Study Association Building Physics and Services
Beleidsplan 19e bestuur
Auteur Plaats Datum
19e bestuur Eindhoven 12-08-2014
Studievereniging Mollier Building Physics and Services Technische Universiteit Eindhoven Secretariaat BPS Postbus 513, 5600 MB Eindhoven T +31 (0)40 247 44 06 E info@mollier W http://www.mollier.nl
Inhoudsopgave 1
Inleiding .............................................................................................................................................. 1
2
s.v.b.p.s. Mollier.................................................................................................................................. 3
3
Missie en visie ..................................................................................................................................... 4
4
Bestuur................................................................................................................................................ 5
5
Beleid 2013-2014 ................................................................................................................................ 8
6
Commissies ....................................................................................................................................... 10
7
Planning ............................................................................................................................................ 12
1
Inleiding
Met enige trots presenteren wij, het 19e bestuur der studievereniging Mollier (s.v.b.p.s. Mollier), het beleidsplan betreffende het academische jaar 2014-2015. In dit document worden globaal de plannen van het 19e bestuur uiteengezet. Daarnaast zal worden ingaan op de taakverdeling binnen het bestuur en zal er aandacht geschonken worden aan de rol van commissies binnen s.v.b.p.s. Mollier. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit beleidsplan, schroomt u dan vooral niet deze te stellen aan het 19e bestuur.
Lisan Crommentuijn Voorzitter
Marjolijn Benen Secretaris
Jelle Reinders Penningmeester
Bas Peeters Vicevoorzitter Commissaris Externe betrekkingen
1
1
Inleiding
Robin van de Sande Commissaris Onderwijs
Babette Mattheus Commissaris Activiteiten
2
2
s.v.b.p.s. Mollier
s.v.b.p.s. Mollier wordt op 26 september 1996 opgericht als de studievereniging voor de masteropleiding Installatietechnologie aan de Technische Universiteit Eindhoven. Op 10 mei 2011 fuseert zij met Flux, de studievereniging voor de master Bouwfysica. Vanaf dan heet s.v.i. Mollier officieel s.v.b.p.s. Mollier: studievereniging Building Physics and Services Mollier, genoemd naar de opleiding Building Physics and Services (BPS, bouwfysica en installatietechniek), welke zij vertegenwoordigd. De master Building Physics and Services is een brede opleiding, waarbij kennis vanuit diverse vakgebieden wordt toegepast op de gebouwde omgeving. Bedrijven en instellingen zien steeds meer het belang in van een goed binnenklimaat en een hoog comfortniveau, resulterende in voordelen als een toename van de productiviteit en afname van het ziekteverzuim. Hiervoor is een doordacht en weloverwogen installatieconcept van groot belang. Installatietechnici besteden om deze reden aandacht aan aspecten als het binnenklimaat, duurzaamheid, verwarming, ventilatie en airconditioning. Bouwfysici specialiseren zich op terreinen als akoestiek, verlichting, brandveiligheid, warmte- en vochttransport. Al de kennis vanuit voorgenoemde gebieden wordt gebundeld en vertaald in een integraal ontwerp dat geheel aansluit op de wensen van de opdrachtgever én op het bouwkundig ontwerp. Mede door bovenstaande zijn afgestudeerden van de master Building Physics and Services bekwaam in verschillende vakgebieden: bouwkunde, maar tevens werktuigbouwkunde, natuurkunde en elektrotechniek. Ze bundelen hun kennis op deze gebieden tot een samenhangend geheel en zijn dan ook zeer bedreven in integraal ontwerpen: dé uitdaging in de bouwwereld op het moment. De rol die s.v.b.p.s. Mollier in dit alles speelt is veelledig. s.v.b.p.s. Mollier is een vereniging waar persoonlijke contacten met studenten hoog in het vaandel staan. Deze contacten onderhouden we door het organiseren van excursies, lezingen, buitenlandse reizen, borrels en het uitgeven van een magazine (INSide Information). Wij zijn een vast aanspreekpunt voor de studenten, met name voor wensen en klachten op het gebied van onderwijs. Ondersteuning op onderwijsgebied bieden wij ook door het beschikbaar stellen van oefententamens en vakliteratuur. Ledenbestand s.v.b.p.s. Mollier (2014-2015) Aantal studenten totaal: ca. 142, waarvan Aantal studenten voltijd: ca. 131 Aantal studenten duaal: ca. 11
3
3
Missie en visie
3.1
Missie
S.v.b.p.s. Mollier ziet het behartigen van de belangen van haar leden als belangrijkste missie en streeft ernaar een intermediair te zijn tussen universiteit, studenten, docenten en het bedrijfsleven. S.v.b.p.s. Mollier wil haar leden ondersteuning bieden in hun studie en wil haar leden introduceren in en enthousiasmeren voor het vakgebied Building Physics and Services. S.v.b.p.s. Mollier wil haar leden de kans geven zich ook te ontwikkelen naast hun studie. Denk hierbij aan het meedraaien in commissies en het inzicht bieden in de mogelijkheden met betrekking tot stages en dergelijke. S.v.b.p.s. Mollier wil haar leden gezelligheid bieden gedurende hun studie. Door het organiseren van momenten, waarbij leden elkaar leren kennen en kunnen genieten van het studentenleven. De kernwaarden van s.v.b.p.s. Mollier zijn als volgt: • Toegankelijk en bereikbaar • Gezellig en levendig • Ondersteunend • Multidisciplinair en open (breed georiënteerd)
3.2
Visie
Behartigen van belangen Door behoeften van (parttime)werk, masterprojecten, afstudeerprojecten van studenten te verbinden met bedrijven. Daarnaast zet het bestuur zich in, voor de kwaliteit van het onderwijs. Behoeften, klachten of opmerkingen vanuit studenten en bedrijven, zullen gecommuniceerd worden naar de universiteit en docenten. Ondersteuning Door de bestuurruimte te bezetten met (bestuurs)leden kunnen leden ten alle tijden geholpen worden met hun vragen en behoeften. Er worden lezingen gehouden om inzicht te geven in de mogelijke werkgebieden, waarbij de focus gelegd zal worden op interactie. Ontwikkeling Door trainingen te organiseren ten behoeve van persoonlijke ontwikkeling, denk hierbij aan bijvoorbeeld sollicitatietrainingen, een studiemiddag georganiseerd door een bedrijf, Meet & Greets en nader te organiseren activiteiten. Gezelligheid Door nieuwe leden met bestaande leden in contact te brengen zal het studentenleven voor de leden leuker worden. Momenten van contact zullen in de informele sfeer opgezet worden, bijvoorbeeld pokeravonden, pub quiz, stappen, etc.
4
4
Bestuur
Het bestuur van s.v.b.p.s. Mollier bestaat dit academische jaar uit zes deeltijd bestuursleden. De verschillende commissies zullen het bestuur ondersteunen in hun werkzaamheden, zodat het bestuur zich met de primaire activiteiten (het wel en wee van en de service naar de student) bezig kan houden. In de volgende paragrafen worden de verantwoordelijkheden en taken van de zes bestuursleden uiteengezet. Per commissie wordt een van de bestuursleden als eindverantwoordelijke aangemerkt.
4.1 Voorzitter
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal L.C.G. (Lisan) Crommentuijn (26-01-1991) de functies van Voorzitter vervullen. Tot de taken van de Voorzitter worden gerekend: • Het zorgen voor continuïteit binnen het bestuur en het vertegenwoordigen van dit bestuur. • Het representeren van de vereniging waar dit nodig of nuttig wordt geacht en het vormen van een aanspreekpunt voor en binnen de vereniging. • Het actief bij Mollier betrekken van leden, docenten en andere belanghebbenden. • Het voorzitten van bestuursvergaderingen, voorzittersvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen. • Het delegeren van taken binnen het bestuur en er op toezien dat deze uitgevoerd worden. • Het opstellen, uitwerken en uitvoeren van het beleidsplan. • Het bijwonen van de vergaderingen van het CSPO en de unit BPS. • Het onderhouden van de bestuursruimte van Mollier.
4.2 Secretaris
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal M.A.E. (Marjolijn) Benen (10-01-1992) de functie van Secretaris vervullen.
Tot de taken van de Secretaris worden gerekend: • Het notuleren van bestuursvergaderingen, voorzittersvergaderingen, Algemene Leden Vergaderingen en alle overige vergaderingen waar het bestuur bij is betrokken. • Het archiveren van de archiefkast, de kasten met vakliteratuur en overige kasten. • Het verzorgen en bijhouden van de ledenadministratie. • Het verzorgen en bijhouden van de contactgegevens van bedrijven en overige instellingen. • Het bijhouden van het fotoarchief. • Het verzorgen van de inkomende en uitgaande post. • Het onderhouden van contacten met de leden. Denk hier met name aan de mailings naar de leden toe en het beantwoorden van via mail gestelde vragen. • Samen met de Commissaris Externe Betrekkingen zorg dragen voor de sponsorgerelateerde werkzaamheden. • De eindredactie van de INSide Information. • Het bijhouden van de website. 5
4.3
Penningmeester
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal J. (Jelle) Reijnders (18-02-1990) de functies van Penningmeester en Commissaris Onderwijs vervullen. Tot de taken van de Penningmeester worden gerekend: • De financiën beheren. Hieronder wordt verstaan: o Het bijhouden van het kasboek. o Het samenstellen van het financiële jaarverslag, dat tenminste een balans en een verlies- en winstrekening moet bevatten. o Het opstellen van begrotingen en een lopende begroting bijhouden op de Mollier pc. o Het controleren van de financiële gang van zaken binnen de commissies. o Het bijhouden van de financiën van de ‘snoepkast’ (‘kruisjeslijst’). o Facturen sturen en controleren. o Rekeningen betalen en controleren. • Het bijhouden van alle voorraden. Denk hierbij aan het voorzien in voldoende briefpapier, enveloppen, drank, versnaperingen, et cetera. • Het bijhouden van de financiën van het koffiemeubel (vooral verkoop koffiekaarten aan sectieverenigingen) en het doen van inkopen betreffende dit meubel. • Het beheren van de sleutels van de ‘afstudeerkasten’.
4.4
Commissaris Externe Betrekkingen en Vice-voorzitter
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal B.P.A. (Bas) Peeters (31-10-1990) de functies van Commissaris Externe Betrekkingen en Vice-voorzitter vervullen. Tot de taken van de Commissaris Externe Betrekkingen worden gerekend: • Het zorg dragen voor alle sponsorgerelateerde contacten. Denk hierbij aan: o Het opstellen, versturen en verwerken van sponsoraanvragen. o Het onderhouden van contacten met sponsoren en overige bedrijven en instellingen. o Het (actief) zoeken naar en contacteren van nieuwe, interessante, sponsoren voor de vereniging. o Het zorg dragen voor een deugdelijk PR-beleid. Hieronder wordt verstaan promotie van s.v.b.p.s. Mollier alsmede de opleiding Building Physics and Services. o Het beheren van het bedrijvenbestand. o Het coördineren van het sponsorbeleid van de studiereiscommissie. • Het voorbereiden van de sollicitatie- en functioneringstraining i.s.m. KP&T. • Het organiseren van excursies. Tot de taken van Vice-voorzitter worden gerekend: • Het actief bij Mollier betrekken van leden en docenten. • Het coördineren van de aankondigingen van activiteiten, alsmede het verzorgen van de activiteitenlijst. • Het vervangen van de Voorzitter indien laatstgenoemde verhinderd is zijn taken uit te voeren.
4.5
Commissaris Onderwijs
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal R.P.J. (Robin) van der Sanden (08-02-1990) de functies van Commissaris Onderwijs vervullen. Tot de taken van de Commissaris Onderwijs worden gerekend: • Het voorkomen, signaleren en mede oplossen van problemen in het onderwijs. 6
• • • • •
4.6
Het behartigen van studentenbelangen waar hij/zij dit nodig of nuttig acht. Het op de hoogte blijven over wat er onder de studenten met betrekking tot het onderwijs leeft. Het bijwonen van de onderwijsvergaderingen: de OMT-BPS, de OCB en het O-verleg. Het promoten van de opleiding Building Physics and Services tijdens relevante evenementen. Het bijhouden van de tentamenbank op de website.
Commissaris Activiteiten
Binnen het 19e bestuur der s.v.b.p.s. Mollier zal C.E.L. (Babette) Mattheüs (26-12-1990) de functies van Commissaris Activiteiten vervullen. Tot de taken van de Commissaris Activiteiten worden gerekend: • Het zorg dragen voor alle (sponsorgerelateerde) activiteiten. Denk hierbij aan: o Het bijwonen van de commissievergaderingen met betrekking tot de activiteiten. o Het aanspreekpunt voor de commissies met betrekking tot de activiteiten. o Het aanspreekpunt voor het bestuur met betrekking tot de activiteiten. o Het organiseren van de gezelligheids- en de vakinhoudelijke activiteiten. o Het promoten van de activiteiten bij de leden.
7
5
Beleid 2014-2015
Het beleid van het 19e bestuur voor het bestuursjaar 2014-2015 zal geschetst worden aan de hand van drie gestelde speerpunten:
5.1
Werken aan de toekomst
S.v.b.p.s. Mollier maakt ieder jaar een groei mee. Om deze groei voort te zetten werkt het 19e bestuur aan de toekomst door extra aandacht te besteden aan de volgende punten: Grotere naamsbekendheid bij bachelor- & internationale studenten De bachelor studenten van bouwkunde zijn niet goed op de hoogte van s.v.b.p.s. Mollier en haar activiteiten. Om de studenten eerder kennis te laten maken met s.v.b.p.s. Mollier, wordt er tijdens verschillende colleges een promotie praatje gemaakt. Om de internationale studenten te bereiken zal naar aanleiding van de contactlijst actief contact worden gezocht vanuit s.v.b.p.s. Mollier met deze studenten. Meer actieve leden Mollier kent veel leden, maar niet iedereen is actief binnen de vereniging. Een actief lid is iemand die deel neemt aan activiteiten en/of commissies. Door de activiteiten meer te promoten door middel van social media en door leden persoonlijk te benaderen vanuit s.v.b.p.s. Mollier voor commissiewerk en activiteiten, worden de leden beter op de hoogte gebracht. Meer activiteiten Naast het organiseren van meer vakinhoudelijke activiteiten, zijn leden vaak ook te enthousiasmeren voor gezelligheidsactiviteiten. Een sociaal netwerk opbouwen is minstens zo belangrijk als een professioneel netwerk. S.v.b.p.s. Mollier wilt hen helpen om beide netwerken op te bouwen met het organiseren van activiteiten in beide categorieën. Alumni - Activiteiten organiseren met alumnivereniging Schoone Leij. - Privé email adres van afgestudeerde bijhouden en goed contact onderhouden. (Database)
5.2
Continuïteit van sponsors
Bestaande sponsors Het 19e bestuur wil het contact met de huidige sponsors continueren en intensiveren. Dit willen we bereiken door een bezoek te brengen aan de huidige sponsors. Door een bezoek te brengen kunnen we kennis nemen van de verwachtingen van de sponsor betreffende de relatie met s.v.b.p.s. Mollier en haar activiteiten. Daarnaast kunnen we tijdens een bezoek gedachten uitwisselen over een kwalitatieve verbetering van het contact. Nieuwe sponsors Bij het werven van potentiële nieuwe sponsors willen we de behoeften van de sponsor peilen en op basis daarvan een sponsorvoorstel doen. Door een sponsorvoorstel op het bedrijf af te stemmen, is de kans groter dat zij met ons een sponsorcontract willen afsluiten.
8
Contracten Een partij kan kiezen om hoofdsponsor, sponsor of begunstiger te worden. Het afgelopen jaar zijn de sponsorpakketten gewijzigd, als begunstiger kan een partij er voor kiezen om bepaalde losse onderdelen uit een sponsorpakket te nemen. Hierdoor is meer vrijheid gecreëerd waardoor het voor beide partijen, s.v.b.p.s. Mollier en de (potentiële) sponsor, gemakkelijker wordt om op elkaars behoefte in te spelen.
5.3
Verder professionaliseren
De professionalisering van de vereniging, die in gang is gezet door vorige besturen, zal verder gecontinueerd worden. Vergroten gebruik van de nieuwe website Het 18e bestuur heeft de website van s.v.b.p.s Mollier compleet vernieuwd. De website is nu in duidelijke rubrieken opgedeeld: algemeen, voor bedrijven, voor sponsoren en voor leden. Aan de hand hiervan willen we de naamsbekendheid van de studievereniging vergroten bij studenten maar ook sponsoren werven. Op de website kunnen vacatures en sponsors gepubliceerd worden. Professionaliseren binnen het bestuur Een goede vereniging wordt geleid door een gestructureerd en georganiseerd bestuur. Afgelopen jaar is begonnen met het gebruik van het CRM (Customer Relationship Management) systeem. Hiermee worden contacten, afspraken en activiteiten gestructureerd bewaard en georganiseerd, het bestuur kan efficiënter werken en is er meer tijd om de visie, het behartigen van de belanghebbende, uit te voeren. Dit systeem zal bijgehouden en waar nodig uitgebreid worden. Vernieuwen bestuursruimte (in afwachting van verhuizing) De huidige bestuursruimte straalt geen professionaliteit uit. Door de bestuursruimte een nieuwe look te geven, wordt de ruimte ook toegankelijker voor leden. De volgende aspecten worden toegepast in de bestuursruimte: 1. Tijdschriften kast 2. Bord/scherm met reclame voor activiteiten 3. Kast/bord voor foto’s van huidig bestuur en oud bestuur, ere leden 4. Telefoon 5. Prikbord/magneetbord Komend jaar zal binnen Vertigo veel veranderen. In afwachting van de uitwerking van deze veranderingen zal de bestuursruimte worden geprofessionaliseerd. Als er meer duidelijkheid is over de indeling van Vertigo is er een mogelijkheid tot verbouwing.
9
6
Commissies
S.v.b.p.s. Mollier kent dit jaar een vijftal commissies. Dit zijn de studiereiscommissie (‘BTL-commissie’), een activiteitencommissie, een kascontrolecommissie, een commissie voor verenigingsblad INSide information en een commissie voor de lunchlezingen en de Meet & Greet. Voor de verschillende commissies is één bestuurslid telkens het aanspreekpunt. Dit wordt bij iedere commissie gemeld.
6.1 Studiereiscommissie (‘BTL commissie’)
De studiereiscommissie organiseert de buitenlandse reis (BTL), welke op dit moment gepland staat voor april/mei 2014. De studiereiscommissie zal zo snel mogelijk worden opgestart. De commissie heeft contact met het bestuur via Babette Mattheus.
6.2 Beginactiviteit commissie en Eindactiviteit commissie De beginactiviteit commissie draagt zorg voor de organisatie van de begin activiteit. De eindactiviteit commissie draagt zorg voor de organisatie van de eind activiteit. De commissies hebben contact met het bestuur via Babette Mattheus. 6.3
Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie heeft de taak het financiële beleid van de vereniging te controleren. De kascontrolecommissie zal drie keer per jaar het gevoerde beleid controleren. Een andere taak van de kascontrolecommissie is het geven van aanbevelingen die leiden tot een beter uitgavenbeleid. Een lid van de kascontrolecommissie wordt voor twee jaar benoemd. Elk jaar wordt een nieuw kascontrolecommissielid benoemd, waarbij het lid dat twee jaar heeft volbracht, aftreedt. Leden van de kascontrolecommissie zijn: • Manon Derks (penningmeester 18e bestuur) • Bart Kok De termijn voor Manon Derks gaat op 24 september 2014 in. De termijn voor Bart Kok gaat op 24 september 2014 in. De commissie heeft contact met het bestuur via Jelle Reinders.
10
6.4
Commissie INside Information
De commissie van de INSide Information zorgt voor het samenstellen van het verenigingsblad. De eerste editie komt uit in december, de tweede editie in juni. De commissie bestaat uit: • Marthe Doornbos • Lisette Draaisma • Karin Kompatscher • Dennis Pennings • Yvonne Peters • Marjolijn Benen De commissie heeft contact met het bestuur via Marjolijn Benen.
6.5
Commissie lunchlezingen en Meet & Greet
De commissie voor de lunchlezingen en Meet & Greet organiseert driemaal per jaar een lunchlezing en één maal per jaar de Meet & Greet. De lunchlezingen staan gepland voor oktober, december en mei, de Meet & Greet voor februari/maart 2014. De commissie heeft contact met het bestuur via Babette Mattheus.
11
7
Planning
Ook dit jaar zal s.v.b.p.s. Mollier weer een aantal activiteiten organiseren. Hieronder volgt een globale planning van reeds vastgestelde activiteiten. Constitutie 19e bestuur Excursie #1 – Kuijpers Introborrel Lunchlezing #1 Excursie #2 – Foam Glass Startactiviteit Excursie #3 – Erasmus Ziekenhuis INSide Information #1 Lunchlezing #2 Van Lint Sportweek Sinterkerst en nieuw borrel Multiborrel semester 1 Student Day semester 1 Meet & Greet Algemene Leden Vergadering #1 Sollicitatietraining KP&T Buitenlandse reis (BTL) Lunchlezing #3 INSide Information #2 Algemene Leden Vergadering #2 Multiborrel semester 2 Student Day semester 2 Eindactiviteit Constitutie 20e bestuur
24 september 2014 25 september 2014 oktober 2014 2 oktober 2014 9 oktober 2014 7 t/m 9 november 2014 21 november 2014 december 2014 december 2014 december 2014 januari 2015 januari 2015 januari 2015 februari 2015 februari 2015 april 2015 april/mei 2015 mei 2015 juni 2015 juni 2015 juni 2015 juni 2015 juli 2015 september 2015
12
Studievereniging Mollier Building Physics and Services Technische Universiteit Eindhoven Secretariaat BPS 11. Postbus 513, 5600 MB Eindhoven T +31 (0)40 247 44 06 E info@mollier W http://www.mollier.nl
