Beleidsplan TC Bosheim 2014 - 2018
Beleidsplan TC Bosheim 2014 - 2018
Versie 1.1 CONCEPT
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD ............................................................................................................................................................................................................... 3 MISSIE, VISIE EN DOELSTELLINGEN ................................................................................................................................................................................ 4 Missie ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 4 De visie van TC Bosheim ........................................................................................................................................................................................................................................... 4 Doelstellingen........................................................................................................................................................................................................................................................... 5
ORGANISATIESTRUCTUUR TC BOSHEIM ........................................................................................................................................................................ 6 SENIOREN ZAKEN .......................................................................................................................................................................................................... 8 Visie.......................................................................................................................................................................................................................................................................... 8 Doelstellingen 2014-2018: ........................................................................................................................................................................................................................................ 8 Organisatiestructuur: ............................................................................................................................................................................................................................................... 9 Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden SENIOREN ZAKEN ............................................................................................................................................................................ 9 Bestuurslid Senioren zaken: ................................................................................................................................................................................................................................... 9 Voorzitter Technische Commissie: ....................................................................................................................................................................................................................... 10 Voorzitter Evenementen Commissie .................................................................................................................................................................................................................... 10 Voorzitter Toernooi Commissie ........................................................................................................................................................................................................................... 10 Selectietennis ......................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Trainingsbeleid: ...................................................................................................................................................................................................................................................... 11
JUNIOREN ZAKEN ........................................................................................................................................................................................................ 12 Visie........................................................................................................................................................................................................................................................................ 12 Doelstellingen 2014-2018: ...................................................................................................................................................................................................................................... 12 Organisatiestructuur: ............................................................................................................................................................................................................................................. 13 Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. ..................................................................................................................................................................................................... 13 Bestuurslid Jeugdzaken: ...................................................................................................................................................................................................................................... 13 Voorzitter Technische Commissie Jeugd: ............................................................................................................................................................................................................. 14 Voorzitter Jeugd Evenementen Commissie .......................................................................................................................................................................................................... 14 Voorzitter Toernooi Commissie Jeugd .................................................................................................................................................................................................................. 14 Selectiebeleid: ........................................................................................................................................................................................................................................................ 15 Trainingsbeleid: ...................................................................................................................................................................................................................................................... 15
1
TOERNOOIBELEID ........................................................................................................................................................................................................ 16 VRIJWILLIGERSBELEID.................................................................................................................................................................................................. 18 Uitgangspunten: ..................................................................................................................................................................................................................................................... 18
FINANCIEEL BELEID ...................................................................................................................................................................................................... 19 Uitgangspunten: ..................................................................................................................................................................................................................................................... 19 Uitvoering: ............................................................................................................................................................................................................................................................. 19 Functieomschrijving van de Penningmeester ......................................................................................................................................................................................................... 20 Kerncompetenties .................................................................................................................................................................................................................................................. 21 Ledenbeleid ............................................................................................................................................................................................................................................................ 22
SPONSORBELEID .......................................................................................................................................................................................................... 24 Uitgangspunten: ..................................................................................................................................................................................................................................................... 24
COMMUNICATIEBELEID ............................................................................................................................................................................................... 25 Uitgangspunten: ..................................................................................................................................................................................................................................................... 25
BELEIDSDOCUMENT ICT COMMISSIE TENNISPARK BOSHEIM ..................................................................................................................................... 26 Visie........................................................................................................................................................................................................................................................................ 26 Missie ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 Beleid ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 26
2
VOORWOORD Het voor u liggende beleidsplan 2013 – 2018 is geschreven door het verenigingsbestuur van Tennisclub Bosheim. Zij beoogt enerzijds hiermee duidelijk te geven over hoe zij de ontwikkeling van de tennisclub in de komende jaren ziet. Anderzijds biedt het handvatten om operationele plannen per commissie uit te werken die de dagelijkse gang van zaken verduidelijking geven. Voor leden en aspirant-leden is het nuttig te weten wat de identiteit van haar vereniging is. Hoe ambitieus zijn we, wat gebeurt er met de gelden van leden en sponsoren, past deze vereniging ook bij u? Binnen Bosheim heeft er altijd een groep vrijwilligers bestaan die zich extra inzet voor de vereniging. De vrijwilligers die veelal deelnemen aan een commissie zijn in een bepaalde structuur georganiseerd om zo effectief mogelijk te functioneren. Het is goed te weten hoe deze structuur is , eruitziet en hoe de taken en verantwoordelijkheden georganiseerd zijn. Dit beleidsplan is een vernieuwing ten opzichte van het vorige beleidsplan over de 2009-2013. Voordat het beschikbaar kan worden gesteld via de website van TC Bosheim zal het worden gedeeld met de voorzitters van de verschillende commissies die TC Bosheim heeft. Zodoende zal er een stuk komen te liggen waar over meegedacht kan worden, altijd ingezien -en doorontwikkeld kan worden. De club functioneert binnen Tennispark Bosheim. Wanneer de leden dit beleid ondersteunen is het ook het uitgangspunt geworden voor de Stichting Bosheim Beheer en haar onderliggende Bosheim Exploitatie B.V. en Bosheim Vastgoed B.V. om de vereniging zo goed mogelijk te ondersteunen in het realiseren van haar doelstellingen. Het schema verderop geeft een schematische indruk van de samenhang van entiteiten binnen het tennispark.
3
MISSIE, VISIE EN DOELSTELLINGEN VAN TC BOSHEIM
MISSIE Tennisclub Bosheim biedt haar leden een combinatie van prestatie en gezelligheid in de tennissport. Met fantastische tennisfaciliteiten wil TC Bosheim een aantrekkelijke vereniging zijn voor jong en oud voor Bussum en haar omgeving.
VISIE TC Bosheim wil haar sterke positie in de regio handhaven door de kwaliteit en continuïteit te waarborgen. De vereniging geeft met haar tien buiten- en vier binnenbanen gedurende zomer en winter gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel. Daarbij stellen wij ons als vereniging ten doel om het tennisplezier te vergroten , blijvend te werken aan de tennisvaardigheid en actieve sportbeoefening. De tennisfaciliteiten zijn daarbij afgestemd op de beleving, leeftijd, het niveau en de ambitie van haar leden. Een voorwaarde is dat het karakter van de vereniging behouden blijft; een vereniging die gekenmerkt wordt door toegankelijkheid en waar een ieder zich thuis kan voelen. Met een ledenaantal van ongeveer 950 leden functioneert TC Bosheim als een professionele vrijwilligersorganisatie waar een verantwoord financieel beleid wordt gevoerd. De vrijwilligers van de vereniging stimuleren elkaar en andere leden om actief deel te nemen, mee te denken en andere leden actief te betrekken bij de vereniging en de verenigingsactiviteiten.
4
DOELSTELLINGEN De doelstellingen zijn: Het bewerkstelligen dat de accommodatie aan de verenigingswensen blijft voldoen en goed wordt onderhouden. Met het uitgangspunt dat er geprofiteerd wordt van de unieke beschikbaarheid van de vier binnenbanen en de 10 verlichte buitenbanen Het ontwikkelen van senior- en jeugdleden middels: Het geven van adequate trainingen Het deelnemen aan KNLTB toernooien en –competitie Het deelnemen aan gezelligheidsevenementen als Toss, jeugdkamp, laddercompetitie, toernooien en dergelijken Het behouden van jeugd en talenten uit eigen kweek van de vereniging Een familievriendelijke vereniging zijn Het zorgdragen voor een vereniging die open, sportief, familiair, informeel, laagdrempelig, gemoedelijk en sociaal is Het houden van een transparante financiële begroting met adequate controles Het opbouwen van een evenwichtige leeftijdsverdeling van de leden waarbij het ledenaantal wordt gehandhaafd tussen de 850 en 1.000 leden; Het stimuleren van het proactief organiseren van activiteiten door bestuur- en commissieleden Het werven, betrekken en motiveren van vrijwilligers voor evenementen en commissies
Met deze doelstellingen wil de vereniging haar positie in de regio nog verder versterken en een plek bieden waar onze leden graag hun spaarzame vrije tijd besteden. Om deze doelstellingen te realiseren is gekozen voor een structuur waar de doelstellingen in de verantwoordelijkheden van zowel het bestuur als de commissies terugkomen. In het beleidsplan zal dit verder worden uitgewerkt in de komende hoofdstukken.
5
ORGANISATIESTRUCTUUR TC BOSHEIM De club is gesitueerd op het Tennispark Bosheim. Het beleid wordt goedgekeurd in de algemene leden vergadering. Wanneer de leden dit beleid ondersteunen, wordt het beleid ook het uitgangspunt voor de Stichting Bosheim Beheer en de onderliggende BV's, Bosheim Exploitatie B.V. en Bosheim Vastgoed B.V. om de vereniging zo goed mogelijk te ondersteunen in het realiseren van haar doelstellingen. Het schema rechts geeft een schematische indruk van de samenhang van entiteiten binnen het tennispark.
6
De aansturing en bewaking van TC Bosheim gebeurt door het bestuur. Deze is in het schema hieronder weergegeven. Commissies en bestuur werken samen doordat commissies met het betreffende bestuurslid de plannen doornemen.
Voorzitter
Bestuur Penningmeester
Senior Zaken
Junior Zaken
Algemene Zaken
ICT
Financiën
TC Senioren
TC Junioren
Vrijwilligers
Redactie
Ledenadministratie
Evenementencommissie Senioren
Evenementencommissie Junioren
Secretariaat
Toernooicommissie Senioren
Toernooicommissie Junioren
Feesten
Commissies Sponsoring
Parkzaken
7
SENIOREN ZAKEN TC BOSHEIM is een vereniging met veel leden die vooral recreatief willen tennissen. Bosheim is tevens een vereniging met leden die graag competitie spelen of het maximale uit hun talenten willen halen. Daarnaast biedt Bosheim professionele tennislessen aan voor recreanten, talentvolle jeugdspelers en de topspelers.
VISIE De vereniging stelt zich ten doel tennis op diverse niveaus te faciliteren zodat het past bij de individuele mogelijkheden en behoeften van haar leden. Bosheim streeft naast recreatieve mogelijkheden ook tennis op hoog niveau na. Dat is cruciaal voor het aantrekken, ontwikkelen en behouden van ambitieuze, talentvolle senioren- en jeugdleden. Bosheim geeft er de voorkeur aan om de samenstelling van de hoogste competitieteams te formeren uit eigen Bosheimleden. Indien dit feitelijk niet mogelijk blijkt dan zal, om de hoogste competitieteams compleet te krijgen, iemand van buiten Bosheim met voorrang kunnen worden toegelaten. Prestigieus tennis wordt ten behoeve van de hogere teams gestimuleerd en gefaciliteerd door het ter beschikking stellen van diverse (financiële) middelen aan de technische commissie.
DOELSTELLINGEN 2014-2018: Behalen van een hoger speelniveau van de senioren. Evenredige opbouw van sterktes in alle leeftijdsklassen. Uitstekende en betaalbare trainingsfaciliteiten voor elk niveau. Leuke en uitdagende tennisevenementen voor iedereen.
8
ORGANISATIESTRUCTUUR: Om het geformuleerde beleidsplan goed te kunnen uitvoeren is het van belang alle taken en verantwoordelijkheden te benoemen met daaraan gekoppeld het verantwoordelijke commissielid. De organisatiestructuur Senioren zaken is als volgt:
Senioren zaken
TC Senioren
Evenementencommissie Senioren
Toernooicommissie Senioren
BELANGRIJKSTE TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN SENIOREN ZAKEN BESTUURSLID SENIOREN ZAKEN: Opstellen en uitvoering Senioren beleidsplan. Aansturen TC, EC en Toernooicommissie. Deelnemen in Bestuur. Opmaken budget Senioren zaken. Linking pin zijn met trainersschool.
9
VOORZITTER TECHNISCHE COMMISSIE: Aansturen TC-leden. Bijdrage aan het opstellen en het uitvoeren van het selectiebeleid. Samenstelling van de selectie-indeling met de hoofdtrainer, die eindverantwoordelijk is. Actief benaderen van senioren om deel te nemen aan competities. Evenwichtige opbouw van niveaus in competities. Coördinatie competities. Communicatie richting KNLTB betreffende de competities. Werven, opleiden en coördineren van VCL’s. Samenstelling van de trainingsindeling met hoofdtrainer, die eindverantwoordelijk is.
VOORZITTER EVENEMENTEN COMMISSIE Aansturen EC. Organiseren van evenementen zoals Toss, Lustrum, Vrijwilligersavond, Feesten. Organiseren van interne toernooien zoals Openingstoernooi, Invitatietoernooi, Clubkampioenschappen, Interne dames confrontatie, Echtparenevenement, Koppeltoernooi, G- toernooi, Voorjaarstoernooi en 60+ Toernooi
VOORZITTER TOERNOOI COMMISSIE Organiseren van officiële KNLTB-toernooien, zoals: 55+ eendagstoernooi, indoor open dubbel toernooi, Bosheim Open Uitgangspunt is dat de toernooicommissie kostendekkend werkt (eigen sponsoring werven, inschrijfgeld).
10
SELECTIETENNIS We ambiëren een zo hoog mogelijk tennisniveau en zijn bereid maximaal 10% van de generieke inkomsten (contributie en algemene sponsoring) voor jeugd en senioren te besteden, jaarlijks door het bestuur te accorderen, uitgaande van een gezonde verenigingsbegroting. Het budget zoals hierboven genoemd, dient voor de gehele selectie (senioren en junioren) en kan eventueel worden aangevuld met Selectie-specifieke sponsorgelden. Er zal geen financiële vergoeding uitgekeerd worden aan individuen. Het bestuur ervaart dat een hoog competitieniveau een aantrekkingskracht heeft op sterke spelers van buitenaf en het behouden van onze eigen sterke jeugd en senioren.
TRAININGSBELEID: Ons trainingsbeleid is erop gericht goede trainingsmogelijkheden te faciliteren aan alle leeftijdsgroepen en alle niveaus, zodat elk lid zich binnen zijn of haar mogelijkheden maximaal kan ontwikkelen. Omdat de trainingscapaciteit en de baancapaciteit een schaars goed is, zullen we zorgvuldig te werk gaan bij het indelen van de trainingen. Ondanks dat we de trainingsbehoefte inhuren zijn we op zoek naar trainers met een ‘verenigingsmentaliteit’ en zijn we waakzaam op consistentie van onze trainersgroep. Daarnaast hebben onze trainers minstens een A-licentie en passen ze de nieuwste inzichten en trainingsmethodes toe in hun lessen. Indien de vraag naar tennislessen de praktische mogelijkheden overtreft dan zullen, uiteraard met meeweging van sociale aspecten, volgens vooraf vastgelegde afspraken keuzes worden gemaakt. In het algemeen zullen groepslessen gaan voor privélessen. Onze trainers spelen een zeer belangrijke rol in de beoordeling van het individuele niveau van het seniorlid bij het indelen in de juiste trainingsgroep of competitieteam. Hun voorstel is leidend, maar de definitieve indeling wordt bekrachtigd door de Technische Commissie Senioren.
11
JUNIOREN ZAKEN OOK BINNEN ONZE TENNISVERENIGING BOSHEIM ZIJN WE ERVAN OVERTUIGD DAT ONZE JEUGDSPELERS “DE TOEKOMST” ZIJN. WE PRETENDEREN NIET DE TOEKOMST TE VOORSPELLEN, MAAR WILLEN WEL MIDDELS DE CONTOUREN VAN DIT JEUGD BELEIDSPLAN HELDERHEID VERSCHAFFEN IN WAT ONZE VISIE IS EN NOG BELANGRIJKER: HOE WE DEZE VISIE WILLEN GAAN VERWEZENLIJKEN.
VISIE TC Bosheim is een vereniging waar elk jeugdlid speelvreugde beleeft, op elk niveau kan spelen, de beste club tennisopleiding geniet, onvergetelijke tennisevenementen beleeft, zich daarbij continu ontwikkelt en trots is op Bosheim. Tevens willen we het huidige speelniveau naar een hoger level brengen. Verschillende aspecten binnen deze visie vinden we belangrijk. We lichten eruit: Alle jeugdleden moeten optimaal aan hun (tennis)trekken kunnen komen, aansluitend bij hun ambitie en talent. Wedstrijdtennis geeft een positieve uitstraling naar zowel eigen leden als naar potentieel nieuwe leden en brengt leven in de brouwerij, waardoor er meer ruimte voor het creëren van een echt clubgevoel ontstaat. Dit trekt goede spelers en talenten aan, waardoor er meer speelmaatjes zijn. De recreatieve competitiespelers zijn vaak ex-wedstrijdtennissers en belangrijk voor het runnen van de club en vormen de ruggengraat ervan. Het vergemakkelijkt het aantrekken van goede trainers. Het is belangrijk om jeugdtennis goed aan te sluiten op het senioren tennis
DOELSTELLINGEN 2014-2018: Behalen van een hoger speelniveau van de selectiejeugd. Evenredige opbouw van sterktes in alle leeftijdsklassen. Uitstekende en betaalbare trainingsfaciliteiten voor elk niveau. Leuke en uitdagende tennisevenementen voor iedereen.
12
ORGANISATIESTRUCTUUR: Om het geformuleerde beleidsplan goed te kunnen uitvoeren is het van belang alle taken en verantwoordelijkheden te benoemen met daaraan gekoppeld het verantwoordelijke commissielid. De organisatiestructuur Jeugdzaken is als volgt:
Junioren zaken
TC Junioren
Evenementencommissie Junioren
Toernooicommissie Junioren
BELANGRIJKSTE TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN. BESTUURSLID JEUGDZAKEN: Opstellen en uitvoering Jeugdbeleidsplan. Aansturen TC Jeugd, JEC en Toernooicommissie Jeugd. Deelnemen in Bestuur. Bewaken Budget Jeugdzaken. Linking pin met trainersschool. Inclusief het bepalen van uurtarief, initiëren evaluatie, e.d. voor zowel junioren als senioren Opstellen Jeugdselectiebeleid.
13
VOORZITTER TECHNISCHE COMMISSIE JEUGD: Aansturen Competitie Commissie: voorjaar KNLTB (t/m 17, t/m 14, geel, groen, oranje, rood); voorjaar alternatieve Jeugd competitie; najaars competitie; wintercompetitie. Coördineren trainingsindeling samen met hoofdtrainer. Coördineren van selectie groep indeling samen met hoofdtrainer. Beheren en uitvoeren wachtlijst Jeugd.
VOORZITTER JEUGD EVENEMENTEN COMMISSIE Aansturen JEC. Organiseren ladder Jeugd. Organiseren jeugdevenementen (ouder-kind toernooi, openingstoernooi, avondtoernooi, oliebollen- toernooi, vriendjes middagen).
VOORZITTER TOERNOOI COMMISSIE JEUGD Organiseren Jeugd Club Kampioenschappen (intern). Organiseren Open Jeugd Toernooi(en). Regionale toernooi kalender beheren op Bosheim site Aanspreekpunt/coördinator voor verenigingen die dagtoernooien of uitwisselingen willen opzetten Aanspreekpunt voor verenigingen die hun jeugdtoernooien bij Bosheim willen promoten
14
SELECTIEBELEID: Om een hoog speelniveau vanuit de club zelf te ontwikkelen is er een jeugd selectiebeleid ontwikkeld. Hiervoor zijn 2 groepen gedefinieerd: selectie groep t/m 14 jaar; selectie groep t/m 17 jaar. De Technische Commissie selecteert de deelnemers voor deze selecties op basis van objectieve criteria (potentiële sterkte, inzet, aanwezigheid training, deelname toernooien, rating), in overleg met de hoofdtrainer. De deelnemers zullen tweemaal per jaar worden geëvalueerd. Deze selectiegroepen krijgen extra (trainings) faciliteiten aangeboden die deels worden gesubsidieerd vanuit de verenigingsbegroting. De selectie-subsidieregeling wordt jaarlijks door het bestuur opnieuw geaccordeerd. Van selectiespelers zullen extra inspanningen worden verwacht, zoals het spelen van een minimum aantal toernooien, deelname aan de ladder en clubkampioenschappen en voor de oudere jeugd, het geven van jeugdtrainingen. Hier zal verder invulling aan gegeven worden in 2014. Doelstelling is om de selectie groep t/m 17 jaar, de kweekvijver voor de senioren selectie te laten zijn. Voor de talenten bij onze jongste jeugd (< 12 jaar) zal een programma worden opgezet dat aansluit bij de Tenniskids kleurenindeling (rood, oranje, groen). Dit zal voor een evenwichtige doorstroom naar de selectiegroep t/m 14 jaar zorgen. Tevens is als doel gesteld conditietraining voor onze selectiejeugd aan te bieden.
TRAININGSBELEID: Ons jeugdtrainingsbeleid is erop gericht goede trainingsmogelijkheden te faciliteren aan alle leeftijdsgroepen en alle niveaus, zodat elk jeugdlid zich binnen zijn of haar mogelijkheden maximaal kan ontwikkelen. Omdat de trainingscapaciteit en de baancapaciteit een schaars goed is, zullen we zorgvuldig te werk gaan bij het indelen van de trainingen. Ondanks dat we de trainingsbehoefte inhuren zijn we op zoek naar trainers met een ‘verenigingsmentaliteit’ en zijn we waakzaam op de consistentie van onze trainersgroep. Daarnaast hebben onze trainers een A-licentie en passen ze nieuwste inzichten en trainingsmethodes toe in hun lessen. Indien de vraag naar tennislessen, de praktische mogelijkheden overtreft, zal uiteraard met meeweging van sociale aspecten, volgens vooraf vastgelegde afspraken, keuzes worden gemaakt. In het algemeen gaan groepslessen voor privélessen. Kinderen t/m 12 jaar hebben verplicht zomertraining. Onze trainers spelen een zeer belangrijke rol in de beoordeling van het individuele niveau van het jeugdlid bij het indelen in de juiste trainingsgroep of competitieteam. Hun voorstel is leidend, maar de definitieve indeling wordt bekrachtigd door de Technische Commissie Jeugd. Tevens streven we ernaar betaalbare alternatieven aan te bieden zodat training voor iedereen mogelijk moet zijn.
15
TOERNOOIBELEID De tennisvereniging stelt zich tot doel toernooien te organiseren waarbij plezier en prestatie voorop staan. De vereniging streeft ernaar elk jaar weer een gevarieerde en goed gevulde toernooikalender te hebben. Daarbij is het belangrijk om de toernooien zowel kwalitatief als in aantal deelnemers op peil te houden. De TC en Evenementencommissies houden zich hier mee bezig. Bovendien zal er ruimte moeten worden gevonden voor vernieuwing in het aanbod en in de vorm van de toernooien. Het zal een uitdaging zijn voor de TC en Evenementencommissies om in te spelen op de behoeftes van de (potentiële) leden. Elk toernooi zal financieel gezond moeten zijn met voldoende inschrijvingen en enthousiasme. Er kan onderscheid gemaakt worden naar KNLTB-toernooien, welke vallen onder de verantwoordelijkheid van de TC, en gelegenheidstoernooien die onder verantwoordelijkheid van de senior -of jeugd Evenementencommissies vallen. De KNLTB-toernooien zijn momenteel: Senioren : Bosheim Open - Dit open toernooi is het grootste evenement binnen Bosheim Indoor dubbel toernooi - Een spannend toernooi dat op tijd wordt gespeeld 55+ eendagstoernooi - Een open KNLTB toernooi voor 55-plussers Junioren JRT toernooi – Open toernooi voor de jeugd
16
De gelegenheidstoernooien zijn momenteel: Senioren: Openingstoernooi – De start van het nieuwe evenementenseizoen buiten, vlak nadat de banen door de groundsman zijn vrijgegeven G-toernooi – Het Gezelligheidstoernooi Invitatietoernooi - De kracht van dit gezelligheidstoernooi zit hem in de voorwaarde dat ieder Bosheimlid een niet-Bosheimlid introduceert om samen het toernooi mee te spelen 60+ toernooi - Een toernooi voor oudere senioren Koppeltoernooi - Toernooi dat in het voorjaar en in het najaar op de maandagmorgen gespeeld worden. Interne damesconfrontatie - Alle Bosheim-damescompetititeams kunnen hieraan deelnemen Senioren/junioren: Clubkampioenschappen junioren en senioren – Gezellige en goedgeorganiseerde toernooien voor en door de leden Junioren Ouder/kindtoernooi – De gelegenheid voor vader/moeder/opa/oma/tante/oom of andere relatie met kind een wedstrijdje te spelen tegen een ander koppel Oliebollen toernooi - Gezellig toernooi voor de jongere jeugd. Openingstoernooi – De start van het nieuwe evenementenseizoen buiten, vlak nadat de banen door de groundsman zijn vrijgegeven Avondtoernooi - Avondprogramma voor de jongere jeugd Laddercompetitie met afsluiting via het Laddertoernooi Vriendjesmiddag - Nodig een vriendje of vriendinnetje uit om samen met jou op Bosheim een middag te tennissen
17
VRIJWILLIGERSBELEID
TC Bosheim mag zich gelukkig prijzen met een zeer omvangrijke groep gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. Veelal mensen die, met een gezin en een baan nog tijd willen steken in het organiseren van de talrijke activiteiten die TC Bosheim kent. Soms op de voorgrond, maar veelal ook achter de schermen. Het is voor TC Bosheim van cruciaal belang dat leden worden gemotiveerd zich voor de vereniging in te zetten en dat een zo breed mogelijke groep deze inzet wil leveren. Voor bestuur en commissies is het een voortdurend punt van aandacht om de kennis, vaardigheden en talenten van onze leden te mobiliseren. Degene die Algemene Zaken in portefeuille heeft binnen het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid.
UITGANGSPUNTEN: Inzicht in voorkeur van de onder leden aanwezige kennis en vaardigheden Seniorleden en Jeugdleden stimuleren zich voor de vereniging in te zetten Het werk dat voor TC Bosheim wordt verzet is vrijwillig, maar mag niet vrijblijvend zijn. Het is dan ook van belang dat vrijwilligers niet alleen deskundig zijn en verantwoordelijkheid nemen maar ook loyaal en betrouwbaar zijn. Daarmee wordt bedoeld dat afspraken worden nagekomen en de inzet die is toegezegd daadwerkelijk wordt geleverd Door de vrijwilligers wordt zorgvuldig met de belangen en eigendommen van de vereniging omgegaan. Op deze wijze kan aan onze leden die dienstverlening worden geboden die de vereniging ambieert Het is van belang verloop onder vrijwilligers tijdig te signaleren en tijdig in de opvolging van vertrekkende bestuurs- en commissieleden te voorzien. Hier is de commissie zoveel mogelijk zelf verantwoordelijk voor. De leidraad die we willen hanteren is een periode van drie maanden om een opvolger in te werken Verenigingsleden die zich inzetten als vrijwilliger zullen een voorkeursbehandeling krijgen bij evt. wachtlijsten van kind of partner
18
FINANCIEEL BELEID Het financieel beleid van TC Bosheim is gericht op: De vereniging op een gezonde manier financieel ondersteunen in het uitvoeren van het beleidsplan Het Eigen Vermogen op een goed niveau houden om de continuïteit te waarborgen Financiële risico’s worden in kaart gebracht en continu beheerst.
UITGANGSPUNTEN: In elk verenigingsjaar zullen de kosten van de vereniging geheel en al gedekt moeten worden uit de inkomsten van dat betreffende jaar. De belangrijkste inkomstenbronnen zijn: contributiegelden, lesgelden en sponsorgelden. TC Bosheim bouwt voldoende reserves op om ook aan zijn verplichtingen op lange termijn te kunnen voldoen. TC Bosheim voert een integraal financieel beleid binnen de gedefinieerde verenigingsstructuur, samen met Stichting beheer Bosheim, Exploitatie B.V en Vastgoed BV. Er wordt gestreefd naar het handhaven van een zo laag mogelijke contributie passend bij dit beleidsplan.
UITVOERING: Om de uitgaven jaarlijks in de pas te laten lopen met de inkomsten wordt door de penningmeester jaarlijks een begroting opgesteld die wordt goedgekeurd door het Bestuur. Deze begroting wordt vastgesteld op commissie/evenementen niveau. Elke commissie heeft de verantwoordelijkheid binnen het overeengekomen budget te blijven. Er zal worden gestreefd het budget een maand voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering aan de commissies te communiceren. De penningmeester zal proactief de liquiditeitsplanning en de begroting/budgetten monitoren en afwijkingen op kwartaalbasis rapporteren aan het bestuur. De commissies moeten voor eind oktober, voorafgaand aan het nieuwe boekjaar, een planning met activiteitenbegroting bij de penningmeester indienen. Om de administratieve accuratesse te vergroten en het werk van de penningmeester te vergemakkelijken wordt gestreefd om voor 2014 over te gaan tot volledige automatische incasso voor contributie, trainingen en entreegelden.
19
Een Kas Controle Commissie, bestaande uit 2 leden die jaarlijks wordt gekozen door de Algemene Ledenvergadering, voert tegen het einde van het boekjaar een onderzoek uit op de financiële administratie en rapporteert hun bevindingen aan de Algemene Ledenvergadering. Het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december. Alle geldstromen binnen de commissies-bestuur worden zodanig geleid dat individuen minimaal risico zullen hebben. Hiervoor zijn procedures opgesteld en handhaving wordt regelmatig getoetst. Er bestaat een subsidiebeleid op het gebied van selectietennis. De subsidieverstrekking is jaarlijks ter beoordeling van het bestuur.
FUNCTIEOMSCHRIJVING VAN DE PENNINGMEESTER Verantwoordelijk voor het financiële beleid en vormt samen met de voorzitter en secretaris (Algemene Zaken) het dagelijks bestuur. Eerst verantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging Is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies Beoordeelt de financiële situatie en maakt het financieel jaarverslag Beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld Stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies, communiceert deze aan de commissies en maakt afspraken over de verantwoording Pleegt overleg met de kascontrole commissie Maakt contractafspraken met het vrijwillig en betaald kader over financiële vergoedingen Stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze Ledenadministratie Bestuurslid in de Vastgoed B.V. en Exploitatie B.V. Beheert bank- en girorekeningen
20
Int de contributie Int de sponsor- en advertentieopbrengsten Int de lesgelden Int boetes binnen de vereniging Betaalt de rekeningen van de verenging Betaalt boetes aan externe partijen (bijv. de gemeente, de KNLTB, etc.)
KERNCOMPETENTIES Beschikt over financieel inzicht Ruime kennis van en ervaring met financieel beheer Accuraat Integer
21
LEDENBELEID De Penningmeester van het bestuur is verantwoordelijk voor het ledenbeleid. Het beheer en de uitvoering van het ledenbeleid is onder verantwoordelijkheid van de Ledenadministratie. Het streven is om de verdeling tussen jeugd en senioren, respectievelijk 35% en 65% ,aan te houden. Uitgangspunten: We voeren een beleid van maximaal 95 leden per baan (in lijn met de K.N.L.T.B.-norm) Dit beleid wordt uitgevoerd mits dit financieel haalbaar blijft Om de instroom van nieuwe leden te bevorderen zal er pro-actieve werving plaatsvinden. Denk hierbij aan de Introductiedag en Open dagen die georganiseerd worden. Als leden opzeggen uit ontevredenheid over de voorzieningen en mogelijkheden bij de vereniging kan uit deze informatie lering worden getrokken Ons beleid is erop gericht om de wachtlijst ten alle tijden up to date te hebben De wachtlijst van aspirant leden kent duidelijke regels bij aanname: De kinderen van vrijwilligers hebben voorrang Evenwichtige leeftijdsopbouw De 35%-65%’s norm (zie hierboven) Talenten kunnen voorrang krijgen ‘First in first out’ –principe Opzegging dient schriftelijk gedaan te worden voor 1 december voorafgaande aan het nieuwe tennisseizoen
22
Leden zullen gevraagd worden welke bijdrage zij kunnen leveren, welke interesses zij hebben als vrijwilliger Leden met langdurige blessures zullen per stuk geëvalueerd worden voor een evt. restitutieregeling van de contributie De leden worden erop te geattendeerd altijd af te hangen met het pasje en de Tennisbox om zodoende goede analyses te kunnen doen van de baanbezetting De Ledenadministratie rapporteert 2x per jaar over de in- en uitstroom van de leden Het aannamebeleid van nieuwe leden is opgenomen in het huishoudelijk reglement.
23
SPONSORBELEID De voorzitter van het bestuur is verantwoordelijk voor het sponsorbeleid. Het beheer en de uitvoering van het sponsorbeleid is onder verantwoordelijkheid van de sponsorcommissie. Doel van het Sponsorbeleid is het centraal genereren van extra inkomsten voor de gehele vereniging. Daarbij moet gezegd worden dat commissies haar eigen sponsoren organiseren voor evenementen en toernooien. Aangezien de evenementen zelf verantwoordelijk zijn haar sponsoren te organiseren vindt er nauwe samenwerking plaats tussen de sponsorcommissie en de TCS en TCJ en commissies bij het organiseren van toernooien en evenementen. TC Bosheim biedt een aantal sponsormogelijkheden aan, variërend van naam uitingen, donaties en naam verbondenheid aan een evenement. Als tegenprestatie zal de sponsor een positieve bijdrage leveren in financiële of materiele zin.
UITGANGSPUNTEN: Sponsoring dient om: in de algemene kosten te voorzien / begroting te sluiten, en toewijzing door het bestuur Sponsoring dient om activiteiten te financieren Sponsoring kan specifieke/thematische doeleinden hebben voor bijv. selectietennis. Jaarlijks wordt uiterlijk in kwartaal 4 de sponsorbegroting voor het volgende tennisjaar samengesteld De sponsorcommissie probeert centraal sponsorovereenkomsten voor langere tijd te sluiten met looptijden vanaf 1 jaar Huidige sponsoren worden gekoesterd en het aantrekken van nieuwe sponsoren wordt vereist Continuïteit van de uitvoering van het beleid is belangrijk voor het opzetten en uitvoeren van sponsorplannen Er wordt gestreefd om sponsoring min. 10% zijn van de totale begroting te laten zijn Sponsors die centraal afspraken hebben gemaakt mogen alleen benaderd worden na toestemming van de commissie Sponsoring mag niet invloed/impact hebben op het door ons geformuleerde beleid Sponsoring mag niet conflicterend zijn met het maatschappelijk belang
24
COMMUNICATIEBELEID Het communicatiebeleid is er op gericht om de communicatie met alle belanghebbenden van TC Bosheim te ontwikkelen, te versterken en te beheren. Onze leden zijn uiteraard dé primaire doelgroep voor onze interne communicatie. Daarnaast zijn de belangrijkste stakeholders: de vrijwilligers, de sponsoren, de directe geografische omgeving van TC Bosheim en de K.N.L.T.B.
UITGANGSPUNTEN: We proberen onze leden op verschillende manieren te informeren over het reilen en zeilen van de vereniging en over de zaken die voor elk lid van belang zijn. We communiceren nu met onze leden via: De Algemene Ledenvergadering, die elk jaar in januari wordt gehouden; Het clubblad Gravelnieuws, dat eenmaal per jaar verschijnt; De website, www.bosheim.nl; De nieuwsbrieven die regelmatig via de email naar de leden verzonden worden en op de website verschijnen; De prikborden in het clubhuis; Het televisiescherm in het clubhuis Voor de externe communicatie wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de lokale pers en de sponsorcommissie, en is erop gericht: de omgeving te informeren over het wel en wee van TC Bosheim publiciteit verzorgen voor bestaande sponsors belangstelling te bevorderen voor potentiële leden belangstelling te bevorderen bij de omgeving om een kijkje te nemen op de vereniging (tennisconsumenten) De direct omwonenden worden door het bestuur apart geïnformeerd of geraadpleegd als structurele (cosmetische) wijzigingen plaatsvinden op het park
25
ICT BELEID VISIE Het ondersteunen van Tennispark Bosheim in de breedste zin van het woord op het gebied van ICT opdat deze maximaal bijdraagt aan de visie van de vereniging.
MISSIE Binnen twee jaar een betrouwbare ICT-structuur opgebouwd te hebben welke goed is gedocumenteerd en de werkwijzen zijn vastgelegd en gedragen door het verenigingsbestuur.
BELEID Het beleid van de commissie is het adequaat ondersteunen van Tennispark Bosheim binnen de verantwoordelijkheid van de commissie. Ten aanzien van de hardware voert de commissie het beleid dat Tennispark Bosheim een zogenaamde Follower is en geen Early-Adapter. Dit betekent onder meer, dat bij aanschaf van hardware niet primair wordt gekozen voor het allernieuwste maar dat functionaliteit en betrouwbaarheid de keuze zal bepalen. Voor wat betreft vervangen van apparatuur zal de commissie uitgaan van de volgende afschrijvingstermijnen: Computer, software, printer, beamer, switches, router en TV: 5 jaar Geluidsapparatuur: 10 jaar Vanzelfsprekend zijn dit richtgetallen. In de praktijk zal elke keer worden bekeken of vernieuwing noodzakelijk is. Voorwaarde voor de uitvoering van het beleid is ook dat alle software legaal wordt aangeschaft en de licenties worden voldaan. Ten aanzien van de computers staat de commissie het beleid voor dat er vijf computers nodig zijn: Eenvoudige desktop voor onder meer de groundsman Laptop voor commissies en toernooigebruik Desktop voor beheer en clubcasting Desktop voor Tennisbox afhangsysteem Desktop voor DDJ muzieksysteem Het past binnen het beleid van de ICT-commissie om zich te richten op de technische kant van haar verantwoordelijkheden. Zij zal de mensen die de inhoud verzorgen ondersteunen maar zij neemt geen verantwoordelijk voor die inhoud. Het streven is dat er één contactpersoon per commissie het aanspreekpunt voor ICT-zaken is.
26
