Beleids- en beheersplan van de MHC Almelo Ingangsdatum: 13 juni 2007 De Basis Almelo is een middelgrote hockeyclub die door de inzet van vele vrijwilligers de hockeysport mogelijk maakt voor jong en oud. Daarbij zijn gezelligheid en prestatie in evenwicht met elkaar. Dit komt mede tot uiting in de accommodatie, de activiteiten en de financiële en fysieke bijdrage van de leden.
Ambities MHC Almelo wil uitgroeien tot een vereniging met ongeveer 1000 leden (afhankelijk van de verhouding senioren/ jeugd). Met een ledenaantal dat hoger is kan geen sprake meer zijn van een invulling van bestuurstaken door vrijwilligers. Bovendien is op de huidige locatie geen ruimte meer om een hoger aantal leden te laten hockeyen. Op het complex is ruimte voor 3 volledige kunstgrasvelden. Deze bieden ruimschoots accommodatie aan het aangegeven leden. We streven ernaar om de leden, met zoveel mogelijk inzet van eigen mensen, op een zo hoog mogelijk niveau te laten hockeyen. Dat vraagt veel van de kwaliteit van de organisatie op het gebied van technisch kader, accommodatie, financiën, organisatievermogen en communicatie. In de volgende hoofdstukken gaan wij hier nader op in.
1
Vrijwilligers
De vereniging is in principe een organisatie die afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers. Dat houdt in dat er van alle leden een zekere mate van inzet ten behoeve van de club wordt verwacht. Er doen zich situaties voor waarbij er van een beperkte groep gedurende een langere periode op vaste tijden een bepaalde inzet wordt gevraagd. Daarbij valt te denken aan de groep trainers. Wij vinden het normaal dat deze groep voor hun inspanning een zekere vergoeding ontvangt. Deze vergoeding zal op jaarbasis echter in principe niet de wettelijke vrijwilligersvergoeding te boven gaan. Bij een hogere bijdrage kan niet meer worden gesproken van een vrijwilliger maar wordt de betreffende persoon aangemerkt als werknemer met alle consequenties van dien. Vrijwilligers zijn goud waard. Er wordt daarom vrijwilligersbeleid1 ontwikkeld dat er voor zorgt dat er voldoende vrijwilligers zijn en blijven. Cruciaal daarbij is de communicatie. Het kan niet zo zijn dat de vrijwilligers niet op de hoogte zijn van het beleid op die deelgebieden waar zij zich mee bezighouden. Het streven van de club is er op gericht dat elke vrijwilliger een beperkte overzichtelijke taak verricht die afhankelijk van de taak echter nooit meer inzet vraagt dan gemiddeld vier uur per week. De taken en functies worden zo concreet mogelijk omschreven zodat het mogelijk is om gericht vrijwilligers te werven. Vrijwilligers ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding.
1
Zie bijlage VI vrijwilligersbeleid van de MH.H.C. Almelo
2
Commissies/ werkgroepen
Om er voor te zorgen dat alle te verrichten taken binnen de vereniging evenwichtig worden verdeeld worden commissies ingesteld2 en werkgroepen ter ondersteuning van het werk van het bestuur. Commissies hebben een eigen jaarwerkplan, dat deel uitmaakt van de jaarplanning van de vereniging, en het daarbij behorende budget. Dit werkplan wordt in overleg met het bestuur opgesteld. Daarmee wordt eenheid van beleid gewaarborgd en wordt voorkomen dat er sub-besturen ontstaan binnen de vereniging. Daarnaast worden er om dezelfde redenen tijdens vergaderingen van een commissie notulen opgesteld, die worden doorgestuurd naar het bestuur. Binnen het afgesproken jaarwerkplan en het daarbij behorende budget heeft de commissie een grote mate van vrijheid. Een commissie brengt naast de notulen ten minste twee maal per jaar verslag uit aan het bestuur over de voortgang van het werkplan. In de ALV wordt door elke commissie een jaarverslag uitgebracht. Commissies kunnen werkgroepen instellen om deeltaken van het werkplan te kunnen uitvoeren.
2
conform Huishoudelijk Reglement art 13
3
Jeugd De jeugdleden zijn belangrijk voor de continuïteit van de vereniging. Er wordt naar middelen gezocht om de jeugd zolang mogelijk aan de vereniging te binden ook na het bereiken van de seniorenleeftijd. Behalve hockey op ieders niveau zullen naast de gewaardeerde feesten en toernooien ook andere activiteiten worden georganiseerd. De activiteiten bestaan voor ten minste 50% uit sportieve activiteiten. De jeugd wordt bij het uitwerken van deze ideeën uitdrukkelijk betrokken. Een manier om de jeugd te binden is het aanbieden van cursussen zoals de kadercursus, coaching, de diverse trainersopleidingen. De kosten van deze cursussen worden door de vereniging betaald. Het houden van leden gaat niet zover dat aan spelers die buiten de regio studeren of wonen onkostenvergoedingen worden verstrekt om te blijven hockeyen. De vereniging voert een rook- en alcohol- matigingsbeleid. Daarbij zal aan de jeugd beneden de 16 jaar geen alcohol worden geschonken en zal het roken door jeugdigen beneden de 16 worden ontmoedigd. Een vorm van een rook- en alcohol matigingsbeleid is het op zaterdag voor 17:00 uur in het geheel niet schenken van alcohol en tot 20:00 uur niet toestaan van roken in het clubhuis. Er is een jeugdbestuur, bestaande uit maximaal 5 personen. Dit bestuur maakt jaarlijks een werkplan waarin alle voorgenomen activiteiten worden beschreven. Het jeugdbestuur is niet alleen verantwoordelijk voor de activiteiten van de D-jeugd en hoger, maar ook voor de activiteiten van de mini’s. Om de jeugd te leren omgaan met verantwoordelijkheid heeft zij de beschikking over een bankrekening3 en een eigen budget. Verder staat zij onder directe supervisie van een bestuurslid dat aanwezig dient te zijn bij alle vergaderingen van het jeugdbestuur. Verder kan het jeugdbestuur commissies laten instellen ter ondersteuning van hun activiteiten4.
3 4
zie hoofdstuk financiën conform Huishoudelijk Reglement art 13
4
Technisch kader De vereniging streeft ernaar om via actief opleidingsbeleid heel het technisch kader uit de eigen geledingen te rekruteren. De leden en de ouders worden gestimuleerd om cursussen te volgen. Daarbij wordt niet alleen gedacht aan trainerscursussen maar ook opleidingen en lezingen voor scheidsrechters en coaches. We streven ernaar dat van de ouderparen 20% een cursus heeft gevolgd. Ook de jeugdleden worden actief benaderd om cursussen te volgen. Het beleid is er op gericht dat van de groep leden die in een bepaald jaar 18 jaar worden, 10% de volledige cursus JHT heeft gevolgd (10 à 15 leden per jaar) en dat 20% van deze JHT-ers binnen 3 jaar de cursus trainer A is begonnen dan wel zal beginnen. De vereniging streeft er naar dat elk jaar één trainer het B-diploma haalt. De opleidingskosten worden volledig door de club vergoed. In de begroting wordt het daarvoor benodigde bedrag opgenomen. Reiskosten komen ook voor vergoeding in aanmerking. De trainers krijgen voor hun trainingsarbeid een vergoeding5, afhankelijk van hun trainersopleiding. Hockey is een sport die voortdurend in ontwikkeling is. Van trainers en coaches mag dan ook verwacht worden dat zij zich regelmatig (laten) bijscholen. Ook de kosten voor deze bijscholing worden door de vereniging vergoed. Een belonings- en/of sanctiesysteem zal deze permanente educatie moeten stimuleren. Elk lid dat de leeftijd van 16 jaar bereikt is in het bezit van een scheidsrechterskaart(C) of heeft een spelregelcursus met goed gevolg afgelegd. Actieve scheidsrechters zullen door de vereniging worden begeleid. Deze begeleiding bestaat tenminste uit het aanwijzen van een scheidsrechterscommissaris die, zeker beginnende, scheidsrechters bij zal staan tijdens het fluiten van wedstrijden en waar zij terecht kunnen voor vragen over het leiden van een wedstrijd. Het streven van de vereniging is om elk jaar 1 actieve bondsscheidsrechter(B) op te leiden. Bij de trainingsopbouw wordt het trainingsprogramma van de KNHB gevolgd. De trainers worden bij hun werkzaamheden begeleid. Deze begeleiding bestaat tenminste uit het aanwijzen van een trainerscoördinator bij wie zij terecht kunnen voor vragen over de training. Zij worden allen in het bezit gesteld van het trainingsboek van de KNHB. Er wordt van de trainers verlangt dat zij de vorderingen van hun team bijhouden en kort bijhouden welke oefenvormen zij hebben gedaan. Er wordt de trainers een format aangereikt zodat de administratieve afhandeling zo min mogelijk tijd vergt.
5
zie hoofdstuk “vrijwilligers”
5
Sponsors De vereniging kan niet zonder sponsors. Het is niet alleen belangrijk om sponsors voor de club te winnen maar het is zeker zo belangrijk dat de sponsors het gevoel hebben ook na het ondertekenen van het contract serieus te worden genomen. Met elke sponsor worden contracten afgesloten die zoveel mogelijk aansluiten bij de standaardcontracten6 zoals die door de bond zijn ontwikkeld. Er wordt zoveel als mogelijk is met standaard sponsorpakketten gewerkt. Bij elke sponsorovereenkomst voor een team zal altijd bedongen worden dat de vereniging daar zelf financieel voordeel bij heeft. De KNHB7 geeft regelmatig adviezen hoe de sponsors aan de vereniging gebonden kunnen worden. De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het werven en het (onder)houden van de sponsorcontacten.
6 7
zie bijlage III “sponsorcontracten” zie bijlage V sponsorbeleid
6
Accommodatie De MHC Almelo hockeyt op kunstgrasvelden. Bij 1000 leden betekent dat dat de vereniging de beschikking heeft over 3 volledige kunstgrasvelden. Deze velden worden in principe bij de huidige stand van de techniek elke 12 jaar vervangen. Het clubhuis is eveneens uitgerust om het gemiddeld aantal aanwezige leden te kunnen herbergen. Bij nieuwe investeringen wordt uitgegaan van duurzame vervanging/ uitbreiding. Daarbij wordt extra geïnvesteerd in het zuinig omgaan met energie. Kleedkamers en clubhuis voldoen aan de normale eisen die daaraan mogen worden gesteld. Er wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften8 ten aanzien van (sociale) hygiëne en veiligheid. Gebreken en schade worden zo spoedig mogelijk hersteld om vervolgschade en verloedering te voorkomen. Als er schade wordt aangericht aan de accommodatie worden de kosten van herstel in principe verhaald op de veroorzaker9, tenzij sprake is van slijtage of overmacht. Als er moedwillig schade wordt toegebracht aan de accommodatie volgt tevens altijd een disciplinaire maatregel. In principe wordt het onderhoud daar waar mogelijk door vrijwilligers gedaan, tenzij dit om technische of wettelijke redenen niet kan. Ten behoeve van het onderhoud is er een onderhoudsplan opgesteld dat aangeeft welk onderhoud en vervangingen op de korte, middellange en lange termijn noodzakelijk zijn met de daarbij behorende budgetten.
8 9
zie bijlage IV zie Huishoudelijk Reglement art 9.1
7
Ouders Tweederde deel van de leden zijn jeugdleden. De rol van de ouders van de jeugdleden is onmisbaar en wordt als zodanig ook uitgedragen. De ouders worden nadrukkelijk betrokken bij de organisatie van de wedstrijden, bardiensten en de festiviteiten en evenementen. Ook de ouders worden gemotiveerd om cursussen te volgen, zoals voor scheidsrechter, coach, trainer enz.. Communicatie gebeurt direct met de ouders en niet via de spelers. Als er moeilijkheden worden voorzien ten aanzien van een jeugdlid wordt daarover met de ouders gecommuniceerd. Om de rol en de invloed van de ouders tot uiting te laten komen wordt de ledenvergadering voorgesteld om per juniorlid dat geen 18 jaar is het ouderpaar een halve stem extra te geven met een maximum van één extra stem in de ALV. Juniorleden die ten tijde van de ALV 18 jaar zijn, hebben zelf stemrecht op de ALV. (Als dit voorstel niet wordt aangenomen zijn de ouders in ieder geval gerechtigd om de vergadering bij te wonen. Zij hebben ook spreekrecht.)
8
Bestuur Het bestuur straalt enthousiasme, commitment en vertrouwen uit en is integer. Elk bestuurslid is een meewerkend bestuurslid. Het bestuur acht zich verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging. Daarbij wordt aan de commissies en werkgroepen een grote mate van zelfstandigheid gegeven (zie commissies/werkgroepen). Het bestuur heeft een representatieve functie naar leden, ouders, sponsors gemeente, sportorganisaties en de KNHB. Het bestuur is vertegenwoordigd op de (districts)vergaderingen van de KNHB. Het bestuur neemt het initiatief om eens in de vijf jaar het beleidsplan te evalueren zonodig aan te passen. Bestuursleden ontvangen voor hun werkzaamheden een bestuursvergoeding van € 50,- per jaar voor niet te definiëren kosten. De door bestuursleden gemaakte onkosten ten behoeve van de uitoefening van hun bestuursfunctie worden door de vereniging vergoed. De vereniging heeft een bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
9
Sportiviteit De MHC staat bekend als een vereniging waar sportiviteit hoog in het vaandel staat. Trainers en coaches zien er op toe dat de spelers zich in en buiten het veld sportief gedragen. Escalatie wordt zoveel mogelijk voorkomen, desnoods door een speler die dreigt te “ontsporen” al of niet tijdelijk te wisselen. Gele en rode kaarten worden door de scheidsrechters altijd op het wedstrijdformulier van de KNHB vermeld. De wedstrijdsecretaris brengt de tuchtcommissie van de vereniging op de hoogte van deze gegeven kaarten. Gele en rode kaarten worden zodoende altijd gemeld aan de tuchtcommissie van de vereniging. De tuchtcommissie treedt streng doch rechtvaardig op tegen onsportief gedrag. Boetes die door de KNHB worden opgelegd aan spelers/coaches door onsportief gedrag komen op rekening van het desbetreffende lid. De vereniging spreekt ook het publiek aan op onsportief gedrag en uitingen die onsportief gedrag oproepen. De jeugd wordt vanaf het begin “opgevoed” met de normale hoffelijkheidregels (huisregels) zoals het begroeten en feliciteren/bedanken van tegenstanders en scheidsrechters. Gasten voelen zich bij de MHC Almelo thuis. Dat is niet alleen het gevolge van de goede staat van onderhoud en de vriendelijke uitstraling van het complex maar ook door de gastvrije houding die de leden innemen ten opzichte van hun gasten.
10
Financiën De financiën moeten zo ingericht zijn dat op elk moment duidelijk is hoe de vereniging er financieel voorstaat. Dat geldt ook voor die commissies die beschikken over een eigen bankrekeningnummer. In principe hebben alleen de jeugdcommissie (of jeugdbestuur) en de barcommissie een eigen rekening. Door middel van electronic banking en een geautomatiseerd boekhoudpakket moet een en ander mogelijk worden. De penningmeester heeft op elk moment via electronic banking inzicht in alle rekeningen die door of namens de vereniging worden aangehouden. Naar de leden toe is volstrekte openheid over begroting en uitgaven. Behalve een jaarlijkse begroting wordt ook een meerjarenbegroting met een looptijd van 5 jaar voorgelegd. Daarmee wordt voorkomen dat in enig jaar grote niet voorziene uitgaven moeten worden gedaan. Daarvoor is het nodig dat er door de accommodatiecommissie een onderhouds- en investeringsplan wordt gemaakt dat tenminste vijf jaren beslaat voor de roerende zaken en twintig jaar voor de onroerende zaken. Aan de leden wordt niet meer contributie in rekening gebracht dan op grond van de vastgestelde jaarplannen en de daarop gebaseerde begroting strikt noodzakelijk is. Om met gereserveerd kapitaal verantwoord en zonder risico het hoogst mogelijk rendement te kunnen behalen wordt een treasury statuut opgesteld. De vereniging handelt financieel integer. “zwart geld” en twijfelachtige belastingconstructies worden niet toegepast. Ook de financiële huishouding van de clubhuis is transparant en integer ingericht. De stichting het Hinseveld, dat de velden en het clubhuis aan de vereniging verhuurt, heeft een eigen beleidsplan. Verzekeringen. Om financiële risico’s te vermijden heeft de vereniging de volgende verzekeringen afgesloten: Bestuursaansprakelijkheid Ongevallenverzekering voor leden en vrijwilligers Een W.A. verzekering voor leden en vrijwilligers Een inboedelverzekering (brand en diefstal) Voorts ziet het bestuur er op toe dat er verzekeringen zijn afgesloten voor schade aan het kunstgras lichtmasten en opstallen.
11
Elftalindelingen en invallen Leden worden zoveel als mogelijk is ingedeeld in de leeftijdscategorie waar zij toe behoren. Er worden alleen uitzonderingen gemaakt als: 1. Het door het strikt toepassen van deze regel meerdere spelers niet kunnen worden ingedeeld in de leeftijdscategorie waartoe zij behoren; 2. Het in het belang van een speler (hockeytechnisch of sociaal) is dat hij of zij in een andere leeftijdscategorie wordt ingedeeld. De uitzondering wordt ALTIJD met de ouders gecommuniceerd. In principe worden invallers voor een team gezocht in lager spelende elftallen. Een en ander vindt slechts plaats na overleg met de trainer en de coach van de invaller.
12
