Beheerplan Bever versie maart 2000 Rijkswaterstaat RIZA

Beheerplan Bever versie 1.0 22 maart 2000

© Rijkswaterstaat RIZA

M i n i s t e r i e v a n V e r k e e r en W a t e r s t a a t Rijkswaterstaat Zuid-Holland Bibliotheek

POI 100-95

Beheerplan Bever

l n h o u d

Inhoud Inhoud 1 Inleiding

' 1 - 1

1.1 Verantwoording

1-1

1.2 Opzet beheerplan

1-1

1.3 Jaarplannen

1-1

2 Beschrijving Bever

2-1

2.1 Algemeen

2-1

2.2 De filosofie

2-1

2.3 Hoe werkt Bever

2-2

2.4 Toepassing

2-3

2.5 Opleidingen

2-3

3 Organisatie

3-1

3.1 Algemeen

3-1

3.2 Systeemeigendom

3-2

3.3 Adviesgroep

3-2

3.4 Functioneel beheer

3-3

3.5 Landelijk systeembeheer

3-4

3.6 Regionaal contact

3-5

3.7 Technische coordinatie

3-6

3.8 Bever-gebruik

3-6

3.9 Applicatie-beheer

3-7

4 Overleg

4 - 1

4.1 Algemeen

4-1

4.2 Adviesgroep

4-1

4.3 Beheerdersoverleg

4_

1

4.4 Technisch overleg

4_

1

4.5 Landelijk gebruikersoverleg

4 - 2

4.6 Regionaal gebruikersoverleg 5 Procedures

4

"2 5-1

5.1 Waarom Procedures

5_

1

5.2 Opbouw van een procedure

5-1

5.3 Overzicht procedures

5_

1

Inhoud

Beheeiplan Bever

Bijlagen A Verklarende woordenlijst

"

A

1

B Namen en adressen

B _ 1

C Procedures

c

D Formulieren

_

1

D-1

ii

Inleiding

Beheerplan Bever

1

Inleiding

1.1

Verantwoording Voor u ligt het beheerplan Bever. Dit document is bedoeld als leidraad en basisdocument voor het opzetten en invullen van de overleg- en beheerorganisatie van het Bever informatiesysteem. Het beheerplan Bever wordt beschouwd als werkdocument; dat wil zeggen dat er naar behoefte voortdurend aanpassingen en wijzigingen in zullen worden aangebracht. Inhoudelijke aanpassingen worden ter beoordeling voorgelegd aan de adviesgroep Bever. Het beheerplan Bever is voor een ieder vrij verkrijgbaar. Het kan worden aangevraagd bij de helpdesk, maar kan ook worden gedownload van de internet-site van Bever.

1.2

Opzet beheerplan Het beheerplan Bever kent de volgende onderdelen:

1.3

•

In de inleiding wordt het algemene kader aangegeven;

•

In de algemene beschrijving van Bever worden de belangrijkste p r e c i pes en uitgangspunten van het systeem toegelicht en de algemene werking beschreven.

•

De organisatie van Bever geeft een overzicht van de verschillende te onderscheiden partijen in het gebruik en beheer van het systeem en de taken en verantwoordelijkheden daarvan.

•

In het hoofdstuk overleg worden de diverse overlegstructuren toegelicht

•

Het laatste hoofdstuk beschrijft alle te onderscheiden procedures, noodzakelijk om het eerder beschreven beheer- en overleg in goede en gestructureerde banen te leiden.

•

De bijlagen tenslotte geven aanvullende gedetailleerde informatie over in dit beheerplan opgenomen items. Tevens is daarin een woordenlijst opgenomen van begrippen die in het beheerplan worden gebruikt.

Jaarplannen Per kalenderjaar wordt er voor Bever een jaarplan opgesteld. Daarin wooden gedetailleerd de voor dat jaar geplande werkzaamheden beschreven. met daarbij een overzicht van de benodigde en beschikbare middelen. Tevens worden in het jaarplan specifieke aandachtspunten belicht die in de verdere ontwikkeling, en het beheer en onderhoud van dat jaar speciale zorg en aandacht vereisen.

1-1

Beschrijving

Beheerplan Bever

2

Beschrijving Bever

2.1

Algemeen Wat is het Bever is een door RIZA ontwikkelde applicatie, geschikt om 'natte' meetgegevens op gestandaardiseerde en uniforme wijze te verwerken. Gegevens kunnen worden ingelezen, verwerkt, geselecteerd en gepresenteerd. Samenwerking met marktpaKketten en GIS is mogelijk. Vanuit Bever kunnen specifieke applicaties worden opgestart voor nadere analyse. Waarom

gemaakt

Waterbeheerders verwerken grote aantallen meetgegevens. Deze moeten worden ingewonnen, geanalyseerd en opgeslagen. Eenvoudige en eenduidige naverwerking is noodzaak, De behoefte aan afstemming en uitwisseling van gegevens en informatie wordt steeds groter. Waarom nu Rijkswaterstaat beheert haar data in Donar databases. Door de waterschappen is recentelijk het Adventus-stelsel ontwikkeld. Donar en Adventus zijn op elkaar afgestemd. Er zijn afspraken gemaakt voor interbestuurlijke uitwisseling van gegevens. Deze zijn vastgelegd in de ClW-standaard. Een eenduidige gegevensuitwisseling en -verwerking door Rijkswaterstaat, de waterschappen en de provincies is daardoor mogelijk geworden en nu dus ook gewenst. Bever voorziet in die behoefte.

2.2

De filosofie Tijdens de ontwikkeling van Bever zijn en worden steeds de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden in acht genomen: •

Bever moet breed (interbestuurlijk) gebruikt kunnen worden. Door het toepassen van de ClW-gegevensstandaard en het gebruik maken van de (toekomstige) stekkerdoos water is een optimale afstemming en gegevens_uitwisseling gerealiseerd tussen onder meer Rijkswaterstaat, waterschappen en provincies.

•

Bever verzorgt een standaard verwerking van gegevens. Dat is het inlezen en exporteren van gegevens vanuit- en naar databases; het raadplegen en selecteren van gegevens en het aanbieden van gegevens aan specifieke applicaties.

•

Bever werkt zoveel als mogelijk samen met standaard marktpakketten. Functionaliteit die in deze systemen beschikbaar is wordt zoveel als mogelijk gebruikt (en dus niet binnen Bever gebouwd). Voorbeeld : Binnen Bever is het mogelijk een 'eenvoudig' grafisch overzicht te maken van een meetreeks. Is een 'representatief overzicht gewenst, dan kan deze reeks op eenvoudige wijze naar een pakket als bijvoorbeeld Excel worden gekopieerd. Met dat pakket kan dan elke gewenste grafische presentatie worden gemaakt.

•

Uitgaande van dezelfde gedachte maakt Bever voor de gewenste geografische functionaliteit gebruik van het standaard GIS pakket ArcView. Bever zelf heeft slechts een aantal ingebouwde voorzieningen om met dit pakket te kunnen communiceren. Hierdoor is het mogelijk dat elke gebruiker zijn eigen GIS-omgeving in kan richten zoals door hem/haar is gewenst. Zelfs is het daardoor mogelijk al bestaande GISapplicaties alsnog samen te laten werken met het Bever systeem.

2-1

Beschrijving

Beheerplan Bever

•

2.3

Voor specifieke functionaliteit (niet geboden door standaard-pakketten) is het soms noodzakelijk eigen maatwerk software te ontwikkelen. Het Bever concept voorziet in een eenduidige communicatie met deze applicaties.

Hoe werkt Bever Het idee Df gebruiker communiceert met de User Interface van Bever. Naar wens kunnen meerdere gegevensbewerkingen worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het raadplegen en presenteren van de beschikbare data of het aanmaken van een deelselectie daarvan. Als een specifieke applicatie moet worden opgestart zet Bever de geselecteerde gegevens klaar in een tussenbestand. Dat is het gestandaardiseerde Bever uitwisselingsbestand. De applicatie leest vervolgens de gegevens in, voert de bewerking uit en zet eventuele uitvoer ook weer terug in een uitwisselingsbestand. Dat wordt weer in Bever ingelezen waarna verdere (na)verwerking plaats kan vinden. (n.b. de Stekkerdoos Water wordt vanwege onvoldoende performance vooralsnog niet gebruikt).

Het grote voordeel van de beschreven werking is dat binnen Bever vele verschillende applicaties kunnen worden gebruikt. De enige wederzijdse communicatie gescniedt via het uitwisselingsbestand. Bever behoeft daardoor geen specifieke kennis te hebben van de afzonderlijke applicaties. Ook de applicaties zelf staan los van Bever. De enige eis daaraan is dat de gegevens verwerkt kunnen worden die in een 'algemeen' uitwisselingsbestand worden aangeleverd.

Adventus! database.

Schematisch overzicht technische werking Bever Gegevens en

databases

Bever verwerkt gegevens die worden aangeleverd vanuit onder meer Donar en Adventus databases. De ingevoerde gegevens worden opgeslagen in een tijdelijke (project)database. V a n daaruit zijn ze beschikbaar voor alle mogelijkheden die Bever biedt.

2-2

Beschrijving

Beheerplan Bever

Bever biedt ook de potentiele mogelijkheid om rechtstreeks een willekeurige Adventus-database te benaderen. In dat geval heeft Bever geen 'eigen' opslag maar werkt direct met de gegevens van de betreffende database. Het rechtstreeks benaderen van Donar is vooralsnog niet mogelijk. MarJrfpaWreffen Bever maakt zoveel als mogelijk gebruik van standaard software. Via het klembord van Windows is Bever in staat alle gewenste data-reeksen snel en eenvoudig te kopieren naar elk gewenst marktpakket. Binnen Bever bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om data grafisch te presenteren. De mogelijkheden daarvan zijn echter (bewust) beperkt gehouden. Immers, met elk gewenst marktpakket, bijvoorbeeld een rekenblad, kan de gebruiker precies die eindpresentatie maken zoals dat door haar of hem is gewenst. GIS Vanuit Bever is het mogelijk te communiceren met GIS. Een actieve koppeling met ArcView is gerealiseerd. Met minimale extra inspanning zijn ook andere GIS-platforms te benaderen. De communicatie tussen Bever en GIS is tweezijdig. Vanuit het G I S systeem is het mogelijk op geografische wijze meetpunten en data te selecteren. Deze kunnen aan Bever worden doorgegeven waarna ze daar als actieve selectie beschikbaar zijn. Andersom kunnen ook de in Bever geselecteerde gegevens binnen GIS geografisch worden verwerkt. Specifieke

applicaties

In sommige specifieke functionaliteit, bijvoorbeeld een normtoetsing of een vrachtberekening, wordt niet voorzien door standaard software. Deze moet dan als maatwerk-applicatie worden ontwikkeld. Binnen Bever wordt de ontwikkeling daarvan sterk vereenvoudigd. Normaliter vergt het realiseren van functionaliteit voor data-afhandeling veel inspanning. De feitelijke taak waarvoor de applicatie is ontwikkeld, is vaak een relatief klein deel van het totale programma. In Bever zijn de algemene functies verenigd. Nieuwe applicaties kunnen daarvan gebruik maken. Alleen de kerntaak daarvan behoeft dan nog te worden gerealiseerd. Voor een actueel overzicht van de momenteel beschikbare applicaties en de ontwikkelingen die gaande zijn wordt verwezen naar de jaarplannen van Bever. Het meest recente bijgewerkte overzicht is te vinden op de internetsite van Bever.

2.4

Toepassing Bever wordt gebruikt door waterbeheerders van Rijkswaterstaat, Provincies en Waterschappen voor het verwerken van gegevens. Ook advies- en ingenieursburo's maken, meestal in opdracht van een van de genoemde waterbeheerders, gebruik van Bever.

2.5

Opleidingen Voor Bever is in samenwerking met RIZA en S T O W A een 2-daagse cursus ontwikkeld door de stichting Waferopleidingen te Nieuwegein. Wateropleidingen is daarbij verantwoordelijk voor alle inhoudelijke, administratieve en logistieke aspecten van de cursus. RIZA en S T O W A zijn wel betrokken geweest bij de (inhoudelijke) opzet en ontwikkeling van de cursus.

2-3

Organisatie

Beheerplan Bever

3

Organisatie

3.1

Algemeen De binnen een organisatie te onderscheiden verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn in het algemeen gegroepeerd; iedere groep vormt de inhoud van een bepaalde functie. Ook bij het beheer zijn verschillende functies en dus functionarissen te onderscheiden. De functionarissen zijn in hun onderlinge relatie weergegeven in het volgende organogram: Systeemeigendom/Opdrachtgever (RDIJ Adviesgroep (RWS, Schappen, Provincies) Functioneel beheer/Opdrachtnemer

eheer Landelijk systeembeheer (RIZA)

Applicatie-beheer (extern)

Regionaal contactpersoon RD's, Schappen, Provincies Regionaal gebruik (RD's, Schappen, Provincies)

echnisch coordinator Ps* Schappen, Provincies)

De in het organogram opgevoerde groepen of functies hebben ieder hun eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Bij het beheer van Bever zal elke functie afzonderlijk ingevuld moeten zijn. Het is van groot belang dat, wanneer een van deze functies langdurig niet ingevuld is (b.v. tijdens vakanties of ziekte van de betreffende functionaris), een vervanger in zijn of haar plaats kan optreden. De (huidige) bezetting van de verschillende groepen en functionarissen en hun vervangers zijn opgenomen in bijlage C van dit rapport. In de volgende paragraaf worden de taken, verantwoordelijkheden bevoegdheden ten behoeve van het beheer van Bever beschreven.

en

Een beschrijving bestaat uit een algemeen gedeelte en een opsomming van de volgende taakelementen voorzover van toepassing : •

Taken en verantwoordelijkheden:

De feitelijke taak van de functionaris.

•

Adw'es: De personen door/aan wie de functionaris wordt geadviseerd/advies uitbrengt.

•

Rapporteren: De personen of groepen aan wie de functionaris periodiek rapporteert; de personen of groepen die periodiek aan de functionaris rapporteren.

•

Overleg: De besprekingen, overleggroepen en vergaderingen waaraan de functionaris structureel deelneemt.

3-1

Organisatie

Beheerplan Bever

3.2

Systeemeigendom De systeemeigenaar of opdrachtgever heeft de eindverantwoordelijkheid voor het gehele Bever systeem. De HID van RDIJ is de formele systeemeigenaar, doch hij delegeert zijn taken aan het hoofd IM van RIZA (opdrachtnemer), die het op zijn beurt delegeert aan het hoofd IMI. Het daadwerkelijk functioneel beheer wordt uitgevoerd door deze afdeling. Verantwoordelijkheden en gedelegeerde taken van de systeemeigenaar: • Eigenaar van het systeem; • Schept de juiste financiele en personele randvoorwaarden voor beheer en onderhoud; • Stelt in overleg met de hoofddirectie jaarlijks de beheerkosten voor Bever vast; • Is budgetbeheerder en opdrachtgever voor activiteiten van derden in het kader van het beheer en de verdere ontwikkeling van Bever; • Brengt voorstellen in de adviesgroep in; • Laat periodiek evaluaties uitvoeren. • Stelt de gedragsregels binnen Bever vast; Advies: • De systeemeigenaar zal gevraagd en ongevraagd door de functioneel beheerder worden geadviseerd. Rapporteren: • De systeemeigenaar ontvangt de besprekingsverslagen van het gebruikersoverleg, het technisch overleg, het beheerdersoverleg en de adviesgroep alsmede de jaarlijkse rapportage over Bever opgesteld door de functioneel beheerder. Overleg: • De systeemeigenaar neemt deel aan de adviesgroep Bever.

3.3

Adviesgroep De adviesgroep adviseert de systeemeigenaar over zaken ten aanzien van beheer, onderhoud en ontwikkeling. Voorstellen worden door de Adviesgroep besproken en met een advies (positief/negatief) aan de systeemeigenaar voorgelegd. Wanneer de systeemeigenaar besluit een advies niet of slechts gedeeltelijk op te volgen, zal hierover in overleg worden getreden met de adviesgroep. Naar aanleiding van dit overleg wordt dan een definitief standpunt bepaald. Hierbij wordt steeds getracht naar consensus te streven. Verwacht wordt dat de leden van de adviesgroep (vanuit hun specifieke achterban) het volgende zullen inbrengen: • specifieke deskundigheid en visie • algemeen geldende opvattingen van de eigen organisatie • opvattingen vanuit andere (landelijke) kaders, waarin men zitting heeft ( C I W / C U W V O , IPO, Unie, R W S , S T O W A etc.) • (gemeenschappelijke) standpunten / adviezen van de adviesgroep worden uitgedragen in andere kaders

3-2

Organisatie

Beheerplan Bever

Verantwoordelijkheden en gedelegeerde taken van de adviesgroep: • het uitstippelen van de beleidsmatige lijn (zowel strategisch als tactisch) ten aanzien van beheer en onderhoud van Bever; • het stellen van prioriteiten en ondersteuning van de systeemeigenaar in de besluitvorming; • het bevorderen van het gebruik van Bever en inbedding binnen betrokken instanties (rijk, provincies en waterschappen); • afstemming tussen rijk, provincie en waterschappen in het verlengde van het convenant Informatievoorziening Sector Water; • het (door de functioneel beheerder laten) vertalen van wensen en initiatieven in het Beheerplan en Jaarplan; Advies: • De systeemeigenaar zal gevraagd en ongevraagd door de adviesgroep worden geadviseerd. Rapporteren: • Als deelnemer van de adviesgroep ontvangt de systeemeigenaar de notulen van de adviesgroep. De adviesgroep ontvangt de notulen van het beheerdersoverleg, het technisch overleg en het landelijk gebruikersoverleg. Relevante informatie vanuit de technische overleggen zal door de functioneel beheerder aan de adviesgroep worden gerapporteerd. Overleg De adviesgroep vergadert twee maal per jaar. De adviesgroep is samengesteld uit de volgende personen en organisaties: • RDIJ; systeemeigenaar (voorzitter) • RDIJ; systeemeigenaar (secretaris) • RIZA, gedelegeerd opdrachtgever • RIZA; functioneel beheerder • Vertegenwoordigers RIKZ en regionale directies • Vertegenwoordiger U v W • Vertegenwoordiger IPO

3.4

Functioneel beheer Bij het operationeel beheer (dagelijkse gang van zaken) is de functioneel beheerder degene die het beheer van Bever coordineert en eindverantwoordelijk is voor het goed functioneren van het systeem. Het bepalen van het beheer geschiedt binnen de aan de functioneel beheerder opgelegde economische en organisatorische randvoorwaarden en op basis van informatie over de werking van het systeem. Taken en verantwoordelijkheden: • Eindverantwoordelijk voor het beheer van Bever en verantwoording schuldig aan de systeemeigenaar; • Voorzitter van het beheerdersoverleg; • Voorzitter van het gebruikersoverleg; • Voorzitter van het technisch overleg; • Lid van de adviesgroep; • Verzorgt jaarlijkse rapportages over Bever; • Onderhoudt het beheerplan Bever; • Stelt de jaarplannen op van Bever; • Adviseert de systeemeigenaar t.a.v. de benodigde infrastructurele, economische en personele middelen;

3-3

Organisatie

Beheerplan Bever

• •

• • •

Verantwoordelijk voor het opstellen van voorstellen voor verbeteringen met name ten aanzien van het gebruik; Afhankelijk van het resultaat van bovengenoemde voorstellen wordt: • in overleg met de gebruikers een prioriteitsvolgorde vastgesteld; • verbeteringsvoorstellen aan het hoofd IMI gemeld, die veel specifieke kennis/mankracht of geld kosten. Deze beslist of al dan niet overleg gepleegd moet worden met de adviesgroep. Ingrijpende wijzigingen dienen projectmatig te worden uitgevoerd; • na afweging van de kosten/baten in overleg met de gebruikers beslist of en wanneer het wijzigingsvoorstel verwerkt zal worden. • het verbeteringsvoorstel door de applicatiebeheerder uitgevoerd; Organiseert het testen van nieuwe implementaties van functies; Accepteert formeel de nieuwe implementaties, na het testen door de systeembeheerder en/of specifieke gebruikers; Instrueert de applicatiebeheerder t.a.v. wijzigingen in de Bever programmatuur.

Advies: • De functioneel beheerder wordt gevraagd en ongevraagd geadviseerd door de systeembeheerder, contactpersonen, gebruikers, de applicatiebeheerder en de computerbeheerder; Rapporteren: • De functioneel beheerder rapporteert regelmatig de stand van zaken aan de systeemeigenaar. De functioneel beheerder ontvangt de notulen van alle Bever-overleggroepen. Overleg: • De functioneel beheerder neemt aeel aan het beheerders-, gebruikers-, het technisch overleg en de adviesgroep.

3.5

Landelijk systeembeheer Het landelijk systeembeheer van Bever is verantwoordelijk voor het beheer en de invoering van de landelijke (administratieve) metagegevens die zijn opgenomen in Bever. De betrokken functionaris(sen) ondersteunt, voert overleg en doet voorstellen met betrekking tot het gebruik van n»vpr aan de functioneel beheerder Het landelijk systeembeheer opereert en geeft vulling aan randvoorwaarden die opgelegd worden door het functioneel beheer. Taken en verantwoordelijkheden: » Is verantwoordelijk voor de invo^ , beheer en onderhoud van de centrale gegevens; • Fungeert in voorkomende gevallen als plaatsverangend functioneel beheerder; • Kan indien noodzakelijk een deel van de taken van de functioneel beheerder overnemen; • Adviseert en fungeert als vraagbaak voor regionale directies, waterschappen, provincies en derden ten aanzien van het gebruik en de mogelijkheden van Bever; r

3-4

Organisatie

Beheerplan Bever

•

• • • • • • • • • • •

Houdt binnen RIZA toezicht op de naleving van de gedragsregels en procedures bij het gebruik van Bever en rapporteert hierover aan de functioneel beheerder; Geeft de aan hem/haar gemelde storingen door aan de applicatiebeheerder; Signaleert problemen en wensen, bespreekt deze met de gebruikers en rapporteert z e naar de functioneel beheerder; Houdt toezicht op de performance van het systeem; Verzamelt de wijzigingsvoorstellen en brengt deze in tijdens het gebruikersoverleg; Stelt voorstellen op voor verbeteringen met name ten aanzien van het beheer van Bever. Begeleidt de applicatiebeheerder ten aanzien van wijzigingen in de programmatuur. Test de nieuwe versies van de applicatie; Volgt nieuwe ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor Bever; Houdt een overzicht bij van de geregistreerde gebruikers; Verstuurt nieuwe versies van de applicatie; Onderhoudt de internet-site van Bever;

Advies: • De landelijk systeembeheerder adviseert gevraagd en ongevraagd de functioneel beheerder en de gebruikers van Bever; Rapporteren: • De landelijk systeembeheerder rapporteert over problemen aan de functioneel beheerder. • De landelijk systeembeheerder ontvangt de notulen van de adviesgroep, het gebruikers-, beheerders en technisch overleg. Overleg: • Hij/zij neemt deel aan het gebruikers-, beheerders en technisch overleg.

3.6

Regionaal contact Regionaal contact wordt onderhouden met die personen die verantwoordelijk zijn voor het juiste gebruik van Bever bij zijn of haar dienst. Taken en verantwoordelijkheden: • Is verantwoordelijk voor de invoer, beheer en onderhoud van de gegevens in de regionale gebruikte Bever-systemen; • Fungeert als vraagbaak binnen de betreffende dienst; • Signaleert problemen en wensen, bespreekt deze met de gebruikers en koppelt deze terug naar de landelijke systeembeheerder; • Introduceert nieuwe bever-ontwikkelingen bij de gebruikers; • Ziet toe op naleving van de gedragsregels binnen de directie; • Signaleert nieuwe ontwikkelingen van applicaties die gebruik (gaan) maken van het Bever-systeem en houdt de functioneel- en landelijk gegevenbeheerder daarvan op de hoogte; • Test nieuwe functionaliteit Advies: • De regionaal contactpersoon van een dienst adviseert gevraagd en ongevraagd het management en de gebruikers binnen zijn/haar dienst, de functioneel en landelijk systeembeheerder

3-5

Organisatie

Beheerplan Bever

Rapporteren: • De regionaal contactpersoon rapporteert over problemen aan de landelijk systeembeheerder. De regionaal contactpersoon ontvangt de notulen van het gebruikersoverleg; Overleg: • Hij/zij neemt deel aan het landelijk gebruikersoverleg;

3.7

Technische coordinatie De technische coordinatie wordt uitgevoerd door die persoon die zorgt draagt voor het goed (technisch) functioneren van het Bever systeem binnen de eigen dienst. Taken en verantwoordelijkheden: • Fungeert als technische vraagbaak binnen de betreffende dienst; • Draagt zorgt voor een goed functionerende (netwerk)installatie van Bever; • Signaleert problemen en wensen op technisch gebied (netwerk/datacommunicatie etc); • Verantwoordelijk voor het installeren van nieuwe versies Bever en/of applicaties daarvan. Advies: • De technisch coordinator adviseert regionaal systeembeheerder;

gevraagd

en ongevraagd

de

Rapporteren: • De technisch coordinator rapporteert in voorkomende gevallen over problemen aan de regionaal contactpersoon van de dienst; Overleg: • Hij/zij neemt deel aan het eventuele interne gebruikersoverleg van de dienst.

3.8

Bever-gebruik De Bever-gebruiker is de persoon die Bever nodig heeft bij zijn/haar werkzaamheden. De Bever-gebruiker ressorteert onder een regionale directie, een provincie, een waterschap of een commercieel buro. De taken en verantwoordelijkheden van de gebruikers kunnen per instantie verschillen. Advies: • De gebruiker adviseert gevraagd en ongevraagd zijn/haar systeembeheerder/contactpersoon. • Bij ingrijpende wijzigingen in het informatiesystee.Ti kan de gebruikers worden gevraagd de functioneel beheerder te adviseren over het op een juiste manier aanbrengen van veranderingen in het systeem. Rapporteren: • De Bever gebruiker wordt door de landelijke systeembeheerder op de hoogte gebracht van ontwikkelingen/wijzigingen in de applicatie. Hij/zij ontvangt de notulen van het gebruikersoverleg en de jaarlijkse rapportages over de werking van het systeem en de nieuwsbrieven.

3-6

Organisatie

Beheerplan Bever

Overleg: • De Bever neemt deel aan het gebruikersoverleg van zijn organisatie.

3.9

Applicatie-beheer Het applicatiebeheer draagt zorg voor een correct en naar tevredenheid werkende applicatie welke tegemoet komt aan de door de gebruikers gedefinieerde functionaliteit en past binnen de voor de applicatie gedefinieerde technische normen. Taken en verantwoordelijkheden: • Is verantwoordelijk voor de juiste werking van het Bever systeem; • Ondersteunt en adviseert het landelijk systeembeheer bij het zoeken naar oorzaken van problemen bij het gebruik van Bever (2 lijnssupport); • Voert de storingsprocedure uit zoals beschreven bij de procedures van Bever; • Stelt wijzigingsvoorstellen op voor verbeteringen, met name ten aanzien van het gebruik, gericht aan de landelijk systeembeheerder en de functioneel beheerder; • Vertaalt de wijzigingsvoorstellen in programma-aanpassingen; • Test de nieuwe/gewijzigde programmatuur (systeemtest) • Onderhoudt de programmatuur en de bijbehorende documentatie; • Is secretaris van het landelijk gebruikersoverleg; het beheerdersoverleg en het technisch overleg; • Volgt nieuwe ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor Bever; e

Advies: • De Applicatie-beheerder adviseert gevraagd en ongevraagd de landelijk systeembeheerder en de functioneel beheerder. Rapporteren: • De Applicatie-beheerder maakt vierwekelijkse voortgangsverslagen over het door haar gevoerde beheer van Bever en zendt deze aan de landelijk systeembeheerder en aan de functioneel beheerder. • Stelt notulen op van het gebruikersoverleg, het beheerdersoverleg en het technisch overleg. Overleg: • De Applicatie-beheerder neemt deel aan het gebruikersoverleg van Bever, het beheerdersoverleg en het technisch overleg.

3-7

Overleg

Beheerplan Bever

4

Overleg

4.1

Algemeen Deze paragraaf beschrijft de verschillende vormen van overleg, welke nodig zijn om het Bever-systeem goed te laten functioneren. Informatieuitwisseling tussen de verschillende niveaus is noodzakelijk om problemen en ontwikkelingen aan elke Bever-gebruiker kenbaar te maken.

4.2

Adviesgroep Het overleg van de adviesgroep is reeds beschreven in hoofdstuk 3 : 'Organisatie'.

4.3

Beheerdersoverleg Doelstelling • Bespreken en oplossen van alle lopende zaken en problemen, die te maken hebben met het gebruik, onderhoud en beheer van het Beversysteem als geheel. Taken • Uitwisselen van informatie over het functioneren van het systeem. • Verzamelen van informatie bedoeld om het beleid op korte termijn te kunnen bepalen. • Oplossen van problemen in docnmentatie, software en hardware. • Bespreken van nieuwe wensen en het doen van voorstellen dienaangaande aan de functioneel beheerder en het gebruikersoverleg. • Bespreken voortgangsverslagen. Samenstelling • Functioneel beheerder (voorzitter) • Landelijk systeembeheerder-RIZA • Applicatiebeheerder (secretaris) • Projectleiders deelsystemen Bever (pm) • Regionale contactpersonen Bever (pm) Vergaderfrequentie • 1 maal per twee maanden Rapportage • De verslagen worden verspreid onder de leden van het beheerdersoverleg.

4.4

Technisch overleg Doelstelling • Bespreken van alle zaken en problemen die betrekking op technische aspecten. Het betreft hier de hard- en software en datacommunicatie aspecten die in het kader van het Bever-systeem worden gebruikt. • Bespreken van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie. Taken • Uitwisselen van kennis en ervaring. • Rapporteren van fouten/knelpunten in hard- en software.

4-1

Overleg

Beheerplan Bever

• •

Beoordelen wijzigingen/uitbreidingen in hard en software. Signaleren wensen gebruikers en gegevensleveranciers t.a.v. hard- en software.

Samenstelling • Functioneel beheerder (voorzitter) • Landelijk systeembeheerder-RIZA • Applicatie-beheerder (secretaris) • Eigenaars/beheerders niet centraal beheerde Bever-applicaties • Deskundigen IT (pm) Vergaderfrequentie • 2 maal per jaar, indien nodig vaker.

4.5

Landelijk gebruikersoverleg Doelstelling • Bespreken en oplossen van alle lopende zaken en problemen, die te maken hebben met het gebruik van het Bever-systeem als geheel. • Bespreken van wijzigingsvoorstellen en het stellen van prioriteiten daarin. •

Uitwisselen van informatie over het functioneren van het systeem.

Taken •

Verzamelen van informatie bedoeld om het beleid op korte en lange termijn te kunnen bepalen. • Aanmelden van fouten in documentatie en software. • Het beoordelen van wijzigingsvoorstellen en het geven van een prioriteitsvolgorde. • Uitwisselen van kennis en ervaring. Samenstelling • Functioneel beheerder (voorzitter) • Landelijk systeembeheerder-RIZA • Applicatiebeheerder (secretaris) • Regionale contactpersonen • Gebruikers Vergaderfrequentie • 1 a 2 maal per jaar. Rapportage • De verslagen worden verstuurd naar gebruikersoverleg en de systeemeigenaar.

4.6

de

leden

van

het

Regionaal gebruikersoverleg De invulling hiervan geschiedt onder verantwoordelijkheid van de betreffende dienst. Wel is het wenselijk de Functioneel beheerder en/of de landelijk systeembeheerder van Bever hiervan op de hoogte te houden.

4-2

Procedures

Beheerplan Bever

5

Procedures

5.1

Waarom Procedures Door de pocedures uit dit hoofdstuk zijn afspraken vastgelegd die betrekking hebben op het beheer van het informatiesyteem Bever en een eenduidig gebruik van de in het systeem vastgelegde gegevens. De afspraken gemaakt in de procedures zijn bindend. Als een directie of dienst van deze afspraken wil afwijken, moet zij dat melden in het Landelijk Gebruikersoverleg. Vervolgens zal bekeken worden of de afwijking consequenties heeft voor de overige directies c.q. diensten. Indien dit laatste niet het geval is, wordt de afwijking in het procedureboek opgenomen.

5.2

Opbouw van een procedure Voor elke procedure uitgewerkt:

uit dit

hoofdstuk

zijn de volgende

onderdelen

Uitvoeren op verzoek van: Dat deel van de organisatie op wiens verzoek een handeling moet worden uitgevoerd. De initiator kan een persoon of een groep zijn. Uit te voeren door: Organisatie of persoon die de handeling moet uitvoeren. Uitvoeringstermijn: De maximale periode waarbinnen de procedure uitgevoerd moet zijn. Terugmelden

aan:

Hier worden alle belanghebbenden genoemd, die gei'nformeerd moeten worden over de uitgevoerde activiteiten. Laatste wijzigingsdatum: Dat is de datum waarop de procedure voor het laatst is gewijzigd. Doel: Hier wordt kort het doel van de procedure aangegeven. Uit te voeren

activiteiten:

Hier wordt een beschrijving gegeven van de uit te voeren activiteiten. Formulieren:

5.3

Overzicht procedures Hier worden de formulieren genoemd, die bij het uitvoeren van de activiteiten gebruikt worden, of die een procedure starten. Formulieren zijn Het volledig inoverzicht binnen Bever gedefinieerde procedures is opgenomen bijlage Dvan van alle dit beheerplan. opgenomen in Bijlage C.

5-1

Verklarende woordenlijst

Beheerplan Bever

Verklarende woordenlijst Adventus

Gegevensmodel, opgesteld in opdracht van de Unie van Waterschappen, waarin de gegevens zijn beschreven die door waterschappen worden gebruikt bij de uitvoering van primaire taken zoals oppervlaktewaterbeheer, waterkeringenbeheer, waterkwaliteitsbeheer, zuiveringsbeheer, wegenbeheer, vergunningsverlening en belastingheffing. Bever verwerkt gegevens vanuit Adventusdatabases en kan (verwerkte en berekende) gegevens aanleveren aan Adventus-databases.

Applicatie beheer

Het applicatiebeheer draagt zorg voor een correct en naar tevredenheid werkende applicatie welke tegemoet komt aan de door de gebruikers gedefinieerde functionaliteit en past binnen de voor de applicatie gedefinieerde technische normen.

Beheerplan Bever

Een plan bedoeld als leidraad en basisdocument voor het opzetten en invullen van de overleg- en beheerorganisatie van het Bever informatiesysteem

CIW

Commissie Integraal Waterbeheer; Interbestuurlijk overlegorgaan bestaande uit vertegenwoordigers van onder meer Rijkswaterstaat, provincies en waterschappen. Diverse subcommissies van de CIW houden zich bezig met het maken van afspraken en definieren van standaarden op het gebied van het verwerken van water(kwaliteit)gegevens.

CIW gegevensstandaard Dat gedeelte van de gegevensstandaard Adventus dat door de interbestuurlijke partners, vertegenwoordigd in de CIW, is vastgesteld als gemeenschappelijke standaard. Bever is met name gebaseerd op- en ontwikkeld voor het verwerken van gegevens uit deze standaard. Donar Data Opslag NAtte Rijkswaterstaat. Het informatiesysteem waarin Rijkswaterstaat haar (natte) geyevens beheerd. Bever verwerkt gegevens vanuit D O N A R en kan (verwerkte en berekende) gegevens aanleveren aan D O N A R . Functioneel beheer

De (eind)verantwoordelijkheid voor het het operationeel beheer (dagelijkse gang van zaken) en het goed functioneren van het systeem.

FWTA

Adviseert binnen Rijkswaterstaat ondermeer over het toekennen van budgetten voor missiekritische informatiesystemen, waaronder Bever.

A-1

Verklarende woordenlijst

Beheerplan Bever

Gegevensbeheer

De verantwoordelijkheid voor het beheer en de invoering van de landelijke (administratieve) metagegevens die zijn opgenomen in Bever.

GIS systeem

Geografisch Informatie Systeem. Applicatie voor het invoeren, opslaan, bewerken en presenteren van ruimtelijke informatie.

Jaarplan Bever

Een jaarlijks opgesteld plan met een overzicht van de voor dat jaar geplande werkzaamheden met daarbij een overzicht van de benodigde en beschikbare middelen

Marktpakket

Een op de markt vrijelijk verkrijgbare bijvoorbeeld Microsoft Excel.

Opdrachtgever

Zie systeemeigenaar.

Opdrachtnemer

Diegene die voor de opdrachtgever het systeem ontwikkeld en beheert.

applicatie;

Regionaal contactpersoon De verantwoordelijke bij een dienst voor het juiste gebruik van Bever bij die dienst. Regionaal gebruiker De persoon bij een dienst die Bever gebruikt bij zijn/haar dagelijkse werkzaamheden. Standaard software

Zie marktpakket

Stekkerdoos Water

Een hulpmiddel voor het uitwisselen van gegevens van (ondermeer) de CIW gegevensstandaard. Bever zal deze stekkerdoos gaan gebruiken voor het kunnen importeren en exporteren van gegevens van en naar externe systemen (zoals bijvoorbeeld Adventus-databases).

STOWA (Stichting toegepast onderzoek waterbeheer) Mede-ontwikkelaar van de (oude) dos-versie van Bever. Ontwikkeld momenteel een aantal ecologische beoordelingssystemen onder v e r en is trekker van de stekkerdoos water. D Q

Systeemeigenaar

De formele eigenaar, en eindverantwoordelijke voor het systeem.

Technisch coordinator Diegene die z^rgt draagt voor het goed (technisch) functioneren van het systeem.

A-2

Namen en adressen

Beheerplan Bever

B

Namen en adressen Per 8 november 1999 worden de onderstaande functies en overlegorganen bemenst door de volgende personen (sstt):

Systeemeigenaar dhr. J . F . S . Abelman

Rijkswaterstaat Directie Usselmeergebied Postbus 600 8200 A P Lelystad tel (0320)299111 fax (0320) 234300

Adviesgroep dhr. J . F . S . Abelman (voorzitter)

Rijkswaterstaat Directie Usselmeergebied Postbus 600 8200 A P Lelystad tel (0320)299111 fax (0320) 234300 email

dhr. T.A.M. Arts

Rijkswaterstaat Directie Zuid Holland Postbus 556 3000 A N Rotterdam tel. (010)4026731 fax. (010)4330218 e-mail [email protected]

dhr. J . P . Bakker

Rijkswaterstaat Directie Limburg Postbus 25 6200 M A Maastricht tel. (043) 3294584 fax. (043) 3294669 e-mail [email protected]

dhr. H.W.M. Bots

Rijksinstituut voor Kust en Zee (RIKZ) Postbus 20907 2500 E X Den Haag tel. (070) 3114566 fax. (070) 3114321 e-mail [email protected]

dhr. L. Kaland Provincie Zeeland, dir. Ruimte, Milieu en Water Postbus 165 4330 A D Middelburg tel. (0118)631185 fax. (0118)634756 e-mail [email protected] dhr. K.H. Prins Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Postbus 17 8200 A A Lelystad tel. (0320) 298401 fax. (0320) 297642 e-mail [email protected]

B-1

Namen en adressen

Beheerolan Bever

dhr. J.A.H. Schreur

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Postbus 17 8200 A A Lelystad tel. (0320) 298600 fax. (0320) 297642 e-mail j.a.h.schreur.rws.minvenw.nl

dhr. T.W. van Urk

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Postbus 17 8200 A A Lelystad tel. (0320)298418 fax. (0320) 297642 e-mail [email protected]

dhr. H. Ter Veen

Unie van Waterschappen Postbus 80200 2508 G E Den Haag tel. (070) 3519751 fax. (070) 3544642 e-mail [email protected]

dhr. H.A.Q. Verhees

Rijkswaterstaat Directie Zeeland Postbus 5014 4330 K A Middelburg tel. (0118)686403 fax. (0118)686231 e-mail [email protected]

dhr. A . G . M . de Vrieze Rijkswaterstaat Directie Usselmeergebied (secretaris) Postbus 600 8200 A P Lelystad tel (0320)297171 fax (0320)234300 email [email protected]

Functioneel beheerder dhr. T.W. van Urk

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Postbus 17 8200 A A Lelystad tel. (0320)298418 fax. (0320) 297642 e-mail [email protected]

Landelijk systeembeheerder dhr. R. van Hoorn

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Postbus 17 8200 A A Lelystad tel. (0320) 298408 fax. (0320) 297642 e-mail [email protected]

B-2

Namen en adressen

Beheerolan Bever

Regionale contactpersonen Namen en adressen worden nog nader ingevuld

(Regionale) technisch coordinatoren Namen en adressen worden nog nader ingevuld

Applicatiebeheerder K. ae Gooier

H K V L I J N IN W A T E R Postbus 2120 8293 A C Lelystad tel. (0320) 294242 fax. (0320) 253901 e-mail [email protected]

Gebruikers Namen en adressen worden nog nader ingevuld

B-3

Procedures

Beheerplan Bever

C

Procedures C.1

Afhandelen van Storingen

C.2

Afhandelen van Wensen

C.3

Afhandelen van Vragen en klachten

C.4

Afhandelen van wijziging metagegevens

C.5

Uitlevering van updates van programmatuur

C.6

Uitlevering van updates van documentatie

C.7

Onderhoud internetsite

C.8

=== nog verder uitbreiden ===

Deze procedures worden in onderling overleg tussen het landelijk systeembeheer en het applicatiebeheer nog nader uitgewerkt.

C-1

Formulieren

Beheerplan Bever

D

Formulieren De volgende formulieren zijn momenteel ter ondersteuning van het landelijk systeembeheer beschikbaar: •

Storingsformulier Bever, hiermee kunnen storingen in Bever worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Wijzigingsformulier Bever hiermee kunnen gewenste wijzigingen in Bever worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Storingsformulier Notove hiermee kunnen gewenste wijzigingen in Notove worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Wijzigingsformulier Notove hiermee kunnen storingen worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Storingsformulier Toets-editor hiermee kunnen gewenste wijzigingen in de Toets-editor worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Wijzigingsformulier Toets-editor hiermee kunnen storingen in de Toets-editor worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

•

Vragenformulier Bever/Notove/Toets-editor hiermee kunnen vragen omtrent Bever, Notove of de Toets-editor (die niet direct telefonisch beantwoord kunnen worden) worden aangemeld bij het landelijk systeembeheer

in Notove

Een overzicht van deze formulieren is hierna in deze bijlagen opgenomen. Een digitale versie van deze formulieren is te downloaden van de internetsite van Bever.

D-1