BELEIDS – EN ACTIEPLAN 2016 STICHTING VOEDSELBANKEN NIEUWEGEIN EN STICHTING VOEDSELBANK IJSSELSTEIN. Het bestuur geeft in onderstaande tabel aan wat de voornemens zijn voor 2016. In aanmerking genomen dat de beleidszaken puntsgewijs zullen worden genoemd en bij in- en uitvoering zal er een uitgebreider document worden vastgesteld. Het bestuur wil in samenwerking met de coördinatoren en met ondersteuning van de vrijwilligers zorgen voor een stevig fundament en voortbouwen op de zaken die in 2014 zijn gerealiseerd en in gang gezet. Het bestuur van de beide stichtingen bestaat uit de volgende leden: Cor van Dalen: voorzitter Otto Staal: penningmeester Dixie Scholt-Hylkema: voedsel- en fondswerving en pr Taakverdeling bestuursleden: De deelterreinen die onder de verantwoordelijkheid vallen van een bestuurslid zijn als volgt: Interne organisatie (nieuwe) medewerkers, MAS-studenten) Otto Financiën: Otto Voedsel- en Fondswerving: ( daarvoor ook de PR & marketing) Dixie PR: ( pers, krant etc., de teksten en artikelen) Dixie Update website: (bestuur bekijkt periodiek de teksten) De verzending van wijzigingen voor de website naar de webmaster zal de verantwoording zijn van Cor Externe organisaties: VBNederland, Sensz (voedselveiligheid, regiobestuur, bedrijven die diensten leveren, Caritas beide gemeenten, Platform diaconaal overleg, gemeenten, WIL, Pulse, Vitras, vluchtelingenwerk Nieuwegein/IJsselstein, Woningbouw Jutphaas etc. Cor Intern binnen de organisatie: de coördinatoren, screeners Cor Voorzitter: Cor Secretariaatswerkzaamheden: In oktober 2015 heeft het bestuur ondersteuning gekregen van een waarnemend secretaris in de persoon van mevr. Else Schuijl. De bestuursleden vervangen elkaar bij afwezigheid.
Algemene organisatie
Doel
Uitwerking
Kamer van Koophandel
Nieuwe bestuursleden inschrijven Oude bestuursleden uitschrijven
Certificering Lidmaatschap ABN-AMRO Nieuwegein Jaarverslag openbaar op website
KvK Nieuwegein: 56486332 + uittreksel RSIN: 852148938 Btw-nummer: NL852148938B01 KvK IJsselstein: 57053865 RSIN: 852419636 Via internet Gepasseerd bij notaris Dijkstra; kopie in bezit van de penningmeester. ANBI status toegekend per 01-01-2014 Toegekend Voedselbank Nederland Rekening : NL40 ABNA 0434 2542 90 Volledig Internet bankieren Zal worden vastgesteld in januari 2016
Nieuwe bestuursleden zoeken
Er wordt gezocht naar een bestuurslid vrijwilligers
Kascontrolecommissie 2016
De penningmeester nodigt de kascontrolecommissie uit om de boeken te controleren Overzichten van coördinatoren ontvangen Dit zal gebeuren in november / december 2016 Eind boekjaar 2016
Januari Otto Otto Otto Otto
Regelmatig contact
Dixie
logo’s Algemeen
Cor Dixie Dixie
Contact onderhouden Overleg: visie, doelstellingen, financieel verslag Contact onderhouden
Cor en Otto Otto / Cor Cor
Contact onderhouden Overleg met wethouder Nieuwegein
Cor Cor / Otto
Kamer van Koophandel beheren Statuten ANBI Voedselbank Nederland Bank Jaarverslag 2015
Actie door Otto
Otto Otto bestuur Cor Otto Januari Cor/ Else 2016 bestuur
Financiën
Kasoverzichten door het jaar heen Begroting 2017 opstellen Balans maken Sponsoren Bedrijven supermarkten
Fondsen benaderen Spreadsheets maken Externe organisaties
Bezoek bedrijven en het contact onderhouden. Sponsorwand bijhouden Voor een geoormerkt doel Voor presentaties Pulse en Ewoud Caritas en Diaconieën bezoeken Vluchtelingenwerk Nieuwegein en IJsselstein Alle externe organisaties Gemeente Nieuwegein
Gemeente IJsselstein Movactor Werk Inkomen Lekstroom
Overleg wethouder IJsselstein Contact onderhouden Elke 1e vrijdag van de maand op de Montageweg. De WIL ook op uitgiftepunt IJsselstein vanaf 2016 (na overleg ) Contact onderhouden Contact onderhouden
Cor / Otto Cor Cor
Bestuur Cor Bestuur Otto en Cor
Persberichten maken Interviews geven VO-Scholen acties
Bestuur bespreekt regelmatig de teksten. Verzending van de herschreven stukken Webmaster Martijn Contract voor 1 jaar. Overleg over voortzetting met penningmeester en sponsor Regelmatig in het (lokale) nieuws verschijnen Regelen indien aan de orde door Zijn nog niet bekend. Lopen via Movactor of direct mailcontact.
Dixie Dixie Dixie
Project koelstraat Distributie vanuit DC Rotterdam
Is actie op gezet en begin 2016 zal dit gerealiseerd worden. Vanuit DC Rotterdam is transport wekelijks naar de Montageweg
Otto Cor
Vast uitgifte-, operationeel punt in Nieuwegein
Woningbouwvereniging Jutphaas Wonen / Willeke de Ridder Contract expireert op 31-12-2019. Contract bij OS. Wij hebben een bruikleenovereenkomst Contract met firma Beelen uit Houten In 2016 zullen we het verkregen certificaat GROEN moeten continueren en waarborgen
Cor/Otto
Vitras Nieuwegein / IJsselstein
Cor
Website / PR / Marketing Website Website onderhouden Domeinnaam
MOVACTOR Transport
Huisvesting Locatie Nieuwegein
Vuilcontainers Voedselveiligheid
Otto Cor 2016
Stichting IJsselstein Uitgiftepunt Ewoud
Continueren van dit uitgiftepunt
Cor/Otto
Contracten
Verzekeringspakket bij ABN-Amro/Voedselbanken Nederland
Otto
Definitief vaststellen klachtenregeling Benoemen vertrouwenspersoon Benoemen klachtencommissie
1e kwartaal 2016
Bestuur
1e kwartaal 2016 1e kwartaal 2016
Bestuur Bestuur
Verzekeringen Vrijwilligers en coördinatoren
Evaluatie/herziening inhoud voedselpakketten Screening
Commissie komt met voorstel Werkwijze versnellen voor cliënten
Voor 1 februari 2016 18 januari 2016
Hieronder het voorlopige overzicht geplande activiteiten 2016. Dit overzicht is een planning waar beweging in zit en we passen ons als organisatie aan bij die mogelijkheden die de leveranciers en organisaties ons bieden en aangeven.
Geplande acties/evenementen 2016 Wekelijks/ periodiek Uitgifte voedselpakketten Nieuwegein Uitgifte voedselpakketten IJsselstein
Iedere vrijdag van 10.30 - 12.00 uur Iedere vrijdag van 10.45 – 11.45 uur
Vrijwilligers
Voedselaanvoer door distributiecentrum Rotterdam en lokale leveranciers
Donderdagochtend
Chauffeurs
Screening cliënten
Doorlopend
Screeners
Supermarktacties
Op vrijdagen van 10.00 - 17.30 uur
Vrijwilligers + chauffeur
Vrijwilligersbijeenkomsten
2 keer per jaar
Vrijwilligers
Voedselveiligheid implementeren De koelstraat aanschaffen i.v.m. voedselveiligheid
Doorlopend 2016
Vrijwilligers Bestuur
Updaten financieel protocol
1e kwartaal 2016
Penningmeester
Vrijwilligers, chauffeurs
Komen tot eensluidende (nieuwe) statuten voor de 2016 personele unie
Bestuur
Updaten Huishoudelijk Reglement (voor de toekomst)
2016
Bestuur
VOG’s voor bestuursleden en coördinatoren
1e helft 2016
Else en Otto
Drukken van nieuwe SUMA-folder (met extra info)
2016
Dixie
Gerichter zoeken naar vrijwilligers
2016
Bestuur
Vorkheftruck
2016
Bestuur
Reinigings- en mop apparaat
2016
Bestuur
Huisvesting IJsselstein. Het nauwlettend volgen van wat de consequenties zijn van de inwoning.
1e helft 2016
Cor en Otto
Ontwikkeling rond de toename van het aantal cliënten
2016
Bestuur
Alle eigendommen van de voedselbank voorzien van een (eigendom)sticker. Gele kratten, vouwkratten, dolly’s
2016
Bestuur
Opruimen en herinrichten van het kantoor boven
2016
Bestuur
Kraan keukenblok vervangen (veiligheid)
2016
Bestuur
Kunststofpallets aanschaffen ter vervanging van de houten pallets ( veiligheid)
2016
Bestuur
Uitstortgootsteen / aansluiting voor hogedrukspuit aan de straatzijde voor in de loods
2016
Bestuur
Onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor een internet aansluiting. (wensen, haalbaarheid, kosten)
2016
Bestuur
Zwarte container wekelijks laten legen. Contact openbreken. (Hygiëne)
2016
Bestuur
Nieuwe banner bij / boven de voordeur
2016
Bestuur
Koffietafel / stoelen en koffievoorziening verbeteren.
2016
Bestuur
Relatiebeheer met de ”5 zuilen” van de voedselvoorziening
2016
Bestuur
Open dag / avond
December 2016
Bestuur
Koffie / informatie ochtenden voor zowel eigen vrijwilligers als externe groepen.
2016
Bestuur / coördinatoren
Koningsmarkt
April 2016
Bestuur
VERSIE januari 2016
