Beleidsgestuurde Contractfinanciering bij CQ en OBE : van intenties naar realisatie

GemeenteEmnien Onderzoek BCF bij

H O R D I J K <St H O R D I J K CQ

ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.v.

December 2009 Blad 1 van totaal 26 bladen

Beleidsgestuurde Contractfinanciering bij CQ en OBE : van intenties naar realisatie

Waarover gaat dit memorandum ?

De Dienst Beleid van de gemeente Emmen heeft Hordijk & Hordijk BV in het voorjaar van 2009 gevraagd een onderzoek te doen naar de voorwaarden waaronder het instrument Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) vanaf het jaar 2010 kan worden toegepast in de subsidierelaties tussen de gemeente Emmen en enerzijds de Stichting Centrum voor de Kunsten in Zuidoost-Drenthe (hierna: CQ), anderzijds de Stichting Openbare Bibliotheken in de gemeente Emmen (hierna: OBE). De centrale onderzoeksvraag luidt:

De gemeente Emmen wil de subsidierelaties met CQ en OBE vanaf het jaar 2010 definitief schoeien op de leest van de BCF-systematiek. Is de (brede) bedrijfsvoering van de twee organisaties daarop thans voldoende voorbereid? Zo nee, wat moet daarvoor - door wie en op welke termijn - gebeuren?

De aanleiding tot het onderzoek is gelegen in de schijnbaar doorlopende knelpunten, die de gemeente Emmen en de twee organisaties (hebben) ervaren in hun pogingen om al voor eerdere jaren tot het gebruik van het BCF-instrumentarium te komen. In het welzijnswerk is de basis gelegd voor het hanteren van die systematiek, die in de verhoudingen tussen de gemeente Emmen en de Stichting Sedna al enkele jaren tot wederzijdse tevredenheid wordt toegepast voor de inhoudelijke aansturing, financiering, beoordeling en afrekening van het welzijnwerk - al blijven er altijd punten van verbetering over. De gemeente, maar ook CQ en OBE willen thans graag ook zodanige stappen richting BCF zetten, dat de kernpunten van die systematiek al voor het subsidiejaar 2010 kunnen worden toegepast. In het voorliggende rapport zijn de bevindingen, conclusies en aanbevelingen uit het uitgevoerde onderzoek met betrekking tot CQ opgenomen. Die zijn verwoord in de vorm van vragen en antwoorden - in de verwachting dat daarmee de leesbaarheid wordt vergroot en het toekomstgerichte gebruik wordt bevorderd.

Gemeente Emmen Onderzoek BCF bij CQ December 2009 Blad 2 van totaal 26 bladen

HORDIJK & HORDIJK ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

Ons advies heeft betrekking op de volgende aspecten, die ons inziens noodzakelijke voorwaarden zijn voor de invoering van de BCF-systematiek: •

CQ dient een lange termijn huisvestingsplan op te stellen

•

CQ dient een bedrijfsplan op te stellen

•

CQ krijgt een achtergestelde lening van € 0,5 miljoen van de gemeente

•

Op basis van afstemming over de klassieke begroting voor 2010 dient de gemeente Emmen het subsidiebedrag vanaf 2009 te verhogen met een bedrag van afgerond €208.500

•

De gemeente wikkelt de afrekeningen tot en met 2008 af

•

CQ dient een financieel meerjarenplan op te stellen

•

CQ moet voor eind 2009 een vaste directeur-bestuurder hebben aangesteld

•

CQ moet de Raad van Toezicht formeel installeren

*

De gemeente moet duidelijkheid geven in de taalçverdeling binnen de Dienst Beleid tussen de afdeling Beleidsvoorbereiding (BVB) en de afdeling Sociaal economische Ontwikkeling (SEO).


II

H O R D I J K & HORDIJK ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIEN B.V.

Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF), mag ik nog even kort weten wat de kern daarvan is ?

Een logische vraag - die we om te beginnen beantwoorden met het statement dat BCF geen panacee is voor alle kwalen in subsidierelaties. Eerst even een 'lastige' definitie, die we meteen hierna toegankelijk maken:

Beleidsgestuurde Contractfinanciering is een methode om gemeenten en gesubsidieerde organisaties inzichtelijk te (laten) maken wat men van elkaar INHOUDELIJK verwacht, alsmede om aan de aldus te bepalen ambities (te realiseren door het uitvoeren van specifieke activiteiten) TECHNISCH-zakelijke afspraken te koppelen.

Ter toelichting: •

Het gaat om gesubsidieerde organisaties, waarop in Emmen de Algemene Subsidieverordening (ASV) uit 2006 van toepassing is. In beginsel is sprake van doorlopende relaties, waarbinnen een instrument als aanbesteding geen logische plaats heeft

•

Bij grote voorkeur worden meerjarige afspraken tussen de gemeente en een gesubsidieerde organisatie gemaakt. De ASV van de gemeente Emmen maakt dat mogelijk - zoals geen enkele bepaling in die ASV de toepassing van BCF belemmert

•

Vertrouwen in een centraal, wederkerig toe te passen begrip. Bij het gebruik van BCF is het belangrijk dat de gemeente de gesubsidieerde organisatie(s) doorlopend ziet als preferred supplier voor het uitvoeren van activiteiten, waarmee (vastgesteld) beleid in de praktijk wordt gebracht

•

Bij BCF staat de inhoud nadrukkelijk centraal. Een subsidiegevende gemeente moet expliciet zorgen voor geconcretiseerd beleid - 'lever een bijdrage aan de sociale cohesie' kan in dit verband echt niet meer. Een uitwerking van beleid moet leiden tot een beperkte set aan zogenoemde resultaatverwachtingen: 'organisatie A, als gemeente Emmen verwachten wij van u dat u (bijvoorbeeld) in de brede school x lesuren culturele vorming verzorgt, waaraan tenminste y aantal kinderen in de leeftijd van 6 tot 12 jaar deelnemen'

•

Ondanks of dankzij het voorgaande: bij BCF moet stellig de valkuil worden vermeden, waarin wordt gelopen als een poging wordt gedaan om 'alle beleid' in


H O R D I J K &E H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

resultaatverwachtingen te vertalen. In een uitwerking van de gemeente kan meer dan prima worden volstaan met 'slechts' drie verwachtingen van het type als hierboven aangegeven: in een volgend jaar pakken we dan drie andere aspecten bij de kop, die we dat jaar gaan volgen, waardoor we in de loop van meerdere jaren een steeds completer beeld krijgen De gesubsidieerde organisatie moet aangeven - waarna zaken worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst - welke specifieke activiteiten gaan worden uitgevoerd, waarmee (onder andere) aan de aangegeven resultaatverwachtingen tegemoet wordt gekomen. Een organisatie kan dus niet volstaan met het uitvoeren van 'diverse leesbevorderende activiteiten', maar moet noemen wat wanneer voor welke doelgroep wordt georganiseerd Tenslotte: die activiteiten moeten meetbaar worden geformuleerd, waarna er een (integrale) prijs per keer c.q. per prestatie aan wordt gekoppeld. Aldus kunnen de bedoelde technisch-zakelijke afspraken worden gemaakt: 'wij leveren 280 klokuren individueel balletonderwijs, waaraan een integrale prijs van € 125 per keer wordt gekoppeld'. De organisatie wordt, als er geen andere mogelijkheid over is, op grond van de vastgestelde uitvoeringsovereenkomst afgerekend op een onverhoopte vorm van onderproductie. Voor de goede orde: afrekenen geschiedt slechts op overeengekomen aantallen prestaties, nooit op wel of niet bereikte resultaten - die logischerwijs wel bijdragen aan het maken van nadere inhoudelijke afspraken voor een komende subsidieperiode.

BCF wordt in ruim honderd gemeenten toegepast, zij het in verschillende vormen en met wisselende diepgang. Het instrumentarium, dat veel wordt gebruikt, bestaat uit modellen voor het maken van een 'bestek' door de gemeente (uitwerking van beleid), van een 'offerte' door de gesubsidieerde organisatie (activiteiten, aantallen en prijzen), van een uitvoeringsovereenkomst en voor het kunnen afrekenen op aantallen prestaties (protocol).


III

H O R D I J K &E H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN E1NANC1ÈN B.V.

Hoe is het onderzoek uitgevoerd ?

In het onderzoek, waarvan het voorliggende memorandum verslag doet, is bezien welke knelpunten (nog) spelen voordat BCF in de relatie tussen de gemeente Emmen en CQ kan worden toegepast. De onderzoekers - Pim Lameris en Frank Hordijk van Hordijk & Hordijk BV uit Culemborg - hebben dit 'vormvrij' mogen onderzoeken, maar hebben: •

zich primair geconcentreerd op schriftelijk materiaal (beleidsdocumentatie van de gemeente, beschikkingen tot en met 2009, vaststellingen - voorzover voorhanden tot en met 2008, jaarrekeningen, plannen, beleidsstukken en begrotingen van CQ)

•

aanvullend gesprekken gevoerd met de directies en bestuur van CQ, alsmede met ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen vanuit de gemeente. In dat verband is ook een gesprek gevoerd met wethouder mevrouw M.H. Thalens

•

een concept van dit memorandum opgesteld, dat eerst is besproken binnen de gemeente en vervolgens ter beoordeling aan de directies van de twee organisaties is voorgelegd

•

een definitieve versie opgeleverd, die in een afsluitende bijeenkomst met de gemeente en vertegenwoordigers van CQ is toegelicht.

De onderzoekers hebben steeds alle gewenste medewerldng ondervonden en hebben het onderzoek in een prettige, constructieve atmosfeer kunnen uitvoeren.

IV

Een eerste 'echte' vraag - hoe is de financiële positie van CQ?

Een eerste 'echte' vraag, omdat de financiële positie in belangrijke mate bepalend is voor de wijze waarop c.q. de mate waarin BCF gestalte kan krijgen. BCF kan alleen gedijen in en voor een organisatie met tenminste enige financiële ruimte - en als die organisatie het (financiële) beleid in de kern zelfstandig kan bepalen. Alleen dan is het mogelijk gericht te vernieuwen in het aanbod aan activiteiten (lees: inspelen op nieuwe, aanvullende en uitdagende resultaatverwachtingen), kan een keer een risico met een project worden gelopen en kan het interne en externe maatschappelijk ondernemerschap worden gestimuleerd. Om de financiële positie te beoordelen worden de volgende ratio's en normen gebruikt:

HORDIJK & H O R D I J K


ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN U.V.

Solvabiliteit Onder solvabiliteit wordt verstaan het in geval van liquidatie in staat zijn van een organisatie om aan haar 'vreemde' verplichtingen te voldoen. Dit kengetal geeft informatie over de wijze waarop het vermogen is samengesteld en met name in hoeverre de organisatie door de 'eigenaren' dan wel door de 'schuldeisers' is gefinancierd. Voorzieningen worden gerekend tot het vreemd vermogen. De ratio is als volgt berekend: solvabiliteilsraüo =

(eisen vermogen) (totaal vermogen)

Norm: bij voorkeur boven 0,4, maar zeker niet onder 0,2 Daarnaast is het relevant om de solvabiliteit ook in relatie te zien tot de exploitatie: solvabiliteitsratio =

(eisen vermögen) (omzet)

Norm: bij voorkeur boven 0,2, maar zeker niet onder 0,1

Liquiditeit Een liquiditeitsratio geeft aan in hoeverre een organisatie in staat is om op korte termijn schulden te voldoen. De liquiditeit kan worden getest met behulp van de current ratio, die als volgt wordt berekend: current ratio

_

(vlottende activa, inclusief liquide middelen) (vlottende passiva)

Norm: bij voorkeur boven 1,5, maar zeker niet onder 1,2 Daarnaast is het relevant om de liquiditeit ook in relatie te zien tot de exploitatie: liquiditeitsratio =

(vlottende activa - vlottende passiva) (omzet)

Norm: bij voorkeur boven 0,10, maar zeker niet onder 0,05.

In algemene zin kan worden gesteld dat deze ratio's worden gebruikt, omdat die mede vanuit de praktijk zijn ontwikkeld en daarom een referentie vormen voor een gezonde financiële positie, alsmede voor de mate waarin sprake is van continuïteit. Een vergelijking met deze ratio's kan derhalve normatief aangeven hoe een organisatie er voorstaat.

H O R D I J K &i H O R D I J K


ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN E.V.

De balansen ultimo 2008 en 2007 van CQ tonen het volgende beeld:

CQ

CQ 2008

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Materiele vaste activa Financiële vaste activa VJ .01TENDE ACTIVA Voorraden Vorderingen Debiteuren Bijdragen, subsidies en fendsen Belastingen en sociale lasten Overige vorderingen, overlopende activa

784.731 i

662.911 375.876

827.113

709.979 158.117

54.365

117.734

189.340

72.642

Totaal debet

2.067.223

1.88S.S85

Totale baten Totale lasten Resultaat

3.622.813 3.608.996 13.817

3.525.347 3.480.777 44.570

Liquide middelen

2008

2007

Eigen vermogen Stichtingskapitaal Algemene reserve Bestemde reserves

45 I (70.150): 38.886 j

45 (70.150) 25.069 !

Voorzieningen

251.614 I

291.491

Langlopende schulden

433.066 j

460.354

Kortlopende schulden

Î 377.923 | 324.687 :

2007

Crediteuren Bijdragen, subsidies en fondsen Belastingen en premies Overige schulden, overlopende passiva

20.004 1.015.835

22.626 831.463

Totaal credit

2.067.223

1.885.585

Solvabiliteit Rood < 20 %, Oranje 20 - 40 %, Groen> 40 % Rood < 10 %, Oranje 1 0 - 2 0 %, Groen > 20 % Liquiditeit Rood < 1,2, Oranje 1,2 -1,5, Groen> 1,5 I Rood < 0,05, Oranje 0,05 -0,1, Groen > 0,1

In termen van de kengetallen, die de onderzoekers breed in het land toepassen, kan geen andere conclusie worden getrokken dan dat de financiële positie van CQ als ondermaats moet worden aangemerkt. Er is per saldo sprake van een negatief eigen vermogen: op basis van de gepresenteerde cijfers overtreffen de schulden de bezittingen van CQ, waarbij moet worden aangetekend dat mogelijk nog niet alle verplichtingen, die ultimo 2008 aan de orde waren, in de cijfers zijn verwerkt (de jaarrekening is ook nog niet voorzien van een accountantsverklaring). Ook is sprake van een negatief werkkapitaal: de kortlopende schulden zijn samen groter dan de vlottende activa (inclusief liquide middelen). De vorderingen bestaan voor tweederde deel uit subsidieafrekeningen, waarvan nog niet duidelijk is of deze alle onbetwist zijn en blijven. De overige schulden bestaan voor meer dan de helft uit vooruitbetaalde lesgelden, die alleen direct opeisbaar zijn als CQ zijn verplichtingen jegens cursisten niet zou nakomen. Er vanuit


H O R D I J K <St H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN EiNANCIËN li.V.

gaande dat de subsidieafwikkeling over de jaren t/m 2009 tijdig en voor CQ positief verloopt is de kans dat CQ in onoverkomelijke liquiditeitsproblemen komt niet erg groot, maar tegelijk moet worden geconstateerd dat CQ geen enkele (liquide) bewegingsruimte heeft.

Naar ons inzicht dient de financiële situatie zo snel mogelijk te worden versterkt. Daarbij moet worden gedacht aan het verstrekken van een lang- of vooralsnog permanente lening van grofweg € 500.000. Als die lening vanuit de verstrekker-subsidiegever een expliciet achtergesteld karakter krijgt, is daarmee de facto sprake van een versteviging van het eigen vermogen en tegelijk van de werkkapitaal-positie. Uitgaande van: • • •

De op blad 7 van dit memorandum samengevatte balansposities Een achtergestelde lening van € 500.000 Uitsluitend theoretisch: ongewijzigde balansverhoudingen in 2009 (met andere woorden: een neutraal resultaat en geen mutaties in de overige balansposten),

zou het verstrekken van deze lening leiden tot: • •

Een eigen vermogen van € 468.781 (2008: minus € 31.219) Vlottende activa van € 1.782.492 (2008: € 1.282.492) Een werkkapitaal van € 368.730 (2008: minus 131.270)

• •

Kengetal solvabiliteit = 18,3 % (2008: minus 1,5 %) Kengetal liquiditeit = 1,26 (2008: 0,91).

Inzake de verdeling van de financiering van de achtergestelde lening zal bestuurlijk overleg tussen de in CQ participerende gemeenten tot een conclusie moeten leiden.

De exploitatie van CQ komt als volgt in de jaarrekeningen tot uitdrukking:

H O R D I J K &E H O R D I J K


ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

2008 baten bijdrage gemeenten inkomsten cursusgelden ; opbrengsten projecten rente overige inkomsten: verhuur /verkoop instrumenten • onttrekking overige reserves \ overig

1

1

2.764.817! 816.286; 232.018; 0;

1 30.955J

2007 2.621.819 850.679 6.814 0

18.590]

o!

0 44.570 8.279

totaal

3.862.666!

3.532.161

lasten personeelskosten: salariskosten overige personeelskosten activiteitenkosten huisvestingskosten: huur afschrijving gebouwen dotatie onderhoudsvoorziening gas, water, licht schoonmaken /huishouding belasting en verzekeringen overig afschrijving inventaris organisatiekosten automatiseringskosten projectkosten rentelasten administratiekosten overige kosten totaal

! I 2.681.576; 2.657.941 253.123 301.964] 29.832 23.397] ! 1 100.675 105.396! 62.242) 62.243 58.249 59.650] 67.420 86.423 51.489; 43.893 9.648 11.858] 12.182 11.951] 47.665 64.809 47.607 45.6521 29.512 22.611 242.461 0 0 o] 74.410 70.469] 92 o| 3.848.849] 3.487.591

resultaat

! 13.817]

44.570

Nota bene: in de cijfers voor 2007 is alleen het saldo van de projecten verwerkt, niet de totale kosten en opbrengsten. De subsidie-inkomsten bedroegen in 2008 circa 72 % van de totale baten. Benchmarkgegevens van de Kunstconnectie geven het volgende beeld:

HORDIJK <SE HORDIJK

Gemeente Emmeii Onderzoek BCF bij CQ December 2009 Blad 10 van totaal 26 bladen

Aandeel in de exploitatie Bijdrage cursisten Bijdragen van scholen en instellingen Sponsoring Overige opbrengsten Gemeentelijke subsidie


CQ 21,13 % 6,00 % 0,00 % 1,28 % 71,58 %

Landelijk 37,57 % 9,58 % 0,31 % 4,65 % 47,90 %

Op grond hiervan moet worden vastgesteld dat het beeld bij CQ sterk afwijkt van het landelijke gemiddelde: het subsidie is relatief hoog en de bijdragen van cursisten en de overige inkomsten zijn relatief laag.

CQ geeft aan dat er vier centrale knelpunten in de exploitatie spelen: een achterblijvende dotatie voor uit te voeren groot onderhoud marginale ruimte voor het maken van kosten voor publiciteit het niet passend kunnen afschrijven van instrumenten en het nauwelijks kunnen plegen van uitgaven voor deskundigheidsbevordering. In de begroting voor 2009 is aangegeven dat een structurele uitbreiding van € 355.000 noodzakelijk is. Op de vraag of dit bedrag realistisch is, wordt in het navolgende verder ingegaan.

Per 1 september 2008 is de gemeente Hardenberg uitgetreden uit het samenwerkingsverband van gemeenten, waarvoor CQ diensten levert. Als gevolg daarvan zijn de huisvestingskosten in Gramsbergen vervallen, zijn de docenten overgenomen door de muziekschool in Zwolle en is de overhead ingekrompen door een vacature van een afdelingshoofd niet meer in te vullen. Hoewel er nog een discussie met de gemeente Hardenberg over een afkoopsom voor enkele resturen loopt, is de conclusie dat het uittreden van Hardenberg kan worden opgevangen. Het uittreden van de gemeente Hardenberg heeft geen financiële consequenties voor de overgebleven gemeenten. Borger-Odoorn is nu de kleinste deelnemer en heeft problemen met het huidige subsidiebedrag, in de relatie met Coevorden zijn er geen financiële knelpunten.


HORDIJK & H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE LN FINANCIEN B.V.

Hoe moeten deze cijfers, nader bezien, worden beoordeeld ?

Balans Vastgesteld moet worden dat de financiële positie van CQ zeer slecht is. CQ kan niet tot nauwelijks enige investering plegen zonder liquide steun van de gemeente Emmen. Er staat voor een bedrag van circa € 250.000 aan voorzieningen op de balans, maar er is geen liquide ruimte om de aldus 'gespaarde' bedragen ook feitelijk uit te geven. CQ en de gemeente Emmen houden elkaar feitelijk al meerdere jaren in een wederzijdse wurggreep, die mede wordt gevoed door de zeer traditionele manier van subsidiëring (in casu tekortfinanciering). Als BCF in de relatie met CQ een kans wil krijgen, dan moet er snel en gericht iets gebeuren: •

ofwel drastisch bezuinigen binnen de organisatie van CQ bij gelijkblijvende financiering (hoewel dat, met een grotendeels vaste kostenstructuur, makkelijker is gezegd dan gedaan), teneinde: o o

de kostenposten, waar zich nu tekorten op voordoen, te kunnen ophogen geld vrij te maken voor nieuwe ontwikkelingen.

Bezuinigingen zullen naar verwachting leiden tot het inkrimpen van de productie •

ofwel een eenmalige en vervolgens doorlopende verruiming van het subsidie van de gemeente Emmen. De daaraan, als het zover komt, te verbinden voorwaarden komen later in dit memorandum aan de orde.

CQ beschikt niet over een meerjarig financieel beleidsplan (waarin tenminste zou moeten staan welke balansposities op welke termijn worden nagestreefd en welke acties daarvoor op hoofdlijnen nodig zijn).

H O R D I J K <SE H O R D I J K



Exploitatie In de herziene begroting 2009 heeft CQ de additionele lasten verwerkt, die naar het inzicht van de instelling noodzakelijk zijn. In de begroting 2010 is ten opzichte van de begroting 2009 alleen een verhoging wegens loon- en prijsbijstelling verwerkt. De begroting 2010 vergeleken met de realisatie 2008 geeft het volgende beeld:

analyse exploitatie CQ subsidie Emmen subsidie overige gemeenten deelnemersbijdragen opbrengst instrumenten overige opbrengsten resultaat totaal salarissen leerkrachten salarissen overig personeel garantie-uren, ziekengeld administratiekosten afschrijving vervanging instrumenten dotatie instrumentenfonds deskundigheidsbevordering overige organisatiekosten publiciteit overige algemene kosten diverse baten en lasten huisvestingskosten Emmen huisvestingskosten Coevorden totaal

1 begroting 2008 € 1.650.504 € 974.718 € 842.000 €0 €0 €0 €3.467.222 € 2.060.220 €653.650 € 148.000 €82.140 € 45.400 €0 € 8.650 € 116.480 € 19.100 €13.590 € 257.372 € 62.620 €3.467.222

2 realisatie 2008 €1.759.337 € 1.005.479 €816.286 €30.955 € 10.755 €0 €3.622.812

3 begroting 2009 €2.013.275 € 1.081.443 € 871.470 €0 €0 €0 €3.966.188

4 begroting 2010 € 2.069.206 €1.113.061 €893.257 €0 €0 €0 € 4.075.524

€2.168.600 €702.304 €726.550 € 155.036 € 188.100 €99.981 € 100.610 € 64.899 €78.000 € 13.817 €0 € 76.929 € 85.000 € 103.749 €118.320 €22.260 €35.000 €23.392 €17.820 -€ 7.835 €310.476 €359.888 €78.533 €88.300 €3.622.813 €3.966.188

€2.233.658 €748.186 € 193.750 € 102.622 € 79.560 €0 €86.700 €120.686 € 35.700 € 18.174

€ 1.979.272

€366.241 €90.247 €4.075.524

verschil 4 t.o.v. 2 €309.869 € 107.582 €76.971 -€ 30.955 -€ 10.755 €0 €452.712 €254.386 €45.882 €38.714 €2.641 € 14.661 -€13.817 €9.771 €16.937 € 13.440 -€5.218 €7.835 €55.765 €11.714 €452.711

De begroting 2010 bevat ruim € 0,45 miljoen meer lasten en baten dan gerealiseerd in 2008. Ten opzichte van de subsidiebeschikking 2008 van de gemeente Emmen (€ 1.631.175) wordt voor 2008 € 128.162 meer subsidie aan de gemeente Emmen gevraagd. Voor 2010 bedraagt de verlangde verhoging van het subsidie ten opzichte van de subsidiebeschikking 2009 van de gemeente Emmen (€ 1.669.926) precies € 0,4 miljoen.


H O R D I J K &t H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

De verhoging van de kosten in de begroting 2010 ten opzichte van de realisatie 2008 bestaat uit: A. loon- en prijsstijging (€ 247.850). Voor de loonstijging wordt uitgegaan van 7,5% (4,5% in de begroting 2009 en 3% in de begroting 2010) en voor de prijsstijging van 4,5% (2,5% in de begroting 2009 en 2% in de begroting 2010). De gemeente hanteert in 2009 respectievelijk 2,5% en 2% en in 2010 respectievelijk 1% en 1%; B. verhogingen, die zijn toegelicht (€ 289.800); C. verlagingen, die niet zijn toegelicht (€ 85.000).

AdA. Binnen de sector Kunsteducatie zijn twee CAO's van toepassing: de private CAO en de publieke CAO. CQ volgt de publieke CAO, uitgewerkt in een apart onderdeel voor kunsteducatie in de CAR-UWO. Volgens de VNG ledenbrief van 4 maart 2009 is de ontwikkeling van de loonkosten in de publieke CAO sector Kunsteducatie in 2009 1,42%. De in de begroting 2009 verwerkte loonstijging van 4,5% ad € 127.648 kan worden teruggebracht naar 1,42%, hetgeen leidt tot een verlaging van de begroting met € 87.368. De prijsstijging in 2009 wordt door het CPB nu op 1% geraamd. De in de begroting 2009 verwerkte prijsstijging ad € 19.505 kan worden teruggebracht tot € 7.800. Wat betreft de loonstijging voor 2010 is nu niet duidelijk wat de CAO-ontwikkeling zal zijn. In november 2009 wordt daarover verder gepraat. Bij de aanpassing van het subsidie 2009 kan rekening worden gehouden met de lagere loon- en prijsontwikkeling ten opzichte van het door de gemeente gehanteerde accres: geen 2,5% loonontwikkeling maar 1,37% en geen 2% prijsontwikkeling maar 1%.


H O R D I J K <St H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

AdB. De toegelichte verhogingen bestaan uit de volgende posten (de verhoging van de dotatie aan de onderhoudsvoorziening Coevorden ad € 12.550 is hier verder niet meegenomen):

1 fte OR functionaris 0,4 fte P&O functionaris afschrijving vervanging instrumenten deskundigheidsbevordering publiciteit hogere dotatie onderhoudsvoorziening

€45.000 € 30.000 € 40.000 €76.350 € 15.900 € 70.000 € 277.250

Ten aanzien van deze voorgestelde verhogingen adviseren wij het volgende: •

OR functionaris

CQ stelt dat op basis van de jurisprudentie 1 fte voor een organisatie met de omvang van CQ nodig zou zijn. Naar onze mening kan met een beperkter budget (€ 20.000) voor de ondersteuning van de OR worden volstaan. •

P&O functionaris

CQ werkte tot 2008 zonder personeelsfunctionaris. Voor CQ met een personeelsbestand van 95 medewerkers is een personeelsfunctionaris een noodzakelijke voorziening. Door het aantrekken van 0,4 fte personeelsfunctionaris kan CQ een professionelere P&Oorganisatie ontwikkelen. •

Afschrijving / vervanging instrumenten

De post is niet onderbouwd, in onze visie moet (eerst) een concreet en meerjarig investeringsplan worden overlegd. •

Deskundigheidsbevordering

Tot 2009 was er nog geen € 10.000 beschikbaar voor deskundigheidsbevordering van medewerkers. Een gebruikelijke norm voor opleidingskosten is 2% van de loonsom. Dat betekent voor CQ voor 2010 een budget van (afgerond) € 60.000. Een verhoging met € 50.000 is derhalve noodzakelijk.

H O R D I J K &E H O R D I J K


•

ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN E1NANC1ËN lä.V.

Publiciteit

De PR en marketing van CQ heeft de afgelopen jaren te wensen overgelaten. Strategische marketing ontbreekt en professionalisering is noodzakelijk. Er dient vanaf 2009 te worden geïnvesteerd in de optimalisatie van de huisstijl, customer relation-management en advertenties. Een extra budget is daarvoor noodzakelijk. •

Huisvestingskosten Emmen

Vertrekpunt voor het onderhoud en dus de dotatie aan de voorziening onderhoud vormt het onderhoudsplan. Uitgegaan is van het plan uit 2005. Wordt rekening gehouden met het onderhoudsplan van 2005, dan dient het te doteren bedrag per jaar € 190.000 te zijn. Daartoe vraagt CQ een verhoging van de dotatie voorziening groot onderhoud ad € 70.000. Wij adviseren echter om CQ een huisvestingsplan te vragen, waarin de verschillende huisvestingsopties (nieuwbouw, renovatie, uitbreiding huidige gebouw, mogelijk nadere varianten) en de financiële consequenties daarvan naast elkaar worden gezet. Ons advies is om nu voorlopig € 42.000 te honoreren, zodat de totale dotatie op € 100.000 komt en vervolgens op basis van het huisvestingsplan meer definitief te bezien welke bedragen nodig zijn. Op basis van de financiële uitwerldng van een huisvestingsplan en een investeringsplan voor de instrumenten kan het noodzakelijk zijn om de subsidie verder te verhogen.

W i j adviseren o m de volgende posten ingaande 2009 te honoreren: aandeel OR ondersteuning en P&O functionaris

Emmen 64,08%

€32.040 €32.040

deskundigheidsbevordering

64,08%

publiciteit dotatie onderhoudsvoorziening

64,08%

€ 10.189

100%

€42.000

totaal

€116.269

H O R D I J K & HORDIJK

Gemeente Enimen Onderzoek BCF bij CQ December 2009 Blad 16 van totaal 26 bladen


AdC. Niet toegelicht zijn wijzigingen (verhogingen en verlagingen), die per saldo leiden tot een verlaging ten opzichte van de realisatie 2008 van € 85.000. Een belangrijke component hierin zijn naar ons oordeel de kosten in 2008 van de interim-directeur (€ 57.600), die in 2010 niet meer terugkomen. Deze post is in de jaarrekening 2008 opgenomen als onderdeel van de post deskundigheidsbevordering en daardoor niet zichtbaar en niet toegelicht. Het bovenstaande leidt tot de volgende aanpassing van de subsidiebedragen 2009 en 2010:

Subsidie conform beschikking 2008 Subsidie op grond van begroting CQ 2O08 Verschil I, afgerond

1.631.175 1.650.504 19.329

Subsidie op grond van begroting 2Q08 Verlangd subsidie op basis van realisatie 2008

20.000 1.650.501 1.759.337

Verschil II, afgerond

108.833

1.669.926

Subsidie conform beschikking 2009 (op grond van 2,5 % loonstijging, 2 % prijsstijging ten opzichte van 2008) Beperkte loon- en prijsstijgingen 2009 Diverse toe te stane verruimingen

-18.000 116.500 98.500

Opgeteld: correctie 2009

208.500

Voorgestelde aanpassing subsidie 2009

1.878.426

Voorstel aangepast subsidie 2009, afgerond Verlangd subsidie (aangepaste begroting 2009 CQ, afgerond) Niet te honoreren verschil 2009

Verschil ad II hierboven Beperkte stijgingen 2009 Raming loon- en prijsstijgingen 2010 Diverse toe te stane verruimingen - na stijgingen 2010

110.000

1.88O.00O 2.010.000 130.000

11O.000 -18.000 18.800 118.000

Voorgestelde aanpassing subsidie 2010 ten opzichte van beschikking 2009 Voorlopig voorstel subsidie 2010, afgerond Verlangd subsidie begroting 2010 CQ, afgerond) Niet te honoreren verschil 2010

Nota bene

Het betreft uitsluitend het subsidie van de gemeente Emmen - de exploitatie van CQ sluit alleen bij medewerking van de andere gemeenten Er zijn geen eventuele aanpassingen op deelnemersbij dragen of andere opbrengstensoorten verwerkt

y 1.900.000 2.070.000 170.000

x+y

GemeenteEmmen Onderzoek BCF bij

H O R D I J K <St H O R D I J K CQ

ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN D.V.

December 2009 Blad 17 van totaal 26 bladen

•

Er is geen (zakelijke) rente op de te verstrekken achtergestelde lening meegenomen (stel 4 % over € 500.000 = € 20.000)

•

Veronderstelling: het primaire verschil over 2008 ad € 20.000 (zie a in het schema) wordt niet gehonoreerd, dus zeker niet structureel

•

Het verschil 2008 (tussen begroting en verlangd subsidie, € 110.000, zie b in het schema) structureel te vergoeden

•

Raming loon- en prijsstijgingen 2010 conform accres gemeente.

VI

Hoe kan de organisatorische situatie binnen CQ worden omschreven ?

Naar het inzicht van de onderzoekers is, naast een financieel tenminste acceptabele uitgangspositie, ook organisatorische stabiliteit een voorwaarde voor een beheerste en beklijvende introductie van BCF. Uit de uitgevoerde werkzaamheden komt het volgende samengevatte beeld naar voren (waarbij pok wordt ingegaan op de huisvesting). In 2008 heeft het bestuur een quick scan van de organisatie uit laten voeren. Naar aanleiding van de quick scan heeft het bestuur besloten met CQ een andere weg in te slaan. Door een interim-directie aan te stellen werd een belangrijke voorwaarde ingevuld om de nodige veranderingen te benoemen en uit te voeren. Dit heeft geresulteerd in het beleidsplan 'CQ Op koers'. Onder leiding van de interim-directie heeft CQ de keus gemaakt voor een ander strategische perspectief, zowel qua oriëntatie als qua organisatie: nieuwe producten, nieuwe markten en een andere organisatie. Het laatstgenoemde - een andere opzet voor de organisatie - heeft geresulteerd in het verdwijnen van de vroegere acht functies van 'hoofd', waarvoor per 15 april jongstleden drie managers kunst, cultuur & educatie in de plaats zijn aangesteld. Over de ontwikkeling van de afgelopen anderhalfjaar kan het volgend worden geconstateerd: • • • • • •

er was veel weerstand binnen CQ. De quick scan heeft de vinger op de zere plek gelegd; er is veel overlegd om de weerstand weg te werken; het bestuur heeft zich achter de veranderingen geplaatst; de acht hoofden, die er waren, moesten terugtreden. Zij konden om uiteenlopende redenen niet als managers optreden; het overleg met de vakbonden heeft lang geduurd en voor vertraging gezorgd; nu is er draagvlak en acceptatie en pakt de organisatie weer zaken op.


H O R D I J K &E H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN 1Î.V.

Wat moet er nog gebeuren: • •

• •

•

de werving van een directeur-bestuurder in een open procedure. Er wordt zowel intern als extern geworven; de omslag naar professionaliteit en cultuurondernemerschap moeten door de nieuwe directeur-bestuurder worden ingevuld. Daarnaast moet nog een slag worden gemaakt in de bedrijfsvoering en de PR / marketing; de projecten voor productontwikkeling moeten ook leereffecten genereren; in het kader van de omslag van 'klassiek' bestuur naar 'moderne' en op afstand opererende Raad van Toezicht is een aantal bestuursleden gevraagd hun bestuurslidmaatschap te beëindigen. De werving van nieuwe leden gebeurt op basis van profielen, die voor de Raad van Toezicht zijn opgesteld; de jaren 2010 en 2011 zijn nog nodig om de omslag te maken, ook voor de bewerking van de markt om nieuwe omzet binnen te halen zal nog wel twee jaar nodig zijn.

Wat betreft de informatievoorziening kan het volgende worden geconstateerd: • • • •

de financiële informatie is verbeterd, maar nog niet actueel genoeg; er moet een betere liquiditeitsprognose komen; de personeelsinformatie is goed; er is nu geen informatie beschikbaar over de productie van CQ.

Een specifiek punt is de huisvesting van CQ in Emmen: • • •

•

•

het gebouw is 35 jaar oud, naar de mening van CQ excentrisch gelegen en functioneel verouderd. Nieuwbouwplannen spelen al heel lang, maar komen niet van de grond; de huidige werkwijze met dislocaties leidt tot extra kosten en is inefficiënt, terwijl die dislocaties op 'onprettige' plekken liggen; CQ wil nu meedoen met de ontwikkeling van een nieuw centraal plein in Emmen, maar heeft zich nog niet daarvoor gemeld bij de gemeente. De plannen zijn daarvoor nog niet concreet genoeg; als CQ geld wil lenen voor uitbreiding of nieuwbouw, dan eist de bank een garantie van de gemeente. Dit is wel gevraagd bij de gemeente, maar garantiestelling past niet in het gemeentelijke beleid; onderzocht zou moeten worden of uitbreiding van het huidige gebouw voor een beperkte periode economisch verantwoord kan zijn. Daarnaast heeft een facelift van het huidige gebouw de hoogste prioriteit. Een plan voor upgrading van het huidige gebouw, vanuit het perspectief van nieuwbouw op termijn, is nog niet gemaakt.


H O R D I J K <SE H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN E1NANCIÊN B.v.

Er zijn in de voorbije periode zinvolle stappen gezet, al moet de haalbaarheid van specifieke elementen uit 'CQ Op koers' nog blijken (met name die met betrekking tot semi-commerciële dienstverlening). Naar de mening van de onderzoekers is CQ organisatorisch op de goede weg, maar mogen van de nieuwe structuur en van de ambities om aanvullende bronnen van omzet aan te boren de eerste jaren geen grote inhoudelijke en/of financiële revenuen worden verwacht. De nu gecreëerde inrichting - op basis van resultaatverantwoordelijke eenheden - maakt het wel veel beter mogelijk om te werken met plannen en budgetten per groep activiteiten, waarvan de kosten en baten ook gerichter kunnen worden gevolgd. De stap naar een stichtingsmodel met een Raad van Toezicht is een logische.

VII

Wat is nu concreet de stand van zaken met betrekking tot BCF voor CQ en OBE ?

Deze vraag laat zich kort beantwoorden: BCF wordt nog in het geheel niet toegepast. Er is in de aanloop naar 2008 een poging gedaan om te komen tot raam- en uitvoeringsovereenkomsten, maar die zijn in de kern gestrand op twee probleempunten: de belabberde financiële positie - toen al - van met name CQ, alsmede het ontbreken van enige uitwerking van beleidskaders vanuit de gemeente (mede door het toen nog ontbreken van een actuele cultuurnota). De diverse deelinstrumenten, die bij BCF worden toegepast, zijn echter wel binnen de gemeente Emmen bekend en voorhanden (met name vanuit de subsidierelatie met de Stichting Sedna).

Richting 2010 kan BCF nog niet in volle omvang worden toegepast, maar kan zeker een start worden gemaakt: enerzijds met het aangeven van activiteiten, prestaties en integrale prijzen, anderzijds door het concretiseren van aspecten uit de nieuwe cultuurnota in resultaatverwachtingen richting CQ. Sterker nog: ondanks de vooralsnog blijvende knelpunten - in het bijzonder de financiële problematiek bij CQ - is er geen reden te bedenken waarom niet snel met elementen uit de BCF-systematiek een herstart kan worden gerealiseerd.


VIII

H O R D I J K &E H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN U.V.

Welke rol speelt de gemeente ?

Inhoudelijk

Het is in het voorliggende memorandum al meerdere keren opgemerkt: bij BCF moet de gemeente, uiteraard in een vorm van samenwerking met de betrokken organisaties, komen tot een concretisering van het gemeentelijke beleid (in de vorm van resultaatverwachtingen, die als 'bestek' kunnen worden voorgelegd aan de gesubsidieerde instelling: 'wij willen graag dat u met uw activiteiten in het komende jaar een bijdrage levert aan het bereiken van deze resultaatverwachtingen '.

De gemeente moet dit dus gewoon doen. Maximaal concreet: ga uit van de hoofdlijnen van Verbinden, Verzilveren, Versterken, bezie per speerpunt welke kernelementen relevant zijn voor de inbreng en beleidsrealisatie die CQ en OBE kunnen leveren, zorg voor een beperkte uitwerldng en communiceer die uitwerking - ergens in het aanstaande najaar. Streef vooral niet naar perfectie, maar vooral wel naar de start van een meerjarig proces, waarin zaken van jaar op jaar beter kunnen worden uitgewerkt. Bezie daarbij hoe op de beste wijze de inbreng vanuit de afdelingen Beleidsvoorbereiding en Sociaal-Economische Ontwikkeling kan worden gecombineerd, zonder dat dit tot (communicatieve) onduidelijkheden richting de twee betrokken organisaties leidt: die moeten bij grote voorkeur één vaste ambtelijke contactpersoon voor alle inhoudelijke vraagstukken en een andere, eveneens vaste contactpersoon voor alle procesmatige en financieel-technische aspecten kennen.

Procesmatig

Naast het voorgaande is de gemeente Emmen ook verantwoordelijk voor het ontwerp en de geborgde uitvoering van het proces naar en van BCF-toepassing. Als instrument binnen de systematiek zijn zogenoemde spoorboekjes beschikbaar, waaruit per maand in het jaar kan worden afgeleid welke stap in welke BCF-cyclus aan de orde moet zijn.


H O R D I J K &E H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

Voor de eerste jaren en zeker in de aanloop naar 2010 moet worden gewerkt met een eenduidige actie- en communicatielijst, waaruit blijkt welke stap op welk moment door wie moet worden gezet. De tijdige afwikkeling van die lijst - zie ook vraag IX - moet door de gemeente worden bewaakt.

IX

Hoe komen we nu - eindelijk - verder met BCF ?

Financieel

BCF kan niet zinvol worden toegepast als geen sprake is van enige financiële ruimte, zo is eerder in dit memorandum toegelicht. De balansproblematiek bij CQ is het meest ernstig en tegelijk het meest urgent. Het lijkt weinig zinvol en evenmin kansrijk om het eigen vermogen van CQ ineens sterk opwaarts aan te passen, hoewel een verbetering van die positie strikt noodzakelijk blijft. In plaats daarvan spelen naar het oordeel van de onderzoekers zes prioriteiten: •

Opstellen van een lange termijn huisvestingsplan (initiatief bij CQ, toets door de gemeente). In een dergelijk plan moet ook de huisvesting van de activiteiten, die nu in dependances plaatsvinden, worden meegenomen. Uiteraard moet worden vastgesteld hoeveel geld nodig is en hoe een dergelijk plan kan worden gefinancierd (privaat/publiek of andere opties). Zonder een huisvestingsplan kan ook geen zinvol besluit worden genomen over het wel of niet (tijdelijk) upgraden van de bestaande hoofdlocatie

•

Op een hoger niveau brengen van de eigen inkomsten van CQ. Hiertoe stelt CQ een bedrijfsplan op (initiatief bij CQ, toets door de gemeente), waarbij de nieuwe directeur in de gelegenheid wordt gesteld om haar of zijn ideeën in te brengen. Het bedrijfsplan maakt duidelijk:

o o o o

Welke nieuwe producten men wil ontwikkelen en welke marktverkenning men daarvoor heeft gedaan Welke personeelsformatie nodig is voor het ontwikkelen en aanbieden van die producten Welke eisen het nieuwe productaanbod stelt aan huisvesting, IT etc. Welke kosten gemoeid zijn met het ontwikkelen en aanbieden van nieuwe producten en welke inkomsten men daarmee denkt te genereren Hoe de financiële positie van CQ zich op basis van het vernieuwde productaanbod zal gaan ontwikkelen


H O R D I J K &£ H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIËN U.V.

Daarbij past geen wishful thinking: als specifieke activiteiten niet op een acceptabele termijn tot een redelijk rendement (kunnen) leiden, dan horen die activiteiten niet in het bedrijfsplan thuis Voor de korte termijn: voor CQ regelen van een achtergestelde lening van de gemeente. Hierbij moet gedacht worden aan een bedrag van tenminste € 0,5 miljoen. Deze lening kent zodanige voorwaarden dat er sprake is van achterstelling in rangorde ten opzichte van andere componenten van het vreemd vermogen, waardoor de facto de solvabiliteit wordt versterkt. Logischerwijs geeft het verkrijgen van een dergelijke lening vooral liquide lucht: er komt werkkapitaal beschikbaar Opstellen en afstemmen van een primaire, klassieke begroting voor 2010. Die moet tenminste sluitend zijn en zo mogelijk enige ruimte voor CQ overlaten. CQ moet het nieuwe jaar niet willen starten met een begroting, die opnieuw geen enkele bewegingsvrijheid geeft. Mede gegeven de recente historie heeft de gemeente hierin ook nadrukkelijk een verantwoordelijkheid te nemen. Wij adviseren om, voor 2009 inclusief doch voor 2010 exclusief het door de gemeente Emmen te hanteren accres om loon- en prijsstijgingen te compenseren, het subsidiebedrag te verhogen met een bedrag van afgerond € 208.500 Afwikkelen - versneld - van afrekeningen tot en met 2008. CQ moet met de grootste spoed eenjaarrekening 2008 met goedkeurende accountantsverklaring opleveren: het geeft te denken dat een organisatie, die in financieel zeer zwaar weer verkeert, op het oog geen prioriteit geeft aan het opleveren van een basale financiële rapportage over het vorige boekjaar. Eventuele geschilpunten met de gemeente moeten in november 2009 zijn afgewikkeld Opstellen van een financieel meerjarenplan, hoe raw en indicatief ook, waarmee (ook) een samenvatting van de uitkomsten van de bovenstaande punten wordt gepresenteerd.

Organisatorisch

Organisatorische stabiliteit is een tweede voorwaarde voor de invoering van BCF. Bij CQ is een onzekere situatie ontstaan: er is een interim-directeur en er is een rompbestuur (overgebleven). CQ moet voor eind 2009 een vaste directeur-bestuurder hebben aangesteld, die minimaal een maand door de interim-directeur kan worden ingewerkt. Daarnaast moet de Raad van Toezicht formeel worden geïnstalleerd, waarvoor (waarschijnlijk) nog een statutenwijziging moet plaatsvinden.

H O R D I J K &t H O R D I J K

Gemeente Emmeii Onderzoek BCF bij CQ December 2009 Blad 24 van totaal 26 bladen

X


Hoe houden we zicht op de gewenste ontwikkelingen - ofwel, hoe borgen we de uitvoering van de nu te plannen acties ?

Als eerste door die ontwikkelingen c.q. acties op een rij te zetten en daaraan termijnen te koppelen. Kortom, een projectmatige benadering, waarin ook aandacht is voor de procesmatige randvoorwaarden. Als volgt (als voorlopige uitwerking):

Wat

Wie

Wanneer

Vaststellingen-afrekeningen tot en met 2008 (voor CQ en OBE)

gemeente

december 2009

Huisvestingsplan voor CQ

CQ, gemeente

maart 2010

Bedrijfsplan en financieel meerjarenplan CQ

CQ

maart 2010

Aanstellen directeur-bestuurder, inrichten raad van toezicht CQ

CQ

ultimo december 2009

Achtergestelde lening voor CQ

gemeente

mei 2010

Wat

Wie

Wanneer

Herbevestigen ambtelijke rollen richting CQ en OBE

gemeente

december 2009

gemeente

december 2009

Aanstellen intern projectleider BCF 2010-2012 Organiseren startbijeenkomst BCF 2010 met beperkte, maar tegelijk stellige ambities



ADVISEURS VOOS ORGANISATIE EN FINANCIËN B.V.

Gemeente

Naast het basale financiële en organisatorische aspect bij de twee organisaties speelt de inbreng vanuit de gemeente. De onderzoekers menen dat die, juist in de relaties met CQ en OBE, veel gerichter, consistenter en actiever moet zijn. De voortgang in het BCF-traject, maar ook in de inhoudelijke aansturing en de afwikkeling van beschikkingen en vaststellingen zijn nu niet duidelijk belegd. Het is noodzakelijk is dat Emmen de intern-organisatorische aspecten goed gaat structureren. De hoofdlijn van het subsidieproces kan als volgt worden weergegeven:

gemeenteraad

.

gemeenteraad

A

r-A—ï

instelling

r~

Beleidsinhoud

A

Verantwoording

Aanvraag Financiële kaders (programbegroting)

Juridische/ formele kaders

\ Uitnodiging

ï \

Verlenen

vaststellen

—+ Evaluatie

-

Controle jaarstukken gemeente

S

A mbteli keo rganis atie / col lege van B&i W

Binnen de Dienst Beleid ligt het op de weg van de afdeling Beleidsvoorbereiding (BVB) om de beleidsinhoudelijke kaders voor te bereiden en aan het bestuur voor te leggen. Deze kaders leiden vervolgens tot een bestek, op basis waarvan de gesubsidieerde instelling zijn aanvraag indient. Hier ligt logischerwijs de knip met de afdeling Sociaal economische Ontwikkeling (SEO), die zich in het subsidieproces bezighoudt met verlenen, vaststellen en (doen) evalueren. Het is van belang dat er snel duidelijkheid in de taakverdeling komt. Alleen dan kunnen richting 2010 eerste serieuze stappen op het BCF-pad worden gezet. De instrumenten zijn beschikbaar, nu nog de juiste (blijvend) enthousiaste timmer- en overige vaklieden tot het gebruik daarvan in de goede zin van het woord verleiden.



Wat


Wie

Uitwerken eerste resultaat-verwachtingen op gemeente basis van Verbinden, Verzilveren, Versterken.

Wanneer maart 2010

Nogmaals: geen ambitie van perfectie ! Indienen eerste BCF-offerte 2010

CQ

mei 2010

Voorbereiden uitvoeringsovereenkomst voor 2010

gemeente (penvoerder)

april/mei 2010

Voorbereiden raamovereenkomst

gemeente (penvoerder)

april /mei 2010

Gemeente (regie)

januari 2010 tot en met april 2012

Ook hier: geen ambitie van perfectie !

Na regelen van alle dominante financiële en organisatorische aspecten Volgen spoorboekje voor de diverse acties inzake de BCF-cycli 2010 en 2011

Als tweede door het afdwingen van vaste tussentijdse contactmomenten (ook met de wederzijdse bestuurders): circa eens per vier weken (tot eind 2009) c.q. eens per zes weken (2010) moet worden vastgesteld of de diverse acties zijn uitgevoerd en ook overigens op schema liggen. De projectleider BCF maakt korte voortgangsverslagen, voorzien van (nadere) actie- en attentiepunten. Als derde en laatste door het pro-actief signaleren en direct opvolgen van risico's: waar speelt mogelijk vertraging, wat heeft dat tot gevolg, hoe kan (toch) worden voldaan aan de ambities die inzake BCF in Verbinden, Verzilveren, Versterken zijn vastgelegd, zijn ondanks alle stellige voornemens toch (opnieuw) bezuinigingen aan de orde, (...).


XI

H O R D I J K <St H O R D I J K ADVISEURS VOOR ORGANISATIE EN FINANCIEN U.V.

Tenslotte - welke risico's lopen we, als dat BCF-gebeuren 'gewoon' niet doorgaat ?

Zeer vele gemeenten en gesubsidieerde organisaties passen een vorm van BCF toe, maar vele andere ook niet. Die blijven klassiek - meestal op exploitatie - subsidiëren, waarbij de subsidienemer(s) aan de inhoudelijke, financiële maar meestal ook organisatorische gouden koorden van de gemeente blijft hangen. Waarbij die organisaties dat soms niet erg vinden (afhankelijkheid geeft ook rust) en waarbij die gemeenten het soms ook wel plezierig vinden. Emmen heeft aangegeven dat het meer wil (in lijn met de slogan 'eMMen Maakt Meer Mogelijk'), juist in de relaties met twee organisaties, die een grote en relevante bijdrage leveren aan de realisatie van het lokale welzijns-, cultuur- en onderwijsbeleid. Willen is zonder twijfel ook in Emmen kunnen - logischerwijs met BCF.

**

Beleidsgestuurde Contractfinanciering bij CQ en OBE : van intenties naar realisatie

Recommend Documents