BEGROTING. januari december OVER-gemeenten

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

BEGROTING januari – december 2012 OVER-gemeenten

1


Inhoudsopgave

Inleiding

3

Begroting en meerjarenbegroting

4

Product Personeelslasten

5

Product Automatiseringskosten

5

Product Kantoorkosten

6

Product Huisvestingslasten

6

Verloop gemeentelijke bijdrage

7

Gerealiseerde bezuinigingen

8

Ontwikkelingen personeelsmanagement

9

Risico’s

10

2


Inleiding Bijgaand treft u aan de begroting voor 2012 en meerjarenbegroting 2013-2015. Er is voor gekozen om een vergelijking te maken tussen 2011 en 2012. Er zijn geen kolommen betreffende de 40/60 verhouding opgenomen, daar dit een vertroebeld beeld weergeeft en het de leesbaarheid niet ten goede komt. In onderstaand verhaal wordt ingegaan op de diverse kosten componenten

3


Begroting en meerjarenbegroting

FINANCIEEL MEERJARENPERSPECTIEF 2012 - 2015 2012 2013 2014

Nieuw beleid Personeelslasten Overige personeelslasten Automatisering Kantoorkosten Huisvestingslasten Algemene kosten

Totaal nieuw beleid Oostzaan Wormerland

Totale bijdrage Saldo begroting

2015

7.685.700 577.167 942.230 180.098 809.430 -

7.617.475 577.167 697.575 165.098 809.430 -

7.617.475 577.167 687.705 165.098 809.430 -

7.617.475 577.167 687.705 165.098 809.430 -

10.194.625

9.866.745

9.856.875

9.856.875

4.077.850 6.116.775

3.946.698 5.920.047

3.942.750 5.914.125

3.942.750 5.914.125

10.194.625 -

9.866.745 -

9.856.875 -

9.856.875 -

4


Personeelslasten/Salariskosten In eerste instantie wordt ingegaan op de formatie aspecten. In deze opstelling wordt er vanuit gegaan dat indien sprake is van vacaturevervulling uit de ruimte die is vrijgemaakt binnen de vacaturegelden dit geen formatieaanpassing is. Per 1.1.2012 bedraagt de formatie 129 Fte, dat wordt opgevuld met 142 personen. Ten opzichte van 2011 is de vrijval van 1 fte op het gebied van riolering en water niet opnieuw ingevuld. De salariskosten 2012 stijgen ten opzichte van 2011 met een bedrag van € 285.000,-. Dit komt voornamelijk door een salarisstijging van 1% en een stijging van alle werkgeverslasten van 1%, en de uitkomsten van de functiewaardering in 2011. Overige personeelskosten Voor de specificatie van de overige personeelslasten wordt u verwezen naar de cijfermatige verklaring in de bijlage. Ten opzichte van 2011 worden geen wijzigingen in het budget doorgevoerd. Wel worden diverse producten anders gegroepeerd. Automatiseringskosten Ten opzichte van 2011 een stijging van de kosten van € 26.000,-. Oorzaak hiervan zijn voornamelijk de kosten van de uitwijk, het contract waardoor we bij calamiteiten zijn gewaarborgd van een continuering in onze processen. Ten opzichte van 2011 betreft dit een kostenstijging van € 15.000,-. Ook zijn de kosten van onderhoud software groter dan begroot, en leiden tot een bugetaanpassing van € 11.000,- voor de huidig lopende contracten. In 2011 zal een nieuwe nota automatiseringsbeleid worden opgesteld. Hierin zal de investeringscriteria worden aangepast, waarbij investeringen kleiner dan € 100.000 direct in de exploitatie zullen worden verwerkt. Uitgaande van deze systematiek wordt in de begroting 2012 voorgesteld op de volgende investeringen op het gebied van automatisering in de exploitatie te verwerken: POC Citrix Het Nieuwe Werken nodigt uit tot meer gebruik van Multi media bestanden voor geluid en video, en ook het videovergaderen. Het bestaande netwerk is hiervoor niet geschikt. De ombouw van het huidige netwerk ging vooraf aan de visie op en de realisatie van Het Nieuwe Werken. De kosten van de ombouw bedragen voor 2012 € 10.000,- aan onderzoekskosten, waardoor het systeem in 2013 zal worden geïnstalleerd. De investering hiervan bedraagt € 78.000,- Er wordt rekening gehouden met een licentie voor 100 medewerkers. Kosten van implementatie en jaarlijkse onderhoudskosten zijn nog niet bekend. Oracle op windows platvorm De databases van alle partijen zijn nu samengebracht op het Unix-platform, dat in principe alleen voor de Centric-applicaties was bedoeld. In de afgelopen maanden is herhaaldelijk gebleken dat de databases van externe partijen (m.n. SBA) voor de nodige problemen zorgde, waardoor de dienstverlening in het geding kwam. Oracle op een Unix-systeem blijkt stabieler te zijn. Desondanks is het aan te raden om de Centric-databases te scheiden van de SBA-databases. De laatste worden dan op een Windows-platform geplaatst, omdat de ondersteuning vanuit SBA beter is geregeld op het Windows-platform. De kosten van splitsing bedragen € 20.000,-

5


Vervanging Unix Op basis van een vervangingsinvestering bedraagt de nieuwe investering van de Unix server € 45.000.Datadistrubutie Datadistributie heeft als spin in het web applicatie diverse kostencomponenten in diverse projecten. Het gaat over koppelingen met Key2finance, BAG, DDS, GBA, Mijn Werkplek, Berichtenadministratie, Koppeling Formulierenserver, SBA, enz. Het totaalbedrag van de investering bedraagt € 57.500,-. Sociale zaken, cliënt volgsysteem reïntegratie De consulenten van sociale zaken Wormerland hebben op dit moment onvoldoende grip op de activiteiten in het kader van re-integratie van mensen die een beroep doen op de VVWB. Een goed ingericht klantvolgsysteem is een voorwaarde om de reïntegratie goed te monitoren en tijdig te kunnen sturen op basis van managementinformatie. De kosten voor het inkomensdeel van de WWB zijn een belangrijk issue. Het is dan ook van belang om de reïntegratie zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Een dergelijk systeem kost € 40.000,-. Deze lasten zullen volledig worden doorbelast aan de gemeente Wormerland.

Kantoorkosten Druk en bindwerk, reprokosten en kantoorartikelen In het kader van de automatisering en digitalisering wordt voorgesteld om de kantoorkosten in 2012 met € 15.000,- en daarnaast in 2013 met nogmaals € 15.000,- af te laten nemen. Bij het inventariseren van het huidige printerpark en kopieerkosten wordt verwacht in 2012 en 2013 een besparing te realiseren van € 15.000 Verder hebben beide gemeenteraden van Oostzaan en Wormerland zich uitgesproken over de digitalisering van de raadstukken. Beide raden willen in proef vorm de raden gaan digitaliseren. De inschatting is dat de ontwikkeling onontkoombaar is, en dat vanaf 2012 de raden volledig digitaal zullen werken. Dit is mede door de beide werkgroepen financiën aangegeven als doelstelling. Dit betekend nogmaals een besparing op de kopieerkosten van de raad van € 25.000,-. Abonnementen Met ingang van 2012 wordt voorgesteld om € 25.000,- aan lopende abonnementen te besparen. Het totale jaarbudget voor abonnementen binnen OVER-gemeenten bedraagt € 27.282,- waardoor in 2011 bijna alle abonnementen zullen worden opgezegd. Huisvestingslasten In 2011 is door medewerking van Stichting Rijk een nieuw contract afgesloten voor de energielevering van beide gemeenten. Hierdoor wordt een besparing verwacht op de energielasten van beide gemeentehuizen van € 10.000,-

6


Gemeentelijke bijdrage Bovengenoemde wijzigingen zijn opgenomen in onderstaand schema, en leiden tot de volgende gemeentelijke bijdragen:

FINANCIEEL MEERJARENPERSPECTIEF 2012 - 2015 2012 2013 Bijdrage gemeenten Nieuw beleid Personeelslasten Automatisering best. Onh. Contr. POC Citrix onderzoekskosten POC Citrix aanschaf Oracle op Windows Vervanging Unix Datadistributie Totaal nieuw beleid Bezuinigingen Kantoorkosten Digitalisering Raad Abonnementen Huisvestingslasten energie Totaal bezuinigingen Nieuwe bijdrage gemeenten

Aangepaste bijdrage: Oostzaan Wormerland

2014

2015

9.746.676

9.645.294

9.645.294

9.645.294

285.511 26.938 10.000 78.000 20.000 45.000 57.500 522.949

283.107 28.344

283.107 18.474

283.107 18.474

311.451

301.581

301.581

15.00025.00025.00010.00075.00010.194.625

30.00025.00025.00010.00090.0009.866.745

30.00025.00025.00010.00090.0009.856.875

30.00025.00025.00010.00090.0009.856.875

4.077.850 6.116.775

3.946.698 5.920.047

3.942.750 5.914.125

3.942.750 5.914.125

Meerjarenontwikkeling Bijgevoegd op bijlage 5 is de meerjarenontwikkeling t/m 2015. Hierbij is uitgegaan van het feit de bezuinigingen in 2012 wederom worden gehaald en een aantal kostencomponenten een neerwaartse bijstelling in zich hebben.

7


Bezuinigingen Bij het opstellen van de primitieve begroting van OVER-gemeenten zijn door de samenwerking voordelen ontstaan op formatie. Deze besparingen zijn bij de start van OVER-gemeenten direct in de meerjaren begroting verwerkt. De besparing bestond uit het niet opvullen van vacatures van bijvoorbeeld afdelingshoofden uit beide gemeenten. Het resultaat voor 2010 is zoals al eerder gepresenteerd € 250.000,-. Op de directe producten zijn geen bezuinigingen doorgevoerd. Alle genoemde posten zijn direct overgenomen uit de gemeentelijke begrotingen in de begroting van OVER-gemeenten, en binnen de gemeentelijke begroting is het totaal van deze posten verantwoord als “bijdrage OVER-gemeenten”. De genoemde formatievoordelen zijn cumulatief en lopen op naar 2012 €372.000,- en 2013 €427.000,-. Dit wordt gerealiseerd door het niet vervangen van een medewerker beleid en regie, medewerker projectenbureau en het anders organiseren van de brandweer. Voor 2012 waar deze begroting betrekking op heeft zien we dat de formatieve besparingen gerealiseerd zijn maar dat we op de huidige formatie geen extra bezuiniging kunnen realiseren. Kortom ontstane vacatures anders dan hierboven genoemde formatievoordelen zullen opnieuw worden opgevuld. De directe producten binnen OVER-gemeenten zullen met ingang van 2012 de volgende voordelen opleveren: - Kantoorkosten, op het printerpark en kopieerkosten wordt een besparing van € 15.000,- Digitalisering van de raad gaat een besparing opleveren van € 25.000,- Kantoorkosten, in het kader van de digitalisering zullen alle abonnementen worden opgezegd, een besparing van € 25.000,- Huisvestingslasten voor beide gemeentehuizen, door afsluiten van een nieuw contract met de energieleverancier een besparing van € 10.000,Verder is voor 2012 gekeken naar de efficiency van producten, welke de volgende mogelijke besparingen kunnen opleveren voor de volgende producten: Omgevingsvergunning Het is mogelijk om in 2012 € 25.000 te bezuinigen op de formatie voor het afhandelen van de omgevingsvergunningen. Door de inzet op meer digitaal werken en het vereenvoudigen van processen kan de formatie worden verminderd, en toch de dienstverlening aan de burger verbeterd. Dit is de verwachting en nog niet financieel verwerkt in de meerjarenbegroting van OVER-gemeenten.

8


Ontwikkelingen personeelsmanagement In het kader van goed werkgeverschap zullen in 2012 de volgende speerpunten worden uitgewerkt: Activiteitsgerichte werkruimtes Eind 2010 is in het kader van Het Nieuwe Werken een werkgroep aan de slag gegaan met de pilot “Werkplek van de toekomst”. In deze werkgroep zat van iedere afdeling één collega. Samen met JBK (leverancier kantoormeubelen) is gekeken naar hoe in beide gemeentehuizen activiteitsgerichte werkruimten kunnen worden gerealiseerd. Het project heeft als doel mensen vertrouwd te laten worden met activiteitsgerichte werkruimtes, en zal jaarlijks worden uitgebreid. E-HRM De behoefte is om een toekomstvast en optimaal dienstverlenend E-HRM –systeem aan te schaffen, wat gericht is op de gebruiker. De gebruiker, leidinggevenden en medewerkers komen bij het nieuwe moderne E-HRM systeem centraal te staan. Het systeem moet daarbij de gebruiker uitnodigen om mee aan de slag te gaan door optimaal gebruiksgemak en informatie met duidelijke overzichten. Een modern E-HRM systeem vraagt in eerste instantie een investering, maar levert een aantrekkelijk en modern product, en levert uiteindelijk ook geld op. Gezondheidsweek Binnen OVER-gemeenten is het goed om een gezondheidsweek te organiseren om medewerkers bewust te maken van: • Een juiste balans tussen lichamelijke in- en ontspanning, welke ervoor zorgt dat medewerkers zich energieker voelen • Stilstaan bij alles wat met werk te maken heeft. • Hoe kunnen ze het beste werk organiseren en de werkplek daarop inrichten? • Diverse workshops organiseren en zelftesten geven medewerkers inzicht in aspecten van het werk. Door toekenning van dit budget kan een breed aanbod met ontspanning, beweging en uitstraling worden georganiseerd. Naast de lichamelijke aspecten spelen ook aspecten zoals uitstraling en zelfvertrouwen. Een belangrijke rol bij hoe mensen zich voelen.

9


Risico’s Onderstaande risico’s zijn nog niet opgenomen in de begroting voor 2012 omdat bij het opstellen van de begroting 2012 nog onzeker is of deze posten zich gaan voordoen, en hoe groot de financiële component van het risico bedraagt. Automatisering Microsoft In verband met een mogelijk noodzakelijke upgrade van het huidige Microsoft pakket naar Office professional dienen de licenties van Microsoft te worden aangepast. De kosten van de licentie bedragen dan eenmalig € 60.000,-. Momenteel vindt overleg met Microsoft plaats over de eventuele upgrade en de hieraan verbonden kosten. WMO applicatie Momenteel maken we gebruik van GWS, een applicatie waarin alle individuele verstrekkingen per cliënt van de WMO worden geregistreerd en bijgehouden. De facturen van deze verstrekkingen worden verantwoord in het financiële systeem. Een koppeling tussen deze twee systemen is niet mogelijk, waardoor de factuurcontrole extra-comptabel moet plaatsvinden. Bijkomend nadeel van het huidige systeem is het niet kunnen genereren van managementinformatie. Het systeem GWS is een registratiesysteem dat niet goed aansluit op onze werkprocessen. Ook dit vergt veel handelingen. Onderzocht wordt de mogelijkheid tot aanschaf van een nieuw systeem, waarbij bovengenoemde knelpunten worden opgelost. De financiering van de onderhoudskosten van het nieuwe systeem kan wellicht plaatsvinden door het contract voor gebruik van GWS op te zeggen. De aanschaf van het nieuwe systeem vergt een investering van € 60.000,-.

10

BEGROTING. januari december OVER-gemeenten

Recommend Documents