Welkom! Wanneer u deze werkwijzer heeft ontvangen, betekent dit dat u zich door toezending van de ondertekende inschrijfovereenkomst bij Payroll Select Freelance Services B.V. (in deze werkwijzer nader te noemen; Payroll Select) heeft ingeschreven. In deze werkwijzer treft u informatie aan over de manier waarop een aantal zaken bij ons geregeld is. Deze werkwijzer vormt samen met uw freelanceovereenkomst de basis van onze samenwerking. Naast deze werkwijzer ontvangt u van ons per opdracht een opdrachtbevestiging. Deze bevestiging sturen wij u toe nadat wij van u en de opdrachtgever de volledig ondertekende opdrachtbeschrijving hebben ontvangen. De opdrachtgever is de organisatie waar u de feitelijke werkzaamheden gaat verrichten. Voor vragen ten aanzien van uw freelance-overeenkomst, het overeengekomen tarief, de opdrachtbeschrijving enz. kunt u tussen 8.30 en 17.30 uur rechtstreeks contact opnemen met de Servicedesk van Payroll Select: Telefoonnummer: E-mail:
+31(0)575-54 85 50
[email protected]
Belangrijk voor u is dat wij vertrouwelijke informatie alleen telefonisch verstrekken onder vermelding van de volgende gegevens:
Naam Geboortedatum Burger Service Nummer (BSN)
Meer contactgegevens vindt u op de laatste pagina van deze werkwijzer. De volgende onderwerpen komen in de werkwijzer in ieder geval aan de orde; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Inschrijving bij Payroll Select Opdrachtgever Opdrachtbeschrijving Commissie Payroll Select Declaratieformulier Calculatie van het honorarium Bruto onkostenvergoeding Uitbetaling van de netto vergoeding Specificatie betaling en jaaropgaaf BTW Doorbetaling bij ziekte Voordelig verzekeren via Payroll Select Overige diensten van Payroll Select
Wij wensen u veel succes met de uitvoering van uw werkzaamheden.
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
1. Inschrijving bij Payroll Select Voordat u werkzaamheden gaat verrichten dienen een aantal administratieve zaken geregeld te zijn. Het belangrijkste is dat u zich dient in te schrijven bij Payroll Select door middel van toezending van de volledig ondertekende inschrijfovereenkomst. zodat u bekend bent binnen ons systeem, wij uw persoonlijk dossier kunnen aanmaken èn wij u kunnen aanmelden bij de fiscus. Om uw inschrijving te kunnen verzorgen dient u de volgende gegevens in te vullen en/of aan ons door te geven: A. B. C.
Inschrijfovereenkomst Freelance Services Toepassing loonheffingskorting Kopie geldig legitimatiebewijs
A. Inschrijfovereenkomst: In de inschrijfovereenkomst staan de basisvoorwaarden van de samenwerking tussen u en Payroll Select vermeld. De inschrijfovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van 12 maanden. Op basis van deze inschrijfovereenkomst kunt u alle opdrachten die u gedurende de looptijd vervult via Payroll Select laten verwerken. De aanspraak op een arbeidsovereenkomst tussen u en Payroll Select wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Gedurende de looptijd van de inschrijfovereenkomst treedt Payroll Select op als werkgever in de zin van de sociale verzekeringswetgeving en stelt u in dit kader ter beschikking aan uw opdrachtgevers. U dient de inschrijfovereenkomst volledig in te vullen, voor akkoord te ondertekenen en naar Payroll Select te versturen. B. Toepassing loonheffingskorting Met ingang van 1 januari 2007 is het niet meer noodzakelijk een speciale loonbelastingverklaring in te vullen voor het al of niet toepassen van loonheffingskorting. U kunt uw verzoek invullen op de inschrijfovereenkomst. Wilt u uw keuze met betrekking tot het al of niet toepassen van loonheffingskorting tussentijds wijzigen dan dient u dit schriftelijk (post, fax of e-mail) door te geven o.v.v. uw naam, adres, burgerservice nummer en geboortedatum. C. Kopie geldig legitimatiebewijs; Om de inschrijving compleet te maken dient een kopie van uw (geldig) legitimatiebewijs bij de inschrijfovereenkomst toegevoegd te worden. Van identiteitsbewijzen dienen wij een kopie te ontvangen van zowel de voor- als de achterzijde. Legitimatiebewijzen zijn:
Paspoort Toeristenkaart Identiteitskaart Verblijfsdocument van de vreemdelingendienst Vluchtelingen paspoort Paspoort met aantekening (vergunning tot verblijf)
Let op: een rijbewijs is geen geldig legitimatiebewijs! Payroll Select dient altijd in het bezit te zijn van een kopie van uw geldig legitimatiebewijs. Wij willen u er op attenderen dat het uw verplichting is om, in het geval van wijzigingen of het verlopen van uw legitimatiebewijs, tijdig een nieuwe kopie van uw legitimatiebewijs aan ons te verstrekken.
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
Zonder een kopie van een geldig legitimatiebewijs in uw dossier kunnen wij uw declaratie niet verwerken en dus niet overgaan tot uitbetaling van uw vergoeding! Als gevolg van de Wet op de identificatieplicht moet iedere opdrachtnemer in Nederland zich op de werkplek kunnen identificeren. Hiervoor is een rijbewijs wel rechtsgeldig. Acceptatie van de inschrijving door Payroll Select Na ontvangst van alle bovengenoemde documenten zullen deze door Payroll Select op juistheid worden gecontroleerd. Indien dit alles akkoord is zal Payroll Select de inschrijfovereenkomst ondertekenen waarna deze overeenkomst van kracht is. Samen met een bevestigingsbrief ontvangt u een door ons ondertekende kopie retour. Hierna is de inschrijving een feit en kunt u uw opdrachten via Payroll Select laten verwerken.
2. Opdrachtgever U vindt zelf uw opdrachtgever(s) en onderhandelt met deze opdrachtgevers over het honorarium en de uit te voeren werkzaamheden. Om uw opdrachtgever bij Payroll Select aan te melden dient deze voor het aangaan van de eerste opdracht het formulier “inschrijfformulier opdrachtgever Freelance Services” geheel in te vullen en te ondertekenen. Na ontvangst van dit formulier door Payroll Select worden de gegevens gecontroleerd en bij akkoord ontvangt uw opdrachtgever een schriftelijke bevestiging van de inschrijving. Tevens ontvangt de opdrachtgever een kopie van de geldende algemene leveringsvoorwaarden. N.B. Zorgt u ervoor dat het formulier geheel wordt ingevuld én wordt ondertekend door uw opdrachtgever. Anders kunnen wij de inschrijving niet verwerken! De opdrachtgever dient akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van Payroll Select Freelance Services B.V. en met de door Payroll Select gestelde betaaltermijn. Indien de opdrachtgever aangeeft hier niet mee akkoord te gaan behoudt Payroll Select zich het recht voor deze opdrachtgever te weigeren. Payroll Select controleert iedere debiteur op kredietwaardigheid. Indien het resultaat van deze controle negatief is, behoudt Payroll Select zich het recht voor om de opdrachtgever te weigeren en/of aanvullende betalingseisen te stellen aan de samenwerking.
3. Opdrachtbeschrijving Nieuwe opdracht: Voor iedere nieuwe opdracht legt u samen met uw opdrachtgever alle benodigde informatie vast die u beide bent overeengekomen in het formulier “Opdrachtbeschrijving Freelance Services”. Zowel u als uw opdrachtgever dienen deze volledig ingevulde opdrachtbeschrijving te ondertekenen. Nadat deze opdrachtbeschrijving door Payroll Select aan beide partijen schriftelijk is bevestigd ontstaat een “Freelance-overeenkomst”. De looptijd van deze overeenkomst is maximaal de duur van de opdracht. Wijziging van een opdracht: Indien een opdracht tussentijds gewijzigd wordt dienen de wijzigingen op een nieuwe opdrachtbeschrijving te worden ingevuld en door beide partijen te worden ondertekend. Na ontvangst van deze wijziging door Payroll Select wordt de wijziging in de opdracht verwerkt en ontvangen beide partijen hiervan wederom een schriftelijke bevestiging.
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
4. Commissie Payroll Select De kosten van de door Payroll Select verrichte diensten bedragen standaard 5% van het opdrachtgevertarief over alle gewerkte uren of het totaal tarief van de opdracht. Bij het verwerken van de opdracht zullen deze kosten automatisch met het tarief verrekend worden. Per opdracht kunt u in overleg met de opdrachtgever bepalen of het overeengekomen tarief inclusief of exclusief deze commissie is. Dit maakt u aan ons kenbaar op het formulier “Opdrachtbeschrijving”. Vergoeding is inclusief commissie Payroll Select: De commissie wordt bij u in mindering gebracht Vergoeding is exclusief commissie Payroll Select: De commissie wordt doorberekend aan de opdrachtgever In de meest voorkomende gevallen wordt door freelancers een tarief afgesproken inclusief de commissie voor Payroll Select. Indien Payroll Select rechtstreeks in opdracht van de opdrachtgever werkt die u inhuurt, komt Payroll Select met de opdrachtgever een tarief overeen en hoeft u dit niet meer separaat af te spreken.
5. Urendeclaratie Er zijn verschillende mogelijkheden om uw declaratie aan ons door te geven. U kunt dit zelf in overleg met uw opdrachtgever bepalen. Digitale urendeclaratie Wij kunnen u de mogelijkheid bieden om online declaraties door te geven. Indien deze voor het digitale systeem heeft gekozen ontvangt u van ons, na ontvangst van de opdrachtgegevens, een inlogcode en wachtwoord per e-mail. Vervolgens kunt u inloggen via onze website www.payrollselect.nl (Payroll Select online). Een uitgebreide handleiding over de werking van Payroll Select – urenregistratie kunt u direct na inloggen downloaden via de ‘help’ functie. Papieren urendeclaratie Deze ontvangt u van ons of uw opdrachtgever. Wekelijks dient u de gewerkte uren en overige declaraties aan ons door te geven. Dit kan het makkelijkst ingescand per E-mail, per fax of post. Let erop dat de opdrachtgever de declaratie voor akkoord ondertekent! Niet getekende declaraties worden door ons niet verwerkt! Indien uw urendeclaratieformulieren op zijn kunt u of uw opdrachtgever deze bij ons aanvragen.
De urendeclaratie dient als bewijs voor de gewerkte uren. Uitbetaling van het honorarium zal enkel op basis van een volledig ingevulde en ondertekende declaratie plaatsvinden. Het kan voorkomen dat de opdrachtgever een eigen urenregistratiesysteem heeft. In dit geval kan na overleg van onze procedure afgeweken worden. Per opdracht gebruikt u één formulier. Indien u in een bepaalde week voor twee verschillende opdrachtgevers werkt levert u dus twee aparte urendeclaraties in. U hoeft geen declaratieformulier in te vullen indien u een vergoeding voor een bepaalde opdracht bent overeengekomen onafhankelijk van het aantal dagen/uren dat u hieraan werkt. In dat geval zal Payroll Select de vergoeding als totaalbedrag op één dag verwerken. Dit kunt u aangeven op het formulier Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
“opdrachtbeschrijving”. Let op: indien u een vaste vergoeding overeenkomt ongeacht het aantal dagen/uren dat u werkt is het ons fiscaal niet toegestaan om de vergoeding zonder ontvangst van een declaratieformulier te spreiden over meerdere dagen/uren.
6. Calculatie van het honorarium U bent met uw opdrachtgever een tarief overeengekomen. Op basis hiervan zorgt Payroll Select voor loonverwerking en de netto uitbetaling van uw honorarium. Te volgen stappen door Payroll Select: 1. Commissie Payroll Select Indien u bent overeengekomen met de opdrachtgever dat het tarief inclusief commissie voor Payroll Select is zal dit percentage in mindering worden gebracht op het opdrachtgevers tarief. 2. Netto onkosten Fiscaal is het toegestaan een aantal soorten vergoedingen netto uit te keren. Dit zijn bijvoorbeeld zakelijke onkosten die tegen inlevering van een declaratie worden vergoed of de vergoeding van de reisafstand woon/werk tegen maximaal € 0.19 per km. Bij de loonverwerking worden de netto vergoedingen in mindering gebracht van het opdrachtgevertarief. 3. Bruto vergoeding Met als grondslag het tarief eventueel exclusief commissie Payroll Select en exclusief de netto vergoedingen wordt de bruto vergoeding berekend. Om tot de bruto vergoeding te komen worden alle werkgeverslasten uitgerekend en in mindering gebracht. Deze werkgeverslasten bestaan uit de sociale premies vastgesteld door UWV en SVW die Payroll Select aan de belastingdienst moet afdragen:
Sectorpremie Werkloosheidswet premie Landelijke basispremie WAO/WIA Gedifferentieerde premie voor WAO/WIA Zorgverzekeringswet premie
4. Netto vergoeding Na het vaststellen van de bruto vergoeding wordt de loonbelasting uitgerekend. Afhankelijk van de hoogte van de vergoeding en/of de duur van de opdracht dienen wij hiervoor een door de fiscus vastgestelde tabel te gebruiken. De loonbelasting wordt ingehouden op de bruto vergoeding, hierdoor ontstaat de netto vergoeding die op uw bankrekening wordt bijgeschreven (uw honorarium). De methodiek om de netto vergoedingen in mindering te brengen op het tarief heeft als voordeel dat de percentages die voor de werkgeverslasten en loonheffingen worden gehanteerd over een lager bedrag worden berekend waardoor de netto vergoeding hoger is.
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
De loonverwerking schematisch weergegeven: Overeengekomen opdrachtgeverstarief -/- commissie Payroll Select -/- eventuele netto vergoedingen -/- werkgeverslasten --------------------------------------------------= Bruto vergoeding -/- loonbelasting --------------------------------------------------= Netto vergoeding (honorarium) De netto vergoeding wordt uitbetaald.
7. Bruto onkostenvergoeding Indien u overige vergoedingen met uw opdrachtgever bent overeengekomen die conform de fiscale regelgeving niet netto mogen worden uitgekeerd zullen wij deze gelijk belasten als het opdrachtgeverstarief echter zonder berekening van de commissie voor Payroll Select.
8. Uitbetaling van de netto vergoeding Wanneer Payroll Select uw opdracht en/of declaratie uiterlijk op dinsdag voor 17.00 uur heeft ontvangen, wordt deze nog dezelfde week verwerkt. Uw netto vergoeding wordt hierna op donderdag of vrijdag van die week aan u overgemaakt. Betalingen naar een bankrekening ontvangt u hoogstwaarschijnlijk al op vrijdag, betalingen naar een giro rekening ontvangt u over het algemeen pas na het weekend. Hoe snel uw netto vergoeding op uw rekening is bijgeschreven hangt af van de verwerkingssnelheid van uw bank! Wij factureren wekelijks aan uw opdrachtgever. Let op; betaling kan pas plaatsvinden nadat Payroll Select alle benodigde formulieren compleet ingevuld en ondertekend ontvangen heeft en deze voor akkoord heeft bevestigd.
9. Specificatie betaling en jaaropgaaf Specificatie Na iedere verwerking wordt er een specificatie voor u klaar gezet op uw online persoonlijke pagina. Indien wij beschikken over uw e-mailadres sturen wij u de inlogcodes na inschrijving toe. Via onze website www.payrollselect.nl (zie: Uw persoonlijke pagina van Payroll Select Online) kunt u inloggen. Op onze website vindt u tevens een voorbeeld specificatie met uitleg over de componenten. Jaaropgaaf Omstreeks februari ontvangt u een opgave van wat u in het voorgaande jaar aan inkomsten heeft gehad. Deze opgave heeft u o.a. nodig voor de belastingaangifte, het aanvragen van huursubsidie, een woonvergunning, een studiebeurs of een uitkering. Bewaart u deze opgave zorgvuldig, aangezien deze maar een keer verstrekt wordt. De jaaropgave staat voor u klaar op uw persoonlijke pagina of wordt u automatisch per post toegestuurd naar het adres dat bij Payroll Select bekend is. Het is daarom van belang dat u Payroll Select informeert over een eventuele adreswijziging, ook als u niet meer door Payroll Select uw administratieve werkzaamheden laat verrichten.
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
10. BTW Payroll Select is verplicht om over de dienstverlening 19% BTW te berekenen over het tarief. Het tarief dat u overeenkomt is exclusief BTW en wordt met 19% verhoogd. In de meeste gevallen is deze BTW voor de opdrachtgever weer verrekenbaar.
11. Doorbetaling bij ziekte Indien u ziek bent vindt er geen doorbetaling plaats van de netto vergoeding. U werkt tenslotte als zelfstandige. U bent via Payroll Select Freelance Services niet verzekerd voor loondoorbetaling. Er is immers geen arbeidsrelatie. Uiteraard bent u wel verzekerd voor de sociale verzekeringen WW/WIA.
12. Voordelig verzekeren via Payroll Select Iedereen die voor of via Payroll Select werkzaam is kan profiteren van de exclusieve en collectieve afspraken die Payroll Select heeft gemaakt met verzekeraars Salland en Centraal Beheer. Dankzij deze afspraken kunt u zich voordelig verzekeren voor bijvoorbeeld zorg en korting krijgen op verschillende andere verzekeringen en financiële diensten. Zorgverzekering van SALLAND Een aantrekkelijke zorgverzekering van Salland sluit u eenvoudig af. Het enige wat u hoeft te doen is telefonisch contact opnemen met de Klantenservice van Salland Verzekeringen op 0570 - 687 484. Let op: indien u GEEN Nederlandse nationaliteit heeft en werkzaam bent via een bemiddelingsorganisatie, kunt u GEEN gebruik maken van bovenstaande korting. Vraag uw bemiddelaar naar zijn afspraken met de zorgverzekeraar. Diverse kortingen op verzekeringen en financiële diensten via CENTRAAL BEHEER Dankzij de afspraken die Payroll Select met Centraal Beheer heeft gemaakt kunt u profiteren van aantrekkelijke kortingen op diverse verzekeringen en financiële diensten. Zo kunt u bijvoorbeeld maar liefst 25% korting krijgen op uw autoverzekering en krijgt u 0,2% lagere rente op verschillende hypotheekvormen. Het enige dat u van ons nodig heeft is het collectiviteitnummer van Centraal Beheer. Dit is: 86287. Vervolgens logt u in op de website van Centraal Beheer via deze link: http://www.centraalbeheer.nl/86287
13. Overige diensten van Payroll Select Payroll Select Services B.V. Indien u besluit als reguliere werknemer op basis van een reguliere arbeidsovereenkomst werkzaamheden voor een opdrachtgever te verrichten kan Payroll Select Services B.V. u hiermee van dienst zijn. Kijk voor meer informatie op www.payrollselect.nl of vraag een brochure aan! Payroll Select Interim & ZZP Services B.V. Voor interimmers en zelfstandigen zonder personeel (ZZP) en hun opdrachtgevers regelen we alle administratieve, contractuele en financiële afhandeling van opdrachten. Kijk voor meer informatie op www.payrollselect.nl of vraag een brochure aan!
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
Mocht u nog vragen hebben kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met Servicedesk van Payroll Select: Telefoon Fax E-mail Internet
: : : :
+31(0)575-548550 +31(0)575-546484
[email protected] www.payrollselect.nl
Openingstijden kantoor: Op werkdagen van: 08.30 uur – 17.30 uur
Werkwijzer voor Freelancers (2011-2)
