L1
Berikut adalah daftar pertanyaan yang diajukan oleh peneliti kepada Corporate Social Responsibility (CSR) & Corporate Communication GlobalTV, yaitu Bapak Hendra Eteng.
Menurut Anda,
1. Apa itu public relations? Mengapa public relations di GlobalTV disebut dengan Corporate Secretary? Jelaskan.
“Public relations itu adalah seluruh kinerja dengan memanfaatkan sistem komunikasi dalam menjembatani informasi antar departemen. Contoh kalau di GlobalTV itu departemen Corporate Secretary yang dimana orang-orangnya menjalankan kegiatan public relations dalam ruang lingkup lebih luas dari tugas public relations itu sendiri, karena terbagi menjadi beberapa divisi, yaitu Eksternal, Internal, dan CSR, dimana CSR juga meliputi tugas dan fungsi Corporate Communication.” 2. Apa fungsi public relations di GlobalTV? “Di GlobalTV sendiri, fungsinya sesuai sama job description di divisi masingmasing. Internal relations ada media visiting salah satunya, external relations lebih ditekankan ke media relations ya khususnya media monitoring. Untuk CSR, dia dedikasinya untuk GlobalTV Peduli. Sedangkan Corporate Communication yang dimana dia juga handle CSR, fungsinya lebih ke penerimaan proposal event untuk dikasih ke Produksi.”
3. Bagaimana aliran komunikasi organisasi yang terjadi di Departemen Corporate Secretary? “Disesuaikan sama struktur organisasi Corsec, balik lagi ke Section Headnya untuk report. Tapi untuk CSR karena ada kaitannya sama MNC Group langsung confirmnya ke Manajer. Corcomm juga sama.”
L2
4. Bagaimana koordinasi yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication GlobalTV dengan Departemen Produksi dan Departemen Corporate Secretary?
“Sampai saat ini sih bisa dikatakan sudah optimal, Tapi kalau untuk Corporate Secretary sendiri sebenarnya memang kurang ada keterikatan ya. Karena di SOP itu sendiri saya langsung proses ke bagian Produksi.” 5. Jika dilihat dari struktur organisasi harusnya hierarki penyampaian laporan dari divisi Corporate Communication adalah melalui Corporate Secretary Section Head ke Manager, tapi pada kenyataannya tidak seperti itu. Menurut Anda?
“Kalau dilihat dari struktur organisasinya seperti itu, tapi pengaplikasian di lapangan lebih fleksibel, makanya langsung diproses ke Produksi.” 6. Apakah
mekanisme
kerja
yang
direncanakan
oleh
divisi
Corporate
Communication GlobalTV dalam SOP penerimaan event potensial sudah optimal untuk diterapkan?
“Sebetulnya, Corporate Secretary juga masih Departemen baru, dalam penerapan SOP nya juga bisa dibilang belum optimal. Setiap divisi itu punya standar prosedur masing-masing yang disesuaikan sama tugas dan kegiatannya. Kalau arahan untuk penerimaan event memang dari manager, dikomunikasikan oleh Corporate Secretary Section Head ke setiap divisi, sedangkan SOP itu saya yang bertanggung jawab atas pelaksanaan penerimaan event dari pihak eksternal. Dari sana, saya langsung bergerak untuk menyampaikannya ke Produksi kira-kira ini event bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk menghasilkan brand image atau ngga.” 7. Menurut Anda, apakah dengan menerapkan media internal perusahaan dan mengubah arus aliran komunikasi dapat mengatasi permasalahan dalam komunikasi internal dalam organisasi yang terjadi pada saat ini?
L3
“Kalau hasilnya nanti jauh lebih baik lagi, saya setuju.”
L4
Berikut adalah daftar pertanyaan yang diajukan oleh peneliti kepada Corporate Secretary Section Head, yaitu Bapak Yocki Riestanova..
Menurut Anda,
1. Apa itu public relations? Mengapa public relations di GlobalTV disebut dengan Corporate Secretary? Jelaskan.
“Public relations di GlobalTV sebenarnya namanya bukan public relations, tapi Corporate Secretary. Corporate Secretary di GlobalTV memiliki ruang lingkup dan bentuk yang lebih luas dari public relations dan tugasnya pun beragam. Corporate Secretary GlobalTV meliputi fungsi dan peran Internal Relations, External Relations, dan Corporate Social Responsibility (CSR) yang juga mencakup jabatan Corporate Communication.” 2. Apa fungsi public relations di GlobalTV? “Secara garis besar fungsi public relations membina relationship sama publiknya. Bukan hanya publik eksternal, tapi juga sama internal corporate. Fungsi PR di GlobalTV mencakup kegiatan promosi above the line dan below the line. Ada media relations, media partner, sponsorship, media gathering, government relations, media visiting, dan sebagainya. Poin utamanya untuk bisa buat masyarakat itu lebih aware akan keberadaan GlobalTV di tengah kehidupan masyarakat, baik eksternal juga internal.” 3. Bagaimana aliran komunikasi organisasi yang terjadi di Departemen Corporate Secretary? “Kalau kita berbicara tentang arus atau aliran informasi, dikembalikan lagi secara detil ke struktur organisasinya. Kebijakan tentang kegiatan di Corsec itu semuanya datang dari holding, sedangkan pengorganisasiannya dilakukan di Corsec. Kebijakan yang ditentukan oleh holding itu lalu disampaikan ke divisidivisi sesuai di bidangnya. Untuk upward, tentu semua kegiatan harus ada persetujuan dari saya sebagai Corsec Section Head dan manager Corsec &
L5
Legal. Untuk Internal, eksternal, dan CSR saya tinjau sudah optimal, tapi untuk Corcomm lebih concern bekerja secara personal.” 4. Bagaimana koordinasi yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication dengan Departemen Produksi dan Departemen Corporate Secretary?
“Untuk Corcomm, dedikasi pengerjaan tugas sama publik luar organisasi bisa dibilang excellent, tapi untuk internal corsec sendiri komunikasi Corcomm sama karyawan bisa dibilang belum optimal. Karena event-event yang masuk list Corcomm tidak ada discuss sama saya terlebih dahulu, saya kurang tahu event yang masuk list Corcomm. Officer Corsec juga kurang mengetahui kegiatan yang direalisasikan Corcomm itu apa saja. Saya sedikit banyak tahu kegiatan Corcomm itu dari officer Corsec dan seputar obrolan karyawan GlobalTV. Hal ini juga mungkin karena keterkaitan SDM, karena Corcomm juga pelaksana dan penanggung jawab kegiatan CSR, tekanan pekerjaan di GlobalTV Peduli pun pasti ada, namun koordinasi di Corsec perlu ditingkatkan lagi kualitasnya. Dari tinjauan saya untuk Produksi mungkin sudah maksimal, tidak ada juga keluhan yang dikoordinasikan Corporate Communication.” 5. Jika dilihat dari struktur organisasi harusnya hierarki penyampaian laporan dari divisi Corporate Communication adalah melalui Corporate Secretary Section Head ke Manager, tapi pada kenyataannya tidak seperti itu. Menurut Anda?
“Sebenarnya jalur komunikasi di struktur organisasi itu adalah salah satu representasi manajemen komunikasi di Corsec. Public relations berhubungan sama komunikasi, seharusnya setiap kegiatan yang sudah diaplikasikan, disampaikan kepada saya untuk dievaluasi terlebih dahulu sebelum masuk ke Senior Manager. Jadi ada pengawasan lebih di dalamnya.” 6. Apakah
mekanisme
kerja
yang
direncanakan
oleh
divisi
Corporate
Communication GlobalTV dalam SOP penerimaan event potensial sudah optimal untuk diterapkan?
L6
“Karena dari setiap keputusan dan perencanaan itu sendiri kalau dilihat dari struktur organisasinya masih terdapat banyak kesalahan. Upwardnya tidak berjalan optimal. Evaluasi pun bisa dibilang sulit untuk Corcomm karena daftar proposal event yang masuk itu banyak, tapi tidak dikoordinasikan dan dikomunikasikan Corcomm ke saya dan pihak-pihak yang memiliki kepentingan.” 7. Menurut Anda, apakah dengan menerapkan media internal perusahaan dan mengubah arus aliran komunikasi dapat mengatasi permasalahan dalam komunikasi internal dalam organisasi yang terjadi pada saat ini?
“Setuju. Karena kegiatan dan event apa saja yang sudah masuk dalam kategori terlaksana perlu dikomunikasikan kepada saya dan departemen GlobalTV yang ingin mengetahui program kegiatan Corcomm. Tapi itu tergantung dari konsistensi orang yang bertugas menyebarkan berita tersebut. Kalau dia tidak konsisten menjalankannya, permasalahan itu tidak teratasi.”
L7
Berikut adalah daftar pertanyaan yang diajukan oleh peneliti kepada Production Assistant, yaitu Bapak Mario Russellino.
Menurut Anda,
1. Apa itu public relations? Mengapa public relations di GlobalTV disebut dengan Corporate Secretary? Jelaskan.
“Kalau menurut saya, public relations itu adalah penghubung antara perusahaan dengan dunia luar yang tugas utamanya itu adalah menjaga citra perusahaan agar tetap baik di mata masyarakat luas. Lalu, public relations sendiri merupakan sebuah bentuk komunikasi yang dapat menguntungkan bagi sebuah perusahaan. Tapi di sisi lain, public relations juga merupakan sebuah pekerjaan yang menuntut penyampaian pesan yang baik. Pesan-pesan itu dapat dikomunikasikan melalui berbagai media, termasuk media massa. Public relations di GlobalTV itu disebut Corporate Secretary karena divisi dalam satu departemennya itu semuanya menjalankan fungsi dan peran public relations.” 2. Apa fungsi public relations? “Untuk peningkatan brand awareness masyarakat ke GlobalTV itulah yang dilakukan oleh public relations. Tapi di sisi lain dia juga berfungsi memelihara komunikasi di internal organisasi. Divisi Corsec yang sering berhadapan dengan Produksi, yaitu Corcomm. Tugasnya dalam memberikan pertimbanganpertimbangan event dari eksternal perusahaan yang mungkin masuk di segmen produksi bisa dikatakan sudah efisien.” 3. Bagaimana koordinasi yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication dengan Departemen Produksi maupun Departemen Corporate Secretary?
“Kalau menurut saya yang paling berpengaruh untuk Departemen Produksi adalah sebagai jembatan penghubung informasi. Sejauh yang saya ketahui dalam bidang produksi yang berkaitan dengan Corcomm, Corcomm selalu cepat
L8
tanggap memberi informasi event yang mungkin masuk di daftar kegiatan rutin atau calender event untuk bagian Produksi. Sampai saat ini untuk Produksi bisa dibilang sudah maksimal, walaupun tidak tatap muka, tapi email corporate cukup berperan dalam hal ini. Kalau untuk Corsec, sepertinya kurang dilibatkan ya.”
4. Mengapa?
“Karena dalam praktek di lapangan kalau saya lihat dari cc email yang dikirim Corcomm. Di dalamnya tidak ada anggota Corsec kecuali Manager Corsec & Legal.” 5. Jika dilihat dari struktur organisasi harusnya hierarki penyampaian laporan dari divisi Corporate Communication adalah melalui Corporate Secretary Section Head ke Manager, tapi pada kenyataannya tidak seperti itu. Menurut Anda?
“Kalau berdasarkan struktur yang saya tahu memang seperti itu, tapi kalau Corcomm memutuskan semua anggota Corsec tidak perlu tahu perkembangan dari kegiatannya, harus dihormati. Tapi, kalau memang bisa diubah, sebaiknya diubah.” D. Alternatif Pemecahan Masalah (003)
6. Menurut Anda, apakah dengan menerapkan media internal perusahaan dan mengubah arus aliran komunikasi dapat mengatasi permasalahan yang terjadi pada saat ini?
“Iya, sebenarnya bukan hanya memperbaiki ketidakpahaman di komunikasi internalnya ya, tetapi juga memperbesar peluang anggota lain untuk berpartisipasi dalam event. Di mana mungkin markom pun memerlukan pemasukan event di kegiatan rutinnya untuk promo.”
L9
DOKUMENTASI Surat Keterangan Survey Penelitian
L10
DOKUMENTASI
Daftar Penerimaan Proposal Event
L11
L12
L13
DOKUMENTASI FOTO
L14
L15
