Beoordelingsformulier voor de projectvoorstellen.
Beoordelingsformulier projectvoorstellen KFZ Versie 14-02-13
Callronde: Instelling: Naam project:
1) Algemeen Het beoordelingsformulier wordt gebruikt om de projectvoorstellen te beoordelen en te komen tot een prioritering van de meest kansrijke en gedegen projectvoorstellen. Er kan nog niet uitputtend op de kwaliteit beoordeeld worden, aangezien in het projectvoorstel de aanpak, de projectorganisatie, de planning en de kosten slechts op hoofdlijnen zijn uitgewerkt. Geef per onderdeel een beoordeling. Beoordelingscriteria: O : onvoldoende : 1 punt M : matig : 2 punten V : voldoende : 3 punten G : goed : 4 punten E : excellent : 5 punten Beoordelingscriteria algemeen a) Is het projectvoorstel ingediend binnen de deadline? Indien nee: knock out. b) Past het projectvoorstel binnen de uitgeschreven call? c) Voldoet het projectvoorstel aan de doelstellingen van de call? d) Voldoet het project aan de doelstellingen van het Programma KFZ? e) Is het projectvoorstel methodisch verantwoord uitgewerkt? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
2) Achtergrond en doel projectvoorstel (maximaal 300 woorden) Geef (met inachtname van de vraagstelling en de op te leveren resultaten uit de call) een korte schets van de achtergrond en de huidige stand van zaken op dit onderwerp. Besteed daarin aandacht aan het doel van het project en de doelgroep waarop de richtlijn- of protocolontwikkeling zich richt. Beoordelingscriteria achtergrond en doel a) Is het doel helder en concreet? b) Is de probleemstelling duidelijk en in overeenstemming met het doel? c) Is er toegevoegde waarde aan de bestaande kennis en/of praktijk? d) Is/ zijn de doelgroep(en) duidelijk en specifiek beschreven?
Beoordeling
1
Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
3) Aanpak (maximaal 1000 woorden) 3.1) Schets op hoofdlijnen uw plan van aanpak. Beschrijft de gekozen aanpak (methoden en analyses) inclusief theoretische en/of empirische onderbouwing. 3.2) Geef aan op welke manier daarbij invulling wordt gegeven aan de fases uit het Masterprotocol KFZ (Voorbereiding, Literatuurstudie/ consultatie/ aanbevelingen, Programma van eisen, Formuleren en toetsen van het protocol, Interne pilot, Implementatieplan, Externe pilot, Implementatie en onderhoud). Beoordelingscriteria aanpak a) Is de aanpak helder beschreven? b) Wat is de haalbaarheid van de aanpak (zie *)? Heeft de indiener een realistisch beeld van de kansen en belemmeringen bij uitvoering van het voorgestelde project? Kunnen met deze aanpak de doelen worden gehaald? Beantwoord de aanpak aan de probleemstelling? c) Zijn de methoden en analyses geschikt? d) Hoe is de theoretische of empirische onderbouwing van het projectvoorstel? e) Hoe is er invulling gegeven aan de fases uit het Masterprotocol KFZ? f) Is er voldoen de aandacht voor kennisoverdracht en implementatie? (zie ** voor een nadere toelichting) g) Is er voldoende samenwerking met de stakeholders en andere betrokken partijen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
* Geef een „indicatief‟ oordeel over de haalbaarheid van het project. Omdat de indiener bij een projectvoorstel nog geen gedetailleerde aanvraag hoeft uit te werken, beoordeelt u hier of de indiener een realistisch beeld geeft van de kansen en belemmeringen bij uitvoering van het voorgestelde project. ** De beoordeling van het criterium aandacht voor kennisoverdracht en implementatie verschilt per type project. Bij (fundamenteel en strategisch) onderzoek gaat het primair om de optimale verspreiding van de opgedane kennis, bij toegepast onderzoek en ontwikkelingsprojecten gaat het daarnaast óók om de implementatie van de onderzochte en ontwikkelde innovaties en bij implementatieprojecten om de bestendiging en structurele inbedding van de geïmplementeerde vernieuwing of praktijkverandering. Is er sprake van: - een heldere doelstelling voor kennisoverdracht en implementatie. - een goede mix van activiteiten voor kennisoverdracht en implementatie. - het benoemen van belemmerende en bevorderende factoren. - het benoemen van stakeholders, gebruikers en doelgroepen en mate van betrokkenheid bij het project. - Een opzet voor de proces- en effectevaluatie
4) Projectorganisatie en samenwerking (maximaal 300 woorden) 4.1) Geef op hoofdlijnen aan hoe de projectorganisatie er uit ziet: 4.2) Geef, gelet op het onderwerp van de call, aan met welke andere instellingen/ universiteiten/
2
kennisinstellingen u samenwerkt om tot een nog beter resultaat te komen. Geef aan waar die samenwerking uit bestaat: Beoordelingscriteria projectorganisatie en samenwerking a) Is er binnen de projectorganisatie relevante expertise, bekendheid met het specifieke terrein en ervaring met eerdere vergelijkbare activiteiten en producten? b) Geef zo mogelijk een oordeel over de kwaliteit van de projectgroep. Is de benodigde expertise aanwezig? Welke hoogleraren, wetenschappers of senior onderzoekers zijn betrokken? Verwacht u dat deze het voorgestelde project succesvol kunnen afronden? c) Welke samenwerkingsverbanden zijn er? Leveren de verschillende instellingen toegevoegde waarde ten opzichte van elkaar? Vertegenwoordigen zij het veld voldoende? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
5) Resultaten (maximaal 500 woorden) Geef aan tot welk (SMART) resultaten uw aanpak leidt. Beoordelingscriteria resultaten a) Zijn de resultaten SMART beschreven? (zie hieronder bij * voor een nadere toelichting) b) Wat is de mate van overdraagbaarheid van de resultaten? Zijn er sectorbrede implementatiekansen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
* De letters van SMART staan voor: - Specifiek: Is de doelstelling eenduidig? - Meetbaar: Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? - Aanvaardbaar: Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management? In plaats van Aanvaardbaar worden ook vaak Ambitieus gebruikt (Bewerkstelligt het doel wel een echte verandering?) - Realistisch: Is het doel haalbaar? - Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?
6) Planning en kosten (maximaal 300 woorden) 6.1) Geef op hoofdlijnen aan wat de planning is 6.2) Geef op hoofdlijnen aan hoe de begroting er uit ziet. Beoordelingscriteria planning en kosten a) Is het project binnen de door KFZ gestelde termijn gereed? b) Is de fasering en tijdplanning van het project adequaat en realistisch? c) Hoe is de beschikbaarheid van de betrokken mensen in het project? d) Wat is het oordeel over de begroting? Is deze reëel, te laag of te hoog? e) Is er een goede balans tussen kosten/ inspanning/ inzet van middelen en (verwachte) uitkomsten en opbrengst? Omdat een projectvoorstel geen
Beoordeling
3
gespecificeerde projectbegroting bevat, kunt u hier niet meer dan een „indicatief‟ oordeel geven. Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
7) Uitsluitingsgronden 7.1) De indiener zal, indien hem de opdracht gegund wordt, protocollen/ richtlijnen opstellen en indienen („de Protocollen‟). Het intellectuele eigendom blijft bij de indiener. De indiener stemt er mee in dat de Protocollen na indiening onvoorwaardelijk en zonder kosten worden gebruikt door alle instellingen binnen het forensisch zorgveld. De indiener zal op generlei wijze bezwaar maken tegen het voornoemd gebruik en/of de aanpassing van de door de indiener ingediende Protocollen. De vergoeding voor voornoemd gebruik, de vermenigvuldiging en/of verspreiding van de Protocollen is inbegrepen in de vergoeding die de indiener ontvangt van het Programma KFZ. 7.2) De indiener maakt gebruik van de standaard sjablonen van het Programma Kwaliteit Forensische Zorg voor plannen van aanpak, voortgangsrapportages, eindrapporten, etc.
Akkoord ja/ nee
7.3) De indiener maakt gedurende het project gebruik van het Masterprotocol Kwaliteit Forensische Zorg.
Akkoord: ja/ nee
7.4) De projectresultaten worden uiterlijk op
opgeleverd.
Akkoord: ja/ nee
7.5) De indiener gaat ermee akkoord dat op de callprocedure geen bezwaar en beroepsprocedure van toepassing is.
Akkoord: ja/ nee
7.6) De indiener gaat er mee akkoord dat bij afsluiting van het project naast de in de call beschreven producten en publicaties een eindrapport dient te worden opgemaakt inclusief een definitieve kostenverantwoording. 7.7) De directie van de instelling ondersteunt het indienen van het projectvoorstel en (eventueel) de meer uitgewerkte aanvraag en gaat akkoord met de inhoud van de plannen en de inzet van de in de stukken genoemde medewerkers.
Akkoord: ja/ nee
Akkoord ja/ nee
Akkoord: ja/ nee
Beoordelingscriteria … a) De indiener moet akkoord gaan met alle uitsluitingsgronden, anders wordt het projectvoorstel niet in behandeling genomen. Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
8) Eindoordeel Weeg bij het eindoordeel ook mee of de indienende instelling al eerdere calls toegewezen heeft gekregen. Een goede spreiding over het land is belangrijk, dus het is niet de bedoeling alle calls door
4
een beperkt aantal instellingen te laten uitvoeren. Neem tevens de kwaliteit van eventueel eerder opgeleverde producten van de desbetreffende instelling mee in het eindoordeel. Eindoordeel Totaal aantal punten: Eindoordeel: O, M, V, G, E Eindoordeel: instellingen wel/ niet uitnodigen om aanvraag in te dienen. Toelichting bij het eindoordeel:
Score
Welke vragen of adviezen wilt u meegeven aan de indiener, zodat deze die kan verwerken in de uiteindelijke aanvraag?
5
Beoordelingsformulieren kwaliteit en relevantie aanvraag
Beoordelingsformulier kwaliteit en relevantie aanvraag Versie 14-02-13
Callronde: Instelling: Naam project:
1) Algemeen Het beoordelingsformulier wordt gebruikt om de aanvragen te beoordelen en te komen tot een prioritering van de ingediende aanvragen. Geef per onderdeel een beoordeling. Beoordelingscriteria: O : onvoldoende : 1 punt M : matig : 2 punten V : voldoende : 3 punten G : goed : 4 punten E : excellent : 5 punten Beoordelingscriteria algemeen a) Is de aanvraag ingediend binnen de deadline? Indien nee: knock out. b) Komt de aanvraag overeen met het oorspronkelijke projectvoorstel? c) Wordt het Masterprotocol gevolgd? d) Voldoet de aanvraag aan de doelstellingen van het Programma KFZ? f) Voldoet de aanvraag aan de doelstellingen van de call? g) Is de aanvraag methodisch verantwoord uitgewerkt? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
2) Achtergrond en doel projectaanvraag (maximaal 300 woorden) Geef (met inachtname van de vraagstelling en de op te leveren resultaten uit de call) een korte schets van de achtergrond en de huidige stand van zaken op dit onderwerp. Besteed daarin aandacht aan het doel van het project en de doelgroep waarop de richtlijn- of protocolontwikkeling zich richt. Beoordelingscriteria achtergrond en doel a) Komt de beschrijving overeen met de beschrijving uit het projectvoorstel? b) Neem het totale punten aantal over van de beoordeling van het projectvoorstel Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
6
3) Aanpak (maximaal 2500 woorden) 3.1) Schets meer in detail uw plan van aanpak. Beschrijf de gekozen aanpak (methoden en analyses) inclusief theoretische en/of empirische onderbouwing. 3.2) Geef aan op welke manier daarbij invulling wordt gegeven aan de fases uit het Masterprotocol KFZ (Voorbereiding, Literatuurstudie/ consultatie/ aanbevelingen, Programma van eisen, Formuleren en toetsen van het protocol, Interne pilot, Implementatieplan, Externe pilot, Implementatie en onderhoud). Beoordelingscriteria aanpak a) Stemt de inhoud van de tekst overeen met het oorspronkelijke projectvoorstel? b) Is de aanpak helder beschreven? c) Wat is de haalbaarheid van de aanpak? Heeft de indiener een realistisch beeld van de kansen en belemmeringen bij uitvoering van het voorgestelde project? Kunnen met deze aanpak de doelen worden gehaald? Beantwoord de aanpak aan de probleemstelling? d) Zijn de methoden en analyses geschikt? e) Hoe is de theoretische of empirische onderbouwing van het projectvoorstel? f) Hoe is er invulling gegeven aan de fases uit het Masterprotocol KFZ? g) Is er voldoen de aandacht voor kennisoverdracht en implementatie? (zie * voor een nadere toelichting) h) Is er voldoende samenwerking met de stakeholders en andere betrokken partijen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
* De beoordeling van het criterium aandacht voor kennisoverdracht en implementatie verschilt per type project. Bij (fundamenteel en strategisch) onderzoek gaat het primair om de optimale verspreiding van de opgedane kennis, bij toegepast onderzoek en ontwikkelingsprojecten gaat het daarnaast óók om de implementatie van de onderzochte en ontwikkelde innovaties en bij implementatieprojecten om de bestendiging en structurele inbedding van de geïmplementeerde vernieuwing of praktijkverandering. Is er sprake van: - een heldere doelstelling voor kennisoverdracht en implementatie. - een goede mix van activiteiten voor kennisoverdracht en implementatie. - het benoemen van belemmerende en bevorderende factoren. - het benoemen van stakeholders, gebruikers en doelgroepen en mate van betrokkenheid bij het project. - Een opzet voor de proces- en effectevaluatie
4) Projectorganisatie en samenwerking (maximaal 800 woorden) 4.1) Beschrijf de projectorganisatie inclusief de bemensing 4.2) Geef, gelet op het onderwerp van de call, aan met welke andere instellingen/ universiteiten/ kennisinstellingen u samenwerkt om tot een nog beter resultaat te komen. Geef aan waar die samenwerking uit bestaat: Beoordelingscriteria projectorganisatie en samenwerking a) Is er binnen de projectorganisatie relevante expertise, bekendheid met het specifieke terrein en ervaring met eerdere vergelijkbare activiteiten en
Beoordeling
7
producten? b) Geef zo mogelijk een oordeel over de kwaliteit van de projectgroep. Is de benodigde expertise aanwezig? Welke hoogleraren, wetenschappers of senior onderzoekers zijn betrokken? Verwacht u dat deze het voorgestelde project succesvol kunnen afronden? c) Welke samenwerkingsverbanden zijn er? Leveren de verschillende instellingen toegevoegde waarde ten opzichte van elkaar? Vertegenwoordigen zij het veld voldoende? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
5) Resultaten (maximaal 1500 woorden) Geef aan tot welk (SMART) resultaten uw aanpak leidt. Beoordelingscriteria resultaten a) Stemmen de geformuleerde resultaten inhoudelijk overeen met het oorspronkelijke projectvoorstel?. b) Zijn de resultaten SMART beschreven? (zie hieronder bij * voor een nadere toelichting) c) Wat is de mate van overdraagbaarheid van de resultaten? Zijn er sectorbrede implementatiekansen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
* De letters van SMART staan voor: - Specifiek: Is de doelstelling eenduidig? - Meetbaar: Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? - Aanvaardbaar: Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management? In plaats van Aanvaardbaar worden ook vaak Ambitieus gebruikt (Bewerkstelligt het doel wel een echte verandering?) - Realistisch: Is het doel haalbaar? - Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?
6) Planning en kosten (maximaal 1000 woorden) 6.1) Geef een gedetailleerde planning aan en benoem daarin concreet de mijlpalen en eventuele fases met hun tussenresultaten 6.2) Geef een gedetailleerde begroting van de te verwachten kosten. Geef het dekkingsplan van de kosten aan (bijvoorbeeld of er sprake is van co-financiers en/of een eigen bijdrage vanuit de betrokken instellingen). Geef aan wat de totale kosten zijn en voor welk gedrag de vergoeding wordt aangevraagd Beoordelingscriteria planning en kosten a) Is het project binnen de door KFZ gestelde termijn gereed? b) Is de fasering en tijdplanning van het project adequaat en realistisch? c) Zijn de geformuleerde mijlpalen SMART? d) Is er voldoende menskracht beschikbaar voor het project? e) Wat is het oordeel over de begroting? Is deze reëel, te laag of te hoog? f) Is er voldoende dekking voor de projectkosten?
Beoordeling
8
g) Is er een goede balans tussen kosten/ inspanning/ inzet van middelen en (verwachte) uitkomsten en opbrengst? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
7) Afbakening (maximaal 500 woorden) Beschrijf de begrenzing van het project: wat wordt niet tot het resultaat van het project gerekend.
Beoordelingscriteria afbakening a) Is het project duidelijk afgegrensd? b) Levert de aangegeven afgrenzing geen onacceptabele afhankelijkheden op? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
8) Relatie met geldende veldnormen en randvoorwaarden (maximaal 500 woorden) Beschrijf eventuele relaties met geldende veldnormen en randvoorwaarden, zoals bestaande protocollen, zorgprogramma‟s, etc.
Beoordelingscriteria relatie met geldende veldnormen en randvoorwaarde a) Is er een duidelijk beeld geschetst van de relaties met geldende veldnormen en randvoorwaarden? b) Is de afbakening tussen de projectaanvraag en de geldende veldnormen en randvoorwaarden voldoende beschreven? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
9) Risico’s en maatregelen (maximaal 500 woorden) Geef aan welke risico‟s er zijn voor het project en welke maatregelen worden genomen om aan die risico‟s tegemoet te komen.
Beoordelingscriteria risicofactoren en maatregelen a) Worden de risicofactoren realistisch ingeschat?
Beoordeling
9
b) Zijn de gesignaleerde risico‟s acceptabel? c) Is er sprake van voldoende realistische maatregelen om voorkomende risico‟s te beheersen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
10) Communicatie (maximaal 500 woorden) 10.1) Beschrijf de interne communicatiestructuur binnen het project.
10.2) Beschrijf de externe communicatie naar aanleiding van het project.
Beoordelingscriteria communicatie a) Biedt de interne communicatiestructuur voldoende waarborg voor het slagen van het project? b) Zijn de noodzakelijke stakeholders betrokken bij de interne communicatiestructuur? c) Wordt er bij de beschrijving van de externe communicatie voldoende aandacht besteedt aan het creëren van draagvlak bij stakeholders? d) Zijn er ten behoeve van de communicatie voldoende middelen opgenomen in de begroting? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
11) Overig (maximaal 1000 woorden)
Beoordelingscriteria overig a) Staan er in de beschrijving bij “Overig” zaken die niet onder één van de andere rubrieken kunnen worden beschreven? Zo ja: geven deze zaken aanleiding om het project extra punten toe te kennen? Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
12) Voor akkoord 12.1) De indiener zal, indien hem de opdracht gegund wordt, protocollen/ richtlijnen opstellen en indienen („de Protocollen‟). Het intellectuele eigendom blijft bij de indiener. De indiener stemt er mee in dat de Protocollen na indiening onvoorwaardelijk en zonder kosten worden gebruikt door alle
Akkoord ja/ nee
10
instellingen binnen het forensisch zorgveld. De indiener zal op generlei wijze bezwaar maken tegen het voornoemd gebruik en/of de aanpassing van de door de indiener ingediende Protocollen. De vergoeding voor voornoemd gebruik, de vermenigvuldiging en/of verspreiding van de Protocollen is inbegrepen in de vergoeding die de indiener ontvangt van het Programma KFZ. 12.2) De indiener maakt gebruik van de standaard sjablonen van het Programma Kwaliteit Forensische Zorg voor plannen van aanpak, voortgangsrapportages, eindrapporten, etc.
Akkoord ja/ nee
12.3) De indiener maakt gedurende het project gebruik van het Masterprotocol Kwaliteit Forensische Zorg.
Akkoord: ja/ nee
12.4) De projectresultaten worden uiterlijk op opgeleverd.
Akkoord: ja/ nee
12.5) De indiener verplicht zich volgens het door de Porgrammacommissie KFZ gestelde schema voortgangsrapportages en een eindrapport aan te te leveren. 12.6) De indiener gaat ermee akkoord dat op de callprocedure geen bezwaar en beroepsprocedure van toepassing is.
Akkoord: ja/nee
12.7) De directie van de instelling ondersteunt het indienen van het projectvoorstel en (eventueel) de meer uitgewerkte aanvraag en gaat akkoord met de inhoud van de plannen en de inzet van de in de stukken genoemde medewerkers.
Akkoord: ja/nee
Akkoord: ja/nee
Beoordelingscriteria uitsluitingsgronden a) De indiener moet akkoord gaan met alle uitsluitingsgronden, anders wordt het projectvoorstel niet in behandeling genomen. Samenvattend oordeel: Licht uw waardering toe:
Beoordeling
8) Eindoordeel Weeg bij het eindoordeel ook mee of de indienende instelling al eerdere calls toegewezen heeft gekregen. Een goede spreiding over het land is belangrijk, dus het is niet de bedoeling alle calls door een beperkt aantal instellingen te laten uitvoeren. Neem tevens de kwaliteit van eventueel eerder opgeleverde producten van de desbetreffende instelling mee in het eindoordeel. Eindoordeel Totaal aantal punten: Eindoordeel: O, M, V, G, E Eindoordeel: project wel/niet honoreren Toelichting bij het eindoordeel:
Score
Welke vragen of adviezen wilt u meegeven aan de indiener, zodat deze nog kunnen worden verwerkt in het definitieve projectplan?
11
