06 | 2013
06 | 2013
Bericht van Peter Ulber De ethische waarden van Panalpina Prestatie Integriteit Professionaliteit
3 4
Inleiding tot de Gedragscode Wat wordt er van iedereen verwacht? Wat wordt er van managers verwacht? Melding van overtredingen Vertrouwelijk zonder vergeldingsacties
5
Bevordering van een positieve werkomgeving Waardering voor diversiteit Discriminatie en pesterijen op de werkvloer Eerlijke arbeidspraktijken Gezondheid en veiligheid
6
Vermijd tegenstrijdige belangen Nevenactiviteiten Familie- en persoonlijke relaties
7
Integer zakendoen Anticorruptie Tegengaan van omkoping Indirecte omkoping Geschenken en representatie Giften aan liefdadigheidsinstellingen en sponsoring Politieke bijdragen Mededinging en kartelverbod Handelsbeperkingen Naleving van contracten
8
Zorgen voor financiële integriteit Archivering, financiële verslaglegging, financiële controles en openbaarmaking Extra verantwoordelijkheid voor senior financiële functionarissen Bedrijfskosten Koop en verkoop van aandelen – voorkennis Tegengaan van witwaspraktijken
10
Bescherming en beheer van bedrijfsmiddelen en informatie Fysieke bedrijfsmiddelen en communicatiesysteem Eigendomsrechtelijk beschermde informatie en intellectuele eigendom Bewaring van documentatie Privacy van gegevens
11
Bescherming van het milieu
12
2
Bericht van Peter Ulber
vinden door de soms moeilijke keuzes waarvoor u tijdens uw werk voor Panalpina komt te staan. De Code biedt degelijke principes die u dient na te leven en vertelt u wat te doen in gecompliceerde situaties waarin het niet eenvoudig is om de juiste weg te vinden. Als iemand van ons tijdens het werk voor een juridisch of ethisch dilemma komt te staan, moeten we even pas op de plaats maken om de juiste oplossing te vinden of te besluiten hoe te handelen. In dergelijke situaties volgen we de wet en de regels van Panalpina. Als er geen enkele wet of regel van toepassing lijkt te zijn, vertrouwen we op ons gezond verstand en onze hoge ethische normen. Zodoende zorgen we er samen voor dat we het juiste doen en dat we ons nooit hoeven te schamen als we familie, collega's, de media en het publiek vertellen wat we hebben gedaan. Vraag in geval van twijfel advies en raadpleeg de richtlijnen op de volgende pagina's. Goede mensen laten andere goede mensen geen ethische vergissingen begaan, maar zeggen er iets van.
Beste collega’s, Terwijl wij streven naar voortzetting van onze uitstekende prestaties in een snel veranderende, concurrerende wereld, moeten we altijd trouw blijven aan onze kernwaarden en de normen die wij stellen voor ethisch gedrag. Die combinatie van normen en waarden vormt het fundament voor ons succes, in goede en in moeilijke tijden. Panalpina streeft naar de hoogste ethische normen en waarden. Wij hebben een cultuur opgebouwd op basis van onze kernwaarden: Prestatie, Integriteit en Professionaliteit. Wij streven naar eerlijke en ethische bedrijfspraktijken op alle niveaus en op alle locaties waar we actief zijn. Deze Gedragscode is de leidraad voor integer zakendoen en helpt u onze waarden in praktijk te brengen. Samen met bedrijfsspecifieke beleidsregels en lokale wet- en regelgeving dient de Code als een kompas om u te helpen uw weg te 06 | 2013
Hoewel beleidsregels belangrijk zijn, wordt het succes van onze onderneming uiteindelijk bepaald door hoe ieder van ons handelt. Alle medewerkers van Panalpina zijn er samen verantwoordelijk voor dat ethisch gedrag een essentieel onderdeel is van onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Als we dat niet doen, neemt het vertrouwen af en worden de funderingen waarop wij ons leven en ons bedrijf bouwen ondermijnd. Ik reken op u allen om onze ethische waarden hoog te houden en ze als een tweede natuur toe te passen. Dat zijn we verplicht aan al onze belanghebbenden, van onze klanten tot onze investeerders, maar zeker ook aan onszelf als medewerkers, zodat Panalpina een geweldige plek blijft om te werken. Wij hebben uw steun nodig om de culturele transformatie van Panalpina naar uitstekende kwaliteit te handhaven.
Peter Ulber
3
De ethische waarden van Panalpina Panalpina streeft naar een sterke en unieke bedrijfscultuur met degelijke ethische waarden. Dit vereist van ons allen integer handelen en toepassing van de hoogste ethische normen in ons dagelijks werk. Het is dan ook van belang dat ieder van ons de kernwaarden van Panalpina begrijpt en toepast. Deze vormen het kompas voor onze besluitvorming en de uitvoering van onze werkzaamheden. Onze kernwaarden zijn gebaseerd op drie belangrijke uitgangspunten:
Prestatie Prestatie is ons voortdurende streven naar duurzame ontwikkeling en financieel succes op lange termijn. Bij Panalpina bereiken we goede prestaties door uitstekende kwaliteit te hanteren bij alles wat we doen, door ons te laten stimuleren door innovatie, door de mogelijkheden door de obstakels heen te zien, door financieel succes te bereiken, en door ons altijd te laten leiden door integriteit. Integriteit Integriteit is hoe we ons gedrag sturen en onze waarden consequent toepassen bij alles wat we doen. Wij komen onze beloften na en spelen volgens de regels. Wij zetten ons in voor nakoming 06 | 2013
van onze beloften, we behandelen iedereen eerlijk, respectvol en waardig, en we passen de hoogste ethische normen toe in al onze dagelijkse werkzaamheden. Professionaliteit Professionaliteit is hoe we waarde creëren voor onze klanten door op hun zakelijke behoeften te anticiperen en door werkbare oplossingen te bieden. Bij Panalpina hebben we verstand van zaken en nemen we verantwoordelijkheid voor het leveren van resultaat. We accepteren de consequenties voor alles wat we doen en om voor onze klanten de bedrijfspartner bij uitstek te worden.
4
Inleiding tot de Gedragscode Wat wordt er van iedereen verwacht? Deze Gedragscode geldt voor alle medewerkers van Panalpina. Van ons allen wordt verwacht dat wij deze Code en de wet begrijpen en naleven bij onze dagelijkse werkzaamheden. Wij moeten ons gezond verstand gebruiken en bij al ons handelen nadenken. We kunnen soms voor situaties komen te staan waarin de juiste keuze niet duidelijk is. In dergelijke situaties dient u zich af te vragen: ● Is het in overeenstemming met de Code? ● Is het ethisch? ● Is het rechtmatig? ● Stelt dit mij en Panalpina in een goed daglicht? ● Zou ik dit in de krant willen lezen? ● Zouden mijn familie en vrienden het goedkeuren? Op al deze vragen moet het antwoord "ja" luiden. Als het antwoord op een van deze vragen "nee" is, doe het dan niet. Mocht u toch nog twijfelen, vraag dan om advies. U kunt hiervoor terecht bij uw manager of bij Personeelszaken. Als u het niet prettig vindt om de situatie met uw manager of met Personeelszaken te bespreken, kunt u contact opnemen met de afdeling Corporate Ethics and Compliance. Ook kunt u zich richten tot de Ombudsman van Panalpina. Alle contactgegevens vindt u op het intranet. Wat wordt er van managers verwacht? Van alle managers binnen Panalpina wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven en een cultuur van ethisch gedrag en naleving van regels binnen hun taakgebied bevorderen. Dit houdt ook in dat ze ervoor moeten zorgen dat de medewerkers die onder hun toezicht vallen hun verantwoordelijkheden kennen, zowel naar de geest als naar de letter van de Gedragscode. Managers dienen een positieve werkomgeving te creëren waarin medewerkers worden gemotiveerd en zich dermate op hun gemak voelen dat ze zich uit durven
06 | 2013
te spreken en om hulp durven te vragen. Als managers meldingen ontvangen van een situatie die onethisch is of mogelijk schadelijk is voor de reputatie van Panalpina, dienen zij de afdeling Corporate Ethics and Compliance daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen. Melding van overtredingen Als u reden hebt om aan te nemen dat een medewerker van Panalpina of iemand die voor Panalpina werkzaamheden verricht, zich schuldig heeft gemaakt aan onethisch of onrechtmatig gedrag, bent u verplicht dit incident direct te melden. U kunt hiervoor terecht bij uw manager, bij Personeelszaken of bij de afdeling Corporate Ethics and Compliance. U kunt in voorkomend geval ook contact opnemen met de Ethics and Compliance Hotline om de kwestie te bespreken. De Ethics and Compliance Hotline is een veilige manier om vertrouwelijke meldingen te doen, waar ook ter wereld, 24 uur per dag, 7 dagen per week, online dan wel telefonisch. U vindt het desbetreffende telefoonnummer en de webmeldingstool op ons intranet. Vertrouwelijk zonder vergeldingsacties Panalpina hecht veel waarde aan de assistentie van medewerkers die mogelijke problemen signaleren die wij moeten aanpakken. Panalpina zal al het mogelijke doen om ervoor te zorgen dat zowel de meldingen zelf als de identiteit van de melder vertrouwelijk worden behandeld. Panalpina tolereert geen enkele vorm van vergeldingsmaatregelen tegen medewerkers die te goeder trouw overtredingen van de Gedragscode van Panalpina of ander onwettig gedrag melden. Panalpina neemt aantijgingen van vergeldingsmaatregelen serieus. In geval van beschuldigingen van vergeldingsacties volgt een onderzoek en worden er passende maatregelen genomen.
5
Bevordering van een positieve werkomgeving Panalpina streeft naar bevordering van een positieve, pluriforme en prettige werkomgeving op basis van openheid en wederzijds respect. Alle medewerkers behandelen elkaar met waardigheid en respect. Wij tolereren geen enkele vorm van pesterij of discriminerend gedrag op de werkvloer. Panalpina respecteert en houdt zich aan de toepasselijke arboregelgeving. Waardering voor diversiteit De diversiteit aan medewerkers van Panalpina vormt een enorme meerwaarde en elke medewerker afzonderlijk draagt in belangrijke mate bij aan ons succes. We streven ernaar om gelijke kansen te bieden op alle vlakken van werkgelegenheid en omarmen verschillen in ras, geslacht, taal, opleiding, enz. Verschillen vormen de basis voor creativiteit en innovatie. Discriminatie en pesterijen op de werkvloer Panalpina bevordert een pestvrije werkomgeving. Wij tolereren geen enkele vorm van gedrag dat ongepast of op onredelijke wijze werkprestaties belemmert, afbreuk doet aan de waardigheid van personen of waardoor een intimiderend, vijandig of anderszins aanstootgevend werkklimaat ontstaat. Denk hierbij aan discriminatie of pesterijen op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht, leeftijd, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat of lichamelijke beperking. Eerlijke arbeidspraktijken Panalpina houdt zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van eerlijke arbeidspraktijken, zoals die met betrekking tot beloningen en emolumenten, kinderarbeid,
06 | 2013
dwangarbeid en vrijheid van vergadering, in alle landen waar we actief zijn. Ons uitgangspunt is dat wij geen enkele vorm van onaanvaardbare behandeling van werknemers mogen toestaan bij de vestigingen of operaties van Panalpina. Gezondheid en veiligheid Panalpina hecht grote waarde aan al haar medewerkers als haar belangrijkste bedrijfsmiddel en streeft ernaar alle medewerkers een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. Elke afzonderlijke werknemer heeft de verantwoordelijkheid om hieraan mee te werken door alle gezondheids- en veiligheidsprocedures na te leven en een veilige en gezonde werkplek in stand te houden. Van ons allen wordt verwacht dat we bij de uitvoering van onze werkzaamheden niet onder invloed zijn van stoffen die daarop een negatief effect kunnen hebben. Alle arbeidsongevallen, onveilige uitrusting en onveilige praktijken en omstandigheden op de werkvloer moeten worden gemeld aan uw HSE-manager of de Manager Personeelszaken. Dit geldt onder meer voor alcohol, verboden drugs, gereguleerde stoffen, en in sommige gevallen ook voor voorgeschreven medicijnen.
6
Vermijd tegenstrijdige belangen Bij onze dagelijkse werkzaamheden werken we met leveranciers, klanten en andere zakenpartners van Panalpina. Het is van belang dat elke beslissing objectief wordt genomen op basis van de behoeften van de onderneming en niet op basis van persoonlijke belangen of relaties. Nevenactiviteiten Panalpina staat toe dat haar medewerkers nevenactiviteiten uitvoeren, zo lang die activiteiten niet in de weg staan van de verantwoordelijkheden van de medewerker bij Panalpina. Bij nevenactiviteiten mogen geen concurrenten van Panalpina betrokken zijn en mag geen apparatuur of eigendomsrechtelijk beschermde informatie van Panalpina worden gebruikt, zoals computers, software, klantgegevens, e.d. Alle nevenactiviteiten moeten worden gemeld aan uw manager.
06 | 2013
Familie- en persoonlijke relaties Behalve onder beperkte omstandigheden mogen we bij Panalpina geen familieleden of persoonlijke relaties in dienst nemen of over hen toezicht of invloed uitoefenen, behoudens de voorafgaande goedkeuring van het management. Het succes van Panalpina is afhankelijk van haar partners en onderaannemers. Om deze reden is het van cruciaal belang dat de keuze van haar partners is gebaseerd op objectieve criteria, zoals integriteit, kwaliteit en prestaties, en niet op persoonlijke belangen. Derhalve moeten we, als een familielid of persoonlijke relatie voor een derde werkt die zakendoet met Panalpina (zoals een onderaannemer), het management hiervan op de hoogte stellen.
7
Integer zakendoen Het voortbestaan van ons succes is afhankelijk van agressieve concurrentie. We concurreren echter altijd eerlijk en volledig in overeenstemming met de wet. Zakelijke relaties die gebaseerd zijn op vertrouwen en wederzijdse voordelen zijn essentieel voor ons succes en we zullen ernaar streven om wederzijdse voordelen te ontwikkelen door middel van inzicht in de behoeften van onze klanten, aannemers, leveranciers en joint ventures. Als lokale praktijken in strijd lijken te zijn met de gedragsnormen van Panalpina dient u contact op te nemen met het seniormanagement voor advies alvorens te handelen. Anticorruptie Tegengaan van omkoping Omkoping schaadt niet alleen onze onderneming maar ook de gemeenschappen waarin we actief zijn. Overheden nemen maatregelen om omkoping tegen te gaan en veel van de landen waarin wij actief zijn, hebben specifieke wetten tegen omkoping. Om deze reden hanteert Panalpina een 'zero-tolerance'-beleid als het gaat om omkoping, ongeacht onze vestigingsplaats. Dit betekent dat medewerkers van Panalpina geen ongepaste voordelen mogen verstrekken of toezeggen aan een persoon in een vertrouwenspositie, ongeacht of het gaat om iemand bij de overheid of bij een particuliere onderneming. Er zijn geen uitzonderingen voor kleine bedragen of zogenaamde bemiddelingsbetalingen/smeergelden. Daarnaast mogen medewerkers van Panalpina ook geen ongepaste voordelen aanvaarden of daarom vragen. Indirecte omkoping Medewerkers van Panalpina mogen geen derden inschakelen om steekpenningen te betalen of voor zogenaamde "bemiddelings"-betalingen of smeergelden. Om deze reden moeten we ons ervan verzekeren dat onze partners op de hoogte zijn van het anticorruptiebeleid van Panalpina en dit onderschrijven, en dat de desbetreffende due-diligence-procedures voor het kiezen van derden strikt worden nageleefd. Geschenken en representatie Geschenken en representatie zijn normale zakelijke hoffelijkheden en zijn sociaal aanvaardbaar in veel culturen. In veel gevallen is het zelfs een belangrijke
06 | 2013
manier om goodwill te kweken en vertrouwen in zakelijke relaties te bewerkstelligen. Wij moeten ons ervan verzekeren dat onze bedrijfspraktijken op het gebied van geschenken en representatie redelijk zijn en overeenstemmen met zowel het beleid van Panalpina als de desbetreffende wet- en regelgeving ter plaatse. Wij moeten ons er te allen tijde van verzekeren dat zakelijke hoffelijkheden nimmer worden verstrekt of ontvangen om ongepaste voordelen te verkrijgen of te geven, bescheiden van waarde zijn, altijd in natura zijn, en niet veelvuldig worden verstrekt of ontvangen. Giften aan liefdadigheidsinstellingen en sponsoring Panalpina ondersteunt bepaalde giften aan liefdadigheidsinstellingen als een manier om iets terug te geven aan de gemeenschap en bij te dragen aan goede doelen. Daarnaast ondersteunt Panalpina ook de sponsoring van bepaalde ondernemingen om de aanwezigheid van Panalpina in de zakenwereld te bevorderen. Helaas bestaat er ook bij legitieme giften en sponsoring soms het risico dat de schijn van omkoping en corruptie wordt gewekt. Daarom moet u eerst goedkeuring verkrijgen door middel van vaste procedures alvorens giften te doen of sponsoring aan te gaan namens Panalpina. Politieke bijdragen Panalpina verstrekt nergens ter wereld politieke bijdragen van welke aard dan ook, noch in geld noch in natura (zoals schenking van goederen of diensten of de aankoop van kaarten voor fondsenwervingsevenementen). Panalpina erkent echter het recht van medewerkers om op
8
persoonlijke titel deel te nemen aan het politieke proces, als zij voldoende duidelijk maken dat zij daarbij niet Panalpina vertegenwoordigen. Mededinging en kartelverbod Panalpina houdt zich strikt aan wat in sommige landen ‘mededingingswetten’ en in andere landen ‘antitrustwetten’ wordt genoemd. Deze wetten bevorderen of beschermen vrije en eerlijke concurrentie over de hele wereld en verbieden elke vorm van concurrentiebeperkend gedrag, zoals prijsafspraken. Het is medewerkers van Panalpina niet toegestaan om zich in te laten met prijsafspraken, manipulatie van aanbestedingsprocedures, toewijzing van markten of klanten of soortgelijke illegale concurrentiebeperkende activiteiten. Sommige mededingingswetten – zoals de antitrustwetten van de VS en de EU – kunnen ook van toepassing zijn als het desbetreffende gedrag zich voordoet buiten de grenzen van het land of de landen in kwestie. Panalpina maakt uitsluitend gebruik van beschikbare deskundigen en industriële en overige openbaar beschikbare bronnen om inzicht te krijgen in zaken, strategieën van klanten en leveranciers, technologische tendensen, voorstellen en ontwikkelingen op het gebied van regelgeving en bestaande en verwachte gedragingen van
06 | 2013
leveranciers en concurrenten. Panalpina verzamelt deze informatie op eerlijke en legale wijze en nooit door dubieuze middelen zoals diefstal, illegale toegang, omkoping, onjuiste weergave van Panalpina of elektronisch afluisteren. Handelsbeperkingen Een aantal landen, en de Verenigde Naties, leggen van tijd tot tijd beperkingen op met betrekking tot export en andere handelszaken met bepaalde landen, bedrijven en personen. Op grond van die beperkingen is het Panalpina verboden zich bezig te houden met bepaalde zakelijke activiteiten in specifieke landen en met bepaalde personen en entiteiten. Panalpina zal geen zakelijke relatie aangaan met ondernemingen waarvoor overheden een verbod hebben uitgevaardigd. Ernstige straffen, zoals boetes, intrekking van exportvergunningen en gevangenisstraffen, kunnen worden opgelegd indien deze beperkingen niet worden nageleefd. Panalpina respecteert alle nationale en internationale exporten embargowetten en -regelgeving. Naleving van contracten Wij komen alle bepalingen en voorwaarden van onze contracten na en verwachten hetzelfde van onze zakenpartners. Wij houden ons aan onze beloften en factureren strikt in overeenstemming met onze contractbepalingen.
9
Zorgen voor financiële integriteit Panalpina streeft naar eerlijke, nauwkeurige en tijdige financiële documentatie en transacties. De onderneming verbiedt alle handelen of nalaten waardoor onze financiële activiteiten onduidelijk worden voor onze belanghebbenden. Alle medewerkers van Panalpina dienen onze verantwoordelijkheid voor de naleving van alle toepasselijke standaarden en regelgeving voor financiële administratie en verslaglegging te respecteren. Archivering, financiële verslaglegging, financiële controles en openbaarmaking Voor Panalpina als beursgenoteerd bedrijf is het cruciaal dat haar boeken, documentatie, administratie en jaarrekeningen volledig, accuraat en begrijpelijk zijn. Deze dienen redelijk gedetailleerd te worden bijgehouden en in overeenstemming te zijn met Panalpina’s systeem van interne controlemaatregelen. Alle financiële transacties moeten tijdig volgens de regels opgenomen worden in de daartoe bestemde boeken, omdat tijdige verslaglegging de mogelijkheid biedt tot snelle interventie door het bestuur. Ongeregistreerde of onofficiële middelen, activa of transacties zijn verboden. Extra verantwoordelijkheid voor senior financiële functionarissen Senior financiële functionarissen en anderen die verantwoordelijk zijn voor de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging hebben een extra verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de juiste controlemaatregelen worden gehanteerd voor het opstellen van getrouwe, accurate, volledige, objectieve, consistente, tijdige en begrijpelijke financiële en managementrapporten. Bedrijfskosten Alle bedrijfskostenrekeningen dienen tijdig gedocumenteerd en nauwkeurig geregistreerd te worden. Als u niet zeker weet of bepaalde onkosten rechtmatig zijn, neem dan van tevoren contact op met uw lijnmanager.
de Vennootschap of over andere vennootschappen waarmee wij zakendoen. Niet-openbare informatie (ook wel "voorkennis" genoemd) is informatie over een vennootschap die niet algemeen bekend is en die een redelijk investeerder van belang zou achten bij zijn beslissing om effecten van die vennootschap te kopen, te verkopen of aan te houden. Koop of verkoop van effecten van een vennootschap op basis van voorkennis ("handel met voorkennis") is in veel landen een strafbaar feit en het is medewerkers van Panalpina verboden te handelen met voorkennis in aandelen of andere effecten van Panalpina, een Panalpina-entiteit of enige andere beursgenoteerde vennootschap. Voorkennis onthullen aan anderen, zelfs aan uw eigen gezinsleden – ook wel "tippen" genoemd – is eveneens verboden en kan leiden tot strafrechtelijke vervolging van betrokkenen. Tegengaan van witwaspraktijken Het witwassen van geld is het proces waarbij personen of entiteiten trachten illegale middelen te verbergen of deze middelen op andere wijze legaal te laten lijken door deze door het financiële systeem te sluizen om alle sporen van de criminele oorsprong te verbergen. Het is van belang dat wij op de hoogte zijn van alle wet- en regelgeving gericht op het tegengaan van witwaspraktijken en deze naleven. Wij moeten ons gezond verstand gebruiken als we te maken hebben met ongebruikelijke transacties met klanten of leveranciers. Panalpina zal het witwassen van geld niet door de vingers zien, mogelijk maken of ondersteunen.
Koop en verkoop van aandelen – voorkennis Tijdens ons werk bij Panalpina is het mogelijk dat we niet-openbare informatie te weten komen over
06 | 2013
10
Bescherming en beheer van bedrijfsmiddelen en informatie De fysieke bedrijfsmiddelen en intellectuele eigendom van Panalpina zijn van cruciaal belang voor haar succes, en ieder van ons heeft de plicht deze te beschermen. Wij moeten bedrijfsdocumentatie verantwoordelijk beheren en persoonlijke documentatie en eigendomsrechtelijk beschermde informatie beschermen, ongeacht of deze toebehoren aan onze onderneming, bedrijfspartner, klant of medewerker. Fysieke bedrijfsmiddelen en communicatiesysteem Alle werknemers dienen de bedrijfsmiddelen van Panalpina te beschermen en efficiënt te gebruiken. Deze bedrijfsmiddelen dienen uitsluitend te worden gebruikt voor rechtmatige doeleinden en de bedrijfsactiviteiten van Panalpina. Alle medewerkers mogen het communicatiesysteem van Panalpina, zoals e-mail en internet, uitsluitend gebruiken voor zakelijke doeleinden en dienen deze middelen correct en legaal te gebruiken. Wij mogen geen materialen inzien, downloaden of verspreiden die illegaal of aanstootgevend zijn of Panalpina in een kwaad daglicht zouden kunnen stellen. Ook moeten we bij het opstellen van e-mails discreet te werk gaan om ervoor te zorgen dat onze berichten professioneel en gepast zijn. Eigendomsrechtelijk beschermde informatie en intellectuele eigendom Eigendomsrechtelijk beschermde informatie en intellectuele eigendom, zoals octrooien, handelsmerken, auteursrechten, handelsgeheimen, niet-gepubliceerde en vertrouwelijke bedrijfsinformatie (klantenbestanden, software en marketingstrategieën) vertegenwoordigen bedrijfsmiddelen van Panalpina. Eigendomsrechtelijk beschermde informatie omvat alle niet-openbare informatie die van nut zou kunnen zijn voor concurrenten of die schadelijk kan zijn voor de onderneming of haar klanten of leveranciers indien deze openbaar gemaakt wordt. Onbevoegd gebruik, openbaarmaking of verspreiding van deze informatie is verboden en kan leiden tot civiele of strafrechtelijke boetes.
06 | 2013
Medewerkers dienen vertrouwelijkheid te betrachten met betrekking tot eigendomsrechtelijk beschermde informatie die aan hen is toevertrouwd door Panalpina of haar klanten en leveranciers, tenzij de openbaarmaking daarvan schriftelijk is goedgekeurd door de algemeen directeur of vereist is op grond van wet- en regelgeving, zoals bevestigd door de juridische afdeling. Bewaring van documentatie Alle medewerkers van Panalpina dienen ervoor te zorgen dat bedrijfsdocumentatie wordt bewaard in overeenstemming met het intern beleid en de plaatselijke regelgeving. Dit betreft fysieke documenten, zoals contracten of bestanden, alsmede elektronische gegevens, zoals e-mail. Privacy van gegevens Panalpina respecteert de privacy van al haar medewerkers, bedrijfspartners en klanten. Wij dienen verantwoordelijk om te gaan met persoonsgegevens, in overeenstemming met het intern beleid van Panalpina en alle toepasselijke privacywetten. Medewerkers die de persoonsgegevens van anderen behandelen, dienen te handelen in overeenstemming met het intern beleid van Panalpina en de toepasselijke wetgeving, dienen die gegevens uitsluitend voor rechtmatige zakelijke doeleinden te verzamelen, te gebruiken en te verwerken, dienen inzage in die gegevens te beperken tot personen die inzage vereisen voor een rechtmatig zakelijk doel, en dienen voorzorgsmaatregelen te nemen om onbevoegde openbaarmaking te voorkomen.
11
Bescherming van het milieu Bescherming van het milieu is ieders verantwoordelijkheid. Bij Panalpina streven we ernaar om de gevolgen van onze dagelijkse activiteiten voor het milieu tot een minimum te beperken. Wij zullen onze activiteiten blijven bewaken om te zorgen voor voortdurende verbetering. Panalpina streeft ernaar om de milieueffecten van al haar activiteiten tot een minimum te beperken, en
06 | 2013
zal de wet- en regelgeving op het gebied van milieubescherming naleven in alle landen waar wij actief zijn. Dit streven, en de naleving daarvan, wordt van al onze medewerkers verlangd. Aangezien Panalpina er volledig naar streeft om de hoogst mogelijke milieunormen te respecteren, zullen we voortdurend de milieuaspecten van onze activiteiten beoordelen zodat we diensten leveren zonder onnodige milieueffecten.
12
