Beknopte Handleiding
Wat is FileDoc? FileDoc is het totaalpakket voor elke onderneming die haar informatie op efficiënte wijze wil organiseren, beheren en veilig aanbieden. Met FileDoc kan u elk bestand (Word, Excel, nota’s, scans, e-mail,...) in een overzichtelijk geheel plaatsen en snel terugvinden. Veel bedrijven werken vandaag nog via hun Windows verkenner als enige manier om bestanden te ordenen in mappen. Doordat verschillende medewerkers dagelijks informatie opslaan, wijzigen of deleten, verliest een bedrijf snel overzicht en dus controle over de informatiestroom. FileDoc biedt u de oplossing voor dit probleem.
Het uitgangsprincipe van FileDoc: Modellen
Dossiers
Adressen
Website Het vertrekpunt bij FileDoc zijn elektronische dossiers. In die dossiers orden je alle informatie van het bedrijf. In 1 dossier kan je zowat alle soorten documenten onderbrengen. Naast de dossiersdatabank is er ook: - een modellendatabank - een adressendatabank Deze twee databanken bieden extra mogelijkheden om op een zo efficiënt mogelijke manier met dossiers te werken. Hierover volgt later meer. Ten slotte is het met FileDoc ook zeer gemakkelijk om de inhoud van uw website te beheren, dankzij de module internet en intranet publishing.
Waarom dossiers beheren met FileDoc? De belangrijkste mogelijkheden en voordelen van FileDoc op een rijtje:
1.
Mogelijkheid tot integratie van verschillende soorten documenten in 1 dossier – p. 3 Een dossier kan zowel Word- en Excel-documenten bevatten, als e-mails en ingescande bestanden. Alle informatie rond een thema, ongeacht de vorm kan u voortaan dus in 1 dossier plaatsen.
2.
Full Text Search – p. 5 U doorzoekt razendsnel al uw documenten, inclusief attachments op inhoud, datums, auteur...
3.
Eenvoudig en discreet beheer van toegangsrechten – p. 8 Zowel op dossier- als op documentniveau kan u instellen wie de gegevens mag lezen en/of wijzigen. Wanneer iemand geen toegang heeft zal die ook nergens het bestaan van het document kunnen achterhalen.
4.
Overzichtelijke workflow – p. 10 Wanneer één of meerdere mensen een document (elk type – zelfs e-mails) moeten herzien en/of goedkeuren kan u een workflow opzetten. Een koppeling leidt hen automatisch naar het document.
5.
Degelijk versiebeheer – p. 11 Documenten krijgen automatisch een versienummering en editeertoegangen worden geblokkeerd waar nodig. De noodzakelijke vermeldingen verschijnen op het scherm. Met deze module versiebeheer voldoet FileDoc aan de ISO 9000-normen.
6.
Publishing op internet – p. 12 U kan documenten die via het internet of intranet toegankelijk moeten zijn met FileDoc publiceren en achteraf gemakkelijk bewerken.
7.
Replicatiesysteem op Notebooks Dossiers, adressen en modellen haalt u gemakkelijk over op een notebook, dankzij het unieke replicatiesysteem van FileDoc. Omdat het synchroniseren van de data op veldniveau gebeurt, gaat het recpliceren zeer snel en bent u altijd zeker dat u met de meest recente gegevens werkt.
8.
Zeer makkelijke consolidatie van spreadsheets Al slepend consolideert u rekenbladen. Hiervoor maakt u op voorhand mappen aan waarin u bepaalt welke gegevens het rekenblad moet tonen.
CONCLUSIE: dankzij FileDoc bewaart u het overzicht en de controle over de dagelijkse informatiestroom binnen uw bedrijf!
Hoe informatie ordenen binnen de dossiers? FileDoc organiseert, beheert en biedt alle digitale informatie ‘secure’ aan in de vorm van dossiers. U kan elk dossier hiërarchisch opbouwen. Zo ziet u welk document een antwoord is op een vorige actie (zie figuur).
Knoppenbalk met FileDoc databases: - Dossiers - Adressen - Modellen - Boekhouding - Website - Gemeenschappelijke agenda
Handige zoekbalk: filtert documenten volgens specifieke inhoud, data, soort, e.a.
Interne en externe mail
Eigen agenda Persoonl. Adressenboek Takenlijst
Replicator (voor back-up)
Favorieten uit Explorer
Mogelijkheid om de dossiers op allerhande manieren te sorteren en/of te groeperen
Weergave van alle dossiers in notes-views: rapporten die altijd klaarstaan om in te werken. De dossiers open je met het pijltje ernaast om alle bijbehorende documenten te zien. Dubbelklik om documenten te openen.
Waarom e-mails in dossiers integreren? FileDoc maakt de integratie van e-mails binnen dossiers mogelijk. Op die manier biedt het dé oplossing voor een veel voorkomend probleem. Een schat aan informatie en intellectueel kapitaal van een bedrijf zit verstoken in e-mails en attachments van verschillende medewerkers. Vaak hebben zij geen toegang tot mekaars mails, ook al werken ze aan dezelfde projecten. Het overzicht van wie over welke informatie beschikt is dus snel verloren. De mogelijkheden die FileDoc biedt: ¾
E-mails die betrekking hebben op bepaalde dossiers vanuit verschillende Mailboxen importeren in één dossier. (Daarbij komt dat u zowel op dossier- als documentniveau kunt instellen wie deze mails kan zien.)
¾
Vanuit een dossier e-mails verzenden: in het dossier blijft een verzonden kopie (dubbel werk voorkomen en iedereen kan steeds controle uitvoeren of iets al gebeurd is)
¾
Geklasseerde mails kan u zeer snel terugvinden dankzij Full Text Search.
E-mail vanuit dossier verstuurd
E-mail uit inbox geïmporteerd in dossier
Hoe razendsnel informatie terugvinden? In FileDoc kunt u elk document ophalen volgens: •De beheerder van een dossier (Per dossierbeheerder) •De status van een dossier (Per status) •De betrokkenen van een dossier (Per contact) •Het onderwerp van een dossier (Per categorie) U kunt ook via de zoekbalk de volledige lijst dossiers en documenten laten doorzoeken met Full Text Search. De Full Text Search is een zeer krachtig en snel zoeksysteem, waarmee u alle documenten, inclusief attachments op inhoud kunt opzoeken. Wanneer u een document wil terugvinden, kunt u op meerdere woorden tegelijkertijd zoeken of wildcards (*,?) gebruiken. Deze criteria kunt u nog combineren met tijdstippen (datum van aanmaak of wijziging) en de auteur.
Het resultaat van de zoekactie is een lijst met documenten die uit de volledige lijst gefilterd zijn. Zij verschijnen in volgorde van relevantie, waarbij het meest relevante boven staat. Full Text Search markeert in het geopende document het opgegeven trefwoord.
Hoe dossiers aanpassen? U opent de fiche van een bepaald dossier door op de naam te klikken (zie vorige pagina). In de dossierfiche bepaalt u alle instellingen die op het volledige dossier betrekking hebben, door de informatie onder de volgende tabbladen in te vullen of aan te passen. (Dit kan op elk moment en is niet verplicht, behalve voor de velden met rood sterretje in het tabblad Algemeen.) •Algemeen
Naam, onderwerp, beheerder,... (zie figuur)
•Betrokkenen
Contactgegevens van iedereen die betrokken is met het dossier om snel een mail-merge uit te voeren
•Toegang
Toelating van wie het dossier mag inkijken en/of bewerken
•Documenten-instellingen
Instellingen voor de documenten die bij het dossier horen
•Historiek
Automatische bijwerking van de historiek van het dossier
In het onderste gedeelte van de dossierfiche ziet u alle documenten die in het dossier opgenomen zijn. Een document kunt u hier gemakkelijk openen door er op te dubbelklikken.
Basisversie en extra modules in de dossiersdatabank De basisversie van de documentfiche bevat de tabbladen instellingen en historiek. Net als voor dossiers houdt FileDoc automatisch bij wat er door wie aan een document wordt gewijzigd.
Bovenop de basisversie zijn er extra documentmodules mogelijk. (zie rood kader hierboven)
Module Toegang
Module Workflow
Module Versiebeheer
Module Publicatie
Toegangsrechten op documentniveau Wanneer in een bedrijf veel mensen in één dossiersysteem werken, zijn toegangsrechten zeer belangrijk. Filedoc biedt op dit vlak heel wat mogelijkheden. •
Elke gebruiker die op FileDoc inlogt, ziet enkel die gegevens staan die hij/zij mag inkijken. Wanneer iemand geen toegang heeft tot een document, zal die er het bestaan niet van achterhalen. Het document staat niet in zijn/haar dossierslijst vernoemd.
•
In de toegangsrechten kan u ook vastleggen of iemand enkel het document mag inkijken en of hij/zij het ook kan wijzigen.
•
Binnen één dossier kan u verschillende documenten blokkeren en anderen wel weergeven. U kan ook op dossierniveau of modelniveau de toegangsrechten bepalen. Wanneer u dan de toegangsrechten voor een document vastlegt kunt u ze overnemen uit het dossier of de modellen. (Uw documenten kan u baseren op modellen. Op modelniveau is het mogelijk om te zeggen wie de modellen mag gebruiken en wie ze ook mag aanpassen.)
Toegangsrechten stelt u in voor: •
Personen: enkel de ingestelde lijst personen kunnen lezen/wijzigen
•
Groepen: Groepen die in het publieke adressenboek gedefinieerd zijn, kan u aan de lijst toevoegen.
•
Functies: Deze optie biedt de meeste mogelijkheden. In de dossiers- en moddelendatabank kan u “functies” creëren en bepalen wie welke functie heeft. Wanneer iemand de afdeling verlaat moet u enkel de functie uitschakelen voor die persoon.
Wie paste wat, wanneer aan? Meerdere mensen raadplegen of wijzigen zelfs de documenten in een dossier. Daarom is het handig na te kunnen gaan wie, wat, wanneer aanpaste. FileDoc toont op het tabblad “Historiek”: • Wanneer iemand het document aanmaakte • Wanneer iemand het document wijzigde
Om van op voorhand overzicht te bewaren van wie wat met een document doet, kan u op voorhand een workflow instellen. Dit is handig wanneer de herziening of goedkeuring van 1 of meerdere personen nodig is. Om precies te weten wie er al herzien/goedgekeurd heeft en waar het document zich ergens in de workflow bevindt, kan u gebruikmaken van het tabblad “Workflow” (zie figuur).
Workflow voor herzieningen en goedkeuringen Elk type document, waarvoor de goedkeuring of herziening van één of meerdere personen nodig is, kan u van een workflow voorzien. 1. Goedkeuring De goedkeurder moet het document enkel goedkeuren of afkeuren, maar kan het niet aanpassen. Hij/zij wordt via mail naar het document geleid. Wanneer er meer goedkeurders zijn aangeduid, gebeurt dit serieel. De initiatiefnemer kan in de documentfiche altijd zien wie afkeurde/goedkeurde en bij wie het document in de wachtlijst zit.
2. Herziening De herziener kan het document wel aanpassen. De initiatiefnemer bepaalt waar dat gebeurt: •
N Copies: Elke herziener past aan in een persoonlijke kopie. Het mailsysteem loodst een herziener in zijn eigen document. De andere kopieën zijn automatisch geblokkeerd voor hem/haar. Uiteindelijk hangt onder het originele document een antwoorddocument van elke herziener.
•
1 Copy: Alle herzieners passen aan in één gezamenlijke kopie. De koppeling naar de kopie wordt serieel doorgestuurd naar de verschillende herzieners, die het dan beurtelings herzien.
•
Origineel: Alle herzieners passen aan in het origineel document Ook hier gebeuren de herzieningen serieel.
Versiebeheer Het belang van versiebeheer: Dankzij de module versiebeheer die FileDoc aanbiedt kan u gemakkelijk bijhouden hoe een document evolueert. Om een voorbeeld te geven: u schrijft een tekst voor de bedrijfsbrochure. Dan is het vrij logisch dat de eerste versie niet de definitieve versie is. Het is niet de bedoeling dat de kladversie van het document in de brochure komt te staan. Daarom kunt u in het versiebeheer perfect volgen in welk stadium een document zich bevindt. Daarbij komt ook dat FileDoc automatisch een versienummering geeft aan de documenten. Want als u volgend jaar opnieuw een tekst gaat schrijven voor de brochure, mag die niet verwisseld worden met de tekst van het vorige jaar. Met deze module voldoet FileDoc aan de ISO 9000-normen voor documentbeheersystemen. Met versiebeheer werken: FileDoc geeft documenten automatisch een versienummering en blokkeert de editeertoegangen waar nodig. De noodzakelijk meldingen verschijnen op het scherm. De instelling om aan versiebeheer te doen kan u manueel per document instellen, of overnemen uit het bovenliggende dossier of model. Het stadium waarin een document in versiebeheer zich kan bevinden: • Draft
U kan het document nog aanpassen
• Definitief
De inhoud is niet meer wijzigbaar. U kan wel een volgende versie van het document maken, dat een ander versienummer zal krijgen.
• In herziening Voor het document definitief is, kan het in herziening geplaatst worden. • Vervallen
U kan een document als vervallen aanduiden, wanneer u het niet meer gebruikt. De inhoud is wel aanpasbaar in dit stadium.
Hoe eenvoudig informatie op het web plaatsen en updaten? Het belang van Internet en Intranet Publishing: Bedrijven geven meer en meer informatie aan derden via internet/intranet. Publiceren op het web blijkt nochtans vaak een kostelijke zaak te zijn, maar van de andere kant onoverkomelijk voor een modern bedrijf. FileDoc voorziet een kant-en-klare module waarmee u in een handomdraai de nodige gegevens op het web zet. Daarnaast biedt het ook een krachtig tool, waarmee u uw online gegevens zeer gemakkelijk kan beheren. Publiceren vanuit FileDoc: Elk type document dat in een FileDoc dossier geklasseerd zit, kan u publiceren. De status van een document in publicatie, staat automatisch op “niet aktief”. Niemand zal een spoor hiervan op het web terugvinden. Staat de status op “aktief”, kan het document geraadpleegd worden. Daarbij komt dat u datums kunt invullen van de periode dat u de informatie beschikbaar wil hebben op het net. Automatische Headline??? De instellingen voor de publicatie kunnen in het bovenliggend dossier of in het opgehaalde model al gedefinieerd zijn. Het is dan ook perfect mogelijk om deze instellingen over te nemen op documentniveau.
Conclusie:
Het is een gemakkelijke manier om bijvoorbeeld leveranciers of klanten (met naam en wachtwoord) de nodige informatie te laten raadplegen, zonder dat zij over de FileDoc-software moeten beschikken!
Hoe werken met de modellendatabank? Wanneer u vanuit uw dossiersdatabank een nieuw document maakt, kan u dat baseren op een bestaand model: een tekst, een rekenblad of een presentatie. U kiest dan een model volgens verschillende categorieën. In de modellendatabank zie je per model het aantal categorieën dat er aan toegekend is.
Om een model en de eigenschappen ervan te bekijken of te wijzigen, dubbelklik je erop.
Net als bij alle documenten en dossiers in FileDoc bepaal je zelf de toegangsrechten van je medewerkers: - Wie mag ze gebruiken? - Wie mag de originele versie aanpassen? De modellen bestaan uit invoegvelden, die je ook zelf kan samenstellen. Wanneer je dan een nieuw document maakt, haalt FileDoc automatisch de overeenkomstige gegevens uit het dossier (adressen, dossiergegevens,...). Op die manier kan je dus een automatische mail merge uitvoeren.
