BELEIDSPLAN CLUSTER FACILITAIR

B E LE I DSP L AN 2010 - 2013 C LUS TER FAC IL ITAIR

Beleidsplan 2010 - 2013 Cluster Facilitair Dienstverlening als uitdaging

Versie 21 september 2009

Foto omslag: Dick van Aalst

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting Inleiding • Strategisch Plan 2009-2013 Radboud Universiteit • Terugblik beleidsplan 2006-2009 Cluster Facilitair Missie, visie en strategie • Missie • Visie • Strategie Speerpunten in producten en diensten • Wetenschappelijke informatievoorziening • Huisvesting en campusfaciliteiten • ICT-voorzieningen en ICT-dienstverlening • Inkoop • Gezondheid, vitaliteit en inzetbaarheid • Veiligheid en beveiliging • Duurzaamheid en milieu Speerpunten in de uitvoering van de dienstverlening • Denken en werken vanuit de klant: vraagsturing en gebruikersgemak • Gastvrijheid • Betrouwbaarheid: kwaliteitsafspraken • ICT-ondersteuning • Communicatie Personeel • Gastvrijheid en gastheerschap • Duurzame inzetbaarheid • Loopbaanbeleid • Verandermanagement • Medezeggenschap Financiën

7 9 9 10 13 13 13 14 15 15 16 17 18 19 19 20 23 23 23 24 24 25 27 27 27 27 27 28 29

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | MANAGEMENTSAMENVATTING

Managementsamenvatting

Het Cluster Facilitair heeft een belangrijke taak bij het invullen van de randvoorwaarden die nodig zijn om de Radboud Universiteit, conform de in het Strategisch Plan verwoorde doelstellingen op het gebied van onderwijs en onderzoek, tot één van de beste universiteiten van Europa te laten behoren. Het Cluster Facilitair maakt een universiteitsbrede ondersteuning op het gebied van faciliteiten, producten en diensten gemakkelijk aanstuurbaar en borgt een optimale efficiëntie en effectiviteit bij de inzet van mensen en middelen. Een optimale samenwerking met de faculteiten, het Cluster Ondersteuning, medewerkers en studenten is uitgangspunt om de facilitaire dienstverlening op adequate wijze vorm te geven. Het cluster beschouwt zijn medewerkers als de belangrijkste succesfactor. De clustersectoren richten hun plannen en de inzet van de medewerkers op de missie van de universiteit. Het cluster wil actief bijdragen aan de versterking van de binding binnen de universitaire gemeenschap. Dit beleidsplan geeft richting aan sectoroverstijgende, gezamenlijke clusterverantwoordelijkheden. Het benoemt de bindende thema’s en ambities, waaraan gezamenlijk wordt gewerkt. Elke clustersector geeft vanuit de sectorspecifieke producten en diensten vorm aan deze thema’s en ambities en werkt deze in specifieke sectorplannen uit. De sectoren reageren op trends binnen hun werkterrein, op vaktechnische ontwikkelingen en maken inkooptechnische afwegingen. Binnen interne en externe relatienetwerken wordt kennis genomen van ’best practices’. Toepassingsmogelijkheden worden bij klanten en gebruikers onder de aandacht gebracht. Kwaliteitsafspraken ondersteunen een optimale levering van producten en diensten. Deze worden regelmatig, o.a. via benchmarking en klanttevredenheidsonderzoeken, doorgelicht op hun doelmatigheid, kwaliteit en toegevoegde waarde voor de primaire processen onderwijs en onderzoek. Speerpunten in de producten en diensten en in de uitvoering zijn benoemd en voorzien van ambities. Nadruk wordt daarbij gelegd op de verbetering van wetenschappelijke informatievoorziening, nieuwbouwplannen en campusfaciliteiten, uniformering van ICT-voorzieningen en professionalisering van inkoop. Verder wordt aandacht besteed aan de thema’s gezondheid, duurzaamheid en milieu, veiligheid en beveiliging. In de uitvoering staan gebruikersgemak, vraagsturing, kwaliteitsafspraken, ICT-ondersteuning en communicatie centraal.

7

8

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | MANAGEMENTSAMENVATTING

Voor het cluster geldt een specifiek personeelsbeleid, waarin thema’s als gastvrijheid en gastheerschap, duurzame inzetbaarheid en loopbaanbeleid een belangrijke plaats innemen. Het kunnen omgaan met veranderingen, voorbeeldgedrag, coaching en competentieontwikkeling vragen aandacht van leidinggevenden. Het is voor eenieder van belang goed gemotiveerd te zijn en uitgedaagd te blijven. Goed levensfasebewust personeelsbeleid is nodig. In tijden van financiële krapte zal het de uitdaging voor het cluster zijn om met maximale efficiëntie de juiste kwaliteit van integrale ondersteuning aan de primaire processen onderwijs en onderzoek te blijven bieden.

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | INLEIDING

Inleiding

Dit is het tweede beleidsplan van het Cluster Facilitair (hierna: CF). In dit plan worden de strategische doelstellingen van de Radboud Universiteit, zoals verwoord in het Strategisch Plan 2009-2013 van de Radboud Universiteit, ”Gedreven door kwaliteit, gericht op de toekomst”, vertaald naar specifieke facilitaire doelstellingen en activiteiten. Dit beleidsplan bouwt voort op het beleidsplan 2006-2009 van het CF. De faculteiten geven vorm aan de primaire onderwijs- en onderzoektaken van de universiteit. Het CF biedt ondersteuning, levert faciliteiten en vervult randvoorwaarden voor een optimale uitvoering van die taken en de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het CF van de Radboud Universiteit bestaat uit acht sectoren: • Arbo- en Milieudienst (AMD) • Facilitair Bedrijf (FB) • Gebruikersdienst ICT (GDI) • Universiteitsbibliotheek (UB) • Universitair Centrum Informatievoorziening (UCI) • Universitair Sportcentrum (USC) • Universitair Vastgoed Bedrijf (UVB) • CF Centraal (CFC), met onder meer Inkoop Dit beleidsplan geeft richting aan de sectoroverstijgende, gezamenlijke verantwoordelijkheden. Het benoemt de bindende thema’s, waaraan gezamenlijk wordt gewerkt. Elke CF-sector geeft vanuit de sectorspecifieke producten en diensten vorm aan deze thema’s en werkt deze in de specifieke sectorplannen uit. Hierin wordt beschreven met welke producten en diensten en op welke wijze de sector optimaal wil bijdragen aan de strategische doelen van de Radboud Universiteit. Strategisch Plan 2009-2013 Radboud Universiteit In haar Strategisch Plan 2009-2013, “Gedreven door kwaliteit, gericht op de toekomst”, spreekt de Radboud Universiteit de ambitie uit tot de beste universiteiten in Europa te willen behoren. Daartoe bouwt zij haar profiel van een brede, studentgerichte onderzoeksuniversiteit verder uit. Zij wil een hechte academische gemeenschap zijn met een internationaal karakter en gefundeerd op de vier hoofddomeinen van wetenschap, alfa, bèta, gamma en medisch. De kwaliteit van onderwijs en onderzoek moet in positieve zin onderscheidend zijn van andere universiteiten.

9

10


Het Cluster Facilitair draagt met name actief (niet limitatief) bij aan de volgende in het strategisch plan verwoorde doelstellingen: • Er komt één universiteitsbrede jaar- en dagindeling. • Leidinggevenden stellen doelen en prestatie-eisen en zijn vaardig in het begeleiden en beoordelen daarvan. Zij voelen zich medeverantwoordelijk voor het behalen van die doelen. • Jaargesprekken zijn gericht op resultaat en ontwikkeling. • De mobiliteit van het ondersteunend en beheerspersoneel wordt vergroot. • Een groter deel van het ondersteunend en beheerspersoneel heeft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. • Inkomsten en uitgaven zijn in evenwicht. • Er is een nieuw plan voor de meerjarige ontwikkeling van de campus. • De huisvesting voor onderwijs en onderzoek voor het gammadomein wordt verbeterd. • Voorzieningen voor studiegerelateerd verblijf van studenten op de campus worden verbeterd. • De inrichting van de campus draagt bij aan de gemeenschapsvorming binnen de Radboud Universiteit. Het parkachtige karakter van de campus wordt versterkt. • De Radboud Universiteit beschikt over een op het domein toegesneden vorm van informatiebronnen. • Medewerkers van de Radboud Universiteit voelen zich verbonden met de universiteit. Zij zijn op de hoogte van ontwikkelingen in universiteit en faculteiten. De interne communicatie is daarop toegesneden. Terugblik beleidsplan 2006-2009 Cluster Facilitair In het beleidsplan 2006-2009 zijn vier strategieën uitgezet om de kwaliteit van de dienstverlening op een hoger niveau te brengen. 1. Optimale samenwerking met de faculteiten en het Cluster Ondersteuning. 2. Beleid voeren op het niveau van de producten. 3. Bij alle medewerkers van het CF een houding ontwikkelen, die past bij een klantgerichte organisatie. 4. Het realiseren van een universiteitsbreed strategisch inkoopbeleid. Deze vier strategieën werden gedragen door de drie pijlers: • Facilitaire dienstverlening is mensenwerk. • Eén geconsolideerde en transparante financiële huishouding. • Uitstekende en betrouwbare ICT-voorzieningen.


Op basis van de in het beleidsplan 2006-2009 geformuleerde succescriteria kan gesteld worden dat veel van de gestelde doelen gerealiseerd zijn: • Het relatiebeheer heeft binnen alle sectoren vorm gekregen, wat zorgt voor een goede afstemming met interne en externe klanten. • De verbeterde bedrijfsvoering zorgt voor transparante tarieven en kostenbeheersing. De bedrijfsprocessen zijn beter op elkaar afgestemd. • Beleid op het niveau van de producten heeft geleid tot een aanpassing van de organisatiestructuur van het CF. De takenpakketten op het gebied van vastgoed, facilitaire dienstverlening en inkoop zijn transparant en eenduidig gepositioneerd. • Op sectorniveau worden periodiek klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd, die tot verbeterprogramma’s leiden. • Op sectorniveau worden voor producten en diensten benchmarks uitgevoerd. • De klant is meer centraal komen te staan. • De medezeggenschap op clusterniveau functioneert goed. • De begrotingsdiscipline bij een afnemend middelenkader is toegenomen. • Er is één financiële administratie. • Toenemende centralisatie leidt tot meer transparantie en uniformiteit binnen ICT. Niet alle gestelde doelen zijn (volledig) verwezenlijkt. De ontwikkeling gaat door. • Het principe van eenduidige loketten dient verder uitgewerkt door verdere ontwikkeling van ICT-ondersteuning. • De (bij)scholingsvoornemens op het gebied van klantgerichtheid zijn onvoldoende van de grond gekomen. • Met het tot stand komen van één centrale inkoopafdeling is de basis voor een strategisch inkoopbeleid gelegd. Het beleid zelf staat nog in de kinderschoenen.

11

12


BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | MISSIE, VISIE EN STRATEGIE

Missie, visie en strategie

Missie Het profiel en de ambitie van de Radboud Universiteit krijgen voor het Cluster Facilitair hun vertaling in de volgende missie:

Het Cluster Facilitair ondersteunt onderwijs en onderzoek door het bieden van optimale voorzieningen en draagt bij aan een gastvrije en inspirerende werken leefomgeving voor studenten, medewerkers en gasten uit binnen- en buitenland.

Het Cluster Facilitair heeft een belangrijke taak bij het invullen van randvoorwaarden die nodig zijn voor de vormgeving van een hechte en succesvolle universitaire gemeenschap. De diensten en producten, zoals de opdrachtgevers en afnemers zich die wensen, staan centraal. De organisatie daarachter ontleent zijn bestaansrecht aan de kwaliteit van de dienstverlening. Werkzaamheden die voortkomen uit wettelijke kaders, normen en regels, worden zorgvuldig en gecoördineerd uitgevoerd. Visie Het Cluster Facilitair richt zich in haar afzet principieel op de interne markt: de Nijmeegse universitaire gemeenschap en de campus. Het zwaartepunt ligt bij de Radboud Universiteit, het UMC St Radboud en de aan de Radboud Universiteit en UMC St Radboud gelieerde instellingen. Externe markten worden slechts betreden als dit extra inkomsten oplevert zonder dat er grotere risico’s mee zijn gemoeid. Waar kansen liggen met een duidelijk voordeel worden deze uitgewerkt. Een kritische beoordeling vanuit concurrentieoverwegingen en imagoschade is steeds van belang. Het krachtenveld waar binnen gewerkt wordt is dynamisch. Studenten, medewerkers, bezoekers, faculteiten en College van Bestuur zijn wisselend opdrachtgever, partner en/of klant. De CF-sectoren reageren op trends binnen hun werkterrein, op vaktechnische ontwikkelingen en maken inkooptechnische afwegingen. Binnen interne en externe relatienetwerken wordt kennis genomen van ‘best practices’. Mogelijke toepassingen worden bij klanten en gebruikers onder de aandacht gebracht. Met de vergelijkbare sectoren van de Nederlandse universiteiten wordt actief samengewerkt. Kennis van internationale ontwikkelingen en ervaringen wordt gedeeld. Binnen een strakke financiële discipline moet ruimte zijn voor innovaties gericht op verbeteringen in de facilitaire dienstverlening.

13

14

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | MISSIE, VISIE EN STRATEGIE

Strategie Een optimale samenwerking met de faculteiten, het Cluster Ondersteuning en onze medewerkers en studenten is uitgangspunt om de facilitaire dienstverlening op adequate wijze vorm te geven. Het CF wil de klantvraag en het gebruikersgemak nog meer centraal stellen. Wat zijn de behoeften en wensen van faculteiten, studenten, medewerkers en bezoekers? Waar en hoe kunnen zij diensten en services aanvragen? In de afgelopen jaren is voor alle ondersteunende taken expliciet de vraag gesteld of deze meer effectief en efficiënt op facultair niveau, gezamenlijk voor alle faculteiten, dan wel voor de gehele universiteit samen campusbreed georganiseerd zouden moeten worden, of eventueel uitbesteed. Deze afwegingen zullen ook in de komende jaren leidend zijn. Hiertoe worden producten en diensten regelmatig, o.a. via benchmarking en klanttevredenheidsonderzoeken, doorgelicht op hun doelmatigheid, kwaliteit en toegevoegde waarde voor de primaire processen. Het CF wil actief bijdragen aan de versterking van de binding binnen de universitaire gemeenschap. Ambities • Het CF stelt de klant centraal, levert de juiste kwaliteit, waarborgt het gebruikersgemak en levert het afgesproken product of de afgesproken dienst op het afgesproken tijdstip tegen de laagst mogelijke prijs (“eerste keer goed” en “afspraak is afspraak”). • Het CF voorziet op adequate wijze in de huidige en toekomstige behoeften aan ondersteuning van de kerntaken van de Radboud Universiteit. • Het CF spiegelt zich met regelmaat aan de markt zowel qua kwaliteit van de dienstverlening als de prijs. • Het CF voorkomt bureaucratie. • Het CF is ‘kartrekker’ om de dienstverlening universiteitsbreed zo efficiënt mogelijk te organiseren. • De medewerkers van het CF hebben een positieve uitstraling, zijn klantgericht en gastvriendelijk. Professionaliteit en vakmanschap zijn zichtbaar in houding en gedrag.

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | SPEERPUNTEN IN PRODUCTEN EN DIENSTEN

Speerpunten in producten en diensten

Wetenschappelijke informatievoorziening De Universitaire Bibliotheek (UB) ondersteunt de kwaliteitsambities van de Radboud Universiteit en het UMC St Radboud met een optimale wetenschappelijke informatievoorziening en een kwalitatief hoogstaande studieomgeving. In partnerschap met onderzoekers, docenten en studenten levert de bibliotheek diensten en producten die optimaal aansluiten bij de behoeften van onderwijs en onderzoek. De traditionele bibliotheek moet zich ontwikkelen tot een geïntegreerde informatie- en studieomgeving met hoogwaardige ICT-voorzieningen. Om die reden moet de digitale dienstverlening verder ontwikkeld worden, met aandacht voor verbeterde toegang tot wetenschappelijke informatie (online “discovery tools”), betere zichtbaarheid van de eigen Radboud Universiteit onderzoeksresultaten en ontwikkeling van selfservice diensten. Het gaat om nieuwe vormen van interactieve dienstverlening in een optimaal toegankelijke digitale bibliotheek, onafhankelijk van tijd en plaats. In het kader van de internationalisering is het vereist dat het dienstenaanbod tweetalig wordt vormgegeven. Onderzoekers, docenten en studenten dienen te beschikken over toereikende informatievaardigheden en academische vaardigheden op het gebied van wetenschappelijke communicatie. De fysieke omgeving, de bibliotheekruimtes, moeten als geïntegreerde en gedifferentieerde studie- en informatieomgevingen worden ingericht, passend bij de specifieke behoeften op de diverse locaties. Ook bij (ver)nieuwbouwplannen is het van belang hier rekening mee te houden. De collectievorming moet zich richten op de behoeften van onderzoekers, docenten en studenten. Daarbij is een intensieve samenwerking met deze groepen van belang. Dat geldt evenzeer voor de samenwerking met faculteiten, alumnibureaus van de Radboud Universiteit en het UMC St Radboud. In landelijk en internationaal verband wordt samengewerkt om het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening verder te ontwikkelen en vorm te geven. De identiteit van de universiteit komt tot uitdrukking in de erfgoedcollecties van de UB en het KDC. Door digitalisering zal de toegankelijkheid en zichtbaarheid van deze collecties verbeterd worden. De centrale bibliotheek wil zich verder ontwikkelen als centrale ontmoetingplaats voor studenten en medewerkers op de campus met een uitgebreid aanbod aan studie-, informatie-, sociale en culturele voorzieningen. Ambities • Realisatie van voldoende “kritische massa” aan wetenschappelijke informatie door de uitbreiding van het aanbod aan digitale bronnen.

15

16


• • • • •

Alle recente wetenschappelijke publicaties van de RU zijn opgenomen in de Radboud Repository waardoor de wetenschappelijke productie van de universiteit in het Internet nog beter zichtbaar wordt. De digitale bibliotheek is optimaal toegankelijk voor medewerkers en studenten: onafhankelijk van plaats en tijd, 24 uur per dag, 7 dagen per week. De fysieke bibliotheek is een geïntegreerde studie- en informatieomgeving, voorzien van hoogwaardige ICT-ondersteuning. In overleg met faculteiten wordt een uitgebreid programma van instructies in informatievaardigheden ontwikkeld. De Radboud Universiteit verzorgt een optimale bereikbaarheid van wetenschappelijke informatievoorziening. De toegang voor studenten is door digitale portals laagdrempelig en persoonlijk.

Huisvesting en campusfaciliteiten Voor gastvrijheid zijn huisvesting en campusfaciliteiten belangrijke pijlers. Deze bepalen het (fysieke) beeld van de Radboud Universiteit bij studenten, medewerkers, bezoekers en gasten. De afgelopen jaren heeft de Radboud Universiteit een grootschalig (ver)nieuwbouwprogramma uitgevoerd. Het betrof een noodzakelijke inhaalslag, die behalve door bouwkundige oorzaken, ook was ingegeven door de groei van het aantal studenten en toegenomen onderzoeksactiviteiten. Deze inhaalslag heeft geleid tot een aantal prachtige en hoogwaardige, nieuwe (Huygensgebouw en Gymnasion) en gerenoveerde onderwijs- en onderzoeksgebouwen (Erasmusgebouw, Spinozagebouw en de Universiteitsbibliotheek). Deze kwaliteitsverbetering wordt vastgehouden en doorgezet. Het landgoed Heyendael biedt een unieke entourage om de huisvesting verder vorm te geven. Speerpunt voor de vernieuwing in de komende jaren is het aanpakken van de zuidzijde van de campus, het gebied waar de grootste studentenpopulatie (alfa en gamma) gebruik maakt van de universitaire voorzieningen. Bij deze vernieuwing wordt bijzondere aandacht besteed aan de studie- en onderwijsfaciliteiten (onder meer de onderwijsruimten), de studielandschappen en de catering- en horecavoorzieningen. Dit gebeurt in nauw overleg met de betrokken faculteiten. Het verbeteren van de samenhang tussen de groene omgeving en de gebouwen is van belang, met als uitkomst: gebouwen in een parklandschap. Sociale veiligheid en bereikbaarheid spelen een belangrijke rol. Bij de bouwactiviteiten zal nadrukkelijk op aspecten van duurzaamheid worden gelet. De kwaliteit van het onderwijs wordt mede bepaald door goede onderwijsfaciliteiten. Bestaande en nieuwe onderwijsvoorzieningen moeten goed geoutilleerd zijn en passen bij de ontwikkelingen in het wetenschappelijk onderwijs. Studielandschappen, print- en kopieervoorzieningen dienen optimaal beschikbaar te zijn.


De Radboud Universiteit beschikt over een breed scala van uitstekende overige faciliteiten: exclusieve horecafaciliteiten (Faculty Club Huize Heyendael, Soeterbeeck), catering (o.m. sportcafé en cultuurcafé), Campusshop, Copyshop en Dictatencentrale. Bij uitstek ontmoetingsplaatsen en plekken voor maatschappelijke en culturele activiteiten. Goede sportfaciliteiten en een hoogwaardig sportaanbod dragen bij aan de uitstraling van een gastvrije universiteit. Handhaving van het kwaliteitsniveau van het aanbod en uitbouw van de voorzieningen zijn in de planperiode speerpunten van beleid. Ambities • De Radboud Universiteit heeft een levendige campus die door inrichting en uitstraling uitnodigt tot ontmoeting en langduriger verblijf. De huisvesting stimuleert en bindt studenten en medewerkers. Activiteiten voor culturele en sportieve ontspanning worden ondersteund. • Meer inspirerende en uitdagend aangeklede werkplekken en ontmoetingsruimten voor (internationale) studenten en medewerkers om te ontspannen, uit te wisselen, elkaar te inspireren en te stimuleren. • De kwaliteit van de gebouwvoorzieningen en de onderwijsfaciliteiten moet toegesneden zijn op nieuwe en bestaande werkvormen in onderwijs en onderzoek. • Versterking van de universitaire gemeenschap en binding wordt actief ondersteund. Concepten als Faculty Club en Thema lunches worden versterkt. • (Buitenlandse) studenten en medewerkers worden bij aankomst snel en adequaat gefaciliteerd met laagdrempelige toegang tot de voorzieningen. • De bijzondere locaties Faculty Club Huize Heyendael, de Aula en Soeterbeeck worden optimaal benut. • De sportvoorzieningen worden, op basis van de vraag, verder uitgebouwd. Hierbij neemt de realisatie van het botenhuis een bijzondere plaats is. • De Radboud Universiteit onderzoekt de ontwikkelingsmogelijkheden voor hotel- en congresfaciliteiten op of nabij de campus. • De Radboud Universiteit optimaliseert de bereikbaarheid op en rond de campus. ICT-voorzieningen en ICT-dienstverlening Een robuuste, bedrijfszekere en professionele infrastructuur is een voorwaarde voor een ongestoorde voortgang van de primaire processen en de bedrijfsvoering. In nauw overleg met de faculteiten en clusters zal een coherente informatie- en ICT-architectuur worden vastgesteld. Keuzes zullen worden gemaakt voor universiteitsbreed te hanteren standaarden, platforms en protocollen. De organisatie van vooral de gebruikersgerichte (eerstelijns-) dienstverlening zal instellingsbreed worden geoptimaliseerd om beter tegemoet te komen aan eisen van professionele kwaliteit, continuïteit en innovatief vermogen. Hiertoe zullen het UCI en de Gebruikersdienst

17

18

BELEIDSPLAN 2010- 2013 CF | SPEERPUNTEN IN PRODUCTEN EN DIENSTEN

ICT (GDI) in de planperiode nastreven op te gaan in een nieuw te vormen ICT shared service centrum binnen het Cluster Facilitair. Een groeiend aantal medewerkers moet voor werk of studie gebruik maken van ICT-voorzieningen van zowel de universiteit als het UMC St Radboud. Een transparante ICT-infrastructuur, waarbinnen men gemakkelijk de elektronische hulpbronnen kan bereiken die men nodig heeft, is voor deze groep van groot belang. De samenwerking met de productgroep ICT van het UMC St Radboud zal daarom versterkt worden. Ambities • De Radboud Universiteit optimaliseert zijn ICT-voorzieningen voor studenten door deze overal op de campus beschikbaar en uniform toegankelijk te maken. • De eerstelijns dienstverlening wordt universiteitsbreed op eenzelfde leest geschoeid. Er komt een universitaire ICT-werkplek. Deze werkplek zal geactiveerd kunnen worden vanaf iedere locatie op de campus. • Het beschikbaar stellen van een draadloos netwerk en het stimuleren en faciliteren van laptopgebruik. • Informatiebronnen zijn op de campus overal, altijd en veilig beschikbaar. • In het ICT-beleid is het streven meer gebruik te maken van open standaarden. • De Radboud Universiteit waarborgt de continuïteit in de bedrijfsvoering door het realiseren van betrouwbare back-up voorzieningen en door spreiding van data en verwerkingscapaciteit van bedrijfskritische systemen over twee locaties. • De netwerken van de universiteit en het UMC St Radboud worden vernieuwd en gekoppeld tot één campusnetwerk, waarbinnen iedere medewerker en student op een veilige manier toegang krijgt tot de elektronische hulpbronnen die voor zijn of haar werk relevant zijn. • In de planperiode vormen GDI en UCI een nieuw ICT shared service center. Inkoop In 2008 zijn de inkoopafdelingen van het CF en de FNWI samengevoegd tot één centrale inkoopafdeling met de gehele universiteit als werkgebied. De bundeling van krachten op het terrein van inkoop moet leiden tot besparingen en een kwaliteitsverbetering van het inkoopproces. Ambities • Voldoen aan de Europese regelgeving bij aanbestedingen. • Professionalisering van de inkoopfunctie. • Meetbaar en zichtbaar maken van inkoopprestaties. • Kostenreductie door een bundeling van vergelijkbare inkoopvolumes binnen de totale omzet van de Radboud Universiteit. • Contractbeheer en contractmanagement moeten adequaat verzorgd zijn.


Gezondheid, vitaliteit en inzetbaarheid Elke werkgever moet als onderdeel van zijn ondernemingsbeleid een arbeidsomstandighedenen ziekteverzuimbeleid voeren. Het CF ondersteunt en ontwikkelt, in samenwerking met de dienst Personeelszaken, beleid dat gericht is op een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid, het bevorderen van het welzijn van de werknemers en, mede daardoor, beheersing en preventie van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Bij alle beslissingen die in het kader van het ondernemingsbeleid worden genomen, worden arbeidsomstandigheden van medewerkers en de effecten op gezondheid, welzijn en ziekteverzuim in de overwegingen betrokken. Anderzijds moeten maatregelen in dit kader ook passen binnen de grenzen van wat binnen de organisatie mogelijk is. Het streven van de Radboud Universiteit gaat verder dan de verplichtingen in engere zin en richt zich op duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Uitgangspunt daarbij is dat goede arbeidsomstandigheden en bevordering van gezondheid en welzijn van werknemers een belangrijke voorwaarde zijn om de primaire doelstellingen van de organisatie, zoals neergelegd in het Strategisch Plan van het College van Bestuur, te realiseren. Waar van medewerkers en studenten topprestaties worden gevraagd, moeten deze ook worden gefaciliteerd om op topniveau vitaal en inzetbaar te blijven. Ambities • Bevordering van duurzame inzetbaarheid en vitaliteit door innovatief gezondheidsmanagement. • Een geborgde arbo(beleid)cyclus op centraal en decentraal niveau. • Universiteitsbrede uitvoering van op werknemers gericht adequaat verzuimbeleid. • Vermindering van uitval van studenten en promovendi als gevolg van studiegerelateerde gezondheidsproblemen, respectievelijk gezondheidsgerelateerde studieproblemen. Veiligheid en beveiliging Voor alle op de campus aanwezigen is het van belang te kunnen studeren en werken in een omgeving die als veilig wordt ervaren. Het CF heeft een centrale regierol om een veilige studeer- en werkomgeving op de campus te realiseren. Ongevallen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen en tegen kwaadwillenden moet worden opgetreden. Het is van wezenlijk belang dat de continuïteit van onze bedrijfsvoering wordt gewaarborgd. Uitval van systemen, verlies of diefstal van goederen of data, of schade aan gebouwen, heeft een direct negatieve invloed op de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Samen met de Faculteiten en overige eenheden moeten we die veilige studeer- en werkomgeving waarborgen. Medewerkers en studenten moeten zich bewust zijn van de invloed van het eigen handelen op een veilige omgeving. Om zorg te dragen voor die veilige omgeving staan diverse instrumenten tot onze beschikking. De Risico Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E) legt de relevante risico’s voor arbeidsomstan-

19

20


digheden en verzuim vast en legt vast welke acties we afspreken om de risico’s te verkleinen. Aangevuld met het thema calamiteiten (IM noodplannen) is de RI&E de vinger aan de pols. Een goede beveiliging draagt bij aan een veilige omgeving. Heldere centrale afspraken op het gebied van toegangsbeheer, cameratoezicht, bouwkundige maatregelen en inbraakdetectie dragen bij aan uniformiteit en kwaliteit. Aangevuld met de inzet van de dienst Beveiliging leidt dit tot een niveau van beveiliging dat aansluit bij de wensen van studenten, medewerkers en bezoekers. Indien er onverhoopt toch een incident of calamiteit plaatsvindt, moet de universiteit adequaat kunnen reageren. Een goed opgeleide en geoefende Bedrijfshulpverleningsorganisatie is dan van cruciaal belang. Doordat de Radboud Universiteit samen met het UMC St Radboud en de HAN op een campus zit, draagt onderlinge afstemming en waar nodig samenwerking bij aan die veilige omgeving. Ambities • Een transparante organisatiestructuur waardoor er, vanuit een centrale regie binnen het Cluster Facilitair, rekening houdend met de belangen van de diverse partijen, sprake is van een passende veiligheids- en beveiligingssituatie. • Het Cluster Facilitair draagt zorg voor versterking van de BHV- en CMT-organisatie (in samenwerking met decentrale eenheden) die in staat is om adequaat op te treden bij incidenten. • Voldoen aan de eisen gesteld in de daarvoor in ontwikkeling zijnde Arbo-catalogus voor BHV-organisaties van universiteiten. • Verbreding van het (arbo-) RI&E-instrument naar een instrument dat ook rekening houdt met onderwerpen op het gebied van ICT-veiligheid, bedrijfscontinuïteit, beveiliging en terrorismebestrijding. Door de jaarlijkse RI&E-cyclus wordt gewaarborgd dat er voldoende aandacht blijft voor veiligheid en beveiligingsthema’s, zowel op decentraal als centraal niveau. • Communicatie op het gebied van veiligheid is gericht op alle doelgroepen waardoor duidelijk wordt welk gedrag van hen wordt verwacht en welke kennis daarvoor nodig is. Duurzaamheid en milieu Sinds begin van de jaren negentig voert de universiteit een actief milieubeleid. Dit beleid is er op gericht om een bijdrage te leveren aan duurzame ontwikkeling. Het heeft zich vertaald in maatregelen op het gebied van afval, bodem, waterverbruik, luchtemissies en energie. De komende planperiode ligt de nadruk op energie, duurzaam inkopen en de actualisatie van vergunningen.


Ambities • De Radboud Universiteit is in haar handelen een duurzame universiteit. Zij getuigt daarvan door haar groene campus, duurzame energievoorziening en verantwoord energieverbruik. • De doelstelling bij inkoop is dat 50% van de inkopen van de universiteit in 2012 duurzaam is. • In het energieverbruik worden besparingsdoelstellingen uit MJA 3 en het NEC (Nijmeegs Energie Convenant) nagestreefd .

21

22


BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | SPEERPUNTEN IN DE UITVOERING VAN DE DIENSTVERLENING

Speerpunten in de uitvoering van de dienstverlening

Excellente primaire processen vragen om een professionele facilitaire dienstverlening. Binnen de beschikbare middelenkaders is het voor het CF zaak een goede balans te vinden tussen het goed begrijpen van en beantwoorden aan klantvragen (customer intimacy) en het kunnen waarmaken van de afspraken in de uitvoering (operational excellence). Denken en werken vanuit de klant: vraagsturing en gebruikersgemak Elektronische dienstverlening heeft de toekomst. Informatie- en communicatietechnologie worden steeds belangrijker. Bij de facilitaire dienstverlening vertaalt dit zich in gebruikersgemak, met als label zoveel mogelijk een éénduidig loket. De kern van het één-loket gedachtegoed is samen te vatten onder het motto “Denken en werken vanuit de klant”. De medewerkers worden er toe aangezet hun dienstverlening te organiseren vanuit het perspectief van de klant die zich tot het CF wendt. Dat vraagt om een ontwikkeling die als volgt kan worden samengevat:

• • • •

Van aanbodgerichte naar vraaggerichte dienstverlening. Van versnipperde naar geïntegreerde dienstverlening. Van reactieve naar proactieve dienstverlening. Van informatie naar transactie.

Ambities • Afspraken maken is eenvoudig. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de voortgang van elektronische aanvragen van goederen en diensten en de gemaakte afspraken goed volgen. Informatie hierover is te volgen in een gebruikersvriendelijk Facilitair ManagementInformatiesysteem. • Medewerkers denken vanuit de klant. Werkprocessen worden op basis van vraagsturing en gebruikersgemak ingericht. • Er zijn vanuit de dienstverlening efficiënt ingerichte overlegplatforms met medewerkers en studenten. Gastvrijheid Volgens de Van Dale is gastvrijheid: hartelijkheid voor gasten, gulheid in het onthalen en herbergen van gasten. Het gaat om een algemeen gevoel van welbehagen, zich welkom voelen, menselijk worden bejegend, zich goed geholpen voelen, keuzevrijheid hebben. Gastvrijheidbeleving vraagt

23

24


om een samenhangende aanpak op aspecten van houding en gedrag, gebruikersgemak, veiligheid, sfeer en beleving en geruisloze dienstverlening. Ambities • Het ontwikkelen van CF-brede gastvrijheidbeleving, uitgewerkt op de beleidsterreinen personeel, werkprocessen, producten en huisvesting. Betrouwbaarheid: kwaliteitsafspraken Een klantgerichte opstelling. Goede en vriendelijke service. Afspraken maken en nakomen. Dat zijn kernbegrippen als het gaat om de kwaliteit van de facilitaire dienstverlening. De producten en diensten van het CF vormen een veelomvattend scala. Het is van belang dat faculteiten, medewerkers, studenten en bezoekers vooraf weten wat ze van het CF kunnen verwachten. Dat betekent dat we: 1. 2. 3. 4.

Onze klanten voldoende duidelijkheid geven over procedures, wachttijden, de kwaliteit van het eindproduct en informatie over de gang van zaken. Meedenken met de klanten. Adequaat omgaan met wensen en klachten. Kritisch onze eigen servicenormen volgen.

De dienstverlening dient transparant te zijn. Klantgerichte dienstverlening kan concreet worden gemaakt door servicenormen te ontwikkelen: kwaliteitsafspraken. De kern van een kwaliteitsafspraak is een set beloften van het CF aan de klanten over de kwaliteit van de dienstverlening. Het betreft reactietermijnen, wachttijden, termijn van afhandeling en de inhoudelijke kwaliteit van (de informatie over) producten en diensten. Maar het gaat ook over een representatieve uitstraling en een vriendelijke bejegening. Klanten kunnen bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening door het CF er op aan te spreken en moeten hiertoe ook nadrukkelijk worden uitgenodigd. Ambities • Het bewaken van een systematiek van kwaliteitsafspraken ter operationalisering van “afspraak is afspraak”. ICT-ondersteuning De afhankelijkheid van de bedrijfsvoering van ICT-voorzieningen is de laatste jaren aanzienlijk toegenomen. De bedrijfsvoering binnen het cluster en de activiteiten van de afzonderlijke sectoren zijn in toenemende mate verweven met elkaar. Verdere ontwikkeling van de (elektronische) dienstverlening vereist meer samenwerking en afstemming van werkprocessen tussen de sectoren. Adequate ICT-ondersteuning is een belangrijke randvoorwaarde voor de informatievoorzie-


ning binnen de sectoren en het cluster als geheel en biedt de mogelijkheid om actuele ken- en stuurgetallen bij te houden. Ambities • Dienstverlening onafhankelijk van tijd en plaats. • Uitbouw van actuele informatievoorziening ten behoeve van de bedrijfsvoering. • Harmonisatie van voorzieningen: samenwerking en afstemmen van werkprocessen. Communicatie De ervaring van ‘juiste’ dienstverlening en het gevoel van goede service staat of valt bij de aandacht die besteed wordt aan doelgerichte communicatie. Naast de regie op de klantvraag krijgen drie speerpunten extra aandacht: 1. 2. 3.

Internationalisering en tweetaligheid. Websites. Interne CF communicatie.

Internationalisering en tweetaligheid De Radboud Universiteit heeft het initiatief genomen tot oprichting van het International Research Universities Network (IRUN), een internationaal academisch netwerk van negen universiteiten met een hoogstaande reputatie op het gebied van onderzoek en onderwijs. De internationalisering beperkt zich niet tot IRUN. Op tal van wetenschapsgebieden zijn er internationale contacten en samenwerkingsverbanden. Om buitenlandse medewerkers, studenten en gasten gastvrij te ontvangen wil de Radboud Universiteit een tweetalige universiteit zijn (Nederlands en Engels), niet alleen in onderwijs en onderzoek maar ook in de communicatie en de voorzieningen. Dat stelt eisen aan de Engelse taalvaardigheid van medewerkers van het CF. Dat is vooral van belang voor medewerkers met rechtstreekse contacten met buitenlandse medewerkers, studenten en bezoekers. Daarnaast moet ook meer informatie in het Engels beschikbaar zijn over de voorzieningen. Te denken valt aan websites, bewegwijzering, e-mailverkeer, folders, brochures, etc. Websites De presentatie van het CF op de websites is nu gebaseerd op de organisatie van het cluster in sectoren. Deze insteek staat soms op gespannen voet met het denken en werken vanuit de klant. Gebruikers willen een eenduidige toegang naar de facilitaire producten en diensten van het CF. Internet is daar bij uitstek geschikt voor. Ook als het gaat om kwaliteitsafspraken is internet het communicatiemiddel bij uitstek. De technische voorzieningen maken het mogelijk dat een klant, die via een digitaal loket een product of dienst heeft aangevraagd, bij terugkeer op de website te zien krijgt wat de status van zijn aanvraag is: een wijze van communiceren die op tal van plaatsen in de profit-wereld al gemeengoed is.

25

26


Interne CF-communicatie Doel van de interne CF-communicatie (sectoroverstijgende communicatie tussen medewerkers CF) is het versterken van de cohesie tussen de (medewerkers van) sectoren binnen het CF. Die cohesie wordt versterkt door het delen van kennis en het elkaar informeren over elkaars activiteiten. Tot de interne communicatie behoren niet alleen de CF-nieuwsbrief, het CF-jaarverslag en het CF-intranet, maar ook de sociale clusteractiviteiten en de communicatie daaromheen (jaarlijkse evenementen zoals kerstontbijt, clusterfeest, sportdag etc.). Ambities • Het toevoegen of uitbreiden van Engelstalige informatie waar dit van praktisch belang is. • Het verbeteren van de Engelstalige mondelinge taalvaardigheid van medewerkers. • Geïntegreerde websites die uitgaan van het gebruikersgemak voor de klant. • CF, klanten en gebruikers delen sluitende informatie over de status van vragen en opdrachten. • De interne CF-communicatie wordt versterkt door een gecoördineerde planmatige jaarkalender en ondersteund door een jaarlijks communicatieplan.

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | PERSONEEL

Personeel

Facilitaire dienstverlening is mensenwerk. Het CF beschouwt de medewerkers als de belangrijkste succesfactor. Voor een succesvolle ondersteuning van onderwijs en onderzoek is het nodig dat facilitaire medewerkers enthousiast en gemotiveerd met het werk bezig zijn. Binnen de clustersectoren wordt daartoe een actief kwaliteitsbewust personeelsbeleid ontwikkeld. Gastvrijheid en gastheerschap Hierbij gaat het om het ontwikkelen van een passende houding en gedrag bij medewerkers en leidinggevenden om gastvrijheid en gastheerschap inhoud te geven. Voorbeeldgedrag, coaching en competentieontwikkeling vragen aandacht van leidinggevenden. Duurzame inzetbaarheid Binnen meerdere sectoren is sprake van een vergrijzing van de personeelspopulatie. Tegelijkertijd worden regelingen om vervroegd uit te treden sterk afgebouwd. Dit betekent dat de organisatie moet nadenken over hoe oudere werknemers goed in het arbeidsproces kunnen blijven functioneren. Er kan meer gebruik worden gemaakt van de kennis van oudere werknemers, die een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan kennisoverdracht. Ook voor jongere werknemers is het van belang goed gemotiveerd te zijn en uitgedaagd te blijven. Een goed levensfasebewust personeelsbeleid is nodig. Loopbaanbeleid Het is van belang jonge medewerkers door het bieden van goede loopbaanmogelijkheden te behouden. Jongere medewerkers stromen vaak te snel uit waardoor kennis verloren gaat. Door meer gebruik te maken van dakpanconstructies kunnen mogelijkheden gecreëerd worden waarbij jonge medewerkers zich ontwikkelen en continuïteit binnen het cluster wordt gewaarborgd. Verandermanagement Als gevolg van de vele veranderingen die zich aandienen in externe markten, op het gebied van digitalisering, internationalisering etc. is het van belang dat de organisatie snel kan ‘schakelen’ om op die veranderingen in te kunnen spelen. Voor medewerkers betekent dit dat bijblijven op het vakgebied en scholing een continu proces moet zijn. In jaargesprekken dienen hiertoe gerichte afspraken te worden gemaakt. Waar nodig moeten medewerkers ook actief gecoacht worden naar een werkplek buiten de organisatie. Dit betekent dat medewerkers soms bewust een scholing moeten kunnen volgen, die niet direct voor de huidige functie relevant is, maar waarbij hun kansen op de arbeidsmarkt vergroot worden.

27

28

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | PERSONEEL

Medezeggenschap De Onderdeelcommissie (OC) behartigt de belangen van het personeel en probeert een constructieve bijdrage te leveren aan het personeels- en organisatiebeleid van het CF. In een open overleg van de OC en de directie wordt tijdig informatie uitgewisseld over van belang zijnde ontwikkelingen. Op deze wijze wordt enerzijds draagvlak voor het beleid verkregen en anderzijds geborgd dat de belangen van de medewerkers bij de ontwikkelingen expliciet worden meegewogen. Ambities • Vergroten van flexibiliteit door tijdelijke contracten en minder vast personeel. • Het bevorderen van duurzame inzetbaarheid. • Het vergroten van de mobiliteit onder het personeel, onder meer door functieroulatie en het bieden van loopbaanperspectief. • Het op peil houden van de vakbekwaamheid door permanente educatie. • Het bevorderen van de resultaatgerichtheid in de jaargesprekken.

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | FINANCIËN

Financiën

Er is steeds sprake van een natuurlijke spanning tussen het besteden van middelen voor de primaire processen onderwijs en onderzoek en het aanwenden van middelen voor de facilitaire dienstverlening. Dit geldt in het bijzonder in tijden van financiële krapte. Het is in dit verband de uitdaging voor het CF om met maximale efficiëntie de juiste kwaliteit van integrale ondersteuning aan het primaire proces te bieden. Jaarlijks worden daartoe door het College van Bestuur met de clusterdirecteur afspraken geformaliseerd in de begroting. Het cluster presenteert zich richting het College van Bestuur en de faculteiten middels één geconsolideerde financiële huishouding. De diversiteit van de sectoractiviteiten vertaalt zich in verschillende bekostiging- en tariefmodellen. Financiële transparantie ten behoeve van College van Bestuur en faculteiten is een absolute randvoorwaarde. De prestaties worden dan ook op basis van activiteitenbegrotingen per sector gevolgd, waarbij elke sector de verantwoordelijkheid draagt voor een sluitende exploitatie. Kosten-batenanalyses van producten en diensten hebben kostenbeheersing als doel en zijn standaard bestanddeel van de bedrijfsvoering. Wat betreft de toerekening van kosten aan de onderscheiden activiteiten komen bindende afspraken tot stand. Ambities • Het beheersen en waar mogelijk reduceren van de facilitaire kosten voor de universitaire gemeenschap. • Het per sector handhaven van een kostendekkende exploitatie. • Voldoende middelen om wettelijke verplichtingen voldoende na te kunnen komen.

29

30

BELEIDSPLAN 2010 - 2013 CF | FINANCIËN

BELEIDSPLAN CLUSTER FACILITAIR

Recommend Documents