elk gewenst moment kan er een vergelijking gemaakt worden per project, prioriteit, stuurgroep, gebied alsmede totaalniveau van:
Het budget met de beschikte bedragen
Het budget met gecertificeerde bedragen
Beschikte bedragen t.o.v. gecertificeerde bedragen
De te verwachten uitgavenprognoses
De te verwachten vrijval
De correcties
De onregelmatigheden
Verificaties en audits In Navision worden er na het verrichtingen van handelingen en/of het veranderen van status en/of het afsluiten van perioden, die leiden tot vorderingen - verplichtingen - ontvangsten - uitbetalingen, automatische journaalposten aangemaakt op projectniveau in de financiële administratie. Deze worden periodiek gecontroleerd met de projectadministratie. De projectadministratie wordt periodiek door de concern controller afgesloten t.b.v. de in te dienen uitgavenstaat. Zowel intern als extern wordt er via Navision gerapporteerd over de voortgang van het programma, prioriteit, stuurgroep of gebied. Tevens worden bevindingen van de interne controlefunctie dan wel externe audits gerapporteerd en vind zo nodig bijsturing plaats. Gedane aanbevelingen c.q. correcties uit audits worden systematisch vastgelegd in Navision en gecategoriseerd per bevinding. Tevens zijn er procedures als aanbevelingen niet worden opgevolgd c.q. correcties niet worden uitgevoerd door subsidieontvangers. 6.3 Moment van ingebruikname 6.3.1 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit Het systeem is per 10 juni 2009 operationeel.
6.3.2 Moment van ingebruikname van MSF Medio 2007 is gestart met de ontwikkeling van de MSF. Versie 1.4 van de MSF is in december 2008 geaccepteerd en op 20 januari 2009 operationeel en in productie genomen. Vanaf 20 januari 2009 is digitale communicatie van projecten tussen de MA systemen en de MSF mogelijk in de productieomgeving van de MSF. 6.4 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie De gegevensuitwisseling met SFC 2007 vindt als volgt plaats: 1.
115
Het coördinatiepunt Structuurfondsen van het Ministerie van Economische Zaken is de Member State Liaison voor SFC. Dat betekent dat deze unit de autorisaties voor Nederland in de juiste rollen toekent. Verder functioneert de unit als aanspreekpunt voor problemen met SFC en voert zij documenten in als dit decentraal niet lukt.
2.
3.
4.
In het projectregister van de MSF wordt van de projecten van de MA een geaggregeerde set gegevens bijgehouden. Het projectregister van de MSF wordt door de MA’s onderhouden op momenten dat in de administratie van de managementautoriteit wijzigingen op projecten door een besluit van de MA zijn goedgekeurd. De managementautoriteit genereert de uitgavenstaat voor een aanvraag tussentijdse betaling en dient deze in bij de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit certificeert de uitgaven en stelt een betaalaanvraag op. Het certificaat wordt na goedkeuring door de certificeringsautoriteit ondertekend. De aanvraag voor tussentijdse betaling wordt door de certificeringsautoriteit in de SFC2007 ingevoerd, ondertekend en ingediend bij de Commissie. Na de beslissing van de Commissie wordt deze beslissing in de MSF geregistreerd. Alle gegevens en documenten die niet door de MSF ondersteund worden, worden door de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit en auditautoriteit direct ingevoerd in de SFC.
De lidstaat heeft een centraal systeem, de Monitor Structuur Fondsen (MSF) die gekoppeld is aan SFC, ontwikkeld. Deze applicatie is ontwikkeld in opdracht van en eigendom van de Coördinatie-unit Structuurfondsen van het Ministerie van EZ. De applicatie is in 2007 ontwikkeld door SOGETI in nauw overleg met een door de opdrachtgever samengesteld team waarin alle Nederlandse autoriteiten vertegenwoordigd waren. De verantwoordelijkheden en taken van de deelnemende partijen (EZ en de management- en certificeringautoriteit) zijn in een afsprakenkader vastgelegd.
Navision
MSF
SFC 2007
6.5 Informatiesysteem managementautoriteit OP Noord 6.5.1 Beschrijving van de centrale MSF De MSF bestaat uit vier modules: 1.
2.
Een centraal projectregister.In dit register zijn de belangrijkste kenmerken en documenten per project van alle vier de Nederlandse EFRO programma’s opgenomen. Via een interface met de systemen van de managementautoriteiten is het projectregister altijd actueel. Naast een fors aantal gegevens (vastgelegd in het functioneel ontwerp) per project is er ook een ruimte per project voor de opslag voor projectgebonden documenten. Dat is verdeeld in vier afdelingen, voor de drie autoriteiten en voor de door het Ministerie van EZ ingevoerde onregelmatigheidsmeldingen. Een module voor de afhandeling en certificering van betaalaanvragen. In deze module zijn drie functionaliteiten ondergebracht. De managementautoriteiten genereren de uitgavenstaat, zoals zij die willen voorleggen aan de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit draagt zorg voor de certificering van deze uitgavenstaat. Op basis van deze uitgavenstaat wordt er door de certificeringsautoriteit een betaalaanvraag opgesteld en in de SFC2007 en verzonden naar de Commissie. Na de beslissing van de Commissie wordt deze beslissing in de MSF geregistreerd en wordt de uitgavenstaat gearchiveerd in de MSF. Een module voor de opslag van documentatie. Hierbij moet u denken aan de opslag van algemene programma overstijgende documenten, zoals verordeningen, nationale regelgeving, richtlijnen en interpretatiefiches. Om te voorkomen dat wildgroei of vervuiling plaatsvindt is de Coördinatie-unit Structuurfondsen van het Ministerie verantwoordelijk voor het plaatsen en actueel houden van de documenten. Een module voor de monitoring van de programma’s en het Nationaal Strategisch Referentiekader. In deze module worden van alle programma’s de belangrijkste resultaten opgeteld en gemonitord. Gegevens zijn afkomstig uit het projectregister en via een interface uit SFC, zodat aparte invoer wordt voorkomen. De modellen van de rapportages zijn geheel ingericht volgens de formats uit de bijlagen bij Verordening 1828 van 2006. Dit onderdeel draait op Business Objects en is daarmee flexibel.
3.
4.
Aan de eisen van identificatie, authenticiteit en autorisatie is voldaan. Beveiliging is gewaarborgd via persoonlijke toegangstokens, die persoonlijk worden verstrekt en afgegeven. Verder is de gebruikelijke autorisatietabel voorzien, waarbij elke participant een rol heeft. Om gebruik te kunnen maken van het MSF dient een persoonsgebonden wachtwoord te worden ingevoegd en geldt een specifieke gebruikersnaam, die wordt toegekend. Elke persoon heeft tevens een bepaalde autorisatie voor het doen van wijzigingen en toevoegingen voor zijn rol (met uitzondering van de auditautoriteit die alleen een raadpleegfunctie heeft). Deze autorisatie is persoon- en functiegebonden. Voor alle overige functies bestaat alleen een functie om in te zien. De projectgegevens worden automatisch van het MA systeem over een beveiligde verbinding verstuurd (encrypted) en deze verbinding is ook voorzien van certificaten waarmee is gewaarborgd dat alleen geautoriseerde personen (en systemen) informatie kunnen versturen naar de MSF.
116
In onderstaande tabel staan de systeemfuncties en is de rol aangegeven die geautoriseerd is voor deze functies. Functies zijn gescheiden. Voor de certificeringsautoriteit zijn bovendien 2 rollen aangebracht binnen het systeem, een producerende (1) en controlerende (2) rol ten aanzien van de certificatie van uitgavenstaten.
Programmabeheer Notificaties Algemene documenten Operationeel programma Projectregister Project Betaalaanvraag tussentijdse betaling Genereer uitgavenstaat Beoordelen uitgavenstaat Vastleggen beslissing Commissie Applicatiebeheer Verversen programmagegevens Beheer gebruikers
MA
Certificeringsautoriteit 1
Certificeringsautoriteit 2
EL&I
x x x
x x x
x x x
x x
x
x
x
x
x x x
Het functioneel beheer is een taak van de Coördinatie-unit (CSF) van EL&I. De gebruikersondersteuning is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van EL&I en de certificeringsautoriteit en ligt vast in het afsprakenkader. EL&I is eigenaar van de applicatie en heeft een beheer- en onderhoudscontract met de leverancier, evenals een strippenkaart voor extra ontwikkelingen. 6.5.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord SNN gebruikt de volgende systemen: 1.
Een ERP systeem Navision
2.
SFC2007 voor gegevensuitwisseling met de EC
In Navision worden alle projectgegevens alsmede programmagegevens geregistreerd. Tevens is er een directe koppeling met de financiële administratie, wat inhoudt dat er door mutaties in de projectadministratie automatische journaalposten worden gegenereerd die leiden tot verplichtingen, vorderingen, uitgaven en ontvangsten. Via Navision worden gegevens ge-upload naar de MSF voor indiening van een betaalaanvraag aan de EC. Tevens vindt in Navision relatiebeheer en postregistratie plaats. Navision is een standaard ERP pakket van microsoft dat geheel is aangepast aan de wensen en eisen van SNN. Het gehele proces van aanvraag, verzoeken tot terugbetaling, controles ter plaatse, vaststelling en uitbetaling van subsidies, registratie van correcties en onregelmatigheden wordt in Navision geregistreerd en gemonitord.
6.6 Moment van ingebruikname 6.6.1 Moment van ingebruikname van MSF De MSF is in 2007 ontwikkeld, na uitgebreide testen is de applicatie eind 2007 opgeleverd. De MSF is op 20 januari 2009 operationeel en in productie genomen. Er is een gebruikershandleiding beschikbaar die in nauwe samenwerking met de certificeringsautoriteit en een managementautoriteit is samengesteld. De koppeling van Navision op de MSF is op 9 juni 2009 operationeel en in productie genomen. 6.6.2 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit Het systeem is in januari 2009 deels in gebruik genomen, is per 1 juli 2009 volledig operationeel en wordt vanaf diezelfde datum geheel gebruikt. Toezicht en evaluatie Op elk gewenst moment kan er een vergelijking gemaakt worden per project, prioriteit, stuurgroep, gebied alsmede totaalniveau van: Het budget met de beschikte bedragen
Het budget met gecertificeerde bedragen
Beschikte bedragen t.o.v. gecertificeerde bedragen
De te verwachten uitgavenprognoses
De te verwachten vrijval
De correcties
117
x x
De onregelmatigheden
Verificaties en audits In Navision worden er na het verrichtingen van handelingen en/of het veranderen van status en/of het afsluiten van perioden, die leiden tot vorderingen - verplichtingen - ontvangsten - uitbetalingen, automatische journaalposten aangemaakt op projectniveau in de financiële administratie. Deze worden periodiek gecontroleerd met de projectadministratie. De projectadministratie wordt periodiek door de controller afgesloten t.b.v. de in te dienen uitgavenstaat. Zowel intern als extern wordt er via Navision gerapporteerd over de voortgang van het programma, prioriteit, stuurgroep of gebied. Tevens worden bevindingen van de interne controlefunctie dan wel externe audits gerapporteerd en vind zo nodig bijsturing plaats. Gedane aanbevelingen c.q. correcties uit audits worden systematisch vastgelegd in Navision en gecategoriseerd per bevinding. Tevens zijn er procedures als aanbevelingen niet worden opgevolgd c.q. correcties niet worden uitgevoerd door subsidieontvangers. 6.7 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie De gegevensuitwisseling met SFC 2007 vindt als volgt plaats: Het coördinatiepunt Structuurfondsen van het Ministerie van EL&I is de Member State Liaison voor SFC. Dat betekent dat deze unit de autorisaties voor Nederland in de juiste rollen toekent. Verder functioneert de unit als aanspreekpunt voor problemen met SFC en voert zij documenten in als dit decentraal niet lukt. Tevens draagt de unit zorg voor de documenten die in SFC moeten komen, waaraan meer autoriteiten meewerken, zoals de artikel 71 beschrijving die u nu leest. In het projectregister van de MSF wordt van alle projecten van de MA een geaggregeerde set gegevens bijgehouden. Het projectregister van de MSF wordt door de MA’s dagelijks automatisch bijgewerkt als er in de administratie van de managementautoriteit wijzigingen op projecten formeel zijn goedgekeurd. De managementautoriteit genereert de uitgavenstaat per prioriteit op basis van het projectregister in de MSF en verstuurt deze naar de certificeringsautoriteit. Een overzicht van de uitsplitsing naar jaar van de subsidiabele kosten wordt door de MA’s samen met de borgingsverklaring en de overige verplichte documenten separaat aan de certificeringautoriteit beschikbaar gesteld. De certificeringautoriteit certificeert de uitgaven en voert, na goedkeuring, de betaalaanvraag in, in de SFC2007 en dient deze in bij de Commissie. Nadat de Commissie een beslissing heeft genomen op de aanvraag wordt deze door de certificeringsautoriteit in de MSF verwerkt. De auditautoriteit van OP Noord-Nederalnd heeft de juiste autorisaties ontvangen en is zelf verantwoordelijk de programmaspecifieke documenten op auditautoriteitniveau in de SFC op te laden. Dat geldt ondermeer voor de auditstrategie en de documenten naar aanleiding van de jaarlijkse audits.
118
