Beleidsplan TC t Weusthag

Beleidsplan 2009-2011 TC ‘t Weusthag

Versielog

Versie Status Datum Inhoud Opdrachtgever Auteur Versie 0.1 0.2 0.3

0.4 Concept 08 december 2008 Operationeel Plan TC ‘t Weusthag Erik Lammers Peter Lok

Datum 07-06-08 07-09-08 29-11-08

Auteur Peter Lok Peter Lok Peter Lok

Opmerking Eerste opzet, deze is besproken met Erik Lammers Review Erik Lammers Review Erik Lammers

Beleidsplan 2009-2011

Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan 2009-2011 van tennisvereniging ’t Weusthag. In het najaar van 2007 is een projectteam in het leven geroepen met als doel het ontwikkelen van een beleidsplan voor de periode 2009-2011. Dit plan is door dit projectteam in nauwe samenspraak met het dagelijkse bestuur tot stand gekomen. Het is een plan van en door de leden van tennisvereniging ’t Weusthag. Met dit beleidsplan legt het bestuur de besturing en organisatie van tennisvereniging ’t Weusthag voor de komende drie jaren op hoofdlijnen vast. Het bestuur, de verschillende commissies en de tijdelijke projectteams stellen jaarlijks de speerpunten op. Deze speerpunten wordt gebundeld en vastgelegd in het jaarplan. Dit jaarplan wordt voorgelegd aan de leden van het tennisvereniging ’t Weusthag en tijdens de Algemene Leden Vergadering vastgesteld. Met dit beleidsplan verwacht het bestuur optimaal de belangen van de diverse leeftijdsgroepen te behartigen. Sportiviteit omlijst door gezelligheid! Hengelo, december 2008 Erik Lammers voorzitter

sportiviteit omlijst door gezelligheid

2


Missie en visie Tennisvereniging ’t Weusthag is een tennisvereniging die haar leden in de gelegenheid wil stellen om de tennissport te beoefenen op zowel recreatief als een, enigszins groeiend, prestatief niveau. Tennisvereniging ’t Weusthag faciliteert de tennissport door het aanbieden van tennisbanen, trainingsmogelijkheden, accommodatie, door het kunnen deelnemen aan competities en door het organiseren van toernooien. Tennisvereniging ’t Weusthag streeft naar sportiviteit omlijst door gezelligheid waarbij het doel is: • een goede vereniging te zijn voor haar leden, vrijwilligers en professionals; • een betrouwbare samenwerking aan te gaan met onze sponsoren; • een positieve bijdrage te leveren aan een respectvolle samenleving. Tennisvereniging ’t Weusthag wil gedurende de beleidsperiode van 2009-2011 de continuïteit van de vereniging verder waarborgen en het verenigingsleven een impuls te geven door in de genoemde beleidsperiode: 1. Het verbeteren van de interne besturing door: • een organisatiestructuur te ontwikkelen met hierin voor iedere commissie te definiëren door wie zijn vertegenwoordigd, het na te streven doel, hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de te hanteren overlegstructuur en de bijbehorende financiën; • Speciale aandacht voor het naleven van weten regelgeving zoals het rookbeleid, hygiëne, ARBO, EHBO, calamiteiten en personele aangelegenheden. 2. Het optimaliseren van de accommodatie onder te verdelen naar: • Banen (o.a. onderhoud van kunstgras- en gravelbanen, aanleg van eventuele all-weather-banen, et cetera); • Clubhuis (onderhoud en verfraaien van bar- en keuken-faciliteiten, kleedkamers, douches, toiletten, terras); • Park (onderhoud oefenkooi, tuin, hekwerk, fietsenstalling, speeltuin, opslagruimten, et cetera). 3. Het vergroten van de in- en externe zichtbaarheid door: • Het ontwikkelen en opzetten van een sponsorbeleid met sponsorpakketten; • Het benoemen van een sponsorcommissie; • (Club)acties te organiseren ter verkrijging van (financiële) middelen; • Verbeteren van de communicatie (o.a. herontwerp website, uitbrengen van nieuwsbrieven). 4. Het vitaliseren van het vrijwilligersbeleid door: • Het intensiveren van het vrijwilligersnetwerk door meer in projectteams te werken; • Het vergroten van de inzichtelijkheid van het nut en noodzaak van vrijwilligersfuncties; • Het stimuleren van deelname aan toernooien en evenementen. 5. Het intensiveren en optimaliseren van het jeugdbeleid door • Het opzetten van op-maat trainingen waaronder selectietrainingen; • Het continueren en uitbreiden van uitwisselingsprogramma’s; • Het continueren en uitbreiden van spelochtenden, schooltennis en het KNLTB programma Tennis Kids.


3


6. Het handhaven van het huidige ledenaantal • Het zorgdragen dat de ledenuitstroom wordt gecompenseerd met de instroom van nieuwe leden; • Het zorgdragen voor een evenwichtige leeftijdsopbouw van het ledenbestand. 7. Het voeren van een blijvend verantwoord financieel beleid • Het opzetten van een begroting per commissie; • Het toekennen van en periodiek toezicht houden op het budget per commissie; • Het opstellen van investeringsplan.


4


Inhoudsopgave INLEIDING ...................................................................................................................................................................... 7 JAARAGENDA ................................................................................................................................................................ 8 HET BESTUUR ................................................................................................................................................................ 9 VERTEGENWOORDIGING ................................................................................................................................................. 9 DOEL............................................................................................................................................................................... 9 TAKEN ............................................................................................................................................................................ 9 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 10 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 11 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 12 FINANCIËLE COMMISSIE ........................................................................................................................................ 12 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 12 DOEL............................................................................................................................................................................. 12 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 12 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 16 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 16 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 16 TECHNISCHE COMMISSIE ....................................................................................................................................... 18 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 18 DOEL............................................................................................................................................................................. 18 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 18 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 19 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 20 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 20 BARCOMMISSIE .......................................................................................................................................................... 21 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 21 DOEL............................................................................................................................................................................. 21 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 22 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 23 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 23 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 23 TOERNOOICOMMISSIE ............................................................................................................................................ 25 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 25 DOEL............................................................................................................................................................................. 25 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 26 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 28 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 28 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 29 JUNIORENCOMMISSIE ............................................................................................................................................. 30


5


VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 30 DOEL............................................................................................................................................................................. 30 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 31 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 32 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 32 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 32 PARK & CLUBHUIS COMMISSIE ............................................................................................................................ 33 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 33 DOEL............................................................................................................................................................................. 33 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 33 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 34 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 34 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 34 PR COMMISSIE ............................................................................................................................................................ 35 VERTEGENWOORDIGING ............................................................................................................................................... 35 DOEL............................................................................................................................................................................. 35 TAKEN .......................................................................................................................................................................... 36 VERANTWOORDELIJKHEID & BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................. 37 OVERLEGSTRUCTUUR ................................................................................................................................................... 37 FINANCIËN .................................................................................................................................................................... 38 PROJECTEN .................................................................................................................................................................. 39 BIJLAGE 1 AANMELDFORMULIER ....................................................................................................................... 40 BIJLAGE 2 SCHOOLTENNIS..................................................................................................................................... 43


6


Inleiding Dit document beschrijft het operationele plan van TC ’t Weusthag. Momenteel bestaat er in operationele zin onduidelijkheid over, taken, verantwoordelijkheid & bevoegdheden en de financiën. Daarnaast is niet vastgesteld “wie willen we zijn” en “waar staan we voor”. Om hier alvast een antwoord op te geven, wij gaan voor gezelligheid en sportiviteit!! In dit plan wordt stilgestaan bij de vertegenwoordiging, taken & bevoegdheden en de rekening & verantwoording van het bestuur. Daarnaast worden de onderwerpen die aan de orde komen tijdens de algemene (leden)vergadering toegelicht. Uiteindelijk wordt met name aandacht besteed aan de vertegenwoordiging, het doel, de taken, verantwoordelijkheid & bevoegdheden, overlegstructuur en de financiën van elke commissie. Allereerst wordt het nieuwe organogram weergegeven:

Bestuur

Voorzitter

Secretaris

Vice voorzitter

Penningmeester

Financiële commissie

Ledenadministratie

Technische commissie

Competitie

Barcommissie

Training


Toernooicommissie

Weusthag Open

Juniorencommissie

Club toernooien

Park & Clubhuis commissie

PR commissie

Redactie

Projecten

Sponsoring

7


Jaaragenda De jaaragenda geeft de belangrijkste activiteiten die jaarlijks plaatsvinden weer. Per commissie is in het betreffende hoofdstuk een activiteitenkalender opgenomen. Periode Januari

Toernooicommissie

Activiteit - Samenstellen jaarrekening afgelopen jaar en begroting voor het komende jaar - Algemene (leden)vergadering - Indelen bardiensten - Versturen nieuwsbrief - Incasseren contributiegelden - Het tennispark en clubhuis gereed maken voor het zomerseizoen - Indelen zomertraining - Verspreiden clubblad - Openingstoernooi - Uitvoering competitie - Uitvoering competitie - Versturen nieuwsbrief - Jeugdclubkampioenschappen - Tenniskamp - Mix en single clubkampioenschappen

Oktober

PR commissie Toernooicommissie Toernooicommissie Technische commissie Juniorencommissie Technische commissie

-

November December

PR commissie Technische commissie Alle Commissies

-

Februari Maart

April Mei Juni Juli Augustus September

Wie Financiële commissie Bestuur Barcommissie PR commissie Financiële commissie Park & Clubhuis commissie Technische commissie PR commissie Toernooicommissie Technische commissie Technische commissie PR commissie Juniorencommissie

Financiële commissie -

Versturen nieuwsbrief Dubbel clubkampioenschappen ’t Weusthag Open Indelen wintertrainingen Ouder- kind toernooi Ervoor zorgen dat leden zich op kunnen geven voor de voorjaarscompetitie Versturen nieuwsbrief Indelen competitieteams Aanleveren van realisatiecijfers afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar Samenstellen jaarrekening afgelopen jaar en begroting voor het komende jaar Aanvragen van ledenpassen bij knltb Verpreiden clubblad

PR commissie


8


Het bestuur Het bestuur wordt beschreven aan de hand van de vertegenwoordiging, doel, taken, verantwoordelijkheden & bevoegdheden, overlegstructuur en financiën. Vertegenwoordiging De vereniging wordt vertegenwoordigd door: • de voorzitter; • de penningmeester; • de secretaris; Het maandelijkse bestuursoverleg wordt gevoerd door bovenstaande mensen inclusief de voorzitter van elke commissie. Doel Tennisvereniging ’t Weusthag is een tennisvereniging die haar leden in de gelegenheid wil stellen om de tennissport te beoefenen op zowel recreatief als een, enigszins groeiend, prestatief niveau. Wij streven naar sportiviteit omlijst door gezelligheid waarbij het doel is: • een goede vereniging te zijn voor haar leden, vrijwilligers en professionals; • een betrouwbare samenwerking aan te gaan met onze sponsoren; • een positieve bijdrage te leveren aan een respectvolle samenleving; Taken De leden van het Algemeen Bestuur hebben de volgende specifieke taken: Voorzitter: • Portefeuille: algemeen beleid, personele zaken, externe vertegenwoordiging. • Voorzitten en leiden van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen; • Bewaken van de voortgang van zaken binnen de vereniging; • Onderhouden van de contacten met gemeente, buren en andere belanghebbenden om de belangen van de tennisclub buiten de vereniging te behartigen; • Voeren van functioneringsgesprekken met personeelsleden waar sprake van een arbeidsrelatie is (trainers); • Voortrekkersrol met betrekking tot het overall vrijwilligersbeleid; • Onderhouden van contacten met projectteams. Secretaris: • Portefeuille: communicatie/PR, ledenadministratie (administratief) ; • Beheren van de in- en uitgaande post; • Notuleren tijdens bestuursbijeenkomsten; • Onderhouden van contacten met PR commissie, ledenadministratie; • Uitwisselen van informatie tussen bestuur en commissies vice versa; • Verzorgen en verspreiden van agenda’s en notulen;


9


• •

Beheren van het verenigingsarchief; Bijwonen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen en op verzoek van de voorzitter externe vergaderingen.

Penningmeester: • Portefeuille: financieel beheer, sponsorcommissie en ledenadministratie (financieel); • Beheren van de financiën en de dagelijkse boekhouding en daarmee verantwoordelijk voor de financiële situatie van de vereniging; • Toezicht houden op de budgetten van de verschillende commissies; • Maken van meerjaren investeringsplan; • Maken van een financieel jaarverslag en begroting; • Onderhouden van contacten met de sponsorcommissie en de ledenadministratie (financieel); • Bijwonen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen en op verzoek van de voorzitter externe vergaderingen. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De volgende onderdelen zijn van belang voor de verantwoording van het bestuur (Bron: statuten per 31 december 1987): • het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar; • het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden, dat daaruit te alle tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend; • jaarlijks wordt uiterlijk in de maand januari een algemene vergadering, de jaarvergadering, gehouden en daarin brengt het bestuur zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in afgelopen boekjaar gevoerde bestuur; • de algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van tenminste twee personen die geen deel uit mogen maken van het bestuur. Deze commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. Dit is de zogenaamde kascontrole; • vereist het onderzoek van de rekening en verantwoording bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan de commissie van onderzoek zich door een deskundige laten bijstaan. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te vertonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven; • de last van de commissie kan te alle tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere commissie. Het bestuur is ondermeer bevoegd tot (Bron: statuten per 31 december 1987): • het huren, verhuren of op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van onroerende goederen; • het sluiten, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten. Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot (Bron: statuten per 31 december 1987):


10


• •

•

• • • •

•

het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen; het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt; het verrichten van rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis of onbepaald is of een bij huishoudelijk reglement te bepalen bedrag te boven gaat, of waardoor de vereniging voor langer dan één jaar gebonden wordt; het aangaan van overeenkomsten, waarbij aan de vereniging een (bank)krediet wordt verleend; het ter leen verstrekken van gelden, alsmede het ter leen opnemen van geld, waaronder niet is begrepen het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend bankkrediet; het aangaan van dadingen; het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van conservatoire maatregelen en van het opnemen van die rechtsmaatregelen die geen uitstel kunnen lijden; Op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering kan, wat betreft sub a en b bedoelde rechtshandelingen, door het bestuur tegen derden, dan wel door derden tegen de vereniging wel een beroep gedaan worden, terwijl op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering, wat betreft de sub c en tot en met g bedoelde rechtshandelingen, geen beroep gedaan kan worden.

Het bestuur kan met inachtneming van de voorgaande leden binnen de grens van zijn bevoegdheid, één of meer van zijn leden schriftelijk machtigen voor het bestuur of de vereniging op te treden. Het bestuur kan uit de senior-, junior-, ereleden en/of leden van verdienste één of meer commissie leden instellen, waarvan de leden voor de periode van één jaar worden benoemd door de algemene ledenvergadering; ondersteunende leden kunnen als adviseur worden toegevoegd. Over alles wat niet door de wet, statuten of (huishoudelijk) reglement is geregeld, beslist het bestuur. Overlegstructuur Naast het maandelijkse bestuursoverleg bestaat voor de leden de mogelijkheid om deel te nemen aan de algemene (leden)vergadering. Hierbij komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen (Bron: statuten per 31 december 1987). Te behandelen onderwerpen Op de jaarvergadering komen onder meer aan de orde (Bron: statuten per 31 december 1987): • de notulen van de laatstgehouden algemene vergadering; • het jaarverslag; • het verslag van de kascontrole; • de rekening en verantwoording door het bestuur; • de vaststelling van de contributie en eventueel entreegeld; • de begroting van het volgende verenigingsjaar;


11


• • • • • •

de verkiezing van de voorzitter van het bestuur; de verkiezing van de andere bestuursleden; de verkiezing van commissies; voorstellen van de zijde van het bestuur; voorstellen, ingediend door tenminste vijf leden; wat verder ter tafel komt.

Bijeenroeping algemene vergadering De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van alle leden, met inachtneming van een termijn van tenminste veertien dagen. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. Financiën In samenwerking met de financiële commissie wordt de jaarrekening en begroting opgesteld. Vervolgens wordt in de algemene (leden)vergadering om een goedkeuring gevraagd. Onder het hoofdstuk Financiële Commissie is het financiële beleid nader beschreven. Financiële Commissie Binnen de financiële commissie worden de financiële zaken voor tennisvereniging ’t Weusthag beheerd, samengesteld en georganiseerd. Vertegenwoordiging De financiële commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter, penningmeester vanuit het bestuur; • De ledenadministratie. Doel De doelstelling van de financiële commissie is: Het beheren van de financiën en het geven van financieel inzicht aan het bestuur en de leden (zie Algemene (leden)vergadering). Taken De financiële commissie heeft de volgende taken: • Incasseren van de contributie in maart op basis van de gegevens van de ledenadministratie (zie “ledenadministratie”). Bij nieuwe leden wordt volledige contributie geïnd bij inschrijving voor 1 mei. Bij inschrijvingen die tot en met juli worden gedaan daar wordt de contributie naar rato geïnd. Voor inschrijvingen die in augustus of later binnenkomen wordt voor dat jaar geen contributie geïnd; • Incasseren van de trainingsgelden, de zomertraining wordt in juni geïncasseerd en de wintertraining in november; • Factureren van sponsorgelden: o Winddoeken in januari


12


• • • • •

•

o Clubblad / website in januari o Weusthag Open in augustus o Jeugd in januari; Betalen van facturen, gedurende het hele jaar rond de vervaldatum; Beheren van de financiën en de dagelijkse boekhouding; Samenstellen van de jaarrekening; Balans en Verlies & Winst rekening; Begroting voor het komende jaar samenstellen in december en januari; Maandelijks betalen van trainers (lesgelden zijn gelijk aan het salaris): tot het moment van het innen van de lesgelden ontvangen zij een voorschot. Na het innen van de lesgelden is het definitieve salaris bekend. Formulieren invullen in verband met de aanvraag van Ecotax bij de knltb, dit wordt jaarlijks gedaan.

De volgende systemen worden hierbij gebruikt: • PZ leden voor het incasseren van de contributie • Internet bankieren voor de betalingen en door middel van de incasso module het incasseren van de lesgelden • Accountview voor het financieel beheer en de boekhouding. Denk hierbij aan kasgelden, bankgelden. Ledenadministratie Een belangrijk onderdeel van de inkomsten voor TC ’t Weusthag is de ledenadministratie. Zij vormt dan ook een onderdeel van de financiële commissie. De inkomsten komen immers voor een groot deel vanuit de leden door middel van de contributiegelden. De ledenadministratie houdt zich bezig met verschillende taken, namelijk: • Aanmeldingsproces; • Ledenpas uitgave; • Mutaties; • Afmeldproces; • Vragen beantwoorden voor (niet)leden; • Informatie aanleveren over leden voor commissies; • Samenwerking met de hoofdtrainer; • Overige informatie Aanmeldingsproces De taken die behoren tot het aanmeldingsproces zijn: • Algemene informatie betreffende een lidmaatschap verstrekken aan mensen die geïnteresseerd zijn om lid te worden (verwijzen naar de website voor contributiegelden en het aanmeldformulier, zie bijlage 1); • Aanmeldformulier controleren, is alles ingevuld en is een pasfoto meegestuurd; • Aanmeldformulier invoeren in PC leden; • Pasfotoformulier van de knltb invullen en versturen naar de knltb (voor de ledenpas); • Ervoor zorgen dat voldoende pasfotoformulieren in voorraad zijn;


13


• • • • •

Nieuw lid digitaal aanmelden bij de knltb; Het bondsnummer dat is ontvangen van de knltb verwerken in PC leden; Maandelijks het Mutatieformulier van de knltb controleren en doorgeven aan de penningmeester; Ontvangen pasje controleren met de gegevens in PC leden; De ledenpasje naar het clubhuis brengen (bruine bak).

Voor wat betreft de pasjes geldt bovenstaande alleen voor de nieuwe leden. Voor de bestaande leden wordt jaarlijks een nieuwe pas ontvangen. De taken die hierbij horen staan onder “ledenpas uitgave”. Ledenpas uitgave (jaarlijks) De taken die behoren tot de ledenpas uitgave zijn: • Van elk lid die op 1 december lid is wordt een pas aangevraagd bij de knltb; • Ontvangen pasjes van de knltb worden op alfabet gerangschikt, gecontroleerd met het ledenbestand op onjuistheden (bijvoorbeeld verkeerde naam) en of van elk lid een pasje ontvangen is; • Indien nodig wordt de speelsterkte aangepast in PC leden op basis van de ontvangen ledenpas; • Voor leden die een andere foto op het pasje willen kan een nieuwe pas worden aangevraagd, het betreffende lid stuurt een nieuwe pasfoto naar de ledenadministratie samen met de adresgegevens. De ledenadministratie vraagt vervolgens een nieuwe pas aan door middel van het pasfotoformulier van de knltb; • De ontvangen pasjes worden naar het clubhuis gebracht, deze liggen voor zover mogelijk in het clubhuis op het moment dat de competitiepapieren worden uitgedeeld. Mutaties Bij mutaties heeft de ledenadministratie de volgende taak: • Wanneer er wordt gebeld, ge-maild of geschreven met een wijziging in adresgegevens of bankgegevens, dan worden deze zo snel mogelijk verwerkt in PC Leden en in het ledenbestand bij de KNLTB. Afmeldproces De taken bij het afmeldproces zijn: • Een lid meldt zich vóór 1 december schriftelijk af (e-mail of per post); • De afgemelde leden worden uit het ledenbestand PC leden gehaald. • Een elektronische afmelding wordt gedaan bij de knltb. • Wanneer een lid overlijdt dan wordt deze zo snel mogelijk verwijderd uit PC leden, zodat hier geen verdere communicatie naartoe gaat. Vragen beantwoorden voor (niet)leden De taken die de ledenadministratie heeft bij het beantwoorden van vragen die binnenkomen via e-mail of telefoon zijn: • Indien het hierbij gaat om vragen die niet beantwoord kunnen worden dan wordt aangegeven bij wie ze moeten zijn voor een antwoord op de vraag;


14


• •

Daarnaast wordt regelmatig uitleg gegeven over hoe leden zich kunnen aanmelden of afmelden; Wanneer een lid aangeeft dat hij/zij niet heeft kunnen tennissen door ziekte of een blessure bestaat er geen mogelijk tot restitutie. Dit is van vroeger uit het beleid geweest.

Informatie aanleveren over leden voor commissies/bestuur Vanuit het bestuur of van een commissie kan een verzoek bij de ledenadministratie binnenkomen om lijsten aan te leveren van leden, bijvoorbeeld een lijst met jeugdleden voor de jeugdcommissie. Ook moet regelmatig een back-up gemaakt worden van PC leden. De taken hierbij zijn: • Op basis van de wensen wordt de informatie uit PC leden gehaald; • De penningmeester ontvangt de laatste week van maart een back-up van PC leden; • Aan de hand van deze gegevens maakt de penningmeester de incasso, deze vindt in de eerste week van april plaats; • Vervolgens wordt regelmatig een lijst verstuurd richting de penningmeester met nieuwe leden. Deze worden geïncasseerd voor het gehele contributietarief, mits zij voor juli lid zijn geworden. Wanneer leden zich in juli, augustus of september aanmelden dan worden zij geïncasseerd voor de helft van het contributietarief; • Daarnaast wordt gedurende het zomerseizoen maandelijks een back-up gemaakt van PC leden. In het winterseizoen wordt dit eenmaal per kwartaal gedaan. Dit omdat in de winter weinig mutaties plaatsvinden in PC leden. Samenwerking met de hoofdtrainer De ledenadministratie werkt ook samen met de hoofdtrainer. Dit omdat die traint bij TC ’t Weusthag lid moet zijn van de vereniging. De taken van de ledenadministratie hierbij zijn: • Op basis van de lijsten van mensen die trainen, deze worden ontvangen vanuit de hoofdtrainer, wordt gecontroleerd of iedereen ook lid is (in PC leden). Deze bestanden worden in de maand mei ontvangen voor de zomerlessen en voor de winterlessen komen deze lijsten in oktober; • Als iemand op de lijst staat en die is geen lid dan wordt deze aangeschreven om alsnog lid te worden; • De mensen die winterlessen volgen en nog geen lid zijn worden aangeschreven, maar hier wordt geen contributie meer gevraagd. Overige informatie Een donateur is iemand die niet meer tennist, maar die wel graag betrokken wil blijven bij de vereniging. Deze wordt opgenomen in PC leden, maar hier wordt geen pas voor aangevraagd bij de knltb. Voor een buitenlid geldt eigenlijk geen protocol. Bij een aanvraag wordt beoordeeld of het inderdaad een buitenlid is. De volgende plaatsen worden als binnen de regio gezien: Hengelo, Borne, Oldenzaal, Enschede, Delden, Deurningen en Haaksbergen. Eventuele kleine dorpen die zich hierbinnen bevinden vallen er ook onder. Een buitenlid kan bijvoorbeeld iemand zijn die studeert en op kamers woont in Groningen, maar die lid wil zijn bij TC ’t Weusthag. Er worden weinig aanvragen gedaan voor buitenleden.


15


De ledenadministratie is ook druk met het zogenaamde schooltennis. Elk schooltennisformulier, zie bijlage 2, die is ingevuld wordt bijgehouden door de ledenadministratie. Alles bij elkaar omvat de ledenadministratie veel werk wat momenteel door één persoon wordt gedaan. Aangezien de werkzaamheden moeilijk te verdelen zijn wordt nu niet gekeken naar een mogelijkheid om een extra persoon hierbij in te schakelen. Wellicht dat dit iets is voor de toekomst. Daarnaast krijgen mensen die zich aanmelden door middel van een aanmeldingsformulier nu geen korte mededeling dat de inschrijving is ontvangen en dat de knltb nu gevraagd is om een bondsnummer af te geven. Ook weten de nieuwe leden niet altijd dat het pasje met enkele weken in het clubhuis is terug te vinden. Een clubblad wordt ook niet ontvangen als je gedurende het seizoen lid wordt. Misschien is het een goed idee om voor de nieuwe leden een soort kennismakingsmiddag te organiseren. Op deze manier komen nieuwe leden met elkaar in contact. De ledenadministratie is te bereiken via het volgende e-mailadres: [email protected] Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De financiële commissie is verantwoordelijk voor de financiële situatie van TC ’t Weusthag. Een controle die hierbij wordt uitgevoerd is de kascontrole in januari. Deze controle wordt door twee onafhankelijke personen uitgevoerd. Uiteraard dienen de facturen en declaraties op tijd te worden betaald. De penningmeester dient toezicht te houden op de budgetten van elke commissie. Richting het bestuur en de algemene (leden)vergadering dient verantwoording te worden afgelegd voor de jaarrekening van afgelopen jaar en de begroting van het komende jaar. Overlegstructuur De penningmeester is voor de financiële zaken aanwezig bij het bestuursoverleg die eenmaal per maand plaatsvindt. Daarnaast is de penningmeester aanwezig bij de algemene (leden)vergadering om een toelichting te geven op de jaarrekening. Daarnaast kan een commissie contact opnemen met de penningmeester voor financieel gerelateerde vragen. Dit kan telefonisch of door middel van een email. Voor wat betreft de financiële zaken heeft de financiële commissie contact met elke commissie. Financiën Elke commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Hiervoor bestaat een standaard lay-out. De begroting van elke commissie wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Hier wordt vervolgens een consolidatie op uitgevoerd wat dan leidt tot een totale begroting. Eind derde kwartaal levert elke commissie de financiële realisatie in. De financiële commissie zet de realisatie af tegen de begroting. De realisatie van het afgelopen jaar (jaarrekening) en de begroting voor het volgende jaar worden besproken binnen het bestuur en bij de algemene (leden)vergadering wordt om een goedkeuring gevraagd. Op het moment dat een goedkeuring is gegeven kunnen de betreffende gelden worden aangewend. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet een commissie zich wenden tot de penningmeester.


16


Beheersmaatregelen Voor de controle van binnengekomen gelden, door middel van incasso, wordt van Interpay een overzicht ontvangen met totaalbedragen. Eventuele uitval staat hier ook in weergegeven. Deze uitval wordt afgestemd met de ledenadministratie. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het rekeningnummer onjuist is. Het juiste rekeningnummer wordt vervolgens nagevraagd bij het desbetreffende lid en deze wordt indien nodig aangepast in PZ leden. Vervolgens wordt de incasso opdracht opnieuw uitgevoerd. Ditzelfde wordt gedaan voor de lesgelden. Vanuit de barcommissie wordt wekelijks een overzicht aangeleverd met daarin de binnengekomen bedragen per dag en het aantal verkochte barkaarten van €10 en €20. In dit overzicht zijn de volgende bedragen opgenomen: • Kasgelden; • Onkosten in verband met inkoop; • Stortingen op bankrekening. De enveloppen met de baromzet worden bewaard, zodat de geldstroom van de barcommissie sluitend is. De grote inkoopfacturen worden betaald door penningmeester. Alle commissies kunnen geldbedragen uit inkomsten storten op de bankrekening of bij de penningmeester aangeven. Declaraties kunnen worden ingediend met bijgeleverde bon of factuur. De bedragen van de facturen die worden verstuurd in verband met sponsorgelden worden vergeleken met de binnengekomen gelden op de bankrekening. Wanneer het Weusthag Open een positief eindsaldo heeft dan wordt dit gereserveerd voor een wat minder jaar. De penningmeester zorgt ervoor dat alle facturen worden betaald. Indien nodig wordt om verantwoording gevraagd bij de betreffende commissie. Subsidie Per jeugdlid wordt subsidie ontvangen, hiervoor wordt jaarlijks een aanvraag gedaan bij de gemeente. Daarnaast is er een tegemoetkoming in de OZB.


17


Technische commissie De technische commissie van TC ‘t Weusthag is de commissie binnen de vereniging welke zich toelegt op de organisatie van de (voorjaars)competitie en de indeling van de trainingen. Vertegenwoordiging De technische commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden bestaande uit competitie en training. Doel Als doelstelling heeft de commissie: Leden op een plezierige wijze competitie laten spelen en de leden hierbij optimaal te faciliteren door middel van het aanbieden van trainingen Om ervoor te zorgen dat de competitie en de indeling van de training goed verloopt, vinden de volgende activiteiten jaarlijks plaats: Periode Activiteit Oktober Opgave voor competitie van volgend voorjaar regelen November December December – maart Maart April – juni september

Indelen van senioren competitieteams + informatie geven aan iedereen die zich heeft opgegeven Opgeven van de competitieteams via website knltb (zowel senioren als junioren) landelijk en district Definitieve competitieteams vaststellen Uitgave teamindeling en papieren van de knltb + innen competitiegelden Indelen van de zomertraining Uitvoering competitie Organiseren van eindfeest Indelen van de wintertraining

Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende drie taken: • Taken voor de competitie; • Taken tijdens de competitie; • Taken na de competitie • Taken in verband met de indeling van de zomer- en wintertraining. Taken voor de competitie • Zorg dragen voor inschrijfformulieren voor leden die (voorjaars)competitie willen spelen. Dit kan door middel van het formulier dat is opgenomen in het clubblad van oktober. Mocht het zo


18


• • • • • • • •

zijn dat deze komt te vervallen dan kan het inschrijfformulier worden verstuurd per post naar alle leden; Indelen van de senioren competitie teams, indien nodig worden leden gebeld om tot de indeling van teams te komen; Opgeven van de teams bij de knltb, voor zowel senioren als junioren. De junioren teams worden ingedeeld door de jeugdcommissie. De opgave gebeurt via de website van de knltb; Organiseren en vastleggen van verschuivingen binnen teams; Papieren die van de knltb zijn ontvangen verzamelen; Kosten voor deelname berekenen per team; Invoeren starttijden voor de bezoekende teams op de site van knltb; Zorg dragen voor de te gebruiken tennisballen tijdens de competitie, dit in overleg met PR(sponsoring), junioren (aantallen) en toernooi commissie (aantallen); Aanvoerders informeren over de kosten van de competitie en zorg dragen voor de uitgifte van alle papieren;

Taken tijdens de competitie • Controleren of alle uitslagen wekelijks worden ingevoerd door de competitieteams; • Eventueel contact opnemen met aanvoerder, zodat de uitslagen worden ingevoerd; • Indien noodzakelijk vervangers regelen voor de teams; • Feliciteren kampioenen; • Organiseren van eindfeest. Taken na de competitie • Overzicht maken van alle gepromoveerde en gedegradeerde teams, deze informatie wordt ontvangen van de knltb. Taken in verband met de indeling van de zomer- en wintertraining Voor zowel de zomer- als de wintertraining heeft de technische commissie de volgende taken: • Verzamelen van inschrijfformulieren; • Indelen van trainingen, hierbij is het van belang dat de leden binnen een lesgroep gelijkwaardig zijn. Indien noodzakelijk vindt hierover overleg plaats met de trainer. Aangezien het van belang is dat degene die training volgt ook lid is vindt afstemming plaats met de ledenadministratie; • Informeren van de leden die zijn ingedeeld. Het gaat hierbij om informatie over de lesdag, tijdstip, de trainer en de kosten; • Overzicht van leden die trainingen volgen doorgeven aan de financiële commissie, zodat de lesgelden geïnd kunnen worden. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De technische commissie is verantwoordelijk voor een goed verloop van de voorjaarscompetitie (districtcompetitie en de landelijke competitie) voor alle teams van TC ‘t Weusthag. Daarnaast is de commissie verantwoordelijk voor de indeling van de zomer- en wintertraining. Eén lid is verantwoordelijk voor de landelijke competitie op zondag. Eén lid is verantwoordelijk voor de


19


districtcompetitie. Eén lid is verantwoordelijk voor de indeling van de training. Eén persoon is verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële zaken. De informatieverstrekking richting het bestuur wordt gedaan in het bestuursoverleg. De voorzitter van de technische commissie is hierbij aanwezig. Daarnaast kan worden gevraagd om een toelichting te geven gedurende de algemene ledenvergadering. Deze toelichting bestaat onder andere uit het aantal competitieteams en het aantal lesgroepen. De voorzitter van TC ’t Weusthag belt af en toe met één van de leden van de technische commissie over de stand van zaken. Overlegstructuur Om tot de doelstelling te komen hanteert de technische commissie de volgende overlegstructuur: • Na sluiting van de inschrijfdatum voor de competitie wordt uiteindelijk drie keer vergaderd om tot alle competitieteams te komen, de jeugdteams worden samengesteld door de juniorencommissie; • Nadat de papieren voor de competitie zijn ontvangen van de knltb komen technische commissie leden tweemaal bij elkaar om de kosten en enveloppen met daarin alle papieren gereed te maken voor de teams; • Na sluiting van de inschrijfdatum voor de opgave van training wordt in het voorjaar en najaar de indeling gemaakt. Hierbij vindt afstemming plaats met ledenadministratie en trainer(s); • Verdere communicatie verloopt onderling door middel van e-mail en telefoon. De voorzitter van de technische commissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Financiën De technische commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. Alle binnengekomen gelden worden cash overgedragen aan de penningmeester. De volgende opbrengsten heeft de technische commissie: • Competitiegelden per team; • opbrengst eindfeest (indien positief saldo, anders aanspreken budget). De volgende kosten heeft de technische commissie: • Competitiegelden knltb; • Aanschaf ballen voor competitie, deze worden aangeschaft bij de goedkoopste partij. Om hier achter te komen wordt contact opgenomen met de sponsoren (o.a. Vaneker, Sportpaviljoen). De ballen moeten in elk geval goedgekeurd zijn door de knltb; e • Koffie voor het 1 rondje van alle teams; • Koffie bij vergaderingen; • Rondje voor het gehele team bij een kampioenschap; • Themakosten eindfeest, dat wil zeggen hapjes, versiering en eventueel kleding. Aan het indelen van de zomer- en wintertraining zijn geen opbrengsten en kosten verbonden. De financiële zaken worden behandeld door de financiële commissie.


20


Barcommissie De barcommissie is de commissie van TC ’t Weusthag die zich toelegt op de organisatie van alle baractiviteiten. Vertegenwoordiging De bar commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden. Doel De doelstelling van deze commissie is: De baractiviteiten zo goed mogelijk organiseren binnen het vrijwilligerswerk De planning van de commissie ziet er als volgt uit: Periode Activiteit Competitieteams en de datums van de competitie en de toernooien zijn bekend. De bardiensten worden ingedeeld. Februari Inkopen, voorraad en schoonmaak Inplannen van de wasdiensten voor het gehele jaar. Verspreiden van de bardiensten aan de PR commissie en de aanvoerders van de competitieteams. Alles voor het begin van het tennisseizoen gereed maken (inkopen, voorraad, schoonmaak) Maart Inkopen, voorraad en schoonmaak Per 1 april moet de sleutel van het clubhuis bij familie Schuurman komen te liggen. April Inkopen, voorraad en schoonmaak Mei Inkopen, voorraad en schoonmaak Juni Inkopen, voorraad en schoonmaak Vergadering in verband met Open Toernooi Juli Inkopen, voorraad en schoonmaak Augustus Inkopen, voorraad en schoonmaak Evalueren van het seizoen Binnen het bestuur en de PR commissie aangeven of nieuwe leden nodig zijn voor het komende seizoen. September Inkopen, voorraad en schoonmaak Oktober Inkopen, voorraad en schoonmaak November Inkopen, voorraad en schoonmaak December Inkopen, voorraad en schoonmaak


21


Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende twee taken: • Taken voor de bardiensten; • Taken voor de schoonmaak; • Taken in verband met voorraad; • Overige taken. Taken voor de bardiensten • Bardiensten indelen en verspreiden, ook het reglement van een bardienst wordt hierbij meegenomen. De leden die (voorjaars)competitie spelen en leden van de barcommissie worden ingedeeld bij de bardiensten; • Zorgen dat er barkaarten aanwezig zijn; • Zorgen dat enveloppen aanwezig zijn waar de bardienst de baromzet in kan doen; • Kluis leegmaken en geld naar de bank brengen; • Barvoorraad bijvullen (zie “voorraad”); • Zorgen dat alle noodzakelijk informatie aanwezig is; 1. Indeling bardiensten (ook één op het prikbord in de hal) 2. Actuele ledenlijst 3. KNLTB lijst met alle verenigingen 4. Regels competitie 5. Telefoonboek (eventueel lijstje met alarm nummers) 6. EHBO doos (deze moet goed aangevuld zijn en op de bar blijven staan 7. Regels in de keuken controleren en indien nodig aanpassen ( geldt ook voor de regels van de afwasmachine, magnetron en frituur) Taken voor de schoonmaak • Gele afvalbakken leegmaken, tijdens drukte ook op zondag, sleutel ligt in de kantine; • Afvalcontainer aan de straat zetten (woensdags), Tijdens competitie en toernooien in overleg met Gansewinkel ook maandags; • Bar en de glazen (in de afwasmachine) 2 x per week, Tijdens de competitie en de toernooien bar en de glazen 3 x per week; • De was (thee,- hand,- en vaatdoeken enz.). • Schoonmaken van de kantine en de kleedkamers, door een schoonmaakster: o Tijdens de competitie en toernooien: Maandag en vrijdag 9.00 - 11.30 uur Zondag 6.30 - 9.00 uur Zaterdag open toernooi 7.00 - 9.00 uur De zondag na het afsluitingsfeest van de competitie wordt er zondagsmorgens ook schoongemaakt. Taken in verband met voorraad Kantinevoorraad bestellen en iedere dag aanvullen, van de personen die bardienst hebben wordt verwacht dat zij de voorraad controleren en aanvullen. De drank wordt op woensdag besteld, de levering is donderdags door Inbev.


22


De wijn wordt naar behoefte bij Bacchus besteld. Tijdens de competitie en toernooien wordt de etenswaar besteld bij: Broodjes Beleg Warm vlees Soep en ingrediënten Frituurproducten

Peter van Mook Makro Tonny Snijders Makro Morsink

Momenteel houdt één persoon zich bezig met de inkoopplanning. Er zijn plannen om dit anders in te regelen. Overige taken Wanneer iemand die is ingedeeld voor een bardienst niet komt opdagen dan wordt deze persoon hier alleen op aangesproken als het een bekende is. Hier volgen (nog) geen sancties op. Een nieuw competitieteam wordt op de hoogte gebracht dat alle teamleden worden ingedeeld bij de bardiensten. Op het moment dat een andere commissie een activiteit organiseert waarbij men de bar wil gebruiken dan wordt dit afgestemd met de barcommissie. Eventueel zorgt de barcommissie voor extra drinken of hapjes. Denk hierbij aan toernooien of jeugd activiteiten. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De barcommissie is verantwoordelijk voor de inkoop van goederen ten behoeve van de bardiensten. Daarnaast dient de barcommissie de binnengekomen gelden te storten op de bankrekening van TC ’t Weusthag. Slechts één persoon houdt zich met de deze financiële taak bezig. Er wordt binnen de commissie nagedacht om dit anders in te regelen. De commissie is ook verantwoordelijk voor de schoonmaak. Overlegstructuur De barcommissie heeft zeven tot tien personen nodig om goed te kunnen functioneren. Dit is een commissie die qua leden sterk gaat veranderen. Een aantal oudgedienden stoppen met de werkzaamheden en hiervoor komen nieuwe jonge leden voor terug. Om tot de doelstelling te komen hanteert de barcommissie de volgende overlegstructuur: • Van april tot en met september wordt vier keer een vergadering gehouden, tijdens deze vergaderingen wordt gesproken over de hiervoor genoemde taken; • Van oktober tot en met maart wordt twee keer vergaderd, hier wordt de planning en de veranderingen van het komende seizoen besproken; • Verdere communicatie verloopt onderling door middel van e-mail en telefoon. De voorzitter van de barcommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Financiën De barcommissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde


23


van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. • • •

•

De baromzet wordt door middel van geldenveloppen in de kluis gedeponeerd door de personen die een bardienst hebben gedraaid; De kluis wordt elke dag geleegd en eenmaal per week gestort op de bankrekening van TC ’t Weusthag; De inkopen worden zoveel mogelijk op rekening gedaan, zodat de penningmeester deze facturen rechtstreeks aan de leverancier kan betalen. Het komt voor dat de inkoop direct wordt betaald, de factuur(bon) wordt dan gedeclareerd bij de penningmeester. Hierbij gaat het vaak om kleine bedragen; Wekelijks wordt een overzicht verstuurd naar de financiële commissie met daarin de binnengekomen bedragen per dag en het aantal verkochte barkaarten van €10 en €20. In dit overzicht zijn de volgende bedragen opgenomen: o Kasgelden; o Onkosten in verband met inkoop; o Stortingen op bankrekening.

Binnen de commissie heeft men zich als doel gesteld dat de inkoopprijs van een product de helft is ten opzicht van de verkoopprijs.


24


Toernooicommissie De toernooicommissie van ‘t Weusthag is de commissie binnen de vereniging welke zich toelegt op de organisatie van eigen clubtoernooien en ‘t Weusthag Open. De clubtoernooien hebben zowel een prestatief als recreatief karakter. De clubkampioenschappen hebben voornamelijk een prestatief karakter, terwijl de dinsdagavond competitie bedoeld is voor de gezelligheid. Bij recreatie kan er uiteraard ook om de winst worden gespeeld. Recreatie en prestatie kunnen prima met elkaar in harmonie zijn. Dat is in ieder geval wel het streven van de toernooicommissie. Vertegenwoordiging De toernooi commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden. Doel Als doelstelling heeft de commissie: Toernooien organiseren waar spelvreugde, gezelligheid en prestatie voorop staan De prioriteit van deze factoren is afhankelijk van het toernooi. De toernooicommissie heeft de volgende toernooien jaarlijks op de agenda staan: Periode Toernooinaam Vorm Bijzonderheid April

Openingstoernooi

Recreatie

1 week voor de competitie

5 april 2009

Ouder/kind toernooi

Recreatie

Organisatie door Jeugdcommissie. Evt als vervanger voor het openingstoernooi

April – juni

Zomerse Dinsdagavond

Recreatie

Wekelijks op dinsdagavond

Juni

Mix Clubkampioenschap

Prestatie

Duur: 2 weken. Eventueel i.c.m. singlekampioenschappen.

Juni

Single Clubkampioenschap

Prestatie

Zie Mix

15 - 21 juni 09

•Open 45+ toernooi

Prestatie

Klasse 8,7,6

5 juli 2009

Handicaptoernooi

Recreatie

Dit wordt gespeeld op een zondag. Hierbij moeten de deelnemers bijv de bal 2x stuiteren. Dat de deelnemers met een touw aan elkaar vast zitten.


25


Of het racket in de andere hand houde. Juni – augustus

Thuisblijftoernooi

Recreatie

Augustus

Dubbel Clubkampioenschap

Prestatie

Duur: 1 week.

September

’t Weusthag Open

Prestatie

Duur: 1 week.

21 - 27 sept 09

Introducétoernooi

Recreatie

Hierbij is 1 deelnemer lid van Weusthag en de andere is geen lid of lid van een andere club

5 - 11 okt 09

Samen 80 toernooi

Recreatie

Het koppel moet samen minimaal 80 jaar oud zijn

Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende drie taken: • Taken voor het toernooi; • Taken tijdens het toernooi; • Taken na het toernooi. Taken voor het toernooi Promotie: De promotie van het toernooi zal voor de clubtoernooien door middel van een nieuwsbrief, clubblad, poster in kantine, mededeling van de trainer of website www.tcweusthag.nl gaan. Hier kan men de aankondigingen van de toernooien publiceren. Als blijkt dat voor een toernooi weinig aanmeldingen binnenkomen dan kan een belronde worden gehouden onder de leden. Aan de hand van de vastgestelde doelgroep kunnen de namen en telefoonnummers worden verkregen bij de ledenadministratie. Bij ’t Weusthag Open wordt naast de hiervoor genoemde promotiemiddelen gebruik gemaakt van de toernooi planning van de knltb en de website www.toernooi.nl. Automatisering: Ter ondersteuning van de organisatie van een toernooi wordt het programma Toernooi Planner gebruikt. Met dit programma wordt het deelnemersveld, de indeling, de financiële stand en het wedstrijdschema vastgesteld/bepaald. Voor ’t Weusthag Open wordt met behulp van dit programma dagelijks een synchronisatie gemaakt met de website www.toernooi.nl. Op deze manier zijn alle wedstrijden en uitslagen voor iedereen te volgen. De wedstrijden en uitslagen van de single, dubbel en mixclubkampioenschappen worden ook gepubliceerd op de website www.toernooi.nl. Ballen:


26


Enkele toernooien worden gespeeld met eigen ballen. In de andere gevallen wordt er gespeeld met ballen van het toernooi. Dit moet van tevoren duidelijk worden aangekondigd. Sponsoring: Bij ’t Weusthag Open zijn sponsoren noodzakelijk. De vaste en eventuele nieuwe sponsoren worden benaderd in samenwerking met de PR commissie. Taken tijdens het toernooi Financiën: • De deelnemers dienen bij de eerste wedstrijd hun inschrijfgeld te betalen. Het geld dient veilig opgeborgen te worden; • Het beheren van de kas; • Het registreren van de inschrijfgelden in Toernooi Planner.


27


Secretariaat: • Het in de gaten houden van de volgorde van de compleetheid van de deelnemers van een wedstrijd; • Het in de gaten houden van het verloop van de wedstrijden en daarmee de te verwachten vrij te komen banen; • Het wegwijs maken van de nieuwe leden waar alles zich bevindt en hoe het werkt; • Het doorverwijzen naar de ‘financiële afdeling’ waar het inschrijfgeld wordt afgerekend. Planning: • Het verwerken van de wedstrijden in Toernooi Planner; • Het doorplannen van de volgende wedstrijden; • Het informeren van de deelnemers en hun nieuwe wedstrijden; • Het aannemen van de telefoon; • Het verschaffen van uitleg over wedstrijdschema, spelregels; • Het publiceren van de standen, tijden naam deelnemers op het publicatiebord. Bij ’t Weusthag Open wordt hiervoor gebruik gemaakt van de beamer. Taken na het toernooi Publicatie: Het verloop van het toernooi, de bijzonderheden, de uitslagen en winnaars worden gepubliceerd in de eerstvolgende nieuwsbrief en op de website van ‘t Weusthag. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De toernooicommissie dient er op toe te zien en is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat de taken worden verdeeld over de leden van de toernooicommissie. Daarbij dient de voorzitter erop toe te zien dat alles in goede banen wordt geleid. Indien nodig moeten andere commissies worden geïnformeerd. Tevens moeten prijzen beschikbaar gesteld en uitgereikt worden. Overlegstructuur De leden van de toernooicommissie komen regelmatig bij elkaar. Allereerst om de exacte data te bepalen voor alle toernooien. Vervolgens moet dit gecommuniceerd worden naar de leden. Daarom vindt contact plaats de PR commissie. Deze commissie zorgt voor de publicatie van de agenda betreffende alle toernooien. Ook de winnaars worden gepubliceerd per toernooi. Voor ’t Weusthag Open vindt overleg plaats met de PR commissie voor het aantrekken van sponsorgelden. Daarnaast vindt overleg plaats met de ledenadministratie. Hierbij gaat het om informatie over een doelgroep (namen, telefoonnummers, e-mailadressen) ter promotie van toernooien. Op het moment dat een toernooi plaatsvindt wordt de barcommissie hierover geïnformeerd, zodat zij eventueel extra mensen kunnen inschakelen. De Park & Clubhuis commissie wordt benaderd vanwege het in- en uitschakelen van de licht- en sproei-installatie bij een toernooi. De voorzitter van de toernooicommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Communicatie is eigenlijk de sleutel van de toernooicommissie.


28


Financiën De toernooicommissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. Voor de financiën zijn de volgende onderwerpen van belang: • Naam toernooi; • Periode; • Organisatoren; • Aantal deelnemers; • Opbrengst inschrijvingen; • Opbrengst sponsoring; • Kosten ‘prijzen’; • Kosten ballen; • Kosten hapjes; • Overige kosten; • Totaal inkomsten; • Totaal uitgaven. Voor alle kosten dienen nota’s te worden overhandigd aan de financiële commissie.


29


Juniorencommissie De juniorencommissie behartigt de belangen van de jeugdleden en is mede verantwoordelijk voor de organisatie en de begeleiding van het jeugdtennis (o.a. jeugdtrainingen, jeugdcompetitie en uitwisselingen). De juniorencommissie organiseert daarnaast de jeugdclubkampioenschappen en interne activiteiten zoals: openingstoernooi, ouder – kind toernooi, jeugdkamp enz. Vertegenwoordiging De junioren commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden. Doel Uitgangspunt voor het handelen van deze commissie is de volgende doelstelling: Kinderen het hele jaar door laten tennissen Om de doelstelling te verwezenlijken vinden verschillende activiteiten plaats. De juniorencommissie heeft de volgende activiteiten jaarlijks op de agenda staan: Periode Activiteit December Uitwisseling met Smash Borne (contactpersoon is Marjolein van Barneveld) Januari Uitwisseling met TV Woolderes Hengelo (contactpersoon is Maarten Alferink) en indoor activiteiten bij Tennishal Veldwijk Februari Uitwisseling met TV Woolderes Hengelo, t/m 10 jaar Maart Uitwisseling met TV Woolderes Hengelo 11 t/m 17 jaar April en mei Zomercompetitie (alle leeftijden) Mini / midi zondagochtend Pupillen woensdagmiddag Junioren zaterdag- of zondagochtend Eindigen met een eindfeest Juni Jeugdclubkampioenschappen voor alle leeftijden, mini / midi / pupil en junioren Jeugdtenniskamp Juli en augustus Vakantieperiode Stimuleren om mee te doen aan de knltb toernooien in de omgeving, zoals Boekelo, Delden, Losser, Enschede en Hengelo September Ouder - kind toernooi (alle leeftijden) Oktober Uitwisseling met TV Hasselo Hengelo


30


Taken Om bovenstaande doelstelling te behalen heeft de juniorencommissie de volgende aandachtsgebieden: • Competitie • Uitwisselingen • Overige activiteiten Op basis van het aantal jeugdleden per leeftijdscategorie worden activiteiten met de drie bovengenoemde aandachtsgebieden georganiseerd. Het aantal jeugdleden wordt in een bestand ontvangen van de ledenadministratie. Dit vindt jaarlijks in november plaats. Momenteel zijn dit 160 á 170 jeugdleden. Het wordt als belangrijk gezien om deze aantallen vast te houden. De verschillende activiteiten worden onderverdeeld bij de leden van de commissie. Competitie Voor de competitie wordt alles georganiseerd door de juniorencommissie. De volgende taken zijn hierbij te onderscheiden: • Zorg dragen voor inschrijfformulieren, in overleg met de technische commissie; • Indelen van de teams. Uiteraard wordt hier zoveel mogelijk gekeken naar de wensen die door de deelnemers zijn opgegeven bij de inschrijving. Indien nodig vindt overleg plaats met de trainer; • Inplannen dat bij elke competitiedag (woensdagmiddag, zaterdagochtend en zondag) iemand van de commissie aanwezig is. Hierbij worden zij ondersteund door verschillende ouders; • Een overzicht van de competitie teams aanleveren aan de technische commissie. Zij zorgen ervoor dat de teams worden ingeschreven bij de knltb; • Indeling van de teams bekend maken bij degene die zich hebben ingeschreven; • Tijdens de competitie voor vervanging zorgen in geval van ziekte, blessure enz.; • Organiseren van het eindfeest; • Publiceren van de competitieteams die kampioen zijn geworden. Uitwisselingen Met een aantal verenigingen vinden uitwisselingen plaats. Dit zijn Smash Borne, Woolderes en nu wordt geprobeerd om dit op te zetten met Hasselo. De volgende taken zijn bij de uitwisselingen van belang: • Contact opnemen met de verenigingen over wanneer de uitwisseling gaat plaatsvinden; • Tijdig aangeven wanneer welke uitwisseling gaat plaatsvinden en hoe jeugdleden zich hiervoor kunnen opgeven; • Inschrijvingen verwerken, indelen op leeftijd en niveau; • Het laten plaatsvinden van de uitwisseling, een wedstrijdelement is hierbij altijd aanwezig; • Evalueren van de uitwisseling met de betrokken verenigingen. Overige activiteiten Naast de competitie en uitwisselingen houdt de juniorencommissie zich bezig met de jeugdclubkampioenschappen, gezelschapstoernooien (zoals openingstoernooi en ouder- en kind toernooi) en het jeugdkamp. Ook stimuleert de juniorencommissie, in samenwerking met de trainer(s),


31


de knltb toernooien die in de zomermaanden juli, augustus en september worden gehouden. Daarnaast maakt de hoofdtrainer een keuze voor de selectiespelers. Dit zijn de jeugdleden die extra aandacht (waaronder extra training) krijgen. Ouders worden hierover geïnformeerd. De juniorencommissie is hier ook bij betrokken. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden Voor elke activiteit is één persoon (hoofd)verantwoordelijk. De overige leden assisteren bij het uitvoeren van de activiteit. De voorzitter houdt dit allemaal in de gaten. Wanneer een nieuw lid bij de commissie komt dan krijgt deze persoon het eerste jaar extra aandacht cq begeleiding bij zijn/haar activiteit. Per activiteit bestaat een draaiboek, het komt erop neer dat van elke activiteit beschreven is wat allemaal gedaan moet worden om de activiteit uit te kunnen voeren. Indien een activiteit georganiseerd wordt die niet eerder heeft plaatsgevonden dan wordt hiervoor ook een draaiboek voor gemaakt. Overlegstructuur De agenda voor de jeugdleden is goed gevuld, de commissie kijkt continu naar verbetering dan wel nieuwe activiteiten. Ongeveer één keer per maand wordt een vergadering gehouden met de commissieleden. De voorzitter is ook aanwezig bij het maandelijkse bestuursoverleg. Alle leden van de commissie dragen onderwerpen aan die besproken kunnen worden in het bestuursoverleg. Daarnaast wordt contact opgenomen met de ledenadministratie voor het jeugdledenbestand met daarin per jeugdlid de naam, geboortejaar, adresgegevens en speelsterkte. Met PR commissie vindt overleg plaats in verband met de publicatie van activiteiten, uitslagen, bijzonderheden en de sponsorgelden. Op dit moment bestaat de commissie uit vier personen. Wanneer alle activiteiten worden uitgevoerd zijn eigenlijk zes personen nodig. Nu is het net iets teveel. Gelukkig helpen ouders mee bij enkele activiteiten, zoals bij de competitie, achter de bar staan op woensdagmiddag, pannenkoeken bakken etc. Financiën De jeugd commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Alle binnengekomen gelden worden gestort op de bankrekening of cash overgedragen aan de penningmeester. De gemaakte kosten worden zoveel mogelijk op rekening gedaan, zodat de penningmeester deze facturen rechtstreeks kan betalen. Het komt voor dat kosten direct worden betaald, de factuur(bon) wordt dan gedeclareerd bij de penningmeester. Hierbij gaat het vaak om kleine bedragen.


32


Park & Clubhuis commissie De park & clubhuis commissie houdt zich bezig met het (technische) onderhoud van het tennispark en het clubhuis. Vertegenwoordiging De park & clubhuis commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden. Doel De Park & Clubhuis commissie heeft de volgende doelstelling: Ervoor zorgen dat het tennispark en het clubhuis goed wordt onderhouden en het uitvoeren van reparaties en verfraaiingen waar nodig. Taken Om deze doelstelling te bereiken heeft de commissie verschillende taken. Deze zijn als volgt te onderscheiden: • Taken aan het begin van het tennisseizoen; • Taken gedurende de competitieweken; • Taken aan het begin en eind van het seizoen; • Taken gedurende het gehele seizoen. Taken aan het begin van het tennisseizoen: • Gravel op de parkeerplaats afdekken; • Toezicht houden bij Ubink (de organisatie die de gravelbanen jaarlijks in orde maakt); • Banen walsen, gravel bijstrooien tot ongeveer 1 april; • Tijschakelaar inschakelen in verband met de verlichting. Taken gedurende de competitieweken: • Tijdens de competitie toezicht houden en baan onderhouden; • Ubink is aanwezig van dinsdag tot en met vrijdag; • Rest van de week doen we de toezicht en het onderhoud zelf; • Op competitiedagen wanneer s’ avonds wordt gespeeld zorgen dat de tijdschakelaar van de verlichting niet is ingeschakeld. Taken aan het begin en eind van het seizoen • Aquaco sprenkelinstallatie in bedrijf (maart) en uit bedrijf oktober/november. Leidingen leegblazen; • Klok van de kantine instellen op zomer- en wintertijd (maart en oktober). Taken gedurende het gehele seizoen:


33


• • • •

Dinsdagmorgen of dinsdagmiddag tuinonderhoud met 4 of 5 mensen; Klussen, reparaties, elektrisch en dergelijke; Schilderen en onderhoud van het park en clubhuis; Aanschaf nieuw materiaal.

Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De Park & Clubhuis commissie dient er op toe te zien en is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat de taken worden verdeeld over de leden van de commissie. De voorzitter van de commissie dient erop toe te zien dat deze taken worden uitgevoerd.

Overlegstructuur De voorzitter van Park & Clubhuiscommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. In het bestuursoverleg worden de grote onderhoudswerkzaamheden aangekaart en besproken. Binnen de commissie vindt overleg plaats over wie wat doet. Leden van de commissie zijn regelmatig aanwezig op het tennispark. Dat wil zeggen minimaal één keer per week in het zomerseizoen en in de winter minimaal één keer per maand. Wanneer leden merken dat iets gemaakt kan worden dan hoeven zij dit dus niet door te geven. Dit wordt vanzelf opgepakt. Het bestuur of een voorzitter van een commissie kan altijd contact opnemen met de Park & Clubhuiscommissie om iets gedaan te krijgen. Dit kan via de telefoon of e-mail. Financiën De Park & Clubhuis commissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. De Park & Clubhuis commissie heeft geen inkomsten. De gemaakte kosten worden zoveel mogelijk op rekening gedaan, zodat de penningmeester deze facturen rechtstreeks kan betalen. Het komt voor dat kosten direct worden betaald, de factuur(bon) wordt dan gedeclareerd bij de penningmeester. Hierbij gaat het vaak om kleine bedragen.


34


PR commissie De PR commissie is in het leven geroepen om de spin in het communicatieweb te zijn. De PR commissie legt zich toe op het effectief en efficiënt communiceren met huidige, toekomstige en voormalige leden, met huidige, voormalige en kandidaat-sponsoren. Voor de verschillende doelgroepen worden verschillende communicatiemiddelen ingezet. In en buiten de vereniging communiceren we met elkaar via woord, beeld en geschrift. De belangrijkste communicatiemiddelen die de PR commissie gaat inzetten zijn: •

•

•

4 x per jaar een nieuwsbrief die per e-mail aan leden en sponsoren wordt verstuurd. De nieuwsbrief zal naast de terugkerende onderwerpen de voor die periode belangrijke onderwerpen bevatten. De onderwerpen die zullen worden behandeld zijn terug te vinden op de website. 2x per jaar een clubblad. Het clubblad is een fysiek exemplaar en wordt aan de leden en sponsoren gestuurd. Het clubblad zal in een vaste structuur en met terugkerende onderwerpen verschijnen. (minimaal) 12x per jaar een update van website. Het is een modern communicatiemiddel voor leden en sponsoren. Voor senioren en jeugd. De website bevat ludieke, innovatieve en bijdetijdse functies en mogelijkheden!

De PR commissie heeft als uitgangspunt dat de uitingen zo uniform mogelijk moeten zijn en streven na de huisstijl van’ t Weusthag in alle uitingen te hanteren. Vertegenwoordiging De PR commissie wordt vertegenwoordigd door: • De voorzitter; • Commissieleden bestaande uit redactie en sponsoring. Doel Het doel van de PR commissie is: het opzetten en in stand houden van een eenduidige en gestructureerde communicatie naar de doelgroep. De doelgroep valt uiteen in bestaande en toekomstige relaties.


35


De jaarlijkse agenda voor wat betreft de informatievoorziening ziet er als volgt uit: Periode

Verspreiding door middel van

Februari

Nieuwsbrief

Midden maart

Clubblad

Midden mei Augustus

Nieuwsbrief Nieuwsbrief

Oktober December

Nieuwsbrief Clubblad

Inhoud o.a. baanonderhoud, opgave trainingen, data competitie verslag jaarvergadering, div. commissies met leden, belangrijke tel nummers, mededelingen commissies, jeugdzaken melding eindfeest, div. (club)toernooi informatie, competitie standen, jeugdzaken melding Weusthag open, opgave wintercompetitie verslagen diverse activiteiten, overzicht winterseizoen, melding jaarvergadering, opgave competitie teams prettige feestdagen, melding jaarvergadering

Voor het maken van een clubblad moet rekening gehouden worden met de volgende doorlooptijden: • • • •

2 weken voor aanlevering kopij vanuit commissies en leden; 1 week maximaal voor opmaak in platte tekst; 1 week voor DTP werk en accordering van de file die naar de drukker gaat; 1 week voor drukken en verspreiding.

Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende taken: • Zorg dragen voor het clubblad; • Zorg dragen voor de nieuwsbrief; • Beheren van de website; • Sponsoring. Zorg dragen voor het clubblad Twee keer per jaar wordt een clubblad opgesteld. Het gaat hier om een oplage van 500 exemplaren. De volgende taken zijn hierbij van belang: • Afspraak maken met de drukker over de deadlines; • Ontvangen van de kopij, deze is afkomstig van leden, trainer, commissies en het bestuur (deadlines hiervan worden kenbaar gemaakt); • Sponsoren hebben de mogelijkheid om een advertentie te plaatsen; • Alle kopij verwerken tot een clubblad; • Controle op spelling; • Het clubblad versturen naar de drukker; • Controleren of het eerste exemplaar juist is (PR commissie en voorzitter); • Aangeven bij de drukker dat alle exemplaren gedrukt kunnen worden;


36


• • • •

Ophalen en etiketteren van de clubbladen (dit gebeurd door twee leden); Verzenden van de exemplaren naar de leden (TNT); Het clubblad in pdf op website plaatsen; Een paar exemplaren in de kantine neerleggen.

Zorg dragen voor de nieuwsbrief Op verschillende momenten wordt een nieuwsbrief verstuurd naar de leden (zie planning). De verspreiding hiervan vindt plaats door middel van een e-mail. De leden moeten hiervoor het emailadres hebben opgeven bij de ledenadministratie. In elke nieuwsbrief wordt aangegeven dat de meest recente nieuwsberichten op de website staan vermeld. Beheren van de website Indien documenten geplaatst / aangepast of verwijderd moeten worden zal de PR commissie dit doen. Deze commissie heeft een zogenaamde beheersfunctie met een eigen login en wachtwoord. Wanneer een aanpassing gedaan moet worden op de website dan kan hiervoor een e-mail worden gestuurd richting de PR commissie. De aanvraag kan gedaan worden door leden, commissie en het bestuur. Buiten de PR commissie hebben ongeveer vijf andere mensen een beheersfunctie over de website. Deze andere mensen zijn voornamelijk bezig met het onderhoud van de website en dus niet voor de informatievoorziening. Sponsoring De volgende taken heeft de commissie betreffende sponsoring: • Het werven van nieuwe sponsors; • Het onderhouden van contacten met de huidige sponsor in verband met behoud; • Opstellen van sponsorcontracten, het is hiervan belang dat een sponsor kan kiezen uit meerdere pakketten; • Samenstellen van een presentatiemap met de verschillende pakketten; • Coördineren van bestellingen van reclame-uitingen; • Regelmatig evalueren van sponsorbeleid. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De verantwoordelijkheid van de PR commissie bestaat uit ervoor te zorgen dat de informatievoorziening zo optimaal mogelijk wordt uitgevoerd. Dit houdt in dat de informatie: op tijd, juist en zorgvuldig moet zijn. Daarnaast is de PR commissie verantwoordelijk voor alle activiteiten die samenhangen met sponsoring. Een nadere verdeling omtrent verantwoordelijkheden, vindt op sponsorniveau plaats. Dat wil zeggen dat een vast contactpersoon bestaat voor iedere sponsor. Overlegstructuur De voorzitter van de PR commissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Met de commissies die aankondigingen willen plaatsen op de website, in een nieuwsbrief of in het clubblad vindt overleg plaats. Daarnaast heeft de PR commissie een vast contactpersoon voor elke sponsor. Binnen de PR commissie wordt onderling regelmatig met elkaar gesproken in verband met sponsoruitingen en het publiceren van informatie.


37


Financiën De opbrengsten van de PR commissie bestaan uit de sponsorgelden van advertenties. De kosten bestaan uit: • Server kosten website; • Drukken en verspreiden van het clubblad; • Drukken en verspreiden van de nieuwsbrief; • Drukken en verspreiden van sponsorinformatie. De geldstroom van de PR commissie gaat buiten de gehele commissie om. De geldstroom loopt rechtstreeks via de penningmeester.


38


Projecten Het bestuur kan beslissen om een project te starten. Hierbij gaat het om een activiteit die niet is toe te schrijven aan één van de commissies. Binnen het bestuur wordt besloten wie wordt benaderd om het project uit te voeren. Aan een project gaat een idee vooraf. Vanuit dit idee wordt een opdrachtbrief opgesteld door het bestuurd. Hierin wordt het kader van de opdracht weergegeven. De volgende elementen worden altijd opgenomen: • Vertegenwoordiging; • Doel; • Taken; • Verantwoordelijkheid & bevoegdheden; • Overlegstructuur; • Financiën. De ontvanger van deze opdrachtbrief is het projectteam. Deze kan ook uit één persoon bestaan. De grootte van het projectteam hangt af van de omvang van het project. Het projectteam legt rechtstreekse verantwoording af aan het bestuur. De besluitvorming hangt af van de impact voor de vereniging.


39


Bijlage 1 Aanmeldformulier Informatie over contributie T.C. ’t Weusthag Wij werken met een familiekorting, voor leden woonachtig op hetzelfde adres. Deze wordt samengesteld uit verschillende lidsoorten die wij als vereniging kennen, waarbij wordt begonnen met het oudste lid in leeftijd. De contributies zijn: 1e lid 2e lid 3e lid 4e lid 5e lid 6e lid

€ € € € € €

Senioren 100 95 85 75 55 50

Junioren 55 45 40 35 30 25

Pupillen 40 30 25 22 20 17

Voor jeugdleden geldt dat er een gecombineerd lidmaatschap bestaat (lid + tennisles in de zomer). De bedragen zien er als volgt uit:

Eerste lid Tweede lid Derde lid Vierde lid Vijfde lid Buitenleden Donateurs • • •

Junioren Lidmaatschap + les in de zomer € 138,75 € 128,75 € 123,50 € 118,75 € 113,75

Pupillen Lidmaatschap + les in de zomer € 123,75 € 113,75 € 108,75 € 105,75 € 103,75

€ 60 (dit zijn leden die buiten de regio Twente wonen) € 25

Seniorleden zijn leden die 18 jaar of ouder zijn. Juniorleden zijn leden vanaf het jaar dat ze 12 jaar zijn tot het jaar waarin ze 18 jaar worden. Pupillen zijn leden tot het jaar waarin ze 12 jaar worden.

Overige bedragen: § Voor nieuwe leden bedraagt het inschrijfgeld € 12,50 met een maximum van € 25,00 per adres. § Afmelding voor het volgende seizoen dient voor 1 december van het lopende jaar te geschieden. Is de afmelding later dan deze datum dan zijn wij genoodzaakt om € 20,00 in rekening te brengen ter vergoeding van de reeds door de vereniging gemaakte kosten voor het nieuwe tennisseizoen.


40


§

Bij afmelding na 31 januari wordt het lidmaatschap vanaf het volgende kalenderjaar stop gezet. De betaling van de contributie gaat per machtiging.

Tennislessen: De tennislessen worden verzorgd door onze eigen clubtrainer(s).

Dit opgave formulier graag volledig ingevuld + een Pasfoto terugzenden aan de ledenadministratie Naam: ………………………………………………………………………………………………………………

Voornaam: ………………………………………………………………………………………………………...

Voorletters: ……………………………………………………………………………………………………….

Adres: ……………………………………………………………………………………………………………...

Postcode: ………………………………………………………………………………………………………....

Woonplaats: ………………………………………………………………………………………………………

E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………..


41


Telefoon: …………………………………………………………………………………………………………..

Geb.datum: ……………………………………………………………………………………………………….

Geslacht: M /V

Reeds eerder lid geweest van een vereniging en nog een bekend bondsnummer:…………………

Bank / Giro nr. :…………………………………………………………………………………………………...

Handtekening: …………………………………………………………………………………………………… Ledenadministratie: Astrid Knoef Hengelose Esstraat 24 7556 EC Hengelo Ov. 074—250 56 83 [email protected]


42


Bijlage 2 Schooltennis Uw zoon of dochter heeft deelgenomen aan tennislessen op school. Hij/zij heeft in een paar lessen kennis gemaakt met tennis, en misschien is hij/zij wel heel enthousiast over tennis en wil graag beter leren tennissen. Dat kan! TC ‘t Weustag kan uw kind eenmalig het volgende aanbieden: • Op de maandag, dinsdag en woensdag starten wij met nieuwe groepen. Wij proberen leeftijd en spelniveau zo goed mogelijk bij elkaar te brengen. • Er kunnen 9 tennislessen worden gevolgd voor een bedrag van € 45. U kunt ook kiezen voor 18 tennislessen voor een bedrag van € 85. • Geen contributie in 2008 (normaal € 40). Aanbieding naar aanleiding van schooltennis. Wanneer u gebruik wilt maken van dit aanbod kunt u onderstaand strookje invullen en voor 21 maart a.s. sturen naar: Astrid Knoef Hengelose Esstraat 24 7556 EC Hengelo Ov. 074—250 56 83 [email protected] ——————————————————————————————————— Keuze 0 9 lessen / 0 18 lessen Naam: ………………………………... Adres + PC ………………………………… Telefoonnr: ………………………………… Geboortdatum: ………………………………… E-mail adres ……………………………….. Ik machtig TC ‘t Weusthag om het bedrag van €…...af te schrijven van bank/girorekening ________________ De rekening staat op naam van _______________ Handtekening: Lessen starten begin april— trainers nemen telefonisch contact op www.tcweusthag.nl


43

Beleidsplan TC t Weusthag

Recommend Documents