Bedrijfsplan Resto ter realisering van de voorgenomen planning in 2011 en 2012

Vincentius’ Hof Bedrijfsplan project Resto een activiteit van de Vincentius Vereniging ’s-Gravenhage

Bedrijfsplan Resto ter realisering van de voorgenomen planning in 2011 en 2012

Opstellers: James van Velzen en Wim Boonekamp Vastgesteld door: Vincentius Commissie Toekomst Vincentius’ Hof Bestuur Vincentiusvereniging ’s-Gravenhage Versie 5 maart 2012 Inhoudsopgave

1

Bedrijfsplan project Resto versie mei 2012

1

1.

Inleiding

2.

Analyse van de behoefte Resto 2.1 Omvang van de behoefte 2.2 Missie, doelstelling en doelgroepen 2.3 Relatie met Vincentiusvereniging ‘s-Gravenhage 2.3.1 Samenstelling Commissie Vincentius’ Hof

8

2 4

4 5 8

3.

De aanpak Resto 3.1 SWOT-analyse 3.2 Netwerk/omgeving/stakeholders 3.3 Steunzenders/ambassadeurs 3.4 De markt/concurrentie 3.5 Rol overheid

9 10 10 10 10 10

4.

Organisatie Resto 11 4.1 Huisvesting 12 4.2 Taken Commissie Vincentius’ Hof en profielen van vrijwilligers 4.3 Vrijwilligers en betaalde krachten 14 4.4 Bereikbaarheid 14

13 13

5.

6.

7.

Communicatie + marketing 5.1 Positionering project Vincentius’ Hof 5.2 Communicatie- /promotiestrategie 5.3 Mediacontacten 5.4 Beschikbare communicatiemiddelen 5.5 Concrete plannen 16 Investering en exploitatie 6.1 Sponsoring 6.2 Begroting Planning 7.1 Tijdlijn 7.2 Evaluatie/ijkpunten voor succes


15 15 15 15 16 17 17

18 18

2

1.

Inleiding

Met het Project Vincentius‘ Hof heeft de Vincentiusvereniging zich een aantal jaren geleden tot doel gesteld om een plek te creëren voor mensen die behoefte hebben aan spiritualiteit, rust en dit willen waarmaken met andere mensen. Vanaf de start is gewerkt vanuit de bestaande situatie in de ruimste zin van het woord: - vanuit de plek: het ombouwen van de huidige - Zoete inval tot een professionele keuken, - Refter tot een restaurant, - Gele zaal tot een conferentiezaal, - Derde kamer tot een bezinningsruimte; - vanuit de gasten: - mensen die hun bezieling willen delen met elkaar.

De achtergrond van het Project Vincentius’ Hof is door de Vincentiusvereniging ’s- Gravenhage verwoord in het volgende mission statement: een herberg waar mensen elkaar willen ontmoeten, een thuis vinden, op verhaal kunnen komen; een tempel waar mensen zich herkend en erkend weten naar hun eigen tradities in respect voor hun spirituele achtergrond; een school waar mensen van elkaar willen leren in een proces van geven en ontvangen.


3

2.

Analyse van de behoefte Resto

Er is behoefte aan: - uitbreiding van de huidige accommodatie met een professionele keuken voor de huidige gebruikers zoals het straatpastoraat, de interkerkelijke groepen onder leiding van Mara, de koren, de bezoekers van de kapel, de migrantenkerken; - het opzetten van een restauratieve voorziening die in het teken staat van de ontmoeting van mensen; - het opzetten van een restaurant voor groeperingen die voor het doel van de Vincentiusvereniging interessant zijn zoals de klanten van de Kledingbeurs, de gasten van de Boodschappen Begeleidingsdienst, de gasten van Project Vivaldi en het Theater aan de Steeg; - het opzetten van een keuken/restaurant als lesplaats voor koks en bedienden in het kader van leerwerkplekken waarbij te denken valt aan cliënten van Bakboord of anderszins mensen die in het verleden gemarginaliseerd zijn en voor de Vincentiusvereniging tot de doelgroep behoren. 2.1 Omvang van de behoefte Uit onderzoek van het Sociaal en Cultureel Planbureau blijkt dat 4% van de volwassenen momenteel minder dan één keer per week ‘betekenisvol’ contact heeft; alleen al in Den Haag gaat het dan om ongeveer 10.000 mensen, een substantieel deel van de bevolking, maar vooral ook een vergeten en onzichtbare groep. De Vincentiusvereniging heeft geconstateerd dat de Haagse samenleving is gesegregeerd en dat er nauwelijks een echte ontmoeting tot stand komt tussen mensen uit meerdere diverse culturele lagen als gevolg van gescheiden woonwijken, verschil in religies, inkomens en afkomst. De wezenlijke contactmomenten die leiden tot gesprek en voeding van elkaars levensverhalen, normen en waarden worden wel onder elkaar uitgewisseld maar niet of nauwelijks tussen de Haagse groeperingen onderling. Stichting Mara, onderverhuurder van een deel van het complex Vincentius’ Hof heeft vele momenten waarop jongeren en groeperingen bij elkaar komen om te eten. Uitbreiding van de accommodatie heeft zo ook positieve invloed op de missie en visie van Mara. De migrantenkerken zien het gezamenlijk eten als een element dat direct te maken heeft met de religieuze vieringen. Op dit moment kerken o.a. de volgende kerkgenootschappen in het Vincentius’ Hof: de Wesley Methodist Church, de Poolse Parochie, Richard Church, C.E.P.A.C. en Humanitas; er zingen diverse koren zoals Vox Rosa, Linssen/Phoenix. Sinds kort is ook het Gandiva Insituut o.l.v. Mevr. A.I Shwardat een vaste huurder; de samenwerking op tal van terreinen belooft veel goeds voor de vormgeving van wederzijds gedeelde idealen. 2.2 Missie, doelstelling en doelgroepen Missie. Een Vincentius’ Hof als een herberg voor allen die de Haagse bevolking vormen, een tempel voor diegenen die erkenning en herkenning van zichzelf en anderen nastreven, een school voor diegenen die met en van elkaar willen leren. Doelstelling. Er zijn voor het restaurant een aantal doelstellingen: - een plaats voor de bewoners van Vincentius’ Hof om de maaltijden te bereiden en met elkaar te nuttigen; - een plaats van ontmoeting voor organisaties en hun bezoekers van Vincentius’ Hof waarmee vorm wordt geven aan uitwisseling op het gebied van cultuur, religie en spiritualiteit; - een restaurant voor mensen in kwetsbare posities, zodat we een bijdrage leveren aan het bestrijden van eenzaamheid, het tegengaan van armoede, het geven van een rustig onderkomen voor een dagdeel aan dak- en thuislozen en het kunnen samenzijn van migranten die een ‘’thuis’’ willen hebben; - een leer- en werkplaats voor mensen met een behoefte aan re-integratie om aanvullende werken/ of leerervaring te kunnen opdoen. Het streven is een restaurant te creëren met een wekelijkse bezetting teneinde de verschillende gebruikers te bedienen; een herberg - tempel - school te zijn; de specifieke doelgroepen te kunnen aanspreken en nieuwe projecten te kunnen entameren. De daaraan gekoppelde werkdoelstellingen voor de periode 2010-2011 waren:


4

Werkdoelstellingen

Uitvoering projectjaar

verbouwing van de zalen begane grond van Vincentius’ Hof

2010 - 2012 uitgevoerd

opstellen van profielen t.b.v. de vrijwilligers

2011 uitgevoerd

opstellen van de diverse huurovereenkomsten

2011 - 2012 uitgevoerd

de contacten tussen de huidige organisaties c.q. gebruikers en de communiteit verleggen naar de Vincentiusvereniging uitbreiding van samenwerking Vincentiusvereniging en nieuwe organisaties c.q. gebruikers

2011 - 2012 uitgevoerd uitgevoerd en blijvend in uitvoering

De daaraan gekoppelde werkdoelstelling voor de periode 2012-2013 zijn: communicatiebeleid 2012 werving vrijwilligers

2012

co-financiering naast de Vincentiusvereniging

2012

nieuwbouw keukenvoorziening

2012

commerciële huurders interesseren i.h.k.v. ethisch ondernemen

2012 - 2013

uitbreiding samenwerking Vincentiusvereniging met nieuwe organisaties en gebruikers

2012 - 2013

Om het gestelde doel te bereiken zijn er reeds contacten die geïntensiveerd en uitgebreid gaan worden; ook nieuwe organisaties worden aangezocht: bestaand contact - Mara, bestaand contact - Straatpastoraat, oriënterend contact is - Van Harte Restaurants, geweest - Stichting MEE contact uitbouwen - De Vincentiuscommissies Vivaldi, Bakboord, Spiritualiteit, Tuin van Geloven, Theater aan de Steeg bestaand contact bestaand contact - Migrantenparochies, contact uitbouwen - Boodschappenbegeleidingsdienst contact uitbouwen - Stichting Leergeld en Jarige Job contact uitbouwen - Gandiva Instituut contact aanzoeken - Middelbare en Hogere Hotelschool , Op dit moment is de bezettingsgraad goed te noemen. Bij de start is het belangrijk dat het Project Vincentius’ Hof Resto de huidige bezettingsgraad uitbreidt en er een substantieel deel nieuwe contacten wordt gerealiseerd voor zowel de keukenvoorziening als het restaurant en de conferentiezalen. Concreet zijn er al uitspraken: • Mara zal na verbouwing twee tot drie dagdelen gebruik gaan maken van de restauratieve voorzieningen en het koken met hun doelgroepen nog verder inpassen. • De migrantenkerken wensen meer gebruik te kunnen maken van de restauratieve voorzieningen, • Ditzelfde geldt voor het straatpastoraat.


5

Doelgroepen 1. Huidige gebruikers. De huidige vaste gebruikers van organisaties: o de migrantenkerken die wekelijks koken, voor hen is kerkgang en gezamenlijk eten een gebruikelijke combinatie; o de eetgroepen vanuit Mara (Katholieke samenlevingsopbouw); o de maaltijden op de vrijdagavond voor de bezoekers van het Straatpastoraat, alwaar via Egidius /Engelstalige parochies dak- en thuislozen en verslaafden wekelijks een maaltijd ontvangen; o de deelnemers aan symposia en/of cursussen die de zalen Gast en Geluk, Licht en Liefde en Boek en Bron huren inclusief lunch en/of diner. 2. Nieuwe doelgroepen. Zij die zich aangesproken voelen om vanuit het ‘mission statement’ de keuken- en/of restaurantvoorziening te willen gaan gebruiken. Gebleken is dat een en ander nu al leidt tot de behoefte om als organisatie/groepering deze mee te willen gaan realiseren, verder uit te bouwen en vorm te geven; een restaurantvoorziening draagt ertoe bij dat de weg daar naar toe inspireert en/of haalbaar wordt gemaakt. Nieuwe doelgroepen die kunnen ontstaan uit diverse te ontwikkelen projecten: Doelgroep de multi etnische Hagenaars. - Multi-cultu-reli maaltijden. De Multi etnische Hagenaars ontmoeten elkaar niet of in elk geval te weinig. Een restaurant waarin mensen vanuit verschillende etnische achtergronden elkaar kunnen ontmoeten zal leiden tot uitwisseling van religie en cultuur en zal de vreedzaamheid in Den Haag kunnen bevorderen. De spiritualiteit van Vincentius’ Hof , de idealen van de Vincentiusvereniging en de unieke kloosteromgeving in het hart van Den Haag maakt dat deze plek daar goede kansen voor biedt. Zo kunnen we dus etentjes koppelen aan thema-avonden of culturele bijeenkomsten (bv. Divali koppelen aan een Hindoestaanse maaltijd). - Doelgroep de expats. Den Haag heeft vele internationale organisaties zoals het Internationale Gerechtshof, Europol, het Joegoslavië Tribunaal en het International Criminal Court waar voor de medewerkers een ontmoetingsplek gemaakt kan worden ten einde een directe relatie op te bouwen met de activiteiten in Vincentius’ Hof en de werkzaamheden van de Vincentiusvereniging. - Doelgroep geïnteresseerden in samen eten met een verhaal. De locatie is geschikt voor ontmoetingen van Hagenaars rondom elkaars verhalen, ieders levensgeschiedenis, de verhalen over de vraagstukken van mensen die zich inzetten voor bestrijding van achterstanden die het gevolg kunnen zijn van onderwijsachterstand, materiële en geestelijke armoede, gemis aan perspectief in het leven, verslavingsachtergronden etc. - Doelgroep geïnteresseerden die elkaars spiritualiteit willen leren kennen. Monnikenmaaltijden. De Vincentiusvereniging heeft veel te vertellen over de meer dan 165-jarige geschiedenis en de eigen toekomst. Mensen die in Nederland hun spirituele verhaal willen vertellen of hun spiritualiteit willen delen dienen een podium te krijgen. Een verhaal met een maaltijd zal bijdragen aan de beleving van het verhaal. - Doelgroep voor en met ex-gedetineerden. We willen dit gaan realiseren i.s.m. Bakboord. Eten met een verleden (werktitel). In het hart van de Vincentiusvereniging leeft de wens om, in navolging van Vincentius à Paulo, gedetineerden en ex-gedetineerden bij te staan; Het doel van maaltijden voor exgedetineerden is evident: goede en inspirerende contacten dragen ertoe bij hen te stimuleren de juiste levenskeuzes blijvend te kunnen maken


6

-

-

. Doelgroep voor sponsors. Sponsormaaltijden. Bedrijven, organisaties en individuele medeburgers worden aangeschreven om mede de financiële kant van het Vincentius’ Hof te realiseren. De sponsormaaltijden zijn een voorziening om elkaar te ontmoeten, nieuwe projecten te adopteren en vanuit de ambiance elkaar te inspireren en te genieten van de goede werken die mede door financiers gaan ontstaan. Zo zou bv. Acoustic Alley een artiest kunnen ‘leveren’ die hierbij entertainment biedt. Doelgroep: de ‘gelaagde’ Hagenaars. Arm en rijk maaltijden. Maaltijden voor een mix ‘van arm en rijk’. De Vincentius’ Hof kan mensen bij elkaar brengen die van elkaars bestaan geen weet hebben. Een specifiek belang is het om de vervreemding tegen te gaan van mensen die rijk en luxe leven en mensen die daarentegen behoeftig zijn. De verwachting is dat solidariteit onder medeburgers in Den Haag tot stand kan komen door ontmoetingen: echte contacten dus en het op de hoogte zijn van elkaars levensomstandigheden doet de zorg voor elkaar toenemen zoals ook bijv. de Engelstalige Parochie heeft ervaren. We denken hier bv. aan samenwerking met de Stg.Leergeld en Jarige Job

Zij die belangstelling hebben voor het koken met doelgroepen zijn welkom. We denken dat het Gandiva Instituut hier een rol in kan spelen. 3. Commerciële huurders en klanten. Diverse maatschappelijke organisaties en ook commerciële organisaties hebben vanuit hun scholingsbeleid en Human Resource Beleid, of vanuit hun visie op ethisch ondernemen behoefte aan locaties voor zingevingvraagstukken. Er is een groeiende behoefte om Vincentius’ Hof te kunnen gebruiken voor cursussen of seminars. Zo vinden er reeds nu bijeenkomsten plaats van Nederlandse Veteranen, zijn er teamscholingen voor teams van basisscholen geweest. Ook is er wel eens vraag geweest vanuit politieke fracties van de gemeenteraad Den Haag. Resumerend: De huidige bezettingsgraad met bijvoorbeeld wekelijks het Straatpastoraat, de vieringen van de migrantenkerken, de koren Vox Rosa en Vox Antiqua, Phoenix en de diverse incidentele verhuren aan toneelgroepen, Humanitas, Stichting Optie e.d. is een goede basis voor uitbouw van interesse voor verhuur. Uitgangspunt is en blijft dat Vincentius’ Hof een project is dat op de inzet van vrijwilligers drijft. Dat is door de jaren heen de kracht en het succes van de Vincentiusvereniging. Het Project Vincentius’ Hof wordt gecoördineerd door de Vincentius Commissie Vincentius’ Hof .


7

2.3

Relatie met Vincentiusvereniging

Vincentius’ Hof is één van de projecten van de Vincentiusvereniging. De Vincentiusvereniging heeft met een financiële bijdrage van meer dan € 500.000,00 in 2011 het project deels al mogelijk maken, financieel en fysiek, en heeft de intentie om het voort te zetten. Maar ook de participatie via sponsors is noodzakelijk voor de volledige financiering van de verbouwingsplannen en inrichting van de restauratieve keuken. Het Project Vincentius’ Hof zal in de nabije toekomst budgettair neutraal dienen uit te komen. De noodzaak om financieel gezond te werken is van belang zodat de Vincentiusvereniging weer nieuwe activiteiten kan opzetten in de geest van haar naamgever. Er zijn immers nog noden genoeg in de samenleving. Karakteristiek voor alle activiteiten onder de vlag van de Vincentiusvereniging is de ruime inzet van vrijwilligers. Dat betekent dat ook het Project Vincentius’ Hof vooral vanuit hen zal gaan opereren. Kwaliteit en verantwoorde aandacht voor de kwetsbare medemens door de vrijwilligers vormen daarbij de rode draad. De Commissie Vincentius’ Hof, vanuit een initiërende en begeleidende rol belast met de aansturing van het project, legt verantwoording af aan het bestuur van de Vincentiusvereniging. 2.3.1

Samenstelling Commissie Vincentius’ Hof

De samenstelling van de Vincentius Commissie Vincentius’ Hof is voorlopig als volgt: Ir. Ing. Jeroen Appel Rienus van Beek Wim Boonekamp Alfred Kool Drs. James van Velzen


8

3.

De aanpak Resto

Dit bedrijfsplan voorziet in een gerichte aanpak om de gestelde doelen te bereiken. Leidraad vormt de geformuleerde doelstelling van de Commissie Vincentius’ Hof en de daaraan gekoppelde werkdoelstellingen. 3.1

SWOT-analyse

Om het project te analyseren, is een zogeheten SWOT-analyse (Strengths/sterktes, Weaknesses/ zwaktes, Opportunities/kansen, Threats/bedreigingen) opgesteld: Sterktes: - duidelijke identiteit - prachtige en rustige kloosteromgeving in het hart van Den Haag - rijke historie Vincentiusvereniging + bestuurskracht van de vereniging - motivatie van - de commissieleden, - het bestuur en leden van de Vincentiusvereniging - en huidige gebruikers - deskundigheid van alle betrokkenen - professionaliteit van de organisatie - inzet van Mara om doelgroepen te bereiken - bereidheid van projectleiding Van Harte restaurant deze accommodatie te willen benutten - samenwerking met Gandiva Instituut - bereidheid van de Stg.MEE tot samenwerking - idem voor Boodschappen Begel. Dienst - inzet van persoonlijke kwaliteiten - herkenbare en motiverende noodzaak om aan ontmoeting te werken - de bezettingsgraad van de ruimtes is in de loop van de jaren voldoende geweest - vrijwillig beheer is vanaf januari 2012 gerealiseerd

Zwaktes: - de samenstelling van de commissie is een wankele basis gezien de werkdruk - we realiseren ons dat het louter werken met vrijwilligers een te grote druk kan gaan leveren - co-financiering uit externe fondsen mogelijk lastig o.a. i.v.m. vermeende/ gepercipieerde ‘rijkdom’ Vincentiusvereniging

Kansen: - potentieel grote doelgroepen - problematiek van segregatie in de samenleving en de noodzaak tot ontmoeten en dialoog staat in de belangstelling - opkomst maatschappelijk en verantwoordelijk ondernemen - toenemende behoefte aan zingeving

Bedreigingen: - het kostenplaatje: het streven Vincentius’ Hof kostenneutraal te maken - andere min of meer vergelijkbare initiatieven - perceptie van katholieke signatuur met daaraan gekoppelde ‘exclusiviteit’


9

3.2

Netwerk/omgeving/stakeholders

Netwerk: - Middelbare en Hogere Hotelschool - Van Harte Restaurant - Mara - Straatpastoraat - De leden van de Vincentiusvereniging en de Commissies Vivaldi, Bakboord, Spiritualiteit, Tuin van Geloven en het Theater aan de Steeg - Migrantenparochies - Stichting MEE - Boodschappen Begeleidings Dienst - Stichting Leergeld en Jarige Job - Gandiva Instituut - Trainings- en vormingsinstituten zoals het opleidingsinstituut van Cor Schippers Stakeholders: - Gemeente Den Haag: de gemeente heeft belang bij een goed functionerende Vincentius’ Hof en vormt daartoe beleid via migrantenkerken, maatschappelijke activering, bestrijding eenzaamheid, bevordering van dialoog tussen de diverse stedelijke groeperingen. - Organisaties op het gebied van maatschappelijk werk en sociale zorg hebben belang bij een goed functionerend Project Vincentius’ Hof. 3.3

Steunzenders/ambassadeurs

In deze paragraaf wordt in kaart gebracht hoe de ‘omgeving’ van het Vincentius’ Hof effectief kan worden ingezet om de gestelde doelen beter te behalen. Vanuit eigen belang of gemeenschappelijk belang kan het voor mensen of organisaties interessant zijn om te helpen de positie en bekendheid van Vincentius’ Hof te vergroten/verstevigen. In feite geldt dit voor de meeste onder 3.2 genoemde partijen. Het is de bedoeling via een gericht plan van aanpak deze partijen stelselmatig te benaderen en hen te stimuleren deze belangrijke rol te vervullen. De daarvoor benodigde kennis over het project en eventueel ondersteunend materiaal moet dan ook beschikbaar zijn. Zie 2.2. werkdoelstellingen .4

De markt/concurrentie

We wensen geen concurrentie met het Van Harte concept aan te gaan, wel is er bereidheid om de faciliteiten en de accommodatie beschikbaar te stellen. .5

Rol overheid

De rol van de overheid is niet anders dan te benoemen als vergunningverlener in verband met de verbouwingen.


10

4.

Organisatie Resto

Dit hoofdstuk gaat over het professionaliseren van de projectorganisatie, zowel qua menskracht als qua huisvesting. 4.1

Huisvesting

De Commissie Vincentius’ Hof gaat gebruik maken van de eerste etage in de uitbouw Korte Vleerstraat en deelt die ruimte met medegebruikers van de Projecten Vivaldi en Bakboord. Bij de verbouwing wordt voorzien in een werken kantoorruimte voor de kok en overig personeel, het beheer van de voorraad en de dagelijkse aansturing van vrijwilligers etc. Voorts wat betreft plaats/ ruimte/ingang van Vincentius’ Hof: - een goed geoutilleerde professionele keuken; ontwerp is december 2011 gemaakt; - een spoelkeuken; ontwerp is in december 2011 gemaakt; - een kantoor- en wasruimte voor de keukenstaf; ontwerp is in december 2011 gemaakt; - een drietal smaakvolle ingerichte multifunctionele zalen voor de maaltijden en activiteiten voor maximaal 50 personen met rolstoelvriendelijke entrees van de zalen (realisatie oktober 2011); - een goede toiletvoorziening: dames- en , herentoiletten- en een invalidentoilet (realisatie oktober 2011); - een verbeterde en aantrekkelijke toegang: deur met luifel voor de gasten en het aanleveren van goederen aan de keukens aan de Korte Vleerstraat (planning van realisatie 2012). De aspecten professionele keuken, spoelkeuken en kantoor- en wasruimte zijn opgenomen in de begroting verbouwing.


11

4.2.

Taken Commissie Vincentius’ Hof Resto

De Vincentiusvereniging werkt met commissies. De Commissie Vincentius’ Hof Resto heeft taken op het gebied van: 1. Beheer van het gebouw cq. functie van huismeester: - uitvoering van regels voor beheer en gebruik; - klein onderhoud; - schoonmaak; - inkoop voor de Resto lokaliteiten; - nalopen en zorgen voor verwarming, licht, etc. 2. Aansturing van de voortgang en ontwikkeling: - opstellen van regels voor beheer voor gebruik; - werving en begeleiding van vrijwilligers; - werving van gasten en organisaties die de accommodatie vanuit het mission statement willen gebruiken; - focus en activiteitenontwikkeling om een warme voorziening te scheppen die menselijke aandacht kan geven voor juist de behoeftigen van onze samenleving; - aangaan van goede samenwerking met diverse commissies in de Vincentius’ Hof; - beheren van contacten met organisaties in verband met scholingsbehoefte onder andere: hogere en middelbare Hotelschool, ROC Mondriaan, Haghe-groep, werkzoekenden met rugzak-geld; vgl. leerwerkplaatsen, Ooievaarsbanen, Werkbij, re-integratiebureaus, het CWI en de Gemeentelijke Sociale Dienst; - uitzetten van nieuw beleid opdat nieuwe doelgroepen en nieuwe activiteiten leiden tot een relevante maar eveneens hoge bezettingsgraad van Vincentius’ Hof ; - vorming van een klankbord en een uitvoeringsorganisatie opdat samenhang en integratie met de diverse projecten gerealiseerd wordt; - onderhouden van supervisie op de deelnemende organisaties in het Resto van de Vincentius’ Hof .

Profielen van vrijwilligers De volgende terreinen zullen door vrijwilligers worden aangestuurd: Samenstelling Bedrijfsplan project Resto versie mei 2012

12

Voorzitter van de cie. (bij voorkeur iemand vanuit de VV) kwaliteiten - leiden van vergaderingen - onderhouden van contacten met gebruikers, scholen, maatschappelijke organisaties etc. - uitbouw van de doelgroepen. investering per week: 2 uur Secretaris van cie. (bij voorkeur iemand vanuit de VV) en hoofd projectleiding kwaliteiten - onderhoud van contacten met scholen - dagelijks beheer en verantwoording - bijhouden van financiën - uitbouw van doelgroepen - werven en selecteren van vrijwilligers investering per week: 2 uur Communicatie/marketing kwaliteiten - redactionele vaardigheden investering per week: 1 uur Hoofd restaurant kwaliteiten: - koken voor grotere groepen - lesgevende en/of instructieve vaardigheden - inkoop - leiding geven aan bediening investering per keer: 6 uur, eventueel bij meerdere dagen te verdelen over meerdere personen. Huismeester: gebouwelijke zaken, schoonmaak en inkoop kwaliteiten - lichte onderhoudswerkzaamheden - controle op de schoonmaak van de ‘ witte en zwarte brigade ‘ - lichte schoonmaakwerkzaamheden investering per week: 2 uur * Deze uren zijn geschat; in aanloop van de werkzaamheden zal er waarschijnlijk meer tijd geïnvesteerd moeten worden Beheer situatie Per april 2011 beheert de cie. Vincentius’ Hof de zalenaccommodatie. Per augustus zal de nieuwe professionele keuken gerealiseerd zijn. De cie Vincentius’ Hof regelt dan ook het beheer van de keukenruimtes. Een beheerder en een assistent beheerder zijn als vrijwilliger daartoe bereid. Een schoonmaakbedrijf en de hand- en spandiensten van het secretariaat Vincentiusvereniging springen bij. Bekostiging Bekostiging van het beheer is vrijwilligerswerk.


13

4.3

Vrijwilligers en betaalde krachten

Geheel in de lijn met de Vincentiusvereniging is het de wens en de ervaring dat het via maximale inzet van vrijwilligers mogelijk is een dergelijk project te realiseren. De volgende terreinen zullen door vrijwilligers worden aangestuurd: - communicatie/marketing; - koken; - bediening; - dagelijkse schoonmaak en onderhoud; - dagelijkse projectleiding i.v.m. dagelijkse aanspreekbaarheid c.q. verwijsfunctie; - financiën; - vrijwilligersbeleid zoals vrijwilligerscontracten, ondersteuning vrijwilligers; - dagelijks beheer en verantwoording; - uitbouw doelgroepen. De optie van betaalde krachten zoals leraar-kok, projectleider en huismeester-schoonmaker is bespreekbaar. Vanaf augustus 2012 wordt dit aspect besproken op basis van de ontwikkelingen. 4.4

Bereikbaarheid

De accommodatie van Vincentius’ Hof is bereikbaar via de Korte Vleerstraat. Via de speelplaats van de Carolusschool Westeinde zijn de zalen toegankelijk voor rolstoelgebruikers. De overlast die ontstaat bij het gebruik van de ingang via het Westeinde voor de bewoners van het klooster en de kinderen - speelplaats - van de Carolusschool is door deze nieuwe voorziening grotendeels weggenomen.


14

5.

Communicatie + Marketing

In dit hoofdstuk worden enkele uitgangspunten voor de communicatie en marketing uitgewerkt. Dit onderwerp is van groot belang, zoals uit voorgaande hoofdstukken blijkt. De kansen voor het project om te overleven, ook op een hoger niveau zijn in sterke mate afhankelijk van de mate waarin het project zich in de kijker weet te spelen en als een urgent en belangwekkend project wordt waargenomen. 5.1

Positionering Project Vincentius’ Hof

Om missie en doelstelling van het project te realiseren is het noodzakelijk om effectieve samenwerkingsrelaties op te bouwen met relevante maatschappelijke organisaties die op een of andere wijze contact hebben of kunnen krijgen met onze doelgroepen voor keuken, restaurant- en conferentiezaal. De aanleiding voor die contacten is vrijwel altijd andersoortig, maar het gaat erom dat die organisaties in voorkomende gevallen Vincentius’ Hof weten te vinden. Daarnaast is het van belang dat het project voldoende profiel krijgt bij de relevante maatschappelijke spelers en potentiële ambassadeurs. Niet in de laatste plaats dienen potentiële vrijwilligers en de doelgroepen te worden bereikt, zonder welke het project immers geen bestaansrecht heeft. 5.2

Communicatie-/promotiestrategie

Bij de te ontwikkelen communicatiestrategie zal aan de in dit plan genoemde doelgroepen een heldere boodschap moeten worden overgebracht, per doelgroep te differentiëren naar de aspecten kennis, houding en gedrag. De hoofdboodschap van het project moet weliswaar steeds hetzelfde zijn, maar het is belangrijk om naar verschillende doelgroepen waarmee Resto te maken heeft, boodschappen op maat te communiceren. Zo zal een potentiële vrijwilliger wat minder in de financiële aspecten geïnteresseerd zijn, zal een potentiële gebruiker vooral in de gebruiksmogelijkheden zijn geïnteresseerd, terwijl een potentiële sponsor juist meer zal willen weten over de voordelen die steun aan dit vitale deel van Vincentius’ Hof voor hem kan opleveren. 5.3

Mediacontacten

Uitgaande van de bestaande lijst van mediacontacten van de Vincentiusvereniging, is het zaak die verder uit te breiden, met inachtneming van wat over de doelgroepen in voorgaande paragaaf is gezegd. Bij de uitbreiding valt bijvoorbeeld te denken aan media als - Den Haag Centraal, - Omroep West, - het Algemeen Dagblad (Haagse versie) en - de pagina Haaglanden van De Telegraaf e.d.. Bij de contacten met journalisten en media dient telkens de vraag centraal te staan: - hoe willen we dat Vincentius’ Hof in het nieuws komt; - welke kernboodschappen willen we terugzien in publicaties; - en in het verlengde daarvan: kan de journalist daarmee een voor zijn medium passend verhaal maken. Daarbij kan een communicatiekalender goede diensten bewijzen: wanneer breng je welk nieuws naar welke media.


15

5.4

Beschikbare communicatiemiddelen

Onderdeel van bovengenoemde communicatieplan is een inventarisatie van de huidige en benodigde nieuwe communicatiemiddelen, uiteraard nadat is vastgesteld welke doelgroepen moeten worden bereikt en met welke boodschap(pen). Op dit moment wordt in voorkomende gevallen hoofdzakelijk de website van de Vincentius’ Hof gebruikt. Voor andere projecten van de Vincentiusvereniging worden met succes flyers en persberichten ingezet, met als variant artikelen in huis-aan-huis bladen. Het plan is om dat ook te gaan doen voor Resto en de andere faciliteiten van Vincentius’ Hof. Daarnaast is het plan om periodiek een nieuwsbrief aan alle relaties en andere relevante doelgroepen te sturen en een beknopte audiovisual/DVD te maken van de mogelijkheden van de ruimtes en restauratieve voorzieningen, die onder meer via de website maar ook op andere wijze beschikbaar komt. 5.5

Concrete plannen

Teneinde bovenstaande overwegingen verder te concretiseren, moet in de volgende fase een communicatieplan worden opgesteld, waarvan het publiciteitsplan deel uitmaakt.


16

6.

Investering en Exploitatie

6.1

Sponsoring

Er dient serieus gekeken en gezocht te worden naar substantiële sponsoring vanuit een beperkt aantal grotere partijen. Een gedetailleerde aanpak daarvoor wordt voorbereid door een sponsormiddag. We denken bij sponsoring deels aan sponsoring in geld en deels in natura. Bij dat laatste valt te denken aan - het overnemen van kosten, zoals drukwerk, communicatiemiddelen, uitrusting, catering etc.; - het ‘kopen’ van bv. een restaurantstoel, het kookeiland of een attribuut voor de congreszaal; - maar ook de fysieke ondersteuning in de vorm van inzet van medewerkers of afdeling (bv. teambuilding). Er zijn partijen in het vizier die vanuit hun eigen kernactiviteit één of meer van deze zaken voor hun rekening zouden kunnen nemen. Naast sponsoring in natura lijkt het realistisch om structureel een substantieel aanvullend budget aan sponsoring aan te trekken. Voor het aantrekken van sponsorbudget is het aan te bevelen een gespecialiseerd bureau in de arm te nemen dat op provisiebasis resultaat realiseert. Met een dergelijke specialist is al een bestaand contact. 6.2

Begroting

Begroting Vincentius’ Hof Resto, zie de investeringsbegroting verbouwing professionele keuken. De exploitatie komt voort uit de gezamenlijke exploitatie van de activiteiten Resto.


17

7.

Planning

In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan de opbouw en de groei van het project. De volgende mijlpalen waren te onderscheiden: - bouwactiviteiten van de drie zalen tot en met oktober 2011 - 1e en voorlopige oplevering van de zalen Boek en Bron, Licht en Liefde en Gast en Geluk - oktober 2011 openingsfeest - april 2012: wijziging van het huurcontract met het bestuur FIC waardoor de nieuwbouw professionele keuken tot stand kan komen - april 2012: opstellen en goedkeuring van de offertes voor keuken - april 2012 en april 2012: fondsenwerving vanwege co-financiering professionele keuken - juni 2012 - september 2012: bouw van de keuken - vanaf oktober 2012 verhuur en ingebruikname van de keuken.


18

Bedrijfsplan Resto ter realisering van de voorgenomen planning in 2011 en 2012

Recommend Documents