Pertanyaan yang sering diajukan) :

FAQ (Frequently Ask Question/ Pertanyaan yang sering diajukan) : 1. Bagaimana menggunakan menu cari pegawai? Jawab: - Klik Unit Kerja tempat dimana akan mencari pegawai (misal Aceh, upt Lapas Kelas IIA banda Aceh atau satker yang lainnya). -

-

-

Klik menu , muncul jendela Cari Data Pegawai. Untuk mencari pegawai berdasarkan NIP masukan NIP pegawai yang akan dicari pada kotak NIP, untuk mencari pegawai berdasarkan nama masukan nama pegawai di kotak Nama, untuk mencari pegawai berdasarkan tanggal lahir saja masukkan 8 digit (angka) awalan dari NIP (misal 19800101) pada kotak NIP, untuk pencarian bisa juga menggunakan kombinasi antara NIP dan Nama (misal mencari nama Andi dengan tahun lahir 1977 maka masukan di kotak nama dengan Andi, dikotak NIP 1977), dll. Klik tombol cari maka akan ditampilkan nama pegawai yang dicari sesuai dengan kriteria yang dimasukkan di Kotak nama/ NIP. Jika pegawai tidak ditemukan di unit kerja kita, lakukan pencarian pada Unit Sementara (Unit Sementara merupakan tempat untuk menampung pegawai yang sudah dimutasikan dari seluruh Unit Eselon I dan Kanwil, namun belum diketahui satuan kerjanya). Jika pegawai tidak ditemukan juga lakukan dengan mengacu ke pertanyaan poin 3 dibawah. Untuk melihat pegawai secara detail klik ganda pegawai yang akan dilihat.

2. Bagaimana meng-edit data identitas pegawai? Jawab: - Klik ganda pegawai yang akan di edit kemudian pada kolom Identitas dan Daftar Riwayat pilih ‘B. Identitas Pegawai’. -

Setelah melakukan perubahan identitas pegawai tekan tombol ( Perlu diingat setiap kali kita melakukan perubahan terhadap riwayat pegawai seperti identitas pegawai, SK CPNS/PNS, Riwayat pangkat/Jabatan jangan lupa menekan tombol , karena jika kita terlupa maka data yang kita masukkan tidak akan tersimpan.

3. Bagaimana jika setelah menggunakan menu cari pegawai, pegawai tidak ditemukan? - Jika kita mengalami hal tersebut ada tiga kemungkinan, pertama pegawai tersebut masih terdapat di unit/kanwil lain, kedua pegawai tersebut sudah dipensiunkan atau kemungkinan ketiga pegawai belum masuk pada aplikasi SIAP. -

Untuk pencariannya lakukan dengan mengklik

-

pilih semua, kemudian klik . Penggunaan menu cari pegawai lihat poin 1 diatas. Jika pegawai tidak ditemukan informasikan kepada kami nama dan NIP nya melalui online help/ Live Chat. Pengelola Kepegawaian pusat yang dapat mengeser/ memutasi pegawai antar kanwil. Untuk pergeseren/ mutasi pegawai antar UPT dalam kanwil yang

Dibuat oleh : Tata Usaha Kepegawaian Biro Kepegawaian Kemenkumham RI

sama menjadi wewenang pengelola data kepegawaian kanwil. Jika pengelola data kepegawaian pusat menginformasikan bahwa pegawai belum di entry berarti pegawai tersebut belum masuk pada aplikasi SIAP (belum di entry), mohon masukkan data-data pegawai tersebut secara benar dengan meng klik 4. Bagamana mengirim pesan dan chat(berbicara) langsung dengan kami? - Untuk memngirim pesan tersedia Online Help, yaitu dengan cara klik menu

-

Selanjutnya klik menu kemudian masukkan topik yang akan ditanya dan perihal pertanyaannya. Klik save. Pengelola data kepagawaian pusat dan kanwil dapat memberikan jawabannya. Jika anda menginginkan jawaban yang lebih cepat anda dapat memanfaatkan link Live Chat. Link Live Chat ini ada pada menu Online Help pada baris paling bawah berupa tulisan berjalan yang dapat diklik. Setelah link diklik akan muncul jendela baru pada browser anda, yang selanjutnya anda diminta untuk memasukkan nama anda pada kotak ‘Enter your name here’, ketik nama anda kemudian klik chat. Anda sudah terhubung dengan kami melalui live chat dan pengelola kepegawaian kami selalu online 1 X 24 jam yang selalu siap menjawab.

5. Bagaimana menambah pegawai? - Klik sub unit kerja dari posisi pegawai yang akan di entry (ini dilakukan agar setelah menginput pegawai kita tidak perlu mengeser lagi pegawai ke unit kerjanya). -

Klik menu Masukkan data-data pegawai yang ada dengan benar, kotak yang bergaris merah (NIP Baru, Tempat Lahir, Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Alamat Tinggal, Alamat KTP, Tipe Pegawai, Status Pegawai, Jenis Pegawai) berarti wajib diisi tidak boleh dikosongkan. Unit kerja tidak bisa diedit/dirubah karena otomatis terisi sesuai unit yang kita pilih. Tanggal pensiun dikosongkan karena akan otomatis terisi. Untuk mengupload (mengunggah) foto klik , Browse(cari file tempat menaruh foto) klik open, file harus berformat gambar seperti jpeg/jpg/png dan ukuran file maksila 150 Kb. Foto tidak langsung tampil, baru setelah mengklik menu simpan foto akan ditampilkan. Jangan lupa untuk disimpan setelah data dimasukkan dengan benar dengan mengklik menu . Kami mengharapkan data pegawai di isi selengkap-lengkapnya karena hal ini berguna untuk memudahkan dan mempercepat dalam proses administrasi kepegawaian (jangan salahkan jika nanti dalam cetak SK terdapat kesalahan karena data pegawai yang dimasukkan tidak benar, valid nya data menjadi tangung jawab anda)


6. Bagaimana cara memindahkan pegawai JFU/JFT ke sub/unit/satuan kerja yang benar? - Cari pegawai yang akan dipindahkan/ digeser (petunjuk untuk pencarian pegawai ada di pertanyaan point 1). - Klik pegawai yang akan dipindah, tahan kemudian geser (drag and drop) ke sub/unit yang dituju. - Terdapat konfirmasi bahwa pegawai akan dipindahkan, kemudian klik OK. Tips memindah pegawai : Cari sub/unit kerja tujuan pegawai akan dipindahkan, baru cari pegawai, setelah ketemu pegawainya kemudian drag and drop ke unit yang dituju. 7. Bagaimana cara memindahkan pejabat struktural (mutasi jabatan struktural) ke sub/unit/satuan kerja yang benar? - Ada dua macam cara yaitu : - Cara pertama untuk mutasi pejabat struktural yaitu kita hanya perlu mengedit jabatan terakhir pada identitas pegawai tersebut sesuai jabatan barunya, pejabat tersebut akan otomatis bergeser ke unit baru tersebut. - Cara kedua dilakukan jika dengan cara pertama tidak berhasil karena unit yang dituju masih terdapat pejabat yang menduduki posisi tersebut sehingga kita perlu melakukan perubahan pada pejabat lama yang masih menduduki jabatan tesebut dengan mengubah tipe pegawainya dari struktural menjadi jabatan fungsional umum, kemudian disave(disimpan).

Selanjutnya ulangi dengan cara pertama. Catatan : Jika mutasi pejabat dari unit kerja anda keluar unit kerja yang bukan menjadi wewenang anda (antar upt dalam kanwil yang berbeda, antar kanwil atau antar eselon I) maka anda cukup meletakkan pejabat tersebut pada Unit Sementara dengan mengubah tipe pegawai menjadi fungsional umum terlebih dahulu, disave (simpan), baru digeser ke unit sementara. Pengelola data kepegawaian di kanwil lainnya yang bertangung jawab untuk menarik/memasukkan pejabat tersebut ke unitnya masing-masing. 8. Bagaimana jika pegawai sudah pindah ke unit/kanwil lain yang bukan menjadi wewenang kita? - Anda hanya perlu meletakkan pegawai tersebut pada unit sementara. Pengelola data kepegawaian di kanwil lainnya yang bertangung jawab untuk menarik/memasukkan pegawai tersebut ke unitnya masing-masing. 9. Bagaimana cara mengubah status pegawai yang sudah pensiun/meninggal? -

Buka pegawai yang akan dirubah statusnya, klik pegawai menjadi pensiun dengan mengklik menu dibawah ini:

-

Untuk pegawai yang meninggal pilih status pegawai menjadi wafat.

. Ubah status


10. Bagaimana untuk mencetak DUK (Daftar Urut Kepangkatan) secara lengkap? -

Klik menu

, pilih unit kerja yang akan dicetak DUK nya.

-

Klik pilih SEMUA untuk mencetak DUK secara lengkap pegawai struktural dan non struktural.

-

Klik maka secara otomatis system akan mengurutkan sesuai Daftar Urut Kepangkatnnya (DUK). DUK akan tersusun dengan benar jika data masing-masing pegawai valid (diinput dengan benar).

11. Bagaimana cara menghapus pegawai? - Kami tidak menyediakan menu hapus pegawai karena pegawai yang sudah pensiun, meninggal/wafat atau pindah ke instansi lain tidak boleh dihapus karena data pegawai tersebut masih digunakan untuk keperluan lainnya seperti Album Pensiun dlsb, jadi anda tinggal mengubah status pegawai tersebut menjadi pensiun, wafat, atau pindah

12. Daftar singkatan dan istilah: - STLUD : Surat Tanda Lulus Ujian Dinas - NIK : Nomor Induk Kependudukan - No Nota pada menu Riwayat Pangkat : Nomor Nota Persetujuan BKN 13. Catatan – Catatan Penting : Mohon untuk penulisan gelar akademik di Idetitas Pegawai tidak ditulis pada kolom isian "Nama" tapi ditulis tersendiri pada kolom isian "Gelar Depan" dan kolom isian "Gelar Belakang". Contoh entri yg Salah dalam Aplikasi SIAP: Nama : Drs. MUHAMMAD AL FATIH, Bc.I.P., S.Sos., S.H., M.Si. Gelar Depan : Gelar Belakang :

Contoh entri yg Benar dalam Aplikasi SIAP: Nama : MUHAMMAD AL FATIH Gelar Depan : Drs Gelar Belakang : Bc.I.P., S.Sos., S.H., M.Si. *untuk gelar depan tidak perlu menggunakan titik karena pada aplikasi SIAP akan secara otomatis menambahkan titik. *apabila tidak ada gelar maka kosongkan saja jangan diisi karekter strip " - " karena akan berpengaruh pada nama tersebut.


Penulisan gelar akademik secara umum dalam penggunaan huruf kapital, titik dan koma: Muhammad Al Fatih, SH. Muhammad Al Fatih, S.H.

(Salah) (Benar)

Muhammad Al Fatih, S.SOS. Muhammad Al Fatih, S.Sos.

(Salah) (Benar)

Muhammad Al Fatih, Bc.IP. Muhammad Al Fatih, Bc.I.P.

(Salah) (Benar)

DRS. Muhammad Al Fatih, Bc.IP, SH, MSi. Drs. Muhammad Al Fatih, Bc.I.P., S.H., M.Si. Muhammad Al Fatih, AMd.IP, SH. Muhammad Al Fatih, A.Md.I.P., S.H.

(Salah) (Benar)

(Salah) (Benar)

DR. Muhammad Al Fatih Dr. Muhammad Al Fatih

(Gelar Doktor S3 yang Salah) (Gelar Doktor S3 yang Benar)

DR. Muhammad Al Fatih dr. Muhammad Al Fatih

(Gelar Dokter Medis yang Salah) (Gelar Dokter Medis yang Benar)

Sumber terkait penulisan gelar akademik yang benar: http://id.wikipedia.org/wiki/Gelar_akademik http://gungwe.staff.ub.ac.id/2012/03/29/penulisan-gelar-yang-benar http://blog.sunan-ampel.ac.id/warsiman/2010/05/18/penulisan-gelar-akademik


Pertanyaan yang sering diajukan) :

Recommend Documents